GEDRAGSCODE NEDERLANDSE STAATSLOTERIJ

GEDRAGSCODE NEDERLANDSE STAATSLOTERIJ

Laatste wijziging:

30 oktober 2012

Classificatie: openbaar Paraaf medewerker: ………

Pagina 1 van 17

Inhoudsopgave DOCUMENTKENMERKEN ...................................................................................................................................... 2 INHOUDSOPGAVE ..................................................................................................................................................... 2 1 INLEIDING ................................................................................................................................................................. 3 1.1 TOEPASSINGSGEBIED .......................................................................................................................................... 3 1.2 VERANTWOORDELIJKHEID ................................................................................................................................. 3 2 GEDRAGSREGELS: ................................................................................................................................................. 4 2.1 ZORGVULDIGE OMGANG MET MEDEWERKERS ................................................................................................... 4 2.2 VEILIGE EN GEZONDE WERKOMSTANDIGHEDEN ................................................................................................ 4 2.3 CORRECTE VASTLEGGING VAN GEGEVENS ........................................................................................................ 4 2.4 BELANGENVERSTRENGELING/TEGENSTRIJDIGE BELANGEN .............................................................................. 4 2.5 KLOKKENLUIDERREGELING ............................................................................................................................... 5 2.6 PROCURATIEREGELING ....................................................................................................................................... 5 2.7 BELONINGEN ...................................................................................................................................................... 5 2.8 AANNEMEN EN AANBIEDEN VAN GESCHENKEN OF INVITATIES ......................................................................... 5 2.9 AANBIEDEN VAN GESCHENKEN EN INVITATIES ................................................................................................. 6 2.10 MEDEWERKER WINT / PROMOTIONELE KANSSPELEN ...................................................................................... 6 2.11 GEHEIMHOUDING ............................................................................................................................................. 6 2.12 OMGANG MET BEDRIJFSEIGENDOMMEN .......................................................................................................... 7 2.13 OMGANGSVORMEN ZOALS MACHTSMISBRUIK, DISCRIMINATIE EN SEKSUELE INTIMIDATIE .......................... 7 2.14 CONTACTEN MET DE MEDIA / SOCIAL MEDIA ................................................................................................... 7 2.15 INFORMATIEBEVEILIGING ................................................................................................................................. 8 2.16 GEBRUIK VAN COMMUNICATIEMIDDELEN ....................................................................................................... 8

Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Bijlage 4:

Beroepsprocedure Klokkenluiderregeling Nederlandse Staatsloterij Procedure invulling beschikbare plaatsen evenementen Aanvullende bepalingen gebruik communicatiemiddelen


Pagina 2 van 17

1 Inleiding Betrouwbaarheid en betrokkenheid zijn waarden die voor de Nederlandse Staatsloterij uitermate belangrijk zijn. Deze waarden passen bij het naleven van wetten en (interne en externe) regels die op ons van toepassing zijn en het tevreden houden van onze klanten en aandeelhouder. Het beeld dat de Nederlandse samenleving heeft van de Nederlandse Staatsloterij wordt deels bepaald door het optreden van de medewerkers. Deze gedragscode is bedoeld om de medewerkers vanuit hun eigen verantwoordelijkheid te ondersteunen bij het maken van afwegingen van wat moet, wat kan en wat niet kan, wat mag en niet mag waar het gaat om bijvoorbeeld de omgang met elkaar, klanten en relaties en de belangen en de middelen van de organisatie. De gedragscode beschrijft de minimumnormen voor aanvaardbaar gedrag en in de code wordt aldus niet ingegaan op alle situaties die zich kunnen voordoen. De normale (gedrags)regels in het maatschappelijke verkeer bijvoorbeeld worden hier niet genoemd, maar ieder weldenkend mens weet dat hij of zij zich daaraan dient te houden. Er is het vertrouwen dat het kennisnemen van de gedragscode een gevoel van vanzelfsprekendheid zal oproepen. 1.1 Toepassingsgebied De gedragscode en de daarbij behorende andere regels en richtlijnen waarnaar in deze gedragscode wordt verwezen, zijn van toepassing op alle medewerkers van de Nederlandse Staatsloterij. Onder medewerkers wordt tevens verstaan uitzendkrachten, gedetacheerden, freelancers en andere personen die op contractbasis bij de Nederlandse Staatsloterij werkzaam zijn. 1.2 Verantwoordelijkheid Elke medewerker, ongeacht functie, van de Nederlandse Staatsloterij is verantwoordelijk voor het naleven van deze gedragscode en het nakomen van de wet. In geval van twijfel over de naleving of toepassing hiervan is overleg met de direct leidinggevende noodzakelijk. Elke leidinggevende ziet er op toe dat zijn medewerkers zich in overeenstemming met de gedragscode gedragen. Van leidinggevenden wordt verwacht dat zij het goede voorbeeld geven. Zij horen hun medewerkers te vertellen wat in deze gedragscode staat en wat de relevante procedures van de Nederlandse Staatsloterij zijn. Indien een medewerker meent dat zijn leidinggevende zich niet aan de code houdt geeft hij dat aan bij zijn leidinggevende. Indien dit niet tot resultaat leidt, meldt hij dit bij het desbetreffende DT-lid of indien dat niet mogelijk is bij de manager HR. Het niet naleven van de in de gedragscode genoemde verantwoordelijkheden kan leiden tot een passende sanctie, waaronder disciplinaire of arbeidsrechtelijke maatregelen, ontslag op staande voet daarvan niet uitgezonderd. Mocht het voorkomen dat zich een situatie voordoet waarin deze gedragscode niet voorziet, dan ligt de uiteindelijke beslissing over het handelen bij de Directie. Indien een medewerker bezwaar heeft tegen de manier waarop in dit laatste geval de gedragscode in zijn geval wordt toegepast, dan kan hij gebruik maken van de beroepsprocedure (zie bijlage 1).


