Handboek van het gebruikersprofiel “Ledenadministratie” Versie 1
14 oktober 2011
Index 1. 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 3.
Inloggen Gebruikersprofiel “Ledenadministratie” Relaties - Relatiegegevens Relaties – Families samenstellen Relaties - Relatiemutaties Relaties - Inschrijfformulieren Activiteiten – Activiteiten per rel. Activiteiten – Activiteiten aanmaken Sponsoring - Contractgegevens Diversen – Rapportages Diversen – Communicatie Diversen – Interface (Sportlink) Gebruiker Bijlage: Instructies KNHB interface
1. Inloggen Op de website zijn 3 gradaties beveiligingsniveaus; openbaar, leden en gebruikers. Voor de informatie die openbaar is, is geen inlogcode benodigd. Voor de informatie en functionaliteiten van leden, coaches, managers en trainers kan men inloggen met het e-mailadres. Op de site staat hoe dit werkt, wachtwoorden kunnen automatisch aangevraagd worden zonder handmatige tussenkomst. Voor de informatie en functionaliteiten van gebruikers moet men inloggen met zijn of haar gebruikersnaam. Aan deze gebruikersnaam zitten gebruikersprofielen gekoppeld. De gebruikersprofielen bepalen wat iemand mag of kan doen binnen het systeem*. *Inloggen met het e-mailadres geeft dus slechts toegang tot de functionaliteiten van leden, ook al bent u een gebruiker.
U kunt op twee manieren de BackOffice van AllUnited bereiken. 1. via de website van de vereniging 2. via de directe link van de BackOffice
Inloggen via de website van uw vereniging kan door bij het vak “Email/Gebruiker” uw gebruikerscode in te vullen. Vervolgens kunt u onder “wachtwoord” uw wachtwoord invoeren. Mocht u verschillende wachtwoorden hanteren voor uw e-mailadres en uw gebruikerscode (wordt wel aangeraden) dan worden deze door het systeem gescheiden gehouden*. Eenmaal als gebruiker ingelogd, vindt u onder “Clubinformatie” de benodigde link richting de BackOffice onder de knop “AllUnited”. Aangezien het systeem u herkent als gebruiker, kunt u rechtsreeks de BackOffice in met uw benodigde functionaliteiten. *U bent dus niet in staat met uw gebruikerscode en uw wachtwoord van uw e-mailadres, of vice versa, in te loggen.
Inloggen via de directe link van de BackOffice kan door bij het vak “Club” uw verenigingsnaam in te vullen, bij “Gebruiker” vult u uw gebruikersnaam in en bij “wachtwoord” uw gebruikerswachtwoord. Eenmaal ingevuld, komt u direct in het BackOffice van uw AllUnited. De aanvraag van een nieuw wachtwoord kan ook hier gedaan worden; vul uw club en gebruikersnaam in en druk op “nieuw wachtwoord aanvragen”. Vervolgens wordt er een nieuw initieel gebruikerswachtwoord naar uw e-mailadres verstuurd. Dit is het e-mailadres wat bekend is bij uw gebruikersnaam. Dit e-mailadres is te vinden in het menu van de BackOffice onder “gebruiker”. Dit e-mailadres hoeft dus niet overeen te komen met uw emailadres op uw relatiekaart. Als u in het BackOffice bent ingelogd, ziet u aan uw linkerkant een menubalk. Deze menubalk
omvat de volgende punten; Relaties, activiteiten, sponsoring, diversen, gebruiker en uitloggen.
Heeft u naast deze punten nog meerdere punten in deze menubalk staan, dan beschikt u over meer dan alleen het profiel “Ledenadministratie”. Mocht u niet over bovenstaande punten beschikken, dan heeft u wellicht niet het juiste profiel gekregen. De beste werkwijze is om een mail te versturen naar de daarvoor verantwoordelijke persoon.
2. Gebruikersprofiel “Ledenadministratie” Met het gebruikersprofiel “ledenadministratie” bent u in staat alle relaties binnen de vereniging te beheren, de gegevensuitwisseling met de KNHB of andere bonden uit te voeren en uitgebreide rapportage- en communicatiemogelijkheden te gebruiken. Deze handleiding dient als aanvulling of samenvatting van de telefonische uitleg. De meeste paragrafen bestaan uit een illustratie ter verduidelijking en daaronder een tabel met de uitleg van de verschillende vakken.
