Gebruikershandleiding Hamann WebApps

Gebruikershandleiding Hamann WebApps Hamann onderscheidt zich van haar concurrenten in de service naar klanten toe. De Hamann WebApps zijn hier een onderdeel van. Langs deze online weg kunt u als klant, uw prijsaanvragen online ingeven en de prijs laten berekenen door het systeem. Deze aanvragen kan u omzetten naar een opdracht, maar u kan ook nieuwe orders op een snelle en efficiënte manier doorgeven. Daarnaast kan u bestaande orders opvolgen, vrachtdocumenten raadplegen, opgeslagen stock real time consulteren en inkomende wagens aanmelden om een snelle verwerking in het overslagmagazijn te garanderen.

INHOUDSOPGAVE 1. Algemeen…………………………………………………………………………

1

2. Spot Prices……………………………………………………………………….

5

Aanvraag………………………………………………………………………………………………… Goederen………………………………………………………………………………………………… Prijs opvragen…………………………………………………………………………………………

5 9 11

3. Order Entry………………………………………………………………………. 15 Order ……………………………………………………………………………………………………… 15 Goederen………………………………………………………………………………………………… 19 Bevestigen……………………………………………………………………………………………… 23 4. Track & Trace.………………………………………………………………….. 25 5. Stock Overview…………………………………………………………………. 29 6. Unloading Slots…………………………………………………………………. 32 7. Slot…………………………………………………………………………………

37

1|Page Gebruikershandleiding Hamann WebApps – 20140416

1. Algemeen

Onze WebApps zijn te bereiken via onze website www.hamann.be. U kiest bovenaan in het keuzemenu voor “E-services”, “WebApps” en komt vervolgens terecht op de startpagina van de WebApps. Om gebruik te maken van de Hamann WebApps is de Silverlight 5 plugin vereist. Indien nodig kunt u deze gratis downloaden op de site van Micrososft. Oude versies dienen worden bijgewerkt naar versie 5. Indien niet hapert de applicatie op "loading 100%". Geïnstalleerde Silverlight plugin: 5.1.20513.0 http://www.microsoft.com/silverlight

Op de website kiest u bij E-Services voor het filiaal in Wetteren wanneer u klant bent bij Hamann NV, België en voor het filiaal in Nijmegen wanneer u klant bent bij Hamann BV, Nederland.


Vervolgens komt u op de homepagina van de WebApps zelf.


De Hamann Webapps bevatten volgende luiken: -

Spot Prices Order Entry Track & Trace Stock Overview Unloading Slots

Bij het klikken op een van deze tabs, verschijnt een pop-up waar u uw inloggegevens kunt invoeren. Desgewenst kunt u het paswoord lokaal bewaren voor later.


2. Spot Prices AANVRAAG Bij het klikken op Spot Prices komt u op volgend scherm terecht.

Wanneer u deze applicatie voor de eerste keer opent en er nog geen prijsaanvragen werden ingegeven zijn de grids leeg. Wanneer u wel reeds prijsaanvragen heeft ingegeven maar deze nog niet heeft bevestigd, verschijnen deze bovenaan in de lijst. Wanneer prijsaanvragen worden geselecteerd, verschijnen de details van de goederen in de onderste lijst. Om een prijsaanvraag in te geven klikt u op het bovenste groene plusje waar een gele gloed rond verschijnt. Om geselecteerde orders te verwijderen klikt u op het rode minnetje. Via deze weg kunt u dus zelf prijsaanvragen ingeven, laten berekenen en omzetten naar een order wanneer u wenst, 24 op 24 en 7 op 7. Toevoegen nieuwe prijsaanvraag Verwijderen geselecteerde prijsaanvraag


Wanneer u een prijsaanvraag toevoegt komt u in volgend scherm terecht waar u alle gegevens van uw spot kunt invoeren.

