Handleiding Contractbeheer Rijkscontracten.nl
Gebruikersversie
Contractbeheer De functionaliteit contractbeheer biedt u de mogelijkheid contracten die onder uw beheer vallen in te voeren en bij te werken. Wanneer u inlogt op Rijkscontracten.nl, krijgt u op het tabblad “Mijn contracten” een overzicht te zien van alle contracten die onder uw beheer vallen.
Figuur 1: Voorbeeldpagina “Mijn contracten: Wanneer u op een contract klikt (opent) krijgt u de volledige contractgegevens van het betreffende contract te zien. Met behulp van de optie Bewerken, helemaal rechts boven op de pagina, kunt u de gegevens van uw contract wijzigen. Als u één van de verplichte velden niet invult, wordt het contract niet opgeslagen en krijgt u een foutmelding te zien. Onderstaand kunt u lezen welke informatie u precies in ieder veld dient in te vullen. Naast het invoeren en bewerken van een contract heeft u ook de mogelijkheid om een verlopen contract uit het contractenoverzicht naar het archief te verplaatsen. Dit kan door op de knop archiveren te klikken. Het contract is dan ter inzage in het archief terug te vinden.
Nieuw contract aanmaken Algemene informatie Titel van het contract: verplicht veld In de titel dient het onderwerp van het contract zo kort en bondig mogelijk te worden geformuleerd. Indien sprake is van een contract dat in percelen is onderverdeeld dient elk perceel als apart contract in het systeem opgenomen te worden en als perceel in de titel vermeld. Voorbeeld titel contract: OT2010 werkplekken, perceel 1 OT2010 Mobiele Communicatie, perceel 2 Portfolio: verplicht veld Binnen dit veld heeft u de keuze uit 4 portfolio’s en een optie ‘Overige’. Contracten die niet aanbesteed zijn binnen Categoriemanagement en waar (nog) geen categoriemanagers voor aangesteld is vallen onder de portfolio overige (IC contracten). Categorie: verplicht indien het een CM contract betreft Categorie waaronder het contract valt. Aanbestedend ministerie: verplicht veld Hier kiest u in het uitvouwscherm welk Ministerie bij de aanbesteding als leadbuyer heeft opgetreden. Categoriemanager: verplicht indien het een CM contract betreft. Indien het contract binnen categoriemanagement is aanbesteedt, dient u hier aan te geven wie de categoriemanager voor deze categorie/dit contract is. Voornaam en achternaam dienen volledig en volluit geschreven te worden. Tijdens het invoeren verschijnen er suggesties van namen waaruit u kunt selecteren. Coordinerende directeur inkoop (CDI): verplicht veld Gevraagd wordt naar de CDI van het departement dat bij de aanbesteding als leadbuyer heeft opgetreden. Voornaam en achternaam dienen volledig en volluit geschreven te worden. Tijdens het invoeren verschijnen er suggesties van namen waaruit u kunt selecteren. Contracteigenaar: verplicht indien het een IC contract betreft. Hier geeft u de naam van de persoon op die binnen het aanbestedende departement optreedt als contracteigenaar. Voornaam en achternaam dienen volledig en volluit geschreven te worden. Tijdens het invoeren verschijnen er suggesties van namen waaruit u kunt selecteren. Portfoliomanager: verplicht indien het een CM contract betreft. Indien het contract binnen categoriemanagement is aanbesteedt, dient u hier aan te geven wie de portfoliomanager is. Voornaam en achternaam dienen volledig en volluit geschreven te worden. Tijdens het invoeren verschijnen er suggesties van namen waaruit u kunt selecteren.
Contractgegevens Contractkenmerk: verplicht veld Het contractkenmerk is een interne aanduiding (bijvoorbeeld een nummer of code) op basis waarvan het contract binnen uw eigen organisatie terug te vinden is. Uitgaverubriek: Code van de uitgaverubriek van het contract. Klik op ‘Meer informatie’ bij het veld voor een overzicht. Korte beschrijving dienst(en)/product(en)/werken: verplicht veld Binnen dit veld dient u een korte beschrijving te geven van de door u ingekochte producten, werken of diensten. De beschrijving mag maxiaal 300 karakters zijn, wat gelijk staat aan ongeveer 4 regels. Deelnemende organisaties: verplicht veld In het veld deelnemende organisaties dient u alle zelfstandig aanbestedende diensten op te nemen die deelnemen aan dit contract en dus binnen dit contract bestellingen mogen plaatsen. Voorbeeld deelnemende organisaties: 4FM - Kerndepartement Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZK) - Kerndepartement Verkeer en Waterstaat (V&W) - Inspectie Verkeer en Waterstaat (IVW) - Kerndepartement Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) - Kerndepartement Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM) - Inspectiedienst - Kerndepartement Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) - Inspectie van het Onderwijs - Nationaal Archief - Raad voor Cultuur - College voor Examens Ministerie van Algemene Zaken (AZ) - Bestuursdepartement - Bureau van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR) - Rijksvoorlichtingsdienst (RVD) - Dienst Publiek en Communicatie (DPC) Leverancier(s) : verplicht veld In dit veld dient u de naam van de leverancier(s) te vermelden. De naam van de leverancier dient voluit geschreven te zijn. Een afkorting kunt u eventueel tussen aanhalingstekens achter de naam opnemen. Voorbeeld: Ernst en Young (E&Y) Ingangsdatum: verplicht veld Hier vult u de datum in waarop het contract ingaat. Notatie: 02-05-2011 Einddatum: verplicht veld Hier vult u de datum in waarop het contract verloopt. De einddatum die wordt weergegeven is de einddatum zonder dat de verlengingsopties zijn meegenomen.
