mc
Gemeente Delft
Retauradfes :Wijk- en Stadszaken, Postbus 340,2800AH Delft
Aan de leden van de raad
VERZONDEN 0 1 JURI 2011 biurn
Onderwerp
11-11-2010
Toezending stukken ter Informatie
Ons kenmerk
1157526 Uw brlef van
Uw kenmerk Bijlage
Geachte leden van de raad, Ter informatie zenden wij u de stukken voor de besluitvorming / oprichting van de Omgevingsdienst Haaglanden, W.O. het Bedrijfsplan en de Gemeenschappelijke Regeling, ter kennisneming. Deze stukken zijn door het college voorlopig vastgesteld. De Ondernemingsraad wordt nu vetzocht om advies te geven (op grond van artikel 25 van de WOR) op het voorgenomen besluit van het College van B&W tot vaststelling van het bedrijfsplan Omgevingsdienst Haaglanden. Na het advies zal het college in augustus een definitief besluit nemen. Daarna worden de stukken naar u toegezonden voor behandeling en besluitvorming.
Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Delft,
, burgemeester mr. drs. G.A.A. Verkerk , secretaris \ a
1 .
drs. T.W. Andriessen l.s.
Publiekszaken Bouw- en Milieuioezicht
Aan
College van B&W Van
Yvonne van Delft AfschrIR aan
GMT
Memo Datum
Onderwerp
13-05-2011
Besluitvorming Bedrijfsplan en GR Omgevingsdienst Haaglanden
Opstelier
YvD Bijlage
Ons kenmerk 1156893
l. Inleiding Binnen het Stadsgewest Haaglanden is in 2009 het gesprek gestart over het vormen van een OD Haaglanden (hierna: ODH). In februari 2010 heeft dit geleid tot een bestuurlijke intentieovereenkomst tussen de gemeenten in Haaglanden en de provincie Zuid-Holland om een ODH te gaan vormen. De gemeenten in Haaglanden hebben er voor gekozen om vanuit een bottornup proces te komen tot de vorming van een regionale omgevingsdienst. Op basis van deze intentieovereenkomst is een concept-bedrijfsplan en een concept-gemeenschappelijke regeling gemaakt voor een omgevingsdienst Haaglanden. Dit plan is het resultaat van een intensief proces waarin zowel bestuurlijk als ambtelijk alle betrokken partijen nauw hebben samengewerkt. De hoofdlijnen van deze concept-gemeenschappelijke regeling en het concept-bedrijfsplan worden hieronder kort samengevat. 2. Doel Waarom? + Het doel van de vorming van de omgevingsdienst is om een hogere kwaliteit van de milieuvergunningverlening en -handhaving te bereiken tegen lagere kosten: sneller, beter, goedkoper. Om dit te bereiken worden alle taken op het gebied van de milieuvergunningverlening en handhaving van de negen gemeenten in Haaglanden en de provincie Zuid-Holland gebundeld in een regionale omgevingsdienst. Door deze bundeling van taken kan zowel de kwaliteit van de uitvoering vergroot worden alsook de efficiency. -+ De vorming van de ODH sluit aan bij de afspraken die IPO, VNG en het Rijk landelijk gemaakt hebben (zgn. packagedeal) om via een bottom-up proces te komen tot de vorming van ongeveer 25 omgevingsdiensten in Nederland op het niveau van de veiligheidsregio's. De vorming van deze omgevingsdiensten is verplicht maar er is ruimte voor regionale invulling daarvan. Onlangs heeft het nieuwe Kabinet aangegeven vast te houden aan deze verplichting en te verwachten dat de provincies en gemeenten
+ +
+
er gezamenlijk voor zorgen dat uiterlijk per 1-1-2013 de omgevingsdiensten starten. Door de bundeling zijn gemeenten en provincie gezamenlijk in staat te voldoen aan de kwaliteitseisen die gesteld gaan worden aan de WABOtaken. Afzonderlijk zou dat niet voor elke deelnemer mogelijk zijn. De vorming van een regionale omgevingsdienst bevordert ook de mogelijke overdracht en inbreng van taken van Rijk, provincie en waterschappen waarover op Rijksniveau overleg gevoerd wordt (eventuele overdracht vindt pas plaats als de gemeentelijke taakuitvoering voldoet aan de landelijke kwaliteitscriteria). Door de taken gezamenlijk te organiseren op het niveau van de veiligheidsregio kan samen met het Openbaar Ministerie en de Politie de milieucriminaliteit beter bestreden worden en kan de samenwerking met de veiligheidsregio rond milieucalamiteitenbeter worden vormgegeven.
Wanneer? De omgevingsdienst start 'l september 2012. Daarmee voldoen we aan de wens van het nieuwe kabinet om voor 1 januari 2013 de omgevingsdienst draaiend te hebben. Waar? De vestiging van de orngevingsdienst zal ergens centraal in de regio Haaglanden dienen plaats te vinden. Dit wordt in het vervolgtraject nader verkend en te zijner tijd ter besluitvorming aan het bestuur van de omgevingsdienst i.o. voorgelegd. 3. Taken In de omgevingsdienst worden alle gemeentelijke en provinciale taken op het gebied van de milieuvergunningverlening en -handhaving onder gebracht. Concreet gaat het dan om: - Leidschendam-Voorburg: het basistakenpakket (milieuvergunningverleningen en -handhaving) zoals landelijk afgesproken tussen Rijk, IPO en VNG - Den Haag, Delft, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Zoetermeer, Wassenaar en Westland: het basistakenpakket aangevuld met overige wettelijke milieutaken van gemeenten (basistakenpakket*) - Provincie Zuid-Holland: het basistakenpakket aangevuld met overige uitvoerende taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving.
Het loket voor de vergunningaanvragen blijft bij de individuele gemeenten; het geheel van de uitvoerende taken (de backoffice) wordt geheel ondergebracht in de omgevingsdienst.
Omdat de formatie van de ODH wordt gebundeld vanuit de beschikbare formatie van partijen geldt bij de uitvoering door de ODH dat partijen de ondersteuning krijgen van de ODH op basis en naar rato waarvan zij formatie hebben ingebracht. De ingebrachteformatie wordt vertaald naar productieafspraken per jaar per organisatie. Dit is om te voorkomen dat organisaties relatief meer of minder productie krijgen dan dat zij op basis van hun inbreng recht hebben. De individuele organisaties blijven te allen tijden verantwoordelijk voor (de omvang van) hun eigen ambitieniveau en de daarbij behorende formatie. De ODH wordt verantwoordelijk voor de kwaliteit van de geleverde uren en productie. 4. Organisatie Sturinq Gemeenten en provincie blijven zelf bevoegd gezag; de uitvoering gebeurt in de omgevingsdienst. De politieke verantwoordelijkheid blijft dus ook bij de colleges. Gemeenten/provincie mandateren in beginsel de directeur van de omgevingsdienst om namens hen de benodigde uitvoeringsbesluiten te nemen.
De rechtsvorm van de ODH is een gemeenschappelijke regeling van de negen gemeenten en de provincie. Dat is de meest eenvoudige en transparante manier van organiseren. Aansluiten bij de bestaande GR van stadsgewest Haaglanden was geen optie omdat de provincie daarin geen deelnemer is. En het oprichten van een GR tussen de provincie en het stadsgewest zou maken dat gemeenten niet meer rechtstreeks deelnemers zijn. Daarom is er voor gekozen om een nieuwe GR tussen alle deelnemende gemeenten en de provincie op te richten. Daarmee is de directe zeggenschap van gemeenten en provincie het meest optimaal geregeld. Het bestuur van de GR wordt gevormd uit de colleges van de deelnemende organisaties (omdat het een uitvoerende verantwoordelijkheid van de colleges betreft). De samenstelling van en de stemverhouding in het algemeen bestuur (AB) is als volat: Gn~~ncj~!@?J?~zstr,,:.rODH 4 1 aantal leden AB I stemmen er lid I totaal 1 ~rocentueelI 1 Den Haag 2 25 50 25% 2 Provincie Zuid-Holland 25 50 25% l 24 24 Westland 12% l Zoetermeer 24 24 12% l 24 Delf3 24 12% l 8 8 Rijswijk 4% l Pijnacker-Nootdorp 8 8 4% Leidschendam-Voorburg i 4 4 2%
Midden-Delfland Wassenaar Totaal
1 l 12
4 4
4 4
200
2% 2% 100%
Het dagelijks bestuur (DB) bestaat, de voorzitter inbegrepen, uit de volgende 5 leden: a Provincie 1 lid. b DenHaagl lid. c Westland l lid. d De overige twee leden worden uit de overige 7 gemeenten door het Algemeen Bestuur aangewezen. Rol van de RadenlStaten en Colleaes De colleges maken meerjarige afspraken met de omgevingsdienst waarin wordt vastgelegd welke producten en diensten betreffende gemeente l provincie afneemt van de orngevingsdienst. Jaarlijks wordt dit geconcretiseerd in een werkplan voor iedere gemeente en de provincie. Daarin kunnen gemeenten maatwerkafspraken maken met de omgevingsdienst. De financiële en inhoudelijke kaders worden door de het college en de raad jaarlijks vastgelegd in de gemeentebegroting. Het bestuur van de omgevingsdienst stelt jaarlijks een begroting (nadat radenlstaten hun zienswijze daarop hebben gegeven)en een jaarverslag vast. De colleges en radenlstaten ontvangen deze ter kennisname. Met de vaststelling van het voorliggende bedrijfsplan en de GR gaan de colleges en raden akkoord met het oprichten van de GR voor de omgevingsdienst Haaglanden. Vanaf dat moment wordt de betrokkenheid van de colleges en raden vormgegeven zoals hierboven geschetst. Inrichtinq De omgevingsdienst wordt aangestuurd door een directeur. Binnen de ODH zijn er drie afdelingen: l.afdeling toetsing en vergunningverlening 2. afdeling toezicht en handhaving 3. afdeling specialismen en advies Iedere afdeling bestaat uit teams van medewerkers met een eigen leidinggevende. De bedrijfsvoering (ondersteuning) wordt ondergebracht in een aparte
eenheid direct onder de directeur.
5. Financiering Exwloitatiekosten De vorming van de orngevingsdienst vindt fomatielbudgetneutraal plaats, dat wil zeggen: de gemeenten en provincie brengen hun huidige personeel en huidige budgetten in. Daarbij is uitgegaan van een personele overhead
van 23,6% bij de start; in vier jaar tijd af te bouwen naar 21,2%. De overhead is bewust laag gehouden (gemeenten hebben gemiddeld een overhead van 35%): ervaringscijfers van andere uitvoerende organisaties leren dat voor puur uitvoerende taken dit overheadpercentagevoldoende moet zijn. Gemeenten en provincie worden dus gevraagd om op hun huidige personeel voor de betreffende taken (milieuvergunningverlening en handhaving) in te brengen en daarnaast 23,6% formatie mee te geven voor overheadtaken (management, secretariaat, bedrijfsvoering). Voor Delft betekent dit dat 12,12 fte wordt overgebracht. Daarnaast brengen gemeenten hun materiele budgetten die zijn besteden voor de milieuvergunningverlening en -handhaving in. De totale begroting van de ODH zal ruim 20 miljoen op jaarbasis gaan bedragen. Opstartkosten Voor de vorming van de omgevingsdienst worden opstartkosten gemaakt. In het bedrijfsplan is opgenomen dat deze in maximaal vier jaar tijd worden terugverdiend. Een objectieve maatstaf voor de verdeling van deze opstartkosten is lastig te maken. Op basis van het feit dat alle gemeenten profiteren van de vorming van de ODH is een voorstel gedaan (zie bijlage) voor de verdeling van de opstartkosten (die dus in vier jaar tijd worden terugverdiend). Het bedrag dat Delft bijdraagt aan de opstartkosten is €272.616,- . Het Delftse standpunt is dat deze kosten taakstellend zijn. Efficiencywinst De bundeling van de taken in de omgevingsdienst neemt niet alleen de kwaliteit toe maar kan ook efficiënter gewerkt worden. In een periode van 4 jaar wordt toegewerkt naar 10% efficiencywinst. Dit is onderbouwd in het bedrijfsplan. Frictiekosten De (incidentele) frictiekosten die gemeenten en provincie als gevolg van de oprichting van de ODH hebben, komen voor eigen rekening. De hoogte daarvan zal per gemeente sterk verschillen. Het gaat om potentiële kosten die omlaag gebracht kunnen worden door gerichte maatregelen. Binnen Delft worden de personele frictiekosten binnen de reorganisatie Koers voor Delft meegenomen. Intewale kostpriisberekeninq De bijdrage van ieder van de partijen vindt plaats op basis van wat zij inbrengen bij de start (input-financiering). De bedoeling is om na vier jaar tot een integrale kostprijsfinanciering te komen (betalen voor wat je krijgt; output-financiering). Dit kan mogelijk beperkte financiële consequenties hebben voor individuele gemeenten; de totale kosten van de omgevingsdienst blijven gelijk.
1Riiks)bezuiniaincien Het Kabinet had in het regeerakkoord aangekondigd om op termijn de algemene uitkering van het gemeentefonds met 100 miljoen euro te korten omdat de RUD-vorming efficiencywinst voor gemeenten oplevert. Vanuit het IPO en de VNG is een lobby gestart om dat ongedaan te maken. Inmiddels is uit het concept-bestuursakkoordvan het Rijk met provincies, gemeenten en waterschappen duidelijk dat deze bezuiniging van tafel is. Precieze afspraken over de financiële consequenties van de invoering van de WABO, de decentralisatie van bevoegdheden in het omgevingsrecht en de RUDvorming worden op een later moment door het Kabinet en de provincies en gemeenten gemaakt. De bezuinigingen waar gemeenten en provincies momenteel mee geconfronteerd worden noopt wel tot een efficiëntere uitvoering van de taken. Deze bezuinigingen zijn een extra reden om deel te nemen aan de ODH omdat de ODH vanaf 2016 een efficiencywinst van 100 miljoen oplevert. Daarmee kunnen provincie en gemeenten een deel van hun bezuinigingen opvangen. Samenvattend: + Inbreng personeel en materieel budget = budgetneutraal + Opstartkosten = eenmalig, worden terugverdiend in vier jaar tijd -, Efficiencywinst = 10% efficiencywinst vanaf 2016 + Frictiekosten = komen voor eigen rekening; te beperken door gerichte maatregelentbezuinigingen + Integrale kostprijsberekening: in vier jaar tijd wordt toegegroeid van inputfinanciering naar outpuffinanciering (integrale kostprijsberekening) -+ De bezuinigingen = ODH-vorming levert 10% efficiencywinst op die gemeenten kunnen inzetten voor de opvang van hun bezuinigingen
Samenvattend: de huidige kosten (exploitatie; totaal van personele en materiele middelen voor zowel primaire taken als overhead) voor de taken die de gemeente inbrengt in de omgevingsdienst zijn E l ,019.688. Na 4 jaar (2016) betaalt de gemeente E 917.719. Ten opzichte van de huidige situatie is er dus een totale structurele efficiencywinst van € 97.386. Daarnaast levert omgevingsdienst ook kwaliteitswinst op en een betere samenwerking in de keten rond milieucriminaliteit en milieucalamiteiten.
NB. Het bedrijfsplan is opgesteld door een deskundige procesmanager waarmee de kwaliteit van de inhoudelijke en financiële aannames is geborgd. Ernst&Young hebben vervolgens in opdracht van de stuurgroep ODH een second opinion op de financiële aannames in het bedrijfsplan uitgevoerd. De second opinion bevestigde de degelijkheid van het bedrijfsplan. Mede op basis van de second opinion zijn de financiele parameters waar nodig nog versterkt. Daarmee is een realistisch en kwalitatief hoogwaardig bedrijfsplan opgeleverd. 6. Implementatie Na vaststelling van het bedrijfsplan en de GR zal (onder verantwoordelijkheid van het AB en DB van de nieuwe gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Haaglanden) een inrichtingplan en een sociaal plan worden gemaakt. Op basis daarvan volgt het plaatsingsproces voor de medewerkers. Daarbij geldt: 'mens volgt taak'. Gestart wordt met de plaatsing van het management, daarna volgen de medewerkers. De te benoemen beoogd directeur zal hierin een leidende rol vervullen. Vakbonden en ondernemingsraden worden betrokken via een Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) en een Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO). De BOR en BG0 zullen namens de verschillende OR-en en GO'Szaken doen met de verantwoordelijk bestuurder. De BOR zal namens het personeel advies uitbrengen op het bedrijfsplan en het inrichtingsplan en zal betrokken zijn bij het plaatsingsproces. Met het BG0 zal een sociaal plan (afspraken over arbeidsvoorwaarden en de plaatsingsprocedure)worden afgesloten. Leidend daarin is het sociaal beleidskader dat daarvoor is afgesloten met de bonden door de gemeenten en de provincie. Zodra de colleges het bedrijfsplan hebben vastgesteld zal een kwartiermaker worden aangesteld die de vervolgstappen gaat voorbereiden (inrichtingsplan, sociaal plan). Na vaststelling van de GR door de RadeniStatenzal een beoogd directeur voor de omgevingsdienst worden geworven die het plaatsingsproces ter hand neemt en de dienst zal gaan leiden.
Het College wordt voorgesteld om het volgende te besluiten: Bedriifsplan: l.Voorlopig vaststellen van het bedrijfsplan voor de omgevingsdienst Haaglanden. 2. De ondernemingsraad om advies op het voorlopig vastgestelde bedrijfsplan vragen. 3. Het voorlopig vastgestelde bedrijfsplan ter kennisname aanbieden aan de Gemeenteraad om hen te informeren over de financiële consequenties. Financien: l.Instemmen met het inbrengen van E 1.019.688,- voor de uitvoering van de milieutaken door de omgevingsdienst Haaglanden. 2. Inbreng (inclusief efficiencywinst) verwerken in de meerjarenbegroting. 3. Instemmen met de eenmalige opstartkosten van €272.61 6. Deze reserveren in de begroting 2011 + 2012. 4. Besluiten om binnen Koers voor Delft de personele en materiele frictiekosten te voorkomen enlof op te vangen. Gemeenscha~~eliike Renelinu: 1. Vaststellen Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Haaglanden (onder voorbehoud van toestemming van de gemeenteraad) 2. Gemeenteraad om toestemming vragen (op basis van artikelen 96 en 98 van de Wgr) om een GR op te richten samen met de negen gemeenten in Haaglanden en de provincie Zuid-Holland voor een Omgevingsdienst Haaglanden 3. De heer L.P. Vokurka, wethouder Vergunningen gemeente Delft, aanwijzen als toekomstige lid van het AB van de omgevingsdienst Haaglanden.
Bijlage l:overzicht kosten (meerjarig + opstartkosten) Exploitatie binnen de omgevingsdienst Formatie en k o s 9 e r fte
'tf-yl,
-
--
4
;
Delft Den Haag LeidschendamVoorburg Midden Delfland Pijnacker-Nootdorp Rijswijk Wassenaar Westland Zoetermeer Provincie-Zuid-Holland
Delfi Den Haag LeidschendamVoorburg Midden Delfland Pijnacker-Nootdorp Rijswijk Wassenaar Westland Zoetermeer Provincie-Zuid-Holland
E 968.703
€ 1.019.688 E 7.077.1 83
6 994.195 € 6.900.254
E 6.723.324
£ 943.21l € 6.546.395
E 917.719 € 6.369.465
f 192.914 € 275.591 E 650.395 E 293.229 E 308.662 £ 3.213.394 E 719.844 £ 5.727.889
E 188.091 6 268.701
E 183.268 € 261.812
E 178.445 E 254.922
E 634.135 E 285.898
€ 617.876 E 278.568 E 293.229 F 3.052.724 E 683.852 f 5.441.494
£ 173.622 € 248.032 €585.356 € 263.906 E 277.796 f 2.892.055 6 647.860 E 5.155.100
E 300.946 € 3.133.059 E 701.848 E 5.584.691
£601.616
E 271.237 f 285.513 £ 2.972.389 € 665.856
E 5.298.297
NB: dit gaat om de kosten exclusief de directe productiekosten (uitvoeringsbudget)
Verdeling op2tartkost
y-
. . .... . L _ _ _ _ ...L.
12% 25%
€ 272.616 € 567.950 € 45.436 E 45.436
Pijnacker-Nootdorp
4%
Rijswijk
4%
€ E
Zoetermeer
12%
Den Haag Leidschendam-Voorburg Midden Delfland
90.872 90.872
Naar een professionele Omgevingsdienst Haaglanden BEDRIJFSPLAN Definitieve versie Door de Stuurgroep voorgedragen voor besluitvorming in de Colleges
28 april 2011
2011-2133
2
Inhoud INHOUD .......................................................................................................................................................... 3 1
INLEIDING ............................................................................................................................................. 7 Achtergrond en aanleiding ........................................................................................................................ 7 Bestuurlijke opdracht om tot omgevingsdiensten te komen ....................................................................... 7 De totstandkoming van dit bedrijfsplan ..................................................................................................... 8 De inhoud van dit bedrijfsplan .................................................................................................................. 9 Het bedrijfsplan in perspectief .................................................................................................................. 9
2
OMGEVINGSDIENST HAAGLANDEN IN HET KORT ................................................................ 11 Korte schets van het gebied Haaglanden ................................................................................................ 11 Kernpunten/ profiel van de ODH ............................................................................................................ 11 Doelstellingen van de ODH..................................................................................................................... 12 Beoogde uitstraling van de ODH ............................................................................................................ 13 De randvoorwaarden bij het opzetten van de ODH ................................................................................ 13
3
TAKEN, FORMATIE EN FINANCIËN ............................................................................................. 15 De takenpakketten van de ODH .............................................................................................................. 15 Indicatieve formatie van de ODH ............................................................................................................ 16 Groeien naar een gezamenlijk ambitieniveau binnen de ODH ............................................................... 18 Overige aspecten inzake de formatie van de ODH .................................................................................. 19 Een scherpe realistische exploitatiebegroting ......................................................................................... 20 Kosten per fte........................................................................................................................................... 21 Kosten als voorbeeld uitgewerkt.............................................................................................................. 21 Beginsel van budgettair neutraal ............................................................................................................ 22 Structurele verlaging van de exploitatie na vier jaren ............................................................................ 22 Financieringsmodel van inputgericht stapsgewijs naar outputgericht.................................................... 24 De projectbegroting................................................................................................................................. 24 Terugverdienen van de eenmalige projectkosten..................................................................................... 25
4
BESTUURLIJKE ORGANISATIE ..................................................................................................... 27 Inleiding .................................................................................................................................................. 27 Juridische vormgeving van de bestuurlijke samenwerking ..................................................................... 27 Stemverdeling en besluitvorming............................................................................................................. 28 Samenstelling Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur en benoeming Voorzitter .................................. 29
5
AMBTELIJKE ORGANISATIE ......................................................................................................... 31 Structuur ODH op hoofdlijnen ................................................................................................................ 31
3
Korte toelichting op organisatieonderdelen in ‘de lijn’ .......................................................................... 32 Toelichting op stafafdeling ‘Bedrijfsvoering’; de ondersteunende functies ............................................ 33 ICT-voorzieningen binnen de ODH ......................................................................................................... 34 Sturing ODH op hoofdlijnen.................................................................................................................... 39 Werkwijzen .............................................................................................................................................. 39 6
TOT SLOT; STATUS EN KORTE DOORKIJK ............................................................................... 42
4
VOORWOORD Voor u ligt het bedrijfsplan Omgevingsdienst Haaglanden (ODH). Het bedrijfsplan is in intensieve samenwerking tussen alle betrokken partijen vanuit de negen gemeenten binnen het Stadsgewest Haaglanden en de provincie Zuid-Holland tot stand gekomen. Het is een verdere concretisering van de „bestuurlijke intentieovereenkomst‟ zoals in februari 2010 tussen deze tien organisaties is overeengekomen. Op basis van het gezamenlijk doorlopen traject dat heeft geleid tot voorliggend bedrijfsplan kan worden gesteld dat het samenvoegen van de capaciteit van de tien organisaties op het vlak van vergunningverlening en handhaving, leidt tot een robuuste uitvoeringsorganisaties van ruim 230 formatieplaatsen. Deze „robuuste‟ organisatie mag in staat worden geacht om, ten opzichte van de huidige tien afzonderlijke situaties, meer kwaliteit te leveren tegen minder kosten. Deze conclusie wordt onderbouwd door het volgende: a Door de bundeling van formatie wordt een schaal gecreëerd die veel beter in staat is om versnippering en gaten in de capaciteit op te vangen. Dit bevordert de continuïteit. b
c
De ODH zal door haar omvang sneller en beter in staat zijn om aan de komende wettelijke eisen/ kwaliteitscriteria te gaan voldoen die aan de uitvoering worden gesteld. De ODH kan door haar schaal veel meer interne specialismen ontwikkelen dan de individuele organisaties afzonderlijk, die nodig zijn voor de taakuitvoering. Dit scheelt externe inhuur.
d
De ODH gaat als werkgever veel meer kunnen bieden aan haar medewerkers, als het gaat om inhoudelijke ontwikkeling en carrièreperspectief. Op basis van ervaringen weten we dat daarmee de arbeidssatisfactie van medewerkers toeneemt.
e
De ODH zal vanwege het feit dat deze op afstand wordt gezet een positieve prikkel geven aan de bestuurlijk en ambtelijke handhavingscultuur: handhaving zal veel meer in de schijnwerpers komen en zal als gevolg daarvan meer aandacht krijgen, hetgeen weer goed is voor de kwaliteit en zal naar verwachting leiden tot een kleinere kans op fouten.
f
Door bundeling van de taken is het mogelijk om de taakuitvoering efficiënter uit te gaan voeren, dit leidt tot (oplopend) 10% minder kosten. Deze efficiency wordt bereikt door een efficiëntere inrichting van de ondersteuning, een strakkere aansturing van werk en productie, meer specialismevorming (minder uitzoeken en ieder voor zich het wiel opnieuw uitvinden), betere opvang van gaten in de capaciteit en uiteindelijk daardoor ook minder kosten voor externe inhuur.
Voorliggend bedrijfsplan gaat verder in op deze aspecten. Het betreft een toegankelijke uitwerking van vragen over taken, formatie, kosten en de bestuurlijke en ambtelijke organisatie van de ODH. Dit bedrijfsplan is bedoeld om de besluitvorming, om al dan niet over te gaan tot de vorming van
5
een gezamenlijke uitvoeringsorganisatie, in colleges en raden te ondersteunen. Voor meer gedetailleerde informatie wordt in dit bedrijfsplan consequent verwezen naar het „bijlagenboek‟.
6
1 Inleiding Achtergrond en aanleiding 1.01
In ons land is - mede als gevolg van enkele grote rampen - al verschillende jaren een
verhoogde aandacht voor de kwaliteit van de handhaving van wet- en regelgeving. Eind jaren negentig is een grote verbeterslag gestart onder het motto: „Handhaven op Niveau‟. Hoewel de kwaliteit van de handhaving op sommige plekken zeker is verbeterd blijkt uit verschillende onderzoeken en rapporten echter dat deze in Nederland over de gehele linie nog (lang) niet toereikend is. 1.02
Het rapport van de commissie Mans uit 2008 schetst de ernst van de situatie. Het rapport
constateert dat van een professionele en adequate handhaving landelijk gezien nog geen sprake is en stelt dat de handhaving in Nederland nog veel te versnipperd is. Verder blijkt dat handhaven complex is en steeds complexer wordt, er nog veel gaten vallen in de uitvoering, die vaak ook nog ad-hoc is, en er nog veel te weinig informatie wordt uitgewisseld tussen de verschillende overheidsinstanties. Mans pleit voor een 25 tot 30-tal regionale uitvoeringsorganisaties (omgevingsdiensten) waarin verschillende overheden hun capaciteit, deskundigheid en financiële input bundelen om te zorgen voor verdere professionalisering van de handhaving. 1.03
Voor het Ministerie van VROM, de VNG en het IPO is in juni 2009 mede op basis van de
adviezen van Mans - en met het oog op de komst van de Wabo - een akkoord gesloten om een opschaling van de handhaving samen op te pakken. Een opschaling waarbij maatwerk per regio mogelijk moet worden gemaakt als het gaat om de precieze opzet en invulling van zo‟n regionale omgevingsdienst (afgekort: OD). 1.04
De provincie Zuid-Holland heeft al jaren goede ervaringen met intensieve samenwerking
tussen gemeenten en provincie. Het bovengenoemde akkoord is een extra stimulans geweest voor de provincie Zuid-Holland om een grootschalig traject te starten voor het vormen van een vijftal omgevingsdiensten in haar gebied. In deze vijf diensten wordt alle capaciteit van de inliggende gemeenten, milieudiensten en de provincie op het gebied van milieuvergunningverlening en handhaving gebundeld. 1.05
Met en binnen het Stadsgewest Haaglanden is in 2009 het gesprek gestart over het vormen
van een OD voor Haaglanden (hierna ODH). Dit resulteerde in een bestuurlijke notitie waarin de intenties zijn verwoord voor het verder onderzoeken/ invulling geven van een ODH. In februari 2010 heeft deze bestuurlijke notitie geleid tot een bestuurlijke intentieovereenkomst tussen de negen gemeenten in Haaglanden en de provincie Zuid-Holland om een ODH te gaan vormen. Bestuurlijke opdracht om tot omgevingsdiensten te komen 1.06
Aanvankelijk was het de opzet van de minister van VROM om de vorming van de
omgevingsdiensten wettelijk vast te leggen. De huidige situatie is dat de staatssecretaris de vorming van de omgevingsdiensten overlaat aan provincies en gemeenten middels een bottum-up proces: wel
7
verplichtend maar niet bij wet. In het bestuurlijk overleg tussen het Ministerie van VROM, de gemeenten (VNG) en de provincies (IPO) zijn in juni 2010 de intenties van 2009 nog eens bevestigd hetgeen heeft geresulteerd in een bestuurlijke opdracht om vanaf 1 januari 2012 een landsdekkend systeem te hebben van omgevingsdiensten. Deze verplichtende beleidslijn wordt door het nieuwe Kabinet voortgezet, met dien verstande dat de harde datum van 1 januari 2012 komt te vervallen: alle gemeenten en provincies dienen in de loop van 2012 hun taakuitvoering op het gebied van milieu en handhaving in robuuste omgevingsdiensten te hebben ondergebracht. 1.07
Naast de adviezen tot schaalvergroting is het rapport van de commissie Mans ook mede
aanleiding geweest voor een landelijk traject om te komen tot nieuwe kwaliteitseisen ten aanzien van de uitvoering van de handhaving door overheden. Dat betekent dat alle overheden die een handhavende taak in uitvoering hebben deze taak in de toekomst moeten doen aan de hand van nieuwe kwaliteitscriteria die wettelijk worden vastgelegd. Deze criteria zullen onderdeel zijn van het toezicht op handhavende instanties voor wat betreft de kwaliteit die zij moeten gaan leveren. 1.08
De bestuurlijke intenties in Haaglanden om zelf in gezamenlijkheid de handhaving te gaan
verbeteren, de bestuurlijke opdracht die is gegeven aan gemeenten en provincies om te komen tot omgevingsdiensten per 1 januari 2012 en de komst van de nieuwe wettelijke kwaliteitscriteria zijn de belangrijkste drivers geweest achter dit bedrijfsplan. 1.09
Naast kwaliteit spelen ook kosten een belangrijke rol in de besluitvorming inzake de opzet van
een omgevingsdienst. Enerzijds zijn er opstartkosten om de dienst te bouwen en daarnaast ontstaan frictiekosten in de achterblijvende organisaties op het moment dat er personeel wordt overgeplaatst naar een nieuwe organisatie. Aan de andere kant blijkt dat schaalvergroting leidt tot structurele kostenbesparingen. Het is belangrijk dat bij de opzet van een dienst duidelijk wordt welke kosten en baten dat met zich meebrengt. 1.10 Tot slot speelt een rol de landelijke lijn om te komen tot bezuinigen. Op het Gemeentefonds en het Provinciefonds wordt bezuinigd en bij de onderbouwing van de bezuinigingen is genoemd dat de omgevingsdiensten moeten leiden tot minder kosten en dat deze als zodanig kunnen leiden tot een vermindering van het benodigde budget (decembercirculaire 2010). De bezuinigingen zullen uiteindelijk een impact hebben op de begroting en het niveau van taakuitvoering van de omgevingsdiensten. Het is aan de individuele organisaties om te besluiten of en in hoeverre bezuinigingen worden meegeven aan de voorliggende vorming van de ODH. 1.11
Over het geheel genomen krijgt de omgevingsdienst daarmee een ambitieuze opdracht mee:
meer kwaliteit tegen lagere kosten. In dit bedrijfsplan is uitgewerkt dat dat kan, maar niet zondermeer. Daar is een goede planning en uitwerking voor nodig en daarna een heel gerichte sturing op voortgang, kosten en kwaliteit. De totstandkoming van dit bedrijfsplan 1.12
Dit plan is het resultaat van een intensief proces waarin zowel bestuurlijk als ambtelijk alle
betrokken partijen nauw hebben samengewerkt. 1.13
De ambtelijke aansturing van het proces (en de ambtelijke eindverantwoordelijkheid voor het
8
resultaat)
heeft
gelegen
bij
het
zogenoemde
directeurenoverleg,
waarin
de
ambtelijk
eindverantwoordelijken van de taken die in de ODH worden ondergebracht samenkwamen. Met de directeuren zijn - met input vanuit de werkgroepen - verschillende werkconferenties gehouden. 1.14
De bestuurlijke aansturing van het proces (en bestuurlijke eindverantwoordelijkheid voor het
resultaat) lag bij de stuurgroep waarin portefeuillehouders handhaving/ milieu samenkwamen. Er zijn verschillende inhoudelijke sessies geweest in de stuurgroep waarin de voortgang van de verschillende onderdelen van dit plan zijn besproken. 1.15
De voortgang van het proces is aan de hand van een communicatieagenda gerapporteerd en
teruggekoppeld aan besturen, managementteams en medewerkers. Er zijn raadssessies geweest waarin de opzet en deelresultaten van dit plan zijn gepresenteerd en middels nieuwsbrieven hebben alle betrokkenen de uitwerking van de inhoudelijke punten in dit plan kunnen volgen. Ook is door een extern bureau een second opinion uitgevoerd. Hieruit blijkt dat er geen blokkades zijn om dit bedrijfsplan uit te voeren. De suggesties uit de second opinion zijn genoemd ter verbetering van de uitwerking zijn in dit plan verwerkt. De inhoud van dit bedrijfsplan 1.16
De inhoud van dit bedrijfsplan is gevoed door de deelresultaten vanuit de verschillende
werkgroepen. In dit bedrijfsplan, of in haar bijlagenboek, zijn de volgende hoofdvragen uitgewerkt: a Wat wordt het profiel en wat wordt de beoogde uitstraling van de ODH? b
Welke taken komen er in de ODH, met welke begroting gaat er worden gewerkt en hoe wordt de taakuitvoering gefinancierd?
c d
Hoe vindt straks de bestuurlijke aansturing plaats? Hoe ziet de ambtelijke organisatie, primair proces en ondersteunende functies, er op hoofdlijnen uit?
1.17
e
Hoe zien straks de processen er uit binnen de ODH en de overdrachtsmomenten met de gemeentelijke organisaties en de provinciale organisatie?
f
Welke gevolgen heeft de vorming van de ODH voor het personeel?
In de verschillende hoofdstukken van dit bedrijfsplan zijn deze vragen uitgewerkt. Hoofdstuk 2
„ODH in het kort‟ gaat in op vraag a. Hoofdstuk 3 „Taken, formatie en financiën‟ geeft een antwoord op vraag b. Vraag c wordt beantwoord in hoofdstuk 4 „Bestuurlijke organisatie. In hoofdstuk 5 „Ambtelijke organisatie‟ wordt ingegaan op vraag d. 1.18
Omwille van de leesbaarheid van dit bedrijfsplan is ervoor gekozen enkel de kern, welke van
evident belang is voor een zorgvuldige besluitvorming, op te nemen in de hoofdtekst. Een groot deel van de uitwerkingen van de werkgroepen is daarom opgenomen in een „bijlagenboek‟, zo ook de beantwoording van voornoemde vragen e en f. Het bedrijfsplan in perspectief 1.19
Het is belangrijk om dit bedrijfsplan goed te positioneren in de context van tijd en omgeving.
Om met dat laatste te beginnen: de ODH zal één van de vijf omgevingsdiensten worden in ZuidHolland. Dat betekent dat bij de totstandkoming van dit plan ook is gekeken naar de opzet en invulling
9
van de andere OD‟s, waar dat nuttig en handig was is gebruik gemaakt van de uitwerking van andere OD‟s, waar dat nodig was is concreet maatwerk geleverd voor de regio Haaglanden. 1.20 Bijzonder aan het voorliggend bedrijfsplan is dat er - in tegenstelling tot de vier andere regio‟s in Zuid-Holland - nog geen uitvoeringssamenwerking is op de schaal van de gehele regio en op het gebied van vergunningverlening en handhaving. Dat betekent aan de ene kant dat er veel moet gebeuren om dit op te zetten, maar aan de andere kant betekent dit ook dat er vanuit het niets echt iets nieuws kan worden opgezet waarin een ieder nog zijn/ haar inbreng kan leveren. Dit levert een energie op van samen aan iets nieuws beginnen, samen een mooie dienst opbouwen. 1.21
Zoals aangegeven is het doel van dit bedrijfsplan om de intenties uit de intentieverklaring van
februari 2010 verder te concretiseren, zodat de verschillende (beoogde) deelnemers van de ODH op basis van dit document kunnen besluiten tot deelname aan deze ODH. 1.22
De deelnemers gaan bij vaststelling van dit bedrijfsplan samen de ODH bouwen. Om dat
bouwen te kunnen realiseren zal een inrichtingsfase worden vormgegeven waarin de ODH verder wordt uitgedetailleerd en waarin de plaatsing van medewerkers wordt voorbereid. Dit bedrijfsplan vormt de basis voor die inrichtingsfase. In hoofdstuk 6 van dit bedrijfsplan geven we nog een korte doorkijk op deze inrichtingsfase.
10
2 Omgevingsdienst Haaglanden in het kort 2.01
In het kort is de aanleiding om tot een ODH te komen in het gebied van Haaglanden de
volgende: a
Meer bestuurlijke aandacht voor handhaving, minder kans op grote en kleine milieuzaken,
b
zoals die zich nog her en der voordoen door minder aandacht of te weinig capaciteit. Het zoveel mogelijk voorkomen van gaten in de uitvoering, meer continuïteit dan nu het geval is en daardoor minder externe inhuur.
c
Betere waarborg door een grotere schaalomvang dat straks (sneller) aan alle wettelijke kwaliteitscriteria van het Rijk kan worden voldaan.
d
Meer gelijkheid in de uitvoering (meer rechtsgelijkheid voor bedrijven): gelijke monniken gelijke kappen, meer gelijkheid in kwaliteit en kwantiteit als het gaat om de uitvoering.
e f
Kostenbesparing door schaalvergroting, efficiencymaatregelen en minder externe inhuur. Continueren en daarna verder uitbouwen van de specifieke glastuinbouw expertise die deze regio uniek maakt.
2.02 In dit hoofdstuk zijn kernachtig de kenmerken van de ODH uitgewerkt. We gaan in op de doelstellingen en de beoogde uitstraling van de ODH en de randvoorwaarden die bij het opzetten van de ODH worden meegegeven zijn benoemd. Korte schets van het gebied Haaglanden 2.03
De regio Haaglanden bestaat uit negen gemeenten; Delft, Den Haag, Leidschendam-
Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer. De oppervlakte bedraagt ruim 40.000 hectare waarop circa 1 miljoen mensen wonen. Haaglanden is daarmee de dichtstbevolkte regio van Nederland. In de regio zijn ruim 67.000 bedrijven en instellingen gevestigd, waarvan circa 23.000 inrichtingen. Opvallende branches binnen de regio zijn glastuinbouw, kantoren, detailhandel en horeca. Van „zware industrie‟ is in deze regio nauwelijks sprake. Kernpunten/ profiel van de ODH 2.04
De ODH die voor dit gebied gaat opereren is uitgewerkt als een regionale uitvoeringdienst
opgezet voor de uitvoering van de vergunningverlening en handhaving van taken gerelateerd aan de Wet Milieubeheer en de uitvoering van andere wettelijke milieutaken. Daarbij gaat het zowel om de taakuitvoering van de gemeenten binnen het Stadsgewest Haaglanden als om de taakuitvoering voor dat deel van de provincie Zuid-Holland dat binnen het gebied van Haaglanden valt. 2.05
Dat betekent dat de ODH in opdracht van gemeenten en provincie de uitvoering van
vergunningverlening en handhaving ter hand neemt, waarbij gemeenten het eerste aanspreekpunt zijn voor burgers en bedrijven, waarbij gemeenten en provincie zelf bevoegd gezag blijven. 2.06
De gemeenten binnen Haaglanden en de provincie Zuid-Holland zijn samen eigenaar van de
ODH en sturen deze samen aan. De ODH opereert als verlengde uitvoeringsarm van de organisaties die de ODH in eigendom hebben.
11
2.07
Om dat goed te kunnen doen worden de financiële middelen en wordt de ambtelijke formatie
in het kader van de genoemde taken gebundeld, hetgeen leidt tot een nieuwe organisatie. 2.08 Binnen de ODH is de kennis van het veld en kennis over de cultuur/ werkwijzen van de organisaties die de ODH in eigendom hebben geborgd en er worden frequent afspraken gemaakt over de opzet en invulling van de taakuitvoering. Per organisatie wordt binnen de ODH een vast contactpersoon aangewezen die de inhoud, kwaliteit en efficiency van de taakuitvoering bespreekt met de opdrachtgevende bestuurder. 2.09
De uitvoering door de ODH moet leiden tot een betere uitvoering van genoemde taken dan de
uitvoering door de individuele organisaties. „Beter‟ betekent in dit verband: a Het beter en sneller kunnen voldoen aan de landelijke kwaliteitscriteria. b
Meer specialismevorming op inhoud, daardoor ook beter op de hoogte van ontwikkelingen en jurisprudentie.
c
Een meer constante uitvoering, dat wil zeggen een snelle en adequate opvang van
d
(tijdelijke) gaten en vacatures (minder afhankelijkheid van externen). Een meer eenduidig/gelijkheid qua uitvoering in de regio, geen grote verschillen per
e
gemeente tenzij bewust een afwijkend beleid moet worden toegepast. Een efficiëntere uitvoering (dat wil zeggen meer productie voor hetzelfde geld, of dezelfde
f
productie voor minder geld). De beoogde efficiëntie zit dan vooral in: i
Meer sturing op capaciteitsinzet en productie.
ii iii
Minder inhuur door eigen specialismevorming en schaalgrootte. Minder zelf ontwikkelen/jurisprudentie volgen door krachtenbundeling.
iv v
Meer standaardisatie van soortgelijke producten. Betere en meer gerichte inzet van ondersteuning.
vi
Betere/meer gerichte inzet van formatie.
Doelstellingen van de ODH 2.10
Op grond van het beoogde profiel en de daarbij behorende kenmerken is aan de ODH een
aantal concrete doelstellingen verbonden. Deze zijn als volgt: a De ODH zorgt er voor dat de taakuitvoering gaat voldoen aan de wettelijke kwaliteitseisen, onder voorwaarde dat zij daarvoor de opdracht en de financiële middelen krijgt. b c
De ODH zorgt voor een goede afstemming/samenwerking met partijen. De ODH zorgt voor een zo eenduidig mogelijke taakuitvoering in het gehele gebied van Haaglanden, met maatwerkafspraken als het gaat om ambities en bestuurlijke keuzes van de individuele organisaties.
d
De ODH zorgt er voor dat de taakuitvoering beduidend efficiënter gaat plaatsvinden dan de som van de huidige taakuitvoering per einde van 2010.
e
De ODH zorgt voor een breder pallet aan ontwikkelingsmogelijkheden in termen van specialismevorming en doorgroeimogelijkheden dan de huidige die er zijn binnen de deelnemende organisaties.
f
De ODH zorg er voor dat specifieke expertise, waaronder die voor de glastuinbouw, wordt geborgd en waar mogelijk verder wordt uitgebouwd.
12
2.11
Om deze doelstellingen te kunnen realiseren is een organisatie nodig die robuust is qua
omvang en die in staat is om daadwerkelijk schaalvoordelen te realiseren. Daarbij moet de dienst professioneel worden aangestuurd waardoor grip blijft op de financiën, de productie en de kwaliteit. Ten aanzien daarvan worden heldere en haalbare doelstellingen geformuleerd met de individuele partners van de dienst. 2.12
Ten aanzien van de taakuitvoering worden door de ODH garanties gegeven aan de
deelnemende partners. Deze garanties zijn als volgt en zullen in individuele contracten worden herbevestigd: a De ODH zorgt voor continuïteit in de uitvoering. b c
De ODH anticipeert op de individuele cultuur en wensen van de deelnemers. De ODH zorgt er voor en borgt dat elke deelnemende organisatie een vast aanspreekpunt krijgt als het gaat om de uitvoering.
d
De ODH zorgt voor transparantie rondom de inzet van financiën en geleverde prestaties.
Beoogde uitstraling van de ODH 2.13
De ODH wordt een hoog professionele organisatie waar zowel burgers, bedrijven, eigenaren
en andere overheden veel vertrouwen in hebben: als de ODH wordt ingeschakeld dan is het goed en krijg je kwaliteit. 2.14
Medewerkers willen graag bij de ODH werken. Ze hebben goede mogelijkheden om zichzelf
te ontwikkelen, hebben uitdagend werk, professionele collega‟s en het feit dat ze bij deze ODH hebben gewerkt staat goed op hun CV. 2.15
De ODH heeft een fris en sprankelend imago en er is een hoge bestuurlijke sensitiviteit.
2.16
Door burgers en bedrijven wordt de ODH ervaren als een adequaat verlengstuk van de
gemeente/ provincie, waarbinnen afspraken worden nagekomen, de dienstverlening hoog is en er (binnen de wettelijke en beleidsmatige kaders) zoveel als mogelijk wordt meegedacht met hen. 2.17
In andere delen van Nederland wordt de ODH als voorbeeld gezien waar binnen een korte tijd
een goed lopende uitvoeringsorganisatie is opgezet. De randvoorwaarden bij het opzetten van de ODH 2.18
Bij het uitwerken van de intentieovereenkomst van februari 2010 is reeds een aantal
randvoorwaarden meegegeven voor de vorming van de dienst. Deze gelden nog onverkort:
13
Om de RUD te laten functioneren op een wijze in overeenstemming is met de wensen van de opdrachtgevers van de RUD, de gemeenten en de provincie, is een aantal voorwaarden geformuleerd waaraan de RUD moet voldoen. Dit zijn voorwaarden die de verhouding tussen de gemeenten en de RUD betreffen en zijn aanvullend op de voorwaarden die volgen uit de package deal of de kwaliteitscriteria. Deze voorwaarden zijn de volgende: de productkwaliteit van de RUD moet over de breedte van de dienstverlening beter zijn tegen dezelfde of lagere kosten dan de gemeenten zelf kunnen realiseren de dienstverlening van de RUD moet, met uitzondering van het basistakenpakket, worden vormgegeven via een cafetariamodel, waarbij de gemeenten een keuze kunnen maken uit de diensten die de RUD levert. De keuze voor een cafetariamodel moet uitgaan van het uitgangspunt, dat een afspraak voor het uitvoeren van andere taken voor een gemeente voor langere tijd wordt aangegaan, waarbij recht wordt gedaan aan de wens tot flexibiliteit en de eis van continuïteit. de gemeenten zijn verantwoordelijk voor de front office, de RUD is de back office. De koppeling tussen de front office en de back office wordt goed georganiseerd. De gemeenten hebben de front office voor de burgers en de bedrijven. De RUD krijgt geen eigen loket. de zeggenschap in de RUD moet worden verdeeld naar rato van het aantal of de omvang van de afgenomen taken door de gemeente of provincie. de organisatie moet voldoen aan de criteria voor robuustheid (zie paragraaf 8). er mag geen dubbel werk worden gedaan (de gemeenten moeten het werk van de RUD niet in eigen huis overdoen). Het voorkomen van dubbel werk is een belangrijke voorwaarde voor de op te richten RUD in Haaglanden. Dat impliceert dat het opdrachtgeverschap van de gemeenten goed moet worden georganiseerd: duidelijk moet zijn welke taken de RUD in opdracht van de gemeente en binnen welke kaders van de gemeente uitvoert en hoe dit vanuit de gemeente wordt aangestuurd of gecontroleerd, zonder dat de werkzaamheden van de RUD worden overgedaan. Bij de verdere uitwerking van de RUD en het opdrachtgeverschap van de gemeenten zal dit verder aandacht moeten krijgen.
2.19
De ODH wordt opgezet onder deze randvoorwaarden, aangevuld met enkele voorwaarden
die de deelnemende organisaties hebben gesteld tijdens het proces van totstandkoming van dit bedrijfsplan. Deze aanvullende voorwaarden zijn: a
Het personeel gaat over conform de afspraken van het sociaal beleid, zoals met de bonden overeengekomen.
b
Het ontstaan en de omvang van opstartkosten moet als geheel worden terugverdiend.
c
De taakuitvoering moet naadloos blijven aansluiten op de Wabo-taakuitvoering van gemeenten.
d
Deelnemende organisaties worden nauw betrokken bij het opzetten en verder detailleren van de ODH.
e
Colleges, Raden, Ondernemingsraden en medewerkers worden adequaat op de hoogte gehouden van de voortgang betreffende het uitwerken van dit bedrijfsplan naar het concreet opzetten en inrichten van de ODH.
14
3 Taken, formatie en financiën 3.01
De kern van de ODH wordt gevormd door de taken die de gemeenten en de provincie
inbrengen en de formatie die daarmee gepaard gaat. Gemeenten konden op basis van de bestuurlijke overeenkomst die tussen de VNG en het IPO is gesloten een pakketkeuze maken. In het uitwerken van de taken en formatie is uitgegaan van de gemaakte pakketkeuzen door de gemeenten en is vervolgens de formatie opgeteld die op dit moment gemoeid is met de taakuitvoering binnen dat pakket. De ODH begint dus als optelsom van alle afzonderlijke taken en formaties van haar deelnemers. 3.02
Als we kijken naar wat er nu is aan formatie, dan bestaan er verschillen tussen gemeenten.
De ene gemeente heeft relatief meer formatie voor hetzelfde takenpakket als de andere. Voor de start van de ODH maakt dat niet uit als maar duidelijk is dat elke organisatie terugkrijgt wat zij inbrengt. Brengt een gemeente 3 fte aan formatie in, dat krijgt zij voor 3 fte productie en betaalt zij ook voor deze productie. Op termijn is het wenselijk dat er een uniforme uitvoering van taken komt: dat wil zeggen dat het ambitieniveau dat een gemeente heeft aan de hand van een objectieve norm wordt vertaald naar formatie gegeven de taakomvang en opgave die er ligt. 3.03
Ook is een exploitatiebegroting gemaakt van de structurele kosten van de ODH. In het kader
van dit bedrijfsplan is een kostprijs per fte bepaald, inclusief een opslag voor overhead daaroverheen. De exploitatiebegroting geeft dus aan wat er nodig is om de ODH bedrijfsmatig te organiseren. Deze benodigde kosten dienen te worden vergeleken met de nu beschikbare budgetten voor de huidige taakuitvoering, inclusief overheadskosten en inclusief een opslag omdat de ODH uitgaat van het peiljaar 2012 en de huidige begrotingen zijn gebaseerd op peiljaar 2010. De vergelijking wat nodig is versus de beschikbare budgetten is nodig ter ondersteuning van de besluitvorming. 3.04
Daarnaast is er een calculatie gemaakt van de opstartkosten van de ODH. Deze kosten zijn
versleuteld over de deelnemers. Het wordt de strikte opdracht aan de ODH om in vier jaar tijd de volledige omvang van de opstartkosten terug te verdienen met behulp van efficiencymaatregelen. Dat betekent dat de deelnemende organisaties elk jaar een deel van wat zij aan opstartkosten hebben ingebracht terugkrijgen. 3.05
De efficiencymaatregelen leiden na vier jaar (en na het terugverdienen van de opstartkosten)
tot een structureel lagere exploitatie van 10% ten opzichte van de start van de ODH. 3.06
Tot slot is gekeken naar het financieringsmodel, voor de korte en de langer termijn. Deze en
voornoemde punten worden in navolgende paragrafen een voor een toegelicht. De takenpakketten van de ODH 3.07
1
In het document “Naar een gezamenlijke RUD Haaglanden” uit 2009 is het volgende viertal
logische takenpakketten benoemd die ook leidend zijn geweest in de afspraken tussen IPO en VNG: a
1
Pakket 1
Basistakenpakket.
De benaming Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) is gedurende het proces vervangen door de term „Omgevingsdienst Haaglanden‟ (ODH)
15
b
Pakket 2
Basistakenpakket+: de taken uit de package deal (pakket 1) aangevuld met alle overige wettelijke milieutaken van gemeenten en provincie.
3.08
c
Pakket 3
Pakket Milieu en RO: het basistakenpakket+ (pakket 2) aangevuld met de milieu-inbreng in ruimtelijke plannen en milieugerelateerde programmataken.
d
Pakket 4
Pakket 2 en/of 3 aangevuld met alle bouwgerelateerde uitvoerende en adviestaken.
De pakketten zijn zodanig samengesteld dat de verschillende gemeenten vanuit ieders 2
perspectief een eigen keuze kunnen samenstellen. In de bestuursopdracht tussen VROM, VNG en IPO is bepaald dat minimaal basispakket 1 wordt ingebracht. 3.09
In het onderliggende bedrijfsplan is een doorkijk gemaakt vanuit deze taken en formatie van
de pakketten van de negen Haaglanden gemeenten en de provincie Zuid-Holland. Daarbij is gevraagd aan alle partijen welk pakket zij zouden willen onderbrengen in de ODH. Dat heeft geleid tot het volgende overzicht: a b
Pakket 1 Pakket 2
Leidschendam-Voorburg Den Haag, Delft, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Zoetermeer,
Wassenaar en Westland. 3.10
De provincie Zuid-Holland zal naast de bedoelde wettelijke milieutaken uit het basispakket
ook de overige uitvoerende taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving bij de ODH onderbrengen. Het gaat hierbij onder andere om taken op het gebied van grondwateronttrekkingen en groene regelgeving. Voor een aantal „kleine taken‟ binnen dit pakket is de afweging gemaakt om deze taken voor de hele provincie bij één OD onder te brengen. Zo krijgen verschillende OD‟s specifieke centrale taken toebedeeld. Indicatieve formatie van de ODH 3.11 De formatie van de ODH vormt een belangrijke basis voor de uitwerking van diverse aspecten van het bedrijfsplan. De formatie in omvang en samenstelling wordt als input gebruikt voor:
3.12
a
Het bepalen van de omvang van de ODH.
b c
Het indelen van de ODH in logische organisatie-onderdelen (afdelingen, teams, staf). De omvang van de overhead (wat is er als ondersteuning nodig).
d
Het berekenen van de kosten van de ODH (salaris, voorzieningen, huisvesting etc.)
Het bepalen van de formatie van de ODH kan grofweg op twee manieren plaatsvinden: a
Aan de hand van de beschikbare formatie per deelnemer kan een totaal beschikbare
b
formatie worden bepaald, waarbij iedere deelnemer de beschikbare formatie inbrengt. Aan de hand van objectieve maatstaven, kengetallen en dergelijke kan een referentieformatie worden bepaald voor de ODH en daarmee ook voor de inbreng van afzonderlijke deelnemers.
