Handleiding
Beauty Pack 4.0 1
Beauty Pack Kleverlaan 113 2023 JD Haarlem Tel. +31 (0)23 527 23 23
[email protected] www.beautypack.nl
Volg ons op: Twitter, YouTube en beautypack.nl
Uitgave April 2011 Het copyright van Beauty Pack met bijbehorende handleidingen en producten. Alle andere merken en productnamen zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van hun respectievelijke houders.
2
1
Inhoudsopgave
1
INHOUDSOPGAVE ....................................................................................................... 3
2
INLEIDING ................................................................................................................... 7
3
OPZET HANDLEIDING................................................................................................... 7
4
LICENTIEOVEREENKOMST............................................................................................ 7 4.1 4.2 4.3
5
ABONNEMENT ............................................................................................................ 9 5.1
6
ALGEMENE VOORWAARDEN ............................................................................................... 7 GARANTIEBEPALINGEN...................................................................................................... 8 AUTEURSRECHT ............................................................................................................... 8 ABONNEMENTSBEPALINGEN .............................................................................................. 9
INSTALLATIE .............................................................................................................. 10 6.1 SYSTEEMVEREISTEN ........................................................................................................ 10 6.1.1 Besturingssystemen.............................................................................................. 10 6.1.2 Schermresolutie .................................................................................................... 10 6.1.3 Geheugen ............................................................................................................. 11 6.2 INSTALLATIEPROCEDURE .................................................................................................. 11 6.3 INSTALLATIE OPTIONELE HARDWARE .................................................................................. 12 6.3.1 Epson bonprinter .................................................................................................. 12 6.3.2 Slimline kassalade ................................................................................................ 13 6.3.3 Digitale camera .................................................................................................... 13 6.3.4 Barcode scanner ................................................................................................... 13
7
BEGINNEN MET BEAUTY PACK 4.0 ............................................................................. 14 7.1 REGISTEREN VAN DE SOFTWARE ........................................................................................ 14 7.2 STARTEN MET DE DEMO DATABASE ................................................................................... 14 7.3 STARTEN MET EEN NIEUWE DATABASE................................................................................ 15 7.3.1 Welke gegevens zijn al aanwezig? ....................................................................... 16 7.3.2 Waar moet ik mee beginnen om te kunnen werken? .......................................... 16 7.4 DATABASE BESTANDEN EN ADMINISTRATIEMAP ................................................................... 17 7.5 DATABASE SELECTIE ....................................................................................................... 18
8
HOOFDFUNCTIES BEAUTY PACK ................................................................................ 19
9
SELECTIEVENSTERS .................................................................................................... 20 9.1 NAVIGATIE ................................................................................................................... 20 9.2 DE KNOPPEN IN DE SELECTIEVENSTERS ............................................................................... 21 9.2.1 Selectievenster...................................................................................................... 21 9.2.2 Weergave & Zoeken van selectie lijst ................................................................... 22 9.2.3 Filter selectie......................................................................................................... 23 9.3 EXTRA’S ....................................................................................................................... 23 9.4 OPSOMMING VAN SELECTIEVENSTERS ................................................................................ 24
10 ONDERHOUDSVENSTERS ALGEMEEN ........................................................................ 25
3
10.1 10.2 10.3
NAVIGATIE ................................................................................................................... 25 MEMO TABBLADEN ........................................................................................................ 26 OMZET EN GRAFIEK TABBLADEN ........................................................................................ 27
11 ONDERHOUDSVENSTERS IN DETAIL........................................................................... 29 11.1 AFBEELDINGS CATEGORIE ................................................................................................ 29 11.2 AFSPRAAK ANNULEER REDEN ........................................................................................... 30 11.3 ANALYSE ...................................................................................................................... 31 11.3.1 Tabblad Algemeen............................................................................................ 31 11.3.2 Tabblad Afbeeldingen ...................................................................................... 31 11.3.3 Tabblad Symbolen ............................................................................................ 32 11.4 ARTIKEL ....................................................................................................................... 32 11.5 B.T.W. ....................................................................................................................... 34 12 VIA DATA/VASTE GEGEVENS/B.T.W. ......................................................................... 34 12.1 BEHANDEL PRIJSBASIS ..................................................................................................... 36 12.2 BEHANDELGROEP .......................................................................................................... 37 12.3 BEHANDELING ............................................................................................................... 38 12.4 BETAALWIJZE ................................................................................................................ 39 12.4.1 Betaalwijze lijst................................................................................................. 39 12.4.2 Omschrijving betaalwijze ................................................................................. 40 12.5 KLANT ......................................................................................................................... 41 12.6 KORTING...................................................................................................................... 42 12.7 KUURKAARTEN .............................................................................................................. 43 12.8 LEVERANCIER ................................................................................................................ 44 12.9 MEDEWERKER .............................................................................................................. 46 12.10 PAKKET .................................................................................................................... 47 12.11 PRODUCTLIJN............................................................................................................ 48 12.12 VERKOOPGROEP ........................................................................................................ 49 12.13 VERZEKERAAR ........................................................................................................... 50 13 AGENDA .................................................................................................................... 51 13.1 TOETSENBORD EN MUISNAVIGATIE .................................................................................... 52 13.1.1 Dag- en weekvenster ........................................................................................ 52 13.1.2 Dag-en weekvenster popup menu.................................................................... 53 13.1.3 Datumselectie ................................................................................................... 54 13.1.4 Maandvenster .................................................................................................. 54 14 VASTLEGGEN VAN EEN SESSIE ................................................................................... 55 14.1 TABBLAD ALGEMEEN ...................................................................................................... 56 14.1.1 Datum ............................................................................................................... 56 14.1.2 Begintijd............................................................................................................ 56 14.1.3 Eindtijd.............................................................................................................. 56 14.1.4 Klant ................................................................................................................. 56 14.1.5 Medewerker ..................................................................................................... 57 14.1.6 Omschrijving ..................................................................................................... 57 14.1.7 Annuleer Reden ................................................................................................ 57 14.2 TABBLAD VERKOOP ........................................................................................................ 57
4
14.2.1 Handmatig ........................................................................................................ 57 14.2.2 Barcodelezer ..................................................................................................... 59 14.3 TABBLAD SALONPRODUCTEN ........................................................................................... 61 14.4 TABBLAD AFBEELDINGEN................................................................................................. 61 15 SPAARPUNTEN SYSTEEM ........................................................................................... 61 15.1 15.2 15.3
SPAARSYSTEEM ACTIVEREN .............................................................................................. 61 AANBIEDINGEN ............................................................................................................. 62 SPAARPUNTEN INLEVEREN ............................................................................................... 63
16 KUURKAARTEN.......................................................................................................... 64 16.1 BEHANDELING ALS KUUR AANGEVEN .................................................................................. 64 16.2 KUURKAARTEN OVERZICHTEN ........................................................................................... 65 16.2.1 Per klant ........................................................................................................... 65 16.2.2 Totaal................................................................................................................ 66 17 CADEAUBONNEN ...................................................................................................... 67 18 RAPPORTAGE ............................................................................................................ 68 19 PRIJSAFHANDELING................................................................................................... 70 19.1 AANBIEDINGEN ............................................................................................................. 70 19.2 HANDPRIJS ................................................................................................................... 72 19.3 KORTINGEN .................................................................................................................. 72 19.3.1 Klanten korting ................................................................................................. 72 19.3.2 Extra korting ..................................................................................................... 73 19.4 ARTIKEL ....................................................................................................................... 73 19.5 B.T.W. ....................................................................................................................... 73 20 FACTURERING EN KASSA ........................................................................................... 74 20.1 20.2 20.3 20.4 20.5
ADMINISTRATIE OPTIES ................................................................................................... 74 STANDAARD BEAUTY PACK A4 FACTUUR ............................................................................ 76 KASSABON ................................................................................................................... 77 FACTUUR AFDRUKKEN MET BEHULP VAN MICROSOFT WORD .................................................. 78 KASSALADE................................................................................................................... 80
21 VOORRAAD ............................................................................................................... 81 21.1 VOORRAADMUTATIES ..................................................................................................... 81 21.2 STARTVOORRAAD .......................................................................................................... 83 21.3 VERKOOP ..................................................................................................................... 84 21.4 SALONPRODUCTEN ........................................................................................................ 85 21.5 BESTELLINGEN............................................................................................................... 87 21.5.1 Leverancier instellingen .................................................................................... 87 21.5.2 Besteladvies ...................................................................................................... 87 21.5.3 Bestelsysteem ................................................................................................... 87 21.6 VOORRAADVERSCHILLEN ................................................................................................. 90 22 IMPORTEREN ARTIKELGEGEVENS .............................................................................. 91 22.1 22.2
IMPORTBESTANDEN........................................................................................................ 91 HOE WORDT DE KOPPELING GELEGD? ................................................................................ 91 5
22.3 IMPORTPROCEDURE ....................................................................................................... 92 22.4 INDELING VAN HET IMPORTBESTAND .................................................................................. 95 22.4.1 Formaat ............................................................................................................ 95 22.4.2 Indeling headerrecord ...................................................................................... 95 22.4.3 Indeling leverancierrecord ................................................................................ 96 22.4.4 Indeling artikelrecord ....................................................................................... 97 23 EXPORTEREN BOEKHOUDGEGEVENS ......................................................................... 98 23.1
EXPORTEREN NAAR SNELSTART ......................................................................................... 98
24 OPSLAAN DIGITALE AFBEELDINGEN..........................................................................100 25 MAILINGS .................................................................................................................101 25.1 NIEUWE SELECTIE MAKEN. ............................................................................................. 102 25.2 SELECTIE KLANTGEGEVENS ............................................................................................. 103 25.3 SELECTIE VERKOOPGEGEVENS ......................................................................................... 104 25.4 SELECTIE UITVOER ........................................................................................................ 105 25.4.1 Etiketformaten ............................................................................................... 106 25.4.2 Uitgaande Email Instellen .............................................................................. 106 25.4.3 Probleem oplossingen bij het verzenden van E-Mailing................................. 107 25.5 MAILSELECTIE UITVOEREN EN OPSLAAN ............................................................................ 107 25.5.1 E-mail versturen in HTM of HTML Formaat ................................................... 108 26 BEAUTY PACK UPDATE .............................................................................................110 27 BEAUTY PACK HELPSYSTEMEN .................................................................................111 27.1 27.2 27.3
INHOUDSOPGAVE ........................................................................................................ 111 INDEX ........................................................................................................................ 111 HET HELPSYSTEEM DOORZOEKEN .................................................................................... 111
28 FOUTSITUATIES ........................................................................................................112 29 ADMINISTRATIE MODULE ........................................................................................113 29.1 GEBRUIKERS ............................................................................................................... 114 29.2 GEBRUIKERSGROEPEN................................................................................................... 115 29.3 DATA VERWIJDEREN ..................................................................................................... 115 29.4 BACK-UP EN RESTORE................................................................................................... 117 29.4.1 Back-up medium ............................................................................................. 117 29.4.2 Back-up instellingen ....................................................................................... 118 29.4.3 Handmatige back-up ...................................................................................... 119 29.4.4 Back-up bestanden ......................................................................................... 119 29.4.5 Restore............................................................................................................ 119 29.5 BESTEDINGS CODE ....................................................................................................... 122 29.5.1 Voorbeelden ................................................................................................... 123 INDEX ..............................................................................................................................124
6
2
Inleiding
Bedankt voor uw aanschaf van Beauty Pack, de administratieve oplossing voor uw bedrijf in de huidverzorgingbranche.
3
Opzet handleiding
In de volgende hoofdstukken zullen wij alle facetten van Beauty Pack behandelen. Deze handleiding kunt u op willekeurige momenten gebruiken, bijvoorbeeld wanneer u tegen een administratief probleem aanloopt en wilt weten hoe u dit probleem met behulp van Beauty Pack kunt oplossen of hoe u Beauty Pack moet installeren op uw PC. Hoofdstuk 6 behandelt de installatie van Beauty Pack. In hoofdstuk 8 zullen wij in hoofdlijnen uitleggen wat de basis functies van Beauty Pack zijn, in de daarop volgende hoofdstukken zullen wij elke basis functie verder uitwerken.
4
Licentieovereenkomst
Voor het software programma Beauty Pack geldt de volgende licentieovereenkomst.
4.1 Algemene voorwaarden De licentiehouder is uit hoofde van de licentieovereenkomst aan licentiegever een licentievergoeding verschuldigd voor de software waarvoor krachtens deze licentieovereenkomst een gebruiksrecht wordt verleend. Beautypack heeft het recht om het gebruiksrecht met onmiddellijke ingang op te zeggen mits eenvoudige schriftelijke ingebrekestelling en/of kennisgeving, indien licentiehouder in gebreke is met de nakoming van één of meer van zijn verplichtingen. Beauty Pack verleent de licentiehouder het recht om de programmatuur van het softwarepakket op een enkele alleenstaande computer te gebruiken. Wanneer het een multi-userpakket of extra gebruikerslicentie betreft mag het pakket op het aantal computers gebruikt worden waarvoor gebruiksrecht is aangeschaft. Dit gebruiksrecht is niet overdraagbaar: u mag het softwarepakket niet verkopen, uitlenen, verhuren of in lease geven. Beauty Pack sluit iedere aansprakelijkheid uit voor enige schade welke ontstaan is door het gebruik van of enige verhindering tot het gebruik van het softwarepakket, zoals onder meer schadevergoeding voor winstderving, bedrijfsonderbreking, verlies van informatie of enig ander verlies. De aansprakelijkheid van Beauty Pack beperkt zich uitsluitend tot de terugbetaling van de licentievergoeding of vervanging van de tot het bij het softwarepakket behorende programmatuur, e.a. te bepalen door Beauty Pack. Over deze vervangende programmatuur wordt een garantietermijn gegeven van 30 dagen of de resterende tijd van de oorspronkelijke garantietermijn. De aansprakelijkheid van Beauty Pack zal nooit hoger zijn dan de laagste van de volgende prijzen: de prijs waarvoor het softwarepakket gekocht is of de prijs van het dan geldende tarief. Op deze licentieovereenkomst is Nederlands Recht van toepassing. Geschillen betreffende de uitleg en toepassing van deze licentieovereenkomst zullen, bij uitsluiting van iedere 7
andere rechterlijke instantie, in eerste aanleg worden beslecht door de Arrondissementsrechtbank te Haarlem. De licentieovereenkomst wordt beëindigd door: -
Inruil van het softwarepakket; Het door Beauty Pack terugbetalen van de licentievergoeding op grond van aansprakelijkheid; Het door Beauty Pack constateren van niet toegestane verveelvoudiging van het softwarepakket zoals hiervoor omschreven is.
4.2 Garantiebepalingen Beauty Pack garandeert gedurende één jaar vanaf aanschafdatum van het softwarepakket, dat de programmatuur op computersystemen met Windows XP sp3, Vista of Windows 7 in grote lijnen functioneert overeenkomstig de handleiding(en) en helpbestand(en), die bij het softwarepakket behoren. Beauty Pack garandeert dat de programmatuur zorgvuldig is gecontroleerd bij uitlevering bekende virussen. Beauty Pack garandeert niet dat de programmatuur geen gebreken vertoont voor wat betreft het materiaal en functioneren. Beauty Pack garandeert niet dat het softwarepakket voor toepassingen, die buiten het bestek van de bijgeleverde handleidingen en helpbestanden vallen. Beauty Pack garandeert niet dat alle functionele mogelijkheden van de bestaande programmatuur wordt overgenomen in een nieuwe versie. Buiten de hierboven genoemde garanties verleent Beauty Pack geen andere garanties.
4.3 Auteursrecht Het softwarepakket (inclusief mogelijke updates welke worden beschouwd als één geheel met de oorspronkelijke software) bestaande uit één of meer Cd’s of diskettes met de software en de handleiding, blijft eigendom van Beauty Pack. Het softwarepakket wordt niet verkocht, maar in licentie gegeven. Het softwarepakket is auteursrechtelijk beschermd. Behoudens de bepalingen in deze licentieovereenkomst en de Auteurswet van 1912 is het verboden het softwarepakket of onderdelen daarvan zonder voorafgaande en schriftelijke toestemming van Beauty Pack op enige wijze of in enige vorm geheel of gedeeltelijk te verveelvoudigen en/of openbaar te maken, zoals opslag in een geautomatiseerd gegevensbestand, openbare vertoning, verhuur of uitlening, overdracht aan één of meer derden, het maken van fotokopieën, door decompilatie van de programmatuur, dan wel door het maken van mechanische, optische of elektronische verveelvoudigingen.
8
5
Abonnement
Bij Beauty Pack kunt u via de website beautypack.nl of met een aanmeldingsformulier een abonnement aanvragen. Een abonnement geeft u recht op: - Doorlopend gratis telefonische ondersteuning; - de nieuwste updates;
5.1 Abonnementsbepalingen -
-
-
-
-
-
Het abonnement zal stilzwijgend worden verlengd tegen de dan geldende prijzen onder dezelfde bepalingen, bedingen en/of voorwaarden, tenzij Beauty Pack aan de abonnee dan wel de abonnee aan Beauty Pack uiterlijk zes weken voor de afrekening van het abonnement schriftelijk heeft medegedeeld, het abonnement niet meer te zullen verlengen. Het tarief voor de jaarlijkse vergoeding zal elk jaar opnieuw worden vastgesteld. Als na onderbreking van het abonnement opnieuw een serviceabonnement wordt afgesloten, zal eerst een update plaatsvinden naar de actuele versie van het programma tegen het geldende updatetarief. In het abonnement is uitsluitend begrepen het telefonisch of schriftelijk beantwoorden van vragen en/of oplossen van problemen van de licentiehouder betreffende de functionele werkzaamheid van de Beauty Pack programmatuur, voor zover niet in de handleiding of helpbestanden beschreven. Deze service wordt uitsluitend verleend voor de meest recente versie. Service wordt verleend tot een maximum van 15 minuten per dag, van maandag t/m vrijdag van 9.00 tot 17:00 uur, behoudens algemeen erkende feestdagen en dagen waarop Beauty Pack gesloten is. Onder de service valt niet het geven van toelichting of instructies betreffende vakinhoudelijke aspecten van de door de programmatuur verrichte handelingen of het beantwoorden van vragen of oplossen van problemen die voortvloeien uit door de gebruiker aangebrachte wijzigingen in de door Beauty Pack geleverde programmatuur en databasestructuren. Van de service is uitgesloten het geven van instructies of toelichting betreffende problemen die hun oorzaak vinden in een storing van de hardware, besturingssysteem, systeemconfiguratie, netwerk communicatie of bijvoorbeeld de invloed van een virus, stroomstoring en dergelijke. In die gevallen dienen eerst de gebreken in de hardware en systeem configuratie te worden opgelost, waarna moet worden teruggegaan naar de laatst gemaakte goede veiligheidskopie van de gegevens. Bij een abonnement voor een single-userpakket worden netwerk toepassingen niet ondersteund.
9
6
Installatie
6.1 Systeemvereisten 6.1.1 Besturingssystemen Beauty Pack 4.0 kan geïnstalleerd worden op computersystemen die draaien vanaf het Microsoft Windows XP sp3 besturingssysteem. Hieronder vallen Windows XPsp3, Windows Vista en Windows 7. Voor de goede werking van uw computersysteem is het altijd raadzaam om de laatste versie van uw besturingssysteem te installeren. Raadpleeg de Microsoft website regelmatig of er wellicht updates beschikbaar zijn. 6.1.2 Schermresolutie De schermresolutie geeft aan uit hoeveel beeldpunten uw schermafbeelding(en) wordt opgebouwd. Hoe meer beeldpunten, hoe meer er op het scherm kan worden afgebeeld. Wat de beste schermresolutie voor uw systeem is hangt af van onder andere uw persoonlijke voorkeuren en de mogelijkheden van uw beeldschermkaart en monitor. Probeer een aantal resoluties en kleureninstellingen, lees wel eerst de handleiding van uw beeldschermkaart en monitor. Verkeerde instellingen kunnen uw beeldscherm namelijk schade toebrengen.
