Handboek van het Programma

Handboek van het Programma Dit document werd goedgekeurd door de Programma voorbereidingsgroep (PPG) op 5 november 2014. Gelieve er rekening mee te houden dat het onderhevig is aan de definitieve goedkeuring door het Toezichtcomité dat bijeen zal komen uiterlijk binnen drie maanden na de datum van kennisgeving van het besluit van de Commissie in verband met de goedkeuring van het Samenwerkingsprogramma.

Inhoudsopgave FACT SHEET 1: INLEIDING EN ACHTERGROND ............................................................................................. 5 I. A. B. II. A. B. C. III. A. B. IV. A. B. C. D. E. F. V. A. B. C.

WAT IS EUROPESE TERRITORIALE SAMENWERKING EN WAT IS HET NUT VAN DEELNAME AAN EEN ETS-PROJECT? ............ 5 Wat is Europese Territoriale Samenwerking?..................................................................................................... 5 Wat is het nut van deelname aan een ETS-project? .......................................................................................... 6 DE NIEUWE MANIER VAN PROGRAMMERING EN DE RUGGENGRAAT VAN 2 ZEEËN ........................................................ 7 Thematische concentratie .................................................................................................................................... 7 Resultaatgerichtheid ............................................................................................................................................. 9 Interventielogica .................................................................................................................................................... 9 UITVOERING VAN DE PROGRAMMASTRATEGIE: 2 ZEEËN-PROJECTEN EN HUN KENMERKEN ......................................... 11 Kenmerken van een goed 2 Zeeën-project ...................................................................................................... 11 Samenwerkingsvoorwaarden van de EU ......................................................................................................... 12 VAN IDEE TOT AFSLUITING: DE FASEN IN DE LEVENSCYCLUS VAN EEN PROJECT ........................................................... 14 Het genereren van projectideeën ..................................................................................................................... 15 Projectontwikkeling ............................................................................................................................................ 16 Projectaanvraag ................................................................................................................................................. 16 Projectselectie ..................................................................................................................................................... 17 Projectuitvoering ................................................................................................................................................ 17 Projectafsluiting .................................................................................................................................................. 18 WIE KAN U HELPEN TIJDENS DE VERSCHILLENDE FASEN VAN UW PROJECT? ................................................................ 19 Territoriaal Facilitatorennetwerk ...................................................................................................................... 19 Gemeenschappelijk Secretariaat (GS) .............................................................................................................. 19 Nationale Autoriteit (NA) ................................................................................................................................... 21

FACT SHEET 2: GENEREREN VAN PROJECTIDEEËN, VAN PARTNEREXPERTISE NAAR PROJECTIDEE ........ 22 I. A. B. C. II. A. B. III.

PROJECTIDEE EN GEÏNTERESSEERDE ORGANISATIE: OP ZOEK NAAR GESCHIKTE PARTNERS .......................................... 22 Achtergrond ........................................................................................................................................................ 22 Tools ..................................................................................................................................................................... 22 Procedure ............................................................................................................................................................ 22 AFSTEMMING VAN PROJECTIDEEËN OP DE PROGRAMMASTRATEGIE .......................................................................... 23 Gemeenschappelijke noden van het gebied, prioritaire assen, investeringsprioriteiten, specifieke doelstellingen en beoogde resultaten van het Programma .......................................................................... 23 Zorgen voor samenhang met het prestatiekader van het Programma ....................................................... 26 WIE KAN U HELPEN IN DEZE FASE VAN UW PROJECT?............................................................................................... 29

FACT SHEET 3: PROJECTONTWIKKELING: VAN PROJECTIDEE NAAR EEN KWALITEITSVOL PROJECTVOORSTEL ....................................................................................................................................... 30 I. II. A. B. III. IV. A. B. C. V.

PROGRAMMAGEBIED ........................................................................................................................................... 30 PARTNERSCHAP .................................................................................................................................................. 31 Subsidiabele organisaties .................................................................................................................................. 31 Hoofdpartner-principe ....................................................................................................................................... 31 PROJECTACTIVITEITEN: MIDDEL OM OUTPUTS TE LEVEREN EN DE BEOOGDE VERANDERING TOT STAND TE BRENGEN ..... 32 BEGROTING: HET PLANNEN VAN DE FINANCIËLE MIDDELEN VOOR HET PROJECT ........................................................ 33 Belangrijke begrotingsprincipes ....................................................................................................................... 33 Begrotingslijnen en subsidiabele kosten.......................................................................................................... 33 Horizontale financiële kwesties ........................................................................................................................ 38 WIE KAN U HELPEN IN DEZE FASE VAN UW PROJECT?............................................................................................... 45

FACT SHEET 4: PROJECTAANVRAAG: EEN PROCEDURE IN TWEE STAPPEN ............................................... 46 I. A. B. C. II. A. B. C. III.

CONCEPTNOTA ................................................................................................................................................... 46 Achtergrond ........................................................................................................................................................ 46 Template .............................................................................................................................................................. 46 Procedure ............................................................................................................................................................ 47 AANVRAAGFORMULIER EN BIJLAGEN ..................................................................................................................... 48 Achtergrond ........................................................................................................................................................ 48 Templates en bijlagen ........................................................................................................................................ 48 Procedure ............................................................................................................................................................ 48 WIE KAN U HELPEN IN DEZE FASE VAN UW PROJECT?............................................................................................... 50

FACT SHEET 5: PROJECTSELECTIE: BEOORDELING EN SELECTIE OP BASIS VAN VOLLEDIGE AANVRAAGFORMULIEREN ........................................................................................................................... 51 I. A. B. II. A. B. C. III.

SUBSIDIABILITEITS- EN ONTVANKELIJKHEIDSCONTROLE ........................................................................................... 51 Subsidiabiliteitscontrole .................................................................................................................................... 51 Ontvankelijkheidscontrole ................................................................................................................................. 52 KWALITEITSBEOORDELINGKWALITEITSBEOORDELING ............................................................................................. 53 Afgekeurde aanvragen ....................................................................................................................................... 54 Terugverwezen aanvragen ................................................................................................................................ 54 Goedgekeurde aanvragen ................................................................................................................................. 55 WIE KAN U HELPEN IN DEZE FASE VAN UW PROJECT?............................................................................................... 56

Handboek van het Programma – 24-10-14 – 2/112

FACT SHEET 6: PROJECTUITVOERING: DE OUTPUTS LEVEREN, DE DOELSTELLINGEN REALISEREN EN DE GEWENSTE VERANDERING TOT STAND BRENGEN ..................................................................................... 57 I. A. B. II. A. B. C. D. III. A. B. C. IV.

VAN START GAAN: DE INITIATIEFASE ...................................................................................................................... 57 De initiatiebijeenkomst ...................................................................................................................................... 57 Contracten en startafspraken ........................................................................................................................... 57 PROJECTMANAGEMENT: INSTRUMENTEN EN METHODEN VOOR EEN GOEDE UITVOERING ........................................... 59 De continue oplevering van het project verzekeren ....................................................................................... 59 Soorten exception plans en kleine wijzigingen in een project ....................................................................... 59 Projectrapportage: de voortgang van het project beoordelen ..................................................................... 60 Problemen voorzien en aanpakken ................................................................................................................. 61 PROJECTCOMMUNICATIE: VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE PROJECTPARTNERS ..................................................... 63 Naleving van de voorschriften van de Europese regelgeving ........................................................................ 63 Specifieke vereisten van het 2 Zeeën Programma .......................................................................................... 64 Aandachtspunten ............................................................................................................................................... 65 WIE KAN U HELPEN IN DEZE FASE VAN UW PROJECT?............................................................................................... 66

FACT SHEET 7: PROJECTAFSLUITING ............................................................................................................ 67 I. A. B. C. II.

WETTELIJKE VOORSCHRIFTEN NA AFSLUITING VAN EEN PROJECT ............................................................................... 67 Auditspoor en archivering van documenten ................................................................................................... 67 Inkomsten gegenereerd na afloop van een project ........................................................................................ 67 Duurzaamheid van projecten ........................................................................................................................... 68 WIE KAN U HELPEN IN DEZE FASE VAN UW PROJECT?............................................................................................... 70

FACT SHEET 8: FOCUS OP BEGROTINGSLIJNEN EN SUBSIDIABILITEITSREGELS........................................ 71 I. A. B. C. D. E. F. G.

FINANCIEEL BEHEER ............................................................................................................................................ 71 Personeelskosten ................................................................................................................................................ 72 Kantoor- en administratieve kosten ................................................................................................................. 76 Reis- en verblijfskosten ...................................................................................................................................... 77 Externe expertise en diensten ........................................................................................................................... 79 Uitrusting ............................................................................................................................................................. 80 Infrastructuur en bouwwerkzaamheden ......................................................................................................... 82 Horizontale financiële kwesties ........................................................................................................................ 83

FACT SHEET 9: FOCUS OP BIJDRAGEN IN NATURA ..................................................................................... 90 I. II. III. IV.

HET JURIDISCH KADER ......................................................................................................................................... 90 WAT ZIJN BIJDRAGEN IN NATURA? ......................................................................................................................... 91 DE AANPAK TEN AANZIEN VAN BIJDRAGEN IN NATURA............................................................................................. 92 BOVENGRENS VAN BIJDRAGEN IN NATURA ............................................................................................................. 94


FACT SHEET 10: FOCUS OP INKOMSTENGENERERENDE PROJECTEN ........................................................ 95 I. II. III. A. B. C. D. IV. A. B. C. D.

HET JURIDISCH KADER ......................................................................................................................................... 95 METHODOLOGIEËN ............................................................................................................................................. 97 DEFINITIES ......................................................................................................................................................... 98 Kosten van de activiteit (KA) .............................................................................................................................. 98 Exploitatiekosten (EK) ......................................................................................................................................... 98 Netto-inkomsten (NI) .......................................................................................................................................... 98 Voor welke projecten is dit relevant? ............................................................................................................... 98 DE AANPAK TEN AANZIEN VAN NETTO-INKOMSTEN...............................................................................................100 De 'funding gap' ................................................................................................................................................ 100 Netto-inkomsten tijdens de uitvoering van een project ............................................................................... 100 Netto-inkomsten na afsluiting van een project............................................................................................. 102 Gedeeltelijk door een project gegenereerde inkomsten .............................................................................. 103

FACT SHEET 11: FOCUS OP STAATSSTEUN................................................................................................. 104 I. II. III. A. B. C.

WAT IS STAATSSTEUN? ......................................................................................................................................104 WIE HEEFT TE MAKEN MET STAATSSTEUN? ...........................................................................................................106 DE AANPAK TEN AANZIEN VAN STAATSSTEUN .......................................................................................................107 De zogenaamde 'afwegingstoets' ................................................................................................................... 107 Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV) ......................................................................................... 107 De-minimis-regel .............................................................................................................................................. 108

FACT SHEET 12: FOCUS OP OVERHEIDSOPDRACHTEN ............................................................................. 109 I. II. III.

WAT ZIJN OVERHEIDSOPDRACHTEN? ...................................................................................................................109 NALEVING VAN DE REGELS VOOR OVERHEIDSOPDRACHTEN ...................................................................................110 AANDACHTSPUNTEN .........................................................................................................................................111


Fact sheet 1: Inleiding en achtergrond

Dit document werd goedgekeurd door de Programma voorbereidingsgroep (PPG) op 5 november 2014. Gelieve er rekening mee te houden dat het onderhevig is aan de definitieve goedkeuring door het Toezichtcomité dat bijeen zal komen uiterlijk binnen drie maanden na de datum van kennisgeving van het besluit van de Commissie in verband met de goedkeuring van het Samenwerkingsprogramma

I.

Wat is Europese territoriale samenwerking en wat is het nut van deelname aan een ETS-project? A. Wat is Europese Territoriale Samenwerking?

Het Interreg 2 Zeeën Programma is een Programma voor Europese Territoriale Samenwerking (ETS) en maakt daarmee integraal deel uit van het cohesiebeleid van de Europese Unie. Het bevordert grensoverschrijdende samenwerking tussen de kustgebieden van vier Lidstaten: Frankrijk, Engeland België/Vlaanderen en Nederland.

Figuur 1: Programmagebied 2 Zeeën 2014-2020

Het doel van grensoverschrijdende samenwerking is om nationale grenzen te overbruggen en gezamenlijke problemen of kansen samen te benaderen. Dergelijke uitdagingen doen zich voor in alle


grensgebieden van de EU als gevolg van de versnippering van de arbeids- en kapitaalmarkten, 1 infrastructuurnetwerken, belastingcapaciteit en instellingen . Territoriale samenwerking vormt hierbij een essentieel instrument voor het aanpakken van gemeenschappelijke uitdagingen. Bij territoriale samenwerking gaat het in de Europese Unie met name om het verminderen van de verschillen tussen regio’s, het versterken van de samenhang en het bevorderen van optimale economische ontwikkeling. Door krachten en middelen te bundelen en kennis en goede praktijken uit te wisselen, zorgen samenwerkingsprojecten voor verbeteringen in het dagelijks 2 leven van mensen in heel Europa en daarbuiten . Zoals gezegd maken ETS-Programma’s zoals het Interreg 2 Zeeën Programma deel uit van het ‘Cohesiebeleid’ van de Europese Unie – het belangrijkste investeringsinstrument om de 3 doelstellingen van EU2020 te bereiken . ‘Europa 2020’ is de groei- en werkgelegenheidsstrategie van de EU en vormt het algemene kader waar al het EU-beleid aan moet bijdragen. Dit tienjarenplan is bedoeld om de economische crisis te boven te komen, de tekortkomingen van ons groeimodel aan te pakken en de voorwaarden te scheppen voor slimme, duurzame en inclusieve groei. Vijf doelstellingen zijn uiteengezet voor de EU en moeten bereikt worden tegen eind 2020. Deze hebben betrekking op werkgelegenheid, onderzoek en ontwikkeling, 4 klimaat en energie, onderwijs, en sociale inclusie en armoedebestrijding. Daarom is het cohesiebeleid erop gericht te investeren in maatregelen die impact hebben op het gebied van groei en werkgelegenheid, klimaatverandering, energieafhankelijkheid en de bestrijding van 5 armoede en sociale uitsluiting .

B. Wat is het nut van deelname aan een ETS-project? Organisaties ontwikkelen soms ideeën binnen hun expertiseveld die ze graag zouden willen uitvoeren, maar hierbij moeilijkheden ondervinden. Daar kunnen allerlei redenen voor zijn: de organisatie werkt op een te kleine schaal; het betreffende probleem is per definitie niet beperkt tot een bepaald grondgebied; er is essentiële expertise nodig als aanvulling op de eigen kennis, enz. Het aanpakken van het probleem door middel van een grensoverschrijdend project kan een manier zijn om een stap te zetten in de richting van een oplossing of beoogd resultaat. Grensoverschrijdend samenwerken heeft een aantal voordelen: het probleem wordt op een grotere schaal aangepakt; als het om een grensoverschrijdend probleem gaat, zal het ook een grensoverschrijdende oplossing vereisen; andere organisaties krijgen de beschikking over externe deskundigheid als aanvulling op hun eigen kennis, waardoor zij van elkaar kunnen leren; enz. Hoewel territoriale samenwerkingsprojecten vooral helpen om de levensomstandigheden van inwoners van het Programmagebied te verbeteren, reiken de voordelen verder. Medewerkers van de partnerorganisaties die bij ETS-projecten zijn betrokken, en dus ook die organisaties zelf, hebben bovendien baat bij het samenwerken met mensen die zich aan de andere kant van de grens met hetzelfde soort onderwerpen bezighouden.

1

Overgenomen uit Beschikking van de Raad van 6 oktober 2006 betreffende communautaire strategische richtsnoeren inzake cohesie (2006/702/EG) 2 http://www.interact-eu.net/etc/etc_2007_13/4/2 3 Aangepast overgenomen uit Panorama nr. 48. 4 http://ec.europa.eu/europe2020/europe-2020-in-a-nutshell/index_nl.htm 5 European Commission (DG REGIO), European Territorial Cooperation – Building bridges between people, 2011.


II.

De nieuwe manier van programmering en de ruggengraat van 2 Zeeën A. Thematische concentratie

De focus op de overkoepelende doelstellingen van de EU 2020-strategie moet ook doorwerken in ETSProgramma’s. Daarom heeft de Europese Unie besloten om de beschikbare financiering te stroomlijnen in een kleiner aantal relevante thema’s. De verwachting is dat dankzij deze sterkere thematische concentratie de financiële bijdragen vanuit de EU-begroting meer impact zullen hebben en meer tastbare en meetbare resultaten zullen opleveren. Dit heeft ertoe geleid dat er 11 thematische doelstellingen zijn gedefinieerd in de Europese verordeningen (artikel 9 van Verordening (EU) nr. 1303/2013). Elk daarvan is uitgesplitst in investeringsprioriteiten, die gedetailleerder aangeven waar Programma’s zich op kunnen richten om de thematische doelstellingen te bereiken (artikel 5 van Verordening (EU) nr. 1301/2013). Uit het bovenstaande blijkt dat alle ETS-Programma’s aan inhoudelijke beperkingen zijn gebonden. Dit is op Europees niveau besloten na uitvoerig overleg tussen de Europese Raad (Lidstaten), het Europees Parlement en de Europese Commissie. Daarnaast hebben de Lidstaten die bij het 2 Zeeën Programma zijn betrokken (Frankrijk, Engeland, België/Vlaanderen en Nederland) zelf nader invulling gegeven aan de Programmastrategie. Uit de elf thematische doelstellingen die de Europese Unie voorstelt, hebben de Programma-Autoriteiten er vier gekozen. Aan iedere thematische doelstelling is één investeringsprioriteit gekoppeld. Deze keuze is gemaakt op basis van een uitgebreide situatieanalyse, waarin is gekeken naar de sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen van het Programmagebied. Uit dat document zijn gemeenschappelijke behoeften, uitdagingen en kansen voor het Programmagebied gedestilleerd. Deze hebben op hun beurt weer geholpen om de Programmastrategie te bepalen. Bij de situatieanalyse is ook rekening gehouden met nationale, regionale en lokale ontwikkelingsprioriteiten die zijn neergelegd in de plannen en beleidsdocumenten van de betrokken Lidstaten. De gekozen thematische doelstellingen en investeringsprioriteiten zijn vertaald in vier prioritaire assen, die weer zijn opgesplitst in zes specifieke doelstellingen. Beide elementen zijn specifiek voor dit Programma, maar sluiten aan bij de thematische doelstellingen en investeringsprioriteiten in de EU-verordeningen. Dit geheel vormt de basis voor de Programmastrategie.


1.

Overzicht van de 2 Zeeën-Programmastrategie

Algemene doelstelling van het 2 Zeeën Programma 2014-2020: het ontwikkelen van een innovatief, kennis- en onderzoeksgebaseerd, duurzaam en inclusief 2 Zeeën-gebied, waar natuurlijke hulpbronnen worden beschermd en de groene economie wordt bevorderd Prioritaire as 1:

Prioritaire as 2:

Prioritaire as 3:

Prioritaire as 4:

Technologische en sociale innovatie

Koolstofarme technologieën

Aanpassing aan klimaatverandering

Hulpbronnenefficiënte economie

SD 1.1:

SD 1.2:

SD 1.3:

SD 2.1:

SD 3.1:

SD 4.1:

Verbetering van de randvoorwaarden voor innovatie in het 2 Zeeëngebied

Bevordering van innovatie door relevante actoren in sleutelsectoren in het 2 Zeeën-gebied

Ontwikkeling van sociale innovatie i.v.m. grote maatschappelijke uitdagingen in het 2 Zeeëngebied

Uitbreiding van de invoering van koolstofarme technologieën en toepassingen door bedrijfsleven, overheid en burgers

Verbetering van het aanpassingsvermogen van publieke en private actoren om hun klimaatadaptatiemaatregelen beter te coördineren en de weerbaarheid te

Bevordering van een efficiënt gebruik van natuurlijke hulpbronnen en materialen door de invoering van nieuwe oplossingen voor een groenere

Overkoepelende thema’s: ‘ondersteuning van KMO/MKB’ en ‘maritieme dimensie’

€ 107,8 mln EFRO

€ 51,3 mln EFRO

€ 38,5 mln EFRO

€ 43,6 mln EFRO

Totale beschikbare budget voor projecten: € 241 mln EFRO Handboek van het Programma – 24-10-14 – 8/112

B. Resultaatgerichtheid De nieuwe Interreg-Programma’s hebben niet alleen een duidelijke thematische focus, maar zijn ook sterk resultaatgericht. Bij het uitwerken van de Programmastrategie zijn de Programma-Autoriteiten overeengekomen wat zij willen veranderen in het Programmagebied. Deze verandering wordt gedefinieerd als een concrete verbetering van het welzijn van mensen of gemeenschappen. Die moet tot stand komen door het financieren van projecten die kunnen bijdragen tot die verandering. De Programmastrategie heeft dus alleen kans van slagen als projecten via hun eigen resultaten bijdragen aan de door het Programma beoogde verandering. Voor projecten betekent dit dat de focus verschuift van projectactiviteiten naar de resultaten die deze activiteiten opleveren.

C. Interventielogica De bovengenoemde thematische concentratie en resultaatgerichtheid zijn allebei terug te vinden in de Programma-interventielogica en de projectinterventielogica. De Programma-interventielogica kan worden gedefinieerd als het theoretische kader dat het hele logische, stapsgewijze proces van het bepalen van thema’s, investeringsprioriteiten en specifieke doelstellingen tot en met de beoogde uiteindelijke resultaten structureert en visueel weergeeft. De projectinterventielogica is het stapsgewijs bepalen van een algemene projectdoelstelling, één of meerdere specifieke doelstellingen en de outputs die moeten worden geleverd om te komen tot de resultaten die aansluiten bij de gekozen doelstellingen. Het onderstaande schema geeft de Programma- en projectinterventielogica weer:

PROGRAMMA

PROJECT Resultaat-

Algemene

Project-

Investerings-

Specifieke

indicator van

project-

resultaten

prioriteit 1

doelstelling

het

doelstelling

programmaprioriteit

Programma


PRIORITAIRE AS

Output-

VAN HET

Beschrijving van te

PROGRAMMA

ondersteunen acties

Specifieke

Belangrijkste

indicatoren

project-

projectoutputs

van het

doelstellingen

Programma Categorieën steunverlening Investeringsprioriteit 2

ResultaatSpecifieke

Projectwerkplan

indicator van

doelstelling

het

Werkpakketten

Programmaprioriteit

Programma

Activiteiten

Output-

Eindresultaten

Beschrijving van te

indicatoren

Tijdsplanning

ondersteunen acties

van het Programma

Figuur 2: Programma- en projectinterventielogica – INTERACT

Voor elke specifieke doelstelling van het Programma zijn zowel output- als resultaatindicatoren vastgesteld. Projecten zullen in hun voorstel dan ook moeten aantonen dat zij een bijdrage leveren aan beide soorten indicatoren, namelijk door hun verwachte outputs en resultaten duidelijk te koppelen aan de indicatoren voor een bepaalde specifieke doelstelling. Beide soorten interventielogica – van project en Programma – zijn dus onlosmakelijk met elkaar verbonden en kunnen niet los van elkaar worden gezien. Aansluiting tussen de interventielogica van een project en die van het Programma is een voorwaarde om de in het Samenwerkingsprogramma beoogde verandering tot stand te brengen in het Programmagebied. Om te kunnen beoordelen en meten in hoeverre een project bijdraagt aan de uitvoering van de Programmastrategie, moet de 6 projectinterventielogica een afspiegeling vormen van die van het Programma . De Programma-interventielogica omvat de volgende elementen: • Keuze van thematische doelstellingen, investeringsprioriteiten en bijbehorende specifieke doelstellingen die samenhangen met de behoeften van het betrokken gebied; • Resultaatindicator die de beoogde verandering voor het gebied/de sector aangeeft – uitgangswaarde en streefwaarden (kwalitatief of kwantitatief); • Outputindicatoren die de concrete producten van de activiteiten binnen de prioriteit weergeven. Nadere informatie over hoe u dit alles het best kunt aanpakken bij het opzetten van een project, vindt u in fact sheet Projectontwikkeling. In de woordenlijst staan definities van alle begrippen die in deze fact sheet worden gebruikt.

6

INTERACT, Establishing ETC Programme logic and linking Programme and Project intervention logics.


III.

Uitvoering van de Programmastrategie: 2 Zeeën-projecten en hun kenmerken

Hoewel projecten normaal gesproken worden voorgesteld door de partnerorganisaties ‘in het veld’ (bottom-up), moeten ze wel direct bijdragen aan de resultaten die de Programma-Autoriteiten vooropgesteld hebben. Projectvoorstellen moeten dus aansluiten bij de Programmastrategie en moeten dit concreet kunnen illustreren. Met andere woorden, de beoogde Programmaresultaten moeten worden bereikt door middel van kwaliteitsvolle projecten die hun eigen, bij het Programma aansluitende resultaten opleveren. Projectvoorstellen moeten daarom nauw samenhangen met de Programmastrategie, zodat duidelijk is dat ze bijdragen aan de verwachte Programmaresultaten en uiteindelijk ook aan de EU2020-doelstellingen. De Programma-Autoriteiten willen uiteindelijk kwaliteitsvolle projectvoorstellen goedkeuren die hun eigen beoogde resultaten kunnen verwezenlijken en op hun beurt bijdragen tot de uitvoering van de Programmastrategie. De essentie van dergelijke projecten is dat zij specifieke doelstellingen bereiken binnen een bepaalde looptijd. Zij worden uitgevoerd door een groep mensen die misschien nog nooit eerder hebben samengewerkt. Om het verwachte resultaat te kunnen bereiken, is het dus noodzakelijk om duidelijke afspraken te maken over de organisatie van het werk en om dit gestructureerd te plannen. Wat dat betreft verschillen ETS-projecten niet veel van andere soorten projecten 7.

A. Kenmerken van een goed 2 Zeeën-project Idealiter dient een projectvoorstel aantoonbaar excellent te zijn op de volgende terreinen: • Relevantie en strategie met betrekking tot de context van het project. Het project dient gericht te zijn op een gemeenschappelijke territoriale uitdaging of een gezamenlijke troef van het Programmagebied: er dient daadwerkelijk behoefte te zijn aan het project. Projecten moeten zijn ingebed in bredere strategieën op een of meerdere beleidsniveaus (EU/nationaal/regionaal/lokaal) en gebruik te maken van reeds beschikbare kennis. • Samenwerkingskarakter. Het belang van een grensoverschrijdende aanpak van de betreffende kwestie moet duidelijk zijn. Het voordeel van samenwerking op dit punt moet evident zijn voor de projectpartners, doelgroepen en het Programmagebied als geheel. Oplossingen voor de kwestie waar het project zich op richt, gaan verder dan bestaande best practices, of deze worden door het project aangepast en geïmplementeerd. Het project dient te voldoen aan de criteria van gezamenlijke ontwikkeling, gezamenlijke uitvoering, gezamenlijke personeelsvoorziening en gezamenlijke financiering (zie verderop). • Bijdrage aan de uitvoering van de Programmastrategie 8. De algemene doelstelling van het project moet duidelijk samenhangen met een specifieke doelstelling van het Programma. De beoogde resultaten van het project moeten duidelijk zijn gekoppeld aan een resultaatindicator van het Programma, en de belangrijkste outputs moeten duidelijk bijdragen aan een outputindicator van het Programma. Al deze elementen (doelstellingen, outputs en resultaten) moeten logisch met elkaar samenhangen. In het algemeen moeten de belangrijkste outputs en resultaten realistisch, specifiek, concreet en meetbaar zijn en in een behoefte van de doelgroep voorzien. Tot slot dienen outputs en resultaten duurzaam en overdraagbaar aan andere organisaties, regio’s of landen te zijn. Zo niet, dan dient dit worden te onderbouwd.

7

INTERACT, The project lifecycle, 2014. Voor meer informatie over de Programmastrategie en nadere toelichting op de hier gebruikte begrippen, zie de fact sheet Projectontwikkeling, deel B.

8


• Relevantie van het partnerschap. Het partnerschap dient de relevante organisaties in het Programmagebied te omvatten om de gemeenschappelijke uitdaging of probleem te adresseren en de vooropgestelde doelstellingen te behalen. De partners moeten complementaire expertise bezitten en een zo evenwichtig mogelijke afspiegeling vormen van de betrokken Lidstaten, sectoren en bestuursniveaus. Zij moeten over de nodige capaciteit en de nodige middelen voor de uitvoering van een ETS-project beschikken. • Projectmanagement. De managementprocedures en -structuren dienen afgestemd te zijn op de omvang van het project, het aantal partners, enz. De procedures dienen helder, transparant, efficiënt en doeltreffend te zijn en moeten alle partners de mogelijkheid bieden om input te leveren. Er moeten afspraken zijn gemaakt over de interne communicatie binnen het partnerschap. De Hoofdpartner moet over de nodige competentie beschikken om door de EU gesubsidieerde of vergelijkbare projecten te leiden. Het is cruciaal dat het project over een goed risico- en kwaliteitsmanagementsysteem beschikt. • Projectcommunicatie. Communicatieactiviteiten dienen aan te sluiten bij de doelstellingen, het voorgestelde werkplan en de belangrijkste outputs en resultaten van het project. De betreffende doelgroepen en stakeholders moeten worden bereikt en moeten worden geïnformeerd over de belangrijkste outputs en resultaten van het project. • Realistisch, consistent en samenhangend werkplan. De taakverdeling tussen de partners moet aansluiten bij de ervaring, het budget e.d. van de partners. Het tijdskader moet realistisch zijn en rekening houden met eventuele onvoorziene omstandigheden. De voorgestelde activiteiten moeten dus relevant zijn en leiden tot een tijdige levering van de geplande outputs en resultaten. Dit veronderstelt dat projectactiviteiten en -outputs opeenvolgend zijn gepland. • Samenhangende begroting. Het project moet over voldoende financiële middelen beschikken om de projectactiviteiten goed uit te voeren. Daarbij dient de begroting logisch te zijn en in verhouding te staan tot het voorgestelde werkplan en de outputs en resultaten die het project wil bereiken. ‘Value for money’ is dus een vereiste. De begroting per partner moet aansluiten bij de taakverdeling. De geplande kosten in de zin van begrotingslijnen, perioden en werkpakketten moeten aansluiten bij het werkplan. Geplande kosten dienen in het algemeen duidelijk en realistisch te zijn.

B. Samenwerkingsvoorwaarden van de EU Zoals gezegd stellen de EU-verordeningen specifiek ten aanzien van territoriale-samenwerkingsprojecten vier samenwerkingsvoorwaarden (artikel 12, lid 4 van EU-verordening 1299/2013). Deze vier samenwerkingsvoorwaarden zijn: • Gezamenlijke ontwikkeling. Het projectidee wordt door de partners gezamenlijk uitgewerkt. • Gezamenlijke uitvoering. De activiteiten, outputs en resultaten worden door de partners gezamenlijk gerealiseerd. • Gezamenlijke personeelsvoorziening. Alle partners leveren de nodige bijdrage aan de coördinatie en nemen een deel van de verantwoordelijkheid op zich. • Gezamenlijke financiering. Alle partners dragen financieel bij aan het project. Op grond van het genoemde artikel 12, lid 4 moeten partners van ETS-projecten samenwerken op ten minste drie van deze terreinen. De eerste twee terreinen zijn verplicht voor alle projecten; het derde kan ofwel betrekking hebben op de personeelsvoorziening, op de financiering van het project, of op allebei.


In de onderstaande tabel staan deze concepten nader uitgewerkt:

Gezamenlijke ontwikkeling

Gezamenlijke uitvoering

• Alle partners werken mee aan de ontwikkeling van het project. • De partners leggen vast hoe het project gaat functioneren. Gezamenlijke uitwerking van doelstellingen en outputs, begroting, tijdskader en verantwoordelijkheden voor werkpakketten en activiteiten om de doelstelling te bereiken. • Er dient te worden vastgesteld welke kennis en ervaring elke partner inbrengt en wat elke partner verwacht terug te krijgen uit het project. • Deze aanpak waarborgt de vereiste gezamenlijke activiteiten en gezamenlijke resultaten zoals vereist door de Programma’s.

• De Hoofdpartner is eindverantwoordelijk voor het project; alle partners nemen verantwoordelijkheid voor een deel van de uitvoering. • Iedere projectpartner coördineert een werkpakket en zorgt dat geplande activiteiten worden uitgevoerd, mijlpalen worden gehaald en onverwachte problemen worden opgelost. • Diverse partners dragen bij aan ieder werkpakket conform het werkplan.

Gezamenlijke personeelsvoorziening

Gezamenlijke financiering

• Alle projectpartners vervullen een bepaalde functie en wijzen personeel toe aan de uitvoering daarvan. • Medewerkers stemmen hun werkzaamheden af met anderen die bij de activiteit of het werkpakket zijn betrokken en wisselen regelmatig informatie uit. • Er mag geen onnodige dubbeling van functies zijn bij verschillende partnerorganisaties (bijv. één projectmanager per project i.p.v. meerdere).

