Handleiding Data Cleansing

Handleiding Data Cleansing

CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat 110 2880 Bornem T. +32 3 369 18 50 F. +32 3 369 18 51 E-mail: [email protected]

CARYA GROUP SAS 120 Chaussée Jules César BP 20317 Osny 95526 Cergy Pontoise Cedex T. +33 1 34 20 79 20 F. +33 1 34 20 79 21 E-mail: [email protected]

WWW.CARYAGROUP.EU

Inhoudstafel 1 Inleiding

1

2 Stap 1: Normaliseren van titel codes

2

2.1 Hoe adreskaart opvragen vanuit de Titel code lijst? 3 Stap 2: Normaliseren van adres, telefoonnummers, faxnummers en BTW-nummers

7 8

4 Stap 3: Ontdubbelen van prospecten

15

5 Aandachtspunten ter preventie van creatie van dubbels

19

5.1 Op te leiden personen

19

5.2 Onnodige invulsymbolen en karakters vermijden

19

5.3 Opmerkingen invullen op de juiste plaats

20

5.4 Kwalificatie van de Prospect kaart

21

5.5 Layout van sommige gegevens

23

5.6 Belang van het veld Taal

24

5.7 Landcode voor buitenlandse klanten

25

5.8 Controle op dubbels

26

5.9 Verificaties door peiling uitvoeren over de kwaliteit van de gecreëerde kaarten

27

6 Normalisatie instellingen

28

6.1 Normalisatie - Foutmeldingen

30

6.2 Leidraad titel codes overzicht

32

6.2.1 Leidraad titel codes in andere talen

34

7 Aanvullende informatie

38

7.1 Filters gebruiken

38

7.1.1 Veldfilters gebruiken

39

7.1.2 Tabelfilters gebruiken

40

7.1.3 Een belangrijke opmerking m.b.t. de ingestelde filters

41

7.1.4 Filtercriteria invoeren

42

7.1.5 Verwijderen van filters

43

Index

44

1 Inleiding Wat is Data Cleansing? Dit is het opkuisen en optimaliseren van bestaande info in een database. Het uiteindelijke doel is het bekomen van een database waarin: Een klant slechts één maal voorkomt en waarin alle dubbele vermeldingen (= één klant waarvoor er twee verschillende kaarten werden aangemaakt) ook vlot kunnen geïdentificeerd en samengevoegd worden tot één kaart. Alle gegevens op dezelfde manier (opmaak van telefoonnummers, ...) opgeslagen worden. Wanneer je gaat normaliseren haalt Navision - Incadea de benodigde informatie zoals titel codes, adressen, telefoonnummers e.d. op uit de database en kopieert deze gegevens naar een tijdelijke overzichtslijst waarin de normalisatie kan gebeuren. Onderstaand schema geeft verduidelijking:

Na elke stap drukt men steeds op [F11]. Zodoende worden de wijzigingen vanuit de normalisatie weggeschreven naar de kaarten. Het normaliseren van gegevens in Navision - Incadea verloopt in 3 stappen: Stap 1: Normaliseren van titel codes Stap 2: Normaliseren van adres, telefoonnummers, faxnummers, BTW-nummer, ... Stap 3: Ontdubbelen van prospecten

1

2 Stap 1: Normaliseren van titel codes Het doel van Stap 1 is om alle bestaande titel codes van de concessie terug te brengen naar de gedefinieerde lijst. De set van titel codes werd aangereikt en gedefinieerd door BMW Group Belux. Men zal in de toekomst niet meer de mogelijkheid hebben om eigen titel codes aan te maken. Het creëren van een nieuwe titel code zal dus door BMW Group Belux aanvaard moeten worden. Wat men wel kan aanpassen is de omschrijving die bij de genormaliseerde titel codes hoort. Met het normaliseren van titel codes beoogt men het verminderen van het aantal variaties van gebruikte titel codes in Navision - Incadea. Zo zijn bijvoorbeeld de titel codes "Mevr" & "Mevr." wel op een verschillende wijze geschreven maar representeren ze, afgezien van de schrijfwijze, dezelfde info. Meer bepaald gaat deze titel code over "Mevrouw". Met het normaliseren van titel codes worden deze 2 varianten herleidt tot 1 titel code: "Mevr". Alle kaarten waarin een variant van de goede titel code werd gevonden worden bij Stap 1 aangepast naar de door BMW Group Belux gedefinieerde en goedgekeurde titel code. Voordat men kan starten met deze fase van het normaliseren is het erg belangrijk om eerst aan te geven welke titel codes de concessie zal gebruiken. Ga hiervoor als volgt te werk: Ga naar Financieel - Financieel - Periodieke activiteiten - Normalisatie Normalisatie Titels. Het venster Normalisatie titels verschijnt.

Normalisatie Titels

2

Ga naar Functies - Titellijst. Het venster Titel verschijnt.

Titel

Ga naar Titel - Toevoegen/Schrappen van titelcodes. Het venster Add/Delete SA3 Title codes verschijnt.

Add/Delete SA3 Title codes

In de eerste kolom Selectie kan je bij elke titel code een vinkje plaatsen. Hiermee geeft men aan dat men deze titel codes wil gebruiken. Deze kunnen bijgevolg ook teruggevonden worden in de gepersonaliseerde titel code lijst. De titel codes met een vinkje in deze lijst kunnen gebruikt en teruggevonden worden zowel op de klant als prospectkaart evenals in SA3. Let op, ook de Franse, Duitse en Engelse varianten van de gekozen titel codes moeten manueel geactiveerd worden (indien gewenst).

3

Werkwijze Stap 1: Ga naar Financieel - Financieel - Periodieke activiteiten - Normalisatie Normalisatie Titels. Het venster Normalisatie titels verschijnt. Druk hierin steeds eerst op [F11] zodat alle titel codes worden ingelezen vanuit de database. Zodoende zal Navision - Incadea aftoetsen welke titel codes reeds in gebruik zijn. Dit venster bevat een overzicht van alle gebruikte titel codes, evenals het aantal kaarten waarin elke titel code voorkomt (Kolom Aantal adressen).

Normalisatie Titels

In het onderstaande voorbeeld vind je de titel code voor "Mevrouw" 2 maal terug: "Mevr" en "Mevr." .De titel code "Mevr" werd teruggevonden in 189 kaarten (van klanten & prospecten). De titel code "Mevr." werd teruggevonden in 295 kaarten. De titel code "Mevr" moet dus aangepast worden naar "Mevr.".

Normalisatie Titels

4

Om in de lijst Normalisatie Titels de titel code "Mevr" te wijzigen naar "Mevr." klikt men op het pijltje in de kolom Nieuwe Code.

Normalisatie Titels

Hierdoor opent de gepersonaliseerde titel code lijst waarin men de nieuwe titel code kan selecteren d.m.v. dubbel klikken.

Titel

Na het dubbel klikken op de gewenste titel code sluit het venster Titels terug af en keert men terug naar het venster Normalisatie titels.

5

De lijn met de aanpassing zal rood kleuren in het venster Normalisatie Titels.

Titel

Herhaal deze stap voor elke titel code (dus lijn per lijn) totdat alle lijnen in het venster Normalisatie Titels zijn afgewerkt. Om de wijzigingen door te voeren drukt men [F11]. U ziet volgende dialoogbox.