Pagina 3 van 17

2 Gedragsregels: 2.1 Zorgvuldige omgang met medewerkers De Nederlandse Staatsloterij  behandelt haar medewerkers met respect en vraagt van haar medewerkers geen handelingen die in strijd zijn met weten regelgeving of algemeen geaccepteerde maatschappelijke normen. Een leidinggevende mag een medewerker dan ook nooit vragen of dwingen om in strijd daarmee of met enige interne procedure te handelen;  houdt binnen de randvoorwaarden van haar bedrijfsvoering rekening met de individuele belangen van de medewerkers;  spant zich in om vast te stellen dat nieuwe medewerkers integer en deskundig zijn;  streeft naar een voor medewerkers prettige werksfeer, goede arbeidsvoorwaarden en opleidings- en trainingsfaciliteiten voor medewerkers;  bevordert als werkgever een open en directe communicatie. 2.2 Veilige en gezonde werkomstandigheden De Nederlandse Staatsloterij zet zich in voor een werkomgeving waarin veilig, gezond en naar tevredenheid kan worden gewerkt. 2.3 Correcte vastlegging van gegevens De Nederlandse Staatsloterij draagt als een goede werkgever zorg voor een nauwkeurige en accurate boekhouding en verslaglegging. De Nederlandse Staatsloterij komt al haar wettelijk verplichtingen stipt na. De balans en resultaatrekening zijn getrouwe weergaven van de financiële situatie. Persoonsgegevens worden conform de eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens stelt behandeld en vastgelegd. 2.4 Belangenverstrengeling/tegenstrijdige belangen Een medewerker onthoudt zich te allen tijde van handelingen en activiteiten, die de belangen van de Nederlandse Staatsloterij kunnen schaden. In de uitoefening van zijn functie is een medewerker zorgvuldig in de keuze van relaties en leveranciers en samenwerkingsverbanden met andere bedrijven en organisaties. Dit betekent dat medewerkers contacten vermijden met mensen en/of organisaties die in de maatschappij als dubieus of onbetrouwbaar worden gezien. Belangenverstrengeling kan zich voordoen wanneer een medewerker privé-relaties aangaat met collega’s/leveranciers en hierdoor het vermogen van de medewerker om zijn werk op een objectieve, onpartijdige en doeltreffende wijze uit te voeren zou kunnen ondermijnen Een medewerker is verplicht om alle feitelijke en mogelijke gevallen van belangenverstrengeling te melden aan het DT-lid binnen wiens verantwoordelijkheid de medewerker valt. Medewerkers verrichten geen nevenactiviteiten die de geloofwaardigheid en de goede naam van de Nederlandse Staatsloterij in het geding kunnen brengen of schade kunnen toebrengen aan het belang en de naam van de Nederlandse Staatsloterij. Indien de medewerker betaalde arbeid verricht naast zijn functie bij de Nederlandse Staatsloterij, heeft hij daarvoor aan zijn DT-lid toestemming gevraagd en dit bij de afdeling HR gemeld. Medewerkers zorgen er voor dat zij niet in een situatie terecht komen waarbij er sprake kan zijn of lijken van tegenstrijdigheid tussen enerzijds het eigen (financiële) belang of dat van de persoon of instelling die men vertegenwoordigt en anderzijds het belang van de Nederlandse Staatsloterij. Werkgerelateerde informatie van/over de Nederlandse Staatsloterij mag door de medewerker niet gebruikt worden voor


Pagina 4 van 17

eigen gewin of dat van familieleden, vrienden of instanties waarbij de medewerker in enige hoedanigheid betrokken is of waar de medewerker sympathie voor koestert. Voorbeelden van belangenverstrengeling

   

Je neemt deel in een inkooptraject, bij één van de betrokken leveranciers werkt een familielid van jou. Je gaat in op het aanbod van een zakelijke relatie om gratis gebruik te maken van zijn vakantiehuis. Je geeft de goede antwoorden van de prijsvragen bij een promotionele kansspel door aan je beste vriend. Je geeft in je vrije tijd hulp bij het organiseren van een illegaal pokerspel.

2.5 Klokkenluiderregeling De Nederlandse Staatsloterij wil dat medewerkers op adequate en veilige wijze melding kunnen doen van eventuele vermoedens van misstanden. Dergelijke meldingen worden serieus onderzocht, waarbij een te goeder trouw handelende medewerker niet wordt benadeeld in zijn positie en/of functioneren binnen de Nederlandse Staatsloterij. In geval van een dergelijke melding gelden de regels die zijn opgenomen in de klokkenluidersregeling. Deze regeling is als bijlage bij deze gedragscode opgenomen (zie bijlage 2). 2.6 Procuratieregeling Een medewerker gaat alleen verplichtingen aan waartoe hij bevoegd is. De Nederlandse Staatsloterij beschikt over een interne/externe procuratieregeling waarin deze bevoegdheden staan omschreven. Bij het aangaan van verplichtingen raadpleegt de medewerker deze regeling (op te vragen bij Control & Reporting) 2.7 Beloningen Een medewerker vraagt en accepteert geen materiële of immateriële beloningen van derden voor het verstrekken van opdrachten of leveren van diensten. Een medewerker accepteert bij het aangaan van privé-transacties of -overeenkomsten met leveranciers van de Nederlandse Staatsloterij geen andere, gunstigere, voorwaarden dan bij reguliere transacties en overeenkomsten het geval is. Een DT-lid of medewerker werkzaam op de afdeling Financiën doet steeds melding aan de algemeen directeur terzake het voor privé-doeleinden aangaan van financiële of andersoortige verplichtingen met de huisbankier en/of huisaccountant van de Nederlandse Staatsloterij. Voor het aangaan van contracten met externe leveranciers wordt de procedure gevolgd die hiervoor aanwezig is. 2.8 Aannemen en aanbieden van geschenken of invitaties Elke ontvangst van een relatiegeschenk van (potentiële) relaties dan wel van personen waardoor een schijn van beïnvloeding zou kunnen ontstaan, dat een waarde van meer dan € 50,00 vertegenwoordigt wordt gemeld aan het desbetreffende DT-lid. Alleen met toestemming van het DT kunnen evenementen, tentoonstellingen en seminars op kosten van (potentiële) relaties of leveranciers worden bezocht. Dit geldt ook voor kostenvergoeding en/of meereizen van partners. Indien het uitnodigingen van (potentiële) leveranciers betreft betaalt de Nederlandse Staatsloterij zelf de reis en verblijfskosten, dit ter voorkoming van schijn van beïnvloeding.


