Handleiding importeren relatiebestanden
1
Inleiding
Deze handleiding behandelt de standaard importfunctie van 4CIS InfoBase. Deze importfunctie is geschikt voor het importeren van adresbestanden in 4CIS InfoBase die aan de volgende twee criteria voldoen: maximaal 1 contactpersoon per zakelijke relatie, Importeren van Tab of comma gescheiden tekstbestanden. Met behulp van deze importfunctie kunt u uw huidige in bijvoorbeeld Excel, Davilex of Outlook beheerde contactgegevens zonder direct (zonder typwerk) in 4CIS InfoBase overnemen. Beschikt u over een adresbestand in Excel formaat, dan kunt u dit bestand vanuit Excel opslaan als een Tab of comma gescheiden tekstbestand. Op verzoek kan 4CIS u ondersteunen bij het importeren van relatiebestanden met meerdere contactpersonen per relatie. Informeer vrijblijvend naar de mogelijkheden!
2 2.1
Stappenplan importeren adresbestanden Menu Archief – Importeren
U treft de importfunctie in 4CIS InfoBase onder het menu Archief – Importeren. Deze importfunctie kunt u vanaf een willekeurig lijstscherm in 4CIS InfoBase oproepen.
Figuur 1: screendump importfunctie in 4CIS InfoBase
4CIS, juli 2003
1
Handleiding importeren relatiebestanden
2.2
Importbestand selecteren
Druk op de knop “Selecteer gegevens” en selecteer het bestand dat u in 4CIS InfoBase wilt importeren. 4CIS laadt vervolgens het importbestand, waarna de te importeren relatiegegevens op het scherm worden getoond. Druk vervolgens op de knop OK om naar de volgende stap in het importproces te gaan.
Figuur 2: screendump selecteer het in 4CIS InfoBase te importeren adressenbestand
Figuur 3: screendump “selecteer het adresbestand op uw computer en druk op Open”
4CIS, juli 2003
2
Handleiding importeren relatiebestanden
Figuur 4: screendump, het adresbestand wordt geladen.
2.3
Specificaties importbestand opgeven
Met de importfunctie van 4CIS InfoBase importeert u zowel Tab als Comma gescheiden tekstbestanden. Hier dient u op te geven hoe de gegevens in het tekstbestand worden gescheiden. Nadat u het juiste scheidingsteken heeft geselecteerd (door de checkbox aan te vinken) worden de gegevens uit het importbestand op het scherm in afzonderlijke kolommen gepresenteerd.
Figuur 5: screendump “specificaties importbestand opgeven”
4CIS, juli 2003
3
Handleiding importeren relatiebestanden
2.4
Kolomtitels definieren
Vervolgens dient u per kolom een titel op te geven; zodoende specificeert u in welke velden in 4CIS InfoBase de gegevens uit de kolom worden geimporteerd.
Figuur 6: screendump kolomtitels definieren
Nadat u de titels van alle “te importeren kolommen” heeft gespecificeerd op de OK knop rechtsonder drukken en 4CIS InfoBase begint met het importeren van uw adresbestand.
Figuur 7: knop OK en 4CIS InfoBase begint met importeren
4CIS, juli 2003
4
Handleiding importeren relatiebestanden
3
Geimporteerde relaties selecteren
4CIS InfoBase geeft de in en batch geimporteerde relaties (bedrijven en personen) bij het importeren automatisch een kenmerk middels een trefwoord. Zodoende is per geimporteerde relatie duidelijk: • het bronbestand, • tijdstip waarop de import heeft plaatsgevonden. Op basis van het trefwoord kunt u eenvoudig de geimporteerde relaties in uw complete relatiebestand terugvinden. 3.1
Zoeken naar geimporteerde relaties (1) Figuur 8: zoeken naar geimporteerde relaties (1)
Figuur 9: zoeken op basis van trefwoord Import – naam importbestand
4CIS, juli 2003
5
Handleiding importeren relatiebestanden
3.2
Geimporteerde relaties segmenteren
Middels de functie “Koppel trefwoorden” kunt u bijvoorbeeld in een keer opgeven binnen welke branche alle geimporteerde relaties actief zijn.
Figuur 10: functie “Koppel trefwoorden”
Figuur 11: selecteer een trefwoord en subtrefwoord en druk op “Koppel”.
4CIS, juli 2003
6
