Gebruikershandleiding. 4Bookings systeem

Gebruikershandleiding

4Bookings systeem.

Versie: 1.0

Pagina 1 van 42

1.

Inleiding..................................................................................................................................... 3 1.1 Opbouw van deze handleiding ..................................................................................... 3 2. Opstarten en inloggen............................................................................................................ 4 2.1 Opstarten.......................................................................................................................... 4 2.2 Inloggen ............................................................................................................................ 4 3. Het hoofdscherm .................................................................................................................... 5 4. Het dossier ............................................................................................................................. 12 4.1 Een nieuw dossier. ............................................................................................................. 12 4.1.1. De klantgegevens.................................................................................................. 13 4.1.2. Reserveringsgegevens ......................................................................................... 15 4.2 Werken met een bestaand dossier ............................................................................ 16 4.2.1. Actie toevoegen aan reservering ........................................................................ 17 4.2.2. Standaard actie aan reservering koppelen....................................................... 18 4.2.3. Het koppelen van een bestand aan een reservering....................................... 20 4.2.4. Een bestelling toevoegen aan het reserveringsdossier .................................. 21 4.2.5. Een email versturen m.b.t. de reservering. ....................................................... 24 4.2.6. Maken van een aanbetalingfactuur .................................................................... 25 5. De overige tabbladen op het hoofdscherm...................................................................... 28 5.1 Het tabblad Klanten...................................................................................................... 28 5.2 Het tabblad Kalender ................................................................................................... 30 5.3 Het tabblad Producten................................................................................................. 31 5.4 Het tabblad Acties ........................................................................................................ 33 5.5 Het tabblad Werknemers............................................................................................. 35 5.5.1 Toevoegen van nieuwe werknemer ................................................................... 35 5.5.2 Wijzigen van gegevens van bestaande werknemer ........................................ 37 5.6 Het tabblad Locaties .................................................................................................... 38 5.7 Het tabblad Leveranciers............................................................................................. 40 5.8 Het tabblad Logboek.................................................................................................... 41 5.9 Het tabblad Facturen.................................................................................................... 41 5.10 Het tabblad Kostenprognosen.................................................................................... 41

Pagina 2 van 42

1.

Inleiding

Dit is de gebruikershandleiding voor het 4Bookings Reserveringssysteem. In de handleiding vindt u een korte uitleg over de belangrijkste functies die in het systeem opgenomen zijn. Omdat detailfuncties per omgeving kunnen verschillen zijn deze niet opgenomen in deze algemene handleiding. Doel van dit document is vooral een korte kennismaking met het systeem en de belangrijkste functionaliteiten daarin. Voor meer informatie over het 4Bookings Reserveringssysteem verwijzen wij u naar de website: www.4Bookings.nl

1.1

Opbouw van deze handleiding

Deze handleiding kent een opbouw die zo logisch mogelijk aansluit bij het werken met het 4Bookings reserveringssysteem. Allereerst zal begonnen worden met het opstarten van de applicatie en het inloggen. Vervolgens zal het “hoofdscherm” van het systeem worden behandeld. Van uit dit scherm worden alle overige functies gebruikt. De functionele mogelijkheden die de applicatie biedt kan per gebruiker verschillen. Binnen dit document komt u regelmatig tekst tegen die tussen haken staat. Tekst die tussen < > haken staat is tekst die letterlijk overgenomen is van het scherm. Tekst die tussen [ ] haken staat representeert een knop waarop met de muis geklikt kan / moet worden. De in dit document gebruikte schermafdrukken zijn afkomstig uit een test- en demonstratie programma en kunnen op details (kleurschakeringen) afwijken van hetgeen bij u op het scherm verschijnt.

Pagina 3 van 42

2. 2.1

Opstarten en inloggen

Opstarten

Afhankelijk van de wensen van u of uw organisatie zal er een snelkoppeling voor het opstarten van het 4Bookingsprogramma geplaatst zijn op uw bureaublad (het scherm dat verschijnt na het opstarten van de PC of direct na het verbinding maken met de server) , in de structuur van het Startmenu of beide. In beide gevallen is de snelkoppeling herkenbaar aan onderstaande afbeelding:

Figuur 2-1. Snelkoppeling met icoon van 4Bookings applicatie.

Doormiddel van het dubbelklikken op de snelkoppeling of het menu-item start u de applicatie.

