REGELING KEUZEMODEL ARBEIDSVOORWAARDEN RADBOUD UNIVERSITEIT NIJMEGEN
vastgesteld door het college van bestuur d.d. 10 december 2001, laatstelijk gewijzigd per 9 februari 2009
In de CAO Nederlandse Universiteiten 1 juni 2000 - 31 mei 2002 is het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden opgenomen. De invoering van dit model is met ingang van 1 april 2002 van start gegaan. Het keuzemodel houdt in dat de werknemer de mogelijkheid krijgt om een deel van de arbeidsvoorwaarden door eigen keuze te bepalen. Hij/zij kan bronnen ruilen voor doelen. Zowel bij de bronnen als de doelen kan tijd (in de vorm van vakantie-uren) een rol spelen. Voor de uitvoering van het keuzemodel is een correcte registratie van vakantie-uren van essentieel belang en voorwaarde voor deelname. Een correcte registratie is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van werkgever en werknemer. Gelet op en in aanvulling op hoofdstuk 5 van de CAO Nederlandse Universiteiten stelt de werkgever de navolgende regeling vast. Paragraaf I
Algemene bepalingen
Artikel 1 Definities 1. Onder bronnen worden de arbeidsvoorwaarden verstaan welke door de werknemer ingezet kunnen worden als ruilmiddel tegen andere arbeidsvoorwaarden, de doelen. 2. Het boekjaar is het kalenderjaar, waarop de keuze van de werknemer van bronnen respectievelijk doelen betrekking heeft. 3. RU Nijmegen: Radboud Universiteit Nijmegen 4. CAO: CAO Nederlandse Universiteiten 5. Wet LB: Wet op de loonbelasting 1964 6. Uitvoeringsbesluit LB: Uitvoeringsbesluit loonbelasting 1965 7. Uitvoeringsregeling LB: Uitvoeringsregeling loonbelasting 2001 8. Deelnameformulier: Deelnameformulier Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden RU Nijmegen, waarmee de werknemer zijn aanvraag in het kader van het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden indient. Dit formulier is ondergebracht in het programma FLeX, waarmee het door de werknemer on-line wordt ingevuld. Artikel 2 Keuzemoment De werknemer kan éénmaal per jaar, gedurende de periode van 1 april tot 1 november een ruilkeuze maken. De keuze van de werknemer heeft betrekking op uitsluitend het volgende boekjaar, tenzij in deze regeling uitdrukkelijk de keuzemogelijkheid tot meerdere boekjaren is aangegeven. Werknemers, die op of na 1 november voorafgaand aan het betreffende boekjaar in dienst treden, kunnen vooralsnog voor het eerst een ruilkeuze maken voor het daaropvolgende boekjaar. Artikel 3 Deelnemers en deeltijders 1. Student-assistenten, werknemers die op declaratiebasis werken, stagiaires en vakantiekrachten zijn van deelname aan het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden uitgesloten. Uitzondering hierop is de deelname aan de Levensloopregeling RU Nijmegen in het kader van het keuzemodel: de keuze voor dat doel staat open voor alle werknemers. Onverminderd het gestelde in het derde lid kunnen werknemers, die vóór 1 november voorafgaand aan het betreffende boekjaar in dienst zijn en met wie een arbeidsovereenkomst is afgesloten voor de duur van ten minste één jaar, aan het keuzemodel deelnemen. 2. Voor deeltijders geldt dat de aanstellingsomvang geen invloed heeft op de maximale omvang van de in te zetten bronnen. Artikel 1.4, lid 5 van de CAO (het naar rato beginsel voor deeltijders) is niet van toepassing, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald. 3. Deelname aan het keuzemodel is slechts mogelijk indien vakantie-uren zijn geregistreerd conform het door de werkgever gehanteerde en aangeboden verlofregistratiesysteem.
