Handboek REOB :Voorneveld Brandbeveiliging BV :Tempo Brandbeveiliging : Kastanjelaan 20 : Loosdrecht : 0355823452* :
[email protected] : http://www.tempoholland.nl
Voorneveld Brandbeveiliging BV en Tempo Brandbeveiliging, in deze teksten verder te noemen VBL
Inhoudsopgave Handboek REOB Hoofdstuk
1 2 3 4 5 6
NENENISO9001 5.5.2 5.3 4.1 4.1 5.5.3 5.5.1
BRL-K21005
Onderwerp
Versie
3.2-3.4 3.2-3.4 3.4 3.6 3.6
Kwaliteitsmanagement Kwaliteitsbeleid Bedrijfsactiviteiten Organisatie Organogram Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Directieverklaring Matrix Kwalificaties onderhoudsdeskundigen Overleg en/of evaluatie Apparatuur en meetmiddelen Verwijzig naar bijlage 10a "Matrix apparatuur en meetmiddelen". Uitbesteden werk en inhuur personeel Documentenbeheer externe documenten Archivering Klachten Verwijzing naar bijlage 14a "Klachtregister" Onderhoud Verwijzing naar bijlage 6 "Model onderhoudsrapport" Buiten gebruik stellen van de blusmiddelen Verwijzing naar bijlage 6 "Model onderhoudsrapport" Identificatie onderhoud Verwijzing naar bijlage 6 "Model onderhoudsrapport" Onderhoudsrapport Verwijzing naar bijlage 6 "Model onderhoudsrapport" Planning
121206-01 121206-01 121206-01 121206-01 121206-01 121206-01
9 10
4.2-5.1 5.5.16.2.1 5.6.1 6.3
3.4-3.5-3.6 3.2-3.6-3.83.9.1 3.5 3.10
11
6.2.2
3.11
12
4.2
3.12
13 14
4.2
3.14 3.13
15
7.2.3
2.3
16
7.2.3
2.3.1
17
7.2.3
2.5
18
7.5.2
2.6
19
7.2.3
2.7
7 8
121206-01 121206-01 121206-01 121206-01
121206-01 121206-01 121206-01
121206-01
121206-01
121206-01
121206-01
121206-01
Wijziging
Handboek REOB Kwaliteitsmanagement
1. Kwaliteitsmanagement Het handboek is samengesteld om te voldoen aan de kwaliteitseisen zoals gesteld in de Beoordelingsrichtlijn voor het procescertificaat voor het onderhoud van blusmiddelen "Regeling Erkenning Onderhoud Blusmiddelen" van 1 juli 2005 (BRL-K211005), inclusief de in deze BRL genoemd onderliggend wettelijk kader en normen. In het handboek zijn bedrijfsprocessen en werkinstructies beschreven welke zijn gericht op de scope van: het adviseren, installeren en plegen van onderhoud "Kleine Blusmiddelen" met als doel optimale kwaliteit in veiligheid te leveren aan de klanten VBL en anderen. De in het Kwaliteitshandboek beschreven procedures, werkinstructies en formulieren zijn ontwikkeld als praktische werkprocessen en zullen vanuit de optiek van beheersing van kwaliteit door directie en of management worden gehandhaafd. Basis voor een goede organisatie wordt gevormd door de medewerkers. Functiebeschrijvingen en bevoegdheden zijn als zodanig vastgelegd in procedures en in de functie- en bevoegdhedenmatrix. De directie is verantwoordelijk voor bijhouden van het kwaliteitssysteem.