2.2

Inloggen

Direct na het opstarten van de applicatie verschijnt het hieronder afgebeelde venster: “Login”

Figuur 2-2. Afbeelding van Loginvenster.

Om in te loggen gaat u als volgt te werk: • Selecteer bij Loginnaam: uw gebruikersnaam. • Tik bij Password: uw wachtwoord in. • Klik op [Inloggen]. Indien uw naam niet voorkomt in de lijst met loginnamen bent u (nog) niet opgevoerd als gebruiker. Neem in dat geval contact op met de applicatiebeheerder van uw organisatie. In de huidige versie van de 4Bookings applicatie wordt nog geen gebruik gemaakt van de selectiemogelijkheid achter Database:.

Pagina 4 van 42

3.

Het hoofdscherm

Na inloggen verschijnt het hoofdvenster van het programma. De allereerste keer dat het programma opgestart wordt zal dit er ongeveer uitzien als onderstaande afbeelding.

Figuur 3-1: 4Bookings hoofdvenster.

Het programma zal direct na het opstarten altijd het tabblad tonen. De aanwezigheid van de overige tabbladen en in het scherm aanwezige “commandoknoppen” is afhankelijk van: • het feit of uw organisatie gebruik maakt van een of meer van de extra modulen; • het feit of u voor het gebruik ervan wel of niet geautoriseerd bent. Afstemming over de beschikbaarheid van tabbladen dient te gebeuren met de applicatiebeheerder van uw organisatie. Op dit scherm treft u direct het overzicht aan van de reserveringen die nu in het systeem zijn opgenomen. Standaard zullen de reserveringen getoond worden van partijen die nog plaats moeten vinden. U kunt ook de reserveringen weergeven van partijen die reeds hebben plaatsgevonden of die geannuleerd zijn door aan de rechterzijde van het venster de betreffende optie te selecteren. De volgorde waarin de partijen worden weergegeven kunt u beïnvloeden door te klikken op de naam van een van de kolommen in het overzicht. Indien u bijvoorbeeld klik op dan zal het overzicht gesorteerd worden op klantnaam. Door nogmaals op de kolomnaam te klikken veranderd de sorteervolgorde van aflopend naar oplopend of omgekeerd. Aan de linkerzijde van een reservering treft u een kleurcodering aan die de status van de reservering weergeeft. Hierbij worden de volgende kleurcoderingen gebruikt: Rood : Definitief Blauw : Offerte Groen : Optie Geel : Factuur Wit : Neutraal Pagina 5 van 42

Oranje :

Feestdag of geannuleerd.

Pagina 6 van 42

Door te klikken op het [+] teken dat aan de linkerzijde van een reservering staat worden meer gegevens van de partij getoond. Door te dubbelklikken op een partij wordt het volledige partijdossier geopend (zie hoofdstuk 4). Voor het toevoegen van een nieuwe reservering en het openen van een nieuw dossier klikt u op de knop:

Verder biedt dit venster u: 1. De mogelijkheid om een reserveringsdossier te zoeken door te klikken op:

Er verschijnt dan het onderstaande scherm waarin u op basis van (een deel van) de klantnaam een reservering kunt opzoeken.

2. De mogelijkheid een scherm te tonen waarin (in rode kleur) de reserveringen genoemd worden die de status optie hebben en waarvan de herinneringsdatum bereikt of verstreken is en (zonder kleur) de opties waarvan de herinneringsdatum de komende 4 weken betreft, door een klik op de knop:

3. De mogelijkheid een overzicht weer te geven van reserveringen voor partijen die de komende 14 dagen plaats moeten vinden en waarvoor nog betalingen moeten worden gedaan of worden verwerkt, door een klik op de knop:

4. De mogelijkheid om uw eigen wachtwoord dat u gebruikt voor het starten van 4Bookings te wijzigen, door een klik op:

Pagina 7 van 42

5. De mogelijkheid om een aantal basisinstellingen voor het 4Bookings programma te doen, door te klikken op:

Het onderstaande venster zal verschijnen:

Figuur 3-2: 4Bookings instellingen.

Linksboven bevind zich een venster waarin de bestanden worden weergegeven die als standaard e-mail bijlage kunnen worden verstuurd. Hierbij kunt u denken aan brochures en prijslijsten. Om een bestand toe te voegen aan de lijst met mogelijke bijlagen, … klikt u op: … . Het onderstaande venster (Figuur 3-3) zal verschijnen en biedt u de mogelijkheid om naar het gewenste bestand te bladeren en het door te klikken op

te selecteren.

