HANDREIKING: REGISTREREN VAN VERPLICHTINGEN N.a.v. de impactanalyse financiële berichtenstromen en het Gemeentelijk Gegevensknooppunt
Auteur
KING vISD
Datum
maandag 5 januari 2015
Registreren van verplichtingen Doel Het doel van deze handreiking een aantal aanbevelingen te doen over het registreren van verplichtingen in de financiële administratie en daarbij het mogelijke gebruik van de standaardberichten (in iWMO en iJW) en het Gemeentelijk Gegevensknooppunt.
Inleiding / probleemstelling Verplichtingen worden aangemaakt in de financiële administratie, enerzijds om gedurende het jaar accuraat te kunnen volgen welk deel van het beschikbare budget al is uitgegeven, en anderzijds om bij het jaareinde vast te stellen welke gevraagde / ontvangen diensten nog tot kosten in de Jaarrekening moeten leiden. “Verplichtingen” in financieel administratieve zin zijn daarin een verlengstuk van facturen. Waar gemeenten het standaard berichtenverkeer van iWMO en iJW gebruiken in de financiële processen, kan de behoefte bestaan om deze berichten ook te gebruiken voor het vastleggen van de verplichting. Daarbij zijn de vragen: -
op welke grondslag worden de verplichtingen vastgesteld;
-
op welk moment worden de verplichtingen vastgelegd;
-
zijn er standaard berichten die dit proces kunnen ondersteunen?
In deze handreiking worden suggesties gedaan voor alledrie deze vragen.
Vaststellen grondslag Verplichtingen worden in de financiële administratie geregistreerd om twee redenen: -
om (in het jaarverslag) aan te geven welke kosten reeds gemaakt zijn, maar waar nog geen facturen voor zijn ontvangen
-
om (gedurende het jaar) te kunnen monitoren welk deel van het budget is uitgeput, inclusief de al wel ontvangen maar nog niet gefactureerde diensten (of leveringen).
In beide gevallen gaat het dus om zaken die al wel zijn afgenomen, maar nog niet zijn betaald (factuur nog niet ontvangen). De omvang van de verplichting kan op verschillende manieren worden vastgesteld: 1) op basis van het budget. Bijvoorbeeld: de verplichting voor januari is 1/12 van het jaarbudget. Dit meestal niet erg accuraat, en soms onzinnig: het lijkt altijd of de uitputting precies volgens budget loopt (omdat het op hetzelfde gebaseerd is). 2) Op basis van geschatte uitgaven. Bijvoorbeeld op basis van de aan zorgleveranciers verstrekte voorschotten. Dit is al meer accuraat, maar nog steeds gebaseerd op een schatting. 3) Op basis van de werkelijk bestelde / geleverde producten en diensten. Bijvoorbeeld op basis van de inkoopcontracten, zorgtoewijzingen of startzorg meldingen. Dit kan accuraat zijn (als de basis accuraat is), maar kan ook veel administratie kosten. Als de verplichtingen op één van de eerste twee genoemde grondslagen gebaseerd worden, zal het huidige berichtenverkeer hierbij niet ondersteunend zijn: de verplichtingen zullen gebaseerd worden op managementinformatie en inkoopcontracten. Als de verplichtingen op de derde
2
genoemde grondslag gebaseerd worden (bestellingen / leveringen), dan kan het berichtenverkeer hiervoor van ondersteunende waarde zijn – zie de volgende paragrafen.
Vaststellen moment van aangaan verplichting Er zijn verschillende mogelijkheden voor het moment van aangaan van de verplichting1, bijvoorbeeld: 1) Bij afsluiten contract 2) Bij het toekennen van een voorziening (beschikking / besluit) 3) Bij afroep van een levering / dienst (toewijzing) 4) Bij levering (Melding aanvang Zorg) 5) Bij bevestiging van de levering (declaratie) 6) Helemaal niet Decze handreiking geeft geen oordeel over wat het juiste moment van vaststelling is. Er kunnen goede redenen zijn om een verplichting heel vroeg op te nemen, of juist heel laat (of helemaal niet). De eigen accountant kan hier een goed oordeel over geven. In algemene zin geldt: naarmate de verplichting eerder in het proces geregistreerd wordt, zal zij hoger zijn – een overschatting van de werkelijke verplichting; zij zal ook onzekerder zijn. Daartegenover, als de verplichting laat in het proces geregistreerd wordt, zal zij lager zijn – een onderschatting van de werkelijke verplichting; maar zij is wel zekerder, exacter. Zie de bijlage voor een detaillering hiervan. Met de huidige door het GGk ondersteunde berichten: toewijzingsberichten en declaratieberichten, kan het aangaan van de verplichting op een aantal van de bovenstaande momenten ondersteund worden: bij registreren van de verplichting bij de toewijzing, of bij de declaratie.