Melding

Hierdoor worden de gewijzigde titel codes daadwerkelijk weggeschreven naar de gerelateerde kaarten waarin een foutieve titel code werd teruggevonden.

6

2.1 Hoe adreskaart opvragen vanuit de Titel code lijst? Om vanuit het venster Normalisatie Titels alle gelinkte kaarten met een specifieke titel code op te vragen gaat men als volgt te werk: Ga naar Financieel - Financieel - Periodieke activiteiten - Normalisatie Normalisatie Titels. Het venster Normalisatie titels verschijnt.

Normalisatie Titels

Door op het pijltje te klikken in de kolom Aantal Adressen opent u de klantenlijst waarin alle klanten zijn opgenomen waarbij de titel code EBVBA werd opgeslagen in de kaart.

Adresoverzicht

Om van hieruit de adreskaart te openen kiest men Adressen - Kaart of drukt men op [Shift]+[F5].

7

3 Stap 2: Normaliseren van adres, telefoonnummers, faxnummers en BTW-nummers Belangrijke aandachtspunten bij het uitvoeren van stap 2: Het normaliseren van adresgegevens e.d. verloopt (technisch gezien) via een tijdelijke overzichtslijst waarnaar alle adressen e.d. worden gekopieerd vanuit Navision Incadea. Wanneer men voor de normalisatie deze gegevens heeft ingelezen vanuit Navision - Incadea en men tegelijkertijd aan de receptie bvb. de adresgegevens van een klant aanpast in de kaart, dan zal deze aanpassing niet doorstromen naar de overzichtslijst waarin alle adressen, telefoonnummers, e.d. werden ingelezen en waarin de normalisatie zal plaatsvinden. Bijgevolg verliest men de aanpassing van het adres op de kaart van zodra men de normalisatie doorvoert via [F11]. Want met [F11] worden de aangepaste gegevens als adres, telefoon, e.d. vanuit het tijdelijke normalisatieoverzicht terug weggeschreven naar de kaarten. De taal van de straatnaam die Fuzzy! gaat voorstellen zal bepaald worden door de gekozen voertaal in de kaart van de klant/prospect. Bijvoorbeeld: Volgens de info op de klantkaart in Navision - Incadea woont Dhr. Janssens in 1020 Brussel, in de Duitslandstraat. Zijn voorkeurtaal werd ingesteld op Frans. Na de normalisatie van diens adresgegevens zal Fuzzy! dienst straatnaam ook in het Frans noteren omdat als voorkeurtaal het Frans werd gekozen in de kaart van de klant. Dus de straatnaam Duitslandstraat zal vervangen worden door de franse schrijfwijze: Rue Allemange. Hieronder wordt stap voor stap uitgelegd hoe men het adres, BTW-nummer, telefoon- en faxnummer kan normaliseren. Voordat u verder gaat met onderstaande procedure is het aangewezen om na te gaan of alle info overeenstemt met de realiteit. Voorbeelden: Bedrijven moeten steeds een BTW-nummer, een niet-particuliere Titel code en Klant type = bedrijf hebben. Klant type = "Man", Titel code = "Dhr", maar toch een BTW-nummer = discrepantie tussen deze velden. Kaarten zonder bedrijfsnaam maar met de naam van een natuurlijke persoon welke een BTW-nummer hebben mogen als Titel code geen "DHR" of "MEVR." hebben. Wanneer in de bedrijfsnaam wordt gesproken over "BVBA" moet dit overeen komen met de gebruikte Titel code en Klant type.

8

Controleer en vul deze zaken aan indien nodig alvorens verder te gaan met het normaliseren van namen e.d. (werk hiertoe best met veldfilters op de betreffende kolommen). Ga naar Financieel - Financieel - Periodieke activiteiten - Normalisatie Normalisatie adresgegevens. Het venster Normalisatie Adresgegevens verschijnt. In het venster Lijst normalisatie adresgegevens kiest u Functies - Ophalen relatiegegevens en geef "a*" in de filter.

Ophalen relatiegegevens

Werk deze stap letter per letter af om te vermijden dat er heel wat tijd overgaat tussen het ophalen, corrigeren en wegschrijven van deze gegevens. Indien er toch veel tijd overgaat tussen het ophalen, corrigeren en terug wegschrijven ([F11]) bestaat de kans dat bijvoorbeeld de receptie na het nemen van de kopie (Functies - Ophalen relatiegegevens) toch op de klantenkaart zelf nog wijzigingen aangebracht heeft. Wanneer men dan deze klantgegevens terug wegschrijft met [F11] verliest men het nieuwe adres van de klant en zal dit overschreven worden met het oude adres waarvan een kopie genomen werd bij het ophalen van de relatiegegevens. Wanneer de Lijst normalisatie adresgegevens werd ingelezen kan je hierin 2 soorten kolommen terugvinden: Rode en zwarte kolommen. De zwarte kolommen zijn niet-aanpasbaar en tonen de gegevens van de klant/prospect zoals ze op de kaart stonden op het moment dat de relatiegegevens werden opgehaald. De Rode kolommen bevatten dezelfde gegevens, met dit verschil dat men hierin wel kan corrigeren waar nodig.

9

Werkwijze Stap 2: Controleer eerst de correctheid van alle gegevens d.m.v. veldfilters en pas deze aan waar nodig: Zo mogen er geen lijnen bestaan die een BTW-nummer bevatten in combinatie met een particuliere Titel code, of klanten zonder Titel code, Klant type bedrijf zonder BTW-nummer, enz.. In Stap 3 gaat Navision - Incadea namelijk zoeken in alle kaarten naar gezamenlijke gegevens, bvb. zelfde adres, BTW-nummer, Telefoonnummer, .... Navision - Incadea zal voorstellen deze samen te voegen daar er gezamenlijke info is terug te vinden op twee of meerdere kaarten. Navision - Incadea zal ook het onderscheid maken tussen bedrijven en particulieren op basis van de Titel code. Zodoende zal een particulier in Stap 3 nooit kunnen worden samengevoegd met het bedrijf gelegen op hetzelfde adres, of met hetzelfde telefoonnummer. Dit is bijgevolg de meest tijdrovende, en delicate stap van het ganse Data cleansing proces. Dit omdat de basis waarop Navision - Incadea de kaarten zal samenvoegen in Stap 3. Hoe meer men in deze fase tot in de puntjes werkt, hoe kleiner het risico dat men in Stap 3 kaarten onterecht gaat samenvoegen, met alle gevolgen van dien naar bijvoorbeeld de boekhouding toe. Het is dus van groot belang dat deze stap 100% volledig en tot in de puntjes wordt uitgevoerd wil men de foutmarge in Stap 3 tot een minimum herleiden. Via de Functies - Normaliseren van namen krijgt u volgend venster te zien.

Melding

Kies Yes, Navision - Incadea gaat alle namen aanpassen en geeft de voortgang weer d.m.v. volgend scherm.

Voortgang

10

U ziet dat alle namen werden aangepast waardoor de eerste letter steeds in uppercase en de volgende letters steeds in lower-case worden opgemaakt:

Lijst Normalisatie Adresgegevens

Ga op dezelfde wijze te werk voor telefoonnummers via Functies - Normaliseren van telefoonnummers en BTW-nummers via Functies - Normaliseren van BTW nummers. Normaliseren van adresgegevens: Zie eerst de opmerkingen (Let op) bovenaan. Ga naar Functies - Normaliseren van Adressen (Fuzzy!). Volgend venster verschijnt.