Indien u een bestand uit de standaard bijlagen wilt verwijderen selecteert u het betreffende bestand en klikt u op: ..

..

Pagina 8 van 42

. Figuur 3-3: Venster E-Mail attachement selecteren.

U kunt ook uw eigen standaard e-mail teksten opstellen en vastleggen in de database. Hiervoor gebruikt u het vensterdeel: E-Mail teksten.

Figuur 3-4: Venster E-Mail teksten.

Bij geeft u de standaard tekst een voor u betekenisvolle naam (b.v. Bevestiging). Bij geeft u het onderwerp van de E-mail op (b.v. Bevestiging van uw reservering). In het venster kunt u vervolgens het standaardbericht vullen. U kunt hierbij gebruik maken van een tweetal variabele waarden. Door het intikken van {aanhef} zal op het moment dat de e-mail daadwerkelijk wordt verstuurd de juiste klantnaam worden ingevuld. Op een zelfde wijze kan gebruik gemaakt worden van de variabele {partijdatum} om de datum van de betreffende reservering in de e-mail op te nemen. Klik vervolgens op:

om de standaard tekst op te slaan. Pagina 9 van 42

Met het vensterdeel Standaard acties (zie figuur 5-14) kunt u standaard activiteiten opnemen in de database die u vervolgens via eenvoudige selectie kunt koppelen aan een reservering.

Figuur 3-5: Venster Standaard acties.

U kunt een nieuwe actie direct intikken in de regel onder . Nadat u op de [Enter] toetst heeft gedrukt zal de tekst worden opgenomen in de database. U kunt een bestaande actie wijzigen door hierop in de lijst te dubbelklikken. Indien u een actie selecteert in de lijst en op [Delete] drukt zal deze uit de database worden verwijderd.

Figuur 3-6: Venster Type reserveringen.

Met het laatste deelvenster (rechtsonder) kunt u de lijst vullen en bewerken met de verschillende typeringen die uw organisatie aan een reservering kan toekennen. (v.b. Bruiloft, Bedrijfsuitje, Lunchvergadering, etc.)

Wordt het venster “4Bookings instellingen” weer gesloten en keert Met een klik op u terug op het tabblad “Reserveringen”. Pagina 10 van 42

Pagina 11 van 42

4.

Het dossier

De kern van het 4Bookings systeem wordt gevormd door het opbouwen en werken met een dossier per partijreservering. In dit hoofdstuk bespreken we de diverse mogelijkheden die het 4Bookings programma biedt ten aanzien van het dossier. In eerste instantie bespreken we het aanleggen van een nieuw dossier. Vervolgens bespreken we de mogelijkheden bij het onderhouden van (werken met) een bestaand dossier.

4.1 Een nieuw dossier. Indien we op het hoofdscherm kiezen voor [Reservering toevoegen] dan verschijnt onderstaand venster met daarin een leeg nieuw dossier.

Figuur 4-1. Het dossier venster.

Binnen dit dossiervenster zijn een vijftal delen te onderkennen. Aan de linkerzijde treft u een deel aan voor de klantgegevens, voor de reserveringsdetails en een kalenderoverzicht als hulpmiddel bij het bepalen van het beschikbaar zijn van de gewenste locatie op gewenste datum en tijdstip. Aan de rechterzijde treft u een venster aan waarbinnen de diverse aan de reservering gekoppelde informatie is op te vragen en een deel waarin de diverse knoppen voor het starten van vervolgactiviteiten zijn verzameld.

Pagina 12 van 42

4.1.1.

De klantgegevens

Figuur 4-2: sectie klantgegevens.

In het vensterdeel Kunt u de reservering koppelen aan een bekende klant of de gegevens invoeren van een nieuwe klant. Een bekende klant kunt u selecteren in de selectielijst achter Het invoervak achter biedt u de mogelijkheid een klantnaam te zoeken op basis van de eerste karakters van de naam. Van bestaande klanten kunt u de gegevens opvragen en indien gewenst bijwerken door te klikken op de knop: Voor het invoeren van de gegevens van een nieuwe klant klikt u op de knop:

Het onderstaande venster met / voor de klantgegevens verschijnt.