• Het project heeft een gezamenlijk budget waaruit middelen aan partners worden toegewezen naargelang van de activiteiten die zij uitvoeren (de uitsplitsing van het budget weerspiegelt de verantwoordelijkheden van de partners). • Het budget omvat bestedingsdoelstellingen per jaar en bestedingsdoelstellingen per werkpakket. • In principe dragen alle partners financieel bij. • Alle partners dragen een deel van de kosten van gemeenschappelijke activiteiten en gezamenlijke outputs, zoals databases, publiciteit, projectmanagement, enz.

Figuur 3: Samenwerkingsvoorwaarden, geïnspireerd op INTERACT


IV.

Van idee tot afsluiting: de fasen in de levenscyclus van een project

Alle soorten projecten hebben vrijwel dezelfde levenscyclus. Dat wil zeggen dat ze vergelijkbare fasen doorlopen, of het nu technische operaties of grensoverschrijdende samenwerkingsprojecten zijn. Het idee achter een circulaire voorstelling van deze levenscyclus is dat de geleerde lessen, outputs en resultaten van een project kunnen leiden tot het ontstaan van nieuwe projectideeën die daar in zekere zin weer op voortbouwen. Bij de ontwikkeling van een project moeten in principe de resultaten van eerdere projecten in aanmerking worden genomen, om dubbel werk te voorkomen en meerwaarde toe te voegen 9 aan zaken die eerder zijn gesubsidieerd . Dit Handboek van het Programma, als basisdocument bedoeld voor begunstigden en potentiële aanvragers, is opgebouwd rond de genoemde fasen van de levenscyclus van een project. Voor iedere projectfase is er een fact sheet met relevante informatie over dat specifieke deel van de levenscyclus en met nuttige links naar andere fact sheets, kerndocumenten enz. Daarnaast zijn er ook gedetailleerde fact sheets over horizontale onderwerpen. De bedoeling is om informatie voor iedereen gemakkelijk vindbaar te maken in alle verschillende fasen van de ontwikkeling of uitvoering van een project. In onderstaande figuur is te zien wat er onder de diverse projectfasen afzonderlijke fact sheets over gaan.

9

10

wordt verstaan en waar de

INTERACT, The project lifecycle, 2014. Deels gebaseerd op INTERACT, The project lifecycle, 2014.

10


1. Genereren van projectideeën

2. Projectontwikkeling

3. Projectaanvraag

6. Projectafsluiting

5. Projectuitvoering

4. Projectselectie

Figuur 4: De levenscyclus van een project

A. Het genereren van projectideeën Dit is de fase waarin een idee wordt besproken met en gepresenteerd aan potentiële partners, totdat duidelijk wordt dat het nodig en relevant is voor de inwoners van het Programmagebied. Met andere woorden, tot het moment dat het projectidee blijkt aan te sluiten bij een gemeenschappelijke behoefte, uitdaging of kans in de bij het Programma betrokken gebieden ten aanzien van een van de vier gekozen thematische doelstellingen. De belangrijkste acties zijn: • de behoefte aan een project vaststellen op basis van een analyse van gezamenlijke behoeften, uitdagingen of kansen in het Programmagebied; • controleren of het projectidee aansluit bij de Programmastrategie en -voorschriften; • de uitgangssituatie vaststellen, d.w.z. wat is er reeds gedaan en hoe daarop kan worden gekapitaliseerd; • partners zoeken en bij het project betrekken; • de algemene reikwijdte en inhoud van het project schetsen en bijstellen naarmate er partners bijkomen; • contact opnemen met het Territoriaal Facilitatorennetwerk voor ondersteuning en begeleiding (zie verderop).


De fact sheet over deze projectfase gaat met name in op: • de templates en procedures van het Programma voor de ontwikkeling van ideeën en partnerschappen; • het zorgen voor aansluiting tussen het projectidee en de Programmastrategie en interventielogica; • beschikbare hulp bij deze fase.

B. Projectontwikkeling In deze fase moeten de partners het projectidee vertalen in een concreet projectvoorstel. Daarbij moeten de strategische en operationele details worden uitgewerkt en de verantwoordelijkheden worden verdeeld. Het doel van deze fase is om uiteindelijk een formele aanvraag in te dienen bij het 2 Zeeën Programma. De belangrijkste activiteiten zijn: • gezamenlijk vaststellen wat er precies moet worden bereikt en hoe dat zal worden aangepakt zodat alles aansluit bij de Programmastrategie; • de verantwoordelijkheden binnen het partnerschap organiseren en besluiten wie de rol van Hoofdpartner gaat vervullen; • de inhoud en achterliggende gedachte van het project uitwerken met de partners en stakeholders; • het projectvoorstel, de onderbouwing ervan en de verwachte bijdrage aan de Programmastrategie in detail uitwerken aan de hand van de daarvoor bestemde templates; • de begroting voor het project opstellen; • regelmatig contact onderhouden met het Territoriaal Facilitatorennetwerk om hulp te krijgen bij de uitwerking van het project en de aanvraag (zie verderop). De fact sheet over deze projectfase gaat met name in op: • Programmagebied; • partnerschapsvereisten; • projectactiviteiten als middel om de nagestreefde resultaten te verwezenlijken; • het opstellen van een begroting: belangrijke financiële principes en horizontale kwesties; • beschikbare hulp bij deze fase.

C. Projectaanvraag Deze fase betreft het feitelijk indienen van het projectvoorstel bij het Programma volgens de vastgestelde procedures. De aanvraagprocedure bij het Interreg 2 Zeeën Programma bestaat uit twee stappen. De belangrijkste activiteiten zijn: • De Conceptnota invullen en volgens de toepasselijke procedures en regels indienen bij het Programma; • de aanbevelingen van de Lidstaten naar aanleiding van de Conceptnota in overweging nemen en vervolgens eventueel een volledig Aanvraagformulier invullen; • Het Aanvraagformulier invullen en volgens de toepasselijke procedures en regels indienen bij het Programma. De fact sheet over deze projectfase gaat met name in op: • de templates en procedures om in twee stappen een aanvraag in te dienen bij het Programma (Conceptnota en Aanvraagformulier); • beschikbare hulp bij deze fase.


D. Projectselectie Deze fase is in handen van de verschillende Programma-organen die zijn betrokken bij de selectie van projecten op basis van volledige Aanvraagformulieren. De belangrijkste activiteit is: • een formeel besluit van de Lidstaten over de aanvraag: afgewezen, terugverwezen of goedgekeurd. De fact sheet over deze projectfase gaat met name in op: • de ontvankelijkheid en subsidiabiliteit van de aanvraag: toetsing door het geautomatiseerde aanvraagsysteem, het Gemeenschappelijk Secretariaat en de Lidstaten; • kwaliteitsbeoordeling van de aanvraag op basis van vooraf vastgestelde criteria, gevolgd door het besluit van het Toezichtcomité en de bekendmaking daarvan; • beschikbare hulp bij deze fase.

E.

Projectuitvoering

Dit is de omvangrijkste en belangrijkste fase in de zin van de tijdsduur, het leveren van hetgeen in de goedgekeurde aanvraag was gepland, en administratie- en managementactiviteiten. Daarbij speelt een aantal verschillende elementen een rol. De partners voeren de geplande werkzaamheden uit om tot de gewenste outputs en resultaten te komen. Ook vinden er regelmatig administratie-, management-, monitoring- en rapportageactiviteiten plaats, alsook communicatie- en promotieactiviteiten zoals vastgelegd in het Aanvraagformulier. Veranderingen in het project worden doorgevoerd en problemen worden aangepakt volgens de vastgestelde procedures en regels. De belangrijkste activiteiten zijn: • het Subsidiecontract ondertekenen met de Managementautoriteit; • het Partnerschapsakkoord opstellen en door alle partners laten ondertekenen; • de projectcoördinatie- en besluitvormingsstructuren opzetten en een indicatieve planning maken voor projectbijeenkomsten; • projectactiviteiten uitvoeren om de afgesproken projectoutputs op tijd en binnen het budget te leveren; • goed functionerende monitoring- en rapportageprocedures opzetten; • risico’s voorzien en beheersen in overleg met de partners en het Programma; • problemen tussen partners herkennen en oplossen, zodat alles soepel blijft verlopen; • zorgen voor communicatie over en promotie van werkzaamheden en resultaten van het project; • een netwerk van relevante contacten opbouwen en de aanzet geven voor de invoering en toepassing van de gegenereerde kennis, outputs en resultaten. De fact sheet over deze projectfase gaat met name in op: • initiatiefase: contractuele regelingen en voorschriften van het Programma qua beheer en administratie; • projectmanagement: algemene instrumenten en methoden om een goede uitvoering van het project te garanderen (exception plans, rapportage, tolerantieniveaus ten aanzien van risico’s); • projectcommunicatie gedurende de hele looptijd van het project; • beschikbare hulp bij deze fase.


F.

Projectafsluiting

In deze fase moeten de inhoudelijke projectactiviteiten zijn afgerond en alle outputs zijn geleverd. Het project handelt de laatste administratieve verplichtingen af voordat de subsidie eindigt. Het project en het Programma buigen zich samen over de resultaten en geleerde lessen. De levenscyclus van het project eindigt formeel op de einddatum van het project. Het is echter de bedoeling dat de outputs en resultaten van het project waarde blijven opleveren, bijv. dat mensen ze blijven gebruiken of er blijven baat bij hebben. Afhankelijk van de aard van de outputs en resultaten en van de beoogde gebruikers moeten er tijdens en na de uitvoering diverse concrete maatregelen worden genomen. In de afrondingsfase is het te laat om projectresultaten over te dragen en te zorgen dat ze in stand blijven. De fact sheet over deze projectfase gaat met name in op: • Wettelijke voorschriften die gelden na afsluiting van het project; • Beschikbare hulp bij deze fase.


V.

Wie kan u helpen tijdens de verschillende fasen van uw project?

Aanvragers en begunstigden kunnen – vóór de indiening van een projectvoorstel en tijdens de uitvoering van goedgekeurde projecten – bij diverse Programma-organen terecht voor technische bijstand. Hieronder worden deze instellingen kort gepresenteerd. Waar deze Programma-organen u in een bepaalde projectfase precies mee kunnen helpen, wordt gedetailleerd beschreven aan het eind van ieder hoofdstuk over die projectfase.

A. Territoriaal Facilitatorennetwerk Het Territoriaal Facilitatorennetwerk is de tegenhanger van wat bij veel andere ETS-Programma's ‘contactpunten’ worden genoemd. De facilitatoren zijn het eerste aanspreekpunt voor projectaanvragers en projectpartners in elk van de landen. Zij helpen de partnerorganisaties met het opzetten en ontwikkelen van projecten. Daarnaast zijn zij ook betrokken bij het opvolgen van de projectuitvoering in samenwerking met het Gemeenschappelijk Secretariaat (GS). Meer concreet zijn hun belangrijkste taken: • het 2 Zeeën Programma en de doelstellingen ervan onder de aandacht brengen bij geïnteresseerde organisaties; • antwoord geven op algemene vragen over het Interreg 2 Zeeën Programma; • projectaanvragers via diverse vormen van overleg helpen en ondersteunen in de opzet-, aanvraagen uitvoeringsfase van projecten; • communiceren met de andere facilitatoren uit de andere landen, en ook met het GS en de Lidstaten, over de ontwikkeling van projecten; • aanvragers helpen met het invullen van een Conceptnota en, na de beoordeling daarvan, met het opvolgen van de aanbevelingen van de Lidstaten; • partners bijstaan gedurende de hele looptijd van het project; • partners helpen met de afsluiting van hun project; • fungeren als schakel tussen projectmanagers, het Gemeenschappelijk Secretariaat en de Programma-Autoriteiten. Hoewel de facilitatoren vanaf begin tot eind bij een project betrokken zijn, spelen zij vooral een grote rol bij het genereren van projectideeën en tijdens de aanvraagfase. Het Territoriaal Facilitatorennetwerk strekt zich uit over alle vier de Lidstaten van het Programma en is permanent beschikbaar voor aanvragers en projectpartners. Contactgegevens zijn te vinden op de website van het Interreg 2 Zeeën Programma. Gelieve op te merken dat de facilitatoren niet betrokken zijn bij de selectie van projecten. Het is aan de Lidstaten van het Programma om, ondersteund door het GS, te besluiten tot goedkeuring, terugverwijzing of afwijzing van een project.

B. Gemeenschappelijk Secretariaat (GS) Het Gemeenschappelijk Secretariaat is namens de Managementautoriteit belast met het dagelijks beheer van het Programma. Als zodanig is het Gemeenschappelijk Secretariaat verantwoordelijk voor het management van het Samenwerkingsprogramma op gebieden waar de Managementautoriteit bij is betrokken: coördinatie en facilitering van het Programma, beoordeling van projecten, monitoring van het Programma en administratie.


Het GS assisteert de Programma-Autoriteiten bij de uitvoering van hun taken, waarvan de belangrijkste zijn: • samenwerken met organisaties, instellingen en netwerken die relevant zijn voor de doelstellingen van het Programma; • informatie verspreiden en publiciteit genereren over het Programma en de onderdelen en projecten daarvan, inclusief het opzetten en onderhouden van een Programmawebsite en het verspreiden van de Programmaresultaten; • de communicatiestrategie van het Programma opstellen en uitvoeren; • een Programmadatabank en een online projectmonitoringsysteem opzetten om de benodigde gegevens voor toezicht, evaluatie, financieel beheer, verificatie en audits in gecomputeriseerde vorm te verstrekken; • een transparante selectieprocedure, selectiecriteria, Terms of Reference voor de projectoproepen, het Aanvraagdossier inclusief financieringsregels uitwerken en ter goedkeuring aan het Toezichtcomité (TC) voorleggen; • de aanvraagprocedure voor alle projecten beheren, inclusief het verstrekken van informatie en advies aan aanvragers (bijv. d.m.v. een aanvraagdossier), aanvragen controleren en beoordelen op grond van goedgekeurde criteria en een goedgekeurde procedure, en de aanbevelingen en besluiten van het TC doorgeven aan partners; • activiteiten ten behoeve van de totstandkoming en ontwikkeling van projecten ondersteunen en organiseren; • betalingsverplichtingen en betalingen van EFRO-middelen op Programmaniveau bewaken per steunverleningscategorie; • projecten adviseren en helpen bij de uitvoering van activiteiten en de financiële administratie; • de voortgang van projecten bewaken door het verzamelen en controleren van verslagen en het bijhouden van de outputs, resultaten en financiële implementatie; • zorgen dat betalingen aan projecten binnen de gestelde termijn worden gedaan; • de Managementautoriteit (MA) ondersteunen bij het opzetten van een samenhangend beheersen controlesysteem voor het Programma om de wettigheid en rechtmatigheid van gedeclareerde uitgaven en de naleving van het beginsel van goed financieel beheer te waarborgen, en contact onderhouden met door de partnerlanden benoemde eerstelijnscontroleurs om de verificaties uit hoofde van artikel 23, lid 4 van ETS-verordening (EU) nr. 1299/2013 te verrichten; • de gebruikelijke werkzaamheden van een GS verrichten, d.w.z. het organiseren van vergaderingen, schrijven van documenten, opstellen van notulen, enz.; • contact onderhouden met de instantie die als Certificeringsautoriteit (CA) fungeert en zorgen dat deze de beschikking heeft over alle relevante gegevens; • andere door de Programma-Autoriteiten verlangde werkzaamheden verrichten conform de toepasselijke regelgeving. Zoals uit het bovenstaande blijkt, worden de hulp en ondersteuning van het GS belangrijker tijdens de uitvoerings- en afsluitingsfase van een project. Het Gemeenschappelijk Secretariaat is gevestigd in Rijsel (FR). Met vragen over projectontwikkeling, uitvoering, financiering, communicatie, projectmanagement e.d. kunt u hier altijd terecht. Contactgegevens zijn te vinden op de website van het Interreg 2 Zeeën Programma.


C. Nationale Autoriteit (NA) De Nationale Autoriteiten zijn de overheidsinstanties in de Lidstaten die verantwoordelijk zijn voor het 2 Zeeën Programma. Deze instellingen hebben een politiek mandaat van hun regering om – binnen de grenzen van de Europese verordeningen – de Programmastrategie (thematische doelstellingen, investeringsprioriteiten, enz.) te ontwerpen, en worden ondersteund door het GS en adviseurs. Hun belangrijkste taken zijn: • alle vereiste maatregelen met betrekking tot communicatie over het Programma uitvoeren; • de promotie van het Programma coördineren; • zorgen voor kwaliteitsbeoordelings op de eerstelijnscontrole, in samenwerking met de MA en het GS; • verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot een juiste toepassing van de Europese staatssteunen aanbestedingsregels; • projectpartners informeren over andere, nationale regels; • informatie doorgeven aan de Certificeringsautoriteit van het Programma; • andere door de Programma-Autoriteiten verlangde werkzaamheden verrichten conform de toepasselijke regelgeving. Contactgegevens zijn te vinden op de website van het Interreg 2 Zeeën Programma.


Fact sheet 2: Genereren van projectideeën, van partnerexpertise naar projectidee Dit document werd goedgekeurd door de Programma voorbereidingsgroep (PPG) op 5 november 2014. Gelieve er rekening mee te houden dat het onderhevig is aan de definitieve goedkeuring door het Toezichtcomité dat bijeen zal komen uiterlijk binnen drie maanden na de datum van kennisgeving van het besluit van de Commissie in verband met de goedkeuring van het Samenwerkingsprogramma.

I.

Projectidee en Geïnteresseerde Organisatie: op zoek naar geschikte partners A. Achtergrond

In de fase ‘Genereren van projectideeën’ wil het Programma de totstandkoming van partnerschappen ondersteunen en de ontwikkeling van projecten faciliteren. Daarom zijn er twee tools ontwikkeld om organisaties met belangstelling voor deelname aan het nieuwe Interreg 2 Zeeën Programma te helpen met het vinden van partners en het uitwerken van projectideeën. Ten eerste is er de tool genaamd ‘Projectidee’. Organisaties met een globaal idee voor een project kunnen deze tool gebruiken om hun idee te verspreiden teneinde geschikte partners te vinden en het idee samen verder uit te werken. Ten tweede is er de template voor Geïnteresseerde Organisaties. Organisaties die zelf geen projectidee hebben of nog niet bij een partnerschap zijn betrokken, kunnen hier gebruik van maken om zichzelf en hun expertisegebied te presenteren en hun belangstelling voor deelname aan een toekomstig 2 Zeeënproject kenbaar te maken.

B. Tools Deze tools zijn te vinden op de website van het 2 Zeeën Programma, in de rubriek ‘Samenwerking’. Organisaties dienen de template voor Projectideeën en/of Geïnteresseerde Organisaties in te vullen, zodat het op de Programmawebsite gepubliceerd worden. Vanaf dat moment is de informatie online consulteerbaar en kunnen organisaties elkaar benaderen om samen een project te ontwikkelen.

C. Procedure Organisaties die hun projectidee willen presenteren of hun interesse willen tonen, moeten allereerst een account aanmaken op de website van het 2 Zeeën Programma. Vervolgens kunnen ze de template voor Projectidee of Geïnteresseerde Organisatie invullen. Deze tools zijn alleen in het Engels beschikbaar en moeten ook in het Engels worden ingevuld. Om het invullen gemakkelijker te maken, is er bij iedere vraag wel toelichting beschikbaar in de drie Programmatalen. De gewenste taalversie van de toelichting moet rechtstreeks op de website worden geselecteerd. Deze formulieren kunnen doorlopend worden ingediend. Nadat de ingevulde documenten zijn ingediend, worden ze gepubliceerd in de rubriek ‘Samenwerking’ van de 2 Zeeën-website en zijn ze volledig pubiek toegankelijk. Er wordt ook een automatisch match-systeem toegepast op de formulieren voor Projectideeën en Geïnteresseerde Organisaties. Dit houdt in dat als een organisatie een expertisegebied noemt waarvoor een andere organisatie een projectidee heeft ingediend, beide organisaties hiervan op de hoogte worden gesteld, zodat het gemakkelijker wordt om partners te vinden. De velden waarop dit automatische match-systeem wordt toegepast, zijn in beide templates geel gemarkeerd.


II.

Afstemming van projectideeën op de Programmastrategie A. Gemeenschappelijke noden van het gebied, prioritaire assen, investeringsprioriteiten, specifieke doelstellingen en beoogde resultaten van het Programma

De Programmastrategie omvat diverse thematische gebieden waarbinnen projecten kunnen worden gesubsidieerd. Zoals beschreven in fact sheet Inleiding en achtergrond, is het essentieel dat aanvragers begrijpen hoe de Programmastrategie tot stand is gekomen, omdat ze anders geen projectvoorstellen kunnen uitwerken die volledig aansluiten bij die strategie en de achterliggende gedachte ervan. Nadere informatie is ook te vinden in het Samenwerkingsprogramma van het 2 Zeeën. Er is een situatieanalyse van het Programmagebied gemaakt met betrekking tot tien van de elf thematische doelstellingen die in de Europese verordeningen worden genoemd met het oog op de EU2020-strategie. Deze situatieanalyse was bedoeld om op hoofdlijnen inzicht te krijgen in de sociaaleconomische en milieutrends in het Programmagebied. Ook is gekeken naar de prioriteiten die de Lidstaten in hun eigen plannen en beleidsdocumenten hebben neergelegd, voor zover die relevant zijn voor het gebied. Op basis van deze situatieanalyse is een SWOT-analyse gemaakt, waarin de belangrijkste sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen in het gebied naar voren komen voor de tien geanalyseerde thematische doelstellingen. Op basis hiervan zijn de gemeenschappelijke behoeften van het gebied vastgesteld. Vervolgens hebben de Programmapartners uit de tien geanalyseerde doelstellingen vier thematische doelstellingen voor het Interreg 2 Zeeën Programma geselecteerd om zich op te concentreren. Voor elk daarvan is één investeringsprioriteit gekozen. Deze door de EU vastgestelde investeringsprioriteiten zorgen ervoor dat Programma’s een duidelijkere focus hebben. Gekozen thematische doelstelling

1 – Versterking van onderzoek, technologische ontwikkeling en innovatie

4 – Ondersteuning van de overgang naar een koolstofarme economie in alle bedrijfstakken 5 – Bevordering van aanpassing aan de klimaatverandering en risicopreventie en -beheer 6 – Behoud en bescherming van het milieu en bevordering van efficiënt

Gekozen investeringsprioriteit 1.b) Bevordering van bedrijfsinvesteringen in O&I, het ontwikkelen van verbanden en synergieën tussen ondernemingen, O&I-centra en het hoger onderwijs, met name de bevordering van investeringen in de ontwikkeling van producten en diensten, de overdracht van technologie, sociale innovatie, milieu-innovatie, culturele en creatieve industrieën, toepassingen voor overheidsdiensten, de stimulering van de vraag, het opzetten van netwerken, clusters en open innovatie door middel van slimme specialisatie en ondersteuning van technologisch en toegepast onderzoek, proefopstellingen, maatregelen voor snelle productvalidatie, geavanceerde productiecapaciteit en eerste productie, met name in sleuteltechnologieën en de verspreiding van universeel inzetbare technologieën 4.f) Bevordering van het onderzoek naar, innovaties in en de aanwending van koolstofarme technologieën

5.a) Ondersteuning van investeringen voor de aanpassing aan de klimaatverandering, inclusief ecosysteemgerichte benaderingen

6.g) Ondersteuning van de industriële overgang naar een hulpbronnenefficiënte economie, het bevorderen van groene groei, eco-innovatie en het beheer van milieuprestaties in de publieke en


Gekozen thematische doelstelling gebruik van hulpbronnen

Gekozen investeringsprioriteit private sector

Tabel 1: De geselecteerde thematische doelstellingen en investeringsprioriteiten

Om het Programma nader in te vullen op deze terreinen, zijn de gekozen thematische doelstellingen en investeringsprioriteiten vertaald in vier prioritaire assen, die op hun beurt zijn opgesplitst in zes specifieke doelstellingen. Beide elementen zijn specifiek voor dit Programma, maar sluiten volledig aan bij de thematische doelstellingen en investeringsprioriteiten in de EU-verordeningen. Onderstaande figuur geeft een overzicht van de goedgekeurde Programmastrategie met de prioritaire assen en specifieke doelstellingen.


Figuur 1: Overzicht van de 2 Zeeën Programmastrategie – algemene doelstelling, prioritaire assen, specifieke doelstellingen en financiële toewijzingen

Het ontwikkelen van een innovatief, kennis- en onderzoeksgebaseerd, duurzaam en inclusief 2 Zeeën-gebied, waar natuurlijke hulpbronnen worden beschermd en de groene economie wordt bevorderd

Prioritaire as 1:

Prioritaire as 2:

Prioritaire as 3:

Prioritaire as 4:

Technologische en sociale innovatie

Koolstofarme technologieën

Aanpassing aan klimaatverandering

Hulpbronnenefficiënte economie

SD 1.1:

SD 1.2:

SD 1.3:

SD 2.1:

SD 3.1:

SD 4.1:

Verbetering van de randvoorwaarden voor innovatie in het 2 Zeeëngebied

Bevordering van innovatie door relevante actoren in sleutelsectoren in het 2 Zeeën-gebied

Ontwikkeling van sociale innovatie i.v.m. grote maatschappelijke uitdagingen in het 2 Zeeëngebied

Uitbreiding van de invoering van koolstofarme technologieën en toepassingen door bedrijfsleven, overheid en burgers

Verbetering van het aanpassingsvermogen van publieke en private actoren om hun klimaatadaptatiemaatregelen beter te coördineren en de weerbaarheid te

Bevordering van een efficiënt gebruik van natuurlijke hulpbronnen en materialen door de invoering van nieuwe oplossingen voor een groenere

Overkoepelende thema’s: ‘ondersteuning van KMO/MKB’ en ‘maritieme dimensie’

€ 107,8 mln EFRO

€ 51,3 mln EFRO

€ 38,5 mln EFRO

€ 43,6 mln EFRO

Totale beschikbare budget voor projecten: € 241 mln EFRO


Projecten moeten worden ingediend en uitgevoerd onder deze prioritaire assen en specifieke doelstellingen en bijdragen aan de verwachte resultaten daarvan. De resultaten die het Programma nastreeft, worden gemeten aan de hand van resultaatindicatoren. De verwachte resultaten moeten worden gerealiseerd door het leveren van bepaalde outputs, die ook voor iedere specifieke doelstelling zijn voorzien. In het Samenwerkingsprogramma is een aantal voorbeelden van te ondersteunen acties opgenomen, zodat het voor potentiële aanvragers duidelijker wordt waar het Programma naar op zoek is. Nadere informatie is te vinden in het Samenwerkingsprogramma 2 Zeeën.

B. Zorgen voor samenhang met het prestatiekader van het Programma Outputindicatoren maken deel uit van het prestatiekader van het Programma. Op bepaalde momenten in de levenscyclus van het Programma moeten bepaalde streefwaarden zijn bereikt. Voor de Europese Commissie vormt dit het uitgangspunt voor het beoordelen van de prestaties van het 2 Zeeën Programma. Projecten zullen worden beoordeeld op hun bijdrage aan zowel de output- als de resultaatindicatoren voor de specifieke doelstelling van de Programmaprioriteit waaronder ze zijn ingediend. Meer informatie over de beoordeling van projecten is te vinden in fact sheet Projectselectie. Projecten zullen in hun aanvraag moeten aantonen dat zij een bijdrage leveren aan beide soorten indicatoren, namelijk door hun verwachte belangrijkste output(s) en resulta(a)t(en) duidelijk te koppelen aan de indicator(en) voor de gekozen specifieke doelstelling. Dit betekent een verschuiving in de focus van projecten ten opzichte van eerdere Programmaperioden: de nadruk ligt nu veel meer op de levering van outputs en resultaten en minder op de uitvoering van projectactiviteiten. Daarom moet de projectinterventielogica een afspiegeling vormen van de Programmainterventielogica.

Prioritaire as Thematisch gebied dat de meest relevante behoeften en potenties van het Programmagebied weergeeft

Doelstellingen van het Programma Wat het Programma op dit thematische gebied wil veranderen voor de inwoners

De metingen die het effect van

Te ondersteunen acties Het soort activiteiten die het Programma wil subsidiëren om deze verandering te verwezenlijken De directe producten van


de gesubsidieerde activiteiten moeten aangeven Programmaresultaten

de activiteiten die bijdragen tot de verandering Programma-outputs

Figuur 2: De Programma-interventielogica, INTERACT

Wat zijn onze gemeenschappelijke behoeften en potenties? Projectidee

Projectdoelstellingen en -resultaten Wat willen we veranderen? Wat wordt er anders?

Werkplan en begroting Wat moeten we tot stand brengen om deze verandering te realiseren? Projectoutputs en -indicatoren

Hoe gaan we te werk? Wat hebben we daarvoor nodig?

Figuur 3: De projectinterventielogica, INTERACT

PRIORITAIRE AS VAN HET PROGRAMMA

PROJECT


Specifieke doelstelling van de Programmaprioriteit

Resultaatindicator

Algemene

van het

projectdoelstelling

Projectresultaten

Programma Te ondersteunen acties

Outputindicatoren

Specifieke

Belangrijkste

van het

projectdoelstellingen

projectoutputs

Programma Figuur 4: De relatie tussen de Programma- en projectinterventielogica, INTERACT

Aanvragers dienen zorgvuldig na te gaan of hun projectideeën aansluiten bij de Programmastrategie en de interventielogica. In de woordenlijst van het Programma zijn definities van de bovenstaande termen te vinden.


III.

Wie kan u helpen in deze fase van uw project?

In de opzetfase is uw belangrijkste aanspreekpunt bij het 2 Zeeën Programma de facilitator voor uw regio. Bij hem/haar kunt u altijd terecht als: • u informatie wilt over de Programmastrategie, prioriteiten, procedures; • u technische vragen hebt (bijv. over regels voor subsidiabiliteit en ontvankelijkheid, partnerschapsvereisten, publiciteitsvoorschriften, enz.); • u zich bezighoudt met een bepaald thema en graag wilt inhaken bij een project dat in ontwikkeling is; • u reeds een projectidee hebt en op zoek bent naar nieuwe partners; • u graag een eerste reactie wilt op uw projectidee; • u hulp nodig hebt bij het ontwikkelen van uw project; • u hulp nodig hebt bij het invullen van de templates voor projectideeën/geïnteresseerde organisaties. De facilitatoren bekijken ook regelmatig de online opgegeven Projectideeën en Geïnteresseerde Organisatie-formulieren. Zo houden ze zicht op de organisaties die geschikte partners zouden kunnen zijn voor bepaalde andere geïnteresseerde organisaties en op de projectideeën. Dit betekent dat u altijd door een van de facilitatoren kunt worden benaderd over een project dat in ontwikkeling is. Daarnaast kunnen ook de medewerkers van het Gemeenschappelijk Secretariaat u helpen met het opzetten van een project. Deze hulp houdt het volgende in: • zij kunnen technische vragen beantwoorden (bijv. over regels voor subsidiabiliteit en ontvankelijkheid, partnerschapsvereisten, publiciteitsvoorschriften); • zij verzorgen online tools (rubriek ‘Samenwerking’, templates Projectideeën/Geïnteresseerde Organisaties, interactief platform) om u te helpen uw project tot stand te brengen. Om belangenverstrengeling te voorkomen, is hun hulp echter beperkt tot het bovenstaande. Na ontvangst van uw Aanvraagformulier is het GS namelijk ook betrokken bij de beoordeling van uw project.


Fact sheet 3: projectidee naar voorstel

Projectontwikkeling: van een kwaliteitsvol project-

Dit document werd goedgekeurd door de Programma voorbereidingsgroep (PPG) op 5 november 2014. Gelieve er rekening mee te houden dat het onderhevig is aan de definitieve goedkeuring door het Toezichtcomité dat bijeen zal komen uiterlijk binnen drie maanden na de datum van kennisgeving van het besluit van de Commissie in verband met de goedkeuring van het Samenwerkingsprogramma.

I.

Programmagebied

Het 2 Zeeën-gebied omvat de kustregio’s van vier EU-Lidstaten langs de zuidelijke Noordzee en het Kanaal: Engeland, België (Vlaanderen), Frankrijk (Noord-Frankrijk) en Nederland. In Engeland loopt het Programmagebied helemaal van Cornwall tot Norfolk, en op het vasteland strekt het zich uit van Picardië tot Texel. In de Programmaperiode 2014-2020 is het 2 Zeeën Programma uitgebreid met een aantal nieuwe regio’s in Nederland (kuststrook tot en met de Kop van Noord-Holland) en Engeland (Swindon en Peterborough).

Onderstaande kaart toont het Programmagebied voor het nieuwe 2 Zeeën Programma, waarbij de nieuwe subsidiabele gebieden oranje zijn weergegeven:

Figuur 1: 2 Zeeën Programmagebied 2014-2020


II.