Pagina 5 van 17

Uitnodigingen voor evenementen in het buitenland worden in overleg met het DT al dan niet aangenomen. Een uitzondering hierop zijn de uitnodigingen die te maken hebben met KNVB. Voor deze reizen geldt dat er maximaal twee vertegenwoordigers van de Nederlandse Staatsloterij deelnemen. Bij evenementen als de Olympische Spelen zijn alleen die medewerkers van de Nederlandse Staatsloterij aanwezig die daar uit hoofde van hun functie noodzakelijkerwijs aanwezig moeten zijn. Voor bovengenoemde buitenlandse reizen is toestemming van het DT nodig en betaalt de Nederlandse Staatsloterij de reis- en verblijfskosten. Indien men voor zakelijke doeleinden in het buitenland is, kan wel worden deelgenomen aan (beperkte) activiteiten, die in de vrije tijd worden aangeboden. 2.9 Aanbieden van geschenken en invitaties Geschenken worden, met terughoudendheid, gegeven in de vorm van de eigen producten (loten) met een maximum van € 113,50. Het cadeau doen/geven van loten wordt geregistreerd. Ten aanzien van de invulling van beschikbare plaatsen bij evenementen geldt de procedure zoals is opgenomen in bijlage 3 bij deze gedragscode. 2.10 Medewerker wint / promotionele kansspelen Het staat medewerkers vrij deel te nemen aan door de Nederlandse Staatsloterij georganiseerde loterijen, tenzij anders is bepaald. In het geval dat een medewerker een prijs van € 10.100,- (zegge tienduizend honderd euro) of meer wint: - dient hij dit, zo spoedig mogelijk nadat hij zelf kennis heeft genomen van de gewonnen prijs, mede te delen aan de algemeen directeur; - treedt de hiervoor opgestelde interne procedure ‘medewerker wint’ in werking. Indien een medewerker in één van deze loterijen wint en de media treedt hierover in contact met de Nederlandse Staatsloterij dan is zij gerechtigd dit gegeven te bevestigen waarbij geen mededelingen worden gedaan over de hoogte van de prijs en de identiteit van de desbetreffende medewerker. In alle gevallen spant de Nederlandse Staatsloterij zich tot het uiterste in de privacy van de medewerker te waarborgen. Het is medewerkers niet toegestaan deel te nemen aan de door de / in samenwerking met de Nederlandse Staatsloterij georganiseerde promotionele kansspelen. Promotionele kansspelen zijn spelen die worden georganiseerd in overeenstemming met de code voor promotionele kansspelen. 2.11 Geheimhouding De medewerker dient zich er van bewust te zijn dat hij binnen de Nederlandse Staatsloterij beschikt over informatie die hem is toevertrouwd op basis van zijn functie. De medewerker gaat dan ook zorgvuldig om met die informatie, niet alleen naar derden, maar ook naar collega’s. Het is de medewerker verboden, zowel tijdens het dienstverband als na beëindiging van de arbeidsovereenkomst, tegenover derden mededelingen te doen over wat hem bekend is over de activiteiten van de Nederlandse Staatsloterij, de deelnemers aan de Nederlandse Staatsloterij of de relaties van de Nederlandse Staatsloterij. Hij mag derden ook niet in de gelegenheid stellen om van dergelijke informatie kennis te nemen. Hierbij is het niet van belang of de medewerker de informatie in de uitoefening van zijn functie of op andere wijze heeft verkregen.