Handboek REOB Kwaliteitsbeleid 2. Kwaliteitsbeleid Doelstelling kwaliteitsbeleid: VBL wenst haar klanten goede kwaliteit te leveren op het gebied van advisering, installeren en onderhoud om op deze wijze bij te dragen aan de veiligheid en beveiliging van de klant. Daartoe stelt de directie zich ten doel de geleverde dienst op basis van normen en eisen op een zo goed mogelijk niveau te leveren en te verbeteren waar nodig. In het Kwaliteitshandboek (KHB) zijn daartoe processen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgelegd. De kwaliteitsdoelstellingen van VBL zijn: • Invoeren en onderhouden van een intern kwaliteitssysteem dat bij voortduring minimaal voldoet aan de gestelde eisen. • Het in opdracht leveren van advies, installatie of onderhoudsdienst voor hetgeen is overeengekomen met de klant en conform regelgeving. • Blijvend voldoen aan kwaliteitseisen. • Het actief reageren op klachten. • De zorg voor deskundigheid van personeel door opleiding en training. • Het inhuren van externe deskundigen voor het periodiek vaststellen van deze kwaliteit. Van alle personeelsleden betrokken bij het gecertificeerd proces wordt in het personeelsdossier vastgelegd over welke kwalificaties wordt beschikt. Om het jaar vindt een beoordelingsgesprek en een functioneringsgesprek plaats. Vastgelegd wordt wie dit gesprek heeft gevoerd en wat de resultaten waren. Om vast te stellen of blijvend aan de kwaliteitsnormen wordt voldaan zullen resultaten van in- en externe audits, de aantallen en inhoud van klachten, informatie van klanten en uit de markt, ten minste jaarlijks worden opgesteld, geanalyseerd en gepresenteerd. De verworven informatie kan worden aangewend voor verbetering of het treffen van preventieve dan wel repressieve maatregelen. Om blijvend aan de kwaliteitseisen te voldoen zullen opleidingen al dan niet verplicht worden gevolgd. De resultaten daarvan worden vastgelegd in personeelsdossiers. De directie draagt zorg voor onderhoud en implementatie van het kwaliteitsbeleid.
Handboek REOB Bedrijfsactiviteiten 3. Bedrijfsactiviteiten De activiteiten van VBL richten zich op het doen van: 1.Risicoanalyse brand in relatie tot adviseren en te installeren kleine blusmiddelen. 2.Het volgens een bepaald schema plegen van onderhoud van blustoestellen en slanghaspels en additionele producten en systemen bij klanten onder het kwaliteitssysteem "Regeling Erkenning Onderhoud Blusmiddelen. 3. VBL beschikt daartoe over gekwalificeerd personeel en een juist geoutilleerde werkplaats stationair en/of mobiel.
Handboek REOB Organisatie 4. Organisatie VBL heeft een functionele structuur met 1 eigenaar directeur en meerdere medewerkers onderhoud. Verkoop, inkoop, advisering, installatie, onderhoud, en facturatie is een verantwoordelijkheid voor de directie. Onderhoudswerkzaamheden REOB worden uitgevoerd volgens de geldende regeling Erkenning Onderhoud Blusmiddelen. VBL Beschikt daartoe over gekwalificeerd personeel en/of personeel in opleiding. In een matrix personeel zijn kwalificaties, taken en bevoegdheden aangegeven, gerelateerd aan het organogram. De eigenaar directeur is verantwoordelijk voor de uitvoering van beleid en kwaliteit. Kwaliteitsmanagement REOB is een beleidsverantwoordelijkheid voor de directie evenals de aanstelling van medewerkers en de uitvoering van de werkzaamheden. De eigenaar directeur en onderhoudsmonteurs REOB zijn gediplomeerd en/of zijn daarvoor in opleiding. Financieel beleid en boekhouding is eveneens een verantwoordelijkheid voor de eigenaar directeur.
Handboek REOB Organogram 5. Organogram
5.2 Kwaliteitsmanagement
5.4 Verkoop en advies
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5
Directie Kwaliteitsmanagement Boekhouding en administratie Verkoop en advies Onderhoudsdeskundigen
5.1 Directie 5.3 Boekhouding en Administratie
5.5 Onderhoudsmonteur(s)
Handboek REOB Bevoegdheden en verantwoordelijkheden 6. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Functie Directie Personeelszaken Inkoop, verkoop en facturatie Onderhoud Boekhouding Kwaliteitsmanagement Advies Rapportage onderhoud Archivering
Boekhouding en administratie
Onderhoudsmonteur
Onderhouds-monteur in opleiding
V/B
B
V/B V/B
V V/B V/B
B = Bevoegd V = Verantwoordelijk
B B B V/B B
B
Handboek REOB Directieverklaring 7. Directieverklaring Doelstelling kwaliteitsbeleid: VBL wenst haar klanten goede kwaliteit te leveren op het gebied van advies, installatie en onderhoud om op deze wijze bij te dragen aan de veiligheid en beveiliging van de klant. Daartoe stelt de directie zich ten doel de geleverde dienst op basis van normen en eisen op een zo goed mogelijk niveau te leveren en te verbeteren waar nodig. In het KHB zijn daartoe processen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgelegd. De kwaliteitsdoelstellingen zijn: • Het bij voortduring voldoen aan de eisen uit de Beoordelingsrichtlijn voor het procescertificaat voor het onderhoud van brandblusmiddelen Regeling Erkenning Onderhoud Blusmiddelen van 1 juli 2005 (BRL-21005); • Invoeren en onderhouden van een intern kwaliteitssysteem dat bij voortduring minimaal voldoet aan de gestelde eisen; • Het leveren van een advies, installatie en/of onderhoudsdienst conform regelgeving waarbij de verantwoordelijkheid voor onderhoud een verantwoordelijkheid is van de directie; Blijvend voldoen aan kwaliteitseisen; • Het actief reageren op klachten; • De zorg voor deskundigheid van personeel door opleiding en training; • Halfjaarlijkse terugkoppeling/evaluatie met indien van toepassing de medewerkers • onderhoudsdeskundigen betreffende de bevindingen van de afgelopen periode met schriftelijke verslaglegging en aanwezigheidsregistratie.
