Geconstateerde problemen bij verzoeken aan de examencommissies
Voorwoord Naar aanleiding van haar visiedocument heeft de Facultaire Studentenraad (FSR) een inventarisatie gedaan onder de studenten van de faculteit omtrent de reactiesnelheid van de verschillende examencommissies. Uit deze inventarisatie heeft de FSR kunnen opmaken dat er in een groot aantal gevallen is waarbij er helaas sprake is van een te late, of zelfs een ontbrekende reactie op deze verzoeken. Wij zijn ontzettend blij dat het faculteitsbestuur er aan wil bijdragen dit proces te stroomlijnen zodat in het vervolg studenten altijd goed op de hoogte zijn. In dit document vindt u de specifieke gevallen die de FSR binnengekregen heeft, alsmede een algemeen reactie van de OLCs over hun desbetreffende examencommissie. Dit alles is op cluster gesorteerd en geanonimiseerd. Aan het einde hebben wij een conclusie geformuleerd waarin ook een aantal aanbevelingen vanuit de FSR genoemd zijn.
1
1 1.1
Moleculaire Wetenschappen Algemeen Voorwoord van de OLC
De OLC MW heeft veel respons gehad op het verzoek van voorbeelden om de examencommissie, deze worden hieronder toegevoegd en de OLC is van mening dat deze voorbeelden voor zich spreken. De OLC ziet dan ook graag verbetering in de toekomst.
1.2 Geachte OLC, Ik las net jullie berichtje op de Sigma facebook, over het te laat nemen van beslissingen door de examencommissie. Nu heb ik, ik denk nu ongeveer een jaar geleden, voor het eerst een verzoek tot het doen van een minor psychologie ingediend. Ik heb geen reactie gekregen op dit verzoek, maar omdat de vakcodes in mijn verzoek ontbraken heb ik het verzoek opnieuw ingediend, ongeveer een maand later. Ook op de mail heb ik geen reactie gekregen. Nu heb ik ongeveer 3 weken geleden voor de derde keer een verzoek verstuurd, ook gecct naar de studieadviseur zodat die er eventueel achteraan kon gaan. Nog steeds geen antwoord... Inmiddels heb ik deze tentamenweek het eerste psychologie tentamen gemaakt, terwijl ik niet weet of ik deze minor wel kan volgen. Erg vervelend dus, ik ben blij dat jullie dit gaan aankaarten!
1.3 Beste OLC MLW, Als reactie op het facebookbericht van Michiel van Lokven een voorbeeld van een te late beslissing van deexamencommissie. Het verzoek tot inschrijving van de master was verwerkt in oktober als het bachelorexamen was aangevraagd op de examendatum 29-08-2014. Daardoor konden we ons niet via osiris aanmelden voor de eerste twee tentamens van de master, omdat dit vakken zijn van twee weken (voor de tracks Clinical Biology, Functional Genomics en Neuroscience). Nou heeft de studentenbalie ons uiteindelijk maar allemaal ingeschreven voor die tentamens. Het zou fijn zijn als ´of ons verzoek voor de master eerder wordt geaccepteerd ´ of we op de een of andere manier ons toch kunnen inschrijven voor de eerste tentamens (want ik snap dat het kort dag is om alle verzoeken eind augustus te verwerken). Groetjes,
1.4 Beste OLC, Ik heb half juli toestemming gevraagd voor mijn bio-informatica master. Ik heb nog steeds geen antwoord. Groetjes
1.5 Beste OLC (en FSR),
2
Op de facebook pagina van Sigma is laatst een oproep gedaan over problemen met de examencommissie. Nou heb ik zelf 2 ervaringen met de examencommissie. De eerste was een brief met het verzoek om het vak Bioinformatica A te volgen in tegenstelling tot het voor scheikunde verplichte Bioinformatica. Hier heb ik nooit een reactie op gehad. Dit heb ik toendertijd ook tegen Wilma gezegd en zij zei dat ik me er niet druk over moest maken omdat dat altijd goedgekeurd wordt. Ik heb dus ook gewoon Bioninformatica A gevolgd en gehaald en Bioinformatica niet. Mijn tweede ervaring was een verzoek om de master Biology te mogen doen na mijn bachelor Scheikunde. Hier heb ik wederom een brief voor opgesteld met de hulp van Conny Mooren en deze verstuurd naar de examencommissie. Hier heb ik nu al binnen een paar weken reactie op. Het grote verschil tussen de twee verzoeken is het mailadres waarnaar het verzoek is verstuurd. De eerste heb ik verstuurd naar het mailadres dat er in de studiegids stond van de examencommissie (
[email protected]). De tweede heb ik verstuurd naar het email adres dat ik had gekregen van Conny Mooren en dat was
[email protected]. Ik denk zelf dus dat het grote probleem in het niet of traag reageren op de verzoeken op de eerste mail ligt. Want de tweede keer was het snel geregeld. Groeten,
3
2 2.1
Informatica en Informatiekunde Algemeen Voorwoord van de OLC
De OLC I&I is er blij mee dat de FSR de trage reactiesnelheid van de examencommissies concreet wilt aanpakken. Het is jammer dat dit vaak een struikelblok is. Gelukkig blijkt dat veel studenten ruim van tevoren contact hebben met de examencommissie en dat de beslissingen veelal voorspelbaar zijn, waardoor het niet vaak voorkomt dat het daadwerkelijk studievertraging tot gevolg heeft. Zo gokt men erop dat een keuzevak of pakketwijziging goedgekeurd gaat worden, volgt het vak, en hoort dan achteraf dat het inderdaad geen probleem was. Dit is echter geen goede zaak. Wij hopen dan ook dat hier iets mee gedaan kan worden. Bijgevoegd is een voorbeeld.