De minimale schermresolutie voor Beauty Pack moet 800 bij 600 zijn. Indien u werkt met een lagere resolutie zal Beauty Pack niet geïnstalleerd kunnen worden. De meeste modernere Pc’s zullen hier echter geen problemen mee hebben.
10
6.1.3 Geheugen Microsoft Windows heeft geheugen (RAM) nodig om snel mogelijk toegang te hebben tot de diverse gegevens. Over het algemeen zullen de zwaardere toepassingen (bijvoorbeeld videobewerking) meer intern geheugen nodig hebben. Microsoft Windows zal, indien er geen intern geheugen meer beschikbaar is, gebruik maken van tijdelijke bestanden op uw harddisk (zogenaamde Swap bestanden). Echter hoe meer er gebruik gemaakt wordt van deze tijdelijke bestanden hoe trager de werking van uw systeem. Voor de werking van Beauty Pack zal er minimaal 64 Mb (megabytes) geheugen geïnstalleerd moeten zijn. Indien u gebruik maakt van de optionele digitale camera dan dient er minimaal 128 Mb in uw systeem aanwezig te zijn.
6.2 Installatieprocedure De Beauty Pack software wordt geleverd op CD of Download. Installatie vanaf CD Wanneer u de CD in de Cd-speler van de computer plaatst, wordt het installatieprogramma normaal gesproken automatisch opgestart. Is dit niet het geval, volg dan de onderstaande instructies op: Plaats de Beauty Pack CD in het Cd-rom station; (Dubbel)klik op het bureaublad op het pictogram Deze computer; (Dubbel)klik in het venster Deze Computer op het pictogram van het Cd-station (in de meeste gevallen schijf D of E; Klik dubbel op het programma setup.exe Het volgende scherm wordt getoond. Afhankelijk van de al op uw systeem aanwezige gegevens en/of software onderdelen, kan het nodig zijn dat uw computer tijdens de installatie één keer opnieuw gestart moet worden. Tijdens de installatie zal u hierover een bericht krijgen, kies altijd voor opnieuw starten en laat de CD in het Cd-rom station totdat de hele installatie is afgerond. Tijdens de installatie zal om de locatie van de installatiemap en van de databasemap worden gevraagd. Tenzij u specifieke voorkeuren heeft of wanneer u b.v. in een netwerkomgeving werkt hoeft u deze locaties niet te wijzigen en kunt u volstaan met de standaard instellingen, d.w.z. “C:\Program Files\Beauty Pack\” voor de installatiemap en “C:\Program Files\Beauty
11
Pack\Database\”, voor Windows 7 gebruikers C:\Users\Public\Documents\Beauty Pack\Database voor de databasemap. Nadat de installatie is voltooid zal er één nieuw map op uw desktop en één nieuw map in het startmenu geplaatst zijn. De inhoud van beide mappen zijn hetzelfde. Het icoon voor het hoofdprogramma van Beauty Pack 4.0. Dit is het programma dat u het meeste zal gebruiken. Het icoon voor de administratie module van Beauty Pack. Dit onderdeel heeft u nodig wanneer u bepaalde opties van Beauty Pack wilt wijzigen of b.v. databases en gebruikers wilt toevoegen of wijzigen. Het icoon voor de update opties van Beauty Pack. Met behulp van dit onderdeel kunt u nieuwe versies van Beauty Pack via het internet ophalen. U heeft hier dus wel internet toegang voor nodig. Het icoon voor de website van Beauty Pack. Raadpleeg de Beautypack website regelmatig of er wellicht updates of nieuwe informatie beschikbaar is. Het icoon voor de Beauty Pack handleiding. U heeft Acrobat Reader nodig om deze handleiding te kunnen bekijken. http://get.adobe.com/nl/reader/
6.3 Installatie optionele hardware Indien u heeft gekozen voor de optionele hardware dan is deze paragraaf voor u van belang. 6.3.1 Epson bonprinter Voor het printen van uw factuur heeft Beauty Pack de mogelijkheid dit uit te voeren op een Epson bonprinter. Welke u kiest hangt af van onder andere de beschikbare aansluitingen op uw computer en uw eventuele wensen. Voor u tot aanschaf besluit zult u moeten bedenken welke hardware (d.w.z. printers, eventuele externe disks, scanners etc.) u gebruikt of wilt gebruiken in de toekomst. Indien uw printeraansluitingen (Centronics) al in gebruik zijn kunt u wellicht besluiten tot aanschaf van de bonprinter met compoort (RS232) aansluiting. Als die ook in gebruik zijn dan is wellicht uitbreiding van uw printer en compoort aansluitingen noodzakelijk. Hiervoor zijn in de handel insteekkaarten verkrijgbaar waardoor het aantal aansluitingen op uw computer uitgebreid wordt Ook kunt u denken aan een zogenaamde printer switchbox. Met dit apparaat kunt u meerdere printers op uw computer aansluiten en handmatig omschakelen naar de juiste printer op het door u gekozen moment.
12
Zoals gezegd, het type aansluiting hangt van uw voorkeuren en mogelijkheden af. Indien u niet tot een besluit kan komen dan zijn wij vanzelfsprekend bereid u hierbij te adviseren. 6.3.2 Slimline kassalade Aansluiting van de kassalade op uw systeem kan alleen via de hiervoor genoemde bonprinter(s). U heeft dus geen extra aansluitingen nodig.
6.3.3 Digitale camera Aansluiting van de digitale camera verloopt via een zogenaamde USB connector. Controleer of uw systeem over deze aansluiting beschikt wanneer u tot aanschaf van de camera besluit. Wanneer alle USB poorten in gebruik zijn (b.v. door een scanner of muis) kunt u overwegen een USB hub te kopen, hierdoor krijgt via de mogelijkheid meer apparatuur aan te sluiten. Voor installatie raadpleeg de handleiding van de camera. Voor het gebruik van deze camera binnen Beauty Pack zie 23.
6.3.4 Barcode scanner Een barcodescanner is een apparaat om een streepjescode (barcode) mee af te lezen. In het logistieke proces is de streepjescode onmisbaar geworden. Artikelcodes worden gerepresenteerd door streepjescodes, die sneller en accurate gescand kunnen worden dan letter- en cijfercombinaties.
13
7
Beginnen met Beauty Pack 4.0
U wilt (vanzelfsprekend) zo snel mogelijk aan de slag zonder eerste deze uitgebreide handleiding erop na te lezen. Dit hoofdstuk legt uit welke stappen u moet/kunt nemen om met Beauty Pack te beginnen en hoe u een nieuwe database met uw eigen klant- en bedrijfsgegevens kunt opzetten.
7.1 Registeren van de software Om onbeperkt met Beauty Pack te kunnen werken dient u de software eerst te registeren. Bij de Beauty Pack heeft u tevens een sleutel ontvangen, u dient deze sleutel in te voeren zodat de software onbeperkt zal blijven functioneren. Wanneer u geen sleutel heeft dan zal de software 60 dagen lang beschikbaar blijven, na deze tijd kunt u Beauty Pack niet meer gebruiken tenzij u een sleutel aanschaft. Het wijzigen van de computer datum zal geen invloed hebben op de 60 dagen periode. Alle reeds ingevoerde gegevens zullen na registratie nog steeds beschikbaar zijn zodat u deze niet opnieuw hoeft in te voeren. Wanneer de evaluatieperiode (60 dagen) van Beauty Pack voorbij zal het programma beëindigen indien u niet voor ‘Registeren’ kiest. Wanneer u voor ‘Registeren’ vul dan de benodigde gegevens zoals u deze per e-mail heeft ontvangen. Neem deze gegevens exact over en let hier vooral op leestekens (-) en kleine en grote letters (Kopiëren en plakken). Na een succesvolle registratie zal Beauty Pack starten.
7.2 Starten met de Demo Database Beauty Pack wordt geleverd met een (beperkte) demo database. In de database zijn een beperkt aantal fictieve klanten, behandelingen, pakketten, artikelen etc. aanwezig. Na de installatie zal Beauty Pack de demo database als de standaard database hebben aangewezen, waardoor u direct met deze database kan starten. In de titelbalk verschijnt de naam van de geselecteerde database, in dit geval ‘Login Demo Database’. Let op! Voordat u besluit om uw eigen klanten, producten etc. in de Demo Database op te nemen is het belangrijk te weten dat de reeds aanwezige gegevens in de Demo Database niet direct te verwijderen zijn. Een klant en de daarbij behorende gegevens (b.v. afspraken en analyses) worden niet verwijderd uit de database tenzij u de ‘opschoon’ functie in de Beauty Pack Administratie gebruikt. Wanneer u uw eigen gegevens wilt gebruiken dan is het beter eerst een database te creëren (zie 7.3).
14
De gebruikersnaam ‘Beheerder’ is standaard aanwezig in elke database en kan niet verwijderd worden. Dit om te voorkomen dat er een database zou ontstaan zonder geregistreerde gebruikers, waardoor het onmogelijk wordt de database te benaderen. Elke gebruikersnaam is gekoppeld aan een medewerker. Door aan te loggen met een gebruikersnaam zal Beauty Pack de gegevens van de medewerker gebruiken bij b.v. het maken van afspraken. Dit kan overigens gewijzigd worden. Voordat u andere gebruikersnamen kunt toevoegen zult dus eerst de daaraan gekoppelde medewerkers moeten toevoegen. Dit doet u met behulp van de hoofdmodule van Beauty Pack en niet in de Administratie. Nadat Beauty Pack geïnstalleerd is en u de hoofdmodule start dan zal het bovenstaande ‘Login’ venster verschijnen. Indien u gebruik wilt maken van de Demo Database dan hoeft u niks te wijzigen en kunt u op ‘OK’ klikken, u hoeft de eerste keer bij wachtwoord dus niets in te vullen. Wanneer u een database heeft toegevoegd zoals in de volgende paragraaf (7.3) beschreven, dan dient u deze eerst geselecteerd te hebben met behulp van de ‘Opties’ knop indien deze niet wordt aangegeven in de titelbalk van het Login venster. Dubbelklik op deze database dan eerst met behulp van het database selectie venster indien de database naam niet in de titelbalk van het login venster verschijnt. Beauty Pack zal altijd wijzen naar de laatst gebruikte database, zodat u deze stap niet elke keer hoeft te herhalen. Nadat u de eerste keer met gebruiker ‘Beheerder’ aanlogt zal u eerst een nieuw wachtwoord moeten opgeven: U dient nu een wachtwoord voor de gebruikersnaam ‘Beheerder’ op te geven en ter controle nog een keer te bevestigen. Nadat beide wachtwoorden akkoord zijn bevonden zal Beauty Pack de initialisatie afronden en het openingscherm zal getoond worden. U bent nu klaar om te beginnen met Beauty Pack. Let op! De Demo Database kan eventueel vervangen worden door een nieuwere versie van Beauty Pack wanneer u updates ontvangt. Zorg dat er zich geen belangrijke gegevens in deze database zijn opgeslagen! Heeft u toch gegevens in de database opgeslagen die u wilt bewaren, hernoem de database (en de bijbehorende map) naar een andere naam b.v. met behulp van Windows Explorer zodat de update de gegevens niet zal overschrijven.
7.3 Starten met een nieuwe database Wanneer u direct met uw eigen database wilt beginnen dan zult u deze eerst moeten creëren. Start hiervoor eerst Beauty Pack Administratie (zie 29). Via het menu optie ‘Bestand/Database Toevoegen’ kunt een nieuwe database toevoegen waarbij een aantal gegevens reeds voor u zijn ingevuld (zie 7.3.1). Voer de bestandslocatie en de naam van de database in (b.v. de naam van uw bedrijf). Beauty Pack zal nu de nieuwe database als standaard database hebben aangewezen waardoor u direct met deze database kunt beginnen. Verlaat de Administratiemodule en start Beauty Pack, de naam van de nieuwe
15
database zal in de titelbalk van het inlogvenster verschijnen. Nadat u succesvol bent aangelogd (zie 7.2) kunt u eerst de namen van de medewerkers toevoegen, zodat u hier later gebruikersnamen aan kunt koppelen. Indien u in een netwerkomgeving werkt zal elk werkstation eerst naar de nieuwe database moeten wijzen voordat u begint. Kies hiervoor ‘Opties’ op het inlogvenster, dubbelklik op de nieuwe database en het login venster verschijnt nogmaals maar dan met de naam van de aangeklikte database in de titelbalk. Let op! Beauty Pack zal niet toestaan dat u een reeds bestaande databasenaam opnieuw gebruikt, dit om overschrijven van reeds aanwezige gegevens te voorkomen. Wanneer u dezelfde naam wilt gebruiken maar met een standaard ‘lege’ database wilt beginnen, dan zult u de reeds bestaande database eerst met b.v. Windows Explorer moeten verwijderen. 7.3.1 Welke gegevens zijn al aanwezig? Wanneer u een nieuwe database toevoegt dan zullen een aantal gegevens al voor u aanwezig zijn zodat u niet vanaf ‘nul’ moet beginnen. Hieronder vindt een lijst met de gegevens die al aanwezig zijn. U kunt deze gegevens vanzelfsprekend naar uw eigen wens aanpassen of verwijderen. Let wel op dat u zonder deze basisgegevens u bijvoorbeeld niet in staat bent een product of behandeling toe te voegen. Afspraak annuleer reden Analyse Bedrijfswerktijden Behandelinggroep Behandeling prijsbasis Betaalwijze B.T.W. Grootboekrekeningen en dagboekrekeningen Leverancier Afbeelding categorie Gebruikersgroep Verkoopgroep 7.3.2 Waar moet ik mee beginnen om te kunnen werken? Nadat u een database heeft toegevoegd kunt u onmiddellijk met Beauty Pack aan de gang. Echter om geen verrassingen te krijgen doet u er verstandig aan om eerst eens rustig door alle mogelijkheden te gaan door b.v. eerst met de gegevens in de Demo Database te experimenteren. Ga rustig door alle vensters en opties zodat u een idee heeft wat zich waar bevind en wat je ermee kunt doen. Zeker als u in de Demo Database werkt kunt u gegevens invoeren, wijzigen en verwijderen zonder dat dit verdere gevolgen heeft.
16
7.4 Database bestanden en Administratiemap Vanaf Beauty Pack 4.0 is de structuur van de opslag van de Beauty Pack databases gewijzigd. Dit om te voorkomen dat u met een ‘verloren’ database komt te zitten. Verder wordt er in deze paragraaf uitgelegd welke bestanden u kunt vinden in de database administratiemap. In de database administratiemap bevinden zich de mappen met daarin de databases die u binnen Beauty Pack kunt gebruiken. Naast de databases zelf bevinden zich hier ook back-up mappen en mappen met daarin instellingen afhankelijk per gebruiker. Deze mappen zullen ontstaan zodra u met Beauty Pack werkt. Elke database bevindt zich in een map in de database administratiemap, met dezelfde naam als de database. Het aantal mappen dat zich in de map ‘Users’ bevind is afhankelijk van het aantal gebruikers dat aanwezig is in de betreffende database en of deze gebruikers één of meerdere keren aangelogd zijn geweest. Het bestand (of bestanden) dat zich in de map ‘Back-up’ bevind is afhankelijk van het feit of er nieuwere database versie over een oude is verwerkt. Tijdens deze verwerking wordt er een veiligheidscopie in deze map bewaard. Let op! Bestanden met de extensie ‘bpd’ zijn de uiteindelijke Beauty Pack databases. Deze bestanden zijn dus het belangrijkst en u dient er ten alle tijde voor te zorgen dat deze bestanden beveiligd zijn door middel van een back-up. De andere bestanden dienen als werkbestanden voor Beauty Pack of als instellingen per gebruiker (d.w.z. de menubalk instellingen) en kunnen zonder verdere gevolgen voor de werking van Beauty Pack verwijderd worden. Let op! In een netwerk omgeving dient u ervoor te zorgen dat elke gebruiker over de juiste autorisaties beschikt. Op de PC waar de Beauty Pack Administratie zich bevindt dient u een gedeelde map op te zetten waarop alle Beauty Pack gebruikers lees en schrijftoegang hebben. Tevens moeten deze gebruiker de mogelijkheid hebben mappen aan te maken mappen te verwijderen, bestanden toevoegen en bestanden verwijderen.
17
7.5 Database Selectie Wanneer u op het login venster op ‘Opties’ klikt of in Beauty Pack Administratie in de menubalk op Bestand/Openen Database klikt dan krijgt een overzicht van de aanwezige databases zoals deze zich in de database administratiemap (zie 7.4) bevinden. Ook nadat u een nieuwe database heeft toegevoegd in Beauty Pack Administratie via de menuoptie Bestand/Database Toevoegen, zal het overzicht verschijnen.
Alle databases die zich in de administratiemap bevinden zoals in 7.4 beschreven zullen worden weergegeven. Naast de naam van het bestand (zonder de extensie ‘bpd’) zullen ook de omvang, datum/tijd gecreëerd, datum/tijd benaderd, datum/tijd gewijzigd en het versienummer van de database worden weergegeven. Het versienummer is het ontwerpnummer van de database en hoeft niet hetzelfde te zijn als het buildnummer van Beauty Pack. Datum/tijd benaderd kan wijzigen doordat o.a. dit overzicht de databases benaderd om deze gegevens te tonen, datum/tijd gewijzigd zal wijzigen wanneer u daadwerkelijk ingelogd bent geweest naar de betreffende database, datum/tijd gecreëerd wijzigt in principe niet. De omvang van de database geeft de bestandsgrootte aan in MB (megabytes), een standaard lege database is zo’n 3,1 MB. Met behulp van de ‘Map’ knop kunt u de locatie van de Database Administratiemap (zie 7.4) wijzigen. Wanneer u de locatie wijzigt zullen de bestanden in de originele map niet verwijderd worden, u kunt de locatie dus ten alle tijde weer terugzetten. Databases kunnen geselecteerd worden door te dubbelklikken op de gewenste database of met behulp van de ‘Openen’ knop.
18
8
Hoofdfuncties Beauty Pack
19
9
Selectievensters
In de selectievensters van Beauty Pack wordt een lijst van de reeds aanwezige gegevens (records) van een specifiek onderdeel. Bijvoorbeeld de namen en adressen van alle aanwezige klanten of de omschrijvingen en leveranciers van alle aanwezige artikelen. In dit hoofdstuk behandelen we de selectievensters van Beauty Pack. Als voorbeeld voor alle selectievensters wordt hier de “Klanten Lijst” venster behandeld. Aan het einde van dit hoofdstuk vindt u een opsomming van alle aanwezige selectievensters.
9.1 Navigatie U kunt door de getoonde gegevens navigeren op de volgende wijze: -
Page Up/Page Down Door deze toetsenbord knoppen in te drukken kunt u door de getoonde gegevens bladeren. De selectie balk verspringt bij elke indruk het aantal gegevens op scherm minus één. Afhankelijk van de knopindruk naar boven of naar beneden.
-
Cursor Up/Cursor Down Door het indrukken van deze toetsenbord knoppen kunt u door de getoonde gegevens bladeren. De selectie balk verspringt bij elke indruk één gegeven naar boven of één gegeven naar beneden afhankelijk van de knopindruk. Aanklikken van één van de kolombalken Door het aanklikken van een kolombalk zal de betreffende kolom gesorteerd worden. Na de eerste keer aanklikken oplopend (d.w.z. eerst van 0 tot 9 en vervolgens van A tot Z. Bij een tweede keer aanklikken zal de betreffende kolom aflopend gesorteerd
-
20
worden. In het geval van de klantenlijst voor de kolom Klantnaam zult u het volgende zien: De kolom ‘Klantnaam’ is oplopend gesorteerd. De kolom ‘Achternaam’ is aflopend gesorteerd. -
Verplaatsen van kolommen Kunt de volgorde van de kolommen onderling wijzigen door middel van ‘slepen en loslaten’ (drag and drop). U kunt bijvoorbeeld de kolom ‘Achternaam’ in de klantenlijst verplaatsen van positie 2 naar positie 5 door de kolom ‘Achternaam’ aan te klikken en de (linker) muisknop vast te houden. Vervolgens verplaatst u de kolom vóór de kolom ‘Klant nr.’, hierna kunt u de muisknop loslaten.