Partnerschap A. Subsidiabele organisaties

Alle organisaties die relevant zijn voor het project en actief deelnemen aan het project, kunnen in principe deel uitmaken van het partnerschap, ongeacht hun rechtsvorm. Enkel organisaties die een rechtspersoonlijkheid bezitten mogen als formele partners deelnemen aan een project. Adviesbureaus met als primaire doelstelling het ontwikkelen en managen van Europese projecten komen evenmin in aanmerking. Een partner van buiten het Programmagebied kan, met specifieke toestemming van het Toezichtcomité, deelnemen aan een project indien: • zijn betrokkenheid relevant is met betrekking tot het thema van het project • zijn betrokkenheid duidelijk meerwaarde oplevert voor het partnerschap • zijn betrokkenheid voldoet aan het maximum van 20% van de EFRO-steun zoals bepaald in artikel 20 van Verordening nr. 1299/2013. Iedere organisatie moet, om als formele partner te worden aangemerkt, in het Aanvraagformulier worden vermeld als projectpartner en actief bijdragen aan de uitvoering en financiering van het project. De organisatie moet een van de doelgroepen van het 2 Zeeën Programma vertegenwoordigen. Om voor subsidie in aanmerking te komen, moet een partnerschap bestaan uit ten minste twee partners uit twee verschillende partnerlanden van het Programma. Minstens één daarvan moet uit Engeland komen. Het 2 Zeeën Programma adviseert u om het aantal partners beperkt te houden tot maximaal 10, om het projectmanagement doenbaar te houden. Alle organisaties die niet aan de bovenstaande eisen voldoen, komen niet in aanmerking voor EFROsubsidie. Zij mogen wel op eigen kosten deelnemen aan een project, mits hun deelname duidelijk relevant is voor de algemene doelstelling van het project.

B. Hoofdpartner-principe Het Programma functioneert op basis van het Hoofdpartner-principe, wat inhoudt dat het partnerschap één Hoofdpartner aanwijst die algemeen verantwoordelijk is voor de uitvoering en het management van het hele project. De Hoofdpartner draagt tegenover de Managementautoriteit de volledige financiële en juridische verantwoordelijkheid voor het hele project. Projectpartners moeten zelf verantwoording afleggen ten opzichte van de Hoofdpartner. De verantwoordelijkheden van de partners ten opzichte van de Hoofdpartner worden gespecificeerd in het Partnerschapsakkoord. De verantwoordelijkheden van het hele partnerschap, vertegenwoordigd door de Hoofdpartner, ten opzichte van de Managementautoriteit worden beschreven in het Subsidiecontract. De Hoofdpartner is verantwoordelijk voor het management, de communicatie, de uitvoering en de coördinatie van de activiteiten tussen alle partners. Het projectmanagement omvat zowel het coördineren van de activiteiten als de administratie en het financiële beheer van het project. Iedere partner heeft echter de verantwoordelijkheid om bij te dragen aan de uitvoering van de projectactiviteiten en zelf te zorgen voor goed financieel beheer. Partners moeten administratieve taken verrichten en moeten deelnemen aan de ontwikkeling, uitvoering en afsluiting van het project. Om te waarborgen dat partners juridisch en financieel in staat zijn deel te nemen aan het project, moeten zij een intentieverklaring (‘Letter of Commitment’) ondertekenen. Hiermee geven zij aan dat zij aan de subsidiabiliteitseisen voldoen, dat ze geen andere communautaire financiering ontvangen voor hetzelfde project, dat ze in staat zijn bij te dragen aan de financiering van het project en dat ze over voldoende capaciteit beschikken om het project uit te voeren.


III.

Projectactiviteiten: middel om outputs te leveren en de beoogde verandering tot stand te brengen

Zoals gezegd in fact sheet Inleiding en achtergrond, zijn de nieuwe Interreg-Programma’s sterk resultaatgericht. Bij het uitwerken van de Programmastrategie hebben de Programma-Autoriteiten besloten wat zij willen veranderen in het Programmagebied. Deze verandering wordt gedefinieerd als een concrete verbetering van het welzijn van mensen of gemeenschappen. Die moet tot stand komen door het financieren van projecten die kunnen bijdragen tot die verandering. De Programmastrategie heeft dus alleen kans van slagen als projecten, via het realiseren van hun eigen resultaten, bijdragen aan de door het Programma beoogde verandering. Voor projecten betekent dit dat de focus verschuift van projectactiviteiten naar de resultaten die deze activiteiten opleveren. Activiteiten zijn het middel om outputs en dus ook de beoogde verandering tot stand te brengen. Dit betekent dat een project – wil het met succes worden geselecteerd en kunnen worden uitgevoerd – éérst moet nadenken over wat het wil opleveren (outputs) om de verandering te bewerkstelligen (resultaten). Activiteiten dienen pas daarna en in functie van de verwachte outputs en resultaten te worden bepaald.


IV.

Begroting: het plannen van de financiële middelen voor het project

A. Belangrijke begrotingsprincipes Of uitgaven subsidiabel zijn, wordt bepaald door regels op verschillende niveaus: • Europees niveau: EU-verordeningen • Programmaniveau: specifieke regels die zijn opgesteld voor het 2 Zeeën Programma • nationaal niveau: nationale regels die in de afzonderlijke Lidstaten gelden • partnerniveau: interne regels van de afzonderlijke partnerorganisaties Algemeen kan worden gesteld dat kosten op projectniveau alleen subsidiabel zijn als ze: • verband houden met activiteiten die in het Aanvraagformulier zijn vermeld, noodzakelijk zijn om deze activiteiten uit te voeren en de outputs en resultaten van het project te verwezenlijken, en die zijn opgenomen in de geschatte begroting; • redelijk en gerechtvaardigd zijn, voldoen aan de toepasselijke interne regels van de partner, de nationale regels, Programmaregels en die van de EU, en in overeenstemming zijn met de basisregels van goed financieel beheer; • herleidbaar, verifieerbaar en plausibel zijn en vastgesteld zijn overeenkomstig de grondslagen voor verslaglegging; • zijn gemaakt en betaald door de partnerorganisatie, zijn afgeschreven van de bankrekening van de partnerorganisatie vóór de einddatum van het project, en zijn onderbouwd met de juiste bewijsstukken waardoor de uitgaven herleidbaar en controleerbaar zijn. Indien uitgaven op basis van een forfaitair bedrag of percentage worden vergoed, zijn de laatste twee principes niet van toepassing. In het wetgevingspakket dat de Europese Commissie (EC) heeft voorgesteld voor 2014-2020, staat vereenvoudiging centraal. De bedoeling hiervan is om EU-subsidie voor alle begunstigden gemakkelijker en sneller toegankelijk te maken. Tegelijkertijd moet hierdoor het managen en auditen van Europese subsidieprogramma’s administratief minder ingewikkeld worden. In de ‘Verorderning houdende gemeenschappelijke bepalingen’ streeft de EC naar een bredere toepassing van vereenvoudigde kostenopties als alternatief voor het werken met vergoedingen op basis van werkelijke kosten. Een ander centraal element is harmonisatie. In het verleden was het zo dat projectpartners die bij verschillende Interreg-Programma’s betrokken waren, te maken hadden met verschillende regels, verschillende formats en zelfs verschillende bewoordingen om dezelfde dingen te beschrijven. Aansluitend bij de principes van vereenvoudiging en harmonisatie is getracht de processen en regels van het 2 Zeeën Programma zo veel mogelijk te stroomlijnen met andere Interreg-Programma's.

B. Begrotingslijnen en subsidiabele kosten De juridische basis wordt gevormd door de onderstaande artikelen van EU-verordeningen: Gemeenschappelijke verordening nr. 1303/2013 (CPR): • artikel 65: subsidiabele periode (1 januari 2014 tot 31 december 2023) • artikel 67: vereenvoudigde kostenopties • artikel 68: forfaits voor indirecte kosten • artikel 69: bijdragen in natura; afschrijving; aankoop van grond; BTW • artikel 70: plaats van uitvoering


• artikel 71: duurzaamheid van concrete acties • artikel 120: cofinancieringspercentage (maximaal 85% voor ETS) ETS-verordening nr. 1299/2013: • artikel 18: rechtsgrond voor Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 481/2014 van de Commissie • artikel 19: personeelskosten (mogelijkheid om te werken met een forfaitair percentage van 20% van de totale directe kosten) • artikel 20: concrete acties die buiten het tot de Unie behorende deel van het Programmagebied zijn gesitueerd (max. 20%) • artikel 28: wisselkoers Gedelegeerde Verordening nr. 481/2014: • Specifieke regels betreffende de subsidiabiliteit van de uitgaven voor samenwerkingsprogramma’s Projecten die een aanvraag indienen bij het Interreg 2 Zeeën Programma, dienen hun begroting op te stellen op basis van de onderstaande zes begrotingslijnen: 1. Personeelskosten 2. Kantoor- en administratieve kosten 3. Reis- en verblijfkosten 4. Externe expertise en diensten 5. Uitrusting 6. Infrastructuur en bouwwerkzaamheden Hieronder volgen de belangrijkste uitgangspunten en instructies voor het opstellen van een projectbegroting. Nadere informatie is te vinden in fact sheet Begrotingslijnen en, met name over de precieze procedures en regels die moeten worden gevolgd om aan de subsidiabiliteitseisen te voldoen. 1.

Personeelskosten

De personeelskosten omvatten de kosten van personeel dat in dienst is bij de partnerorganisatie en voltijds of deeltijds aan het project werkt. In het geval van een interne eerstelijnscontrole (d.w.z. dat deze wordt verzorgd door de auditafdeling van de partnerorganisatie), dienen de kosten hiervan onder deze begrotingslijn te worden opgevoerd. Overheadkosten en andere kantoor- en administratieve kosten kunnen niet onder deze begrotingslijn worden opgevoerd. De personeelskosten omvatten de bruto arbeidskosten van de partnerorganisatie, d.w.z.: • salarisbetalingen (vastgelegd in een arbeidsovereenkomst) • andere kosten van de partnerorganisatie die direct verband houden met de salarisbetalingen en door de werkgever niet kunnen worden teruggevorderd: o loonbelasting o socialezekerheidspremies (inclusief werkgeversdeel van ziektekostenpremies en pensioenpremies) Overeenkomstig de Gedelegeerde Verordening zijn er de volgende opties voor personeelskosten:


a) b) c)

11

personeelskosten die worden berekend als een forfaitair percentage (20%) van alle directe kosten anders dan personeelskosten personeelskosten die worden berekend als werkelijke kosten personeelskosten die worden berekend gebaseerd op de in artikel 68, lid 2 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 beschreven methode.

Elke partnerorganisatie dient voor een van de bovenstaande opties te kiezen en deze keuze aan te geven in het Aanvraagformulier. De gekozen optie is van toepassing op alle personeelsleden van de deelnemende partnerorganisatie. De optie geldt voor de gehele looptijd van het project (het is niet mogelijk dit later nog te veranderen). a)

Personeelskosten berekend als forfaitair percentage van 20% van de directe kosten

Bij deze optie is de berekening van de personeelskosten gebaseerd op een forfaitair percentage van maximaal 20% van de directe kosten anders dan personeelskosten. Het subsidiabele bedrag voor personeelskosten bedraagt 20% van het totaal begrote subsidiabele bedrag dat onder alle andere begrotingslijnen wordt gedeclareerd, exclusief kantoor- en administratieve kosten. Er hoeven geen andere berekeningen te worden uitgevoerd. b)

Personeelskosten berekend op basis van de werkelijke kosten

Bij deze optie moeten de personeelskosten voor iedere werknemer afzonderlijk worden berekend. Dit gebeurt op basis van de salarisadministratie. De berekening is gebaseerd op het totale brutoloon en het werkgeversdeel van de sociale premies (mits deze premies niet door de werkgever teruggevorderd kunnen worden). Afhankelijk van het personeelsbeleid van de partnerorganisatie kunnen kosten zoals bonussen, brandstof, lease-auto, verhuisvergoeding, maaltijdcheques e.d. geheel of gedeeltelijk worden gedeclareerd nadat is berekend welk deel subsidiabel is voor het project. Als gekozen wordt voor berekening op basis van de werkelijke kosten, kan er sprake zijn van drie verschillende scenario's: a) betrokkene is in dienst van de partnerorganisatie en werkt voltijds aan het project b) betrokkene is in dienst van de partnerorganisatie en werkt een vast percentage van zijn/haar tijd (in deeltijd) aan het project; c) betrokkene is in dienst van de partnerorganisatie en werkt een flexibel percentage van zijn/haar tijd (n deeltijd) aan het project. Binnen één partnerorganisatie kunnen de drie scenario's en de verschillende berekeningsmethoden naast elkaar bestaan als er verschillende mensen aan hetzelfde project werken, maar verschillende arbeidsovereenkomsten hebben en verschillende percentages tijd aan het project besteden. Voor elk scenario moet de berekening worden gemaakt volgens één bepaalde methode, uitgaande van het werkelijke aantal gewerkte uren per maand. c)

Personeelskosten berekend gebaseerd op de in artikel 68, lid 2 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 beschreven methode

Artikel 68, lid 2 van Verordening 1303/2013 bepaalt dat om de personeelskosten die gepaard gaan met de uitvoering van een concrete actie te bepalen, het uurloon mag worden berekend door het meest recente

11

‘Kantoor- en administratieve kosten’ zijn geen directe kosten. Zij maken als zodanig geen deel uit van de kosten op basis waarvan de 20% wordt berekend.


bruto jaarcijfer inzake tewerkstellingskosten te delen door 1720 uren. Het is mogelijk dat verdere nationale regelgeving van toepassing is. In fact sheet Begrotingslijnen en subsidiabiliteitsregels is nadere informatie te vinden over de subsidiabiliteitsregels met betrekking tot deze begrotingslijn. 2.

Kantoor- en administratieve kosten

Onder de kantoor- en administratieve kosten vallen alle algemene administratieve uitgaven die een partnerorganisatie moet doen ten behoeve van de projectactiviteiten. Op basis van artikel 68, lid 1 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 moeten kantoor- en administratieve kosten als volgt worden berekend op basis van een forfaitair percentage: • een forfaitair percentage van maximaal 15% van de subsidiabele directe personeelskosten (zonder dat een bepaalde methode nodig is) Fact sheet Begrotingslijnen en subsidiabiliteitsregels omvat een volledig overzicht van alle posten die onder deze begrotingslijn vallen (conform Gedelegeerde Verordening nr. 481/2014). 3.

Reis- en verblijfkosten

Deze begrotingslijn betreft de reis- en verblijfkosten van personeel dat in dienst is van een projectpartner. Gedelegeerde Verordening nr. 481/2014 geeft een volledig overzicht van alle posten die onder deze begrotingslijn vallen. Reis- en verblijfkosten worden verantwoord op basis van de werkelijke kosten van de afzonderlijke partners. Normaal gesproken moeten reis- en verblijfkosten betrekking hebben op reizen binnen het Programmagebied. Reizen buiten het Programmagebied die expliciet in het Aanvraagformulier zijn vermeld en onderbouwd, zijn echter ook subsidiabel. In het geval van reizen buiten het Programmagebied die niet in het Aanvraagformulier zijn vermeld, moet door de Hoofdpartner vooraf een specifieke aanvraag worden ingediend bij het GS. Dit geldt niet voor reizen in het kader van partnerbijeenkomsten naar één van de volgende steden: Brussel, Parijs, Londen, Amsterdam (bijv. er is geen voorafgaande toestemming van het GS nodig om naar Brussel te reizen voor een stuurgroepvergadering). Indien een van deze steden buiten het Programmagebied is gekozen voor een bijeenkomst, moet de reden hiervoor worden toegelicht in de declaraties en het jaarlijkse activiteitenvoortgangsrapport van het project (bijv. goede logistieke voorzieningen, lagere kosten, enz.). Alle uitgaven die in het kader van reizen buiten het Programmagebied worden gedeclareerd (ongeacht of hiervoor voorafgaande toestemming van het GS nodig is of niet), moeten worden gecontroleerd overeenkomstig het bepaalde in artikel 20 van Verordening (EU) nr. 1299/2013 (20% flexibiliteit buiten het Programmagebied). In fact sheet Begrotingslijnen en subsidiabiliteitsregels is nadere informatie te vinden over de subsidiabiliteitsregels met betrekking tot deze begrotingslijn. 4.

Externe expertise en diensten

Kosten voor externe expertise en diensten omvatten de betaling van facturen of declaraties op basis van contracten of schriftelijke overeenkomsten met externe dienstverleners die zijn ingehuurd om bepaalde taken/activiteiten in verband met het project uit te voeren. Bijdragen in natura zijn ook subsidiabel onder


deze begrotingslijn, mits is voldaan aan alle voorschriften van artikel 69 van Verordening nr. 1303/2013 (voor meer informatie over bijdragen in natura, zie het gedeelte hieronder over ‘Horizontale financiële kwesties’ en fact sheet Focus op Bijdragen in natura). Als de eerstelijnscontrole wordt uitbesteed (bijv. als deze wordt uitgevoerd door een extern bureau na een openbare aanbesteding), moeten de kosten voor eerstelijnscontrole ook onder deze begrotingslijn worden opgevoerd. Externe expertise en diensten houden verband met de implementatie van bepaalde projecttaken die niet door de projectpartners zelf kunnen worden uitgevoerd (met name vanwege gebrek aan interne capaciteit hiervoor) en daarom worden uitbesteed aan externe dienstverleners. De inzet van externe dienstverleners moet noodzakelijk zijn voor het project. Alle toepasselijke Europese, nationale en interne regels ten aanzien van openbare aanbestedingen moeten worden nageleefd. Zelfs als contracten met externe dienstverleners niet boven de EU-drempel uitkomen, dienen de beginselen van transparantie, non-discriminatie en gelijke behandeling en mededinging in acht te worden genomen. Projectpartners mogen niet elkaar inhuren binnen hetzelfde project. Dat heeft te maken met het feit dat de rollen van projectpartner en dienstverlener verschillend en niet compatibel zijn. Uitbesteding intern of aan gelieerde ondernemingen moet op basis van werkelijke kosten worden gedaan en worden gerapporteerd. Fact sheet Begrotingslijnen en subsidiabiliteitsregels geeft een volledig overzicht van alle posten die onder deze begrotingslijn vallen (conform Gedelegeerde Verordening nr. 481/2014) en gaat in op de regels die moeten worden nageleefd. 5.

Uitrusting

Uitgaven voor de financiering van uitrusting die door een partner is gekocht, gehuurd of geleasd en die noodzakelijk is om de doelstellingen van het project te bereiken, kunnen onder deze begrotingslijn worden opgevoerd. Hierin vallen ook de kosten voor uitrusting die reeds in het bezit is van de partnerorganisatie en die wordt gebruikt om de projectactiviteiten uit te voeren. Bijdragen in natura zijn ook subsidiabel onder deze begrotingslijn, mits is voldaan aan alle voorschriften van artikel 69 van Verordening nr. 1303/2013 (voor meer informatie, zie het gedeelte hieronder over ‘Horizontale financiële kwesties’ en fact sheet Focus op Bijdragen in natura). Fact sheet Begrotingslijnen en subsidiabiliteitsregels geeft een volledig overzicht van alle posten die onder deze begrotingslijn vallen (conform Gedelegeerde Verordening nr. 481/2014). In principe geldt dat uitrusting die gebruikt wordt voor het managen en uitvoeren van het project afgeschreven moet worden. Indien een stuk uitrusting echter een essentieel onderdeel vormt van een of meerdere projectoutputs, zijn de volledige door het Programma goedgekeurde kosten van de uitrusting subsidiabel (d.w.z. dat er geen afschrijving plaatsvindt). 6.

Infrastructuur en bouwwerkzaamheden

Deze begrotingslijn omvat kosten die verband houden met investeringen in infrastructuur die niet onder de andere begrotingslijnen vallen. Hieronder zijn ook noodzakelijke kosten voor infrastructuurwerken begrepen.


Bijdragen in natura zijn ook subsidiabel onder deze begrotingslijn, mits is voldaan aan alle voorschriften van artikel 69 van Verordening nr. 1303/2013 (voor meer informatie, zie het gedeelte hieronder over ‘Horizontale financiële kwesties’ en fact sheet Focus op Bijdragen in natura). De kosten voor de aankoop van land mogen maximaal 10% van de totale subsidiabele uitgaven van het project bedragen. Om voor financiering in aanmerking te komen, moeten infrastructuur en bouwwerkzaamheden: • het resultaat zijn van grensoverschrijdende samenwerking die specifiek is gericht op de verbetering van de ontwikkeling van het Programmagebied volgens het additionaliteitsbeginsel. De grensoverschrijdende dimensie en meerwaarde moeten evident zijn; • van cruciaal belang zijn voor het realiseren van de outputs en resultaten van het project en zijn opgenomen in een of meer investeringswerkpakketten van het Aanvraagformulier; • voldoen aan de toepasselijke Europese, nationale en interne aanbestedingsregels. De partners die de leiding hebben over de infrastructuur en bouwwerkzaamheden, zijn ervoor verantwoordelijk dat al deze regels worden nageleefd. Daarnaast geldt dat: • alle kosten in verband met infrastructuur en bouwwerkzaamheden onder deze begrotingslijn kunnen worden opgevoerd, mits deze kosten volledig zijn gerechtvaardigd in het kader van de projectactiviteiten (er vindt geen afschrijving plaats); • een project ook de inbreng van grond en/of onroerend goed kan opvoeren als bijdrage in natura (mits de toepasselijke regels voor bijdragen in natura zijn nageleefd – voor nadere informatie over bijdragen in natura, zie het volgende hoofdstuk en fact sheet Focus op Bijdragen in natura).

C. Horizontale financiële kwesties 1.

Subsidiepercentage

Binnen het Interreg 2 Zeeën Programma worden projectactiviteiten voor 60% (vast percentage) gecofinancierd uit het EFRO, behalve bij projecten die zijn goedgekeurd op grond van een staatssteunregeling met een ander financieringspercentage. De overige 40% moet door de partners zelf worden ingebracht. Deze eigen bijdrage van de partners kan uit allerlei bronnen afkomstig zijn, bijvoorbeeld uit de eigen middelen van de partners of uit externe bronnen. Het is bij het Interreg 2 Zeeën Programma niet mogelijk om een voorschot te krijgen op de EFRO-subsidie. Dit betekent dat projecten hun activiteiten moeten voorfinancieren en naderhand een declaratie kunnen indienen. Nadat een declaratie is goedgekeurd, vergoedt het Programma aan de Hoofdpartner 60% van de totale subsidiabele uitgaven die door de partners zijn gedeclareerd. Projectpartners dienen dus voldoende liquide middelen opzij te zetten als ze willen deelnemen aan een project. 2.

Voorbereidingskosten

Het is belangrijk dat projecten van meet af aan nadenken over financiële aspecten. Dit betekent dat alle partners betrokken moeten zijn bij de voorbereidende werken planningsbijeenkomsten in de ontwikkelingsfase van de projectaanvraag. Door vóór de indiening van de aanvraag voldoende tijd te investeren, ontstaan er sterke partnerschappen met duidelijk afgebakende verantwoordelijkheden en een goed onderbouwde begroting. Een goede voorbereiding is een voorwaarde om – na goedkeuring van de aanvraag – snel van start te kunnen gaan en ook daarna het project goed te kunnen uitvoeren. Bij het Interreg 2 Zeeën Programma worden de voorbereidingskosten van alle goedgekeurde projecten vergoed op basis van een forfaitair bedrag van € 30.000 EFRO per project, dat wordt uitbetaald aan de Hoofdpartner (behalve voor begunstigden die zijn goedgekeurd op grond van artikel 20 van de Algemene


Groepsvrijstellingsverordening; voor nadere informatie over staatssteun, zie fact sheet Focus op staatssteun). 3.

Subsidiabele periode

Kosten die vóór de datum van goedkeuring van het project zijn gemaakt, zijn niet subsidiabel, behalve: • kosten in verband met de voorbereiding, die onder de het forfaitair bedrag vallen; • afgeschreven waarde van uitrusting, mits de subsidiabiliteitsregels van het Programma zijn nageleefd (zie fact sheet Focus op begrotingslijnen en subsidiabiliteitsregels voor meer informatie over uitrusting). De einddatum van het project dient in het Aanvraagformulier en in het Subsidiecontract te worden aangegeven. Kosten kunnen alleen als subsidiabel worden aangemerkt als ze door de partnerorganisatie daadwerkelijk voor de einddatum van het project zijn betaald. Om de kosten van de administratieve afsluiting te kunnen declareren, is het raadzaam om de projectactiviteiten drie maanden vóór de einddatum van het project af te sluiten. 4.

Bijdragen in natura

Bijdragen in natura in de vorm van werken, goederen, diensten, grond en onroerend goed waarvoor geen door facturen of documenten met gelijkwaardige bewijskracht gestaafde contante betalingen zijn verricht, kunnen subsidiabel zijn overeenkomstig artikel 69 van Verordening nr. 1303/2013, waarin ook een aantal specifieke voorwaarden wordt gesteld. Bijdragen in natura zijn alleen subsidiabel als ze in het Aanvraagformulier zijn opgenomen, als ze aan de toepasselijke Europese regels voldoen en als ze niet in strijd zijn met nationale regels. Een bijdrage in natura in de vorm van uitrusting kan als subsidiabel worden aangemerkt indien deze uitrusting niet eerder door middel van een Europese subsidie is betaald of gecofinancierd. De waarde van bijdragen in natura in de vorm van uitrusting, grond en onroerend goed moet overeenkomen met de normale marktwaarde en moet worden gecontroleerd door een onafhankelijke, gekwalificeerde persoon/instantie in de lidstaat waar de partner die de bijdrage in natura declareert, is gevestigd. Fact sheet Focus op bijdragen in natura geeft nadere informatie over het omgaan met bijdragen in natura. 5.

Inkomsten

De volgende documenten vormen de juridische basis voor wat betreft inkomsten: a) artikel 61 en 65, lid 8, en bijlage V van Verordening (EU) nr. 1303/2013 b) artikel 15 t/m 19 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 480/2014 c) Revised Guidance Note on Article 55 for ERDF and CF of Council Regulation (EC) No 1083/2006: Revenue-Generating Projects, def. versie van 30 nov. 2010, COCOF 07/0074/09. Verordening (EU) nr. 1303/2013 maakt onderscheid tussen enerzijds projecten die na voltooiing (en mogelijk ook tijdens de uitvoering) netto-inkomsten genereren, welke projecten onder artikel 61 vallen, en anderzijds projecten die tijdens de uitvoering netto-inkomsten genereren, waarop lid 1 t/m 6 van artikel 61 niet van toepassing zijn, maar die wel onder artikel 65, lid 8 vallen. Overeenkomstig lid 1 van artikel 61 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 wordt onder ‘netto-inkomsten’ de instroom van kasmiddelen verstaan die de gebruikers genereren door rechtstreeks te betalen voor de


door middel van het project verstrekte goederen of diensten, zoals rechtstreeks door de gebruikers betaalde vergoedingen voor het gebruik van infrastructuur, de verkoop of de verhuur van land of gebouwen, of betalingen voor diensten, minus alle operationele kosten en kosten voor de vervanging van uitrusting met een korte levensduur die in de overeenkomstige periode zijn gemaakt. Fact sheet Focus op inkomstengenererende projecten geeft nadere informatie over het omgaan met netto-inkomsten. a) Projecten die na voltooiing (en mogelijk ook tijdens de uitvoering) netto-inkomsten genereren Overeenkomstig lid 2 t/m 5 van artikel 61 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 dienen in het Aanvraagformulier de subsidiabele uitgaven van het project van tevoren te worden verminderd door de verlaagde netto-inkomsten van het project te berekenen. Ingeval ook tijdens de uitvoering van het project netto-inkomsten worden gegenereerd die voortvloeien uit inkomstenbronnen waarmee in het Aanvraagformulier geen rekening is gehouden, dienen deze uiterlijk in de door de begunstigde ingediende laatste betalingsaanvraag te worden afgetrokken. Overeenkomstig artikel 61, lid 6 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 geldt dat wanneer het objectief gezien niet mogelijk is de inkomsten vooraf te schatten, de netto-inkomsten die binnen drie jaar na voltooiing van het project of – als dat eerder is – tot aan de afsluiting van het Programma worden gegenereerd, moeten worden afgetrokken van de aan de Commissie gedeclareerde uitgaven. Artikel 61, lid 7 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 bepaalt onder meer in punt b) dat artikel 61 niet van toepassing is op projecten waarvan de totale subsidiabele kosten niet meer dan 1 miljoen euro bedragen. b) Projecten die alleen tijdens de uitvoering netto-inkomsten genereren Overeenkomstig artikel 65, lid 8 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 geldt dat de subsidiabele uitgaven van het project uiterlijk op het tijdstip van de door de betreffende partner ingediende laatste betalingsaanvraag moeten worden verminderd met de uitsluitend tijdens de uitvoering van het project rechtstreeks gegenereerde netto-inkomsten waarmee geen rekening is gehouden op het tijdstip van goedkeuring van dat project. Indien niet alle kosten voor cofinanciering in aanmerking komen, worden de netto-inkomsten verhoudingsgewijs toegerekend aan de wel en de niet subsidiabele delen van de kosten. Deze bepaling geldt niet voor projecten waarvoor de totale subsidiabele kosten ten hoogste 50.000 euro bedragen. 6.

Staatssteun

De volgende documenten vormen de juridische basis voor wat betreft staatssteun: • het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie: artikelen 107 en 108 • de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV): Verordening nr. 651/2014 van de Commissie van 17 juni 2014 waarbij bepaalde categorieën steun op grond van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag met de interne markt verenigbaar worden verklaard • Verordening (EU) nr. 1407/2013 van de Commissie van 18 december 2013 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimis-steun Volgens artikel 107 van het Verdrag definieert de Europese Unie staatssteun als steunmaatregelen bekostigd met staatsmiddelen die de mededinging door begunstiging van bepaalde ondernemingen


vervalsen of dreigen te vervalsen, voor zover deze steun het handelsverkeer tussen de Lidstaten ongunstig beïnvloedt. Staatssteun wordt gedefinieerd als een voordeel in welke vorm ook dat door een nationale overheid selectief wordt toegekend aan ondernemingen. Subsidies voor individuele personen en algemene maatregelen waarvan alle ondernemingen gebruik kunnen maken, vallen dus niet onder dit verbod en vormen geen staatssteun (bijv. algemene fiscale maatregelen of arbeidswetgeving). In het kader van een administratieve vereenvoudiging heeft de Commissie de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV) ingevoerd, die de Lidstaten toestaat een aantal steunmaatregelen niet bij de Commissie aan te melden. Deze verordening consolideert en harmoniseert de bestaande regels en verruimt de staatssteuncategorieën die onder de vrijstelling vallen. 12

Vergeleken met de vorige AGVV is er een specifiek, nieuw artikel 20 opgenomen, dat direct betrekking heeft op Europese territoriale samenwerking (ETS). Artikel 20 van de AGVV geldt alleen voor kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s) die aan de volgende voorwaarden voldoen: criteria van de kmo/mkb13 definitie , drempels, transparantie, stimulerend effect, steunintensiteit, in aanmerking komende kosten, cumulering, publicatie en informatie. Indien aan al deze voorwaarden is voldaan, kunnen de volgende kosten als subsidiabel worden aangemerkt: • kosten voor organisatorische samenwerking, met inbegrip van de kosten van personeel en kantoren voor zover die verband houden met het samenwerkingsproject; • kosten voor door externe consultants en dienstverrichters verleende advies- en ondersteuningsdiensten met betrekking tot samenwerking; • reiskosten, kosten van uitrusting en investeringsuitgaven die rechtstreeks met het project verband houden, afschrijving van werktuigen en uitrusting voorzover deze exclusief voor het project worden gebruikt; • de hierboven bedoelde diensten zijn niet van permanente of periodieke aard, noch behoren zij tot de gewone bedrijfsuitgaven van de onderneming, zoals routinematig belastingadvies, gangbare juridische dienstverlening of routinematige reclame. Op grond van artikel 20 van de AGVV mag de steun niet meer dan 50% (alle soorten publieke middelen inbegrepen) van de in aanmerking komende kosten bedragen. Daarnaast mag de steun voor kmo’s/mkb voor de kosten van samenwerking in het kader van ETS-projecten niet meer dan 2 miljoen euro per onderneming per project bedragen. Ten aanzien van staatssteun heeft het Interreg 2 Zeeën Programma besloten om, afhankelijk van de individuele situaties, zowel artikel 20 van de AGVV als de de-minimis-regel toe te passen (voor meer informatie, zie fact sheet Focus op staatssteun). 7.

