Ge(s)laagde communicatie
Tien jaar goed doen is niet genoeg; één dag kwaad doen is te veel. Chinees gezegde
... velen zien de problemen ... wij zien steeds de kansen
U bent goed in wat u doet. Maar de concurrentie ligt op de loer. Elke minuut van de dag probeert ze de kloof te dichten. De omgevingsfactoren waarmee u rekening moet houden, maken het u evenmin makkelijk. Valutakoersen, indexen, grondstofprijzen, fiscale wetgeving, ... Ze zijn talrijk, ze wijzigen snel en laten hun invloed gelden.
... maar morgen
ANALYSE
ANAL
Eén moment van onoplettendheid volstaat opdat uw resultaten eveneens wijzigen ... en niet altijd in positieve zin.
2
Morgen moet u dus nog beter zijn. Geen eenvoudige opgave, zeker niet wanneer u met steeds minder steeds meer moet bereiken.
moet u misschien
Door uw document management uit te besteden aan Group Joos zet u alvast een stap in de goede richting. Group Joos heeft een rijke ervaring op dit gebied. Bij tal van klanten wisten we de ‘Total Cost of Ownership’ van hun documentenstroom gevoelig terug te dringen.
nog beter zijn ...
Deze opbrengsten konden dan onmiddellijk weer geïnvesteerd worden in hun kernactiviteit. Een risicoloze manier om morgen beter te zijn. Om besparingen te realiseren en dit zonder bijkomende investeringen.
Business Documents Services
Direct Marketing Services
Packaging
document management
... velen zien de problemen ... wij zien steeds de kansen
... maar morgen moet
Het spreekt voor zich dat u bij dit alles
Group Joos streeft een andere kijk op
Meer dan 40 procent van alle Belgische
oog moet hebben voor mogelijke proble-
de zaken na. Wij willen u helpen u te
bedrijven met 50 of meer werknemers
men, beperkingen, addertjes onder het
concentreren op uw kernactiviteit. Wij
kunnen dit beamen.
LYSEANALYSE
gras. En inderdaad, het gras is soms hoog
willen u helpen uw documentenstroom
en de adders zijn talrijk. De ervaring heeft
te optimaliseren.
ons echter geleerd dat een positieve kijk
u misschien nog beter zijn ...
op de zaak meer oplossingen biedt.
Meer dan 250 werknemers staan elke dag voor :
• Eerlijke adviezen
Group Joos biedt u toegang tot de meest
• Oplossingen die er toe doen
recente technologie, tot de meest opti-
• Consistent hoge kwaliteit
Wij bekijken het graag anders en dat al
male oplossingen. Een nieuwe werkwijze,
• Betrouwbare levertermijnen
sedert 1935. Onze wortels liggen in de
een knappe publicitaire campagne of zelfs
• Minder kopzorgen
grafische wereld; de drukkerij Joos van
nieuwe producten liggen dan net om de
weleer is echter geëvolueerd tot Group
hoek. Gewoon door de kansen te zien ...
Joos. Een totaalaanbieder van diensten
3
Met u, als klant in het centrum van onze aandacht, hanteren zij hierbij een metho-
op het vlak van documentbeheer, direct
Een efficiënter documentbeheer, geslaag-
marketing en packaging.
de direct mailings, een lagere voorraad
• Analyse
aan formulieren. De ingrepen van Group
• Actieplan
Joos dragen rechtstreeks bij tot uw
• Implementatie
nettoresultaat.
• Rapportering
diek die uit vier fases bestaat :
[email protected] www.groupjoos.com T. + 32-14-44 21 21 F. + 32-14-42 94 79
1
cost savings Analyse
ANALYSE
Eerste fase
U bent het middelpunt van onze aandacht. Group Joos start met het maken van een foto van uw huidige documentenstroom. Bekijk het als een ontdekkingsreis waarbij onbekend terrein in kaart wordt gebracht.
4
Hoeveel documenten gebruikt uw bedrijf op een doordeweekse werkdag ? Wat voor type documenten zijn er in uw onderneming ? Wie is verantwoordelijk voor de creatie en updates van deze documenten ? Hoe en in welke hoeveelheid worden ze gemaakt, waar worden ze bewaard en hoe worden ze verdeeld ? Wat zijn de bijhorende (verborgen) kosten en hoe evolueren ze ? Welke partijen zijn bij uw documentenstroom betrokken ? Wordt een document regelmatig geëvalueerd ? Hoe verloopt uw administratieve mail en uw facturatie ? Hoe gaat u tewerk indien u een direct mail wil verzenden ? Wie bepaalt vorm en inhoud ? Wie beheert het databestand en wie bepaalt de personalisatie ? En hoe geraken die mailings dan op de post ? Enkele van de vragen die ons in staat stellen te ontdekken wat er werkelijk gebeurt in uw organisatie en hoe de informatie wordt gebruikt in uw organisatie.