Regeling Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden RU Nijmegen
1
Paragraaf II
De Bronnen
Artikel 4 Vakantie-uren 1. Onder vakantie-uren worden verstaan, vakantie-uren die voor het betreffende boekjaar worden toegekend. De werknemer kan minimaal 1 vakantie-uur en maximaal 76 vakantie-uren per boekjaar inzetten. 2. De waarde van een vakantie-uur is vanaf 2009 bepaald op 0,704% van het bruto maandsalaris op 1 januari van het betreffende boekjaar bij een volledige werktijd (het salaris per maand, zoals opgenomen in bijlage A van de CAO). De waarde van een vakantie-uur wordt derhalve éénmalig vastgesteld. In gevallen waarbij tijd in tijd wordt omgezet zal een vakantie-uur waardevast een vakantie-uur blijven. 3. Als grens voor het door een werknemer in te zetten maximaal aantal vakantie-uren geldt dat het wettelijke minimum voor het aantal vakantie-uren per jaar niet wordt aangetast. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 7:634 BW dient de werknemer vier maal de overeengekomen arbeidsduur per week over te houden voor vakantie. Dit is op voltijd basis bij gebruikmaking van de standaardwerkduur 152 uren, bij gebruikmaking van de plusvariant 160 uren en bij gebruikmaking van de minvariant 144 uren, voor deeltijders te berekenen naar rato. (Zie ook Regeling flexibele werkduur RU Nijmegen) 4. De ingezette vakantie-uren worden per 1 januari van het betreffende boekjaar van de aanspraak voor dat boekjaar afgeschreven. Artikel 5 Salaris en vakantie-uitkering 1. Het inzetten van het salaris als bron mag er niet toe leiden dat het salaris onder het wettelijk minimumloon komt (Wet minimumloon). Het salaris wordt in het betreffende jaar maandelijks in 12 gelijke bedragen ingezet (afrondingsverschillen daargelaten). 2. Het inzetten van de vakantie-uitkering mag er niet toe leiden dat de vakantie-uitkering onder het wettelijk minimum van de vakantie-uitkering komt (artikel 3.12, lid 2 juncto bijlage A van de CAO). 3. De vakantie-uitkering kan éénmaal per boekjaar worden ingezet (mei). Artikel 6 Eindejaarsuitkering Onder eindejaarsuitkering wordt verstaan de uitkering, zoals bedoeld in artikel 3.4, lid 1 van de CAO. De eindejaarsuitkering kan éénmaal per boekjaar worden ingezet (december). Artikel 7 Persoonlijk budget Onder persoonlijk budget wordt verstaan de uitkering ten bedrage van 200 euro, die ingevolge het akkoord Decentrale Arbeidsvoorwaardengelden 2009-2013 gedurende de periode 2009 tot en met 2013 in december aan alle werknemers wordt uitgekeerd. Het persoonlijk budget kan éénmaal per boekjaar worden ingezet. Het bedrag wordt berekend naar rato van dagtaakomvang en datum indiensttreding. Paragraaf III
De Doelen
Artikel 8 Levensloopregeling 1. De werknemer kan bronnen inzetten voor deelname aan de Levensloopregeling RU Nijmegen. 2. Bij de inzet van de bron vakantie-uren mogen maximaal 38 vakantie-uren worden ingezet. Indien 38 vakantie-uren voor de levensloopregeling worden ingezet, mogen geen vakantieuren meer worden ingezet voor het doel extra inkomen als bedoeld in artikel 18. Voor zover minder dan 38 vakantie-uren voor de levensloopregeling worden ingezet, mogen de resterende vakantie-uren worden ingezet voor het doel extra inkomen. 3. Het doel bij het sparen voor de levensloopregeling is het treffen van een voorziening van geld uitsluitend ten behoeve van het opnemen van een periode van onbetaald verlof binnen de gestelde voorwaarden van de levensloopregeling en van artikel 19g, hoofdstuk IIC van de Wet LB. 4. Voor het deelnemen aan de levensloopregeling dient de werknemer gebruik te maken van het Deelnameformulier Levensloopregeling. Gelijktijdig dient de werknemer zijn eventuele deelname aan de Spaarloonregeling stop te zetten door indiening van het Formulier Stopzetting Deelname Spaarloonregeling. Bij mutaties dient de werknemer gebruik te maken van het Wijzigingsformulier Levensloopregeling.
