Financiële verordening (ex artikel 212 van de gemeentewet).
De raad van de gemeente Dongeradeel gelezen het voorstel van de financiële commissie en burgemeester en wethouders van de gemeente gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, BESLUIT: vast te stellen: de verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Dongeradeel. 1. Inleidende bepalingen Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college. b. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Dongeradeel en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. 2. Begroting en verantwoording Artikel 2. Programma-indeling De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast. Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken 1. Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van doelstellingen, bestuurlijke- en andere belangrijke activiteiten en de daarmee gepaard gaande baten en lasten ingedeeld naar programma’s. Bij het jaarverslag wordt eenzelfde overzicht verstrekt van de realisatie ingedeeld naar programma’s. 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven. Jaarlijks wordt de raad voor 15 maart geïnformeerd over de doorlopende investeringen. 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen. 4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.
5. Uitvoering van na het boekjaar doorlopende onderhoudswerkzaamheden ten behoeve van het kapitaalgoederenbeheer met behulp van eerder door de raad geautoriseerde kredieten worden verrekend d.m.v. een voorziening. Het college heeft het mandaat ook na de jaarovergang door te gaan met de uitvoering. In de jaarrekening wordt de raad geïnformeerd over de voortgang en de budgettaire stand van zaken. 6. Het college heeft het mandaat ook na de jaarovergang door te gaan met uitvoering van incidentele werkzaamheden met behulp van door de raad geautoriseerde kredieten met een éénmalige dekking. Jaarlijks wordt de raad voor 15 maart geïnformeerd over de doorlopende kredieten.
Artikel 4. Kaders begroting. 1.Het college biedt jaarlijks voor 1 juni aan de raad een nota aan met een voorstel voor de bijstelling van het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota voor 15 juli vast. Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen. 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de begroting impliciet geautoriseerd. 3. Indien het college belangrijke afwijkingen voorziet in relatie tot de realisatie van de geplande doelstellingen, bestuurlijke- en andere activiteiten en indien het saldo van een programma of investeringskrediet met meer dan ½ % van het begrotingstotaal dreigt af te wijken, wordt dit door het college in de eerstvolgende raadsvergadering aan de raad gemeld. Het college neemt deze afwijking op in de eerstvolgende tussentijdse rapportage en voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid. 4. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor. Artikel 6. Tussentijdse rapportage 1.Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages na de eerste vier en de eerste acht maanden van het begrotingsjaar over de realisatie van de geplande doelstellingen, bestuurlijke- en andere activiteiten en over de eventuele gewenste bijstelling van beleid, doelstellingen en activiteiten. 2. De tussentijdse rapportage bevat een overzicht met de bijgestelde raming van: a. de baten en lasten per programma; b. het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen; c. het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b; d. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma; e. het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d, alsmede de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten indien zich hier afwijkingen voordoen in relatie tot de begroting. 3. In de tussentijdse rapportage worden afwijkingen op het oorspronkelijke saldo van een programma in de begroting en op de investeringskredieten groter dan 0,1% van de begrotingsomvang toegelicht. De begrotingsomvang is de totale som van de lasten van de
programma’s en algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien van de vastgestelde begroting van het desbetreffende begrotingsjaar. 3. Financieel beleid Artikel 7. Waardering & afschrijving vaste activa 1. Materiële vaste activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden geactiveerd. 2. Materiële en immateriële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening. 3. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. Artikel 8. Reserves en voorzieningen. Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt: a. de vorming en besteding van reserves; b. de vorming en besteding van voorzieningen; c. de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen. Artikel 9. Kostprijsberekening 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten de indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten. 2. Bij de kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor de rioolrechten en de afvalstoffenheffing de compensabele BTW en de kosten van het kwijtscheldingsbeleid. 3.Voor de inzet van materiële activa worden naast directe kosten, indirecte kosten en afschrijvingskosten, de rente voor de financiering van het actief toegerekend. Deze rente is een vergoeding voor de inzet van vreemd vermogen en van eigen vermogen. De rentepercentages voor deze vergoeding worden bij de behandeling van de begroting vastgesteld. Artikel 10. Prijzen economische activiteiten 1. Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden met welke bijbehorende activiteiten de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het college een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd. 2. Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden brengt de gemeente de geraamde integrale kosten in rekening. Bij afwijking doet het college een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of garantie wordt gemotiveerd. 3. Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.