2.1. Relaties – relatiegegevens
Deze optie zorgt ervoor dat gebruikers in staat zijn informatie op te zoeken binnen de gehele relatieadministratie van de vereniging. Gebruikers kunnen vrij specifiek zoeken doch zal de meest gebruikte zoekoptie “naam” zijn. Hierbij wordt gedoeld op achternaam. Tussenvoegsels worden weggelaten bij het zoeken. Wilt u op voornaam zoeken, dan kunt de naam met een * ervoor intypen. U kunt ook op (meerdere) beginletters zoeken. Het systeem zal slechts een beperkt aantal namen weergeven. Dit is ter controle en bescherming van de gegevens in de relatieadministratie. Mocht uw zoekactie geen goed resultaat opleveren, zult u uw zoekactie meer moeten detailleren. Als voorbeeld; u zoekt Rolf de Blanken. U vult “Blanken” in en laat u het tussenvoegsel “de” weg, vervolgens drukt u op “weergeven” voor de zoekresultaten. Zou u op voornaam willen zoeken typt u “*Rolf” in en drukt u op “weergeven” voor de zoekresultaten. U kunt ook “Bla” invullen en op “weergeven” drukken voor de zoekresultaten. De zoekresultaten worden weergegeven in het volgende overzicht. Tevens is het mogelijk dat u gelijk in een relatiekaart komt. Dit betekent dat er bij de opgegeven zoekselectie slechts één zoekresultaat behoord.
Onder relatienummer staat het unieke nummer van AllUnited wat bij deze relatie behoord.
Onder naam staat achternaam, voorletter, tussenvoegsels en tussen haakjes de voornaam. Onder relatietype wordt aangegeven of de relatie tot de groep lid, vereniging, sponsor, donateur of overige behoord. Als u een * achter het relatietype staat, betekent dit dat de relatie niet meer actief is binnen de vereniging. Onder familiehoofd wordt het nummer van het familiehoofd weergegeven. Deze familiesamenstelling werkt door binnen de facturatie en de communicatiemiddelen website en nieuwsbrief. Mocht u de gevonden naam aanklikken, dan komt u op de relatiekaart. U ziet de gegevens die bij de ledenadministratie bekend zijn. U kunt alle witte vakken wijzigen. Ziet u alleen grijze velden? Dan heeft u waarschijnlijk op de knop “weergeven” gedrukt om de zoekresultaten te laten verschijnen. Bovenin ziet u een balk met de keuzemogelijkheden terug, wijzigen (of weergeven als u gezocht heeft met wijzigen), activiteiten en contracten. Als u op wijzigen drukt, ziet u vervolgens verscheidene vakken wit worden in plaats van grijs. U ziet dat de tekst wijzigen is veranderd in weergeven en de wit geworden vakken kunnen veranderd worden. Als u zaken heeft gewijzigd, kunt u deze wijzigingen opslaan door onderaan op “bewaren”te drukken. U ziet op de relatiekaart alleen de relatiegegevens. Activiteiten of sponsorzaken kunt u bekijken door gebruik te maken van de bovenbalk. Deze mogelijkheden worden in de latere paragraven “Activiteiten – activiteit per rel.” en “Sponsoring – contractgegevens” uitgelegd. De leden en vrijwilligers kunnen via de site ook zelf wijzigingen over hun persoonlijke profiel doorgeven. Na goedkeuring van de ledenadministratie worden deze veranderingen dan doorgevoerd. Om dit te kunnen vinden, moet de persoon inloggen. Eenmaal ingelogd verschijnt een uitbreiding van het menu, waarvan er één “persoonlijke gegevens bijwerken” is. Kijkend naar de relatiekaart spreken de meeste vakken voor zich. Hieronder volgt een overzicht van velden die vragen kunnen oproepen. Het vak relatietype geeft aan onder welke categorie de relatie valt, bijvoorbeeld lid, sponsor of vrijwilliger (meestal de categorie overige). Deze categorieën worden in overleg met AllUnited ingesteld. Binnen de verschillende relatietypen zijn zaken geregeld zoals ontvangt deze categorie een nieuwsbrief of komt deze categorie in de telefoongids op de website. Als het vak t/m leeg is, betekent dit dat deze relatie nog actief is. Staat hier een einddatum, is de relatie vanaf