• Inventarisatie van uw documentenstroom. In het bijzonder van alle administratieve en commerciële documenten die
worden gebruikt voor uw interne en externe communicatie. Group Joos maakt een complete analyse van uw documenten en brengt volgende onderwerpen in kaart : doelstelling en functie, creatie, management, productie, distributie, archivering en stopzetting/vernietiging. De pijnpunten en bottle-necks worden geïdentificeerd. Na deze analyse kan de optimalisatie van de communicatieprocessen in uw onderneming worden aangevat. U vindt dit allicht een behoorlijke brok werk en dat is het ook. Werk waarvoor u echter zelden of nooit tijd kan maken. Werk waarvan u wellicht niet goed weet hoe er aan te beginnen. Maar ook werk dat niet zelden tot verrassende resultaten leidt ... De analysefase biedt onvermijdelijk nieuwe, frisse perspectieven. Een andere kijk op de zaak in de meest letterlijke zin van het woord. Voor Group Joos is de analyse de basis van passende oplossingen; passend voor uw situatie, passend in de bedrijfscultuur en passend om uw objectieven te kunnen realiseren.
• Classificatie van documenten overeenkomstig hun functie en doelstellingen.
• In kaart brengen van de levenscyclus van de documenten :
doelstelling/functie, creatie, management, productie, distributie, archivering en stopzetting/vernietiging.
• Zoeken naar mogelijkheden om documenten te verbeteren, te consolideren, te standaardiseren of te vereenvoudigen.
• Analyse van de link met verwerking in front- en backoffice.
Actieplan Eens het terrein in kaart gebracht, gaan we in nauw overleg met u en uw team op zoek naar dé optimale oplossing op maat van uw organisatie. Group Joos stelt een actieplan op om de documentenstroom te optimaliseren. Hoewel al betrokken bij de analysefase, profileren de drie business units van Group Joos zich in deze fase ten volle. Ze werken samen, of afzonderlijk, al naargelang het voorstel de totaliteit dan wel één enkel aspect van uw activiteit beïnvloedt.
2
Tweede fase De business unit Business Documents Services (BDS) staat voor documentontwerp en -beheer in de breedste zin van het woord. Administratieve formulieren, e-administratie, voorraadbewaking, facturatiebeheer, (prepaid) card management, veiligheidsdrukwerk, ... kortom document management in al zijn facetten. De business unit Direct Marketing Services (DMS) drijft direct mail tot het uiterste door. Van A tot Z. Van print over e-mail tot smscampagnes. Repro, productie, bestandsbeheer, personalisatie, fulfilment, verzending en opvolging. Packaging (Pack) tenslotte biedt expertise aan op het vlak van fotoverpakkingen en afgeleiden, meerkleurige bijsluiters en In Mould Labeling.
• Aanbevelingen op het vlak van workflow-optimalisatie, verwerkt in een strategisch actieplan voor uw documenten. • Goedkeuring van het strategisch actieplan.
5
• Vastleggen en toewijzen van de verantwoordelijkheden. • Vastleggen van de nodige procedures : aanvragen, bestellingen, rapporteringen, facturatie, ...
document flow
Het eindresultaat van deze fase is een blauwdruk van de oplossing die wij u voorstellen, uitgewerkt tot in de fijnste details. Business Documents Services
Direct Marketing Services
Packaging
Implementatie Group Joos past uw documentenstroom aan. Waar mogelijk worden documenten verbeterd, gestandaardiseerd, geconsolideerd of vereenvoudigd. In alle stappen van de levenscyclus van documenten - doelstelling/functie, creatie, management, productie, distributie, archivering en stopzetting/vernietiging - worden er optimalisaties uitgewerkt.