-
Originele kolomvolgorde binnen de klantenlijst.
-
Na het aanpassen van de kolomvolgorde.
9.2 De knoppen in de selectievensters 9.2.1 Selectievenster De knoppen in de selectievensters worden wel of niet getoond afhankelijk van de ‘modus’ en beveiligingsopties. De ‘modus’ wordt bepaald door het feit of het selectievenster getoond wordt om gegevens te onderhouden (d.w.z. tonen, bijwerken, toevoegen en verwijderen) of om gegevens te selecteren. In de selectievensters zijn de volgende knoppen aanwezig: Kies de knop Selecteren om een specifiek gegeven te selecteren voor verdere verwerking. Na het aanklikken van deze knop keert u terug naar het venster waar u vandaan bent gekomen. Kies de knop Toevoegen om een nieuw gegeven aan te maken. Na het aanklikken van deze knop zal het (lege) onderhoudsvenster van het betreffende gegeven worden getoond (bijvoorbeeld “Toevoegen Nieuwe Klant”). Kies de knop Bijwerken om het geselecteerde gegeven bij te werken. Na het aanklikken van deze knop zal het onderhoudsvenster van het betreffende gegeven worden getoond (bijvoorbeeld “Bijwerken Klant”). Kies de knop Verwijderen om het geselecteerde gegeven te verwijderen. Na het aanklikken van deze knop zal een controle plaatsvinden of u het gegeven mag verwijderen (bijvoorbeeld een klant met open afspraken kan niet verwijderd worden), waarna om een bevestiging gevraagd zal worden.
21
Kies de knop Tonen om het geselecteerde gegeven te tonen. Na het aanklikken van deze knop zal het onderhoudsvenster van het betreffende gegeven worden getoond (bijvoorbeeld “Klant Tonen”).Het aankikken van deze knop heeft het zelfde resultaat als dubbelklikken op het gezekerde gegeven. Kies de knop Sluiten om het venster te sluiten. U keert terug naar het venster waar u vandaan bent gekomen. Kies de knop Vernieuwen om het venster te actualiseren. Wanneer u een selectie heeft opgegeven of wanneer een andere gebruiker gegevens heeft gewijzigd zal u het venster moeten vernieuwen.
9.2.2 Weergave & Zoeken van selectie lijst U kunt de weergave van u selectie lijst en zoekopdracht verfijnen met behulp onderstaande knoppen en selectievakjes. Kies de knop Zoek als u in het veld uw zoek opdracht heeft geplaatst. Dropdown menu voor zoekopdracht verfijning. De knop Filter kan uw eigen selectie aangeven voor het sorteren en filteren van uw selectielijst. Zie voorbeeld filter selectie 9.2.3 Kies de knop Reset wanneer u de het venster wilt tonen met de originele selectie, sorteerwijze en kolomvolgorde. De knop Layout kunt u aangeven welke kolommen u zichtbaar wilt hebben in de selectielijst. Selectievakje Negeer Verborgen Rijen hierbij schakelt u de filter aan of uit. Selectievakje Hoofdlettergevoelig verfijnt uw zoek actie met Hoofdletter gevoeligheid. Selectievakje Vanaf de Huidige Rij om uw zoekactie van de geselecteerde rij te beginnen naar beneden. Selectievakje Niet Gevonden Rijen Aan resultaat weergave alleen gevonden rijen uit de zoekopdracht. Uit resultaat weergave alle rijen met de zoekopdracht gemarkeerd.
22
9.2.3 Filter selectie Bijv. Het weergeven van alleen actieve klanten
9.3 Extra’s De selectievensters hebben een aantal additionele mogelijkheden die in deze paragraaf behandeld worden. -
Menu optie Bestand/Exporteren naar XL Indien u Microsoft Excel (’97 of hoger) geïnstalleerd heeft staan dan kunt u via deze optie de getoonde gegevens exporten naar een werkblad binnen Excel. Dit kan onder andere handig zijn wanneer u bijvoorbeeld een aangepaste rapportage wilt maken of bepaalde bewerkingen wilt uitvoeren op de gegevens binnen Beauty Pack. U kunt deze gegevens echter weer niet terugplaatsen binnen Beauty Pack.
-
Menu optie Bestand/Print en Tool menu Print Indien u één van beide opties kiest zullen de getoonde gegevens afgedrukt worden op de standaard printer. U kunt de standaard printer wijzigen via het menu optie Bestand/Printerinstelling.
23
9.4 Opsomming van Selectievensters Hieronder vind u een opsomming van de selectievensters zoals deze in Beauty Pack te vinden zijn. Tevens wordt er een opmerking geplaatst indien er afwijkingen t.o.v. de standaard werkwijze aanwezig zijn. Venster Afspraak Annuleer Reden Lijst Analyses Lijst Artikelen Lijst Behandelinggroepen Lijst
Behandelingen Lijst Behandeling Prijsbasissen Lijst Bestellingen Lijst Betaalwijze Lijst BTW Lijst Export Lijst
Doel Toont de aanwezige redenen waarom een afspraak geannuleerd wordt. Toont de aanwezige analyses. Toont de aanwezige artikelen. Toont de aanwezige behandelinggroepen waarin een behandeling ingedeeld kan worden. Toont de aanwezige behandelingen. Toont de aanwezige prijsbasissen voor een behandeling. Toont de aanwezige bestellingen. Toont de aanwezige betaalwijze. Toont de aanwezige BTW tarieven. Toont de aanwezige boekhouding export eenheden.
Factuur Lijst
Toont de aanwezige facturen.
Klanten Lijst Kortingen Lijst
Toont de aanwezige klanten. Toont de aanwezige kortinggroepen. Toont de aanwezige kuurkaarten. Toont de aanwezige leveranciers. Toont de aanwezige medewerkers.
Kuurkaarten Lijst Leveranciers Lijst Medewerkers Lijst Afbeelding Categorieën Lijst
Pakketten Lijst Productlijnen Lijst Verkoopgroepen Lijst Verzekeraars Lijst
Toont de aanwezige categorieën waarin een afbeelding ingedeeld kan worden. Toont de aanwezige pakketten. Toont de aanwezige productlijnen. Toont de aanwezige verkoopgroepen. Toont de aanwezige verzekeraars.
Opmerking standaard werkwijze
standaard werkwijze standaard werkwijze standaard werkwijze
standaard werkwijze standaard werkwijze standaard werkwijze standaard werkwijze standaard werkwijze De knoppen Bijwerken en Tonen zijn niet aanwezig. Tevens is er een knop Opnieuw toegevoegd. De knoppen Toevoegen, Verwijderen en Bijwerken zijn niet beschikbaar. standaard werkwijze standaard werkwijze standaard werkwijze standaard werkwijze De knop Verwijderen is niet beschikbaar. standaard werkwijze
standaard werkwijze standaard werkwijze standaard werkwijze standaard werkwijze
24
10 Onderhoudsvensters algemeen In de onderhoudsvensters van Beauty Pack wordt een bij elkaar horend geheel van gegevens (record) getoond dan wel een leeg venster waarmee u een nieuwe gegevenseenheid kunt toevoegen. Bijvoorbeeld de naam, adres, woonplaats en andere gegevens van één specifieke klant. In dit hoofdstuk behandelen we de onderhoudsvensters van Beauty Pack. Als voorbeeld voor alle onderhoudsvensters wordt hier het “Klant” venster behandeld. Aan het einde van dit hoofdstuk vindt u een opsomming van alle aanwezige onderhoudsvensters.
Figuur 10-1, het onderhoudsvenster voor de klantgegevens
10.1 Navigatie Afhankelijk van de ‘modus’ waarin het venster zich bevindt kunt u door de getoonde gegevens navigeren. De ‘modus’ wordt bepaald door het feit of het venster is aangeroepen om gegevens te tonen, bij te werken of toe te voegen. Gegevens tonen Wanneer het onderhoudsvenster wordt geopend in toon ‘modus’ zijn alle invulvelden grijs. U kunt geen gegevens wijzigen of toevoegen. Ook onderliggende gegevens, zoals b.v. een afbeelding bij de klantgegevens kunnen niet toegevoegd of gewijzigd worden. Gegevens bijwerken Wanneer het onderhoudsvenster in bijwerk ‘modus’ wordt geopend dan zijn die invulvelden die bijgewerkt mogen worden zwart, wat betekent dat u deze velden mag wijzigen. Een aantal velden, b.v. klantnummer bij de klantgegevens, kunnen nog steeds grijs afgebeeld zijn wat betekent dat u deze niet mag wijzigen. Onderliggende gegevens, zoals b.v. een afbeelding bij de klantgegevens, kunnen toegevoegd en gewijzigd worden.
25
Gegevens toevoegen Wanneer het onderhoudsvenster in toevoeg ‘modus’ wordt geopend dan zijn die invulvelden die ingevuld mogen worden zwart, u kunt hier uw gegevens invullen. Een aantal velden, b.v. bestedings code bij de klantgegevens, worden grijs afgebeeld of zijn niet zichtbaar. Deze gegevens worden automatisch door Beauty Pack bepaald. Onderliggende gegevens, zoals b.v. een afbeelding bij de klantgegevens, kunnen pas toegevoegd worden nadat u de basisgegevens heeft opgeslagen.
10.2 Memo tabbladen Bij vrijwel alle onderhoudsvensters en een aantal andere vensters vind u memo tabbladen. Met behulp van deze tabbladen heeft u de mogelijkheid uw eigen teksten toe te voegen aan de gegevens waarop het onderhoudsvenster betrekking heeft. U heeft hierbij de mogelijkheid de tekst te bewerken zoals u dat b.v. ook bij MS Word gewend bent. De volgende bewerkingen zijn hierbij mogelijk:
26
10.3 Omzet en grafiek tabbladen Omzet en grafiek tabbladen geven u inzicht in de omzetgegevens van b.v. een artikel of een behandeling. Deze omzetgegevens kunnen getoond worden in bedragvorm of in grafiekvorm. U kunt hierbij de opbouw wijzigen in per maand, kwartaal of jaar. Standaard worden de gegevens per maand afgebeeld. De grafieken kunt u wijzigen in diverse formaten.
Met behulp van de rechter muisknop kunt u de opbouw wijzigen:
27
Op het grafiek tabblad worden de omzet gegevens in grafiekvorm afgebeeld.
Vervolgens kunt u met behulp van de rechter muisknop het formaat van de grafiek wijzigen:
28
11 Onderhoudsvensters in detail In deze paragraaf worden de onderhoudsvensters beschreven. U vindt hier een algemene beschrijving van het venster, hoe bij het venster kunt komen en een opsomming van de gegevens in het venster en hun betekenis.
11.1 Afbeeldings categorie Het Afbeeldings categorie venster wordt gebruikt om uw digitale afbeeldingen in verschillende categorieën te kunnen onderverdelen, b.v. “Voor behandeling” en “Na behandeling”. Op deze manier heeft u altijd dezelfde indeling zodat meteen duidelijk is waarvoor de digitale afbeelding gemaakt is. Via Data/Vaste gegevens/Afbeeldings categorie.
29
11.2 Afspraak Annuleer Reden Het Afspraak Annuleer Reden venster wordt gebruikt zodat u zelf de redenen kan invullen waarom een afspraak niet is doorgegaan. Wanneer u een afspraak wilt annuleren dan dient u een reden op te geven. Via Data/Vaste gegevens/Afspraak Annuleer Reden.
30
11.3 Analyse In Beauty Pack heeft u de mogelijkheid een onbeperkt1 aantal analyses toe te voegen. U kunt zelf de invulrubrieken bepalen. Via Data/Vaste gegevens/Analyse 11.3.1 Tabblad Algemeen Omschrijving Rubriek
Logische omschrijving van de analyse. Hier kunt u een onbeperkt aantal invulrubrieken toevoegen. Door middel de ‘Nieuwe Rubriek’ knop voegt u een nieuwe invulrubriek toen en door middel van selecteren en het indrukken van de deleteknop (Del) kunt u invulrubrieken verwijderen.
11.3.2 Tabblad Afbeeldingen Op het tabblad afbeeldingen kunt u afbeeldingen registeren waarmee u zogenaamde intekenkaarten wilt kunnen bijhouden. Hier kunt u bijvoorbeeld een afbeelding van een voet of hand opnemen, waarna u met behulp van het tabblad ‘Symbolen’ symbolen kunt toevoegen die betrekking hebben op deze afbeelding.
1
Dat wil zeggen er is geen beperking door Beauty Pack opgelegd, er kan echter wel een beperking zijn i.v.m. schijfruimte of databaseomvang.
31
11.3.3 Tabblad Symbolen Met behulp van het tabblad symbolen kunt u afbeeldingen van het type ico (icoonbestanden) toevoegen en daar een kenmerk aan geven. Zo kunt u bijvoorbeeld een icoon toevoegen en daar het kenmerk ‘eelt’ aan toekennen. Wanneer u deze uiteindelijke analyse invoert bij de klant kunt u de afbeeldingen en symbolen die u hier heeft geregistreerd gebruiken bij de analyse waarop deze betrekking hebben.
11.4 Artikel Met behulp van het Artikel venster administreert u uw artikelen en de daarbij behorende gegevens. Via Data/Artikel gegevens/Artikel Artikelnr.
Omschrijving Leverancier Artikelnr. Lev.
Verkoopgroep B.T.W. Artikel code
Test nr. Artikel groep Artikel subgroep Productlijn Artikel inhoud Salon product Bestelhoeveelheid Voorraad niveau Minimum voorraad
Korting Toestaan Kleurnr. Barcode Registratiedatum
Dit is het unieke nummer van het artikel binnen de administratie. Artikel nummers worden automatisch uitgegeven door Beauty Pack. De omschrijving van het artikel De leverancier van het artikel. Het nummer van het artikel zoals deze door de leverancier wordt opgegeven. Dit nummer moet uniek zijn voor de betreffende leverancier. De verkoopgroep binnen uw administratie. De BTW die voor het artikel berekend moet worden. Een specifieke code voor het artikel. In sommige gevallen hanteert de leverancier additionele codes voor bepaalde artikelen. Het nummer van de ‘tester’ voor het betreffende artikel. Groepindeling van het artikel. In sommige gevallen hanteert de leverancier bepaalde groepindelingen. Een verfijning van artikelgroep. In sommige gevallen hanteert de leverancier deze verfijning. De productlijn van het artikel. De inhoud van het artikel, b.v. 20ml of 20 stuks. Hiermee geeft u aan of het betreffende artikel een salonproduct is. Salonproducten kunnen niet gebruikt worden voor verkoop. Hiermee geeft u aan per welke hoeveelheid het artikel wordt ingekocht. Dit geeft aan wat de voorraad is van het betreffende artikel. Hiermee geeft u aan wanneer er bijbesteld moet worden. Zodra het voorraad niveau lager is dan de minimum voorraad wordt er in het besteladvies bijbesteld. Hiermee geeft u aan of u korting voor het betreffende artikel wilt geven wanneer een klant korting krijgt. Het nummer van kleur van het artikel. Het barcodenummer van het artikel. De datum wanneer het artikel geregistreerd is.
32
33
11.5 B.T.W. Met behulp van het B.T.W. venster kunt u B.T.W. groepen onderhouden. Wanneer er een btw-percentage wijzigt hoeft u slechts het ‘groepspercentage’ te wijzigen om de BTW wijziging voor alle artikelen, behandelingen en pakketten die dezelfde B.T.W. code hebben.
12 Via Data/Vaste gegevens/B.T.W. B.T.W. Code Omschrijving Percentage Grootboekrekening verkoop
Grootboekrekening inkoop
De unieke code voor de btw-groep. Logische omschrijving van het BTW-tarief. Het BTW-percentage voor de groep. De grootboekrekening die gebruikt moet worden in geval van verkoop. Dit is alleen van belang indien u gebruik maakt van de boekhoud export. De grootboekrekening die gebruikt moet worden in geval van inkoop. Dit is alleen van belang indien u gebruik maakt van de boekhoud export.
34
Voorbeeld bij export boekhoudgegevens:
35
12.1 Behandel prijsbasis Met behulp van dit venster kunt u aangeven per welke eenheid een behandeling uitgevoerd wordt. Een eenheid kan b.v. zijn per behandeling, per minuut of per kwartier. U kunt tevens aangeven met welke tekst de behandeling op de factuur moet worden afgedrukt. Via Data/Vaste gegevens/Behandel prijsbasis Omschrijving Factuur tekst indien 1
Factuur tekst indien meer dan 1
Logische omschrijving van de prijsbasis. Hiermee geeft u aan hoe de betreffende prijsbasis op de factuur moet worden afgedrukt indien er 1 van verkocht wordt. Hiermee geeft u aan hoe de betreffende prijsbasis op de factuur moet worden afgedrukt indien er meer dan 1 van verkocht worden.
36
12.2 Behandelgroep Met behulp van dit venster kunt u een onderverdeling maken voor uw behandelingen. Wanneer u gebruik maakt van de boekhoudexport dan kunt u hier tevens grootboekrekeningen koppelen aan de behandelgroep. Via Data/Behandel gegevens/Behandelgroep Omschrijving Registratiedatum Grootboekrekening
Logische omschrijving van de behandelgroep. Datum wanneer de behandelgroep in uw administratie is ingevoerd. Grootboekrekening van de behandelgroep.
37
12.3 Behandeling Met behulp van het behandelingvenster administreert u uw behandelingen. Via Data/Behandel gegevens/Behandeling Behandeling nr. Omschrijving Behandelgroep Prijs Prijs per B.T.W. Registratiedatum Aantal behandelingen Behandeltijd (min.) Korting toestaan
Het unieke nummer van de behandeling. Dit nummer wordt automatisch door Beauty Pack bepaald. Logische omschrijving van de behandeling. De behandelgroep waarin de behandeling is ondergebracht. De verkoopprijs (inclusief B.T.W.) van de behandeling. Hiermee geeft u aan per welke eenheid de prijs geldt, b.v. per behandeling of per minuut. Het b.t.w. tarief van de behandeling. De datum wanneer de behandeling is opgevoerd. Het aantal behandelingen dat gedaan kan worden. In geval van een kuur is het aantal groter dan 1. Zie 16. Aantal minuten dat de behandeling duurt. Hiermee geeft u aan of u korting voor de betreffende behandeling wilt geven wanneer een klant korting krijgt.
38
12.4 Betaalwijze Via Data/vaste gegevens/Betaalwijze 12.4.1 Betaalwijze lijst Met behulp van dit venster kunt u de betaalwijze administreren die bij een betaling gebruikt kan worden.
39
12.4.2 Omschrijving betaalwijze
Omschrijving Spaarpunten afboeken Bedrag Kassalade openen Dagboek
Grootboekrekening
Geld terug Standaard Betaalwijze
Credit Betalingen
Logische omschrijving van de betaalwijze. Geeft aan hoeveel spaarpunten er afgeboekt moeten worden. Zie 15. Geeft aan het korting bedrag in geval van spaarpunten of het bedrag in het geval van een cadeaubon. Zie 15 en 17. Geeft aan of de kassalade geopend dient te worden bij het gebruik van deze betaalwijze. Geeft het dagboeknummer aan. Wanneer u gebruik maakt van de boekhoudexport dan dient u hier een dagboeknummer op te geven. Geeft het grootboekrekeningnummer aan. Wanneer u gebruik maakt van de boekhoudexport dan dient u hier een grootboekrekeningnummer op te geven. Geeft aan of er een teruggave van geld berekend moet worden. Hiermee geeft u aan dat deze betaalwijze als de standaard betaalwijze wordt gebruikt. Er kan maar één standaard betaalwijze gebruikt worden. Hiermee geeft u aan dat deze betaalwijze gebruikt kan worden bij credit betalingen.