deze datum niet meer actief binnen de vereniging. Dit kan zowel een datum in het verleden als in de toekomst betreffen. Wanneer deze datum is verstreken, zal het systeem er automatisch voor zorgen dat de autorisaties van deze relatie worden uitgeschakeld. Ter verduidelijking, een uitgeschreven lid kan niet meer inloggen en ontvangt geen wekelijkse nieuwsbrief meer. Als u binnen de zoekresultaten een sterretje (*) in de kolom van het relatietype ziet staan, betekent dat deze relatie is uitgeschreven en niet meer actief is binnen de vereniging. Als een lid zich na een aantal jaren afwezigheid weer aanmeldt, maakt u het vak t/m weer leeg. Mocht u willen vastleggen dat een tijd afwezig is geweest, dan kunt een opmerking plaatsen in het vak “opmerking” (onderaan). Als de vakken telefoonnummer en mobiel zijn ingevuld, worden deze gegevens automatisch getoond op de website (contactpagina of telefoonboek) hetzij aangegeven is dat deze gegevens geheim zijn. Email adressen zijn erg belangrijk binnen AllUnited. Dit adres wordt gebruikt bij
nieuwsbrieven, bij de facturatie en ook gaat het mee naar de website als dit gewenst is. Het vak clubblad/nieuwsbrief ziet u de status omtrent de nieuwsbrief. Een relatie kan zelf aangeven of hij of zij de nieuwsbrief automatisch wil ontvangen, wil blokkeren of per post wil ontvangen (=versturen). Als het vak familiehoofd is ingevuld, is dit het relatienummer van het familiehoofd. Deze relatie is dan een onderdeel van de familie van het ingevulde relatienummer. Het systeem wordt meestal ingericht dat leden familiehoofd zijn, vrijwilligers worden namelijk niet gefactureerd. Ouders hoeven dus niet familiehoofd te zijn. De vakken “Betaalwijze”en “Betalingstermijn” worden centraal ingericht door de bevoegde functionaris. Mist u hier gegevens, kunt het beste contact opnemen met de verantwoordelijke. Onder het kopje “functies” kunt u kiezen uit diverse vrijwilligersfuncties. Al deze functies zijn centraal opgesteld door de bevoegde functionaris en staan gelijk gekoppeld aan de contactpagina op de website, mits de functie op de contactpagina moeten komen te staan. (trainers en coaches zijn vrijwilligersfuncties maar niet voor op een contactpagina). Eenmaal ingelogd, worden telefoonnummers ook getoond. De checkboxen en open velden met de titel “Waarde …” zijn vrije velden en kunnen door de hoofd webmaster van titel veranderd worden.
2.2 Relaties – Familie samenstellen
Hier kunt u controleren of uw systeem volledig is met betrekking tot de familiesamenstellingen. Het systeem controleert de data op basis van adres en doet vervolgens suggesties welke personen in één familie kunnen behoren. Het systeem zal nooit zelf families aanmaken, daar moet u altijd zelf de goedkeuring voor geven. Eerst selecteert u het soort relatietype waarbinnen u de families wilt controleren/aanmaken. Vervolgens zal het systeem de resultaten weergeven in een schema met de volgende opmaak.
Onder adres ziet u het adres van de relaties. Het adres is altijd vetgedrukt. Voor het adres staat de kolom Fam. Vastl. met de mogelijkheid om de vakken aan te vinken. Als u een vak aanvinkt, zal het systeem de familie aanmaken nadat u op bewaren heeft gedrukt. Onder het adres ziet u alle relaties (met bijbehorende relatiegegevens) die op dit adres bekend zijn. De vetgedrukte persoon zal aangemaakt worden als familiehoofd wanneer u de familie aanmaakt. Geboortedatum is hierin leidend. Als u het vinkje in toev. fam. uitzet, geeft u aan het systeem aan dat deze persoon niet bij deze familie behoort. Is het aanvinkvakje lichtgrijs? ( ) Dan kunt u dit vak niet wijzigen omdat deze relatie al tot een familie behoort. U kunt natuurlijk ook zelf families aanmaken door op de relatiekaart onder het vak familiehoofd het relatienummer van het familiehoofd te zetten.