3.13
De stuurgroep ODH heeft als bepalende randvoorwaarde voor de vorming van de ODH
meegegeven dat dit budgetneutraal moet plaatsvinden. Deze randvoorwaarde is door de stuurgroep 2
In bijlage B worden deze pakketten indicatief en illustratief beschreven. De beschrijving in bijlage B geeft het beeld van wat de pakketten inhouden, hoe met deze pakketten en de keuze voor een pakket kan worden omgegaan.
16
verder doorvertaald naar het uitgangspunt dat de beschikbare budgetten de basis vormt voor het bepalen van de begroting van de ODH. 3.14 Het bepalen van de formatie aan de hand van de bovenvermelde takenpakketten is dus 3 gedaan op grond van de beschikbare formatie binnen de verschillende organisaties. Dat betekent dat er wordt gebundeld wat er is. 3.15
Om de omvang van de formatie te bepalen is een aantal stappen doorlopen: a
De kern van de formatie wordt bepaald door de primaire taken die de ODH gaat uitvoeren voor gemeente en provincie als ook de beschikbare formatie om deze taken uit te voeren.
b
Per gemeente is een inventarisatie uitgevoerd om de beschikbare formatie in beeld te brengen. Omdat niet alle gemeenten de overheadformatie separaat kunnen benoemen, wordt de kern van de formatie bepaald door de opgegeven primaire formatie. De resultaten van deze inventarisatie zijn opgenomen in de bijlage. Van de provincie was al een overzicht beschikbaar van de aan de ODH toe te delen formatie.
c
Over de omvang van de primaire organisatie die met voorgaande stappen is bepaald, is een percentage van 23,6% voor de overhead (zoals management, secretarieel, control, financieel, kwaliteit, personeel, ICT) opgenomen. Hierbij gaat het om het percentage overhead op het totaal van de formatie. Om op 23,6% van het totaal van de formatie te kunnen komen bij het aantal fte in het primaire proces 31% ondersteuning toegevoegd. Stel er komen 100 fte primair proces dan komen daar 31 fte ondersteuning bij. In totaal is het percentage ondersteuning dan 31/131= 23,6%.
3.16 De formatie die met genoemde stappen is bepaald heeft zowel betrekking op de milieuvergunningverlening, milieutoezicht en handhaving als ook op de overige taken die bij de ODH worden ondergebracht. Te denken valt aan wettelijke taken op het gebied van bodem, geluid, lucht en externe veiligheid. Ook specialistische ondersteuning van de taakuitvoering door de ODH of het inbrengen van specialistische kennis bij gemeenten, bijvoorbeeld ten behoeve van de frontoffice (loketfunctie) werkzaamheden, maken deel uit van de formatie. De mate waarin gemeenten deze activiteiten bij de ODH willen onderbrengen verschilt per deelnemer. 3.17
Een taak die nog uitgewerkt moet worden, is de rol van de ODH in de gemeentelijke en
regionale rampenorganisatie. Onderdeel van de gemeentelijke rampenorganisatie is het actiecentrum milieu(zorg). Na vorming van de ODH zal het hiervoor deskundige personeel in veel gevallen overgaan naar de ODH, waardoor de meeste gemeenten niet meer in staat zullen zijn om een dergelijk actiecentrum te bemensen. 3.18
Aan de hand van de hiervoor beschreven processen is een indicatieve formatie voor de ODH
in beeld gebracht. Deze ziet er als volgt uit, gebaseerd op peildatum 1-1-2010.
3
Uitgegaan is van de situatie per 1 januari 2010, waarbij de beschikbare formatie bestaat uit de bezetting inclusief eventuele vacatures
17
Toetsing Vergunning Melding WM
Toetsing Beschikking Melding Overig
Toezicht Klachten
Specialist Jurist
Adm.
Totaal Primair
Delft
2,00
2,00
4,25
1,00
0,00
Den Haag
4,00
18,80
32,60
4,80
0,60
0,04
1,11
0,42
0,29
PijnackerNootdorp
2,00
Rijswijk
Overhead
Totaal
9,25
2,87
12,12
4,00
64,20
19,90
84,10
0,00
0,00
1,75
0,54
2,29
1,79
0,00
0,00
2,50
0,78
3,28
0,00
2,25
0,40
1,25
5,90
1,83
7,73
0,56
0,13
1,97
0,00
0,00
2,66
0,82
3,48
Wassenaar
0,80
0,00
1,89
0,11
0,00
2,80
0,87
3,67
Westland
3,40
0,00
13,71
11,19
0,85
29,15
9,04
38,19
Zoetemeer
1,00
0,00
4,00
1,03
0,50
6,53
2,02
8,55
12,64
25,08
11,02
0,72
2,50
51,96
16,11
68,07
LeidschendamVoorburg Midden Delfland 4
Provincie
Zuid-
Holland Niet benoemde 5 taken ODH
3.19
0,52
0,52 27,42
46,34
74,59
19,77
9,10
177,22
0,52 54,78
232,00
Bij het in beeld brengen van deze indicatieve formatie is uitgegaan van de informatie zoals
deze nu beschikbaar is gesteld en is vergaard. Bij de hiervoor geschetste omvang en samenstelling van de ODH is de conclusie gerechtvaardigd, dat voor de ODH als geheel sprake is van een robuuste organisatie. Daarmee wordt voldaan aan een essentieel uitgangspunt. Groeien naar een gezamenlijk ambitieniveau binnen de ODH 3.20
De nu beschikbare formatie zoals deze voor elke gemeente en de provincie is
geïnventariseerd vormt de basis voor de inbreng per deelnemende partij. Tijdens het inventariseren van de informatie over de beschikbare formatie per deelnemer is naar voren gekomen dat de verhouding tussen de omvang van taken en de omvang van formatie tussen gemeenten varieert. Gemeenten hanteren hierbij verschillende uitgangspunten en normen en daardoor verschillende ambitieniveaus. 3.21
Gemeenten hebben van oudsher een gevarieerde aanpak bij de uitvoering van wettelijke
taken. Die variatie vindt zijn oorsprong in het verschil in benadering van maatgevende aspecten als
4
Gemeente Midden Delfland heeft in de huidige situatie de uitvoering van haar milieutaken ondergebracht bij gemeente Westland. De onder Midden Delfland genoemde formatie is samen met de onder Westland genoemde formatie thans ondergebracht bij de gemeente Westland.
5
Onder “niet benoemde taken” wordt voorzien in formatie voor zeer beperkte taakfragmenten die nog niet bekend zijn. Hieronder is niet begrepen de formatie van het Stadsgewest Haagland die overkomt naar de ODH. Van het Stadsgewest wordt 1 fte op enig later moment opgenomen in de formatie van de ODH. Andere medewerkers gaan via hun oorspronkelijke gemeentelijke organisatie over naar de ODH.
18
risico-inschatting en prioritering. Daarbij komt dat sprake is van variatie in locatiespecifieke omstandigheden. Te denken valt aan aspecten als het inschatten van het risico bij de planning van inspectie van bedrijven (bij het aanvaarden van zekere (lage) risico‟s hoeft er minder te worden gecontroleerd) of het mogelijke verschil in benadering van bedrijven, zoals glastuinbouwbedrijven versus binnenstedelijke bedrijven of de mate waarin klachten zich voordoen. 3.22
Ook in de situatie dat de taken worden uitgevoerd door de ODH blijven gemeenten en
provincie verantwoordelijk voor de bestuurlijke afweging van risico‟s en prioriteiten en daarmee dus ook de omvang van het uit te voeren takenpakket. Het is wel de uitdaging van de ODH om met verloop van tijd de gemeenten in hun bestuurlijke en beleidsmatige afwegingen rond de aanpak van wettelijke taken naar elkaar toe te (laten) bewegen zodat op termijn de verschillen kleiner worden. Op die manier kunnen efficiëntievoordelen worden gecombineerd met een kwalitatieve taakuitvoering. 3.23
Het een en ander betekent dat in de loop van 2012 een bestuurlijke notitie zal worden
opgesteld waarin het uiteindelijk gezamenlijke ambitieniveau voor het gebied Haaglanden zal worden uitgewerkt en worden vastgelegd. Mede input voor deze notitie zijn de kwaliteitscriteria die landelijk worden vastgesteld, maar ook de inhoudelijke problematiek en de bestuurlijke ambities worden daarin uitgewerkt. Daarbij zal tot slot ook worden aangegeven wat de formatietechnische consequenties zullen zijn voor de individuele partijen en wat de snelheid zal worden van het toegroeien naar dit gezamenlijke ambitieniveau. Overige aspecten inzake de formatie van de ODH 3.24
De totaalformatie is voldoende robuust, zodat de minimale formatie-eisen volgens de
kwaliteitscriteria voor de ODH geen belemmeringen zullen zijn. 3.25
Omdat de formatie van de ODH wordt gebundeld vanuit de beschikbare formatie van partijen
geldt bij de uitvoering door de ODH dat de omvang van de taakuitvoering door de ODH voor partijen plaatsvindt naar rato waarvan zij formatie hebben ingebracht. De ingebrachte formatie wordt vertaald naar productieafspraken per jaar per organisatie. Dit is om te voorkomen dat organisaties relatief meer of minder productie krijgen dan dat zij op basis van hun inbreng recht hebben. Zoals hierboven aangegeven zal in de loop van de tijd de productie worden aangepast op het moment dat er een gezamenlijk ambitieniveau is bepaald. De individuele organisaties blijven te allen tijden verantwoordelijk voor (de omvang van) hun eigen ambitieniveau en de daarbij behorende formatie. De ODH wordt verantwoordelijk voor de kwaliteit van de geleverde uren en productie. 3.26
De formatie voor andersoortig toezicht dan voor de Wm en bodem, zoals voor groentaken,
eventuele wettelijke taken op het gebied van ontheffingen geluid en EV., is niet inbegrepen in de formatieberekening. Er is geen informatie over de omvang van deze taken beschikbaar. Overigens zal dit een sterk ondergeschikt onderdeel in de organisatieomvang zijn. Terzijde wordt opgemerkt dat ten aanzien van toezicht een aandachtspunt naar voren is gekomen aangaande het al dan niet organiseren van de BOA-bevoegdheid in de organisatie. 3.27
Afgesproken is de formatie te baseren op de situatie anno 1 januari 2010. De
geïnventariseerde informatie is daarop gebaseerd. Mutaties in de beschikbare formatie na die
19
peildatum zijn niet opgenomen. Ook is in de bepaling van de formatie en de vaststelling van uit te voeren taken (nog) geen rekening gehouden met aanstaande ontwikkelingen als de 3e tranche Activiteitenbesluit Wm, de uitvoering van Waterwet taken zoals het toezicht op indirecte lozingen (thans Hoogheemraadschap). De uitvoering van deze taken zal in beginsel binnen de bestaande formatie moeten plaatsvinden. 3.28
Bij het kwartiermaken moet bekeken worden hoe zich deze ontwikkelingen verhouden tot het
definitief inrichten van de organisatie en het maken van contractafspraken met gemeenten. Een scherpe realistische exploitatiebegroting 3.29
Voor de exploitatie van de ODH is een realistische maar zo scherp mogelijke begroting
gemaakt (zie Bijlage E in het Bijlagenboek). Alle mogelijke kosten voor de taakuitvoering zijn daarin opgenomen. 3.30
De exploitatie is opgezet op basis van de bestaande begrotingsgegevens van de deelnemers
waar die beschikbaar en van toepassing waren. De exploitatie wordt ingegeven door het bundelen van de beschikbare budgetten van de huidige taakuitvoering (primaire proces) en vermeerderd met zo laag mogelijk te houden overheadkosten. 3.31
Meer concreet zijn bij de exploitatiebegroting de volgende aannames gehanteerd: a
Het aantal in te brengen medewerkers is formatieneutraal voor de primaire taken, dat wil zeggen dat voor de uitvoering door de ODH van de primaire taken per deelnemer het aantal fte wordt ingebracht dat ook in de huidige situatie deze taken uitvoert.
3.32
b
Voor de overheadtaken wordt uitgegaan van een afgesproken percentage van 23,6% van de totale formatie.
c
Voor de personeelslasten wordt uitgegaan van een gemiddeld kostprijstarief per fte, uitgaande van een gemiddelde zwaarte van het totaal aan functies.
d
De overige lasten worden berekend op basis van een gangbaar voorzieningen- en middelenniveau.
Verder is er gekozen voor een post onvoorzien in de begroting van 15%. Deze post is zo
opgenomen omdat er een onzekerheid zit in de kosten van de exploitatie van de ICT systemen en omdat we het goed achten dat de dienst een klein werkkapitaal heeft om naar eigen inzicht kleine investeringen te doen en niet voor elke bedrag alle deelnemers langs hoeft. 3.33
Daarnaast is er voor gekozen om de ODH te voorzien van een reservevorming die toegroeit
naar 5% van de exploitatiebegroting. Hiervoor hoeven geen extra middelen te worden vrijgespeeld omdat deze reservevorming kan komen uit de huidige reservevorming van de huidige 10 organisaties. De precieze opzet van de reservevorming zal door de kwartiermaker worden uitgewerkt.
20
Kosten per fte 3.34
Op basis van de exploitatiebegroting kunnen de gemiddelde kosten per fte worden bepaald:
Omvang kosten personeel en overhead in EUR
19.523.000
Aantal fte
232
Kosten per fte Directe salariskosten (gemiddeld per fte) Overheadskosten per fte 3.35
84.150 6
63.277 20.873
In deze kostentabel zit de gehele formatie. Dat wil zeggen de formatie voor het primaire
proces, maar ook alle managers, de ondersteuning en de medewerkers van de bedrijfsvoering (P&O, Facilitair, Financiën etc.). 3.36
De overheadskosten per fte bestaan uit kosten voor: huisvesting, ICT-applicaties,
werkplekken, mobiliteitskosten, opleidingskosten, en repro, telefonie etc. 3.37
Op basis van deze berekening kan ook het eerste berekening van een uurtarief van de ODH
plaatsvinden, waarbij de aanname is gedaan dat per fte 1.350 productieve uren per jaar worden gemaakt. Kosten per fte primair proces
84.150
Aantal productieve uren
1.350
Bruto uurtarief in EUR in 2012
62,33
Opslag management, secretariaten en bedrijfsvoeringsfuncties 31% in EUR Netto uurtarief in EUR in 2012
19,32 81,65
Kosten als voorbeeld uitgewerkt 3.38
Tussen de OD Haaglanden en de deelnemende partijen wordt een contract afgesloten, dat
jaarlijks wordt geconcretiseerd inzake uitvoering en ambities. Daarbij wordt in onderling overleg zoveel mogelijk maatwerk geleverd. 3.39
Elke deelnemer kan op basis van de exploitatiebegroting berekenen wat de omvang wordt
van de kosten voor deelname. We hebben daarvoor een rekenvoorbeeld gemaakt. We gaan uit van gemeente X die nu een takenpakket heeft aangegeven waarvoor op dot moment binnen de huidige organisatie 10 fte wordt ingezet. Deze 10 fte doen vergunningverlening, toezicht en handhaving, klachten behandelen en een aantal specialistische taken. Het is de bedoeling dat deze gemeente conform de afspraak deze 10 fte primair proces inbrengt in de ODH. Voor deze gemeente kan de volgende berekening worden gemaakt van kosten die zij vanaf 2012 gaan betalen:
6
Dit betreft de analyse van de verwachtte gemiddelde salariskosten voor 2012 doorberekend van 2010 naar 2012 en in die zin
niet in directe zin te vergelijken met het kostenniveau 2010, zie voor toelichting Bijlage E
21
3.40
Inbreng (en straks afname) primaire proces
10
Opslag management, ondersteuning, bedrijfsvoering 23,6% van het totaal Totale afname in fte
3,1
Kosten per fte
84.150
Totale kosten in EUR
1.102.365
Aanvulling in directe productiekosten
Op basis huidige begrotingen
13,1
De kosten kunnen aan de hand van dit rekenvoorbeeld voor elke individuele organisatie
worden bepaald. Belangrijk daarbij is dat voor de kostenpost directe personeelskosten wordt uit gegaan van de kosten die daarvoor door de verschillende organisaties nu in de begroting is opgenomen. Denk daarbij aan kosten bezwaren en beroepen, publicatiekosten etc. Deze zijn in elke organisatie als apart begroot. Het totaal van deze kosten wordt nu geschat op ruim 1 miljoen euro, maar zal nooit meer kunnen zijn dan de som van de bedragen in de individuele organisaties. Beginsel van budgettair neutraal 3.41
Het opzetten van de ODH wordt gedaan onder de premisse van budgettaire neutraliteit.
3.42
Als het gaat om de begroting dan betekent budgettair neutraal dat de huidige kosten van de
taakuitvoering inclusief de opslag voor overhead, niet meer gaat bedragen dan de voor het peiljaar 2012 gecorrigeerde kosten die straks moeten worden gemaakt bij de ODH. 3.43
Als het gaat om de opstartkosten dan geldt dat deze moeten worden terugverdiend door in de
komende jaren steeds wat efficiënter te gaan werken. Daarover later in dit hoofdstuk meer. 3.44
Tot slot resteren dan nog de frictiekosten binnen de individuele organisaties. De frictiekosten
zijn de kosten die achterblijven in de organisaties als gevolg van het uitplaatsen van formatie. Denk daarbij aan huisvestingskosten maar ook kosten van de ondersteuning. Per organisatie worden de frictiekosten bezien en worden gekoppeld aan concrete maatregelen om deze te voorkomen/ te beperken. Frictiekosten kunnen daarnaast worden bezien in een meerjaren perspectief omdat de ODH gaat toegroeien naar een structurele verlaging van haar exploitatie, hetgeen ten opzichte van de frictiekosten weer baten gaat opleveren. 3.45
In de onderstaande paragrafen is uitgewerkt hoe het beginsel van budgettaire neutraliteit
wordt gerealiseerd. Structurele verlaging van de exploitatie na vier jaren 3.46 Het is de doelstelling van de ODH om als gevolg van schaalvoordelen een wettelijk vereist kwaliteitsniveau te bereiken tegen lagere kosten. 3.47
Taakstellend krijgt de ODH de opdracht om gedurende de eerste vier jaren van haar bestaan
22
de formatie ten aanzien van het primaire proces per jaar met 1,5% efficiënter te maken. Dat is dus na 4 jaar in totaal 6%, hetgeen neerkomt op circa 11 fte. 3.48 Verder krijgt de ODH de opdracht om gedurende de eerste vier jaren de overhead per jaar te verlagen met 2,5 fte hetgeen neerkomt op een reductie van 10 fte. 3.49
Concreet leidt dat tot de volgende opdracht:
Formatieontwikkeling ODH
2012
2016
Verschil
Formatie primaire proces in fte
177 (76,4%)
166 (78,8%)
-11
Ondersteuning in fte
55 (23,6%)
45 (21,2%)
-10
Totaal
232 (100%)
211 (100%)
-21
3.50
De efficiencywinst is te behalen door een doelgerichte aansturing op basis van een gerichte
planning, efficiënter volgen van nieuwe ontwikkelingen, het realiseren van schaalvoordelen door het bundelen van activiteiten, het werken met producten en productprijzen, het voorkomen van doublures in de interne uitvoering, specialismevorming en een zo laag mogelijke externe inhuur. 3.51
Verder zijn er vanaf 2016 naar verwachting minder kosten nodig voor opleiding omdat deze
voor de eerste jaren hoger zijn ingeschaald vanwege de opstartfase en kunnen vanaf 2016 naar een normaal niveau terug (normaal is tussen de 2-3%). Ook kan vanaf dat moment beter voorzien worden wat er aan onvoorziene kosten gereserveerd moet worden in de begroting omdat dan meer duidelijk is hoe de ICT kosten zich ontwikkelen. De verwachting is dat de post onvoorzien dan ook iets kan worden aangepast naar beneden. De ODH staat dan vier jaren. Het management en de medewerkers moeten dan bezien waar zij aanvullend besparingen realiseren oplopend tot 10% van de exploitatie van het startjaar 2012. Dat betekent dat naast de besparing op personeelskosten circa 300.000 EUR aanvullend bespaard moet gaan worden om tot de 10% taakstelling te kunnen komen.
Besparingen die vanaf 2016 structureel worden gerealiseerd Personeelskosten en overheadskosten in EUR (21 fte à 84.150) Besparing in te vullen door management in EUR Totaal besparing vanaf 2016 in EUR
1.767.150 300.150 2.067.300
3.52 Vanaf 2016 zal de exploitatie ten opzichte van 2012 dan structureel met 10 % lager uitvallen dan waarmee wordt gestart in 2012. De besparingen die in de jaren 2012 tot en met 2015 worden gerealiseerd worden gebruikt om de opstartkosten van de gemeenten mee te financieren/ terug te betalen. De doelstelling voor 2016 is taakstellend en zal gedurende de komende jaren worden gemonitord. In de periode 2012 tot en met 2015 zal de efficiencyoperatie jaarlijks vorm krijgen. Het staat de organisaties vanaf 2016 vanzelfsprekend vrij om de efficiencywinst ook om te zetten in extra kwaliteit of extra formatie. 3.53 Mocht om wat voor reden dan ook blijken dat de opbrengsten tegenvallen dan wel dat extra kosten worden gemaakt, dan zullen deze naar rato in inbreng van fte versleuteld worden over de deelnemers.
23
Financieringsmodel van inputgericht stapsgewijs naar outputgericht 3.54
Het uitgangspunt van het financieringsmodel is dat de huidige kostenniveaus van de provincie
en de aan de OD Haaglanden deelnemende gemeenten niet wijzigen. 3.55
Het voorstel is dat de afzonderlijke deelnemers de eerste 3 jaar de financiering op basis van
input realiseren. Dat wil zeggen dat zij deze 3 jaren een vaste inbreng hebben van financiering gekoppeld aan hun afname en dat zij over deze jaren terugkrijgen het deel van de opstartkosten dat zij voor 2011 hebben ingebracht. 3.56
De verwachting is dat na drie jaar een stabiele situatie intreedt, omdat de incidentele kosten
verdwenen zijn en zijn terugbetaald en omdat er dan voldoende ervaringscijfers zijn om tot een gedegen model van kostentoerekening te komen. 3.57
Concreet betekent dit dat voor de eerste drie jaren een inputmodel van financiering wordt
voorgesteld dat in de periode tot 2015 geleidelijk wordt toegewerkt naar tot een outputmodel zodat voor de tweede contractperiode op basis van afname/producten contracten worden gemaakt en ook de financiering op die basis zal plaatsvinden. 3.58
De kenmerken van deze twee modellen zijn hieronder nog kort toegelicht: a
b
Inputmodel - De totale kosten worden omgeslagen naar de fte‟s die worden ingebracht en op deze wijze worden de kosten naar de deelnemende gemeenten/provincie doorberekend. Outputmodel -
De omgevingsdienst zal zoveel mogelijk op basis van geleverde prestaties en afgenomen producten worden gefinancierd (kostprijs per prestatie/product).
3.59
Om tot een model van outputfinanciering te kunnen komen zal ervaring moeten worden
opgedaan met gegevens ten aanzien van aantallen producten/tijd per product/prijs per uur/aantal productieve uren. De ODH zal zich actief in gaan zetten om deze ervaringen op te bouwen zodat vanaf 2015 gewerkt kan worden met een systeem van (gedeeltelijke) outputfinanciering. De projectbegroting 3.60
Voor het neerzetten van de ODH moet een eenmalige investering worden gedaan, die
vanwege de eis van budgettair neutraal zal moeten worden terugverdiend. Deze eenmalige investering is de projectbegroting genoemd (zie bijlage D). 3.61 De totale omvang van de eenmalige investering is gebaseerd op een aantal aannames en ervaringen bij andere milieu- en omgevingsdiensten. Het bedrag is gemaximaliseerd op genoemd bedrag. 3.62
Voor de verdeling van de projectkosten is een verdeling gemaakt met percentages. Voor het
bepalen van deze percentages kunnen geen objectieve criteria als inwoners of aantallen bedrijven worden gehanteerd vanwege de betrokkenheid van de provincie. De provincie heeft bijvoorbeeld veel minder maar wel veel zwaardere bedrijven in haar pakket. Om die reden is een staffel bedacht met
24
percentages waarbij ook een uitgangspunt van collectiviteit is toegepast. Concreet betekent dit dat in beginsel alle partijen een evenredig belang hebben bij de vorming van de ODH en het kunnen voldoen aan de kwaliteitseisen. Om toch een differentiatie aan te brengen, is daarbij wel de omvang van de problematiek en de inzet van fte meegewogen. 3.63
Belangrijk is te vermelden dat de inbreng van de bijdrage aan de opstartkosten in zijn geheel
zal worden terugverdiend door de ODH. Jaarlijks zal naar rato van onderstaande percentages het inverdiende budget (daarover later meer) terug worden gestort aan de verschillende organisaties. Naar 4 jaar is de totale voorinvestering dan terugbetaald aan alle partijen. 3.64
Op grond van de bovenbeschreven uitgangspunten is de onderstaande verdeling van de
opstartkosten gemaakt, gebaseerd op de totale omvang van 2,3 miljoen euro. Deze verdeling wordt ook toegepast op het moment dat mocht blijken dat de opstartkosten onverhoopt hoger uitvallen. In dat geval zullen eventuele hogere opstartkosten ook binnen de daarvoor gestelde termijn in zijn geheel worden terugbetaald. Het wordt vanuit de stuurgroep nadrukkelijk meegegeven dat de begrote opstartkosten kaderstellend zijn en in beginsel niet mogen worden overschreden, dit behoudens calamiteiten. 3.65
De verdeling van de opstartkosten is als volgt:
Gemeente
Percentage
Bedrag
Delft
12%
€
272.616
Den Haag
25%
€
567.950
Leidschendam-Voorburg
2%
€
45.436
Midden Delfland
2%
€
45.436
Pijnacker-Nootdorp
4%
€
90.872
Rijswijk
4%
€
90.872
Wassenaar
2%
€
45.436
Westland
12%
€
272.616
Provincie Zuid-Holland
25%
€
567.950
Zoetermeer
12%
€
272.616
Terugverdienen van de eenmalige projectkosten 3.66
Binnen
dit
onderzoek
is
gekeken
naar
de
gevolgen
van
het
doorvoeren
van
efficiencymaatregelen in relatie tot de terugverdientijd van de initiële investering voor het opzetten van de ODH. Uitgangspunt van de berekeningen zijn de projectkosten van 2,3 miljoen euro. 3.67
In de berekeningen is een tweetal scenario‟s beschouwd: a
Het terugbrengen van overheadkosten met 2,5 fte per jaar over een periode van vier jaar.
b
Het realiseren van een efficiencyverbetering van 1,5% per jaar onder direct personeel
25
over een periode van vier jaar. 3.68
Op grond van het berekenen van het cumulatief terugbrengen van de personeelskosten
gedurende een periode van 4 jaren, blijkt dat als gedurende 4 jaren de kosten formatie ten behoeve van de ondersteuning worden teruggebracht met 2,5 fte per jaar en de formatie in het primaire proces/ formatie direct wordt teruggebracht met 1,5 % per jaar dat dan cumulatief een totaal inverdien budget ontstaat, waarbij uiterlijk eind 2015 de opstartkosten van 2,3 miljoen euro zijn terugverdiend. 3.69
Deze besparingen zijn in het onderstaande schema uitgezet:
* 1.000 euro
Gevolgen efficiencymaatregelen ODH 2.000 1.500 1.000 500 2011 500-
2012
2013
2014
2015
2016
2017
Bes pa ri ng overhea d Bes pa ri ng di rect Cumul a tief
1.0001.5002.0002.500-
3.70
Dat betekent dat de exploitatiebegroting over de periode 2012 tot en met 2015 op het nu
berekende niveau blijft (exclusief jaarlijkse indexering), dat de efficiencybijdrage in deze jaren wordt terugbetaald aan de deelnemers, waarmee zij de opstartbijdrage terugkrijgen en dat vanaf 2016 een aangepaste exploitatiebegroting ontstaat.
26
4 Bestuurlijke organisatie Inleiding 4.01
Dit hoofdstuk van het bedrijfsplan gaat in op de bestuurlijke en ambtelijke aansturing
(organisatie) van de ODH en op de manier van werken die binnen deze organisatie zal worden nagestreefd. Juridische vormgeving van de bestuurlijke samenwerking 4.02
In aansluiting op de notitie „Naar een RUD in Haaglanden‟ uit 2009 zijn in het kader van dit 7
bedrijfsplan de volgende varianten overwogen: a Aansluiten van de ODH bij het Stadsgewest Haaglanden. b
Vormen van een nieuwe gemeenschappelijke regeling (GR) tussen alle deelnemers in de
c
ODH. Vormen van een nieuwe GR tussen Stadsgewest Haaglanden en de provincie Zuid-
Holland, waarbij de ODH zou aansluiten. We lichten deze drie potentiële samenwerkingsvormen hieronder kort toe: 4.03
In het eerste scenario vormt de toekomstige ODH een onderdeel van de bestaande GR
Stadsgewest Haaglanden. De GR Stadsgewest Haaglanden dient hierop te worden aangepast. Naast het bestaande takenpakket op het gebied van ondermeer Ruimtelijke Ordening, Verkeer & Vervoer, Volkshuisvesting en Economie, zal de gemeenschappelijke regeling op het takenpakket van de ODH worden aangepast. In deze juridische constructie neemt de provincie niet rechtstreeks deel als eigenaar. 4.04
In het tweede scenario wordt een nieuwe gemeenschappelijke regeling opgericht ten behoeve
van de ODH met een op maat gesneden doelstelling, takenpakket en bestuurlijke besluitvormingsstructuur. In deze nieuwe GR nemen alle gemeenten en provincie als eigenaar deel. In deze juridische constructie neemt het Stadsgewest niet rechtstreeks deel als eigenaar. 4.05 van
In het laatste scenario wordt een nieuwe gemeenschappelijke regeling opgericht ten behoeve de
ODH
met
een
op
maat
gesneden
doelstelling,
takenpakket
en
bestuurlijke
besluitvormingsstructuur. In deze nieuwe GR neemt de provincie rechtstreeks deel en de gemeenten via de GR Stadsgewest Haaglanden. De gemeenten dragen daartoe de OD-taken over aan het Stadsgewest Haaglanden. Het Stadsgewest Haaglanden brengt op haar beurt deze taken in bij de GR ODH. 4.06
Om tot een keuze van een voorkeursvariant uit deze drie potentiële samenwerkingsvormen te
kunnen komen, zijn deze beoordeeld en onderling vergeleken op haalbaarheid en wenselijkheid. Om deze beoordeling en vergelijking „zuiver‟ uit te kunnen voeren is vooraf een beoordelingskader opgesteld, zie bijlage F. Dit beoordelingskader is gebaseerd op: a
7
De bestuurlijk en ambtelijk geformuleerde wensen ten aanzien van de bestuurlijke organisatie.
Vanwege de voorkeur van alle betrokken partijen voor een samenwerkingsmodel op grond van de Wet Gemeenschappelijke regeling, zijn alleen varianten beoordeeld die binnen dit wettelijk kader passen.
27
b
De door partijen in het voortraject tot de intentieovereenkomst gehanteerde criteria ten aanzien van de juridische vormgeving.
c 4.07
De door de werkgroep zelf geformuleerde en nader gedefinieerde criteria.
Van elk van de varianten zijn de belangrijkste juridische en bestuurlijke gevolgen in beeld
gebracht. Deze gevolgen zijn onderling vergeleken en langs de lat van het beoordelingskader gelegd en gewaardeerd, zij bijlage F. Op basis van deze beoordeling en de onderlinge vergelijking, is als voorkeursvariant gekozen voor variant 2: „Een nieuwe GR Omgevingsdienst Haaglanden‟. Stemverdeling en besluitvorming 4.08
Voor het bepalen van de stemverdeling en besluitvorming binnen deze nieuwe GR zijn de
volgende drie uitgangspunten gehanteerd: a De stemverhouding moet toekomstige ontwikkelingen kunnen opvangen. De ODH wordt als groeimodel opgezet, waarbij deelnemers mogelijk in de loop der tijd meer taken zullen onderbrengen, danwel nieuwe partijen zullen toetreden. De grondslag voor de bestuurlijke
b
stemverdeling zal deze wijzigingen in onderlinge verhouding binnen de OD moeten kunnen opvangen. De financiële bijdrage van deelnemers is leidend voor de zeggenschap in de OD. In dat geval is er sprake van het uitgangspunt „wie betaalt, bepaalt‟. Hoe groter de financiële bijdrage hoe groter de zeggenschap. Er is objectief vast te stellen aan de hand van de begroting danwel realisatie wat de financiële bijdrage is van de verschillende deelnemers, evenals de onderlinge verhouding. Dit geldt zowel bij aanvang als in geval van
c
toekomstige wijzigingen. Voorkomen dat een of enkele partijen de besluitvorming bepalen. Ongelimiteerde toepassing van de financiële bijdrage als verdeelsleutel kan tot ongewenste situaties leiden, waarbij één of enkele partijen de bestuurlijke besluitvorming zullen bepalen. Ter voorkoming hiervan en ter bevordering van een duurzame en evenwichtige besluitvorming die eveneens recht doet aan de „kleinere‟ deelnemers aan de ODH, worden de volgende uitgangspunten aanvullend gehanteerd:
Geen enkele partij verkrijgt op basis van de financiële bijdrage een vetorecht. De besluitvormingsprocedure wordt niet alleen gebaseerd op het aantal stemmen (gerelateerd aan de financiële bijdrage) maar eveneens verbonden aan een minimaal aantal deelnemers.
4.09
Op basis van deze drie uitgangspunten en de beschikbare gegevens voor de financiële
inbreng als de taken wordt het Algemeen Bestuur (AB ) van de ODH als volgt samengesteld: a De twee grootste partijen (Den Haag en Provincie Zuid-Holland) leveren elk 2 leden aan
4.10
b
het AB. De overige leden leveren 1 lid.
c
Het AB bestaat daarmee uit 12 leden.
Elk lid krijgt op basis van inbreng een aantal stemmen. Besluitvorming vindt alleen plaats als
meer dan de helft van de leden heeft gestemd/ aan de stemming heeft deelgenomen.
28
4.11
Deze stemverdeling is in onderstaande tabel uitgewerkt.
Stemverdeling Algemeen Bestuur ODH aantal leden AB
stemmen per lid
totaal
procentueel
Den Haag
2
25
50
25%
Provincie Zuid-Holland
2
25
50
25%
Westland
1
24
24
12%
Zoetermeer
1
24
24
12%
Delft
1
24
24
12%
Rijswijk
1
8
8
4%
Pijnacker-Nootdorp
1
8
8
4%
Leidschendam-Voorburg
1
4
4
2%
Midden-Delfland
1
4
4
2%
Wassenaar
1
4
4
2%
Totaal
12
200
100%
4.12
Opgeteld kunnen 200 stemmen worden uitgebracht. Voor het nemen van besluiten in het AB
is een meerderheid benodigd die tot stand wordt gebracht door minimaal 3 deelnemers. Samenstelling Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur en benoeming Voorzitter 4.13
8
De Gemeenschappelijke Regeling „Omgevingsdienst Haaglanden‟ wordt aangegaan tussen
Colleges van B&W (B&W) en Gedeputeerde Staten (GS) aangezien de uit te voeren taken door de 9 ODH tot de bevoegdheid van het B&W en GS behoren. Dit heeft eveneens consequenties voor de kwalitatieve eisen aan de samenstelling van het Algemeen Bestuur (AB) en Dagelijks Bestuur (DB). 4.14
De leden van het AB worden door de deelnemers van GR Haaglanden afgevaardigd. Dit zijn
vanuit de gemeentebesturen collegeleden en vanuit de provincie gedeputeerden. 4.15
Leden van het DB worden door het AB vanuit haar midden gekozen.
4.16
Het DB wordt, de voorzitter inbegrepen, gevormd door maximaal 5 leden. De deelnemers in
de ODH worden als volgt binnen het DB vertegenwoordigd: a Provincie Zuid-Holland: 1 DB-lid. b c
Gemeente Den Haag: 1 DB-lid. Gemeente Westland: 1 DB-lid.
d
Overige 7 deelnemende gemeenten tezamen: maximaal 2 DB-leden (door het AB aangewezen).
4.17
Voorgaande zetelverdeling binnen het DB is gebaseerd op het feit dat de drie deelnemende
partijen met de grootste inbreng in de ODH, elk met één lid binnen het DB worden vertegenwoordigd.
8 9
Zie bijlage T voor de tekst van de Gemeenschappelijke Regeling „Omgevingsdienst Haaglanden‟. Nadat toestemming is verkregen van de gemeenteraden respectievelijk provinciale staten, artikel 51 Wgr.
29
In het geval van de gemeente Westland draagt deze zetelverdeling tevens bij aan het borgen van de identiteit van de glastuinbouw binnen de ODH. 4.18
De voorzitter van de ODH wordt door en vanuit het AB gekozen.
30
5 Ambtelijke organisatie Structuur ODH op hoofdlijnen 5.01
Het is de intentie om met de vorming van de ODH te komen tot een robuuste
uitvoeringsorganisatie, die voldoende schaalgrootte heeft om de continuïteit in taakuitvoering te bevorderen en waarin, door bundeling van kennis en expertise, de kwaliteit van dienstverlening aan burgers en bedrijven wordt verbeterd/ geoptimaliseerd. 5.02
10
Om aan deze intentie, en de andere uitgangspunten die gelden bij de vorming van de ODH ,
optimaal invulling te geven wordt voorgesteld de ambtelijke organisatie van de ODH in te richten op basis van de binnen deze organisatie geldende processen. Het inrichtingsprincipe „processen‟ wordt daarbij verkozen boven een sectorale of geografische inrichting.
11
Directie (meervoudig bij aanvang ODH)
Stafafdeling Bedrijfsvoering
Afdeling Toetsing & Vergunningverlening
Mgt-onderst.
10 11
Team 1
Afdeling Toezicht & Handhaving
Mgt-onderst.
Team 1
Afdeling Specialismen & Advies
Mgt-onderst.
Team 1
Team 2
Team 2
Team 2
Team 3
Team 3
Team 3
Team 4
Team 4
Team 4
Zie voor deze uitgangspunten bijlage G. Zie voor meer achtergrondinformatie over deze inrichtingsprincipes en een onderbouwing voor deze keuze, bijlage H.
31
Korte toelichting op organisatieonderdelen in ‘de lijn’ 5.03
Vanuit de gedachte dat „processen‟ als leidend inrichtingsprincipe geldt wordt binnen de ODH
gekomen tot de lijnafdelingen: a Toetsing & Vergunningverlening (inclusief meldingen); b
Toezicht & Handhaving (inclusief meldingen overlast);
c Specialismen & Advies. Bij deze indeling is betrokken dat de afdelingen voldoende „robuust‟ moeten zijn. Dat wil zeggen dat de geprognosticeerde formatieomvang deze indeling rechtvaardigt. 5.04
Binnen de afdeling „Toetsing & Vergunningverlening‟ worden de eigenstandige wettelijke
taken, volgend uit de betreffende regelgeving, uitgevoerd. De daarvoor benodigde expertise vraagt om een eigen onderdeel met deskundigen in de organisatie om zo deze expertise in de organisatie te borgen. Vanuit deze expertiseafdeling is het ook mogelijk de adviserende rol voor de deelnemers in te vullen. De afdeling „Toezicht & Handhaving‟ draagt zorg voor een adequaat toezicht en waar nodig een handhavend optreden van inrichtingen die zich niet houden aan de wet- en regelgeving. 5.05
Tevens
biedt
deze
organisatorische
indeling de mogelijkheid aan de
„algemene‟
vergunningverleners voor de meer complexe specialistische vraagstukken gericht de kennis uit deze 12
afdeling „in te huren‟ . Daarnaast heeft deze afdeling tevens een signaalfunctie zowel binnen de organisatie van de ODH als naar de deelnemers in geval van nieuwe wetgeving of ontwikkelingen op het specifieke vakgebied. 5.06
In de afdeling „Specialismen & Advies‟ zijn vooralsnog de volgende taken op het gebied van 13
de specialismen gebundeld . Daartoe behoren de volgende taken: a
b
Uitvoering van wettelijke taken (Vergunning & Handhaving) op het gebied van ondermeer 14 bodem, geluid, lucht en externe veiligheid , zowel eigenstandige taken als onderdeel van het „algemene‟ vergunningverleningsproces. Meerjarige adviestaken op het gebied van Milieu en RO. Advisering over milieu-aspecten in ruimtelijke plannen (structuurvisies, bestemmingsplannen en projectbesluiten) en
c
12
13
14
duurzame gebiedsontwikkeling. (Mogelijke) eenmalige adviesopdrachten op verzoek van een van de deelnemers.
De aanname is dat de afdelingen T&V en T&H beschikken over een zekere basiskennis op het gebied van de specialismen. Daarbij is de werkgroep ervan uitgegaan dat de taken op het gebied van specialismen dermate groot is en voldoende formatie vereist („robuust‟) dat een aparte afdeling gerechtvaardigd is. Op dit moment is het Bureau Externe Veiligheid organisatorisch ondergebracht bij het Stadsgewest. De taken op dit gebied worden overgebracht naar de Omgevingsdienst Haaglanden. Tot die tijd worden de taken op dit gebied uitgevoerd door het Stadsgewest.
32
Toelichting op stafafdeling ‘Bedrijfsvoering’; de ondersteunende functies 5.07
Om het primaire proces binnen de nieuw te vormen ODH effectief en efficiënt te laten
verlopen, is een aantal ondersteunende taken en functies vereist binnen deze organisatie. Tot deze ondersteunende functies, ofwel „overhead‟, verstaan wij in dit kader alle managementfuncties, 15
secretariaatsfuncties en bedrijfsvoeringsfuncties zoals ICT, P&O en Financiën . Ondersteunende taken die nauw gelieerd zijn aan het primaire vergunningverlenings- en/ of handhavingsproces, zoals bepaalde juridische en administratieve functies, worden niet tot de overhead gerekend. Deze behoren tot het primaire proces. In deze paragraaf wordt de positionering en omvang van de overheadfuncties binnen de nieuw te vormen ODH geschetst. Er is daarbij geredeneerd vanuit een wenselijk geachte situatie binnen de ODH, met als uitgangspunt het „lean and mean‟ inrichten van de organisatie. Overhead nader gepositioneerd 5.08
Het streven is om de overhead binnen de ODH beperkt te houden. Dit stelt eisen aan een
efficiënte inrichting en positionering van de ondersteunende functies. Als eerste gedachte voor de positionering van de overhead binnen de ODH wordt er voor gekozen om, gekoppeld aan het management, ook de managementondersteuning decentraal te organiseren. 5.09
Alle overige ondersteunende functies worden centraal gepositioneerd. Ofwel, taken als P&O,
Financiën, I&A, Juridische zaken, Communicatie en Faciliteiten worden – voor zover niet uitbesteed – centraal bij elkaar gezet binnen de ODH. Hiertoe behoren ook de (niet tot het primair proces behorende) planning- en controltaken per afdeling. Er wordt uit oogpunt van efficiency en kwaliteit voor gekozen om deze taken niet in kleine bedrijfsbureaus per afdeling te positioneren. Omvang van de overhead 5.10
Ten aanzien van de wenselijk geachte situatie voor wat betreft de omvang van de overhead
binnen de ODH is een drietal varianten doorgerekend; een minimum variant (27% overhead), een medium variant (31% overhead) en een maximum variant (35% overhead). 5.11
16
Als voorkeursvariant wordt voorgesteld om „te groeien‟ van de medium variant naar de
minimum variant. De ODH wordt derhalve bij aanvang ingericht op basis van de medium variant. In deze variant wordt het midden gekozen tussen enerzijds het geven van voldoende inhoud aan de ondersteunende functies bij de start, zodat kwaliteit en continuïteit gegarandeerd kunnen worden (daarom niet direct de minimum variant). En anderzijds wordt wel al een signaal afgegeven richting de organisatie dat nadrukkelijk gestreefd zal worden naar een „lean and mean‟ organisatie van de overhead (daarom geen maximum variant). Op termijn betekent dit dat de overhead van 31% afgebouwd kan worden naar 27%. 5.12
De overhead kan onder andere „lean en mean‟ worden ingericht door bij de start van de ODH
de ICT-organisatie zo goed mogelijk op orde te hebben. Streven is te komen tot een zo volledig mogelijke digitale inrichting van de werkprocessen; er worden geen nieuwe fysieke dossiers en archieven meer opgebouwd. 15 16
Zie voor nadere detaillering van taken die tot overhead worden gerekend bijlage I. Zie voor uitwerking van deze drie varianten bijlage J.
33
Visie op de organisatie van de ondersteuning 5.13
In theorie is er voor de ODH een drietal hoofdvormen waarlangs zij haar ondersteunende
taken kan organiseren. De ODH kan ervoor kiezen om taken; (1) zelf te organiseren en uit te voeren, (2) door derden te laten verzorgen op basis van een „inkooprelatie‟ of (3) in samenwerking met anderen op te pakken. 5.14
De laatste theoretische optie (bijvoorbeeld in de vorm van een ondersteunende afdeling voor
alle Omgevingsdiensten in Zuid-Holland) wordt in het kader van de vorming van de ODH echter omwille van de complexiteit niet wenselijk geacht, omdat dit zou kunnen leiden tot een „reorganisatie in een reorganisatie‟. Hiermee blijven twee reële opties over; „zelf doen‟ of „laten doen‟. De criteria die kunnen worden gehanteerd om tot een keuze te komen tussen „zelf doen‟ of „laten doen‟ en een daarop gebaseerd voorstel is opgenomen in de bijlagen. ICT-voorzieningen binnen de ODH 5.15
In deze paragraaf wordt specifiek aandacht besteedt aan de consequenties van de vorming
van de ODH voor de ICT-voorzieningen binnen deze organisatie en daaraan gerelateerde incidentele projectmatige- en structurele exploitatiekosten. Uitwerking ICT-ondersteuning 5.16
De ICT-ondersteuning is in drie componenten uitgewerkt: a. Infrastructuur; b. Primaire proces;
c. Overhead functies. Een nadere uitwerking van deze drie componenten is beschreven in bijlage L. a. Infrastructuur 5.17
Om alle medewerkers die werkzaam zijn binnen de ODH efficiënt te ondersteunen in hun
werkprocessen,
is
een
basis
werkplekautomatisering
een
vereiste.
Onder
basis
werkplekautomatisering wordt een PC of laptop verstaan met daarop aanwezig de toepassing Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) en email, agendabeheer en contactinformatie. 5.18
Veel van de applicaties die de processen ondersteunen zijn niet geïnstalleerd op de werkplek,
maar op centrale computersystemen (servers). Alle computersystemen zijn met elkaar verbonden middels een netwerk. 5.19
Naast de computersystemen is randapparatuur benodigd om documenten te printen en/of te
scannen.
34
b. Primaire proces 5.20
Om het primaire proces te ondersteunen, is op hoofdlijnen een drietal functionaliteiten te
onderkennen. Deze komen in verschillende benamingen voor, maar zijn samen te vatten tot: a. Werkstroom besturing (andere benamingen: workflow management of procesapplicatie). Werkstroom besturing omvat het gecontroleerd, geautoriseerd en geautomatiseerd uitvoeren van werkprocessen. Deze functionaliteit wordt bijvoorbeeld geboden door applicaties als MPM4ALL, SQUIT, etc. b. Digitale Archivering (andere benaming: Document Management). Digitale Archivering omvat de functionaliteit voor het digitaal opslaan van documenten, het rubriceren en indexeren en het terugvinden van documenten. Deze functionaliteit wordt bijvoorbeeld geboden door c.
applicaties als OpenText/LifeLink, DMS/Plato, etc. Expertise Systemen. De Expertise systemen omvatten de applicaties die gebruikt worden om ter ondersteuning van het primaire proces, specifieke werkzaamheden uit te voeren zoals geluidberekeningen of het raadplegen van juridische databanken.
Er wordt uitgegaan van het gegeven dat binnen het ODH voor al deze functionaliteiten 1 of meerdere systemen aanwezig moeten zijn.
5.21 De deelnemende gemeenten en de provincie Zuid-Holland zetten momenteel andere 17 systemen in om de betreffende primaire processen te ondersteunen. De keuze voor welk systeem 17
Zie voor overzicht/ inventarisatie bijlage M.
35
invulling gaat geven aan werkstroombesturing en het digitale archief binnen het ODH, dient in een zo vroeg mogelijk stadium na besluitvorming over vorming van de ODH gemaakt te worden. Dit in verband met de doorlooptijd voor (Europese) aanbestedingen, de tijd die nodig is voor de inrichting van de systemen en het trainen en begeleiden van gebruikers in de nieuwe systemen. 5.22
Bij de keuze voor een systeem ter ondersteuning van het primaire proces binnen de ODH,
verdient het aanbeveling om voor een systeem te kiezen dat bij meerdere deelnemers c.q. een aanzienlijk deel van de gebruikers wordt gehanteerd. Dit om de veranderingscomponent voor zowel mensen als middelen zo veel als mogelijk te beperken. Voorgestelde ‘oplossing’ voor ondersteuning primair proces 5.23
De gemeenten blijven, in tegenstelling tot de provincie Zuid-Holland, als „front-office‟
fungeren. In de voorgestelde oplossing wordt er vanuit gegaan dat de enkelvoudige milieuaanvragen direct door de ODH verstuurd worden terwijl de meervoudige aanvragen door de gemeenten verstuurd worden. Leidend principe voor de provincie is juist dat alle taken overgeheveld worden naar de ODH, dus ook de front-office taken. 5.24
In de huidige situatie kon de communicatie rondom een dossier en de procesinformatie,
binnen hetzelfde informatiesysteem van een gemeente of provincie worden gedeeld. Na de realisatie van de ODH dient een dossier en de procesinformatie tussen meerdere partijen en bijbehorende systemen te worden gedeeld. Dit vraagt om een voorziening die deze uitwisseling mogelijk maakt. Deze uitwisselingsvoorziening kan voor het vergunningenproces worden ingevuld door het systeem “Omgevingsloket Online” (www.omgevingsloket.nl). Het omgevingsloket is een systeem waar zowel de dossiers als de procesinformatie in kunnen worden opgeslagen en dat een loketfunctie kent via het internet.
36
5.25
Het Omgevingsloket Online is functioneel (nog) niet ingericht voor het handhavingsproces en
het proces van bezwaar en beroep. De te gaan hanteren uitwisselvoorziening voor de ondersteuning van deze twee processen is afhankelijk van de keuzes die gemaakt worden over hoe deze processen dienen te lopen tussen de gemeenten en de ODH. Ten aanzien van het handhavingsproces is een lobby gaande om het Omgevingsloket Online daarvoor geschikt te maken. c. Overhead 5.26
Onder ondersteunende functies worden alle managementfuncties, secretariaatsfuncties en
functies als ICT, P&O en Financiën verstaan. Binnen de uitvoering van deze functies kan gebruik worden gemaakt van een geautomatiseerd systeem. Voor de functies die geautomatiseerd moeten worden ondersteund, voorziet de werkgroep ICT een aantal systemen, zoals: Financiële administratie, Salaris administratie, HR, Toegangsbeveiliging, Managementinformatie, Tijdschrijven en een Website.
37
Projectkosten en exploitatielasten ICT 5.27 Uitgaande van de voorgestelde oplossing is een begroting opgesteld voor het project en voor 18 de jaarlijkse exploitatiekosten. Bij de berekeningen is uitgegaan van 232 medewerkers met vaste en mobiele werkplekken bij de ODH. Er is geen rekening gehouden met bijzondere voorzieningen zoals mobiele applicaties die door middel van handhelds zijn te gebruiken:
Basaal Niveau
Uitgebreid Niveau
€ €
250.000,00 570.000,00
€ €
450.000,00 1.010.000,00
€ €
180.000,00 160.000,00
€ €
310.000,00 280.000,00
€ €
522.000,00 20.000,00
€ €
697.500,00 30.000,00
- Projectmanagement en Contractmanagement IT
€
150.000,00
€
250.000,00
Totale projectkosten
€ 1.852.000,00
Projectkosten ICT-ondersteuning Projectkosten Primaire proces Aanschaf licenties voor software Werkzaamheden voor configureren systemen
Projectkosten Overhead Aanschaf licenties voor software Werkzaamheden voor configureren systemen
Projectkosten Infrastructuur Hardware Werkzaamheden voor inrichten infrastructuur
Overige ICT kosten € 3.027.500,00
Jaarlijkse exploitatiekosten ICT-ondersteuning Exploitatiekosten Primaire proces Exploitatiekosten Overhead Exploitatiekosten Infrastructuur Overige ICT kosten
€ € € €
Totaal exploitatie
€
18
120.000,00 36.000,00 309.700,00 80.000,00 545.700,00
€ € € € €
135.000,00 122.000,00 477.250,00 100.000,00 834.250,00
In de bijlagen O en P is een nadere detaillering van deze begrotingen opgenomen. Daarbij is ook een toelichting verstrekt op de verschillen per begrotingsregel voor wat betreft „basaal niveau‟ en „uitgebreid niveau‟.
38
Sturing ODH op hoofdlijnen 5.28
De organisatie ODH kent maximaal drie hiërarchische lagen: directie, afdelingen en
teamleiders. 5.29
De directie is, binnen de door de eigenaren en opdrachtgevers gestelde kaders, integraal
verantwoordelijk voor het functioneren van de ODH, voor de inzet en beheer van middelen, voor de inhoudelijke kwaliteit van de taakuitvoering en dienstverlening en het realiseren van gestelde doelen. 5.30 In de opstartfase van de ODH zal tegelijkertijd de organisatie moeten worden gevormd en continue worden geoptimaliseerd. Dit vergt de nodige aandacht. Tegelijkertijd zal de relatie met de opdrachtgevers
en
aandeelhouders
moeten
worden
onderhouden
en
moet
transparante
verantwoording worden afgelegd aan 10 opdrachtgevers en de besturen van de ODH. Het is veel gevraagd om deze interne en externe focus en de tijdsinzet die hiermee gemoeid is, bij één persoon neer te leggen. Daarom wordt voor het bouwen van de organisatie en het inrichten van de bedrijfsvoering een projectleider aangesteld, die daarmee een interne focus heeft. Dit biedt de directeur de gelegenheid de focus naar buiten te richten en het gezicht en boegbeeld te vormen van de ODH. De projectleider werkt ondersteunend aan de directeur en de afdelingshoofden. 5.31
De afdelingshoofden (inclusief het afdelingshoofd Bedrijfsbureau) zijn binnen gestelde kaders
integraal verantwoordelijk voor het bereiken van de doelstellingen en de uitvoering van de taken van hun afdeling. Zij geven direct leiding aan de teamleiders. De afdelingshoofden opereren op tactisch niveau en hebben eveneens een externe functie (zie relatiemanagement en accountmanagement). Daarnaast vervullen zij een belangrijke rol in de organisatieontwikkeling. Na het vertrek van de projectleider, zoals in voorgaande alinea aangegeven, zal een van hen eveneens verantwoordelijk worden voor de organisatieontwikkeling. Tevens zal een van de afdelingshoofden aangewezen worden als plaatsvervangend directeur. 5.32
De teamleiders zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse operatie. Zij hebben een
managementtaak en geven leiding aan de teams. 5.33
De organisatie kent een evenwichtige spreiding van span of control over de teams. De span
of control is afhankelijk van het type werk en de taakvolwassenheid van de medewerkers. Het streven is de span of control voor de teamleiders te stellen op circa 20 fte c.q. 20-30 medewerkers. Werkwijzen 5.34
Bij het bouwen van een nieuwe organisatie is van belang om te bepalen: a Wat voor organisatie de ODH wil zijn en hoe ze haar doelen wil realiseren. b Welk gedrag van de toekomstige medewerkers daarbij past. c
5.35
Welke organisatorische randvoorwaarden moeten gelden om dit gedrag mogelijk te maken.
