Handleiding PIC en URF [Geef de ondertitel van het document op]
In deze handleiding: STAP 1 Een ECAS account aanmaken STAP 2 Een PIC code voor je organisatie aanmaken STAP 3 Je organisatiegegevens aanvullen en de nodige documenten opladen
2
STAP 1 Een ECAS account aanmaken (ECAS= European Commission Authentication Service) Dit is een individuele login. Een ECAS account is gelinkt aan een persoon en niet aan een organisatie. → Ga naar: http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html → Klik op de portaalwebsite op: Are you a new user?
STAP 2 Een PIC code voor je organisatie aanmaken Nadat je een ECAS account hebt, kan je je organisatie registreren. Je organisatie krijgt nadat je de registratie volledig afgerond hebt een PIC code toegekend. Je ontvangt de code ook per email. → Klik op de login-knop en log in met je ECAS-account. Je komt nu op de welkompagina.
→ Klik op de
tab en daarna op
om de registratiepagina te
openen. → Klik op
om je organisatie te registeren.
3 Op de welkompagina doe je het volgende:
Vul de gevraagde gegevens in. → Klik op
(of Close indien je de registratie ongedaan wilt maken). Je ziet een lijst
met organisaties met dezelfde (of bijna dezelfde) naam op uw scherm. Indien je jouw organisatie niet ziet, dan is ze nog niet geregistreerd. → Klik dan op
en lees de stappen die je moet zetten op de volgende bladzijde van
deze handleiding. Indien je jouw organisatie wel in de lijst ziet staan, dan is je organisatie al geregistreerd. → Klik op
om de gegevens van deze organisatie te gebruiken.
4 Is je organisatie al geregistreerd, dan heb je volgende mogelijkheden:
→ Contact: je stuurt een e-mail naar de contactpersoon van de organisatie → E-mail me: je ontvangt een e-mail met meer informatie van de organisatie → Print: je print een samenvatting met gegevens van de organisatie → Back: je gaat terug en ververst de registratiepagina → Close: je stopt met de registratie en gaat terug naar de Participant Portal-pagina Is je organisatie nog niet geregistreerd, volg dan deze stappen. De velden gemarkeerd met een * zijn verplicht om in te vullen.
5
→ Klik op
om naar de volgende pagina te gaan. Hier wordt specifieke informatie over je
organisatie gevraagd.
→ Klik op
. Je voert nu de adresgegevens in.
6
→ Klik op
. Je voert de contactgegevens in. Het e-mailadres moet dat van de
organisatie zijn, geen privé e-mailadres. Dit geldt ook voor het telefoonnummer.
Als je naar beneden scrolt komt het volgende formulier:
7
→ Klik op
→ Klik op → Klik op
en vul alle informatie in.
en ga verder op de vorige pagina. om een samenvatting van je organisatie te zien.
8
→ Je kunt de gegevens nu printen, opslaan of verwijderen. Indien je nog bepaalde gegevens wilt wijzen, kan je dat doen door op de bijhorende knop te klikken:
Indien alle gegevens correct zijn klik je op
.
9 Op de volgende pagina vind je nu je PIC-code.
Je ontvangt ook een e-mail met de gegevens die je ingevuld hebt en de daarbij behorende PICcode. Opgelet: één organisatie kan maar één PIC hebben. Communiceer dit nummer dus duidelijk aan iedereen die in je organisatie bezig is met Erasmus+.
10
STAP 3 Je organisatiegegevens aanvullen en de nodige documenten opladen Je hebt nu een PIC-code gekregen. Voordat je een aanvraag kan indienen, is het belangrijk dat alle benodigde informatie en documenten goed zijn geregistreerd in de Unique Registration Facility (URF). Log in met je ECAS-account in de Participant Portal en klik op ‘Organisations’.
Klik op
(‘Modify Organisations’) om je organisatiegegevens compleet te maken, en zorg dat
je in het tabblad ‘Organisation’ zit. Vul de gegevens in en klik op ‘Update your data’. Klik daarna op OK om de wijzigingen te bevestigen. Belangrijk: het organisatietype wordt automatisch overgenomen in het aanvraagformulier. Als je hier niets invult, kun je dus geen subsidieaanvraag indienen!
11
Klik nu op “Documents” links bovenaan om de vereiste documenten (zie hieronder) te uploaden. Let op: als je een aanvraag wilt indienen moeten de volgende documenten in de Unique Registration Facility staan. Print die documenten, vul ze in en onderteken ze, en upload een gescande versie in de URF. 1. Formulier juridische entiteit; je hebt hierbij de keuze uit natuurlijke persoon, particuliere onderneming en publiekrechtelijke entiteit. VZW’s en andere ngo’s kiezen hier voor een particuliere onderneming. 2. Formulier financiële identificatiegegevens. 3. Uittreksel uit het Belgisch Staatsblad met vermelding van de legal representative (niet ouder dan één jaar). 4. Bij aanvragen boven € 60.000: het meest recente jaarverslag.
Dit document is gebaseerd op de beschikbare informatie op 19/03/2014. Check altijd de meest recente info op www.youthinaction.be Met dank aan de collega’s van het NJI voor de gedetailleerde screenshots en handleiding.
