Handleiding SEOshop - Yuki www.webwinkelfacturen.nl Samenvatting Dit is de handleiding voor de koppeling van SEOshop naar Yuki. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in SEOshop automatisch een factuur gegenereerd wordt in Yuki. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financi¨ele administratie. Deze koppeling is ontwikkeld in juni 2015 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. Aanmelden en afmelden loopt via de SEOshop app-store. Betalingen zijn maandelijks. De eerste 30 dagen is het gebruik van deze koppeling gratis.
Inhoudsopgave 1 2 2.1 3
Wat doet de koppeling? . . . . Hoe leg je de koppeling? . . . Migratie bestaande bestellingen FAQ . . . . . . . . . . . . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
1
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
2 3 5 6
c
webwinkelfacturen
1
Wat doet de koppeling?
De koppeling van SEOshop naar Yuki zorgt dat voor bestellingen met de status betaald en wachten op verzenden automatisch een factuur wordt aangemaakt in Yuki. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. Een bestelling komt in SEOshop op betaald te staan als de webwinkelier deze status bij de bestelling instelt of als de bestelling online - met bijvoorbeeld iDEAL of PayPal - betaald wordt. In beide gevallen wordt een factuur in Yuki aangemaakt. SEOshop heeft ook een eigen factuur-systeem. De webwinkelier kan dit systeem uitschakelen indien gewenst. De koppeling zal blijven werken. Voordeel van het uitschakelen van de koppeling is dat er 1 plek is waar facturen staan. Nadeel is dat de klant niet automatisch een factuur krijgt toegestuurd. In Yuki is het wel mogelijk de bestelling klaar te zetten, maar niet om de factuur automatisch te versturen. De facturen worden in Yuki klaargezet, zodat de webwinkelier ze vervolgens kan verwerken. Bij het verwerken van een factuur kan deze direct naar de klant worden gestuurd. Helaas kan de koppeling de Yuki factuur niet op verwerkt zetten. Bestellingen van bekende klanten worden in Yuki onder hetzelfde klantnummer geboekt. Is een klant onbekend dan wordt deze klant aangemaakt in Yuki.
Versie 1.1
8 juni 2015
2
c
webwinkelfacturen
2
Hoe leg je de koppeling?
De koppeling tussen SEOshop en Yuki kan gelegd worden vanuit het AppCenter van SEOshop. Klik op de icoon, dan krijg je het volgende scherm te zien:
Fig. 1: Startscherm installatie SEOshop - Yuki koppeling Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord van de webwinkel in. De webwinkelier wordt er op geattendeerd dat de koppeling toegang krijgt tot de gegevens van de SEOshop webwinkel. Deze toegang moet expliciet gegeven worden. De SEOshop - Yuki koppeling zal alleen gegevens uit de webwinkel lezen. De koppeling zal deze gegevens niet wijzigen.
Fig. 2: Leesrechten SEOshop - Yuki koppeling
Versie 1.1
8 juni 2015
3
c
webwinkelfacturen
Je ziet nu een scherm waarop je gegevens kunt invoeren, je naam, emailadres en een Yuki administratieen toegangscode. De administratie- en toegangscode maak je aan binnen je Yuki account.
Fig. 3: Startscherm installatie SEOshop - Yuki koppeling Om de administratie- en toegangscode aan te maken log je in bij Yuki en selecteer je de administratie waarbinnen je werkt. Aan de linkerkant van het scherm zie je onderin het menu een link webservices staan. Daar klik je op. Zie de onderstaande plaatjes.
Fig. 4: Genereren Yuki toegang: Ga naar je administratie
Fig. 5: Genereren Yuki toegang: Genereer de codes bij Webservices
Versie 1.1
8 juni 2015
4
c
webwinkelfacturen
In het scherm voor de koppeling vul je de administratie- en de toegangscode in. Vul ook een emailadres in. Mocht dat nodig zijn dan kunnen we je snel bereiken. Uiteraard gaan we geen spam of reclame sturen en gaan we je gegevens ook niet verkopen!
Fig. 6: Melding dat de koppeling succesvol is gelegd Als de koppeling succesvol is gelegd worden de facturen direct aangemaakt. Controleer dat de eerste 5 facturen goed gaan en dat er geen problemen zijn met de ingevulde gegevens. Je kunt de koppeling stopzetten vanuit je SEOshop webwinkel.
2.1
Migratie bestaande bestellingen
Wij kunnen ook zorgen dat er facturen in Yuki worden aangemaakt van bestellingen die al in SEOshop aanwezig zijn. Neem contact met ons op via
[email protected] voor meer informatie.
Versie 1.1
8 juni 2015
5
c
webwinkelfacturen
3
FAQ
Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, www.sponiza.nl. Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. Je moet de koppeling meer zien als een doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. Daarnaast slaan we een gebruikersnaam en wachtwoord op van de Yuki account. Wij willen liever niet dat je daar de gebruikersnaam en het wachtwoord invult waarmee je inlogt. Je kunt binnen Yuki een aparte gebruikersnaam en wachtwoord speciaal voor deze koppeling aanmaken waarmee niemand kan inloggen en je financi¨ele administratie kan bekijken. Waarom worden de facturen niet automatisch verstuurd? Yuki biedt een API aan waarmee we de koppeling leggen, en facturen kunnen aanmaken. Maar het is niet mogelijk om de facturen automatisch te versturen via de koppeling. Als je Yuki facturen naar klanten wilt sturen dan zul je dat moeten doen via je Yuki backend. Wat doe ik bestaande bestellingen in de SEOshop webwinkel? Bestaande bestellingen kun je handmatig op niet betaald - betaald zetten. De factuur wordt dan in Yuki aangemaakt. Vind je dat teveel werk dan kun je gebruik maken van onze migratie-dienst. Wat als er iets mis gaat? Mocht je een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kun je die stellen via onze support-desk. Dat kun je ook doen als je een idee hebt voor een nieuw requirement.
Versie 1.1
8 juni 2015
6