Gedeelde kosten

Als algemeen advies geldt dat projecten beter taken dan kosten kunnen delen. De ervaring leert dat het veel efficiënter is om taken die in het belang van alle projectpartners zijn, over het partnerschap te verdelen dan om de kosten voor die taken te delen. Toch is het wel mogelijk om ook kosten te delen, maar dan geldt het ‘contracterende-partner-principe’ voor het begroten en rapporteren van deze kosten. In de praktijk betekent dit dat:

12 13

Zie Verordening (EG) nr. 800/2008 van de Commissie van 6 augustus 2008 Zie bijlage 1 van de AGVV (Algemene Groepsvrijstellingsverordening) - Verordening (EU) nr. 651/2014 van de Commissie


• de contracterende partner de enige is die de kostenpost van gezamenlijk belang voor 100% begroot, betaalt en rapporteert en ook de bijbehorende EFRO ontvangt; • het partnerschap intern kan besluiten om de nationale cofinanciering voor die uitgavenpost te delen, maar de declaraties van de partners niet in te voeren. Desondanks wordt geadviseerd om in het Partnerschapsakkoord afspraken te maken over de procedures en de verdeling van dergelijke bijdragen. 8.

Overheidsopdrachten

Vrijwel alle projecten kopen extern goederen en diensten in. Bijvoorbeeld er wordt een externe accountant ingehuurd voor de eerstelijnscontrole, er wordt een projecten financieel manager ingehuurd om de Hoofdpartner te helpen met de organisatorische en administratieve aspecten van de projectuitvoering, er wordt catering en technische apparatuur voor conferenties en vergaderingen besteld. Bij het inkopen van goederen en diensten en het verlenen van opdrachten aan externe leveranciers dienen de regels voor overheidsopdrachten in acht te worden genomen. Nadere informatie is te vinden in fact sheet Focus op overheidsopdrachten. Projecten die niet kunnen bewijzen dat opdrachten zijn verleend conform de aanbestedingsprocedures, lopen het risico de EFRO-subsidie kwijt te raken. Gezien de complexiteit van deze materie, wordt projectpartners geadviseerd nauw met hun juridische afdeling samen te werken om te zorgen dat opdrachten aan de Europese, nationale en interne regels voor overheidsopdrachten voldoen. 9.

Wisselkoers

Alle declaraties en projectrapportages moeten in euro worden opgesteld. Uitgaven moeten bij het GS in euro worden gedeclareerd. De Cerficeringsautoriteitbetaalt alle EFRO-subsidies eveneens in euro. Overeenkomstig artikel 28 van Verordening (EU) 1299/2013 dienen partners die buiten de eurozone zijn gevestigd, hun uitgaven om te rekenen van hun nationale valuta in euro. Daarbij moeten ze gebruikmaken van de wisselkoers van de Commissie in de maand waarin de uitgaven zijn gedaan. De maandelijkse wisselkoersen van de Commissie worden gepubliceerd op: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm 

Voorbeelden: Partner is gevestigd buiten de eurozone

buiten de eurozone

Uitgaven zijn gedaan in

Te hanteren wisselkoers

euro

Geen omrekening. De uitgaven zijn al in euro.

andere valuta

Wisselkoers van de Commissie in de maand waarin de uitgaven zijn gedaan.

Voor partners die binnen de eurozone zijn gevestigd en uitgaven doen in een andere valuta, gelden de eigen interne regels.




Voorbeelden: Partner is gevestigd


binnen de eurozone

euro

binnen de eurozone

andere valuta

Te hanteren wisselkoers Geen. De uitgaven zijn al in euro. Eigen (interne) regels van de partner zijn van toepassing.

De wisselkoers dient alleen te worden toegepast op uitgaven die door de partnerorganisatie daadwerkelijk zijn gedaan. Indien uitgaven in een andere valuta dan de euro eerst door een medewerker zijn betaald en vervolgens door de partnerorganisatie zijn vergoed, geldt de omrekeningskoers voor het uiteindelijk door de organisatie betaalde bedrag. 10. BTW Overeenkomstig artikel 69, lid 3 van Verordening (EU) 1303/2013 is BTW niet subsidiabel, behalve in het geval dat deze krachtens de nationale BTW-wetgeving niet terugvorderbaar is. In de praktijk geldt dat als een partner BTW kan terugvorderen (ongeacht of hij dat daadwerkelijk doet of niet), alle bij het Programma gedeclareerde uitgaven moeten worden opgegeven zonder BTW. 11. Boetes, financiële sancties, gerechtskosten en kosten van geschillen, schommelingen in wisselkoersen en debetrente Overeenkomstig artikel 69, lid 3 van Verordening (EU) 1303/2013 en artikel 2, lid 2 van Gedelegeerde Verordening (EU) 481/2014 zijn boetes, financiële sancties, gerechtskosten, kosten van geschillen en debetrente niet subsidiabel. Ook kosten in verband met schommelingen in wisselkoersen zijn niet subsidiabel. 12. Geschenken Kosten voor geschenken, met uitzondering van geschenken van maximaal 50 euro per stuk in verband met promotie, communicatie, publiciteit of informatie, zijn niet subsidiabel. 13. Flexibiliteitsregel Het Aanvraagformulier bevat een gedetailleerde begroting per partner en voor het hele project. De begroting op projectniveau is gestructureerd in begrotingslijnen en werkpakketten. Projecten hebben de mogelijkheid om maximaal 20% meer te declareren dan oorspronkelijk in een begrotingslijn, werkpakket of partnerbegroting was begroot, indien de stijging wordt gecompenseerd door een vergelijkbare daling elders binnen dezelfde begrotingstabel (Aanvraagformulier hoeft niet te worden gewijzigd). Indien een project een begrotingswijziging wenst die de 20% flexibiliteit te boven gaat, is een technische wijziging van het Aanvraagformulier nodig (vereist goedkeuring door MA/GS met mandaat van TC). Bij een grote financiële wijziging is een grote wijziging van het Aanvraagformulier nodig (vereist goedkeuring door het TC). Nadere informatie over de diverse soorten wijzigingen in projecten is te vinden in fact sheet Projectuitvoering.


14. Intellectuele-eigendomsrechten Geheel in de geest van samenwerking en uitwisseling is het algemene uitgangspunt dat projectresultaten vrij beschikbaar dienen te zijn voor iedereen. Een brede verspreiding van projectoutputs onder een breed Europees publiek (zowel partners als niet-partners van het project) is niet alleen wenselijk maar wordt door de Europese Commissie ook van de projecten verwacht. Commercieel gebruik van de projectresultaten door de projectpartner(s) is logischerwijs dan ook in strijd met de algemene missie van het Programma. Desondanks kan het zijn dat projecten hun resultaten willen beschermen tegen verdere ontwikkeling en commercieel gebruik. In dat geval dienen in het Partnerschapsakkoord de nodige bepalingen te worden opgenomen met betrekking tot eigendom en intellectuele-eigendomsrechten. In geval van inkomsten uit intellectuele-eigendomsrechten dienen alle toepasselijke bepalingen in de zin van inkomstengenererende projecten en staatssteun te worden nageleefd.


V.


In de ontwikkelingsfase is uw belangrijkste aanspreekpunt bij het 2 Zeeën Programma de facilitator voor uw regio. Hij/zij kan u helpen met het volgende: • hij/zij zorgt dat u alle nodige informatie ontvangt over de Programmastrategie, de regels van het Programma, de principes en inhoud van de Conceptnota; • hij/zij coördineert alle projecten themagewijs, om te waarborgen dat er alleen projecten worden ontwikkeld die thematisch relevant zijn voor het 2 Zeeën Programma; • hij/zij kan u de interventielogica uitleggen; • hij/zij kan u helpen tijdens het invullen van een Conceptnota en Aanvraagformulier; • hij/zij biedt samen met het GS informatiebijeenkomsten aan voor aanvragers; • hij/zij kan u na de eerste beoordelingsronde ook helpen met het verwerken van alle aanbevelingen van de Lidstaten in uw definitieve Aanvraagformulier. Ook de medewerkers van het Gemeenschappelijk Secretariaat kunnen u helpen met het ontwikkelen van een project: • zij kunnen technische vragen beantwoorden (bijv. over regels voor subsidiabiliteit en ontvankelijkheid, eisen die aan het partnerschap worden gesteld, publiciteitsvoorschriften); • zij kunnen u de interventielogica uitleggen. Om belangenverstrengeling te voorkomen, is hun hulp echter beperkt tot het bovenstaande. Na ontvangst van uw Aanvraagformulier is het GS namelijk ook betrokken bij de beoordeling van uw project.


Fact sheet 4: Projectaanvraag: een procedure in twee stappen Dit document werd goedgekeurd door de Programma voorbereidingsgroep (PPG) op 5 november 2014. Gelieve er rekening mee te houden dat het onderhevig is aan de definitieve goedkeuring door het Toezichtcomité dat bijeen zal komen uiterlijk binnen drie maanden na de datum van kennisgeving van het besluit van de Commissie in verband met de goedkeuring van het Samenwerkingsprogramma.

I.

Conceptnota A. Achtergrond

In de Programmaperiode 2014-2020 worden twee nieuwe elementen in de Aanvraagprocedure geïntroduceerd, namelijk: 1. een 100% papierloze aanvraagprocedure via een Electronic Exchange Platform (EEP); 2. een procedure in twee stappen, waarbij eerst een Conceptnota wordt ingediend en pas daarna een volledig Aanvraagformulier. Voorafgaand aan het indienen van een volledig Aanvraagformulier (AF) moeten aanvragers dus eerst een Conceptnota (CN) indienen. In deze Conceptnota zetten projectaanvragers uiteen wat de belangrijkste uitdaging, de algemene doelstelling, de belangrijkste outputs en de verwachte resultaten van hun project zijn en hoe al deze elementen aansluiten bij de Programmaprioriteiten. Er zijn twee redenen voor deze stap: • De Lidstaten kunnen zo de Programmastrategie beter uitvoeren doordat ze projecten vroegtijdig kunnen bijsturen. Na beoordeling van de Conceptnota geven ze aanbevelingen, die de projectaanvragers worden aangeraden mee te nemen in het uiteindelijke, volledige Aanvraagformulier. • Voor aanvragers worden hierdoor de administratieve lasten minder, omdat ze minder risico lopen dat ze een volledig Aanvraagformulier invullen voor een project dat niet aansluit bij de nieuwe Programmastrategie. De onderdelen van de Conceptnota zijn identiek aan bepaalde onderdelen van het Aanvraagformulier. De Programma-Autoriteiten zullen uitgebreide en duidelijke feedback geven, waarna de aanvragers zelf kunnen besluiten of ze op basis van de aanbevelingen een volledig Aanvraagformulier willen uitwerken of niet.

B. Template De Conceptnota moet worden ingediend via een Electronic Exchange Platform (EEP), hoewel er voor het gemak ook een werkdocument in Word beschikbaar zal zijn op de website van het Programma. Richtlijnen over hoe het formulier moet worden ingevuld en wat de bedoeling is van de vragen, is opgenomen in het EEP zelf.


C. Procedure Aanvragers die een Conceptnota willen indienen, moeten om te beginnen een account aanmaken voor het Electronic Exchange Platform. Daarbij moeten enkele contactgegevens worden opgegeven, zoals naam en e-mailadres. Het EEP stuurt vervolgens per e-mail een activeringslink. Nadat de account is geactiveerd door op deze link te klikken, verstuurt het EEP een e-mail met een uniek wachtwoord, dat de gebruiker desgewenst later kan veranderen. Om met het registratieproces te beginnen, is het EEP via de volgende link toegankelijk. De CN moet worden ingediend in het Engels, Frans en Nederlands. Voor het indienen van de CN gelden bepaalde deadlines. Na de start van de projectoproep hebben aanvragers gemiddeld anderhalve maand de tijd om een Conceptnota in te dienen (dit kan echter per projectoproep verschillen). Zodra de deadline van de projectoproep is verstreken, ontvangt de Hoofdaanvrager – die de CN heeft ingediend – een kennisgeving. Aan het einde van de indieningsprocedure voor de CN worden de Conceptnota’s beschikbaar gesteld aan de Lidstaten. Alle Lidstaten beoordelen alle ontvangen Conceptnota’s. Om hen daarbij te ondersteunen, brengt het GS over iedere CN een advies uit. Daarna worden aanbevelingen geformuleerd. Het beoordelingsproces duurt gemiddeld anderhalve maand (hoewel deze periode per projectoproep kan verschillen). De Hoofdaanvrager ontvangt de aanbevelingen via het EEP. Na ontvangst van deze feedback hebben aanvragers gemiddeld twee maanden de tijd om een volledig Aanvraagformulier in te dienen (hoewel deze periode per projectoproep kan verschillen).


II.

Aanvraagformulier en bijlagen A. Achtergrond

De tweede en laatste stap in de aanvraagprocedure bestaat uit het indienen van een volledig Aanvraagformulier (AF). Het AF bevat alle operationele aspecten van het voorstel (inclusief gedetailleerd werkplan en gedetailleerde begroting). In het AF moeten de aanbevelingen van de Lidstaten over de Conceptnota zijn verwerkt. De indiening van het Aanvraagformulier vormt het einde van de aanvraagfase.

B. Templates en bijlagen Evenals de Conceptnota moet ook het Aanvraagformulier worden ingediend via het EEP. Voor het gemak zal er echter ook een werkdocument beschikbaar zijn op de website van het Programma. Richtlijnen over hoe het formulier moet worden ingevuld en wat de bedoeling is van de vragen, is opgenomen in het EEP zelf. Gezien de behoefte aan harmonisatie van templates en procedures is het 2 Zeeën Aanvraagformulier grotendeels gebaseerd op een gemeenschappelijke template die samen met een groot aantal andere Interreg-Programma’s in Europa is uitgewerkt, met medewerking van Interact. Samen met het volledige Aanvraagformulier moet ook een aantal bijlagen worden ingediend. Deze bijlagen hoeven alleen via het EEP te worden ingediend (waarbij ondertekende documenten kunnen worden gescand); papieren versies zijn niet nodig. Meer specifiek zijn de volgende bijlagen verplicht: • Scan van de ondertekende Intentieverklaringen van elke partner die bijdraagt aan het project. De bedragen in dit document moeten overeenkomen met de bedragen in het Aanvraagformulier. De Hoofdaanvrager kan pdf-bestanden (met daarin reeds de correcte bedragen conform het ingediende AF) exporteren voor alle projectpartners. Deze formulieren moeten worden ondertekend door de tekenbevoegde vertegenwoordigers van de partnerorganisaties, gescand en vervolgens geüpload in het EEP. • Scan van de ondertekende Observer letters (indien van toepassing). • Scan van het ondertekende formulier voor de-minimis-steun (indien van toepassing). • Scan van de ondertekende bevestigingspagina van het AF. Nadat het AF met succes is ingediend, kan de Hoofdaanvrager een pdf met de belangrijkste informatie uit het AF exporteren. Deze bevestigingspagina dient vervolgens te worden afgedrukt, ondertekend door de tekenbevoegde vertegenwoordiger van de Hoofdaanvrager, gescand en geüpload in het EEP. Andere documenten dan de bovenstaande officieel vereiste bijlagen worden bij de beoordeling van het project niet in aanmerking genomen.

C. Procedure Voor het indienen van een AF moeten aanvragers inloggen op het systeem met behulp van de inloggegevens die bij het invullen en indienen van de Conceptnota zijn gegenereerd. Het AF hoeft alleen in het Engels te worden ingediend. Voor het indienen van een AF gelden bepaalde deadlines (volgens de kalender van de projectoproep). Na ontvangst van de feedback op hun Conceptnota hebben projectaanvragers gemiddeld twee maanden de tijd om het ingevulde Aanvraagformulier in te dienen. Na het verstrijken van de deadline kan er geen Aanvraagformulier meer worden ingediend voor die specifieke oproep.


Zodra de deadline van de projectoproep voorbij is, ontvangt de Hoofdaanvrager – die het AF heeft ingediend – een kennisgeving van het Programma. Aan het einde van de hele indieningsprocedure wordt door het Gemeenschappelijk Secretariaat en de Lidstaten getoetst of het ingediende AF aan de formele ontvankelijkheidsen subsidiabiliteitscriteria voldoet en wordt een kwaliteitsbeoordeling uitgevoerd. Voor meer informatie over de ontvankelijkheidsen subsidiabiliteitscontrole en de kwaliteitsbeoordeling, zie fact sheet Projectselectie. De drie toetsingen (ontvankelijkheid, subsidiabiliteit en kwaliteit) worden gelijktijdig uitgevoerd en duren gemiddeld twee maanden (hoewel deze periode per projectoproep kan verschillen).


III.


De territoriale facilitator voor uw gebied kan u hulp en advies geven. Meer concreet betekent dit het volgende: • hij/zij kan u helpen met het invullen van een Conceptnota en Aanvraagformulier; • hij/zij kan u helpen als u technische problemen hebt met betrekking tot het indienen van een Conceptnota en een Aanvraagformulier; • hij/zij informeert de Lidstaten over de indiening van uw Conceptnota; • hij/zij kan u na de eerste beoordelingsronde ook helpen met het verwerken van alle aanbevelingen van de Lidstaten in uw definitieve Aanvraagformulier. Daarnaast kunnen ook de medewerkers van het Gemeenschappelijk Secretariaat u tijdens de aanvraagfase helpen. Deze hulp houdt het volgende in: • zij kunnen technische vragen beantwoorden (bijv. over regels voor subsidiabiliteit en ontvankelijkheid, eisen die aan het partnerschap worden gesteld, publiciteitsvoorschriften); • zij kunnen technische bijstand verlenen als u problemen ondervindt met het online indienen van het Aanvraagformulier op het EEP (Electronic Exchange platform); • zij coördineren de ontvangst van het online ingediende Aanvraagformulier en versturen een ontvangstbevestiging. Om belangenverstrengeling te voorkomen, is hun hulp echter beperkt tot het bovenstaande. Na ontvangst van uw Aanvraagformulier is het GS namelijk ook betrokken bij de beoordeling van uw project.


Fact sheet 5: Projectselectie: beoordeling en selectie op basis van volledige Aanvraagformulieren Dit document werd goedgekeurd door de Programma voorbereidingsgroep (PPG) op 5 november 2014. Gelieve er rekening mee te houden dat het onderhevig is aan de definitieve goedkeuring door het Toezichtcomité dat bijeen zal komen uiterlijk binnen drie maanden na de datum van kennisgeving van het besluit van de Commissie in verband met de goedkeuring van het Samenwerkingsprogramma.

I.

Subsidiabiliteits- en ontvankelijkheidscontrole

Na afsluiting van een projectoproep beoordelen het Gemeenschappelijk Secretariaat en de Lidstaten of de ontvangen Aanvraagformulieren en hun bijlagen voldoen aan de formele subsidiabiliteits- en ontvankelijkheidscriteria. Deze criteria zijn technische minimumeisen die onvoorwaardelijk op alle ingediende voorstellen van toepassing zijn. Het doel van de subsidiabiliteits- en ontvankelijkheidscontrole is om: • te controleren of het voorstel aan de minimumeisen van het Programma voldoet; • te voorkomen dat niet-subsidiabele aanvragen verder worden beoordeeld; • te zorgen voor een gelijke behandeling van alle voorstellen die in aanmerking komen voor financiering.

A. Subsidiabiliteitscontrole De subsidiabiliteitscontrole is bedoeld om te beoordelen of een aanvraag voldoet aan de subsidiabiliteitsregels die het Programma hanteert voor de projecten. Voor het grootste deel wordt deze controle automatisch uitgevoerd door het Electronic Exchange Platform (EEP) dat wordt gebruikt voor het indienen van aanvragen (voor meer informatie over de aanvraagprocedure, zie fact sheet Projectaanvraag. Daarna moet er nog één aspect door de betreffende Lidstaat of Lidstaten worden gecontroleerd. De subsidiabiliteitscontrole omvat de volgende elementen. Het EEP controleert automatisch: 1. of het Aanvraagformulier vóór de gestelde deadline elektronisch via het EEP is ingediend; 2. of het Aanvraagformulier volledig is ingevuld; 3. of het project aan de minimumeisen voor partnerschappen voldoet: ten minste twee partners uit twee verschillende Lidstaten, waarvan één uit het Engeland; 4. of de juiste termijnen in acht zijn genomen: of de begin- en einddatum van het project voldoen aan de eisen van de oproep en het Programma (dit kan per oproep verschillen); 5. of de minimum- en maximumeisen ten aanzien van het budget in acht zijn genomen: indien van toepassing (dit kan per oproep verschillen). De Lidstaten moeten de betrokken partners in hun gebied beoordelen op één criterium, nl.: 6. of de regels voor staatssteun 14 zijn nageleefd.

14

Voor meer informatie over de toepasselijke staatssteunregels, zie fact sheet Focus op staatssteun.


Als niet aan alle bovenstaande voorwaarden is voldaan, wordt de aanvraag als niet-subsidiabel aangemerkt en wordt er geen kwaliteitsbeoordeling uitgevoerd. De Hoofdaanvrager wordt hiervan in kennis gesteld.

B. Ontvankelijkheidscontrole De ontvankelijkheidscontrole is bedoeld om te waarborgen dat alle vereiste documenten beschikbaar zijn op het moment dat het officiële besluit moet worden genomen. Het is dus eigenlijk een volledigheidscontrole. Deze wordt uitgevoerd door het Gemeenschappelijk Secretariaat. 15

Bij de ontvankelijkheidscontrole wordt gecontroleerd : 1. of er een scan van de ondertekende bevestigingspagina voor het AF is ontvangen voordat het Toezichtcomité een besluit neemt over de aanvraag; 2. of alle verplichte bijlagen zijn ontvangen voordat het Toezichtcomité een besluit neemt over de aanvraag: scans van de ondertekende intentieverklaringen voor iedere partner, scan van de ondertekende Observer Letters (indien van toepassing) en een scan van het ondertekende formulier voor de-minimis-steun (indien van toepassing). Als de bovengenoemde vereiste documenten niet in het EEP zijn geüpload op het moment dat het Toezichtcomité een formeel besluit neemt, wordt de betreffende aanvraag als niet-ontvankelijk beschouwd.

15

De vereiste bijlagen en bijbehorende procedures voor het indienen van een volledig AF zijn uitgebreider beschreven in fact sheet Projectaanvraag.


II.

KwaliteitsbeoordelingKwaliteitsbeoordeling

Volledig subsidiabele en ontvankelijke aanvragen worden onderworpen aan een kwaliteitsbeoordeling. Deze wordt uitgevoerd op basis van een evaluatieschema dat op alle projectvoorstellen wordt toegepast. Bij de kwaliteitsbeoordeling worden de volgende elementen geëvalueerd: 1. Context van het project (relevantie en strategie): Is de nood aan het project goed onderbouwd? 2. Samenwerkingskarakter: Welke meerwaarde levert de samenwerking op? 3. Bijdrage aan de doelstellingen, verwachte resultaten en outputs van het Programma: In hoeverre draagt het project bij aan het realiseren van de doelstellingen van het Programma? 4. Relevantie van het partnerschap: In hoeverre is de samenstelling van het partnerschap relevant voor het project? 5. Management: In hoeverre sluiten de beheersstructuren en -procedures aan bij de omvang, looptijd en behoeften van het project? 6. Communicatie: In hoeverre zijn de communicatieactiviteiten geschikt om de relevante doelgroepen en stakeholders te bereiken? 7. Werkplan: In hoeverre is het werkplan realistisch, consistent en samenhangend? 8. Begroting: In hoeverre is er in de begroting sprake van ‘value for money’ en in hoeverre is de begroting samenhangend en staat deze in verhouding tot de beoogde resultaten? Uitgaande van deze acht criteria zijn de belangrijkste doelen van de kwaliteitsbeoordeling: • om de relevantie van het project te beoordelen; • om de haalbaarheid van het project te beoordelen; • om de uitkomst van de beoordeling te gebruiken als basis voor de beslissing door het Toezichtcomité; • om duidelijkheid te scheppen volgens welke criteria de beslissing genomen moet worden; • om te zorgen voor transparantie; • om te kunnen gebruiken in geval van klachten. Het Gemeenschappelijk Secretariaat (GS) voert de beoordeling uit op basis van de kwaliteitsbeoordelingscriteria. De beoordeling van het GS wordt door de Lidstaten (LS) gebruikt als basis voor een besluit van het Toezichtcomité 16 over de aanvraag. Bij het nemen van een besluit geldt het principe van consensus. Er zijn drie mogelijkheden: • afwijzing; • terugverwijzing; • goedkeuring. Zoals gezegd, moeten projectaanvragen zowel subsidiabel als ontvankelijk zijn bevonden op het moment dat het Toezichtcomité een besluit moet nemen. Aanvragen die bij de subsidiabiliteits- en ontvankelijkheidscontrole niet aan de eisen voldoen, worden door het Toezichtcomité niet in overweging genomen voor subsidieverlening. De Hoofdaanvrager wordt officieel in kennis gesteld van het besluit van het Toezichtcomité.

16

Het Programma richt een Toezichtcomité op om de volgende taken te vervullen: a) het evalueren van de uitvoering van het Programma en de vooruitgang die geboekt is met de verwezenlijking van de doelstellingen ervan; b) het doen van onderzoek naar alle vraagstukken die van invloed zijn op de prestaties van het Programma, met inbegrip van de conclusies van de evaluaties van de prestaties; c) het selecteren van projecten.


A. Afgekeurde aanvragen In geval van afkeuring is besloten dat het project niet geschikt is voor het Programma. Dit hoeft partners er echter niet van te weerhouden om in de toekomst een ander project in te dienen bij het Programma.  Afgewezen partners moeten bij een eventuele toekomstige projectaanvraag de hele aanvraagprocedure opnieuw doorlopen. Dat betekent dat er bij een volgende projectoproep eerst een nieuwe Conceptnota moet worden ingediend voordat er een nieuw volledig Aanvraagformulier kan worden uitgewerkt. De Hoofdaanvrager kan bezwaar maken tegen het besluit van het Toezichtcomité. De rechtsgrond hiervoor wordt gevormd door artikel 74, lid 3 van Verordening 1303/2013.

B. Terugverwezen aanvragen In geval van terugverwijzing kunnen projecten een verbeterde aanvraag opnieuw indienen in het kader van een volgende oproep.  De procedure voor het opnieuw indienen van een aanvraag hangt af van de vraag op welke onderdelen het Aanvraagformulier als onvoldoende is beoordeeld: • tekortkomingen ten aanzien van de strategische criteria: bij een volgende oproep moet een nieuwe Conceptnota worden ingediend. De procedure is dan hetzelfde als voor het indienen van een nieuwe aanvraag voor het Programma zoals beschreven in fact sheet Projectaanvraag. • tekortkomingen alleen ten aanzien van de operationele criteria: bij de volgende projectoproep kan een nieuw volledig Aanvraagformulier worden ingediend op hetzelfde moment als de deadline voor Conceptnota’s. Een nieuwe Conceptnota is in dit geval niet nodig. Voor de beoordeling van het nieuwe Aanvraagformulier geldt dezelfde termijn als voor de Conceptnota's. De Hoofdaanvrager kan bezwaar maken tegen het besluit van het Toezichtcomité. De rechtsgrond hiervoor wordt gevormd door artikel 74, lid 3 van Verordening 1303/2013.


C. Goedgekeurde aanvragen Zodra de projectaanvragers in kennis zijn gesteld van de goedkeuring van hun aanvraag, gaat de uitvoeringsfase van start, die doorloopt tot aan de afsluiting van het project. Deze lange periode, die meerdere jaren kan duren, is onderverdeeld in een aantal fasen. Voor meer informatie, zie fact sheet Projectuitvoering.

Initiatiefase

Goedkeuring

CN

AF

Feedback

Afwijzing

Terugverwijzing Nieuwe oproep

Strategisch

Operationeel

CN

AF

Figuur 1: Het (her)aanvraagproces van het 2 Zeeën-Programma


III.


Zoals hierboven is beschreven, is het Gemeenschappelijk Secretariaat (GS) gedurende de hele selectiefase betrokken bij de evaluatie (subsidiabiliteit, ontvankelijkheid en kwaliteit) van de aanvraag. Daarom is hun hulp beperkt tot het versturen van de feedback van het Toezichtcomité nadat er een besluit is genomen. In deze fase is ook de hulp van de facilitator beperkt tot informatieverstrekking: • hij/zij kan u informeren over de procedures en voorwaarden; • hij/zij kan u informeren over de stand van zaken van uw aanvraag; • hij/zij kan feedback van de Lidstaten toelichten; • hij/zij kan u na de eerste beoordelingsronde ook helpen met het verwerken van alle aanbevelingen van de Lidstaten in uw definitieve Aanvraagformulier.


Fact sheet 6: Projectuitvoering: de outputs leveren, de doelstellingen realiseren en de gewenste verandering tot stand brengen Dit document werd goedgekeurd door de Programma voorbereidingsgroep (PPG) op 5 november 2014. Gelieve er rekening mee te houden dat het onderhevig is aan de definitieve goedkeuring door het Toezichtcomité dat bijeen zal komen uiterlijk binnen drie maanden na de datum van kennisgeving van het besluit van de Commissie in verband met de goedkeuring van het Samenwerkingsprogramma.

I.

Van start gaan: de initiatiefase A. De initiatiebijeenkomst

Nadat een project is goedgekeurd, stellen het Gemeenschappelijk Secretariaat (GS), de facilitatoren en het project in overleg een datum vast voor een bijeenkomst om de uitvoering van het project op basis van het Aanvraagformulier nader te bespreken. Deze initiatiebijeenkomst is nodig om ervoor te zorgen dat projecten de eisen van het Programma goed begrijpen en snel operationeel zijn. De initiatiebijeenkomst wordt bijgewoond door alle projectpartners, hun eerstelijnscontroleurs (indien reeds benoemd), het Gemeenschappelijk Secretariaat en de facilitatoren. 17

Op de initiatiebijeenkomst worden belangrijke controlepunten en mijlpalen vastgesteld. Het Programma en het project maken hierover samen afspraken op basis van het Aanvraagformulier.

B. Contracten en startafspraken De initiatiefase duurt maximaal zes maanden. Het einde van deze fase vormt een verplichte mijlpaal, oftewel een deadline voor het inleveren van de volgende twee sets documenten bij het GS: 1.

contracten en startafspraken, met inbegrip van:

• • • • •

het ondertekende Subsidiecontract het ondertekende Partnerschapsakkoord de ondertekende benoemingen van de eerstelijnscontroleurs het beleid inzake overheidsopdrachten de notulen van de eerste Stuurgroepvergadering

2.

monitoringplan, met inbegrip van:

• •

de mijlpalen van het project, gebaseerd op de inhoud van het Aanvraagformulier een planning van het jaarlijkse overleg tussen Programma en project

Verder kan de initiatiefase worden gebruikt voor het oplossen van kleine technische problemen die bij de evaluatie van het GS zijn gebleken en door het TC zijn bevestigd in de kennisgeving van de goedkeuring. Deze dienen alleen betrekking te hebben op technische inconsistenties die in het Aanvraagformulier zijn ontdekt en dienen deel uit te maken van een verzoek tot technische wijziging van het project.

17

Een mijlpaal is een belangrijk moment in de tijdsplanning van een project, zoals de afronding van een belangrijk werkpakket, technische fase of managementsfase die nodig is voor een goede uitvoering van het project.


Bepaalde templates voor contracten en startafspraken (nl. het Subsidiecontract en het Partnerschapsakkoord) zullen beschikbaar zijn op het Electronic Exchange Platform (EEP). De informatie zal rechtstreeks worden overgenomen uit het goedgekeurde Aanvraagformulier. De Hoofdpartner (LP) downloadt drie exemplaren van het Subsidiecontract, ondertekent ze en stuurt ze naar het GS. Het GS stuurt de ondertekende exemplaren door naar de MA en geeft het groene licht voor ondertekening. Eén gezamenlijk ondertekend exemplaar van het Subsidiecontract wordt naar de HP gestuurd, de andere twee worden bewaard bij het GS en de MA. Bovendien zal het GS een gescande kopie van het gezamenlijk ondertekende exemplaar van het subsidiecontract uploaden in het EEP. De projectpartners dienen ook het Partnerschapsakkoord tussen de HP en de projectpartners te ondertekenen. Vóór het einde van de initiatiefase moet de HP een kopie van het ondertekende Partnerschapsakkoord uploaden in het EEP. Ook de ondertekende benoemingen van de eerstelijnscontroleurs (ELC) van alle projectpartners moeten voor het einde van de initiatiefase worden geüpload in het EEP. Alle partners dienen een document in te vullen waarin ze de procedures voor overheidsopdrachten beschrijven die op hen van toepassing zijn. Deze ingevulde documenten moeten door de HP worden geüpload in het EEP. Nadere details en toelichting zullen tijdens de initiatiebijeenkomst worden verstrekt. Tot slot moeten projecten, om aan alle voorwaarden voor het bereiken van de mijlpaal te voldoen, aan het einde van de initiatiefase ook een eerste stuurgroepvergadering houden. Deze eerste stuurgroepvergadering kan eventueel tegelijk met de initiatiebijeenkomst worden gehouden. De LP dient een kopie van de notulen te uploaden in het EEP. Tijdens de initiatiefase dient het project een monitoringplan uit te werken op basis van de informatie in het Aanvraagformulier. Het GS verstrekt hiervoor een template, met daarin onder meer de (maximaal) vier jaarlijkse deadlines voor het indienen van financiële declaraties en de jaarlijkse deadline voor het voortgangsrapport (zie hierna). Tijdens de initiatiebijeenkomst moet het project in overleg met het GS en de facilitatoren een monitoringplan opstellen. Na de bijeenkomst kan het monitoringplan zo nodig nader worden ingevuld en afgestemd door het project, zij het dat alle partijen (Programma en project) hiermee moeten instemmen. De HP stuurt de definitieve versie vóór het einde van de initiatiefase aan het GS. In het monitoringplan worden de mijlpalen van het project gespecificeerd op basis van de planning zoals opgenomen in het Aanvraagformulier. In principe geldt een maximum van twee mijlpalen per jaar, omdat anders het management en de monitoring van het project onhaalbaar worden. Het jaarlijkse overleg tussen Programma en project (gewoonlijk in de vorm van een bijeenkomst) dient te worden gepland op basis van de mijlpalen in het monitoringplan. Het jaarlijkse overleg moet plaatsvinden in die tijd van het jaar die het meest geschikt is om na te gaan of de mijlpalen van het project zijn gehaald of zullen worden gehaald, maar ook om meer in algemene zin te bespreken hoe de voortgang van het project verloopt en met name wat het project oplevert of gaat opleveren voor het gebied en de inwoners. Deze ‘specifieke resultaten’ vormen een essentieel aspect dat het Programma graag wil zien van de projecten. Reeds in de aanvraagfase zal projecten worden gevraagd naar hun beoogde specifieke resultaten. Deze zullen tijdens de initiatiebijeenkomst nader worden besproken. Het monitoringplan is enerzijds bedoeld als hulpmiddel voor het projectmanagement maar anderzijds ook als monitoringinstrument voor het Programma.