In de notitie „Naar een RUD in Haaglanden‟ is al verwoord wat voor organisatie de ODH moet
zijn. Kernwoorden daarbij zijn doel- en resultaatgericht (effectief), doelmatig (efficiënt), professioneel, dienstverlenend en collegiaal. Dit vraagt wel iets van de mensen die straks in de ODH gaan werken
39
en van de organisatie die daarvoor de randvoorwaarden moet leveren. Dit hoofdstuk in het bedrijfsplan beschrijft daarvoor in eerste instantie de organisatorische randvoorwaarden aan de hand van bovengenoemde kernwoorden en vervolgens het gewenste gedrag van de toekomstige medewerkers van de ODH. Organisatorische randvoorwaarden Doel- en resultaatgericht 5.36
De ODH formuleert de doelen en resultaten in het jaarlijkse werkplan of meerjarenplan voor
de opdrachtgevers. Via afdelings- en bureauplannen worden deze doorvertaald naar de medewerkers. Binnen heldere resultaatsafspraken met duidelijke kaders hebben de medewerkers handelingsvrijheid en ruimte voor eigen initiatief. Zij krijgen en nemen hun verantwoordelijkheid om de resultaten te realiseren binnen de afgesproken tijd en op het afgesproken kwaliteitsniveau. Dit past bij hun professionaliteit. De aansturing door de managers is hierop afgestemd. Doelmatig 5.37
Dit vergt een organisatie die zijn werkprocessen goed beschreven en op orde heeft.
Uitgangspunt is daarbij standaardisatie waar mogelijk en maatwerk waar noodzakelijk. Dat uitgangspunt maakt het ook aantrekkelijk voor de professionals die bij de ODH werken. Over standaardzaken hoeven zij niet lang na te denken en dus kunnen ze hun energie richten op het maatwerkdeel en de advisering daarover. Het is daarbij van belang de samenhangende taken ook samenhangend te organiseren in logisch geclusterde eenheden waarin die professionals van elkaar kunnen leren. 5.38
De beschikbare middelen zoals informatisering, organisatie en communicatie worden daarbij
zodanig ingezet dat deze daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het doel en de kosten in verhouding staan tot de opbrengsten. Professioneel 5.39
De professionaliteit van een organisatie valt of staat met de professionaliteit van haar
medewerkers. Zij zijn de dragers van de kennis en kunde die maken dat de ODH een meerwaarde heeft voor haar opdrachtgevers. De organisatie moet hen aan zich binden door te voorzien in de volgende randvoorwaarden: verantwoordelijkheid geven, heldere doelen stellen met afrekenbare prestaties, een goede rechtspositie en werkomstandigheden bieden en ontplooiingskansen geven. 5.40
De goede rechtspositie is geborgd via de CAO die gevolgd gaat worden. De andere
elementen moeten worden geborgd via goede planning en control en inspirerend leiderschap. Daarbij worden verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie gelegd, is de organisatie zo plat mogelijk en krijgen medewerkers voldoende scholings- en ontplooiingskansen om hun professionaliteit actueel te houden en te laten groeien. Inspirerend leiderschap creëert ook een veilige werkomgeving waar medewerkers open en respectvol met elkaar omgaan. Integriteit staat hoog in het vaandel en wordt door de medewerkers bekrachtig via het afleggen van een eed of belofte.
40
5.41
Voor het realiseren van deze professionaliteit moet de ODH een voldoende zelfstandige rol
krijgen in de processen van vergunningverlening, toezicht en handhaving (regie en mandaat) en de ontwikkeling daarvan en voldoende middelen voor vorming, training en opleiding. Dienstverlenend 5.42
De dienstverlening richt zich op de opdrachtgevers, burgers, bedrijven en andere overheden.
Bereikbaarheid, beschikbaarheid, snelheid en kwaliteit van de medewerkers en van informatie zijn hier de belangrijke aspecten. De dienstverlening aan de opdrachtgevers en andere overheden wordt professioneel en adequaat georganiseerd. 5.43
In de dienstverlening is een belangrijke rol weggelegd voor e-diensten, mailservices en de
website van de ODH. Via "track and trace" kan de voortgang in de behandeling van aanvragen gevolgd worden. Snelheid is daarbij een belangrijk criterium. Gedrag en competenties van de medewerkers 5.44
Een organisatie die doel- en resultaatgericht is, die medewerkers verantwoordelijkheden geeft
en ruimte om zich te ontplooien, moet medewerkers hebben die hiermee om kunnen gaan. Medewerkers die weten hoe ze met zowel vrijheid als verantwoordelijkheden omgaan. De belangrijkste competenties van die medewerkers zijn: doelgerichtheid, het kunnen plannen en organiseren, klantgerichtheid, netwerkvaardigheid, omgevingsbewust en een coöperatieve opstelling. 5.45
De sfeer onder de medewerkers is collegiaal. Dat neemt niet weg dat men elkaar (respectvol)
aanspreekt op gemaakte afspraken en gewekte verwachtingen. Dit geldt voor zowel de collega‟s onderling als in de relatie met de managers. Ook dat past bij een professionele organisatie waar integriteit hoog in het vaandel staat. Het gevoel is dat samen wordt gewerkt aan verbetering van het leefmilieu in Haaglanden. Men is in dienst van de ODH („onze dienst‟) en niet (meer) van de gemeente of provincie. In de interne organisatie van de ODH is hiermee rekening gehouden. Men „blijft niet aan de oude werkgever kleven‟ maar stelt kennis en kunde ten dienste van alle opdrachtgevers. De ODH stimuleert het informele karakter en de collegialiteit door met enige regelmaat activiteiten naast het werk te organiseren of te stimuleren. Door hun inbreng in het wel en wee van de ODH goed te organiseren creëert de ODH betrokkenheid van de medewerkers.
41
6 Tot slot; status en korte doorkijk 6.01
Onderhavig bedrijfsplan schetst op hoofdlijnen de consequenties voor de negen deelnemende
gemeenten en de provincie Zuid-Holland van het aangaan van de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Haaglanden. 6.02
Dit bedrijfsplan, inclusief de daartoe behorende bijlagen, wordt ter besluitvorming ingebracht
in de negen afzonderlijke Colleges van de gemeenten en Gedeputeerde Staten van de provincie. Zij zullen dit bedrijfsplan doorleiden naar hun ondernemingsraden voor advies en daarna respectievelijk hun gemeenteraden en Provinciale Staten ter finale besluitvorming voor de „go‟ of „no-go‟ van deelname aan de GR van de ODH. 6.03
Op het moment dat onderhavig bedrijfsplan door alle partijen wordt aangenomen ontstaat een
nieuwe situatie, een nieuwe fase: de inrichtingsfase. Partijen gaan dan samen bouwen aan de nieuwe gezamenlijke omgevingsdienst. Hiervoor zal, zodra zicht is op de termijnen van besluitvorming een nieuwe planning worden gemaakt. 6.04
In de inrichtingsfase zal een kwartiermaker verantwoordelijk zijn voor de feitelijke vormgeving
en inrichting van de ODH. Daarbij kan gedacht worden aan aspecten rondom de huisvesting, het inrichten van de ambtelijke organisatie, het inrichten van processen en overdrachtsmomenten, keuzes rondom en implementatie van informatievoorziening en systemen, nadere uitwerking van de exploitatie en inverdieneffecten, uitwerken van contracten met deelnemers en bepalen van de spelregels wat dat betreft, voorbereiding van plaatsingsprocedures management en medewerkers en het opzetten van communicatiestructuren en instrumenten. 6.05
Voor deze inrichtingsfase zal een gedetailleerd spoorboekje worden gemaakt met stappen,
planning en verantwoordelijkheden. In de aanloop naar de benoeming van de kwartiermaker, en ook na benoeming, zal de bestaande projectorganisatie – met daarbij een bestuurlijke stuurgroep, een overleg met verantwoordelijk directeuren, een procesmanager en een aantal werkgroepen – de voornoemde aspecten voorbereiden en uitwerken.
42
Naar een professionele Omgevingsdienst Haaglanden BIJLAGEN BIJ HET BEDRIJFSPLAN Definitieve versie Door de Stuurgroep voorgedragen voor besluitvorming in de Colleges
28 april 2011
2011-2133
Inhoud bijlagen A
BEMENSING WERKGROEPEN
B
CONCEPT TAKENPAKKETTEN NADER TOEGELICHT
C
GEÏNVENTARISEERDE GEGEVENS DOOR DEELNEMERS OPGEGEVEN
D
DE PROJECTBEGROTING
E
EXPLOITATIEBEGROTING
F
UITWERKING VOORKEURSVARIANT GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
G
UITGANGSPUNTEN BIJ VORMING ODH
H
TOELICHTING/ ONDERBOUWING OP ‘PROCES’ ALS INRICHTINGSPRINCIPE
I
ONDERSTEUNING VAN HET PRIMAIR PROCES
J
VARIANTEN VOOR DE OVERHEAD
K
CRITERIA EN VOORSTEL ‘ZELF DOEN’ OF ‘LATEN DOEN’
L
VISIE OP ICT BINNEN DE ODH
M
HUIDIGE ICT-SYSTEMEN DEELNEMERS ODH
N
PROCESSEN EN WERKWIJZEN
O
DETAIL BEGROTING PROJECTKOSTEN ICT
P
DETAIL BEGROTING EXPLOITATIEKOSTEN ICT
Q
HR-ASPECTEN
R
HUIDIGE FUNCTIEPROFIELEN
S
AANZET PRODUCTEN EN DIENSTENCATALOGUS
2
A Bemensing werkgroepen Werkgroep Taken en Financiën -
De heer G. Van Oenen, Den Haag, voorzitter Mevrouw L. Beijer, Rijswijk
-
De heer E. van Zuylen, Pijnacker-Nootdorp De heer K. Schaafsma, Westland
-
De heer E. van den Hoonaard, Leidschendam-Voorburg
-
De heer L. Hopman, Den Haag De A. van Rosmalen, PwC
Werkgroep HR -
De heer J. Rodijk, Zuid-Holland (voorzitter) De heer B. Van Bon, Zuid-Holland
-
De heer J. van der Goes, Haaglanden Mevrouw M. Gans, Den Haag
-
De heer R. Rusman, Den Haag De heer W, van Ijzeren, Westland
-
Mevrouw K. van Gasteren, PwC
-
Mevrouw D. Kerbert, PwC
Werkgroep Bestuurlijk en ambtelijke aansturing -
De heer W. Kuipers, Westland, voorzitter
-
De heer M. Rietberg, Zuid-Holland Mevrouw B. Bos, Zuid-Holland
-
Mevrouw A. Bor, Haaglanden Mevrouw J. Truijen, Den Haag
-
De heer G. de Bruijn, Midden-Delfland Mevrouw M. Merkx, Delft
-
De heer R. Dijkgraaf, Leidschendam-Voorburg
-
Mevrouw L. Kies, PwC
Werkgroep Processen en werkwijzen -
De heer E. Numan, Zuid-Holland, voorzitter
-
De heer J. van der Weij, Zuid-Holland Mevrouw M. van der Eik, Wassenaar
-
De heer G. Stam, Pijnacker-Nootdorp De heer L. Hopman, Den Haag
-
Mevrouw M. Wilbrink, Den Haag
-
Mevrouw T. Kahya, Den Haag De heer R. van der Berg, Zoetermeer
-
De heer L. Perdon, Westland Mevrouw D. Kerbert, PwC
3
Werkgroep Ondersteuning -
De heer O. den Ouden, gemeente Den Haag (voorzitter) Mevrouw R. Dekker, gemeente Den Haag
-
De heer M. van Kampen, gemeente Delft
-
De heer T. Kouwenberg, provincie Zuid-Holland Mevrouw J. Truijen, gemeente Den Haag
-
De heer J. Weijgertse, gemeente Rijswijk De heer S. van de Laar, SeinstravandeLaar B.V./ PwC (ondersteuning)
Subwerkgroep ICT -
Mevrouw J. Truijen, gemeente Den Haag (voorzitter) De heer R. Berden, provincie Zuid-Holland
-
De heer B. Contant, gemeente Den Haag
-
Mevrouw N. Huesken, gemeente Den Haag De heer R. Paalvast, gemeente Westland
-
De heer V. Wormer, UC Vision (ondersteuning) De heer S. van de Laar, SeinstravandeLaar B.V./ PwC (ondersteuning)
4
B (Concept) takenpakketten nader toegelicht Pakket 1: Basistakenpakket Het basistakenpakket betreft een deel van de wettelijke milieutaken en is in september en oktober 2009 in samenspraak tussen de VNG en de minister van VROM tot stand gekomen. Landelijk is afgesproken dat dit pakket door de OD‟s zal worden uitgevoerd. Het gaat hierbij om de taken die voldoen aan de criteria die in de package deal zijn aangegeven. Pakket 2: Basistakenpakket+ Het basistakenpakket+ gaat om alle wettelijke milieutaken van gemeenten en provincie, met uitzondering van die voor de MER (zit in pakket 3). Als maatstaf hiervoor wordt genomen dat het om publiekrechtelijke taken gaat waarvan de verantwoordelijkheid (niet te verwarren met de feitelijke uitvoering) onvervreemdbaar bij de gemeente of de provincie hoort. Deze taken kunnen dus niet zomaar door een private partij worden uitgevoerd; dat kan alleen in mandaat namens de betreffende overheid. Bij deze wettelijke milieutaken kunnen in de kern de volgende vier eenheden worden onderscheiden: 1 a Toetsing (beoordelen van onderzoeksrapporten, aanvragen, plannen en voorstellen). b Vergunnen, beschikken, melden, ontheffen (behandelen concrete aanvragen). c
Toezicht (inspecteren, constateren, rapporteren van uitvoeringssituatie).
d
Handhaving (optreden en sanctioneren bij overtreding).
Uitvoering van pakket 2 verlangt dat een team van deskundigen in de OD zal worden ondergebracht. Vooral de complexe zaken vereisen immers verstand van zaken van alle milieuaspecten. Omdat deze deskundigheid daar al aanwezig is voor het basistakenpakket (pakket 1), ligt het voor de hand om ook de uitvoering van nog andere milieu-uitvoeringstaken in dit pakket 2 bij de ODH onder te brengen. Te denken valt hierbij aan: a Beleidsevaluatie (a.d.h.v. resultaten van de uitvoering).
1
2
3
b c
Informatieverstrekking (in aanvulling op de frontofficetaken bij gemeenten). 2 Advisering (inbreng van kennis en inzicht vanuit wettelijke taken bijv. in vooroverleg).
d
Uitvoeren Bodemsanering (betreft een benoemde taak als bevoegd gezag).
e
Bezwaar en Beroep.
3
Onder toetsing wordt verstaan het beoordelen van allerlei soorten onderzoeken, plannen, aanvragen en voorstellen aan geldende wetgeving en gemeentelijk (vastgesteld) beleid. Het kan hierbij gaan om onderzoeken in een wettelijke procedure (bijvoorbeeld wm, wbb of wgh) of om onderzoeksrapporten als onderdeel van een bouwaanvraag of bestemmingsplan. Niet alle toetsingen hebben een vooraf dwingend karakter. De beoordeling heeft een voorschrijvend karakter en is niet vrijblijvend; niet naleven van het oordeel leidt met grote zekerheid tot handhaving. Onder advisering wordt verstaan het (vroegtijdig) inbrengen van kennis en inzicht door het bevoegd gezag over een mogelijk toekomstige beoordeling van plannen, aanvragen e.d. Een advies is vrijblijvend en richtinggevend. Dit advies betreft niet het opstellen van onderzoeksrapporten zoals adviesbureaus doen. Onder uitvoeren bodemsanering wordt verstaan het als bevoegd gezag Wbb programmatisch uitvoeren van bodemsaneringen voor zogenaamde vangnetgevallen, dat wil zeggen op locaties waar geen derden kunnen worden aangesproken en die worden gedekt doorbijdragen vanuit het Ministerie. Deze taak wordt uitgevoerd door provincie Zuid-Holland, gemeente Den Haag en gemeente Delft (in mandaat namens provincie)
5
Pakket 3: Milieu en RO Het Milieu en RO pakket is gebaseerd op het benutten van reeds in de ODH aanwezige expertise ten behoeve van de milieu-inbreng in ruimtelijke en eventuele andere plannen van de gemeente en de provincie. Het betreft de volgende aanvulling op pakket 2: Uitvoeren van milieuonderzoek of het inbrengen van milieudeskundigheid ten behoeve van gemeentelijke of provinciale ruimtelijke plannen of andere plannen waarbij milieu een rol speelt (opstellen van advies- en/of onderzoeksrapporten zoals adviesbureaus dat doen). Procescoördinatie, zoals de bevoegd gezag rol milieueffectrapportage. Uitvoering van programma‟s zoals het programma externe veiligheid, het programma luchtkwaliteit, het programma leren voor duurzaamheid, het programma databeheer etc. Ondersteuning van de implementatie van nieuwe (hogere) wet- en regelgeving (provincie heeft voornemen om taken op het snijvlak van uitvoering en beleid, inclusief instrumentenbeleid, door de OD‟s te laten uitvoeren).
Pakket 4: Pakket bouwgerelateerde taken van gemeenten Pakket 4 bestaat uit pakket 2 en/of 3 aangevuld met alle bouwgerelateerde uitvoerende en adviestaken van gemeenten. Pakket 4 kan mogelijk nog worden onderverdeeld in: a
Specifieke bouwkundige expertise.
b c
Bouwgedeelte van provinciale vergunningen en onderdeel a. Alleen het toezicht op al dan niet inrichtinggebonden verleende bouwvergunningen
d
evenals onderdeel a en b. Ook de bouwvergunningverlening gecombineerd met a, b en c.
Omdat geen van de betrokken gemeenten, noch de provincie Zuid-Holland taken uit pakket 4 bij de ODH gaat afnemen wordt aan dit pakket vooralsnog geen verdere aandacht geschonken. Dat is pas aan de orde als er sprake is van een beoogde afname.
Taken en activiteiten Aan de hand van de beschreven takenpakketten is een indicatief overzicht opgesteld van de uit te voeren taken en activiteiten en de indeling ervan in een bepaald takenpakket. Dit overzicht kan dienen als basis voor een verdere uitwerking bij het kwartiermaken. Ook geeft het meer inzicht in wat de taken nu meer concreet inhouden.
Bijkomende aspecten Afname van pakket 1 is op grond van de package deal verplicht. Afname van pakket 2 of van nader te benoemen delen van pakket 2 is niet verplicht. Afname van de pakketten 3 en 4 is facultatief, waarbij
6
een gemeente ook kan kiezen om onderdelen van deze pakketten af te nemen (cafetariamodel). Afname van een pakket aan taken berust op een bestuurlijke keuze en wordt telkens met een gemeente afgesproken voor de periode van een contract. Binnen de contractduur (5 jaar) kan het pakket slechts op beperkte schaal worden gewijzigd. Het voordeel van het basistakenpakket+ (pakket 2) is dat de milieu-uitvoeringstaken bij elkaar blijven en er per definitie geen onlogische knip ontstaat tussen de taken van de ODH en de taken van de gemeente. Het basispakket+ kan daarbij per gemeente op maat worden gesneden. Een aspect dat daarbij van belang is, is bijvoorbeeld de vraag hoeveel medewerkers er nog bij de gemeente resteren nadat de milieutaken zijn overgedragen aan de ODH. Hoewel in mindere mate, geldt deze afweging ook voor pakket 3. Bij de keuze voor genoemde pakketten en bij de invulling van de ODH is het belangrijk dat er een organisatie ontstaat die voldoet aan de kwaliteitscriteria en voldoende robuust is om de taken te kunnen uitvoeren. Zolang voldoende gemeenten alsook de provincie bereid zijn om een aanzienlijk aantal taken in pakket 2 en mogelijk ook pakket 3 af te nemen, blijft het mogelijk voor enkele gemeenten om alleen het basistakenpakket (pakket 1), door de ODH laten uitvoeren.
7
C Geïnventariseerde gegevens door deelnemers opgegeven Gemeente Delft Basis informatie werkzaamheden
Opgave gemeente
Bedrijvenbestand
Pakket 1
Pakket 2
Inrichtingen milieubeheer type a
Aantal
376
Inrichtingen milieubeheer type b
Aantal
1080
Inrichtingen milieubeheer type c*
Aantal
25
Wbb beschikkingen en meldingen
Aantal
0
Hogere grenswaardebeschikkingen WGH
Aantal
0
Toetsen & beoordelingen bodem, geluid, lucht, EV
Aantal
0
Behandeling klachten en meldingen milieu
Uren
0
Toezicht bodem + overig
Uren
338
Beschikbare formatie
Opgave gemeente 2,00
Vergunningen, meldingen, maatwerk Wm
Fte
Toetsing, beschikking WBB+WGH+ overig
Fte
Toezicht WM, Wbb, overig
Fte
3,25
Toezicht klachten
Fte
1,00
Ondersteuning door milieujuristen
Fte
Ondersteuning door milieuspecialisten
Fte
Toetsing, advisering Bodem/Lucht/Geluid/EV
Fte
Uitvoering bodemsanering WBB
Fte
Overige milieutaken
fte
Administratie
fte
Secretariaat
fte
Management
fte
Overige ondersteuning
fte
1
2,00
9,25
Gemeente Den Haag Basis informatie werkzaamheden
Opgave gemeente
Bedrijvenbestand
Pakket 1
Pakket 2
Inrichtingen milieubeheer type a
aantal
2500
Inrichtingen milieubeheer type b
aantal
5500
Inrichtingen milieubeheer type c*
aantal
300
8
Wbb beschikkingen en meldingen
aantal
200
Hogere grenswaardebeschikkingen WGH
aantal
35
Toetsen & beoordelingen bodem, geluid, lucht, EV
aantal
0
Behandeling klachten en meldingen milieu
uren
0
Toezicht bodem + overig
uren
2700
Beschikbare formatie
Opgave gemeente
Vergunningen, meldingen, maatwerk Wm
fte
4,00
Toetsing, beschikking WBB+WGH+ overig
fte
6,00
Toezicht WM, Wbb, overig
fte
32,60
Toezicht klachten
fte
Ondersteuning door milieujuristen
fte
Ondersteuning door milieuspecialisten
fte
Toetsing, advisering Bodem/Lucht/Geluid/EV
fte
Uitvoering bodemsanering WBB
fte
Overige milieutaken
fte
Administratie
fte
4,00
Secretariaat
fte
1,50
Management
fte
6,10
Overige ondersteuning
fte
12,30
4,80
12,80
84,10
Gemeente Leidschendam-Voorburg Basis informatie werkzaamheden
Opgave gemeente
Bedrijvenbestand
Pakket 1
Inrichtingen milieubeheer type a
aantal
0
Inrichtingen milieubeheer type b
aantal
23
Inrichtingen milieubeheer type c*
aantal
68
Wbb beschikkingen en meldingen
aantal
0
Hogere grenswaardebeschikkingen WGH
aantal
0
Toetsen & beoordelingen bodem, geluid, lucht, EV
aantal
50
Behandeling klachten en meldingen milieu
uren
0
Toezicht bodem + overig
uren
150
Beschikbare formatie
Pakket 2
Opgave gemeente
Vergunningen, meldingen, maatwerk Wm
fte
Toetsing, beschikking WBB+WGH+ overig
fte
Toezicht WM, Wbb, overig
fte
0,60
1,11
9
Toezicht klachten
fte
Ondersteuning door milieujuristen
fte
Ondersteuning door milieuspecialisten
fte
Toetsing, advisering Bodem/Lucht/Geluid/EV
fte
Uitvoering bodemsanering WBB
fte
Overige milieutaken
fte
Administratie
fte
Secretariaat
fte
Management
fte
Overige ondersteuning
fte
0,04
1,75
Gemeente Midden-Delfland Basis informatie werkzaamheden
Opgave gemeente
Bedrijvenbestand
Pakket 1
Pakket 2
Inrichtingen milieubeheer type a
aantal
76
Inrichtingen milieubeheer type b
aantal
425
Inrichtingen milieubeheer type c*
aantal
74
Wbb beschikkingen en meldingen
aantal
0
Hogere grenswaardebeschikkingen WGH
aantal
2
Toetsen & beoordelingen bodem, geluid, lucht, EV
aantal
100
Behandeling klachten en meldingen milieu
uren
100
Toezicht bodem + overig
uren
200
Beschikbare formatie
Opgave gemeente 0,42
Vergunningen, meldingen, maatwerk Wm
fte
Toetsing, beschikking WBB+WGH+ overig
fte
Toezicht WM, Wbb, overig
fte
1,70
Toezicht klachten
fte
0,09
Ondersteuning door milieujuristen
fte
Ondersteuning door milieuspecialisten
fte
Toetsing, advisering Bodem/Lucht/Geluid/EV
fte
Uitvoering bodemsanering WBB
fte
Overige milieutaken
fte
Administratie
fte
Secretariaat
fte
Management
fte
Overige ondersteuning
fte
0,29
10
2,50
Gemeente Pijnacker-Nootdorp Basis informatie werkzaamheden
Opgave gemeente
Bedrijvenbestand
Pakket 1
Pakket 2
Inrichtingen milieubeheer type a
aantal
76
Inrichtingen milieubeheer type b
aantal
881
Inrichtingen milieubeheer type c*
aantal
321
Wbb beschikkingen en meldingen
aantal
0
Hogere grenswaardebeschikkingen WGH
aantal
0
Toetsen & beoordelingen bodem, geluid, lucht, EV
aantal
0
Behandeling klachten en meldingen milieu
uren
35
Toezicht bodem + overig
uren
350
Beschikbare formatie
Opgave gemeente 2,00
Vergunningen, meldingen, maatwerk Wm
fte
Toetsing, beschikking WBB+WGH+ overig
fte
Toezicht WM, Wbb, overig
fte
2,25
Toezicht klachten
fte
0,20
Ondersteuning door milieujuristen
fte
0,25
Ondersteuning door milieuspecialisten
fte
0,15
Toetsing, advisering Bodem/Lucht/Geluid/EV
fte
Uitvoering bodemsanering WBB
fte
Overige milieutaken
fte
Administratie
fte
Secretariaat
fte
Management
fte
Overige ondersteuning
fte
1,25
5,90
Gemeente Rijswijk Basis informatie werkzaamheden
Opgave gemeente
Bedrijvenbestand
Pakket 1
Pakket 2
Inrichtingen milieubeheer type a
aantal
520
Inrichtingen milieubeheer type b
aantal
280
Inrichtingen milieubeheer type c*
aantal
42
Wbb beschikkingen en meldingen
aantal
0
Hogere grenswaardebeschikkingen WGH
aantal
3
11
Toetsen & beoordelingen bodem, geluid, lucht, EV
aantal
0
Behandeling klachten en meldingen milieu
uren
0
Toezicht bodem + overig
uren
0
Beschikbare formatie
Opgave gemeente
Vergunningen, meldingen, maatwerk Wm
fte
Toetsing, beschikking WBB+WGH+ overig
fte
Toezicht WM, Wbb, overig
fte
Toezicht klachten
fte
Ondersteuning door milieujuristen
fte
Ondersteuning door milieuspecialisten
fte
Toetsing, advisering Bodem/Lucht/Geluid/EV
fte
Uitvoering bodemsanering WBB
fte
Overige milieutaken
fte
Administratie
fte
Secretariaat
fte
Management
fte
Overige ondersteuning
fte
0,56
1,97
0,13
2,66
Gemeente Wassenaar Basis informatie werkzaamheden
Opgave gemeente
Bedrijvenbestand
Pakket 1
Pakket 2
Inrichtingen milieubeheer type a
aantal
0
0
Inrichtingen milieubeheer type b
aantal
0
0
Inrichtingen milieubeheer type c*
aantal
0
0
Wbb beschikkingen en meldingen
aantal
0
Hogere grenswaardebeschikkingen WGH
aantal
0
Toetsen & beoordelingen bodem, geluid, lucht, EV
aantal
0
Behandeling klachten en meldingen milieu
uren
15
Toezicht bodem + overig
uren
0
NB informatie over aantal inrichtingen is (nog) niet beschikbaar Beschikbare formatie
Opgave gemeente 0,80
Vergunningen, meldingen, maatwerk Wm
fte
Toetsing, beschikking WBB+WGH+ overig
fte
Toezicht WM, Wbb, overig
fte
1,78
Toezicht klachten
fte
0,11
Ondersteuning door milieujuristen
fte
0,11
12
Ondersteuning door milieuspecialisten
fte
Toetsing, advisering Bodem/Lucht/Geluid/EV
fte
Uitvoering bodemsanering WBB
fte
Overige milieutaken
fte
Administratie
fte
Secretariaat
fte
0,03
Management
fte
0,12
Overige ondersteuning
fte
0,72 3,67
Gemeente Westland Basis informatie werkzaamheden
Opgave gemeente
Bedrijvenbestand
Pakket 1
Pakket 2
Inrichtingen milieubeheer type a
aantal
1000
Inrichtingen milieubeheer type b
aantal
3600
Inrichtingen milieubeheer type c*
aantal
660
Wbb beschikkingen en meldingen
aantal
170
Hogere grenswaardebeschikkingen WGH
aantal
10
Toetsen & beoordelingen bodem, geluid, lucht, EV
aantal
880
Behandeling klachten en meldingen milieu
uren
1350
Toezicht bodem + overig
uren
1000
Beschikbare formatie
Opgave gemeente 3,40
Vergunningen, meldingen, maatwerk Wm
fte
Toetsing, beschikking WBB+WGH+ overig
fte
Toezicht WM, Wbb, overig
fte
Toezicht klachten
fte
Ondersteuning door milieujuristen
fte
3,00
Ondersteuning door milieuspecialisten
fte
8,19
Toetsing, advisering Bodem/Lucht/Geluid/EV
fte
Uitvoering bodemsanering WBB
fte
Overige milieutaken
fte
Administratie
fte
0,85
Secretariaat
fte
1,00
Management
fte
2,00
Overige ondersteuning
fte
13,71
32,15
13
Gemeente Zoetermeer Basis informatie werkzaamheden
Opgave gemeente
Bedrijvenbestand
Pakket 1
Pakket 2
Inrichtingen milieubeheer type a
aantal
600
Inrichtingen milieubeheer type b
aantal
1075
Inrichtingen milieubeheer type c*
aantal
45
Wbb beschikkingen en meldingen
aantal
0
Hogere grenswaardebeschikkingen WGH
aantal
0
Toetsen & beoordelingen bodem, geluid, lucht, EV
aantal
0
Behandeling klachten en meldingen milieu
uren
0
Toezicht bodem + overig
uren
0
Beschikbare formatie
Opgave gemeente 1,00
Vergunningen, meldingen, maatwerk Wm
fte
Toetsing, beschikking WBB+WGH+ overig
fte
Toezicht WM, Wbb, overig
fte
Toezicht klachten
fte
Ondersteuning door milieujuristen
fte
0,20
Ondersteuning door milieuspecialisten
fte
0,83
Toetsing, advisering Bodem/Lucht/Geluid/EV
fte
Uitvoering bodemsanering WBB
fte
Overige milieutaken
fte
Administratie
fte
Secretariaat
fte
Management
fte
Overige ondersteuning
fte
4,00
0,50
6,53
Provincie Zuid-Holland Beschikbare formatie
Opgave provincie
Vergunningen, meldingen, maatwerk Wm
fte
12,64
Toetsing, beschikking WBB+WGH+ overig
fte
2,30
Toezicht WM, Wbb, overig
fte
11,02
Toezicht klachten
fte
Ondersteuning door milieujuristen
fte
Ondersteuning door milieuspecialisten
fte
Toetsing, advisering Bodem/Lucht/Geluid/EV
fte
0,72
17,02
14
Uitvoering bodemsanering WBB
fte
Overige milieutaken
fte
5,67
Administratie
fte
2,5
Secretariaat
fte
3,07
Management
fte
4,05
Overige ondersteuning
fte
1,64 60,72
15
D De projectbegroting De eenmalige kosten voor het opzetten van de ODH –genoemd de projectbegroting- zijn als volgt nader gespecificeerd. Aantal medewerkers
232
Projectorganisatie Omschrijving
Uitgangspunt
Bedrag
Rekening is gehouden met een kwartiermaker voor een periode van Kwartiermaker (te werven)
12 maanden tegen een jaarsalaris van 150.000 (loonkosten € 100.000
150.000
en sociale lasten € 50.000) Projectcoördinator (extern)*
2 dagen per week, 12 maanden, € 1.200 per dag
96.000
Oprichten nieuwe GR*
Juridische ondersteuning
20.000
Externe inhuur vrijspelen sleutelpersonen (invlechten
Maximaal door DO vastgesteld
organisaties)* Vergaderkosten
100.000
bedrag Huur vergaderlocaties
5.000
Subtotaal
371.000
Personeel Omschrijving
Uitgangspunt
Ondersteuning P&O (begeleiding
Externe ondersteuning bij
plaatsingsprocedure in geval van externe inhuur)* Investering in samensmeltingsproces Kosten bijzondere OR
plaatsingsprocedure
Bedrag
50.000
Verrichten van activiteiten met en door het personeel voorafgaand aan vorming ODH Opleiding, advies en oprichting nieuwe OR
100.000
27.500
De vakbonden zijn betrokken bij de Vertrouwenspersoon vakbond
onderhandelingen voor de vorming
15.000
van omgevingsdiensten
16
Bij de overgang van personeel zullen verschillende functies
Functiewaardering*
opnieuw beschreven en gewaardeerd moeten worden.
52.200
Waardering kost gemiddeld € 750. Aanname is dat 30 % opnieuw beschreven moet worden. Op basis van externe inhuur
Subtotaal
244.700
Automatisering Omschrijving
Uitgangspunt
Bedrag
Primaire proces
Licenties & software
Primaire proces
Configuraties
570.000
Overhead systemen
Configuraties
160.000
Infrastructuur
huur serveruimte jaar 0
overige projectkosten
projectmanagement
50.000
60.000 150.000
Subtotaal
990.000
Communicatie Omschrijving
Uitgangspunt
Bedrag
Medewerkers dienen geïnformeerd Nieuwsbrieven
te worden. Aanname € 50.000 aan communicatie-uitingen (via
50.000
werkgroep communicatie) Ontwikkelen huisstijl* Opzetten intra/internet site*
Ontwikkeling nieuwe huisstijl door extern bureau
10.000
Ontwikkelen website door extern
10.000
bureau
Subtotaal
70.000
Overig Omschrijving
Uitgangspunt
Facilitaire aanloopkosten
Verhuis- en inrichtingskosten. Per medewerker wordt gerekend op €
Bedrag 34.800
150. Verhuizing en overdracht van Verhuizing archief
archieven exclusief overdracht van digitale archieven. Provincie raamt € 25.000
25.000
17
Inrichten managementrapportage en
Extern uitbesteden van inrichting van managementrapportage en
P&C-cyclus*
P&C-cyclus.
Huurkosten gedurende
3 maanden x € 75.000 huur per
inrichting
maand
Onvoorzien
15 % extra marge t.b.v. onvoorzien.
Subtotaal Totaal (incl. afronding)
15.000
225.000 296.300 596.100 2.271.800
18
E Exploitatiebegroting Op grond van de omvanggegevens van de dienst en de door de andere organisaties ter beschikking gestelde gegevens ten aanzien van de huidige situatie is een eerste exploitatiebegroting gemaakt. Deze exploitatiebegroting ziet er als volgt uit: LASTEN Nummer
Post
1
PERSONEEL
1.1
Personeelskosten
14.680.000
1.2
Opleidingskosten
734.000
1.3
algemene personeelskosten
734.000
2
PERSONEEL DERDEN
2.1
Inhuur
3
KAPITAALLASTEN
3.1
rente
3.2
Afschrijving
4
INDIRECTE KOSTEN
4,1
Huisvesting (pandgebonden)
754.000
4,2
Huisvesting (dienstgebonden ex kantoorautomatisering)
263.000
4,3
ICT jaarlijkse exploitatielasten
546.000
4,4
Wagenpark ( alle kosten incl brandstof en alle transportmiddelen)
186.000
4,6
diverse kosten
232.000
4,7
Accountant
5
ONVOORZIEN Onvoorzien ( incl afronding)
subtotaal
Begroot
403.000
63.000 251.000
45.000
632.000 19.523.000
6
DIRECTE PRODUCTIEKOSTEN
6,1
diversen ex wagenpark
Totaal
totaal directe en indirecte kosten
20.673.000
Dekking door gemeente/provincie
20.673.000
1.150.000
BATEN
19
Berekening Personeelskosten Uit de berekening van de subgroep Taken volgt de formatie voor de ODH, inclusief 23,6% overhead. De verwachting is dat de gemiddelde formatie rond schaal 10 zal uitkomen ( DCMR = gemiddeld 10). Bij de berekening is uitgegaan van de systematiek die de gemeente Den Haag hanteert : schaal 10, 2 periodieken onder het maximum waardoor het gemiddelde salaris uitkomt op € 61.970,-- (prijspijl 2010). Dit bedrag is met de te verwachten trendaanpassing uitgekomen op € 63.277,-- voor 2012. Let wel: dit is een rekenmethodiek om in beeld te brengen wat we waarschijnlijk kwijt zijn aan salariskosten. Het ligt voor de hand dat de diverse gemeenten/provincie uiteindelijk dat bedrag inbrengen dat zij zelf ook aan begrote kosten per (directe) FTE daadwerkelijk kwijt zijn.
Opleidingskosten Voor opleidingskosten is gekozen om voor het eerste jaar 5% van de loonsom hiervoor te begroten, vanwege de extra inspanning in de opstartfase voor zowel opleiding als cultuuraspecten. In de eerste vier jaar van de ODH wordt dit afgebouwd naar een gangbaar niveau. Overige kosten De overige kosten aan personeel zijn zeer divers. Gedacht kan worden aan vergoedingen voor woonwerkverkeer,
gratificaties,
reis
en
verblijfkosten,
autokosten
vergoeding,
overwerk,
onregelmatigheids toeslag, cafetariamodel, vergoedingen voor kinderopvang etc. Gekozen is om hiervoor 5% van de salarissom te begroten (ca. €3.165,-- per FTE). Personeel Derden Er wordt uitgegaan van een volledig bezette formatie en dat de inhuur, buiten ICT deskundigen, van derden alleen noodzakelijk is voor extra taken. De kosten hiervan kunnen in rekening gebracht worden bij de opdrachtgever. Gekozen is om alleen een bedrag te begroten ter dekking voor inhuur langdurige zieken. Uitgangspunt hiervoor is 1% van de salarissom. Tevens is een bedrag opgenomen voor specialistische werkzaamheden ICT deskundigen, kosten buiten de definitie van overheadkosten zijn daarom als
deze
kosten onder personeel derden
opgenomen. Kapitaallasten Het BBV
( Besluit Begroting Verantwoording) geeft o.a. aan dat alle aanschaffingen boven de
€ 10.000,-- die een economisch nut hebben geactiveerd dienen te worden. Thans zijn hierin opgenomen de projectkosten voor ICT en Huisvesting die geactiveerd kunnen worden. Ook voor de inrichting van een pand zullen kosten ( o.a. werkplekken) worden gemaakt die geactiveerd dienen te worden. Deze investeringkosten zijn als jaarlijkse rente- en afschrijvingskosten
20
als kapitaallasten opgenomen in de exploitatiebegroting. Een schatting van de totaal jaarlijkse kosten, gesplitst in pand gebonden kosten en dienst gebonden, per werkplek, is opgenomen onder de begrotingspost huisvesting. De werkgroep ICT heeft de kosten van ICT in een basaal en uitgebreid niveau berekend. Voor zowel de project als de exploitatiebegroting is uitgegaan van de berekening op basaal niveau. in totaal een bedrag van € 1.852.000,-- als projectkosten opgenomen. Deze is nu gesplitst in eenmalige projectkosten à € 990.000,--,-- (niet activeren) en investeringskosten a € 862.000, die wel geactiveerd dienen te worden. Deze investeringskosten zijn als jaarlijkse rente- en afschrijvingskosten onder de noemer kapitaallasten opgenomen in de exploitatiebegroting. Uitgaande van de thans benoemde afschrijvingstermijnen van 5 jaar voor de kosten en het huidge rentepercentage zullen deze investeringen uitmonden in ca. 221.000 aan kapitaallasten. Directe productiekosten Onder directieproductiekosten wordt verstaan die kosten die gemaakt moeten worden die direct te relateren zijn aan het primaire proces (o.a. beroep/bezwaar, publicatiekosten, diensten derden etc.). Daar van veel gemeenten de cijfers hiervoor ontbreken zijn de thans bekende kosten van de Provincie en Den Haag geëxtrapoleerd naar de overige gemeenten. Ook hier geld dat de afzonderlijke gemeente dat bedrag gaan inbrengen dat zij daar voor nodig (begroot) hebben. Huisvesting Huisvesting pandgebonden kosten Als uitgangspunt is een gemiddeld tarief van € 170,-- per m2 in de regio genomen. Tevens is aangenomen dat 15% van de formatie zal flexen. De kosten voor het pand, parkeerplaatsen belastingen/heffingen en onderhoud worden berekend op € 500.000 Huisvesting dienstgebonden en kantoorautomatisering Als uitgangspunt is een gemiddeld tarief van € 170,-- per m2 in de regio genomen. De begroting is gebaseerd op een kantoor met een oppervlak van het aantal werkplekken * 18 m2. Voor het bepalen van het aantal werkplekken is gerekend met de formatie in FTE minus 15% van de formatie in verband met flexibele vulling van het kantoor. Eventuele kosten voor zonnewering,raambekleding en klimaatbeheersing zijn buiten beschouwing gelaten (uitgaande dat dit in huurprijs is opgenomen) Wagenpark( inclusief fietsen en scooters) Inschatting kosten wagenpark ODH: Aantal
Kosten
Kosten totaal
30
€ 4.980,00
€ 149.400,00
5
€ 1.100,00
€ 5.500,00
Fietsen
30
€ 275,00
€ 8.250,00
brandstof auto's
30
€ 750,00
€ 22.5000,00
5
€ 150,00
€ 750,00
leaseauto's Scooters
brandstof scooters
21
€ 186.400,00
Uitgangspunten : Aantal toezichtmedewerkers ca. 80 De vervoersmiddelen van de Omgevingsdienst zullen voornamelijk ( ongeveer 90%) gebruikt worden door de toezichthouders, welke deze nodig hebben voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Aangenomen wordt dat ongeveer de helft van de toezichthouders voornamelijk gebruik van fietsen en scooters. De andere helft van de toezichthouders werkt over een weidser gebied en maken hoofdzakelijk gebruik van auto‟s. Aantal benodigde auto's: Voor toezichthouders die locaal werken 4 auto's (ongeveer 1 op de 10 medewerkers). Voor toezichthouders die over een weidser gebied werken 26 auto's (+/- 2 op de 3 medewerkers). In totaal gaan we dus uit van 30 auto's. Km-vergoeding: € 0,38 per kilometer (gebaseerd op vergoeding die per km gegeven wordt aan medewerkers door gemeente Westland). In dit scenario gaan we echter uit van de kosten voor leaseauto's en dat de kosten voor kilometervergoedingen in dezelfde ordegrootte zullen liggen. In werkelijkheid kan een km-vergoeding of een auto aanschaffen i.p.v. leasen ook voordeliger uitpakken. Gemiddelde kosten leaseauto‟s ca € 5000,-- per jaar exclusief brandstof (gebaseerd op offerte aanvragen). Gemiddeld brandstof verbruik auto‟s ( basis 10.000 km per jaar, Scooters 2.500 km per jaar) Mogelijk gebruik van openbaar vervoer zijn (nog) niet meegenomen in kostenberekening van het wagenpark. Kosten voor vervoersdiensten zijn niet opgenomen, aangenomen wordt dat voor vervoer van( niet digitale)stukken tussen gemeenten en omgevingsdienst dit door de gemeenten zal worden verzorgd.
Diverse kosten Voor
diverse
kosten,
o.a.
kantoorbenodigdheden,
abonnementen,
kosten
betalingsverkeer,
incassokosten, drukwerk, etc. is een bedrag van € 1.000,-- per medewerker genomen. Accountantskosten Voor de accountantskosten is een inschatting door PWC gemaakt. Onvoorzien Als basis voor het onvoorzien is genomen een percentage van 15% van alle kosten met uitzondering van salariskosten en de directe productiekosten. De werkgroep denkt dat 15% de eerste 3 a 4 jaar nodig is daar de kosten die nu zijn opgenomen basaal zijn en het aantal “onbekenden” en variabelen in deze fase nog groot is. Verwacht wordt dat na genoemde periode het onvoorzien naar een
22
“normaal” percentage van 10% teruggebracht kan worden. Frictie en desintegratie kosten Frictie en desintegratiekosten zijn niet in de projecten en exploitatiebegroting opgenomen. Uitgangspunt is dat deze kosten door de gemeenten/provincie zelf worden gedragen. Weerstandsvermogen Iedere organisatie loopt risico‟s bij haar taakuitvoering. Om hier het hoofd aan te bieden is iedere manager continu impliciet of expliciet bezig met het beheersen van risico‟s die het bereiken van de doelen van de organisatie in de weg staan. De mogelijkheid bestaat dat bepaalde risico‟s financiële gevolgen hebben en leiden tot een negatief resultaat. Indien deze situatie zich voordoet dan zal de ODH de deelnemende partijen hier op aan moeten spreken tenzij de deelnemende partijen besluiten de ODH een eigen vermogen te geven dat zij kan aanwenden ter dekking van de gevolgen van risico‟s, het weerstandsvermogen. Indien het in het kader van het scheppen van de mogelijkheid voor de ODH om enigszins zelfstandig te opereren wordt het wenselijk geacht dat de ODH een eigen vermogen opbouwt ter dekking van risico‟s. De vraag die vervolgens rijst is hoe groot dit weerstandsvermogen dan dient te zijn. Normen voor het weerstandsvermogen gebruikt bij andere organisaties Om een beeld te krijgen van het weerstandsvraagstuk bij gelijksoortige organisaties is getracht hierover informatie te verkrijgen. Over het algemeen zijn er voor het berekenen van weerstandsvermogen bij gelijksoortige organisaties nog weinig praktische instrumenten en criteria ontwikkeld. Na inventarisatie zijn de volgende voorbeelden bekend: a
Agentschappen hanteren de norm van 5% van de omzet als basis voor het te vormen
b
weerstandsvermogen. Bij één van de medefinancieringsorganisaties in Nederland is in de jaarrekening vermeld dat een besteedbaar vermogen (weerstandsvermogen) wordt nagestreefd van 1,5 maal de loonsom.
c
Voor provincies geldt de Barendregt-norm, deze schrijft voor dat de algemene reserve tenminste 5% van de algemene middelen van de provincie moet bedragen om onvoorziene tegenvallers op te kunnen vangen.
d
Bij gemeenten is het weerstandsvermogen veelal ook vastgesteld op 5–10% van de algemene middelen, vergelijkbaar als bij provincies. Hierbij wordt opgemerkt dat kleinere organisaties vaak een relatief groter weerstandsvermogen hebben dan grote organisaties. Bij kleinere organisaties dient immers niet alleen de relatieve omvang maar ook de absolute omvang van bepaalde risico‟s in overweging genomen te worden. Bij grote organisaties is dit niet van belang omdat zij uitsluitend vanwege hun omvang en doorgaans brede takenportefeuille meer in staat zijn om middelen uit andere
e
beleidsterreinen tijdelijk vrij te maken om risico‟s op te vangen. Voor zover er binnen (uitvoeringsorganen in) de Publieke Sector sprake is van eigen
23
vermogen is dit veelal gemaximeerd op 5 tot 10% van het balanstotaal. Binnen
de
„Onderwijswereld‟
is
recent
veel
discussie
geweest
rondom
het
weerstandsvermogenvraagstuk. Dit heeft geresulteerd in een aantal onderzoeken in het primair en voortgezet onderwijs, uitgevoerd door verschillende advieskantoren in opdracht van het ministerie van OC&W. a
In het onderzoek binnen het voortgezet onderwijs werd ervan uitgegaan dat het weerstandsvermogen wordt bepaald door het eigen vermogen minus de boekwaarde van de materiële vaste activa, gedeeld door de Rijksbijdrage. Zij hebben daar geconcludeerd dat het weerstandsvermogen tussen de 10% en 40% van de materiële vaste activa moet liggen: Hoe groter school hoe lager het percentage, hoe kleiner de school hoe hoger het percentage.
b
De norm dat de materiële vaste activa voor minimaal met 50% eigen vermogen dienen te worden gefinancierd (Koopmans) om hiermee te profiteren van de lage vermogenskostenvoet van het eigen vermogen (geen rendementseis) is een gangbare norm binnen universitaire instellingen.
In het bedrijfsleven worden verschillende normen gehanteerd voor het bepalen van het gewenste garantie- of weerstandsvermogen. Ook wordt de solvabiliteit gehanteerd als maatstaf voor het financiële weerstandsvermogen van een onderneming, veelal uitgedrukt in het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Afhankelijk van de aard en typologie van de activiteiten variëren deze normen van 20% tot 60% van het balanstotaal. Uit onderzoek komt naar voren dat in veel subsidieregelingen voor een algemeen aanvaarde buffer voor egalisatie van resultaten een minimaal noodzakelijk niveau van 5% van de subsidiegelden wordt gehanteerd en voor sommige subsidieregelingen zelfs 10%. Tevens is vastgesteld dat voor andere (gesubsidieerde) sectoren die met een wisselend overheidsoptreden te maken hebben, gemiddeld een buffer van 10% wordt gehanteerd. De milieudienst Zuid-Holland Zuid hanteert een weerstandsvermogen van 5%. Toepassing ‘norm’ provincies en/of gemeenten op de ODH Het bepalen van het weerstandsvermogen is afhankelijk van verscheidene overwegingen. Een belangrijke overweging is de mate (en bereidheid) waarin de deelnemende partijen garant staan voor het opvangen van de risico‟s van de ODH in het geval het aangehouden weerstandsvermogen bij de ODH ontoereikend blijkt. Een en ander dient in de gemeenschappelijke regeling vastgelegd te worden. Indien de deelnemende partijen altijd bereid zijn om garant te staan, kan het weerstandsvermogen laag gehouden worden. In dit geval „hevelen‟ de deelnemende partijen in feite de risico‟s over naar de gemeenten en de provincie. In de meest vergaande keuze zou de ODH zelfs geen weerstandsvermogen hoeven te hebben. Dit zou betekenen dat indien er onvoorziene risico‟s zich voordoen deze door de deelnemende gemeenten en provincie worden gedragen en dat de ODH voor ieder risico bij de deelnemende partijen aan zal kloppen hetgeen onwenselijk is. Uiteindelijk heeft deze keuze invloed op de omvang van het weerstandsvermogen van de individuele gemeenten en
24
provincie; geen weerstandsvermogen bij de ODH betekent een hoger weerstandsvermogen bij de deelnemende partijen. Aan de andere kant, indien de deelnemende partijen niet in een dergelijke mate garant willen staan, dan zal het weerstandsvermogen van de ODH van een zodanige omvang moeten zijn dat de ODH de risico‟s zelfstandig kan opvangen. Door de overdracht van taken wordt een deel van het risico dat de deelnemende partijen nu lopen overgedragen naar de ODH waarvan verwacht mag worden dat deze gespecialiseerde organisatie beter is staat zal zijn dit risico te beheersen. Dit impliceert dat de deelnemende partijen hun eigen benodigde weerstandscapaciteit dus zouden kunnen afbouwen ten gunste van de ODH waardoor het geheel per saldo niets hoeft te kosten. Daar komt bij dat het eigen vermogen van de ODH waar het weerstandsvermogen deel vanuit maakt bezit blijft van de deelnemende partijen en niet gespendeerd wordt. Deze middelen komen dus bij het opheffen van de ODH weer bij de deelnemende partijen terecht. Alles overziend wordt voorgesteld om voor de ODH het weerstandvermogen op 5% te bepalen. Aannemelijk is om dit te doen op basis van de lasten. In de huidige begroting wordt rekening gehouden met ca. 19 miljoen euro aan jaarlijkse lasten. Bij een berekening van het weerstandsvermogen van 5% komt het aan te houden weerstandsvermogen neer op circa 1 miljoen euro. Wij merken hierbij op dat de „benchmark‟-norm van 5 tot 10% uiteraard niet zomaar op de ODH geprojecteerd kan worden. Een en ander moet namelijk beschouwd worden vanuit de feitelijke risico's die de ODH zelf draagt. Deze risico‟s zijn momenteel nog niet inzichtelijk gemaakt. Wij raden dan ook aan om in en later stadium een bedrijfsbrede risico-inventarisatie uit te voeren of minstens een evaluatie van de gevolgen van risico‟s over de eerste vijf jaar te laten plaatsvinden. Op basis van een dergelijke analyse, die vraagt om een gedegen vastlegging van risico‟s, kunnen de deelnemende partijen besluiten om het weerstandsvermogen naar boven of naar beneden bij te stellen. Het bepalen van de omvang van het weerstandsvermogen en de wijze waarop de ODH dit gaat opbouwen is een besluit dat genomen moet worden door de deelnemende partijen. De voorwaarden (voor- en nadelen) en risicobereidheid („risk appetite‟) dienen dan helder overeengekomen te worden tussen alle betrokken partijen. Opbouw weerstandsvermogen bij de ODH Bij de oprichting van de ODH dient ook inzicht te ontstaan in de manier waarop het benodigde weerstandsvermogen gevormd zal worden. Hiervoor bestaan de volgende twee scenario‟s: Directe vorming door storting van het weerstandsvermogen bij start van ODH; Geleidelijke opbouw van weerstandsvermogen over een periode van drie jaar. Indien de deelnemende partijen er voor kiezen om het weerstandsvermogen geleidelijk op te bouwen, dan dienen zij te beseffen dat zij gedurende de opbouwperiode een grotere kans lopen om aangesproken te worden op de risico‟s die zich voordoen binnen de ODH dan het geval zou zijn bij directe storting.
25
26
F Uitwerking voorkeursvariant Gemeenschappelijke Regeling 1. Beoordelingskader Beoordelingskader juridisch bestuurlijke samenwerkingsvormen 1. De mate waarin de juridische samenwerkingsvorm eenvoudig en transparant van opzet is, waarin verantwoordelijkheden en bevoegdheden eenduidig zijn belegd. 2. De juridische samenwerkingsvorm zal „snel‟ te realiseren en uit te werken moeten zijn: het voorstel voor de samenwerkingsvorm dient tezamen met het businessplan – na besluitvorming door de stuurgroep – ter besluitvorming te worden voorgelegd aan de afzonderlijke deelnemers. 3. De mogelijkheid om als eigenaar rechtstreeks invloed uit te oefenen op de beheerssituatie van de toekomstige ODH. 4. De mate waarin de bestuurlijke (en ambtelijke) organisatievorm de flexibiliteit en mogelijkheid biedt aan nieuwe partijen om in de toekomst toe te treden en daarmee voorbereid te zijn op toekomstige ontwikkelingen. 5. Democratische legitimiteit: de mate waarin de juridische constructie de gemeenteraden en Provinciale Staten in staat stelt invulling te geven aan hun toetsende en controlerende rol en de mate waarin de constructie de Colleges en Gedeputeerde Staten de mogelijkheid biedt om invulling te geven aan hun wettelijke informatie- en verantwoordingsplicht. 6. De mate waarin door de juridische constructie extra „bestuurlijke drukte‟ ontstaat. Bestuurlijke drukte is als volgt nader gedefinieerd: a. Gevolgen voor de vereiste bestuurlijke inzet. b. Gevolgen voor de bestuurlijke besluitvormingsprocedures (transparant en snel) en eventueel daarmee samenhangende administratieve lasten.
