Herschreven reglementen – Evenementen
INHOUDSTAFEL DOEL/ INLEIDING DEEL 1: VOORWAARDEN DEEL 2: PROCEDURE / AANVRAAG DEEL 3: BEHANDELING DEEL 4: CONTROLE EN SANCTIES DEEL 5: TENSLOTTE
INLEIDING De districtsraad van Wilrijk stelt binnen de perken van de voorziene en goedgekeurde kredieten een budget ter beschikking om lokale en/of bovenlokale sportevenementen te betoelagen die door Wilrijkse sportverenigingen worden georganiseerd. Hiermee wil het districtsbestuur sportverenigingen ondersteunen die bijzondere sportmanifestaties inrichten die toegankelijk zijn voor het publiek. Dit subsidiereglement geldt voor sportevenementen die vanaf 2015 plaatsvinden.
DEEL 1: VOORWAARDEN Art. 1: Wie kan een aanvraag indienen? De sportvereniging moet voldoen aan volgende voorwaarden: Erkend zijn door Antwerpen Sportstad haar zetel en hoofdactiviteit hebben op het grondgebied van het district Wilrijk of op sportinfrastructuur van de stad Antwerpen te Wilrijk gelegen. Hierop kan een uitzondering gemaakt worden indien: bepaalde sport specifieke infrastructuur niet aanwezig is op het grondgebied van district Wilrijk of de sportvereniging wegens gebrek aan beschikbare stedelijke sportinfrastructuur moet uitwijken naar sportaccommodatie elders gelegen dan op het grondgebied van het district Wilrijk. In beide gevallen moet de club een aantoonbare verankering hebben met het district Wilrijk; Of (indien geen erkende sportvereniging van vzw Antwerpen Sportstad) aan volgende cumulatieve voorwaarden: is een feitelijke vereniging of vzw heeft een structureel en duurzaam aanbod voor elk lid is aangesloten bij een sportfederatie heeft minstens een tweewekelijks aanbod gedurende minstens 30 weken per jaar heeft als primaire doelstelling sport te beoefenen en sportactiviteiten te organiseren biedt een sport aan die vermeld staat op de sporttakkenlijst of die aangeboden wordt door een erkende Vlaamse sportfederatie of door een erkende Vlaamse sportorganisatie voor de sportieve vrijetijdsbesteding; oefent 70% van haar activiteit uit op het grondgebied van het district Wilrijk. Hierop kan een uitzondering gemaakt worden indien: bepaalde sport specifieke infrastructuur niet aanwezig is op het grondgebied van district Wilrijk of de sportvereniging wegens gebrek aan beschikbare stedelijke sportinfrastructuur moet uitwijken naar sportaccommodatie elders gelegen dan op het grondgebied van het district Wilrijk. In beide gevallen moet de club een aantoonbare verankering hebben met het district Wilrijk; Verzekert alle leden tegen lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid; Art. 2: Wat wordt verstaan onder sportevenement? Ze worden ingericht op het grondgebied van de Stad Antwerpen, met hoofd- of kernactiviteit binnen het district Wilrijk. Mogelijke afwijkingen (mits grondige argumentatie) kunnen besproken worden en ter advies worden voorgelegd aan de adviesraad Sport van Wilrijk. Ze moeten toegankelijk zijn voor het publiek. Ze voorzien hoofdzakelijk in eigen inkomsten. Competitiewedstrijden, stages, vormingsactiviteiten, oefenwedstrijden, trainingen, symposia, en dergelijke meer komen niet in aanmerking voor betoelaging.