II.

Projectmanagement: instrumenten en methoden voor een goede uitvoering A. De continue oplevering van het project verzekeren

Het aantal mijlpalen en de samenstelling ervan zal per project verschillen. Indien één of meerdere mijlpalen niet worden gehaald, kunnen er maatregelen worden getroffen om te zorgen dat het project toch blijft presteren en ook om de gevolgen voor het Programma zo veel mogelijk te beperken. Deze maatregelen leiden dan tot het opstellen van specifieke exception plans (zie hierna), afhankelijk van de vereiste mate van afwijking en wijziging. In een exception plan staat welke maatregelen nodig zijn om zich te herstellen van het effect van een afwijking die de toegestane tolerantie overschrijdt. Na goedkeuring vervangt het exception plan het oorspronkelijke plan en wordt het exception plan het nieuwe uitgangspunt voor het project. Afwijkingen in het project die kunnen leiden tot het opstellen van een exception plan, zijn die welke vooral invloed hebben op een of meer van de onderstaande aspecten: • uitvoering binnen het vooropgestelde tijdskader; • uitvoering binnen het budget; • oplevering van outputs. In specifieke gevallen, en afhankelijk van het betreffende soort afwijking, kan het exception plan bestaan uit een wijziging in het Aanvraagformulier, het Partnerschapsakkoord of het Subsidiecontract. Een exception plan kan alleen worden doorgevoerd als het project niet in staat is de afwijkingen zelf binnen het door het Programma toegestane tolerantieniveau te herstellen.

B. Soorten exception plans en kleine wijzigingen in een project 1.

Technische wijziging

Een project kan een verzoek tot technische wijziging indienen bij het GS. Dit kan betrekking hebben op wijzigingen van de activiteiten, de eindresultaten of de begroting (uitgezonderd een verhoging van de EFRO bijdrage). Bij een technische wijziging kan het gaan om: • veranderingen in de inhoud van de activiteiten; • veranderingen in het aantal en de aard van de eindresultaten; • veranderingen in de begroting die de flexibiliteitsregel te boven gaan. De technische wijziging dient door de HP rechtstreeks te worden ingevoerd via het EEP. Voorafgaand hieraan dient het GS te worden ingelicht over de noodzaak hiervan. Zodra de LP een technische wijziging invoert via het EEP, dient het GS hiervan een officiële melding te ontvangen via het EEP. Het GS beoordeelt de technische wijziging en zal – met een mandaat van het TC – deze goedkeuren, afwijzen of vragen om aanpassing/toelichting. Het GS kan het verzoek tot technische wijziging rechtstreeks goedkeuren via het EEP. Na goedkeuring vormt het gewijzigde Aanvraagformulier het nieuwe officiële referentiedocument voor het project, de eerstelijnscontroleur en alle Programmaorganen. Zo nodig kan het monitoringplan dienovereenkomstig worden aangepast.


2.

Grote wijziging

Als een project een wijziging in het Aanvraagformulier moet doorvoeren die een aanzienlijke invloed heeft op de aard en inhoud van het project, moet er een grote wijziging worden goedgekeurd door de TC. Een grote wijziging is een exception plan voor: • veranderingen in het partnerschap; • veranderingen in het aantal en de aard van de outputs; • veranderingen in de looptijd van het project; • verhoging van het EFRO-budget. De grote wijziging dient door de HP rechtstreeks te worden ingevoerd via het EEP. Voorafgaand hieraan dient het GS te worden ingelicht over de noodzaak hiervan. Zodra de HP een grote wijziging invoert via het EEP, dient het GS hiervan een officiële melding te ontvangen via het EEP. Het GS beoordeelt de grote wijziging en brengt advies uit. Vervolgens wordt de grote wijziging, samen met het advies van het GS, aan het TC voorgelegd om te worden goedgekeurd of afgewezen. Na goedkeuring vormt het gewijzigde Aanvraagformulier het nieuwe officiële referentiedocument voor het project, de eerstelijnscontroleur en alle Programmaorganen. Zo nodig kan het monitoringplan dienovereenkomstig worden aangepast. 3.

Opzegging van het Subsidiecontract

In uitzonderlijke gevallen, wanneer een project niet aan zijn contractuele verplichtingen voldoet en de uitvoering van het project duidelijk in gevaar is, is de MA wettelijk bevoegd om het contract op te zeggen en terugbetaling van de subsidie te vorderen. 4.

Kleine wijzigingen

Naast de reeds genoemde wijzigingen kan er ook sprake zijn van kleine wijzigingen in een project. Kleine wijzigingen hebben betrekking op veranderingen in administratieve gegevens (zoals contactgegevens en bankrekeninggegevens). Deze kunnen altijd rechtstreeks worden doorgevoerd via het EEP. Nadat de wijziging is doorgevoerd, ontvangt het GS een automatische melding van het EEP, maar er hoeft verder geen actie te worden ondernomen.

C. Projectrapportage: de voortgang van het project beoordelen 1.

Declaraties

Een project kan jaarlijks minimaal één en maximaal vier declaraties indienen. De deadlines voor de rapportage worden op Programmaniveau bepaald en gelden voor alle projecten. De declaratie bestaat uit een vereenvoudigd rapport gelinkt aan de gedeclareerde kosten, zonder gedetailleerde rapportage over de activiteiten. De declaratie dient echter wel een algemene aansluiting tussen kosten en activiteiten mogelijk te maken. De eerstelijnscontroleur moet de samenhang tussen de gedeclareerde kosten en de uitgevoerde activiteiten kunnen controleren, en kunnen toetsen of de declaratie in het algemeen verenigbaar is met het Aanvraagformulier. Een project moet reeds in de initiatiefase een schema voor de declaraties opstellen. Dit dient te worden gedaan in overleg met de eerstelijnscontroleurs van de diverse partners zodra deze in de initiatiefase zijn benoemd. De eerste declaratie kan worden ingediend bij de eerste deadline na afloop van de initiatiefase.


Alle kosten die ná de deadline in het EEP worden opgevoerd, door de eerstelijnscontroleur worden gecontroleerd en door de HP worden geconsolideerd, worden automatisch opgenomen in het volgende rapport. Het is niet verplicht dat alle projectpartners bij iedere deadline een declaratie indienen; wél moeten alle projectpartners ten minste eenmaal per jaar kosten declareren en dit ten laatste in het kader van het jaarlijkse voortgangsrapport. Dit is van toepassing voor alle volgende jaren van de uitvoeringsfase. Indien een of meerdere partners niet het minimaal vereiste aantal declaraties indienen, is de MA bevoegd de betalingen aan het project tijdelijk op te schorten totdat het probleem is opgelost. 2.

Jaarlijks voortgangsrapport

Projecten moeten tegen het einde van ieder jaar een voortgangsrapport opstellen over de uitgevoerde activiteiten. Dit voortgangsrapport moet via het EEP worden ingediend op een door het Programma vastgestelde datum in het volgende jaar. Het jaarlijkse voortgangsrapport heeft betrekking op de projectactiviteiten, inclusief het verwezenlijken van de eindresultaten en outputs van het project. Het EEP genereert automatisch een samenvatting van de financiële voortgang van het project, bestaande uit de cumulatieve kosten die aan het einde van de verslagperiode zijn gedeclareerd en betaald. Het GS onderwerpt het voortgangsrapport aan een kwaliteitsbeoordeling en vraagt zo nodig om toelichting. Indien het project het jaarlijkse voortgangsrapport niet voor de vastgestelde deadline inlevert, is de MA bevoegd de betalingen aan het project tijdelijk op te schorten totdat het rapport is ontvangen.

D. Problemen voorzien en aanpakken Projecten moeten zorgen voor een systematisch risicobeheer. Een risico is te omschrijven als een onzekere gebeurtenis of reeks gebeurtenissen die invloed kan hebben op het bereiken van de projectdoelstellingen. Deze invloed kan positief of negatief zijn en kan een bedreiging of een kans vormen. Projectmanagement omvat onvermijdelijk ook het omgaan met risico’s. Volgens de logica van het Programma moeten projecten helpen om een verandering tot stand te brengen; een verandering brengt echter onzekerheid en dus risico’s met zich mee. Om ervoor te zorgen dat projecten potentiële risico’s kunnen voorzien en aanpakken, dienen deze al in het Aanvraagformulier te worden aangegeven. Verder zal het Programma tools beschikbaar stellen voor gedegen risicomanagement. Na goedkeuring van een project zal de aanpak van risico’s en risicobeheer worden besproken op de initiatiebijeenkomst. Zoals hierboven is beschreven, staat het Programma bepaalde tolerantieniveaus toe voor bepaalde aspecten van de projectuitvoering. Deze worden hieronder nader toegelicht. 1.

Tolerantie ten aanzien van tijdige uitvoering

Elk goedgekeurd project heeft een gedetailleerde planning van te leveren eindresultaten en outputs in het Aanvraagformulier. Deze informatie is contractueel in die zin dat projecten verplicht zijn om op basis van het Aanvraagformulier te presteren. Via het monitoringplan wordt de informatie uit het Aanvraagformulier georganiseerd in de vorm van mijlpalen, die cruciaal zijn voor een goede projectuitvoering. Deze zorgen ervoor dat het


projectmanagement en de monitoring van het Programma doeltreffend en efficiënt verlopen. De mijlpalen vormen limieten; overschrijding ervan kan invloed hebben op de tijdige uitvoering van het project. Enige flexibiliteit in de tijdsplanning voor het realiseren van eindresultaten en outputs moet ervoor zorgen dat de mijlpalen tijdig genoeg worden bereikt om de verdere uitvoering van het project veilig te stellen. Voorbeeld: Als een deliverable van een project twee maanden voor de einddatum van een werkpakket (gedefinieerd als een van de mijlpalen van het project) moet worden geleverd, maar in werkelijkheid twee maanden later wordt geleverd zonder dat dit invloed heeft op de tijdige uitvoering van het werkpakket, blijft de vertraging binnen de tolerantie van het Programma. Is er echter sprake van een zodanige vertraging in het bereiken van een mijlpaal dat het voor het project onmogelijk wordt om op schema te blijven, dan kan er een wijziging in het Aanvraagformulier nodig zijn, waaronder een verlenging van de looptijd van het project (opstellen van exception plan, bijv. aangepast Aanvraagformulier ter goedkeuring voorleggen aan TC).

2.

Tolerantie ten aanzien van uitvoering binnen het budget

Het Aanvraagformulier bevat een gedetailleerde begroting per partner en voor het hele project. De begroting op projectniveau is gestructureerd in begrotingslijnen en werkpakketten. Op het niveau van een begrotingslijn, werkpakket of partnerbegroting hebben projecten de mogelijkheid om maximaal 20% meer te declareren dan oorspronkelijk was begroot, indien de stijging wordt gecompenseerd door een vergelijkbare daling elders binnen dezelfde begrotingstabel (flexibiliteitsregel – Aanvraagformulier hoeft niet te worden gewijzigd). Als een project een begrotingswijziging wenst die deze 20% te boven gaat, dient er een exception plan te worden opgesteld (technische wijziging via het EEP – goedkeuring TC niet nodig). Dit mag geen invloed hebben op het aantal en de aard van de verwachte outputs. Bij een grote financiële wijziging (zoals een hoger bedrag aan EFRO) dient er een exception plan te worden opgesteld (grote wijziging van het Aanvraagformulier – vereist goedkeuring door het TC). Een dergelijk soort wijziging kan een aanzienlijke verandering betekenen in de levering van de projectoutputs. 3.

Tolerantie ten aanzien van de oplevering van outputs

De tolerantie van het Programma ten aanzien van het aantal en de aard van de te leveren outputs van een project is beperkt. Indien een of meer projectoutputs niet kunnen worden gerealiseerd, moet per geval een exception plan worden opgesteld (bijv. grote wijziging van het Aanvraagformulier, verlaging van het EFRO-bedrag of opschorting van het project – ter beoordeling en goedkeuring door het TC).


III.

Projectcommunicatie: verantwoordelijkheden van de projectpartners

Alle projecten moeten zich houden aan de informatie- en communicatievoorschriften die zijn neergelegd in: • Verordening (EU) nr. 1303/2013 van het Europees Parlement en de Raad (hfst. II, art. 115-117 + bijlage XII); • Uitvoeringsverordening (EU) nr. 821/2014 van de Commissie van 28 juli 2014 (hoofdstuk II en bijlage II). Deze verordeningen hebben niet alleen betrekking op communicatie- en promotiemateriaal dat in het kader van een 2 Zeeën-project wordt ontworpen, maar ook op door het Interreg 2 Zeeën Programma gecofinancierde uitrusting en/of investeringen. In het Aanvraagformulier van het 2 Zeeën Programma is een hele sectie gewijd aan de beoogde communicatieactiviteiten van een 2 Zeeën-project. Daar moeten de projectpartners – naast een algemene beschrijving van de communicatieactiviteiten – ook in detail aangeven hoe zij gaan voldoen aan hun wettelijke verplichtingen met betrekking tot het vermelden en promoten van de ontvangst van EFROsubsidie en het naleven van de onderstaande communicatie- en informatievereisten van de EU.

A. Naleving van de voorschriften van de Europese regelgeving 1.

Weergave van het embleem van de Unie en verwijzing naar de EU-bijdrage

Bij alle informatie- en communicatieproducten van een 2 Zeeën-project moet duidelijk worden gemaakt dat er steun is verleend door het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO), nl. door het weergeven van: • het embleem van de Unie (Europese vlag), samen met een verwijzing naar de Unie; • een verwijzing naar het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling. Het embleem van de Unie moet worden ontworpen overeenkomstig de technische kenmerken en de grafische normen zoals neergelegd in artikel 115, lid 4 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 en hoofdstuk II en bijlage II van Verordening (EU) nr. 821/2014. Daarbij dient speciale aandacht uit te gaan naar: • de zichtbaarheid en prominente plaatsing van het Europese embleem; • de naam ‘Europese Unie’, altijd voluit geschreven; • de verwijzing naar het EFRO (niet verplicht voor klein promotiemateriaal); • de grootte van het embleem van de Unie wanneer er ook andere logo’s worden afgebeeld. Daarnaast moeten projecten ook een verwijzing naar het Interreg 2 Zeeën Programma weergeven, bij voorkeur het logo van het 2 Zeeën Programma. Deze verwijzing moet duidelijk zichtbaar worden afgedrukt op alle door een 2 Zeeën-project geproduceerde media. 2.

Het publiek informeren over de Europese steun

Tijdens de uitvoering van een 2 Zeeën-project dienen de projectpartners het publiek als volgt te informeren over de EU-steun die is ontvangen: •

Iedere projectpartner dient op zijn website, indien hij die heeft, een korte beschrijving – in verhouding tot de ontvangen steun – van het project op te nemen, met inbegrip van het doel en de resultaten ervan, waarbij de nadruk wordt gelegd op de financiële steun van de Unie en het 2 Zeeën Programma.


Indien er een specifieke website voor het 2 Zeeën-project wordt gecreëerd, moet daar het embleem van de Unie met een verwijzing naar de Europese Unie, het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling en het 2 Zeeën Programma worden getoond. Het embleem van de Unie en de verwijzingen naar de Unie en het 2 Zeeën Programma moeten zichtbaar zijn zodra de homepage van de website wordt geopend, zonder dat de bezoeker naar beneden hoeft te scrollen. •

In alle documenten met betrekking tot de uitvoering van een 2 Zeeën-project die worden gebruikt ten behoeve van het publiek of de deelnemers (eindbegunstigden), met name in bewijzen van aanwezigheid of andere certificaten, dient te worden vermeld dat het project wordt ondersteund door het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling. De projectpartners moeten erop toezien dat iedereen die bij hun 2 Zeeën-project betrokken is, op de hoogte is van de EFRO-subsidie. 3.

Plaatsing van borden, platen en affiches

Tijdens de uitvoering van een 2 Zeeën-project dient duidelijk te worden gemaakt dat de projectpartners steun van de EU ontvangen door ten minste één affiche met informatie over het project (minimaal in A3-formaat) met vermelding van de steun van de Europese Unie en het 2 Zeeën Programma op te hangen op een voor het publiek goed zichtbare plek, zoals bij de ingang van een gebouw. Tijdens de uitvoering van een 2 Zeeën-project dat bestaat uit de financiering van infrastructuur of bouwwerkzaamheden en waarvoor de totale overheidssteun meer dan 500.000 euro bedraagt, dienen de projectpartners op een voor het publiek goed zichtbare plek een tijdelijk bord van aanzienlijk formaat te plaatsen. Uiterlijk drie maanden na afronding van een 2 Zeeën-project dat bestaat uit de aankoop van een fysiek object of de financiering van infrastructuur of bouwwerkzaamheden en waarvoor de totale overheidssteun meer dan 500.000 euro bedraagt, dienen de projectpartners op een voor het publiek goed zichtbare plek een permanente plaat of een permanent bord van aanzienlijk formaat te plaatsen. Technische kenmerken: de plaat of het bord dient de naam en het hoofddoel van het project te vermelden, en moet voldoen aan de technische kenmerken die de Commissie overeenkomstig artikel 115, lid 4 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 en hoofdstuk II en bijlage II van Verordening (EU) nr. 821/2013 heeft vastgesteld. Het 2 Zeeën Programma zal een toolkit met communicatiemiddelen beschikbaar stellen, met inbegrip van templates voor het verplichte communicatiemiddelen. 4.

Lijst van projecten

Door financiering vanuit het EFRO en het Interreg 2 Zeeën Programma voor het project te aanvaarden, stemmen de projectpartners ermee in dat zij worden opgenomen op de overeenkomstig artikel 115, lid 2 gepubliceerde de lijst van projecten. De vereiste gegevens worden volledig opgenomen in het Subsidiecontract. De Programma-Autoriteiten zijn bevoegd deze gegevens in iedere vorm en op ieder medium, inclusief internet, openbaar te maken.

B. Specifieke vereisten van het 2 Zeeën Programma Elk goedgekeurd project heeft een gedetailleerde planning van te realiseren communicatie-outputs en deliverables in het Aanvraagformulier. Deze informatie is contractueel in die zin dat projecten verplicht zijn om op basis van het Aanvraagformulier te presteren.


Sommige verplichte vormen van communicatie zijn door het Programma vastgelegd. Daarbij gaat het met name om een grensoverschrijdende slotactiviteit om de resultaten van het 2 Zeeën-project te presenteren. De Programma-Autoriteiten zullen bovendien een reeks promotiematerialen, zoals foto’s, video’s, testimonials e.d., van het 2 Zeeën-project vragen en gebruiken om de outputs en resultaten van het 2 Zeeën Programma bekend te maken onder het algemene publiek. Zoals gezegd zal er een toolkit met communicatiemiddelen beschikbaar worden gesteld om projecten te helpen met het uitvoeren van geschikte communicatieactiviteiten die aan de informatie- en communicatievoorschriften van de EU voldoen. Deze toolkit bevat ook informatie over de aanpak van de communicatie in alle fasen van het project, modellen en praktische adviezen.

C. Aandachtspunten Bij niet-nakoming van de publiciteitsverplichtingen bestaat het risico dat de bijbehorende uitgaven niet meer subsidiabel zijn en dat onverschuldigd betaalde bedragen worden teruggevorderd.


IV.


Tijdens de uitvoering van het project is uw belangrijkste aanspreekpunt bij het 2 Zeeën Programma het Gemeenschappelijk Secretariaat. Gedurende de gehele looptijd van uw project houden de medewerkers van het GS voortdurend bij wat er gebeurt. Meer concreet betekent dit het volgende: • zij leggen u de regels en procedures van het Programma uit en geven u tips voor een succesvolle uitvoering van uw project; ze geven u advies en ondersteuning in alle stadia van de projectuitvoering; • na goedkeuring van het project helpen zij u om mijlpalen in het werkplan op te nemen; zij bepalen samen met u de deadlines voor het indienen van declaraties/voortgangsrapporten en maken afspraken met u over het jaarlijkse overleg tussen project en Programma; • zij onderhouden contact met u om mogelijke afwijkingen in het project te voorzien/voorkomen; zij helpen u met het vaststellen van risico’s en mogelijke oplossingen voor het bereiken van iedere mijlpaal; • zij bewaken en evalueren de uitvoering van het project om te zorgen dat het op schema blijft; zij beoordelen activiteitenrapporten, financiële verslagen en declaraties. Ook de facilitatoren helpen u bij de uitvoering van het project: • zij wonen de startbijeenkomst en het jaarlijkse project-Programma-overleg bij; • zij helpen u om het project uit te voeren overeenkomstig uw werkplan; • zij helpen het GS met doorlopende en preventieve monitoring ter plaatse; • zij helpen u met het vinden van oplossingen voor onverwachte problemen; • zij helpen u met het opstellen van exception plans.


Fact sheet 7: Projectafsluiting


I.

Wettelijke voorschriften na afsluiting van een project A. Auditspoor en archivering van documenten

Overeenkomstig de bepalingen van artikel 140, lid 1 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 dienen alle ondersteunende documenten (zoals facturen, aanbestedingsdossiers, contracten e.d.) beschikbaar te zijn gedurende vier jaar vanaf de datum waarop het eindsaldo aan EFRO is uitbetaald aan het project. In lid 3 t/m 6 van artikel 140 Verordening (EU) nr. 1303/2013 staat uiteengezet hoe projectdocumenten moeten worden gearchiveerd: • De documenten worden bewaard in de vorm van originelen of gewaarmerkte kopieën van de originelen, dan wel op algemeen aanvaarde gegevensdragers, met inbegrip van elektronische versies van originele documenten of documenten waarvan uitsluitend een elektronische versie bestaat. • De documenten worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen te identificeren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt. • De procedure om de overeenstemming van op algemeen aanvaarde gegevensdragers bewaarde documenten met de originele documenten te certificeren, wordt vastgesteld door de Nationale Autoriteiten en moet waarborgen dat de bewaarde versies aan de nationale wettelijke eisen voldoen en dat er voor auditdoeleinden op kan worden vertrouwd. • De computersystemen die gebruikt worden voor documenten waarvan uitsluitend een elektronische vorm bestaat, voldoen aan aanvaarde beveiligingsstandaarden die waarborgen dat de bewaarde documenten aan de nationale wettelijke eisen voldoen en dat er voor auditdoeleinden op kan worden vertrouwd.

B. Inkomsten gegenereerd na afloop van een project In fact sheet Projectontwikkeling staat het volgende over inkomsten: De volgende artikelen van EU-verordeningen vormen de juridische basis voor wat betreft inkomsten: • artikel 61 t/m 65, lid 8, en bijlage V van Verordening (EU) nr. 1303/2013 • artikel 15 t/m 19 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 480/2014 • Revised Guidance Note on Article 55 for ERDF and CF of Council Regulation (EC) No 1083/2006: RevenueGenerating Projects, def. versie van 30 nov. 2010, COCOF 07/0074/09. Overeenkomstig lid 1 van artikel 61 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 wordt onder ‘netto-inkomsten’ de instroom van kasmiddelen verstaan die de gebruikers genereren door rechtstreeks te betalen voor de door middel van het project verstrekte goederen of diensten, zoals rechtstreeks door de gebruikers betaalde vergoedingen voor het gebruik van infrastructuur, de verkoop of de verhuur van grond of


gebouwen, of betalingen voor diensten, minus alle operationele kosten en kosten voor de vervanging van uitrusting met een korte levensduur die in de overeenkomstige periode zijn gemaakt. Projecten die verwachten na afloop van het project netto-inkomsten te genereren, moeten in het oorspronkelijk ingediende Aanvraagformulier de verlaagde netto-inkomsten van hun begroting hebben afgetrokken. Er zijn echter twee scenario’s denkbaar waarin de toepassing van deze aftrek vóór aanvang van het project lastig uitvoerbaar is. 1.

Projecten waarvoor het objectief onmogelijk is de netto-inkomsten vooraf in te schatten

Overeenkomstig artikel 61, lid 6 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 geldt dat wanneer het objectief gezien niet mogelijk is de inkomsten vooraf te schatten, de netto-inkomsten die binnen drie jaar na voltooiing van het project of – als dat eerder is – tot aan de afsluiting van het Programma worden gegenereerd, moeten worden afgetrokken van de aan de Commissie gedeclareerde uitgaven. Projecten die onder deze bepaling vallen, dienen de netto-inkomsten die worden gegenereerd in de eerste drie jaar na afsluiting van het project of – als dat eerder is – tot aan de afsluiting van het Programma, zelf op te geven. Op basis daarvan dient EFRO te worden terugbetaald aan het Programma. 2.

Projecten waarvoor de afgetrokken verlaagde netto-inkomsten aanvankelijk te laag waren ingeschat

Als de verlaagde netto-inkomsten die vóór indiening van het Aanvraagformulier waren afgetrokken van de projectbegroting, te laag waren ingeschat, dan moet dit worden verrekend. Als er in de eerste drie jaar na afloop van het project of – als dat eerder is – tot aan de datum van afsluiting van het Programma hogere netto-inkomsten worden gegenereerd dan het bedrag dat oorspronkelijk in het Aanvraagformulier is afgetrokken, moet dit door het Programma worden verrekend. Dit moet worden gedaan voordat de definitieve certificering van de uitgaven wordt ingediend bij de Europese Commissie. Dit houdt in dat het bedrag aan netto-inkomsten dat hoger is dan het afgetrokken bedrag, wordt teruggevorderd. Nadere informatie over netto-inkomsten is te vinden in fact sheet Focus op inkomstengenererende projecten.

C. Duurzaamheid van projecten Overeenkomstig artikel 71 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 moet de Managementautoriteit ervoor zorgen dat projecten die investeringen in infrastructuur of productieve investeringen omvatten, de EFRObijdrage terugbetalen wanneer zich binnen vijf jaar na afsluiting ervan een van de volgende gebeurtenissen voordoet: a) een productieactiviteit wordt beëindigd of verplaatst naar een locatie buiten het Programmagebied; b) een verandering in de eigendom van een infrastructuurvoorziening plaatsvindt waardoor een onderneming of een overheidsinstantie een onrechtmatig voordeel behaalt; c) een substantiële verandering in de aard, de doelstellingen of de uitvoeringsvoorwaarden plaatsvindt waardoor de oorspronkelijke doelstellingen worden ondermijnd. De onverschuldigd voor het project betaalde bedragen worden door de Lidstaat teruggevorderd naar rato van de periode waarvoor niet aan de vereisten is voldaan. Als een project een investering in infrastructuur of een productieve investering omvat, wordt de bijdrage


uit het EFRO terugbetaald wanneer de productieactiviteit binnen tien jaar na de eindbetaling aan de begunstigde wordt verplaatst naar een locatie buiten de Unie.


II.


Tijdens de afsluitingsfase van uw project is uw belangrijkste aanspreekpunt bij het 2 Zeeën Programma het Gemeenschappelijk Secretariaat. Meer concreet betekent dit het volgende: • zij informeren u over de procedures en voorschriften voor afsluiting; • zij beoordelen het eindrapport en laten u weten wanneer de laatste betaling is verwerkt. Ook de facilitator helpt u bij de afsluiting van het project: • hij/zij geeft u advies en ondersteuning tijdens het proces van afsluiting.


Fact sheet 8: Focus op begrotingslijnen en subsidiabiliteitsregels Dit document werd goedgekeurd door de Programma voorbereidingsgroep (PPG) op 5 november 2014. Gelieve er rekening mee te houden dat het onderhevig is aan de definitieve goedkeuring door het Toezichtcomité dat bijeen zal komen uiterlijk binnen drie maanden na de datum van kennisgeving van het besluit van de Commissie in verband met de goedkeuring van het Samenwerkingsprogramma.

I.

Financieel beheer

Er gelden op verschillende niveaus regels voor de subsidiabiliteit van uitgaven: • Europees niveau: EU-verordeningen • Programmaniveau: specifieke regels voor het Interreg 2 Zeeën Programma • nationaal niveau: nationale regels die in de afzonderlijke Lidstaten gelden • partnerniveau: interne regels van de afzonderlijke partnerorganisaties Algemeen kan worden gesteld dat kosten op projectniveau alleen subsidiabel zijn als ze: • verband houden met activiteiten die in het Aanvraagformulier zijn vermeld, noodzakelijk zijn om deze activiteiten uit te voeren en de outputs en resultaten van het project te verwezenlijken, en die zijn opgenomen in de begroting; • redelijk en gerechtvaardigd zijn, voldoen aan de toepasselijke interne regels van de partner, de EU, het Programma en alle toepasselijke nationale regels, en in overeenstemming zijn met de beginselen van goed financieel beheer; • herleidbaar, verifieerbaar en plausibel zijn en vastgesteld zijn overeenkomstig de grondslagen voor verslaglegging; • zijn gemaakt en betaald door de partnerorganisatie, vóór de einddatum van het project zijn afgeschreven van de bankrekening van de partnerorganisatie, en zijn onderbouwd met de juiste bewijsstukken waardoor de uitgaven herleidbaar en controleerbaar zijn. Indien uitgaven op basis van een forfaitair bedrag of percentage worden vergoed, zijn de laatste twee principes niet van toepassing. Hieronder wordt een overzicht gegeven van de verschillende begrotingslijnen: 1. Personeelskosten 2. Kantoor- en administratieve kosten 3. Reis- en verblijfskosten 4. Externe expertise en diensten 5. Uitrusting 6. Infrastructuur en bouwwerkzaamheden Er is voor iedere begrotingslijn een definitie opgenomen, evenals een begrotings- en verslagleggingsrichtlijn. De projecten wordt gevraagd om deze informatie niet alleen bij de voorbereiding van het project, maar ook bij het opstellen van de voortgangsrapportages, nauwkeurig door te lezen.


A. Personeelskosten 

Definitie

De personeelskosten omvatten de kosten van het personeel dat in dienst is bij de partnerorganisatie. Dit personeel moet zijn vermeld in het Aanvraagformulier en voltijds of deeltijds aan het project werken. In het geval van een interne eerstelijnscontrole (d.w.z. dat deze wordt verzorgd door de auditafdeling van de partnerorganisatie), dienen de kosten hiervan onder deze begrotingslijn opgevoerd. De personeelskosten omvatten de bruto arbeidskosten van de partnerorganisatie, d.w.z.: • salarisbetalingen (vastgelegd in een arbeidsovereenkomst) • andere kosten van de partnerorganisatie die direct verband houden met de salarisbetalingen en door de werkgever niet kunnen worden teruggevorderd: o loonbelasting o socialezekerheidspremies (inclusief werkgeversdeel van ziektekostenpremies en pensioenpremies) Overhead en andere kantoor- en administratieve kosten kunnen niet onder deze begrotingslijn worden opgevoerd. De personeelskosten hebben betrekking op de kosten voor activiteiten die de betreffende partner niet zou hebben als het betreffende project niet zou worden uitgevoerd. De volgende personeelskosten zijn subsidiabel in het kader van het Programma: 18 1. personeelskosten die worden berekend als een forfaitair percentage (20%) van alle directe kosten anders dan personeelskosten 2. personeelskosten die worden berekend als werkelijke kosten 3. personeelskosten die worden berekend gebaseerd op de in artikel 68, lid 2, van Verordening (EU) nr. 1303/2013 beschreven methode. Elke partnerorganisatie dient voor een van de bovenstaande opties te kiezen en deze keuze aan te geven in het Aanvraagformulier. De gekozen optie is van toepassing op alle personeelsleden van de deelnemende partnerorganisatie. De optie geldt voor de gehele looptijd van het project (het is niet mogelijk dit later nog te veranderen). Hieronder vindt u meer informatie over de verschillende opties. 1. 