2. Context ten behoeve van de beoordeling van de gevolgen per scenario De werkgroep heeft bij de beoordeling van de gevolgen van de scenario‟s de volgende uitgangspunten gehanteerd: 1. De huidige context voor de toekomstige ODH is ten opzichte van de eerste strategische verkenningen veranderd. Door de „stuurgroep uitvoeringsorganisatie Haaglanden bouwen en milieu‟ was ten tijde van de strategische verkenning uitgegaan van een kleine compacte organisatie op basis van een beperkt takenpakket. Uit een recente rondgang langs alle potentiële deelnemers aan de ODH volgt dat de deelnemers inmiddels een groter takenpakket wensen op te dragen aan de ODH. Op basis hiervan ontstaat een organisatie met een potentiële personele 4 omvang van circa 165 tot 170 fte ten behoeve van het primaire proces . Vanuit deze herijkte context zijn de scenario‟s door de werkgroep beoordeeld. 2. De voorkeur van alle partijen gaat uit naar een samenwerkingsmodel van een openbaar lichaam op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regeling (Wgr). De Wgr is bedoeld om vorm en inhoud te geven aan de samenwerking tussen overheden. Gegeven de focus van de toekomstige 4
Bron: Rapportage feiten en wensen deelnemers RUD Haaglanden, mei 2010
27
5
ODH bij aanvang op de vergunningverlening, toezicht en handhaving op milieugebied , ligt het tevens in de rede te kiezen voor een publiekrechtelijke vorm in plaats van voor een private rechtsvorm. De werkgroep heeft derhalve geen scenario‟s beoordeeld waarin de samenwerking in een private rechtsvorm wordt vormgegeven. 3. De werkgroep schetst de relevante juridische en bestuurlijke gevolgen van de verschillende scenario‟s en legt deze langs de lat van het beoordelingskader. Dit is aangevuld met relevante gevolgen die specifiek voor de scenario‟s gelden. Deze scenario‟s zijn onderling vergeleken en eveneens met de huidige situatie. De onderlinge weging van deze beoordelingscriteria en de gevolgen en de besluitvorming over het uit te werken scenario is aan het directeurenoverleg en de stuurgroep. 3. Varianten juridische-bestuurlijke samenwerkingsvormen In aansluiting op de notitie „Naar een RUD in Haaglanden‟ zijn de volgende varianten beoordeeld voor de bestuurlijk juridische samenwerking binnen de ODH: RUD Haaglanden
1. Aansluiten bij
3. Nieuwe GR
2. Nieuwe GR
Stadsgewest
tussen alle
Haaglanden
deelnemers
tussen Stadsgewest Haaglanden en PZH
In een notitie van het Stadsgewest Haaglanden is het 2
e
scenario nader uitgewerkt in een
subscenario. Hierin wordt als extra scenario in overweging gegeven dat, na de oprichting van de GR ODH, waarin alle deelnemers rechtstreeks participeren, de taken en bevoegdheden van de GR ODH over gedragen worden aan het Stadsgewest Haaglanden. Uit de toelichting hierbij is duidelijk geworden dat deze mogelijkheid is geopperd in de context dat er in eerste instantie sprake zou zijn van een kleine compacte ODH. De werkgroep heeft op basis van het huidige uitgangspunt dat de ODH een robuuste organisatie gaat vormen van circa 165-170 fte en het vereiste van een eenduidige aansturing voorlopig geconcludeerd dat dit scenario op voorhand niet het 6
meest voor de hand liggend is . Op basis hiervan is dit scenario vooralsnog niet in de beoordeling betrokken.
5
De provincie Zuid-Holland is voornemens naast de milieutaken eveneens de uitvoerende taken op het gebied van Groen en Water over te dragen aan de RUD Haaglanden. 6 Voor aanvullende argumentatie wordt eveneens verwezen naar de gevolgen zoals weergegeven onder variant 1.
28
3.1 Aansluiten ODH bij de bestaande GR Stadsgewest Haaglanden Omschrijving In deze variant vormt de toekomstige ODH een onderdeel van de bestaande GR Stadsgewest Haaglanden. De GR Haaglanden dient hierop te worden aangepast. Naast het bestaande takenpakket op het gebied van ondermeer Ruimtelijke Ordening, Verkeer & Vervoer, Volkshuisvesting en Economie, zal de gemeenschappelijke regeling op het takenpakket van de ODH worden aangepast. In deze juridische constructie neemt PZH niet rechtstreeks deel als eigenaar. Gevolgen 1. De GR Haaglanden is een Wgr-plus regio, een verplichte samenwerking tussen gemeenten waaraan geen andere deelnemers dan gemeenten kunnen deelnemen. Dit betekent dat de provincie Zuid-Holland (PZH) niet rechtstreeks kan deelnemen in de GR Haaglanden en daarmee geen zeggenschap verkrijgt over de beheerssituatie van de ODH. Een gevolg daarvan is ondermeer dat het personeel van PZH wordt ondergebracht in een organisatie waarvan PZH geen onderdeel uitmaakt en geen eigenaar is. 2. Ditzelfde geldt mutatis mutandis voor andere partijen dan gemeenten, die mogelijk in de toekomst hun taken zouden willen overbrengen naar de ODH, zoals waterschappen 3. De oprichtingsdoelstelling van het Stadsgewest Haaglanden is de behartiging van de belangen met een regionaal karakter, gericht op sturing, ordening en integratie ten aanzien van de eerder genoemde taakvelden (beleid en expertise) en het versterken van de bestuurlijke regionale samenwerking. Door het onderbrengen van een groot aantal uitvoerende taken, dat een substantieel – zo niet grootste (financiële) onderdeel – gaat vormen van het Stadsgewest, verandert de focus en het karakter van de samenwerking binnen het Stadsgewest 4. Als gevolg van het onderbrengen van de ODH onder de GR Stadsgewest Haaglanden is het niet noodzakelijk om een nieuw bestuur (algemeen en dagelijks bestuur) te formeren. 5. Een mogelijke oplossing voor het ontbreken van zeggenschap van PZH in dit scenario is het instellen van een bestuurscommissie (BC). Dit leidt er toe – in aansluiting op gevolg 4) – dat ondanks het feit dat geen nieuw AB en DB hoeft te worden gevormd, wel alle deelnemers in het Stadsgewest Haaglanden in de BC vertegenwoordigd zullen moeten worden, aangevuld met een vertegenwoordiger van PZH. De hiermee gepaard gaande toename van bestuurlijke inzet is eventueel op te lossen door vergaderingen van verschillende besturen aansluitend te organiseren. Daarnaast heeft de instelling van een BC de volgende consequenties: a
De organisatie van de BC dient te worden vastgelegd in een verordening en tevens door de organisatie van het Stadsgewest gefaciliteerd te worden.
b
De aansturing door de BC richt zich op de inhoudelijke en organisatorische eigenaarstaken, met uitzondering van de financiële aansturing. Dit levert voor partijen die geen deelnemer zijn in de GR nog altijd een beperkte zeggenschap op.
c
d
Omdat in dit scenario de provincie geen zitting heeft in het AB en DB, zal extra afstemming nodig zijn ter voorbereiding op besluitvorming in AB/DB, wat leidt tot een extra bestuurlijke (en ambtelijke) inzet. Gelet op het financiële toezicht dat de provincie uitoefent op de WGR+ regeling, levert het vormen van een BC waarin de provincie plaatsneemt naast het AB en DB, een ondoorzichtige structuur op
e
Besluitvorming ten behoeve van de ODH wordt complex, wat leidt tot toename van
29
administratieve lasten en bestuurlijke drukte: i
De stemverhouding in de BC zal, door de deelname van PZH afwijken van de
ii
stemverhouding in het AB en DB van de GR Stadsgewest Haaglanden. Extra bestuurlijke stap: De besluitvorming zal mogelijk getrapt en vertraagd plaatsvinden omdat besluitvorming over de ODH – zowel over de oprichting als daarna – naast besluitvorming in de BC eveneens besluitvorming vraagt van het AB van het Stadsgewest Haaglanden alvorens de Colleges van B&W en Gedeputeerde Staten aan zet zijn.
6. Democratische legitimatie bestuurlijk risico en toename van administratieve lasten: In dit scenario is de afstand tot zowel de gemeenteraden en Provinciale Staten (PS) groot, en groter dan in scenario 2). Het is voor Colleges en Gedeputeerde Staten moeilijker om tijdig invulling te geven aan de wettelijke informatie- en verantwoordingsplicht aan Gemeenteraden en PS en zo voor gemeenteraden en PS moeilijker om invulling te geven aan hun toetsende en controlerende rol. Om dit te borgen zijn er meer verantwoordingsmomenten nodig. Dit leidt tot meer inzet en kosten voor alle partijen (ondersteuning etc.) en bijbehorende bestuurlijke afstemming. Het bestuurlijk afbreukrisico voor de betrokken bestuurders in de ODH is anders aanzienlijk. Door deze grote afstand en benodigde extra verantwoordingsmomenten wordt ook afbreuk gedaan aan de wens om tot een transparante en eenduidige juridische constructie te komen. 7. Voor PZH geldt dat nu zij in dit scenario geen eigenaar is van de ODH, zij haar taken exclusief gaat uitbesteden aan een andere organisatie. Het risico bestaat dat het onder het Europese aanbestedingsrecht niet mogelijk is om deze taken, zonder aanbestedingsprocedure exclusief uit te besteden aan de GR Stadsgewest Haaglanden. 8. Tevens leidt deze constructie tot een verhoging van de administratieve lasten voor PZH om de financiële verantwoordingscyclus te organiseren. 3.2 Nieuwe GR tussen alle deelnemers aan de ODH Omschrijving In dit scenario wordt een nieuwe gemeenschappelijke regeling opgericht ten behoeve van de ODH met een op maat gesneden doelstelling, takenpakket en bestuurlijke besluitvormingsstructuur. In deze nieuwe GR nemen alle gemeenten en PZH als eigenaar deel. In deze juridische constructie neemt het Stadsgewest niet rechtstreeks deel als eigenaar. Gevolgen 1. In dit scenario is elke organisatie dat taken overbrengt naar de ODH naast opdrachtgever rechtstreeks eigenaar. 2. Deze vorm van samenwerking valt niet onder de verplichtingen en beperkingen van een Wgr-plus samenwerking, waardoor het de mogelijkheid biedt aan partijen – anders dan gemeenten - om in de toekomst toe te treden als eigenaar. 3. De gekozen juridische constructie staat toe dat het Stadsgewest Haaglanden toetreedt tot de GR ODH. De werkgroep acht dit minder relevant, omdat de gemeenten reeds rechtstreeks 7
vertegenwoordigd zijn, waardoor er bestuurlijk nauwelijks toegevoegde waarde zal zijn .
7
De werkgroep merkt op dat in dit scenario een beperkt aantal regionale taken op het gebied van milieu is ondergebracht bij het Stadsgewest Haaglanden en een groot aantal milieutaken bij de RUD Haaglanden. Om overlapping en bijbehorende bestuurlijke afstemming te voorkomen, is het daarom noodzakelijk een heldere „knip‟ te leggen tussen de taken van het Stadsgewest en die van de RUD. De aanbeveling van de werkgroep is daarom
30
Daarnaast zou toetreding van het Stadsgewest afbreuk doen aan de transparantie van dit model, omdat gemeenten zowel direct als indirect vertegenwoordigd zijn 4. Ten behoeve van de nieuwe GR zal een nieuw bestuur moeten worden gevormd, waarin elke partner deelneemt. Dit leidt mogelijk tot een toename van de „bestuurlijke drukte‟. In welke mate deze toename van de bestuurlijke drukte zich ook in praktijk manifesteert is echter afhankelijk van het takenpakket en de besluitvormingsprocedure binnen de GR. Bij het opstellen van de GR hebben deelnemers dit nog in eigen hand. 5. De kans op mogelijke toename van bestuurlijke drukte als gevolg van het feit dat meerdere besturen bij hetzelfde besluit betrokken zijn, is beperkt: de ODH heeft een beperkt aantal afgebakende taken, die niet of nauwelijks overlappen met andere regionale 8 samenwerkingsverbanden . Indien daarvan al sprake zou zijn, is dit eventueel op te lossen door 9
vergaderingen van verschillende besturen aansluitend te organiseren . 6. De besluitvorming in deze samenwerkingsvorm is, in vergelijking met scenario 1, efficiënter: elke deelnemer aan de ODH is rechtstreeks vertegenwoordigd, waardoor geen extra bestuurlijke besluitvorming in het AB van het Stadsgewest Haaglanden noodzakelijk is. 7. Democratische legitimatie bestuurlijk risico en toename van administratieve lasten: In dit scenario is de afstand tot zowel de gemeenteraden en Provinciale Staten (PS) kleiner dan in scenario 1 en 3. 3.3 Vormen van een nieuwe GR tussen de GR Stadsgewest Haaglanden en de provincie ZuidHolland Omschrijving In dit scenario wordt een nieuwe gemeenschappelijke regeling opgericht ten behoeve van de ODH met een op maat gesneden doelstelling, takenpakket en bestuurlijke besluitvormingsstructuur. In deze nieuwe GR neemt PZH rechtstreeks deel en de gemeenten via de GR Stadsgewest Haaglanden. De gemeenten dragen daartoe de ODH-taken over aan het Stadsgewest Haaglanden. Het Stadsgewest Haaglanden brengt op haar beurt deze taken in bij de GR ODH. Gevolgen 1. Deze vorm van samenwerking valt niet onder de verplichtingen en beperkingen van een Wgr-plus samenwerking, waardoor het de mogelijkheid biedt aan nieuwe partijen om in de toekomst toe te treden als eigenaar. 2. In dit scenario nemen de gemeenten niet rechtstreeks deel in de GR ODH en verkrijgen daarmee geen rechtstreekse zeggenschap over de beheerssituatie van de ODH. Een gevolg daarvan is ondermeer dat het personeel van de gemeenten wordt ondergebracht in een organisatie waarvan de gemeenten niet rechtstreeks eigenaar zijn.
om - ten behoeve van eenduidigheid en voorkoming van dubbelingen - de uitvoerende beleidstaken taken (ondermeer het opstellen van een handhavingsprotocol en het opstellen van een milieu-uitvoeringsprogramma) van het Stadsgewest onder te brengen bij de RUD en integraal onderdeel uit te laten maken van de RUD Haaglanden. 8 Zie eveneens noot 6, voor een aanbeveling van de werkgroep voor het enkele geval waarin wel van mogelijke overlapping sprake is. De werkgroep stelt voor de uitvoerende beleidstaken van Stadsgewest die zeer nauw samenhangen met de uitvoeringstaken van de RUD over te brengen naar de RUD, zoals de uitvoerende taken op het gebied van handhaving (handhavingsprotocol) en het opstellen van het milieu-uitvoeringsprogramma 9 Deze mogelijke praktijkoplossing geldt als mogelijke oplossing in elk scenario
31
3.
Ten behoeve van de nieuwe GR zal een nieuw bestuur moeten worden gevormd, waarin het Stadsgewest Haaglanden en PZH deelnemen. Dit leidt mogelijk tot een toename van de „bestuurlijke drukte‟ (bestuurlijke inzet). In welke mate deze toename van de bestuurlijke drukte zich ook in praktijk manifesteert is echter afhankelijk van het takenpakket en de besluitvormingsprocedure binnen de GR. Bij het opstellen van de GR hebben deelnemers dit nog in eigen hand.
4. De kans op mogelijke toename van bestuurlijke drukte is groter dan onder scenario 2. Net als onder scenario 1 zal ten behoeve van besluitvorming binnen de GR ODH mogelijk een extra bestuurlijke stap via het Stadsgewest Haaglanden benodigd zijn. 5. Democratische legitimatie bestuurlijk risico en toename van administratieve lasten: In dit scenario is de afstand tot gemeenteraden, groter dan in scenario 2). Het is voor Colleges daarmee moeilijker om tijdig invulling te geven aan de wettelijke informatie- en toetsingsplicht aan de gemeenteraden en zo voor gemeenteraden lastiger om invulling te geven aan hun toetsende en controlerende rol. Om dit te borgen zijn er meer verantwoordingsmomenten nodig. Dit leidt tot meer inzet en kosten voor alle partijen (ondersteuning etc.) en bijbehorende bestuurlijke afstemming. Het bestuurlijk afbreukrisico voor de betrokken bestuurders in de ODH is anders aanzienlijk. Door deze grote afstand en benodigde extra verantwoordingsmomenten wordt ook afbreuk gedaan aan de wens om tot een transparante en eenduidige juridische constructie te komen. 4 Conclusies en aanbeveling aan directeurenoverleg De werkgroep heeft op basis van de analyse van de belangrijkste juridische en bestuurlijke gevolgen per scenario, de scenario‟s onderling vergeleken en deze langs de lat van het beoordelingskader gelegd. De verschillende beoordelingscriteria zijn niet onderling gewogen en niet in volgorde van importantie opgenomen. Bij de beoordeling van de verschillende scenario‟s is de volgende waarderingsystematiek gehanteerd. Legenda mogelijke scores waarbij de onderling worden vergeleken: 0 = neutraal + = positief - = negatief
Beoordeling varianten De beoordeling van de verschillende varianten door de werkgroep is in onderstaande tabel opgenomen. Voor de omschrijving van de beoordelingscriteria evenals de omschrijving van de gevolgen per scenario die tot de hieronder opgenomen waardering hebben geleid, wordt verwezen naar de voorgaande hoofdstukken.
32
Beoordelingscriteria
1. eenvoudig & transparant 2. snelle realisatie 3. eigenaarschap deelnemers 4. toetreding nieuwe partijen GR 5. democratische legitimatie 6. bestuurlijke drukte 6a) bestuurlijke inzet 6b) bestuurlijke besluitvormingsprocedure
scenario 1 scenario 2 Aansluiten bij GR Nieuwe GR tussen Stadsgewest alle deelnemers Haaglanden + 0 + + 0 -
0 +
scenario 3 Nieuwe GR: PZH en Stadsgewest 0 + -
Conclusie, aanbeveling en verzoek directeurenoverleg Op basis van de gehanteerde beoordelingscriteria en de onderlinge vergelijking van de scenario‟s voor de bestuurlijke organisatie van de ODH, heeft scenario 2 „een nieuwe GR waaraan alle deelnemers rechtstreeks deelnemen‟ de voorkeur van de werkgroep. De werkgroep adviseert het directeurenoverleg deze aanbeveling met een positief advies aan de stuurgroepvergadering van 1 juli voor te leggen en aansluitend de werkgroep de opdracht te geven dit scenario uit te werken in een eerste tekst voor de „gemeenschappelijke regeling ODH‟. De werkgroep verzoekt het directeurenoverleg richtinggevende uitspraken te doen over de benodigde gedetailleerdheid van de tekst van de gemeenschappelijke regeling. Het voorstel van de werkgroep is om een GR-tekst op hoofdlijnen op te stellen, waarin de voor de besluitvorming van de deelnemers cruciale elementen zijn opgenomen, maar tegelijkertijd nog een nadere detailuitwerking plaats kan vinden na november. (bijvoorbeeld wel de besluitvorming en samenstelling van het Algemeen Bestuur, maar geen uitwerking van de samenstelling en de besluitvorming van het Dagelijks Bestuur, of over de kwalitatieve eisen aan de voorzitter). De werkgroep vraagt het directeurenoverleg een uitspraak te doen voor het op te leveren product betreffende een gemeenschappelijke regeling in september: een concept-voorstel op hoofdlijnen (op basis van uitgangspunten) of een concept-tekstvoorstel dat in detail is uitgewerkt. De werkgroep geeft aan dat het mogelijk is om een in detail uitgewerkte GR-tekst op te stellen onder de volgende voorwaarden: a
b
De werkgroep „Taken en Financiën‟ levert de input voor het uitwerken van de stemverhouding (indien de financiële bijdrage als basis voor stemverdeling wordt gehanteerd). Het directeurenoverleg kan tijdig beslissingen nemen over een aantal elementen van de GR-inrichting (zoals het aantal leden in AB/DB per deelnemer, de samenstelling van het
c
DB en de kwaliteit van de voorzitter). Er wordt extra tijd beschikbaar gesteld voor deze aanvullende opdracht in vergelijking met de eerste opdracht aan de werkgroep.
De werkgroep stelt ter discussie de vraag aan het Directeurenoverleg of het wenselijk is om
33
gezamenlijk met het bedrijfsplan (hoofdlijnen) een in detail uitgewerkt GR-tekst voor te leggen. Hoewel dit wellicht vanuit de gewenste snelheid van besluitvorming de voorkeur zou hebben, signaleert de werkgroep het risico dat de GR-tekst gaat afleiden van de hoofdlijnen van het bedrijfsplan. In dat geval kan het juist eerder vertraging opleveren in de besluitvorming dan deze bespoedigen.
34
G Uitgangspunten bij vorming ODH 1. De toekomstige deelnemers aan de ODH dragen de uitvoering van vergunningverleningen handhavingstaken op het gebied van milieu op aan de ODH. 2. Een aantal deelnemers draagt eveneens taken op het gebied van lucht, water, bodem, geluid en externe veiligheid op aan de ODH. 3. Provincie Zuid-Holland draagt in aanvulling hierop eveneens op aan de ODH: a. Vergunningverlening en handhaving op het gebied van Waterwet, Wet bodembescherming, Wet geluidhinder, Ontgrondingenwet etc. 1
b. Vergunningverlening op het gebied van „Groene wetgeving‟ 4. De ODH is een organisatie waarin kennis wordt gebundeld en geborgd, waardoor een hoger kennis- en ervaringsniveau kan worden bereikt dan (door de beperkte omvang van de werkzaamheden) bij de afzonderlijke deelnemers mogelijk is. 5. De regionale karakteristieken die een deel van de identiteit van de regio Haaglanden vormen en verbonden zijn aan thematische specialistische kennis moeten herkenbaar terugkomen in de organisatie. Deze kennis en expertise moeten worden geborgd in de organisatie van de ODH. Daarbij moet ondermeer worden gedacht aan de expertise op het gebied van de agrarische sector, glastuinbouw en horeca. 6. Met het oog op toekomstige ontwikkelingen dient de organisatorische inrichting toekomstbestendig en opschaalbaar te zijn. Uitbreiding van dienstverlening voor bestaande deelnemers danwel dienstverlening aan nieuwe deelnemers moet kunnen worden opgevangen zonder ingrijpende wijzigingen. 7. De ODH is extern gericht en omgevingsbewust. Zij biedt aan al haar klanten een adequate dienstverlening. 8. De ODH is een klantgerichte organisatie waarbij de relaties en contacten met de deelnemers c.q. opdrachtgevers (bestuurlijk en ambtelijk) en de bedrijven goed geborgd zijn. 9. De ODH is een (kosten)efficiënte organisatie die op transparante manier verantwoording aflegt aan haar opdrachtgevers c.q. aandeelhouders. Dit brengt met zich mee dat de organisatie bedrijfsmatig wordt aangestuurd waarbij er gemonitord wordt op product en kwaliteit en kwantitatieve doelstellingen worden geformuleerd op basis van kengetallen. 10. De ODH is een efficiënte organisatie met een beperkt aantal duidelijke herkenbare afdelingen, met maximaal drie hiërarchische lagen en een efficiënt georganiseerde ondersteuning. Het overheadpercentage bedraagt 31% in de opstartfase en zal na een aanloopperiode worden afgebouwd tot 27% (zie hoofdstuk 7: Ondersteuning).
35
H Toelichting/ onderbouwing van „proces‟ als inrichtingsprincipe Er is een beperkt aantal leidende sturingsprincipes, waarlangs de toekomstige organisatie van de ODH kan worden ingericht: a Inrichting van de organisatie op grond van geografische indeling. b c
Inrichting van de organisatie op grond van sectoren. Inrichting van de organisatie op grond van processen.
Op basis van het uitgangspunt „De ODH is een efficiënte organisatie met een beperkt aantal duidelijke herkenbare afdelingen, met maximaal drie hiërarchische lagen’ is de overweging dat: a
Een sectorale en geografische sturing als leidend principe leidt tot de vereiste borging van de regionale karakteristieken en de bijbehorende expertise in de organisatie. Tegelijkertijd leidt dit tot meer differentiatie en zal de vereiste functiescheiding 10 vergunningverlening en handhaving op teamniveau moeten worden ingericht .
b
tussen
Een procesgerichte sturing sluit aan bij het inhoudelijke zwaartepunt van werkzaamheden van de ODH, dat ligt bij de processen van vergunningverlening en handhaving. Juist daarin zal de synergie van samenwerking tot uitdrukking moeten komen. Vanuit het principe van functiescheiding tussen deze processen is het eveneens gewenst deze scheiding organisatorisch door te voeren. Deze processturing als leidend beginsel is eveneens herkenbaar bij andere Omgevingsdiensten en bestaande Milieudiensten.
Voor de ODH wordt daarom processturing als leidend principe gehanteerd. Dit dwingt de ODH eveneens om het resultaat en de klant centraal te stellen, immers, het werken in processen is feitelijk niets anders dan sturen op resultaten. Aan elk resultaat kunnen doelstellingen en normen worden verbonden die meetbaar zijn. Ook vanuit deze invalshoek sluit een processtructuur aan bij de doelstellingen van de ODH om een resultaatgerichte en afrekenbare organisatie te zijn. Indien de processturing organisatorisch in de ODH wordt doorgevoerd, leidt dit tot aparte afdelingen Toetsing & Vergunningverlening (inclusief meldingen) en Toezicht & Handhaving. Daarbij wordt betrokken dat de afdelingen voldoende „robuust‟ moeten zijn. Dat wil zeggen dat de geprognosticeerde formatieomvang de verschillende afdelingen rechtvaardigt. Op basis van de opgave van de deelnemers dat zij de taakuitvoering op het gebied van vergunningverlening en handhaving overdragen, is de aanname dat deze vereiste formatieomvang aanwezig is. Een belangrijke deel van de taken is vergelijkbaar met de taken zoals uitgevoerd door de afdeling Toetsing & Vergunningverlening. Dit betreft de eigenstandige wettelijke taken, volgend uit de betreffende regelgeving. De daarvoor benodigde expertise vraagt om een eigen onderdeel met deskundigen in de organisatie om zo deze expertise in de organisatie te borgen. Vanuit deze expertiseafdeling is het ook mogelijk de adviserende rol voor de deelnemers in te vullen.
10
Vanuit het uitgangspunt dat de “regionale karakteristieken die een deel van de identiteit van de regio
Haaglanden vormen en verbonden zijn aantal thematische specialistische kennis, herkenbaar terug moeten komen in de organisatie, waarbij ondermeer wordt gedacht aan de expertise op het gebied van glastuinbouw‟ heeft de gemeente Westland op verzoek van het Bestuurlijk Projectoverleg een notitie opgesteld hoe de expertise op het gebied van glastuinbouw in de organisatie (en bestuur) van de ODH te borgen:
36
Tevens biedt deze organisatorische indeling de mogelijkheid aan de „algemene‟ vergunningverleners 11
voor de meer complexe specialistische vraagstukken gericht de kennis uit deze afdeling „in te huren‟ . Daarnaast heeft deze afdeling tevens een signaalfunctie zowel binnen de organisatie van de ODH als naar de deelnemers in geval van nieuwe wetgeving of ontwikkelingen op het specifieke vakgebied. Naar verwachting zal juist, indien de ODH succesvol blijkt, in de afdeling Specialismen & Advies de uitbreiding c.q. opschaling concentreren. Dit kan op termijn, zeker in combinatie met toekomstige adviestaken, wellicht een verdere organisatorische onderverdeling of andere indeling leiden. Met het oog op het groeipotentieel maar tegelijkertijd de onvoorspelbaarheid in werklast (als gevolg van ontbrekende precieze informatie over wat de deelnemers aan taken op het gebied van specialismen willen overbrengen), wordt aanbevolen om voor deze afdeling uit kostenoverwegingen uit te gaan van het principe „structureel werk wordt structureel (met formatie) ingevuld, incidenteel werk wordt met een flexibele schil opgelost (inhuur)‟. Op basis van het onderscheid tussen uitvoerende en ondersteunende taken worden de ondersteunende taken die zich richten op de gehele organisatie dan wel op de directie (en het bestuur) van de ODH, buiten de lijn geplaatst en in de staf. Hierop wordt een uitzondering gemaakt voor de ondersteunende taken die direct verbonden zijn aan de primaire processen van de voorgestelde afdelingen. Daarbij wordt ondermeer gedacht aan een afdelingssecretariaat, juridische ondersteuning en procescoördinatie en beleidsuitvoering (uitvoeringsprogramma‟s). Dergelijke taken zijn dermate nauw verbonden aan de werkprocessen dat deze borging binnen de afdelingen vereist. Dit is vooral evident voor de afdelingen T&V en T&H. De invulling van de ondersteuning van de afdeling Specialismen & Advies zal naar verwachting in grote lijnen overeenkomen, maar is op basis van de huidige informatie nog minder goed concreet in te vullen. Werkzaamheden die zich hoofdzakelijk op de directie en of de gehele organisatie richten, worden in de staf geplaatst, onder rechtstreekse aansturing van de directie, vooralsnog „Bedrijfsvoering‟. Dit 12 betreft in ieder geval de PIOFACH-taken en kwaliteitszorg en Planning & Control. Overwegingen vormgeving binnen de afdelingen Als definitief bekend is welke taken de gemeenten en provincie gaan inbrengen bij de ODH en duidelijk is hoeveel formatie overgaat, kan de organisatie verder worden ingericht. Deze informatie is op dit moment nog niet compleet. De inrichting binnen de afdelingen is daarmee nog niet verder in te vullen, maar aan de kwartiermaker. Ten behoeve daarvan is een aantal overwegingen, randvoorwaarden en uitgangspunten opgesteld. Een clustering binnen de afdelingen op basis van sectoren of geografie valt in grote lijnen samen, aangezien de sectoren zich concentreren in bepaalde gebieden van de regio Haaglanden. In dat geval is er sprake van een logische clustering van expertise op basis van de taken en processen die leidend 11
12
De aanname is dat de afdelingen T&V en T&H beschikken over een zekere basiskennis op het gebied van de specialismen. PIOFACH staat voor: Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Automatisering, Communicatie en Huisvesting.
37
zijn voor de indeling in de voorgestelde afdelingen. Met de onderverdeling in geografische of sectorale teams wordt de borging van de verschillende (gebieds)kennis en expertise binnen de ODH bevorderd. Dit draagt ook bij aan de kennisontwikkeling binnen het provinciale en landelijke netwerk van Omgevingsdiensten. Tevens bevordert dit de professionaliteit van de organisatie als gesprekspartner van de klant (in dit geval de bedrijven). De sectorale/geografische indeling biedt eveneens de mogelijkheid om de afdelingen T&V en T&H op gelijke wijze in te richten, waardoor teams op eenvoudige wijze kunnen samenwerken. In navolging van de processturing dat als leidend principe wordt voorgesteld voor de hoofdstructuur van de organisatie, kan deze processturing ook worden gehanteerd voor de verdere indeling van teams binnen de afdelingen. Een voordeel hiervan, in ieder geval voor de afdeling Toetsing & Vergunningen is dat een procesgestuurde inrichting aansluit bij de doelstelling en in de inrichting van de WABO. Processen als korte trajecten en eenvoudige vergunningen kunnen worden onderscheiden van de langere processen (zoals Wabo-vergunningen en complexe vergunningstrajecten) die meer afhankelijkheden kennen. Voor de afdeling Specialismen & Advies lijkt een procesgerichte (of product) indeling logisch, zoals lucht, water, bodem. Daarnaast zal er in praktijk ook behoefte zijn aan adviseurs die integraal adviseren over “milieu in ruimtelijke plannen” (bij de milieudiensten wordt vaak gesproken over ROMadviseurs). Dit sluit aan bij het uitgangspunt dat de ODH als expertisecentrum fungeert. Met een procesgerichte indeling wordt eveneens één functionaris verantwoordelijk voor het gehele proces, waardoor er minder beroep wordt gedaan op de ondersteuning. Deze is daardoor efficiënt te organiseren. Indien de afdelingen procesgericht worden onderverdeeld, dient binnen de organisatie de sectorale of geografische kennis te worden geborgd.
38
I Ondersteuning van het primaire proces I.01
Onderstaande tabel geeft een overzicht van de hoofd- en deeltaken die in dit verband tot de
overhead van de ODH worden gerekend. Indien wenselijk is per taak een korte aanduiding gegeven van hetgeen daaronder wordt verstaan:
Hoofdtaak
Deeltaak
Toelichting/ activiteiten
Management
Directie, afdelingsmanagers,
Integraal leidinggevenden
teamleiders
Managementondersteuning
Secretaresses
Administratieve ondersteuning
Financiën
Financiële beleidsontwikkeling
Kostenverdeling, etc.
Financiële administratie, intern
Bedrijfsvoeringskosten, etc.
Financiële administratie, extern
Facturatieprocessen, etc.
Financieel advies, structureel
Analyse managementinformatie, etc.
Financieel advies, incidenteel
Projecten, etc.
Planning & Control
Jaarrekening, mgt.rapportages, etc.
Interne controle & AO
Kaderstelling, uitvoering, etc.
Interne auditing
Onderzoek, etc.
Juridische zaken
Personeel & Organisatie
Juridisch beleid/ kaderstelling Rechtsbescherming
Bezwaar en beroep bestuur/ personeel
Juridisch advies
HR/ Publiek/ Privaat
Regie-functie
Ondersteuning management
Personeelsadministratie
Arbeidsvoorwaarden, personeelszaken
Salarisadministratie HR-advies
Personeelsplanning, beoordelen, belonen, opleiden/ ontwikkelen, werving en selectie
HR-beleid Loopbaanbegeleiding
Scholing/ coaching, managementdevelopment, mobiliteit
Arbeidsmarktcommunicatie Preventie en re-integratie
Arbo, etc.
Ambtelijke ondersteuning
Ondersteuning medezeggenschap, OR
39
Hoofdtaak
Deeltaak
Toelichting/ activiteiten
Organisatiebeleid- en advies
Procesmanagement, kwaliteitszorg, risicomanagement, organisatieontwikkeling
Facilitaire zaken
Inkoop, operationeel
Kantoorartikelen (mgt-ondersteuning)
Aanbesteding, tactisch
Diensten/ werken inkopen
Post en archief Repro
Omvangrijk drukwerk
Catering Veiligheid/ bewaking Receptie Huisvesting/ vastgoed, onderhoud Communicatie
Informatisering & Autom.
Project- en beleidscommunicatie
Uitvoeringscommunicatie
Bestuurs- en concerncomm.
Uitvoeringscommunicatie
Website
Uitvoeringscommunicatie
Voorlichting/ woordvoering
Strategische communicatie
Informatiebeleid- en regie Functioneel applicatiebeheer Technisch applicatiebeheer Servicedesk Netwerkbeheer
40
J Varianten voor de overhead 1. De ‘minimum’ variant. Het percentage overhead is in deze variant gesteld op 21,2% (van de totale formatie). Dit percentage is afgeleid van studies naar de optimale omvang van de overheadfuncties binnen overheidsinstellingen. In deze variant ligt de nadruk sterk op efficiency, waarbij in het geval van de ODH enkele kwetsbare functies ontstaan in termen van capaciteit en kwaliteit. 2. De ‘maximum’ variant. Het percentage overhead is in deze variant gesteld op 25,9% (van de totale formatie). Dit percentage is gebaseerd op praktijkervaringen met de omvang van de overhead binnen uitvoeringsorganisaties en gemeenten/ provincies. In deze variant ligt de nadruk meer op kwaliteit en verminderen van de kwetsbaarheid dan op efficiency. 3. De „medium‟ variant. Hierbij wordt de „minimum‟ variant in de kern als uitgangspunt genomen. Echter, de praktijk leert dat een nieuwe organisatie in haar eerste jaren – de aanloopperiode – veelal behoefte heeft aan extra personele capaciteit in de ondersteunende functies. In deze „medium‟ variant „plussen‟ we daarom de „minimum‟ variant op en hanteren we een overheadpercentage van 23,6% (van de totale formatie). Alle varianten zijn hierna in termen van formatieomvang en kosten nader uitgewerkt. In deze scenario‟s is er vanuit gegaan dat alle benoemde taken volledig „in eigen beheer‟ worden uitgevoerd. Indien er sprake zal zijn van uitbesteding van deze taak zal derhalve de bijbehorende formatie mee worden overgedragen, dan wel zal het bijbehorende budget beschikbaar zijn voor inkoop van de betreffende taak. 1. De minimum variant Er wordt uitgegaan van het feit dat de totale uitvoeringsorganisatie ODH circa 185 formatieplaatsen in het primaire proces zal gaan omvatten. In dit minimum scenario wordt gerekend met een overheadpercentage van 21,2%, waardoor per saldo circa 50 formatieplaatsen voor ondersteunende functies beschikbaar zijn. Op basis van ervaringen elders binnen overheidsorganisaties kan het percentage overhead, de daaruit volgende formatieomvang en de daaraan gerelateerde loonkosten in deze variant als volgt worden onderverdeeld naar hoofdcategorieën:
Functiesoort
Management
Positionering
Formatie
Gemiddelde
(fte)
loonsom (€)
Decentraal
9.00
80.000
Decentraal
9.00
40.000
Centraal
32.00
52.733
(directie, afdelingshfd., teaml.) Managementondersteuning (secretariaten) Ondersteunende functies (financiën, p&o, i&a, etc.)
41
totaal
50
55.260
De verdeling van de formatie/ loonkosten over de verschillende ondersteunende functies wordt gebaseerd op ervaringen elders in overheidsorganisaties. Dit geeft het volgende beeld in deze variant:
Ondersteunende taak
Formatie (fte)
Gemiddelde loonsom (€)
Financiën
5.40
60.000
Juridische zaken
2.20
80.000
Personeel & Organisatie
5.20
60.000
Facilitaire zaken
12.00
40.000
Communicatie
3.20
50.000
Informatisering & Automatisering
3.40
60.000
32
52.733
totaal
2. De maximum variant De totale uitvoeringsorganisatie ODH zal circa 185 formatieplaatsen in het primaire proces gaan omvatten. In dit maximum scenario wordt gerekend met een overheadpercentage van 25,9%, waardoor per saldo circa 65 formatieplaatsen voor ondersteunende functies beschikbaar zijn. Op basis van ervaringen elders binnen overheidsorganisaties kan het percentage overhead, de daaruit volgende formatieomvang en de daaraan gerelateerde loonkosten in deze variant als volgt worden onderverdeeld naar hoofdcategorieën:
Functiesoort
Positionering
Management
Formatie (fte)
Gemiddelde
Totale
loonsom (€)
loonsom (€)
Decentraal
9
80.000
720.000
Decentraal
9
40.000
360.000
Centraal
47
52.813
2.271.000
65
54.943
3.351.000
(directie, afdelingshfd., teaml.) Managementondersteuning (secretariaten) Ondersteunende functies (financiën, p&o, i&a, etc.) Totaal
42
3. De medium variant Er wordt uitgegaan van het feit dat de totale uitvoeringsorganisatie ODH circa 185 formatieplaatsen in het primaire proces zal gaan omvatten. In deze medium variant wordt gerekend met een overheadpercentage van 23,6%, waardoor per saldo circa 57 formatieplaatsen voor ondersteunende functies beschikbaar zijn. Op basis van ervaringen elders binnen overheidsorganisaties kan het percentage overhead, de daaruit volgende formatieomvang en de daaraan gerelateerde loonkosten in deze variant als volgt worden onderverdeeld naar hoofdcategorieën:
Functiesoort
Positionering
Management
Formatie
Gemiddelde
Totale
(fte)
loonsom (€)
loonsom (€)
Decentraal
9.00
80.000
720.000
Decentraal
9.00
40.000
360.000
Centraal
39.00
52.657
1.843.000
57
55.151
2.923.000
(directie, afdelingshfd., teaml.) Managementondersteuning (secretariaten) Ondersteunende functies (financiën, p&o, i&a, etc.) totaal
De verdeling van de formatie/ loonkosten over de verschillende ondersteunende functies wordt gebaseerd op ervaringen elders in overheidsorganisaties. Dit geeft het volgende beeld in deze variant:
Ondersteunende taak
Formatie (fte)
Gemiddelde loonsom (€)
Financiën
6.7
60.000
Juridische zaken
2.8
80.000
Personeel & Organisatie
6.5
60.000
14.80
40.000
Communicatie
3,9
50.000
Informatisering & Automatisering
4.3
60.000
39
52.657
Facilitaire zaken
totaal
43
K Criteria en voorstel „zelf doen‟ of „laten doen‟ Criteria voor zelf doen of laten doen De keuze voor een van deze beide uitvoeringsopties kan per taak (of groep van taken) verschillen en is sterk afhankelijk van het type en de omvang van de betreffende ondersteunende taak. Om de keuze te kunnen objectiveren, wordt deze gemaakt aan de hand van de volgende criteria: Verwevenheid met het primaire proces. Taken waarvoor geldt dat deze nauw verweven zijn met het primaire proces en kennis van dat primaire proces en directe en korte communicatielijnen noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van het primair proces worden door de ODH in eigen beheer georganiseerd en uitgevoerd. Kwetsbaarheid, continuïteit en efficiëntie. Waar de schaal van de ODH te klein is om continuïteit en efficiëntie in de taakuitvoering te borgen en kwetsbaarheid te voorkomen, worden diensten ingekocht bij derden. Expertise op vakgebied, kwaliteit en het beschikken over een professionele ‘thuisbasis’. Waar samenwerking met vakgenoten kwaliteit oplevert en het medewerkers voordelen biedt in hun eigen ontwikkeling, terwijl die vakgenoten niet in de ODH zitten (eenmansfuncties), worden deze ondergebracht/ afgenomen van derden. De mate waarin wordt gekozen voor het afnemen van ondersteunende taken van derden, bijvoorbeeld bij de Stadsregio Haaglanden, een van de deelnemers in de ODH, of bij een marktpartij, hangt af van de mate waarin een derde invulling kan geven aan de volgende randvoorwaarden: 1). Het waar wenselijk kunnen aanbieden van feitelijke dienstverlening op locatie (dat wil zeggen: in huis bij de ODH). 2). Het maken van duidelijke afspraken over geldende prestatie-indicatoren, waaronder die met betrekking tot kwaliteit en snelheid van handelen. De keuzes Er vanuit gaande dat deze randvoorwaarden door een derde partij worden ingevuld, is het voorstel voor wat betreft de ondersteunende taken de volgende keuzes te maken betreffende „zelf doen‟ en „laten doen‟. In de kwartiermakersfase zullen deze keuzes nader worden onderzocht op haalbaarheid en wenselijkheid:
44
Ondersteunende taak
Zelf doen
Laten doen
(ODH)
(Inkoop bij derden)
Management
V
Secretariaat
V
Financiën Financiële beleidsontwikkeling
V
Financiële administratie – interne aangelegenheden
V
Financiële administratie – externe aangelegenheden Financieel advies - structureel
V V
Financieel advies – incidenteel/ projectmatig
V
Planning & Control
V
Interne controle en AO
V
Interne auditing
V
Juridische zaken (niet behorend tot primair proces) Juridisch beleid en kaderstelling
V
Rechtsbescherming
V
Juridisch advies
V
Personeel & Organisatie P&O-regie
V
Personeelsadministratie
V
Salarisadministratie
V
HR-advies
V
HR-beleid
V
Loopbaanbegeleiding
V
Arbeidsmarktcommunicatie
V
Preventie en re-integratie
V
Ambtelijke ondersteuning medezeggenschap
V
Organisatiebeleid- en advies
V
Inkoop – operationeel
V
Facilitaire zaken
Aanbesteding – tactisch
V
45
Ondersteunende taak
Post en archief
Zelf doen
Laten doen
(ODH)
(Inkoop bij derden)
V
Repro
V
Catering
V
Veiligheid/ bewaking
V
Receptie (afhankelijk van huisvesting)
V
Huisvesting/ vastgoed – onderhoud
V
Communicatie Project- en beleidscommunicatie – uitvoering
V
Bestuurs- en concerncommunicatie – uitvoering
V
Website – uitvoering
V
Voorlichting/ woordvoering
V
Informatisering & Automatisering Informatiebeleid- en regie Functioneel applicatiebeheer
V V
Technisch applicatiebeheer
V
Servicedesk
V
Netwerkbeheer
V
46
L Visie op ICT binnen de ODH Vormgeving van de ICT is sterk afhankelijk van basale keuzes die kunnen worden gemaakt in het primaire doel van de ICT voorzieningen. Een keuze om de ICT te ontwerpen vanuit het perspectief van de bedrijfsvoering van de ODH, resulteert in een andere (efficiëntere) uitwerking en kostenniveau dan wanneer het bij gemeenten en provincie aanwezige voorzieningenniveau als uitgangspunt wordt genomen. Aangezien het voorzieningenniveau bij de deelnemende partijen sterk varieert, zal een ICTsysteem veel mogelijkheden moeten (kunnen) bieden om dat voorzieningenniveau te bieden. Gekozen is voor een wenselijk geachte situatie binnen de ODH, waarbij als uitgangspunt een basaal niveau van het inrichten van de ICT voorzieningen is genomen. Dit houdt in dat de processen en bedrijfsvoering van de ODH adequaat worden ondersteund met geautomatiseerde hulpmiddelen, maar dat de rijkheid aan voorzieningen wellicht lager zal zijn dan bij de deelnemers aan de ODH gebruikelijk was. Onder een adequaat niveau wordt uiteraard ook verstaan een basale uitwisseling van informatie tussen de ODH en de gemeenten en provincie. De voorgestelde basale ICT voorziening kan aan de hand van wensen van deelnemende partijen worden voorzien van rijkere functionaliteit waarmee tegemoet wordt gekomen aan het huidige niveau van de gemeentelijke voorzieningen. Consequentie van de keuze tussen een basaal of meer uitgebreid niveau van ICT ondersteuning vertaalt zich naar rijkheid van geboden functionaliteit, de mate van ondersteuning in het gebruik en de kracht van ICT systemen. Het ODH wordt een kleine zelfstandig opererende organisatie, die niet hoeft te voldoen aan het minimale niveau die de omvang en complexiteit van een Gemeentelijke of Provinciale organisatie met zich mee brengt. Daar waar nu milieu taken of afdelingen onderdeel zijn van een groter geheel en te maken hebben met de eisen die binnen deze grotere context worden gesteld, kan voor het ODH zeer gericht de ICT voorziening worden afgestemd op de omvang en complexiteit van deze organisatie. Hierdoor kan de ICT voorziening eenvoudiger en overzichtelijker worden, zonder in te boeten aan kwaliteit. Om de financiële consequenties van een keuze in het voorzieningenniveau inzichtelijk te maken, is om deze reden in de begroting naast het basale niveau ook een uitgebreid niveau opgenomen. Een uitgangspunt bij de voorgestelde oplossing en begroting is, dat het omzetten van bestaande papieren archieven naar digitale vorm, geen onderdeel uitmaken van het project. De vorm waarin archieven aanwezig zijn binnen gemeenten en provincie per 1 januari 2012, bepalen de wijze waarop deze straks binnen de ODH beschikbaar zijn.
47
M Huidige ICT-systemen deelnemers ODH Deelnemer
ICT-systeem ondersteuning taakuitvoering
Pijnacker-Nootdorp
SQUIT (wordt binnenkort OVX4ALL)
Rijswijk
Milieu: Stramis en SQUIT XO (als SQUIT XO goed werkt, zal Stramis vervallen) Vergunningverlening: SQUIT XO Handhaving: Handhavingsmonitor
Wassenaar
SQUIT
Leidschendam-Voorburg
SQUIT
Zoetermeer
Squit XO, vanaf 1 juli 2010
Delft
MPM4All, incl. workflowmanagementsysteem en vergunningpakket Sesom
Den-Haag
MPM4ALL en BWT4ALL zijn de voornaamste procesapplicaties van de gemeente Den-Haag.
Midden-Delftland
Onbekend
Westland
SQUIT XO en diverse specialistische software. In de toekomst Mid-office/ KCC via samenwerkingsverband DIMPACT.
Provincie Zuid-Holland
Binnen de afdelingen Handhaving, Vergunningen, Bodemsanering en Milieu worden verschillende generieke en specifieke applicaties gebruikt.
48
N Processen en werkwijzen Processen en de werkwijze van de ODH moeten tevoren goed doordacht zijn en goed zijn uitgelijnd hoe deze in de praktijk vorm zullen krijgen, vooral daar waar het gaat om wat er straks nog door de gemeente en provincie wordt gedaan en wat de ODH gaat doen en hoe overdrachtsmomenten gaan lopen. De essentie is dat de ODH zoveel functioneert als professionele en hoogwaardige back-office. De bedrijven en burgers worden in de gemeentehuizen te woord gestaan en de taakuitvoering wordt vervolgens ingevuld door de ODH. Gemeenten en provincies blijven bevoegd gezag en maken met de ODH afspraken over wat de ODH namens hen mag doen. Daarin wordt zoveel mogelijk eenduidigheid betracht omdat het anders voor de ODH geen doen wordt. Om deze eenduidigheid te krijgen is dit hoofdstuk op een vrij uitvoerige wijze en tot in stappen in het proces uitgewerkt. Vertrekpunten 13
De verkennende notitie „Naar een RUD in Haaglanden‟ bevat de vertrekpunten van dit hoofdstuk. De gemeenten en de provincie zien een omgevingsdienst in Haaglanden als een klantgerichte, pragmatische en efficiënte organisatie die: a Als opdrachtnemer fungeert van gemeenten en de provincie (en de regio Haaglanden). b
Maatwerk per gemeente kan leveren.
c
Op een transparante wijze aansluit op de front-offices van de gemeenten en kan opereren met een zekere zelfstandigheid.
d e
Beschikt over voldoende inhoudelijke en juridische expertise. Op basis van evaluatie en monitoring van de uitvoeringspraktijk aanbevelingen kan doen
f
voor beleid. Fungeert als een aantrekkelijke werkgever voor gekwalificeerde medewerkers.
g
Ten behoeve van het uitwisselen van kennis kan functioneren als een ODH binnen een netwerk met andere OD‟s (binnen en buiten de provincie).
Om de ODH te laten functioneren op een wijze die in overeenstemming is met de wensen van de opdrachtgevers van de ODH, de gemeenten en de provincie, is in de notitie „Naar een RUD in Haaglanden‟ een aantal voorwaarden geformuleerd waaraan de ODH moet voldoen: a De productkwaliteit van de ODH moet over de breedte van de dienstverlening beter zijn tegen dezelfde of lagere kosten dan de gemeenten zelf kunnen realiseren. b
De dienstverlening van de ODH moet, met uitzondering van het basistakenpakket, worden vormgegeven via een cafetariamodel, waarbij de gemeenten een keuze kunnen maken uit de diensten die de ODH levert. De keuze voor een cafetariamodel moet uitgaan van het uitgangspunt dat een afspraak voor het uitvoeren van andere taken voor een gemeente voor langere tijd wordt aangegaan, waarbij recht wordt gedaan aan de wens tot flexibiliteit en de eis van continuïteit.
c
De gemeenten zijn verantwoordelijk voor de front-office, de ODH is de back-office. De
d
koppeling tussen de front-office en de back-office wordt goed georganiseerd. De gemeenten hebben de front-office voor de burgers en de bedrijven.
e
13
De zeggenschap in de ODH moet worden verdeeld naar rato van het aantal of de omvang van de afgenomen taken door een gemeente of de provincie. De organisatie moet
De benaming Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) is vervangen door Omgevingsdienst Haaglanden (ODH).
49
voldoen aan de criteria voor robuustheid. f
Er mag geen dubbel werk worden gedaan (de gemeenten moeten het werk van de ODH niet in eigen huis overdoen).
De ODH is een in beginsel beleidsarme organisatie dat een van te voren afgesproken takenpakket uitvoert. Knip beleid en uitvoering In de relatie tussen gemeente of provincie enerzijds en de ODH anderzijds dienen de verantwoordelijkheden goed te zijn afgebakend. Als principe geldt dat de gemeenten en de provincie verantwoordelijk zijn voor het beleid, en dat de ODH zorgt voor de uitvoering. We hebben het dan over de „knip‟ tussen beleid en uitvoering. De vraag hier is waar de scheidslijn wordt gelegd en hoe die overgang van beleid naar uitvoering eruit ziet. De toelichting wordt ondersteund door onderstaand schema. Schematische weergave Verantwoordelijkheidsverdeling Beleid - Uitvoering Beleid
Uitvoering
Advisering
Richtinggegevende kaders andere overheden
Visies
Beleidskaders
Uitvoeringskaders
Uitvoeringsplannen
(Abstract)
(WAT en WAAROM)
(WAT en HOE)
(Wat en HOE)
Formuleren van uitgangspunten Monitoring van effecten en beleidsbijstelling
Implementatie, vormgeven en tijdafspraken Concretisering Beleidskaders
Uitwerken, uitlijning en planning Concretisering Beleidsuitvoering
Regievoering
Programmering
Positioneren, Richtinggeven
Doel
Instrumentarium
Uitvoering (WIE en WANNEER)
Toetsing
Vergunningverlening
Toezicht
Plannen uitvoering
Plannen uitvoering
Plannen uitvoering
Jaarwerkplan
Jaarwerkplan
Jaarwerkplan
Handhaving
Rijk: Wet- en regelgeving
Visiedocumenten als: Gebiedsvisie
Verordeningen
Beleidsnota's
Dienstverleningsvisie
Subsidieregelingen
Beleidsnota's
Circulaires
Energievisie
Handreikingen
Duurzaamheidsvisie
Bodembeleid
Subsidiregelingen
Bodemvisie
Luchtkwaliteitbeleid
Visie voor de ondergrond Watervisie
Actieplannen voor Geluid en Lucht Klimaatbeleid
MUP Risicoanalyse Lijndocumenten Integraal toezichtbeleid Subsidieregelingen Nalevingsstrategie Nota VTH
Milieubeleidsplan
Toepassingvan
Verkeersmilieumodel
Handhavingstrategie Santiestrategie (WKK)Geluidtool Beheermodellen Zoneringen Bodemfunctiekaart
Ambities, Prioriteiten en Doelen
Resultaten en Effecten
Waterkwaliteitsbeheerders Veiligheidsregio Haaglanden Politie Haaglanden Producten
Uitvoeringsbeschrijving Opdrachtbeschrijving DVO
Uitvoeringsplan Productieraming
(Outcome)
(Output)
Beoordeling en toetsing van onderzoeken op aspecten bodem, geluid, lucht, EV
Omgevingsvergunningen, Maatwerkvoorschriften Wm 8.40, Meldingen Wm
Toezichtcontroles en Controlebevindingen
Handhavingsbeschikkingen
Opstellen adviezen en/of onderzoeken op aspecten bodem, geluid, lucht, EV, milieubeheer Verantwoording groepsrisico
Andere overheden Gemeente of provincie OD Haaglanden
Gemeenten en provincie zijn verantwoordelijk voor de beleidsvorming. Zij doen dat aan de hand van landelijke kaders, landelijke regelgeving en aanwezige eigen beleidsruimte. De eigen beleidsruimte 14 wordt ingevuld aan de hand van gemeentelijke en provinciale bestuurlijke ambities . Het totaal aan landelijke en eigen regelgeving wordt vertaald in een set vastgestelde beleidskaders. De uitvoering van deze beleidskaders wordt voor een deel gelegd bij de ODH. Een ander deel wordt uitgevoerd in de eigen organisatie of door derden. Gemeenten en provincie monitoren de resultaten en effecten van de beleidsuitvoering aan de gestelde doelen en doen aanbevelingen om of het beleid bij te stellen of de uitvoering bij te sturen (plan, do, check, act). Ook kunnen gemeenten en provincie de ODH verzoeken om te adviseren over te maken beleidsstukken.