Pagina 6 van 17

De geheimhouding mag de medewerker niet in conflict brengen met zijn wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld het als getuige door de rechter gehoord worden. Informatie die op regelmatige wijze in de publiciteit is gebracht, is van deze verplichting tot geheimhouding uitgezonderd. Dit is informatie die naar buiten is gebracht zonder dat de medewerker zijn geheimhoudingsplicht schendt. Dit kan informatie zijn die al publiekelijk bekend was of die door de overheid naar buiten is gebracht. 2.12 Omgang met bedrijfseigendommen Een medewerker gaat zorgvuldig en als een goede huisvader met alle aan de Nederlandse Staatsloterij toebehorende middelen om. Daarnaast houden medewerkers zich aan de afspraken over de toegang tot en het gebruik van ruimtes binnen de gebouwen, ook bij het ontvangen van gasten. 2.13 Omgangsvormen zoals machtsmisbruik, discriminatie en seksuele intimidatie De medewerkers houden zich aan de geldende maatschappelijke fatsoensnormen. Een medewerker onthoudt zich van (de dreiging met) seksuele intimidatie, racistische opmerkingen, discriminerend gedrag, grof taalgebruik, verbale agressie of lichamelijke agressie. 2.14 Contacten met de media / social media De contacten met de media worden uitsluitend onderhouden door de algemeen directeur en de voorlichter. Een medewerker mag slechts de media te woord staan of van informatie voorzien met goedkeuring van de algemeen directeur. Wanneer je besluit om je persoonlijke Twitter-, Facebook- of ander social media-account te gebruiken om nieuws over de Nederlandse Staatsloterij en haar producten of jouw werkzaamheden te delen met je vrienden, bestaan de volgende richtlijnen:  Deel alleen informatie die inhoudelijk over je eigen werkzaamheden gaan en die openbaar zijn (dus niet met de kwalificatie ‘voor intern gebruik’ of ‘vertrouwelijk’)  Denk goed na of het bericht dat je wilt plaatsen relevant is  Bedenk dat alles wat je op social media plaatst altijd terug te vinden is en ook leesbaar en te kopiëren kan zijn voor onbekenden. Als je gegevens verwijdert op een social media site is dit geen garantie dat de gegevens permanent van Internet verwijderd zijn.  Corporate informatie zoals bijvoorbeeld een nieuw spel, een speciaal prijzenpakket, een nieuwe site of app. mogen alleen geplaatst worden na de introductie ervan. Openstaande vacatures mogen alleen doorgeplaatst worden als de vacature extern is uitgezet door HR. We willen geen vooruitblikken over onderwerpen die nog niet extern bekend zijn of mogen worden  Bij twijfel: niet doen! Neem dan contact op met de afdeling Corporate Communicatie Alle gebruik van social media accounts op een door de werkgever beschikbaar gestelde communicatiemiddel valt ook onder de bepalingen van 2.16 en bijlage 4 van deze gedragscode. Staatsloterij-accounts en overige Social Media: Als je reageert op de berichten op de Staatsloterij Facebook- en Twitter-account die door ons zelf zijn geplaatst, bedenk dan goed dat iedereen kan achterhalen dat jij een werknemer bent van de Nederlandse Staatsloterij. Denk daarom hier ook goed na of jouw bijdrage passend en relevant is. Het is voor medewerkers van de Nederlandse Staatsloterij niet toegestaan om te reageren op berichten van klanten op onze eigen Staatsloterij-accounts of op andere social media platforms. Ook niet anoniem! Alleen het webcareteam van SNT is bevoegd om met klanten in gesprek te gaan. Zie je ergens online berichtgeving met klachten of onjuistheden en denk je dat dit nog niet gesignaleerd is door het webcareteam, neem dan contact op met de afdeling Corporate Communicatie.


Pagina 7 van 17

2.15 Informatiebeveiliging De Nederlandse Staatsloterij heeft een informatiebeveiligingsbeleid opgesteld, welke op het Intranet van de Nederlandse Staatsloterij is gepubliceerd. Medewerkers worden geacht hiervan kennis te nemen en zich te houden aan regels voor informatiebeveiliging. Informatie die de belangen of bedrijfsvoering van de Nederlandse Staatsloterij kan schaden als derden daarvan kennis (kunnen) nemen, is vertrouwelijk en moet behandeld worden volgens de regels van het documentbeleid en het classificatiemodel. Medewerkers zijn verplicht beveiligingsincidenten zo spoedig mogelijk bij de juiste instantie te melden. 2.16 Gebruik van communicatiemiddelen De door werkgever beschikbaar gestelde communicatiemiddelen zijn bestemd voor zakelijk gebruik. Hieronder wordt verstaan gebruik voor zover relevant voor de functie-uitoefening. Deze communicatiemiddelen kunnen beperkt voor niet-zakelijk verkeer worden gebruikt, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en de Nederlandse Staatsloterij niet kan schaden. Zie bijlage 4 voor een nadere uitwerking van de gebruik van communicatie middelen.


Pagina 8 van 17

Bijlage 1 – Beroepsprocedure Indien een medewerker bezwaar heeft tegen de manier waarop de gedragscode in zijn geval wordt gehanteerd, kan er gebruik gemaakt worden van een bezwaarprocedure: De medewerker bespreekt het bezwaar met zijn direct leidinggevende. De direct leidinggevende neemt hierop, voor zover hij daartoe bevoegd is, een beslissing en deelt deze beslissing mee aan de medewerker. Wanneer de medewerker nog steeds bezwaren heeft kan de medewerker zijn bezwaar kenbaar maken aan de directie van de Nederlandse Staatsloterij. De medewerker moet dit schriftelijk doen en binnen vier weken na ontvangst van de beslissing van zijn direct leidinggevende. In zijn schriftelijke bezwaar verzoekt de medewerker de directie binnen vier weken te komen met een voor beroep vatbaar besluit. De medewerker mag zich, op eigen kosten, bij het opstellen van het verzoek en in verdere gesprekken daarover laten bijstaan door een door hem gekozen raadsman van binnen of buiten de Nederlandse Staatsloterij. De directie moet de medewerker horen en neemt binnen vier weken een besluit. Als de directie de bezwaren van de medewerker erkent, dan wordt dit onmiddellijk schriftelijk aan de medewerker meegedeeld en daarmee eindigt de procedure. Als de directie de bezwaren van de medewerker niet erkent, dan wordt ook dit schriftelijk aan de medewerker meegedeeld in een voor beroep vatbaar besluit. In dit besluit geeft de directie aan welke instantie bevoegd is om in beroep over dit besluit te oordelen (= de Beroepscommissie). Als de medewerker na ontvangst van het voor beroep vatbare besluit van de directie nog steeds van mening is dat de gedragscode in zijn geval niet goed is toegepast, kan hij bij de Beroepscommissie in beroep gaan. Dan moet hij doen binnen vier weken na ontvangst van het voor beroep vatbare besluit. De medewerker mag ook bij de Beroepscommissie in beroep gaan als hij acht weken na de aanvraag daartoe nog steeds geen voor beroep vatbaar besluit van de directie heeft ontvangen. Het beroepschrift moet schriftelijk worden ingediend. De medewerker mag zich bij het opstellen van het beroepschrift en in gesprekken met de Beroepscommissie laten bijstaan door een door hem gekozen raadsman. De Beroepscommissie bestaat uit één lid aangewezen door de directie van de Nederlandse Staatsloterij en één lid aangewezen door de OR. De Beroepscommissie wordt bijgestaan door een secretaris die werkzaam is bij de Nederlandse Staatsloterij. De werkwijze van de Beroepscommissie wordt door de leden vastgesteld. De ontvangst van het beroepschrift wordt door de Beroepscommissie zo spoedig mogelijk aan de medewerker schriftelijk meegedeeld. De Beroepscommissie zal een beroepschrift niet ontvankelijk verklaren als dezelfde zaak al ergens anders in behandeling is. De medewerker wordt in staat gesteld om het beroepschrift mondeling toe te lichten aan (enkele leden van) de Beroepscommissie. De Beroepscommissie doet binnen acht weken uitspraak. Indien dit door omstandigheden niet mogelijk is, wordt de medeweker hiervan onder opgave van de redenen, in kennis gesteld. De leden van de Beroepscommissie oordelen in alle vrijheid. Zij streven naar een unanieme uitspraak. Als er een unanieme uitspraak komt, dan wordt deze schriftelijk aan de medewerker en de directie meegedeeld. Deze uitspraak is bindend voor de medewerker en de directie.