In dit scherm kunt u dus alle zendingsgevens ingeven om een juiste prijsberekening te krijgen. De velden in het vet zijn verplichte velden: - Invoice To: wanneer u behoort tot een firma met meerdere vestigingen, heeft u de mogelijkheid hiermee de juiste facturatiepartij aan te duiden. Bij een EXW-incoterm vervalt deze keuze logischerwijze. Hier kan echter enkel uw vestiging aangeduid worden, die reeds bij Hamann gekend is als klant. - Reference : hier kunt u een eigen orderreferentie ingeven, zelf te kiezen. - Incoterm: prijsaanvragen veronderstellen incoterm FRC. Wanneer levering in BE kan er ook voor incoterm EXW gekozen worden. - Loading1: hier kunt u de adresgegevens van de laadplaats ingeven. Bij een eerste gebruik van het adres, moeten de deelgegevens stuk voor stuk ingegeven worden. Bij een 2e gebruik, kunt u de adresgegevens oppikken door de selectiebutton ernaast aan te klikken. U krijgt dan een lijst van eerder gebruikte adressen te zien, hierbij worden automatisch het laatste tijdsvenster (openingsuren) en opmerkingen overgenomen. Wanneer de lijst

1

Indien laaddatum < 24hrs, vergt dit manuele bevestiging en kan dit vertraging opleveren. Prijsaanvragen waarbij diensten gevraagd worden m.bt. cod / fixleveringen /weekend- ladingen of levering/uitzonderlijke afmetingen of gewichten, worden eerst door onze diensten nagekeken. Hierdoor kan de prijsbevestiging een vertraging van maximum 1 uur oplopen. Bij weekend aanvragen van die aard zal de aanvraag het eerstvolgende uur op de volgende werkdag behandeld worden. Let op, wanneer de werkelijke laaddatum van de aanvraag overschreden wordt, zal de aanvraag uit het overzicht verdwijnen.


te lang wordt en u enkele adressen wil verwijderen, dan kan u dit eenvoudig doen door op het adres te staan en vervolgens op address from list…”.

te klikken : “Remove

- Unloading: volgt hetzelfde principe als bij loading.

Na het ingeven van al uw gegevens, klikt u op “OK”. Bepaalde velden beschouwen we als noodzakelijk. Indien u vergeten bent om zo’n veld in te vullen, of dit voldoet niet aan bepaalde logica, verschijnt een melding.

Wanneer alles correct is ingevuld, verschijnt bovenaan in het overzicht van de spotaanvragen een nieuwe prijsaanvraag en navigeert de applicatie


automatisch naar het goederengedeelte waar u goederengegevens kunt toevoegen. Een niet doorgestuurde prijsaanvraag kunt u steeds aanpassen door te klikken op het editeerpennetje of te dubbelklikken op de orderregel in de lijst bovenaan.

Prijsaanvraag aanpassen


GOEDEREN Net als bij het toevoegen van prijsaanvragen, kunt u door te klikken op het groene plusje, de details van de goederen invullen. Toevoegen nieuwe goederenlijn Verwijderen geselecteerde goederenlijn U komt in volgend scherm terecht:

Volgende gegevens dient u in te vullen: - #pallets: aantal palletten 9|Page Gebruikershandleiding Hamann WebApps – 20140416