Regeling Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden RU Nijmegen
2
Artikel 9 Extra vakantie-uren 1. Door het inzetten van de bronnen salaris, vakantie-uitkering en/of de eindejaarsuitkering kunnen per boekjaar maximaal 76 vakantie-uren extra worden verkregen. 2. De extra vakantie-uren moeten in het betreffende boekjaar worden opgenomen of voor de in artikel 9 genoemde doelen worden gebruikt onder de in de Regeling meerjaren spaarmodel vakantie-uren RU Nijmegen gestelde voorwaarden. Artikel 10 Sparen vakantie-uren Er kunnen jaarlijks vakantie-uren worden opgespaard voor een aaneengesloten verlofperiode op te nemen ten behoeve van: - sabbatical leave; - naar eigen inzicht in te vullen langdurig, aaneengesloten verlof; - verlenging ouderschapsverlof; en - scholingsverlof. Op dit verlof is de Regeling meerjaren spaarmodel vakantie-uren RU Nijmegen van toepassing. Artikel 11 Scholingskosten 1. In aanvulling op en onverminderd het bepaalde in artikel 6.9 van de CAO inzake scholingsfaciliteiten kan de werknemer de bronnen inzetten voor een belastingvrije vergoeding van de kosten van een studie of opleiding, indien en voor zover die niet door de RU Nijmegen worden vergoed. 2. Overeenkomstig het bepaalde in 6.9 van de CAO moet de studie of opleiding gericht zijn op een goede functievervulling nu en in de toekomst, of gericht zijn op de loopbaanontwikkeling van de werknemer. Indien niet aan de fiscale voorwaarden uit artikel 15a, lid 1, sub h van de Wet LB wordt voldaan en bij voortijdige beëindiging van de studie of opleiding zijn de fiscale gevolgen voor rekening van de werknemer. 3. Voor het verkrijgen van de belastingvrije vergoeding dient de werknemer de originele factuur of facturen van de scholingskosten als bijlage in bij het Deelnameformulier. Een factuur mag voor het gebruik van deze regeling niet ouder zijn dan 1 jaar, teruggerekend vanaf het moment van indiening van het Deelnameformulier. Elke factuur dient op naam van de werknemer te zijn gesteld en op elke factuur moet van de leverancier vermeld staan het BTW-nummer en het inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel. Artikel 12 Beroepskosten In aanvulling op en onverminderd het bepaalde in artikel 3.23 van de CAO inzake beroepskosten kan de werknemer de bronnen inzetten voor een belastingvrije vergoeding van de kosten van vakliteratuur, congressen, seminars, symposia en dergelijke, met inbegrip van de desbetreffende reisen verblijfkosten, indien en voor zover die niet door de RU Nijmegen worden vergoed. Ook de kosten van een tewerkstellingsvergunning vallen hieronder. Tevens kunnen andere kosten die door de Belastingdienst worden aangemerkt als beroepskosten, voor zover ze voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking nodig zijn, hieronder worden begrepen. Artikel 15a, lid 1 sub c en e van de Wet LB is van toepassing. Hierbij geldt de Regeling belastingvrije vergoeding beroepskosten RU Nijmegen. Artikel 13 Extraterritoriale kosten en 30%-regeling 1. De extraterritoriale werknemer, zoals bedoeld in artikel 8 van het Uitvoeringsbesluit LB, kan de bronnen inzetten voor een belastingvrije vergoeding van extraterritoriale kosten, met dien verstande dat op de werknemer niet de 30%-regeling (de bewijsregel) zoals bedoeld in artikel 9 van dat uitvoeringsbesluit van toepassing mag zijn verklaard. Onder extraterritoriale kosten worden verstaan kosten die gemaakt worden voor het aanvragen of omzetten van officiële papieren, zoals verblijfsvergunningen, visa en rijbewijzen, maar ook kosten van medische keuringen en vaccinaties. Artikel 15a, lid 1 sub j van de Wet LB is van toepassing, alsmede het Besluit van 11 februari 2004, nr. CPP2003/641M van de staatssecretaris van Financiën. Voor het verkrijgen van de belastingvrije vergoeding dient de werknemer de originele factuur of facturen van de extraterritoriale kosten als bijlage in bij het Deelnameformulier. Een factuur mag voor het gebruik van deze regeling niet ouder zijn dan 1 jaar, teruggerekend vanaf het moment van indiening van het Deelnameformulier. Elke factuur dient op naam van de werknemer te zijn gesteld.