2.2
Voorbeeld uit het cluster Informatica en Informatiekunde
Vorig jaar, voor de stroomlijning in tracks, koos men bij de master informatica een ’pakket’ van enkele vakken. Variaties zouden mogelijk zijn, mits goedgekeurd door de examencommissie. Een drietal studenten haalde een vak uit zo’n pakket na twee kansen niet, en wilden het vak vervangen voor een ander vak in dezelfde richting. In de zomervakantie heeft men om goedkeuring gevraagd bij de examencommissie, en toen er in september nog geen reactie was is men het vervangende pakket maar gaan volgen. In oktober volgde echter bericht dat het niet was goedgekeurd, zonder verder een reden te specificeren. De studenten vroegen om toelichting, maar daar is op moment van schrijven nog geen reactie op gekomen. Aangezien het te vervangen vak inmiddels al weer enkele maanden onderweg is, is een derde kans geen realistische optie meer. Concreet betekent dit dat de studenten tijdens hun afstuderen in het laatste semester alsnog andere vakken moeten volgen om een ander pakket te kiezen, of studievertraging zullen oplopen.
4
3 3.1
Biowetenschappen Algemeen Voorwoord van de OLC
Over het algemeen is de reactiesnelheid van de examencommissie biowetenschappen in orde. Het is soms wat storend dat door maar maandelijks te vergaderen er dingen relatief op de lange baan belanden, maar als het goed is, is dit bij studenten bekend. Meer duidelijkheid rondom formulieren zou ook kunnen helpen bij de reactiesnelheid. Nu vullen studenten sommige dingen nog onvolledig in en daardoor ontstaat er, door het over een weer mailen, vertraging op het besluit. Er ontstaan echter wel problemen rondom drukke periodes, zoals in juli en augustus wanneer een grote groep mensen een beroep doet op de examencommissie. Er zijn bij ons gevallen bekend van mensen die duidelijkheid nodig hebben, over een extra tentamenkans of een alternatief vakkenpakket, die voor de zomer mailen en pas in oktober of november reactie krijgen. We hopen dat de FSR hier iets mee kan en als er verder vragen zijn dan horen we het wel.
3.2 Ik heb wel een voorbeeld uit eigen ervaring. Zo ben ik vorig jaar begonnen met mijn Master Medical Biology maar wilde ik graag een vrije track volgen. Dit heb ik netjes voor september aangevraagd. Ik ben dat jaar gewoon begonnen met het vakkenpakket dat is opgesteld door mij. Pas na november kreeg ik bericht terug van de examencommisie met daarin dat mijn vakkenpakket niet was goedgekeurd. Doordat het ruim drie maanden later was kon ik de verplichte vakken niet meer volgen. Uiteindelijk zagen zij dat ook in en hebben ze toch nog ingestemd met het pakket.
3.3 Hoi! Ik bedacht me dat ik mijn examenprogramma 6 weken voordat ik mijn bachelor moest aanvragen door de examencommissie heb laten goedkeuren. Dus dat is ongeveer 3 maanden geleden. Ik heb hier verder nooit meer iets van gehoord, dus ik ga ervanuit dat het goed is gekeurd, maar het is natuurlijk beter als de examencommissies even een mailtje sturen dat het goed is ipv dat ik daar dan maar vanuit ga.
4 4.1
Wiskunde en Natuur- en Sterrenkunde Wiskunde
De OLC van Wiskunde heeft na iventarisatie geconstateerd dat er bij hun opleiding geen problemen zijn naar aanleiding van verzoeken bij de examencommissie. Omdat de opleiding qua studentenaantallen redelijk klein is het mogelijk voor leden van de commissie studenten redelijk persoonlijk te benaderen. Dit gebeurt dan ook waardoor verzoeken op tijd worden behandeld.
5
4.2
Natuur- en Sterrenkunde
De OLC van Natuur- en Sterrenkunde zegt nog bezig te zijn met de inventarisatie, maar kon op voorhand niet uitlsuiten dat er gevallen waren. Deze worden later in een aparte bijlage opgestuurd.
5
Conclusie
Op basis van deze inventarisatie concludeert de FSR de volgende twee dingen: • Het aantal gevallen waarin verzoeken te laat zijn behandeld is dermate groot dat hier niet gesproken kan worden van een incidenteel probleem. • De communicatie vanuit de examencommissie richting studenten is niet adequaat en soms zelfs afwezig, waardoor studenten niet weten waar ze aan toe zijn. De FSR is zich ervan bewust dat de examencommissie bestaat uit medewerkers die primair andere werkzaamheden uitvoeren, maar wilt toch aanbevelen dat examencommissies frequenter vergaderen zodat verzoeken sneller in behandeling genomen kunnen worden. Verder beveelt de FSR aan dat er formeel wordt vastgelegd binnen welke termijn studenten uitlsuitsel hebben over hun verzoeken. Bij complexe verzoeken die meer tijd nodig hebben zou dan per schriftelijk medegedeeld kunnen worden dat het verzoek nog steeds in behandeling is. De FSR zou namelijk nooit willen dat beslissingen overhaast worden genomen door tijdsdruk, maar zou in zo’n overschrijding wel graag zien dat de communicatie goed onderhouden blijft. Verder denkt de FSR dat het misschien handig zou kunnen zijn dat er (ambtelijke) ondersteuning komt voor ’standaardverzoeken’ die in de regel worden gehonoreerd, zodat de examencommissie zelf meer tijd heeft om over de complexere verzoeken te buigen. Op de vraag of dit veel zal helpen, kunnen naar onze mening de examencommissies zelf beter een mening vormen. Dit denken wij omdat zij direct ervaring hebben met het aantal (standaard)verzoeken.
6
