HANDLEIDING STANDHOUDERS. World Forum Den Haag

HANDLEIDING STANDHOUDERS World Forum Den Haag

6 en 7 februari 2013

INHOUD 1.

Belangrijke adressen

Pag. 3

2.

Programma MIE 2013

Pag. 4

3.

Kaarten voor de standbemanning/relaties

Pag. 5

4.

Facilitair Handboek Standbouw 1. Plattegrond MIE 2013 2. Standruimte 2.1 Standaard stand (pakket) 2.2 Eigen standbouw 2.3 Marktkraam op MIE-markt 2.4 Extra diensten via “Handboek Bestelformulieren” 2.5 Ophangen materialen standaard stands 3. Opbouw & Afbouw 3.1 Algemeen 3.2 Uitruimen en demontage stands 3.3 Afleveren materialen 3.4 Ophalen materialen 4. Regels & richtlijnen 4.1 Algemeen 4.2 Catering 4.3 Schoonmaak 4.4 Planten & groendecoratie 4.5 Verzekering & bewaking 4.6 Algemene Voorwaarden MIE 2013

Pag. Pag. Pag. Pag. Pag. Pag. Pag. Pag. Pag. Pag. Pag. Pag. Pag. Pag. Pag. Pag. Pag. Pag. Pag. Pag.

6 6 6 6 7 8 9 9 10 10 10 10 11 11 11 12 11 12 12 12

BELANGRIJKE MEDEDELINGEN: 

Plaats vóór dinsdag 15 januari de bestelling voor uw stand bij de standbouwer, dan krijgt u 20% vroegboekkorting



Om uiterlijk 08.30 uur moeten de stands operationeel zijn



De beurs gaat op beide dagen om 08.45 uur open voor publiek



De keynote opent om 09.00 uur



De eerste workshopronde begint om 09.45 uur



Op dinsdag 5 februari van 15.00 tot 22.00 uur inrichting/opbouw van uw stand (eigen standbouwers kunnen vanaf 14.00 uur terecht)



Voor het afleveren van standmateriaal tussen 14.00 – 22.00 uur meldt u zich bij de parkeerwacht van het World Forum, voor de ingang van de parkeergarage



Inrichting van uw stand op woensdag 6 februari kan uitsluitend van 07.15 uur tot 08.30 uur. Om 08.30 uur moet de stand gereed zijn.



Opruimen/afbreken van de stand kan donderdag 7 februari va 17.30 uur.



Na afbouw stand afmelden bij de MOA om standruimte te laten controleren!

HANDLEIDING STANDHOUDERS MIE 2013

2

1. Belangrijke adressen Event-organisatie MOA, Center for Information Based Decision Making & Marketing Research Contactpersoon Sponsoring, adverteren en workshops: Anne Brenninkmeijer Tel: 020 – 5810 716 Mob: 06 – 1022 0812 Fax: 020 – 4750 285 E-mail: [email protected] Contactpersoon MIE-markt (digital analytics): Rosanne Pak Tel: 020 – 5810 719 E-mail: [email protected] Contactpersoon algemeen: Maaike Verdoes Tel: 020 – 5810 714 Fax: 020 – 4750 285 E-mail: [email protected] Website: www.mie.nl Faciliteiten bouw en inrichting (standaard) stands & beursvloer Voor al uw vragen mbt stroomvoorziening, verlichting, belettering etc. van uw stand kunt u contact opnemen met: A-Booth B.V. exhibition service Skoon 37 1511 HV Oostzaan Contactpersoon: Philippe Nubé Tel: 075 – 6225 581 Fax: 075 – 6225 582 E-mail: [email protected] Website www.a-booth.nl Locatie MIE 2013 World Forum Johanna Weiland – Project Manager Churchillplein 10 2517 JW Den Haag Tel: 070 – 3066 449 Fax: 070 – 3557 299 E-mail: [email protected] Tel algemeen: 070 - 3066 366 Website: www.worldforum.nl


3

2. PROGRAMMA MIE 2013 woensdag 6 februari 08.45 uur 09.00 – 09.25 uur 09.30 – 10.15 uur

Opening beurs Plenaire opening keynote 1e ronde workshops (9 lezingen)

10.45 – 11.30 uur 11.00 – 11.45 uur

2e ronde workshops (5 lezingen) 2e ronde workshops (4 lezingen)

12.00 – 12.45 uur 12.15 – 13.00 uur 12.30 – 14.00 13.45 – 14.30 uur 14.00 – 14.45 uur