Regeling Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden RU Nijmegen
3
Indien van toepassing, dan moet op de factuur van de leverancier vermeld staan het BTW-nummer en het inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel. 2. Deelname aan de 30%-regeling (de bewijsregel) zoals bedoeld in artikel 9 van het Uitvoeringsbesluit LB is een onderdeel van het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden Radboud Universiteit Nijmegen. De werknemer op wie de 30%-regeling van toepassing is verklaard kan voor de overige doelen van het keuzemodel arbeidsvoorwaarden alleen de bron vakantie-uren inzetten. De andere bronnen kunnen door deze werknemer niet worden ingezet omdat inzet daarvan zou leiden tot verlaging van het pensioengevend loon wegens overschrijding van de cafetariaruimte als bedoeld in het besluit van de staatssecretaris van Financiën van 8 september 2008, nr CPP2008/1727M. Artikel 14 Telefoon en internet Overeenkomstig het bepaalde in artikel 15b, lid 1, sub f van de Wet LB kan de werknemer bronnen inzetten voor een belastingvrije vergoeding van telefoon, internet en dergelijke communicatiemiddelen - niet zijnde computers en dergelijke apparatuur en bijbehorende apparatuur -, indien het zakelijk gebruik van meer dan bijkomstig belang is. Hierbij geldt de Regeling belastingvrije vergoeding telefoon en internet RU Nijmegen. Artikel 15 Vakbondscontributie Overeenkomstig het bepaalde in artikel 32 van de Uitvoeringregeling LB kan de werknemer bronnen inzetten voor een belastingvrije vergoeding van de door hem betaalde vakbondscontributie. Deze belastingvrije vergoeding heeft een pensioenverlagend effect als de fiscale pensioenruimte niet voldoende is. Voor het verkrijgen van de belastingvrije vergoeding voor vakbondscontributie in het komende keuzejaar, dient de werknemer bij het Deelnameformulier een kopie van het meest recente afschrift van zijn bank- of girorekening te overleggen waaruit de betaling van de vakbondscontributie blijkt. Artikel 16 Bedrijfsfitness Overeenkomstig het bepaalde in artikel 29 van de Uitvoeringsregeling LB kan de werknemer bronnen inzetten voor een belastingvrije vergoeding van de door hem betaalde kosten van bedrijfsfitness bij het Universitair Sportcentrum van de RU Nijmegen. Hierbij geldt de Regeling belastingvrije vergoeding bedrijfsfitness RU Nijmegen. Artikel 17 Fiets woon-werkverkeer 1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 37 van de Uitvoeringsregeling LB kan de werknemer door het inzetten van de bronnen een fiets aanschaffen voor woonwerkverkeer. Hierbij geldt de Regeling belastingvrije vergoeding aanschaf fiets woonwerkverkeer RU Nijmegen. 2. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 37 van de Uitvoeringsregeling LB kan de werknemer door het inzetten van de bronnen met een fiets voor woon-werkverkeer samenhangende zaken aanschaffen. Hierbij geldt de Regeling belastingvrije vergoeding met de fiets woon-werkverkeer samenhangende zaken RU Nijmegen. Artikel 18 Reiskosten woon-werkverkeer Overeenkomstig het bepaalde in artikel 15b, eerste lid, sub a en artikel 16a van de Wet LB kan de werknemer door het inzetten van de bronnen een (extra) belastingvrije vergoeding van reiskosten woon-werkverkeer ontvangen. Hierbij geldt de Regeling belastingvrije vergoeding (aanvulling) reiskosten woon-werkverkeer RU Nijmegen. Artikel 19 Extra inkomen 1. De werknemer kan maximaal 38 vakantie-uren per boekjaar inzetten voor extra inkomen. Indien 38 vakantie-uren voor extra inkomen worden ingezet, mogen geen vakantie-uren meer worden ingezet voor de Levensloopregeling RU Nijmegen als bedoeld in artikel 7. Voor zover minder dan 38 vakantie-uren voor extra inkomen worden ingezet, mogen de resterende vakantie-uren worden ingezet voor de levensloopregeling. 2. De waarde van een vakantie-uur is bepaald op 0,704% van het bruto maandsalaris op 1 januari van het betreffende boekjaar bij een volledige werktijd (het salaris per maand, zoals opgenomen in bijlage A van de CAO). De waarde van een vakantie-uur wordt derhalve éénmalig vastgesteld.
