Geavanceerde technikene in informatiebeheer Hfst1: Enterprise Content Management
p3-24
1. Inleiding Medewerkers krijgen 50%-75% van hun informatie door van collega’s, de meeste hiervan dan nog op hun persoonlijke folders. Hierdoor kunnen problemen ontstaan wanneer een collega vertrekt en de files dus ‘spoorloos’ zijn. + Veel medewerkers weten niet waar ze de informatie moeten zoeken. •
ECM Techniek of systeem dat een organisatie in staat stelt om content te maken,op te slaan, te beveiligen, verspreiden, activeren, toegankelijk maken of publiceren voor organisatiedoeleinden. Een goed ingericht en gebruikt ECM systeem betekent dat de informatie binnen de organisatie altijd actueel, toegankelijk, authentiek en consistent is. ESSENTIEEL VOOR ALLE ORGANISATIES
De eerste Document management producten zijn er van late jaren 80, jonge jaren 90 als stand-alone SW.(ook producten voor workflows,… ) Probleem: draaien apart, niet integreerbaar ECM = “bundeling” van deze producten tot 1 groot geheel (en gesynchroniseerd met mekaar)
Levencyclus Gartner (p 4) De evolutie die een nieuwe technologie ondergaat.
Technology trigger: doorbraak, publieke demonstratie, lancering of andere gebeurtenis die interesse teweeg brengt. Peak of inflated expectation: Overdreven enthousiasme, hooggespannen verwachtingen, hoge beurskoersen hoge verwachtigingen Trough of disillusionment: hooggespannen verwachtingen blijken in meeste gevallen niet waargemaakt te zijn. Vervanging van bestaande manieren in plaats van verbetering en vernieuwing. Dalende beurskoers. Roep om standaardisatie Slope of enlightenment: Fase van geleidelijke verbetering; duidelijkheid over de echte toepassingsmogelijkheden van nieuwe technologie. Hype is voorbij Plateau of productivity: Reële voordelen zijn gedemonstreerd en geaccepteerd, tools en methodologiën zijn stabiel en beginnen hun 2e en 3e generatie.
2. Informatiepiramide
I II II III IV Niveau I: Informatiebehoefte van de directie of het bestuur. Strategische planning en besluitvorming binnen organisatie. Informatiebehoefte Informatiebehoefte is het kleinst, gebaseerd op geïntegreerde en geselecteerde informatie.(geen nood aan overvloedige gedetailleerde informatie) Niveau II: Informatiebehoefte van middenkader; de afdelingshoofden. Tactische besluitvorming en hebben nood aan meer concrete oncrete informatie. Niveau III: Informatiebehoefte van feitelijke uitvoerder voor operationele besluitvorming in organisatie. Nood aan zeer gedetailleerde en actuele informatie belangrijk voor besluitvorming. Niveau IV: informatie die nodig is op werkvloer in organisatie. Informatie is belangrijk, daarom veel moeite + kapitaal in Kennismanagement steken. ->> het ontwikkelen, beheren,opslaan, ordenen, vinden en presenteren van kennis. Wordt op zowel informatie als vaardigheden en attitude van medewerkers gericht. ger
3. Definitie en situering van ECM ECM: betreft het beheer van ongestructureerde informatie binnen een onderneming. Ongestructureerde informatie is alle informatie die niet direct als veld in een database benaderbaar is.(kan gaan om PDF,word,powerpoint,XML,e-mails,… ) leveranciers van ECM: IBM,Filenet, OpenText en Documentum. Web content management beheert de content van inter- en intranet sites ECMS: beheert content van alle ongestructureerde informatie. Waarom ECM: alles moet bijgehouden worden, elk wordbestand tot elke instant message tussen collega’s om voor te leggen als bewijs indien nodig. ECM omvat: • •