- #colli/pallet: aantal colli op een pallet - Type: hier heeft u de mogelijkheid om het soort pallet in te geven. De standaardafmetingen volgen automatisch (euro- of blokpallet). De hoogte is steeds aanpasbaar. Er is ook de mogelijkheid om afmetingen van niet-standaard palletten manueel in te geven. In dat geval zijn zowel lengte, breedte als hoogte manueel instelbaar. - Stackable: hier dient u aan te geven of de palletten onderling en eventueel met andere goederen stapelbaar zijn. We veronderstellen standaard dat deze niet stapelbaar zijn. - Exchange2: dit is van toepassing op europalletten, wanneer er lege europalletten dienen geruild te worden. Opgelet: dit is niet op elk land van toepassing. - #colli: aantal losse goederen (niet op pallet verpakt) - Dimensions: hier kunt u het gewicht, volume en/of laadmeteraantal ingeven. Gewicht en volume zijn sowieso verplichte velden. We berekenen zelf een volume dat evenwel kan worden aangepast. - Description: hier heeft u de mogelijkheid een omschrijving van de goederen mee te geven - Dangerous Goods3: indien het gaat over ADR-producten, dient hier de noodzakelijke info worden geselecteerd. Bijkomende goederenlijnen kunnen ingegeven worden. Alsook kunnen bestaande goederenlijnen steeds aangepast worden door deze te dubbelklikken. Verwijderen is uiteraard eveneens mogelijk. Automotive-klanten hebben de mogelijkheid een voorgedefinieerd materiaaltype te selecteren via de “Masterlist”. U selecteert aldus één van de materiaaltypes uit de lijst. Indien gewenst kan worden gefilterd op het IDnummer.

2

Prijsaanvragen waarbij diensten gevraagd worden m.b.t. pallettenruil worden eerst door onze diensten nagekeken. Hierdoor kan de prijsbevestiging een vertraging van maximum 1 uur oplopen. Bij weekend aanvragen van die aard zal de aanvraag het eerstvolgende uur op de volgende werkdag behandeld worden. 3 Cfr. Voetnoot 2.

10 | P a g e Gebruikershandleiding Hamann WebApps – 20140416

PRIJS OPVRAGEN Wanneer u al uw gegevens hebt ingevuld kan u uw prijs opvragen door te klikken op “Request Price”.

Wanneer er bepaalde ingevulde velden de normale normen overschrijden, zal er een goudgele balk verschijnen “Added Value Services detected”.

Bij het klikken op deze balk, verschijnt volgend dialoogvenster met meer uitleg:


U kan op “OK” klikken en vervolgens prijs opvragen. Er zal nog een extra bevestigingsvenster verschijnen waar u nogmaals op “OK” klikt om de aanvraag te kunnen doorsturen.

U komt nu terug op de overzichtspagina van de “Spot Prices”. In het rood ziet u dat de prijs berekend wordt.


Wanneer de prijs berekend is, zal u per mail een PDF ontvangen met alle gegevens in :

Op de overzichtspagina van de “Spot Prices”, staat de prijs in het groen en kan u de prijsaanvraag aanvaarden 4.

4

Bij overschrijding laaddatum verdwijnt de aanvraag uit het overzicht.


U klikt op “Accept” en volgend dialoogvenster zal verschijnen.

Zodra u bevestigt door op “OK” te klikken, zal het order worden doorgestuurd naar “Order Entry” binnen de WebApps. Daar heeft u de mogelijkheid om eventueel nog enkele gegevens zoals de straatnaam aan te vullen, alvorens u het order boekt5. (cfr. Order Entry – Bevestigen – p. 21)

5

Verplichte velden bij Order Entry zijn uitgebreider (bvb. volledige laad- en losgegevens), alles wat reeds werd vermeld bij Spot Price wordt overgenomen.


3. Order Entry ORDER Bij het klikken op Order Entry komt u in volgend scherm terecht.

Wanneer u deze applicatie voor de eerste keer opent en er nog geen orders werden ingegeven zijn de grids leeg. Wanneer u wel reeds orders heeft ingegeven maar deze nog niet heeft doorgestuurd, verschijnen deze bovenaan in de lijst. Wanneer in de bovenste lijst orders worden geselecteerd, verschijnen details van de goederen in de onderste lijst. Om een order in te geven klikt u op het bovenste groene plusje waar een gele gloed rond verschijnt. Om geselecteerde orders te verwijderen klikt u op het rode minnetje. Via deze weg kunt u dus zelf orders aanmaken en deze doorsturen wanneer u wenst, 24 op 24 en 7 op 7.