Regeling Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden RU Nijmegen
4
3. Uitbetaling van het extra inkomen vindt onder inhouding van loonheffing plaats in de maand juli van het betreffende boekjaar.
Artikel 20 Fiscale voorwaarden Indien niet aan de fiscale voorwaarden voor de in deze paragraaf genoemde doelen wordt voldaan zijn de fiscale gevolgen voor rekening van de werknemer. Paragraaf IV
Overige bepalingen
Artikel 21 Einde dienstverband 1. Onverminderd het bepaalde in lid 2 geldt voor werknemers van wie het dienstverband eindigt in de loop van een boekjaar dat bij de inzet van bronnen en doelen naar evenredigheid rekening moet worden gehouden met de duur van het dienstverband. Zonodig zal (netto) verrekening plaatsvinden. 2. Indien het dienstverband van de werknemer om wat voor reden dan ook tussentijds wordt beëindigd, is de werknemer tot het bedrag van de nog niet ingehouden bedragen op het bruto (maand)loon in verband met de reeds ontvangen belastingvrije vergoeding in het kader van het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden een compensatie verschuldigd aan de RU Nijmegen. Voorzover mogelijk zal deze compensatie bij de laatste salarisbetaling in één termijn worden ingehouden op het netto salaris van de werknemer. Artikel 22 Ziekte en buitengewoon verlof 1. Bij arbeidsongeschiktheid (ziekte) en gedeeltelijk buitengewoon verlof blijven afspraken over verlaging van het salaris in het kader van het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden in beginsel ongewijzigd. Indien de werknemer heeft gekozen voor het doel reiskosten zoals bedoeld in de Regeling belastingvrije vergoeding (aanvulling) reiskosten woon-werkverkeer RU Nijmegen, wordt de reiskostenvergoeding in de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog uitbetaald. Ingeval van ziekte wordt de reiskostenvergoeding na herstel pas weer uitbetaald per de eerste van de maand volgende op de maand van herstel. Het Besluit van 7 december 2005, nr. CPP2005/2433M van de staatssecretaris van Financiën is van toepassing. 2. Bij volledig buitengewoon verlof zonder behoud van bezoldiging wordt, ter beoordeling van de werkgever en na overleg met de werknemer, deelname aan het keuzemodel opgeschort dan wel vindt - voorafgaand aan de verlofverlening - verrekening met het netto salaris plaats. 3. Gedurende buitengewoon verlof en/of ziekte vindt op een gegeven moment geen opbouw van vakantie-uren meer plaats. Ter beoordeling van de werkgever en na overleg met de werknemer wordt deelname aan het keuzemodel vanaf dat moment opgeschort dan wel vindt verrekening met het netto salaris plaats. 4. Het gestelde in lid 1 is bij wijziging van (de hoogte van) het salaris, anders dan bij wijziging van de weektaak, van overeenkomstige toepassing. Artikel 23 Gevolgen 1. De werknemer is zelf verantwoordelijk voor de gevolgen van zijn keuze. De werkgever erkent in dit verband geen aansprakelijkheid. 2. Indien vakantie-uren als bron worden ingezet, heeft dit - in het algemeen en onverminderd het bepaalde in lid 7 - geen gevolgen in fiscale zin, voor het brutoloon sociale verzekeringen.. 