Pagina 9 van 17

Bijlage 2 : Klokkenluiderregeling Nederlandse Staatsloterij Inleiding De Nederlandse Staatsloterij neemt een belangrijke maatschappelijke positie in. Naast de commerciële kracht staat of valt het succes van de Nederlandse Staatsloterij met het vertrouwen dat onze omgeving (publiek en stakeholders) in ons stelt. Vertrouwen kan alleen worden verworven door professioneel en integer handelen. De Nederlandse Staatsloterij is zich bewust van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid en wil daarom niet alleen geldende wetten en regels en corporate governance bepalingen zoveel mogelijk naleven, maar ook rekening houden met maatschappelijk gangbare normen en waarden. Onze normen en waarden hebben wij neergelegd in gedragsregels die van toepassing zijn op alle Werknemers. Deze klokkenluiderregeling biedt een instrument waarmee Werknemers op veilige wijze melding kunnen doen van eventuele vermoedens van misstanden, zonder angst te hebben voor gevolgen daarvan voor zijn/haar (rechts)eigen positie. Het is van belang dat vermoedens van misstanden worden gemeld zodat adequaat optreden mogelijk is en eventuele schade kan worden beperkt of voorkomen. Een te goeder trouw handelende Werknemer die conform deze regeling een melding doet van een vermoeden van een misstand zal niet worden benadeeld in zijn positie en/of functioneren binnen de Nederlandse Staatsloterij. Deze regeling is niet bedoeld voor het melden van klachten door Werknemers over hen persoonlijk betreffende aangelegenheden, of het uiten van kritiek op gemaakte beleidskeuzes. Artikel 1 Definities In deze regeling wordt verstaan onder: -

-

-

Algemeen Directeur: de statutair bestuurder van de Nederlandse Staatsloterij; Commissie: de commissie klachtenbehandeling die zorgdraagt voor het uitvoeren van de procedure zoals opgenomen in deze regeling, bestaande uit twee leden: de manager internal audit en de directeur corporate affairs (tevens secretaris van de Commissie); Leidinggevende: degene die direct leiding geeft aan de Werknemer; Melding: de melding van een Vermoeden van een misstand; DT: het Directie Team bestaande uit de Algemeen Directeur, de directeur financiën, de directeur marketing en sales,de directeur operatie en de directeur corporate affairs; Nederlandse Staatsloterij: Stichting Exploitatie Nederlandse Staatsloterij en, indien van toepassing, haar dochtermaatschappijen en eventuele andere groepsmaatschappijen; Raad van Commissarissen: de raad van commissarissen van de Nederlandse Staatsloterij Vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de Nederlandse Staatsloterij, in verband met: o een (dreigend) strafbaar feit; o een (dreigende) schending van weten regelgeving; o een (dreiging van) bewust onjuist informeren van autoriteiten, toezichthoudende instanties of het publiek o een (dreigende) schending van binnen de onderneming geldende gedragsregels, of o een (dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten Werknemer: elke persoon die al dan niet in dienstverband werkzaam is voor de Nederlandse Staatsloterij;


Pagina 10 van 17

Artikel 2 De Commissie 2.1 De Algemeen Directeur heeft de verantwoordelijkheid voor de behandeling en begeleiding van Meldingen gedelegeerd aan de Commissie. De Commissie is bevoegd onderzoek naar alle meldingen te doen en rapporteert aan de Algemeen Directeur. 2.2 Betreft het Vermoeden van een misstand een lid van de Commissie dan zorgt de Algemeen Directeur voor een plaatsvervangend commissielid. De Commissie kan zo nodig andere functionarissen en Werknemers of externe adviseurs betrekken bij de uitvoering van haar werkzaamheden. 2.3 De Commissie houdt een overzicht bij van alle ontvangen Meldingen met gegevens over hun herkomst, (de uitkomsten van) het onderzoek en het genomen besluit.