2.3 Relaties – relatiemutaties Hier komen alle relatiemutaties binnen van de leden en vrijwilligers die hun gegevens hebben gewijzigd via de website. U kunt hier inzien welke gegevens de relatie wil wijzigen, accepteren, deels aanpassen en accepteren of afwijzen. Meestal is het systeem zo ingesteld dat de ledenadministratie altijd de laatste controle uitvoert. Pas als de ledenadministratie de goedkeuring heeft gegeven, zal de mutatie ook voor het lid zichtbaar zijn.
Als u geen zoekcriteria opgeeft en gelijk op wijzigen drukt geeft het systeem de eerste vijftig verzoeken tot relatiemutaties weer. U ziet hier het nummer van de relatiemutatie, gekenmerkt met relatienummer, naam van de relatie en de datum van het ingediende verzoek. In de laatste kolom staat status. Het getal staat voor de fase waarin een mutatie zich bevindt. Een één staat voor nieuw binnengekomen en nog niet verwerkt, een acht betekent dat de mutatie is geaccepteerd en doorgevoerd, een negen betekent dat het verzoek is afgewezen. Mocht u meer dan vijftig verzoeken in uw administratie hebben staan, kunt u uw selectie altijd scherper stellen door gebruik te maken van de eerste vakken met mogelijkheden zoals groter dan (>), kleiner dan (<), is gelijk (=) of is ongelijk (≠). Onderaan een relatiemutatie kunt u bepalen of u de relatiemutatie afwijst of accepteert en doorvoert. Opent u een doorgevoerde relatiemutatie dan ziet u dat u slechts de mogelijkheid heeft om de relatiemutatie te verwijderen. De mutatie is tenslotte al doorgevoerd in de relatieadministratie.
2.4 Relaties – Inschrijfformulieren
Hier regelt u alle binnengekomen inschrijfformulieren via de website maar ook nieuwe aanmeldingen van nieuwe of oude leden. Het beheer van de inschrijfformulieren is een aparte module en staat los van de relatieadministratie. Pas als het inschrijfformulier is goedgekeurd zal de relatie in de relatieadministratie worden gezet. U moet deze weg altijd bewandelen voor aanmelden van nieuwe of oude leden omdat hiermee de facturatie klaar gezet wordt voor de penningmeester. Vrijwilligers kunt u aanmaken via relaties – relatiegegevens en dan “nieuw” (bovenbalk) omdat hier geen facturatie mee gemoeid is.
Als u bij de inschrijfformulieren niets invult en gelijk op wijzigen drukt, toont het systeem de eerste vijftig inschrijfformulieren. Hier ziet u het inschrijfnummer, de naam van de relatie, de status en de route van het inschrijfformulier. De verschillende stadia binnen status zijn; nieuw, in behandeling, accepteren of afwijzen. Is een inschrijfformulier op de status in behandeling, geeft de kolom route aan welke fase van de status dit inschrijfformulier zich bevindt. Binnen deze paragraaf wordt hier later meer informatie over verschaft. Zou u bovenin op “nieuw” drukken, verschijnt er een nieuw inschrijfformulier. Het inschrijfformulier bestaat uit een standaard opmaak (zoals weergegeven hieronder) en een variabel deel (Vragen). Het variabele deel wordt éénmalig opgezet en kan alleen door een bevoegd persoon aangepast worden.