Toevoegen nieuw order Verwijderen geselecteerd order


Wanneer u een order toevoegt komt u in volgend scherm terecht waar u alle gegevens van uw order kunt invoeren.

In dit scherm kunt u dus alle zendingsgegevens ingeven: - Reference: hier kunt u een eigen orderreferentie ingeven, zelf te kiezen. - Invoice ref: u heeft vrijblijvend de mogelijkheid een 2e referentie in te voeren, dewelke op de factuur dient worden vermeld. - Incoterm: hier kunt u de juiste incoterm ingeven, dit is FRC of EXW. De standaard is FRC. - Invoice to: wanneer u behoort tot een firma met meerdere vestigingen, heeft u de mogelijkheid hiermee de juiste facturatiepartij aan te duiden. Bij een EXW-incoterm vervalt deze keuze logischerwijze. Hier kan echter enkel uw vestiging aangeduid worden, die reeds bij Hamann gekend is als klant. - Loading: hier kunt u de adresgegevens van de laadplaats ingeven. Bij een eerste gebruik van het adres, moeten de deelgegevens stuk voor stuk ingegeven worden. Bij een 2e gebruik, kunt u de adresgegevens oppikken door de selectiebutton ernaast aan te klikken. U krijgt dan een lijst van eerder gebruikte adressen te zien, hierbij worden automatisch het laatste tijdsvenster (openingsuren) en opmerkingen overgenomen. Wanneer de lijst te lang wordt en u enkele adressen wil verwijderen, dan kan u dit eenvoudig doen door op het adres te staan en vervolgens op address from list…”.

te klikken : “Remove


- Remarks: hier heeft u de mogelijkheid bijkomende info door te geven (vb. een telefoonnummer of extra aandachtspunten zoals sluitingsuren onder de middag). - Rembours: wanneer uw zending onder rembours dient worden uitgeleverd, kunt u hier het bedrag ingeven, en de wijze waarop dit geïnd moet worden (cash, cheque,…). Voor deze extra service vragen wij een kleine meerprijs. - Unloading: volgt hetzelfde principe als bij loading. Na het ingeven van al uw gegevens, klikt u op “OK”. Bepaalde velden beschouwen we als noodzakelijk. Indien u vergeten bent om zo’n veld in te vullen, of dit voldoet niet aan bepaalde logica, verschijnt een melding.


Wanneer alles correct is ingevuld, verschijnt bovenaan in het orderoverzicht een nieuwe orderregel en navigeert de applicatie automatisch naar het goederengedeelte waar u goederengegevens kunt toevoegen. Een niet doorgestuurd order kunt u steeds aanpassen door te klikken op het editeerpennetje of te dubbelklikken op de orderregel in de lijst bovenaan.

Order aanpassen


GOEDEREN Net als bij het toevoegen van orders, kunt u door te klikken op het groene plusje, de details van de goederen invullen. Toevoegen nieuwe goederenlijn Verwijderen geselecteerde goederenlijn U komt in volgend scherm terecht:

Volgende gegevens dient u in te vullen: - #pallets: aantal palletten - #colli/pallet: aantal colli op een pallet


- Type: hier heeft u de mogelijkheid om het soort pallet in te geven. De standaardafmetingen volgen automatisch (euro- of blokpallet). De hoogte is steeds aanpasbaar. Er is ook de mogelijkheid om de afmetingen van niet-standaard palletten manueel in te geven. In dat geval zijn zowel lengte, breedte als hoogte manueel instelbaar. - Stackable: hier dient u aan te geven of de palletten onderling en eventueel met andere goederen stapelbaar zijn. We veronderstellen standaard dat deze niet stapelbaar zijn. - Exchange: dit is van toepassing op europalletten, wanneer er lege europalletten dienen geruild te worden. Opgelet: dit is niet op elk land van toepassing. - #colli: aantal losse goederen (niet op pallet verpakt) - Dimensions: hier kunt u het gewicht, volume en/of laadmeteraantal ingeven. Gewicht en volume zijn sowieso verplichte velden. We berekenen zelf een volume dat evenwel kan worden aangepast. - Description: hier heeft u de mogelijkheid een omschrijving van de goederen mee te geven. - Dangerous Goods: indien het gaat over ADR-producten, dient hier de noodzakelijke info worden geselecteerd. Bijkomende goederenlijnen kunnen ingegeven worden. Alsook kunnen bestaande goederenlijnen steeds aangepast worden door deze te dubbelklikken. Verwijderen is uiteraard eveneens mogelijk. Automotive-klanten hebben de mogelijkheid een voorgedefinieerd materiaaltype te selecteren via de “Masterlist”. U selecteert aldus één van de materiaaltypes uit de lijst. Indien gewenst kan worden gefilterd op het IDnummer.