Melding

Kies Yes. Nadat men via de knop Functies - Normaliseren van Adressen de normalisatie van adresgegevens heeft uitgevoerd dient men alle fouten m.b.t. het normaliseren van adressen te verhelpen. Hiervoor maakt men best gebruik van een filter op de kolom Adres niet genormaliseerd. Stel als filter criterium waarde 1 in (1 = aangevinkt). Zodoende bekom je een lijst met alleen de lijnen waar Fuzzy! (=server die alle adressen van België bevat en waarop alle adressen in de database via internet worden afgetoetst) een fout weergeeft en waar menselijke interventie nodig is.

11

Fouten m.b.t. de normalisatie van adresgegevens komen meestal voort uit: 1. Meerdere mogelijkheden: Fuzzy! laat u de keuze.

Lijst Normalisatie Adresgegevens

Nadat u dubbelklikt op het info icoontje in de kolom Verschillende adresmogelijkheden geeft Navision - Incadea u alle mogelijke locaties weer.

Mogelijk locaties

In dit venster geeft u aan welk genormaliseerd en door Fuzzy! gecontroleerd adres correct is. Het adres dat u hierin kiest zal in de kaart worden opgeslagen. De eerste regel bevat steeds de in het systeem reeds gekende coördinaten. Met Optie 1 wijzigt dus niets. Optie 2 is het meest correcte adres volgens Fuzzy!. Optie 3 is iets minder relevant volgens Fuzzy!. Indien niets mag gewijzigd worden kiest men optie 1 en druk men op OK. Als men toch op Annuleren zou drukken, dan zal men bij de volgende normalisatie opnieuw stuiten op dit adres.

12

2. Foutieve spelwijze van: Straatnaam: "Piet Paul rubbenslaan" herkent Fuzzy! niet, volgende schrijfwijze herkent Fuzzy! wel: "P.P. Rubbenslaan"). Postcode: "B9120" moet zijn "9120". Huisnummer: Valt bvb. niet in de opgegeven postcoderegio, of is onbestaande.

Lijst Normalisatie Adresgegevens

3. Het kan ook gebeuren dat een adres effectief niet gekend is bij Fuzzy!, ongeacht de schrijfwijze. Wanneer je echter 100% zeker bent van de schrijfwijze kan je opteren om de kaart uit te sluiten (zie hieronder). De Fuzzy! database bevat alle Belgische postadressen en wordt elke 3 maanden bijgewerkt met de meest recente gegevens, aangereikt door De Post. Uitzonderlijk kan het voorkomen dat een gekend adres in Navision Incadea nog niet gekend is bij Fuzzy!. Wanneer een bepaald adres niet werd genormaliseerd vanwege een foutmelding dan dient men de schrijfwijze van het adres aan te passen zodat Fuzzy! het adres bij het normaliseren wel kan herkennen: Er zijn hiervoor 2 mogelijkheden: 1. Open hiertoe de geselecteerde kaart van de klant via Data - Kaart of [Shift] + [F5]. Vervolgens kan je de juiste adresgegevens opzoeken (Via de site van Unizo (voor bedrijven m.b.v het BTW-nummer) of met behulp van de informatiedienst 1207 (voor particulieren)) en aanvullen in de kaart. Onderaan deze kaart kan je de knoppen Normalisatie Namen, Normalisatie Nummers, Normalisatie BTW, en Normalisatie Adres terugvinden. Hiermee kan je de adreswijziging vanop de geopende kaart onmiddellijk controleren met Fuzzy!. 2. De aanpassing van adresgegevens kan eveneens rechtstreeks gebeuren in de rode kolommen in het venster Lijst normalisatie adresgegevens. (Dit is enkel aangewezen wanneer men 100% zeker is van de correctheid van het ingebrachte adres.)

13

Druk vervolgens op [F11] om de wijzigingen door te voeren en weg te schrijven naar de kaarten en alle hieraan gerelateerde velden. In uitzonderlijk geval kan Navision - Incadea hierbij een foutmelding geven: de foutmelding bevat de volgende boodschap: "Streets". Wanneer je hierin OK klikt keer je terug naar het venster dat de voortgang weergeeft van het doorvoeren van de wijzigingen. Je ziet tevens bovenaan bij welke klant/prospect het probleem zich heeft voorgedaan. Open vervolgens de kaart van de betreffende klant of prospect en doe daar de nodige aanpassingen t.h.v. de straatnaam. Deze fout komt enkel voor wanneer de door Fuzzy! voorgestelde straatnaam meer karakters bevat dan maximaal voorzien in het veld straatnaam in Navision - Incadea en/of SA3. Hierdoor kan de normalisatiemotor de nieuwe straatnaam niet wegschrijven naar de kaart. Dit probleem kan je op volgende wijze omzeilen: 1. Pas de schrijfwijze van het genormaliseerde adres manueel aan in de rode kolom, werk bvb. met afkortingen. 2. Sluit de kaart zelf uit voor verdere normalisatie van het adres. Naast de velden Straat/Nr./Bus op de klantenkaart kan je een vinkje plaatsen.

Klantenkaart

14

4 Stap 3: Ontdubbelen van prospecten Voordat Stap 3 kan worden aangevat: Het succes en de foutmarge van deze stap is afhankelijk van de kwaliteit waarmee Stap 2 werd uitgevoerd. In deze fase worden alle prospect kaarten met elkaar vergeleken om alle duplicaten op te zoeken en samen te voegen. Werkwijze Stap 3: U kan volgende procedure volgen om uw prospecten te ontdubbelen. In de module Financieel kiest u Financieel - Periodieke activiteiten Normalisatie - Normalisatie Relaties. Het venster Normalisatie relaties verschijnt. Klik op de knop Functies en kies Ophalen Relatiegegevens. Volgend scherm verschijnt:

Ophalen Relatiegegevens

Klik op OK. Navision - Incadea geeft hierna een melding van het aantal prospecten dat werd gevonden.

15

Druk op de knop Functies en kies Automatische detectie van dubbels. Het dialoogvenster Automatische detectie van dubbels verschijnt.

Automatische detectie van dubbels

Vink hierin Prioriteit 1 en Prioriteit 2 aan, indien gewenst mag ook gezocht worden op Prioriteit 3 (=zoeknaam) en druk OK. Zodoende wordt iets grondiger nagegaan waar de potentiële dubbels zich bevinden. Met optie 3 zal het grootst aantal groepen kunnen worden gecreëerd. Men kan ook een referentiedatum invullen in het veld Referentiedatum. Als referentiedatum gebruikt men de datum waarop men de laatste ondubbeling gedaan heeft. Op die manier krijgt men enkel de prospecten in de lijst die aangepast werden na die datum. Navision - Incadea geeft hierna een melding van het aantal groepen dat werd aangemaakt. Je keert terug naar het venster Normalisatie relaties. Hierin zie je onder de kolom GROEP dat alle vermoedelijke dubbels bij elkaar werden gezet en genummerd. Klik op de knop Functies en kies Alle groepen tonen. Het venster Mixed fields opent.

16

In het onderste gedeelte van het venster Mixed fields kan men door middel van een vinkje aangeven welke velden moeten worden behouden na het samenvoegen.

Mixed fields

Indien men zeker is dat men de kaarten wil samenvoegen en men alle velden heeft overlopen (in het onderste gedeelte van het venster Mixed fields) kan men het vak Gecontroleerd aanvinken bovenaan het scherm. Via een batch worden de geselecteerde velden uit beide (of meerdere) kaarten samengevoegd naar een nieuwe kaart.