De directie is verantwoordelijk voor implementatie van het kwaliteitssysteem voor de gehele organisatie en draagt zorg voor beschikbaarheid van het kwaliteitshandboek. Daarnaast draagt de directie zorg voor instructie en handhaving van de kwaliteitseisen zoals vastgelegd in het Kwaliteitshandboek. Van alle medewerkers van VBL, betrokken bij het gecertificeerd proces, wordt in het personeelsdossier vastgelegd over welke kwalificaties wordt beschikt. Om het jaar vindt een beoordelingsgesprek en een functioneringsgesprek plaats. Vastgelegd wordt wie dit gesprek heeft gevoerd en wat de resultaten waren. Het opleidingenbeleid wordt onder andere op deze informatie afgestemd.
Handboek REOB Kwalificatie onderhoudsdeskundigen 8. Kwalificatie Onderhoudsdeskundigen Verantwoordelijk voor de inzet van gekwalificeerde onderhoudsdeskundigen is de directeur. Hij zet slechts onderhoudsdeskundigen in voor de uitvoering van onderhoud, welke voldoen aan de kwalificaties Onderhoudsdeskundige zoals aangegeven in de BRL onder artikel 3.8 en 3.9.1
Handboek REOB Overleg 9. Overleg en/of evaluatie Er vindt halfjaarlijks overleg plaats met de directie. • Van de vergadering wordt een presentielijst bijgehouden. • Vaste agendapunten zijn - terugkoppeling over de bevindingen van de voorgaande periode - Nieuwe ontwikkelingen - Voortgang opleiding en training Van de vergaderingen worden notulen gemaakt met besluiten- en actie lijst. Deze notulen worden gearchiveerd.
Handboek REOB Apparatuur en meetmiddelen 10. Apparatuur en meetmiddelen De directie is verantwoordelijk voor het beschikbaar hebben en stellen van de meetmiddelen welke noodzakelijk zijn voor de uitvoering en uitoefening van de werkzaamheden volgens de regeling REOB. Onderhoud en Kalibratie is eveneens een verantwoordelijkheid van de directie. In de matrix "Overzicht meetmiddelen" is vastgelegd welke middelen beschikbaar zijn en wordt aangegeven dat jaarlijks wordt gekalibreerd. In de "Matrix apparatuur en meetmiddelen" Bijlage 10a. is een actueel overzicht "Apparatuur en meetmiddelen" weergegeven. Het bewaken van de termijnen alsmede jaarlijks actualiseren van de matrix is een verantwoordelijkheid van de directeur.
Handboek REOB Uitbesteden van werk en inhuur personeel 11. Uitbesteden van werk en inhuur personeel Bij plotselinge drukte of in geval van ziekte kan werk worden uitbesteed. De directeur huurt in dat geval personeel in nadat deze heeft vastgesteld dat in te huren personeel, aantoonbaar voldoet aan de gesteld criteria. Van in te huren personeel wordt een dossier aangelegd met kopieën betreffende de vakbekwaamheden. De directeur stelt een contract op waarin o.a. wordt vastgelegd dat in te huren personeel aan de criteria voldoet. In het contract wordt tevens vastgelegd dat toezicht wordt gehouden door een werknemer van VBL. Bij uitbesteding van werkzaamheden aan een onderhoudsbedrijf op basis van BRL-K21005 is dit laatste niet van toepassing.
Hoofdstuk 12.
De directie is verantwoordelijk voor documentenbeheer externe documenten, daaronder te verstaan relevante normen, werkinstructies en voorschriften van producten zoals in de BRL-K21005 aangegeven. Voor de meest actuele informatie wordt de site van NCP Certificatie geraadpleegd. Deze documenten worden gearchiveerd en beheerd. De termijn voor archivering is tenminste 5 jaar voor documenten die hun geldigheid hebben verloren De directie draagt zo nodig zorg voor distributie en toelichting aan eventuele onderhoudsmedewerkers over normen en voorschriften. De directie legt schriftelijk vast wie welke documenten en welke instructie hebben ontvangen. Dit wordt in het personeelsdossier aangegeven.