Alle vakken met een * erachter zijn verplicht om in te vullen. Als ledenadministrateur heeft u geen behoefte aan de uitleg van een inschrijfformulier. We zullen dus slechts stil staan bij de vakken van “Activiteit” en “Afhandeling”. Tijdens het invullen van het inschrijfformulier vult het toekomstige lid in om welk seizoen en welke activiteit het persoon mee wil doen. Deze informatie komt binnen onder het kopje “Activiteit”. Bij sportverenigingen kan een nieuw lid niet altijd gelijk worden aangenomen omdat er niet altijd ruimte is in een bepaald team. Dan kunt u als volgt te werk gaan. Onderaan het formulier ziet u onder het kopje “Afhandeling” een keuzemenu staan met de
titel “Route”. Hier kunt u aangeven in welke fase het inschrijfformulier is binnen de vereniging. Sportverenigingen wijzen een nieuwe aanmelding vaak toe aan een technische commissie die kijkt of er ruimte is voor een nieuw lid. U kiest de juiste technische commissie die de aanmelding moet beoordelen. Als er onder “route” een naam van een afdeling van de technische commissie staat, ligt het formulier bij deze afdeling van de technische commissie. De technische commissie kan kiezen uit een drietal mogelijkheden; aannemen, afwijzen of wachtlijst. Als de route op aannemen staat, heeft de technische commissie tevens het vak “Team” (onder kopje “Activiteit”) ingevuld. U kunt onderaan het inschrijfformulier drukken op aannemen en vanaf dat moment is de persoon lid. Het systeem verzorgt het klaarzetten van de factuur voor de penningmeester, het lid kan inloggen met zijn of haar e-mailadres en het systeem verzorgt zijn of haar persoonlijke omgeving (zoals wedstrijdschema, trainingsschema, autorisatie teampagina etc.). Om deze persoonlijke omgeving te creëren, moet het lid bij een team ingedeeld zijn. Is een lid niet bij een team ingedeeld, zal het lid slechts een algemene agenda gepresenteerd krijgen na inloggen. Als de route op afwijzen staat, heeft de technische commissie geen plek kunnen vinden voor de nieuwe inschrijving. U kunt onderaan op afwijzen drukken. Het formulier blijft behouden. U kunt oude afgewezen formulieren altijd alsnog aannemen. Als de fase op wachtlijst staat, heeft de technische commissie de inschrijving op de wachtlijst geplaatst. U hoeft nu geen actie te ondernemen tot nadere berichtgeving van de technische commissie dat de er een besluit genomen is om het lid aan te nemen of af te wijzen. Daarnaast ziet u onderaan gele vlakken staan. Bij inschrijving toetst het systeem of de nieuwe inschrijving bij een huidige familie kan behoren. Is dit het geval geeft het systeem aan welke mogelijkheden er beschikbaar zijn. Hier kunt u vervolgens de juiste familie selecteren, indien van toepassing. Daarnaast kijkt het systeem of deze persoon al eerder lid is geweest. U kunt dan het oude lidmaatschap weer opvoeren om te voorkomen dat er dubbele leden in de ledenadministratie voorkomen. Bij het aannemen van het lid geeft u dan het oude lidnummer in. Mocht u een nieuwe inschrijving handmatig aan het invullen zijn en weet u al dat de persoon in een bepaald team kan spelen. Dan is het volgende belangrijk. Tijdens het invullen van het formulier moet u aangeven of het persoon mannelijk of vrouwelijk is. Als dit eenmaal is aangegeven, moet u onderaan op “controle” drukken. Het systeem haalt dan automatisch alle teams op die behoren bij het geslacht. Nu kunt de persoon ook daadwerkelijk in een team plaatsen.
2.5 Activiteiten – Activiteiten per rel.
Hier kunt u bekijken welke activiteiten een individuele relatie sinds afgelopen jaren binnen de club doet. Dit lijkt bij de meeste verenigingen wat overbodig aangezien u via de relatiekaart al bij dit scherm kunt komen. Deze functionaliteit is meer voor verenigingen die niet willen dat elke gebruiker in de relatieadministratie kan kijken. Is hier behoefte aan, kan dit natuurlijk altijd alsnog worden toegepast. Als ledenadministratie kunt u hier een individueel persoon opzoeken en van team veranderen of het nummer van zijn of haar scheidsrechterskaart invullen. Teamindeling is meestal een verantwoordelijkheid van de technische commissie. Zolang er niet gefactureerd is, kunnen de gegevens categorie en team veranderd worden. Zodra er gefactureerd is, ligt de categorie vast en verandert het vak in de kleur grijs i.p.v. wit. Deze factuurregels verschijnen vanzelf wanneer de penningmeester de facturen heeft aangemaakt. Onder bondnummer ziet u het unieke nummer van het lid bekend binnen de bond. Het scheidsnummer is het nummer van de scheidsrechterskaart van de persoon.