•
• • • •
• •
•
•
Document Management(DM) o Stockeren,ordenen,classificeren van alle mogelijke documenten in een bedrijf Component Management o Hulpmiddel bij DM: Deelt documenten op in componenten en voegt daaraan metadata toe Zo kunnen ze beter beheer worden Record Management(RM) o Voldoen aan wettelijke voorschriften. Sommige documenten moeten kunnen aangetoond, andere vernietigd,en dan mag er GEEN kopie meer van zijn Imaging o Paperless office scannen van gegevens + tegelijkertijd toevoegen van metadata Web Content Management o Beheer van alles wat met websites te maken heeft. Portal Management o Informatie die te vinden is op portals moet ook beheerd worden Collaboration o Samenwerking tussen teams op een afstand Instant Messaging(IM) alle content moet bijgehouden worden, conference tools, IM, e-mail,… Metadata Management o Zoek en classificatiestructuur. Classification o Hoe alles structureren etc Taxonomy aanbrengen van structuur in sleutelwoorden. E-mail Management o Om deze te ordenen is er goede classificatie en beheer nodig. Probleem: mails voor privé gebruik wat daarmee doen?+ welke zijn dit Workflow Management(WFM) o Beheer van werkstromen. Trajuct date en inkomend document doorloopt
• •
•
Digital Rights Managament(DRM) o Copyrighted informative: hoe te beheren, hoe toonbaar maken aan gebruikers. Business Process Management(BPM) o Ondersteuning van de bedrijfsprocessen vereist, om informatica systemen de organisatie te laten ondersteunen.(uitgebreider dan ECM, maar overlapt) Business Rules Management o Hangt samen met BPM, bedrijfsregels die moeten gevolgd worden beheren en formalisering.
4. Business drivers voor ECM • • • • • • •
• • • • • •
Compliance: o Wettelijke bepalingen Collaboration Efficiëntie Consistentie Archivering Klantenservice Consolidatie o Uitgaan van enkelvoudige, eilandautomatiseringen uit het verleden worden afgeschaft. Hierdoor neemt TCO(Total Cost of Ownership) af Hergebruik van content o Dezelfde content wordt maar 1 keer aangemaakt Beheer van digital assets o Beheer van foto’s, video’s ,… Enorme volumes van content die beheerd moeten worden Beheer van samengestelde documenten o Bvb klantendossiers meerdere mensen werken hieraan mee Website administratie E-mail management
5. Terminologie Data = gegevens informatie= data + betekenis content= informatie + context content component= content is opgedeeld uit verschillende onderdelen: tekst, logo, figuren,… Content type= bepaalde categorie van content met specifiek kenmerk content item = concretisering van bepaald content type(onderdelen die moeten ingevuld worden; tekstuele informatie + metadata) stijlsjablonen = soort formulier waarin alle vormgevingselementen eenmalig gedefinieerd worden Document = verzameling van gegevens, bevalt content Aanpasbaarheid versionering Samengestelde documenten= documenten met hyperlinks naar andere documenten groeperen van documenten in een dossier metadata= data over de data, data over de content(schrijver, … ) indexeringsstrategie Search
6. Voordelen van ECM in een organisatie Procesverbetering: Bij het invoeren van CMS systeem, moet goed nagedacht worden over het doel van de processe,+ automatisering ervan. Beschikbaarheid van de informatie: alle informatie staat ook centraal, alle gebruikers kunnen eraan.