Figuur 4-3: Scherm met klantgegevens.

Pagina 13 van 42

Het is belangrijk dat er zo veel mogelijk van de gewenste gegevens ingevuld worden omdat deze ook door de andere delen van het 4Bookingsprogramma gebruikt worden. Indien u de gegevens binnen het kader met de titel heeft ingevoerd zijn deze ook reeds ingevuld binnen het kader met de titel . Indien gewenst kunt u deze altijd nog wijzigen. Door te klikken op de knop: Worden de ingevoerde naw gegevens ook overgenomen binnen het kader . U dient dan nog wel een naam of afdeling op te geven bij . In het onderste deel van het venster kunt u (indien daarvan gebruik gemaakt wordt) de klant indelen in een of meer doelgroepen. Aan de linkerzijde vind u de gedefinieerde doelgroepen. Indien gewenst kan er een nieuwe doelgroep worden gedefinieerd door te klikken op: U kunt een doelgroep aan de klant toekennen door deze in het linkervenster te selecteren en vervolgens op

te klikken.

LET OP !!! Indien u gegevens heeft ingevoerd en/of gewijzigd moet u deze bewust opslaan door een klik op de knop: . Vervolgens wordt het succesvol opslaan van de gegevens gemeld in onderstaande venster.

Indien er gegevens zijn ingevoerd en/of gewijzigd en het venster wordt gesloten zonder dat er op [Opslaan] geklikt is zullen de wijzigingen niet bewaard worden.

Bij kan worden aangegeven of de reservering zakelijk (excl. BTW) of particulier (incl. BTW) moet zijn. Bij kan een selectie gemaakt worden uit de vooraf gedefinieerde evenementtypes. Eventuele nieuwe types kunnen worden gedefinieerd via de programma-instellingen (zie hfdst. 3).

Pagina 14 van 42

4.1.2.

Reserveringsgegevens

Figuur 4-4: Sectie reserveringsgegevens.

In dit deelvenster worden detailgegevens van een reservering gevuld en/of gewijzigd. Bij selecteert u de datum waarop de klant weer benaderd moet worden indien de reservering nog moet worden bevestigd. Bij het opstarten van het programma worden de reserveringen waarvoor deze herinneringsdatum verlopen is getoond. Bij selecteert u op welke ruimte(s) u een reservering wilt invoeren. U kunt ook meerdere ruimtes invoeren. Naast de datum voert u in vanaf hoe laat de ruimte gereserveerd dient te zijn. Bij de einddatum voert u in wanneer en hoe laat de ruimte weer beschikbaar is. Ook vult u hier het te verwachtte aantal personen in. Bij <Status:> kiest u de status die op dat moment voor de reservering geldt (b.v. een optie, offerte bevestiging, enz.). Door dit juist in te vullen kunt u in de agenda in 1 oogopslag zien welke dagen bezet zijn en welke nog opties zijn. Bij kunt u in vrije tekst zaken noteren die van belang zijn bij de reservering. Indien de gegevens van een reservering tenminste 1 keer zijn opgeslagen zal ook de knop en kunt u de inhoud van het notitie venster per E-mail versturen.

geactiveerd zijn

Wanneer klant en reservering gegevens ingevuld of gewijzigd zijn klikt u op de knop:

Indien u gewijzigde gegevens niet wilt opslaan klikt u op de knop:

Pagina 15 van 42

4.2

Werken met een bestaand dossier

In dit hoofdstuk staan we stil bij een aantal veel voorkomende bewerkingen die uitgevoerd (kunnen) worden met bestaande dossiers. Uitgangspunt hierbij vormt steeds het dossiervenster van een reservering waarvan hieronder een voorbeeld is afgebeeld.

Figuur 4-5: Dosiervenster van een reservering.

In dit hoofdstuk zullen de mogelijkheden behandeld worden die geboden worden door de diverse tabbladen en knoppen die aan de rechterzijde van dit venster te vinden zijn.

Pagina 16 van 42

4.2.1.

Actie toevoegen aan reservering

Met een klik op: Opent u het onderstaande venster waarin u een nieuwe actie definieert die t.b.v. de reservering zal moeten worden uitgevoerd.

Figuur 4-6: Venster voor toevoegen nieuwe actie.

In dit venter spreken de diverse items voor zich. De items “Project:”, “Sub-project:” en “Voor:” zijn niet van toepassing bij een actie t.b.v. een reservering en zullen dan ook niet werkzaam zijn. Indien de gewenste informatie is ingevoerd klikt u op

.