3e ronde workshops 3e ronde workshops Lunchpauze 4e ronde workshops 4e ronde workshops

15.00 – 15.45 uur 15.15 – 16.00 uur


16.15 – 17.00 uur 17.00 – 19.00 uur

KEYNOTE SPEAKER Borrel op de beursvloer

Pauze Pauze

Pauze Pauze

(5 lezingen) (4 lezingen) (5 lezingen) (4 lezingen)

donderdag 7 februari 08.45 uur 09.00 – 09.25 uur 09.30 – 10.15 uur

Opening beurs Plenaire opening keynote 1e ronde workshops (9 lezingen)

10.45 – 11.30 uur 11.00 – 11.45 uur


12.00 – 12.45 12.15 – 13.00 12.30 – 14.00 13.45 – 14.30 uur 14.00 – 14.45 uur

3e ronde workshops 3e ronde workshops Lunchpauze 4e ronde workshops 4e ronde workshops

15.00 – 15.45 uur 15.15 – 16.00 uur


16.15 – 17.15 uur v.a. 17.15 uur

KEYNOTE SPEAKER Afbouw

Pauze Pauze

Pauze Pauze

(5 lezingen) (4 lezingen) (5 lezingen) (4 lezingen)

Tussen iedere ronde is er 30 minuten pauze (m.u.v. de lunch) om de beurs te bezoeken. De bar, catering en de borrels zijn op de beursvloer te vinden. De stands moeten tijdens de openingstijden van de beurs bemand zijn.


4

3. KAARTEN VOOR DE STANDBEMANNING/RELATIES Kaarten voor standbemanning Per stand ontvangt u per dag twee gratis dagkaarten; in totaal dus 4 dagkaarten. Bent u Gouden of Zilveren sponsor? Dan zijn de kaarten voor de standbemanning bij het sponsorpakket inbegrepen Indien u de namen van de standhouders op tijd doorgeeft aan de MIE-organisatie (u wordt hier tijdig naar gevraagd per mail) zorgen wij ervoor dat uw badges op tijd voor u klaarliggen bij de badgebalie. In dit geval hoeft u zich NIET van tevoren in te schrijven via www.mie.nl. De badgebalie is alleen tussen 08.15 – 08.45 uur speciaal geopend voor standhouders. Kortingskaarten voor relaties Om uw gasten gericht uit te nodigen biedt de MOA als extra service aan om gratis dagkaarten te drukken met een opdruk van de naam en het logo van uw eigen organisatie. Deze kaarten kunt u verspreiden onder uw relaties. U bent daardoor in staat om gericht klanten en prospects naar uw lezing te verwijzen en/of uit te nodigen op uw stand. U betaalt uitsluitend voor de kaarten, indien uw relatie - op uw uitnodiging – ook daadwerkelijk is geweest op het MIE op 6 of 7 februari a.s. Bij de entreekaart zijn lunch en een gratis borrel op de eerste eventdag inbegrepen. LET OP: Per dagkaart zal €99,50 in rekening worden gebracht (ipv de reguliere €115,-). Indien na het MIE blijkt dat er 25 bezoekers of meer (inclusief standbemanning) met uw dagkaart het MIE bezocht hebben, dan zal slechts € 79,50 excl. BTW per dagkaart in rekening gebracht worden! Uiteraard kunt u deze entreebewijzen ook aan uw eigen medewerkers ter beschikking stellen, zodat ook zij met dezelfde extra korting naar het event kunnen. Wij hopen dat deze extra service het succes van uw deelname aan het MIE 2013 een extra impuls zal geven!


5

4. FACILITAIR HANDBOEK STANDHOUDERS 1. Plattegrond MIE 2013 Ruim voor aanvang van het MIE ontvangt u de definitieve standindeling. Standhouders kunnen bij aanmelding een drietal standvoorkeuren opgeven. De organisatie probeert zoveel mogelijk rekening te houden met deze wensen, maar kan geen garanties bieden. De gouden en zilveren sponsors hebben - in genoemde volgorde - eerste keus wat betreft stands. Verder wordt gekeken naar datum van binnenkomst.