3. Indien het salaris als bron wordt ingezet, heeft dit - in het algemeen en onverminderd het bepaalde in lid 7 - gevolgen in fiscale zin, voor salarisgerelateerde uitkeringen zoals de vakantieuitkering en het salaris tijdens ziekte, het brutoloon sociale verzekeringen en de grondslag voor inkomensafhankelijke voorzieningen, zoals huur-, kinderopvang- en zorgtoeslag. 4. Indien de vakantie-uitkering als bron wordt ingezet, heeft dit - in het algemeen en onverminderd het bepaalde in lid 7 - gevolgen in fiscale zin, voor het brutoloon sociale verzekeringen en de grondslag voor inkomensafhankelijke voorzieningen, zoals de huur-,kinderopvang- en zorgtoeslag. 5. Indien de eindejaarsuitkering als bron wordt ingezet, heeft dit - in het algemeen en onverminderd het bepaalde in lid 7 - gevolgen in fiscale zin, voor het brutoloon sociale verzekeringen en de grondslag voor inkomensafhankelijke voorzieningen, zoals de huur-, kinderopvang- en zorgtoeslag.
Regeling Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden RU Nijmegen
5
6. Indien het persoonlijk budget als bron wordt ingezet, heeft dit – in het algemeen en onverminderd het bepaalde in lid 7 – gevolgen in fiscale zin, voor het brutoloon sociale verzekeringen en de grondslag voor inkomensafhankelijke voorzieningen, zoals de huur- kinderopvang- en zorgtoeslag. 7. Het inzetten van de bronnen als ruilmiddel tegen fiscale vrijstellingsmogelijkheden zal tot gevolg hebben dat de bronnen niet als loon voor de heffing van loonbelasting/premie volksverzekeringen of premies werknemersverzekeringen worden beschouwd. Het besluit van 9 september 2010, nr DGB 2010/2733M van de staatssecretaris van Financiën is van toepassing. Dit betekent dat het pensioengevend loon ongewijzigd kan blijven als maximaal 30% van het (fiscale) loon wordt omgezet in onbelaste beloningsbestanddelen. Artikel 24 Verzoek, aanvraagprocedure en beslissing 1. De werknemer treedt over zijn te maken keuze in overleg met zijn direct leidinggevende. 2. De werknemer maakt zijn keuze kenbaar door het invullen en ondertekenen van het Deelnameformulier. Het Deelnameformulier dient door de direct leidinggevende van de werknemer voor gezien te worden ondertekend. 3. De werknemer stuurt het Deelnameformulier voor 1 november, voorafgaand aan het betreffende boekjaar, naar zijn eigen personeelsafdeling c.q. personeelsfunctionaris, die de aanvraag op fiscale en wettelijke bepalingen toetst. 4. In alle gevallen waarbij tijd in tijd, geld in geld, tijd in geld of geld in tijd wordt omgezet, honoreert de werkgever, in afwijking van het gestelde in artikel 5.9 van de CAO, het verzoek van de werknemer. 5. De werknemer dient jaarlijks tot de totale waarde van de voor het komende boekjaar in geld uit te drukken gekozen arbeidsvoorwaarden aan te geven welke bronnen hij wil inzetten. Indien echter gekozen wordt voor doelen, die over meerdere jaren opgebouwd of afgelost worden, kan slechts éénmalig aangegeven worden welke bronnen hij gedurende die meerdere jaren wil inzetten. Artikel 25 Wijziging in persoonlijke omstandigheden De werknemer is verplicht elke wijziging in de persoonlijke omstandigheden, die van invloed kan zijn op de toepassing van deze regeling, terstond en schriftelijk aan de werkgever te melden. Artikel 26 Beroep Artikel 10.10 van de CAO is onverkort van toepassing. Artikel 27 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2002.
Regeling Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden RU Nijmegen
6