7. ECM onderdelen 4 Onderdelen: • • • •
Document management: toevoegen van metadata aan bestanden en beheer hiervan Web content Management: beheer van web pagina’s Records management (workflow?) Digital Assets Management
4 domeinen kunnen apart aangekocht worden dan opletten voor metadata deze moet op dezelfde manier beheerd en ingevuld worden in elk domein. Business Process Management en colloboration is heel belangrijk in ECM
8. Invoeren van ECM systeem(CMS) CMS: Content Management System Applicatie die de tekstuele info begeleid van het schrijven tot het publiceren van een document. Functionaliteiten in CMD • • • • • • • • • • • •
• • •
Content creatie: o Content creëren op gebruiksvriendelijke manier Templates: o Sjablonen: zodat vorm en inhoud gescheiden blijven Capteren van content o Documenten en content in het CMS brengen Workflow o Levenscyclus en werkstromen ondersteunen Website development,web publishing Index en zoekfuncties Taxonomie o categoriseren Version control Personaliseren van manier waarop content getoond wordt Multichannel publishing o Tonen op pc,pda of gsm, … Collaboration o Samenwerken op efficiënte manier zonder dat ze fysiek samen moeten zijn Content aggregation o Content kan van verschillende types,verschillende bronnen zijn; deze tonen op een manier alsof het over 1 type gaat. Digital Asset Security o Alle digitale assets moeten kunnen worden gebruikt op de juiste wettelijke manier Content lifecycle Management Records Managament o Vroeger: Start bij inventariseren, probleem hierbij: continu groeiinventaris niet correct/volledig o Betere manier: Starten bij de vraag: “Op welke manier zullen mensen toegang krijgen tot data?
Content creatie
Content Management
Content Delivery
Plaats waarin items opgeslagen worden = repository (content + metadata) gebruik van Relationele DataBank: Velden van content in tabellen,de rest in Binary Large Object of filesystemen(directory’s/folders) Gebruik Objectgerichte DataBank:
Content op hiërarchische manier opgeslagen door gebruik van XML. Items verbinden met Data Type Definitions
9. Technologische drivers ECM: Beschouwen als een infrastructuur, niet als een applicatie. • • • •
• • •
Integreren van content o Gebruiker moet het alles als 1 geheel beschouwen Structureren van Content o XML wordt gebruikt voor het structureren Metadata voor content o XML; Creëren van taxonomie en sleutelwoorden (om zoeken te verbeteren) Ondersteunen Workflow o Levenscyclys van content ondersteunen o Samenhang BPM en ECM Interfacing Content Deploying Content Library Services o Versiebeheer o Check in/check out o Roll-Back o Zoek en ophaal functionaliteiten o Ordenen content
10.
Leveranciers
3 categorieën: • • •
Volledig platform ;infrastructuur laag (IBM) Content applicaties (Record Management) Groot aanbod van functionaliteiten
11.
Technisch landschap van ECM
ECM wordt gecreëerd in JAVA,Perl, .net
(.NET SUX!!)
12.
ECM Trends
Prijsdaling ECM pakketten Overnames door ECM marktleiders Klantfocus op gecentraliseerde omgeving 1 systeem Klantfocus op CRM en commerciële systemen Maximalisatie van eerdere investeringen Digitalisering Paperless office
13.
ECM architectuur
Portal Content Application Content enable application
Content services layer Content infrastuctuur
ECM platform Data management infrastructuur
Structured and unstructured content resources
Storage Infrastructuur
Acces Devices
Thin Cliend / Thick Client
User interface
GUI
Management Function
Life Cycle Management
Pda gsm WAP
Enterprise Information Portals
Security Work& admin flow
metadata
Libraries services archive Management
Profielen Personaliseren
Retrival
Full text search
context search
Repositories
Documenten;Video;Audio;E-mail;Disc;Source Code;…
authoring & composing
audio/video seach
Uitleg architectuur: Vanonder beginnen Repository: Retrieval: Management functions: •
• • •
Opslag Alle zoekfuncties en content ophalen Functionaliteiten om content te beheren
Lifecycle: o van creatie, over publicatie tot archivering en of vernitiging van document o Bijhouden van de status o Versionering Secuity & admin: o Wie mag wat bekijken Workflow Libraries archive: o Catalogiseren o Hoe lang mag/ moet content bestaan(wettelijk)
User Interface: Acces Devices: output:
14.