17

Voor het afhandelen van de aangemaakte groepen zijn er 4 mogelijkheden: 1. Klantenkaarten moeten samengevoegd worden --> vink Gecontroleerd aan zoals hierboven beschreven. 2. Kaarten mogen zeker niet samengevoegd worden --> via Functies Groep schrappen. De groep met daarin de door Navision - Incadea geïdentificeerde vermoedelijke dubbels bestaat niet meer. 3. De gebruiker moet meer info bij andere collega’s verzamelen voor dat men een beslissing kan nemen. Men laat de groep tijdelijk bestaan om later ofwel de klantenkaarten alsnog samen te voegen (optie 1) of de groep schrappen (optie 2). 4. Een groep opsplitsen in subgroepen: Een groep bevat bvb. 5 verschillende kaarten maar enkel twee van die kaarten mogen samengevoegd worden: Ga hiervoor als volgt te werk: Markeer bovenaan in het venster die kaarten welke samengevoegd mogen worden. Kies Functies - Groep opnieuw aanmaken. Alle niet geselecteerde lijnen verdwijnen uit de geopende groep. De geselecteerde lijnen worden behouden in de groep. De overige kaart(en) worden verwijderd uit de groep. Om die kaarten samen te voegen moet men bovenaan het venster in het vak Gecontroleerd een vinkje plaatsen. Herhaal bovenstaande stappen totdat alle groepen werden afgewerkt. Om naar een volgende groep te navigeren maak je gebruikt van de navigatie pijlen links bovenaan het venster Mixed fields. Batch: Gezien de vertraging dat het ontdubbelen proces kan veroorzaken, gebeurd de procedure normaal s’nachts in batch. De gebruiker moet dus niets doen. De knop Relaties samenvoegen enkel voor relaties is het tweede deel van het ‘merge process’. Deze functie is te gebruiken als het deel Relaties samenvoegen is afgelopen en dat er ‘gecontroleerde’ groepen blijven staan omdat er op de prospectkaart iets werd gewijzigd na het inladen van de gegevens in de tijdelijke normalisatie tabel. Deze wijziging verschijnt dan in het rood. De gebruiker moet dan opnieuw de juiste gegevens kiezen voor al die groepen en dan Functies - Relaties samenvoegen enkel voor relaties kiezen. Eenmanszaken mogen niet samengevoegd worden, deze moeten als bedrijf en als persoon (man/vrouw) in de database blijven bestaan.

Gezien de vertraging dat het ontdubbelen proces kan veroorzaken, gebeurd de procedure normaal s’nachts in batch. De gebruiker moet dus niets doen.

18

5 Aandachtspunten ter preventie van creatie van dubbels Van zodra de Data Cleansing werd afgerond, moeten verschillende instructies gegeven worden om te vermijden dat onsamenhangende gegevens opnieuw in de database ingevoerd worden. Het is noodzakelijk om deze regels mee te delen aan de betrokken personen alsook voor de nieuwe medewerkers.

5.1 Op te leiden personen 3 soorten personeelsleden kunnen nieuwe prospecten/klanten invoeren in uw concessie: De verkopers Het departement wisselstukken De werkplaatsreceptie Het is van essentieel belang dat de voornaamste persoon die nieuwe prospecten invoert, iemand is die de velden van de prospect/klantenkaart op de correcte manier invult.

5.2 Onnodige invulsymbolen en karakters vermijden Om bepaalde kaarten te valideren, gebruiken de gebruikers symbolen als "." of "*" of "11111" in de velden. Dit is vooral het geval voor de voornamen en de telefoonnummers. Voor het veld BTW-nummer, moet men "NIHILL" aanduiden wanneer u het opgezochte nummer niet kent. Idealiter zoekt men het juiste BTW nummer op via bvb. unizo.be, belgisch staatsblad of netonline (graydon). Het is nutteloos om de kaarten met nutteloze en verkeerde symbolen aan te vullen. Het is interessanter om het veld leeg te laten wanneer u niet over een gegeven beschikt, zelfs wanneer de kaart in niet-gekwalificeerde staat moet blijven.

19

5.3 Opmerkingen invullen op de juiste plaats

Prospectkaart

Het toevoegen van opmerkingen kan niet in om het even welk veld gebeuren. Een knop Opmerkingen maakt het mogelijk om zoveel mogelijk informatie in een kaart in te brengen.

20

5.4 Kwalificatie van de Prospect kaart De personen die prospecten/klanten creëren moeten, in de mate van het mogelijke, alle gegevens verzamelen om een gekwalificeerde kaart te verkrijgen.

Prospectkaart

De lijst van velden die verplicht zijn in te vullen om een gekwalificeerde kaart te bekomen staan in de linker kolom. De lijst beperkt zich naarmate de gebruiker de kaart invult waarop hij werkt. Het is zeer belangrijk om het huidige voertuig in te vullen op het tabblad Voertuigen en in te geven op welke datum de volgende aankoop wordt overwogen.

21

Wanneer alle velden zijn ingevuld is de kaart gekwalificeerd.

Prospectkaart

22

5.5 Layout van sommige gegevens De velden Voornaam, Familienaam en een telefoonnummer dienen ingevuld te worden bij het eerste contact.

Prospectkaart

Op de velden Voornaam, Familienaam, telefoonnummers en BTW-nummer van de Prospect kaart past Navision - Incadea automatisch de standaard opmaak toe bij het verlaten van het veld.

23

5.6 Belang van het veld Taal

Prospectkaart

Het veld Taal moet ingevuld worden (FR, NL, GB, enz…). Het is door zich op zijn inhoud te baseren dat de kostenramingen, de bestelbonnen, de facturen en de creditnota’s met de juiste inhoud zullen afgedrukt worden in de juiste taal.

24

5.7 Landcode voor buitenlandse klanten

Prospectkaart

Wanneer het veld Land niet wordt ingevuld, zal de toepassing standaard het land waar uw concessie zich bevindt voor uw prospect invullen.

25

5.8 Controle op dubbels

Prospectkaart - Adresoverzicht

Bij het aanmaken van een nieuwe klant/prospect controleert Navision - Incadea of de klant/ prospect reeds bestaat in het systeem. Indien er reeds één of meerdere kaarten bestaan met soortgelijke informatie wordt er een overzichtslijst getoond met deze kaarten. De gebruiker kan hiermee nagaan of de prospect/klant die hij wil creëren reeds bestaat. Indien ja moet deze geselecteerd worden in deze overzichtslijst.

26

5.9 Verificaties door peiling uitvoeren over de kwaliteit van de gecreëerde kaarten

Prospectkaart

In elke prospectkaart kan men zien wie de kaart heeft aangemaakt en wanneer. Deze gegevens kan men terugvinden in het tabblad Extra. In geval van herhaling van afwijkingen of onvolledige gegevens, moet een actie van bewustmaking of aanvullende opleiding voor deze gebruiker overwogen worden.

27

6 Normalisatie instellingen Ga naar Financieel - Financieel - Instellingen - Normalisatie - Instellingen normalisatie. Selecteer het tabblad Algemeen.