Artikel 3 Procedure Melding bij Leidinggevende 3.1 Tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 4, kan de Werknemer, bij voorkeur schriftelijk, een Vermoeden van een misstand bij zijn Leidinggevende melden of indien hij Melding aan zijn Leidinggevende niet wenselijk acht bij een hogere leidinggevende of de secretaris van de Commissie. De Werknemer meldt zo juist en volledig mogelijk de aard van de (mogelijke) misstand, wanneer of gedurende welke periode deze plaats vond en de namen van betrokkenen. De Werknemer geeft hierbij aan dat de Melding geschiedt in het kader van de klokkenluiderregeling. Meldingen kunnen ook anoniem gedaan worden, uitsluitend schriftelijk, bij de secretaris van de Commissie. 3.2 De Leidinggevende, de hogere leidinggevende of de secretaris van de Commissie legt de Melding, met de datum waarop deze ontvangen is, schriftelijk vast en laat die vastlegging akkoord tekenen door Werknemer, die daarvan een afschrift ontvangt. 3.3 Indien de Werknemer de Melding bij de Leidinggevende of de hogere leidinggevende heeft gedaan, draagt deze Leidinggevende er zorg voor dat de secretaris van de Commissie (a) onverwijld op de hoogte wordt gesteld van de Melding en van de datum waarop de Melding ontvangen is en (b) een afschrift van de vastlegging ontvangt. De secretaris van de Commissie stuurt daarna een ontvangstbevestiging aan de Werknemer die de Melding heeft gedaan. In de ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke Melding bij de Leidinggevende of de hogere leidinggevende. 3.4 De secretaris van de Commissie draagt er zorg voor dat de (overige) leden van de Commissie en de Algemeen Directeur onverwijld op de hoogte wordt gesteld van de Melding en van de datum waarop de Melding ontvangen is. De Commissie zal vervolgens [zo spoedig mogelijk] beoordelen of de gemelde misstand onder het bereik van deze klokkenluidersregeling valt en dit voorleggen aan de Algemeen Directeur. Als de Algemeen Directeur besluit dat de Melding nader dient te worden onderzocht zal de Commissie dit onderzoek onverwijld starten [en de Werknemer daarover informeren]. Daartoe stelt de Commissie een team samen van minimaal twee personen. Het onderzoek vindt plaats onder supervisie van de Commissie. De Commissie houdt de Werknemer op de hoogte van de voortgang van het onderzoek en de verwachte tijdlijn van afronding van het onderzoek. 3.5 De uitkomsten van het onderzoek en de eventuele door de Commissie voorgestelde maatregelen worden voorgelegd aan de Algemeen Directeur die de Commissie binnen twee weken na rapportering schriftelijk op de hoogte zal stellen van zijn besluit en de uitvoering daarvan. Indien het besluit afwijkt van het voorstel van de Commissie dan zal dit gemotiveerd worden. De Commissie zal de Werknemer informeren over de bevindingen van het onderzoek en de eventuele maatregelen waartoe het onderzoek naar de misstand heeft geleid.


Pagina 11 van 17

Artikel 4 Procedure melding bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen 4.1 De Werknemer kan een Vermoeden van een misstand melden bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen, indien: a. het Vermoeden van een misstand de Algemeen Directeur betreft; b. een eerdere Melding van in wezen hetzelfde Vermoeden van een misstand, de misstand niet heeft weggenomen. 4.2 De Werknemer meldt zo juist en volledig mogelijk de aard van de (mogelijke) misstand, wanneer of gedurende welke periode deze plaats vond en de namen van betrokkenen. De Werknemer geeft hierbij aan dat de melding geschiedt in het kader van de klokkenluiderregeling. 4.3 De voorzitter van de Raad van Commissarissen legt de Melding, met de datum waarop deze ontvangen is, schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door Werknemer, die daarvan een afschrift ontvangt. 4.4 De voorzitter van de Raad van Commissarissen draagt er zorg voor dat de (overige) leden van de Raad van Commissarissen onverwijld op de hoogte wordt gesteld van de Melding en van de datum waarop de Melding ontvangen is. De voorzitter van de Raad van Commissarissen draagt er zorg voor dat ook de Algemeen Directeur een afschrift ontvangt van de Melding. 4.5 De Raad van Commissarissen zal vervolgens [zo spoedig mogelijk] beoordelen of de gemelde misstand onder het bereik van deze klokkenluidersregeling valt. Als de Raad van Commissarissen besluit dat de Melding nader dient te worden onderzocht stelt zij onverwijld een onderzoek in. De voorzitter van de Raad van Commissarissen houdt de Werknemer op de hoogte van de voortgang van het door of namens haar ingestelde onderzoek en de verwachte tijdlijn van afronding van het onderzoek. De voorzitter van de Raad van Commissarissen zal de Werknemer informeren over de bevindingen van het onderzoek. Artikel 5 Geheimhouding De Werknemer die het Vermoeden van een misstand meldt en degene aan wie het Vermoeden van de misstand is gemeld, behandelen de Melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de Commissie (danwel de voorzitter van de Raad van Commissarissen indien sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 4) wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de Nederlandse Staatsloterij. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de Werknemer niet worden genoemd danwel zal de informatie op zodanige wijze worden verstrekt dat de anonimiteit van de Werknemer zoveel mogelijk gewaarborgd is. Artikel 6 Rechtsbescherming 6.1 De Werknemer die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling te goeder trouw een Vermoeden van een misstand heeft gemeld en aan die misstand geen persoonlijk voordeel ontleent, wordt op geen enkele wijze in zijn positie en/of functioneren benadeeld als gevolg van het melden. 6.2 Het is niet aanvaardbaar dat een Werknemer opzettelijk bij de Leidinggevende, de Commissie of de voorzitter van de Raad van Commissarissen, of welke andere instantie of persoon dan ook melding doet waarvan hij weet of redelijkerwijs kan weten dat die onjuist is. Een dergelijke onjuiste melding kan negatieve gevolgen hebben voor de betreffende Werknemer. Artikel 7 Contactgegevens Voor contactgegevens van de voorzitter van de Raad van Commissarissen of nadere vragen over het beleid van de Nederlandse Staatsloterij ten aanzien van misstanden kunt u contact opnemen met de directeur corporate affairs, tevens secretaris van de Commissie.