Personeelskosten berekend als forfaitair percentage van 20% van de directe kosten

Basisprincipes:

De berekening van personeelskosten is gebaseerd op een forfaitair percentage van maximaal 20% van de directe kosten anders dan personeelskosten. Het subsidiabele bedrag voor personeelskosten bedraagt 20% van het totaal begrote subsidiabele bedrag dat onder alle andere begrotingslijnen wordt gedeclareerd, exclusief kantoor- en administratieve kosten. 

Voorbeeld

A

Totale subsidiabele bedrag dat door de partner onder alle andere € 100.000 begrotingslijnen is opgevoerd (excl. kantoor- en administratieve kosten).

B

Forfaitair percentage personeelskosten

20%

C

Subsidiabele personeelskosten: (A x B)

€ 20.000

18

‘Kantoor- en administratieve’ kosten zijn geen directe kosten. Zij maken als zodanig geen deel uit van de kosten op basis waarvan de 20% wordt berekend.




Onderliggende documenten voor het verifiëren van de uitgaven (eerstelijnscontrole)

De projectpartners hoeven geen rechtvaardiging van de onderliggende documenten te geven. De projectpartners hoeven dus niet te documenteren dat de uitgaven hebben plaatsgevonden of dat het forfaitair percentage met de werkelijkheid overeenkomt. Urenstaten zijn niet verplicht. De eerstelijnscontrole concentreert zich op de juiste rapportage van de andere begrotingslijnen en dat in de andere begrotingslijnen geen uitgaven zijn opgenomen die verband houden met personeelskosten. 2.

Personeelskosten berekend op basis van werkelijke kosten

De personeelskosten moeten voor iedere werknemer afzonderlijk worden berekend. Dit gebeurt op basis van de salarisadministratie. De berekening is gebaseerd op het totale brutoloon en het werkgeversdeel van de sociale premies (mits deze premies niet door de werkgever teruggevorderd kunnen worden). Afhankelijk van het personeelsbeleid van de partnerorganisatie kunnen kosten zoals bonussen, brandstof, lease-auto, verhuisvergoeding, maaltijdcheques, enz. geheel of gedeeltelijk worden gedeclareerd nadat berekend is welk deel subsidiabel is voor het project. Als gekozen wordt voor berekening op basis van de werkelijke kosten, kan er sprake zijn van drie verschillende scenario's: a) betrokkene is in dienst van de partnerorganisatie en werkt voltijds aan het project; b) betrokkene is in dienst van de partnerorganisatie en werkt een vast percentage van zijn/haar tijd (in deeltijd) aan het project; c) betrokkene is in dienst van de partnerorganisatie en werkt een flexibel percentage van zijn/haar tijd (in deeltijd) aan het project. Binnen één partnerorganisatie kunnen de drie scenario's en de verschillende berekeningsmethoden naast elkaar bestaan als er verschillende mensen aan hetzelfde project werken, maar verschillende arbeidsovereenkomsten hebben en verschillende percentages tijd aan het project besteden. Voor elk scenario moet de berekening worden gemaakt volgens één bepaalde methode. Dit wordt hieronder nader toegelicht. a) 

Betrokkene is in dienst van de partnerorganisatie en werkt voltijds aan het project

Basisprincipes:

De personeelskosten worden als volgt berekend: • De totale bruto arbeidskosten voor een werknemer per maand (incl. het werkgeversdeel van de sociale premies) kunnen worden gedeclareerd. • De werkgever vaardigt een document uit voor iedere werknemer waarin staat dat de werknemer 100% van zijn tijd besteedt aan het project. • Er is geen aparte tijdregistratie (‘urenstaat’) nodig. 

Voorbeeld

A

Totale loonkosten per maand (brutoloon en werkgeversdeel van sociale € 5.000 premies)

B

Percentage tijd dat de werknemer per maand aan het project besteedt

100%

C

Subsidiabele kosten: (A x B)

€ 5.000





De volgende documenten moeten ter onderbouwing van de subsidiabiliteit van de kosten worden verstrekt aan de eerstelijnscontroleur: • Arbeidsovereenkomst of een vergelijkbare rechtsgeldige overeenkomst, waaruit de arbeidsrelatie met de partnerorganisatie blijkt • Een document waaruit duidelijk blijkt dat de werknemer 100% van zijn tijd besteedt aan het project (dit kan een arbeidsovereenkomst zijn en/of een ander door de werkgever verstrekt document, zoals een 'opdrachtbrief') • Document waaruit de werkelijke loonkosten blijken (brutoloon en werkgeversdeel van de sociale premies) voor de werknemer, zoals salarisstroken of andere administratieve bescheiden waarop de betreffende kosten duidelijk zijn te zien • Bewijs van betaling b) 

Betrokkene is in dienst van de partnerorganisatie en werkt een vast percentage van zijn/haar tijd (in deeltijd) aan het project

Basisprincipes

De personeelskosten worden als volgt berekend: • Een vast percentage van de bruto arbeidskosten (incl. werkgeversdeel) dat overeenkomt met een vast tijdspercentage dat aan het project is besteed • Een document waaruit duidelijk blijkt welk percentage van de tijd is besteed aan het project (dit kan een arbeidsovereenkomst zijn en/of een ander door de werkgever verstrekt document, zoals een 'opdrachtbrief') • Er is geen aparte tijdregistratie (‘urenstaat’) nodig. 

Voorbeeld

A

Totale loonkosten per maand (brutoloon en werkgeversdeel van sociale € 5.000 premies)

B

Vast tijdspercentage dat de werknemer per maand aan het project besteedt

60%

C

Subsidiabele kosten: (A x B)

€ 3.000




De volgende documenten moeten ter onderbouwing van de subsidiabiliteit van de kosten worden verstrekt bij de rapportage aan het Programma: • Document waaruit de arbeidsrelatie met de partnerorganisatie blijkt: arbeidsovereenkomst of andere rechtsgeldige overeenkomst • Een document waaruit duidelijk blijkt welk percentage van de tijd is besteed aan het project (dit kan een arbeidsovereenkomst zijn en/of een ander door de werkgever verstrekt document, waaruit duidelijk blijkt welk vast tijdspercentage per maand bestemd is voor het project) • Document waaruit de werkelijke loonkosten blijken (brutoloon en werkgeversdeel van de sociale premies) voor de werknemer, zoals salarisstroken of andere administratieve bescheiden waarop de betreffende kosten duidelijk zijn te zien • Bewijs van betaling. c) 

Betrokkene is in dienst van de partnerorganisatie en werkt een flexibel percentage van zijn/haar tijd (in deeltijd) aan het project

Basisprincipes

De personeelskosten worden als volgt berekend:


• • •

Een flexibel percentage van de bruto arbeidskosten (incl. werkgeversdeel van sociale premies), dat overeenkomt met een variërend aantal uur per maand dat besteed is aan het project Een tijdregistratiesysteem ('urenstaat') is verplicht; dit systeem moet 100% van de werktijd van de werknemer registreren (inclusief de werktijd die de werknemer niet aan het project besteedt) Er moet een uurtarief worden berekend; daartoe dienen de bruto arbeidskosten per maand te worden gedeeld door het aantal uren per maand volgens de arbeidsovereenkomst. Dit uurtarief wordt vervolgens vermenigvuldigd met het aantal uur dat daadwerkelijk is besteed aan het project.

Voorbeeld



1/ UITGANGSPUNT A

Totale loonkosten per maand (brutoloon en werkgeversdeel van sociale premies)

€ 5.000

2/ BEREKENING VAN UURTARIEF B

Aantal werkuren per werkdag volgens de arbeidsovereenkomst

8 uur

C

Juli 2014: aantal werkdagen (minus alle feestdagen*)

22 dagen

D

Aantal werkuren in juli 2014 (B x C)

176 uur

E

Aantal vakantiedagen (in dagen) per jaar volgens de arbeidsovereenkomst

30 dagen

F G H

Aantal vakantiedagen (in dagen) per maand volgens de arbeidsovereenkomst (E / 12 maanden) Aantal vakantiedagen (in uren) per maand volgens de arbeidsovereenkomst (B x F) Werktijd voor de maand juli 2014, exclusief vakantiedagen (D – G)

2,5 dag 20 uur 156 uur

* Feestdagen zijn (Verplichte) vrije dagen hebben betrekking op dagen zoals nieuwjaarsdag en kerst. 3/ UURTARIEF I

Uurtarief voor juli 2014 (A / H)

€ 32,05

4/ AANTAL GEWERKTE UREN (op basis van urenstaat) J

Aantal uur dat in de maand juli is besteed aan het project

100

5/ SUBSIDIABELE KOSTEN VOOR HET AANTAL AAN HET PROJECT BESTEDE UREN K 

Subsidiabele kosten (I x J)

€ 3.205


De volgende documenten moeten ter onderbouwing van de subsidiabiliteit van de kosten worden verstrekt bij de rapportage aan het Programma: • document waaruit de arbeidsrelatie met de partnerorganisatie blijkt: arbeidsovereenkomst of andere rechtsgeldige overeenkomst


•

•

• • •

document waarin de werktijd per maand of per week en het aantal vakantiedagen per werknemer staat aangegeven, zoals de arbeidsovereenkomst of een ander intern document met vergelijkbare status document waaruit de werkelijke loonkosten per maand blijken (brutoloon en werkgeversdeel van de sociale premies) voor de werknemer, zoals salarisstroken of andere administratieve bescheiden waarop de betreffende kosten duidelijk zijn te zien bewijs van betaling document waarin wordt toegelicht hoe het uurtarief wordt berekend; registratie van de werktijd per maand, waarbij 100% van de werktijd van de werknemer is geregistreerd en waarin ook is aangegeven hoeveel tijd de werknemer aan het project heeft besteed: urenstaat of vergelijkbaar tijdsregistratiesysteem 3.

personeelskosten die worden berekend gebaseerd op de in artikel 68, lid 2, van Verordening (EU) nr. 1303/2013 beschreven methode

Volgens Artikel 68, lid 2 van Verordening 5EU) nr. 1303/2013, kan het toepasbaar uurtarief worden berekend door het laatst gedocumenteerde jaarlijks brutto salaris te delen door 1720 uren, dit met tot doel de personeelskosten voor de uitvoering van het project te berekenen. Verdere nationale regelgeving kan van toepassing zijn.

B. 

Kantoor- en administratieve kosten

Definitie

Onder de kantoor- en administratieve kosten vallen alle algemene administratieve uitgaven die een partnerorganisatie moet doen ten behoeve van de projectactiviteiten. Op basis van artikel 68, lid 1b) van Verordening (EU) nr. 1303/2013 moeten kantoor- en administratieve kosten worden begroot en gerapporteerd als een forfaitair percentage van 15% van de personeelskosten van iedere partner. Overeenkomstig artikel 4 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 481/2014 van de Commissie zijn kantoor- en administratieve kosten beperkt tot de volgende posten: • kantoorhuur • verzekeringen en belastingen in verband met de gebouwen waarin het personeel is gevestigd en de uitrusting van het kantoor (bijv. brand- en diefstalverzekeringen) • nutsvoorzieningen (bijv. elektriciteit, verwarming, water) • kantoorbenodigdheden (bijv. briefpapier, pennen enz.) • algemene boekhouding van de begunstigde organisatie • archieven • onderhoud, reiniging en reparaties • beveiliging; • IT-systemen (bijv. administratie en beheer van administratieve hard- en software) • communicatie (bijv. telefoon, fax, internet, postdiensten, visitekaartjes) • bankkosten voor het openen en beheren van rekeningen wanneer voor de uitvoering van een concrete actie een afzonderlijke rekening moet worden geopend • kosten voor transnationale financiële transacties 

Basisprincipes

Er hoeft geen gedetailleerd budget te worden opgenomen voor de begrotingslijn 'Kantoor- en administratieve kosten’. Het Aanvraagformulier berekent automatisch een bedrag dat overeenkomt met 15% van de geplande personeelskosten voor iedere partner.


Bij de rapportage van kantoor- en administratieve kosten wordt het vaste percentage van 15% automatisch toegepast op de daadwerkelijk gerapporteerde subsidiabele personeelskosten van iedere projectpartner. 

Voorbeeld

A

Gerapporteerde subsidiabele personeelskosten

EUR 36.000

B

Forfaitair percentage voor kantoor- en administratieve kosten

15%

C

Gerapporteerde kantoor- en administratieve kosten die subsidiabel zijn (automatisch rapportage zonder bewijs van daadwerkelijke kosten) (AxB)

EUR 5.400




De projectpartners hoeven geen rechtvaardiging van de onderliggende documenten te geven. De projectpartners hoeven dus niet te documenteren dat de uitgaven hebben plaatsgevonden of dat het forfaitaire percentage met de werkelijkheid overeenkomt. De eerstelijnscontrole concentreert zich op de juiste rapportage van de personeelskosten en dat in de andere begrotingslijnen geen uitgaven zijn opgenomen die verband houden met kantoor- en administratieve kosten. 

Aandachtspunten •

•



Indien een contract met een externe deskundige ook administratieve kosten omvat, moeten deze kosten worden opgenomen onder de begrotingslijn ‘Externe expertise en diensten’, omdat zij onderdeel uitmaken van het expertisecontract. Indien een projectpartner kiest voor het vaste percentage van 20% voor personeelskosten, dan moet als volgt te werk gegaan worden om de kantoor- en administratieve kosten te berekenen: o Neem als basis 20% van de uitgaven die zijn gerapporteerd onder de begrotingslijnen voor directe kosten (bijv. reis- en verblijfskosten, externe expertise en diensten, uitrusting en infrastructuur en bouwwerkzaamheden). o Van deze basis moet 15% worden gerapporteerd als kantoor- en administratieve kosten.

Voorbeeld

A

Totale subsidiabele bedrag dat door de partner onder alle andere begrotingslijnen is opgevoerd (excl. kantoor- en administratieve kosten)

€ 100.000

B

Forfaitair percentage voor personeelskosten

20%

C

Subsidiabele personeelskosten (A x B)

€ 20.000

D

Forfaitair percentage voor kantoor- en administratieve kosten

15%

E

Gerapporteerde kantoor- en administratieve kosten die subsidiabel zijn (automatisch rapportage zonder bewijs van werkelijke kosten) (BxC)

EUR 3.000

C. Reis- en verblijfskosten 

Definitie

Deze begrotingslijn betreft de reis- en verblijfskosten van personeel dat in dienst is van projectpartners.




Basisprincipes

Overeenkomstig artikel 5 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 481/2014 van de Commissie zijn reis- en verblijfskosten beperkt tot de volgende posten: 1. reiskosten 2. kosten van maaltijden 3. verblijfskosten 4. visumkosten 5. dagvergoedingen Alle onder 1 t/m 4 genoemde uitgavenposten die al door een dagvergoeding worden gedekt, worden niet vergoed in aanvulling op die dagvergoeding. De volgende uitgangspunten moeten worden nageleefd: • Alle kosten moeten uiteindelijk voor rekening komen van de partnerorganisatie. Rechtstreekse betaling door een werknemer moet worden aangetoond door een bewijs van vergoeding van de werkgever. • Werkelijke kosten en dagvergoedingen moeten voldoen aan de toepasselijke nationale voorschriften en regels binnen de organisatie. Indien er geen nationale of interne regels van toepassing zijn op dagvergoedingen, gelden de werkelijke kosten. • Gewoonlijk moeten reis- en verblijfskosten betrekking hebben op reizen binnen het Programmagebied. Als reizen buiten het Programmagebied echter expliciet worden vermeld en onderbouwd in het Aanvraagformulier, zijn deze ook subsidiabel. In het geval van reizen buiten het Programmagebied die niet in het Aanvraagformulier zijn vermeld, moet er door de Hoofdpartner vooraf een specifieke aanvraag worden ingediend bij het Gemeenschappelijk Secretariaat. Dit geldt niet voor reizen in het kader van partnerbijeenkomsten naar één van de volgende steden: Brussel, Parijs, Londen, Amsterdam (bijv. er is er geen voorafgaande toestemming van het GS nodig om naar Brussel te reizen voor een stuurgroepvergadering). Indien een van deze steden buiten het Programmagebied is gekozen voor een bijeenkomst, moet de reden hiervoor worden toegelicht in de declaraties en het jaarlijkse activiteitenvoortgangsrapport van het project (bijv. goede logistieke voorzieningen, lagere kosten, enz.). Alle uitgaven die in het kader van reizen buiten het Programmagebied worden gedeclareerd (ongeacht of hiervoor voorafgaande toestemming van het GS nodig is of niet), moeten worden gecontroleerd overeenkomstig het bepaalde in artikel 20 van Verordening (EU) nr. 1299/2013 (20% flexibiliteit buiten het Programmagebied). 


De volgende documenten moeten ten behoeve van controledoeleinden beschikbaar zijn: • Agenda (of vergelijkbaar document) van de vergadering/seminar/conferentie • Documenten die bewijzen dat de reis daadwerkelijk heeft plaatsgevonden (boardingpass, lijst van aanwezigen, enz.) • Betaalde facturen (inclusief hotelrekeningen, vervoersbewijzen, enz.) en indien van toepassing de uitgavenstaat van de werknemer die aantoont dat de werkgever de kosten aan de werknemer heeft vergoed • Declaraties voor dagvergoedingen (indien van toepassing), waarbij wordt aangetoond dat de werkgever de kosten aan de werknemer heeft vergoed 

Aandachtspunten

Reis- en verblijfskosten voor personen die niet direct in dienst zijn van de begunstigden van het project (zoals consultants, deskundigen, waarnemers) moeten worden opgenomen onder de begrotingslijn 'Externe expertise en diensten'.


D. Externe expertise en diensten 

Definitie

Kosten voor externe expertise en diensten omvatten de betaling van facturen of declaraties op basis van contracten of schriftelijke overeenkomsten met externe dienstverleners die zijn ingehuurd om bepaalde taken/activiteiten in verband met de uitvoering van het project uit te voeren. Bijdragen in natura zijn ook subsidiabel onder deze begrotingslijn, mits is voldaan aan alle voorschriften van artikel 69 van Verordening nr. 1303/2013 (zie voor meer informatie de fact sheet Focus op bijdragen in natura). Als de eerstelijnscontrole wordt uitbesteed (bijv. als deze wordt uitgevoerd door een extern bureau na een openbare aanbesteding) moeten de kosten voor eerstelijnscontrole ook onder deze begrotingslijn worden opgevoerd. Op grond van artikel 6 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 481/2014 dienen uitgaven voor externe expertise en diensten beperkt te blijven tot de volgende diensten en deskundigheid van een organisatie anders dan de projectpartner: • studies of enquêtes (bijv. evaluaties, strategieën, conceptnota's, ontwerpen, handboeken) • opleiding • vertalingen • IT-systemen en ontwikkeling, aanpassing en updates van websites • promotie, communicatie, publiciteit of informatie die verband houdt met de uitvoering van een project of met een Samenwerkingsprogramma als zodanig • financieel beheer • diensten met betrekking tot de organisatie en uitvoering van evenementen of vergaderingen (met inbegrip van huur, catering en tolkwerkzaamheden) • deelname aan evenementen (bijv. inschrijfkosten) • notariële diensten, juridisch advies en technische en financiële deskundigheid, andere advies- en accountantsdiensten • intellectuele-eigendomsrechten (zie ook hoofdstuk G-14 van deze fact sheet) • verificaties uit hoofde van artikel 125, lid 4, onder a), van Verordening (EU) nr. 1303/2013 en artikel 23, lid 4, van Verordening (EU) nr. 1299/2013 (d.w.z. kosten van eerstelijnscontrole) • certificering en audits op het niveau van het Programma in het kader van de artikelen 126 en 127 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 (d.w.z. kosten van tweedelijnsaudit) • het stellen van garanties door een bank of andere financiële instelling wanneer dit vereist wordt door wetgeving van de Unie of nationale wetgeving of in een programmeringsdocument van het Toezichtcomité • reis- en verblijfskosten van externe deskundigen, sprekers, voorzitters van vergaderingen en dienstverleners • andere specifieke expertise en diensten die nodig zijn voor concrete acties 

Basisprincipes

Externe expertise en diensten houden verband met de implementatie van bepaalde projecttaken die niet door de projectpartners zelf kunnen worden uitgevoerd (met name vanwege gebrek aan interne capaciteit hiervoor) en daarom worden uitbesteed aan externe dienstverleners. De inzet van externe dienstverleners moet noodzakelijk zijn voor het project. Externe expertise en diensten moeten worden gerechtvaardigd op basis van de werkelijke kosten die de afzonderlijke partners hebben gemaakt; deze uitgaven moeten worden gedaan op basis van: • contracten of andere schriftelijke overeenkomsten met vergelijkbare bewijskracht; • facturen of declaraties met vergelijkbare bewijskracht.


Alle toepasselijke Europese, nationale en interne regels ten aanzien van openbare aanbestedingen moeten worden nageleefd. Zelfs als contracten met externe dienstverleners niet boven de EU-drempel uitkomen, dienen de beginselen van transparantie, non-discriminatie en gelijke behandeling en mededinging in acht te worden genomen. 


De volgende documenten moeten ten behoeve van controledoeleinden beschikbaar zijn: • bewijs dat het selectieproces voldoet aan de toepasselijke Europese, nationale en interne regels voor openbare aanbesteding; eventuele contractwijzigingen moeten voldoen aan de regels voor openbare aanbesteding en moeten worden gedocumenteerd • een contract of een andere schriftelijke overeenkomst met vergelijkbare bewijskracht waarin de te leveren diensten zijn vastgelegd; de diensten houden duidelijk verband met het project • een factuur of een declaratie waarin alle relevante informatie staat zoals vereist door de toepasselijke boekhoudvoorschriften • bewijs van betaling • outputs van het werk van externe deskundigen of geleverde diensten 

Aandachtspunten •

•

•

•

E. 

De projectpartners mogen niet elkaar inhuren binnen hetzelfde project. Dat heeft te maken met het feit dat de rollen van projectpartner en dienstverlener verschillend en niet compatibel zijn: een projectpartner moet samenwerken met de andere partners aan de uitvoering van een project, deels met EFRO-subsidie; een dienstverlener levert diensten/goederen tegen betaling en in overeenstemming met de toepasselijke regels voor openbare aanbesteding. Als een projectpartner een bepaalde taak niet kan uitvoeren, kan de taak worden ondergebracht bij een andere partner of worden uitbesteed aan een externe dienstverlener. Uitbesteding intern of aan gelieerde ondernemingen moet op basis van werkelijke kosten worden gedaan en als volgt worden gerapporteerd: o onder de relevante begrotingslijn, afhankelijk van de aard van de geleverde dienst, mits is voldaan aan de voor de betreffende begrotingslijn geldende rapportagerichtlijnen. Zo moet in het geval dat een interne auditafdeling de eerstelijnscontrole uitvoert, de tijd die deze afdeling besteedt aan het controleren van de declaraties, worden opgevoerd als personeelskosten, mits is voldaan aan de voor personeelskosten geldende regels. o onder de begrotingslijn ‘Externe expertise en diensten’ als de diensten worden geleverd door een interne dienst binnen een andere rechtspersoon. In dat geval moeten de betreffende regels voor openbare aanbesteding worden gevolgd. Voorschotten zijn alleen acceptabel als deze worden onderbouwd met een factuur of een ander document van vergelijkbare bewijskracht. De bijbehorende activiteit moet vóór de einddatum van het project hebben plaatsgevonden (en door de eerstelijnscontroleur zijn gecontroleerd). De kosten voor diensten die door projectpartners worden ingekocht voor het regelen van reizen of verblijf van hun eigen personeel (bijv. reisbureaus enz.) moeten worden opgevoerd onder de begrotingslijn ‘Reis- en verblijfskosten’.

Uitrusting

Definitie

Uitgaven voor de financiering van uitrusting die door een partner is gekocht, gehuurd of geleasd en die noodzakelijk is om de doelstellingen van het project te bereiken, kunnen onder deze begrotingslijn worden opgevoerd. Hierin vallen ook de kosten voor uitrusting die reeds in het bezit is van de partnerorganisatie en die wordt gebruikt om de projectactiviteiten uit te voeren. Overeenkomstig artikel 7 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 481/2014 van de Commissie zijn uitgaven voor uitrusting beperkt tot de volgende posten:


• • • • • • • • 

kantoorbenodigdheden IT-apparatuur en software meubilair en uitrusting laboratoriumbenodigdheden machines en instrumenten gereedschappen of apparaten voertuigen andere specifieke uitrusting die nodig is voor concrete acties

Basisprincipes

Uitrusting wordt alleen gefinancierd uit hoofde van het Programma als er geen andere EU-subsidies zijn verleend voor de financiering van de geplande uitrusting. Bij de aankoop van uitrusting dienen alle toepasselijke regels voor openbare aanbesteding in acht te worden genomen. Bij het rapporteren van uitgaven voor uitrusting dient rekening te worden gehouden met de volgende punten: 1. Indien de uitrusting is aangekocht voordat het project werd goedgekeurd, moet er afschrijving worden gehanteerd. Alleen het bedrag dat van toepassing is op de afschrijving gedurende de looptijd van het project mag worden opgevoerd. 2. Als de uitrusting tijdens de looptijd van het project is aangekocht, maar het plan voor afschrijving is langer dan de periode tussen de aankoopdatum en de einddatum van het project, moet afschrijving worden gehanteerd. Alleen het bedrag dat van toepassing is op de afschrijving gedurende de looptijd van het project mag worden opgevoerd. 3. Als het gaat om uitrusting die niet wordt afgeschreven (bijv. activa van weinig waarde) kunnen de volledige aankoopkosten van de uitrusting worden opgevoerd. 4. Als het gaat om huur- of lease-uitrusting, geldt er geen afschrijving, d.w.z. dat de volledige kosten kunnen worden opgevoerd. 5. Als de uitrusting is aangeschaft door de partnerorganisatie maar slechts gedeeltelijk voor het project wordt gebruikt, moet er een evenredig bedrag worden opgevoerd dat overeenkomt met het percentage dat de uitrusting wordt gebruikt voor het project. Dit evenredige bedrag moet worden berekend in overeenstemming met de hierboven genoemde punten 1, 2 en 3 (afschrijving) volgens een naar behoren gemotiveerde billijke methode waarbij de toepasselijke weten regelgeving of het algemene boekhoudkundige beleid van de partnerorganisatie in acht wordt genomen. In principe geldt dat uitrusting die gebruikt wordt voor het managen en uitvoeren van het project afgeschreven moet worden. Indien een stuk uitrusting echter een essentieel onderdeel vormt van een of meerdere projectoutputs, zijn de volledige door het Programma goedgekeurde kosten van de uitrusting subsidiabel (d.w.z. dat er geen afschrijving plaatsvindt). Uitrusting in de vorm van een bijdrage in natura is subsidiabel (zie artikel 69, lid 1 van Verordening (EU) nr. 1303/2013) mits de waarde van de bijdrage niet hoger is dan de algemeen geaccepteerde prijs op de markt en dit onafhankelijk kan worden beoordeeld en geverifieerd. Een bijdrage in natura in de vorm van uitrusting kan subsidiabel worden geacht mits de uitrusting niet eerder door middel van een Europese subsidie werd betaald of gecofinancierd. Zie voor meer informatie fact sheet Focus op bijdragen in natura. 


De volgende documenten moeten ten behoeve van controledoeleinden beschikbaar zijn: • Bewijs dat de toepasselijke Europese, nationale en interne regels ten aanzien van openbare aanbesteding zijn nageleefd.


•

• • 

Aandachtspunten •

•

F. 

Factuur (of in geval van afschrijving een onderliggend document met vergelijkbare bewijskracht met betrekking tot facturen) met alle relevante informatie volgens de toepasselijke boekhoudkundige regels. Berekening van afschrijving overeenkomstig de toepasselijke nationale/interne voorschriften en regels. Bewijs van betaling.

Gehuurde uitrusting: alle uitrusting die noodzakelijk is voor de inhoudelijke implementatie van het project moet onder deze begrotingslijn worden opgenomen en vermeld. Kosten voor het huren van uitrusting valt niet onder de begrotingslijn ‘Externe expertise en diensten’. Tweedehands uitrusting: kosten voor tweedehands uitrusting kunnen onder de volgende voorwaarden subsidiabel zijn: o er is geen andere bijstand voor de uitrusting ontvangen uit de ESI-fondsen; o de prijs van de uitrusting is niet hoger dan de algemeen geaccepteerde prijs op de betreffende markt; o de uitrusting bezit de technische eigenschappen die nodig zijn voor het project en voldoet aan de toepasselijke normen en standaarden.

Infrastructuur en bouwwerkzaamheden

Definitie

De begrotingslijn Infrastructuur en bouwwerkzaamheden omvat de kosten die verband houden met investeringen in infrastructuur die niet onder de andere begrotingslijnen vallen. Hierbij gaat het onder andere om: • aankoop/inbreng van land • de aankoop/inbreng van onroerend goed • bouwsite voorbereiden • oplevering • handling • installatie • renovatie • andere kosten die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van bouwwerkzaamheden Infrastructuur en bouwwerkzaamheden zijn alleen subsidiabel als zij het resultaat zijn van grensoverschrijdende samenwerking die specifiek is gericht op de verbetering van de ontwikkeling van het Programmagebied volgens het additionaliteitsbeginsel. De grensoverschrijdende dimensie en toegevoegde waarde moeten evident zijn. Infrastructuur en bouwwerkzaamheden worden alleen gefinancierd als zij van cruciaal belang zijn voor het realiseren van de outputs en resultaten van het project en als zij zijn opgenomen in een of meer investeringswerkpakketten van het Aanvraagformulier. Bijdragen in natura zijn onder deze begrotingslijn ook subsidiabel, mits is voldaan aan alle voorschriften van artikel 69 van Verordening nr. 1303/2013 (zie voor meer informatie fact sheet Focus op bijdragen in natura). 

Basisprincipes •

Op alle kosten zijn de toepasselijke Europese, nationale en interne regels ten aanzien van openbare aanbesteding van toepassing. De partners die de leiding hebben over de infrastructuur en bouwwerkzaamheden zijn ervoor verantwoordelijk dat al deze regels worden nageleefd.


•

• • •



Alle kosten in verband met infrastructuur en bouwwerkzaamheden kunnen onder deze begrotingslijn worden opgevoerd, mits deze kosten volledig zijn gerechtvaardigd in het kader van de projectactiviteiten (er vindt geen afschrijving plaats). De kosten voor de aankoop van land mogen maximaal 10% van de totale subsidiabele uitgaven van het project bedragen. Een project mag ook de inbreng van grond en/of onroerend goed in de vorm van een bijdrage in natura opvoeren. Voor een project dat een investering in infrastructuur of een productieve investering omvat, geldt dat er binnen vijf jaar na de afsluiting van het project geen beëindiging, verandering in de eigendom of substantiële veranderingen in de aard van de infrastructuur mogen plaatsvinden (zie voor meer informatie over de duurzaamheidseisen fact sheet Projectafsluiting).

Onderliggende documenten voor het verifiëren van de uitgaven (eerstelijnscontrole) • • •

•

•

Bewijs dat de toepasselijke Europese, nationale en interne regels ten aanzien van openbare aanbesteding zijn nageleefd; Documenten met betrekking tot het werk, zoals haalbaarheidsstudies, milieueffectrapportages en vergunningen; In geval van aankoop van grond en onroerend goed (of inbreng als bijdrage in natura) een verklaring van een onafhankelijke, bevoegde taxateur of een bevoegde officiële instantie waarin wordt bevestigd dat de aankoopprijs conform de marktwaarde is; In geval van inbreng van grond of onroerend goed als bijdrage in natura, bewijs dat alle toepasselijke regels voor bijdragen in natura zijn nageleefd (zie voor meer informatie fact sheet Focus op bijdragen in natura); Bewijsstukken van eigendom van de grond en/of het onroerend goed waar de werkzaamheden zullen worden uitgevoerd, evenals een bewijs van de verplichting om een inventaris op te stellen en bij te houden van alle vaste activa die met behulp van de EFRO-subsidie zijn aangekocht, gebouwd of verbeterd.

G. Horizontale financiële kwesties 1.

Subsidiepercentage

Binnen het Interreg 2 Zeeën Programma worden projectactiviteiten voor 60% (vast percentage) gecofinancierd uit het EFRO, behalve bij projecten die zijn goedgekeurd op grond van een staatssteunregeling met een ander financieringspercentage. De overige 40% moet door de partners zelf worden ingebracht. Deze eigen bijdrage van de partners kan uit allerlei bronnen afkomstig zijn, bijvoorbeeld uit de eigen middelen van de partners of uit externe bronnen. Het is bij het Interreg 2 Zeeën Programma niet mogelijk om een voorschot te krijgen op de EFRO-subsidie. Dit betekent dat projecten hun activiteiten moeten voorfinancieren en naderhand een financiële declaratie kunnen indienen. Nadat een declaratie is goedgekeurd, vergoedt het Programma aan de Hoofdpartner 60% van de totale subsidiabele uitgaven die door de partners zijn gedeclareerd. Projectpartners dienen dus voldoende liquide middelen opzij te zetten als ze meedoen aan een project. 2.