Welke kosten? Kosten rechtstreeks verbonden aan de manifestatie kunnen worden betoelaagd door het district. Dit omvat organisatorische kosten zoals de huur van sportmateriaal, technisch materiaal (tijdsregistratie, klok, geluidsinstallatie, een podium, een wc-wagen,..), uitbetalen van scheidsrechters en officials, programmatiekosten, huurkost locatie, verplaatsingsonkosten, communicatiekosten (drukwerk, ontwerp promotiemateriaal, enz). De kosten worden bewezen aan de hand van facturen en onkostennota’s. Loonkosten en kosten voor aankoop van voedsel en dranken komen niet in aanmerking. Art. 3: Hoeveel bedraagt de toelage? De beslissing tot het al dan niet toekennen van subsidies wordt – na voorafgaand advies van de adviesraad sport – genomen door het districtscollege. De toelage per evenement bedraagt maximum 500 EUR. Bij de beoordeling van de aanvragen wordt rekening gehouden met het inspelen op één of meer van de volgende thema’s en/of kenmerken van het evenement: Diversiteit. Er worden aantoonbare inspanningen geleverd om andere gemeenschappen, culturen of doelgroepen actief bij het evenement te betrekken Toegankelijkheid voor andersvaliden en g-sporters Duurzaamheid en ecologie Samenwerking met andere verenigingen, initiatieven en individuen Activiteit vindt plaats op grondgebied Wilrijk Aantal deelnemers/ deelnemende ploegen
DEEL 2: PROCEDURE / AANVRAAG Art. 4: Hoe De organisator van een sportevenement kan slechts één keer per jaar een toelage ontvangen. Dit geldt ook voor organisatoren die samen een sportevenement inrichten. Om in aanmerking te komen voor een toelage moet de sportvereniging ten laatste 10 weken voor de aanvang van het sportevenement, haar aanvraag digitaal indienen via de sportdatabank. Na tijdig ontvangst van de aanvraag, wordt elk dossier gecontroleerd op volledigheid en correctheid. Indien nodig , wordt de aanvrager gecontacteerd door de sportantenne met de melding welk documenten er in het dossier ontbreken. Enkel volledig, correct en tijdig ingediende dossiers worden nadien verder behandeld.
Art. 5: Aan te leveren documenten/ info Algemeen: a)indien uw sportvereniging een vzw is/ indien het een rechtspersoon betreft : - kopie van de geldende statuten met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch staatsblad; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de namens de rechtspersoon gemandateerde bestuurder, die ook de aanvraag ondertekent; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de door de raad van bestuur aangestelde gevolmachtigden voor dagelijks bestuur; - het bankrekeningnummer van de rechtspersoon;
-
-
het laatst goedgekeurde jaarverslag (met opsomming van de activiteiten van het voorbije werkingsjaar), de balans, de resultatenrekening, toelichting bij de rekeningen en een activiteitenverslag; de laatst goedgekeurde begroting; het BTW-statuut; kopie van het recentste betalingsbewijs of attest van de federatie waaruit duidelijk blijkt dat de leden verzekerd zijn tegen sportongevallen; totale ledenlijst met vermelding van de volgende gegevens: naam, voornaam, geboortedatum, woonplaats; Voor verenigingen aangesloten bij een bond of federatie dient bijkomend een kopie gevoegd te worden van de bij de bond of federatie neergelegde ledenlijst; opgave van alle reeds aangevraagde of ontvangen subsidies ongeacht de overheid;
b) indien het een feitelijke vereniging betreft, - een lijst van de bestuursleden; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de aanvrager, die de aanvraag ondertekent en persoonlijk verantwoordelijk is voor de aanvraag en de verdere opvolging en verantwoording van de aanwending van de toelage; - het bankrekeningnummer van de feitelijke vereniging dat niet het rekeningnummer mag zijn van een natuurlijke persoon; - een verslag over de financiële toestand van de vereniging; - financieel plan; - kopie van het recentste betalingsbewijs of attest van de federatie waaruit duidelijk blijkt dat de leden verzekerd zijn tegen sportongevallen; - totale ledenlijst met vermelding van volgende gegevens: naam,voornaam, geboortedatum,woonplaats; - Voor verenigingen aangesloten bij een bond of federatie dient bijkomend een kopie gevoegd te worden van de bij de bond of federatie neergelegde ledenlijst; - het jaarverslag met opsomming van de activiteiten van het voorbije werkingsjaar; - opgave van alle reeds aangevraagde of ontvangen subsidies ongeacht de overheid. Specifiek: Een duidelijke omschrijving van de inrichter(s); Naam organiserende vereniging(en) en eventuele partners van het evenement Volledige coördinaten (adres, telefoonnummer, emailadres) Een duidelijke omschrijving van het geplande evenement met vermelding van de doelstellingen, het programma, de partners, het promotieplan, datum en plaats van het gebeuren Een begroting met raming van alle inkomsten en uitgaven Andere aangevraagde toelagen voor dit evenement
Art6.: Werkingsjaar. Het werkingsjaar loopt voor alle aanvragen van 1 januari tot 31 december. De aanvragen hebben betrekking op het lopende werkingsjaar.
