Gebruikershandleiding werknemers importeren
DOCUMENT
Gebruikershandleiding werknemers importeren
DATUM
25-3-2014
AUTEUR
I-Signaal
© Copyright 2014 i-Signaal B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van bovengenoemde. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted, in any form or by any means, without the prior written permission of the abovementioned.
Gebruikershandleiding werknemers importeren 2/16
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1
Algemeen .................................................................................................................... 4
Hoofdstuk 2
Werknemers importeren ........................................................................................... 5
2.1
Nieuw bedrijf aanmaken in VerzuimSignaal ............................................................................ 5
2.2
Werknemers importeren .......................................................................................................... 5
Hoofdstuk 3
Toelichting voorvalidatie .......................................................................................... 6
3.1
Status voorvalidatie ................................................................................................................. 6
3.2
Samenvatting ........................................................................................................................... 6
3.3
Onbekende bedrijven .............................................................................................................. 6
3.4
Nieuwe afdelingen ................................................................................................................... 7
3.5
Te verplaatsen werknemers .................................................................................................... 7
3.6
Nieuwe hoofddienstverbanden bij bestaande werknemers ..................................................... 7
3.7
Top 5 meest voorkomende fouten ........................................................................................... 8
3.8
Uitvalregels .............................................................................................................................. 8
Bijlage A.
Toelichting importvelden .............................................................................................. 9
Bijlage B.
Landcodes .................................................................................................................... 11
Versiebeheer Datum
Naam
Versie
Wijzigingen
25-3-2014
Gerwin
v1.01
Tekstuele aanpassingen
20-2-2014
Gerwin
V1.00
Opzet documentatie
Gebruikershandleiding werknemers importeren 3/16
Hoofdstuk 1
Algemeen
Deze gebruikershandleiding beschrijft hoe u d.m.v. een Excel-importsheet werknemers kunt importeren in VerzuimSignaal. Deze Excel-importsheet heeft een vast formaat. Daarnaast moeten de gegevens ingevoerd en opgeslagen worden in een Microsoft Excel 2000 versie of hoger (extensie .xls of .xlsx).
De eerste regel in de Excel-importsheet (rij 1) is gevuld met kolomnamen. Deze zijn vast en kunnen niet aangepast worden. Vanaf rij 2 kunt u de werknemergegevens invullen. Deze gegevens moeten voldoen aan het formaat zoals staat beschreven in Bijlage A op pagina 9. Hierbij zijn de rood gemarkeerde velden verplicht.
Gebruikershandleiding werknemers importeren 4/16
Hoofdstuk 2
Werknemers importeren
Een voorwaarde om een Excel-importsheet te kunnen importeren in VerzuimSignaal is dat het bedrijf waaronder de werknemers moeten komen, beschikbaar is.
2.1
Nieuw bedrijf aanmaken in VerzuimSignaal 1. Kies tabblad Werkgevers en klik vervolgens op Werkgever toevoegen. 2. Vul minimaal alle geel-gemarkeerde velden in. 3. Klik op Opslaan ( ) om de werkgever op te slaan. 4. U kunt nu de Excel-importsheet vullen en importeren in VerzuimSignaal.
2.2
LET OP: De bedrijfsnaam, bedrijfscode, afdelingsnaam en afdelingscode die hier ingevuld zijn, moeten exact overgenomen worden in de Excel-importsheet om uitval te voorkomen.
TIP: Wilt u meerdere bedrijven toevoegen dan kunt u gebruikmaken van de werkgeversimportsheet. Vraag uw contactpersoon bij i-Signaal om de Excel-importsheet en gebruikshandleiding toe te sturen. Werknemers importeren 1. Zoek het bedrijf op in VerzuimSignaal waaronder je de werknemers wilt importeren. 2. Klik op Werknemers importeren.