Het opslaan van de gegevens wordt bevestigd met de volgende melding:

Door te klikken op

sluit u het venster zonder dat gegevens opgeslagen worden..

Pagina 17 van 42

4.2.2.

Standaard actie aan reservering koppelen.

Zoals beschreven in hoofdstuk 5.5.3. kunnen veel voorkomende acties worden gedefinieerd als standaard actie en opgeslagen worden in de database. Om een dergelijke standaard actie toe te voegen aan de reservering klikt u op: Het onderstaande venster verschijnt met daarin de voor uw organisatie gedefinieerde standaard acties.

Figuur 4-7: Venster voor selecteren standaard actie(s).

U kunt in dit venster 1 of meer acties selecteren, klik vervolgens op: bewaren. Door te klikken op

om deze te

sl;uit u het venster zonder dat er gegevens worden bewaard.

De acties die zijn/worden opgeslagen worden direct zichtbaar op het tabblad “Acties” in het vensterdeel dat rechtsboven in het dossierscherm is te vinden.

Pagina 18 van 42

Figuur 4-8: Venster met tabblad Actie’s.

U kunt de informatie van een actie aanpassen door op de betreffende actie te dubbelklikken. Indien u een actie selecteert kunt u door een druk op de [Delete] knop de betreffende actie uit de lijst verwijderen.

Pagina 19 van 42

4.2.3.

Het koppelen van een bestand aan een reservering

In het kader van een reservering kan het voorkomen dat er informatie beschikbaar is in de vorm van een bestand (document, spreadsheet, foto, etc.) om deze voor de reservering van belang zijnde informatie toe te voegen aan het dossier, klikt u op: Het onderstaande venster wordt geopend:

Figuur 4-9: Venster voor selecteren bestand.

Met behulp van dit venster kunt u het betreffende bestand opzoeken en door middel van een koppelen aan de reservering. klik op: De op deze wijze gekoppelde bestanden worden opgenomen op het tabblad “Bestanden”

Figuur 4-10: Tabblad Bestanden.

U kunt een bestand openen door erop te dubbelklikken. Pagina 20 van 42

4.2.4.

Een bestelling toevoegen aan het reserveringsdossier

Bestellingen die in het kader van een reservering gedaan moeten worden kunnen aan het dossier worden gekoppeld door te klikken op: Het onderstaande venster verschijnt.

Figuur 4-11: Selectielijst Leveranciers.

U kunt hier één of meer leveranciers selecteren bij wie een bestelling moet worden geplaatst. Indien voor een reservering reeds een kostenprognose is opgesteld kunnen de leveranciers van wie in de kostenprognose producten voorkomen automatisch geselecteerd worden door te klikken op de knop

rechtsboven de lijst met leveranciers.

Figuur 4-12: Resultaat van automatische selectie Leveranciers.

Pagina 21 van 42

Door te klikken op: wordt er (evt. o.b.v. de kostenprognose) een besteldocument gegenereerd. Op het tabblad “Bestellingen” verschijnt de bestelling.

Op het tabblad “Bestanden” verschijnt het gegenereerde Word-document.

Door op het tabblad “Bestellingen” te dubbelklikken op de gewenste bestelling verschijnt het onderstaande venster.

Pagina 22 van 42

Figuur 4-13: Venster Bestelling.

U kunt in dit venster de uiterste leverdatum (Deadline) aanpassen, bij <Memo:> een aandachtspunt voor u of een collega opnemen en de status van de bestelling wijzigen. Voor het wijzigen en/of aanvullen van de bestelling klikt u op: Het Word document wordt geopend en u kunt de gewenste aanpassingen doen. !! Vergeet niet het Word-document op te slaan. U kunt het Word-document uitprinten en naar de leverancier versturen, het systeem biedt daarnaast de mogelijkheid om de bestelling via e-mail te versturen naar de betreffende leverancier.

Door te klikken op:

wordt het onderstaande venster geopend.

Figuur 4-14: Venster Email sturen.

Vul dit e-mail bericht aan naar wens en selecteer de gewenste bijlagen. Klik vervolgens op: om het bericht te versturen.

Pagina 23 van 42

4.2.5.

Een email versturen m.b.t. de reservering.