Zodra een materiaaltype is geselecteerd, worden de gegevens overgenomen naar het detailvenster van de goederenlijn. Zaken als pallettype, afmetingen en description worden aldus ingevuld.


Wanneer alles is ingegeven, keert u terug naar het hoofdscherm en kunt u terug goederenlijnen en/of orders toevoegen, bewerken of verwijderen.


BEVESTIGEN U hoeft uw order niet onmiddellijk door te sturen, u kunt ook enkele dagen wachten tot u meerdere orders heeft verzameld. U bent hier volledig vrij in. Wanneer u beslist dat uw order door Hamann mag worden uitgevoerd, dient u dit nog te bevestigen. Dit doet u door te klikken op de CONFIRM-knop in de orderregel. Bevestigen order


Na bevestiging wordt het order naar ons verstuurd. U ontvangt hiervan een bevestiging via mail binnen de 10 minuten. Vervolgens verdwijnt het order uit het overzichtsscherm. Uw e-mail bevat het order.


4. Track & Trace Via de applicatie Track & Trace heeft u de mogelijkheid de weg van uw goederen te volgen. Start u deze applicatie, dan ziet u een lijst met uw lopende opdrachten.

U kunt kolommen heel eenvoudig filteren en sorteren, zodat u onmiddellijk de gewenste orders te zien krijgt.

Daarnaast kunt u extra kolommen zichtbaar maken en krijgt u aldus meer details te zien. Extra kolommen zichtbaar maken 25 | P a g e Gebruikershandleiding Hamann WebApps – 20140416

Eveneens is het mogelijk deze gegevens te exporteren naar een Excel- of Xml-bestand om deze desgewenst te importeren in uw eigen softwareomgeving. Exporteren naar Excel/Xml

Dubbelklikken van een regel opent een detailweergave van de zending.


In deze detailweergave kunt u ingescande cmr’s en pod’s opvragen en lokaal bewaren.


Alsook krijgt u historische statusgegevens van de goederen te zien.

- Inside warehouse - Left warehouse - Delivered to customer

Bij uitleveringen binnen de Benelux, heeft u de mogelijkheid een satellietbeeld op te halen. Op dit beeld ziet u de locatie waarop de goederen zijn afgeleverd.


5. Stock Overview De applicatie Stock Overview laat u toe om uw goederen die in ons magazijn zijn opgeslagen, op te volgen. U krijgt een real time overzicht van uw goederen.

In deze lijst vindt u de artikelcodes en omschrijvingen van gestockeerde goederen, locaties in het magazijn, aantallen per verpakking, gewicht, enzoverder terug.


Dubbelklikken op een regel opent een detailweergave van het artikel.

U kunt de weergave naar eigen wensen aanpassen door middel van groeperen en/of filteren. Dat kan op eender welke kolom, net als binnen een Excelomgeving. In het voorbeeld werden goederen gegroepeerd volgens beschrijving en kunt u dus per groep de aantallen zien. Algemene totalen zijn eveneens voorzien.


Per groep worden steeds getotaliseerde aantallen berekend en weergegeven. Om een totaalbeeld te zien, sluit u alle groepen.