Handboek REOB Archivering 13. Archivering Onder interne documenten worden verstaan alle dossiers en onderliggende administratie betreffende het advies, installatie en onderhoud. Dossiers worden per klant op klantnummer opgemaakt en gearchiveerd voor een periode van minimaal 5 jaar na jongste document. Voor niet meer bestaande objecten is bovenstaande niet van toepassing. Deze dossiers worden zo nodig na overleg met de klant vernietigd. Dossiers worden voorzien van een checklist (1e blad) waarop o.a. is aangegeven de inhoud van het dossier zijnde: - advies en offerte - datum opdracht installatie - datum oplevering installatie - datum onderhoud met naam onderhoudsdeskundige - contractdatum - datum werkbonnen - vermelding data buitengebruikstelling apparatuur - onderliggende werkbonnen De directie draagt zorg voor archivering van alle gegevens en registraties die betrekking hebben op de eisen uit de BRL in een daartoe bestemde en geschikte kast of ruimte. Archivering vindt op een voor het bedrijf logische rangschikking plaats bijvoorbeeld op alfabet of op data van onderhoud zodat de gegevens bij audit snel beschikbaar zijn. Dossiers worden niet buiten het bedrijfsgebouw meegenomen. Indien informatie benodigd is wordt daarvan een kopie gemaakt welke na gebruik wordt vernietigd.
Handboek REOB Klachten
14. Klachten Definitie klacht: Een klacht is elke (schriftelijke) uiting van ongenoegen gedaan over VBL of een van haar medewerkers door een klant van VBL. Van alle klachten vindt registratie plaats en wordt een dossier gevormd zijnde het klachtenregister. Het klachtregister is een digitaal bestand. Dossiers worden gearchiveerd zoals aangegeven in de procedure Archivering. Klachten worden behandeld door de directie als volgt: • Een ontvangen klacht wordt door de directie ingeschreven in het klachtregister op nummer datum en soort klacht. • Het origineel klacht wordt op nummer gearchiveerd in het dossier. • Binnen 2 weken na ontvangst van de klacht wordt de klager bevestigd dat de klacht is ontvangen. Een kopie wordt bij de origineel klacht gevoegd. • Binnen 2 maanden na ontvangst klacht is de klacht afgehandeld. De wijze waarop dit plaatsvond wordt vastgelegd en gevoegd in het klachtendossier. • Klager ontvangt schriftelijk bericht over de klachtafhandeling. Hierin vermeldt het bedrijf of de klacht terecht was en op welke wijze corrigerende maatregelen zijn of zullen worden genomen, met vermelding van uiterste datum herstel of correctie. Een kopie wordt gevoegd in het dossier. • Het bedrijf besluit tevens of direct dan wel na evaluatie correctieve en of preventieve maatregelen getroffen moeten worden om herhaling te voorkomen c.q. de kwaliteit te verbeteren. Onderliggende stukken worden eveneens toegevoegd aan het dossier. • Tenminste eenmaal per jaar vindt evaluatie of overleg plaats over aantal en soort van de klachten en wordt aan de hand daarvan vastgesteld of kwaliteitsdoelstellingen zullen worden bijgesteld, repressieve of preventieve maatregelen wenselijk zijn.
Handboek REOB Onderhoud van de brandblusmiddelen 15. Onderhoud van de brandblusmiddelen Onderhoud van brandblusmiddelen vindt uitsluitend plaats door volgens de matrix gekwalificeerde monteurs. Het onderhoud vindt plaats op basis van de: NEN-EN 671-3 (Brandslangsystemen, brandslanghaspels en brandslanginstallaties) NEN 2559 (Onderhoud draagbare blusmiddelen) NEN 2659 (Onderhoud van verrijdbare blustoestellen) Bij het onderhoud wordt gebruik worden gemaakt van een onderhoudsrapport. Een model onderhoudsrapport kan op onze site worden gedownload. Een kopie onderhoudsrapport wordt gearchiveerd zoals aangegeven in de procedure archiveren. De routine controles door de gebruiker van de blustoestellen en het buiten gebruik stellen van blustoestellen door de gebruiker, valt niet onder de verantwoordelijkheid van VBL. Hoofdstuk 4 en 8 van de NENEN 671-3 Hoofdstuk 4 en 9 van de NEN 2559 Hoofdstuk 4 en 9 van de NEN 2659, Als bij het plegen van onderhoud blijkt dat blustoestellen buiten gebruik zijn gesteld door de gebruiker, maakt de onderhoudsdeskundige daarvan per situatie ter plaatse rapport op. Daarvan wordt melding gemaakt bij de verantwoordelijke persoon bij de gebruiker. Bij voorkeur wordt bij toepassing van werk/opdrachtbonnen, de werk/opdrachtbon mede ondertekend door de gebruiker. Ten behoeve van de eigen administratie wordt een kopie van deze rapportage gevoegd in het betreffende dossier van de klant.
