HANDLEIDING ELEKTRONISCH AANVRAAGFORMULIER FLEXIBELE SUBSIDIE VRIJWILLIGERSORGANISATIES WELZIJN EN ZORG 2015: ‘Vrijwilligers koesteren’
Deze handleiding is uitsluitend bedoeld voor uw eigen gebruik zodat u een overzicht heeft van de vragenlijst. Ook kunt u deze handleiding gebruiken om de vragen door te nemen met uw organisatie en/of samenwerkingspartners.
Bij het elektronische aanvraagformulier doorloopt u de vragen stapsgewijs. Alleen volledig ingevulde vragenformulieren kunnen in behandeling worden genomen. U krijgt een melding wanneer u een vraag bent vergeten. Nadat u alle vragen volledig heeft ingevuld, kunt u de aanvraag indienen door op 'verzenden' te klikken. Binnen 3 werkdagen ontvangt u een ontvangstbevestiging. Mocht er toch nog iets niet duidelijk of volledig zijn dan zal de gemeente u om aanvullende gegevens vragen. Deze aanvraag kan alleen worden ingediend door een vrijwilligersorganisatie. Een vrijwilligersorganisatie is een privaatrechtelijke rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid, die zonder winstoogmerk activiteiten uitvoert met vrijwilligers, eventueel ondersteund door een of meerdere beroepskrachten. Daarnaast moet uw organisatie statutair en feitelijk gevestigd zijn in Maastricht. Hebt u kennisgenomen van de criteria die voor deze subsidietender van toepassing zijn? Wanneer u subsidie aanvraagt voor een samenwerkingsverband met een professionele of een commerciële organisatie dient U, als vrijwilligersorganisatie, de subsidie aan te vragen. U kunt voor verder advies hierover, of andere vragen over deze tender, contact opnemen met een van de contactpersonen van Stichting Trajekt.
HET PROJECT / DE ACTIVITEITEN 1. Wat is de naam van het project waar u subsidie voor vraagt: Dit is een tekstblok waar u de naam van uw project invult. U bent verplicht dit veld in te vullen.
2 a. Welke activiteiten gaat u uitvoeren?
U kunt hier uw activiteiten beschrijven. U bent verplicht dit veld in te vullen. Dit antwoord wordt meegewogen door de beoordelingscommissie.
2 b. Hoe dragen deze activiteiten bij aan het thema Vrijwilligers koesteren?
U kunt hier beschrijven en toelichten hoe uw activiteiten bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen van deze subsidietender. U bent verplicht dit veld in te vullen. Dit antwoord wordt meegewogen door de beoordelingscommissie.
In welke periode worden uw activiteiten uitgevoerd? 3. Begin Vul hier de startdatum van uw project in.
4. Einde Vul hier de datum in dat uw activiteiten zijn afgerond en evaluatie of verantwoording kan worden opgesteld. 5. Hoe veel verschillende/unieke vrijwilligers denkt u met uw activiteiten, op basis van deze subsidieregeling, te bereiken? (State value) Dit is een numeriek blok waar u het aantal mensen vermeld. Dit antwoord wordt meegewogen door de beoordelingscommissie. U bent verplicht dit veld in te vullen.
6. Waarop baseert u dit aantal mensen?
Hier kunt u een toelichting geven op het aantal mensen dat u denkt te bereiken. Dit antwoord wordt meegewogen door de beoordelingscommissie. U bent verplicht dit veld in te vullen.
7. Met welke andere organisaties (vrijwilligers of professioneel) gaat u samenwerken bij uw activiteiten in het kader van deze tender? Hier geeft u aan met welke andere organisaties u uw activiteiten samen gaat vormgeven of uitvoeren. Dit kunnen professionele organisaties zijn (bijvoorbeeld kennisdragers)( of andere vrijwilligersorganisaties, die mee doen aan de activiteiten of deze afnemen. Dit antwoord wordt meegewogen door de beoordelingscommissie. U bent verplicht dit veld in te vullen.