Pagina 12 van 17

Bijlage 3: Procedure invulling beschikbare plaatsen evenementen Ten aanzien van de invulling van beschikbare plaatsen bij evenementen (waaronder ook de skybox in de Arena) geldt de volgende procedure: 1. Het is uitsluitend aan de algemeen directeur, de overige DT-leden, de manager Sales & Trade Marketing en de medewerker sponsoring en relatiemanagement toegestaan om relaties uit te nodigen voor evenementen waar de Nederlandse Staatsloterij toegangsbewijzen voor heeft, c.q. zelf organiseert. De manager Sales & Trade Marketing en de medewerker sponsoring en relatiemanagement zijn enkel bevoegd relaties van de afdeling marketing & sales uit te nodigen. 2. Afhankelijk van het specifieke evenement kan het DT besluiten ook andere medewerkers dan de hierboven genoemden uit te nodigen c.q. hen toestemming te verlenen zakelijke relaties uit te nodigen voor een evenement. 3. Niet DT-leden die een relatie willen uitnodigen dienen de betreffende reservering te laten accorderen door het DT-lid waaraan hij of zij rapporteert. 4. Alle uitgenodigde gasten dienen uiterlijk twee weken voor de datum waarop het betreffende evenement plaatsvindt met naam en adresgegevens bij de medewerker sponsoring en relatiemanagement aangeleverd te worden. 5. Elke eerste dinsdag van de maand ontvangt het DT een bijgewerkte versie van het evenementenoverzicht met daarop alle evenementen en de tot dat moment daarvoor uitgenodigde relaties. Vervolgens ontvangen alle in 1 genoemde medewerkers het overzicht. 6. Ten aanzien van de catering tijdens een evenement gelden de richtlijnen zoals deze door de medewerker sponsoring en relatiemanagement per evenement worden opgesteld. 7. Per individueel evenement wordt door de medewerker sponsoring en relatiemanagement een gastheer of gastvrouw aangewezen (ofwel degene die het merendeel van de relaties op het betreffende evenement heeft uitgenodigd). De gastheer of gastvrouw wordt in het evenementenoverzicht apart benoemd, wordt vermeld in de uitnodigingsbrief als zijnde gastheer/vrouw, krijgt van medewerker sponsoring en relatiemanagement instructies en de benodigde bescheiden en dient tenminste een half uur vóór het in de uitnodigingsbrief vermelde tijdstip op het evenement aanwezig te zijn. 8. Ten aanzien van de skybox geldt dat indien er onvoldoende zakelijke relaties uitgenodigd kunnen worden c.q. de uitnodiging accepteren, er door de medewerker sponsoring en relatiemanagement in overleg met de manager Sales & Trade Marketing besloten kan worden voor dat bepaalde evenement de skybox gesloten te houden. 9. Indien er voor een evenement, ondanks alle pogingen hiervoor geschikte zakelijke relaties uit te nodigen, uiteindelijk toch enkele plaatsen over blijken te zijn, besluit de algemeen directeur of DT lid de overige beschikbare plaatsen te verloten onder het interne personeel via bestaande procedure (via directie secretaresse worden de beschikbare plaatsen voor loting ter beschikking gesteld).


Pagina 13 van 17

10. Het overzicht van alle evenementen is op aanvraag verkrijgbaar bij de medewerker sponsoring en relatiemanagement. 11. Tenslotte een aantal criteria ten aanzien van de aard van de relaties die kunnen worden uitgenodigd: a. Alle evenementen zijn in eerste instantie bestemd voor zakelijke relaties, met name verkooppunten en leveranciers/partners. b. Personeelsleden die in de operatie met deze relaties werken kunnen, indien dit zakelijk van belang wordt geacht, uitgenodigd worden door de in 1 genoemde medewerkers. c. Het is van belang dat zoveel mogelijk gevarieerd wordt in relaties die uitgenodigd worden; enerzijds om ervoor te zorgen dat het netwerk zo breed mogelijk is/blijft/wordt, anderzijds om te voorkomen dat het bijzondere karakter van de uitnodiging door de Nederlandse Staatsloterij voor een evenement verloren gaat.


Pagina 14 van 17

Bijlage 4: Aanvullende bepalingen gebruik communicatiemiddelen De Nederlandse Staatsloterij geeft aan iedere medewerker toestemming om gedurende zijn of haar dienstbetrekking gebruik te maken van de communicatiemiddelen van Nederlandse Staatsloterij (hierna te noemen werkgever). Het gebruik maken vindt echter plaats onder de voorwaarden zoals genoemd in deze aanvullende bepalingen. Artikel 1 Doel van de aanvullende bepalingen De aanvullende bepalingen bevat afspraken over de wijze waarop werkgever de medewerker toestemming geeft om gebruik te maken van de door de werkgever beschikbaar gestelde communicatiemiddelen (internet, e-mail, telefonie enzovoorts). Daarnaast bevat deze aanvullende bepalingen afspraken over de voorwaarden waaronder werkgever omgaat met het verzamelen en verwerken van op de medewerker betrekking hebbende persoonsgegevens bij het gebruik van communicatiemiddelen, met als doel het vinden van een balans tussen een verantwoord gebruik van deze middelen en bescherming van de privacy van de medewerkers op de werkplek. Artikel 2 Gebruik communicatiemiddelen Medewerker is gerechtigd om gedurende zijn/haar dienstverband communicatiemiddelen van werkgever te gebruiken voor zakelijke communicatie, mits gebruik in het kader van de werkzaamheden bij werkgever van belang is en daaraan een positieve bijdrage levert. Medewerker is gerechtigd gedurende zijn/haar dienstverband communicatiemiddelen van werkgever te gebruiken voor niet-zakelijke communicatie mits gebruik niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden van medewerker en niet bovenmatig is. Het is bijvoorbeeld toegestaan om in beperkte mate privé mail middels een browser te lezen en te beantwoorden. Werkgever aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid voor het verwerken, bewaren of veiligstellen van niet-zakelijke gegevens. Alle bovenstaande handeling moeten plaats vinden met inachtneming van weten regelgeving en algemene omgangsregels. Tegen misbruik zal worden opgetreden. Onder misbruik wordt in ieder geval verstaan: - het opzettelijk versturen of verzamelen van dreigende, seksueel intimiderende, racistische dan wel andere maatschappelijk onbetamelijke berichten. - het opzettelijk bekijken of downloaden van pornografisch of racistisch materiaal; - het opzettelijk gebruik maken van illegale software, bestanden en ander illegaal materiaal*. - het deelnemen aan illegale activiteiten. - maar ook ander gebruik waarvan de medewerker mede gelet op de aard, omvang dan wel gevolgen daarvan, in redelijkheid heeft moeten begrijpen dat de grenzen van het toelaatbare zijn overschreden. * Bij illegale bestanden moet je denken aan applicaties waar niet voor betaald is en foto’s waarop een kopijrecht rust.