3. Klik op Bladeren om de Excel-importsheet te selecteren en klik vervolgens op Openen.
4. De voorvalidatie wordt uitgevoerd. 5. Bepaal wat de eventuele uitval veroorzaakt en vul de ontbrekende gegevens aan in de Excelimportsheet. 6. Heeft u de Excel-importsheet aangevuld? Herhaal dan de stappen 3 en 4. 7. Klik op Formulier opslaan ( ) om de import te starten. Alle correcte en handmatig geaccordeerde regels worden nu geïmporteerd (zie ook paragraaf 3.8 Uitvalregels). 8. De werknemers zijn nu geïmporteerd.
Gebruikershandleiding werknemers importeren 5/16
Hoofdstuk 3 3.1
3.2
Toelichting voorvalidatie
Status voorvalidatie
Status
Toelichting
Het bestand dat u hebt geprobeerd te uploaden bevat niet de juiste extensie. Dit moet .xls of .xlsx zijn.
Sla de Excel-importsheet op met de juiste extensie (.xls of . xlsx).
Verschil in kolommen
Het aantal kolommen in de Excel-importsheet komt niet overeen met de standaard.
Succesvol (inclusief uitval)
De voorvalidatie is succesvol uitgevoerd en bevat uitval.
Succesvol
De voorvalidatie is succesvol uitgevoerd en er is geen uitval.
Samenvatting
Het deelvenster Samenvatting geeft een beknopt overzicht van de voorvalidatie.
3.3
Onbekende bedrijven
Het deelvenster Onbekende bedrijven geeft een overzicht van de bedrijven waarvan de werkgeverscode, de bedrijfsnaam of de combinatie niet overeenkomt zoals dit in VerzuimSignaal staat.
Gebruikershandleiding werknemers importeren 6/16
3.4
Nieuwe afdelingen
Het deelvenster Nieuwe afdelingen geeft een overzicht van nieuw aan te maken afdelingen o.b.v. van de Excel-importsheet. De afdelingsnaam ‘Geforce’ komt in dit voorbeeld niet voor als afdeling onder het bovenliggende bedrijf ‘Firma Fictief’ in VerzuimSignaal en wordt daarom aangemaakt bij de import.
3.5
Te verplaatsen werknemers
Het deelvenster Te verplaatsen werknemers geeft een overzicht van de werknemers die door de import verplaatst worden naar een andere afdeling. Als een werknemer niet verplaatst moet worden, moet de afdelingsnaam bij deze werknemer worden aangepast naar de huidige afdelingsnaam.
3.6
Nieuwe hoofddienstverbanden bij bestaande werknemers
Het deelvenster Nieuwe hoofddienstverbanden bij bestaande werknemers geeft een overzicht van nieuwe hoofddienstverbanden die worden aangemaakt o.b.v. de Excelimportsheet (zie voor meer informatie Dienstverbanden op pagina 10). Als de werknemer geen nieuw hoofddienstverband moet krijgen, moet de ´Datum in dienst´ correct ingevuld worden en corresponderen met de ´Datum in dienst´ zoals deze in VerzuimSignaal staat.
Gebruikershandleiding werknemers importeren 7/16
3.7
Top 5 meest voorkomende fouten
Het deelvenster Top5 meest voorkomende fouten geeft een overzicht van de kolommen in de Excel-importsheet waarin de meeste fouten voorkomen.
3.8
Uitvalregels
In dit deelvenster worden alle uitvalregels getoond met de reden van uitval. : Uitvalregel waarbij een verplichte waarde niet of incorrect gevuld is. De regel wordt uitgesloten van verwerking. : Uitvalregel waarbij een waarde incorrect gevuld is. Door op het vinkje voor de regel te klikken, wordt de regel wel meegenomen met de verwerking omdat de waarde niet verplicht is; enkel foutief.
LET OP: Meldingen in de deelvensters “Onbekende bedrijven”, “Nieuwe afdelingen”, “Te verplaatsen werknemers” en “Nieuwe hoofddienstverbanden bij bestaande werknemers” worden niet in bovenstaand overzicht getoond!