4. Raadbesluiten met de motivering van het publiekbelang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als sprake is van: a. leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid; b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak; c. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden; d. een bevoordeling van sociale werkplaatsen; e. een bevoordeling van onderwijsinstellingen; f. een bevoordeling van publieke media-instellingen; en g. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.
Artikel 11. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen 1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolrechten, afvalstoffenheffing, leges en vergelijkbare heffingen. Lid 2 en 3 zijn vervallen. Artikel 12. Financieringsfunctie 1. Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor: a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren; b. het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s; c. het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen; d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities. 2. Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht: a. Overtollige middelen die niet onmiddellijk nodig zijn voor de uitoefening van de publieke taak mogen alleen bij de schatkist worden aangehouden. Over de middelen die niet bij de schatkist aangehouden worden geldt het volgende; het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële ondernemingen die: gevestigd zijn in een lidstaat van de Europese Unie, die tenminste beschikt over een AArating afgegeven door ten minste twee ratingbureaus en; voor henzelf of voor de door hen uitgegeven waardepapieren kunnen aantonen dat ze tenminste over een AA-minusrating beschikken, afgegeven door ten minste twee ratingbureaus. Het tweede lid is niet van toepassing op uitzettingen tegen waardepapieren waarvoor en solvabiliteitsrisico van 0 procent geldt. b. overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;
c. derivaten zijn niet toegestaan. d. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; e. overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro. 3. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofd van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.
4. Financiële organisatie en financieel beheer. Artikel 13. Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, e.d.; c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties; d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid; e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving. Artikel 14. Financiële organisatie Het college draagt zorgt voor: a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie; e. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productenrealisatie; g. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;
h. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en i. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan. Artikel 15. Interne controle 1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheers handelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. 2. Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 5 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
6. Slotbepalingen Artikel 16. Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2015. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening. 2. Deze verordening treedt in de plaats van de beheersverordening 2007 van de gemeente Dongeradeel vastgesteld door de raad op 30 april 2015. Artikel 17. Citeertitel Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam ‘Financiële verordening gemeente Dongeradeel’. Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Dongeradeel van 30 april 2015.
De griffier,
De voorzitter,
A.J. Folbert
drs. M.C.M. Waanders
Bijlage afschrijvingsbeleid bij artikel 7 1. Activa met een investeringsbedrag < € 5.000 en/of met een kapitaallast < € 500 per jaar worden niet geactiveerd, maar eenmalig ten laste van de exploitatie gebracht. Hierop uitgezonderd gronden en terreinen, deze worden altijd geactiveerd. 2. Als er bij activa sprake is van een restwaarde dan wordt hier rekening mee gehouden bij het bepalen van de afschrijving. Voor trekkers wordt een minimale restwaarde gehanteerd van 10% en voor het overig rijdend materieel 7,5% van de aanschafwaarde. 3. De eerste afschrijving vindt plaats in het jaar volgend op het jaar waarin het actief in gebruik is genomen. De rente gaat lopen vanaf het moment dat er sprake is van een boekwaarde op 1-1 van een jaar. 4. De gemeente hanteert voor nieuwe investeringen de lineaire afschrijvingsmethodiek. Indien goed gemotiveerd mag er gekozen worden voor de annuïtaire afschrijvingsmethodiek. 5. Vervangingsinvesteringen worden tegen actuele waarde als krediet in de begroting opgenomen. Als de actuele waarde niet bekend is wordt de historische kostprijs geïndexeerd volgens het CPI van het CBS.
