1 Handout voor de Projectleider bij het invullen van het online Stappenplan voor het aansluiten op de diensten van het Gemeentelijk Gegevensknooppunt ...
Inleiding Als projectleider bent u door de gemeente aangewezen om de voorbereidingen te treffen om aan te sluiten op en gebruik te maken van de diensten van het Gemeentelijk Gegevensknooppunt. Aangemelde projectleiders ontvangen inlogcodes om in te loggen op de Projectsite Aansluitcampagne knooppuntdiensten. Daar staat voor elke gemeente een eigen Stappenplan klaar. Dit stappenplan kunt u als projectleider gaan invullen. Hieronder volgt een samenvatting van de stappen die u in het stappenplan tegenkomt. Zo kunt u het invullen vast voorbereiden. U kunt tijdens het invullen van het formulier uw ingevulde gegevens opslaan en stoppen. Op een later tijdstip kunt u weer doorgaan met het invullen van het formulier.
Stappen – Wat moet de gemeente minimaal doen Stap 1. Aanmelden gemeente bij het Inlichtingenbureau Stap 2. Rollen knooppuntdiensten invullen Stap 3. Uitvoering taken bepalen Stap 4. Toegang tot het webportaal van het Gemeentelijk Gegevensknooppunt Stap 5. Inrichten verwijsindex Zorginstituut Nederland Stap 6. Softwareleveranciers Stap 7. Het webportaal testen
Stap 1: Aanmelden van uw gemeente bij het Inlichtingenbureau Het formulier van de Aansluitcampagne knooppuntdiensten bevat een link naar het aanmeldformulier van het Inlichtingenbureau. Wat is het resultaat van deze stap? U bent als gemeente aangemeld bij het Inlichtingenbureau. Het Inlichtingenbureau neemt contact met u contact op voor de formele aanmelding.
Stap 2: Rollen knooppuntdiensten invullen Om de knooppuntdiensten te kunnen gebruiken, moet u als gemeente de volgende rollen invullen: Gebruikersbeheerder knooppuntdiensten De gebruikersbeheerder maakt nieuwe gebruikers aan in het webportaal en kan deze wijzigen. De gebruikersbeheerder kent gebruikers autorisaties toe voor de verschillende diensten. Deze persoon moet in staat zijn de interne besluitvorming rondom de toevoeging af te handelen. Het formulier bevat een link naar de website van het IB voor het aanmelden van de Gebruikersbeheerder. Gebruiker knooppuntdiensten De Gebruiker van de knooppuntdiensten kan afhankelijk van zijn autorisatie raadplegen, bestanden up- en downloaden en verwerkingsverslagen en status inzien. Het formulier bevat een link naar de website van het IB voor het aanmelden van de Gebruikers van de knooppuntdiensten. Productbeheerder knooppuntdiensten De Productbeheerder knooppuntdiensten kan de instellingen in het webportaal wijzigen. Het formulier bevat een link naar de website van het IB voor het aanmelden van de Productbeheerder knooppuntdiensten. Wat is het resultaat van deze stap? De opgegeven contactpersonen worden opgenomen in de administratie van het Inlichtingenbureau. De contactgegevens van de Gebruikersbeheerder worden gekoppeld aan de betreffende gemeentelijke organisatie. De Gebruikersbeheerder krijgt na de koppeling bericht over de wijze waarop hij/zij in kan loggen in het systeem. Hij/zij kan daarna in het webportaal nieuwe gebruikers aanmaken en rollen toekennen.
Stap 3: Uitvoering taken bepalen De knooppuntdiensten faciliteren gemeenten bij de uitvoering van een aantal taken. U kunt als gemeente deze taken binnen en buiten uw eigen gemeente hebben belegd. Sommige taken zijn misschien uitbesteed aan een andere organisatie of zijn in een gemeentelijk samenwerkingsverband geregeld. In het formulier op de Projectsite Aansluitcampagne knooppuntdiensten vragen wij de projectleider van de gemeente per dienst aan te geven wie deze gaat gebruiken: 1. Diensten die betrekking hebben op het versturen en ontvangen van berichten: Per dienst die via het webportaal gebruikt gaat worden, brengen we met u het gebruik van deze dienst in kaart. Het gaat om de volgende diensten: Wmo toewijzing versturen (Wmo 301) en retourbericht (Wmo302) ontvangen Wmo declaratie ontvangen (Wmo 303) en retourbericht versturen (Wmo 304) Jeugd toewijzing versturen (JW 301) en retourbericht (JW 302) ontvangen Declaratie Jeugd-AWBZ ontvangen (JW 303) en retourbericht versturen (JW 304) □ Declaratie Jeugd-GGZ ontvangen (JW 321) en retourbericht versturen (JW 322) □ □ □ □
2. Raadpleegdiensten □ Het verifiëren van de WLZ-indicatie bij het CIZ □ Het checken van de woonplaats van een jeugdige U krijgt in het formulier de mogelijkheid om de verschillende diensten aan te vinken. Voor elke dienst verschijnt dan een invulscherm met de vragen over het gebruik van de dienst. Wanneer diensten worden gebruikt door een andere organisatie dan de eigen gemeente, wordt gevraagd de gegevens van die andere organisatie op te geven. Wat is het resultaat van deze stap? Met het beantwoorden van de vragen in deze stap is er inzicht in waar de diensten gebruikt worden, door wie en waarmee. Dit overzicht wordt door het Inlichtingenbureau gebruikt om de technische aansluiting op de knooppuntdiensten te realiseren.