40
12.5 Klant Met behulp van het klantvenster administreert u uw klantgegevens. Via Data/Klant Klant nr. Achternaam Voornaam Tussenvoegsel Aanhef Adres Postcode Plaats Telefoon thuis Telefoon werk Mobiele nr. Registratiedatum E-mail Geboortedatum Productlijn Mail Geslacht Korting Beroep Losse klantverkoop
Spaarpunten Besteding Verzekeraar Polisnummer Voorkeurs medewerker
Het unieke nummer van een klant. Het klantnummer wordt automatisch toegekend door Beauty Pack. De achternaam van de klant. De voornaam of voorletters van de klant. Het tussenvoegsel van de achternaam. Bv. ‘v/d’ of ‘van den’. De aanhef van de klant. B.v. ‘Mevr.’ Of ‘dhr’. Het adres van de klant. De postcode van de klant. De woonplaats van de klant. Het telefoonnummer van het thuisadres van de klant. Het telefoonnummer van het werk van de klant. Het mobiele telefoonnummer van de klant. De datum wanneer de klant is opgevoerd. Het e-mail adres van de klant. Met behulp van de e-mailknop kunt u een e-mail versturen. De geboortedatum van de klant. De aanbevolen productlijn. Geeft aan of de klant gemaild kan worden. Wanneer deze indicator niet aanstaat wordt deze klant niet gemaild. Het geslacht van de klant. Geeft aan of er een kortingsregeling van toepassing is voor deze klant. Het beroep van de klant. Geeft aan of de ‘klant’ alleen voor losse verkoop bedoelt is. U kunt een aantal klanten opvoeren die u gebruikt voor anonieme verkoop. Wanneer deze indicator aanstaat dan verschijnen de afspraken niet in de agenda. Het aantal gespaarde punten. Zie 15. U kunt dit niet aanpassen. De bestedings code. Dit wordt automatisch door Beauty Pack berekent en kunt u dus niet aanpassen. Zie 29.5. Wanneer een klant vergoedingen krijgt kunt u hier de verzekeraar opnemen waarbij de klant de vergoedingen krijgt. In combinatie met de verzekeraar geeft dit het polisnummer aan waarvoor de vergoedingen gelden. Geeft de medewerker aan die de klant heeft aangegeven als geprefereerde medewerker.
41
12.6 Korting Met behulp van dit venster administreert u eventuele kortingsregelingen. Via Data/Vaste gegevens/Korting Omschrijving Kortingspercentage
Logische omschrijving van de kortingsregeling. Het kortingspercentage dat van toepassing is.
42
12.7 Kuurkaarten Met behulp van het kuurkaarten venster kunt u kuurkaarten administreren. Dit venster heeft u alleen nodig wanneer u een correctie wilt doen op uitstaande kaarten of wanneer u handmatig een kaart wilt toevoegen. In de overige gevallen wordt de kuurkaarten administratie automatisch door Beauty Pack bijgehouden. Zie 16. Via Data/Behandel gegevens/Kuurkaarten Kaart nr.
Aantal behandelingen ondergaan Behandeling Klant Registratiedatum
Het unieke nummer van de kuurkaart. Dit nummer wordt automatisch door Beauty Pack bepaald. Geeft aan hoeveel behandelingen er reeds ondergaan zijn met de betreffende kaart. Geeft voor welke behandeling de kaart geldig is. Geeft aan welke klant de kaart is uitgegeven. Geeft aan op welke datum de kaart is opgevoerd.
43
12.8 Leverancier Met behulp van het leverancier venster kunt u uw leveranciers administreren. Via Data/Artikel gegevens/Leverancier Leverancier nr. Naam Adres Postcode Plaats Telefoonnr. Fax nr. Contactpersoon Registratiedatum Web wachtwoord FTP E-mail Web adres Web gebruikersnaam Klant nr. Minimum Bestel Bedrag Bestel kosten lager dan minimum Bestelsysteem gebruiken
E-mail tekst
Het unieke nummer van de leverancier. Dit nummer wordt automatisch door Beauty Pack bepaald. Naam van de leverancier Adres van de leverancier Postcode van de leverancier Plaats van leverancier Telefoon nummer van de leverancier Fax nummer van de leverancier Uw contactpersoon bij de leverancier Datum wanneer de leverancier is opgevoerd Het wachtwoord voor toegang tot de website van de leverancier. Het ftp adres van de leverancier. Het e-mail adres van de leverancier Het web adres (URL) van de leverancier. De gebruikersnaam voor toegang tot de website van de leverancier. Uw klantnummer bij de leverancier Het minimale bedrag waarover geen kosten in rekening worden gebracht bij een bestelling. De kosten die in rekening worden gebracht wanneer u minder dan het minimale bestelbedrag besteld. Per leverancier (Data/Artikel Gegevens/Leverancier) kunt aangeven of u wel of niet gebruik wilt maken van het bestelsysteem. Indien de indicatie ‘Bestelsysteem gebruiken’ aan staat dan kunt u voor de betreffende leverancier bestellingen invoeren. Wanneer de indicatie uit staat dan kunt u binnenkomende voorraad alleen opnemen via de mutatie ‘Voorraad ontvangst’ (zie 21.1). Ook het besteladvies zal alleen uitgevoerd worden voor leveranciers waarvoor deze indicatie aan staat. U kunt de indicatie niet uitzetten wanneer er bestellingen voor de betreffende leverancier geregistreerd staan. Dit is de tekst die voorafgaat bij een bestelling via email naar een leverancier.
44
45
12.9 Medewerker Met behulp van het medewerker venster kunt u uw medewerkers administreren. Beauty Pack vereist dat u eerst medewerkers toevoegt voordat deze medewerkers als gebruiker toegang kunnen krijgen. Via Data/Medewerker Naam Adres Postcode Plaats Telefoonnr. Mobiel nr. E-mail Initialen Geboortedatum
Naam van de medewerker Adres van de medewerker Postcode van de medewerker Plaats van de medewerker Telefoonnummer van de medewerker Het nummer van de mobiele telefoon van de medewerker. Het e-mail adres van de medewerker De initialen van de medewerker. Geboortedatum van de medewerker.
46
12.10 Pakket Met behulp van pakket venster kunt u pakketten administreren. Pakketten zijn een samenstelling van behandelingen en/of artikelen waarbij u bijvoorbeeld een speciale prijs wilt hanteren. Voorwaarde is dat er minimaal twee behandelingen en/of artikelen aanwezig zijn. Via Data/Pakket Pakket nr. Omschrijving Verkoopprijs B.T.W. Korting toestaan Registratiedatum
Het unieke nummer van het pakket. Dit nummer wordt automatisch door Beauty Pack bepaald. Logische omschrijving van het pakket. De verkoopprijs van het pakket, inclusief B.T.W. Het B.T.W. tarief van het pakket. Hiermee geeft u aan of u korting voor het betreffende pakket wilt geven wanneer een klant korting krijgt. De datum wanneer het pakket is toegevoegd.
47
12.11 Productlijn Met behulp van het productlijn venster administreert u een productlijn. U kunt een bepaalde productlijn adviseren aan een klant. Via Data/Artikel gegevens/Productlijn Productlijn nr. Omschrijving
Het unieke nummer van de productlijn. Dit nummer wordt automatisch door Beauty Pack bepaald. Logische omschrijving van de productlijn.
48
12.12 Verkoopgroep Met behulp van het verkoopgroep venster administreert u verkoopgroepen. Via Data/Artikel gegevens/Verkoopgroep Verkoopgroep nr. Omschrijving Grootboekrekening
Het unieke nummer van de verkoopgroep. Dit nummer wordt automatisch door Beauty Pack bepaald. Logische omschrijving van de verkoopgroep. Het grootboekrekening nummer voor de verkoopgroep. Dit nummer is van belang wanneer u gebruik maakt van de boekhoud export functie.
49
12.13 Verzekeraar Met behulp van dit venster administreert u verzekeraars. Via Data/Vaste gegevens/Verzekeraar Naam Adres Postcode Plaats Telefoonnr. Contactpersoon E-mail
Naam van de verzekeraar Adres van de verzekeraar Postcode van de verzekeraar Plaats van de verzekeraar Telefoonnummer van de verzekeraar Contactpersoon bij de verzekeraar E-mail adres van de verzekeraar
50
13 Agenda Met behulp van de agenda kunt u uw afspraken vastleggen en een overzicht verkrijgen van de nog uit te voeren afspraken. Met behulp van het maandvenster navigeert u van dag tot dag en van maand tot maand. Het dagvenster geeft u een overzicht van de voltooide en onvoltooide afspraken, tevens kunt u hier niet afspraak gerelateerde agendapunten vastleggen, bijvoorbeeld de wekelijkse vergadering. In het uitstaande werkvenster worden de nog niet afgeronde afspraken getoond, dit kunnen afspraken zijn die nog uitgevoerd moeten worden of afspraken waarbij afspraak niet is doorgegaan en nog niet geannuleerd. U kunt het dagvenster ook wijzigen in een weekvenster, zodat u inzicht heeft in de afspraken van een bepaalde week. U kunt het weekvenster zelfs wijzigen in een 5 daagse of 7 daagse kalender. De agenda is zichtbaar te maken en in te vullen voor en door meerdere medewerkers. U kunt zelf bepalen wie toegang heeft tot uw agenda en of deze medewerker wijzigingen mag aanbrengen. Met behulp van de selectieknop bepaald u van welke medewerkers u de agenda wilt zien. Het dagvenster, maandvenster en het uitstaande werkvenster zijn aan elkaar gekoppeld. Zodra de datum in het maandvenster wijzigt dan zal de datum in het dagvenster wijzigen en wanneer u een uitstaande afspraak selecteert dan zullen de geselecteerde datum van het maandvenster en het dagvenster wijzigen.
51
13.1 Toetsenbord en muisnavigatie 13.1.1 Dag- en weekvenster De volgende tabel beschrijft de navigatiemogelijkheden in het dag- en weekvenster voor zowel het toetsenbord als de muis. Toetsenbord Toets Actie Omhoog () De geselecteerde tijdseenheid wordt één eenheid omhoog verschoven Omlaag () De geselecteerde tijdseenheid wordt één eenheid omlaag verschoven Rechts () Het dagvenster gaat één dag vooruit. Links ()
Het dagvenster gaat één dag terug.
Muis (uitgaande van een rechtshandige muis) Muis Actie Waar Actie Op een Selecteert de tijdseenheid als deze toegankelijk is Linkerknop klik tijdseenheid gemaakt. Op een Selecteert de afspraak en geselecteerd tijdseenheden Linkerknop klik afspraak worden gedeselecteerd. Op een Het dagvenster popup menu wordt getoond (zie Rechterknop klik tijdseenheid. 13.1.2)
52
13.1.2 Dag-en weekvenster popup menu Het onderstaande ‘popup’ menu wordt getoond na het indrukken van de rechter muisknop. Met behulp van dit menu kunt u snel naar een bepaalde datum navigeren of afspraken en agendapunten vastleggen. De volgende opties zijn mogelijk: Nieuwe afspraak Nieuwe hele dag gebeurtenis
Nieuw Agendapunt Ga naar datum Ga naar vandaag
Opent het ‘Toevoegen Nieuwe Sessie’ venster voor de betreffende datum en tijdseenheid Opent het ‘Toevoegen Nieuw Agendapunt’ venster voor de betreffende dag venster waarbij het agendapunt wordt gezien als een hele dag gebeurtenis. Opent het ‘Toevoegen Nieuw Agendapunt’ venster voor de betreffende dag. Opent het datumselectie venster (zie 13.1.3) Via deze optie keert u terug naar de agenda van de huidige dag.
53
13.1.3 Datumselectie Met behulp van onderstaand venster kunt u snel naar een andere datum navigeren.
13.1.4 Maandvenster De volgende tabel beschrijft de navigatiemogelijkheden in het maandvenster voor zowel het toetsenbord als de muis. Toetsenbord Toets Actie Omhoog () De geselecteerde dag gaat 7 dagen terug binnen de getoonde maand. Omlaag () De geselecteerde dag gaat 7 dagen vooruit binnen de getoonde maand. De geselecteerde dag gaat één dag vooruit. Indien u aan het einde van de Rechts () maand bent dan verspringt het maandvenster naar de volgende maand. De geselecteerde dag gaat één dag terug. Indien u aan het begin van de Links () maand bent dan verspringt het maandvenster naar de vorige maand. CTRL + Het geselecteerde jaar gaat één jaar vooruit. Omhoog () CTRL + Het geselecteerde jaar gaat één jaar terug. Omlaag () Page Up De geselecteerde datum gaat één maand terug. Page Down De geselecteerde datum gaat één maand vooruit. Muis (uitgaande van een rechtshandige muis) Muis Actie Waar Actie Linkerknop klik Op een datum Selecteert de betreffende datum.
54
14 Vastleggen van een sessie U kunt een nieuwe sessie (afspraak) vastleggen vanuit de agenda (week en dag) of via de menubalk (Bestand/Nieuw/Afspraak).
Afhankelijk van uw voorkeur kunt u sessies vooruit vastleggen, d.w.z. voordat de klant komt kunt u alvast de benodigde gegevens invullen (dus als een afspraak). Of achteraf, d.w.z. nadat u de klant behandeld heeft of nadat een klant een product heeft gekocht kunt u dat hier vastleggen. Afhankelijk van een aantal instellingen worden hier reeds gegevens voor u ingevuld om het vastleggen nog sneller te laten verlopen.
55
14.1 Tabblad Algemeen Het tabblad ‘Algemeen’ bevat de gegevens over een sessie zoals datum, tijd en klant. Bij het opvoeren van een sessie kunt u alleen deze gegevens en het memo tabblad invullen. Pas nadat u deze gegevens heeft opgeslagen en alles is in orde bevonden kunt u gegevens op het andere tabblad invullen. 14.1.1 Datum Wanneer u vanuit de week of dagagenda komt dan wordt hier de datum van de betreffende dag aangehouden. Wanneer u vanuit de menubalk een nieuwe sessie toevoegt wordt de datum aangehouden van het moment waarop u de sessie vastlegt. 14.1.2 Begintijd Wanneer u vanuit de week of dagagenda op een leeg tijdslot (d.w.z. geen afspraak) klikt dan zal Beauty Pack per definitie aannemen dat u een nieuwe sessie wilt vastleggen op dit tijdstip. Als begintijd wordt de begintijd van het aangeklikte tijdslot aangehouden. Wanneer u niet vanuit de week of dagagenda komt maar rechtstreeks vanuit de menubalk een nieuwe sessie wilt aanmaken dan zal de begintijd worden gelijkgesteld met het uur waarop u de sessie vastlegt (b.v. huidige tijd is 15:45 dan is de begintijd 15:00) 14.1.3 Eindtijd De eindtijd is afhankelijk van uw persoonlijke instellingen (onder Extra/Opties). Wanneer u bij ‘Standaard Tijd voor een Afspraak’ 0 heeft ingevuld (standaard) dan zal als eindtijd de eindtijd van het aangeklikte tijdslot worden aangehouden. Wanneer u hier wel iets heeft ingevuld dan zal de eindtijd worden bepaald door dit aantal (in minuten) bij de begintijd op te tellen. Bijv. wanneer de begintijd 15:00 is en het aantal minuten dan wordt de eindtijd 16:30. Wanneer u niet vanuit de agenda komt en u heeft ook geen ‘Standaard Tijd voor een Afspraak’ ingevuld dan wordt er 1 uur bij de starttijd opgeteld. 14.1.4 Klant Ook hier is er een optie die bepaald welke klant hier eventueel standaard wordt ingevuld. Via de menuoptie Extra/Opties kunt u onder tabblad ‘Algemeen’ aangeven welke klant wordt ingevuld bij nieuwe afspraken. Wanneer u kiest voor ‘Laatst getoonde klant’ dan wordt hier de klant weergegeven die u als laatst heeft bekeken, bijgewerkt of toegevoegd op het klantenvenster. Dit kan dus zelfs een aantal dagen geleden zijn. Wanneer u kiest voor ‘Huidige getoonde klant’ dan wordt hier de klant weergegeven die op het moment van sessie opvoeren open staat in het klantvenster, indien er geen klant open staat wordt er geen klant ingevuld. U kunt altijd een klant selecteren of wijzigen met behulp van de ‘bladeren’ knop. Ook wanneer het een nieuwe klant betreft kunt u deze eerst toevoegen door op de ‘bladeren’ knop te klikken, hier heeft u de standaard opties voor het bewerken van klantinformatie evenals de optie een klant te selecteren voor een sessie.
56
14.1.5 Medewerker Als medewerker wordt ingevuld de medewerker die gekoppeld is aan de gebruiker die op het moment van verwerking is aangelogd. U kunt de medewerker wijzigen in die medewerkers die u de mogelijkheid hebben gegeven hun agenda bij te werken. 14.1.6 Omschrijving De omschrijving die bij een sessie wordt ingevuld wordt gebruikt als de tekst zoals deze in de dag of weekagenda zal verschijnen. Standaard zal Beauty Pack hier de initialen van de medewerker en de naam van de klant invullen. U bent geheel vrij deze aan te passen. 14.1.7 Annuleer Reden U kunt de annuleer reden alleen invoeren wanneer u een sessie bijwerkt. U vult hier de reden in waarom een afspraak geannuleerd is. U kunt de mogelijkheid de Annuleer redenen zelf bepalen, zie 11.2.
14.2 Tabblad Verkoop Het tabblad ‘verkoop’ komt beschikbaar nadat u de algemene sessie gegevens heeft opgeslagen of wanneer u de sessie in ‘bijwerk’ modus heeft geopend. Met behulp van dit tabblad vult u de verkopen in die met betrekking tot deze sessie zijn uitgevoerd. Verkopen zijn de uitgevoerde behandelingen en verkochte artikelen en pakketten. U kunt de verkopen toevoegen met behulp van een barcodelezer of handmatig. Zodra u één of meerdere verkopen heeft ingevoerd kunt u deze factureren door op de ´Factuur´ knop te klikken. 14.2.1 Handmatig Wanneer u niet gebruik maakt van een barcodelezer kunt u verkopen handmatig vastleggen. De werking voor zowel artikelen als behandelingen als pakketten is identiek.
57
Wanneer u op het tabblad ‘Verkoop’ klikt verschijnt een overzicht van de reeds aanwezige opgevoerde artikelen, behandelingen en pakketten (voor een nieuwe sessie is dus niets ingevuld). Voor elk afzonderlijk verkooptype (behandeling, artikel of pakket) heeft u de volgende mogelijkheden: Hiermee kunt u nieuw(e) behandeling, artikel of pakket toevoegen Hiermee kunt een behandeling, pakket of artikel bijwerken Hiermee kunt een behandeling, pakket of artikel verwijderen. Met deze knop kunt u het venster voor het betreffende verkooptype vergrootten. Op het uitvergrootte venster kunt u dan weer verkleinen.
Wanneer u op toevoegen of bijwerken klikt verschijnt een detailvenster. U kunt vervolgens de behandeling, het pakket of artikel wijzigen/toevoegen.
58
Wanneer het voor de ingelogde gebruiker is toegestaan om handprijzen in te voeren (zie 29.1) dan heeft u hier de mogelijkheid de prijzen (Bedrag en Korting) afzonderlijk te wijzigen. Zie voor prijsafhandeling 19. 14.2.2 Barcodelezer Het barcode venster kunt u openen met behulp van de ‘barcode’ knop op het sessie venster. Met behulp van een barcodelezer (barcode gun, pen etc.) kunt u snel en eenvoudig nieuwe verkopen vastleggen. Zowel artikelen als behandelingen als pakketten worden herkend. De meeste lezers kunt u zo instellen dat er na het lezen van een barcode een bepaald toets van het toetsenbord verstuurd wordt. Beauty Pack reageert op de ‘Enter’ toets en zal de ingelezen barcode onmiddellijk verwerken. Wanneer u van een bepaald(e) artikel, behandeling of pakket meerdere aantallen heeft verkocht dan zult u eerst het aantal moeten wijzigen voordat u de barcode inleest. Hetzelfde geldt voor de medewerker.