DEEL 3: BEHANDELING Art. 7: Beslissing Elke volledig en correct ingevulde aanvraag wordt vervolgens besproken met de districtsschepen bevoegd voor sport en nadien voorgelegd aan de adviesraad sport van Wilrijk. Deze laatste brengt advies uit over de opportuniteit en het bedrag van de toelage. Wanneer één van de leden van de sportraad betrokken is bij een aanvraag wordt hij/zij ontzien van adviesrecht. Op basis van dit gemotiveerde advies neemt het districtscollege een definitieve beslissing omtrent het toekennen van een subsidie en het bijhorende bedrag. Vervolgens wordt er per goedgekeurde aanvraag een budget toegekend, rekening houdend met de bepalingen uit Art. 3. Art 8: Onverenigbaarheid De toegekende sportsubsidies mogen op geen enkele wijze overlappen met eender welke andere toegekende subsidie, ongeacht door welk orgaan of overheid deze subsidies werd toegekend. Aanvullende subsidiëring is dus steeds mogelijk, dubbele subsidiëring uiteraard niet. De club is verplicht om alle eventuele overlappingen te melden aan het districtsbestuur. De sportantenne brengt vervolgens de aanvrager op de hoogte van de toegekende toelage. Art. 9: Uitbetalingen De organisator brengt binnen de 2 maanden na datum van het evenement volgende bewijsstukken binnen: Een kort evaluatieverslag van het evenement Een financieel verslag van het evenement met vermelding van de inkomsten en uitgaven Alle bijhorende betaalbewijzen (facturen, bonnetjes,…) Beide verslagen moeten ondertekend zijn door de voorzitter en de secretaris van de inrichtende sportvereniging(en). Na goedkeuring van deze verslagen door de sportantenne en de financiële dienst zal tot uitkering van de toelage worden beslist. Zonder deze verslagen en betaalbewijzen kunnen er geen toelagen uitbetaald worden.
DEEL 4: CONTROLE EN SANCTIES Art.10: Controle De sportverenigingen die aanspraak maken op een subsidie moeten de controle van de stad/het district aanvaarden. De controle kan gebeuren door al de betrokken stads - en/of districtsdiensten. Deze hebben steeds toegang tot alle informatie betreffende de toelagen en het recht om ter plaatse na te gaan of de verleende toelage werd aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend. Art.11: Sancties Vastgestelde misbruiken kunnen aanleiding geven tot het niet toekennen van de toegezegde toelage of het terugvorderen van de toelage In de volgende gevallen zal het district het saldo van de toegekende toelage niet uitbetalen en is de aanvrager verplicht de toegekende toelage geheel of gedeeltelijk terug te betalen indien:
de toelage niet aangewend werd voor het doel waarvoor zij is toegekend; de gevraagde verantwoordingsstukken niet, niet tijdig of niet correct voorgelegd werden; geen controle is toegelaten zoals hierboven vermeld. Een andere voorwaarde van dit reglement niet werd nageleefd
In deze gevallen kan het districtscollege, bij gemotiveerd besluit en na de sportvereniging gehoord te hebben, haar eveneens voor een bepaalde of onbepaalde tijd uitsluiten van verdere districtssportsubsidiëring. Vrijwaringsprincipe Ieder die een subsidie van het district ontvangt, neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samen leven. Uiteraard betekent dit de volstrekte naleving van de wetten vanhet Belgische volk en het Europees Verdrag verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden. De subsidie aanwenden op een wijze die in strijd is met het engagement, leidt steeds tot sancties zoals: Weigeren of terugvorderen van de subsidie Eenzijdig beëindigen van de samenwerking
DEEL 5: TENSLOTTE Art. 12:: Return aan het district Bij toekenning van een subsidie verbindt de vereniging er zich toe om het officiële logo van het district Wilrijk te vermelden op alle door de vereniging gehanteerde communicatiekanalen (website, clubblad, briefwisseling,..). Het logo wordt ter beschikking gesteld door het district Wilrijk. Op alle drukwerk, briefwisseling en alle vormen van publiciteit voor een door het district Wilrijk betoelaagd sportevenement wordt de formule ‘In samenwerking met het districtsbestuur Wilrijk’ vermeld. De organisator dient ook op het evenement enkele banners en / of beachvlaggen van het district op een goed zichtbare plaats te voorzien. Een foto dient als bewijs. Banners en beachvlaggen zijn steeds ter beschikking na afspraak met de sportantenne. De districtsraad Wilrijk en de sportraad Wilrijk ontvangen een uitnodiging voor de sportevenementen waarvoor toelage is toegezegd.
Art. 13: Betwistingen Alle, niet in dit reglement voorziene gevallen alsmede betwistingen omtrent de uitvoering ervan, worden geregeld door het districtscollege. Art. 14: Voor zover er in dit reglement niet van wordt afgeweken zijn op de uitbetaling van de toelagen de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en de aanwending van
sommige toelagen, alsmede het algemeen reglement op de toelagen van de stad Antwerpen (gemeenteraadsbesluit nr. 2730 van 18 december 2006 en eventuele wijzigingen) van toepassing. Art. 15: Dit reglement treedt in werking vanaf 1 januari 2015.