Voorbereidingskosten

Bij het Interreg 2 Zeeën Programma worden de voorbereidingskosten van alle goedgekeurde projecten vergoed op basis van een forfaitair bedrag van € 30.000 EFRO per project, dat wordt uitbetaald aan de Hoofdpartner (behalve voor begunstigden die zijn goedgekeurd op grond van artikel 20 van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening; voor nadere informatie over staatssteun, zie fact sheet Focus op staatssteun).


3.

Subsidiabele periode

Kosten die vóór de datum van goedkeuring van het project zijn gemaakt, zijn niet subsidiabel, behalve: • kosten in verband met de voorbereiding, die onder het forfaitair bedrag vallen; • afgeschreven waarde van uitrusting, mits de subsidiabiliteitsregels van het Programma zijn nageleefd (zie fact sheet Focus op begrotingslijnen en subsidiabiliteitsregels voor meer informatie over uitrusting). De einddatum van het project dient in het Aanvraagformulier en in het Subsidiecontract te worden aangegeven. Kosten kunnen alleen als subsidiabel worden aangemerkt als ze door de partnerorganisatie daadwerkelijk voor de einddatum van het project zijn gemaakt. Om de kosten van de administratieve afsluiting te kunnen declareren, is het raadzaam om de projectactiviteiten drie maanden vóór de einddatum van het project af te sluiten. 4.

Bijdragen in natura

Bijdragen in natura in de vorm van werken, goederen, diensten, grond en onroerend goed waarvoor geen door facturen of documenten met gelijkwaardige bewijskracht gestaafde contante betalingen zijn verricht, kunnen subsidiabel zijn overeenkomstig artikel 69 van Verordening nr. 1303/#2013, waarin ook een aantal specifieke voorwaarden wordt gesteld. Bijdragen in natura zijn alleen subsidiabel als ze in het Aanvraagformulier zijn opgenomen, als ze aan de toepasselijke Europese regels voldoen en als ze niet in strijd zijn met nationale regels. Een bijdrage in natura in de vorm van uitrusting kan als subsidiabel worden aangemerkt indien deze uitrusting niet eerder door middel van een Europese subsidie is betaald of gecofinancierd. De waarde van bijdragen in natura in de vorm van uitrusting, grond en onroerend goed moet overeenkomen met de normale marktwaarde en moet worden gecontroleerd door een onafhankelijke, gekwalificeerde persoon/instantie in de Lidstaat waar de partner die de bijdrage in natura declareert, is gevestigd. Fact sheet Focus op bijdragen in natura geeft nadere informatie over het omgaan met bijdragen in natura. 5.

Inkomsten

De volgende documenten vormen de juridische basis voor wat betreft inkomsten: • artikel 61 en 65, lid 8, en bijlage V van Verordening (EU) nr. 1303/2013 • artikel 15 t/m 19 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 480/2014 • Revised Guidance Note on Article 55 for ERDF and CF of Council Regulation (EC) No 1083/2006: RevenueGenerating Projects, def. versie van 30 nov. 2010, COCOF 07/0074/09. Verordening (EU) nr. 1303/2013 maakt onderscheid tussen enerzijds projecten die na voltooiing (en mogelijk ook tijdens de uitvoering) netto-inkomsten genereren, welke projecten onder artikel 61 vallen, en anderzijds projecten die tijdens de uitvoering netto-inkomsten genereren, waarop lid 1 t/m 6 van artikel 61 niet van toepassing zijn, maar die wel onder artikel 65, lid 8 vallen. Overeenkomstig lid 1 van artikel 61 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 wordt onder ‘netto-inkomsten’ de instroom van kasmiddelen verstaan die de gebruikers genereren door rechtstreeks te betalen voor de door middel van het project verstrekte goederen of diensten, zoals rechtstreeks door de gebruikers betaalde vergoedingen voor het gebruik van infrastructuur, de verkoop of de verhuur van land of gebouwen, of betalingen voor diensten, minus alle operationele kosten en kosten voor de vervanging van uitrusting met een korte levensduur die in de overeenkomstige periode zijn gemaakt.


Fact sheet Focus op inkomstengenererende projecten geeft nadere informatie over het omgaan met netto-inkomsten. a)

Projecten die na voltooiing (en mogelijk ook tijdens de uitvoering) netto-inkomsten genereren

Overeenkomstig lid 2 t/m 5 van artikel 61 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 dienen in het Aanvraagformulier de subsidiabele uitgaven van het project van tevoren te worden verminderd door de verlaagde netto-inkomsten van het project te berekenen. Ingeval ook tijdens de uitvoering van het project netto-inkomsten worden gegenereerd die voortvloeien uit inkomstenbronnen waarmee in het Aanvraagformulier geen rekening is gehouden, dienen deze uiterlijk in de door de begunstigde ingediende laatste betalingsaanvraag te worden afgetrokken. Overeenkomstig artikel 61, lid 6 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 geldt dat wanneer het objectief gezien niet mogelijk is de inkomsten vooraf te schatten, de netto-inkomsten die binnen drie jaar na voltooiing van het project of – als dat eerder is – tot aan de afsluiting van het Programma worden gegenereerd, moeten worden afgetrokken van de aan de Commissie gedeclareerde uitgaven. Artikel 61, lid 7 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 bepaalt onder meer in punt b) dat artikel 61 niet van toepassing is op projecten waarvan de totale subsidiabele kosten niet meer dan 1 miljoen euro bedragen. b)

Projecten die alleen tijdens de uitvoering netto-inkomsten genereren

Overeenkomstig artikel 65, lid 8 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 geldt dat de subsidiabele uitgaven van het project uiterlijk op het tijdstip van de door de betreffende partner ingediende laatste betalingsaanvraag moeten worden verminderd met de uitsluitend tijdens de uitvoering van het project rechtstreeks gegenereerde netto-inkomsten waarmee geen rekening is gehouden op het tijdstip van goedkeuring van dat project. Indien niet alle kosten voor cofinanciering in aanmerking komen, worden de netto-inkomsten verhoudingsgewijs toegerekend aan de wel en de niet subsidiabele delen van de kosten. Deze bepaling geldt niet voor projecten waarvoor de totale subsidiabele kosten ten hoogste 50.000 euro bedragen. 6.

Staatssteun

De volgende documenten vormen de juridische basis voor wat betreft staatssteun: • het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie: artikelen 107 en 108 • de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV): Verordening nr. 651/2014 van de Commissie van 17 juni 2014 waarbij bepaalde categorieën steun op grond van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag met de interne markt verenigbaar worden verklaard • Verordening (EU) nr. 1407/2013 van de Commissie van 18 december 2013 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimis-steun Volgens artikel 107 van het Verdrag definieert de Europese Unie staatssteun als steunmaatregelen bekostigd met staatsmiddelen die de mededinging door begunstiging van bepaalde ondernemingen vervalsen of dreigen te vervalsen, voor zover deze steun het handelsverkeer tussen de Lidstaten ongunstig beïnvloedt. Staatssteun wordt gedefinieerd als een voordeel in welke vorm ook dat door een nationale overheid selectief wordt toegekend aan ondernemingen. Subsidies voor individuele personen en algemene


maatregelen waarvan alle ondernemingen gebruik kunnen maken, vallen dus niet onder dit verbod en vormen geen staatssteun (bijv. algemene fiscale maatregelen of arbeidswetgeving). In het kader van een administratieve vereenvoudiging heeft de Commissie de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV) ingevoerd, die de Lidstaten toestaat een aantal steunmaatregelen niet bij de Commissie aan te melden. Deze verordening consolideert en harmoniseert de bestaande regels en verruimt de staatssteuncategorieën die onder de vrijstelling vallen. 19

Vergeleken met de vorige AGVV is er een specifiek, nieuw artikel 20 opgenomen, dat direct betrekking heeft op Europese territoriale samenwerking (ETS). Artikel 20 van de AGVV geldt alleen voor kmo’s die aan 20 de volgende voorwaarden voldoen: criteria van de kmo/mkb-definitie , drempels, transparantie, stimulerend effect, steunintensiteit, in aanmerking komende kosten, cumulering, publicatie en informatie. Indien aan al deze voorwaarden is voldaan, kunnen de volgende kosten als subsidiabel worden aangemerkt: • • •

•

kosten voor organisatorische samenwerking, met inbegrip van de kosten van personeel en kantoren voor zover die verband houden met het samenwerkingsproject; kosten voor door externe consultants en dienstverrichters verleende advies- en ondersteuningsdiensten met betrekking tot samenwerking; reiskosten, kosten van uitrusting en investeringsuitgaven die rechtstreeks met het project verband houden, afschrijving van werktuigen en uitrusting voorzover deze exclusief voor het project worden gebruikt; de hierboven bedoelde diensten zijn niet van permanente of periodieke aard, noch behoren zij tot de gewone bedrijfsuitgaven van de onderneming, zoals routinematig belastingadvies, gangbare juridische dienstverlening of routinematige reclame.

Op grond van artikel 20 van de AGVV mag de steun niet meer dan 50% (alle soorten publieke middelen inbegrepen) van de in aanmerking komende kosten bedragen. Daarnaast mag de steun voor kmo/mkb voor de kosten van samenwerking in het kader van ETS-projecten niet meer dan 2 miljoen euro per onderneming per project bedragen. Ten aanzien van staatssteun heeft het Interreg 2 Zeeën Programma besloten om, afhankelijk van de individuele situaties, zowel artikel 20 van de AGVV als de de-minimis-regel toe te passen (voor meer informatie, zie fact sheet Focus op staatssteun). 7.

Gedeelde kosten

Als algemeen advies geldt dat projecten beter taken dan kosten kunnen delen. De ervaring leert dat het veel efficiënter is om taken die in het belang van alle projectpartners zijn, over het partnerschap te verdelen dan om de kosten voor die taken te delen. Toch is het wel mogelijk om ook kosten te delen, maar dan geldt het ‘contracterende-partner-principe’ voor het begroten en rapporteren van deze kosten. In de praktijk betekent dit dat: • de contracterende partner de enige is die de kostenpost van gezamenlijk belang voor 100% begroot, betaalt en rapporteert en ook de bijbehorende EFRO ontvangt; • het partnerschap intern kan besluiten om de nationale cofinanciering voor die uitgavenpost te delen, maar de declaraties van de partners niet in te voeren. Desondanks wordt geadviseerd om in het partnerschapsakkoord afspraken te maken over de procedures en de verdeling van dergelijke bijdragen.

19 20



8.

Overheidsopdrachten

Vrijwel alle projecten kopen extern goederen en diensten in. Bijvoorbeeld er wordt een externe accountant ingehuurd voor de eerstelijnscontrole, er wordt een projecten financieel manager ingehuurd om de Hoofdpartner te helpen met de organisatorische en administratieve aspecten van de projectuitvoering, er wordt catering en technische apparatuur voor conferenties en vergaderingen besteld. Bij het inkopen van goederen en diensten en het verlenen van opdrachten aan externe leveranciers dienen de regels voor overheidsopdrachten in acht te worden genomen. Nadere informatie is te vinden in fact sheet Focus op overheidsopdrachten. Projecten die niet kunnen bewijzen dat opdrachten zijn verleend conform de aanbestedingsprocedures, lopen het risico de EFRO-subsidie kwijt te raken. Gezien de complexiteit van deze materie, wordt projectpartners geadviseerd nauw met hun juridische afdeling samen te werken om te zorgen dat opdrachten aan de Europese, nationale en interne regels voor overheidsopdrachten voldoen. 9.

Wisselkoers

Alle declaraties en projectrapportages moeten in euro worden opgesteld. Uitgaven moeten bij het GS in euro worden gedeclareerd. De Certificeringsautoriteit betaalt alle EFRO-subsidies eveneens in euro. Overeenkomstig artikel 28 van Verordening (EU) 1299/2013 dienen partners die buiten de eurozone zijn gevestigd, hun uitgaven om te rekenen van hun nationale valuta in euro. Daarbij moeten ze gebruikmaken van de wisselkoers van de Commissie in de maand waarin de uitgaven zijn gedaan. De maandelijkse wisselkoersen van de Commissie worden gepubliceerd op: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm 




buiten de eurozone

euro

Geen omrekening. De uitgaven zijn al in euro.

buiten de eurozone

andere valuta

Wisselkoers van de Commissie in de maand waarin de uitgaven zijn gedaan.

Voor partners die binnen de eurozone zijn gevestigd en uitgaven doen in een andere valuta, gelden de eigen interne regels. 




binnen de eurozone

euro

Geen. De uitgaven zijn al in euro.

binnen de eurozone

andere valuta

Eigen (interne) regels van de partner zijn van toepassing.

De wisselkoers dient alleen te worden toegepast op uitgaven die door de partnerorganisatie daadwerkelijk zijn gedaan. Indien uitgaven in een andere valuta dan de euro eerst door een medewerker zijn betaald en vervolgens door de partnerorganisatie zijn vergoed, geldt de omrekeningskoers voor het uiteindelijk door de organisatie betaalde bedrag.


10. BTW Overeenkomstig artikel 69, lid 3 van Verordening (EU) 1303/2013 is BTW niet subsidiabel, behalve in het geval dat deze krachtens de nationale BTW-wetgeving niet terugvorderbaar is. In de praktijk geldt dat als een partner BTW kan terugvorderen (ongeacht of hij dat daadwerkelijk doet of niet), alle bij het Programma gedeclareerde uitgaven moeten worden opgegeven zonder BTW. 11. Boetes, financiële sancties, gerechtskosten en kosten van geschillen, schommelingen in wisselkoersen en debetrente Overeenkomstig artikel 69, lid 3 van Verordening (EU) 1303/2013 en artikel 2, lid 2 van Gedelegeerde Verordening (EU) 481/2014 zijn boetes, financiële sancties, gerechtskosten, kosten van geschillen en debetrente niet subsidiabel. Ook kosten in verband met schommelingen in wisselkoersen zijn niet subsidiabel. 12. Geschenken Kosten voor geschenken, met uitzondering van geschenken van maximaal 50 euro per stuk in verband met promotie, communicatie, publiciteit of informatie, zijn niet subsidiabel. 13. Flexibiliteitsregel Het Aanvraagformulier bevat een gedetailleerde begroting per partner en voor het hele project. De begroting op projectniveau is gestructureerd in begrotingslijnen en werkpakketten. Projecten hebben de mogelijkheid om maximaal 20% meer te declareren dan oorspronkelijk in een begrotingslijn, werkpakket of partnerbegroting was begroot, indien de stijging wordt gecompenseerd door een vergelijkbare daling elders binnen dezelfde begrotingstabel (Aanvraagformulier hoeft niet te worden gewijzigd). Indien een project een begrotingswijziging wenst die de 20% flexibiliteit te boven gaat, is een technische wijziging van het Aanvraagformulier nodig (vereist goedkeuring door MA/GS met mandaat van TC). Bij een grote financiële wijziging is een grote wijziging van het Aanvraagformulier nodig (vereist goedkeuring door het TC). Nadere informatie over de diverse soorten aanpassingen in projecten is te vinden in fact sheet Projectuitvoering. 14. Intellectuele-eigendomsrechten Geheel in de geest van samenwerking en uitwisseling is het algemene uitgangspunt dat projectresultaten vrij beschikbaar dienen te zijn voor iedereen. Een brede verspreiding van projectoutputs onder een breed Europees publiek (zowel partners als niet-partners van het project) is niet alleen wenselijk maar wordt door de Europese Commissie ook van de projecten verwacht. Commercieel gebruik van de projectresultaten door de projectpartner(s) is logischerwijs dan ook in strijd met de algemene missie van het Programma. Desondanks kan het zijn dat projecten hun resultaten willen beschermen tegen doorontwikkeling en commercieel gebruik. In dat geval dienen in het Partnerschapsakkoord de nodige bepalingen te worden opgenomen met betrekking tot eigendom en intellectuele-eigendomsrechten.


In geval van inkomsten uit intellectuele-eigendomsrechten dienen alle toepasselijke bepalingen in de zin van inkomstengenererende projecten en staatssteun te worden nageleefd.


Fact sheet 9: Focus op bijdragen in natura


I.

Het juridisch kader

Bijdragen in natura in de vorm van werken, goederen, diensten, grond en onroerend goed waarvoor geen door facturen of documenten met gelijkwaardige bewijskracht gestaafde contante betalingen zijn verricht, kunnen subsidiabel zijn overeenkomstig artikel 69 van Verordening nr. 1303/2013, waarin ook een aantal specifieke voorwaarden worden gesteld. Een van de belangrijkste nieuwe kenmerken van de nieuwe Programmaperiode van Interreg 2 Zeeën is dat bijdragen in natura in de vorm van uitrusting subsidiabel zijn, mits is voldaan aan de eisen in deze fact sheet.


II.

Wat zijn bijdragen in natura?

Bij bijdragen in natura wordt afgeweken van het beginsel van ‘werkelijke kosten die door de partner zelf zijn gemaakt’. Volgens het bovengenoemd juridisch kader geldt voor bijdragen in natura dat: a) zij een bijdrage zijn aan het project b) zij onder de verantwoordelijkheid vallen van een publiek- of privaatrechtelijke begunstigde c) zij voldoen aan specifieke en nauwkeurig omschreven voorwaarden De bovengenoemde drie punten kunnen als volgt worden uitgewerkt: 1. Er zijn twee vormen van bijdragen van partners aan een project mogelijk: cashbijdragen of 21 bijdragen in natura . De bijdragen in natura van een bepaalde partner worden beschouwd als onderdeel van diens bijdrage aan een project en mogen dus niet hoger zijn dan het totale bedrag van zijn bijdrage. 2. Het beheer van de bijdragen in natura valt onder de verantwoordelijkheid van de officiële projectpartners. Als de bijdragen in natura afkomstig zijn van externe instellingen, bedrijven of organisaties, moet duidelijk zijn dat de uiteindelijke verantwoordelijkheid berust bij de officiële projectpartners die de bijdragen in natura ontvangen, en dat er geen EFRO wordt uitgekeerd aan de externe organisatie die de bijdrage in natura levert. 3. Bijdragen in natura dienen te voldoen aan een aantal specifieke en nauwkeurig omschreven voorwaarden. Volgens artikel 69 van Verordening nr. 1303/2013 worden alleen bepaalde soorten bijdragen beschouwd als 'in natura'. Deze drie punten kunnen nog verder worden uitgewerkt. Daarbij geldt met name dat: 1. bijdragen in natura in de meeste gevallen niet berusten op specifieke en nauwkeurig omschreven uitgaven. Bij bijdragen in natura wordt afgeweken van het beginsel van ‘werkelijke kosten’. De kern van bijdragen in natura is dat de projectpartner geen daadwerkelijke uitgaven heeft gedaan. Maar de begunstigde moet er wel op een of andere manier voor zorgen dat deze middelen beschikbaar zijn om het project uit te voeren dewelke dan als cofinanciering kunnen worden geaccepteerd. Artikel 69, lid 1 van Verordening nr. 1303/2013 bepaalt echter duidelijk dat ’de aan de concrete actie (die bijdragen in natura omvat) betaalde subsidie, mag aan het einde van de concrete actie niet hoger zijn dan de totale subsidiabele uitgaven, exclusief bijdragen in natura’. Dat betekent dat voor een afzonderlijke partner het maximale bedrag van aan het project toegekende bijdragen in natura niet hoger mag zijn dan de cofinanciering van die partner; 2. bijdragen in natura altijd moeten worden gedeclareerd onder de bron van de financiële bijdrage van de partner aan het project maar ook als een kostenpost in de declaraties van de partner. Bij de bijdragen in natura kan het gaan om interne middelen (d.w.z. van de projectpartner zelf) of om externe middelen (d.w.z. andere organisaties die niet deelnemen aan het project). Het moet echter wel duidelijk zijn dat de projectpartner die een bijdrage in natura ontvangt, verantwoordelijk is voor het bewaren van de vereiste onderbouwende documenten (bijv. een onafhankelijke beoordeling van de waarde van deze bijdragen); 3. ingeval de bijdrage in natura aan een projectpartner wordt geleverd door een externe partij, dient de bijdrage in natura te worden beschouwd als een donatie aan het project. Deze donatie kan diverse vormen hebben. Zodra deze donatie is gegeven, is deze vanzelfsprekend 'eigendom' van de projectpartner die de donatie ontvangt. Het feit dat er geen betaling plaatsvond voor deze donatie is kenmerkend voor een bijdrage in natura.

21

Personeel dat aan een project werkt en rechtstreeks bij een partner in dienst is, moet worden beschouwd als cash-bijdrage (en het is ook feitelijk zo dat de door de partner gedeclareerde kosten berusten op een werkelijke betaling). Personeel dat wordt betaald door externe organisaties maar kosteloos ter beschikking worden gesteld aan het project, wordt beschouwd als een bijdrage in natura.


III.

De aanpak ten aanzien van bijdragen in natura

Volgens artikel 69 van Verordening nr. 1303/2013 zijn bijdragen in natura subsidiabel indien: a) zij bestaan uit de levering van werken, goederen, diensten, grond en onroerend goed; b) er een onafhankelijke beoordeling en verificatie van de waarde mogelijk is. Daarnaast zijn bijdragen in natura alleen subsidiabel indien deze zijn voorzien in de betreffende onderdelen van het Aanvraagformulier. In het kader van het Interreg 2 Zeeën Programma kunnen bijdragen in natura worden begroot en gedeclareerd onder de volgende begrotingslijnen: • externe expertise en diensten • uitrusting • infrastructuur en bouwwerkzaamheden Bijdragen in natura zijn subsidiabel indien zij voldoen aan de in artikel 69 van Verordening nr. 1303/2013 genoemde voorwaarden. Bijdragen in natura in de vorm van professioneel- en onderzoekswerk zijn subsidiabel onder begrotingslijn ‘Externe expertise en diensten’ mits zij bestaan uit: • professioneel- en onderzoekwerk dat wordt betaald door een externe organisatie (die geen projectpartner is)

Bijdragen in natura in de vorm van professioneel- en onderzoekswerk dat wordt betaald door een externe organisatie, is alleen subsidiabel als het verrichte werk niet wordt betaald (noch als externe consultant noch als werknemer in dienst) door een van de partnerorganisaties van het project. 

Voorbeeld – professioneel/onderzoekswerk

Als een hoogleraar tijdelijk voor een project werkt maar zijn salaris wordt betaald door de universiteit waar hij werkt (en die universiteit is niet een van de projectpartners), mogen de kosten voor zijn werkzaamheden worden gedeclareerd door een van de projectpartners, mits er geen betaling aan de universiteit plaatsvindt voor zijn werk. In deze situatie is het heel belangrijk dat de weten regelgeving op het gebied van overheidsopdrachten worden nageleefd: de externe dienstverlener (universiteit) ontvangt geen betaling voor het werk van de hoogleraar – de tijd die hij aan het project besteedt, vormt een donatie aan het project. In dit voorbeeld gaat het er met name om dat de projectpartners niet betalen voor het werk dat de hoogleraar verricht. De universiteit heeft dus betaald voor de tijd die de hoogleraar aan het project besteedt, maar heeft dit gedoneerd aan het project. Het project heeft hier nooit voor betaald, dus hebben de begunstigden geen werkelijke kosten gemaakt. De waarde van de bijdragen in natura (door de universiteit betaalde werkelijke kosten) moeten bij een audit gerechtvaardigd kunnen worden. Bijdragen in natura in de vorm van grondstoffen en uitrusting zijn subsidiabel onder de begrotingslijn ‘Uitrusting’, mits de waarde van de bijdrage niet hoger is dan de algemeen geaccepteerde prijs op de markt en deze waarde onafhankelijk kan worden beoordeeld en geverifieerd. Een bijdrage in natura in de vorm van uitrusting kan subsidiabel worden geacht mits de uitrusting niet eerder door middel van een Europese subsidie werd betaald of gecofinancierd.


Bijdragen in natura in de vorm van onroerend goed en grond moeten aan voldoen aan de volgende eisen: • Indien de bijdrage bestaat uit het gratis ter beschikking stellen van onroerend goed dat wordt gebruikt voor het beheer en de uitvoering van het project zonder dat er interventie door het project plaatsvindt om de aard van het onroerend goed aan te passen of te verbeteren (bijv. ter beschikking stellen van een vergaderruimte voor een conferentie, ter beschikking stellen van kantoorruimte voor projectbeheer, enz.), wordt de bijdrage in natura opgenomen onder de begrotingslijn ‘Externe expertise en diensten’. • Als de bijdrage bestaat uit het gratis ter beschikking stellen van onroerend goed waarbij de aard van het onroerend goed geheel of gedeeltelijk wordt aangepast door het project in het kader van een investering, dient de bijdrage in natura te worden opgenomen onder de begrotingslijn ‘Infrastructuur en bouwwerkzaamheden’. Daarbij moet echter rekening worden gehouden met de volgende punten: o Indien de bijdrage uit interne middelen afkomstig is (projectpartner), moet de waarde worden beoordeeld door een onafhankelijke expert of bevoegde officiële instantie, waarbij de waarde niet hoger mag zijn dan de in artikel 69, lid 3b) genoemde limiet. o Indien de bijdrage uit externe middelen afkomstig is (geen projectpartner) moet het voorwerp van de bijdrage (bijv. onroerend goed of grond) aan het project worden gedoneerd. Er dient een geldige verklaring te bestaan dat de eigendom van het onroerend goed of de grond voor een bepaalde periode is overgedragen aan een projectpartner; deze verklaring moet beschikbaar zijn voor auditspoordoeleinden. De waarde van de bijdrage die gratis aan het project wordt verstrekt, moet worden beoordeeld door een onafhankelijke expert of bevoegde officiële instantie, waarbij de waarde niet hoger mag zijn dan de in artikel 69, lid 3b) genoemde limiet. o Bijdragen in natura die tot de openbare ruimte behoren (bijv. de ruimte tussen en in gebouwen die openbaar toegankelijk zijn, waaronder straten, pleinen, parken en open ruimtes) zijn niet subsidiabel in het kader van het Interreg 2 Zeeën Programma.


IV.

Bovengrens van bijdragen in natura

Zoals hierboven vermeld, mogen bijdragen in natura van een afzonderlijke partner niet hoger zijn dan diens bedrag aan cofinanciering. N.B.: Daarbij moet met name aandacht worden besteed aan de bijdragen in natura die de afzonderlijke partners aan het einde van het project declareren. Artikel 69 van Verordening 1303/2013 bepaalt: ‘de aan de concrete actie (die bijdragen in natura omvat) betaalde subsidie, is aan het einde van de concrete actie niet hoger dan de totale subsidiabele uitgaven, exclusief bijdragen in natura’. Dat betekent dat als een partner aan het einde van het project bijvoorbeeld 100% van zijn uitgaven in de vorm van bijdragen in natura heeft gedeclareerd, de EFRO-bijdrage die aan het project wordt betaald € 0 bedraagt! Daarom raadt het Programma ten sterkste aan dat er een aanzienlijk bedrag aan cash in het budget van de partner wordt toegekend, anders ontstaat er mogelijk een cashflow-probleem, waardoor het project niet over voldoende geld kan beschikken.



Voorbeeld - bovengrens van bijdragen in natura

Een van de projectpartners heeft in eerste instantie het volgende geprogrammeerde budget: Bijdragen TOTAAL EFRO % EFRO CASH IN NATURA € 600.000 € 360.000 € 140.000 € 100.000 60% Aan het einde van het project heeft de partner niet het hele beschikbare budget uitgegeven en declareert hij alleen de volgende uitgaven: Totaal aan gedeclareerde uitgaven

€ 200.000

Bijdragen in natura

€ 100.000

In dit geval blijft het totaal aan gedeclareerde uitgaven binnen het geprogrammeerde budget en het totaal aan gedeclareerde bijdragen in natura komt overeen met het bedrag dat oorspronkelijk was voorzien. Desalniettemin komen de gedeclareerde bijdragen in natura overeen met 50% van het totaal aan gedeclareerde uitgaven. Volgens artikel 69 van Verordening 1303/2013 komt in dit geval de terug te vorderen EFRO-bijdrage niet overeen met 60% van de gedeclareerde uitgaven, maar slechts met 50% (d.w.z. € 100.000 aan EFRO op een totaal aan gedeclareerde uitgaven van € 200.000).


Fact sheet 10: Focus op inkomstengenererende projecten Dit document werd goedgekeurd door de Programma voorbereidingsgroep (PPG) op 5 november 2014. Gelieve er rekening mee te houden dat het onderhevig is aan de definitieve goedkeuring door het Toezichtcomité dat bijeen zal komen uiterlijk binnen drie maanden na de datum van kennisgeving van het besluit van de Commissie in verband met de goedkeuring van het Samenwerkingsprogramma.

I.

Het juridisch kader

De volgende artikelen van EU-verordeningen vormen de juridische basis voor wat betreft inkomsten: • artikel 61 en 65, lid 8, en bijlage V van Verordening (EU) nr. 1303/2013 • artikel 15 t/m 19 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 480/2014 • Revised Guidance Note on Article 55 for ERDF and CF of Council Regulation (EC) No 1083/2006: Revenue-Generating Projects, def. versie van 30 nov. 2010, COCOF 07/0074/09. Verordening (EU) nr. 1303/2013 maakt onderscheid tussen enerzijds projecten die na voltooiing (en mogelijk ook tijdens de uitvoering) netto-inkomsten genereren, dewelke onder artikel 61 vallen, en anderzijds projecten die tijdens de uitvoering netto-inkomsten genereren, waarop lid 1 t/m 6 van artikel 61 niet van toepassing zijn maar die wel onder artikel 65, lid 8 vallen. Het Interreg 2 Zeeën Programma heeft de onderstaande richtlijnen opgesteld voor de berekening en het beheer van door projecten gegenereerde inkomsten. Hierbij heeft het 2 Zeeën Programma zich gericht op de volgende drie basisprincipes van Europese grensoverschrijdende samenwerking: 1. Additionaliteit: het gebruik van EFRO moet een aanvulling vormen op de beschikbare nationale middelen om een bepaald doel te bereiken. Als er aanvullende financiële middelen beschikbaar zijn om hetzelfde doel te bereiken, mogen EFRO-middelen alleen worden gebruikt om de kloof tussen totale subsidiabele kosten en bijdragen te dichten. 2. Duurzaamheid: projecten moeten zorgen dat hun outputs en resultaten voldoen aan wat bepaald is in artikel 71 van Verordening (EU) nr. 1303/2013. 3. Geen winst: EFRO-subsidie mag geen financieel gewin opleveren voor de begunstigden van een project. Lid 1 t/m 6 van artikel 61 zijn niet van toepassing op projecten waarbij de steun vanuit het Programma bestaat uit: (a) de-mimimis-steun; (b) verenigbare staatssteun aan KMO/MKB, als voor de staatssteun een beperking geldt wat de steunintensiteit of het steunbedrag betreft; (c) verenigbare staatssteun, als een individuele controle van de financieringbehoeften overeenkomstig de toepasselijke regels inzake staatssteun is uitgevoerd. Daarnaast zijn lid 1 t/m 6 van artikel 61 niet van toepassing op projecten waarvan de totale subsidiabele kosten lager zijn dan 1 miljoen euro. Een van de belangrijkste nieuwe vereisten voor de Programmaperiode 2014-2020 is dat volgens artikel 61, lid 2 van Verordening 1303/2013 het projectbudget van tevoren wordt verminderd, waarbij rekening wordt gehouden met de netto-inkomsten die het project kan genereren binnen een specifieke


referentieperiode die zowel de periode van uitvoering van het project als de periode na de voltooiing ervan bestrijkt.


II.

Methodologieën

In artikel 61 worden twee methoden omschreven waarmee kan worden voldaan aan de vereisten voor inkomstengenererende projecten. Deze methoden moeten door middel van specifieke gedelegeerde weten regelgeving nog nader worden toegelicht door de Europese Commissie. Zolang deze nieuwe weten regelgeving er nog niet is, past het Interreg 2 Zeeën Programma de methode volgens artikel 61. lid 3b) toe, waarin het volgende is bepaald: De mogelijke netto-inkomsten van de concrete actie worden vooraf bepaald door [...]: (a) […] (b) berekening van de verlaagde netto-inkomsten van de concrete actie, waarbij rekening wordt gehouden met de passende referentieperiode voor de sector of subsector van de concrete actie, de gewoonlijk verwachte rentabiliteit van de betrokken investeringscategorie, de toepassing van het beginsel ‘de vervuiler betaalt’, alsook, in voorkomend geval, met billijkheidsoverwegingen met betrekking tot de relatieve welvaart van de betrokken Lidstaat of regio.


III.