Door met de muis op de celwaarde te gaan staan, verschijnt er een pop-up met de reden van uitval. Hieronder het voorbeeld voor een lege datum uit dienst.
Gebruikershandleiding werknemers importeren 8/16
Bijlage A. Toelichting importvelden Kolomnaam
Verplicht
Type
Waarde
Positie
Burgerservicenummer
Ja
Numeriek
11 cijfers
A
Personeelsnummer
Vrije tekst
B
Voorletters
Vrije tekst
C
Roepnaam
Vrije tekst
D
Tussenvoegsel
Vrije tekst
E
Vrije tekst
F
Tussenvoegsel partner
Vrije tekst
G
Achternaam partner
Vrije tekst
H
Voorkeurshantering
Vaste waarde
Achternaam
Ja
a = alleen ‘Achternaam’
I
p = alleen ‘Achternaam partner’ ap = ‘Achternaam’ – ‘Achternaam partner’ pa = ‘Achternaam partner’- ‘Achternaam’ Geslacht
Ja
Vaste waarde
M = Man
J
V = Vrouw Geboortedatum
Ja
Datum
dd-mm-jjjj
K
Geboorteplaats
Vrije tekst
Geboorteland
Vaste waarde
2-letterige ISO 3166-1 landcode (zie Bijlage B)
M
Nationaliteit
Vrije tekst
2-letterige ISO 3166-1 landcode (zie Bijlage B)
N
Burgerlijke staat
Vrije tekst
O
Vrije tekst
P
Huisnummer
Vrije tekst
Q
Postcode
Vrije tekst
R
Woonplaats
Vrije tekst
S
Land
Vaste waarde
Telefoon
Vrije tekst
U
Fax
Vrije tekst
V
Mobiel
Vrije tekst
W
E-mail
Vrije tekst
X
Adres
Datum in dienst*
Ja
Ja
Datum wijziging dienstverband**
Gebruikershandleiding werknemers importeren 9/16
L
2-letterige ISO 3166-1 landcode (zie Bijlage B)
T
Datum
dd-mm-jjjj
Y
Datum
dd-mm-jjjj
Z
Datum uit dienst***
Datum
dd-mm-jjjj
AA
Werkgeversnummer
Vrije tekst
Moet exact overeenkomen met de waarde in VS.
AB
Vrije tekst
Moet exact overeenkomen met de waarde in VS.
AC
Vrije tekst
Moet exact overeenkomen met de waarde in VS.
AD
Vrije tekst
Moet exact overeenkomen met de waarde in VS.
AE
Vaste waarde
1 = Bepaalde tijd
AF
Bedrijfsnaam
Ja
Afdelingscode Afdelingsnaam
Ja
Soort dienstverband
2 = Onbepaalde tijd 3 = Oproepkracht 4 = Uitzendkracht 5 = Stagiaire 6 = Vrijwilliger 7 = Ambtelijk Functie
Vrije tekst
AG
Normuren per week
Numeriek
AH
Uren per week
Numeriek
AI
Salarisperiode
Vaste waarde
dag
AJ
week maand jaar Brutosalaris
Numeriek
AK
SV-loon
Numeriek
AL
Loon voor de loonheffing
Numeriek
AM
Uniformloon
Numeriek
AN
Kostenplaats
Vrije tekst
AO
Standplaats
Vrije tekst
AP
Structureel Functioneel Beperkt (SFB)
Vaste waarde
Ja = SFB
AQ
Nee = Geen SFB
Dienstverbanden *
‘Datum in dienst’ representeert altijd de startdatum van het hoofddienstverband (in VerzuimSignaal bijv. dienstverbandnummer 1.0, 2.0, 3.0). Is alleen ‘Datum in dienst’ gevuld dan worden ook de bijbehorende velden van het hoofddienstverband geüpdatet. Komt de ‘Datum in dienst’ nog niet voor als hoofddienstverband in VerzuimSignaal dan wordt er een nieuw hoofddienstverband aangemaakt.