59
Beauty Pack herkent de barcode als volgt in de genoemde volgorde: 1) Wanneer de ingelezen barcode begint met de letter ‘A’ dan wordt de rest van de barcode gezien als een artikelnummer, b.v. A0000001. Het aantal nullen tussen de A en 1 maakt niet zoveel uit, het nummer is bepalend voor het vinden van het artikelnummer. 2) Wanneer de ingelezen barcode begint met de letter ‘B’ dan wordt de rest van de barcode gezien als een behandelingnummer, b.v. B0000001. Het aantal nullen tussen de B en 1 maakt niet zoveel uit, het nummer is bepalend voor het vinden van het behandelingnummer. 3) Wanneer de ingelezen barcode begint met de letter ‘P’ dan wordt de rest van de barcode gezien als een pakketnummer, b.v. P0000001. Het aantal nullen tussen de P en 1 maakt niet zoveel uit, het nummer is bepalend voor het vinden van het pakketnummer. 4) Wanneer de barcode niet begint met de letter ‘A’, ‘B’ of ‘P’ dan zal geprobeerd worden het nummer te vinden onder het barcodenummer zoals dat in het artikelvenster (zie 11.4) is opgegeven. U kunt zelf barcodes maken in elk gewenst formaat. Van andere partijen is software verkrijgbaar waarmee u op eenvoudige wijze barcodes kunt aanmaken op b.v. etiketten, A4, A5. U kunt ook zelf met b.v. Microsoft Excel of Microsoft Word barcode bladen maken met behulp van het meegeleverde Barcode Code39 lettertype. Let hierbij wel op de Code39 vereist dat de barcode begint en eindigt met ‘*’. Voorbeeld: Behandelingnummer 00000120 kunt u om zetten in een barcode door hiervan te maken *B00000120*. Vervolgens kiest u het barcode lettertype ‘Free 3 of 9’ of ‘Free of 9 Extended’ voor deze tekst. Deze twee lettertypes zijn door Beauty Pack meegeleverd met de installatie,
60
maar vanzelfsprekend kunt u ook uw eigen lettertypes gebruiken. Door het aantal punten van het lettertype te vergroten krijgt u een hogere barcode, b.v. :*B00000120* Wanneer u barcodes met behulp van Microsoft Word aanmaakt dan dient u ervoor op te passen dat de standaard optie dat tekst opsloten met ‘*’ wordt omgezet in vet, wordt uitgezet anders wordt de barcode onleesbaar. Probeer eerst het resultaat voordat u het lettertype wijzigt. U kunt deze optie vinden onder Extra/Autocorrectie in Word, afhankelijk van de verschillende versies kan dit zich eventueel ergens anders bevinden.
14.3 Tabblad Salonproducten Met behulp van dit tabblad kunt u vastleggen welke artikelen (salon producten en verkoopartikelen) u tijdens een behandeling heeft gebruikt dan wel een nieuwe uit de voorraad hebt genomen. Hiermee kunt u dus de voorraad van dit soort producten met behulp van Beauty Pack bijhouden. Zie voor een beschrijving van deze functie 21.4.
14.4 Tabblad Afbeeldingen Met behulp van dit tabblad kunt u digitale afbeeldingen vastleggen die betrekking hebben op deze sessie. Zie voor een beschrijving voor het opslaan en gebruik van digitale afbeeldingen 23.
15 Spaarpunten systeem Beauty Pack heeft een ingebouwde mogelijkheid tot het geven van spaarpunten aan uw klanten. Tijdens het afrekenen zal het systeem het aantal spaarpunten berekenen aan de hand van het factuurbedrag. Ook is het mogelijk om extra spaarpunten te geven als gevolg van een actie, zodat uw actie nog meer succes kan hebben. De spaarpunten zijn weer in te leveren bij een volgend bezoek. Hoeveel punten een klant krijgt en hoeveel korting een klant krijgt bij inlevering is allemaal zelf in te stellen. Een spaarpunten overzicht kan op de factuur afgedrukt worden om de klant inzicht te geven in het spaarsaldo. En voor uw eigen inzicht worden deze getoond in het klantenvenster.
15.1 Spaarsysteem activeren Het spaarsysteem kunt u activeren via Beauty Pack Administratie. Onder Extra/Opties en tabblad ‘Spaarsysteem’ vind u de opties voor het spaarsysteem, waarbij de volgende instellingen gebruikt kunnen worden: Gebruik Klanten spaarsysteem
Spaarpunten Verkoopbedrag
Deze optie geeft aan of u het spaarsysteem wilt gebruiken. Wanneer deze optie aan staat worden automatisch de gespaarde punten bij de klant geregistreerd en een overzicht van de spaarpunten zal op de factuur verschijnen. Hiermee geeft u aan hoeveel spaarpunten er toegevoegd worden bij het in ‘Verkoopbedrag’ genoemde bedrag. Hiermee geeft u aan per welk factuurbedrag u spaarpunten wilt geven.
61
Voorbeelden volgens bovenstaande waarden (10 punten bij elke € 250,-): Factuurbedrag Punten € 200 0 € 260 10 € 510 20
15.2 Aanbiedingen U kunt bij aanbiedingen extra spaarpunten geven om de aanbieding nog aantrekkelijker te maken. De spaarpunten die u bij de aanbieding opgeeft worden dan bovenop de standaard punten bijgegeven. De spaarpunten bij aanbiedingen kunt u bij artikel, behandeling en pakketverkoop gebruiken. Extra Spaarpunten
Hiermee geeft u aan hoeveel punten er extra bijgespaard worden bij verkoop. De extra spaarpunten gelden alleen gedurende de aanbieding.
Volgens bovenstaand voorbeeld worden er 3 punten extra bijgespaard wanneer het pakket, artikel of de behandeling wordt verkocht. Bij verkoop van 2 worden er 6 punten extra bijgespaard etc. Let op: De spaarpunten worden extra bijgespaard. Dus eerst worden de standaard spaarpunten toegevoegd op basis van het factuurbedrag (dus inclusief de aanbiedingprijs) en vervolgens worden de extra spaarpunten bijgeteld.
62
15.3 Spaarpunten inleveren De spaarpunten kunnen weer ingeleverd worden als er voldoende gespaard zijn. U kunt zelf bepalen hoeveel korting u wilt geven per welk spaarbedrag. U kunt dit specificeren bij Betaalwijze (Data/Vaste Gegevens/Betaalwijze). De betrokken gegevens zijn: Spaarpunten afboeken
Bedrag
Hiermee geeft u aan hoeveel spaarpunten er afgeboekt moeten worden wanneer deze betaalwijze geselecteerd wordt bij het opvoeren van een betaling. Er zal een controle plaatsvinden of de klant daadwerkelijk het aantal spaarpunten gespaard heeft. Hiermee geeft u het bedrag aan dat overeenkomt met het opgegeven aantal spaarpunten. Dit bedrag zal bij het opvoeren van de betaling als ‘betaald bedrag’ gezien worden.
63
16 Kuurkaarten In Beauty Pack is een automatische administratie van uw kuurkaarten aanwezig. Bij de behandeling geeft u aan hoeveel maal er behandeld gaat worden, waardoor Beauty Pack zal herkennen dat het een zogenaamde kuur betreft wanneer het aantal behandelingen meer dan één is. Er zal een kuurkaart geregistreerd worden voor de eerste keer dat de behandeling opgevoerd wordt bij de klant. Bij de volgende keren herkent het systeem dat er een kuurkaart ‘open’ staat voor de klant en zal net zo vaak afvinken totdat alle behandelingen verbruikt zijn. Als gevolg van deze behandelingen zal er dus niks in rekening gebracht worden. Wanneer de klant weer komt voor de betreffende behandeling zal er dus een nieuwe kaart gekocht moeten worden.
16.1 Behandeling als kuur aangeven Bij de behandeling kan u aangeven of het een kuur betreft. Voor alle behandelingen geldt dat de klant minimaal één maal op bezoek mag komen. Aantal behandelingen
Dit geeft aan hoe vaak dezelfde behandeling verricht kan worden. Wanneer de waarde groter is dan één dan wordt er een kuurkaart toegevoegd.
64
16.2 Kuurkaarten overzichten In Beauty Pack zijn twee vensters aanwezig waarop u kunt zien welke kuurkaarten er zijn geregistreerd in totaal of per klant. Aan de hand van de overzichten kunt zien of een klant nog behandelingen heeft ‘open’ staan op de kaart of dat de kaart al reeds vol is. 16.2.1 Per klant Onderstaand overzicht is te benaderen via Data/Klant/Klant Tonen tabblad Kuurkaarten. Uit dit voorbeeld blijkt dat de klant nog recht heeft op twee behandelingen. Het totaal aantal behandelingen waarvoor de kaart is geregistreerd is drie en er is reeds één behandeling verricht.
65
16.2.2 Totaal Met behulp van onderstaand overzicht, te benaderen via Data/Behandel gegevens/Kuurkaarten krijgt u inzicht in het totaal aantal uitgegeven kuurkaarten. Ook kuurkaarten die al vol zijn worden hier zichtbaar. U kunt deze desgewenst na verloop van tijd handmatig verwijderen.
U kunt ook handmatig kuurkaarten toevoegen/bijwerken en verwijderen via het standaard onderhoudsvenster voor kuurkaarten (zie 12.7.).
66
17 Cadeaubonnen Wanneer u werkt met cadeaubonnen dan geven wij hier u een paar tips hoe u dit in uw administratie kunt afhandelen. Registreer elke cadeaubon die u wilt verkopen als artikel in uw administratie. Heeft u b.v. cadeaubonnen van € 25,-, € 50,- en € 100,- dan registreert u drie verschillende artikelen. Elke artikel krijgt een B.T.W. tarief van 0% aangezien de B.T.W. verrekent wordt op het moment dat de bon weer ingeleverd wordt, u dient dan wel een B.T.W. tarief van 0% in uw administratie geregistreerd te hebben. Via ‘Betaalwijze’ geeft u aan welke cadeaubonnen er ingeleverd kunnen worden. Door het opgeven van een Bedrag geeft u aan hoeveel er betaald wordt bij het inleveren van een cadeaubon. Op deze manier voorkomt u dat er willekeurige bedragen gebruikt kunnen worden bij het inleveren van een cadeaubon en er in feite alleen die bedragen geboekt worden waarvoor uw cadeaubonnen heeft uitgegeven. Indien u wel willekeurige bedragen wilt gebruiken dan vult u hier niks in.
67
18 Rapportage Met behulp van de rapportage functie heeft u de mogelijkheid diverse verslagen uit te printen (+/- 43). De meeste overzichten zijn hierbij gebaseerd op een start- en een einddatum. Wanneer u b.v. het ‘B.T.W Overzicht – per Kwartaal/Verkooptype’ wilt uitprinten dan geeft u eerst de periode op waarover u wilt rapporteren. Wanneer er geen gegevens zijn op te rapporten dan krijgt u hierover een melding. Wanneer u meerdere verslagen aanvinkt dan kunt u met behulp van de ‘Print’ knop deze verslagen tegelijkertijd uitprinten, waarbij voor alle verslagen dezelfde periode wordt aangehouden.
68
Door op een verslag te dubbelklikken of door een verslag aan te vinken en vervolgens op te ‘Voorbeeld’ knop te klikken, krijgt u het verslag eerst in ‘Voorbeeld mode’ te zien. U kunt niet meerdere verslagen in ‘Voorbeeld mode’ bekijken op hetzelfde moment. Wanneer het verslag wordt afgebeeld dan kunt u hier kunt u tussen de verschillende pagina’s bladeren of het verslag uitprinten.
69
19 Prijsafhandeling Deze paragraaf behandelt de prijsafhandeling van Beauty Pack. Hoe de uiteindelijke verkoopprijs van een behandeling/artikel of pakket zal worden hangt af van diverse instellingen. In deze paragraaf zullen wij behandelen hoe deze prijs tot stand komt en van welke instellingen deze afhankelijk is.
19.1 Aanbiedingen Het kan zijn dat u speciale aanbiedingen wilt doen gedurende een bepaalde periode. Voor zowel artikelen als behandelingen als pakketten heeft Beauty Pack de mogelijkheid deze aanbiedingen te registeren. Gedurende de verkoop zal Beauty Pack aan de hand van de factuurdatum of de aanbieding geldig is voor de betreffende verkoop en indien dit het geval is zal de verkoopprijs van de aanbieding gelden i.p.v. de vaste verkoopprijs. Aanbiedingen zijn zichtbaar te maken via het tabblad ‘Aanbiedingen’ op het artikelvenster, het behandelingvenster en het pakketvenster.
70
Via de actieknoppen kunt u de details van de aanbieding invoeren hierbij zijn de volgende gegevens van belang. Omschrijving
Startdatum Einddatum Prijs Korting toestaan
Extra Spaarpunten Aantal (alleen bij artikelen !)
Een logische omschrijving van de aanbieding. Deze omschrijving zal getoond worden bij het invoeren van de verkoop. De startdatum van de aanbieding. De einddatum van de aanbieding. De aanbiedingsprijs (incl. B.T.W.) Geeft aan of, indien een klant een kortingsregeling heeft, er korting bovenop de aanbieding wordt gegeven. Bij de aanbieding kunnen er extra spaarpunten gegeven worden. Geeft aan per hoeveel stuks de aanbieding geldt.
71
19.2 Handprijs Tijdens het invoeren van een verkoop van een behandeling, artikel of pakket wordt de verkoopprijs getoond. Medewerkers die geautoriseerd zijn ‘handprijzen’ in te voeren kunnen nu de verkoopprijs overschrijven. B.v. in de situatie dat er schade is aan een bepaald artikel en de klant wil dat artikel tegen een lagere prijs nemen dan kunt u besluiten gebruik te maken van deze handprijs. Ook kunt u eventuele kortingen wijzigen en/of invoeren.
19.3 Kortingen U kunt binnen Beauty Pack gebruik maken van diverse kortingsmogelijkheden. 19.3.1 Klanten korting U kunt klanten een standaard korting geven volgens een kortingsgroep. Bijvoorbeeld wanneer u een regeling heeft met een sportschool dat alle klanten van die sportschool recht hebben op een bepaalde korting dan kunt u deze klanten indelen in de kortingsgroep ‘sportschool’ met als kortingspercentage de korting die u heeft afgesproken. Wanneer de afspraak beëindigd of als het percentage wijzigt dan kunt u volstaan met het percentage naar 0% te wijzigen of aanpassen naar het nieuwe percentage. Zie voor het invoeren van kortingsgroepen 12.6. Klanten korting wordt gegeven op detailniveau. U kunt hierbij afzonderlijk per artikel, behandeling of pakket aangeven of de korting van toepassing is indien een klant in een kortingsregeling valt. Zie 11.4, 12.3 en 12.10 respectievelijk. Naast de standaard klanten korting kunt u ook een handkorting per verkoopregel ingeven indien de betreffende gebruiker hiervoor de benodigde autorisatie heeft. Zie 19.2.
72
19.3.2 Extra korting Naast de klantenkorting kunt u eventueel ook een extra korting invoeren. Voordat u een factuur opslaat heeft u de mogelijkheid deze in te voeren. De extra korting kan niet meer bedragen dan het factuurbedrag (het is dus wel mogelijk om een ‘0’ factuur te maken). De eventuele extra korting wordt verrekend met de BTW.
19.4 Artikel Voor het berekenen van de verkoopprijs van een artikel is één specifiek aspect van toepassing. Voor artikelen gelden zogenaamde staffelprijzen. Dat wil zeggen dat het binnen Beauty Pack mogelijk is aan te geven dat een bepaald artikel bij één stuk verkocht wordt voor b.v. € 10,- en twee stuks b.v. € 18,- Wanneer er geen prijs gevonden kan worden voor een verkoop, verschijnt er een foutmelding bij de afrekening.
19.5 B.T.W. De B.T.W. wordt berekend uit de uiteindelijke verkoopprijs. De verkoopprijzen die u bij artikelen, behandelingen en pakketten heeft ingevoerd zijn inclusief prijzen. Wanneer er een korting wordt verleend dan wordt het b.t.w. bedrag van deze korting met de uiteindelijk af te dragen b.t.w. verrekend. Ook wanneer er met spaarpunten betaald wordt, wordt het b.t.w. bedrag uit het spaarpunten bedrag berekend en van de totaal af te dragen b.t.w. afgehaald.
73
20 Facturering en kassa Wanneer u een factuur/kassabon aan uw klant wilt meegeven dan heeft Beauty Pack een aantal mogelijkheden waarmee u kunt bepalen in welke vorm u dit aan de klant meegeeft. Met behulp van Microsoft Word kunt u zelf het ontwerp van de factuur bepalen. Indien u liever een kleinere factuur mee wilt geven dan kunt u ook gebruik maken van de ingebouwde mogelijkheid dit op een bonprinter te doen. Indien u niet via Word of op een bonprinter wilt afdrukken dan kunt u ook kiezen voor de ingebouwde factuur.
20.1 Administratie opties In Beauty Pack Administratie (Extra/Opties tabblad Factuur Print) kunt u aangeven hoe u de factuur wilt printen. Hierbij is er onderscheid gemaakt tussen Factuur aan bekende klant, Factuur aan onbekende klant en Factuur aan verzekeraar. Voor alle drie kunt u apart aangeven hoe u wilt printen. Word Beauty Pack A4 Bonprinter Kiezen voor printen
Factuur wordt via Word geprint. U dient wel een “Word Template” op te geven. Zie 20.4 Factuur wordt op het ingebouwde ontwerp afgedrukt. Factuur wordt op de aangesloten bonprinter afgedrukt. Wanneer u deze selectie heeft aanstaan dan zal Beauty Pack vragen hoe de factuur afgedrukt moet worden.
74
Onder het tabblad “factuur” kunt u aangeven welke templates er gebruikt moeten worden indien u gebruik maakt van de mogelijkheid via Word te printen en welke teksten er onderaan de factuur moeten verschijnen voor de factuur via Word en de standaard A4 factuur. Template voor standaard factuur
Template voor factuur aan verzekeraar
Tekst voor openstaande factuur Voet tekst
Hier geeft u het Word document (.doc !) op dat u wilt gebruiken voor een factuur die niet aan een verzekeraar is gericht. Hier geeft u het Word document (.doc !) op dat u wilt gebruiken voor een factuur aan een verzekeraar. De tekst die moet worden afgedrukt indien de factuur niet voldaan is. Tekst die moet worden afgedrukt als voettekst op de factuur.
Noot: Template voor standaard factuur: zoek de juiste map waar het document is opgeslagen!! C:\Program Files\Beautypack, D:\Program Files\Beautypack of C:\Program Files (x86)\Beautypack
75
20.2 Standaard Beauty Pack A4 factuur Wanneer u gebruikt maakt van de ingebouwde A4 factuur dan heeft u niet de mogelijkheid deze aan te passen.
76
20.3 Kassabon Door het aansluiten van de optionele Epson bonprinter heeft u de mogelijkheid een kassabon af te drukken.
77
20.4 Factuur afdrukken met behulp van Microsoft Word Indien u bijvoorbeeld een eigen huisstijl heeft die u ook in uw factuur wilt laten terugkomen dan heeft u de mogelijkheid het ontwerp van de factuur aan te passen met behulp van Microsoft Word. U dient hiervoor wel minimaal Word’97 geïnstalleerd te hebben. In Beauty Pack Administratie geeft u op welk document als ‘Template’ voor uw ontwerp moet dienen. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen een standaard factuur en een factuur aan verzekeraar.