Ondersteuning door de standaardberichten Als ervoor gekozen wordt om de verplichting te registreren op het moment van toekennen van de zorg – kan het proces worden ondersteund met het standaardbericht “toewijzing”, de WM301 of JW301. Daarin zijn gegevens gevat die het registreren van de verplichting mogelijk maken, zoals: de zorgaanbieder, het volume en de kosten.2 Als ervoor gekozen wordt om de verplichting te registreren op het moment dat de zorg aanvangt, zou het proces ondersteund kunnen worden door het standaardbericht Melding Aanvang Zorg (verschillend genoemd in iWMO en iJW overigens), echter dit bericht wordt nog niet door het GGk ondersteund. Als ervoor gekozen wordt om de verplichting te registreren bij bevestiging van de zorg, door een declaratie, kan het proces ondersteund worden door het standaard declaratiebericht (WM303, JW303 en JW321). Daarbij moet worden aangemerkt dat dit niet zinnig is als het declaratiebericht ook als factuur wordt gebruikt.3 1
Daarmee wordt hier bedoeld de gebeurtenis waardoor het aangaan van de verplichting wordt geïnitieerd. Het kan in de procesinrichting voorkomen dat deze gegevens op het moment van toewijzing nog niet beschikbaar zijn, en dus niet in het bericht voorkomen (denk bijvoorbeeld aan langdurige trajecten in de jeugdzorg). In die gevallen is het toewijzingsbericht ook niet geschikt voor het verplichtingenproces (wel misschien bij gebruik van gemiddelde totale kosten bij het opnemen van de verplichting). 3 In dat geval worden de kosten al via het factuurproces geregistreerd, dan hoeft er niet ook nog een verplichting te worden opgenomen. 2
3
Een laatste punt van aandacht: wanneer in de financiering van de zorgaanbieders gewerkt wordt met bevoorschotting4, is het goed om in de processen helder uit te werken wát de trigger voor het registreren van de verplichting en het boeken van de kosten gaat zijn. Het zou onjuist zijn om bijvoorbeeld zowel het voorschot als de toewijzing op te nemen in de verplichtingenadministratie.
Bijlage: Detail moment aangaan verplichting Moment
Standaard bericht?
Toelichting
Specifiek
Afsluiten contract
Nee
De totale verplichting kan
Bij vaste prijs-
worden overschat, want
contracten (lump
contracten worden niet allemaal
sum of subsidies.
Bruikbaar
uitgenut (niet alles wordt gebruikt). Toekennen voorziening
Beschikking – niet een
Verplichting wordt overschat:
Als de verplichting
standaard bericht iWMO
niet elke beschikking leidt tot
wordt gebruikt om
of iJW
zorg. Ook niet alle
te monitoren dat
beschikkingen leiden direct tot
een beperkt budget
zorg.
niet wordt overschreden
Afroep van een
Toewijzingsbericht
Verplichting zou iets overschat
Als de toewijzing
levering / dienst
(mogelijk via GGk)
kunnen zijn: niet alle
een goede indicatie
toegewezen zorg wordt ook
geeft van de totale
benut, en niet alle toewijzingen
kosten.
leiden direct tot zorg. Wel van belang dat in de toewijzing de hoogte van de kosten al enigszins bekend is. Levering (start)
Melding aanvang Zorg
Verplichting is niet overschat.
Voor registratie van
(nog niet via GGk)
Mogelijk zelfs iets onderschat,
de formele
omdat er al toewijzingen gedaan
verplichting t.b.v. de
zijn, die nog niet zijn
jaarrekening.
aangevangen. Als bijvoorbeeld bepaalde dienstverlening het budget niet mag overschrijden, zou men met deze trigger mogelijk te laat zijn. Bevestiging van
Declaratie (ondersteund
Verplichting wordt onderschat:
Als de eerdere
levering (einde
door GGk)
er zijn zorgtrajecten bezig die
informatie niet erg
nog niet gedeclareerd zijn.
zuiver is, en een
levering)
factuur niet direct volgt Helemaal niet
Verplichting wordt genegeerd.
4
Bevoorschotting zal vooral voorkomen bij aanbieders in de jeugdhulp en zal van tijdelijke aard zijn. Het is aan te raden om de voorschotten kortcyclisch (bijvoorbeeld maandelijks) in te richten, zodat regelmatig op basis van de werkelijke leveringen kan worden afgerekend. 4
KWALITEITSINSTITUUT NEDERLANDSE GEMEENTEN NASSAULAAN 12 2514 JS DEN HAAG POSTBUS 30435 2500 GK DEN HAAG T 070 373 80 08 F 070 363 56 82
[email protected] WWW.KINGGEMEENTEN.NL
5