2. Standruimte 2.1 Standaard stand(pakket) Het standaard standpakket omvat de volgende onderdelen: - Vloerbedekking-tegels Escolita tegels standaard in de kleur rood - Achterwanden wit 2,40 meter hoog - Zijwanden wit 2,40 meter hoog, 1 meter diep - Horizontale frieslijst wit - Naampaneel 30 x 220 cm of 300 x 100* - 1 spot per 3m2 - De kosten voor een 6m2 stand bedragen € 235,- De kosten voor een 12m2 stand bedragen € 385,(*) tegen meerprijs kan tevens uw bedrijfslogo hierop aangebracht worden (zie hiervoor het formulier ‘uitbreidingen standaard stand´)


6

(**) NB! De aanleg van een 1Kw elektra-aansluiting a € 91,25 wordt verzorgd voor iedere STANDAARD stand en zal bij de facturering van de stand worden meegenomen. Indien u hier GEEN gebruik van wenst te maken, dan kunt u dit uiterlijk eind december melden bij de MIE organisatie. De eigen bouwers dienen een stroomaansluiting aan te vragen via het betreffende formulier in het bijgesloten Handboek Bestelformulieren. Ook extra of andere dan 220v aansluitingen (CEE/ krachtstroom) kunnen via dit formulier bij A-Booth exhibition services besteld worden.

Impressie standaard stand(pakket)

*Aan impressies kunnen geen rechten worden ontleend.

2.2 Eigen standbouw Exposanten die hun eigen stand willen bouwen en derhalve zelf zorgdragen voor de bouw van een stand, zgn. eigen bouwers, dienen enige weken voorafgaand aan de beurs ter goedkeuring een technische tekening van hun stand in te dienen bij A-Booth exhibition service. De tekening zal beoordeeld worden op bouwkundige en brandtechnische aspecten. U ontvangt een e-mail waarin goedkeuring wordt verleend of aanpassingen staan beschreven die u dient uit te voeren. Zonder goedkeuring mag niet gestart worden met de bouw van de stand. De organisatie is gerechtigd te eisen dat u de stand direct demonteert indien u zich niet aan de voorschriften houdt. Als eigen bouw wordt NIET beschouwd het plaatsen van bijvoorbeeld een enkele vouwpresentatiewand. De organisatie is gerechtigd nadere eisen aan de bouw en/ of inrichting van eigen bouw stands te stellen. Enige regels die bij de beoordeling van de technische tekening van toepassing zijn:


7

-

-

-

wanden/ afscheidingen die u deelt met uw buurstands mogen niet hoger zijn dan 2,4m; elementen in de stand hoger dan 2,4m moeten zich minimaal 1m van de grens met uw buurstands bevinden. Dat deel dat hoger is dan 2,4m dient aan alle zichtzijden netjes afgewerkt te zijn; brandbare materialen (o.a. stoffering) dienen geïmpregneerd volgens de geldende brandvertragingsnormen. Hiervan dient een certificaat in uw bezit te zijn en overlegd te kunnen worden bij inspectie door de Brandweer. indien zijwanden gewenst in overleg met de organisatie, we willen de beursvloer een zo open mogelijk karakter geven.

Een deugdelijke bouwkundige uitvoering van het ontwerp blijft de verantwoordelijkheid van de exposant of standbouwer. De verleende goedkeuring van het ontwerp is hierop niet van toepassing. Bouwhoogten in het deel van het World Forum waar de beurs plaats zal vinden zijn beperkt: u kunt de exacte afmetingen aanvragen bij de organisatie. 2.3 Marktkraam op MIE-markt Exposanten met een kraampje op de MIE-markt betalen in totaal €550,- (excl entreebewijs) en krijgen hiervoor: - Een marktplaats met afmetingen 2 x 2,5 x 1: €300,- Een marktkraam, waarbij zit inbegrepen: elektra, lichtspot, bordje waarop naam/logo komt, kraampje, arbeid: €250,-

De algemene aankleding wordt verzorgd door de MOA. Maar heb je een ander origineel idee waardoor je als bedrijf nog meer op wilt vallen en dat binnen het marktconcept past, dan is dit zeker bespreekbaar (denk aan stroopwafelkraam, verse jus d’orange kraam, etc!)