78
In Word vindt u in het menu onder Invoegen/snel onderdelen (in Word 2003 ‘Veld’) het onderstaande venster:
Door het plaatsen van deze velden legt u de koppeling tussen Word en Beauty Pack. Beauty Pack zal in uw document zoeken naar de velden volgens onderstaande tabel en vervangen door de gegevens zoals u ze in Beauty Pack heeft ingevoerd. Zorg dat u identieke Documentvariabelen gebruikt. In de Beauty Pack map vindt u twee voorbeelddocumenten “Invoice2.doc” en “Invoice3.doc”. Documentvariabele H1 H2 H3 H4 H5 H6 H7 H8 H9 H10 H11 H12 H13 H16 H17 H18 D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7
Inhoud Bedrijfsnaam Bedrijfsadres bedrijf postcode en woonplaats Klantnaam klantadres klant postcode en woonplaats factuurnummer factuurdatum Verzekeraarnaam Verzekeraaradres Verzekeraar postcode en plaats Geboortedatum Klant Polisnummer Medewerkernaam AGB code Medewerker BSN nummer Klant Detailregels behandelingen, artikelen en pakketten inclusief totaal. BTW details. Spaarpunten bij Spaarpunten af Spaarpunten saldo Openstaande factuur tekst. Factuur voettekst
Voorbeeld Schoonheidssalon Beauty Kruisweg 34 1020 FG Amsterdam Mevr. R. v/d Berg Stoopplein 9 1123 TR Amsterdam 011234 09-11-2010
Bedankt voor uw bezoek en graag tot de volgende keer! 79
20.5 Kassalade Wanneer u een (optioneel verkrijgbare) kassalade heeft aangesloten dan heeft een aantal mogelijkheden om aan te geven wanneer de kassalade geopend dient te worden. Ook kunt u aangeven welke medewerkers geen autorisatie hebben voor het openen van de kassalade. Om de kassalade automatisch open te laten gaan bij b.v. een contant betaling, dient u bij de contant betaalwijze (zie 12.4) aan te geven dat de kassalade geopend moet worden. Op deze wijze zal de kassalade b.v. bij een pinbetaling niet open gaan. Let op! De kassalade is alleen in combinatie met de (eveneens optioneel verkrijgbare) bonprinter te gebruiken.
Voor elke gebruiker/medewerker is aan te geven of het is toegestaan de kassalade te openen. Wanneer een medewerker zonder autorisatie een contant betaling invoert dan zal de kassalade niet geopend worden, in dit geval zal een medewerker met autorisatie de kassalade moeten openen. In Beauty Pack Administratie Gebruikers/Gebruiker Bijwerken kan met behulp van de indicatie ‘Sta openen van kassalade toe’ aangegeven worden of de kassalade geopend zal worden voor deze medewerker.
Wanneer de kassalade tussentijds geopend moet worden dan kan dat op een snelle manier via Extra/Openen kassalade. Door het ingeven van een Gebruikersnaam met wachtwoord zal gecontroleerd worden of de betreffende gebruiker geautoriseerd is de kassalade te openen. Wanneer b.v. een niet geautoriseerde medewerker een contant betaling ontvangt dan kan een geautoriseerde medewerker de kassalade openen door het ingeven van zijn/haar Gebruikersnaam en wachtwoord.
80
21 Voorraad Beauty Pack beschikt over uitgebreide functionaliteit om de meeste voorraadsituaties af te handelen. Wanneer u met Beauty Pack begint en u heeft reeds voorraad in uw salon aanwezig dan kunt u met behulp van de ‘Startvoorraad’ uw voorraadniveau per product opgeven. Wanneer alle voorraad in het systeem aanwezig is kunt alle voorraad mutaties met behulp van Beauty Pack afhandelen. Bij verkoop van een product wordt de voorraad automatisch op peil gebracht. Door middel van een uitgebreid waarschuwingssysteem kunt u voorkomen dat u producten verkoopt die (administratief) niet in Beauty Pack aanwezig zijn. Producten die u gebruikt tijdens een behandeling (o.a. salonproducten) kunt u met behulp van Beauty Pack automatisch of handmatig laten afboeken. Met behulp van Beauty Pack kunt u ook uw bestellingen laten afhandelen. Met behulp van een besteladvies kunt u voorlopige bestellingen laten maken, die u eventueel kunt aanpassen. De bestellingen kunt via e-mail, fax of een rapport naar de leverancier worden verzonden. Wanneer de bestelling binnenkomt kunt u deze als geheel of gedeeltelijk in de voorraad laten opnemen. Indien u voor bepaalde leveranciers geen gebruik maakt van het bestelsysteem dan kunt u binnenkomende voorraad ook ‘handmatig’ opboeken. Er kunnen natuurlijk altijd voorraad verschillen ontstaan door menselijke fouten, diefstal e.d. In dit geval kunt u de voorraad corrigeren met behulp van voorraadverschillen, d.w.z. overschotten, tekorten, diefstal, retour leverancier en schade. In de volgende paragrafen zullen wij de verschillende voorraadmutaties in detail bespreken.
21.1 Voorraadmutaties Per product kunt u zien welke voorraad mutaties hebben plaatsgevonden en tot welke voorraad de mutatie heeft geleid. In het artikeldetail venster (Data/Artikel Gegevens/Artikel), op het tabblad ‘Voorraad’ worden de mutaties oplopend op datum getoond.
81
Wanneer u een handmatige voorraadmutatie wilt uitvoeren dan kunt u met behulp van de actieknop ‘Toevoegen’ (in Bijwerken modus) een nieuwe mutatie toevoegen. Afhankelijk van de instellingen (zie 21.2 en 21.5.1) heeft u de keuze uit de volgende mogelijkheden : Mutatie Voorraad tekort
Voorraad overschot
Diefstal
Retour Leverancier
Schade
Start voorraad Voorraad ontvangst
Omschrijving Hiermee geeft u aan dat er in Beauty Pack meer in voorraad staat geregistreerd dan dat er in werkelijkheid aanwezig is. Geef de hoeveelheid aan die te veel in Beauty Pack staat geregistreerd. De voorraad zal met deze hoeveelheid verlaagt worden. Hiermee geeft u aan dat er in Beauty Pack minder voorraad staat geregistreerd dan dat er in werkelijkheid aanwezig is. Geef de hoeveelheid aan die te weinig in Beauty Pack staat geregistreerd. De voorraad zal met deze hoeveelheid verhoogt worden. Hiermee geeft u aan dat het voorraad tekort is ontstaan door diefstal. Geeft de hoeveelheid aan die door diefstal uit de voorraad is genomen. De voorraad zal met deze hoeveelheid verlaagt worden. Hiermee geeft u aan dat het voorraad tekort is ontstaan doordat het artikel teruggestuurd is naar de leverancier. Geeft de hoeveelheid aan die teruggestuurd is. De voorraad zal met deze hoeveelheid verlaagt worden. Hiermee geeft u aan dat het voorraad tekort is ontstaan door schade. Geeft de hoeveelheid aan die door schade uit de voorraad is genomen. De voorraad zal met deze hoeveelheid verlaagt worden. Zie 21.2 Zie 21.5
82
21.2 Startvoorraad Zodra u met Beauty Pack start zal u uw huidige voorraad (en producten) eerst in Beauty Pack moeten registeren. Om goed onderscheid te kunnen maken hoe de voorraad tot stand is gekomen is hiervoor de mutatie ‘Startvoorraad’. Om gebruik te kunnen maken van startvoorraad dient in de Administratie module eerst de indicatie ‘startvoorraad’ aan te worden gezet. Open de Administratie module en selecteer de database. Onder Extra/Opties tabblad voorraad vindt u de indicatie ‘Sta invoeren van initiële voorraad toe’. Wanneer deze aanstaat dan kunt u bij het invoeren van voorraadmutaties gebruik maken van de mutatie ‘Startvoorraad’. Wanneer deze uitstaat dan heeft u deze mogelijkheid niet.
83
21.3 Verkoop Bij verkoop van één of meerdere producten zal Beauty Pack automatisch de voorraad bijwerken. Hierbij zal gekeken worden of er voldoende (administratieve) voorraad aanwezig is. Wanneer er minder voorraad aanwezig dan dat er verkocht wordt dan heeft u de mogelijkheid hier waarschuwingen of blokkeringen voor te gebruiken. Open hiervoor Beauty Pack Administratie en selecteer uw database. Onder Extra/Opties tabblad ‘Voorraad’ kunt u de volgende instellingen invoeren “ Actie Waarschuwen wanneer er niet voldoende voorraad is om de verkoop te voldoen
Sta geen verkoop toe wanneer er geen voorraad is Negeer voorraad, sta altijd verkoop toe
Omschrijving Wanneer er niet voldoende voorraad is zal Beauty Pack de volgende waarschuwing tonen: ‘Er is niet genoeg voorraad om deze verkoop te voldoen, wilt u doorgaan?’. U heeft nu de mogelijkheid om de verkoop te annuleren of door te gaan. Wanneer u doorgaat zal er een voorraad tekort worden geregistreerd. De verkoop kan niet plaatsvinden, er zal eerst voldoende voorraad moeten zijn om door te kunnen gaan. Er zal geen waarschuwing getoond worden. Bij verkoop zal er een voorraad tekort geregistreerd worden.
Let op! Voorraadcontrole vindt plaats op het moment van registratie van het betreffende product. De werkelijk voorraad afboeking vindt plaats op het moment van facturering. Indien tussentijds (tussen moment van product registeren en facturering) voorraad wordt bijgeboekt dan zal Beauty Pack uitgaan van de nieuwe voorraad.
84
21.4 Salonproducten Wanneer u tijdens een behandeling producten gebruikt dan kunt u Beauty Pack ook van deze producten de voorraad laten bijwerken. Hierbij gaat het niet alleen om zogenaamde salonproducten, deze producten zijn specifiek bedoeld voor salongebruik en niet voor verkoop, u kunt dus in principe elk geregistreerd product gebruiken als ‘salonproduct’. Bij elke behandeling (Data/Behandel Gegevens/Behandeling) kunt u op het tabblad ‘Salonproducten’ opgeven welke producten u gebruikt tijdens een behandeling. Wanneer u de behandeling verkoopt zal Beauty Pack automatisch deze producten bij de sessie opnemen, waarna u alsnog deze keuze heeft aan te geven of u het product wel of niet van voorraad hebt genomen.
Met behulp van de actieknop ‘Toevoegen’ kunt u nieuwe salonproducten bij een behandeling opgeven. Geef het aantal en het product aan. Met behulp van de indicatie ‘Selecteren voor voorraad afboeken’ kunt u aangeven of u de keuze wilt hebben het betreffende product te selecteren bij verkoop of dat het product ten alle tijde gebruikt wordt en derhalve van voorraad afgeboekt kan worden.
85
Bij verkoop van de behandeling zullen de door u opgevoerde salonproducten bij de sessie geplaatst worden (tabblad ‘Salonproducten’). De producten met indicatie ‘Selecteren voor voorraad afboeken’ zullen niet gemarkeerd staan, de andere producten staan wel gemarkeerd. U heeft nu alsnog de mogelijkheid de markering aan of uit te zetten. Wanneer u producten heeft gebruikt tijdens een behandeling die niet bij de behandeling zelf staan geregistreerd dan heeft u de mogelijkheid deze handmatig toe te voegen via de actieknop ‘Toevoegen’. Het waarschuwingssysteem zoals vermeld bij 21.3 is ook van toepassing op salonproducten. De waarschuwing zal, afhankelijk van de instellingen, optreden bij het aanzetten van de markering van een salonproduct of tijdens het opvoeren van de behandeling als ‘Selecteren voor voorraad afboeken’ uitstaat. Let op! Voorraadcontrole vindt plaats op het moment van registratie van het betreffende salonproduct. De werkelijk voorraad afboeking vindt plaats op het moment van facturering. Indien tussentijds (tussen moment van salonproduct registeren en facturering) voorraad wordt bijgeboekt dan zal Beauty Pack uitgaan van de nieuwe voorraad.
86
21.5 Bestellingen Voor het registreren van uw binnenkomende voorraad en het afhandelen van uw uitstaande bestellingen is er bestelsysteem aanwezig. U kunt per leverancier aangeven of u wel of niet van dit bestelsysteem gebruik wilt maken. Bestellingen kunnen gemaakt worden aan de hand van een besteladvies. Indien u van het bestelsysteem gebruik maakt kunt u een binnenkomende bestelling in zijn geheel of gedeeltelijk in de voorraad laten opnemen. 21.5.1 Leverancier instellingen Voor het afhandelen van bestellingen zijn een aantal instellingen per leverancier noodzakelijk. Voor een beschrijving van deze instellingen zie 12.8 21.5.2 Besteladvies Wanneer u het bestelsysteem voor bepaalde leveranciers gebruikt dan kunt u gebruik maken van het besteladvies. Het besteladvies zal aan de hand van de minimum voorraad, de bestelhoeveelheid, huidige voorraad en uitstaande bestellingen bepalen of er een bepaald product bijbesteld moet worden om voldoende voorraad van dat product in uw salon te hebben. Het besteladvies zal resulteren in een uiteindelijke bestelling die eventueel aangepast of verwijderd kan worden. U kunt het besteladvies uitvoeren via Data/Voorraad Beheer/Bestel Advies. Om een besteladvies te genereren zal dus eerst de minimum voorraad en de bestelhoeveelheid ingevuld moeten zijn (zie 11.4). Aan de hand van de huidige voorraad en uitstaande bestellingen (d.w.z. bestellingen die nog niet binnen zijn gemeld) wordt een besteladvies gegenereerd. Er worden alleen bestellingen gemaakt met status ‘In bewerking’, indien er reeds een bestelling aanwezig is voor de betreffende leverancier met status ‘In bewerking’ dan wordt het besteladvies aan die bestelling toegevoegd. Aan de hand van de volgende voorbeelden kunt u zien welke situatie in een bestelling resulteert. Voorraad Min. Voorraad Bestelhoev. Uitst. bestellingen Actie 3 2 5 0 Geen bestelling 2 2 5 0 Geen bestelling 2 3 5 0 Bestelling, 5 stuks 0 2 5 5 Geen bestelling 2 5 5 2 Bestelling, 5 stuks 21.5.3 Bestelsysteem Met behulp van het bestelsysteem kunnen bestellingen naar de leveranciers met Beauty Pack afgehandeld worden. De afhandeling van de bestellingen worden door middel van 5 statussen doorlopen. Elke status wijziging moet apart opgeslagen worden, waardoor het b.v. niet mogelijk is in één 87
keer van status ‘In bewerking’ naar status ‘Voltooid’ te gaan. Het is wel mogelijk te status van een bestelling één status lager te zetten, waardoor het b.v. mogelijk is bestelregels toe te voegen nadat de bestelling reeds op status ‘Gesloten’ terecht is gekomen. Status In bewerking
Gesloten
Verzonden
Ontvangst gestart
Voltooid
Omschrijving Wanneer een bestelling wordt toegevoegd dan krijgt de bestelling deze status. U kunt de bestelling verwijderen en bestelregels (lijnen) toevoegen. Wanneer een bestelling deze status heeft dan kunt u geen bestelregels (lijnen) meer toevoegen. Wanneer u dit alsnog wilt dan moet u de status naar ‘In bewerking’ zetten. Wanneer de bestelling naar de leverancier is verzonden (mail, fax, e-mail, telefonisch) dan dient u de bestelling op deze status te zetten. Op het tabblad ‘lijnen’ verschijnen 2 extra kolommen, ‘Tot. Ontvangen’ en Tot. Geannuleerd’. Wanneer de bestelling binnenkomt dan dient u de bestelling op deze status te zetten. Het ontvangst proces kan nu beginnen. Hierbij moet u goed opletten, het bestelsysteem gaat ervan uit dat de bestelling volledig binnenkomt. Wanneer dit niet het geval is dan dient u de kolommen ‘Ontvangen’ en/of ‘geannuleerd’ aan te passen. Er kan nooit meer geannuleerd en/of ontvangen worden dan de oorspronkelijke bestelhoeveelheid. Wanneer er deelontvangsten zijn dan dient u dit proces even zoveel keer uit te voeren. De inkoopfacturen kunt u onder het tabblad ‘Factuur’ registeren, dit is met name van belang wanneer u gebruik maakt van de boekhoud export functie. Wanneer de bestelling volledig binnen is en/of geannuleerd dan zal de status automatisch in ‘Voltooid’ wijzigen.
88
U start het bestelsysteem door middel van Data/Voorraad Beheer/Bestellingen. U kunt nu de gebruikelijke acties uitvoeren op een bestelling. Alleen bestellingen met status ‘In bewerking’ en ‘Voltooid’ kunnen verwijderd worden. Op het bestelling detailvenster vindt u de volgende gegevens: Bestel nr. Bestel Datum Leverancier Bestel nr. Leverancier Geschat Bedrag
Het unieke nummer van een bestelling. Dit nummer wordt automatisch door Beauty Pack bepaald. De datum waarop de bestelling gemaakt is. U kunt deze datum, indien gewenst, aanpassen. De leverancier waarvoor de bestelling gemaakt wordt. U kunt dit gegeven niet meer aanpassen wanneer er bestelregels zijn. Wanneer de leverancier een eigen nummer koppelt aan uw bestelling dan kunt u deze hier invoeren. Aan de hand van de inkoopprijs van de producten in de bestelling en eventuele bestelkosten wordt hier een geschat bedrag getoond. Deze kan eventueel afwijken van het uiteindelijke factuurbedrag.
Wanneer de status van een bestelling ‘In bewerking’ is dan kunt u het aantal in de kolom ‘Bestel aantal’ aanpassen.
89
U kunt ook via de actieknoppen bestelregels toevoegen, verwijderen en aanpassen.
21.6 Voorraadverschillen Wanneer de administratieve voorraad niet meer overeenkomt met de werkelijke voorraad dan is de noodzaak een voorraadcorrectie uit te voeren. Zie 21.1 hoe deze uit te voeren. In principe bent u verplicht (uit belasting oogpunt) minimaal 1x per jaar een voorraadtelling uit te voeren, bij de meeste bedrijven gebeurt dit voor het begin van het nieuwe boekjaar. Beauty Pack legt geen vaste werkwijze op om de voorraadtelling uit te voeren. U kunt met behulp van artikellijsten, b.v. per leverancier of verkoopgroep, tellingen uitvoeren. Alle verschillen dienen één voor één in Beauty Pack ingevoerd te worden.
90
22 Importeren artikelgegevens Via deze optie, onder Bestand/Importeren Artikelbestand Leverancier, kunt u externe bestanden van diverse leveranciers importeren en in uw Beauty Pack database vastleggen. Raadpleeg de Beauty Pack Helpdesk om te informeren of er bestanden zijn van uw leverancier. Deze kunnen u dan via diskette of e-mail naar u toe gestuurd worden. Gezien de inhoud van de gegevens (vooral prijsgegevens) is het niet mogelijk deze in de Beauty Pack installatie mee te leveren. Ook wordt hier uitgelegd hoe u eventueel zelf bestanden kunt creëren.
22.1 Importbestanden Wanneer u import bestanden krijgt van de Beauty Pack helpdesk, via e-mail of diskette, ontvangt u twee bestanden ‘import_art.bpi’ en ‘schema.ini’. Het eerste bestand is het daadwerkelijke importbestand, hierin bevinden zich de leverancier en artikelgegevens. Het tweede bestand is noodzakelijk vanwege de definitie van de diverse rubrieken in het eerste bestand. Deze twee bestanden moeten altijd bij elkaar in dezelfde map geplaatst worden anders krijgt u wellicht problemen met de import. Het ‘schema.ini’ bestand bevind zich ook in de Beauty Pack installatie map (c:\program files\beauty pack\). Wanneer u de bestanden ontvangt plaats deze dan bij elkaar in een aparte map (b.v. c:\program files\beauty pack\import\). Indien u meerdere importbestanden van meerdere leveranciers heeft dan is het beste nog meer niveaus aan te brengen (b.v. c:\program files\beauty pack\import\leverancier1\).