Artikel 3 Verplichtingen medewerker Medewerker is gehouden om tijdens het gebruik van communicatiemiddelen correcte taal te gebruiken en hanteert dezelfde regels die van toepassing zijn voor telefonische en schriftelijke communicatie ten behoeve van werkgever. Medewerker dient scherp op te letten dat er bij het gebruik van communicatiemiddelen voor privé doeleinden geen onnodige hoge kosten gemaakt worden. In dit verband dient medewerker zich bewust te zijn dat het gebruik van communicatiemiddelen in het buitenland extra kosten met zich meebrengt.


Pagina 15 van 17

Medewerker dient zich te onthouden van het aangaan van verplichtingen waarvoor hij of zij niet geautoriseerd is. Medewerker dient vast te stellen in overleg met de afdeling ICT welke applicaties geschikt zijn om te installeren op bedrijfsapparatuur, en mag in geen geval applicaties (laten) installeren welke in strijd zijn met deze aanvullende bepalingen. Het is de verantwoordelijkheid van de medewerker om ervoor zorg te dragen dat bedrijfsinformatie altijd conform de regels van het classificatiemodel gecommuniceerd wordt. Dit geldt voor alle communicatiemiddelen. Het classificatiebeleid is te vinden op het Intranet van de Nederlandse Staatsloterij. Artikel 4 Controle en doeleinden De werkgever zal in beginsel van de inhoud van persoonlijke dan wel zakelijke berichten geen kennis nemen. Evenmin zullen persoonsgegevens betreffende het aantal berichten en andere gegevens hieromtrent verzameld dan wel verwerkt worden. De werkgever zal in beginsel geen persoonsgegevens betreffende internetgebruik, zoals duur en het soort sites dat de medewerker bezoekt, verzamelen of verwerken. Dit laat echter het recht van werkgever onverlet om op individuele basis de toegang tot communicatiemiddelen te beperken (filteren) en anderzijds op incidentele basis te controleren vanwege: - een zwaarwichtige reden, waaronder het vermoeden van onrechtmatig gebruik. - het bekend maken van bedrijfsgeheimen. - het voorkomen van negatieve publiciteit betreffende het bedrijf. - het tegengaan van seksuele intimidatie. - het naleven van afspraken over verboden gebruik; - het in gevaar brengen van het bedrijfsbelang. De werkgever is gerechtigd om bij plotseling of langdurige afwezigheid, en bij uitdiensttreding van een medewerker de afwezigheid van de medewerker kenbaar te maken aan relaties door middel van het aanpassen van de accountgegevens. Artikel 5 Wijze van controle Wanneer werkgever in het kader van één of meerdere in artikel 4 van deze aanvullende bepalingen genoemde gronden overgaat tot controle van gebruik van communicatiemiddelen, zal deze controle plaatsvinden door content-filtering en door het maken van kopieën. De werkgever kan, waar relevant, controleren op afzender, ontvanger, datum, tijd, inhoud en duur van het gebruik. De door de werkgever verwerkte gegevens zullen maximaal gedurende vier weken worden bewaard, tenzij er een juridische grondslag is om deze gegevens langer te bewaren. De werkgever zal een geheimhoudingsplicht opleggen aan de systeembeheerder die met het controleren en verwerken van de gegevens is belast. Artikel 6 Naleving en maatregelen De werkgever is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van deze aanvullende bepalingen. Handelt een medewerker in strijd met deze aanvullende bepalingen dan bespreekt de werkgever dit gedrag zo spoedig mogelijk met medewerker. Medewerker ontvangt in eerste instantie een formele waarschuwing. In tweede instantie volgt een disciplinaire straf, waaronder een schorsing zoals


Pagina 16 van 17

verwoord in de CAO Staatsloterij, of een arbeidsrechtelijke maatregel en eventueel zelfs ontslag op staande voet. Is het gedrag van medewerker dermate ernstig, dan kan zonder dat medewerker een formele waarschuwing heeft ontvangen worden overgegaan tot het opleggen van een disciplinaire straf, zoals genoemd in dit artikel. Artikel 7 Indien medewerker meent dat hij of zij wordt benadeeld door deze aanvullende bepalingen, dient hij gebruik te maken van de beroepsprocedure (bijlage 1).


Pagina 17 van 17

GEDRAGSCODE NEDERLANDSE STAATSLOTERIJ

Recommend Documents