14
Onder het invullen van de eigen beleidsruimte door gemeenten en provincie wordt ook het beleid verstaan dat in regionaal verband wordt
opgesteld, bijvoorbeeld zoals dat gebeurt door het Stadsgewest Haaglanden. Dit beleid wordt via gemeenten en provincie ingebracht als kader voor de uitvoeringstaken door de ODH.
50
Uitgangspunt in de notitie „Naar een RUD in Haaglanden‟ is dat de ODH een in beginsel beleidsarme uitvoeringsorganisatie is. De gemeenten en provincie doen hun beleidsformuleringen zodanig, dat de ODH als backoffice hiermee uit de voeten kan. Te denken valt aan goede en bestuurlijk vastgestelde beleidsnota‟s over bodem (bodembeleid, bodemconvenant, bodemvisie), water, duurzaamheid, hogere grenswaarde, actieplannen lucht – geluid - externe veiligheid, milieubeleidsplannen, enzovoort. Bij het ontbreken van (adequate) beleidsdocumenten volgt de ODH de voor die betreffende overheid geldende landelijke wet- en regelgeving en/of adviseert de opdrachtgevers om terzake beleid op te stellen. Gemeenten en provincies zorgen er ook voor dat duidelijk is waarop de monitoring en beoordeling van de beleidsuitvoering door de ODH plaatsvindt. Voor de uitvoering door de ODH worden operationele doelen (wat en hoe) geformuleerd en worden kengetallen afgesproken die vervolgens worden gemonitord. Uitvoering van taken voor de gemeenten/provincie gebeurt aan de hand van uitvoeringsbeschrijving (wat moet er gebeuren en met welk beoogd resultaat), waarin de gemeenten/provincie outcome doelen formuleren. De ODH zal aan de hand van deze beschrijving een (operationeel) uitvoeringsplan moeten opstellen (wat moet er worden uitgevoerd en met welke middelen), waarin de output wordt vormgegeven. Belangrijk is dat provincie en gemeenten als ook de ODH deze verschillende rollen onderkennen en invullen, en daarvoor hun verantwoordelijkheid nemen. Uiteraard werken beide partijen hierbij professioneel samen en vindt op het raakvlak uitwisseling en afstemming plaats. In gezamenlijkheid worden de kritische prestatie-indicatoren geformuleerd. De ODH zal in voorkomende gevallen ook beleidsdocumenten van gemeenten en provincie moeten vertalen naar de dagelijkse uitvoering. Het uitvoeringsbeleid richt zich op de praktische uitwerking op toepassingsniveau van de aangeleverde beleidsformuleringen van gemeenten en provincie. Voor de ODH is daarnaast een taak weggelegd om werkinstructies op te stellen voor de eigen organisatie en voor toeleveranciers (onder andere adviesbureaus). Belangrijk is dat de samenwerking in de nieuwe situatie in eerste instantie professioneel en zakelijk is, dat wil zeggen met een voldoende duidelijk rolonderscheid. Daarnaast is van belang dat de beleidscyclus van beleid en uitvoering (de „big 8‟) niet wordt doorbroken. In de navolgende schema‟s is de „big 8‟ in de huidige en de toekomstige situatie weergegeven.
Huidige situatie Provincie / gemeenten Kaderstelling en beleidsontwikkeling
Regievoering
Beoogde situatie Provincie / gemeenten Kaderstelling en beleidsontwikkeling Regievoering/ opdrachtgeverschap ontvlechting ODH Programmering
Beleidsuitvoering Beleidsuitvoering
51
Hoofdprocessen Uitgaande van het gedefinieerde takenpakket van de ODH, zoals besproken in de Stuurgroep Haaglanden op 26 mei 2010, zijn de uitvoerende processen rondom vergunningverlening, toezicht en handhaving op het gebied van milieu de kerntaken van de ODH. Als
belangrijkste
hoofdprocessen
van
de
a
Toetsing en Vergunningverlening.
b c
Toezicht en handhaving. Klachtafhandeling.
d
Bezwaar & beroep.
ODH
kunnen
dan
ook
worden
genoemd:
Naast bovengenoemde hoofdprocessen levert de ODH op verzoek van de deelnemers op basis van offertes nog overige diensten, zoals advisering. In de uitwerking hebben wij de processen onderverdeeld in drie groepen zoals in onderstaand schema is gevisualiseerd. Toetsing en Vergunningverlening Voorlichting geven en vooroverleg voeren Beoordelen rapporten en documenten Meldingen afhandelen Vergunningaanvragen afhandelen
Toezicht & Handhaving Toezicht houden Handhaven
Overige processen Klachten afhandelen Bezwaar en beroep Advies
Deze processen en de bijbehorende rolverdeling tussen ODH en gemeente/provincie worden hierna beschreven. Per proces wordt aangegeven waar het moment van overdracht van en naar de ODH plaatsvindt en op welke wijze de overdracht wordt vormgegeven. Drie belangrijke uitgangspunten bij het beschrijven van de hoofdprocessen zijn: a De gemeenten vormen de front-office en de ODH de back-office. Voor de provinciale bedrijven fungeert de ODH als front-office èn als back-office. b
Op grond van haar takenpakket fungeert de ODH in eerste instantie met name als de back-office voor milieuzaken.
c
De wijze waarop de processen bij de ODH zijn georganiseerd is een afgeleide van de positionering van de ODH als een professioneel werkende organisatie met een voldoende zelfstandigheid en zeggenschap om slagvaardig te kunnen werken. Dit is van belang voor het antwoord op de vraag waar de regie over de afhandeling van met name de vergunningaanvraag wordt gepositioneerd.
Voordat de processen aan de orde komen, is eerst beschreven hoe regie en mandaat wordt vormgegeven en hoe de front-office en back-office zich tot elkaar verhouden. Mandaat volgt regie Voor de uitwerking van de processen voor vergunningverlening, toezicht en handhaving is het van belang hoe de processturing en de zeggenschap worden vormgegeven. Dat komt tot uitdrukking in de begrippen regie en mandaat. In onderstaand kader is het begrip regie nader toegelicht.
52
Waaruit bestaat de regie? De regie op het vergunningenproces is het geheel aan maatregelen dat getroffen wordt om te zorgen dat er tijdig een kwalitatief afdoende vergunning wordt afgegeven. Bij de regievoering op het vergunningenproces kunnen de volgende twee aspecten worden onderscheiden: Het systeem om de procesgang te volgen en te monitoren, het procesvolgsysteem.
Het organisatieonderdeel dat de uitvoering van het vergunningenproces coördineert en zo nodig bijstuurt, de regisseur.
Het procesvolgsysteem is veelal een administratief systeem op ICT-basis waarin medewerkers van de gemeente en de ODH, maar veelal ook de aanvrager kan nagaan waar en in welke fase een vergunningaanvraag zich bevindt. Voor de invulling van de actieve regierol, de regisseur, wordt gekeken naar de rolinvulling bij de omgevingsvergunning. Daarin is de regisseur het organisatieonderdeel dat de coördinatie verzorgt van de (omgevings)vergunning. De regierol wordt veelal ingevuld door een uitvoerend functionaris en zijn/haar manager. Bij de intake van een aanvraag voor een vergunning, veelal in de front-office, wordt gekeken welk type aanvraag het betreft. Afhankelijk daarvan wordt bij de intake gekeken waar de regierol voor de verdere afhandeling wordt neergelegd. Het is de gemeente die de intake verzorgt en bepaalt waar de regierol komt te liggen. Een algemeen richtsnoer voor het bepalen van de „volgorde van zwaarte‟ van de onderdelen van de meervoudige vergunningaanvraag kan zijn: 1) ruimtelijke ordening, 2) bouwen, 3) milieu, 4) kappen, enzovoort. Als duidelijk is dat het feitelijke zwaartepunt anders is, kan hiervan worden afgeweken. De regisseur beoordeelt de aanvraag en zet deze daarna door naar de vakafdelingen. De regisseur is verantwoordelijk voor een tijdige afhandeling van de aanvraag, de processturing en de inhoudelijke afstemming van de verschillende onderdelen van de vergunning. Vooral bij meervoudige aanvragen wordt de regierol in het onderling afstemmen van de afzonderlijke beoordelingen van groter belang. Bij onverenigbare uitkomsten van de deelbeoordelingen is de regisseur ook de partij die het escalatietraject inzet. In nadere werkafspraken wordt vastgelegd hoe de rol van de regisseur en de back-office zich tot elkaar verhouden, en wat de „hardheid‟ is van de “adviezen” die worden gegeven.
De regisseur vervult een belangrijke rol omdat hij ervoor zorgt dat een aanvraag wordt afgehandeld. De regievoerende partij (gemeente of ODH) is tevens de partij die in principe de aanvraag afhandelt en het besluit verzorgt. Om de regierol zelfstandig en professioneel uit te kunnen voeren wordt als vertrekpunt gehanteerd dat het mandaat de regie volgt. Dat betekent dat als de ODH de regie voert over de afhandeling van een aanvraag, dan ook het mandaat voor de afhandeling bij de ODH wordt belegd. In concreto zal dit voor de ODH het geval zijn bij de afhandeling van de enkelvoudige milieuaanvraag. Dit wordt verderop toegelicht. Niet alle gemeenten zullen bereid zijn het mandaat voor de afhandeling bij de ODH te beleggen. In die gevallen zal in overleg met deze gemeenten maatwerk moeten worden afgesproken. Voor een zelfstandige en professionele profilering van de ODH is het van belang dat zoveel mogelijk deelnemers het principe mandaat volgt regie toepassen. Bij de verdere uitwerking wordt het principe “mandaat volgt regie” gehanteerd, aangezien dit de hoofdlijn is en dit ook de helderheid van de uitwerking ten goede komt. Front-office – back-office De front-office is de algemene ingang voor klanten (burgers en bedrijven) en zorgt voor het primaire klantcontact, de intake en registratie van (aan)vragen. Vervolgens worden (aan)vragen voor behandeling doorgezet naar de back-office. Gedurende de behandeling van (aan)vragen hebben klanten direct contact met de back-office. In die fase worden (vragen van) klanten vanuit de frontoffice doorverwezen naar de back-office. Eenzelfde werkwijze geldt voor de behandeling van klachten en meldingen. Bij deze werkwijze hoort een algemeen en „ondiep‟ front-office en een specifiek en
53
„diep‟ back-office. De voortgang wordt gemonitord in de back-office en vastgelegd in een procesvolgsysteem dat door de front-office is te raadplegen (en wellicht op termijn ook direct door klanten). Schematisch ziet dit proces er als volgt uit.
Intake registratie
Frontoffice Backoffice
procesvolgsysteem
registratie
informatieverzameling
product
afstemming en contact afhandeling
Toetsing en Vergunningverlening In de context van de ODH en de relatie met de gemeenten is het proces van vergunningverlening één van de meest wezenlijke. De onderstaande beschrijving gaat uit van de milieuvergunningverlening. Het is denkbaar dat op termijn ook andere vergunningverlening bij de ODH wordt belegd. Daarbij gelden dan dezelfde processen. Bij dit onderdeel wordt onderscheid gemaakt naar: a Toetsing. b Voorlichting. c
Vooroverleg.
d e
Intake. Meldingen Activiteitenbesluit en andere amvb‟s.
f g
Aanvraag (enkelvoudig en meervoudig) zonder milieu-aspecten. Aanvraag (enkelvoudig en meervoudig) met het accent niet op milieu .
h i
Enkelvoudige milieu-aanvraag. Meervoudige aanvraag met milieu als zwaartepunt.
Toetsing Naast het verlenen van vergunningen en het houden van toezicht toetst zal de ODH zich bezighouden met toetsing van milieurapportages. Hierbij kan worden gedacht aan geluidsrapporten, bodemrapporten en soortgelijke rapporten die bedrijven, particulieren en overheden moeten indienen op grond van vergunningen, algemeen geldende voorschriften of andere regelgeving. Het proces dat hiervoor gevolgd zal gaan worden is hetzelfde als voor de enkelvoudige milieuaanvraag dat verderop in dit bedrijfsplan wordt beschreven. De ODH heeft hierin derhalve het voortouw. Voorlichting Algemene voorlichting over vergunningverlening wordt verzorgd vanuit de front-office. Vanuit de frontoffice worden administratieve vragen beantwoord en ook worden informatieve brochures verstrekt. De back-office, voor milieu dus de ODH, heeft een rol bij het leveren van de benodigde inhoudelijke
54
kennis voor de voorlichting. De front-office en back-office werken daarin samen en informeren elkaar over en weer. Voor gemeenten geldt dat zij zelf de front-office zijn. Voor de provincie is de ODH de front-office. Vooroverleg Het vooroverleg waarbij inhoudelijk wordt meegedacht met de potentiële aanvrager (kan het? mag het? enzovoort) wordt verzorgd door de back-office. De eerste contacten lopen meestal via de frontoffice die bij inhoudelijke vragen doorverwijst naar de back-office. Intake De intake van een aanvraag (of een melding) vindt plaats door de front-office. De aanvraag wordt geregistreerd en nagegaan wordt of de vereiste documenten aanwezig zijn. De front-office stuurt de aanvrager een ontvangstbevestiging. Daarna wordt de aanvraag ter behandeling overgedragen aan de back-office. In de back-office wordt de aanvraag in behandeling genomen, waarbij als eerste wordt gekeken of de aanvraag ontvankelijk is. Dit proces ziet er als volgt uit. Intake
Gemeente / front-office
Ontvangst en registratie
toets volledigheid
ODH / backoffice
ontvangst bevestiging
toets ontvankelijkheid
behandeling
Voor de provinciale taken geldt dat de ODH al deze werkzaamheden uitvoert. Meldingen Activiteitenbesluit en andere Amvb’s Voor milieumeldingen geldt dat de ODH de regie en het mandaat heeft over de afhandeling. De communicatie met de melder verloopt tijdens de afhandeling rechtstreeks met de back-office. De melder kan bij vragen rechtstreeks contact opnemen met de behandelend medewerker in de backoffice. Indien een dergelijke vraag bij de front-office wordt gesteld, verwijst deze door naar de backoffice. Wel kan de front-office-medewerker via het systeem de status van de melding inzien. Het proces verloopt op hoofdlijnen als volgt: Melding Activiteitenbesluit / Amvb
Gemeente / front-office
ODH / backoffice
Ontvangst en registratie
dossieronderzoek
contact melder
afhandeling
55
Aanvraag (enkelvoudig en meervoudig) zonder milieu-aspecten Enkelvoudige en meervoudige vergunningaanvragen zonder milieu-aspecten worden volledig door de gemeente afgehandeld. Denk bijvoorbeeld aan een enkelvoudige aanvraag voor een aanpassing van een bestaand gebouw, of een meervoudige aanvraag bestaande uit een bouwaspect en een sloopaspect. De ODH heeft daarin verder geen rol. Het proces verloopt op hoofdlijnen als volgt. Enkelvoudige aanvraag niet-milieu
Intake
regisseur
Bouwadvies
Ontwerp besluit
Zienswijzen
vergunning
Gemeente ODH / back-office
Aanvraag (enkelvoudig en meervoudig) met accent niet op milieu Bij meervoudige aanvragen waarbij het accent niet op milieu ligt, heeft de gemeente de regie bij de afhandeling en vraagt zij de ODH om advies voor het milieudeel. Het proces is ook van toepassing bij enkelvoudige aanvragen, bijvoorbeeld een bouwaanvraag, waarbij een gemeente de bodemtoets door de ODH laat uitvoeren (mits de gemeente die taak bij de ODH heeft ondergebracht). Het proces verloopt op hoofdlijnen als volgt. enz
Meervoudige aanvraag accent niet op milieu monumenten bouwadvies
Gemeente / frontoffice ODH / backoffice
Intake
Ontwerp besluit
regisseur
milieuadvies
Zienswijzen
vergunning
Zienswijzen
De gemeente behandelt de vergunningaanvraag van begin tot eind. De gemeente wijst binnen de eigen ambtelijke organisatie een regisseur aan om de verschillende onderdelen van de meervoudige aanvraag af te handelen. Deze regisseur zal ook de ODH vragen om het milieudeel van de aanvraag te verzorgen. Dit betreft ook het toetsen van de ontvankelijkheid voor het milieudeel. Dit verloopt via een standaard opdrachtverlening, waarbij de ODH het verzoek ontvangt en het milieudeel in behandeling neemt en aan de regisseur terugkoppelt. De regisseur neemt die bijdrage mee in de algehele afhandeling. Hetzelfde processchema is van toepassing op de provinciale vergunningverlening die de provincie Zuid-Holland bij de ODH concentreert, in de gevallen waarin de ODH die vergunningaanvraag verder niet in eigen beheer afdoet. Voor deze situaties geldt dat in het processchema onder de stap „milieuadvies‟ ook wordt verstaan het advies over bijvoorbeeld de groene aspecten van een vergunningaanvraag. Ter toelichting drie mogelijke situaties: 1. De Wabo-vergunningaanvraag komt binnen bij één van de gemeenten binnen Haaglanden, de ODH levert het advies over de groene aspecten van de aanvraag (Natuur-beschermingswet; verklaring van geen bedenkingen). De gemeente handelt de aanvraag vervolgens weer verder af en integreert het „groene deel‟ in de Wabo-vergunning.
56
2. De Wabo-vergunningaanvraag komt binnen bij een gemeente buiten Haaglanden. In dat geval vraagt de gemeente aan de OD binnen haar eigen regio om de adviezen inzake milieu en overige zaken. De betreffende OD regelt vervolgens met de ODH dat het advies over de groene aspecten wordt geleverd. De gemeente handelt de aanvraag vervolgens weer verder af en integreert het „groene deel‟ in de Wabo-vergunning. 3. De Wabo-vergunningaanvraag voor een provinciaal bedrijf komt binnen bij een andere OD. In dat geval vraagt die OD aan de ODH om advies te geven op de groene aspecten van de aanvraag. De andere OD handelt de aanvraag vervolgens weer verder af en integreert het „groene deel‟ in de Wabo-vergunning. Enkelvoudige milieu-aanvraag De enkelvoudige milieu-aanvraag (of andere aan de ODH gemandateerde vergunningen) handelt de ODH volledig en zelfstandig af. Dit betekent inclusief het mandaat en dus tot en met de ondertekende beschikking. Het proces verloopt op hoofdlijnen als volgt. Enkelvoudige aanvraag milieu
Gemeente / front-office
Intake
ODH / backoffice regisseur
Milieuadvies
Ontwerp besluit
Zienswijzen
vergunning
Voor enkelvoudige milieu-aanvragen voert de ODH de regie over de afhandeling van de aanvraag. De communicatie met de aanvrager verloopt tijdens de afhandeling rechtstreeks tussen back-office en aanvrager. De aanvrager kan bij vragen rechtstreeks contact opnemen met de behandelend ambtenaar in de back-office. Indien een dergelijke vraag bij de front-office wordt gesteld, verwijst deze door naar de back-office. Wel kan de front-office-medewerker via een procesvolgsysteem (administratief systeem op ICT-basis) de status van de aanvraag inzien. Meervoudige aanvraag met milieu als zwaartepunt Een meervoudige aanvraag met milieu als zwaartepunt is bijvoorbeeld een zware milieuvergunning met meerdere toetsaspecten, waaronder een bouwvergunning voor een bijgebouwtje bij een bedrijf. Bij deze aanvragen wordt vooralsnog onderscheid gemaakt tussen de aanvragen voor gemeentelijke vergunningen en die voor provinciale vergunningen. Gemeenten hebben aangegeven dat zij vooralsnog de regie over dergelijke aanvragen niet overdragen aan de ODH. Daarmee blijft de regie bij de gemeente berusten. Het proces verloopt dan hetzelfde als bij de meervoudige aanvraag met accent niet op milieu (zie voorgaand). Afhankelijk van de ervaringen met zowel de regievoering in het kader van de Wabo als ook het werken met de ODH kunnen gemeenten op een later moment alsnog besluiten de regie over dit soort aanvragen bij de ODH te beleggen. Het proces verloopt dan hetzelfde als navolgend voor de provinciale aanvragen is beschreven, met dat verschil dat het front-office niet bij de ODH maar bij de gemeente berust. Voor alle vergunningaanvragen voor provinciale inrichtingen geldt dat de provincie de ODH aanwijst als regisseur. Bij aanvragen met een meervoudig karakter zullen meerdere toetsers (deels buiten de ODH) bij het proces betrokken worden. Dat betekent dat de ODH er onder andere voor zorgt dat de
57
BRIKS-onderdelen van de provinciale omgevingsvergunning worden betrokken van de gemeenten conform de gemaakte samenwerkingsafspraken. De ODH handelt de gehele aanvraag in mandaat af en de gemeente verzorgt in dit geval de beoordeling van de gemeentelijke BRIKS -onderdelen en levert expertise ingeval van zienswijze, bezwaar en beroep. Het proces verloopt op hoofdlijnen als volgt.
Toezicht en handhaving Het proces van toezicht en handhaving is nauw met elkaar verbonden. Hieronder zijn beide onderdelen beschreven. Tevens is het proces van klachtenmeldingen beschreven. Toezicht Het proces van toezicht start veelal naar aanleiding van een planning van de controles (handhavingsprogramma) of een ingekomen klacht of verzoek tot handhavend optreden. Binnen de ODH ligt het accent op het milieutoezicht bij gemeentelijke en provinciale inrichtingen of activiteiten. Tevens voert de ODH namens de provincie nog een aantal andere toezichtstaken uit. Het gehele proces van toezicht wordt uitgevoerd door de ODH, vanaf de voorbereiding van de controle tot en met de (na)controle die voorafgaat aan de eventuele inzet van de handhavingsmiddelen. De ODH is zelf verantwoordelijk voor de programmering van de toezichtswerkzaamheden die zij uitvoert. Het door de ODH uit te voeren toezicht staat niet op zichzelf. Waar noodzakelijk wordt afgestemd en samengewerkt met andere partijen in het kader van „gecoördineerd toezicht‟. Gecoördineerd toezicht kent verschillende verschijningsvormen: controleren met elkaar, controleren na elkaar, controleren voor elkaar en signaleren voor elkaar. De ODH kan daarover afspraken maken met de gemeente voor de samenloop van het toezicht op milieu en BRIKS, maar bijvoorbeeld ook met het waterschap (lozingen op oppervlaktewater) of een rijksinspectie. De coördinatie van het ketentoezicht en de handhavingestafette zoals deze nu bij het Stadsgewest Haaglanden plaatsvindt, wordt naar verwachting belegd bij de ODH. De betrokken partijen („stakeholders‟) voeren in dit geval het toezicht uit vanuit de eigen verantwoordelijkheden en bestuurlijke bevoegdheden, maar stemmen dit in de programmering en in de uitvoering op elkaar af. In het geval van controleren of signaleren voor elkaar neemt de ene organisatie tijdens haar controles aandachtspunten mee voor de andere organisatie, en legt de resultaten vervolgens terug bij die organisatie. De regie voor integraal toezicht zal altijd bij
58
gemeenten of provincie liggen. Voor de uitvoering van de Wabo is tussen de provincie en gemeenten een samenwerkingsovereenkomst gesloten. De gemeente voert op verzoek van de provincie het BRIKStoezicht uit bij de provinciale bedrijven. In feite wordt dan hetzelfde processchema gevolgd (controleren voor elkaar; in het schema aangegeven met „BRIKS‟). In dat geval voert de gemeente het toezicht derhalve niet uit op basis van de eigen bestuurlijke bevoegdheden, maar vanwege haar kennis en expertise op het betreffende vakgebied. De provincie neemt met inachtneming van de toezichtsresultaten vervolgens de beslissing over het bestuurlijke vervolgtraject. Het proces verloopt op hoofdlijnen als volgt. Gecoördineerd toezicht
programma
Stakeholders
voorbereiding
bepalen vervolg
uitvoering BRIKS
BRIKS
ODH programma
voorbereiding
uitvoering
bepalen vervolg
In een enkel geval heeft de provincie Zuid-Holland ervoor gekozen het toezicht te concentreren bij één van de 5 ODs. Dat is het geval bij het toezicht op de groene wetten en vergunningen (Natuurbeschermingswet, Boswet) en in natuurbeschermingsgebieden, welke taak is ondergebracht in Zuid-Holland Zuid. Ook hier geldt dat ‘mandaat de regie volgt’. Met name voor bedrijfsgebonden toezicht geldt dat de regie en het mandaat worden neergelegd bij de ODH waar het te controleren bedrijf zich bevindt (hierna: de „OD elders‟). De OD ZHZ houdt in haar planning rekening met het toezichtprogramma van de andere OD. De „OD elders‟ is in die gevallen gemandateerd om namens GS bestuursrechtelijke handhavingsmiddelen in te zetten. Dezelfde uitgangspunten gelden in die gevallen waarin de groene toestemming is aangehaakt bij een Wabo-vergunning van de gemeente. In dat geval is het de verantwoordelijkheid van de gemeente om de regievoering over het gecoördineerde toezicht te organiseren en dat toezicht te programmeren. Het is ook de gemeente die kan besluiten al dan niet handhavend op te treden. Het proces verloopt op hoofdlijnen als volgt. Toezicht groene taken
bepalen vervolg
programma
OD elders / OD ZHZ
planning
voorbereiding
uitvoering
Voor toezicht in bijvoorbeeld natuurbeschermingswetgebieden („het vrije veld‟) is de directeur van de OD ZHZ verantwoordelijk. Hij is gemandateerd om namens GS te handhaven. De bovenstaande uitwerking van „mandaat volgt regie‟ voor de geconcentreerde provinciale toezichtstaken wordt nog verder uitgewerkt door een provinciebrede projectgroep.
59
Handhaving Het proces handhaving start vanuit de controlebevindingen van het toezicht. Dat kan het reguliere toezicht betreffen, maar ook toezicht naar aanleiding van een klacht, melding of handhavingsverzoek. Het proces van handhaving loopt vanaf het horen van de overtreder (verkrijgen van een zienswijze) tot en met het daadwerkelijk effectueren van het handhavingsbesluit. Daarna wordt het dossier gearchiveerd. Voor de gemeentelijke en provinciale milieuhandhaving, alsmede voor de handhaving van de regelgeving die de provincie bij de ODH onderbrengt, wordt het gehele proces uitgevoerd door de ODH. De ODH heeft tevens het mandaat voor de besluitvorming over het inzetten van bestuursrechtelijke handhavingsmiddelen. In de verdere uitwerking zal moeten worden bepaald of en in hoeverre het mandaat wordt geclausuleerd, bijvoorbeeld tot een bepaalde hoogte van het dwangsombedrag. Het proces verloopt op hoofdlijnen als volgt. Handhaving milieu
Gemeente ODH / backoffice
bevinding toezicht
horen
handhavings besluit
effectueren besluit
archivering
Overige processen In deze paragraaf worden drie processen beschreven: klachtenafhandeling, bezwaar & beroep en offertetaken. Klachtenafhandeling Het proces van klachtafhandeling start bij het indienen van een klacht of doen van een bedrijfsmelding over een ongewoon voorval. Deze kunnen zowel bij de front-office van de gemeente als bij de ODH zelf binnenkomen. Bij omgevingsdiensten elders in de provincie is het gebruikelijk dat alle milieuklachten binnenkomen bij de omgevingsdienst zelf. In provinciaal verband (provincie Zuid-Holland en bestaande milieudiensten) wordt nagedacht over de bereikbaarheid voor klanten ingeval van milieuklachten en -meldingen. Een regionale werkgroep is thans bezig met de verdere uitwerking van deze regionale afspraken. Inzet is dat de 5 omgevingsdiensten in Zuid-Holland, waaronder de ODH, gaan samenwerken op het vlak van bereikbaarheid en het inzetten van een milieutelefoon. Daarbij wordt - via een centraal 0800telefoonnummer en technische doorschakelingen - gekozen voor het opvangen, registreren en doorzetten van milieuklachten en -meldingen tijdens kantooruren door de betreffende ODH zelf en buiten kantooruren door de Meldkamer DCMR. Deze werkwijze is - in ieder geval voor 2011 - prima te combineren met de uitgangspunten die thans in Haaglanden voor de scheiding front- en back-office gelden. Tijdens kantooruren worden milieuklachten en -meldingen opgevangen door de front-offices (gemeenten en voor de provincie de ODH), buiten kantooruren wordt aangesloten bij de centrale meldkamer. Achter de schermen dienen in systemen koppelingen te worden gelegd om de meldingen door te zetten en de voortgang van
60
afhandeling te monitoren en te bewaken (procesvolgsysteem). Dit betekent dat de ODH van begin af aan in staat moet zijn om milieuklachten en -meldingen te ontvangen en te verwerken. Voor klachten over en meldingen van provinciale bedrijven zal het provinciebrede 0800-nummer worden gecommuniceerd. In de aanloop naar het operationeel worden van de ODH per 1 januari 2012 zal moeten worden bezien hoe voor milieuklachten en –meldingen in het Haaglandengebied in den brede aansluiting kan worden gevonden bij het provinciebrede centrale 0800-nummer. De front-office ontvangt de klacht, registreert de klacht en draagt deze voor afhandeling over aan de ODH. De ODH handelt de klacht volledig af. De communicatie met de klager verloopt tijdens de afhandeling rechtstreeks met de ODH. De aanvrager kan bij vragen rechtstreeks contact opnemen met de behandelend ambtenaar van de ODH. Indien een dergelijke vraag bij de front-office wordt gesteld, verwijst deze door naar de ODH. De front-office-medewerker kan via een procesvolgsysteem (administratief systeem op ICT-basis) de status van de afhandeling inzien. De ODH koppelt de afhandeling van de klacht altijd terug met de klager. In het geval dat de melding of klacht niet rechtstreeks binnenkomt bij de ODH verloopt het proces op hoofdlijnen als volgt. Klachtafhandeling
Gemeente / front-office
Ontvangst en registratie
ODH / backoffice
contact melder
behandeling
afsluiting
Bezwaar & beroep Een bezwaarschrift komt binnen bij de gemeente of de provincie. Daar wordt het bezwaarschrift geregistreerd. Voor beschikkingen die door de ODH zijn voorbereid of in mandaat genomen stuurt de gemeente of provincie het bezwaarschrift ter verdere afhandeling door naar de ODH. De verdere uitvoering van de procedure ligt in handen van de ODH (opstellen en versturen van het verweerschrift en het voeren van verweer ter zitting). In geval van beroep geldt in feite hetzelfde proces en is gezorgd voor machtiging om het woord te voeren voor rechtbank en Raad van State). Indien het bezwaar of beroep ongegrond of niet ontvankelijk wordt verklaard, dan blijft het bestreden besluit in stand. Als het bezwaar of beroep gegrond wordt verklaard dan heeft de uitkomst hiervan invloed op het primaire besluit; dit kan zelfs komen te vervallen. In geval van bezwaar stelt de bezwarencommissie van een gemeente of van de provincie een advies op. Het bestuursorgaan van de gemeente of provincie kan besluiten om het advies van de commissie niet te volgen, en dus contrair te gaan. Het bestuursorgaan neemt in alle gevallen de uiteindelijke beslissing op het bezwaar. Het proces verloopt op hoofdlijnen als volgt.
61
bezwaar: - ongegrond - niet ontvankelijk
wel volgen adviescie
Bezwaar
beslissing op bezwaar
Bevoegd bestuursorgaan
Ontvangst en registratie bezwaar
ODH / backoffice
adviescie (ACB)
behandeling verweer etc
niet volgen adviescie
advies
bezwaar: - gegrond
afhandeling
Advies en offerte taken Verwachting is dat de ODH, net als milieudiensten elders, de opdrachtgevers desgevraagd kan voorzien van expertise en advies op het gebied van onder andere geluid, luchtkwaliteit, externe veiligheid, enzovoort. Een en ander is mede afhankelijk van de inbreng van de takenpakket van de gemeenten en provincie. Expertise kan worden ingebracht zowel ten behoeve van de uitvoering (het maken van bestemmingsplannen) als ten behoeve van beleidsformulering (het ontwikkelen van milieubeleid). Elders werken milieudiensten hiervoor op offertebasis. Producten en diensten De belangrijkste producten en diensten van de ODH zijn in de tabel van bijlage H opgenomen en kort toegelicht. In de inrichtingsfase kan deze lijst verder worden uitgewerkt tot een volwaardige productendiensten-catalogus. Opdrachtgever- en opdrachtnemerschap In deze paragraaf wordt het opdrachtgever-opdrachtnemerschap toegelicht. De gemeenten en de provincie zijn als opdrachtgever voor de ODH, en de ODH vervult de rol van opdrachtnemer. De gemeenten en de provincie blijven te allen tijde het bevoegd gezag. ODH voert in opdracht van hen en op basis van verleend mandaat werkzaamheden uit. Deze paragraaf is mede gebaseerd op de notitie over dit onderwerp van de provincie Zuid-Holland en de bestaande milieudiensten (de andere ODs in Zuid-Holland). De provincie en gemeenten zullen de rol van opdrachtgever gaan vervullen. Aangezien in de meeste situaties beleid en uitvoering tot nu toe in één organisatie plaatsvindt, is de rol van opdrachtgever nieuw en dient daarom verder uitgewerkt te worden. Het gaat hierbij om zowel de inhoudelijke invulling van opdrachtgeverschap als de organisatorische invulling van opdrachtgeverschap. Het is belangrijk om die invulling van het opdrachtgeverschap te zien als toekomstbeeld dat via een groeiscenario binnen een periode van drie jaar moet worden bereikt. Ten aanzien van het vormgeven van opdrachtgeverschap gelden de volgende belangrijke uitgangspunten: a. Invulling op basis van een gelijkwaardige relatie tussen beleid en uitvoering en een gezamenlijke verantwoordelijkheid. b. Uitwerking opdrachtgeverschap op basis van typering taken. c. Sturen op outcome, afrekenen op output. d. Hanteren van een integrale kostprijs voor producten en diensten. De uitgangspunten worden hieronder toegelicht.
62
Gelijkwaardige relatie met ieder een eigen verantwoordelijkheid Overleg en afspraken komen tot stand op basis van de opdrachtgevers-opdrachtnemers-relatie. Beide partijen zijn verantwoordelijk en aanspreekbaar op hun eigen rol, maar vullen deze wel in overleg nader in. Dit betekent dat de provincie en gemeenten voor het opstellen van de inhoudelijke beleidskaders gebruik maakt van de expertise en ervaring van de ODH en dat de ODH in overleg treedt met de opdrachtgevers voor een naadloze verbinding tussen beleid en uitvoeringspraktijk. Uitwerking op basis van typering taken De ODH voert voor haar opdrachtgevers drie type taken uit: mandaattaken, programmataken en adviestaken. De invulling van het opdrachtgeverschap verschilt per taaktype. Dit is in het onderstaande schema weergegeven. Type taak
Aard van het opdrachtgeverschap
Mandaattaken
Integraal individueel, gebaseerd op mandaat, beleidsregels en instructies van de provincie en de resp. gemeenten rechtstreeks aan de directeur ODH. Het betreft hier met name de taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Beperkt collectief via AB of bestuurscommissie, daar waar het gaat om de afstemming van het uitvoeringsbeleid, kwaliteit en prestaties. Eén en ander voor zover het mandaat en de gegeven instructies hiervoor de ruimte bieden en de provincie en resp. gemeenten hiermee instemmen.
Programmataken
Zo mogelijk integraal collectief via de bestuurscommissie.
Adviestaken
Individueel, gebaseerd op offerte en opdracht. Geen rol voor het collectief/de bestuurscommissie.
De ODH kan in opdracht van de gemeenten en provincie adviserende, ondersteunende en uitvoerende taken verrichten. Als er in het kader van die taakuitvoering besluiten door de deelnemer moeten worden genomen, kan de deelnemer de bevoegdheid hiertoe aan de ODH mandateren. Adviestaken worden als zodanig niet aan de ODH overgedragen en kunnen ook aan derden in opdracht worden gegeven. Sturen op outcome, afrekenen op output De opdrachtgever formuleert de outcomedoelen op basis van de eigen relevante beleidskaders zoals het gemeentelijke of provinciale milieubeleidsplan. De ODH formuleert vervolgens de output in een (operationeel) uitvoeringsplan. Het formuleren van de outcome en de output zal leiden tot het vaststellen en overeenkomen van prestatie-indicatoren. De volledige set bestaande uit de uitvoeringsbeschrijving, het uitvoeringsplan en de prestatie-indicatoren vormt de basis voor de zakelijke afspraken tussen gemeenten/provincie en de ODH. Gedacht wordt aan de situatie dat de ODH werkt volgens een opgestelde product-/dienstenbegroting, waarin staat welke producten de ODH levert, in welke omvang, met welk kwaliteitsniveau en tegen welke prijs. Sturing (en afrekening) vindt op zowel bedrijfsmatige (P&C) voortgang als inhoudelijke voortgang plaats. Een zakelijke relatie vraagt nadrukkelijk om een sterke sturing op prestaties. In de verdere uitwerking van het opdrachtgever- /opdrachtnemerschap zal ten aanzien van de knip tussen 'het wat' en 'het hoe' duidelijk moeten worden hoe beleid en uitvoering elkaar beïnvloeden en versterken. Ook zal duidelijk moeten worden hoe het proces van outcome naar output zal gaan verlopen.
63
Integrale kostprijs Ten behoeve van de transparantie en een heldere sturing, zal (via een overgangsmodel) gewerkt gaan worden met een model van integrale kostprijs. Het hanteren van een integrale kostprijs bewerkstelligt een gelijke en eenduidige toerekening van de overheadkosten aan alle opdrachtgevers. 15 In onderstaande tabel is de taakverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer nader geconcretiseerd. Gemeente of provincie (opdrachtgever)
ODH (opdrachtnemer)
Formuleert milieu-, bodem-, groen- en waterdoelen op het niveau van outcome in een uitvoeringsbeschrijving Keurt het jaarlijks door de ODH op te stellen werkplan goed en geeft vervolgens de opdracht aan de ODH om dit werkplan uit te voeren Stelt jaarlijks naar aanleiding van de conceptbegroting van de ODH de gemeentelijke of provinciale bijdrage vast Beschikt op vaste momenten over voortgangsrapportages met betrekking tot taken en budget van de ODH Gaat naar aanleiding van de voortgangsrapportages op vaste momenten, maar ook daarbuiten, het gesprek aan met de ODH over de output in relatie tot de oorspronkelijk gedachte outcome Stuurt bij op de outputafspraken indien de voortgangsrapportages of overleggen daar aanleiding toe geven Verstrekt in voorkomende gevallen tussentijdse opdrachten aan de ODH op basis van offerte Stemt, waar nodig en zinvol, af met andere opdrachtgevers (interactie tussen gemeenten in Haaglanden en de provincie) Zet zich in om, vanuit een opdrachtgeversrol, opdrachtrealisatie door de ODH te vereenvoudigen
Doet voorstellen hoe de gestelde outcomedoelen worden vertaald naar operationeel niveau in uitvoeringskaders die richting geven aan het werkplan van de OD‟s Doet voorstellen welke instrumenten toegepast dienen te worden om de doelen te halen en welke output zal worden geleverd Gaat met de opdrachtgever in overleg over de haalbaarheid vanuit uitvoeringsperspectief van de gewenste outcome en de vertaling van die outcome naar mogelijke output van de ODH Stelt het werkplan op, gebaseerd op de operationele doelen, waarin de taken zijn opgenomen met prestaties, producten, eventuele mijlpalen en begroting Stelt jaarlijks tijdig een conceptbegroting ter beschikking aan de opdrachtgevers ter vaststelling van de bijdrage Rapporteert op vaste momenten over de voortgang met betrekking tot taken en budget Gaat met de opdrachtgever gevraagd en ongevraagd het gesprek aan over de aansluiting van de output in relatie tot de oorspronkelijk gedachte outcome Verstrekt in het kader van tussentijdse opdrachten op basis van beschikbare capaciteit desgevraagd een offerte aan de opdrachtgever
Het opdrachtgever-opdrachtnemer-concept wordt ondersteund door de systematiek van de Dienstverleningsovereenkomst (DVO). De provincie en gemeenten sluiten individueel DVO‟s af met de ODH waarin duidelijke afspraken worden gemaakt over de uit te voeren producten en diensten, alsook de wijze waarop de samenwerking zal worden geëvalueerd. Op deze manier kunnen op een goede manier maatwerkafspraken worden gemaakt.
15
De taakverdeling in de tabel heeft een sterke relatie met de afspraken zoals die moeten worden uitgewerkt in de gemeenschappelijke regeling
(GR) van de ODH. Voor een deel zal de GR leidend zijn voor de vastlegging van de contractuele afspraken russen de opdrachtgever(s) en de opdrachtnemende ODH. Op moment van schrijven is de GR nog concept.
64
O
Detail begroting projectkosten ICT
Projectkosten ICT-ondersteuning
Basaal Niveau Toelichting
Projectkosten Primaire proces Aanschaf licenties voor software - Huur Werkstroombesturingssysteem - Digitaal Archiveringssysteem - Diverse Expertise Systemen
€ € €
Werkzaamheden voor configureren systemen - Werkstroombesturing € - Digitaal Archiveringssysteem € - Expertise Systemen € - Realiseren koppeling Landelijke voorzieningen € - Realiseren koppeling Uitwisselingsvoorziening € - Converteren bestaande dossiers en procesinformatie naar ODH €
Toelichting
€ € €
150.000,00 Bedrag is op basis van eenmalige aanschaf 150.000,00 Meer functionaliteit 150.000,00 Meer expert hulpsystemen
Configureren systeem obv werkstromen binnen ODH Configureren systeem obv digitale archivering Configureren van diverse Expertise systemen Bouw koppeling met voorzieningen als Kadaster etc. Bouw koppeling SQUIT en OLO eerder gerealiseerd Gebaseerd op 2 applicaties per gemeente
€ € € € € €
100.000,00 100.000,00 30.000,00 75.000,00 75.000,00 630.000,00
50.000,00 Bedrag is jaarlijks bedrag voor huur op basis van SQUIT XO 100.000,00 Eenmalig licentie bedrag 100.000,00 Eenmalig licentie bedrag
50.000,00 50.000,00 20.000,00 50.000,00 50.000,00 350.000,00
Uitgebreid Niveau
Uitgebreidere configuratie Uitgebreidere configuratie Configuratie meer systemen Extra complexiteit in koppeling Extra complexiteit in koppeling Gebaseerd op 5 applicaties per gemeente
Projectkosten Overhead Aanschaf licenties voor software - Financieel systeem - Salaris systeem - P&O systeem - Toegangsbeveiliging systeem - Management Informatie - Tijdregistratie systeem - Website (Content Mgmt Systeem)
€ € € € € € €
30.000,00 20.000,00 20.000,00 20.000,00 30.000,00 30.000,00 30.000,00
Eenmalig licentie bedrag Eenmalig licentie bedrag Eenmalig licentie bedrag Aanschaf software voor beveiliging toegang tot gebouw Aanschaf software voor Management Rapportage Aanschaf software Tijdschrijfsysteem Aanschaf website voor communicatie
€ € € € € € €
50.000,00 30.000,00 50.000,00 30.000,00 50.000,00 50.000,00 50.000,00
Meer functionaliteit Meer functionaliteit Meer functionaliteit Meer functionaliteit Meer functionaliteit Meer functionaliteit Meer functionaliteit
Werkzaamheden voor configureren systemen - Financieel systeem - Salaris systeem - P&O systeem - Toegangsbeveiliging systeem - Management Informatie - Tijdregistratie systeem - Website (Content Mgmt Systeem)
€ € € € € € €
30.000,00 10.000,00 20.000,00 10.000,00 30.000,00 30.000,00 30.000,00
Configureren financieel systeem Configureren salarissysteem Configureren HR Systeem Aanschaf en inrichting software voor beveiliging toegang gebouw Definieren en opstellen management rapportages Inrichting software voor urenregistratie Configureren website voor communicatie
€ € € € € € €
50.000,00 15.000,00 50.000,00 15.000,00 50.000,00 50.000,00 50.000,00
Uitgebreidere configuratie Uitgebreidere configuratie Uitgebreide functionaliteit Uitgebreide functionaliteit Uitgebreide functionaliteit Uitgebreide functionaliteit Uitgebreide functionaliteit
Projectkosten Infrastructuur Hardware - Basisvoorziening werkplek
€
- Basisvoorziening mobiele werkplek
€
Dit is de aanschaf van 200 vaste werkplekken met PC en 180.000,00 bijhorende 'Office' tooling Dit is de aanschaf van 35 mobiele werkplekken met laptop en 42.000,00 bijhorende 'Office' tooling
- Servers en Netwerk - Aanleg netwerkkabels en outlets - Randapparatuur - Huur Serverruimte bij Hosting partij
€ € € €
150.000,00 60.000,00 50.000,00 40.000,00
Werkzaamheden voor inrichten infrastructuur - Inrichten infrastructuur
€
Overige ICT kosten - Projectmanagement en Contractmanagement IT
€
Totale ICT-ondersteuning projectkosten ICT-ondersteuning per medewerker
€ 1.852.000,00 € 7.948,50
Aanschaf Servers, Netwerkvoorzieningen als routers en dergelijke. EUR 300 p/mdw, 200 vaste werkplekken - Randapparatuur +/- € 3500 p/mnd
20.000,00 Inrichten werkplekken en servers
150.000,00 Aansturing IT projecten en leveranciers
€ € € € € €
€
€
230.000,00 Snellere PC's, meer gedifferentieerd naar profiel 52.500,00 Snellere Laptops, meer gedifferentieerd naar profiel 200.000,00 60.000,00 75.000,00 80.000,00
Krachtigere servers en netwerkvoorzieningen EUR 300 p/mdw, 200 vaste werkplekken Krachtigere randapparatuur Grotere serverruimte met meer voorzieningen
30.000,00 Meer hardware wordt geinstalleerd
250.000,00 Aansturing IT medewerkers en Beleidsvorming
€ 3.027.500,00 € 12.993,56
De volgende punten dienen in aanmerking te worden genomen bij de opgestelde begroting: a. Keuze voor Aanschaf of Service. Het investeringsvoorstel is erop gebaseerd dat de ODH de computersystemen zelf gaat aanschaffen. Alternatief is om de centrale computersystemen niet aan te schaffen, maar computercapaciteit te huren bij een partij die dit als service levert. Dit kan een gemeente of een commerciële organisatie zijn. De IT systemen staan dan ook niet in het pand van de ODH, maar op een andere fysieke locatie die behoort aan een andere organisatie. Een dergelijke organisatie levert ook het technisch beheer van deze centrale systemen. Inhuren wordt aanbevolen vanwege de professionaliteit van dergelijke organisaties en de vervallen noodzaak om deze technische beheer kennis in huis te hebben. De kosten voor huren zijn uiteindelijk vergelijkbaar met aanschaf, maar wel verschuiven de kosten van
65
investeringkosten naar jaarlijkse exploitatiekosten. Om deze huur variant uit te werken zijn offertes van leveranciers benodigd. Het advies van de werkgroep ICT is om meer zicht te krijgen op de kosten van huur in de aanloopperiode. De kosten zoals deze nu opgesteld zijn voor aanschaf van middelen, bieden wel een goed vertrekpunt ter beoordeling van de investering. b. Implementatie. Na de oprichting van de ODH, is op veel plaatsen Dossier- en Procesinformatie aanwezig binnen de huidige gemeentelijke en provinciale systemen. Er zal vanuit verschillende locaties behoefte zijn om deze informatie te raadplegen. Bijvoorbeeld: op een afgehandelde en verleende vergunning door de provincie wordt een bezwaarprocedure gestart die wordt afgehandeld binnen de ODH. Het beschikbaar stellen en bijhouden van de juiste dossierinformatie en procesinformatie kan een complexe aangelegenheid zijn en is een inrichtingsvraagstuk waar de ICT werkgroep nu nog geen uitspraak over kan doen. Keuzes op dit vlak zijn mede afhankelijk van het gewenste voorzieningenniveau door gemeenten en provincie. De eventuele inrichtingskosten die hieruit voortvloeien zijn niet door de werkgroep begroot.
66
P
Detail begroting exploitatiekosten ICT
Jaarlijkse exploitatiekosten ICT-ondersteuning Exploitatiekosten Primaire proces - Werkstroombesturing - Digitaal Archiveringsysteem - Expertise Systemen Functioneel beheer
€ € €
- Gebruikersondersteuning (helpdesk), wijzigingenbeheer
€
Exploitatiekosten Overhead - Financieel systeem - Salaris systeem - HR systeem - Toegangsbeveiliging systeem - Management Informatie - Tijdregistratie systeem - Website (Content Mgmt Systeem) Functioneel beheer - Gebruikersondersteuning (helpdesk), wijzigingenbeheer
€ € € € € € € €
50.000,00 Bedrag is jaarlijks bedrag voor huur op basis van SQUIT XO 20.000,00 Gebaseerd op 20% van de aanschafprijs 50.000,00 Gebaseerd op 50% van de aanschafprijs
-
6.000,00 4.000,00 4.000,00 4.000,00 6.000,00 6.000,00 6.000,00 -
€ € €
30.000,00 Gebaseerd op 20% van de aanschafprijs 30.000,00 Gebaseerd op 20% van de aanschafprijs 75.000,00 Gebaseerd op 20% van de aanschafprijs
Er wordt vanuit gegaan dat de 3,8 fte begroot voor I&A deze werkzaamheden € dekken. -
Gebaseerd op 20% van de aanschafprijs Gebaseerd op 20% van de aanschafprijs Gebaseerd op 20% van de aanschafprijs Gebaseerd op 20% van de aanschafprijs Gebaseerd op 20% van de aanschafprijs Gebaseerd op 20% van de aanschafprijs Gebaseerd op 20% van de aanschafprijs
€ € € € € € €
10.000,00 6.000,00 10.000,00 6.000,00 10.000,00 10.000,00 10.000,00
Gebaseerd op 20% van de aanschafprijs Gebaseerd op 20% van de aanschafprijs Gebaseerd op 20% van de aanschafprijs Gebaseerd op 20% van de aanschafprijs Gebaseerd op 20% van de aanschafprijs Gebaseerd op 20% van de aanschafprijs Gebaseerd op 20% van de aanschafprijs
Er wordt vanuit gegaan dat de 3,8 fte begroot voor I&A deze werkzaamheden € dekken. 60.000,00 Extra fte voor Functioneel beheer
Exploitatiekosten Infrastructuur Werkzaamheden Technisch beheer - Technisch Beheer PC's, Servers, Backup, Beveiliging
€
50.000,00 Aparte fte op Technisch beheer
- Onderhoud & Reparatie Infrastructuur - Huur Serverruimte
€ €
48.200,00 10% van de aanschaf van Totale Infrastructuur voor reparatie en onderhoud € 40.000,00 +/- € 3500 p/mnd €
Werkzaamheden Applicatie beheer - Uitvoeren van wijzigingen op applicaties
€
- Netwerk kosten - Telefoniekosten
€ €
Overige ICT kosten - Aansturen IT organisatie
€
Subtotaal Jaarlijkse kosten Exploitatiekosten ICT-ondersteuning per medewerker
€ €
109.500,00 15% van de kosten voor configureren
€
€
12.000,00 Kosten voor verbinding met Hosting en Internet 50.000,00 Mobiele en Vaste telefonie
€ €
80.000,00 Aansturing IT medewerkers en Beleidsvorming
€
545.700,00 2.342,06
Er wordt vanuit gegaan dat de 3,8 fte begroot voor I&A deze werkzaamheden dekken.
€ €
80.000,00 Aparte fte op Technische beheer 10% van de aanschaf van Totale Infrastructuur voor 69.750,00 reparatie en onderhoud 80.000,00 Grotere serverruimte met meer voorzieningen
193.500,00 15% van de kosten voor configureren 24.000,00 Snellere verbinding met Hosting en Internet 30.000,00 Mobiele en Vaste telefonie
100.000,00 Aansturing IT medewerkers en Beleidsvorming 834.250,00 3.580,47
67
Q
HR-aspecten (vervolgfase) Op het moment dat het Bedrijfsplan in Colleges en Raden wordt vastgesteld ontstaat een nieuwe fase: de inrichtingsfase. In deze fase staan twee zaken centraal, die we hier op hoofdlijnen aanstippen: het werk van een aan te trekken kwartiermaker die de inrichting van de beoogde ODH ter hand neemt en het zorgvuldig doorlopen van alle HR zaken, zoals de plaatsing van medewerkers. Daarbij komt ook aan bod de opzet en rol van de medezeggenschap. In dit hoofdstuk zijn kort de zaken opgesomd die voor de kwartiermaker relevant worden, meer uitvoerig wordt stil gestaan bij alle HR aspecten in de vervolgfase. . Doorkijk werkzaamheden kwartiermaker Deze kwartiermaker krijgt de volgende zaken mee om uit te werken: a
Huisvesting: vinden van een geschikte locatie.
b c
Vormgeven ambtelijke organisatie en opzetten van de teams. Inrichten processen en overdrachtsmomenten.
d e
Inrichten informatievoorziening en workflow. Nadere specificatie van de exploitatiebegroting en de inverdien mogelijkheden.
f
Opzet maken voor contracten en daarbij behorende spelregels.
g h
Voorbereiden plaatsing directeur, MT en medewerkers. Opzetten communicatie, zoals website, logo‟s, huisstijl etc.
i j
Voorbereiden verhuizing/ dossieroverdracht/ opvang medewerkers Operationeel krijgen van ICT en telecomvoorzieningen.
Voor deze inrichtingsfase zal een gedetailleerd spoorboekje moeten worden gemaakt met stappen, planning en verantwoordelijkheden. De voorbereiding van de inrichting zal tot het moment van vaststellen van het bedrijfsplan en het vaststellen van de GR gebeuren door een continuering van de bestaande projectorganisatie, met daarbij een bestuurlijke stuurgroep, een overleg met verantwoordelijk directeuren, een procesmanager en een aantal werkgroepen die bovenstaande aspecten voorbereiden. HR aspecten in de vervolgfase In de inrichtingsfase zal veel en zorgvuldig aandacht worden besteed aan de HR-aspecten. Dan gaat het over het onder andere over het aantrekken van de kwartiermaker, de opzet van de medezeggenschap en de plaatsing van het personeel. Vertrekpunten HR In de verkennende notitie „Naar een RUD in Haaglanden‟ is aangegeven dat de ontwikkeling naar een ODH tot gevolg heeft dat het personeel van de deelnemende organisaties dat werkzaam is in het aandachtsgebied, overgaat naar de ODH. Vertrekpunt hierbij is dat de ODH een klantgerichte, pragmatische en efficiënte organisatie is die fungeert als een aantrekkelijke werkgever voor gekwalificeerde medewerkers en medewerkers daarmee aan zich bindt.
68
In Zuid-Holland worden verschillende uitvoeringsdiensten gerealiseerd. Om kaders vast te stellen voor het regelen van de gevolgen voor het personeel in verband met het ontwikkelen van de regionale uitvoeringsdiensten, is er een centraal „Sociaal Beleidskader Regionale Uitvoeringsdiensten ZuidHolland‟ (hierna: Sociaal Beleidskader) opgesteld. Dit beleidskader dient als ook als vertrekpunt voor de personele consequenties van de ODH, en: a Is een kader op hoofdlijnen, bedoeld om de zorgvuldige overgang van ambtenaren van provincie, milieudiensten en gemeenten naar de ODH respectievelijk de gevolgen voor ambtenaren ten gevolge van de omvorming van een milieudienst naar een ODH, te borgen en garanderen. b
Betreft een overeenkomst tussen alle betrokken werkgevers en respectievelijke werknemersorganisaties. De afspraken die hierin zijn opgenomen zijn bindend voor alle betrokken werkgevers en vakbonden en gelden voor alle medewerkers die gevolgen ondervinden van de overgang van milieutaken naar de ODH-en.
c
Hanteert het centrale uitgangspunt om de werkgelegenheid te behouden. Het adagium bij de toepassing luidt dan ook “van werk naar werk”.