22.2 Hoe wordt de koppeling gelegd? Voordat u met de import begint is het van belang het volgende te weten. Beauty Pack vereist dat het artikelnummer van de leverancier in de import aanwezig is en deze moet uniek zijn voor de betreffende leverancier. Indien u voor dezelfde leverancier al een artikel in uw database heeft met hetzelfde artikelnummer (leverancier) dan zal de import dit artikel aanpassen met de gegevens zoals deze in de import voorkomen. Indien het artikelnummer (leverancier) niet aanwezig is dan zal het artikel worden toegevoegd. Het is dus uiterst belangrijk dat u de juiste artikelnummers gebruikt anders bestaat het risico dat één artikel twee keer voorkomt met dezelfde naam maar met een verschillend artikelnummer.
91
22.3 Importprocedure De importwizard start met het volgende venster:
Navigeer naar het in 22.1 genoemd bestand ‘import_art.bpi’ m.b.v. de bestandknop. Wanneer het bestand het juiste formaat heeft zal er in ‘omschrijving’ aangeven worden van welke leverancier het bestand is en hoeveel artikelgegevens er in het bestand staan. Klik op ‘Volgende’ wanneer het juiste bestand geselecteerd is. In het volgende venster geeft u aan of de gegevens aan een bestaande leverancier toegevoegd moeten worden of dat er een nieuwe leverancier toegevoegd moet worden. Aangezien de gegevens die u heeft ingevoerd en de gegevens van het importbestand kunnen afwijken moet u aangeven welke leverancier er bedoeld wordt in uw database. Wanneer u kiest voor nieuwe leverancier toevoegen en deze bestaat al in uw database en er zijn als artikelen geregistreerd dan zullen de artikelen dubbel geregistreerd kunnen worden.
Klik op ‘Volgende’ wanneer u uw keuze heeft gemaakt.
92
U krijgt nu de volgende keuze 2: Overschrijven verkoopprijs3 – de verkoopprijsgegevens van de leverancier worden direct bijgewerkt in de verkoopprijsgegevens in de database. Uw nieuwe verkoopprijs is bepaald door de leverancier. Deze prijs is inclusief B.T.W. Alleen ‘adviesprijs’ bijwerken – de verkoopprijsgegevens worden opgeslagen als adviesprijs. Uw huidige verkoopprijs (indien van toepassing) wordt niet gewijzigd. U zult de verkoopprijs dus later handmatig moeten wijzigen.
Klik op ‘Volgende’ wanneer u uw keuze heeft gemaakt. In het volgende venster moet u een verkoopgroep specificeren waaraan de nieuwe artikelen gekoppeld moeten worden. Aangezien de verkoopgroep indeling geheel afhankelijk is van uw persoonlijke voorkeur en werkwijze is dit niet door Beauty Pack te bepalen. Indien u nieuwe artikelen nog wilt bijwerken, bijvoorbeeld aanpassingen van de verkoopprijs of verkoopgroep, is het handig hiervoor een tijdelijke verkoopgroep te creëren. Op deze wijze weet u altijd welke artikelen nog aangepast moeten worden. Let op: Voordat u met de import begint zult u een verkoopgroep moeten toevoegen waaraan u de nieuwe artikelen wilt koppelen als deze nog niet bestaat!
Klik op ‘Volgende’ wanneer beide rubrieken zijn ingevuld.
Met behulp van het volgende venster krijgt u de volgende mogelijkheden: Alleen controle van gegevens, wijzigingen zullen niet worden 2
Wanneer er gekozen voor nieuwe leverancier dan krijgt u dit venster niet. Met verkoopprijs wordt bedoeld meer dan E 0,00. Indien er een verkoopprijs van E 0,00 door de leverancier wordt medegedeeld dan wordt het betreffende artikel gezien als salonproduct. 3
93
uitgevoerd – Indien u deze optie kiest zal het importbestand gecontroleerd worden ten opzicht van de gegevens in uw database. Eventuele wijzigingen zullen worden gerapporteerd, waarbij u de mogelijkheid deze uit te printen. Controleren en bijwerken gegevens, eventuele wijzigingen kunnen niet teruggedraaid worden Hiermee geeft u aan dat de gegevens in het importbestand in uw database bijgewerkt kunnen worden. Indien er wijzigingen zijn dan kunt u deze niet meer terugdraaien.
Klik op ‘Volgende’ wanneer uw keuze is gemaakt.
Na het aanklikken van ‘Voltooien’ zal de import gestart worden. Tijdens de verwerking verschijnt in het venster een verslag van de gegevens die gewijzigd zullen worden. Aan het einde van de verwerking wordt aangegeven hoeveel artikelen zijn toegevoegd en hoeveel artikelen zijn gewijzigd. Door het aanklikken van ‘Print’ wordt het verslag op de standaard Windows printer afgedrukt.
94
22.4 Indeling van het importbestand Indien u zelf een importbestand wilt creëren dan is de volgende informatie van belang. Zonder enige kennis van bestandsformaten en hoe men gegevens van een bepaald formaat (b.v. Excel of gebruik bij voorkeur OpenOffice.org het is open software) naar een ander formaat (in dit geval txt/csv) moet krijgen is dit niet eenvoudig. Indien u leverancierbestanden heeft die u wilt importeren neem dan contact op met de Beauty Pack helpdesk als u hier niet uitkomt. 22.4.1 Formaat Het bestand is opgeslagen als CSV (comma delimited). Voor herkenning voor Beauty Pack is hier bpi (Beauty Pack Import) van gemaakt. Ook de naam van het bestand moet vast zijn, namelijk import_art.bpi, aangezien in het bestand schema.ini de veldformaten staan gespecificeerd. Het bestand bestaat uit 3 recordformaten, het headerrecord, het leverancierrecord en het artikelrecord. Zorg dat de veldindelingen identiek blijven anders komen de verkeerde gegevens in de verkeerde velden terecht. Decimalen worden gescheiden door een “.” en elk record door een “,”. 22.4.2 Indeling headerrecord Naam
Inhoud
Formaat
Record Code Omschrijving Aantal records
Waarde ‘0’ Logische omschrijving v/h bestand Aantal artikelrecords, dus exclusief header en leverancierrecord “” “” “” “” “” “” “” “” “” “” “” “” “” “” ‘#’
Char Char Char
Formaat OpenOffice Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “
Char Char Char Char Char Char Char Char Char Char Char Char Char Char Char
Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “
Dummy 1 Dummy 2 Dummy 3 Dummy 4 Dummy 5 Dummy 6 Dummy 7 Dummy 8 Dummy 9 Dummy 10 Dummy 11 Dummy 12 Dummy 13 Dummy 14 Record terminator
95
22.4.3 Indeling leverancierrecord Naam
Inhoud
Formaat
Record Code Naam Adres Postcode Woonplaats Telefoon Fax Minimum bestelbedrag Fl.
Waarde ‘1’ Naam v/d leverancier Adres v/d leverancier Postcode v/d leverancier Woonplaats v/d leverancier Telefoonnummer v/d leverancier Faxnummer v/d leverancier
Char Char Char Char Char Char Char Char
Formaat OpenOffice Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “
Char
Tekst “, “
Double
VS-Engels
Double
VS-Engels
Char Double Double Char Double Char Char
Tekst “, “ VS-Engels VS-Engels Tekst “, “ VS-Engels Tekst “, “ Tekst “, “
Bestelkosten Fl. Minimum bestelbedrag Euro
Bestelkosten Euro
Dummy 1 Dummy 2 Dummy 3 Dummy 4 Dummy 5 Dummy 6 Record terminator
Minimum bedrag dat besteld moet worden zodat er geen kosten in rekening worden gebracht. In gulden. (0.00) Kosten die in rekening worden gebracht als er onder het minimum bestelbedrag wordt besteld. In gulden. (0.00)
Minimum bedrag dat besteld moet worden zodat er geen kosten in rekening worden gebracht. In euro. Kosten die in rekening worden gebracht als er onder het minimum bestelbedrag wordt besteld. In euro, “” “” “” “” “” “” ‘#’
96
22.4.4 Indeling artikelrecord Naam
Inhoud
Formaat
Record Code Artikelgroep Artikelsubgroep Artikelnummer leverancier
Waarde ‘2’ Artikelgroep Artikelsubgroep Het artikelnummer v/d leverancier Omschrijving v/h artikel De inhoud v/h artikel Artikelcode Kleurnummer Het aantal waarvoor de inkoopprijs geldt
Char Char Char Char
Formaat OpenOffice Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “
Char Char Char Char Char
Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “ Tekst “, “
Inkoopprijs per inkoopaantal in gulden
Double
VS-Engels
Double
VS-Engels
Char
Tekst “, “
Omschrijving Inhoud Artikelcode (max. 5) Kleurnummer Inkoopaantal Inkoopprijs Fl. Inkoopprijs Euro Verkoopaantal
(0.00) Inkoopprijs per inkoopaantal in euro Het aantal waarvoor de verkoopprijs geldt
Verkoopprijs Fl.
Verkoopprijs per verkoopaantal in gulden (0.00)
Double
VS-Engels
Verkoopprijs Euro
Verkoopprijs per verkoopaantal in euro Testnummer Prijs van tester Barcode van artikel ‘#’
Double
VS-Engels
Char Double Char Char
Tekst “, “ VS-Engels Tekst “, “ Tekst “, “
Testnummer Testprijs Barcode Record terminator
Video 1: Voorkom import problemen met behulp van het kladblok: Schonen van het import bestand van speciale tekens en schrifttekens Bijv. ( /®)&*% etc.(.). Voorkom dubbele artikel benamingen of artikelnummers. Voeg bij de artikelomschrijving en het artikelnummer een merknaam of initiaal toe. Bijv. een Cleanser artikelnummer 10235 van het merk Darphin. De omschrijving v/h artikel Darphin Cleanser of Artikelnummer DR-10235. Bekijk de video: Voorkom import problemen met behulp van het kladblok Video 2: Neem een bestaand importbestand import_art.bpi van beautypack en kopieer het in een nieuwe map en bewerk de nieuwe gegevens in het bestand met OpenOffice. Bekijk de video: Een importbestand maken met OpenOffice
97
23 Exporteren Boekhoudgegevens 23.1 Exporteren naar Snelstart Voor het exporten met snelstart kunt u contact opnemen met de helpdesk van Beautypack. Een voorbeeld (beknopte)snelstart administratie is meegeleverd, u kunt deze in de map mijn documenten/Beauty pack Database. U heeft hierbij een licentie voor de SnelStart Gateway nodig. Deze kan men gratis aanvragen bij SnelStart. Men kan dit controleren in SnelStart via de menubalk: Extra – Licentiebeheer
Hierbij een aantal voorbeelden:
98
99
24 Opslaan digitale afbeeldingen Met Beauty Pack heeft u de mogelijkheid digitale afbeeldingen op te slaan en deze weer te geven. Afbeeldingen kunnen opgeslagen worden via Klanten, Sessie en Analyse. U kunt gebruik maken van apparaten (b.v. een digitale camera, scanner of een webcam) die aangesloten zijn aan uw computer. Wanneer deze apparaten de zogenaamde Twain interface ondersteunen (in de meeste gevallen is dat zo) dan kan Beauty Pack de afbeeldingen direct inlezen en opslaan. Er zijn ook b.v. digitale camera’s die de mogelijkheid geven de afbeeldingen in de camera in te lezen via een standaard verwisselbare schijf medium. De afbeeldingen kunnen dan ook direct in Beauty Pack ingelezen worden. Voor het opslaan van de afbeeldingen kiest u het tabblad ‘Afbeeldingen’ van sessie en klant. Vervolgens kunt u met behulp van de actieknoppen afbeeldingen bijwerken, toevoegen, verwijderen en tonen.
Met behulp van de ‘...’ knop achter ‘Scanner’ kunt u een aan uw systeem aangesloten Twain apparaat selecteren, b.v. een digitale camera. Bij categorie vult een rubriek in waaronder de afbeelding opgeslagen moet worden. Door op de ‘Scan’ knop te klikken wordt de standaard software waarmee uw apparaat is in te lezen opgestart. Deze software geeft u vervolgens de mogelijkheid de afbeelding naar Beauty Pack over te brengen. U kunt ook afbeeldingen inladen die elders zijn opgeslagen, b.v. op de harde schijf of digitale camera’s die de mogelijkheid geven de camera als een schijf te benaderen. Indien dit het geval is kunt u de afbeelding selecteren met behulp van de ‘...’ knop achter Bestand.
100
25 Mailings Beauty Pack bevat een krachtige mailing functie waarmee u zeer uitgebreide selecties kunt uitvoeren op uw klantgegevens. De selecties die u definieert zijn tevens op te slaan zodat u of één van de andere medewerkers deze opnieuw kunt uitvoeren. Via de menuoptie Extra/Mailing komt u in de mailingwizard.
U heeft de keuze uit twee mogelijkheden, u kunt een reeds eerder gemaakt selectie selecteren of een nieuwe selectie maken. De volgende beschrijving gaat uit van het nieuw maken van een selectie, zodra u een selectie heeft opgeslagen kunt u deze opnieuw gebruiken en eventueel aanpassen waarbij dezelfde regels gelden als bij het maken van een nieuwe selectie.
101
25.1 Nieuwe selectie maken. Bij het maken van een nieuwe selectie dient u de daarmee overeenkomende optieknop aan te klikken. Vul een korte omschrijving en een lange omschrijving in. Ze dienen allebei ingevuld om verder te kunnen gaan. Zorg dat de omschrijving zo zinvol mogelijk zijn zodat u later onmiddellijk weet welke selectie er gemaakt wordt.
102
25.2 Selectie klantgegevens Na het aanklikken van ‘Volgende’ kunt een selectie maken uit de klantgegevens. Geslacht
Man/Vrouw/Beide, één van de drie opties dient geselecteerd te zijn. Leeftijd Indien u een selectie wilt maakt waarbij u tevens rekening wilt houden met de leeftijd van de klant, kunt u dat hier aangeven. Verjaardagen Indien u klanten wilt selecteren die in de komende periode jarig zijn dan kunt u dat hier aangeven. Bestedings code Door het aanvinken van één of meerdere Bestedings code’s zal de mailingwizard die klanten selecteren die voldoen aan de door u opgegeven bestedings code. Zie 29.5 voor definitie van bestedings code. Mail Indicatie ‘Ja’ selecteert alle klanten die Mailen J/N aan hebben staan ‘Nee’ selecteert alle klanten die Mailen J/N uit hebben staan ‘Beide’ selecteert alle klanten die Mailen J/N aan en uit hebben staan Laatste bezoek datum meer Hiermee kunt u aangeven dat de klant geselecteerd zal dan x dagen gelden worden indien de laatste sessie datum meer dan het hier aangegeven aantal dagen geleden is gewest
Alleen ‘Geslacht’ en Mail Indicatie zijn een verplicht in te vullen selectiecriterium, de andere criteria zijn optioneel. Klik op ‘Volgende’ indien alle door u gewenste selectiecriteria zijn ingevoerd.
103
25.3 Selectie verkoopgegevens Indien u uw mailing wilt baseren op verkoopgegevens dan heeft u hier de mogelijkheid die klanten te selecteren die een periode van ‘vandaag’ tot een door u ingegeven aantal maanden geleden aan de volgende criteria voldoen: Behandelingen Behandel Groep Artikel Verkoopgroep Leverancier Pakket
Klant heeft de behandeling ondergaan in de opgegeven periode. Klant heeft een behandeling ondergaan die ondergebracht is in de aangegeven behandelgroep en in de opgegeven periode. Klant heeft een artikel gekocht in de opgegeven periode. Klant heeft een artikel gekocht die ondergebracht is in de aangegeven verkoopgroep en in de opgegeven periode. Klant heeft een artikel gekocht van de aangegeven leverancier en in de opgegeven periode. Klant heeft een pakket gekocht in de opgegeven periode.
Klik op ‘Volgende’ indien alle criteria zijn ingevoerd. Het is niet verplicht uit verkoopgegevens te selecteren. In dat geval dient het vakje ‘Ik wil van de volgende verkoop gegevens selecteren’ niet aangevinkt te zijn.
104
25.4 Selectie uitvoer Met behulp van dit venster bepaalt u waar de geselecteerde klanten naar toe uitgevoerd dienen te worden. Hierbij heeft u de volgende mogelijkheden: Verslag Bestand
Etiketten
E-mail
De geselecteerde klanten worden op een standaard verslag afgedrukt. De geselecteerde klanten worden in het door u opgegeven bestand (txt/csv) geplaatst. Dit bestand kunt u later b.v. gebruiken in een mailmerge in Word of etiketten afdrukken m.b.v. de meegeleverde Avery Wizard voor Word. De geselecteerde klanten worden afgedrukt op het door u opgegeven etiketformaat. Hierbij heeft u de mogelijkheid te kiezen uit de formaten zoals vermeld in 25.4.1 De geselecteerde klanten worden gemaild mits ze over een geldig e-mail adres beschikken.
U moet een uitvoer optie kiezen. Klik op ‘Volgende’ als dit heeft gedaan.
105
25.4.1 Etiketformaten Etiket Avery J8160 Avery J8161 Avery J8162 Avery J8163 Avery J8164 Avery L7160 Avery L7161 Avery L7162 Avery L7163 Avery L7164 Zweckform 3474 Zweckform 3475 Zweckform 4771 Herma 4615
Aantal labels 3x7 3x6 2x8 2x7 3x4 3x7 3x6 2x8 2x7 3x4 3x8 3x8 3x8 3x8
Afmetingen 6,35 x 3,81 cm 6,35 x 4,66 cm 9,9 x 3,39 cm 9,9 x 3,81 cm 6,35 x 7,2 cm 6,35 x 3,81 cm 6,35 x 4,66 cm 9,9 x 3,39 cm 9,9 x 3,81 cm 6,35 x 7,2 cm 3,71 x 7 cm 3,6 x 7 cm 3,6 x 7 cm 3,71 x 7 cm
Met behulp van het e-mail venster kunt u een e-mail verzenden naar de geselecteerde klanten. Met behulp van de actieknoppen kunt u eventueel bestanden mee sturen. 25.4.2 Uitgaande Email Instellen Voor dat u begint met het verzenden van E-mail dient u de server van u uitgaande mail in de instellingen in te voeren.
106
25.4.3 Probleem oplossingen bij het verzenden van E-Mailing E-mail instellingen
Vul het E-mail adres in de BP administratie. ( Bestand/database setting)
25.5 Mailselectie uitvoeren en opslaan Wanneer alle criteria zijn ingevoerd dan kunt u hier de selectie opslaan en uitvoeren. Hierbij heeft u de volgende mogelijkheden na het aanklikken van ‘Voltooien’: Selectie opslaan en uitvoeren
Selectie alleen opslaan Selectie alleen uitvoeren
De ingevoerde selectie wordt bewaard en uitgevoerd. De uitvoer vindt plaats naar het door u opgegeven verslag, etiket of bestand. De ingevoerde selectie wordt bewaard. De ingevoerde selectie wordt uitgevoerd. De uitvoer vindt plaats naar het door u opgegeven verslag, etiket of bestand.
107
25.5.1 E-mail versturen in HTM of HTML Formaat Wenst u een e-mail versturen in HTM of HTML formaat. Kies de knop nieuw
.
Selecteer het bestand een HTM of HTML bestand.
108
109
26 Beauty Pack Update Met behulp van Beauty Pack Update kunt u nieuwe versies van Beauty Pack ophalen via het internet. U heeft hier dus wel toegang tot het internet voor nodig op de computer waarop Beauty Pack is geïnstalleerd. Nieuwe versies komen met name beschikbaar wanneer er fouten in de software of database hersteld moeten worden.