Hoe krijg ik de CMS te zien Welk device gebruik ik om te kijken (pda,gsm,.. ) Hoe wordt het getoont printen,branden op cd, …
Metadata ondersteuning
Data van de data. Vb: Wie heeft wat gemaakt. sleutelwoorden,… belangrijk voor het opzoeken.
15. • • • •
•
•
Metadata standaarden
Dublin Core Metadata Element Set o Web metadata DIG35(Digital Imaging Metadata) o Beschrijving en catalogisering van beelden DIF(Directory Interchange Format) o Creëren van directory entries die een groep van data beschrijven E-GMS(e-government Metadata Standard) o Wordt gebruikt door overheid o Overzicht van elementen die verplicht zijn in te vullen + hun doel en gebruik METS: Metadata Encoding and Transmitting Standard) o Encoderen van beschrijvende administratieve en structurere metadata voor object in digital bibliotheek MPEG-7 (Multimedia Content Description) o Beschrijven van multimedia data .
Hfst2: Document Management
p 29-38
Beheren van documenten in een organisatie. Doel: De werkstroom die ontstaat als een document in de organisatie te automatiseren en bepalen hoe bepaalde documenten kunne terug gevonden worden en hoe en aan wie ze ter beschikking gesteld worden.
1. Business drivers Waarom een DM introduceren: • •
• •
•
Nood aan verhoogd productiviteit o Informatie terugvinden Nood tot kostenverlaging o Via betere samenwerking, minder fysieke ruimte, minder inspanning vereist om documenten te vinden. Nood tot betere dienstverlening o Vloeit voort uit sneller terugvinden -> lagere antwoordtijd. Nood om te voldoen aan wettelijke bepalingen o Hoe lang moet document bewaard worden o Wanneer en hoe vernietigen Versiebeheer o Wie wanneer aanpassingen gedaan
2. Terminologie • • •
• • •
Document o Drager van informatie(niet per sé papier, ook elektronisch,cd-rom, geluidsband,…) Content componenten o Mogelijk verschillende componenten. Content kant zijn: tekst en logo , … Groeperen van documenten in een dossier o Documenten met hetzelfde onderwerp;van hetzelfde dossier in een virtuele container steken, deze wordt dan ook voorzien van metadata Capteren van documenten o Scannen van een papieren document Metadata Metadata waarden geven o Niveau 1 Primaire input uit content halen(schrijver , … ) o Niveau 2 Extra informatie; bestand over een klant zijn klantennummer erbij zetten
3. Formaten van tekst • • • •
Aanpasbaar of niet Literair of audiovisueel Machine leesbaar formaat Machine verwerkbaar formaat
4. Adressering van documenten Nodig om relaties te kunnen leggen tussen documenten. (referenties) 3 precisiesniveau’s: • • •
Breed Smal Precies
“alles over de wegeving rond uitschrijven van facturen” “offerte gemaakt voor die bepaalde klant aan zijn woning” door middel van document identifier
DOI: Digital Object Indentifier: manier om content objecten uniek te identificeren in een digitale omgeving. Ze worden gebruikt om weer te geven waar op het internet deze informatie is terug gevonden .
5. Versionering van documenten meest losse referentievorm: link om van document 1 naar document 2 te gaan. meest strakke vorm: versioneren van documenten. Het beheren van verschillende versies van een bepaald document is belangrijk in DM. Na veranderingen moet er soms onderscheid kunnen gemaakt worden tussen major en minor versie. Minor : wijzigingen zijn aangebracht in het document maar deze zijn nog niet omvangrijk genoeg om naar een nieuwe versie te gaan (=tussenversie) Major:voldoende aanpassingen om een nieuwe versie te maken. verschillen in taal zijn van dezelfde versie. verschillen in formattering: html en pdf.
6. Check in/ check out van documenten Meerdere personen werken mee aan eenzelfde document. Als iemand aan het document gaat werken blokkeert hij dit voor de andere, check-out Alleen deze persoon kan nu wijzigingen aanbrengen. Nadien check-in, zodat het document weer vrijgegeven wordt. In metadata aangeven of het gaat om major of minor wijzigingen (voor versiebeheer)
7. Verschillende partijen die met content te maken hebben Auteurs en reviewers:
de maker,medewerker van het document, maken,nakijken en goedkeuren + invullen metadata.