** ‘Datum wijziging dienstverband’ representeert altijd een wijziging op een bestaand dienstverband. Als het veld ‘Datum wijziging dienstverband’ gevuld is, moet ook het veld ‘Datum in dienst’ gevuld zijn. De ‘Datum wijziging dienstverband’ zorgt ervoor dat er een subdienstverband wordt aangemaakt als de ‘Datum wijziging dienstverband’ nog niet voorkomt in VerzuimSignaal of wordt geüpdatet als de datum overeenkomt (in VerzuimSignaal bijv. dienstverbandnummer 1.1, 1.2, 2.1). *** ‘Datum uit dienst’ representeert altijd de einddatum van het hoofddienstverband.
Gebruikershandleiding werknemers importeren 10/16
Bijlage B. Landcodes Land
Code
Afghanistan
AF
Albanië
AL
Algerije
DZ
Amerikaans-Samoa
AS
Amerikaanse Maagdeneilanden
VI
Andorra
AD
Angola
AO
Anguilla
AI
Antarctica
AQ
Antigua en Barbuda
AG
Argentinië
AR
Armenië
AM
Aruba
AW
Australië
AU
Azerbeidzjan
AZ
Bahama's
BS
Bahrein
BH
Bangladesh
BD
Barbados
BB
België
BE
Belize
BZ
Benin
BJ
Bermuda
BM
Bhutan
BT
Bolivia
BO
Bonaire, Sint Eustatius en Saba
BQ
Bosnië en Herzegovina
BA
Botswana
BW
Bouvet
BV
Brazilië
BR
Brits Indische Oceaanterritorium
IO
Britse Maagdeneilanden
VG
Brunei
BN
Bulgarije
BG
Burkina Faso
BF
Burundi
BI
Cambodja
KH
Canada
CA
Centraal-Afrikaanse Republiek
CF
Chili
CL
China
CN
Christmaseiland
CX
Gebruikershandleiding werknemers importeren 11/16
Cocoseilanden
CC
Colombia
CO
Comoren
KM
Congo-Brazzaville
CG
Congo-Kinshasa
CD
Cookeilanden
CK
Costa Rica
CR
Cuba
CU
Curaçao
CW
Cyprus
CY
Denemarken
DK
Djibouti
DJ
Dominica
DM
Dominicaanse Republiek
DO
Duitsland
DE
Ecuador
EC
Egypte
EG
El Salvador
SV
Equatoriaal-Guinea
GQ
Eritrea
ER
Estland
EE
Ethiopië
ET
Faeröer
FO
Falklandeilanden
FK
Fiji
FJ
Filipijnen
PH
Finland
FI
Frankrijk
FR
Frans-Guyana
GF
Frans-Polynesië
PF
Franse Zuidelijke en Antarctische Gebieden
TF
Gabon
GA
Gambia
GM
Georgië
GE
Ghana
GH
Gibraltar
GI
Grenada
GD
Griekenland
GR
Groenland
GL
Guadeloupe
GP
Guam
GU
Guatemala
GT
Guernsey
GG
Guinee
GN
Guinee-Bissau
GW
Gebruikershandleiding werknemers importeren 12/16
Guyana
GY
Haïti
HT
Heard en MacDonaldeilanden
HM
Honduras
HN
Hongarije
HU
Hongkong
HK
Ierland
IE
IJsland
IS
India
IN
Indonesië
ID
Irak
IQ
Iran
IR
Israël
IL
Italië
IT
Ivoorkust
CI
Jamaica
JM
Japan
JP
Jemen
YE
Jersey
JE
Jordanië