2.6 Activiteiten – Activiteiten aanmaken Is slechts zichtbaar indien u over het gebruikersprofiel “Ledenadministratie” beschikt.
Met deze functionaliteit kunt u de activiteitregels van het vorige seizoen kopiëren naar het nieuwe seizoen. Door te drukken op creëren, maakt het systeem deze regels in het nieuwe seizoen aan. Deze regels zijn belangrijk voor de technische commissie voor het indelen van de teams. Maak deze regels niet te vroeg aan, leden krijgen natuurlijk de tijd om op te zeggen. Voor de penningmeester is deze functionaliteit ook binnen het facturatieproces ingebouwd.
2.7 Sponsoring – Sponsorcontracten
Hier kunt u bekijken welke sponsoractiviteiten een individuele relatie sinds afgelopen jaren binnen de club doet. Dit lijkt wat overbodig aangezien u via de relatiekaart al bij dit scherm kunt komen. Deze functionaliteit is meer voor verenigingen die niet willen dat elke gebruiker in de relatieadministratie kan kijken. Is hier behoefte aan, kan dit natuurlijk altijd alsnog worden toegepast. Als u op wijzigen drukt en een willekeurige record opent, komt u in een volgend scherm.
Hier kunt u afspraken met sponsoren in vastleggen waarbij de penningmeester vervolgens het overzicht kan behouden over de afwikkeling van de betaling. Wederom kunt u slechts de witte vakken aanpassen en slechts tot aan de facturatie. Eenmaal gefactureerd, ligt alles vast. Alle vakken met een keuzemenu zijn centraal vastgesteld.
2.8 Diversen – Rapportages
U bent in staat allerlei soorten rapportages op te roepen. Al deze rapportages zijn digitaal. Functionarissen met het profiel “systadm” zijn in staat om rapportages met een standaard opmaak te creëren. Heeft u dus vaak dezelfde soort rapportage nodig, kunt u dit doorgeven aan de verantwoordelijke die vervolgens deze rapportage kan aanmaken. Qua werkwijze raden we hier aan dat u zelf bekijkt welke mogelijkheden er zijn. Zijn er nog vragen dan kunt u deze altijd aan de helpdesk stellen.
2.9 Diversen – Communicatie
Wilt u rapportages exporteren, kunt u gebruik maken van “Diversen – Communicatie”. Het aanmaken van het rapport werkt hetzelfde als bovenstaande paragraaf, alleen heeft onderaan nu keuzemogelijkheden hoe u wil communiceren.
Met afdruktonen kunt u adressen printen. De keuzes hoe de adressen geprint worden, kunnen centraal ingesteld worden door de bevoegde personen. Met bestand verstuurt u het rapport naar uw e-mailadres achter uw gebruikersnaam. U kunt hier kiezen om het bestand als Word of Excel bestand te versturen. Wilt u iedereen mailen in de rapportage, drukt u op Email. U kunt er gerust op drukken, want vervolgens geeft het systeem een menu weer waarin u een mail kan opstellen en inzage heeft in de ontvangers. Wilt u iedereen van de rapportage sms’en dan kan dat via het vak SMS. Hier zijn echter wel verzendkosten aan verbonden.
2.10 Diversen – Interface (Sportlink)
Door het vernieuwen van de interface is de informatie te vinden in de bijlage.
2.11 Gebruiker Hier kunt u de informatie vinden betreffende uw gebruikerscode. U kunt u hier zien naar welk e-mailadres uw email verstuurd wordt betreffende gebruikersinformatie. Daarnaast kunt u hier uw naam, afkorting en wachtwoord wijzigen. Tevens kunt u hier voorstelwaarden wijzigen. We raden u af dat u uw naam, afkorting of voorstelwaarden verandert. Het zou ten koste gaan van de structuur en overzicht binnen het systeem.