Kaart instellingen Normalisatie - Layouts

Na Stap 1 moet het vinkje Gebruik nieuwe SA3 titel codes aangevinkt worden. Zodoende worden de oude titel codes onbruikbaar en kan men enkel nog nieuwe titel codes gebruiken zowel in Navision - Incadea als in SA3.

Selecteer het tabblad Fuzzy!. Configuratie van de adresverificatieserver Fuzzy!. Fuzzy! is een database die alle Belgische adressen bevat. Via internet worden de adresgegevens vanuit Navision - Incadea vergeleken met alle officieel gekende adressen in België.

Kaart instellingen Normalisatie - Fuzzy!

28

Door het vinkje Laat normalisatie toe van adressen aan te vinken in het tabblad Fuzzy! activeer je de normalisatie tijdens het gebruik van bestaande kaarten én bij de creatie van nieuwe kaarten. Zodoende worden alle (bestaande + nieuwe) adressen onmiddellijk gecontroleerd m.b.v. Fuzzy! en dit bij zowel de creatie van een nieuwe kaart als bij een wijziging in de kaart (in één van de velden: postcode, huisnr. en/of straatnaam.)

Selecteer het tabblad Layouts. Via tabblad Layouts kan men de opmaak van de aangereikte adresverificatie bepalen: bvb. alles in UPPER-CASE, enz... Ook kan men hiermee bepalen of men in nieuwe kaarten de gerelateerde velden (tel, straatnaam, enz...) automatisch en uniform moeten opgemaakt worden.

Kaart instellingen Normalisatie - Layouts

De instellingen op deze tabbladen van de normalisatie motor zijn standaard correct geconfigureerd. Op deze tabbladen hoeft u bijgevolg geen wijzigingen aan te brengen.

29

6.1 Normalisatie - Foutmeldingen De volgende foutmeldingen kunnen voorkomen wanneer het adres niet gevonden werd ten gevolge van fouten in de schrijfwijze, foutieve postcodes, .... Hieronder kan u een lijst terugvinden met de meest voorkomende foutmeldingen (20, 21, 26, 80) In dit geval dient u de nodige aanpassingen te doen. De foutmelding zelf is een goede indicatie om de reden van de fout vlot te kunnen opsporen. 10 .. 19 Foutmelding m.b.t. postcode of naam van gemeente/stad: 10

CITY_NAME_WRONG_OR_MISS Naam van gemeente/stad onbekend of foutief ING geschreven.

11

CITY_NAME_AMBIGUOUS

12

CITY_ID_WRONG

Naam van postcode en/of stad/gemeente werden niet genormaliseerd omdat er meer dan een mogelijkheid is. Fuzzy geeft een selectie weer ( met meerdere mogelijke opties.

)

Identificatie van de stad/gemeente onmogelijk (foutieve schrijfwijze, niet gekend door Fuzzy,…).

20 .. 29 Foutmelding m.b.t. straatnaam: 20

STREET_NAME_WRONG_OR_M Straatnaam foutief of onbekend. ISSING Een postcode is noodzakelijk in kaarten met een

straatnaam welke in meer dan één gemeente/stad kan voorkomen (bvb. Kerkstraat). Ook mogelijk is een foutieve schrijfwijze van de straatnaam. 21

STREET_NAME_AMBIGUOUS

Het is onmogelijk om de juiste straat te identificeren omdat er een conflict is: Geen straat gevonden met dezelfde, of een soortgelijke naam. Straat is opgedeeld het huisnummer ontbreekt of is ongeldig. De straatnaam komt meermaals voor binnen de stad. Postcode, huisnummer en deelgemeente zijn vereist om een foutloos resultaat te krijgen. Als het huisnummer juist werd ingebracht zal dit in het daartoe bestemde veld terecht komen.

22

STREET_ID_WRONG

Identificatie van de straat onmogelijk. (schrijfwijze?)

23

STREET_NAME_LEN_TOO_SMA De straatnaam is te lang. LL

25

STREET_REMOVED

Straat gedelete uit Fuzzy zonder nieuwe referentie.

26

STREET_SECTION_ AMBIGUOUS

Het was onmogelijk voor Fuzzy om met de aangereikte informatie de juiste straatnaam te identificeren. De straat bestaat uit twee delen en het huisnummer ontbreekt of is ongeldig. De straatnaam komt meermaals voor binnen de stad. Postcode en huisnummer zijn vereist om een foutloos resultaat te krijgen.

30

20 .. 29 Foutmelding m.b.t. straatnaam: 27

28

CITY_STREET_NAME_AMBIGU OUS

Naam van postcode en/of stad/gemeente werden niet genormaliseerd omdat er meer dan een mogelijkheid is. Fuzzy geeft een selectie weer ( met meerdere mogelijke opties.

)

STREET_NAME_WRONG_IN_CIT Geen stad gevonden met een straatnaam die 100% YLIST overeen komt met de ingevoerde info. Er zal niets

aangepast worden.

30 .. 39 Foutmelding m.b.t. postcode: 30

POBOX_WRONG_OR_MISSING

Postcode ontbreekt of is foutief.

31

POBOX_AMBIGUOUS

Postcode is geldig maar er zijn meerdere resultaten mogelijk. Postcode kan niet worden geïdentificeerd. Bvb. Sparrenlaan in 2940 Hoeven, tegelijk er is ook een Sparrenlaan in 2940 Stabroek.

40 .. 49 Foutmelding m.b.t. land: 40

COUNTRY_CODE_MISSING

Landcode ontbreekt.

41

COUNTRY_NOT_INSTALLED

Deze landcode kan Fuzzy niet hanteren daar de adressen van dit land niet gekend/geïnstalleerd zijn op/door de Fuzzy server.

42

COUNTRY_CODE_WRONG

Ongeldige landcode.

43

OUNTRY_CODE_AMBIGUOUS

Landcode geeft meerdere resultaten.

44

COUNTRY_NOT_ACTIVATED

Dit land is in Fuzzy niet actief. D.w.z. de normalisatie van adressen voor dat land is niet geïnstalleerd.

45

COUNTRY_OFFLINE

Alle adressen van dat specifieke land zijn aanwezig op de Fuzzy server, maar zijn momenteel uitgeschakeld. Er wordt geen normalisatie doorgevoerd voor deze landen.

POOR_QUALITY

Uniek resultaat maar van bedenkelijke kwaliteit. Kijk deze zeker nog eens manueel na.

80 .. 89 80

31

6.2 Leidraad titel codes overzicht Hieronder kan u een overzicht terugvinden van alle door BMW Group Belux vooraf gedefinieerde titel codes. Op basis van de onderstaande lijst kan men dus nagaan welke bestaande titel codes dienen gewijzigd te worden. Titelcode

Omschrijving

Type klant

AI(N)

SA3 Commentaar Titelcode Neen

BARONES

Barones

Vrouw

Neen

BARON(N)

Baron

Man

Neen

BURGGRAAF

Burggraaf

Man

Neen

BURGGRAVIN Burggravin

Vrouw

Neen

BV

Bedrijf

Neen

B.V.

BVAT

Bedrijf Neen

Andere Instellingen

Vennootschap naar Nederlands Recht Buitenlandse Vennootschap Ander Type

BVBA

B.V.B.A.

Bedrijf

Ja

CARR(N)

Carrosserie

Bedrijf

Neen

COMMV

Comm. V.

Bedrijf

Ja

Commanditaire Vennootschap

COMMVA

Comm. V.A.

Bedrijf

Ja

Commanditaire Vennootschap op Aandelen

CVBA

C.V.B.A.