Eigenaars
accountable voor de content en metadata. Ze kunnen op inhoud en metadata afgerekend worden
Publishers
stellen de content beschikbaar. Zichtbaar en toegankelijk
Consumers
Personen en systemen die de content gaan gebruiken
8. Toegangsmethoden tot documenten,indexering Toegangsmethoden: via content of via metadata Indexering: toekennen van waarden aan de metadata •
Indexeren van content Informatie die weergeeft wat in het document terug te vinden is. Niet de content zelf. granulariteit bepaald: hoe dunner,hoe beter het voorkomen en de plaats van het voorkomen van een woord bepaald kan worden.
•
Indexeren van metadata Betekenis is hetzelfde, het bepalen en opbouwen is verschillen. Aantal pagina’s is metadata NOOIT INDEX !!
9. Indexeringsstrategieën Indexeringsstrategie is een verzameling regels die aan het Document Management systeem aangeven hoe de index gebouwd moet worden. Eigenschappen: • • • •
•
•
Case-sensitive Accenten Homoniemen (geeft aanleiding tot noise of silence) Noise vs Silence o Noise: teveel content teruggegeven worden(dubbele betekenis: SOA: Service Oriënted Architecture en de ziektes) o Silence: content niet getoond worde: opzoeken auto wordt er niets getoond van wagen Multilingual vs cross-lingual o Multilingual:zoeken in talen (auto en car) multilingual komen ze NIET voor in hetzelfde dossier o Cross-lingual: hier komen bij opzoekingen van auto ook de documenten van car en voiture, … ) Hoe wordt de datum bekeken.(tekens of numeriek)
10.
Information Retrieval Model
Zoekmachiene voorziet een abstracte beschrijving van de voorstelling die gebruikt wordt voor documenten,queries,… De zoekfunctionaliteit is vitaal in een ECM systeem, aangezien het belangrijk is content terug te vinden. Categorisatie is noodzakelijk. Dit zorgt voor problemen bij Noise en Silence. Noise: teveel documenten Silence: te weinig documenten. Maatstaven: •
•
Precision o Fractie van de opgehaalde documenten die relevant zijn o Relevant /Opgehaalde o 1- Noise Recall o Fractie van relevante documenten die opgehaald zijn o Opgehaald / relevant o 1-Silence
Ranking criteria: Opgesteld om aan de noodzaak te voldoen om de opgehaalde documenten te tonen in volgorde van belangrijkheid van gebruiker. Om dit te kunnen doen is het nodig om te weten welk document het meest voldoen aan de vraag van de gebruiker (best match voor query) • •
Proximity Aanduiden dat bepaalde woorden in mekaars buurt moeten komen Context display woord per woord doorzoeken, van context naar context in de plaats van hele content te doorzoeken.
Zoeken kan op basis van content, ook op basis van metadata.
11.
Vocabulary Management
Beheer van de woordenschap. Standaardiseren van contentbeschrijving. vb: metadata klantnaam bedoeld wordt; iemand anders maakt daar clientname;customernam . Dit maakt het moeilijker om op metadata te gaan opzoeken. Evolutie: •
•
•
Authority lists o Lijst met woorden waaraan de metadata moet voldoen. Indien er een ander woordt gebruikt wordt, wordt dit geweigert o Minpunt: platte structuur: geen verband tussen woorden onderling Taxonomie o Ordenen van documenten in hiërarchische structuur. Onderwerpen,processen en of functies worden ingedeeld in categorieën. o = classificiatie o Boomstructuur opgebouwd rond thema’s, geordend rond bepaalde onderwerpen. o Structuur wordt overzichtelijker. Thesaurus o Verhoogt aantal relaties door synoniemen, voorkeurswoorden en taalequivalenten toe te laten. o Door taalequivalenten is het mogelijk om cross-lingual toe te laten. o Subject gebeuren o Silence wordt vermeden.