In het bovenstaande voorbeeld wordt aangegeven dat er een nieuwe versie van Beauty Pack klaar staat om opgehaald te worden. Door op ‘Bijwerken’ te klikken zal een nieuwe versie opgehaald worden. Dit kan eventueel met verschillende ‘tussenversies’ gebeuren afhankelijk van hoe lang het geleden is dat u een nieuwe versie heeft opgehaald. Het zou bijvoorbeeld kunnen dat uw huidige versie 3.0 Build: 3041 is en dat de nieuwste versie 3.0 Build: 3046 is. Om tot de nieuwste versie te komen zullen dus eerst de tussenversies opgehaald moeten worden, b.v. 3.0 Build: 3042, 3.0 Build: 3043 etc. Afhankelijk van wat er in een update aanwezig is kan het voorkomen dat u computer opnieuw opgestart moet worden. Dus in bovenstaand voorbeeld zou het kunnen zijn dat u 5 keer moet controleren of er updates beschikbaar zijn en 5 keer de computer opnieuw moet opstarten. Dit kan nogal vervelend zijn maar u kunt dit voorkomen door regelmatig te controleren of er updates beschikbaar zijn.
Let op! Door diverse omstandigheden kan het voorkomen dat de Beauty Pack server tijdelijk niet benaderbaar is. Dit kan bijvoorbeeld zijn doordat de server tijdelijk in onderhoud is of dat er storingen zijn bij uw provider, uw eigen internet netwerk etc. In alle gevallen is het beste de update nogmaals te proberen en indien dat geen resultaat heeft enige tijd te wachten. Wanneer de update na een dag nog steeds niet functioneert neem dan contact op met de helpdesk.
110
27 Beauty Pack Helpsystemen Via het menu Help wordt het helpsysteem van Beauty Pack aangeroepen. In de volgende paragrafen wordt uitgelegd hoe men met het helpsysteem kunt omgaan voor die gebruikers die niet bekend zijn met de helpprogrammatuur van Windows
27.1 Inhoudsopgave Als u de inhoudsopgave kiest, ziet u in welk deel van de helpinformatie het onderwerp staat. U kunt op deze manier snel meer informatie over gerelateerde onderwerpen terugvinden.
27.2 Index Via de index van een HTML helpsysteem, kunt u zoeken op trefwoord. De index is nuttig voor het vinden van specifieke informatie over een bepaald onderwerp.
27.3 Het helpsysteem doorzoeken U kunt de volledige tekst van het helpsysteem doorzoeken, om informatie te vinden over trefwoorden die niet voorkomen in de index, of om onderwerpen te vinden, waarin een bepaald woord of een bepaalde woordgroep wordt gebruikt. Het doorzoeken van de volledige tekst werkt minder nauwkeurig dan het zoeken via de index. 111
28 Foutsituaties Een foutloos programma is moeilijk te realiseren. Zelfs programmatuur van grote organisaties zoals Microsoft hebben helaas regelmatig ‘bugs’ (fouten). Vanzelfsprekend hebben wij ons best gedaan de foutkans te minimaliseren door grondig te testen (zowel in testomgevingen als in de praktijk) in allerlei scenario’s met een diversiteit aan programmatuur en hardware. Het kan dus voorkomen dat er toch op bepaalde momenten fouten optreden. Indien dit gebeurt probeer dan is het, om een zo spoedig mogelijke oplossing voor het probleem te vinden, van zeer groot belang indien u de volgende additionele informatie kunt verschaffen aan de Beauty Pack Helpdesk: -
-
Is het probleem herhaalbaar? D.w.z. indien u dezelfde actie nog een keer uitvoert treedt het probleem dan weer op? Zijn er recentelijk systeemwijzigingen geweest? Dit kan zowel hardware en met name software zijn. Bijvoorbeeld een nieuwe versie van Windows of Microsoft Office. Controleert u uw systeem regelmatig op virussen? Virussen kunnen de grootst mogelijke problemen veroorzaken op uw systeem. Het is van groot belang dat u uw systeem van een goede virusscanner voorziet. Update de viruspatronen regelmatig, er komen dagelijks nieuwe virussen bij. Controleert u regelmatig of er updates aanwezig zijn? Om zo snel mogelijk te reageren op vragen voor additionele functionaliteit en oplossingen voor problemen is er een geavanceerde update mogelijkheid in Beauty Pack aanwezig. Om iedereen zo snel mogelijk te kunnen bereiken is hiervoor voor internet distributie gekozen. Door simpelweg regelmatig te controleren of er updates zijn weet u zeker dat u de allerlaatste versie geïnstalleerd heeft staan.
Mocht er dus toch een fout optreden dan verschijnt het volgende venster: U kunt de fout direct mailen aan de Beauty Pack helpdesk indien u een standaard mailprogramma met internet verbinding tot uw beschikking heeft. Alle gegevens zijn al in de mailtekst verwerkt. Vermeldt bij voorkeur de hierboven beschreven punten en eventueel de omstandigheid wanneer het probleem zich voordoet. Indien u geen mail en/of internet tot uw beschikking heeft kunt u het rapport ook printen en vervolgens faxen of de Beauty Pack Helpdesk bellen en de gegevens van uw scherm aflezen.
112
29 Administratie module Met Beauty Pack Administratie kunt u gebruikers en gebruikersgroepen onderhouden, databases toevoegen, gegevens verwijderen en een back-up van uw databases maken. Verder kunt u met behulp van het optievenster diverse instellingen van uw databases aanpassen. Wanneer u Beauty Pack Administratie start dient u een gebruikersnaam en een wachtwoord in te voeren. Op dit moment is de gebruikersnaam en wachtwoord hetzelfde namelijk ‘Admin’. Wanneer u dringende behoeft hebt aan een ander wachtwoord neem dan contact op met de Beauty Pack helpdesk, op vrij eenvoudige wijze kunnen wij u van een ander wachtwoord voorzien. De gebruikersnaam blijft ‘Admin’. Zodra u in de Administratie module bent aangelogt krijgt u een overzicht van de geregistreerde gebruikers in uw actieve (d.w.z. laatst gebruikte) database.
Wanneer bij een gebruiker ‘Login Computer’ staat ingevuld betekent dit dat deze gebruiker is aangelogt met een computer in de database of deze gebruiker heeft Beauty Pack beëindigd op een niet normale wijze waardoor niet is afgemeld. U dient de gebruiker weer vrij te geven (via Gebruikers/Gebruiker Vrijgeven) zodra Beauty Pack daarom vraagt.
113
29.1 Gebruikers Door het toevoegen van gebruikers geeft u medewerkers de mogelijkheid aan te loggen met een eigen gebruikersnaam. Door gebruikers vervolgens onder te verdelen in gebruikersgroepen heeft u de mogelijkheid één of meerdere gebruikers meer of minder autorisatie te geven voor bepaalde functies binnen Beauty Pack.
Wanneer u een gebruiker toevoegt dient u tevens een wachtwoord op te geven voor deze gebruiker. Koppel de gebruiker aan een medewerker en een gebruikersgroep en zodra deze is opgeslagen kan de nieuwe gebruiker aanloggen aan Beauty Pack. Door ‘Sta handmatige prijzen toe’ aan te geven, heeft de gebruiker de mogelijkheid zelf prijzen in te vullen in de verkoopvensters. Met ‘Sta openen van kassalade toe’ geeft u de gebruiker de mogelijkheid de kassalade te openen.
114
29.2 Gebruikersgroepen Met behulp van gebruikersgroepen kunt u bepaalde autorisaties aan of uitzetten. De standaard gebruikersgroep ‘Administrators’ heeft alle rechten, u kunt deze groep niet aanpassen of verwijderen. Door de verschillende indicators aan of uit te vinken geeft u de gebruikersgroep meer of minder rechten. Wanneer bij een bepaald menu alle indicatoren uit staan dan zal de gebruiker die in de betreffende gebruikersgroep is ondergebracht geen mogelijkheid meer hebben het betreffende menuonderdeel in te zien. Let op! Bij factuur is de functie ‘Crediteren’ ondergebracht in de ‘Verwijderen’ kolom.
29.3 Data verwijderen Met behulp van deze menuoptie (Extra/Data verwijderen) kunt u hele jaren met afspraken, facturen en inactieve gegevens verwijderen.
115
Uw huidige database wordt opgeslagen met toevoeging van het te verwijderen jaar. Bij voorbeeld wanneer u 2010 uit uw database verwijderd met de naam ‘Demo Database.bpd’ dan wordt er een kopie opgeslagen onder de naam ‘Demo Database 2010.bpd’ in de desbetreffende map. Deze kopie bevat dus alle gegevens inclusief het te verwijderen jaar. Indien u geen kopie van deze database wilt hebben dan kunt u deze op de normale wijze verwijderen via de Windows Verkenner. Hieronder vind u een tabel met de gegevens die verwijderd worden via deze functie. Afspraken (sessies) Facturen Betalingen Inactieve artikelen mits er geen gerelateerde verkopen meer zijn (van andere jaren) Inactieve behandelingen mits er geen gerelateerde verkopen meer zijn Inactieve pakketten mits er geen gerelateerde verkopen meer zijn Inactieve klanten mits er geen gerelateerde verkopen meer zijn Inactieve leveranciers mits er geen gerelateerde artikelen meer zijn
116
29.4 Back-up en Restore Het maken van een regelmatige back-up is zéér belangrijk. Uw bedrijfsvoering is afhankelijk van een gegarandeerde werking van computer en software. Om er zeker van te zijn dat uw klantgegevens en de daarbij vastgelegde verrichtte behandelingen en verkochte artikelen niet verloren zullen gaan is de enige mogelijkheid het maken van een back-up. Denk maar eens aan de volgende situaties die kunnen voorkomen: Er is een stroomstoring opgetreden en als gevolg daarvan is de database onleesbaar geworden. Het computersysteem wordt aangepast (nieuwe software, software verwijderen) en per ongeluk worden er gegevens verwijderd. Hardware, bijvoorbeeld de harde schijf of processor, werkt niet meer en moet vervangen worden. De installatie van Windows moet opnieuw gebeuren of u wilt een nieuwe versie installeren. Dit zijn vanzelfsprekend maar enkele voorbeelden om aan te geven dat het maken van een back-up van ‘levensbelang’ is. 29.4.1 Back-up medium Het back-up medium (d.w.z. het apparaat zoals b.v. een usb stick of harde schijf) waarop u uw back-up maakt hangt af van de omvang van de database en hoe vaak u een back-up wilt maken. Als de gegevens in uw database maar beperkt wijzigen dan kunt u eventueel kiezen voor een handmatige back-up elke week of om de drie dagen. Wanneer er meerdere mensen gebruik maken van uw database en de wijzigingsgraad is hoog dan is een dagelijkse back-up een absolute noodzaak. De in Beauty Back aanwezige automatische dagelijkse backup kan gedaan worden op elk medium waarop direct geschreven en gelezen kan worden. Te denken valt aan een harde schijf (netwerkschijf) of usbstick. Voor het bepalen van het medium is het zeker raadzaam om naar de omvang van de database te kijken. Een standaard ‘lege’ Beauty Pack database is al 3,5 Mb, wanneer deze gevuld zou zijn met klantgegevens en de daarbij horende verkopen dat kan dat al snel 5 Mb worden. En wanneer u gebruik maakt van het opslaan van digitale afbeeldingen dan loopt dat al zeer snel op. Zorg er ook voor dat u meerdere back-up disks bewaard, bijvoorbeeld op maandag gebruikt u usbstick 1, op dinsdag usbstick 2, op woensdag usbstick 3 etc. Zodra u bij de laatste usbstick bent begint u weer bij usbstick 1. Op deze manier heeft u extra zekerheden indien er gegevens verloren gaan. Hoewel het maken van een back-up op een harde schijf mogelijk is en ook zeer snel moet u toch rekening houden met het feit dat de harde schijf uit kan vallen. Indien u toch een backup op een harde schijf wilt maken kies dan bij voorkeur voor een andere fysieke schijf, dus niet op een zogenaamde andere partitie. Bijvoorbeeld een externe schijf of wellicht een gedeelde netwerkschijf.
117
29.4.2 Back-up instellingen Onder Extra/Opties vindt u het tabblad ‘Back-up’. Met behulp van dit venster kan aangegeven waar de back-up naartoe geschreven moet worden, wie de autorisatie heeft en of er gebruik gemaakt wordt van de dagelijkse back-up.
Maak back-up aan het begin van de dag
Back-up locatie
Back-up kan gestart worden door elke gebruiker Back-up wordt gestart door gebruiker
Hiermee geeft u aan of Beauty Pack een back-up moet maken zodra de laatste back-up een dag of meer dagen geleden heeft plaats gevonden. De back-up zal automatisch plaats vinden zodra Beauty Pack start zonder dat er gegevens naar de database zijn geschreven. Geeft hier de locatie (station en eventueel map) waar de back-up naartoe geschreven moet worden. Afhankelijk van uw hardware en configuratie heeft u één of meerdere stations tot uw beschikking. Hiermee geeft u aan dat het niet uitmaakt welke gebruiker is aangelogt, de back-up zal altijd plaatsvinden. U dient tevens een medewerker te selecteren. Nu zal de back-up gestart worden zodra deze gebruikers aanlogt. Let wel op dat deze gebruiker dan altijd als eerste moet aanloggen om er zeker van te zijn welke gegevens in de backup aanwezig zijn. Deze optie is handig indien er bepaalde handelingen (disks etc.) nodig zijn die niet bij iedereen bekend zijn.
118
29.4.3 Handmatige back-up Soms kan het om bepaalde redenen noodzakelijk zijn een back-up te maken anders dan de standaard dagelijkse back-up. Dit kan bijvoorbeeld zijn wanneer u liever een back-up elke week maakt of er wordt nieuwe apparatuur geïnstalleerd en u wilt een extra back-up maken. U kunt de handmatige back-up starten via Bestand/Back-up. De back-up locatie onder de in 29.4.2 genoemde instellingen is wel van toepassing. 29.4.4 Back-up bestanden Voor het indexeren van de back-up worden er naast de database een aantal bestanden weggeschreven zodat later makkelijk is terug te vinden wat de oorspronkelijke situatie was. Eén bestand wordt in dezelfde map als de database opgeslagen, zijnde databasenaam.ini 4, en het andere bestand, bpbackup.ini, bij de back-up. Indien er meerdere disks nodig zijn voor de back-up dan wordt het tweede bestand op de eerste disk gezet. De inhoud van de bestanden is als volgt: Databasenaam.ini [backup] BackupDate=31012002 deze datum geeft aan wanneer de laatste back-up gemaakt is bpbackup.ini [backup] BackupDate=31012002 deze datum geeft aan wanneer de back-up gemaakt is Disks=1 hoeveel disks zijn er gebruikt Size=6816 wat is de oorspronkelijke omvang van de database Location=C:\Program File\Beauty Pack\Database\Beauty Vision.bpd wat is de oorspronkelijk locatie van de database
Destination=C:\Beauty Pack\Data\Backup\ waar is de back-up naar toe geschreven Onder normale omstandigheden heeft u deze informatie niet nodig, en is slechts bedoeld als extra ondersteuning.
29.4.5 Restore Wanneer er zich een situatie voordoet dat u een eerder gemaakte back-up wilt terugzetten dan kiest u de optie Restore onder Bestand. 4
Dit is afhankelijk van de gekozen databasenaam.
119
Er moet géén database geopend zijn in dit geval.
Er wordt nu om het bestand BPBackup.ini (zie 29.4.4) gezocht. Deze bevindt zich op de eerste disk (indien er meerdere disks nodig zijn geweest voor de back-up) of bij in de map waar een back-up van de database is opgeslagen. Navigeer naar het juiste station en map volgens de standaard Windows werkwijze.
120
Wanneer u het bestand BPBackup.ini heeft gevonden dan selecteert u deze.
De volgende mededeling verschijnt:
Indien u zeker weet dat u deze back-up wilt terugzetten dan klikt u op ‘Ja’, is dit niet de backup die u wilt terugzetten klik dan op ‘Nee’ en herhaal eventueel de procedure. Indien u de back-up op een andere locatie wilt terugzetten dan zult u het BPBackup.ini bestand moeten manipuleren door de database bij ‘Location’ aan te passen. De restore functie zal afhankelijk van het gekozen medium. Indien alles correct is verlopen dan zal de oorspronkelijke database teruggezet zijn na de laatste disk. Indien er bijvoorbeeld een van de disks is beschadigd of onleesbaar is geworden dan zal de Restore niet plaatsvinden.
121
29.5 Bestedings Code U kunt uw klanten indelen in vijf verschillende groepen bestedingspatronen. Door middel van de code weet u dus uw top klanten (code E) te onderscheiden van de ‘slechte’ klanten (code A). De code kunt u gebruiken in de mailingwizard en is zichtbaar op het klantenvenster. De grenswaardes per bestedingsgroep kunt u zelf aangeven via Extra/Opties tabblad Besteding. Aantal maanden
Code A Code B t/m E
Hiermee geeft u aan over welke periode de bestedings code berekent moet worden. De periode is de datum van ‘vandaag’ tot het aantal maanden geleden dat hier opgegeven wordt. De klant heeft niks gekocht in de periode De gemiddelde besteding, d.w.z. de besteding gedeeld door het aantal maanden in de periode, valt binnen of buiten de hier opgegeven grenswaardes.
Let op : Besteding wordt berekent uit de betalingen. Blijft een factuur open staan dan doet het openstaande bedrag niet mee in de berekening. Het inleveren van spaarpunten en cadeaubonnen doen wel mee in de berekening.
122
29.5.1 Voorbeelden Voorbeelden volgens bovenstaande grenswaardes (waarbij ‘huidige’ datum is 1 januari 2002): Voorbeeld 1: Datum Besteding 01-06-2010 € 100 De bestedings code is ‘A’ aangezien het langer dan 6 maanden geleden is dat er iets besteedt is door de klant. Voorbeeld 2: Datum 15-07-2010 15-08-2010 De bestedings code is ‘B’, 150 / 6 = 25.
Besteding € 100 € 50
Voorbeeld 3: Datum 15-07-2010 15-08-2010 15-09-2010 15-10-2010 15-11-2010 15-12-2010 De bestedings code is ‘C’, 640 / 6 = 106.
Besteding € 100 € 50 € 75 € 150 € 90 € 175
123
Index Kuurkaarten ................................................. 24, 43, 64, 65
A Afspraak ..................................... 24, 30, 51, 52, 53, 55, 57 Analyse .................................................................. 31, 100 Annuleer Reden................................................. 24, 30, 57 Artikel ............... 24, 32, 44, 47, 70, 73, 79, 91, 95, 97, 104
L Leverancier.................................................................. 104
M B B.T.W. ............................................................................ 93 Back-up........................................................ 117, 118, 119 Behandeling.................. 24, 36, 38, 43, 58, 64, 70, 85, 104 Bestedings code .......................................................... 103 Bestellingen ................................................................... 24
E Etiket ........................................................... 105, 106, 107 Exporteren ................................................... 23, 35, 40, 98 Exporteren naar XL ........................................................ 23 Extra .............................................................. 23, 101, 118
F
Mailing ........................................................................ 101 mailmerge ................................................................... 105 Memo............................................................................ 26 Microsoft Word ............................................................. 78
O Omzet............................................................................ 27 Opties .......................................................................... 118 Overschrijven verkoopprijs ............................................ 93
P Pakket ......................................................................... 104 Prijsafhandeling ............................................................ 70 Print............................................................................... 23 Printerinstelling ............................................................. 23
Factuur .............................................................. 24, 78, 79
H
R Reset ............................................................................. 22
Help ............................................................................. 111
I
S Spaarpunten............................................................ 61, 79
Importeren Artikelbestand Leverancier ........................ 91
K Kalender ........................................................................ 51 Klant .......................................................... 21, 22, 25, 104
V Verkoopgroep ............................................................. 104 Verzekeraar ................................................................... 79 Voorraad ....................................................................... 81
124