Definities

Overeenkomstig lid 1 van artikel 61 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 wordt onder ‘netto-inkomsten’ de instroom van kasmiddelen verstaan die de gebruikers genereren door rechtstreeks te betalen voor de door middel van het project verstrekte goederen of diensten, zoals rechtstreeks door de gebruikers betaalde vergoedingen voor het gebruik van infrastructuur, de verkoop of de verhuur van grond of gebouwen, of betalingen voor diensten, minus alle operationele kosten en kosten voor de vervanging van uitrusting met een korte levensduur die in de overeenkomstige periode zijn gemaakt. Daarom kan ervan worden uitgegaan dat bij het berekenen van het maximale subsidiabele bedrag de volgende waarden in aanmerking kunnen worden genomen: • de actuele waarde van de infrastructuur en/of • de actuele waarde van de verkochte of verhuurde grond/gebouwen en/of • de actuele waarde van de geleverde diensten.

A. Kosten van de activiteit (KA) Om de verdere uitleg eenvoudiger te maken, noemen we de bovenstaande waarden vanaf nu de kosten 22 van de activiteit (KA) . De activiteit kan een of meer van de genoemde drie waarden omvatten en kan een projectoutput opleveren die na afloop van het project een bepaalde tijd blijft bestaan.

B. Exploitatiekosten (EK) Volgens artikel 71 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 moeten projecten ervoor zorgen dat hun outputs en resultaten duurzaam zijn. Om aan deze eis te voldoen, kunnen bepaalde soorten projectresultaten inkomsten genereren (bijv. in de vorm van een vergoeding voor het gebruik ervan) om de exploitatiekosten te dekken die nodig zijn voor duurzame resultaten. Daarom kunnen we de 23 exploitatiekosten (EK) definiëren als de kosten die nodig zijn om te zorgen dat de projectresultaten na afloop van het project in stand blijven.

C. Netto-inkomsten (NI) Volgens artikel 61 moeten de netto-inkomsten die een project genereert, worden afgetrokken van de 24 totale subsidiabele kosten. Voor een gegeven project komen de netto-inkomsten (NI) dus overeen met het verschil tussen de bruto-inkomsten en de exploitatiekosten die nodig zijn om te zorgen dat de projectresultaten in stand blijven.

D. Voor welke projecten is dit relevant? Zoals artikel 61 bepaalt, kan het gaan om alle projecten die inkomsten genereren uit het gebruik van de infrastructuur van het project, uit de verkoop of verhuur van grond of gebouwen of uit de levering van een dienst. Bij het vaststellen van de netto-inkomsten hoeven echter alleen die inkomsten in aanmerking te worden genomen die worden aangemerkt als direct door gebruikers betaalde instroom van kasmiddelen.

22 23

Deze definitie is opgesteld door het Interreg 2 Zeeën Programma en komt niet voor in Europese verordeningen of richtsnoeren. Idem – zie voetnoot 22. In de Revised Guidance Note on Article 55 wordt naar exploitatiekosten verwezen met de term ‘operating

costs’. 24

Idem – zie voetnoot 22.


Bij de berekening van de netto-inkomsten moeten dus buiten beschouwing worden gelaten: particuliere en overheidsbijdragen en/of financiële baten die niet voortvloeien uit tarieven, tolheffingen, vergoedingen, huur of andere soorten bijdragen die rechtstreeks door de gebruikers worden betaald. Verder kan een project inkomsten genereren tijdens de uitvoering (bijv. het organiseren van een evenement waarvoor toegang moet worden betaald) of na de afsluiting van het project (bijv. het opzetten van een grensoverschrijdende helpdesk die na afsluiting van het project operationeel wordt). Voor elk scenario heeft het Interreg 2 Zeeën Programma een specifieke procedure ontwikkeld om de nettoinkomsten te berekenen en af te trekken conform artikel 61 van Verordening (EU) nr. 1303/2013.


IV.

De aanpak ten aanzien van netto-inkomsten

A. De 'funding gap' Als een project inkomsten genereert in de vorm van een direct door gebruikers betaalde instroom van kasmiddelen, is de eerste stap het berekenen van de netto-inkomsten (NI). Zoals gezegd, komen de netto-inkomsten overeen met het verschil tussen de bruto-inkomsten (BI) en de exploitatiekosten (EK) die nodig zijn om te zorgen dat de resultaten van het project in stand blijven: NI = BI – EK De tweede stap is het berekenen van de 'funding gap' (FG). Dit is het bedrag aan subsidiabele uitgaven dat maximaal door het EFRO kan worden gecofinancierd na aftrek van de netto-inkomsten. De 'funding gap' komt dus overeen met het verschil tussen de kosten van de activiteit (KA) en de netto-inkomsten (NI): FG = KA – NI De derde en laatste stap is het toepassen van het EFRO-percentage voor het project op het nieuwe totale subsidiabele bedrag (na aftrek van de netto-inkomsten) om de nieuwe EFRO-subsidie te berekenen. Ten aanzien van elk van de drie bovengenoemde stappen vereist de Commissie dat er een disconteringspercentage 25 wordt toegepast bij de berekening van de kosten van de activiteit, de inkomsten en de EFROsubsidie. Dat is nodig om vooraf een schatting te kunnen maken van de waarde van de output van het project (bijv. de waarde van een bepaalde infrastructuur) op de datum waarop de inkomsten worden gegenereerd. Daarom moeten ook de waarde van de inkomsten en de waarde van de EFRO-subsidie worden gedisconteerd. Er wordt vanuit gegaan dat het hier een minderheid van alle projecten betreft, en dan met name projecten die inkomsten kunnen genereren door het gebruik van infrastructurele werken na afloop van het project. Voor dit soort projecten kan een voorafgaande kosten-batenanalyse noodzakelijk zijn.

B. Netto-inkomsten tijdens de uitvoering van een project Zoals gezegd, kan een project inkomsten genereren tijdens de uitvoering, na afsluiting, of beide. Als er inkomsten worden gegenereerd tijdens de uitvoering van een project, moeten de volgende stappen worden gevolgd:

25

In dit verband is het goed om op te merken dat in werkdocument nr. 4 ‘Guidance on the Methodology for Carrying out Cost-Benefit Analysis’ van de Europese Commissie is vastgelegd dat een absoluut disconteringspercentage van 5% kan worden gehanteerd als indicatieve benchmark, maar dat dit door de Lidstaten kan worden aangepast, mits dit transparant en eerlijk gebeurt.


1.

STAP 1 – Berekening van de netto-inkomsten

De netto-inkomsten moeten worden berekend zoals hierboven is uitgelegd. Indien de inkomsten echter tijdens de uitvoering van het project worden gegenereerd, geldt dat de kosten van de activiteit (KA) overeenkomen met de kosten die in de projectbegroting zijn opgevoerd, terwijl de exploitatiekosten (EK) gelijk zijn aan 0, omdat pas na afloop van het project geldt dat de projectresultaten in stand moeten blijven. Als de volgende formule toepast wordt: NI = BI – EK en aangenomen wordt dat EK is 0, dan is de uitkomst dat: NI = BI Dit betekent dat als er inkomsten worden gegenereerd tijdens de uitvoering van het project, de brutoinkomsten gelijk zijn aan de netto-inkomsten, omdat de exploitatiekosten 0 zijn. Daarom moeten de brutoinkomsten in hun geheel van de totale subsidiabele kosten worden afgetrokken om de 'funding gap' en het nieuwe subsidiabele bedrag te bepalen. Voorbeeld 1 Een project organiseert een beurs voor KMO’s/MKB. De kosten van de beurs worden volledig opgevoerd in de projectbegroting, die voor 60% door EFRO wordt gefinancierd. Deelnemers moeten toegang betalen voor de beurs. Een kaartje kost € 5 en het aantal deelnemers wordt geschat op 1.000. De geschatte brutoinkomsten zijn dan € 5.000. De kosten van de beurs zijn € 100.000. Om de netto-inkomsten te berekenen, moet het verschil berekend worden tussen bruto-inkomsten en exploitatiekosten. Echter, als ervan uitgaan wordt dat de kosten van de activiteit (KA) gelijk zijn aan de kosten voor de beurs die in de projectbegroting zijn opgevoerd, zijn de exploitatiekosten (EK) gelijk aan € 0 (in feite zijn er geen extra kosten om te zorgen dat het evenement na afloop van het project in stand blijft). Dus: NI = BI = € 5.000 FG = KA – NI = € 100.000 – € 5.000 = € 95.000 Nieuw EFRO-bedrag = FGxEFRO% = € 95.000 x 60% = € 57.000

2.

STAP 2 – Schatting in het Aanvraagformulier

Als een project verwacht tijdens de uitvoering inkomsten te genereren, dient een schatting van het bedrag aan inkomsten te worden opgenomen in de begroting van de betrokken projectpartner(s) (hiervoor is een speciale begrotingslijn beschikbaar in het Aanvraagformulier). Via een automatische formule in het Aanvraagformulier worden de geschatte inkomsten afgetrokken van de totale partnerbegroting en projectbegroting. 3.

STAP 3 – Rapportage van de netto-inkomsten

Alle inkomsten die tijdens de uitvoering van een project worden gegenereerd, moeten worden gerapporteerd in de declaraties van het project. De projectpartner die inkomsten genereert, dient ervoor te zorgen dat het gerapporteerde bedrag klopt met de werkelijkheid en wordt opgenomen in de eigen boekhouding. De eerstelijnscontroleur van de betrokken partners zal controleren of de gerapporteerde inkomsten overeenkomen met de opgegeven informatie in het Aanvraagformulier. Eventuele extra onvoorziene inkomsten moeten worden opgegeven in de declaraties en afgetrokken van het totale subsidiabele bedrag dat het project ter beschikking heeft.


C. Netto-inkomsten na afsluiting van een project Als er inkomsten worden gegenereerd na afloop van een project, bijvoorbeeld om te zorgen dat de projectresultaten in stand blijven, moeten de inkomsten worden afgetrokken van de projectbegroting in de aanvraagfase. Daarom dient ook voor de netto-inkomsten die na afloop van het project zullen worden gegenereerd, een schatting te worden opgenomen in de begroting van de betrokken projectpartner(s). Deze schatting moet worden gebaseerd op een actieplan en (indien nodig) op een kosten-batenanalyse. Via een automatische formule in het Aanvraagformulier worden de geschatte netto-inkomsten afgetrokken van de totale partnerbegroting en projectbegroting. 1.

STAP 1 – Berekening van de netto-inkomsten

De netto-inkomsten moeten worden berekend volgens onderstaande formule: NI = BI – EK In feite wordt ervan uitgegaan dat het voor de duurzaamheid van bepaalde projectresultaten nodig is dat gebruikers zorgen voor een instroom van kasmiddelen. Als dat het geval is, komt de waarde van de EK overeen met het bedrag aan exploitatiekosten dat nodig is om te zorgen dat de projectresultaten in stand blijven. 2.

STAP 2 – Opstellen van een actieplan

Omdat het lastig is om vooraf te bepalen welk bedrag aan inkomsten zal worden gegenereerd na afsluiting van een project, adviseert het GS de betrokken projecten om al in de aanvraagfase (d.w.z. voordat het project is goedgekeurd) een actieplan op te stellen. Hierin moet, vanaf het begin van het project, een realistische waarde van toekomstige netto-inkomsten en exploitatiekosten worden opgegeven en toegelicht. Indien nodig moet deze raming gebaseerd zijn op een kosten-batenanalyse van het project en berekend zijn volgens de 'funding gap'-methode. Om het bedrag aan subsidiabele uitgaven vooraf zo goed mogelijk te bepalen, kan het – zoals gezegd – nodig zijn om een disconteringspercentage toe te passen op de kosten van de activiteit, op de geraamde bruto-inkomsten en op de geraamde exploitatiekosten. 3.

STAP 3 – Aftrekken en verrekenen van de netto-inkomsten

Het geraamde bedrag aan netto-inkomsten moet in het eerste goedgekeurde Aanvraagformulier worden afgetrokken van het totale subsidiabele bedrag van het project. Als de daadwerkelijke nettoinkomsten die in de drie jaar na de afsluiting van het project worden gegenereerd 26, afwijken van de oorspronkelijke schatting, moet het Programma een verrekening uitvoeren voordat de definitieve certificering van de uitgaven bij de Europese Commissie wordt ingediend en moet het eventuele nettoinkomsten terugvorderen die hoger zijn dan het door het project afgetrokken bedrag. Overeenkomstig artikel 6, lid 6 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 geldt dat wanneer het objectief gezien niet mogelijk is de inkomsten vooraf te schatten, de netto-inkomsten die binnen drie jaar na voltooiing van het project of, indien dit eerder is, tot aan de afsluiting van het Programma, worden gegenereerd, moeten worden afgetrokken van de aan de Commissie gedeclareerde uitgaven. Projecten die onder deze bepaling vallen, dienen de netto-inkomsten die worden gegenereerd in de eerste drie jaar na afsluiting van het project of – als dat eerder is – tot aan de afsluiting van het Programma, zelf op te geven. Op basis daarvan dient EFRO te worden terugbetaald aan het Programma.

26

Inkomsten moeten worden bijgehouden in de eerste drie jaar na afsluiting van het project of – als dat eerder is – tot aan de einddatum van het Programma.


D. Gedeeltelijk door een project gegenereerde inkomsten Indien de inkomsten gedeeltelijk door een project worden gegenereerd, dient slechts een gedeelte van de netto-inkomsten te worden gerapporteerd en van de begroting te worden afgetrokken. Deze procedure geldt zowel voor de inkomsten die tijdens de uitvoering van het project als na afsluiting van het project worden gegenereerd. Voorbeeld 2 Een project organiseert een tentoonstelling over moderne kunst. De kosten van de tentoonstelling bedragen € 20.000. De geschatte inkomsten, afkomstig uit de kaartverkoop aan bezoekers, bedragen € 2.000. Slechts 40% van de kosten van de tentoonstelling wordt opgevoerd door het project. Daarom dient ook slechts 40% van de netto-inkomsten te worden afgetrokken van de begroting. Het project wordt voor 60% met EFRO-middelen gefinancierd. Dus: NI = BI = € 2.000 FG = KA – NI = (20.000x40%) – (2.000x40%) = € 7.200 Nieuwe EFRO = FGxEFRO% = 7.200 x 60% = € 4.320


Fact sheet 11: Focus op staatssteun


I.

Wat is staatssteun?

Volgens artikel 107 (ex artikel 87) van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie definieert de Europese Unie staatssteun zeer ruim als elke maatregel houdende de overdracht van staatsmiddelen welke de mededinging door begunstiging van bepaalde ondernemingen (zie definitie hieronder in paragraaf II) verstoort (of dreigt te verstoren) voor zover deze steun het handelsverkeer tussen de Lidstaten ongunstig beïnvloedt. Uitgaande van deze definitie kan al meteen een aantal kernelementen worden aangegeven, zoals: • overdracht van staatsmiddelen, • concurrentievervalsing, • begunstiging van bepaalde ondernemingen (selectiviteit), • beïnvloeding van het handelsverkeer tussen de Lidstaten. Dit vormen de hoofdpunten waarop men moet controleren om na te gaan of er bij een project sprake kan zijn van problemen met staatssteun. Met deze elementen als uitgangspunt kan geconcludeerd worden dat er alleen sprake is van staatssteun indien aan ALLE vijf onderstaande criteria is voldaan (cumulatieve voorwaarden): 1. De maatregel moet voor de ontvanger een voordeel of profijt opleveren dat deze anders niet zou hebben gehad (in deze context de EFRO-steun). 2. De steun wordt verstrekt door de Lidstaat / uit staatsmiddelen (hetgeen van toepassing is in deze context). 3. De steun dient selectief ten goede te komen aan bepaalde ondernemingen of de productie van bepaalde goederen: met ‘onderneming’ wordt bedoeld elke entiteit die zich bezighoudt met economische activiteiten (= het op de markt brengen van goederen en diensten), ongeacht de rechtsvorm, eigendomsstructuur en financieringsvorm van de onderneming. Ook indien een rechtspersoon de goederen of diensten kosteloos levert of volledig door de staat wordt gefinancierd, kunnen de staatssteunregels op die rechtspersoon van toepassing zijn. De staatssteunregelgeving is derhalve van toepassing op zowel publieke als private partners. Niet-economische activiteiten omvatten activiteiten die voortvloeien uit de exclusieve bevoegdheid van de staat (zoals de uitgifte van paspoorten), het sociale karakter van de activiteit (zoals onderwijs) en de voorwaarden waaronder de goederen en diensten worden geleverd (zoals gezondheidszorg). 4. De steun moet de mededinging vervalsen of dreigen te vervalsen: deze voorwaarde wordt veelal als overbodig beschouwd met het oog op het voorgaande criterium; als een maatregel een onderneming begunstigt, wordt deze immers al beschouwd als een maatregel die de mededinging kan dreigen te vervalsen. 5. De maatregel moet het handelsverkeer tussen de Lidstaten ongunstig beïnvloeden: ook hier is de interpretatie opnieuw heel ruim, want om aan deze voorwaarde te voldoen, is het al voldoende dat de goederen of diensten verhandeld kunnen worden (zonder dat de begunstigde ze überhaupt


exporteert). Bovendien is er geen minimumdrempel en zijn er dus slechts weinig gevallen waarin de handel tussen Lidstaten niet wordt beïnvloed. Een van de belangrijkste nieuwe elementen in de Programmaperiode 2014-2020 van Interreg 2 Zeeën is de toepassing van artikel 20 van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV) naast de deminimis-regel.


II.

Wie heeft te maken met staatssteun?

Een onderneming is een entiteit die zich bezighoudt met economische activiteiten, ongeacht de rechtsvorm, eigendomsstructuur en financieringsvorm van de onderneming. Meer in het bijzonder wordt een onderneming in het kader van mededingingsrecht omschreven als een entiteit die een economische activiteit verricht waarbij goederen en diensten worden aangeboden in (feitelijke of mogelijke) concurrentie met andere marktpartijen die economische activiteiten verrichten, met het oog op de productie en marketing van goederen en diensten in de markt. Dit concept van 'onderneming' is zeer ruim en omvat private en publieke ondernemingen. Activiteiten die in het kader van wettelijke taken worden verricht, en normaal gesproken door de overheid worden uitgevoerd, vallen niet binnen dit ondernemingsconcept, aangezien zij geen handelsdoeleinden dienen en geen handelsprocedures volgen. In veel gevallen kunnen lokale overheids- of bestuursorganen echter wél vergelijkbaar met ondernemingen worden geacht. Bij het beantwoorden van de vraag of er sprake kan zijn van een staatssteunprobleem, is de aard van de begunstigde derhalve niet relevant, aangezien zelfs een organisatie zonder winstoogmerk zich kan bezighouden met economische activiteiten. Het belangrijkste element is het karakter van de activiteiten die de partnerinstelling en het project met behulp van de overheidsfinanciering willen uitvoeren.


III.

De aanpak ten aanzien van staatssteun

A. De zogenaamde 'afwegingstoets' De afwegingstoets kan worden toegepast om na te gaan of de steun al dan niet als staatssteun wordt aangemerkt. Een maatregel wordt beschouwd als staatssteun, indien de vijf in paragraaf I genoemde vragen ALLEMAAL met 'ja' worden beantwoord. Voor Europese territoriale samenwerkingprogramma’s zijn de eerste 2 punten van de lijst echter altijd van toepassing. De afwegingstoets beperkt zich dus tot de volgende 3 vragen: 1. Is er sprake van een economisch voordeel voor de begunstigden?

NEE

GEEN STEUN

GA VERDER

NEE

GEEN STEUN

GA VERDER

NEE

GEEN STEUN

GA VERDER

JA OF ONDUIDELIJK

2. Kan er een verstorend effect zijn op de mededinging in de EU?

JA OF ONDUIDELIJK 3. Kan er een verstorend effect zijn op de handel tussen Lidstaten?

JA OF ONDUIDELIJK

Indien deze drie vragen allemaal met 'ja' worden beantwoord, kan er een staatssteunprobleem bestaan. In dit geval worden er door de Europese Commissie verschillende mogelijkheden aangereikt: • de steun elimineren; • ervoor zorgen dat de steunregeling/ad-hoc-steun voldoet aan de Algemene Groepsvrijstellingsverordening; • aan de de-minimis-vereisten voldoen; • informeel contact opnemen met de Europese Commissie (DG Mededinging) en de steun officieel aanmelden; • het risico nemen en gewoon doorgaan. Indien een Lidstaat toch besluit staatssteun te verlenen, dient dit te worden aangemeld bij de Commissie via een strikte procedure. Bepaalde steunmaatregelen die liggen verankerd in het Verdrag (d.w.z. verenigbare staatssteun) of in verordeningen van de Commissie (zoals de algemene groepsvrijstellingsverordening en de-minimis-regel) zijn echter vrijgesteld van de aanmeldingsverplichting.

B. Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV) In het kader van een administratieve vereenvoudiging heeft de Commissie de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV) ingevoerd, die de Lidstaten toestaat een aantal steunmaatregelen niet bij de Commissie aan te melden. Deze verordening consolideert en harmoniseert de bestaande regels en verruimt de staatssteuncategorieën die onder de vrijstelling vallen.


27

Vergeleken met de vorige AGVV is er een specifiek, nieuw artikel 20 opgenomen, dat direct betrekking heeft op Europese territoriale samenwerking (ETS). Artikel 20 van de AGVV geldt alleen voor kleine en middelgrote ondernemingen die aan de volgende voorwaarden voldoen: criteria van de kmo/mkb28 definitie , drempels, transparantie, stimulerend effect, steunintensiteit, in aanmerking komende kosten, cumulering, publicatie en informatie. Indien aan al deze voorwaarden is voldaan, kunnen de volgende kosten als subsidiabel worden aangemerkt: • kosten voor organisatorische samenwerking, met inbegrip van de kosten van personeel en kantoren voor zover die verband houden met het samenwerkingsproject; • kosten voor door consultants en dienstverrichters verleende advies- en ondersteuningsdiensten met betrekking tot samenwerking; • reiskosten, kosten van uitrusting en investeringsuitgaven die rechtstreeks met het project verband houden, afschrijving van werktuigen en uitrusting voorzover deze exclusief voor het project worden gebruikt; • de hierboven bedoelde diensten zijn niet van permanente of periodieke aard, noch behoren zij tot de gewone bedrijfsuitgaven van de onderneming, zoals routinematig belastingadvies, gangbare juridische dienstverlening of routinematige reclame. Op grond van artikel 20 van de AGVV mag de steun niet meer dan 50% (alle soorten publieke middelen inbegrepen) van de in aanmerking komende kosten bedragen. Daarnaast mag de steun voor kmo’s/mkb voor de kosten van samenwerking in het kader van ETS-projecten niet meer dan 2 miljoen euro per onderneming per project bedragen. Indien alle antwoorden bij de ‘afwegingstoets’ bevestigend zijn, kan er sprake zijn van staatssteun en kan het Toezichtcomité besluiten om artikel 20 van de AGVV toe te passen.

C. De-minimis-regel Voor andere rechtspersonen dan kmo's/mkb waarvoor een mogelijk staatssteunprobleem is vastgesteld (tijdens het projectselectieproces en na toepassing van de ‘afwegingstoets’) kan het Toezichtcomité besluiten om de de-minimis-regel toe te passen. Volgens de de-minimis-regel moeten de betreffende partners een eigen verklaring bij het Programma indienen om zeker te stellen dat de totale de-minimis-steun in de laatste drie boekjaren niet hoger is dan € 200 000. Hoewel de AGVV vrijstellingen toestaat per project en per onderneming, kan de de-minimisregel een alternatieve oplossing bieden voor bepaalde partners die niet onder artikel 20 van de AGVV vallen. Om in aanmerking te komen voor toepassing van de de-minimis-regel, dient de steunmaatregel aan de volgende voorwaarden te voldoen: • het plafond voor steun onder de de-minimis-regel is € 200.000 (equivalent van de steun in contanten) over een periode van drie boekjaren; • het plafond geldt per Lidstaat; • het plafond is van toepassing op het totaal aan overheidsbijstand die kan worden beschouwd als de-minimis-steun; • het plafond is van toepassing op alle soorten steunmaatregelen, ongeacht de vorm of het beoogde doel; • de regeling is uitsluitend van toepassing op ‘transparante’ vormen van steun, waarmee steunmaatregelen worden bedoeld waarvan vooraf het bruto-steunequivalent kan worden vastgesteld zonder dat daarvoor een risicobeoordeling nodig is.

27 28



Fact sheet 12: Focus op overheidsopdrachten


I.

Wat zijn overheidsopdrachten?

In de regels voor overheidsopdrachten wordt omschreven welke aanbestedingsprocedures en publiciteitsvoorschriften van toepassing zijn bij bepaalde drempelwaarden. Alle opdrachten moeten worden verstrekt op basis van objectieve criteria die ervoor zorgen dat de beginselen van transparantie, non-discriminatie en gelijke behandeling worden nageleefd en dat de inschrijvingen zodanig worden beoordeeld dat mededinging mogelijk is. Tijdens de projectuitvoering kopen vrijwel alle projecten extern goederen en diensten in. Er wordt bijvoorbeeld een externe accountant ingehuurd voor de eerstelijnscontrole, er wordt een projecten financieel manager ingehuurd om de Hoofdpartner te helpen met de organisatorische en administratieve aspecten van de projectuitvoering, er wordt catering en technische apparatuur voor conferenties en vergaderingen besteld. Bij het inkopen van goederen en diensten en het verlenen van opdrachten aan externe leveranciers dienen de regels voor overheidsopdrachten in acht te worden genomen. Er gelden regels op drie niveaus: 1. de EU-richtlijnen voor overheidsopdrachten; 2. nationale regels; 3. interne regels van de afzonderlijke partnerorganisaties. De Lidstaten hebben de EU-richtlijnen voor overheidsopdrachten omgezet in nationaal recht. De Lidstaten vullen de EU-richtlijnen in met behulp van instrumenten als: • nationale weten regelgeving voor overheidsopdrachten; • eventuele nationale / regionale richtsnoeren voor overheidsopdrachten in het kader van EFRO. Indien de nationale/regionale weten regelgeving strikter is dan de Europese (bijvoorbeeld op het gebied van publiciteit en vrije mededinging met lagere drempelbedragen dan in de EU-richtlijnen) dan zijn de striktere regels van toepassing.


II.

Naleving van de regels voor overheidsopdrachten

Vanuit de volgende niveaus kan de verplichting worden opgelegd om een aanbestedingsprocedure uit te schrijven: • Europees niveau • nationaal/regionaal niveau • intern niveau Indien niet duidelijk is welke specifieke regels in een specifiek geval van toepassing zijn, adviseert het Gemeenschappelijk Secretariaat aan om de volgende bronnen te raadplegen: • de website over de interne markt: http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/index_en.htm • de aangeduide eerstelijnscontroleur; • de nationale bevoegde instantie op het gebied van aanbestedingen van overheidsopdrachten. Let erop dat de basisbeginselen van transparantie, non-discriminatie en gelijke behandeling ook van toepassing zijn op aankopen en uitbestede activiteiten onder de drempelwaarden. Eigenlijk is het belangrijkste verschil tussen overheidsopdrachten die boven dan wel onder de drempelwaarde liggen, de mate van publiciteit en formaliteit van de aanbestedingsprocedure: bij Europese aanbestedingen is het verplicht om, in tegenstelling tot aanbestedingen die worden aangekondigd in nationale/regionale media, drie verschillende offertes aan te vragen (de ‘bid-at-three’-regel). Bij de naleving van de aanbestedingsregels speelt de documentatie een cruciale rol. Deze documentatie bestaat meestal uit de volgende bescheiden (dit kan variëren afhankelijk van de specifieke procedure die wordt gehanteerd in de verschillende Lidstaten, maar kan ook per geval verschillen): • Terms of Reference (voldoende gespecificeerd, inclusief duidelijke informatie over de gunningscriteria en het gewicht dat de verschillende criteria hebben); • verzoek tot het indienen van een offerte of de publicatie/aankondiging van de aanbesteding; • ontvangen offertes; • rapportage over de beoordeling van de offertes (beoordelings-/selectierapport), inclusief: o motivering van de gevolgde procedure in het licht van de vastgestelde behoeften; o beoordeling van de offertes in het licht van de gepubliceerde gunningscriteria en het gewicht dat aan de verschillende criteria wordt gegeven; • brieven waarin de offertes worden aanvaard/afgewezen; • contract, met inbegrip van eventuele wijzigingen en/of verlenging (onderbouwd met bewijs dat deze geen invloed hebben gehad op de economie op de markt en dat het voorwerp van het oorspronkelijke contract niet is veranderd); • bewijs dat de gedane betalingen overeenkomen met de opdracht (facturen en bewijs van betaling); • bewijs dat de goederen of diensten zijn geleverd.


III.

Aandachtspunten •

•

•

•

•

•

•

• •

•

• •

Een van de belangrijkste auditbevindingen voor de Programmaperiode 2007-2013 was dat de regels op het gebied van overheidsopdrachten niet voldoende waren nageleefd. Als auditors ontdekken dat de regels voor overheidsopdrachten niet zijn nageleefd, moet de verantwoordelijke partner het betreffende EFRO-bedrag terugbetalen. Regels en beginselen voor overheidsopdrachten zijn van toepassing op alle overheden en publiekrechtelijke instellingen en daarom ook op hun deelname aan een Interreg 2 Zeeënproject. Private organisaties die deelnemen aan een Interreg 2 Zeeën-project en die EFRO-subsidie en/of nationale/regionale/lokale subsidie krijgen, moeten de procedures voor overheidsopdrachten in acht nemen die binnen hun eigen organisatie gelden volgens de Europese, nationale en interne regels. Er moet bewijs zijn dat de keuze met betrekking tot de publiciteitsvoorschriften (voldoende publiciteit) voldoet aan de EU-richtlijnen en de toepasselijke nationale weten regelgeving (afhankelijk van de drempelwaarden). Ten behoeve van eerstelijnscontroles en auditdoeleinden moeten de projectpartners alle stappen in de aanbestedingsprocedure documenteren. Hoe groter het belang van een opdracht is voor mogelijke inschrijvers uit andere Lidstaten, hoe breder deze moet worden aangeboden. Dus afhankelijk van de aard van de diensten en goederen is het in bepaalde gevallen aan te raden om de aanbesteding in de hele EU te publiceren, ook als de waarde van de opdracht onder de EU-drempel ligt. Welke aanbestedingsprocedure van toepassing is, is afhankelijk van de waarde van de opdracht. Bij het berekenen van de waarde van een opdracht moet het totale maximale bedrag worden geraamd dat gedurende de gehele looptijd (inclusief verlengingen) kan worden betaald. Dat betekent dat partners de waarde van eventuele verlengingen van de contractperiode niet buiten beschouwing mogen laten om onder een bepaalde drempel te blijven en zodoende een bepaalde aanbestedingsprocedure niet hoeven te volgen. Bij het berekenen van de waarde van de opdracht moet niet alleen worden gekeken naar de waarde van de betreffende opdracht, maar ook naar alle directe gunningen van vergelijkbare aard die de organisatie in dat boekjaar heeft gedaan of zal doen. Aanbestedingen mogen niet worden opgesplitst in diverse kleinere opdrachten om onder de drempelwaarde voor directe gunningen te komen. In geval van een directe gunningsprocedure omwille van urgentie moet worden aangetoond dat de urgentie wordt veroorzaakt door omstandigheden die de aanbestedende organisatie niet had kunnen voorzien. Een gebrekkige planning door de aanbestedende organisatie geeft geen recht op directe gunning. In geval van een directe gunningsprocedure om technische redenen/exclusiviteit moet uitgesloten zijn dat een andere leverancier dan degene die de opdracht krijgt, in staat is om de gevraagde diensten te leveren; dit moet gebaseerd zijn op objectieve criteria. Zo is een directe gunning om technische redenen/exclusiviteit meestal niet gerechtvaardigd bij projectmanagementdiensten. Het feit dat er in het verleden al eerder gewerkt is met een bepaalde externe dienstverlener, dat men tevreden was over de kwaliteit van het werk en dat men wil profiteren van de kennis die de dienstverlener in het verleden op vergelijkbare terreinen heeft opgedaan dankzij de samenwerking met de partnerorganisatie, is niet voldoende onderbouwing voor directe gunning. Als er geen objectief bewijs bestaat, moet er alsnog een openbare aanbesteding worden uitgeschreven. Op basis van de uitkomst daarvan zal blijken of er werkelijk geen vergelijkbaar alternatief op de markt is. Een projectpartner blijft als enige verantwoordelijk voor de nakoming van zijn verplichtingen op het gebied van overheidsopdrachten. Projecten die niet kunnen bewijzen dat opdrachten zijn verleend conform de aanbestedingsprocedures, lopen het risico de EFRO-subsidie kwijt te raken. Gezien de


complexiteit van deze materie, wordt projectpartners geadviseerd nauw met hun juridische afdeling samen te werken om te zorgen dat opdrachten aan de Europese, nationale en interne regels voor overheidsopdrachten voldoen.


Handboek van het Programma

Recommend Documents