Bedrijf

Ja

Coöperatieve Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid

CVOHA

C.V.O.H.A.

Bedrijf

Ja

Coöperatieve Vennootschap met Onbeperkte en Hoofdelijke Aansprakelijkheid

DHR

Meneer

Man

Ja

DHR-MEVR

Meneer & Mevrouw

Ja

DR(N)

Dokter

Ja

EBVBA

E.B.V.B.A.

Bedrijf

Ja

Eenpersoon Besloten Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid

EESV

E.E.S.V.

Bedrijf

Neen

Europees Economisch Samenwerkingsverband met een zetel in België

ESV

E.S.V.

Bedrijf

Neen

Europees Samenwerkingsverband

EZ

E.Z.

Bedrijf

Ja

Eenmanszaak (Let op:Calidat zal deze niet aanvaarden!)

FAM(N)

Familie

GAR(N)

Garage

Bedrijf

Neen

GRAAF

Graaf

Man

Neen

Besloten Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid

Ja

32

Titelcode

Omschrijving

Type klant

SA3 Commentaar Titelcode

GRAVIN

Gravin

Vrouw

Neen

ING(N)

Ingenieur

ION

Ja Bedrijf

Neen

Instelling Openbaar Nut

JUFFR

Juffrouw

Vrouw

Ja

LV

L.V.

Bedrijf

Neen

MARKIES

Markies

Man

Neen

MARKIEZIN

Markiezin

Vrouw

Neen

MEESTER

Meester

MEVR

Mevrouw

NOTARIS

Notaris

NV

N.V.

Bedrijf

Ja

PRINS

Prins

Man

Neen

PRINSES(N)

Prinses

Vrouw

Neen

PROF(N)

Professor

RIDDER

Ridder

Man

Neen

VOF

V.O.F.

Bedrijf

Ja

Vennootschap onder Firma

VZW

V.Z.W.

Bedrijf

Ja

Vereniging zonder Winstoogmerk

Landbouwvennootschap

Ja Vrouw

Ja Ja Naamloze Vennootschap

Ja

Opmerkingen: AI of Andere Instellingen wordt gebruikt bij de volgende speciale rechtsvormen zoals o.a. Publiekrechterlijke vennootschap met andere rechtsvorm Privaatrechterlijke vennootschap met andere rechtsvorm Beleggingsvennootschap met veranderlijk kapitaal Buitenlandse Vennootschappen Ander Type wordt gebruikt voor => alle buitenlandse vennootschappen met vaste vestiging in België (herkenbaar aan Belgisch BTW nr) alle vennootschappen naar buitenlands recht met uitzondering van SL, SARL & BV ION of Instelling Openbaar Nut wordt gebruikt voor => Politie, Gemeenten, Mutualiteiten, Ministeries, Scholen, … alle instellingen waar geen echte titel voor bestaat (Instellingen Openbaar Nut)

33

6.2.1 Leidraad titel codes in andere talen Hieronder kan u een tabel terugvinden met alle titel codes opgesteld in vreemde talen: Frans, Engels, Duits en Spaans. Taal

Titelcode

Omschrijving

French

AI(F)

French

ASBL

A.S.B.L.

French

BARONNE

French

Type klant

SA3 Commentaar Titelcode Neen

Autres Institutions

Bedrijf

Ja

Association sans But Lucratif

Baronne

Vrouw

Neen

BARON(F)

Baron

Man

Neen

French

CARR(F)

Carrosserie

Bedrijf

Neen

French

CHEVALIER

Chevalier

Man

Neen

French

COMTE

Comte

Man

Neen

French

COMTESSE

Comtesse

Vrouw

Neen

French

DR(F)

Docteur

French

EI

E.I.

Bedrijf

Ja

Entreprise Individuelle

French

EUP

E.U.P.

Bedrijf

Neen

Etablissement d'Utilité Publique

French

FAM(F)

Famille

French

GAR(F)

Garage

Bedrijf

Neen

French

GEIE

G.E.I.E.

Bedrijf

Neen

Groupement Européen d'Intérêt Economique avec un siège en Belgique

French

GIE

G.I.E.

Bedrijf

Neen

Groupement d'Intérêt Economique

French

ING(F)

Ingénieur

Ja

French

MAITRE

Mâitre

Ja

French

MARQSE(F)

Marquise

Vrouw

Neen

French

MARQUIS(F)

Marquis

Man

Neen

French

MLLE

Mlle

Vrouw

Ja

French

MME

Madame

Vrouw

Ja

French

MONSIEUR

Monsieur

Man

Ja

French

MR-MME

Monsieur & Madame

Ja

French

NOTAIRE

Notaire

Ja

French

PRINCESSE

Princesse

Vrouw

Neen

French

PRINCE(F)

Prince

Man

Neen

French

PROF(F)

Professeur

French

SA

S.A.

Bedrijf

Ja

Société Anonyme

French

SAGR

S.A.G.R.

Bedrijf

Neen

Société Agricole

Ja

Ja

Ja

34

Taal

Titelcode

Omschrijving

Type klant

SA3 Commentaar Titelcode

French

SARL

S.A.R.L.

Bedrijf

Neen

Vennootschap naar Frans/Luxemburgs recht

French

SCA

S.C.A.

Bedrijf

Ja

Société en Commandite par Action

French

SCRIS

S.C.R.I.S.

Bedrijf

Ja

Société Cooperative à Responsabilité Illimitée et Solidaire

French

SCRL

S.C.R.L.

Bedrijf

Ja

Société Cooperative à Responsabilité Limitée

French

SCS

S.C.S.

Bedrijf

Ja

Société en Commandite Simple

French

SEAT

Neen

Société Etrangère d'Autre Type

French

SNC

S.N.C.

Bedrijf

Ja

Société en Nom Collectif

French

SPRL

S.P.R.L.

Bedrijf

Ja

Société Privée à Responsabilité Limitée

French

SPRLU

S.P.R.L.U.

Bedrijf

Ja

Société Privée à Responsabilité Limitée U nipersonelle

French

VICOMTE

Vicomte

Man

Neen

French

VICOMTESSE Vicomtesse

Vrouw

Neen

English

BARONESS

Baroness

Vrouw

Neen

English

BARON(E)

Baron

Man

Neen

English

COUNSEL

Counsel

English

COUNT

Count

Man

Neen

English

COUNTESS

Countess

Vrouw

Neen

English

DR(E)

DR.

Ja

English

ENGINEER

Engineer

Ja

English

FAM(E)

Family

Ja

English

KNIGHT

Knight

Man

Neen

English

LP

L.P.

Bedrijf

Ja

Limited Partnership

English

LPSC

L.P.S.C.

Bedrijf

Ja

Limited Partnership with Share Capital

English

LTD

Ltd.

Bedrijf

Ja

Limited Company

English

MARQSE(E)

Marquise

Vrouw

Neen

English

MARQUIS(E)

Marquis

Man

Neen

English

MISS

Miss

Vrouw

Ja

English

MISTER

Mister

Man

Ja

English

MR-MS

Mister & Misses

Ja

Ja

35

Taal

Titelcode

Omschrijving

Type klant

SA3 Commentaar Titelcode

English

MS

Misses

Vrouw

Ja

English

NOTARY

Notary

English

PCLL

P.C.L.L.

Bedrijf

Ja

Private Company with Limited Liability

English

PCLLS

P.C.L.L.S.