3
Uw medewerkers kunnen gebruik maken van de e-business portal site van Group Joos. Al uw documenten worden geïntegreerd in dit systeem. Group Joos coördineert het volledige implementatieproces. Het document management informatiesysteem van Group Joos heeft een open architectuur, met de mogelijkheid om deze te linken met uw bedrijfsinfrastructuur. Uw medewerkers kunnen onder meer via Internet op gebruiksvriendelijke wijze documenten opzoeken en raadplegen, afroepen of bestellen en de distributie opvolgen. Group Joos houdt nauwgezet de voorraad bij, zorgt steeds voor een minimum stock, volgt kosten en verbruik op, zorgt voor het drukwerk en regelt voor u de distributie.
optimize
In de implementatiefase gaan we op zoek naar de beste manier om het beoogde eindresultaat, het product of de dienst, te realiseren. Onze procurement-afdeling heeft de nodige expertise om de juiste realisatiemethode te selecteren. Alle stappen worden gecoördineerd door Group Joos.
Deze permanente opbouw en uitwisseling van kennis, laat ons toe u op het eind van de implementatiefase uitstekende producten en diensten aan te bieden. Of we dit nu intern of extern voor elkaar hebben gekregen doet niet veel ter zake. Wel of we u, als klant in het centrum van onze aandacht, vooruit hebben geholpen.
Derde fase Het machinepark van Group Joos is ondergebracht in multifunctionele productieplants te Turnhout en te Bornem. Het omvat een twintigtal offset-drukpersen, digitale drukpersen, een reeks hoogvolume-laserprinters, diverse afwerkingsmachines en een tiental couverteermachines. Ook op vlak van nieuwe media (elektronische formulieren, webtechnologie enz…) heeft Group Joos al de knowhow in eigen huis. Group Joos behoort hiermee tot de grootste grafische all-round-bedrijven in Europa.
ANALYSE We werken echter met open vizier en kijken daarom ook constant buiten onze eigen muren. Zo hebben we diverse partnerships met andere grafische bedrijven en zijn we lid van Eforma, een wereldwijd netwerk van grafische bedrijven gespecialiseerd in zakelijke communicatie en diensten. Group Joos is eveneens lid van diverse vakorganisaties in binnen- en buitenland.
• Optimalisatie van uw documentenstroom. • Vermindering van de Total Cost of Ownership. • E-business portal voor het bestellen en opvolgen van documenten. • Integratie van productinformatie in het document management informatiesysteem en het regelen van gebruikersbevoegdheden. • Aanleggen of overbrengen van benodigde stocks. • Integratie in distributiesysteem. • Integratie met front- en backoffice. • Coördinatie van het procurement-proces. • Eigen productieplants in combinatie met netwerk van grafische partners voor het optimaal realiseren van producten en diensten.
6
control Rapportering Kostenbesparing en klantentevredenheid gaan hand in hand bij Group Joos. Group Joos meet voortdurend diverse parameters met betrekking tot de kwaliteit en de ‘Total Cost of Ownership’ van uw documentenstroom. Via dagelijks beschikbare rapporteringstools in het document management informatiesysteem en de maandelijks opgestelde detailrapporteringen worden de geleverde inspanningen in kaart gebracht in een prestatierapport en gerelateerd aan de vooropgestelde doelstellingen.
7
Deze rapporten worden eveneens gebruikt om de veranderingen in de patronen van de documentenstroom te detecteren en tijdig bij te sturen. Zij vormen de basis voor voortdurende verbeteringen. Via het document management informatiesysteem kunnen bevoegde gebruikers de levenscyclus van de documentenstroom opvolgen : relevante documentinformatie, een overzicht van de voorraadevolutie, de lopende productieorders, de leveringslijsten, enz… Het biedt u en uw medewerkers een volledige controle over de documentenstroom waardoor er meer tijd wordt vrijgemaakt om zich te concentreren op hun kernactiviteiten.
Vierde fase
4
• Beheren van de Total Cost of Ownership en verbeteringen in de workflow.
• Optimalisatie van de klantentevredenheid.
• Dagelijks beschikbare on line rapporteringstools.
• Maandelijks prestatierapport gerelateerd aan de vooropgestelde doelstellingen.
• Detecteren van veranderingen en het opstellen van
toekomstige verbeteringen in de levenscyclus van de documenten : doelstelling/functie, creatie, management, productie, distributie, archivering en stopzetting/vernietiging.
[email protected]
www.groupjoos.com • T. + 32-14-44 21 21 • F. + 32-14-42 94 79
www.commotie.be
Group Joos • Everdongenlaan 14 • B-2300 Turnhout • T. + 32-14-44 21 21 • F. + 32-14-42 94 79 •
[email protected] • www.groupjoos.com