Hfst 3: Records Management
p39-44
1. Terminologie Het identificeren,classificeren,archiveren,bewaren en soms vernietigen van records. Er is een internationale standaard over records management: ISO. Deze definieert records management als “het deel van het management dat verantwoordelijk is voor de efficiëntie en systematische controle over jet aanmaken,ontvangen,onderhoud,gebruik en beschikbaarheid van records, met inbegrip van het proces van het bemachtigen en in stand houden van bewijs en informatie over bedrijfsactivitieiten en transacties onder de vorm van records”. RM begint waar documenten gepubliceerd w orden en bepaald moet worden wat er verder met die documenten moet gebeuren. Moeten ze blijven bestaan,mogen ze aangepast worden,… . Gaat over het archief binnen de organisatie. Een record bevat informatie die belangrijk is voor de bedrijfsvoering. Bevat legale waarde, waarde voor bedrijfsvoering of historische waarde. Record komt niet noodzakelijk overeen met bestand of document. Kan ook e-mail zijn met attachement bij. Belangrijkste eigenschappen van records: • • • • •
Integriteit(compleet en ongewijzigd) Authenticiteit Betrouwbaarheid Bruikbaarheid Context
Record management is de systematische declaratie,classificatie,retention en vernietiging van elektronische en fysische records.
2. Document management vs record management Document management Elektronisch Meestal live informatie Nadruk op werkstroom, toegang en samenwerking Onderwerp van auteur en eventueel zijn werkgroep Time management: vooral snelheid is belangrijk
Record management Elektronisch en fysisch Stabiele informatie Nadruk op betrouwbaarheid,nonrepudiation(niet veranderen) Onderwerp van Corporate policy,wetgeving en audits. Topmanager draagt verantwoordelijkheid, niet meer de manager Time management: vooral Retention en Dispososition zijn belangrijk. Ruimte management :voor fysische delen moet ruimte voorzien worden.
3. Records management componenten File plan: boomstructuur,hiërarchische bestandstructuur opgelegd door organisatie. (1 fileplan voor ganse organisatie waarin aangegeven worden waar de bestanden terug gevonden kunnen worden. Elke record moet een in het fileplan gedefinieerde locatie hebben. appraisal procedure: bepaald de plaats waar de records die in het fileplan geplaatst moeten worden retention period: Hoe lang moet de content bewaard worden vooraleer ze vernietigd mag worden. Disposal schedule: wanneer moet iets vernietigd worden, hoe, hoe bewijzen dat het effectief verwijderd is. e-mail management: welke e-mails bewaren,hoe, wat met bijlagen, antwoorden op mail, hoe terugvinden. digital signature:security,authenticatie, elektronische handtekening. storage platform:welke provider zorgt voor het stockeren en beheren.
4. Classificatiemogelijkheden bij het opstellen van fileplan Subject classificatie: componenten worden samengezet volgens onderwerp. vergelijkbaar met taxonomie en thesaurus voor en nadelen: • • • • • •
Eenvoudig documenten terug te vinden Tijdelijkheid: benamingen kunnen veranderen en als dat gebeurt moet het fileplan afgesloten worden en een nieuw gemaakt Hoge onderhoudskosten: verandering naam,oud fileplan afsluiten, nieuw opstarten Subjectiviteit: Persoonlijke interpretatie, indeling gebeurt manueel. Documenten kunnen over meerdere onderwerpen handelen, meerdere copies gemaakt worden en in elke structuur plaatsen. Manier van denken is niet functioneel.