8

2.4 Aanvullende diensten bijbestellen via Handboek Bestelformulieren Aanvullende diensten zoals meubilair, logo’s, internet, extra elektra etc. kunt u bestellen via de Bestellijst. Alleen wanneer u als basispakket standhouder onderdelen wilt bestellen die GEEN ONDERDEEL uitmaken van het standaard stand(pakket), maakt u gebruik van deze bestelformulieren. Hier is één uitzondering op: om de naam van uw bedrijf of instelling op de juiste wijze aan te brengen op de blikvanger (zie impressie hierboven), verzoeken wij u vriendelijk het formulier ‘naamsvermelding exposant’ te allen tijde aan A-Booth exhibition services toe te zenden. Indien u bestellingen indient vóór dinsdag 15 januari aanstaande, krijgt u een vroegboekkorting. Voor bestellingen die binnenkomen na de genoemde datum krijgt u geen korting en kan niet gegarandeerd worden dat het gewenste artikel op voorraad en dus leverbaar is. Indien u gekozen heeft voor een standaard stand(pakket), maar afziet van het gebruik van één of meerdere onderdelen hiervan kunt u geen aanspraak maken op financiële creditering. Ook wanneer er extra onderdelen worden besteld vindt geen financiële verrekening plaats met de onderdelen uit het standaard stand pakket waarvan u geen gebruik maakt. Wanneer u aanvullende wensen heeft voor uw stand en hiervoor geen bestelmogelijkheid aantreft in het Handboek Bestelformulieren, kunt u contact opnemen met A-Booth exhibition services. 2.5 Ophangen materialen standaard stands Om schade aan de standaard standmaterialen te voorkomen, dienen de volgende spelregels in acht te worden genomen: - Het is niet toegestaan in de wanden te boren, schroeven, nieten en spijkeren; - Het is ook niet toegestaan om op de wanden te schrijven met ballpoint, stiften, potloden ed; - De wanden en de aluminium frames mogen niet beplakt worden met dubbelzijdig tape of andere bevestigingsmaterialen, die bij verwijdering lijmresten achterlaten of andere schade toebrengen. Is hiervan sprake, dan dienen de lijmresten door u zelf te worden verwijderd. Eventuele schoonmaakkosten die naderhand door ons gemaakt worden voor het verwijderen van lijmresten e.a. zullen bij de exposant in rekening worden gebracht. Ook schade wordt tegen herstel of vervangingswaarde aan de exposant in rekening gebracht. Tijdens de beschikbare periode voor de inrichting van de stands zijn medewerkers van ABooth aanwezig om u te assisteren. Via hen zijn ook bevestigingsmaterialen beschikbaar. Ook is er voor het plakken van wanden ondertape beschikbaar.


9

3. Opbouw & afbouw 3.1 Algemeen De beurs is op 6 en 7 februari 2013 geopend tussen 08.45 en 17.30 uur. Tijdens de openingstijden van de beurs dient er ten alle tijden standbemanning aanwezig te zijn. Exposanten die alleen standruimte hebben gehuurd (de zgn. ‘eigen bouwers’) kunnen op dinsdag 5 februari om 14.00 uur beginnen met de opbouw van de stand. Eerder is niet mogelijk i.v.m. het uitmeten van de standposities op de beursvloer. Exposanten die een standaard stand(pakket) hebben besteld kunnen op dinsdag 5 februari tussen 15.00 en 22.00 uur hun stand inrichten. Ook is het mogelijk om woensdagochtend 6 februari uw stand in te richten, maar dit kan alleen van 07.15 uur tot 08.30 uur. Om 08.30 uur moet de stand gereed zijn en is het niet meer toegestaan om met grote materialen door het gebouw te lopen! Aanvoer van materialen dient te geschieden via de achterzijde van het gebouw, waarbij gebruik zal worden gemaakt van de lift en/ of hellingbaan. Aanvoer van materialen naar de locatie van de stand neemt hierdoor gemiddeld meer tijd in beslag. Houd u er tevens rekening mee dat de maat van de liften (2,5 lang - 1 meter breed - 2 meter hoog) en andere doorgangen beperkt kan zijn en uw pallets ed. met materialen niet al te groot van formaat kunnen zijn. Indien noodzakelijk kunnen we gebruik maken van de trap. Bij de ingang van de parkeergarage van het World Forum wordt u opgewacht door een parkeerwacht , die u zal doorverwijzen naar de juiste ingang en/of laad & losruimte. De standbouwer en mensen van de techniek zijn gedurende de opbouwperiode aanwezig. 3.2 Uitruimen en demontage stands Expositie- en/ of standmaterialen van de exposant mogen niet worden verwijderd van de stand voordat de beurs gesloten is en alle bezoekers de locatie hebben verlaten. Demontage vangt aan om 18.15 uur. U kunt uw stand op donderdag 7 februari van 17.30 uur tot en met 18.15 uur uitruimen. De stand en de standruimte dient u schoon achter te laten. Na opruimen of afbreken van de stand (vóórdat u naar huis gaat) dient u – ter controle contact op te nemen met Anne Brenninkmeijer van de MOA. Indien dit niet gebeurt, zullen wij het opruimen van alles wat niet in de stand (ruimte) aanwezig hoort te zijn, in rekening brengen. Het starttarief hiervoor is € 50,- excl. BTW. Discussie over de hoogte van het door ons te factureren bedrag is niet mogelijk. Meld u dus af voor u naar huis gaat! 3.3 Afleveren materialen Exposanten kunnen materialen niet eerder dan 14.00 uur afleveren bij het World Forum. De locatie beschikt niet over opslagruimte voor materialen die eerder worden afgeleverd. Zorg dat de volgende informatie duidelijk op de materialen staat vermeld: - MIE 2013 - Zaal + standnummer - Bedrijfsnaam + tel.nr contactpersoon