3. Bijlage: Instructies KNHB interface
Inleiding Het is mogelijk om functies die personen uitoefenen binnen de organisatie vast te leggen in AllUnited | IS4C De functie module kan gebruikt worden voor het volgende: - Lijst met alle commissieleden, vrijwilligers etc - Integratie op de website van een commissielijst - Communicatie met de Bond: Doorgeven wie welke functie binnen de vereniging bekleed.
Vastleggen van functies Functies worden vast gelegd in de gegevenskaart van een relatie. Het is mogelijk om de historie vast te houden welke functies iemand in de vereniging vervult of heeft vervuld.
Veld Vw Functie Functiedetails Activiteit Vanaf
Omschrijving Indien aangevinkt wordt deze verwijderd nadat het scherm bewaard is. Keuze veld van standaard functies binnen de vereniging Extra informatie over functie. Dit is vrije tekst Activiteit waar deze functie bij hoort Datum dat relatie aan de functie begonnen is
t/m Opmerkingen
Datum dat relatie gestopt is met de functie Extra informatie
Met het veld ‘0’, onder aan het blok, kun je zorgen dat er extra regels komen om functies op te voeren. Na het aanmaken van een functie moet dit vastgelegd worden via de knop ‘Bewaren’
Output Rapportage Menupad: Diversen -> Rapportages en dan Functielijst
Geen de peildatum en druk op ‘Start’. Resultaat:
Website Het is mogelijk om een dynamische pagina op de website te tonen met alle functies. Telefoonnummers worden alleen getoond als iemand is ingelogd.
Interface met de Bond Het is mogelijk om de functionarissen door te sturen naar de bond. Deze mogelijkheid is afhankelijk van de interface met de bond. De uitwisseling van deze informatie gebeurt dan geheel automatisch tijdens het uitvoeren van de interfacetransactie Bonden die deze mogelijkheid bieden: - KNHB
Inrichting Functiegroepen Het is mogelijk om diverse functies te groeperen. Dit kan ingesteld worden via Functiegroepen Menupad: Instellingen en dan Functiegroepen (blok Relaties)
Veld Vw
Functiegrpcode Functiegroep Functiegrpvolgorde
Omschrijving Indien aangevinkt, wordt groep verwijderd na het bewaren van het scherm. Indien grijs wordt functiegroep reeds gebruikt binnen functies Code voor de functiegroep Omschrijving van de functiegroep Volgorder van functies in diverse lijsten / rapportages
Functies Via deze transacties worden de diverse functies binnen de vereniging vastgelegd Menupad: Instellingen en dan Functiecodes (blok Relaties)
Veld Vw Functiecode Functiegrpcode Functie Bondfunctiecode
Omschrijving Indien aangevinkt, wordt groep verwijderd na het bewaren van het scherm. Indien veld grijs is, wordt functie reeds gebruikt Code voor functie Groep waar functie toe behoort Omschrijving van functie Functiecode van de bond. Zie ‘Extra bondgerelateerde
Functievolgorde Blokkeer CMS Functie email
informatie’ Volgorde van functies binnen groep in diverse lijsten / rapportages Indien het niet gewenst is dat de functie op de website wordt getoond, kan dit hier aangevinkt worden. Standaard email voor de functie
Extra bondgerelateerde informatie KNHB De KNHB onderkend de volgende functies:
Communicatie vrijwilligersfuncties richting KNHB Allereerst moeten de Bondscodes (kolom ID) toegevoegd worden aan de functies binnen de vereniging. Menupad: Instellingen > Functies Binnen functies staat een kolom met de titel “Bondfunctiecode”. Vul onder deze kolom de bijbehorende bondscode in bij de vrijwilligersfunctie van de vereniging. De vrijwilligersfunctie worden aan de KNHB doorgegeven door middel van de interface. Deze interface communiceert slechts de relatietype “leden”. Leden met een vrijwilligersfunctie worden automatisch doorgegevens.
