Tisztelt Kedvezményezett!
A Pályázati e-ügyintézés felületén található új funkciók segítségével internetes úton, on-line kitöltő program alkalmazásával teljesíthetők 2014. június 07-től a jelentéstételi, a beszámolási kötelezettség, a kifizetés igénylés és ezek hiánypótlása, valamint az ezekhez szükséges alátámasztó dokumentumok benyújtása. A felület fejlesztés célja a pályázók/kedvezményezettek és a KSZ között jelenleg papír alapon történő kommunikáció csökkentése, a teljes körű elektronikus adatbeküldés biztosításával. A fejlesztés keretében kialakításra kerülő funkciók célja, hogy a felhasználók munkáját könnyítse és gyorsítsa. Jelen tájékozató első részében az eddig benyújtott kifizetési kérelmek feldolgozása során - az elektronizálással kapcsolatban - felmerülő problémákra, gyakorlati tapasztalatokra hívjuk fel a figyelmüket. A második felében a pályázói tájékoztató felület feltöltéséhez próbálunk segítséget nyújtani.
Gyakorlati tapasztalatok: Kérjük, fordítson különös figyelmet az „alátámasztó dokumentumok papír alapon történő benyújtásának kérvényezése” funkciógombra. •
Abban az esetben, ha bejelöli a papír alapú benyújtást a Közreműködő szervezet csak a papír alapú beérkezést követően tudja megkezdeni a kifizetési igénylés feldolgozását. Ezzel abban az esetben növeli meg jelentősen az ügyintézési időt, amennyiben a kedvezményezett nem adja postára haladéktalanul az elektronikus beküldést követően a papír alapú dokumentumokat. Fent nevezett idővel a Kedvezményezettnek számolnia kell a kifizetési kérelem benyújtása során.
•
Több esetben előfordul, hogy nem került bejelölésre a papír alapú benyújtás. A Közreműködő Szervezet megkezdte az eljárásrend szerinti ellenőrzését a dokumentumoknak, és ezt követően érkezett be papír alapú dokumentum. Amennyiben nem kerül bejelölésre az „alátámasztó dokumentumok papír alapon történő benyújtásának kérvényezése”, abban az esetben a Közreműködő Szervezet nem vár papír alapú alátámasztó dokumentumot a kifizetési igénylés mellé, és még azok beérkezése előtt megkezdi a dokumentumok feldolgozását. Amennyiben csatolni kíván papír alapon, kérem a fent nevezett funkciójelet szíveskedjen bejelölni!
•
A rendszer nem engedi beküldeni a hiánypótlási csomagot elektronikus csatolással abban az esetben, ha a hiánypótlás előtti csomagnál az „alátámasztó dokumentumok papír alapon történő benyújtásának kérvényezése” megtörtént. Tehát a kifizetési kérelem hiánypótlása során kérjük, a pályázói tájékoztató oldal jelölésének megfelelően benyújtani szíveskedjenek a dokumentumokat. Amennyiben papír alap került bejelölésre, úgy kérjük legalább egy papír alapú dokumentum benyújtását.
További problémát jelent a Kedvezményezetteknek, hogy a számlákhoz tartozó hiánypótlási megjegyzések nem a levélben, hanem külön excel táblázatban jelennek meg, mely az alábbi helyről tölthető le.
Pályázói tájékoztató felület feltöltése és annak változásai: A fejlesztés minden szerződéssel rendelkező projekt esetében lehetőséget biztosít a kifizetési igénylések és jelentések/beszámolók beküldésekor benyújtani szükséges alátámasztó dokumentumok elektronikus benyújtására, feldolgozására. A Pályázati e- Ügyintézés minden felületén - a jelenlegi súgót felváltva - kihelyezésre kerül egy „eÚtmutató” gomb. Az Elszámolásokon, vagy a Beszámolók/Jelentések modulon belül az e- Útmutatót segítségül hívva az „Aktuális oldallal kapcsolatos segítségnyújtás” jelenik meg, pozícionálva arra az e-tananyag részre ahol a Kedvezményezett éppen tart a rögzítési folyamatban. A Help funkció alatt általános segítségnyújtás érhető el.