U kunt informatie met betrekking tot een reservering via E-mail uitwisselen met de klant of andere betrokkenen. Om een e-mail te versturen klikt u op: Het onderstaande venster verschijnt.

In dit venster kunt u de gewenste informatie opnemen, eventuele bijlagen selecteren en het bericht versturen door te klikken op: De verstuurde e-mail berichten zijn terug te zien op het tabblad “Emails”.

Pagina 24 van 42

4.2.6.

Maken van een aanbetalingfactuur

Pagina 25 van 42

Pagina 26 van 42

Pagina 27 van 42

5.

De overige tabbladen op het hoofdscherm

In dit hoofdstuk behandelen we de functionaliteit van de diverse tabbladen die op het hoofdscherm aanwezig zijn. Welke van de in dit hoofdstuk behandelde tabbladen voor u als gebruiker beschikbaar zijn is afhankelijk van de aan u verleende rechten binnen het 4Bookings programma. Binnen de organisatie zal altijd ten minste 1 persoon aanwezig zijn die over voldoende rechten beschikt om andere gebruikers van de juiste rechten te voorzien. Hoe dat gebeurd behandelen we later in dit hoofdstuk.

5.1

Het tabblad Klanten

Figuur 5-1: Tabblad Klanten.

Op het tabblad treft u een overzicht aan van alle klanten die in de database zijn opgenomen. Door te klikken op het [+] knopje links voor de naam van de klant worden er enkele specifieke gegevens van de klant zichtbaar. Door dubbelklikken op een van de detailgegevens wordt het scherm met klantgegevens (zie figuur 4-3) geopend en kunt u alle voor betreffende klant vastgelegde gegevens wijzigen en/of aanvullen. Door middel van de knop

kunt ook een nieuwe klant opvoeren in de database.

Met een klik op de knop opent u een zoekvenster waarmee u een klant in de lijst kunt zoeken op basis van (een deel van) de naam.

Pagina 28 van 42

Door te klikken op de knop verschijnt er een scherm waarin de klanten worden weergegeven op basis van de doelgroep waarbij zij zijn ingedeeld.

Figuur 5-2: Klanten in doelgroepen indeling.

Door te klikken op de knop

Door te klikken op de knop Door te klikken op de knop tabblad .

kunt u de e-mail adressen van ……….

kunt u de lijst met klanten ……………. sluit u het doelgroepen venster af en keert u terug op het

Pagina 29 van 42

5.2

Het tabblad Kalender

Figuur 5-3: Tabblad Kalender.

Het tabblad bevat een overzicht in de vorm van een kalenderblad waarin de diverse reserveringen zijn opgenomen. Dit tabblad kan gebruikt worden voor een snelle controle op het beschikbaar zijn van faciliteiten op een bepaalde datum. Door het dubbelklikken op een reservering in de kalender wordt het dossier van de partij geopend en verschijnt het dossiervenster (zie figuur 4-1). Door een klik op de knop

kunt u een afdruk maken van het getoonde kalenderblad.

Pagina 30 van 42

5.3

Het tabblad Producten

Figuur 5-4: Tabblad Producten.

Op het tabblad vindt u een overzicht van alle in de database opgenomen producten die uw organisatie aan klanten kan leveren. Gegevens over producten die via dit tabblad worden aangemaakt worden gebruikt bij het opstellen van offertes en kostenprognoses. U kunt het getoonde overzicht sorteren door middel van het klikken op de kolomnaam van de kolom waarop de lijst gesorteerd moet worden. U kunt vanaf dit tabblad zowel een nieuw product in de database opnemen, via een klik op de knop

,

of de gegevens van een bestaand product aanpassen door op het betreffende product dubbel te klikken. Er verschijnt dan het volgende venster.

Pagina 31 van 42

Figuur 5-5: Product venster.