Betrokken functies en schaalprofielen De toeleverende organisaties dragen taken over aan de ODH, zoals beschreven in het hoofdstuk taken. Artikel 1 van het Sociaal Beleidskader stelt dat er een directe koppeling geldt tussen de overdracht van primaire en bijbehorende ondersteunende taken en de daaraan verbonden ambtenaren volgens het principe: „Mens volgt taak‟. Op basis van de keus voor het takenpakket, zoals beschreven in het hoofdstuk taken, hebben de deelnemende organisaties aangegeven welke formatie en welke functionarissen bij de deelnemende organisaties betrokken zijn bij de taakuitvoering ten behoeve van het voorkeurspakket en welke functieschaal deze functionarissen hebben. Hierbij is uitgegaan van de peildatum 1 januari 2010. Inrichting personele organisatie Voor de inrichting gelden bij de start van de ODH de volgende uitgangspunten: a
Er is een volwaardige rechtspositie.
b c
Mensen en taken zijn van de toeleverende organisaties overgegaan naar de ODH. Huisvesting, systemen, applicaties en bedrijfsvoeringsmiddelen zijn aanwezig en operationeel.
d e
Er wordt binnen de ODH volgens de nieuwe, uniforme werkwijze gewerkt. Afnemers en relaties zijn op de hoogte van de overgang van taken en mensen naar de
f
ODH en weten wie hun (nieuwe) aanspreekpunt is. Er is een overlegstructuur ingericht tussen de toeleverende organisaties en de ODH.
Er wordt een kwartiermaker aangesteld, met de taak te komen tot een inrichtingsplan. In het hoofdstuk bestuurlijke en ambtelijke aansturing zijn de contouren van de bestuurlijke en ambtelijke organisatie beschreven. In de inrichtingsfase zal de kwartiermaker de ambtelijke organisatie in detail verder uitwerken. Uiteraard kan hij/zij dat niet alleen en is daarbij ondersteuning nodig. Hieronder volgt een overzicht van zaken die moeten worden geregeld om de personele migratie mogelijk te maken:
69
a
De GR waarin personeel kan worden benoemd, is opgericht.
b
Er wordt een kwartiermaker benoemd die belast is met de coördinatie van de
c
plaatsingsprocedure. De nodige beslisgremia, inclusief de BOR en BGO, zijn tijdig opgericht en beschikbaar
d
voor advies en/of instemming. Het sociaal plan Omgevingsdienst Haaglanden is leidend in de plaatsingsprocedure en beschrijft plaatsingscriteria en volgorde, zowel waar het gaat om het MT als om het overige personeel.
e
Er is een vastgestelde beschrijving van de nieuwe organisatie en organogram.
f g
Er is een vastgestelde formatie voor de nieuwe organisatie. Er is een vastgesteld functieboek.
h i
Er is een overzicht van alle betrokken te plaatsen medewerkers. Er is een vastgestelde was-wordt-lijst met gelijke en niet-gelijke functies.
j
Er is een overdrachtsdocument per individu waarin NAW-gegevens, functie, taak en rechtspositionele gegevens zijn opgenomen (personeelskaart).
k
Er is een belangstellingsregistratie geweest onder de geprealloceerde medewerkers.
l
Er is een plaatsingscommissie ingesteld door het bevoegd gezag, bestaande uit een (onafhankelijke) voorzitter met inhoudelijke expertise, vertegenwoordiging van de BOR en een vertegenwoordiging van het nieuwe MT van de ODH.
Personele overgang In de personele overgang wordt onderscheid gemaakt tussen de verschillende hiërarchische lagen in de organisatie. In lijn met de manier waarop bevoegdheden en verantwoordelijkheden stapsgewijs overgaan naar de nieuwe organisatie wordt de organisatie ook in personele zin gevuld. Hierbij wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen management en medewerkers. De benoeming van de kwartiermaker vindt plaats op basis van een door het bestuur vastgesteld profiel. Het is vanzelfsprekend dat de overgang van medewerkers van zowel provincie, gemeenten als het stadsgewest Haaglanden zorgvuldig gebeurt en dat er in deze sprake is van rechtsgelijkheid tussen de verschillende groepen medewerkers. Om de rechtsgelijkheid van de verschillende partijen te waarborgen en gezien de korte doorlooptijd voor de inrichting van de ODH, vindt er naar de ODH een gelijktijdige en directe overgang plaats van personeel. Voor de overgang van taken en mensen van de toeleverende organisaties naar de ODH zijn de volgende uitgangspunten opgesteld: a b
De GR is opgericht. Er worden binnen de ODH alleen taken uitgevoerd volgens de nieuwe werkwijze.
c
Toeleverende organisaties (en leidinggevenden) blijven verantwoordelijk voor mensen en taken tot de daadwerkelijke overdracht.
d
Huisvesting, systemen, applicaties en overige bedrijfsmiddelen zijn aanwezig en
e
operationeel op het moment van overdracht van taken en mensen. Tot het moment van overgang blijft de toeleverende organisatie volledig operationeel.
70
f
Toeleverende organisaties blijven tot de overdracht van mensen en taken aanspreekpunt voor afnemers en relaties.
Plaatsingsprocedure De plaatsing van het personeel is een belangrijk onderdeel van het transitieproces. De spelregels hiervoor, de rechtspositie en de waarborgen voor de werknemers zijn opgenomen in het Sociaal Beleidskader en worden verder uitgewerkt in het Sociaal Plan ODH. Voor de indiensttreding van het personeel van de toeleverende organisaties bij de ODH gelden de volgende uitgangspunten met betrekking tot plaatsing en benoeming: a b
Er is een GR waarin personeel benoemd kan worden. De kwartiermaker krijgt de coördinatie van de plaatsingsprocedure.
c
Er vindt stapsgewijze plaatsing plaats waarbij achtereenvolgend directeur, management en medewerkers worden geplaatst.
d
Management is tijdig – dat wil zeggenvoorafgaande aan de plaatsing van de
e
medewerkers- benoemd om het plaatsingsproces van de medewerkers te begeleiden. Plaatsingsproces voor medewerkers vindt gelijktijdig plaats.
f g
Alle medewerkers worden gelijktijdig benoemd in hun nieuwe functie. De nodige beslisgremia, inclusief de BOR en BGO, zijn tijdig opgericht en beschikbaar
h
voor advies en/of instemming. Toeleverende organisaties bepalen tijdig wie/welke functies overgaan naar de ODH meedoen in de plaatsingsprocedure.
i
Het sociaal plan ODH is leidend in de plaatsingsprocedure en beschrijft het plaatsingsproces (waaronder een definiëring van het begrip „functievolger‟).
j
ODH is verantwoordelijk voor de plaatsing van alle aangeleverde medewerkers binnen de nieuwe organisatie ODH.
k l
Iedereen die geprealloceerd is, wordt geplaatst als dit conform de taakoverdracht is. Langdurig zieken die in een WIA-traject zitten voor afkeuring op hun huidige functie gaan niet over naar de ODH; voor hen wordt een maatwerkoplossing gezocht.
m Plaatsing bij de ODH vindt plaats op basis van taken in de functie bij de toeleverende organisatie (niet automatisch op schaalniveau). In lijn met de manier waarop bevoegdheden en verantwoordelijkheden stapsgewijs overgaan naar de nieuwe organisatie wordt de organisatie ook in personele zin gevuld. Hiervoor worden achtereenvolgens, voor zover dit niet betreft de kwartiermaker, de directeur en het MT, de volgende stappen genomen:
Plaatsingprocedure 1. Instellen plaatsingsadviescommissie (PAC) door bevoegd gezag 2. Ontvangst documenten toeleverende organisaties en ODH door de PAC
71
3. Informeren medewerkers over het proces en hun uitgangspositie (functievolger of niet) en de medewerkers uitnodigen om hun belangstelling voor functies bij de ODH kenbaar te maken 4. Bedenkingenprocedure m.b.t. status (PAC adviseert bevoegd gezag) 5. Plaatsings- en selectieproces 6. Concept plaatsingsplan + brieven voornemen tot plaatsing aan medewerkers
7. Bedenkingenprocedure 8. Definitief plaatsingsplan + brieven tot plaatsing aan medewerkers Randvoorwaarden bij de plaatsing zijn voldoende tijd voor alle betrokken partijen en voldoende ambtelijke ondersteuning (P&O-secretaris, administratie) voor de plaatsingscommissie. Bijzonder Georganiseerd Overleg inzake Sociaal Plan In de toepasselijke rechtspositieregelingen is bepaald dat wijzigingen in de rechtspositie slechts kunnen plaatsvinden als dit tot stand komt in overeenstemming met het zogenaamd georganiseerd overleg (GO). De deelnemende gemeenten, ieder voor zich, en de provincie beschikken over een GO. De werknemersdelegatie bestaat uit kaderleden van de vakorganisaties, die binnen die gemeente of provincie werkzaam zijn. Daarnaast nemen aan het overleg de vakbondsbestuurders deel, in hoedanigheid van adviseur van de kaderleden. De toepasselijke rechtspositieregelingen brengen mee dat per deelnemende gemeente in het GO de instemming moet worden verkregen met het plaatsingsproces en de wijziging van arbeidsvoorwaarden die het gevolg is van overgang naar de Omgevingsdienst. Potentieel leidt dit tot een zeer groot aantal overleggen. Om hieraan het hoofd te bieden kan een zogenaamd „Bijzonder Georganiseerd Overleg‟ (BGO) worden opgericht. Met een BGO kan worden bewerkstelligd dat aan slechts één tafel, slechts één keer een onderhandelingsresultaat hoeft te worden geboekt. Niet kan worden weggenomen dat het uiteindelijke onderhandelingsresultaat wel per deelnemer door zowel bestuurders als de vakbondsleden moet worden goedgekeurd. Aan het BGO dient een regeling ten grondslag te worden gelegd, waarin de doelstellingen van het BGO worden omschreven en de samenstelling van zowel het formele overleg en het technisch beraad. Over de Regeling BGO dient zowel aan werkgeverszijde als aan werknemerszijde per deelnemer overeenstemming te bestaan. In de praktijk is aan werknemerszijde de steun van de vakbondsbestuurders doorslaggevend. Op het aspect van de samenstelling van zowel het formele overleg als het technisch beraad zal nadere uitwerking dienen plaats te vinden. Naar verwachting zal bij het technische beraad, waar op ambtelijk niveau het voorbereidende werk wordt gedaan, het feitelijke zwaartepunt van de werkzaamheden liggen.
72
Omdat de werkzaamheden rondom het sociaal plan pas daadwerkelijk van start kunnen op het moment dat een Regeling BGO voorhanden is, zal daarna de Regeling BGO worden ontworpen. Vervolgens kan deze dan overeengekomen worden met de vakorganisaties en per deelnemer worden vastgesteld. Daarna kan op elk gewenst moment technisch beraad met betrekking tot het sociaal plan van start gaan. Uitgangspunt voor de overgang van personeel is het nog op te stellen Sociaal Plan Haaglanden. Het Sociaal Plan beschrijft de kaders (rechten en plichten van de medewerkers) ten aanzien van de overgang van personeel naar de ODH. In het Sociaal Plan worden de volgende vier aspecten uitgewerkt: a b
Plaatsingsprocedure. Rechtspositie/arbeidsvoorwaarden.
c
Gevolgen wijziging standplaats.
d
Scholing.
In het Sociaal Plan wordt vastgelegd wat de rechtspositieregeling van de ODH zal zijn. Uit het Sociaal Beleidskader (SBK) volgt dat dit de landelijk vastgestelde gemeentelijke rechtspositieregeling is, de CAR-UWO. Ook ten aanzien van de nadere uitvoeringsregelingen worden de regelingen van de gemeente Den Haag gevolgd. Eventuele verschillen worden afgedekt via het Sociaal Plan. De kwartiermaker/beoogd directeur kan op termijn zelf beslissen of op een enkel onderdeel een aanvulling is gewenst, gelet op de aard en het karakter van de ODH. Om te komen tot een gedegen Sociaal Plan zullen de volgende stappen genomen moeten worden: a b
Opstellen regeling BGO. Uitvoeren pakketvergelijking.
c
Opstellen Sociaal Plan
Achtereenvolgens worden de volgende stappen genomen: Sociaal Plan Ontwerpen regeling BGO Pakketvergelijking Besprekingen met vertegenwoordigers van de GO‟s over de Regeling BGO en goedkeuring Opstellen Sociaal Plan (Plaatsingsprocedure; Rechtspositie/ arbeidsvoorwaarden; Gevolgen wijziging standplaats; Scholing) Benoeming kwartiermaker
Medezeggenschap, OR’en en BOR De te nemen besluiten inzake de te vormen ODH en de inrichting van de nieuwe organisatie vallen
73
onder het bereik van de Wet op de ondernemingsraden. Bij de vorming van de ODH vraagt dit zeker aandacht omdat er meerdere deelnemers zijn. Het grote aantal deelnemers aan de GR brengt de betrokkenheid van evenzoveel medezeggenschapsorganen mee. Het ontbreken van een BOR heeft als consequentie dat adviesaanvragen worden geformuleerd en getimed door de afzonderlijke WOR-bestuurders van de deelnemers. Het zijn ook de WORbestuurders die zich ieder afzonderlijk dienen te beraden op de uit de WOR voortvloeiende verplichtingen jegens hun medezeggenschapsorganen. Of sprake is van een voorgenomen besluit dat ter advisering of instemming moet worden voorgelegd, moet worden beoordeeld aan de hand van de in de WOR en eventueel bij de afzonderlijke deelnemers opgestelde convenanten. Per deelnemer kan zowel het besluitvormingstraject en de impact van de besluitvorming wisselend zijn. Potentieel komen voor advies in aanmerking:
Besluit
OR of BOR
Opmerkingen
Bedrijfsplan
OR
Ruimte om per deelnemer een eigen afweging te maken ter zake de medezeggenschapsrechtelijke verplichtingen.
Gemeenschappelijke Regeling
OR
Ruimte om per deelnemer een eigen afweging te maken ter zake de medezeggenschapsrechtelijke verplichtingen.
Inrichtingsplan
BOR
Omgevingsdienst i.o. is de WOR-onderneming
Benoeming directeur
BOR
Omgevingsdienst i.o. is de WOR-onderneming
Interne reorganisatie
OR
Uitsluitend eigen verantwoordelijkheid van deelnemers
Uit de totstandkoming van de ODH en daarmee samenhangende verplaatsing van personeel en samenhangende interne reorganisaties bij deelnemers, zijn en blijven vanzelfsprekend de verantwoordelijkheid van de afzonderlijke deelnemers. Vanaf het voorjaar 2011 zal wel met een BOR gewerkt gaan worden. Ten minste het inrichtingsplan zal voor advies worden voorgelegd. Om te komen tot een BOR zal een Regeling BOR tot stand moeten komen. Daarbij moeten de volgende stappen worden doorlopen:
BOR Ontwerp regeling BOR Overleg met de klankbordgroep OR‟en over de Regeling BOR Bestuurlijke instemming met de Regeling BOR
74
Instemming vanuit de OR‟en met de Regeling BOR Klankbordgroep ondernemingsraden en BOR Het is wenselijk dat tussen de afzonderlijke ondernemingsraden enige afstemming plaatsvindt, zodat een zoveel mogelijk eenduidig geluid opklinkt uit de medezeggenschap. Er zijn signalen dat ook vanuit de ondernemingsraden de wens is tot informatie-uitwisseling. Daarom is gekozen om een zogenaamde „klankbordgroep‟ samen te stellen. Dit is een groep zonder formele status en zonder mogelijkheden de afzonderlijke ondernemingsraden te binden. De klankbordgroep kan voor het projectmanagement dienen als platform om vanuit de ondernemingsraden op de hoogte te houden en betrokken te houden bij het proces. Tevens biedt het een ingang om bijvoorbeeld de regeling BOR, die lokaal moet worden vastgesteld, ingang te doen vinden. Op enig moment zal het wenselijk worden een BOR op te richten. Dat moment zal in ieder geval aanbreken als het inrichtingsplan voor advies wordt voorgelegd. Ook voor een op termijn op te richten BOR geldt dat daaraan een regeling ten grondslag gelegd moet worden die de samenstelling en werkwijze regelt. Vanuit de gedachte dat OR-vergaderingen bij de deelnemers een vaste cadans hebben, waarbij in ieder geval in de eerste twee maanden van het nieuwe jaar een vergadering plaatsvindt, is in de planning opgenomen in december 2010 een Regeling BOR te ontwerpen. Deze kan dan in januari en februari ter goedkeuring langs de verschillende OR‟en. Naar verwachting is vervolgens per 1 maart 2011 een Regeling BOR voorhanden en inzetbaar. Bovenstaande is echter afhankelijk van zowel de bestuurlijke wens als de wens van de betrokken medezeggenschapsorganen. Deze kunnen leiden tot ofwel een versnelling, maar ook tot het aanhouden van de oprichting van een BOR. Zolang geen sprake is van een BOR zullen de advies- en instemmingsplichtige besluiten per deelnemer als voornemen aan de ondernemingsraad moeten worden voorgelegd. In onderstaande tabel zijn tot slot de verschillende producten in een overzicht opgenomen met daarbij een indicatie van de tijdsduur en een inschatting van het moment van start werkzaamheden, het een en ander vanzelfsprekend afhankelijk van bestuurlijke besluitvorming. Het maken van een start met sommige producten is verder afhankelijk van de vraag of eerdere producten tijdig zijn opgeleverd. De start van de plaatsingsprocedure is bijvoorbeeld afhankelijk van de vraag of het Sociaal Plan tijdig is gerealiseerd. De besprekingen over een Sociaal Plan kunnen op hun beurt pas weer van start als de Regeling BGO is vastgesteld.
Product Regeling BGO
Tijdsduur Opstellen
Gereed
Bespreken
Acht weken
Vaststellen
Vier weken
75
Product Regeling BOR
Tijdsduur Opstellen
Gereed
Bespreken
Acht weken
Vaststellen
Vier weken
Pakketvergelijking Opstellen
Vier weken
Benoeming
opstellen procedure
Gereed
kwartiermaker
Selectie
Vier weken
Sociaal Plan
Bespreken
Twaalf weken
Vaststellen
Acht weken
O&F-rapport
Vaststellen
Juni
Benoeming MT
Selectie
Acht weken
instellen PAC
Vier weken
Was-wordt-lijst/registratie functievolger of niet
Vier weken
informeren functievolgerschap/
Vier weken
(excl. directeur) Plaatsingsproces
belangstellingsregistratie
Benoeming
PAC-gesprekken
Vier weken
concept plaatsingsplan/voorgenomen besluiten
Twee weken
Bedenkingen
Vier weken
definitief plaatsingsplan/besluiten
Twee weken
Selectie
Vier weken
directeur
76
R
Huidige functieprofielen In onderstaande tabel is een overzicht opgenomen met de functieprofielen en schaalprofielen per deelnemende organisatie per datum van 1 mei 2010. Deelnemer Pijnacker-Nootdorp
Rijswijk
Functieprofiel
Schaal
Vergunningverlener Milieu
10
Ondersteuner Milieu
7
Handhaver Milieu
8/ 9
Senior inspecteur Bijzondere Wetten
10
Senior medewerker Bijzondere Wetten
9
(ZWV) Beleidsmedewerker ROVM
?
Medewerker aanvraagbehandeling A
10
Inspecteur A
10
Adviseur A
11
Leidschendam-
DVB: Senior medewerker vergunningen
11
Voorb
Milieu
Wassenaar (1)
DVB: Allround medewerker vergunningen
8
Milieu HH: Allround medewerker handhaving milieu
RO: Allround medewerker bodem
Zoetermeer
10
10A
Milieuvergunningen: Administratief/ secretarieel
6
Leiding
11
77
Deelnemer
Functieprofiel Juridisch
Schaal 10A
Handhaving Milieuwetgeving: Juridisch
Delft
Den-Haag
10A
Handhaving en Toezicht
8
Handhaving en Toezicht
9
Vakteamhoofd (wordt nu extern ingevuld)
12
Milieuinspecteur Handhaving
10
Milieuinspecteur Vergunningen
10
Medewerker Milieuhandhaving
8
Medewerker Milieutoezicht
9
Milieujurist
11
Senior Milieuinspecteur
11
Management: Hoofd bedrijfsonderdeel
S15
Afdelingshoofd
S13
Afdelingshoofd
S12
Teamhoofd
S12
Teamhoofd
S11
Teamhoofd
S09
Bedrijfsvoering: Senior medewerker planning en control
S11
Medewerker planning en control
S09
78
Deelnemer
Functieprofiel
Schaal
Senior medewerker administratie
S08
Medewerker administratie
S07
Medewerker administratie
S06
Uitvoering milieutaken: Projectleider bodemsanering
S11
Jurist milieu
S11
Senior accountmanager milieu en RO
S11
Senior adviseur
S10
Adviseur
S09
Milieutoezicht:
Westland
Provincie Z-H
Senior inspecteur
S10
Inspecteur
S09
Inspecteur
S08
Handhaving: Vakspecialist 2
10A
Handhaving: Vakspecialist 3
9
Handhaving: Vakspecialist 4
8
Vergunningverlening:
?
Het aantal provinciale medewerkers dat betrokken is bij de taakuitvoering is pas bekend na uitvoering van de preallocatie. Streven is om dit voor 1 juli 2010 af te ronden.
79
S
Aanzet producten en dienstencatalogus Producten / diensten
Beschrijving
Aandachtspunten
Vergunningen en toestemmingen Vergunning voor milieu
Betreft de afhandeling van enkelvoudige milieu-aanvragen voor gemeente en provincie. Omvat tevens actualisatietoets bestaande vergunningen.
Integrale afhandeling binnen ODH. Voor de provinciale Brzoen IPPC-bedrijven verzorgt de ODH ook de intake. Omvat tevens provinciale uitvoering jegens vervoerder en bewaarder van afvalstoffen.
Adviezen bij meervoudige vergunningaanvraag, onder-deel milieu
Betreft de afhandeling van meervoudige vergunning-aanvragen waarin milieu als zware of lichte component is opgenomen.
De ODH wordt bij alle meervoudige vergunningaanvragen ingeschakeld als backoffice, met uitzondering van de provinciale vergunningaanvragen.
Beoordelen van meldingen Activiteitenbesluit (BARIM) en niet-Activiteitenbesluit
Betreft de beoordeling en afhandeling van ingekomen meldingen van nietvergunningplichtige bedrijven.
Integrale afhandeling binnen de ODH.
Maatwerkvoorschriften Activiteitenbesluit
Betreft het opstellen van voorschriften in aanvulling op BARIM.
Opstellen van maatwerkvoorschriften valt onder normstelling en is daarmee een taak die vergelijkbaar is met vergunningverlening.
Verklaring Van Geen Bedenkingen Milieu of "oude 8.19" advies
Betreft de afhandeling van enkelvoudige milieu-aanvragen bij voormalige provinciale inrichtingen (m.i.v. inwerkingtreding Wabo),
Integrale afhandeling binnen ODH.
Verklaring Van Geen Bedenkingen Nb-wet en Pmv/grondwaterbeschermingsgebied
Betreft de VVGB t.b.v. gemeentelijke of provinciale omgevingsvergunningen.
Integrale afhandeling binnen ODH, ook voor overige ODs in Zuid-Holland.
Vergunning Waterwet : grondwater (onttrekking en infiltratie; heffingen), lozingen in de bodem.
Intake en afhandeling namens PZH
Ook voor overige ODs in ZuidHolland. Deze provinciale taak is geconcentreerd bij de ODH.
Vergunning voor ontgrondingen
Intake en afhandeling namens PZH
Ook voor overige ODs in ZuidHolland. Deze provinciale taak is geconcentreerd bij de ODH.
80
Producten / diensten
Beschrijving
Aandachtspunten
Vergunning/ontheffing/melding voor Natuurbeschermingswet, Flora- en faunawet, Natuurschoonwet en slootdempingen
Intake en afhandeling namens PZH
Ook voor overige ODs in ZuidHolland. Deze provinciale taak is geconcentreerd bij de ODH.
Ontheffing Provinciale milieuverordening
Intake en afhandeling namens PZH
Ook voor overige ODs in ZuidHolland. Deze provinciale taak is geconcentreerd bij de ODH.
Toestemmingen in het kader van het Vuurwerkbesluit
Intake en afhandeling namens PZH
Activiteiten zijn locatiegebonden en vallen vaak samen met evenementen. In dat kader is beoordeling locatie i.v.m. veiligheid noodzakelijk.
Toetsing en beoordeling van ingekomen rapportages
Betreft het beoordelen van rapporten m.b.t. onder andere geluid, bodem, veiligheid, preventie en/of lucht, ingediend door inrichtingen of naar aanleiding van activiteiten in het kader van bouwen of ruimtelijke ordening.
Bezoeken locatie voor beoordeling
Beschikkingen in het kader van het Besluit hogere grenswaarde
Betreft de producten en diensten behorend bij takenpakket 2.
Betreft de producten en diensten behorend bij takenpakket 2.
Uitvoering zonebeheer industrielawaai Beschikken en beoordeling meldingen Wbb (incl. BUS en Besluit bodemkwaliteit).
Betreft taak die i.e.g. door de provincie bij de ODH wordt belegd, en wellicht ook door de gemeente Den Haag.
Intrekking vergunningen
Intrekking bij wege van sanering van het vergunningenbestand.
Indien inrichting niet in werking is geweest voor een periode van 3 jaar of dat nooit is geweest.
Uitvoering BIBOB
Gegevensverzameling en –analyse t.b.v. BIBOB-onderzoeken
Voorzover het gaat om de informatie die bij de ODH voorhanden is. I.e.g. provinciale taak.
Controle in het kader van preventief of repressief toezicht of naar aanleiding van een klacht of handhavingsverzoek.
Betreft milieucontroles bij gemeentelijke en provinciale bedrijven in Haaglanden. In inrichtingsfase verder uitwerken naar opleverings-controles, administratieve controles, voorvalcontroles, repressieve controles enz., en daar kentallen aanhan-gen.
Toezicht en handhaving Controle milieu
81
Producten / diensten
Beschrijving
Aandachtspunten
Controle overige provinciale vergunningen en ontheffingen (niet-milieu)
Controle in het kader van preventief of repressief toezicht of naar aanleiding van een klacht of handhavingsverzoek
Betreft controles in en buiten Haaglanden op provinciale vergunningen die bij de ODH zijn geconcentreerd.
Controle groene wetgeving en Brzo
Provinciale groene toezichtstaken zijn geconcentreerd bij OD ZHZ, Brzotoezicht bij de DCMR.
Afstemming tussen ODs over uitvoering van deze taak dient nog plaats te vinden.
Controle en meldingen Whvbz
Toezicht op zwembaden en oppervlaktewateren (in de zomerperiode)
Controles op oppervlaktewateren in afstemming met andere ODs.
Controle op uitvoering van bodemsaneringen Wbb
Betreft taak die door de provincie en Den Haag bij de ODH wordt belegd.
Controle Vuurwerkbesluit
Betreft taak die door de provincie bij de ODH wordt belegd.
Controle Bouwstoffenbesluit
Gemeentelijke taak
Uitvoering van metingen en monstername
Betreft taken die in het kader van bovengenoemd toezicht worden uitgevoerd.
Toezichtsrapport
Verslag van toezichtsbevindingen
Brief naar aanleiding van toezichtsbevindingen
Afgestemd met vernieuwde sanctiestrategie: bezoekbevestigingsbrief of voorwaarschuwingsbrief (brief waarin termijn wordt gegeven om de overtreding ongedaan te maken).
ODH handelt zelfstandig af.
Hoorbrief/zienswijzebrief
Brief n.a.v. geconstateerde overtreding waarop handhavend optreden volgt. Overtreder kan reactie gegeven op geconstateerde feiten en omstandigheden.
ODH handelt zelfstandig af.
Handhavingsbesluit
Last onder dwangsom, last onder bestuursdwang of besluit tot intrekking van de vergunning.
Beschikking van het bevoegde gezag, al dan niet genomen in mandaat door de directeur van de ODH (clausulering naar zwaarte van de sanctie).
Effectuering handhavingsbesluit
Innen van verbeurde dwangsom, feitelijk doen uitvoeren van last onder bestuursdwang (al dan niet i.c.m. intrekking vergunning).
Procedures ter effectuering van het handhavingsbesluit worden integraal door ODH afgehandeld.
Coördinatie van HH van dit besluit vanuit DCMR
82
Producten / diensten
Beschrijving
Aandachtspunten
Proces verbaal
Inzetten strafrechtelijk traject overeenkomstig sanctiestrategie. Product wordt gemaakt door een boa in dienst van de ODH en onder de verantwoordelijkheid van het Openbaar Ministerie.
Omvat onderzoek, aanzeggen en opstellen pv, verhoor van verdachten en getuigen, voorbereiden voorlopige maatregelen, bijwonen van zittingen.
Coördinatie van toezicht en handhaving met externe partners
Betreft deels de coördinatiefunctie bij samenwerking in de handhaving die nu bij het Stadsgewest is belegd.
Afhankelijk van inbreng takenpakket van gemeenten. Noodzaak tot afstemming en coördinatie met externe handhavings-partners blijft ook in OD-context noodzakelijk.
Ontvangst en registratie klachten
ODH heeft eigen ingang (telefoonnummer) om klachten en meldingen (H17 Wm) te kunnen ontvangen.
FO bij gemeenten kan ingekomen klacht en afhandeling volgen in geautomatiseerd systeem.
Onderzoek n.a.v. ingediende klachten
Uitvoeren van controles of anderszins.
Zie verder bij toezicht en handhaving.
Toezending processtukken aan bezwarencommissie, rechtbank of RvSt
Betreft de stukken die betrekking hebben op de zaak (vergunning, overige correspondentie, onderzoeksverslagen, enz.)
ODH handelt zelfstandig af.
Verweerschrift
Advies aan bezwarencommissie naar aanleiding van ingediend bezwaarschrift of naar rechtbank/RvSt naar aanleiding van ingediend beroepschrift of voorlopige voorziening
ODH handelt zelfstandig af en heeft mandaat om het verweerschrift op te stellen en te verzenden.
Vertegenwoordiging ter zitting in bezwaar, beroep of voorlopige voorziening
Voeren van verweer
Machtiging gemeenten/provincie aan medewerkers ODH om namens het bestuur het woord te voeren.
Advies en ondersteuning in bezwaar, beroep en voorlopige voorziening bij meervoudige vergunningen
In geval de ODH een milieuadvies heeft aangeleverd t.b.v. een meervoudige vergunning.
ODH staat gemeente bij voor opstellen proces-stukken en zittingen. Voor geconcentreerde provinciale vergunningen staat de ODH de andere ODs bij.
Klachtafhandeling
Rechtsbescherming
Advisering milieu (bodem, geluid, lucht, externe veiligheid, juridisch milieu, quickscan milieu, enz.) Advisering RO
Nog niet verder uitgewerkt. Afhankelijk van inbreng takenpakket.
83
Producten / diensten
Beschrijving
Aandachtspunten
Advisering bouwplannen
Nog niet verder uitgewerkt. Afhankelijk van inbreng takenpakket.
Advisering bestemmingsplannen
Nog niet verder uitgewerkt. Afhankelijk van inbreng takenpakket.
Advisering structuurvisie
Nog niet verder uitgewerkt. Afhankelijk van inbreng takenpakket.
Advisering ad hoc
Nog niet verder uitgewerkt. Afhankelijk van inbreng takenpakket.
Beleidsevaluatie- en advisering
Advies aan gemeenten en provincie inzake de milieuparagraaf van lokaal of provinciaal beleid.
Milieuexpertise van ODH kan worden aangewend om lokaal of provinciaal beleid vorm te geven.
84
Ernst & Young Advisory Wassenaarseweg 80 2596 CZ Den Haag Post bus 90636 2509 LP Den Haag
-
Tel.: +31 (O) 88 407 1000 Fax: +31 (O) 88 - 407 1005 www.ev.nl
Gemeente Zoetermeer T.a.v. Mark van Lier Postbus 1 5 2700 AA ZOETERMEER
Den Haag, 20 april 2011 Betreft:
Afronding second opinion Bedrijfsplan Omgevingsdienst Haaglanden
Geachte heer van Lier, De realisatie van de Omgevingsdienst Haaglanden (ODH) komt steeds dichterbij. De deelnemers van de ODH hebben de afgelopen periode hard gewerkt aan de voorbereiding van de oprichting van de ODH. Dit heeft ondermeer geresulteerd in het Bedrijfsplan 'Naar een professionele Omgevingsdienst Haaglanden'. In de periode februari - maart 2011 heeft Ernst & Young in opdracht van het Directeurenoverleg een second opinion onderzoek uitgevoerd op dit bedrijfsplan. Het resultaat van onze second opinion is in het directeurenoverleg van 11 april besproken en het eindrapport is vervolgens definitief vastgesteld (versie 11april definitief). Het eindrapport van Ernst & Young bevat een aantal risico's die een effectief en doelmatig functioneren van de ODH kunnen belemmeren. Deze risico's zijn beschreven en beoordeeld. Deze beoordeling had betrekking op de urgentie van te nemen maatregelen om de risico's te verkleinen. Daarbij is gebruik gemaakt van drie mogelijkheden: Blokkade de oprichting van de ODH wordt direct en op korte termijn gefrustreerd door dit risico ( 'show-stopper'); Aanpassing bedrijfsplan - het risico kan verkleind worden door in deze fase van voorbereiding van de oprichting van de ODH maatregelen te treffen; Regulier management - het risico kan verkleind / beheerst worden n6 oprichting van de ODH.
-
Er zijn geen blokkades gevonden. Er zijn zes risico's gevonden die in onze visie aanpassing van het bedrijfsplan vergen. Er zijn negen risico's gevonden die een aandachtspunt zijn voor het toekomstig management van de ODH, op het moment dat de ODH daadwerkelijk functioneert. Ten aanzien van de zes risico's die aanpassing van het bedrijfsplan vergen is door het directeurenoverleg van 11april besloten die aanpassingen in het bedrijfsplan aan te verwerken. Als laatste activiteit van het second opinion onderzoek heeft Ernst & Young getoetst of deze aanpassingen ook adequaat zijn doorgevoerd in de definitieve versie van het bedrijfsplan. Dat is het geval. In de volgende tabel is aangegeven wat er is aangepast.
Ernst 6 Y o u q Admsov is een handelsnaam van Ernst 6 Young Accountants LLP. Dlt Is een Ilmlted Ilablllty partnenhlp omerlcht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd oij Companies Houseonder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst L Younq Advisory wordt de term partner gebruikt v w r een (vertegenwordiger van een) vennoot van Ernst B Young Acmuntants LLP. Ernst (L Young Accouniants LLP Is statutair aevestlad te Lambeth Palace Road I. London S E 1 ?EU. Verenlad Konlnkriik. heeft haar hoofdvestlalnoaan Boornoles 258.3011 XZRottecam. ~ e d e r l a i den is gerepbtreerd bil de Kamer van Koophandel ~ o i l e r d a monder nummer 2 4 4 3 2 9 4 4 . ä ~ o n z ewerrziamheden zIJn algemene voorwaarden van toepassing. waarln een beperking van de aansprakelllkheld IS opgenomen
1. Zijn er aanleidingen om aan te nemen dat de uitgangspunten achter en de berekening van de opstartkosten niet juist of valide zijn? 2. Zijn er aanleidingen om aan te nemen dat de uitgangspunten achter en de berekening van de exploitatie niet juist of valide zijn?
Er zijn in de projectbegroting geen opleidingskosten voorzien om op korte termijn aan synergie te werken.
ODH.
Ten aanzien van huisvesting is er een risico dat 198 werkplekken niet toereikend zijn. Bovendien blijkt dat op basis van de NFC-index de kosten per m2 te laag zijn ingeschat. Wagenpark kan ontoereikend blijken.
Risico is dat opleidingskosten ontoereikend zijn in de eerste jaren omdat het geheel nieuw op te starten organisatie betreft die synergie moet bereiken en waar bedrijfsrnatig werken centraal staat (cultuurv:aaqstuk). 9.
Zijn er aanleidingen om aan te nemen dat de onderlinge financiële verhoudingen tussen partijen niet juist zijn?
10. fijn er aanleidingen om te veronderstellen dat de deelnemers aan de OD Haaglanden onnodige financiële risico's gaan lopen op basis van dit bedrijfsplan?
Op pagina 16 van het bijlagenboek is als onderdeel van de projectbegroting € 100.000 opgenomen als 'investering het samensmeltingsproces', voorafgaand aan de vorming van de
Er zijn geen concrete afspraken gemaakt inzake de verdeling van meeof tegenvallers ten aanzien van opstartkosten. (Ten aanzien van mee of tegenvallers in de exploitatiekosten zijn de verhoudingen wel geregeld.) In het bedrijfsplan is niet uitgewerkt hoe het weerstandsvermogen van de ODH wordt opgebouwd,
De kosten voor huisvesting (pandgebonden) zijn ruimer begroot dan in de vorige versie. In plaats van 9 wordt nu met 1 8 m2 per werkplek gerekend. De exploitatiebegroting en de toelichting daarop is aangepast. In p!aats van 20 auto's zijn nu 30 auto's begroot. De exploitatiebegrotiny; en de toelichting daarop is aangepast. De structurele opleidingskosten zijn verhoogd naar 5%van de personeelskosten. Dat was 4%.Op pagina 21 van het plan staat dit toegelicht en wordt aangeven dat het percentage in de eerste vier jaar wordt afgebouwd naar een 'gangbaar niveau'. In het bedrijfsplan staan concrete afspraken ten aanzien van de verdeling van opstartkosten. Zie pagina 24.
In het bijlagenboek wordt adequaat beschreven en uitgewerkt hoe het weerstandsvermogen wordt opgebouwd op pagina 23-35. De stuurgroep wordt voorgesteld op een later moment ir: het proces het weerstandsvermogenverder uit te werken als risico's en de noodzaak van onvoorziene middelen beter in beeld is. Dit is een optie die ook in de second opinion is aangegeven.
We stellen vast dat de aanbevelingen die Ernst & Young heeft gedaan, adequaat zijn verwerkt in het bedrijfsplan (definitieve versie 14 april 2011).
Het onderzoek van Ernst & Younq is hiermee afgerond. We willen de projectorganisatie en de overige betrokkenen bedanken voor de prettige en constructieve manier waarop we hebben kunnen samenwerken. Tenslotte wensen we de deelnemers heel veel succes bij de oprichting en start van de ODH!
Met vriendelijke groet, Ernst & Young Advisory
Joost Clarenbeek manager
Reinier Gosselink director
Second opinion Bedrijfsplan Omqwingcdienst Haaglanden r"-
Rapportage 1lagtoil204 ? - definitief
--
-
-
--
Inhoudsopgave
i. Inleiding
2. Beantwoording onderzoeksvrngen 3. Implementatie Bijlagen
----
--
P
-
--
Conclusies
!r r i ~ n l e i d i t y n01.~1 ~ te ,i?ni?n
Fr
IA
norj ,?leikrikzni {net w r i k ICT-sys!tcnl er a i ~ t i k~t a ? w t cdzn
--., ~~~r;pui:ten achtsi. &n de berzkeri:nrj czri 0-5
Ei is r,og çc:+
cl)ct?itb.?;sten nitt Jllict *,f vdlide zijn?
v ~ r d2 i gebiu!Pers
~ x x t analjste g6daari narr d€ :un~tionei?kerorsten Verq?iiji*ii:C met dti benîtirnarlr
rirnC,=l cpst2r:kt)sten tCT
Er zijn
iri,ie
;i
n.iet roalis1:s:h
:n de htncli~riaikeen rtkl:ios; rijn
projerttegrotiny geen o p l e i ~ i n ~ s i i o s t vooi';.irn e~i oin op
korte termiin aen syncrqie te wernen 2
Zti:~ er aari!eidaqr-n ani azn te n e m n riet d? aitqa;wspurt?n achtei en
tier:ke~ilig van d:
ekpkitatie ntai luist
zyn?
31 vaiiar
Trrt a~v:ier; isr; Fiuisvedirrq
rttrtI;i::eikeiid ).?st.n
is
er eer; i iiicci d3t 133 nerkr;le)
15 3ovrndier: b:ijkt ddt ep cacis t i i n P I
.JFC-~I~LIC'Y d,?
per m2 ta laag zijn ingenchat.
hayrnpiirk kali ofi~oerrikendblijker. ~ dtrvichlr~drh Er KT-tïrlcitc;~~.lui i ~ i . Je
IS
,iùq wel % : n aant~l
ktures l o mak;.:: ien cánzicn blan C r ~tii~itmdmof dc inir./l!ï*lin\'íiqdq1 De ~xploi!,rri.? !igsbasetrr! cru M rr.ii5imumvai iact Risicc is ?lat ople~rf!ncjskcslenotitotieikena ?ijli in de seiaie j a i m omdal. het geheel riiww op :E rt~rtencrganisatre betrefl die synery* mnel bereiken En aarii bedrrjfsmarig werkeri centraêl slaai cci~lt!:ur.,~aegst~k) 3
Z!;:;et a ~ n i e i d i n ~cm ~ npan ;a nfrrien dat d: '%?rj?~d€efff:~i~encydci~lsteI!ing~n wet gchzrcld
ki.nn~o wardcr.9
Ci:nliiri.?:i~ vari nieuwe or~clr~isa11-t er. riCday11;i Jrn tedfl,fciqatig i? qirür: *;ieraei!kar; spa:i::inq ri:iicit:i oii h ~ a i d 3 c i e~ficienc~~luir.st r in t0 en t:. cìat ?~re?ltseerl:i.aii wti:deri
Conclusies
F
in+t OP Lxiichmark is het na te st:el'en
Zijn er s c n l t i d i n ~ ncr? jan te rirrien dat de
lri s.rrijelyhing
ilorrspda r ~ r h ~ u o : r tccsen -u htt prrinatrc! :?mie$ en de o\,ei-heaC ri:et lealistisch rijn:
is oi:erhead:-e:. entzqs arnb?tieusmaor lna?fbäar i 2 h?~iiaa?hr'id an e n melc r J n dutoi:o~i:e ?dn a?hanr.elljk vzn i.-ier.aq~rnentk~iizeb
de 03H 5
Zip er aanleidingen om aan t~ riemen dat de
Zie vraag ~nrakenpstiitkosten
huidiye begroting van de optartkoderi ten aanr1e.i van ICT niet luist of \liiiide is? 6
7
Tiin ar ~cnlerd1ngsnOITI sön :e riei-rien dat dr! tiuidipc beqrntiq $fanbe erplc!tati~var1 de IC1 ,:I>: jili:! 3f vali& t i ) Zij;: ei a~idcrcnenliliai:icon oni te t r i j t ~ l c n;.?
a
pararnet~r57 Lijn cr avrileidin:+en o,? :c .~eronderstcllendat de o ~ e;'a;) t de r30 YaaqÌan.ia;i niet L~uCqer!~rr peiiti $d! l;: kt;riri?i~verlopen?
J
Zijn er adr!e~;lirirjeliOKI ;an :r neinec drlt de
Ei ;i!n g ? o ~roiicrete afsprsken aeniaiikt inzeke de varm?liriq van
aiirierlinqe *inanr.ieie i.sr;ioudin~jen tussen
mec- &f ?e~~~nvallers ien aanrten vtrii ripslartkosten (Tel! aairieri
partijer! niet jti:t;t ZIJG?
van nee -uf tegenvelleis in i e erploitatiekosten zijn ce rrerhc.iuBr.gei: *&eloeregeld.)
Conclusies Cont.
10
Zii:i ei aziile!diny,~am te r srcndttistelleii d& dt-
li! net kdri!fyildn is SiPt i i ; t ~ r ;k~t ihno -tvp vteei 6td~.1Jsc~?r~~c~qen
deelnirrnars aan d? 3 D Kiaglanden onno?frje
van d? ODH vruïa: opqet)ollwi
f!nziiciele risicc's 916n Inperi op %SIS van dit befir~jrspiat?
Te grote \lariatie in prnciuctia:fspi.akn @oorhet aiat r~akuinanvan j.ìsprakei~dnor d ~ e t n e r n ei; ~r~ uittiedinq ren deelnemende ~a;ti!en 71Jil een riqict! vo:r dr cor~:ilii~iti?:tyan d,? QGH. Dit liin aigemem ii-;ir.ors dlc f~ndn~iele mn~eyuenlit~ kunneti h e h k n l:: qc-\ai e i vanlrii het Rijk !
1-1
i2
Zo i i bvclhe i'is~co'~ zijn dat dav €11 W?? :imoyelijli~o*nrJsng:en dei&i!n.cd'%?
IS
de
qa9,eIF C M d3t f+n r1s!i.C1 Vi>or d i dreIPemcl? ni.31ey%ren Dit i5 een di~ene.t.ilrrl;ico incl ~ ~ ( j e i i::ndnci2l+? )k iOil~e~UCiliis~S. U4 -~c(;rnaa,~;~t~. II\ICO'S (OP basls \:.i11 rnexirlisle Kin5 en irrirs~i:zijli P ~ ~ O G E !krls::ep.. C !CT, h..J!~it~stin$ PR ~pleldlr:+. tiet .u~eerj'ian:*sverin~gen bouardolrri wc. als tcrereiketir
Ziin er a@n!eir:iri:en Cm IC.renr~d.ir;teIlc-i; dal de d o ~ dt t 16 rJqana&les aaiijekverc'e oegerens ivil il2ll7ibn Vbri dr. hllldl~ekosiea
Ju!: o'
lvirb'e ziiii3
l?
Zll:i er arnieidiii~en011,te tero-iderstellen ;:e
t e in x!J'S uit Oveiliead is rilt1 vc-or elke deelqemende ~ e c i e e ~exart
r;ernesr~icrnnret op CIP ~ilisfeof eeii WIIICIP :41j?e
+e drl~kkcn.
i?urttricttekost~nIR beeld hebben qebrachti
p . -
Inhoudsopgave
3. Implementatie
----
-
--
p p -
-
1.1 Inleiding Ontuvikkelirigan Omgevinasdienct Haaglanden r-'
Vet si1 binneri hsi Stddsgewezt '-taa'3iäiide;; is ir: 2039 het gesprek gect8t-t over hei vormen vaiï een OD voor de regis kkta~;1;~nd$n (hierna OCH). Dit he& geresulieeu8din een bestuurlijke notitie w a ~ r i n de inianiiec zijn verwoord voor het berder onderzoei;eri Iinvu!!;n~geven van een ODM. In februari 2010 heeft deze bcsfi.;urlljke notiSe ~eleid;at een bssiuurlijke intuntieover~enkoi~st bussen da necjsn geinsstilen in Hazglanden en de prc.vir;cie Zt-rirr-Hol:andom een @S!{te gaari vormzn. De O9P ZE! rkamee één van de vijf omye\~ingsc!ier:s:e:~ worden In Zuid-fioiIand.
Bijzonder zan de situati? in li~aglsnáen,in tegerlstetling tot d e \;';erander;: regio's i;] Zuid-kioii2iid, is dat er nog geen uitvovringssainenwerking is op tie schacl van de gehele regio er; op het gebied vzn vergunningve;lening en handhaving. De bestuur'iijkeinlenîies in Haag!anden om zeif in gezamenlijktieid de handhaving ie gaein verbetsreii, de bestui;i.lijke opciracht die is gegeven m n gemeenten en provincies Gril te torì~ent3t omgevingsdiensten par 1 januari 2012 en de komst van de iiieii\~e ~~setkelijke kw8li?eitscri!eria zij:; d e Lelz?ngriji<stedrivers gzvdeest achter dit b~di-ij,isp!an.
Het bedrijfsplan is in irrtensieve sarnenvv2rking tilssen alie betfokken p~flijcnvanuit de nageg gemeenten binilsti het Stadsgewest tfaagi~ndeiien d r srovinsie Zdid-Holland tot stand gekomen. Heiis eun L eider2 concretisering van de 'Sestrr ufijke iritz:i;ieavereer;Ec,onst' zoals in februari 2010 Euss.>n deze tien or~anisatiesis over2engukomen.
-
i.1 !nleIding Onh~ikkelinaen +. Orngevingsdienst Haaglanden cant. Oriderhsvig bedrijfsplan schetst op hoofdlijneïi de ca~sequenti-svcor ae negen deslnernendo gemeenten en de provincie Zuid-Holland van hei aangsan van de Ge~iieeiischappeiijkek g d i n g Grngevingsdienst klasglanden.
Naast kwsliteit spelen ook kosi.er. een belangrijke rol in cie besluitvorming inzake d- opzet van o-n omgevingsdienst. Enerzijds zijn er opst~lrtkosienom de dlensl te bouw??!en daarnpzst onis,taari frictiekosten in de achterblijvende organisaties op het rnomení dat er pe~soneeìvord! overgepiadat naar een nieuwe organisatie. Aan de andere ksnt blijkt dat schaalvergroting leidt tot structurela kosienbasgaringen. Het i3 belangrijk dat bij d e opzet van een dieilat duide!ijk wcrdt welke kcsten en baten dst mei zich meebrengt.
Over het geileel geriomen krijgt dz omgevingsdienst een ambitieuze cpdracht mse: meer kwaliteit tsgeíi lagere kosien.
1.2 Inleiding - Aanleiding en doelstellinq ,._onderzoek H d vormen van b s OBH is een arr;bi:ieuze do3lstel;i:;y, en zoels gesteld nake;~kcaten sec belacgrij!, oriderdeel uit van de besluitvorming. 5eelrirn .ende gem-siiterî hechten ?h:a~rdeaan inzicht in d2 financiële naâlbaciri;eid van hut $edrijfspíar: zoals dat nu vaar IIgt voor de vorr~ingvzn de OEH.
Aan E n i ~ i Yo~oi!ng Advisory is geviaegcl eer. secoad cpinion iìit te voeren op he: bedrijfsplan voor d e ornge\/'.iP:ig3dienst Haaglanden (OCi-l). hiervoor zijn in overlec met het dir~cteurenoverlegesn aantzl rp~~cifieke vrageri ter beaniwoordin~:opgesteld. d?,
De uiik~r~ster, van de second upinicn dienen de cieeinern-nde gsnieenten ts ondercteiinen bij de bes!uitvormii?guver de vorming vbn de ODH.
-i en aanzìm van de voorliggende eecnnd opirhion wordt nu de veigende reikwijdk voorzien: Ten aanzien van het Bedrijfsplan: De fina~cieleuitgcrngspuntene:1donrrkeningar. ven de opstarihasten er exp!oi;atie De aaiinares ten amrien van de efiiriencydoelstellingen De r&id vvrrhouding prinair proces :?eiSUS onders.euning De kosten voor de op~tarten de e~ploi~etievan de !CT hostsn zoals nir zijn ~itgeierk'.irr het BP De onderlinge finaqcidle verhoudi:igeil De fitx:1:i6le risico's die worden celopen ten sarzien van deze uitgangspdntener. 2oorrelsnings.1
Ten aanzien van de gernz-vnien: De door gemeSrten aange!clleidegegeverib :'an de huidice bogroti.iy Idem voor de kscijferdefrictiahosten --
- -
-
-
--
.
-
-
-
-
-
-
-
-
.
--
-
-
1.3 Inleiding Vraagstelling onderzoek De reikwîjdtr van de seconti spinion kan wol-den vertaelc! nzzr de volgende concrete onde~zoeksvragen: ' Zij- er ascleidingen o2r.r aan te nemen dat de uitg~ngcput?enachter en de berekening van de opstartkosten niet juist of valide zijn? L. Zijn er aaiileiciingen om aan te tiemei1 dat de uitgangspunten achter en d e Ssrekening van ao cxploitztie niet juist of valide zijn? i! niet gehaald kisnnen worden? 2. Zijn er aan!eidliigen om aan te nemen dat de b ~ c ~ g deifi'fici=.ncydoei~,felli'tgtn tussen hot primaire proces en de overhead 4. Zijn er sanleidirlgen om aen te nei !;$li dat cie bzoegds var ho~ding rik! realistisc!i zijn? :- Zij3 er aanleidingen otn asn te nemrc-n &t de hilidige begi'oiingvan de opstartkosten ten aanzien van ICT niet juist of valide is? Zijn er aanleidingen om aan te nemc-n dat de huidige begroting uwìi tiu exyloiiatie van c k ICT niet juist of vzlide (. is? Zijn er andere wa~leidingznoin te twijfzlen aan de g~hanieerdefinanciële uiigangspi?ntenenlof parameters? 7. Zijn er aanieidingen om te vsi~oirderstellen dat de opzet ueri de OD Haaglanden niet:budgettak neutraal zal . kunnen verlopzri? Zijn er aanleidingen oin aan te nemen dzt de orrder!ingeciir;aiiciëleverhoudingen tussen par+!jenniet juis: zijn? G. . Zijr; er aanleidingen om te veronderstellen bat de deeliiemers aan de OD !daaglandenonnodige financiëlr risico's gaan lopen op basis van dit bedrijfsplan? li . Zo ja weike risico's zijn dat aan en :vat t?. de mogelijke amvcng van deze iisico's? i,:. Zijn er aanleidingen om te uer.onderstelletitict de door de CO organisaties aang~leverciegegevens ten aaiizicn van de huidige kosten niet jt4istof valide zijn? .., ... . Zij21 er eanleidingen om 'IC verondersic:iien de ~erneenienniet op de juiste ?f eerr valid2 wijze hun friciiekosien in beeld hebben gebracttt? C : I
c.
-. IO
-
-- -
.
- -
-- -
- -
.-
---
-
SIERNST&YOUNG Quafityh Zycrythiag Mrt Do
-
i.4 Inleiding Onderzoekcaanpak De onderzoeksaanpak is geent op cri-:anzíyse van ö$schikbare gege?;cns, het houden van i:?tervlet:s en vercziij'iing van (financigle) aennaiiieo 5;i uiigar~gspurìten. D3 vclgendo specifieke weikzasmheden heeft Ernst & Youcg Advisory ter: behoeve vzn hst ow!rrzo?k uitgevoerd; ( 4 ) docurr.ontenstudie, (Lj irii2n~iewssi1 (3) ans?lysevergelijltend matenad. Vgij achten het vanuit pwfessionele máaiat~vs\ngerecl;tvaardigc om, hlliten de onrierzoeks\!ragerì om. e:drs k~nttekeni~gen te plaatset.; bij het bnc!rijfspisii cm dazrmze dfeinernends geineenten -bewust' te rnaken van rnogelijke (firizifici$le) risico's sn Kansen.
3e wurkzsamhsden zijn verricht in overeenstemniing met in blederland algemeen aaniaa:do richtlijnen inmkz opdrachten t ~het t verrichten van ~~ereengekC?
Ir! de onderzoeksopdracht is het mialeriaal benoemd viaar'cp de Seanhwooiding van de onbsrzoeksvragen gebaseerd moet woïdan. 3it betreft da volgeitie docttrnenien: Document Op weg m a r een RUD Haaglandei1 Car;ceyr Betirijhplan ODH (concept versie dd 1 r~iaart261 i) Memo r / verslagen van ovei,!egganS;uurg:oep zn Eii'rcier!rencverI~g Finafi~i&le stand van zaken vanuit werkgroep FinanciCn inzske huid,i~e begrotkgen en frictiekosten
In de vraagstsiling komt op !an santzl plzalsen de irasg nzsi,3oret: of uit~éingspuntenen berekeningel! piet juist of vatide rijn. Ondc,,r deze EJc~rippen v40rd.t in di-:,orìderzoel-; het voigende versiaan: Zake:i ~ ~ c i - E'S a ' eniet ~ juist aangemerkt indieii deze ;liet ovzreenkoip7;enmet de werkelijkheid Zakeiì warden als nis+ralide asncnzmerkt indien deze niet aansluit ei^ bij hstgecn yebruikelijlc begrig of definitie.
ie h~nierenc i i ~
con?. EiJde beantwoording van de ~nderzoaksv~a~eri, Is per o;iderzoeksvraag ielt<encde volgetide werkwijze gevolgd: Wat is de stand van zaken nu; wdke feiteliik geyeveils zijn aariwezig in het bzdrijfsplan Iioe woraen deze gegevens onde~*bouwd Wat kunnen cve leren u 2 \I=rgelijtbsre refem.?'riecijfers
Daaïbij richtien we ons op de grootste kostenposten c: die kostenposten ciis opvallen ten opzichte van tlergelijkbaar rnaîerizzl.