Bedrijf

Ja

Private Company with Limited Liability (sole)

English

PLC

P.L.C.

Bedrijf

Ja

Private Limited Company

English

PLCUL

P.L.C.U.L.

Bedrijf

Ja

Private Limited Company with Unlimited Liability

English

PRINCESS

Princess

Vrouw

Neen

English

PRINCE(E)

Prince

Man

Neen

English

PROF(E)

Professor

English

VISCOUNT

Viscount

Man

Neen

English

VISCOUNTES

Viscountess

Vrouw

Neen

German AG

A.G.

Bedrijf

Ja

German BARONIN

Baronin

Vrouw

Neen

German BARON(D)

Baron

Man

Neen

German BURGGRAF

Burggraf

Man

Neen

German DR(D)

Doktor

German EPGMBH

E.P.G.M.B.H.

Bedrijf

Ja

Einmann Privat Gesellschaft mit Beschränkter Haftung

German EWIV

E.W.I.V.

Bedrijf

Neen

Europäischen Wirtschaftlichen Interessen Vereinigung

German FAM(D)

Familie

German FRAU

Frau

Vrouw

Ja

German FRAULEIN

Fräulein

Vrouw

Ja

German FRAU-HERR

Frau & Herr

German GENMBH

Gen. M.B.H.

Bedrijf

Ja

Genossenchaft mit Beschränkter Haftplicht

German GENMUGH

Gen. M.U.G.H. Bedrijf

Ja

Genossenchaft mit Unbeschränkter Gesamtschuldener ischer Haftplicht

German GRAF

Graf

Man

Neen

German GRAFIN

Gräfin

Vrouw

Neen

German HERR

Herr

Man

Ja

German HERRRECHT

Herr Rechtsanwalt

Ja

Ja

Aktien Gesellschaft

Ja

Ja

Ja

Ja

36

Taal

Titelcode

Omschrijving

Type klant

SA3 Commentaar Titelcode

German ING(D)

Ingenieur

Ja

German KG

K.G.

Bedrijf

Ja

Kommanditen Gesellschaft

German KGAA

K.G.A.A.

Bedrijf

Ja

Kommanditen Gesellschaft auf Aktien

German LG

L.G.

Bedrijf

Neen

Landwirtschaftliche Gesellschaft

German MARQSE(D)

Marquise

Vrouw

Neen

German MARQUIS(D)

Marquis

Man

Neen

German NOTAR

Notar

German OHG

O.H.G.

Bedrijf

Ja

Offene Handels Gesellschaft

German PGMBH

P.G.M.B.H.

Bedrijf

Ja

Privat Gesellschaft mit Beschränkter Haftung

German PRINSES(D)

Prinses

Man

Neen

German PRINZESSIN

Prinzessin

Vrouw

Neen

German PROF(D)

Professor

German RITTER

Ritter

Man

Neen

German VOE

V.O.E.

Bedrijf

Ja

Vereinigung Ohne Erwerbezwek

German WIV

W.I.V.

Bedrijf

Neen

Wirtschaftlichen Interessen Vereinigung

Spanish SL

SL

Bedrijf

Neen

Vennootschap naar Spaans Recht

Ja

Ja

37

7 Aanvullende informatie 7.1 Filters gebruiken Met behulp van filters kunt u ervoor zorgen dat enkel bepaalde klanten, wisselstukken, posten of andere records in een venster worden weergegeven. U stelt een filter in door voor één of meerdere velden in een tabel voorwaarden in te voeren. Het programma test alle kaarten, en alleen de kaarten die aan de ingestelde voorwaarden voldoen worden vervolgens weergegeven. Om een filter te verwijderen, kiest u vanuit de menubalk Beeld - Alles weergeven of klikt u op

of

in de werkbalk.

In Navision Financials kunt u veld- en tabelfilters gebruiken. Opmerking: Veld- en tabelfilters zijn vensterafhankelijk. Indien u in een bepaald venster een filter plaatst op een tabel en vervolgens dezelfde tabel in een ander venster bekijkt, zal de filter hier niet werken. De filters in een venster blijven echter van kracht tot u ze verwijdert of door een andere filter vervangt.

38

7.1.1 Veldfilters gebruiken Een afbakening op één veld wordt een veldfilter genoemd. Er wordt alleen een filter geplaatst op het veld waar de cursor in staat op het moment dat u de functie activeert. Voorbeelden: Geef alleen de klanten met een positief saldo weer. Geef de wisselstukken weer met kortingscode A. Visualiseer de voertuigen van een bepaald model. Toon de wisselstukken met status “Wordt vervangen”. Toon alle nieuwe voertuigen. Hieronder wordt beschreven hoe u met behulp van een veldfilter de klantentabel zodanig kunt afbakenen dat enkel de klantenkaarten met een saldo groter dan 0 getoond worden. 1. Open een klantenkaart. 2. Klik op het veld Saldo (LV). 3. Kies de opdracht Beeld - Veldfilter... in de menubalk of druk op de functietoets F7 of klik op of in de werkbalk. Volgend venster verschijnt:

Veldfilter

4.

5. 6.

7.

In het geopende venster kunt u de filtercriteria invoeren. Standaard heeft het filterveld dezelfde inhoud als het veld op de kaart. U kunt deze waarde echter overschrijven, indien nodig. Voer >0 in en klik op de knop OK. Indien u nu de klantentabel doorbladert, ziet u enkel de klanten die een positief saldo hebben. De andere klanten zitten nog steeds in de database. De kaarten blijven echter verborgen tot u de filter verwijdert. Kies de opdracht Beeld - Alles weergeven of klikt u op Nu kunt u opnieuw alle kaarten in de klantentabel bekijken.

of

in de werkbalk.

Om op meerdere velden filters te plaatsen, kunt u gebruik maken van een tabelfilter. Het filtervenster bevat drie knoppen (en een Help knop). De knop Toepassen kan u gebruiken om het resultaat van de ingevoerde filter te bekijken zonder het filtervenster af te sluten. Indien u op OK klikt, wordt de filter toegepast en wordt het filtervenster gesloten. Met de knop Annuleren kan u het venster sluiten. De wijzigingen die u heeft aangebracht in het filterveld sinds de vorige keer dat u op Toepassen klikte worden genegeerd.

39

7.1.2 Tabelfilters gebruiken U gebruikt een tabelfilter om op meer dan één veld een filter in te stellen. Voorbeelden: Geef alle Mini-wisselstukken met voorraad 0. Geef alle wisselstukken met status "Wordt vervangen” en voorraad > 0. Geef alle voertuigen met modelnr. AL71 en kilometerstand > 100000 km. Onderstaand voorbeeld toont hoe u filtercriteria kunt invoeren met behulp van een tabelfilter: 1. Open een wisselstukkaart. 2. Kies vanuit de menubalk Beeld - Tabelfilter... of druk Ctrl+F7 of klik op of in de werkbalk. Vervolgens verschijnt een venster met de gefilterde velden:

Tabelfilter

3.

4. 5. 6. 7.

Indien er geen filters zijn gedefinieerd, bevat het venster alleen het veld waarin de cursor zich bevindt. In de linkerkolom kunt u de namen van de te filteren velden invoeren. In het onderstaande voorbeeld wordt een filter geplaatst op de velden Vervangingsstatus en Voorraad: Op de eerste regel klikt u in de kolom Veld. Klik op de AssistButton (F6) en selecteer het veld Vervangingsstatus. Klik op OK om de veldnaam in het venster te kopiëren. Herhaal stap 3 voor het veld Voorraad. In de rechterkolom kunt u de filters voor beide velden invullen: Voer "Wordt vervangen" in in het veld Vervangingsstatus. Voer ">0" in in het veld Voorraad.