8. Zijn uw activiteiten in het kader van deze tender alleen gericht op uw eigen vrijwilligers of ook op die van andere organisaties? Deze vraag is een afgeleide vraag van vraag 7: u geeft hier aan wat de doelgroep van uw activiteiten precies is en waarom. 9. Communicatie: hoe zorgt u dat (eventueel andere) vrijwilligers weten van uw project en er aan deelnemen? Een belangrijk aandeel in het vergroten van de slagingskans van uw project is het communiceren van wat u gaat doen: het effectief oproepen van de doelgroep om mee te doen met uw activiteiten. U kunt hier aangeven hoe u dit gaat aanpakken, via welke kanalen, met wie. Dit antwoord wordt meegewogen door de beoordelingscommissie. U bent verplicht dit veld in te vullen.
Beoordeling en afweging van aanvragen vindt plaats aan de hand van criteria. Deze criteria zijn in de tender beschreven en uitgelegd (paragraaf 5, pagina 7). Geef in onderstaande vragen kort maar volledig aan waarom uw project voldoet aan de gestelde criteria. 10 a. Resultaat:
U kunt hier aangeven op welke wijze u aan het subsidiecriteria Resultaat voldoet. Bijvoorbeeld: wat is er bereikt aan het einde van uw project? Hoe is daarmee het hoofdthema en een of meer subthema’s gebaat? Is het resultaat geborgd: wat blijft bestaan wanneer de gemeentelijke subsidie stopt? Dit antwoord wordt meegewogen door de beoordelingscommissie. U bent verplicht dit veld in te vullen.
10 b. Haalbaarheid:
U kunt hier aangeven op welke wijze u aan het subsidiecriteria Haalbaarheid voldoet. Bijvoorbeeld: is uw planning haalbaar? Zijn de financiën op orde en toereikend? Dit antwoord wordt meegewogen door de beoordelingscommissie. U bent verplicht dit veld in te vullen.
10 c. Proportionaliteit:
Proportionaliteit is de evenredigheid, de verhouding, tussen de kosten van uw project (uw subsidieaanvraag) en het resultaat van uw project. De beoordelingscommissie weegt uw antwoord mee: geef daarom aan waarom u bepaalde kosten maakt en daar subsidie voor vraagt en waarom die kosten hoog of juist laag zijn. Wij kunnen zo toetsen of de door u gepresenteerde activiteit qua bereik en (kwaliteit van het) resultaat in verhouding staat tot de hoogte van de gevraagde subsidie. Laat zien dat u uw de kosten zo laag mogelijk houdt en uw bereik, uw resultaat zo groot mogelijk wil maken. U bent verplicht dit veld in te vullen.
10 d. Samenwerking:
U kunt hier aangeven op welke wijze u aan het subsidiecriteria Samenwerking voldoet. Bijvoorbeeld: met wie werkt u samen? Op welke manier? Dit antwoord wordt meegewogen door de beoordelingscommissie. U bent verplicht dit veld in te vullen.
DE FINANCIËN VAN UW PROJECT 11. Welk bedrag aan subsidie vraagt u aan? (State value between 0 and 15000) Vul hier het bedrag in waarvoor u subsidie aanvraagt. Dit bedrag mag maximaal € 15.000,- zijn. 12. Vul hieronder de begroting van uw activiteiten in. Wees zo volledig mogelijk. Geef inkomsten en uitgaven aan, en eventuele andere inkomstenbronnen (zoals andere subsidies, sponsoring, entreeopbrengsten of bijvoorbeeld consumpties). Wilt u hieronder de begroting van uw project invullen. Wij verzoeken u de begroting zo goed mogelijk te specificeren zodat wij ons een goed beeld kunnen vormen van de kosten van het project en de inkomsten van derden (fondsen, eigen
bijdragen deelnemers etc.). Indien uw subsidieverzoek (mede) betrekking heeft op investeringskosten, dan dient u deze afzonderlijk te vermelden. Wij begrijpen dat het invullen van een begroting in tekst niet makkelijk is, en bij grote projecten veel werk. Helaas hebben wij nog niet de mogelijkheid uw begroting op een andere wijze te ontvangen. Hier wordt aan gewerkt. Onze excuses.