Stap 4. Toegang tot het webportaal van het Gemeentelijk Gegevensknooppunt Inloggen Op 1 januari 2015 kunnen in eerste instantie alleen individuele gemeenten inloggen op het webportaal. De inlogfunctionaliteit voor samenwerkingsverbanden komt later beschikbaar. Gemnet U kunt inloggen op het webportaal via Gemnet met eHerkenning. Toets hier [https://services.inlichtingenbureau.nl/portal] of uw al toegang heeft tot Gemnet. eHerkenning Om in te kunnen loggen op het webportaal dient u gebruik te maken van een eHerkenningmiddel op betrouwbaarheidsniveau 3. Met het middel kan een medewerker toegang krijgen tot het webportaal. Het programma VISD stelt per gemeente 2 middelen gratis beschikbaar. Hiervoor kunt u contact opnemen met [naam eHerkenning makelaar] Uitvoering Inventariseer met het overzicht hieronder voor wie u een eHerkenningmiddel moet aanschaffen: •
Beheer portaal o Gebruikersbeheer knooppuntdiensten o Productbeheer knooppuntdiensten
•
Berichtuitwisseling via portaal o Toewijzen Wmo (uploaden berichten) o Declaratie Wmo (downloaden berichten) o Toewijzen Jeugd (uploaden berichten) o Declaratie Jeugd-AWBZ (downloaden berichten) o Declaratie Jeugd-GGZ (downloaden berichten)
•
Raadplegen via portaal o Indicatie Langdurige zorg o Woonplaats jeugdige
Let op: Medewerkers kunnen verschillende rollen vervullen. Hun naam komt in het onderstaande overzicht dan meerdere keren voor. Een medewerker met verschillende rollen hoeft maar één eHerkenningmiddel te hebben.
Samenwerkingsverbanden en uitbestedingen Werkt u samen in een samenwerkingsverband of heeft u taken uitbesteed? Dan moet de organisatie die de taken uitvoert namens uw gemeente de middelen aanschaffen. Hiervoor moet deze organisatie aan de eHerkenningmakelaar het samenwerkingsbesluit of uitbestedingsbesluit overleggen. Wat is het resultaat van deze stap? Inzicht in welke organisatie de middelen aan moet schaffen en voor wie de middelen aangeschaft moeten worden.
Stap 5. Inrichten verwijsindex Zorginstituut Nederland U heeft contracten afgesloten met zorgaanbieders voor Wmo en Jeugdzorg. Om er voor te zorgen dat gemeenten en zorgaanbieders bij het uitwisselen van berichten weten op welk type ondersteuning (in termen van producten) het bericht betrekking heeft, moeten ze onderling afspraken maken over de productcategorieën en productcodes die ze in de berichten gaan gebruiken. Voor de productcodes is een aantal standaard codes al afgesproken. Als u gebruik wilt maken van afwijkende codes moeten deze geregistreerd worden bij het Zorginstituut Nederland in de zogenaamde Verwijsindex. Deze is vanaf begin november 2014 beschikbaar. Meer informatie vindt u in de Handreiking voor de vertaling van contactafspraken in berichten. Dit document komt op korte termijn beschikbaar op https://www.knooppuntdiensten.nl. 1. Controleer of er in de contracten gebruik gemaakt wordt van afwijkende productcodes. [link naar overzicht met productcategorieën en productcodes volgt] 2. Registreer deze afwijkende productcodes via het portaal van het Zorginstituut Nederland. Meer informatie op: https://www.istandaarden.nl. Wat is het resultaat van deze stap? De gemeente kan in de berichtuitwisseling met zorgaanbieders gebruik maken van de onderling afgesproken productcategorieën en productcodes.
Stap 6. Softwareleveranciers Voor de uitvoering van taken maakt u gebruik van één of meerdere systemen. Op basis van onze inventarisatie bij leveranciers, die het convenant hebben ondertekend, geven wij in een overzicht aan of de leverancier gebruik zal maken van de benodigde standaarden (iWmo en iJW) of de leverancier de benodigde functionaliteit beschikbaar zal stellen en wanneer de nieuwe release van de applicatie uitgerold zal worden. Controleer of uw leverancier de functionaliteit levert die u nodig heeft en wanneer deze beschikbaar komt. Dat bepaalt (mede) het moment waarop u gebruik kunt gaan maken van het webportaal. Staat uw leverancier niet in de lijst? Stem dan af met uw leverancier over de functionaliteit die wordt opgeleverd en het moment van oplevering. Wat is het resultaat van deze stap? Met het beantwoorden van de vragen in deze stap is voor de gemeente duidelijk op welk moment de functionaliteit voor het gebruiken van het webportaal gereed is. Dat is van belang voor het moment waarop de gemeente daadwerkelijk gebruik kan (gaan) maken van het webportaal.
Stap 7 Het webportaal testen In een pilot van het programma VISD zijn al testen uitgevoerd met gemeenten, zorgaanbieders en ICT-leveranciers. Test in uw gemeente of de verschillende medewerkers met het webportaal kunnen werken. 1. Uploaden en downloaden via het webportaal: kunt u testberichten plaatsen op en ophalen van het webportaal? 2. Ketentest met zorgaanbieder(s): kunt u testberichten uitwisselen (heen en terug) met een zorgaanbieder?