Tabelfilter

8. 9.

Klik op de knop OK. Indien u nu de wisselstukkentabel doorbladert, ziet u enkel de wisselstukken die worden vervangen en een voorraad >0 hebben. De andere wisselstukken zitten nog steeds in de database. De kaarten blijven echter verborgen tot u de filter verwijdert.

10.

Kies de opdracht Beeld - Alles weergeven of klikt u op Nu zijn alle wisselstukken weer te zien.

of

in de werkbalk.

40

Het filtervenster bevat drie knoppen (en een Help knop). De knop Toepassen kan u gebruiken om het resultaat van de ingevoerde filter te bekijken zonder het filtervenster af te sluten. Indien u op OK klikt, wordt de filter toegepast en wordt het filtervenster gesloten. Met de knop Annuleren kan u het venster sluiten. De wijzigingen die u heeft aangebracht in het filterveld sinds de vorige keer dat u op Toepassen klikte worden genegeerd.

7.1.3 Een belangrijke opmerking m.b.t. de ingestelde filters Wanneer de tabel gefilterd is, verschijnt onderaan in de statusbalk de tekst . Soms stelt het programma zelf automatisch een filter in, bij voorbeeld een filter op locatie. Dit betekent enerzijds dat de tekst kan verschijnen onderaan in de statusbalk zonder dat u zelf een veld- of tabelfilter instelde en anderzijds dat de tekst wanneer u de opdracht Beeld - Alles weergeven kiest of klikt op

niet altijd verdwijnt of

in de werkbalk.

U kan dan ook best via Ctrl+F7 nakijken welke filters er eventueel actief zijn. Dit is ook mogelijk via het icoon in de menubalk

of

.

41

7.1.4 Filtercriteria invoeren U kunt bij de invoer van criteria alle cijfers en letters gebruiken die u normaal ook kunt gebruiken. Daarnaast kunt u een aantal speciale symbolen en rekenkundige formules gebruiken. Dit zijn de beschikbare notities: Teken

Betekenis

Voorbeeld

Weergegeven records

=

Gelijk aan

377

Nummer 377

BLAUW

Records met de code BLAUW, zoals de magazijncode BLAUW.

22

Datum/tijd: Van 22 lopende maand, lopend jaar 0:00:00 tot 22 lopende maand, lopend jaar 22:59:59

22 10

Een exacte datum/tijd: 22-01-01 10:00:00

1.100..2.100

Nummers 1100 t/m 2100

..2.500

Tot en met 2500

..31 12 00

Datums tot en met 31.12.00

P8..

Gegevens voor boekhoudperiode 8 en verder

..23

Van begintijd tot 23 lopende maand, lopend jaar 23:59:59

23..

Van 23 lopende maand, lopend jaar 00:00:00 tot eindtijd

22..23

Van 22 lopende maand, lopend jaar 0:00:00 tot 23 lopende maand, lopend jaar 23:59:59 Records met nummer 1200 of 1300

..

Interval

|

Of/of

1.200|1.300

&

En

<2.000&>1.00 Nummers kleiner dan 2000 en groter dan 0 1000. Een zelfstandig gebruik van het teken & met nummers is niet mogelijk omdat er geen records met twee nummers zijn toegestaan.

<>

Niet gelijk aan

<>0

Alle nummers behalve 0 In SQL Server Option kunt u dit teken combineren met jokertekens. <>A* betekent bijvoorbeeld 'Niet gelijk aan tekst die begint met A'.

>

Groter dan

>1.200

Nummers groter dan 1200

>=

Groter dan of gelijk aan

>=1.200

Nummers groter dan of gelijk aan 1200

<

Kleiner dan

<1.200

Nummers kleiner dan 1200

<=

Kleiner dan of gelijk aan

<=1.200

Nummers kleiner dan of gelijk aan 1200

*

Een onbeperkt *Be* aantal onbekende tekens

Tekst met de letters "Be"

*Be

Tekst die eindigt op "Be"

Be*

Tekst die begint met "Be"

42

Teken

Betekenis

Voorbeeld

Weergegeven records

?

Een onbekend teken

Jans?n

Tekst zoals Jansen of Jansma

Berekenen voor de rest

30| (>=10&<=20)

Records met nummer 30 of met een nummer tussen 10 en 20 (het resultaat van de berekening tussen haakjes).

@

Geen onderscheid @locatie tussen hoofdletters en kleine letters (beide zijn toegestaan)

Tekst zoals LOCATIE, locatie of Locatie.

U kunt de verschillende notatiesoorten ook combineren: 5.999| 8.100..8.490

Alle records met het nummer 5999 of een nummer uit het interval 8100 tot en met 8490.

..1.299|1.400..

Records met een nummer kleiner dan of gelijk aan 1299 of gelijk aan 1400 en hoger. Met andere woorden: alle nummers behalve 1300 tot en met 1399.

>50&<100

Records met een nummer groter dan 50 en kleiner dan 100, ofwel nummer 51 tot en met 99.

*C*&*D*

Tekst met de tekens C en D.

@*bo?*

Tekst met de tekens bo, BO, Bo, bO zoals boek, boekhouding en geboekt. De combinatie BO, bO, Bo of bo moet in de tekst voorkomen, gevolgd door ten minste één teken en kan worden omsloten door een onbeperkt aantal tekens in de vorm van zowel hoofdletters als kleine letters.

Attentie: Zorg dat u alleen zinvolle filters invoert. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een nietbestaande interval op te geven zonder dat dit wordt gecontroleerd. U moet op de hoogte zijn van de sorteringsregels van het programma om zinvolle filters te kunnen invoeren.

7.1.5 Verwijderen van filters Er zijn 3 mogelijkheden om een filter te verwijderen of ongedaan te maken: Door op de knop Alles weergeven of in de knoppenbalk te klikken. Door de functietoets Shift + CTRL + F7 te gebruiken. Door Beeld - Alles weergeven te kiezen in de menubalk.

43

Index -DData-Cleansing Aandachtspunten ter preventie van creatie van dubbels 19 Normalisatie instellingen 28 Normalisatie Titelcodes - leidraad titelcodes 32 Normaliseren van adressen (fuzzy) 8 Normaliseren van BTWnr. 8 Normaliseren van telefoon- en faxnummer 8 Normaliseren van Titelcodes 2 Normaliseren: dubbels samenvoegen 15 Normaliseren: dubbels samenvoegen naar één kaart 15 Normaliseren: dubbels zoeken 15 Normaliseren: duplicaten samenvoegen 15 Normaliseren: duplicaten zoeken 15 Normaliseren: klantenkaart opvragen vanuit de titelcodelijst 7 Normaliseren: ontdubbelen 15 Normalmisatie - foutmeldingen 30 Standaard titelcodes 34 Data-Cleansing introductie doel 1 w at? 1

-NNavision Introductie Filters 38 Filters: een belangrijke opmerking Filters: Filtercriteria 42 Filters: Ongedaan maken 43 Filters: Tabelfilter 40 Filters: Veldfilter 39 Filters: Verw ijderen 43

41