Handboek REOB Buiten gebruik stellen van de blusmiddelen 16. Buiten gebruik stellen van de blusmiddelen Vaststelling van de status bij onderhoud van het blusmiddel is de verantwoordelijkheid van de onderhoudsdeskundige. Herstel vindt plaats in overleg met de gebruiker/opdrachtgever. Indien herstel niet plaatsvindt, keurt de onderhoudsdeskundige het middel af en neemt dit op in het onderhoudsrapport. De onderhoudsdeskundige brengt op het middel de afkeur c.q buitengebruik identificatie aan op het blusmiddel.
Handboek REOB Identificatie onderhoud 17. Identificatie onderhoud Bij oplevering van het onderhoud brengt het REOB bedrijf een hologram aan volgens de genoemde onderhoudsnorm. Het aan te brengen hologram voldoet aan de op het moment van aanbrengen gestelde eisen en normen. Vervallen hologrammen moeten na onderhoud niet meer zichtbaar zijn. Het onderhoudsrapport vermeldt dit aspect in het rapport.
Handboek REOB Onderhoudsrapport 18. Onderhoudsrapport Bij onderhoud maakt het bedrijf gebruik van het Onderhoudsrapport. De rapportage wordt uitgevoerd door de onderhoudsdeskundige en bevat ten minste de onderstaande aspecten: • Aantal • Soort • Controle In het rapport wordt aangegeven hoeveel en welke middelen goed en niet goed zijn bevonden tijdens de controle. Indien een middel of middelen niet goed zijn bevonden wordt dit aangegeven op het onderhoudsrapport. Het rapport wordt door de onderhoudsdeskundige en desgewenst door de klant ondertekend. De klant ontvangt een kopie van dit rapport. Het origineel wordt gevoegd in het dossier van de klant.
Handboek REOB Planning 19. Planning Het bedrijf beschikt over voorzieningen voor planning die organiseren dat per 12 maanden met +/1 maand interval, onderhoud wordt gepleegd. Die voorzieningen bestaan uit onder andere uit: • Een geautomatiseerd systeem Bewaking vindt plaats door de directie. Klanten worden zonodig conform afspraken geïnformeerd over datum en tijdstip van het onderhoud.
• • • • • •
Zelfstandig verantwoordelijk en bevoegd tot het uitvoeren en rapporteren van onderhoudswerkzaamheden volgens de regeling REOB Leiding geven aan en beoordelen van Onderhoudsdeskundigen in opleiding Rapporteren uitgevoerd werk Verantwoordelijk en bevoegd tot buiten gebruik stellen van blusmiddelen Op orde houden van werkplaats en servicewagen Naleven van instructies me betrekking tot onderhoud, kwaliteit en veiligheid
Bevoegdheden • Advisering veranderingen in kwaliteitssysteem aan de directie • Uitvoeren van interne audits met rapportage aan de directie Adviseren • veiligheidsmiddelen Functie-eisen • Objectief kunnen handelen • Technisch inzicht • Minimaal LBO • In bezit van rijbewijs B • Minimaal 1 jaar aantoonbaar binnen toepassingsgebied werkzaam • Opleiding Onderhoudsdeskundige op basis van de in de REOB regeling genoemde eindtermen • Alle vereiste Applicatieopleidingen • Kennis van nieuwe ontwikkelingen op het vakgebied • Kennis van BRL-K21005, NEN 671, NEN 2559, NEN 2659 Taken • Het correct en volgens protocol of onderhoudsrapporten en technische specificaties uitvoeren van onderhoud, verhelpen van storingen het installeren, repareren en beoordelen. Het geven van leiding aan en coachen van Onderhoudsdeskundigen in opleiding • Meewerken aan het onderhoud en verbetering van het kwaliteitssysteem • Deelnemen aan intern overleg • Plannen, bewaken en uitvoeren van de interne audits met rapportage aan de directie Werkuitvoeren met • inachtneming van de eigen bedrijfsveiligheidsinstructies en/of met inachtneming van de • veiligheidsinstructies bij de opdrachtgever/klant.