Niet betalend, niet spelend Personen die niet bij de relatietype “leden” behoren, bijvoorbeeld ouders van een lid met een vrijwilligersfunctie, worden niet automatisch gecommuniceerd naar de KNHB. Om deze personen met functies door te geven aan de KNHB zullen we eerst een aparte categorie binnen leden moeten aanmaken. De zogenaamde “Niet betalend & niet spelend “-categorie. Ga via Instellingen > Activiteiten naar Categorie Hier kunnen we de volgende regel aanmaken: Onder activiteitcode vullen we in Hockey Onder categoriecode vullen we in NBS Onder categorie vullen we in Niet bet. & niet spelend Blokker familiekorting vinken we aan Onder bondcat.code vullen we in NBNS De regel die nu is aangemaakt, heeft de volgende consequenties. Op de activiteitenkaart van het persoon (vergeet niet het relatietype naar leden te zetten) kan er nu gekozen worden dat het persoon een niet betalend, niet spelend lid is. Dit doet men door op de activiteitenkaart de volgende optie te kiezen. Wanneer deze activiteitenregel bij een persoon is aangemaakt, krijgt de KNHB automatisch door dat hiervoor geen kosten in rekening gebracht moeten worden (vanwege bondscat.code NBNS). Bij het aanmaken van de categorieregel hebben we “blokkeer familiekorting” aangevinkt. Dit voorkomt dat deze activiteitenregels bij de afhandeling van de contributie worden meegenomen. Binnen AllUnited moeten alle mogelijke activiteiten gefactureerd worden. Dit betekent dat deze categorie apart gefactureerd zal moeten worden met een nul-factuur. Om deze facturen te creëren, zal het volgende gedaan moeten worden. Ga via Activiteiten > Contributies.
Kies hier voor “Nieuw” en het volgende overzicht kan ingevuld worden:
Vanaf nu kunnen ook deze activiteiten worden afgehandeld. Vrijwilligersfuncties worden meestal meerdere jaren door dezelfde persoon uitgevoerd. Omdat activiteiten in de groep relatietype leden automatisch elk seizoen opnieuw worden aangemaakt, geldt dat ook voor de vrijwilligersfuncties. Dat betekent dat elk seizoen automatisch alle benodigde commissie- en bestuursleden automatisch worden doorgegeven aan de KNHB. Zelfs wijzigingen halverwege het seizoen. U kunt zelfs vooruitplannen door gebruik te maken van de vakken “vanaf” en “t/m”.
De KNHB wil wel graag haar aanspreekpunten binnen de verenigingen houden. Is een functie eenmaal gecommuniceerd richting de KNHB, zal de functie altijd ingevuld moeten zijn. Is een persoon gestopt met de functie, zal er een ander persoon moeten worden ingevoerd bij de functie om het persoon af te kunnen melden bij de KNHB. Wilt u de personen die een vrijwilligersfunctie doen en geen lid van de vereniging zijn liever in een aparte relatietype hebben, dan kunt u een aparte relatietype (Functies) aanmaken om deze buiten het overzicht te houden binnen de relatietype “Leden”. U dient hiervoor het volgende te doen.
Ga via Instellingen > Relatie naar Relatietype en vul het volgende in:
U kunt de vrijwilligers nu onder de groep “functies” plaatsen i.p.v. “leden”. Onthoud wel dat dit slechts geldt voor niet leden. De leden moeten gewoon onder de relatietype “leden” blijven staan. Door het aanvinken van “activiteiten” verzorgt het systeem dat elk seizoen automatisch de activiteit opnieuw wordt aangemaakt, net zoals bij het relatietype “leden”. De eerste keer zult U wel de activiteitenregel met “niet betalend, niet spelend” moeten aanmaken.
Communicatie eenmalige aanvraag voor scheidsrechtersnummers Een andere groep zijn de personen die een scheidsrechterscursus volgen maar geen lid zijn van de vereniging, zoals ouders. Voor het behalen van hun scheidsrechterskaart dient deze groep bij de KNHB aangemerkt te worden als niet betalend en niet spelend. Deze groep kan in het relatietype “overig” blijven staan waarbij slechts eenmalig de activiteitsregel hoeft te worden aangemaakt van niet betalend & niet spelend. Dit betekent dat deze groep slechts eenmalig richting de KNHB wordt gecommuniceerd met de enige bedoeling om het benodigde bondsnummer te verkrijgen. (Aangezien de groep “Overige” niet gefactureerd hoeft te worden, de groep “Leden” moet elk seizoen worden gefactureerd.) Deze uitwisseling vindt automatisch plaats via de interface met de KNHB.