JO
Kaaimaneilanden
KY
Kaapverdië
CV
Kameroen
CM
Kazachstan
KZ
Kenia
KE
Kirgizië
KG
Kiribati
KI
Kleine Pacifische eilanden van de Verenigde Staten
UM
Koeweit
KW
Kroatië
HR
Laos
LA
Lesotho
LS
Letland
LV
Libanon
LB
Liberia
LR
Libië
LY
Liechtenstein
LI
Litouwen
LT
Luxemburg
LU
Macau
MO
Macedonië
MK
Madagaskar
MG
Malawi
MW
Maldiven
MV
Maleisië
MY
Gebruikershandleiding werknemers importeren 13/16
Mali
ML
Malta
MT
Man
IM
Marokko
MA
Marshalleilanden
MH
Martinique
MQ
Mauritanië
MR
Mauritius
MU
Mayotte
YT
Mexico
MX
Micronesia
FM
Moldavië
MD
Monaco
MC
Mongolië
MN
Montenegro
ME
Montserrat
MS
Mozambique
MZ
Myanmar
MM
Namibië
NA
Nauru
NR
Nederland
NL
Nepal
NP
Nicaragua
NI
Nieuw-Caledonië
NC
Nieuw-Zeeland
NZ
Niger
NE
Nigeria
NG
Niue
NU
Noord-Korea
KP
Noordelijke Marianen
MP
Noorwegen
NO
Norfolk
NF
Oeganda
UG
Oekraïne
UA
Oezbekistan
UZ
Oman
OM
Oost-Timor
TL
Oostenrijk
AT
Pakistan
PK
Palau
PW
Palestina
PS
Panama
PA
Papoea-Nieuw-Guinea
PG
Paraguay
PY
Peru
PE
Gebruikershandleiding werknemers importeren 14/16
Pitcairneilanden
PN
Polen
PL
Portugal
PT
Puerto Rico
PR
Qatar
QA
Roemenië
RO
Rusland
RU
Rwanda
RW
Réunion
RE
Saint Kitts en Nevis
KN
Saint Lucia
LC
Saint Vincent en de Grenadines
VC
Saint-Barthélemy
BL
Saint-Pierre en Miquelon
PM
Salomonseilanden
SB
Samoa
WS
San Marino
SM
Sao Tomé en Principe
ST
Saoedi-Arabië
SA
Senegal
SN
Servië
RS
Seychellen
SC
Sierra Leone
SL
Singapore
SG
Sint Maarten
SX
Sint-Helena, Ascension en Tristan da Cunha
SH
Sint-Maarten
MF
Slovenië
SI
Slowakije
SK
Soedan
SD
Somalië
SO
Spanje
ES
Spitsbergen en Jan Mayen
SJ
Sri Lanka
LK
Suriname
SR
Swaziland
SZ
Syrië
SY
Tadzjikistan
TJ
Taiwan
TW
Tanzania
TZ
Thailand
TH
Togo
TG
Tokelau-eilanden
TK
Tonga
TO
Trinidad en Tobago
TT
Gebruikershandleiding werknemers importeren 15/16
Tsjaad
TD
Tsjechië
CZ
Tunesië
TN
Turkije
TR
Turkmenistan
TM
Turks- en Caicoseilanden
TC
Tuvalu
TV
Uruguay
UY
Vanuatu
VU
Vaticaanstad
VA
Venezuela
VE
Verenigde Arabische Emiraten
AE
Verenigde Staten
US
Verenigd Koninkrijk
GB
Vietnam
VN
Wallis en Futuna
WF
Westelijke Sahara
EH
Wit-Rusland
BY
Zambia
ZM
Zimbabwe
ZW
Zuid-Afrika
ZA
Zuid-Georgia en de Zuidelijke Sandwicheilanden
GS
Zuid-Korea
KR
Zuid-Soedan
SS
Zweden
SE
Zwitserland
CH
Gebruikershandleiding werknemers importeren 16/16