U kunt uw stockgegevens heel eenvoudig filteren, sorteren en groeperen zodat u onmiddellijk de gewenste gegevens te zien krijgt. Daarnaast is het mogelijk deze gegevens te exporteren naar een Excel- of Xml-bestand en deze gegevens desgewenst te importeren in uw eigen softwareomgeving. Exporteren naar Excel/Xml


6. Unloading Slots Hier kunt u als agent aangeven wanneer uw wagen bij ons zal aankomen, door middel van een door u vastgelegde afspraak. Dit biedt ons de mogelijkheid de verwerking van te lossen wagens te structureren. Een wagen die op voorhand wordt aangemeld en in het voorziene tijdsvak aankomt krijgt aldus voorrang.

Heeft u nog geen wagens gepland, dan verschijnt een informatiedialoog.


Deze is eveneens opvraagbaar via de help-knop. Tonen informatiedialoog Hoewel de functionaliteit van het toevoegen en verwijderen gelijkaardig verloopt met die in andere luiken binnen Hamann WebApps, worden bepaalde specifieke eigenschappen van de werking en de functionaliteit in het dialoogvenster kort aangehaald. Hieronder wat meer uitleg over de belangrijkste punten. 4 vaste tijdsvensters per dag Er zijn 4 tijdsvensters van telkens 2 uur voorhanden. Het is de bedoeling in te schatten wanneer uw wagen bij ons aankomt om aldus een periode te reserveren waarin uw wagen met voorrang zal worden gelost. De wagen dient bij aanvang van het tijdsvenster aanwezig te zijn. Zo niet vervalt de afspraak en zal de wagen niet meer met voorrang op niet-geplande wagens worden gelost.


3 tijdsloten per tijdsvenster, worden gelijk behandeld We voorzien om per tijdsvenster 3 wagens tegelijk met voorrang op de nietgeplande wagens te lossen. We maken geen onderscheid tussen slot 1, slot 2 of slot 3 wat betreft prioriteit. In werkelijkheid zijn dit gewoonweg 3 verschillende kades.

maximaal 1 afspraak per tijdslot Het spreekt voor zich dat slechts 1 wagen tegelijk aan een kade kan worden gelost, dus ook slechts 1 losafspraak kan worden vastgelegd per tijdsvenster.


eigen afspraken in een kleur, andere afspraken in het grijs Om te kunnen inschatten welke tijdsloten beschikbaar zijn, worden zowel eigen als niet-eigen afspraken getoond. Eigen afspraken nemen de kleur van het tijdslot over, niet-eigen afspraken worden in een grijze kleur aangeduid.

Eigen afspraken kunnen desgewenst worden aangepast of verwijderd. Dit tot zolang het tijdsvenster nog niet werd aangevat. Niet-aanpasbare afspraken worden eveneens in het grijs afgebeeld.


Toevoegen van een afspraak kan door te dubbelklikken in een leeg tijdslot of door een leeg tijdslot te selecteren en te klikken op de standaard toevoegknop. Let wel, afspraken kunnen slechts in een toekomstig tijdsvenster worden toegevoegd, maximaal 3 dagen vooruit. Toevoegen nieuwe afspraak

Verwijderen kan door een afspraak te openen en te klikken op het verwijdericoon of door een afspraak te selecteren en te klikken op de standaard verwijderknop. Reeds gestarte of afspraken uit het verleden kunnen niet meer worden verwijderd. Verwijderen geselecteerde afspraak


7. Slot We wensen u veel succes tijdens het gebruik van onze nieuwe Hamann WebApps. We hopen op deze manier het plaatsen en volgen van orders, transporten en opgeslagen goederen eenvoudiger te maken. Indien u problemen ondervindt of iets blijkt onduidelijk, aarzel dan niet om ons te contacteren. Wij helpen u zo vlug mogelijk weer op weg. Contact: [email protected]


Gebruikershandleiding Hamann WebApps

Recommend Documents