Van een product kunnen de volgende gegevens vastgelegd worden: • •

• • •

• •

. Geef hier een (bij voorkeur) unieke en duidelijke naam op voor het product. <Eenheid:>. Selecteer de eenheid waarin dit product in rekening gebracht wordt uit de lijst die getoond wordt indien u met de muis op het symbool klikt. Indien de eenheid die u wenst nog niet in de lijst voorkomt kunt u deze eerst toevoegen aan de lijst door te klikken op het symbool dat links van het invoervak is afgebeeld. . Selecteer (indien gebruikt) de groep waartoe het product behoort. Ook hierbij kunt u eventueel eerst de gewenste groep aanmaken. <Subgroep:>. Selecteer (indien gebruikt) de subgroep waartoe het product behoort. Ook hierbij kunt u eventueel eerst de gewenste subgroep aanmaken. . Selecteer de leverancier waarvan het betreffende product wordt ingekocht. Indien de leverancier nog niet in de lijst voorkomt moet deze eerst via het tabblad worden toegevoegd aan de database. Indien dit nodig is kunt het product eerst opslaan met een “onjuiste” leverancier. Nadat de leverancier in de database is opgenomen kunt u dan de productgegevens aanpassen. . Selecteer welk BTW tarief voor dit product gehanteerd wordt. . Geef hier het inkoopbedrag op voor het product in de eenheid die geselecteerd is.

Bij het vastleggen van een nieuw product kunt u het vensterdeel onder en het vensterdeel onder pas gebruiken / aanvullen nadat het product tenminste 1 maal is opgeslagen door middel van een druk op de knop:

.

Nadat de gegevens van een product 1x opgeslagen zijn kunt u de verkoopprijzen ingeven. U geeft deze verkoopprijzen op inclusief BTW in het betreffende veld. De velden BTW en Excl BTW worden vervolgens automatisch ingevuld. Op het gebruik van Keywords en de keuze: komen we terug bij het bespreken van het tabblad Kostenprognosen.

Pagina 32 van 42

5.4

Het tabblad Acties

Figuur 5-6: Tabblad Acties.

Het tabblad is primair bedoelt voor het registreren en bewaken van “Interne acties”. Daarmee worden allerlei, al dan niet in projecten en subprojecten ondergebrachte, activiteiten verstaan die binnen de organisatie moeten worden uitgevoerd door medewerkers van de organisatie en die niet direct gerelateerd zijn aan een specifieke reservering of klant. U kunt op dit tabblad wel een overzicht te zien krijgen van alle reservering gekoppelde acties of klant ) de betreffende acties te gekoppelde acties, door bij de “actie selectie box” ( selecteren. U kunt op dit tabblad echter alleen nieuwe interne acties aanmaken. Voor het aanmaken van reservering gekoppelde acties of klant gerelateerde acties maakt u gebruik van de mogelijkheden die geboden worden via de tabbladen “Klant” en “Reservering”. Standaard worden alleen de acties weergegeven waaraan gewerkt wordt of die nog opgestart moeten worden. Indien u ook wilt zien welke acties er afgerond zijn kunt u dit doen door het aanklikken van:

De status van activiteiten wordt op het tabblad aangegeven met een kleur codering links van de activiteit. Groen = Afgeronde activiteit Geel = Activiteit in bewerking Rood = Nieuwe activiteit

Pagina 33 van 42

U kunt vanaf het tabblad een nieuwe interne actie uitzetten door op de knop: te klikken. Er wordt dan het onderstaande venster geopend:

Figuur 5-7: Venster nieuwe actie.

Bij vult u de datum in waarop de actie moet zijn uitgevoerd. Bij vult u de datum in waarop er een eerste herinnering aan de actie moet worden gegeven door het systeem. Bij <Status:> selecteert u de gewenste status. In het vak geeft u een duidelijke beschrijving van de actie die moet worden uitgevoerd. In het vak kunt u aanvullende informatie geven over de actie en/of de uitvoering ervan. Kies bij het gewenste project of maak een nieuw project aan door op de Selecteer eventueel het gewenste sub-project en de uitvoerende persoon.

knop te klikken.

Door te klikken op:

worden de ingevoerde gegevens opgeslagen.

Door te klikken op: opgeslagen.

wordt het venster gesloten zonder dat er gegevens worden

Pagina 34 van 42

5.5

Het tabblad Werknemers

Figuur 5-8: Tabblad werknemers.

Het tabblad <Werknemers> zal slechts bij één of enkele gebruikers aanwezig zijn. Op dit tabblad staan alle medewerkers genoemd die toegang hebben tot het 4Bookings programma. Dit tabblad biedt de volgende functionaliteiten: 1. Het toevoegen van een nieuwe werknemer. 2. Het wijzigen van gegevens van bestaande werknemers. 3. Het verzorgen van een aantal basis instellingen voor het 4Bookings programma.

5.5.1

Toevoegen van nieuwe werknemer

Door te klikken op:

opent u het onderstaande venster.