De volgende maximale afschrijvingstermijn worden gehanteerd voor: Actief Gebouwen (excl. Onderwijs): Gronden en terreinen Gebouwen Verwarmings- en luchtbehandelingsinstallatie: -CV ketel / luchtbehandelingskast -Regelapparatuur Liftinstallatie: -Lift -Regelapparatuur lift Inbraak- en brandbeveiligingsapparatuur Sanitair Gebouwen overig: Verbouwing Renovatie (levensduurverlengend)
Maximaal 0 40 jaar 20 jaar 15 jaar 30 jaar 15 jaar 15 jaar 30 jaar
25 jaar Max. levensduur actief, maar niet hoger dan 25 jaar
Actief Houten tijdelijke gebouwen Bliksemafleiders Energiebesparende maatregelen Installaties en dergelijke: Lichtinstallaties Lichtdrukmachines / archiefsystemen / verkeerslichten / belijningmachines / geluidmeetapperatuur Telefooninstallaties / bekabeling data- en telecomnet Inventaris e.d. Bureaustoelen Bureau’s, kasten, balie etc. Keuken- en kantoorapparatuur Immateriële activa : Kosten geldleningen en saldo (dis)agio Kosten onderzoek en ontwikkeling van een bepaald actief Automatisering: Systemen (software) Apparatuur (hardware): servers, p.c.’s (NB: een ideaalcomplex mag niet op grond van BBV! Zie alg toelichting BBV bij onderdeel 5.4.2) Stemcomputers
Maximaal 15 jaar 10 jaar 15 jaar
30 jaar 10 jaar 8 jaar
10 jaar 15 jaar 15 jaar
Max.looptijd lening 5 jaar
8 jaar 7 jaar
10 jaar
Belastingen/Ruimtelijke Ordening: Elektronische (basis)kaarten
10 jaar
Begraafplaatsen : Aanleg/uitbreiding Overige voorzieningen
30 jaar 25 jaar
Onderwijsvoorzieningen : Bouw onderwijsgebouwen Renovatie onderwijsgebouwen
1e inrichting Noodlokalen Materiële instandhouding
40 jaar Max. levensduur actief, maar niet hoger dan 25 jaar 40 jaar 15 jaar 10 jaar
Actief
Maximaal
Sportvoorzieningen Aanleg sportvelden / overige accommodaties Inrichting en apparatuur sportaccommodaties Gymnastiekmaterialen
25 jaar 20 jaar 15 jaar
Speelterreinen : Aanleg/inrichting Toestellen
25 jaar 15 jaar
Markten : Nutsvoorzieningen Overige voorzieningen
15 jaar 10 jaar
Materieel en voertuigen infra en beheer: Sneeuwploegen Natzoutmenginstallatie Overige materieel gladheidbestrijding Maaimachines / schaftwagens Machines werkplaatsen Veegauto’s Huisvuilauto's / kolkenzuigers / vrachtauto's Hoogwerker Tractoren / aanhangwagens Bestelauto's Minicontainers Ondergrondse opslagcontainers/afvalmaterialen
15 jaar 20 jaar 10 jaar 10 jaar 15 jaar 10 jaar 15 jaar 15 jaar 10 jaar 10 jaar 20 jaar 20 jaar
Wegen, straten en pleinen: Aanleg/reconstructie/herinrichting Straatverlichting: Masten Armaturen Mast en armatuur een geheel Kunstwerken (bruggen, viaducten e.d.) Parkeerautomaten en –meters Straatmeubilair Waterbeheer : Aanleg vaarten / vijverpartijen Haven- en sluiswerken Beschoeiingen / overige voorzieningen
25 jaar 40 jaar 20 jaar 25 jaar 25 jaar 10 jaar 15 jaar
25 jaar 25 jaar 20 jaar
Actief Parken, plantsoenen en tuinen : Aanleg (inclusief beplanting) Riolering : Aanleg en vervanging riolering * De termijnen in deze tabel gelden, tenzij de verwachte toekomstige gebruiksduur een andere levensduur noodzakelijk maakt. De afwijkende levensduur zal op basis een raadsbesluit worden vastgesteld.
Maximaal 25 jaar
40 jaar