Notatie: 02-05-2011 Optie op verlenging: verplicht veld Wanneer een contract een optie op verlenging heeft kunt u dit hier aangeven. Bij elke verlenging of nieuwe aanbesteding dient u na te gaan of het contract nog steeds een optie heeft om te mogen verlengen. Relevante documenten en links Indien u extra informatie over een contract wenst te verstrekken kunt u dat hier opnemen als tekst of als bestand uploaden. Het is niet toegestaan om vertrouwelijke informatie op te nemen, zoals bijvoorbeeld de overeengekomen prijsafspraken. Een bestand dat u wilt toevoegen mag maximaal 16 MB groot zijn. Toegestane extensies zijn: txt doc pdf xls odt gif png jpg
Verlenging/nieuwe aanbesteding 1 jaar voordat een contract de einddatum heeft bereikt ontvangt u een mail met het verzoek aan te geven wat u met het contract gaat doen: verlengen of opnieuw aanbesteden. Contract is/wordt verlengd: Indien u besluit het contract te verlengen kunt u hier voor de optie “Ja” kiezen. Nieuwe einddatum: verplicht indien Contract is/wordt verlengd = JA Bij een verlenging kunt u hier de nieuwe einddatum opnemen waarop het contract verloopt. De einddatum die wordt weergegeven is de einddatum zonder dat de verlengingsopties zijn meegenomen. Notatie: 02-05-2011 Verlengingsgeschiedenis: Hier houdt u de einddata van voorgaande verlengingen bij. U kunt het beste één einddatum per regel invoeren. Contract wordt/is opnieuw aanbesteedt: Wanneer u er voor kiest om een contract te verlengen dient u hier de optie “Nee” aan te vinken. Wanneer u besluit een contract niet te verlengen, maar opnieuw aan te besteden kunt u dat aangeven door het veld “Ja” aan te vinken. U dient hierbij ook aan te geven per wanneer de werkzaamheden van start gaan Contract wordt/is opnieuw aanbesteed per: verplicht indien Contract wordt/is opnieuw aanbesteed = JA Hier dient u aan te geven per wanneer het contract wordt aanbesteedt. Dit betreft de datum wanneer de werkzaamheden m.b.t. de nieuwe aanbesteding van start gaan. Notatie: 02-05-2011 Contactpersoon nieuwe aanbesteding: verplicht indien Contract wordt/is opnieuw aanbesteed = JA Naast het opnemen van een datum wanneer u van start gaat met de nieuwe aanbesteding, dient u ook een contactpersoon op te nemen. De contactpersoon dient
iemand te zijn bij wie men terecht kan met inhoudelijke vragen over de nieuwe aanbesteding. Wanneer u een contactpersoon wilt invoeren die niet bekend is in het systeem dient u deze eerst als nieuwe gebruiker toe te voegen. Dit kunt u doen, door op “Nieuwe gebruiker toevoegen?” te klikken. U krijgt vervolgens een formulier waarin gevraagd wordt enkele gegevens van de “nieuwe” contactpersoon. Na het verzenden van dit formulier keert u automatisch terug naar het contract wat u aan het invoeren bent om de contactpersoon toe te voegen.
Contactpersonen Eerste contactpersoon: Tweede contactpersoon: In bovengenoemde velden dient u twee contactpersonen op te nemen die de gebruikers van Rijkscontracten.nl kunnen benaderen voor meer inhoudelijke informatie over het contract. Wanneer u een contactpersoon wilt invoeren die niet bekend is in het systeem dient u deze eerst als nieuwe gebruiker toe te voegen. Dit kunt u doen, door op “Nieuwe gebruiker toevoegen?” te klikken. U krijgt vervolgens een formulier waarin gevraagd wordt enkele gegevens van de “nieuwe” contactpersoon. Na het verzenden van dit formulier keert u automatisch terug naar het contract wat u aan het invoeren bent om de contactpersoon toe te voegen. Archiefstatus: Wanneer u een nieuw contract invoert wordt standaard de optie “niet gearchiveerd” geselecteerd. Indien het contract de einddatum heeft bereikt en reeds opnieuw is aanbesteedt dient u het contract te verplaatsen naar het archief. Dit kunt u doen door “Gearchiveerd” aan te vinken. Het contract wordt dan verplaats naar het archief. Deze blijft te allen tijde voor een ieder toegankelijk voor inzage. Redactie/publicatie:
Wordt nog gecontroleerd
Dit veld staat standaard op “wordt nog gecontroleerd”. Nieuwe contracten worden eerst door de site beheerder gecontroleerd. Na controle wordt het contract door de site beheerder gepubliceerd.
Wanneer u alle verplichte velden heeft ingevuld, klikt u op Opslaan. De gegevens worden nu opgeslagen in de database. Als niet alle verplichte velden zijn ingevuld, verschijnt bovenaan de pagina in rode letters welke velden nog ingevuld moeten worden. Alle verplichte velden moeten ingevuld zijn voordat het contract kan worden opgenomen in de database. Na het opslaan kunt u een nieuw contract invoeren of als u op tabblad “Mijn contracten” klikt, keert u terug naar de lijst van alle contracten die onder uw beheer vallen.