10

3.4 Ophalen materialen Exposanten worden verzocht alle materialen retour te nemen, dan wel te deponeren in een afvalcontainer. De organisatie, A-Booth B.V. exhibition services, noch het World Forum zijn aansprakelijk voor beschadiging, verlies en/ of diefstal van in de stand of zaal achtergelaten goederen. 4. Regels & richtlijnen 4.1 Algemeen       

De gangpaden, nooduitgangen en brandweerhaspels dienen te allen tijde geheel vrij te zijn van obstakels. Er mogen geen folderrekken in de gangpaden worden geplaatst; Met demontage zal door de standbouwer worden gestart binnen 45 minuten na afloop van de beurs. Aansprakelijkheid voor aanwezig decoratiemateriaal op 7 februari na 18.15 uur wordt door de organisator en standbouwer volledig uitgesloten. Het is niet toegestaan om voor de officiële afsluiting van het congres de stand te ontdoen van decoratie of om de stand uit te ruimen. De MOA neemt geen verantwoordelijkheid voor het al dan niet functioneren van de telecommunicatie. De MOA is niet verantwoordelijk voor het niet nakomen van gemaakte afspraken tussen de standbouwer en uw bedrijf.

4.2 Catering De catering van de locatie is in handen van Maison van den Boer. Dit betekent dat het niet is toegestaan om eigen drank of etenswaren mee te nemen. De consumpties moeten worden afgenomen via de catering van Maison van den Boer. Vragen m.b.t. catering kan via de eventorganisatie, die daarna direct doorverwijst naar Maison van den Boer (via Johanna Weiland, zie contactgegevens). Op de beursvloer zijn consumpties te koop. Tegen betaling kunt u bij de bars en foodcounters diverse drankjes en fooditems verkijgen. Bij het entreebewijs is een lunch inbegrepen. De eerste beursdag wordt afgesloten met een borrel op de beursvloer van 17.15 – 18.30 uur. 4.3 Schoonmaak Vloeren worden ’s avonds schoongemaakt. U bent zelf verantwoordelijk voor het schoonhouden van uw eigen stand.


11

4.4 Planten en groendecoratie   



Kunststof groendecoratie (planten, bloemen, enz.) is toegestaan als deze in de brandvoortplantingsklasse 2 overeenkomstig NEN 6065 is in te delen. Als de groendecoratie niet aan de gestelde normen voldoet, wordt deze slechts in zeer beperkte omvang toegelaten. Een en ander ter beoordeling van de plaatselijke brandweer en/of organisator. Zogenaamd “levend groen” is toegestaan. Bedenk wel dat bij gekapt materiaal tijdens de beurs de brandonveiligheid zal toenemen (uitdroging), zodat alsnog eisen kunnen worden gesteld met betrekking tot het niet ontvlambaar maken van het decoratiemateriaal. Indien planten in een turfbed worden geplaatst, moet het turfbed regelmatig bevochtigd worden. De omvang en de laagdikte van het turfbed moet van een beperkte omvang zijn. De in het turfbed aanwezige spots moeten stevig en stabiel zijn geplaatst.

4.5 Verzekering en bewaking Het World Forum is een openbare ruimte. De inventaris van de stand dient u zelf te verzekeren. ’s Avonds zal wel een nachtportier aanwezig zijn. 4.6 Algemene Voorwaarden MIE 2013 Bij het aangaan van een sponsorovereenkomst verklaart de sponsor kennis te hebben genomen van de Algemene Voorwaarden MIE 2013; zie www.mie.nl.

Amsterdam, augustus 2012


12

HANDLEIDING STANDHOUDERS. World Forum Den Haag

Recommend Documents