Ten acnzien va;? de afronding van de rapportage heeft er hoor- en wederhoor plasrtsgevonde;i tussen de onderzoekers en betrok~eiier~ vznuit de opdrachtgever.
--
*
---
_
__---
--
-
P
-
-
--
Inhoudsopgave
l. Inleiding
3. Implementatie
Qua lity in Everflhing W! Do
2.7 Zijn er aanleidingen om aan t e nemen dat de uitgangspunten achter en de berekening van de opstartkosten niet juist af valide zijn? Irrlslding Voor het neerzetten vati de 0 0 F i m ~ eeen t eenmalige investering wcrclen gedaan, die vsnwege de eis van ' b ~ d g e ~niutraal' ir zal moelen worden iarugverdiend. De22 eenii~aligeinvestering is dprojeclbegroting. De tctalp omvang \isn ue eecn~a!iyeinvestering is geksec-rd op eei? aantal aannames en entaringen bij andere milieu- En cqigevingsdiensten. H e i b e d r ~ gis gemaximaliseerd op genoemd Sedr~g(E 2.4 rnfn).
De projectbegroting bes+& a. Projectorcjanisztie b. Personeel c. Auto~ialisering d. Coimmrinicatie e. Overig
uit. kosten vUor de volgende onderdelen:
2.i Ziin er aaialeidingen om aan te nemen dat d e uitgangspunten achter eh de berekeninq van d e opctartkosten niet juist of valide zijn'? w
3ovincjirrg~n Bij de projectbeyroCng. in !egenstelling ioi de sxploit~tiehegroting,is in hst bedrijfsplan ODH gzen toelichting op de sannames en uitgei;gsp~tnìt.n áchter de kostenposten opgenomen znders dan ee3 toelichting in de begroiing zelf.
3e voorzitte; van de *;:erkg:oep Tak-n ?n Financiën iieefr aan Ernsx i3 Yourig osn toeli~hiing gegeven op Ze ondrrbo:iv:iriu \isli de sznnanlies en uitgangspunierh achter f ' a prgjectaogroiing. Op basis van de b esp rekken dje we I:ebben gevoerd hnbbeq w2 geen ~~an!aiding om te vercndeis!elien dat dit ge!eid beef! tot eer! cnv3liediga projôcibegrdiny of het gesicik van minde, valide aaniiames en uitgangspunte.r actlts begrote kcrstenposten.
Op b ~ s i van s er~siingenuit onze eigea pisktijk en git b~ergelijkondrnriei'zoek (Bsrenschút, 2011) sîeiellen we dal in de projectbegroting vaor de ODH de re!ebzantekosienposieri zijn op5snernen. Met betrekking t ~de t ogctati~osfenkan worle!i gesteld dat d r exacte toialn kosteri nng ni2t in beeld zijn. in onze visie is dii inherent aen de fase vraarin de vciming vari do Cl35 zici nu bevindt.
-P== 2.1 t-rjn er aanleidingen om aan te nemen dat de uitganqssuntcn achter en de berekeninq van d e opstartkuston niet juist of Gaf ide zijn?
cor1A.
De ~óslattXcs;t;ir voor de ODH zijn \"erdeleken::iet Ce ops~tar'koater;van RUD'S in veigelijkcnu onderzoek (Berenschot, 20'í lj. Daaruit kr'rnt t;zzr .:!oren dat de gemiddelde opsiartkosten voor een RUD € 870.7C"uedragen. Deze opsPdrtkoske9 zijn a;siizien!ij%lager dari de opstart\~outen voot de vorming van de 9DH. Ee veilílai'in~voor dit verschii antstaat loorarir in het \iercjeiijkerid onderzoek de ICT kosten en kosterì vbor huisvesting bt~itdnde projvct5egrotiny worder, gelaten. In de p;ojectSegrr;'iirig in hoi bedrijfsplan voor de opzet v2n de CCH zijn de ICT korten (E 990.000)en kosten voov 3 maandm huisves$ifig(E 225.000)apgenomen. Zonder deze pasten zijn de opsterikosteri vgor de ODH vergelijkbaar rnet de Genchmcirk namelijk C 885.090.
Da~rnaastis het zo dal. eeii de ongevser de he!f&van ds uitvoerii~gsdienstendie in het dergelijkend onderzoek zijn Dpgenomeri, zijn ontstaan na ewi hlsir 4ussen EG;: bestzanc:e milieudisnst en ee: : ai meerderc gen~eegten.In bef onderzoek wordt ervan utLgegaar! ciat ten azr~zier;var; de projectkcst~ri cle kosten v007 het opzetten k.an een hsie en het opriditen va6 e2n nieuwe organisatie gelijk zijn. 3e projec'lsosten (exdusief !CT en h!.:isvestirig) van de OODH er; de benchmsrk :igger; op hetzeEde niveau. LYij sshaten LI 6a-i de projectkosten vaur deze fusies geiniddeld lagrr zijn dan $e projectkosten voor het oprichten váti een geheel nieuwe ~ritvoeringsdienstzoals de ODH.
Om die reden is er aaAeidinc om t2 veroncietstellen dat de ~2startkosfer1 voor $e nieuw op te zetten ODH reiakief laag zijn ingeschat ten opzichte van de Senchiriark.
2.1 ZIin er aanleidingen om aarr te nemen clat de uitgangspunten achter e i ds berekenfnq -._ van de opstartkosten niet juist ob valide zijn? Een veigelijking per kostenp~sruit de projectbegrotirig vzn cia ODP mei de opstartkcsten uit vergelijkend onderzoek (Berenschot 2011) eii eigen ervaringsz geeft de volgende bevindingen: Op5eidhiigsim~ïer;:in vergelijkend ontierzcek wordt regeriig gehouden met cpleidingskosten om rrei persc::eel i? t.zinen bij de iotcgratie en he; gpven van e ~ ikw~allteitsimpiils i aan het personeel. Hi;wcor wordt gemiddeld een bzdrag van 3% van de salaris kc ster^ opgu.lomen. Bij Os ODti zijn c!sze opleiding~kostetlvoor het opstar+er:ven de organisatie opgenomeri in dz exstoitatiebegiotiiìg(4%). Dit is een puiit v a l aandacht. Er is in de projectbeg~otinsgeen r~imf.2is gecreëerd vaor 'het op galg brengen' van de organisatie t=.? prvdustie van de ODii. We heb5en begrepe? dzt voor de opstart van de ODi-l deze kosien door d 2 Cvelnerrers worden gedragan. Gszier! de grote verscheidenheid a2n werkwijzer: cn ~ijosilorendecult~urvanuit de deeinemecde gemeiiten is dit een belangrijk aandachtspunt tvliraar de deelnemers i11onze visie op korte termijn w9rk van moeten mskcn om de kam op synergie en efficiencyvcjoiae2eii van de nieuwe ODM-orgnnisatie in ie kunneg boeken. !CT': in ve; celijkend onderzoek wordt vcai cC3 integratie veci de systemsn é 100.003 per RUD begroot. Dit is eeq stelpost sn tnogelijk laag iiuyeschat om er weinig rekenitic gehouden is niet een compleet nieuw op te zetten ICT-oplossing. Voor de opstart van de ODH gast men t*itvon G 990.290.Deze kocfen zijn hoger eoordat ODH een nieul>*~rz ICT orsanisatie op mozt zetten terwijl :ij zndere RUD's de sys:e:~ien van de bestaande n-i1;audiensttn tnoeten worden geïniegreerd met de systemen van de provincie. Dit maakt dsr de genoemde cijfers, uit beschikbaar n-ateriaal,niet op een betrouwbare manisr met elkaar vergeleken 3unnen worden. De crannames achter de cpstartkosten voor automatisering zijn asnnames \(ooi dit moment, waarbij nog niet bekend is mer welk ?utor:iatiseiingsystec~;n er birnsn de ODH gewerkt gaat werden. Als gev@!gvan de keuze v ~ osen r auto*natiseringssysteem kunnen de bijbe3arenae opsiartkosten nog veranderen.
2.1 Zijn sr aanleidingsn arm aan te nemen dat de uitgangspunten achter eh de berekenin~van d e opstartkosten niet juist of valide ziin? tv
zárìC. E!uurkoi:rii gsdu~endsin:lickiiìig: in de projectbegrcling OCH is Ciiervoor € 235.000 opgenomltz (3 maanc'en * C 75.000). Vergeiijk~t~ci onderzoek Iaat deze kcs'ranpos. ,ik? zien. Een veritlaring tiierifoor kan zijn dzt integratje binnen de bestaaiide huisvesting koii plaatsvinden. In relatie tot de huis~restingskostenin de exploitatiebegrctiny; & 747.000 (5CCI:ct -i- 247!K) is onze inschatting dat E 225.000 voor drie maanden ruim begimoot is. C&rt~foca:.ing: ODH beeft een bedrag ván G 50.060 opgenomen voor- IS0 certificerii?~. L1erge\ijker;d ond,zrzoek lazt deze kostenpost niet zien.
Orrvoorri@n:OQH hanteert sen percentage van 15% onvctorzien, vergelijkend onderzoek hanteert een percentage van 10% voor doze kosienpost. In de projectliegroting voor c!e opzet van de ODH is gekózsn vocr een percentage van 15% mvt alo argument dat de prssten op de projecibegroting"sumrniaf' zijn.
r
C I : ~ç r ?i;nieiifrr.gcc
3rr1e ~ i nIT. -~~rr.cr; ' T
~iit~anqc;.urita~i ;icii?cr en c:e :.Ereht!ninq va:. cis uris;art!;acteri
r! >i
just
9f
r~altdr:?ijri2
Er 15 ricg :~:etbeAend met wclk KT-systccrii er gew@:lta+a: #oftien E i is i10Q qe411 cfacte a~alvsegedmrl naai de isiriclionelr vcteisten
vrr! JI! g~bruil:ers ?i.~r1g:li:ktn3 rrict de bccciinarli .1: l i e i FPF!I;~ISC~ ~nndöicpta~tkoctenICT iri de binchr?a!'k con itelpcst z i n Er zijn in Ja picje:+be~rnling geen opleicll~asl:os?er.vont'?i?nom F .: korie t e r ~ i i *ar1 ) ~ synerqit ÌF v:er'hen.
Inhoudsopgave
2.8 Suciget rrsulva'aifitvit
2.Y Financiële vrrh~lsaingsn Z.? S Firi~ncielsrisico's
3:i Z Huiaige kusten gen~czcten
---
-
---
2.2 Ziin er aanleidingen om aan te nemen dat de uitgangspunten achter eh de berekening van de ~xploftatieniet juist of valide zqn? Inleiding Voor de exploitatie van de ODE-F Is een 're~lisiischstiiaar zo scherp intigelij!,:ebegroting' gamaakt die neerkotxt op 20 mi!joen euro op jsarbacis vow personeel, bedrij!svosring en overhead aaiigetfutd mut een schstting van clica 4 rni!joei~euro voor kosten $ernaakt ter ondersteuning van de uitvoering. In het bed5jkplzn OD3 is op grcnd tiair de orwangyegevzns van de dienst en de door d e dsehemeiide gemeenatenier beschikking gestelde gegevzw ten uaì~zienvan de huidige siiuatie een eerste w@loitztieBegrotinggemaakt vow 2012 en navolg;de jaren.
Daze eupioitstIs is opgezet 053 basis vin de best~zrldebegrotingsgegevsns van cie deelnemers voor zover die beschikbaar en van ioepassing v!er$n. De ewp!oitaiie wordt inyegwen c'oor het bundelen van de beschikháre budgetten en rt%'svan de huidige taakuitvoering (primaire proces) en vermeerderd mr;i zo laag mogelijk ,iehouden oirerheadkosien.
--- --2.2 Zijn e r aanleidingen om aan te nemen dat de uitgangspunten achter en de berekenha van de exploitatie niet juist ui' valick zijn?
- - -
---P-----
P -
'Li
Bevindinger; Bij de exploitaliebegroiing is in het badrijfspian GDH Gen Coslichting op de a~nnamesen uiigzngspunten achter de I
,,,*;-:-L:-:
-
--
-,'v..~-
--
,.,i,.,.. .,:
b.:.
--z
,F"' : , . ..... r . -
-
--
. p
- -.-
------
--
p -
--
7" 2.2 ~ i j er n aanleidingen om aan t,@nemen dat de uitgangspunten acliter er1 de berekefnina van de. sxploitatie niet juist of valide rijn?
conf. Huisites2ing: De totale h~!isvestingshcste;~ à € 500.QC3zijn gabaszerd o;, 198,l werkplekken met een gemiddelde opper?r!~ktevc"n lZ,? m2. Uit de NFC-inc!zx* komt naar boren dat de gemiddelde werkpldk in Nederlznd 13 7 m2 groot is. De gehanteerde norm iri ket bedriji'splan is cle ARBO-norm van 9 m2 plus zen opslag voor gangen. De NFC index houdt bij zijn G~rekeningrekening rret bijvoorbeeldvergaderruimtes un sanitaire ruimtes. Indien de NFC index gehanteerd ZOLI worden voor de gr~ottevan een were*;plekbij de ODH dan zijn de kosten 54% hoger dan begroot. Ifi he; projectplanwodt uitgegaan voor l9P,I werk$I&kkenvoor 233 :te. Van deze 233 ite L ~ J G ;35 . ~ ~fte flex (i5%). Het aantal werkplekken ie nu gelijk gesteld aan het aanial niet fiexvet kanae fte (ratio l-op-l). Het is wan i ~ d a n om g rekering te houden met de bszetting vzn parttime medewerkers over de week iri relatie tot bcschikiiarewei'kplekken. Om die reden is h2t aan te radsn om een ratio aan te houdeii van l-op-l . l 2 voor het aantal niet gexv:er!.re;~de fte. Het anïital wer!.plekken zorb daarmee ditkomen op 221. betreft de begroting van de exploitatielasfenvoor i'iuis\!es'ling stellen we vast (roede op basis va;i gesprel.t!;;en) det de valide uitgangsp~ntenworden gehanteerd. Er wordt uitgegaan van E 170 m* gebaseerd op het ~ritgancspuntdat de huisvesting niet op een A-locatie kon;2 r a a r vr81 in de bi~irr:van opznbaar vervcer.
cf NEN * CP NF.2 i~~de;; is eelt $;v-2,.;,r.iark voor hosten van rsn ivc d,ple:; voor kdntocrho, :de:lJpersonee/.Do L loerappsr. lakte is g~lrarc-erd 2580 r n is i ~ c l u ~ i r...:. e f mv.7, retgadet, trimte, saiiituire nijmtcs eir. -- - --- -- -p
2.2 Zijn er aanleidingen om aan te nemen dat de uitgangspunten achter en de berekening van d e exploitatie niet juist of valide zijn? ?cC?agsnpark: Iir het pr~jectpkin wordt aarigenomerz dat de he!ft van de toeziciithouders (plm. 40 medeiiile~kers) @ruik mkeri van scooters en fietsen. De sndere heifi zal gsbriiik maken vail de auto. B!j de exploitatiebegt.otingword uitgegaan van 20 auto s. 5 scozters en 30 hetsen. Or,Ger huisvestiag wordt aangegeven aat één pand iuordt ge::?~urd.Dit betekent c(af de 1,verknemers die ~rcortieenwerkziam ware3 binnen de eiysn gemecrlte nu va-itlit een cxtrele locatie binnen de r5gio Hazglaiidenwerken. De afstand tussen het kantcc7 eti de Iwatie waar cia controles worden uitgevoerd neem: hierdoortoe. Gcvcig hiervan is dzt het autageoruik toe zal czrnen tcn o?zicht van cie huidige siruatie. Het gzbruik vnn B~ILF'S is dus n.&e af~ankelijlrvan he',de locatie van de OEH. Coerdat er vaiii :it een ceritr ale locatie gewerkt gaai worden schaken *=\;e: In dat meer medewerkers de zuto ziillen gaap gebruiken: 75% in plaats van 50%. Ir Zat geval zijn er 10 auto's mesr nodig. IrJcrgcr ?park(Euro * 7 0031
ODH r Ala%mum
2.2 Zijn or aanleidirigen om aan te namen dat de uitgangspunten achter e i de berekeninct van de exploitatie niet juist of valide zijn? b
CI': Het uligangspunt achter da begroting va? de exploitatielasten voor ICT is de redenatie wat de ODH als organisatie riiinimaal nodig heeft voor de uitvoering vat) haar taken. Ge:edenee;d vawit de ODE, niet wat de gemeente nodig hebben om goed te k ~ n n e functioneien n in relatie tot d e OPH. C-5?pdzclite is dat indian een geme~ntemeer wil ze hiervoor betmlt. zoars een pc n a ~internet t eansluiting en standzcird De kost;.? voor ICT dekken a i k n de basi~\~awzieninger; programma's (tvorkflowsystecr?,digitale ai :bivering, koppefir~~en met 3ndelijke voorz~eiringen).K o s l e ~voo: laptops ct palrrcfops of andere ICT voorzieningati zijn niet cpgenonen in de exploiQiielegroting. Er is ee? n:inimrim en een maxitniimvarian: osgest~ld, welhe respectievelijk E 548.00C En C 838.OGCl bedraadt In het beccr ijkplan wordt uitgegaan vati een jaarlijkse exploitatielast voor automstiseriiig V P P C 546.C00. voor 198,l werkplekken. Gemiddald komen de ICT konten r lit op F 2.342 ~ 3 ffe r eìi é 2.756 per zir*rkplek. De NFC index geeft aan dat de gemiddelde 1CT kcsten per werkplek in Nederland in 2009 f 2.558 bediagen. Hierui'i is op te maken det Ce gemiddelde ICT kosten psi.v;rerkplek in de bkgroting niet sterk afrijken van de NFCbenchmark. Overigens rijn ckze gemiddzide kosten exclusief ba opstarikosten van f: 99G.000 VOO- ICT terzkend. In vraag 2.3 gaan we verder in op risico's ten sanzien vrn de ICT-expizitatie. ICT jaarliiksz exp!oifaticlL?sten (Eutd ' 1OvGi
2.2 Zijn er aanleidincien om aan te nemen dat de uitganqspunten achter e n de berekenini van de exploitatie niet juist of veli'he zijn?
Op!eidizg: in de exploit~tiebegroting;,r- 4% opgenomen voor opleidingskosten. Daarbij is gawi nadere ~nderhouwi~ig gegsven warasn dit wordt besteed. ;rEtiienopleidingskosten enkel bedosld zijn voor vskinho:rd dan zal dit percantags afdoende zij^, gelet op de ervaring die vanu;-&de deelnemende gernzenìen wordt ingebracht. Indien oplzidi:~gin sen breder perspectiefwordt c;~zien,zoals cultudr, naar elkapr toe goeie:^, nieuw werkwijzer. dan is onze inschattiiig dat d% riiat vu;doeuide is. Doordat opleiding ook rriet in de opstr:r?k~sf~i: is veiwerkt is het in 3nze visie Iegitkm cm in elk peval het eerste jaar een boverigrensvan 6% aan te hcudnn.
ODH r h:laxtfiurn
Onvo~rzier,:ODH haii'erlt eeil percentage van 15% onvoorzien, op bssis van eigen ervaring en expertise is een i~schatting van 1O0, voor dezz kcstenpast gebruikelijk. V 4 bagrijpen de afweging om een hoger percentage ta hanteren vanuit de ged~chteom de ODH als zelfstandige oigai7;satie enige financiele bev!egi~gsvrijheidmee te geveil. We adviseren om in de loop van de eerste jarm te onderzosken naar welk percentage onvoorzien deze post kan gaan dalen.
- - --2.2 Zijn er aanleidingen om aan te nemen dat de uitqangcpunten acliter en de barekenina .d van de exploitatie niet juist ofvalide ziji~? -
2
Zijn e. a:.iier:'lqor
orr ??n t.? n m e n C3t ?z
--Pm----
aan~ien.Ien hcis*t?iting is $r eer: rnslfO;lat 148 ;vrrnp;el'Fen toereibtrid ic Brivin(?iei:blijk1 dar op bssis iirii 3u 14FC-in+\ Ce
uitqangspiirt~iiarlitoi en de terek?nino vgii de
ril*;
?#ploii?ti~rirst !gist of valii;e zi;r.?
v.~iten~ t m2 : te iaaq ; $ nin~eschat Wiigenparl: l.tin ci:lnereilreiid blijke,i IC?-xnpioir3tie ligt rotid do benchmór;. E i l i nr>pwet ?cn dcintzl
Fouf~ste I P ; J ~ ten \ ~ I ~hanz:t7n Iran d t inini!r!urn- $1 de maxrmurnva*:~r*t. Ce exploitata
i;
yebd-erd 9 p de ~:iinrrniintvai-iaiii.
Risiro is del. oplelriingi4~stenontr??nzikennzijn iii rle eerGe jare-:? iimdst hei cehee' niaua up t? siarter: ~crgan!satirhetre?! die wnerqir f30ht ire!sikeli en uvaarb+~dtilrsrnrit!pwerken ce;~tra*l >?dat (nriidil* .~!.aaq~tui\;
Inhoudsopgave 2. Beantwoording onderroeksvragen 2.1 Opr;',artkossten
2.9 ? Orilvzng Ilna-ociiilnrisico's
- --
-
- -
2.3 Zijn er amleidinqen om aar? t e nemen dat: de beoogdee f f i ~ i e n c ~ d o e l c t e l l i n ~niet e n gehaald kunnen worden? br
inleiding Gege\!en d e Dezuinigi~gs~akste~liiig die er korìit an de mogelijkheden dis de CDH in potentie heeft (schaalvooidolen) is bij de e~pioitatiebeg~otin;.al grrekend nel esn tzakstelling v27 1,5% OP het primaire proces. Dmrrnee wordt richting gegcvec aan eep structureel lagere exploitatie vzn de .reakstsflend-i 10% en worrjen in ieder geval i:. ~e eerste uier jaren Oe opstar'knston terugverdiend.
De efficiencydoelstellingcn wci.r?en via een ~ Y ~ + A scenario's C!I gerealiseerd: -w
i exugDi'trí*gebivan de overhazc"van 31% nzar 27% in vier jaar.
Da;iny van de formatie in het ~rimzireproces wet 6% in vier jac.
Bex.fincîir.igea: Een belangrijk deel van het reaiise:cr~v2n de efficiencydoelsteiii~~en is ceiegzn in het terugbrengen van het perca:?kga overiiead. .ZEv3or een nadere analyse hisrven vrzag 2.4.
Dzarnazst dient #senbeiér~grijkdee2 van de effici~ncydoelstellingc;e:ealiseeisd te worden door het terugbrengen vEn de fo!mstie in het primaire procrs. De -robuL!ste'organisaiie ~ 2 r(ie i ODE mag in staat worden geacht om, ien opzicnie van de huidige ticn afmnderli]%esituaties. meer kw~liteitte leveren tegen mindei kostzii. Deze efficie:~cyw ~ r dbereikt t door een 2fficiëntere inrichting van de onderstel;i;lng, -en strakke-e mtlsturirg van l.~erlcen productie meer specialisme vor~iing(minder uitzoeken ei: iedor vocir zich hei wiel opniei~vgitvinden), betere opvaris van gaten in dv capaciteit en uiieindelijk d-aardoor ~ o n.inder k kostsn voor externe idihuirr.
E! ERNST&YOUNG Qualityln &ver).hiagWe Do
2.3 Zijn er aanleidingen om aan te nemen dat de beoogde efficiencydoeilstel!in~enniet gehaald kunnen worden? v
cow t. Om de efficiency doe!stellingen ie rediseren is iiet van belmg dzt acties die bijdra~enaan het behalen van de synsrgisvoordelen uitgevoerd f$!ardcirn. Dat gaat nie: vanze!i. Hier ochuiit een mogslijk (fineneieel) iisico's; is de organisatie ODH met de inbreng ven de huidige formatie vawit de deelnemend2 gemeenten in staat om eer dergelijke e3cf:ciënte organisatie te uonnsn
De doelstelliiig dat bij 9DM naast efí'iciency 00%de kwaliteit m o d v~o:Csnverhogsd 5 o ~ extrú r inves~e~ingen is voer 62 opzet \1an de ODH losgelaien. De aanriame is dat deelnexers gemidde!d al vgldoan aan de L.<wrtliteitseisen. Uit onzi ervaring rnet advies en onderzoek voor c!%VI4G tc3n aanzien v211 ssmenwerkenda uiivoeringeorganis~ties~veleilwe dat sf'iÎcieniyvocrdeleii nis o3 goCe t~miijn van& tie start gerealiseerci worden. !-I$; is dssrcm reclistiscii cm te rekenen me! efficiancyvinrt vanai momsnt t + l of t+2. In het vooriiggende bedrijfsplan wcIrdi ervan tiitgegzait dat vanaf ciedart efficiency gerediscerci kan worden. Dat is een f iiancieel risico. We adviseren dat de kwartienaker een opzet maakt vmirin v~orcitonderbouwd hoe de efficisiicywinst wordt gerealiseerd. De omvang van de ~ ~ c z t ~ ~ r e r uvoor i m t ede ODH heeft een relatie ri.4 de mogelijkheoen om he: gesielde efficiencyresullaat te realiseren. Als de v~catureruimtebei~erktia ontstmi er mindei. speelruimte om efciciency te realiseren door vicatures niet in te vullen.
2.3 Zijn er aanleidinqen om aan te nemen dat de beoogde ef~icionc~doelstellin~en ., niet gehaald kunnen worden?
-t
Ziii,
er aéi8~lridin~clr, orri ,%ri te raeznrndat dc
neoi;ptie pf:iao:i~:ydos!tteIl1n5;~11 nfrl qche.iIP klirnen woi'd~?!~7
Combin?ti?van riieui:e nrgafi+sattepil ~~tdagino dm betl:~jfsinaliql€
en :l nip! gerealiseerd kan hordan
2. Beantwooráing onderzoeksvragen 2.A
Opstz+dkost+xt
Y .2 Exploitatie
3:i2 Hi-iidlye kostssr. gemeenten
--
- -.--
p
-
.
p P m p
--
P -
2.4 Zijn ar aanleidingen om aan te nemen dat d e beooqde - verhouding tussen h e t primaire proces en d e overheod niet re~lictlcchzijn? in'S~;FJi;og Vacï Je overhgadtsken wordt uitgzgsan van een afgesprcken $iet-ccntzgeater do primaire formatia ven 31% uver het primaire proces bij sanvsng van de 5Dh. Deze toeslag vertazlt zich in formatie ingeval &ken zeli worden uitgevoerd en middeiebiirdien taketi worden uitbectzzd. Ce daadwerkeiijke ov~rheadkomt daarmee op een percentage van 23,6% sls vol;i berekend: op 100 ite primair proces kamen 3 i Re overhead, die J1 Re is 23,6% van de ;ofale brmatie van 131 Ite.
BeiLnd!ng~n Ir, het projedplal; wordt eon ovar!~eadpercent~ge gehznieerd op de totaie formatie ven 23.6%. In vergsiijkead onderzoek (Beïenschot, L017 ) wwdi een gsrniddeld a~arhsadpercsntar;sgehanteerd cvsi headperceiitage is dus lago:. ven 27,3%voor rrgionale uitvoeringsCiens:en. Hst ~;eh~riteerde dan vergelijkende cijfers.
Hei kiugbrenien m i ? het overhead percentage van 31% raar 27% resulteert in een daling van de overheóid van 23,6% naar 21,3% va; dc t ~ t a l e*ioorma;ie vôn de CID!-!. Het veria~ei7van het cvchsadpercentage naar 21,3Oh :s w,oqalijk urndal bij\roof~eeldeen o v e ï $ i ~ zpercentage d van 20% wordt gerealisserd door !dilieudienst West-Holiand. Clit is echter een bestamde organiaztie tewijl h e i ODH in opbodw is. reductie vzn een relatief lage overhead in de eerste vier j ~ a is r rea!istisch, maar vergt stevic;2 irranagernen!keuzes.
-
Ce mzte waarin er vacature~uimtemeegaairm. de ODH, heeft bo\rendki-i Envjoed op de male - ---- waarin overhead kan worden afgeboiiwd. - - - .
33
-
aE R N S T & Y ~ G Qwlityrn E~eryfhmgW Do
---
P -
2.4 Zijn er aanleidingen om aan te nemen dat ria beosqde verhouding 4..ssen en het primaire proces en d e overhead niet realistisch zijn?
.-
$
Zijn e i adnlzidlnqeri ->n. a
.+
~ te n riernrn riid de
h~cqcit.ver;ioudiiig f u ~ s c nher prilliaire prcccs
en de ~beI'heddmiiet :eä(istisrh ~ i j r 1 7
In béry!~~kli;amet d9 brrichmaik
i>
itet na te Al.-~eii
overl.~.~dpercer.tag:!arni;itoils naar haalbpw k h?~lb~!3rt1e cf5snheiiik .an inand~ern~-r.tkeuzes ?n eer m t e vd?i avtanrin
de QDFl
Inhoudsopgave
2. -; 2 Hgldiga kosten lernesbntew
2.5 Zijn er aanleidingen om aan te nemen dat d e huidige begroting van de opctartkosten ben aanzien van ICT niet juist: of va!ide i;? Dv aannames achter cie cpstartkosten voor automatiserlrig zijn aannzmes voor dit mornsnt wsarbij nog niet bskmd is met wel!< ~uioniatiseringsyst@e:n er biiinen de 9DH gewerkt gaat norden. Als gevolg van de k c ~ z e voor een automatiserin~ssysts=mkunne^ d? biibehorenck opstarikosten nog veranderen. Bevit~dinyen Basde Finctisnalitoit: De opstartkosteii ten aanzien vaii de IC'i- zijn afhéinkslijic van de ie realiseren fi~nctionzliteit.De gehanteerde dalinitie van basale en uitgebeide functionaliteit ais uitsangsn?lnt voor de Segratirig is glo5á;al beschreven. De liuidige definitie suggereert een minimale invulliiig v m iunctior;c;.iiteitenwaarvan r,iet duidelijk is af deze ock bruikbaar is. Het Gsico bestani d& cis beboulde basis voor~ienirigonvoidoenda aansluit o? de hehoeGe binnen hei gebruik v~aarcloorwijzigingen noodzake!i.kzullen blijkeg met als gevolg est rle kosten van het basale niveau ir; combinatie rriet de wijziginpstoariag hagei zal uiivallen &n de momeniesi gssctiztte uitgebreide kosten. We onderschrijven dat er in dit stadium van het bedrijfsplan nog niat cp de"iiini\leau een beschrijving is gemazkt v;zn de fdncticnele vereisicn.
2.5 Zijn er aanleidingen om aan te nemen dat de huidige bsarotinq U'
van cle opstartkosten ten aanziev! van IC? niet juist of valide i
E
Litri er aanl+iritcgen .>mpari fe r.emtn (<,?i.de
n;lidicie zegrct;;ig var! de opsiartkoite:i ten aanzizri \lar, IC T niet ;.J~S! .if vzliiie
IS?
Zie ireag !Czckc !ili:l~r!n i : i : ~ n
Inhoudsopgave 2. Beantwoording ondorzackcvraqen
2.9 FinancigIs vsrhoudingen
2.6 Zijn er aanleidingen om aan t e nemen dat d e huidige begroting van de exploitatie van de I C f niet juist of valide is? Bevindingen In d- huidige expiuitatie van de !CT ziEen ymte ~mriatiestusssn deeinemende gemeenten. Daaraan tege:noe! kornen zou !eiden tot eei. onbetaelSers ~,ituatie.Vraag d2zrbij is dan cverigcns ook nog cf je daarriicf; de !/erscEiillrrn aplos-L. De huidige insteek is dat eeii Sasad nkeau is oaljanieerc! ., \mat'de exploitztle van ICT, aidctids voor de uitvoering ven do versc; iitlende werkzrrzmitedsr~.De irste-k is vervdgens dat als js meer wil als deelnerrier je hiervo~t-rnret ~etalsn.
Vanuiì de huidige variatic in iCT vcorzieningen, en daarbij samenhangende kostenpatioon, zal de exploitatie v i n Oe iCT binnen de ODH voor individuele geme-ntsn Iiiden tot meer- of minder kosten ten opzichte van het huidige kostenpairoon.
De jaarlijkse ICT er~luitatiekosi%n met een landeiijke benchrza-k voor kantocrholidend personeel {MFC). In het pioject~lsnbedracen ~e jaail&?se !CT exploitztiekosten 'n t ~ t a aEl 548.000. Per werkplek o.b.v. 2 98.1 werkpiekken i~edragende kosten E 2.768. Een landelijke benclimarlr. voor k~ntoorhouaendpercaneel (i'I'C) zeefl aan dc?tde gemiddeld2 kostvn per werk € 2.558 bedxgen. De !CT exptoitaiiskosten van as ODB ligt dcs rond het Ianaeiijk semiddelde.
2.6 Zijn er aanleioingen om aan te nemen dat d e huidige begroting n van de exploitatie van de ICT niet juist of valide is m
cent. ICT cogplaxitsit pn kcsten: Er wordi gesteld Gat het OCIH een k1eir.e ze!fstandig opererende organisaiie wordt, die niei hoeft te volcoen aan hei miniriqale nives~idie de omvang eli cornplexiieit van een Gerneenteiijke of Provinciale o:gánis~tis me: zich mee brmgt. \I\iaardoor de ICT voorziening eenvoudige: en cverzich:elijkei kan wotdsa, zonder in te boeien aan kvdaiileit. Ct? hei gestelde blijkt onvoldosqcie dat eer1 coniple:
!n~fc~rmaiie~~orxieni~~g en insiwstln: In het IC'F deteiloverzizht zijn cmschrijvi~igenopgenomen welke onvoldoende duidelijk rnóken hos rekening wordt gehouden me: ocenzrio's die wel in de tekst zijn verwerkt als te zijnde mogelijke alternátieven zoais ciibestedzri eiilof huren van irrfr~stiuctuuren beheer. De benoemde kosten in het líostensoorten overzicht w ~ r d e qsok niet uniform door gereitenu waardo~rze wel zijn bsncemd (afschrijving, iiceniies, conversies) maar niet worden dcorgafekend.
2.6 Zijn er. aanleidinsen om aan t e nemen dat de huidige begroting van de exploitaá& van de ICT niet juist of valide is"? con?. 03 kosier; van de alyehele infrastructuur on de infcmstiev~o~ziening zijn niet inzichtelijk ondeibouwd om wist t%steilen of deze bedrater: te l a ~ of g te hocg zijn. Dasrnzast is eï vanuit de achtrii~gendacjedaciite voor de doelstelling niet aeng-gaen hoe O9H zal omgaan met iririovaiie, een deel van de kostenteductie hangt ook samêii met moge!ijl-.s innovatie. De kosten hiervoor zijn niet gerzariid. Het is aan !e bevelen om de kostenramingen te onderbcuwen met detailinbrmatie dic gebaseercl is op !lei realiseren var, de gedefinieerde doe!stetlingen. Hiewoor dient rninirnasl inzichtelijk te weiden gemzakt en te worden onder9ouwd hoe de infrzstruct~:ureruit g w t Uen. wat de kosten zijn vcor de itirishting, wrlke ICT middelen irorden gsbruild, hoe de kcstensoorten zich vsrkoucgentot de beoogde p-iectkosten, hge erin v o h t voorzien dat er vddosnde innovatieve onttwikkelingen zijn or1dzrge5rzcht.
Datahehear sri Seveil!ying: Op basie van de beschrijvinçen is op infrastr~~tuur niveau niet aangegeven hoe het databeheer en de beveiliging wordt ingeregeld. Het Czico bzst22t dat databaheer sn beveiliging ontoerzikend is. \?eardr;oi ds exploitatiekosten kunnen sipgen. Het is aar1 te Lieveler~om iri het kader van de diensi'lurleningsdoelsteflin~gebruik te msl-:en van de inricttingsprjncipes die zijp veiwoord in de E!ecleh!ondseOverheid Referentie Architectuur (IdOW).
2.6 Zijn er aanleidingen om aan t.e nemen dat de huidiga begrotins v a t i d e expicitatie van de ICT niet juist of valide Fc3 b
ConcFusih
i
Zijr, cr .ianl~id~r:qeii an? ast1 t2 nFnen dat drt
huidig: bcgto;!nq van CIP exploirati; van d? ICT n~e!jiiist ,rf valide IS?
Zre vraso ivzakr- c:.ploit.itic
Inhoudsopgave
3.2 Exploitatie
2.6, Overhead
2.7 Zijn er andere aanleidingen om te twijfelen aan da gehanteerde FInnnci6le uitaan~cpunten .d' enlof parameters? C
P~vinciingen Nee. Er zijn geel1 andere aanleidingen om Lc! iwijfelvn aan de gehmteerde firianciëfe ui!gangspuntm en/o: parameters.
7
ïijri
er cii?r?ir. ~:anleidlnq~n cm te t n i ~ ï w l ezat1 ~ ne
rjehanteerde financiQle i.i:qaiiprpt?nter! enlof pa:alr.e?ei i?
Nes
Inhoudsopgave 2. Beantwoording ondenoeksvtagen
.c
4 .
Finartc38:e uitgangsprrrrten en paramsten -
2.1 2 l4t;Idigs kustsn gemeenten
- - _
-
-
- ----P-... a
-
. -
--
--
2.8 Zijn e r aanleidinqen om te veronderstellen dat de opzet van de OD Haaqlsnden h o t budgettair neutraal zal kunnen verlopen? w
De frictiekosten zijn buiien heschouwing gehouden bij lez2 vraag. Hei beginsel budgettair neutraal wordt op de \iormirig vz,n de ODH Haaglsind-n toegepz.st en heeR het volgsnde als res!~ltazt: primair proces iii zoals relf aangegeven (zie tab4 met Re). Elke dee'nsmer brengt de Elke deelnwar betaalt dar;'roor de koskcr per fte zoals hierbown uitgerekeila. !,i deze kostp.ijs per fte wo;clt een bedrc~; betaald aan overheadskos-ienvan E i8.223 eurc, die in cie individuele organisaties naveiiant moaten worden afsebouwd om frictiekosien re voorkomen. Per fie primair proses wordt 31O h management, ondersteuning en bedrijfsvoening betaald. Dit percentage (dus kosten) clset in de individuele orgaoisaties worden afgebouwd (of worden overgebracht riaar de QDH) om frictiekosten te voorkomen.
De daadwerkelijke Sudgeiiaiie neutraliteit is daarnee afhankelijk gtwciden van de mzte wazrin de individuele or<;anissties de Kosten voor cverhezd m n het deel primaire proces dat wordt overgebracht ( E 18.487 per fte) ei1 de kosten van de 31% *brmatiein de eigen organisztie ka!] torugbreiigeri tct nul. Onder die voorv;anrde kan de operatie budgetrair neutreal verlopen. Bevir~dingen Dat de veie-ntwoorde;ijktteid .door bet budgeitair neutrzal opzetten vart de ODH bij de individuele gemeenren ligt. onderschrijven we. Daarmee zijn er uitgaande van het bedrijfspian geen aanleidiq~enom te velcnderctellec dsri afspmken over de opzet vaah de ODH raiet budgezair neutraa! zsl verlopen.
2.5 ~7 ' "~ er q aanleidingen n om te verondersteilen dat de opzet van de QD Haanlanden nie?:budgettair neutraal zal kunnen verlopen? .L,
2.1 0 Finéiri~iZlerisico's 2.1 4 Omvacg financiële risico's
2:22 Huidige icosteil gemeecten
2.9 Zijn er aanleidingen om aan tc nemen dat de onderlinge financiële verhoudingen tussen partijen niet juist zijn? 'Miet juist' is in onze visie niet de goede srrnotafie bij de vraagstelling. Het gaat er om vast te stel!en of pafiijen nu of in de tnefrornat risico loper?o;;i ;rncvesr::edlg bevoorUevil! of benadeeld worden in gwal van financiële mee- of tegenvallers. We kijken hierbij nzat' de wÍjze wáat-op er afspraken zijr; gemaakt ten aunzien van de verdeling van:
?r-qj'?ctkasteri:\hor ae v2rdeling van de prajectkcisten ir,een veraeiing gemaakt met percentages. Voor het bepalen van deze pereenfages zi.i*i geen objcciieve crl+urizals in\.hconers of aantallsia c&sijverl warden gehanteerd !/atiwcge de betrokksuihe2~ven de provincie. Be provincie heeft bijvoorbeuld veel rxinder maar wel veel zwaardere bedrijven in hzar pakket. Gin dia !*edenis een stayel beaach9. sn~tpercentages vdazr'bij ook een uitgangspunt van coi2sctiviteit 3s t~egeps$!. De irikïeny van d3 Uijbrzge aan do 0~3startkosten221 iir: zijn geheal v~orde;iterugverdiene door de 00l-i. Jaarli,iks zal naer râ!c ban de financiële verhoudir.gen tussen parlijen het inverdiende budget terug worden gestc171 aan de versci~iliencieorganiszties. Er is variatie tussen cieelnerrìei-s ten aanzien van d5 gegeveris wsaroy de gemidddde kosten p r r fte zijri gebasaerd (hls een van de ~iitganc;spuntenvoor p-oje.stkos';vn er, uxploitatie). Voor deel.i=mers kan dil wootde[ig !$pakken of ncdelig. Vde onderschrijve:i de %,wijze wsarcp aan be hand van een g ~ m ~ d d ebl d~ d r wordt q gerekend. Het ~nverkortrekenen iiiet exzctc werkelijke totale kosten van gerneente:r z2.t enerzijds een onwenselijke bureauivrati~veroorzai<en en anderzijds geun recht doen aan het uitgangspunt dat deelnemers naai 4én gezart~enlijkeODH roe willen. - - --
49
--
-
-
-
-
-
p
-
-
-
-
-
-
-
----
w ERNST&~OUNG Qwlityln Fwything W Do
--
d
-
p
- --
2.9 Zijn er aanleidingen om aan te nemen dat: de onderlinge financigle verhoudingen tussen partijen niet juist zijn'? CQrItu
Gp basis van het bedrijfsplan en de gesprskken sîelien we vast dat de huidige stemverdeling e-21 resultaat is van meerdere uitgangspunten, namelijrr;: a. De stemve;.houding moet toekomstige octwikkelingctn kunnen opvangen. b. Firianciële bijdrage is laidend voor zeggenschap. c. tloorkon~ndat een of eiikeie partijen de besluitvorming bepalen.
De sternveideling is gebruikt om de opstsrtkosten á E 2,ï miljoen te verdelen (ps. 24 bedrijfsplan). 93 keuze voor deze stemverdeling als sleutel om de opstartkosten te verdalen is een bosiuwiijke keuze. Vanuit de bcv-nsraande ui:gangspun:en onderschrijven we de keuze voor de sternverdeling binnzn het kestuiir zoals die nu is sigespr~ken. Een !~erde!ingop basis van formaiie-inbreng resulteeil in ander8 verhocdingen. in de tabel op 6e volgende pegina zijn 2 'aleu:els toegepast cm de opstzr ikosten te verdelen. De 2ercentagec in de twee linke basis vac deze verraddingen (foi-matie resp. best~ug).De verdeling van opstartkosten zoals in de kolom 'bestuur' staal ia de verdeling zoals in het bendjfsplzii gehanteerd. In de rechtei kolom is hel verschil per deelnemer weergegeven.
-
--
p-
2,.9 Zijn er aanleidingen om aan te nemen dat de onderlinge fihanciale verhoudingen tussen partijen niet juist zijn?
.-.r..!, _I
L
Den Haal: l ... :-+-,G;+, ,i. - 3 s -..?r .w-..-
X ;.',
:.ca.,r$
Mic'den DeInani? i ~ . h *1~ e;:~ P tq
.Riiswijk .- -'z ,
. ,.
.
.;=:,F:.-l
W~stlard
..
,~.s~~EI:l.:*,
Proyin& ,7t*id-':.;filjan,i
Er zijn geen co~creteafspraken gemaakt in hel bedrijfsplan ovsr financiële vzrhoudingen in relatis tot mogelijke mee- of tegenvallers van opstartkosien$ro~~cikos~en. impliciet lezen we dat de stemt/erhl=.wdingook de fifianci6le verhouding Sepaalt. Exploitatiekosten: In 3.53 wordt aangegwcn Oat er na 4 jaar oen gedegen model van kostentoerekenjng wo:dt bepaaid. Mee- of :egenvs!lers in de exploitatie zaiien Izngs deze Snsnciële verhciiding worden dooigsre%enc! (itibrziic Re). Op die monior ia de expl-iiaiiebegroticg c ~ oprjebowd k voor de jaren 2012-2016.
2.9 Zijn er aanleidingen om aan te nemen dat dei onderlinge flnanciëie verhoudingen tussen partijen niet juist zijn? cmb. tAe~~standaverrno~en: I %w Er zijn in het bedrijfsplan gseti concrete afsprakan gemaakt over de wijze waarop heweerstandsverw!ogen wordt opgebouwd. Er wordt in eik geval d e eerste jaren met iiipuffinaniering gewerkt die wcrd'i gebaseerd op inbreng var] fte's. Op bzsis ven op te bz-uwm gegevens word! outp~ffinaincisringon5vikkeld (2015).
l
I 9
Zij?
ar sdnkidingcn n13aan t? ricinen dr' d 5
onder!in.e
:in?nriele :+rhoud,nr)eri tu5seii
partijsi ijiet
z1ic7
Fr zqr: gccii ronir~tc.öfs:,raL~n qenieakt rnraka 3e -derdeling val)
mea- *,f !~-lrjeir.allat: ten aar,zien3 i i 1apr?art!a.asten ~ T Ci;laz,en P r,p:,
mee -of ieg~~ivaiiars :n dc e~ploitatiekostr-nzijn de
~ e ~ l i c j ~ d ~ n*:q den l cn~ i p w l d)
Inhoudsopgave
2. Beantwoording ondersoeksvrugen 2.2
Opstwtkosteri
2.2 E:
Effieienc~~rl~sfstel4ii~geii!
2.4 Overhead ?.5 Dpat2rtkosten !CT
3.E Fxrs:oE:e+ie !CT 2.7 iicanci5Ie !:itga~gspantsrtee pzirameters 2.6 Budust nou:iralitsit
23 FFj;:e;ncië!everliaudir?;geii
%.l'i C';r:vang i'iriznciële risico's
- ---
-
-
P----
---
- -
2.10 Zijn er aanleidingen om te veronderstellen dat de deelnemers aan de OD flaaghnden onnodige finailciijlle raisico'sqaan lopen op basis van dit bed rijkplan? %
Bevindingen 'Onnodig' is iri onze visie niet de juiste temi. i-let gaai er om te bepalen waì voor deelnemers rn~gefijkerisico's zijn.
Vanuit het pewpectis; vzn de indi./id:~~tle gsmesrtten zien w!j bij de gehanteerde uitgangrp!:iiten t r n aaitzie? van budgei nerliraliteit {namelijk hei ebow!v-;.n var, do frictie!.roeien) een aantal risica's voo: indivieuele gemorntet;. Dit omdat bij seil aantal gernemtzn het rantai fte dat uitstroomt zeer beperkt is. i-iierdmr is net rnocelijk dat c;veii;ead in termen van ffe's nisar ook srchterliggende overhead zoals huis!!esting r n ICT niet afgesloter, kan worden. Da~,.ri~sst hebbzn niei alle gemeerlien een ditidelijk beeld vzn de hoogte van de overhead. Tijdens de aariieveriiig van g2gevc;nc zijn {personele eri makriele) ovrrhezdVosten regelmatig cangepact. Dogrdat de gemaenter. geen duidelijk beeld hebben vari de overhea0 die daadwerkelijk woidt teegerekend aan de [te's $ie overgazn naar ODH, is het santìernelij!< dat deze kosten nisi worden afgei;ouwd er! er vai:uii d e optiek van frictiekosten mogelijic een risic? ontsta~tbij individuele gerneentsn.
--
P -
2.j 0 Zijn er aanlegdingen om te v~ronderstellendatd e deekkmerc a$n de OD ~ a a q ~ a n d eonnodiqe n - Pinancfgk risico's gaan lopen op basis van d%bedrijfsplan? cont.
Een aariw! aspecten roiidotn de bedrijfsvoering van c;e ODH is nog nist d onvoldosnde uitgewerki. (finenciële) rislc~'sin oe bedrijkmatiige contin~ilteitvan dc ODH te Op basis dazrvan is een onde~kennen. Deze risico's kutinen gelegeil ;lijn in: Ds m-ial.isin protiuciieafsprzkeri<w=rkomvang)al dan niet als gevofG van het niet nakomen var, productieafsgrzken I contracte~d o ~ deelnetmende r parlijbi:. De ~.r-i;i~r wacrrop synergie wordt bereikt in relatie :o1 +ei uitgangspimiri;:.'; jonleer~t~n verarii~'~~aordzlijk zij5 v o x het ei~srrernkitie~niveau. Het uittreden van deelilemende ?ziLijen. Kosteri die te hoog uitvallen ei1 als gevo2g dazrvan het vrijspelsn vali reserves.
De fkanciële risico's voor de deelnmende gemeenten, als gevolg van het flnariciëlu) resuttaat van ae ODH, hzngen w; van de goede 'inassai die ingebracht wordt door de cieelneiiiende semeenten en de mate wcarin ds oiganisstia in staat is om eaq goed en efficiënte ~i~gznicaiie on te zettea. Een extern 2.isico js nog dat sr varïuit het Rijk meer nadruk kom: te ligger1 OU 1ar;dzlijke kwaliteitscrit,ria. Dit is met de huidige kerir~isvan zaken niet te kwantificerer;.
!Z ERNSTR.YOUNG Qua!if~tIn Ewryfhiag W?Do
--
----
P -
Q Z,ijn er aanleidingen om t e veronderstellen dat de deeinemers aan de O5 Vaaglanden onnodige firarinciële risico's gaan lopen op basis van die bedrijfsplan?
lu
Ziy?e r 3~nl?ld~Rqel! u n te \rpicn.lc-rsteikn Cüt de
In het tcrii:lfsyle;i ;I ni= uilfj*neir: Tioe het weentot-~dsv;iinJgen
deelneineri aan de G0 Hnd~loiir!.?.ri a~inrdip~
van de CCY wortf+ori~zSi~ucnrU
financi?;~risicn's ga?:; I c ~ e n cn tiaris
v d dit ~
bdriirsplan3 Te g r ~ ~ b~aristie te in C ~ i ~ ~ ~ d ~ l ~ t i e ~de31 : ~ p rhet ~ i Ii.~. i~cnnakc;rier: t vari afsprzhpri do?r deeliieiiitlis en uittreriing rdri doelncmende partijen zijn Een risico vqor de rcrìrr:ulleii #art de ODH Dit ziln alqeriiene iisico's gif fkrtanciele ccnsequenties bunnen hebben In p~:+ e i banuit het ?ijk kwrlIiteit<;eiseori'~tielilC've!p!icht ivoidrn ges:~!d kan dat eefi I
; S ~ voer ~ ~ dtr dee:ncmen
uplrverc;i. Dit d eer:
algemem risico n?e?mcgelilk fi?ancielc cc:iiccjr?ntir.s.
Inhoudsopgave
2.1 Cp~Fartkorteri 2.3 bxpioitatie L..
st.;rc?encyd~e!si:ei4i~;aen
-CC'
2.4 6vor5tead
2.5 Opstartkoster: !CT 2.8 Ex~ini*afii!CT
?.I'
Fina~ciBSeultgar,gspirn'ic-men parafieVr3~
2.8 5t:dgnil: neutrzSit~%i
2.9 FincnciGla veiboirdingan 2.3 G fitranciëie risico's
2.11
Zo ja, welke risico's zijn dat dan en wat is de mogelijke omvang van deze risico's?
car~c!iJsi~
De ~veerst~ridscapacifeit veil 700 k€ strvcturesi samen n e t Z imin. incidenteel is in orrze visie tede1ijk~~'~ijs voldoende om overschrijdinger: op het budget van de ODH ai te dekken. Een voow~a2rdedaarbij is &t de door ons voor-gestel!~eaannassingen in het plan worcien doorgevoerd en dat de managenient controt goed op orde is. Onz~ ewaririg is b~denziisnbat, naarmats de ODE ianger uncbneert, structurele risicos in de loop van de jaren zulleli afslemen waardoor h 4 weerctandsvermogon kan ~fnernen. Bevindingen In de explo;tatiebegioting is een post van E 712.000 'Onvoorzien' ctpgenome~.Hirtrmee wordt de QDIi Zrì siructuree! in staat pesteld om tscenvallers zeif te financieren. Uit net bedrij;splan b;ijkt dat er circz E l niiljoen a m wrerc'iandsverrnogen worei opgebocitid. We i~terpreterendit als verrnogen daì bij deeinern5rs is aëreser.reerci om incideidele onvoorziene itosten op te vangen. lil hst kadur van dit sriderzoek is het mogelijk een financiële bantibreedte vast te stellen voor kostenpsten op ae exoloitaiiebegíotiig. Lianibil werken we rrìc?eeri rznge Yan minimale en maximale S~c!lagenpcr kostenpost. Op b a i s daarvan wor& psr post duidelijk hoe de 03Kexploi!&iie zich lo' het rni;timum en mzximum verhoudt. Voor de e:aarC
t 1
- -
p
.-
-
-
---
2.71 Zo ja, welke risico" zijn dat dan en wat is de mogelijke omvang van deze risico's? cont. De fir~anciëleUandbreec1L.s is iii ihsorie 5 2,8mln. !i1 onderstaande fig~ur:s het best theoretisch mogelijke scenario (minimum) afgezet tege:; hei slechts r;.~or,.elij ke scenari~(ma:
!-let veischit iessen de huidige exploiiz:ie er; de bcli~r;grensis E 1.7 mln. Op de es:ptsitsiie ia € 712.030 als onvoorzien opgeilomen. De tsns dat de rriaxim8Ce bo\/engreiis \i:pci-dtbervir.rl is nooit j000/c.Om te beoorderen of +e?huidige caldo onvoorzien (E 712.000) realistisch is, gebruiken we de volgen& fifianciele bsndhreedtc.
In bet a'onke1.e wolken stsnario blijM 75% vzn de 7,7 fi11!1. nocfig te zijn: C 7,2m/ii. /n geval van het zotinige zomer sce~~ano bJ(,rCt inaar 25% van de 7,7 mi;i. iiodig: F 440.000.
Inhoudsopgave
2
Oprtadkast~n
*r 3 z...
Expirs?ztie
2.3 EfPi-,iaricyCoe;isCeifingen
2.4 Owrhead
2.5 Opsfarìkostei-tIC.
f .G Expioibtie ICT 2.7
Fi~ancib-eiiitgangspunia~ten parari~zie~s
2.8 Eudge-t.neiit;.arl te% t 2.9
Fir 1encre1awr?rbioudingen .a.