Pagina 35 van 42

Figuur 5-9: Venster nieuwe werknemer.

In het bovenste deel van dit venster vult u de gegevens in die betrekking hebben op de werknemer. Hierbij is van belang om te weten dat de naam die opgegeven wordt bij de naam is zoals deze te zien zal zijn in het inlogvenster van het programma (zie figuur 2-2). De naam die opgegeven wordt bij wordt alleen intern door het programma gebruikt. In het onderste deel van het venster worden aan de werknemer de rechten toegekend. Indien een keuze vakje wordt aangevinkt betekent dat, dat de betreffende werknemer het gelijknamige tabblad binnen het programma kan gebruiken. De tabbladen met daarvoor een selectievakje met een slotje bieden de mogelijkheid om alvorens het tabblad te openen nogmaals het wachtwoord van de gebruiker te vragen. .

De gegevens van de nieuwe werknemer worden opgeslagen door te klikken op: Indien u klikt op: opgeslagen.

wordt het venster gesloten zonder dat de gegevens worden

Pagina 36 van 42

5.5.2

Wijzigen van gegevens van bestaande werknemer

U kunt de eerder opgeslagen gegevens van een werknemer bewerken door te dubbelklikken op de naam van de betreffende werknemer. Er zal een op onderstaande afbeelding gelijkend venster worden geopend.

Figuur 5-10: Venster wijzigen bestaande werknemer.

De werking en mogelijkheden van dit venster zijn gelijk aan die bij het aanmaken van een nieuwe werknemer. De eventueel aangebrachte wijzigingen zijn voor de werknemer pas actief na het opnieuw opstarten van het programma.

Pagina 37 van 42

5.6

Het tabblad Locaties

Figuur 5-13: Tabblad Locaties.

Het tabblad wordt gebruikt voor het beheer van de locaties die gereserveerd kunnen worden. U kunt op dit tabblad een nieuwe locatie toevoegen, de gegevens van een bestaande locatie wijzigen of een locatie uit de database verwijderen. Indien u klikt op:

verschijnt het onderstaande venster.

Figuur 5-14: Venster Locatie gegevens.

U kunt hier de naam van de locatie opgeven en eventueel een binnen uw organisatie gebruikte afkorting voor de betreffende locatie.

Pagina 38 van 42

Indien u dubbelklikt op een van de genoemde locaties op het tabblad dan verschijnt eveneens het venster zoals afgebeeld als figuur 5-14. Daarin staan dan de op dat moment vastgelegde gegevens. U kunt deze wijzigen en vervolgens weer opslaan. Indien u op het tabblad een locatie selecteert en vervolgens op de [Delete] toets drukt zal de geselecteerde locatie worden verwijderd uit de database. Er verschijnt eerst het onderstaande venster waarop u het verwijderen van de locatie moet bevestigen ([Yes]) of annuleren ([No]).

Pagina 39 van 42

5.7

Het tabblad Leveranciers

Figuur 5-15: Het tabblad Leveranciers.

Het tabblad wordt gebruikt voor het beheer van de gegevens over de diverse leveranciers waarvan uw organisatie gebruikt maakt. Indien u het tabblad selecteert zal dit gevuld zijn met de namen van alle op dat moment in de database opgenomen leveranciers. U heeft op dit tabblad de mogelijkheid om: • Een nieuwe leverancier toe te voegen. • De gegevens van een bekende leverancier te wijzigen. • Een leverancier (en de gegevens daarvan) te verwijderen uit de database.

Pagina 40 van 42

5.8

Het tabblad Logboek

5.9

Het tabblad Facturen

Het tabblad “Facturen” zal slechts voor enkele werknemers beschikbaar zijn. Het tabblad wordt pas zichtbaar indien (nogmaals) het juiste wachtwoord van de gebruiker wordt ingevoerd. Voor de mogelijkheden van dit tabblad is een eigen handleiding opgesteld.

5.10

Het tabblad Kostenprognosen

Het tabblad “Kostenprognosen” zal slechts voor enkele werknemers beschikbaar zijn. Het tabblad wordt pas zichtbaar indien (nogmaals) het juiste wachtwoord van de gebruiker wordt ingevoerd. Voor de mogelijkheden van dit tabblad is een eigen handleiding opgesteld.

Pagina 41 van 42

Pagina 42 van 42