LET OP! U bent verplicht om een administratie bij te houden van de inkomsten en uitgaven in relatie tot uw activiteiten, dit vanwege mogelijke controles van besteding van overheidsgelden. Dat geldt ook voor subsidiebedragen lager dan € 5.000,-. Voor subsidieaanvragen van € 5.000,- tot € 15.000,- geldt op grond van de verordening tevens dat u binnen 13 weken na beëindiging van de projectperiode een inhoudelijk en financieel verslag instuurt met een verzoek om definitieve vaststelling van de verleende subsidie. Wordt de activiteit, om welke reden dan ook, vroegtijdig beëindigd of opgeschort, dan dient u de gemeente hier meteen over te informeren.
ALGEMENE VRAGEN 13. Naam organisatie: Vult u hier de naam van uw vrijwilligersorganisatie in: de naam van de organisatie die de subsidie aanvraagt. Indien u uw project in een samenwerkingsverband onder een andere naam gaat uitvoeren dan kunt u dat aanvullen onder vraag 3b of 12a.
14. Contactpersoon: Wie is de contactpersoon voor deze subsidieaanvraag? Vul deze naam hier in.
15. Telefoonnummer: (State value) Vul hier het telefoonnummer in van het vaste aanspreekpunt binnen uw organisatie voor de gemeente.
16. E-mailadres: Vul hier het emailadres van uw organisatie in, of van het aanspreekpunt voor deze aanvraag.
17. Website: Wanneer uw organisatie een website heeft, vul hier het adres in van deze website.
18. IBAN nummer van bank of girorekening: Vul hier het IBAN nummer in van uw organisatie, waarop de subsidie bij toekenning overgemaakt moet worden. Alleen een volledig IBAN nummer wordt geaccepteerd.
19. Ten name van (rechtspersoon): De volledige tenaamstelling van de rekeninghouder van eerder ingevuld IBAN nummer graag hier invullen.
20. Wat is het postadres van uw organisatie? Vul hier het adres van uw organisatie in. De adressen wijzigen vaak, vanwege bestuurs- en functiewisselingen binnen stichtingen en verenigingen. Daarom vragen wij hier om uw adres, ook al heeft u dat wellicht eerder doorgegeven. 21. KVK-nummer (verplicht): (State value) Graag hier het inschrijvingsnummer van uw organisatie bij de Kamer van Koophandel vermelden. Op deze wijze kunnen wij de inschrijving controleren zonder dat u de statuten van uw organisatie hoeft mee te sturen. U bent verplicht dit veld in te vullen.
22. Is uw organisatie statutair en feitelijk gevestigd in Maastricht?
Vul in: ja of nee.
Indieners van de gehonoreerde aanvragen worden achteraf door de gemeente verzocht het elektronische aanvraagformulier te laten ondertekenen door de gemandateerde functionaris van de organisatie.
Gemandateerde functionaris Vult u hieronder de naam en de contactgegevens van de gemandateerde functionaris van uw organisatie in zodat wij contact met hem/haar kunnen opnemen?
23. Naam:
Deze gegevens zijn onderdeel van uw ’ondertekening’ van de aanvraag. Vul daarom hier de naam in van
degene die namens uw organisatie de aanvraag mag ondertekenen (de voorzitter bijvoorbeeld).
24. Functie: Vul hier de functie in van degene die namens uw organisatie de aanvraag mag ondertekenen.
25. Telefoonnummer: Vul hier het (rechtstreekse) telefoonnummer in van degene die namens uw organisatie de aanvraag mag ondertekenen.
26. E-mail: Vul hier het (rechtstreekse) emailadres in van degene die namens uw organisatie de aanvraag mag ondertekenen.
Bedankt U heeft het einde van de subsidieaanvraag bereikt. Door op einde te klikken wordt de aanvraag definitief verstuurd. U ontvangt binnen 24 uur een bevestiging van uw aanvraag. LET OP: Indien u de uitkomsten wilt printen, klikt u nu op opties en selecteert u printen.