A HELP/E-Útmutatók-nál a rögzítési folyamat és a videó tár nyújt hathatós segítséget:
Amennyiben ezt az üzenetet látja: Kérjük, válassza ki a finanszírozási módot. Felhívjuk a figyelmét arra, hogy a záró kifizetési igénylésben szállítói számla rögzítése nem lehetséges, kivéve, ha a teljes projekt szállítói finanszírozással valósul meg. Amennyiben rendelkezik még be nem nyújtott szállítói finanszírozású számlával, akkor azt először időközi kifizetési igénylés keretén belül nyújtsa be. Kérjük az Elszámolás/műveletek/Elszámolás típus módosítása gombra kattintva töltse ki, hogy a benyújtani kívánt csomag „záró/időközi” Amennyiben záró, azt is, hogy „szállítói/ útó finanszírozású
Amennyiben azt az üzenetet látja:
Kérjük, minden konzorciumi partner nyújtson be kifizetési kérelmet a záró elszámolás esetén és rendelje hozzá a záró jelentéshez. Kifizetést alátámasztó dokumentumok A „Jelentést alátámasztó dokumentumok” felület segítségével a dokumentumok elektronikus úton csatolhatók. IB/ZB jelentések esetében a „Jelentést alátámasztó dokumentumok” űrlapon belül jelenik meg a dokumentumcsatolási lehetőség. Egy kategóriához akár több dokumentum is csatolható, illetve lehetőség van „Nem relevánsnak” jelölni az adott kategóriát. Amennyiben Ön nem elektronikusan nyújtja be a dokumentumokat, az alábbi felületen „pipával” jelöli a nem-et. Amennyiben Ön elektronikusan nyújtja be a dokumentumokat, az alábbi felületen „pipa”elhagyásával és a dokumentum csatolásával teszi igazzá az „Alátámasztó dokumentumok papír alapú benyújtásánál tett nyilatkozatát.
Amennyiben nem egyezik az űrlapok nyilatkozata, az alábbi üzenetet fogja látni: Ön kérvényezte az alátámasztó dokumentumok papír alapú benyújtását, de jelenleg nincs papír alapú benyújtásra megjelölt alátámasztó dokumentum. Amennyiben nem nyújt be papír alapon alátámasztó dokumentumot, akkor módosítsa a beállítást a „Műveletek” táblázatban az „Alátámasztó dokumentumok papír alapú benyújtásának kérvényezése” gomb segítségével.
Ugyanez az üzenet jelenik meg, ha Ön még az elektronizálás előtt nyújtotta be a csomagját a KSZ-hez, és HP keretein belül már az elektronizálás miatt megváltozott felületen küldi be a csomagot. Ebben az esetben kérem, az „Alátámasztó dokumentumok papír alapú benyújtásánál tett nyilatkozatát.” tegye Nem-re, mert az eredeti csomag is papíron érkezett, így a HP keretein belül is ez a szabály érvényes. Kifizetési kérelem formanyomtatványa Kérjük, a hiánypótlásban felsorolt változtatásokat szíveskedjen átvezetni az online-számlakitöltő felületen is. Kérjük, a hiánypótlás során újonnan benyújtandó, vagy becsatolt, de nem rögzített dokumentumokat az online felületen, az érintett számlák számlafején található „alátámasztáshoz benyújtott dokumentumok megnevezése /megjegyzések” rovatba rögzíteni szíveskedjen. Kérjük, a hiánypótlás során tett szükséges módosítások véghezvitele után a kifizetési kérelem formanyomtatvány lezárását, beküldését. Felhívjuk szíves figyelmét, hogy az egyes számlákhoz, bizonylatokhoz tartozó hiányosságokat a hiánypótlási levélhez csatolt excel táblázat részletezi, mely annak elválaszthatatlan részét képezi.
Az excel táblázat megtalálható a Pályázói tájékoztató felület Projekt (kommunikáció) / Értesítések menüpontja alatt. A táblázat letöltéséhez szükséges a releváns „azonnali értesítés dokumentum érkezéséről” c. dokumentum megnyitása. A számlák elszámolhatóságának bírálatához a hivatkozott táblázatban foglaltak teljesítése is szükséges.”
Felhívjuk szíves figyelmét, hogy az elektronikus alkalmazás használata kapcsán a Pályázati Eügyintézés Help funkciójában letölthető az un. Digitális Útmutató, amely a digitális állományok minőségét, formátumát és méretét határozza meg, foglalja össze.”