2.3 0 Financiële riaicdr
2.4 i Omvanq financiGle risico's
p -
1,.9
-
p
zanlsidingen om te verondercteiien dat d e door de 10 aariaeleverde qegevens -.. ten aanzien van de huidige kosten sru~nisatios -niei juist of valid; zijn? L . ~ I S er
Infe!&ii~g In het bedrijfspian ODH is op grond vzn de ornvs,ngyegevens van de dienst en de dooi-de deehvmende gemeenten ter beschikking gostelde gegevens ten actzien vaii de huime situatie eetY eerste exploitstiebegroting gemacrk voor 2012 en natfolgdenjaren.
Deze exploitatie is opgazet op basis van de besie~fide Qegrotingsgegsvsnv \en de deslnemer-F wam-die beschikbaar en van ioepassing waren. Betrinctir~gen We hebhm begrepen dat de aanl~~ferinc; van financisle gegevens aanga~ndehet huidige kosten niveaci voor het piimairs pieavesE ? S ook VOO( de overhead geen sinecure was. Eei-; aantal gemeente;? bkek ramilijk in staat !.e zijn om de gevrazgde gegevens te Isverrn, waziitloor gsgewns bÌj navraacj aangepast diende :e worden.
Dit wijsi srop dat versckillende gerneer-iter: geen exact beold h2bban van de precieze kosten voor de forr:?atie die momenteel de Saken uitvoert die per 2012 worden overgedragen aan de ODH (wer l.iet dgernzen trvroorzaakt door interne \~errekensystemaZieke~). Daarnaast hebben verschillende gemeenten geen duidelijl; inzicht in overheadkosten die toegerekerid worden ern een Re. Deze a~npsssingenhebben tot gevolg dat nis: met zekerheid kan w~o?c!engezegd dat de huidige kosten juist zijn.
- --- --42. Zijn er aanleidinger! om ts veronderstellen r!at c l door ~ de 10 organisaties aaneleverde oegovens ten aanzien van de huidige kosten niet juist of valide zijn? P
p
cont. Redelijkerwijs mag v e m c h t worden dat de deelnemeiide gemeente een zekere mate van ondersteuning hebben gekrega: bij de aznlevding vzn RnanciEle gegevens ten behoeve van het in beeld brefigen van de huidige kosien. tvij hebben begrepen ({at deze ondersteuning vanuit de projectorganisatie is georpnisecrd, door het aanleveren \fan een format. In tegenstelling tot onze ~/erwachtingbestcnd dil 10;r~;situit rriet maer P.an de vraag c ~ icìe i gegevens aai..:te leveren met eer: toelichiing daarop. Over de wijze waarcp de becjrnting var; de exploitatie (CF basis vaii het huidige koskenniveau van deelnemende gemeenten) is opgeSouwd, dirnt opgemerkt te worden dcit onderzoekers beperkt zicht hebben op de avkiterliggende cijfers n i ~ bijbehorende t afwegiiigen van deelnemende yameenten. De beschikbare gegevens op dit ond9rdeel gincjeri riet verder dan het cwerzichf: met de kost%i;raming omgevingsdienst Haaglandeii, zoals dat door de projec:organisa&?is opgsste!d, en eet1 toelicfiting daarop cp v~rzoekv2n 3rike:e deelnem%rrdegemeenten. !n het overzicht zoals cpgesteid door de projzctorgaiiisatie vmdt de (voordeligr) situatie gepresenteerd tussm de huidige exploitati2 door gemeenten En de exploiiatie binnen de 0Di-l. In deze vergelijking is de voordelige csrnpensatie met de overhead meegenomen. In de praktijk zal de compensatie van de lagere overheadkosten voort moeten komen uit de eficiëntiekracht va2 de 9DH.
--------.-
--
p -
12. Zijn @.r aanleidinqeii -. o m te. veronderstellen dat d e door d e i 0 organisaties aangelevertic?gecnevens ton aanzien van de huidiqe kosten niet luist of valide zijn? k
n4-
i2
Zij11er
~?!iIefdin;e~ @inte veierldeis?ef!endat Oe
d<+bv dt. 10 oi.qar.:sati~sa;ir.cleleverc;~uaqe:,ens
ten aanzien VRII de iiuid.ri5 hosren nief iutst of
sslide ziins
G'cxrhead 15 riiet vcor
t< di:ikkzr~
e'té
d~c!re!riendegene~:nt? ~ v s c tin eurc'b uit
Inhoudsopgave
3"4, <Jver?iezci
2.5 Ci9sC;artkusteriICT
2.6 ExpicIktIe fCI
2.3 Budget nrutriiliteii
23. Zijn e r aanleidingen om te veronderstellen dat d e gemeenten niet op tie juiste of een valide wijre i ~ u n frictiekosten in beeld hebben oebvacht? -c
.ic!eicling Het in beeld brecgen van de irictiekosten is de verantv~oordelijkheiaben de individue!e gemeenten, niet van ae projecttiganisatie die belast is rnd de opiichting van de ODH.Op enig momzni is er vanuit de p~ojectorgar~isatre wel eeii helpend5 Ciand geboden aan de gemeentun. B~vindingen c3nze beoórdeli~r;\Jan dct vorige vraag is ook van toep~sstngop deze vraag.
Iii het overzichi zoals opgesteld docr dc projsiiorganisatie wordt de (v3ordeliga) situstie gepresenteerd lussen de huidige e:
13. Zijn -r aanleidingen om te veronderstellen dat de oemejenten niet op de jkiiste of een valide wijze hun frictiekostsenin beeld hebben gebracht? v>-
* ~oncié:sEi;r
3
Zr)n t.; a~rileidifigrricm t.e vtrc~nd~rs!i.ilcn de
Ovcrt.erid r; nie: ,dcc
r;rmeeritr-ntiiet op C* jiiiue rrf eeri rs!ide WU?P
16 oVu)rk6n
hun fi~cf.ekl)st~f~ :t; beeld t i e b ~ e geSra~bf7 ~
Q:#<
ï-einem~t?ciegern~er-te caect
tri
o?irc E bit
--
p -
-
Inhoudsopgave
Conclusies
2. Beantwoording ondcrzoeksvragen
Bijlagen
.-
----
--
Op hel moment d ~onderhavig t bedrijfspl~ntot de vortmhg vzn de ODH door alle pzriijiijen woidt a2ngenonien ontstazt een nieuws situátie, ee, n i e u w fase: de inrichtinssfase. Partijen gazn dan samen bouwen aan de nieuwe pezameniijke orng~vvingsdianst.Hierdoor za!, zodrz zicht ia op de termijnen van besluit'rcnning een nieuwe planning moeten worden ~pgesteld.
Voor do %.mlgendefasa geven wij da proj=ctcrganisati~giaag de volgende aanáachtspunte~I ovewdsgii~genne2: Bren2 naar liet rnorrittni i=O
Voor wat betreft het inrichiinguvraa~stukraatu is het *;an belalng cm deze te bczien vanuit een programma, \#~zzri~i fileerdeleeprojecten (spcrzn van uitwerkinç) beslag krijpen.
-- -
Inhoudsopgave
i. Inleiding
--
----
------
--
-
A. Lijst met gebruikte documenten
lmaan CO1 i
Naar eer?prOf~?ssionele orngeb~ngsdieïist Haagi.?r;E^enBy lageniicek Eidrijf~plan
Prqec.iotga!iisaiieeODH
V ~ r s h ~ eSi!-;:&i r: !r~;;cb:.c.ii.r CT:H
Pîa!~.f~:g3r?.sd1~
llers!agen Sr:!utgioep ODH
Pt o!ei:?.?rpanisatie 0011
PIFC ir&ax3<1$9
t:jhr ! ;
C\$;l,?bpr2x13
Regrdnali! bit\loc-i-ingsdia~;ste~:. Incidentele hostar. en ter.:yveïdienti!d 'umr gemieenten
Be~enschot
':5 maat 2C1'i
DCMR Mrlieu@~enst Rijcri<:n3
t
!=~.7;1at Kosten RUD Yaqiatrdee (e:;cel file1
P~~jwtol-paiiicatie GDI-!
1 maag CO1C
ForrnatieovsicichlWestland :extel file)
Gemee~ZaWestlanci
!'Vercelijhe looiikosten @DHProvincie Zuis-Hcllerid ;excel file)
"ovincie Z~1Iri-Lfo3en~
juli 20 10
28jaiii~ari20.:
B. Lijst met ge'fnterviewde personen
m C .
mhr. M!
%';?liL e t
nhr ,ah SPril~t~; Dty
c. de;; -&J;.~c:~I
;:.
-
-
-
i-loofd ~:;ni!.!jii;~:y Xtr:4:;!c. G?:?ie:~:cCzeteqlee~ r-i.;::.?~il'~sriiigfi; ta;rrt:?gUCM, Sc!i::--t':: #d?: der iS$qi. b*.
E;:;:?f:i ?4yiii;r.- 2;: v~yli:?:?;t:jleq. se:\:p
;G :7[,33925 :#,
!!aa9
Dhr. M. ban Lier
kfoofd co~trs:iit:gliurnte. Gorneerite Zeetermeei
Dhi. 1.. Flopz:.:ari
Hoofd Uitvoernig o;ilieutaiie~.Getrieenre Den Haag
23 maart X 1 l
-
Ernst 3 Y~cirigAdvisory ?:\lassenaarseweg EO 2596 C2 Den Haag
PosiPus LJ3L=.:CS 2ECI LP C:n Haag Tel.: +3i (3) 88 - 437 10W F..x: i-31 (O) 3E - .!O;' lm5 Y&A*:. ev. n!
31s. E. Vrorna.1~ Drs. F. Bcilil,sr
Ir. S. Soerjoesi~dRF ClSA Drs. J. C;crreibeel, R. G~scc!in;.RA
k-' :.'b1l Ernst
S Ycung ridvis~ry.
Al;:. izzMf-n!,rorLeiioudo!:.
c, Erns S Yonng
;bks;iranceI T2x I Tr:?nsa,^?ionsI Adviso?: Over Ernst U Younl Ernst 9 Youiij is ::.7~re13,cnjd toonaa7gsvenri c;, het gebid van ar.si:;ance,tax, trann?ct;?:is &n a&.isoiy. Jufic;ischr E I rrtsl;ii.l<~diensiverl~qsl;f.3 -,;:cvdtin &n strategi~~ka allianrie met Erri.:t P.li'.)ungBelastingadviseurs LLP verzorgt: ~ : ~ I-;oll?iid ~ z r Vzn Gi;s.tn A.fvcr?ten en Ir:orar!ssei: LLP. Onze 341.030aie iser delen uïrddwjd da?a!fde~ ~ 3 r d e-i1r istaan voor f,v,ciiii~'i.::$ij mch,.+ii IE^. vei~ciiifdoc.' onze mensen, c.iz.2 clientqn e2 d crrnienlwingii; i::C!:en h m mocelijl,h:rlr7 o~tirnialte benden. Ernd & Your,r Fdvisory is een liniiterlliahilit)-'paPncrsliipnaar h& ;'%kt van E;icelc7n;l ei1 V!aies:itet i ~pistïatidti~!mr;:i:~ 3C?355SG.frnst 5 Yo.;r:? Ad:;t-: y ia ctatu'idir y ~ l ~ t i te g dLsmbet5 Palam Raad 1, Lonc~nFE1 ;SU. Vereni~jKcl.linkrij!(. heeft haar hcofdbesisti3;ngzr;:i Boompjrc 2%, 301"i X2 R~tibrdam, Nede:iatxi cn is gai~sistreerjbij d e Ksrnsr van Kaopi.~cdc-! P.c!teidsr;., oneer nummer L4+329?0.
Oorneenschap?elijke regeling OD ;laaglanden Versie 28 april 2011 Door de Stuurgroep voorgedragen voor besluitvorming In de Colleges
Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Delft, Den Haag, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer, ieder voor zover bevoegd,
Overwegende dat: het Rijk, het Interprovinciaal Overleg en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten afspraken hebben gemaakt over de vorming van regionale uitvoeringsdiensten, het takenpakket dat deze diensten in ieder geval moeten gaan uitvoeren en de kwaliteitsnormering van vergunningverlening en handhaving; de provincie Zuid-Holland en de deelnemende gemeenten op 3 februari 2010 de overeenkomst hebben ondertekend waarin de intentie is uitgesproken om te komen tot de oprichting van een omgevingsdienst in de regio Haaglanden; de Omgevingsdienst Haaglanden namens de provincie en de deelnemende gemeenten vergunningverlenende, toezichthoudende en handhavingstaken gaat uitvoeren op het gebied van het milieu- en omgevingsdomein; dat de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten en gedeputeerde staten van de provincie Zuid-Holland zijn overeengekomen een gemeenschappelijke regeling te treffen voor het vormen van een omgevingsdienst. Gelet op:
de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, de Provinciewet, de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht; de toestemming van provinciale staten van Zuid-Holland van
...
de toestemmingen van de gemeenteraden van .. .
BESLUITEN: de volgende gemeenschappelijke regeling te treffen onder de naam "Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Haaglanden":
Hoofdstuk i : /r/pmene bepaliny~n Artikel I . A&rn~ne k2,wlinyi;n
In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder: a. algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de orngevingsdienst. b. college: colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten, te weten Delft, Den Haag, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer. c. dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de omgevingsdienst. d. gemeenten: de aan deze regeling deelnemende gemeenten. e. deelnemers: de aan deze gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten en de provincie Zuid-Holland. f. gedeputeerde staten: gedeputeerde staten van de provincie Zuid-Holland. g. omgevingsdienst: het rechtspersoonlijkheid bezittend openbaar lichaam als bedoeld in artikel 3 van de regeling. h. provinciale staten: provinciale staten van Zuid-Holland. i. raden: de raden van de gemeenten. j. regeling: de Gemeenschappelijkeregeling Orngevingsdienst Haaglanden. k. wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen. Huofdstuli 2: Qmy .:/ingdienstHaaglanden
Deze regeling heeft ten doel het ondersteunen van de deelnemers bij de uitvoering van hun taken op het gebied van het omgevingsrecht in het algemeen en de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht in het bijzonder, alsmede de taken op het terrein van vergunningverlening, handhaving en toezicht op grond van de in artikel 5.1 van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht genoemde wetten.
1. Er is een openbaar lichaam, genaamd Orngevingsdienst Haaglanden. 2. De omgevingsdienst is gevestigd op het grondgebied van één van de deelnemende gemeenten.
1. Het verrichten van adviserende, ondersteunende en voorbereidende werkzaamheden op het gebied van de zorg voor het milieu, bouw en RO, één en ander afhankelijk van de per deelnemer af te nemen taken, en de uitvoering van programma's en projecten voor de deelnemers, waaronder begrepen het voor de gemeenten ontwikkelen en handhaven van een gemeenschappelijk beleid, het aan gedeputeerde staten leveren van technische inbreng, zoals in milieueffectrapporten c.q. door gedeputeerde staten vast te stellen richtlijnen ten behoeve van milieueffectrapportages, het uitvoeren van onderzoek en metingen en het leveren van een bijdrage aan beleidsonhvikkeling. 2. Het verrichten van werkzaamheden voor de colleges van de gemeenten, voor zover daartoe mandaat is verleend en met inachtneming van het door de diverse colleges vastgestelde beleid op het gebied van: a. De Wet milieubeheer, met uitzondering van de titels 10.4 en 70.5 en artikel 10.63, eerste lid.
3.
4.
5.
6.
7.
8. 9.
b. De Wet geluidhinder. c. De Wet bodembescherming. d. De handhavings- en toezichtstaken bij of krachtens de onder a tot en met d genoemde wetten. e. Alsmede milieu-, handhavings- en toezichtstaken op grond van andere wet- en regelgeving dan genoemd in onder a tot en met d. Het verrichten van werkzaamheden voor de colleges van de gemeenten, voor zover daartoe mandaat is verleend en met inachtneming van het door de diverse colleges vastgestelde beleid op het gebied van: a. De Wet algemene bepalingen omgevingsrecht b. De handhavings- en toezichtstaken bij of krachtens de onder a genoemde wet. c. Alsmede handhavings- en toezichtstaken op grond van andere wet- en regelgeving dan genoemd onder a Het verrichten van werkzaamheden voor gedeputeerde staten, voor zover daartoe mandaat is verleend en met inachtneming van het door gedeputeerde staten vastgestelde beleid op het gebied van in elk geval: a. De in het tweede lid, onder a tot en met d genoemde wet- en regelgeving, voor zover gedeputeerde staten het bevoegd gezag zijn. b. De provinciale milieuverordening. c. De Wet hygiëne en veiligheid badinrichtingen en zwemgelegenheden d. De Waterwet. e. De Natuurbeschermingswet, de Boswet, de Flora en Faunawet, de Natuurschoonweten de provinciale Verordening bescherming landschap en natuur. f. De Ontgrondingenwet. g. De handhavings- en toezichtstaken bij of krachtens de onder a tot en met f genoemde wetten. h. Alsmede milieu-, handhavings- en toezichtstaken op grond van andere wet- en regelgeving dan onder a tot en met f genoemd. Het verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de eigen bedrijfsvoeringzoals: a. Het opstellen en vaststellen van een bedrijfsplan en beleidsplannen van de omgevingsdienst. b. Het jaarlijks vaststellen van een jaarverslag. Voor zover bij de mandaatverlening niet anders is bepaald kan ten aanzien van de aan de omgevingsdienst in mandaat toekomende taken en bevoegdheden ondermandaat worden verleend. Indien ten gevolge van wijziging van wettelijke regelingen ter bescherming van het milieu, de uitvoering van werkzaamheden als bedoeld in het tweede tot en met vijfde lid gaan strekken ter uitvoering van een andere regeling dan ter uitvoering waarvan zij ten tijde van het van kracht worden van deze regehg strekten, dan wel indien in deze werkzaamheden ten gevolge van een dergelijke wijziging veranderingen optreden, blijven zij, voor zover hun strekking en omvang door hun wijziging niet wezenlijk veranderen, behoren tot de taken die in de genoemde artikelleden aan de omgevingsdienst zijn opgedragen. De omgevingsdienst kan op verzoek van derden, niet deelnemers aan deze regeling, adviserende, ondersteunende en uitvoerende werkzaamheden verrichten op het gebied van de zorg voor het milieu. Op een verzoek zoals bedoeld in het zevende lid, beslist het dagelijks bestuur in incidentele gevallen en het algemeen bestuur in de overige gevallen.
Hoofdstuk 3: Inrichtin~un rdmende!lin~van hef bes;.uur Arijkel 5.Hct bestuur
Het bestuur van de omgevingsdienst bestaat uit: a. Het algemeen bestuur. b. Het dagelijks bestuur. c. De voorzitter. Pai'agra.3fl k/g?mol;nbestuur A?.kc./ 5. S~i~,?t.tt itii!,'ing blyorr~~en ukstuur
1 . Het algemeen bestuur bestaat uit twaalf leden. 2. Gedeputeerde staten wijzen uit hun midden twee leden van het algemeen bestuur aan. 3. Het college van de gemeente Den Haag benoemt uit zijn midden twee leden van het algemeen bestuur. 4. De overige colleges benoemen uit hun midden elk M n lid van het algemeen bestuur. 5. De colleges en gedeputeerde staten kunnen voor de door hen benoemde leden van het algemeen bestuur plaatsvervangende leden aanwijzen, die de door hen benoemde leden bij ontstentenis of verhindering vervangen. Het bepaalde in deze regeling ten aanzien van de leden van het algemeen bestuur is op de plaatsvervangende leden van overeenkomstige toepassing. 6. De aanwijzing van de leden van het algemeen bestuur zoals bedoeld in het tweede, derde en vierde lid geschiedt voor dezelfde periode als waarvoor het betreftende college of gedeputeerde staten worden benoemd en vindt plaats in de eerste vergadering van het betreffende college of gedeputeerde staten in nieuwe samenstelling. 7. De leden van het algemeen bestuur treden af op de dag waarop de nieuw aangewezen leden van het algemeen bestuur in functie treden. 8. Wanneer een lid van het algemeen bestuur ophoudt lid te zijn van het college of gedeputeerde staten dat hem heeft benoemd, dan houdt hij tevens op lid te zijn van het algemeen bestuur. Het college of gedeputeerde staten dat hem heeft benoemd, voorziet zo spoedig mogelijk in de vacature. 9. De leden van het algemeen bestuur kunnen te allen tijde ontslag nemen. 10. Bij tussentijds ontslag voorziet het betreffende college of gedeputeerde staten zo spoedig mogelijk in de aanwijzing van een nieuw lid van het algemeen bestuur. ll.Leden van het algemeen bestuur. die ontslag hebben genomen, behouden hun lidmaatschap totdat onherroepelijk in hun opvolging is voonien. 12. De colleges en gedeputeerde staten kunnen een door hem aangewezen lid in het algemeen bestuur ontslaan bij gebrek aan vertrouwen. Het college of gedeputeerde staten dat hem heeft benoemd, voorziet zo spoedig mogelijk in de aanwijzing van een nieuw lid.
Artikel 7.St~mvcrdelinq 1. Het aantal stemmen per deelnemer is als volgt: a. provincie 25 stemmen per iid. 25 stemmen per lid. b. Den Haag c. Westland 24 stemmen per lid. 24 stemmen per lid. d. Zoetermeer 24 stemmen per lid. e. Delft f. Rijswijk 8 stemmen per lid. g. Pijnacker-Nootdorp 8 stemmen per lid. 4 stemmen per lid. h. Leidschendam-Voorburg i. Midden-Delfland 4 stemmen per lid. j. Wassenaar 4 stemmen per lid. 2. Indien de financiele bijdragen van de deelnemers en de begroting behorende bij het moment dat de geldende stemverdeling werd vastgesteld, substantieel ten opzichte van elkaar wijzigen, doet het algemeen bestuur voorstellen aan de deelnemers om met toepassing van artikel 30 de stemverhouding als gegeven in het eerste lid te wijzigen. 3. Een stemming is alleen geldig als meer dan de helfl van het aantal leden dat zitting heeft, en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen. 4. Voor het tot stand komen van een besluit bij stemming wordt de meerderheid vereist van het aantal uitgebrachte stemmen, die tot stand wordt gebracht door minimaal drie deelnemers. 5. Een lid neemt niet deel aan de stemming over: a. Een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken; b. De vaststelling of goedkeuring van de rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welk bestuur hij behoort c. Een benoeming die hem zelf aangaat, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door voordracht of stemming is beperkt f,,tikel ;i.!ncompsiiBìlilzìf~n Onverminderd het bepaalde in artikel 20 van de wet is het lidmaatschap van het algemeen bestuur onverenigbaar met de betrekking van ambtenaar, door of vanwege het bestuur van éBn van de deelnemers dan wel door of vanwege het bestuur van de omgevingsdienst aangesteld of daaraan ondergeschikt. Met een ambtenaar worden voor de toepassing van dit artikel gelijkgesteld zij die in dienst van één van de deelnemers dan wel de orngevingsdienst op arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht werkzaam zijn.
1. Het algemeen bestuur stelt voor zijn vergaderingen een reglement van orde vast. 2. Het algemeen bestuur vergadert ten minste Wee maal per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter of het dagelijks bestuur dit nodig oordeelt, dan wel ten minste een vijfde van het aantal leden dit, onder opgaaf van redenen, schriftelijk verzoekt. 3. De vergaderingen van het algemeen bestuur zijn openbaar. Indien de voorzitter dan wel een vijfde gedeelte van de aanwezige leden het nodig oordeelt, dient het algemeen bestuur te besluiten of zal worden vergaderd met gesloten deuren.
Artikcl fO. Bevosgdheden a1hernst.n k?btuu~
Alle bevoegdheden in het kader van de regeling, die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen, behoren aan het algemeen bestuur. Paragraaf 2 Dagelijks bestuur
AKikri I I. Samenstelling dagelijks bestuur 1 . Het dagelijks bestuur bestaat, de voorzitter inbegrepen, uit een oneven aantal en maximaal vijf leden welke door en uit het algemeen bestuur worden aangewezen. 2. Het dagelijks bestuur bestaat in ieder geval uit &n lid van de provincie, één lid van Den Haag en een lid van Westland. 3. De leden van het dagelijks bestuur worden aangewezen in de eerste vergadering van het algemeen bestuur in nieuwe samenstelling. 4. De leden van het dagelijks bestuur treden af op de dag waarop zij ophouden lid van het algemeen bestuur te zijn. 5. De leden van het dagelijks bestuur kunnen te allen tijde ontslag nemen. 6. Het ontslag in het vijfde lid gaat in met ingang van de dag, gelegen een maand na de dag waarop hij zijn ontslag heeft genomen of zoveel eerder als zijn opvolger de benoeming heeft aangenomen. 7. Het algemeen bestuur kan een of meer leden van het dagelijks bestuur, de voorzitter inbegrepen, ontslag verlenen indien deze(n) het vertrouwen van het algemeen bestuur niet meer bezit(ten). 8. Indien een plaats in het dagelijks bestuur beschikbaar komt, kiest het algemeen bestuur zo spoedig mogelijk een nieuw lid. Artiki'l 12. V'cr$~dcii,i30ndaqeliji,~üisfuur 1 . Het dagelijks bestuur stelt voor zijn vergaderingen een reglement van orde vast. 2. De vergaderingen van het dagelijks bestuur worden met gesloten deuren gehouden, voor zover het dagelijks bestuur niet anders heeft bepaald.
r'.itiAell3.3evoegu'heden dageliik3 bestuur Het dagelijks bestuur is belast met: a. Het voorbereiden van al hetgeen aan het algemeen bestuur ter overweging en beslissingwordt voorgelegd; b. Het uitvoeren van besluiten van het algemeen bestuur; c. Het beheer van de financiële administratie; d. De zorg, voor zover niet aan anderen opgedragen, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding; e. Het stimuleren en coördineren van overleg tussen de deelnemers; f. Het behartigen van de belangen van de orngevingsdienst bij andere overheden, instellingen, diensten of personen, waarmee contact voor de omgevingsdienst van belang is; g. Het nemen van alle conservatoire maatregelen, zowel in als buiten rechte, en het doen van alles, wat nodig is ter voorkoming van verjaring en verlies van recht of bezit; h. Het houden van toezicht op al hetgeen de omgevingsdienst aangaat; i. Het procederen in eerste aanleg in kort geding en tot voeging in strafzaken als bedoeld in artikel 332 van het Wetboek van Strafvordering, tenzij het algemeen bestuur daaromtrent in voorkomende gevallen een beslissing heeft genomen;
Spoedhalve beroep instellen of bezwaar maken alsmede, voor zover de voorschriften dat toelaten, schorsing van de aangevochten beslissing of een voorlopige voorziening ter zake verzoeken, indien ingevolge een wettelijk voorschrift aan de omgevingsdienst of het bestuur van de omgevingsdienst hetzij een recht van beroep hetzij een recht van bezwaar toekomt; k. Het intrekken van het ingestelde beroep of gemaakte bezwaar, indien het algemeen bestuur de beslissing van het dagelijks bestuur tot het instellen van beroep of het maken van bezwaar niet in zijn eerstvolgende vergadering bekrachtigt.
j.
l. De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen. De voorzitter is voorzitter van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.
2.
ATtik~l15.Bevoegdheden vaarzifter
l. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. 2. Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter wordt deze vervangen door een door het dagelijks bestuur uit zijn midden aan te wijzen lid van dit bestuur. 3. De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur en dagelijks bestuur uitgaan. 4. De voorzitter vertegenwoordigt de omgevingsdienst in en buiten rechte. De voorzitter kan deze bevoegdheid opdragen aan een door hem aan te wijzen gemachtigde.
Huouiistuk 4: Infotm3tie en Verantwoording ,!ftikel 16. Inforri.,dticvan hef bestuur aan raad of provinciale staten
1. Het algemeen bestuur, dagelijks bestuur en de voorzitter verstrekken de raden en provinciale staten ongevraagd alle inlichtingen die voor een juiste beoordeling van het door het bestuur van de orngevingsdienst gevoerde en te voeren beleid nodig is. 2. Het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter verstrekken aan de raden en provinciale staten alle intichtingen die door Bén of meer leden van die bestuursorganen worden verlangd. 3. Het reglement van orde van het betreffende bestuur regelt de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan het in de vorige leden bepaalde. Artikel 17. /nform:lie yed.: pb;eerrk: Ctat~:i?
en verantwooding van leden van het alyemcen he fuur aan co1/f?ge of
1. Een lid van het algemeen bestuur geeft aan het college of gedeputeerde staten, dat hem heeft aangewezen, alle inlichtingen die door het betreffende college of gedeputeerde staten. of één of meer leden daarvan, worden veriangd op de binnen die gemeente of de provincie gebruikelijke wijze. 2. Een lid van het algemeen bestuur kan door het college of gedeputeerde staten, dat hem heeft aangewezen, ter verantwoording worden geroepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid op de binnen die gemeente of de provincie gebruikelijkewijze.
Arti.',ei 18. infcrmatie en veraotwclordinq van leden va11het ú≥ijksb.xtrrur E n de voo,zitkr a;ln algemeen bestuur
l . De leden van het dagelijks bestuur, tezamen en ieder afzonderlijk, en de voorzitter zijn aan het algemeen bestuur verantwoording verschuldigd voor het door hen gevoerde bestuur. 2. De leden van het dagelijks bestuur en de voorzitter geven mondeling of schriftelijk de door het algemeen bestuur dan wel door éBn of meer leden van het algemeen bestuur gevraagde inlichtingen.
kr;,Y;,c'l13. Atlviescommíssic~s
1 . Het algemeen bestuur kan commissies van advies instellen. Het algemeen bestuur regelt de bevoegdheden en de samenstetling.
2. De instelling van vaste commissies van advies aan het dagelijks bestuur of de voorzitter en de regeling van haar bevoegdheden en samenstelling geschieden door het algemeen bestuur op voorstel van het dagelijks bestuur onderscheidenlijk de voorzitter. 3. Andere commissies van advies aan het dagelijks bestuur of de voorzitter worden door het dagelijks bestuur onderscheidenlijk de voorzitter ingesteld.
1. Het algemeen bestuur kan bestuurscommissies instellen met het oog op de behartiging van bepaalde belangen. Het algemeen bestuur regelt de bevoegdheden en de samenstelling. 2. Het algemeen bestuur gaat niet over tot het instellen van een bestuurscommissie dan na verkregen verklaring van geen bezwaar van de raden en provinciale staten. Ter verkrijging van deze verklaring wordt het ontwerp van een besluit tot instelling van een bestuurscornmissieals bedoeld in het eerste lid met een toelichting aan de deelnemers toegezonden.
Hoofdsiuk 6: Varq0ed;l:7f,~~n
l. Het algemeen bestuur kan, met inachtneming van de wet, een regeling vaststellen voor een tegemoetkoming in de kosten van de leden van het algemeen bestuur, de leden van het dagelijks bestuur en de voorzitter. 2. Het algemeen bestuur kan, met inachtneming van de wet, een regeling vaststellen voor een tegemoetkoming in de kosten van de leden van bestuurscommissies zoals bedoeld in artikel 20. Hoofdstuk 7: Ambtelijke cirgeni;.~tic Artil:sl22, Secrc'tanc
1. Het algemeen bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de secretaris. 2. Het algemeen bestuur stelt in een instructie nadere regels vast betreffende de taak en de bevoegdheid van de secretaris. 3. De secretaris is tevens de directeur van de orngevingsdienst. 4. De secretaris is het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter behulpzaam bij de vervulling van hun taak.
5. De secretaris is bij de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur aanwezig. 6. De stukken die van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur uitgaan worden door de secretaris meeondertekend. 7. De secretaris is belast met de leiding van het ambtelijk apparaat. 8. Het algemeen bestuur regelt de vervanging van de secretaris. I i ~ i ~ ~ i ~Overig l P 3 , pv.rscin2:cl
l. Het dagelijks bestuur is, binnen het raam van de door het algemeen bestuur vastgestelde formatie, belast met de benoeming, schorsing, het ontslag dan wel de tewerkstelling op arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht van personeel in dienst van de omgevingsdienst, de secretaris uitgezonderd. 2. Op het personeel in dienst van de omgevingsdienst is de rechtspositieregeling van de gemeente Den Haag van toepassing, tenzij overeenkomstig het bepaalde in de Ambtenarenwet het algemeen bestuur op enig moment zelf voorziet in de rechtspositie en bezoldiging. 3. Waar de in het tweede lid bedoelde regeling wordt gesproken van "gemeenteraad", "college" dan wel 'hoofd van de dienst" wordt voor de toepassing in het kader van deze regeling respectievelijkgelezen: het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de secretaris.
Ariikel2.:. tfegrotinq 1. Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting zes weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, toe aan de raden en provinciale staten. 2. De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de deelnemers voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van de kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld. 3. De raden en provinciale staten kunnen hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. 4. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast, op uiterlijk 1 juli in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. 5. Het dagelijks bestuur zendt de vastgestelde begroting toe aan de raden en provinciale staten. 6. Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na vaststelling, in ieder geval v66r 15 juli van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. 7. Het bepaalde in het tweede, vierde en vijfde lid is mede van toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting.
1. Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast op uiterlijk ljuli in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft. 2. Het dagelijks bestuur zendt de vastgestelde jaarrekening ter kennisneming aan de raden en provinciale staten. 3. Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na vaststelling, vó6r 15 jul van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Artikel 2;. Beiaiiny bijdragr 1. Het algemeen bestuur regelt hoe de bijdragen van de deelnemers worden bepaald. In de begroting wordt vervolgens vastgelegd welke bijdrage elke deelnemer verschuldigd is aan de omgevingsdienst. 2. De deelnemers betalen bij wijze van voorschot jaarlijks vóór 2 januari en vóór 1 juli telkens de helft van de in het eerste lid bedoelde bijdrage. 3. Het dagelijks bestuur kan bepalen dat een van het in het eerste lid bedoelde bedrag afwijkend voorschot wordt betaald. 4. Uiterlijk 1 juni van enig jaar vindt per deelnemer een eerste afrekening plaats over het voorafgaande boekjaar overeenkomstig het ontwerp van de voorlopige jaarrekening. 5. De definitieve afrekening vindt plaats binnen twee maanden na vaststelling van de jaarrekening. 6. De deelnemers zullen er steeds zorg voor dragen dat de omgevingsdienst te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen jegens derden te voldoen. Ariikel27. Financide vo~rschrirten
Het algemeen bestuur stelt voorschriften vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en het financieel beheer van de omgevingsdienst.
,Wik?! :?8.Anhief
1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van de organen ingesteld bij de gemeenschappelijke regeling overeenkomstig een door het algemeen bestuur vast te stellen regeling, die aan Gedeputeerde Staten wordt medegedeeld. 2. Gedeputeerde Staten oefenen toezicht uit op de aan het dagelijks bestuur opgedragen zorg voor de archiefbescheiden overeenkomstig artikel 33, lid l van de Archiefwet 1995. 3. De secretaris is belast met het beheer van de archiefùescheiden voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van de gemeente Den Haag. 4. De archivaris van de gemeente Den Haag oefent toezicht uit op het onder het derde lid genoemde beheer. 5. Voor de bewaring van de op grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden van de in deze regeling genoemde organen is aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente Den Haag. 6. Na opheffing van de gemeenschappelijke regeling worden de onder het derde lid bedoelde archiefbescheiden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van de gemeente Den Haag. 7. De onder het vijfde lid bedoelde archiefbescheiden worden beheerd door de archivaris van de gemeente Den Haag.
!-l?ufdutuk 10 Toe- en uittreding
Artihol 2 9 Toe- tn uittred!nyi l. Het algemeen bestuur doet een unaniem voorstel tot toetreding. 2. Toetreding vindt plaats bij daartoe strekkende besluiten van de bevoegde bestuursorganen van alle deelnemers. 3. Toetreding is mogelijk per 1 januari van het volgende kalenderjaar. 4. Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de toetreding. 5. Het algemeen bestuur doet een unaniem voorstel tot uittreding. 6. Uittreding vindt plaats indien de bevoegde bestuursorganen van alle deelnemers instemmen met de afwikkeling van de financiële en organisatorische gevolgen daarvan. 7. Indien een deelnemer uit de regeling wenst te treden, zal in het kader van de in het zesde lid bedoelde afwikkeling van de financiële gevolgen daarvan een toewijzing van personeel aan deze deelnemer plaatsvinden en zal er een compensatie verschuldigd zijn voor de overige rechten en verplichtingen. 8. De hoeveelheid toe te wijzen personeel wordt bepaald op basis van de begroting over het jaar voorafgaand aan het jaar van uittreding en betreft zowel het directe als het indirecte personeel. 9. De hoeveelheid toe te wijzen indirect personeel en de overige rechten en verplichten worden bepaald op basis van de kostenverdelingen, welke zijn opgenomen in de begroting over het jaar voorafgaand aan het jaar van uittreding. 10. Compensatie voor de overige rechten en verplichtingen zal in een bijdrage ineens worden voldaan. Deze bijdrage is gelijk aan driemaal de op de in het negende lid aangegeven wijze bepaalde hoeveelheid overige rechten en verplichtingen. ll.De feitelijke uittreding kan eerst plaatsvinden per l januari van het tweede jaar volgend op het jaar waarin het algemeen bestuur heeft ingestemd met de uittreding, tenzij het algemeen bestuur een andere datum heeft bepaald. 12. Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van uittreding. Artikel 30. WGziging of ophei21i.d
l. De colleges en gedeputeerde staten, het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur kunnen voorstellen doen tot wijziging van de regeling. Alleen het algemeen bestuur kan, op grond van artikel 7, lid 2, een voorstel doen tot wijziging van de stemverhouding. 2. Deze regeling kan worden gewijzigd indien de bevoegde bestuursorganen van meer dan tweederde van het aantal deelnemers daarmee heefl ingestemd. 3. De artikelen 2, 4, 6, leden 1 tot en met 4, 7, ll,leden l en 2, 29 en 30 van deze regeling kunnen alleen worden gewijzigd indien de bevoegde bestuursorganen van alle deelnemers daarmee instemmen. 4. De regeling kan worden opgeheven bij daartoe strekkende besluiten van alle colleges en gedeputeerde staten. 5. Ingeval van opheffing, stelt het algemeen bestuur, de deelnemers gehoord, een liquidatieplan vast en regelt de vereffening van het vermogen.
Artikel 31. Geschillsntegelinq 1. Voordat over geschillen, omtrent de toepassing, in de ruimste zin, van een regeling tussen besturen van de deelnemers of tussen besturen van een of meer deelnemers en het bestuur van het openbaar lichaam, de beslissing van de rechter wordt ingeroepen, legt het algemeen bestuur het geschil voor aan de Commissaris van de Koningin in de provincie Zuid-Holland. 2. De commissaris hoort de bij het geschil betrokken partijen. 3. Hij brengt binnen drie maanden advies uit over de mogelijkheden partijen tot overeenstemming te brengen. 4. Indien de aard van het geschil daartoe aanleiding geeft, dan wel indien een bestuursorgaan van de provincie partij is in het geschil, laat de commissaris zich bij de voorbereiding van het in het derde lid bedoelde advies bijstaan door twee door hem aan te wijzen burgemeesters van deelnemende, niet als partij bij het geschil betrokken gemeenten. Arlikol 32. Slotbepaling 1. De regeling wordt op de gebruikelijke wijze openbaar gemaakt en treedt op 1 november 201l in werking. 2. Deze regeling kan worden aangehaald als "Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Haaglanden". 3. Gedeputeerde staten zenden de regeling aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninknjksrelaties.
Toelichting op gemeenschappelijke regeling Artikelsgewijze toelichting Hoofdstuk lAlgemene bepalingen Artikel I Algemene bepalingen Dit artikel bevat enkele begripsbepalingen die in de gemeenschappelijke regeling gehanteerd worden. Hoofdstuk 2 Omgevingsdienst Haaglanden Artikel 2 Doelstelling De gemeenschappelijke regeling moet op grond van artikel 52 jo. artikel 10, lid 1van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: Wgr) de belangen vermelden ter behartiging waarvan zij is getroffen. De gemeenschappelijke regeling is getroffen ter ondersteuning van de deelnemers bij de uitvoering van hun taken op het gebied van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (hierna: Wabo), alsmede de in artikel 5.1 Wabo genoemde wetten: - Flora- en Faunawet; Kernenergiewet; - Monumentenwet 1988; Natuurbeschermingswet 1998; - Ontgrondingenwet; Wet bescherming Antarctica; - Wet bodembescherming; - Wet geluidhinder; Wet inzake de luchtverontreiniging; - Wet milieubeheer; - Wet ruimtelijke ordening; - Waterwet; - Woningwet.
-
-
Artikel 3 Instelling De gemeenschappelijke regeling is aangegaan door de colleges van de deelnemende gemeenten en gedeputeerde staten van de provincie Zuid-Holland. Dit betekent dat hoofdstuk IV Regelingen tussen gemeenten en provincies Wgr van toepassing is. Bij deze regeling is een openbaar lichaam als bedoeld in artikel 52 jo. artikel 8, lid l Wgr ingesteld. Het openbaar lichaam bezit rechtspersoonlijkheid. I n de gemeenschappelijke regeling moet, op grond van artikel 52 jo. artikel 10, lid 3 Wgr de plaats van vestiging worden aangewezen. Artikel 4 Taken Dit artikel geeft aan welke werkzaamheden de Omgevingsdienst Haaglanden (hierna: omgevingsdienst) gaat uitvoeren voor de colleges van de deelnemende gemeenten en gedeputeerde staten van de provincie Zuid-Holland. De werkzaamheden dienen echter nog wel bij afionderlijk mandaatbesluit te worden overgedragen, de gemeenschappelijke regeling voorziet daar niet in. De mandaatverlening houdt tevens, tenzij bij de mandaatverlening anders is bepaald, in dat ondermandaat kan worden verleend. Er is dus geen sprake van een delegatie van bevoegdheden, de gemeentelijke en provinciale bestuursorganen blijven verantwoordelijk. Op grond van het zevende lid kan de omgevingsdienst op verzoek van een deelnemer ook werkzaamheden verrichten op het gebied van bouwen. Op grond van het revendelachtste lid kan de omgevingsdienst ook werkzaamheden voor niet-deelnemers verrichten.
I n het tweede lid is bepaald dat alleen het algemeen bestuur voorstellen tot wijziging van de stemverdeling aan de deelnemende bestuursorganen kan doen. Vwr het wijzigen van de stemverdeling is een wijziging van de gemeenschappelijke regeiing nodig, zie artikel 30. Het algemeen bestuur doet een voorstel tot wijziging van de stemverdeling in het geval de financiële bijdragen substantieel van elkaar wijzigen./ beoordeelt in het tweede jaar en vervolgens om de drie jaren aan de hand van de door dat jaar vastgestelde begroting of de stemverhouding wijziging behoeít en doet in dat geval een voorstel tot wijziging aan de deelnemers, Het is derhalve ter beoordeling aan het algemeen bestuur wanneer een dergelijke situatie zich voordoet. Artikel 8 Incompatibiliteiten Op grond van artikel 52 jo. artikel 20 Wgr gelden enkele verboden handelingen voor de leden van het algemeen bestuur van de omgevingsdienst. Dit artikel voegt daar nog enkele onverenigbare betrekkingen bij. Artikel 9 Vergaderingen algemeen bestuur Op grond van artikel 52 jo. 22, lid lWgr zijn de artikelen 16, 17, 19, 20, 22, 26 en 28 tot en met 33 van de Provinciewet van overeenkomstige toepassing verklaard. Zo is het eerste lid, het vaststellen van een reglement van orde, is gebaseerd op artikel 16 van de Provinciewet. Het tweede lid, het aantal vergaderingen per jaar, is gebaseerd op artikel 22, lid 2 Wgr en artikel 17 van de Provinciewet. Het derde lid, openbaarheid van de vergaderingen, is gebaseerd op artikel 22, leden 3,4 en 5 Wgr. De artikelen van de Provinciewet gaan onder andere over het openen van de vergadering, de geldigheid van de stemming, het nemen van een beslissing bij volstrekte meerderheid. Artikel 10 Bevoegdheden algemeen bestuur Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van de omgevingsdienst (artikel 52 jo. artikel 12, lid 2 Wgr). Dat betekent dat alle bevoegdheden, die niet aan een ander bestuurcorgaan zijn opgedragen, aan het algemeen bestuur behoren. Op grond van artikel 57, lid l Wgr zijn voor de bevoegdheden van het bestuur de regels voor de verdeling die bij of krachtens de Provinciewet zijn gesteld, van overeenkomstige toepassing. Hierbij dient er rekening mee te worden gehouden dat de Wet dualisering provinciebestuur niet van toepassing is, zodat de wijzigingen van deze wet niet gelden voor de gemeenschappelijke regeling. Dit betekent dat in die gevallen naar de Provinciewet van vóór de dualisering moet worden gekeken. I n deze toelichting wordt echter gewoon gesproken van de Provinciewet.
Paragraaf 2 Dagelijks bestuur Artikel l1 Samenstelling dagelijks bestuur Dit artikel gaat over de inrichting en samenstelling van het dagelijks bestuur en is gebaseerd op artikel 52 jo. artikel 10, lid 3 en artikel 14 Wgr. Op grond van artikel 14, lid 1Wgr bestaat het dagelijks bestuur uit de voorzitter en ten minste twee andere leden die door en uit het algemeen bestuur worden aangewezen. In de leden 1en 2 wordt aan deze verplichting voldaan. Het dagelijks bestuur bestaat uit drie of uit vijf leden, waarvan drie leden in ieder geval afkomstig zijn van de provincie, de gemeente Den Haag en de gemeente Westland. De provincie en de gemeente Den Haag zijn de deelnemers met de groot* Financiële bijdrage. Voor de gemeente Westland geldt dat deze zetelverdeling bijdraagt aan het borgen van de identiteit van de glastuinbouw. Op grond van artikel 52 jo. artikel 12, lid 3 Wgr is de voorzitter van de orngevingsdienst tevens voorzitter van het dagelijks bestuur. I n verband met de besluitvorming, volstrekte meerderheid (de helff plus één), is gekozen voor een oneven aantal leden voor het dagelijks bestuur. Artikel 12 Vergaderingen dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur vergadert zo vaak als het dat nodig vindt. De leden van dit artikel zijn in overeenstemming met de artikelen 52 en 54 van de Provinciewet. Artikel 13 Bevoegdhedendagelijks bestuur Hierin staan de bevoegdheden van het dagelijks bestuur. Het artikel is grotendeels gebaseerd op de artikelen 158 tot en met 160 en 162 van de Provinciewet, Paragraaf 3 Voorzitter Artikel 14 Voorzitter Dit is in overeenstemming met artikel 52 jo, artikel 12, lid 3 en artikel 13, lid 9 Wgr. Artikel 15 Bevoegdhedenvoorzitter Lid 3 is in overeenstemming met artikel 32a Provinciewet. Lid 4 is in overeenstemming met artikel 176 van de Provinciewet. Hoofdstuk 4 Informatie en verantwoording Artikel 16 Informatie van het bestuur aan raad of provinciale staten Dit artikel gaat over het verstrekken van inlichtingen door het bestuur van de orngevingsdienst aan de raden van de deelnemende gemeenten en aan provinciale staten. Op grond van artikel 52 jo. artikel 17 Wgr moet de gemeenschappelijke regeling daarover bepalingen inhouden. Ook als de gemeenschappelijke regeling is aangegaan tussen uitsluitend de colleges van de deelnemende gemeenten en gedeputeerde staten. Artikel 17 Informatie en verantwoording van leden van het algemeen bestuur aan college of gedeputeerde staten Dit artikel gaat over het verstrekken van inlichtingen en het afleggen van verantwoording door een lid van het algemeen bestuur aan het college of gedeputeerde staten dat hem heeft aangewezen. Op grond van artikel 52 jo. artikel 16, leden 1 en 3 jo. artikel 18 Wgr moet de gemeenschappelijke regeling hierover bepalingen inhouden. Artikel 18 Wgr verklaart artikel 16 Wgr expliciet van overeenkomstige toepassing op regelingen die zijn aangegaan tussen uitsluitend colleges en gedeputeerde staten.
Artikel 18 Informatie en verantwoording van leden van het dagelijks bestuur en de voorzitter aan het algemeen bestuur Dit artikel gaat over het verstrekken van inlichtingen en het afleggen van verantwoording door een lid van het dagelijks bestuur of door de voorzitter aan het algemeen bestuur. Op grond van artikel 52 jo. artikel 16, lid 2 jo. artikel 18 Wgr moet de gemeenschappelijke regeling, voor wat betreft het dagelijks bestuur, hierover bepalingen inhouden. Artikel 18 Wgr verklaart artikel 16 Wgr expliciet van overeenkomstige toepassing op regelingen die zijn aangegaan tussen uitsluitend colleges en gedeputeerde staten. Voor wat betreft de voorzitter, is het artikel gebaseerd op artikel 179 Provinciewet. Hoofdstuk 5 Commissies Artikel 19 Adviescommissies Dit artikel is gebaseerd op artikel 52 jo. artikel 24 Wgr. Het algemeen bestuur is in beginsel bevoegdheid tot het instellen van (vaste) commissies van advies, lid l en lid 2. Artikel 20 Bestuurscommissies Dit artikel is gebaseerd op artikel 52 jo. artikel 25 Wgr. Het algemeen bestuur is bevoegd tot het instellen van bestuurscommissies en niet het dagelijks bestuur en de voorzitter. Het algemeen bestuur kan op grond van artikel 25, lid 2 Wgr slechts tot instelling overgaan indien toestemming is gekregen van de raden van de deelnemende gemeenten en provinciale staten. Aan de bestuurscommissie kunnen bevoegdheden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur worden overgedragen, met uitzondering van de bevoegdheid tot het vaststellen van de begroting of de jaarrekening (artikel 34 Wgr), het heffen van rechten (artikel 30, lid 1, sub a Wgr) en het vaststellen van verordeningen door strafbepaling of politiedwang te handhaven. De bevoegdheden moeten altijd door het algemeen bestuur worden overgedragen, ook als het om bevoegdheden van het dagelijks bestuur gaat (artikel 25, lid 4 Wgr). Indien een bestuurscommissiewordt ingesteld, moet het algemeen bestuur het een en ander regelen: de werkwijze van de commissie, de openbaarheid van vergaderingen, de voorbereiding, de uitvoering en de openbaarmaking van besluiten van de commissie, het toezicht van het algemeen bestuur en dagelijks bestuur op de uitoefening van bevoegdheden van de commissie, de verhouding van de overgedragen bevoegdheden tot die van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur en de verantwoording aan het algemeen bestuur. Hoofdstuk 6 Vergoedingen Artikel 21 Tegemoetkoming in de kostem Dit artikel is gebaseerd op artikel 52 jo. artikel 21 en artikel 25, lid 1Wgr. Hoofdstuk 7 Ambtelijke organisatie Artikel 22 Secretaris Dit artikel is gebaseerd op de artikelen 97 tot en met 103 van de Provinciewet. Deze artikelen zijn van toepassing op grond van artikel 57 Wgr. Artikel 23 Overig personeel I n het eerste lid is geregeld dat het dagelijks bestuur bevoegd is tot het benoemen, schorsen en ontslaan van het personeel van de omgevingsdienst, met uitzondering van de secretaris. I n het tweede lid is (voorlopig) de rechtspositieregeling van de gemeente Den Haag van toepassing verklaard.
Hoofdstuk 8 Financiën en beheer van de omgevingsdienst Artikel 24 Begroting Dit artikel is grotendeels gebaseerd op de artikelen 58, leden l en 2 en 59 Wgr. Artikel 25 Jaarrekening Dit artikel is gebaseerd op artikel 58, leden 3 en 4 Wgr. Artikel 26 Betaling bijdrage I n het eerste lid is bepaald dat het algemeen bestuur de wijze waarop de bijdragen van de deelnemers worden bepaald, nader moet regelen. Dit artikel regelt de tijdstippen van betaling van de bijdrage, dit gebeurt in beginsel door een voorschot per half jaar. Artikel 27 Financiële voorschriften Dit artikel bepaalt dat het algemeen bestuur voorschriften vaststelt met betrekking tot de Financiële organisatie van de omgevingsdienst. Hoofdstuk 9 Archiefbescheiden Artikel 28 Archief Dit artikel voorziet in het archiefbeheer van de omgevingdienst. Op grond van artikel 3 van de Archiefwet 1995 zijn overheidsorganen verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. De gemeenschappelijke regeling moet op grond van artikel 40 van de Archiefiuet 1995 een voorziening inhouden omtrent de archiefbescheiden. Hierbij is, overeenkomstig artikel 40, lid 2 van de Archiefwet 1995, zoveel mogelijk aangesloten bij de bepalingen van genoemde wet. I n het vierde lid is als archivaris de archivaris van de gemeente Den Haag aangewezen. Verder is als archiefbewaarplaats de archiefbewaarplaats van de gemeente Den Haag aangewezen. Hoofdstuk 10 Toe- en uittreding Artikel 29 Toe- en uittreding
Tmtrreding Nadat een verzoek tot toetreding van een bestuursorgaan is ontvangen, doet het algemeen bestuur een unaniem voorstel tot toetreding. Voor het toetreden tot de gemeenschappelijke regeling is een besluit vereist van de reeds deelnemende bestuursorganen (artikel 51, lid 3 jo. lid l Wgr). De colleges van de deelnemende gemeenten en gedeputeerde staten hebben hiervoor, op grond van artikel 51, lid 2 Wgr, toestemming nodig van de gemeenteraad onderscheidenlijk provinciale staten. Als is besloten dat een bestuursorgaan gaat toetreden, moet de gemeenschappelijke regeling worden gewijzigd (zie artikel 30).
Uittreding Ook hier doet het algemeen bestuur een voorstel tot uittreding, maar is een besluit vereist van de reeds deelnemende bestuursorganen (artikel 51, lid 3 jo. lid l Wgr). Op grond van artikel 51, lid 2 Wgr hebben de colleges van de deelnemende gemeenten en gedeputeerde staten hiervoor toestemming nodig van de gemeenteraad onderscheidenlijk provinciale staten. Verder is in dit artikel een voorziening getroffen voor de afwikkeling van de financiële en organisatorische gevolgen. Als is besloten dat een bestuursorgaan gaat uittreden, moet de gemeenschappelijke regeling worden gewijzigd (zie artikel 30).
Artikel 30 Wijziging en opheffing Voor een wijziging van de gemeenschappelijke regeling zijn besluiten van de deelnemende bestuursorganen vereist (artikel 51, lid 3 jo. lid 1Wgr). De colleges van de deelnemende gemeenten en gedeputeerde staten hebben hiervoor, op grond van artikel 51, lid 2 Wgr, toestemming nodig van de gemeenteraad onderscheidenlijk provinciale staten. Voor de wijziging van de gemeenschappelijke regeling moet, ingevolge lid 2, tweederde van de deelnemende bestuursorganen daarmee hebben ingestemd. Voor het wijzigen van bepaalde artikelen is zelfs unanimiteit vereist (lid 3). Met het opheffen van de gemeenschappelijke regeling moeten ook alle deelnemende bestuursorganen instemmen (lid 4).
Hoofdstuk 11 Slotbepalingen Artikel 3 1 Geschillenregeling Het betreft hier een regeling voor geschillen over de uitvoering of toepassing van de gemeenschappelijke regeling tussen de besturen van de deelnemende gemeenten/provincie of tussen de besturen van een of meer deelnemende gemeenten/provincie en het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. I n het verleden lag de bevoegdheid om over dit soort geschillen te beslissen bij de Kroon. Met het vervallen van de bevoegdheid van de Kroon, is ook artikel 53 Wgr vervallen. Nu is de rechter bevoegd om over dit soort geschillen te beslissen. Alvorens een geschil aan de rechter wordt voorgelegd, is in de gemeenschappelijke regeling bepaald dat wordt getracht om tot overeenstemming tussen partijen te komen. Artikel 32 Slotbepaling I n dit artikel worden de openbaarmaking en inwerkingtredinggeregeld.