Organisatiestructuur: kopie gemaakt van organisatiestructuur,indeling departementen, de eenvoudigste classificatiestructuur. voor en nadelen: • • • •
Minst voorbereidend werk,aangezien de organisatiestructuur al bestaat. Eenvoudige introductie, iedereen creëert records binnen zijn eigen organisatorische context Hoge onderhoudskosten:organigram verandert 3à4 keer per jaar Copies ontstaan als er verschillende organisatorische eenheden bij betrokken zijn.
Functioneel gestructureerd: Classificatie rond bedrijfsprocessen en activiteiten binnen bedrijfsprocessen. Onderscheid maken tussen functie,activiteit en transactie. voor en nadelen • • • • • •
Grondige analyse vereist vooraleer dergelijke classificatie opgezet kan worden Vereist een degelijke opleiding en controle voor je iets kan terug vinden Identificatie van werk processen Grote stabiliteit: bedrijfsprocessen zijn zeer stabiel,veranderen zelden Eenvoudig toevoegen van nieuwe functies Zeer goede opzoek- en ophaalmogelijkheden van informatie
5. Behouden of vernietigen van content Argumenten om bepaalde content te behouden of te vernietigen + wanneer? •
•
•
•
Legal o
Alles zo snel mogelijk verwijderen,niet langer bijhouden dan wettelijk vereist, alles kan tegen je gebruikt worden Functional o Kennisbeheer: zo lang mogelijk bijhouden. Welke informatie is vereist om beter te functioneren als organisatie,wat moet gearchiveerd worden om de continuïteit te verzekeren. Disposal schedule o Om moment dat content verwijdert kan worden, wordt dit aangeboden aan de autoriteiten die dan beslissen of het bewaard wordt en in welke vorm. Disposition policy o Als retention periode voorbij is, wat moet dan gebeuren door vernietiging: retention periode + disposal instructions
6. Archiefbeheer 6uitgangspunten voor archiefbeheer: • •
•
•
•
•
Klantgericht werken o Klant staat centraal Communicatie o Het moet duidelijk zijn want klanten willen en hoe de diensten in de informatievoorziening daarop afgestemd kunnen worden Coördinatie o Speelt een heel belangrijke rol als management instrument. Degelijke coördinatie is nodig om de kwaliteit van het informatiebeheer te waarborgen Afbakening van verantwoordelijkheden o Goede coördinatie is alleen mogelijk als de verantwoordelijkheden duidelijk geregeld zijn. Lijn naar management o Ontwikkelingen,mogelijkheden en knelpunten moeten duidelijk gecommuniceerd worden naar management.--> archiefbeleid is onderdeel van informatiebeleid van organisatie Rol van automatisering o Digitaal bewaard, verandering in de taken van archivaris.
Hfst4: Workflow Management
p49-57
1. Workflow Management: samenwerken rondom content. Stappen die doorlopen moeten worden doorheen levenscyclus van een document. Definitie: A system that completely defines, manages and executes ‘workflows’ through the execution of software whose order o execution is driven by a computer representation of the workflow logic.
2. Terminologie Work: verzameling taken die sequentieel of parallel uitgevoerd worden door 2 of meerdere werknemers om een bepaald gemeenschappelijk doel te bereiken. = casus Voor elke casus moet een proces uitgevoerd worden. Proces bestaat uit aantal taken die uitgevoerd moeten worden en condities die aangeven in welke volgorde deze taken uitgevoerd moeten worden. taak: logische eenheid van werk die als geheel uitgevoerd wordt door 1 persoon activiteit:uitvoeren van een taak door een persoon. workflow: taken,procedurele stappen waarin organisaties en personen betrokken zijn, de vereiste input die hiervoor nodig is en de output die gegenereerd wordt, alsook de benodigde tools, voor iedere stap in het bedrijfsproces. workflow management geautomatiseerde coördinatie en controle van werk processen waarbij documenten,informatie of taken doorgegeven worden van de ene deelnemer naar de andere op een manier die bepaald wordt door regels. workflow management tool: software die het bedrijfsproces in een organisatie automatiseert en toelaat te beheren. Zowel procesautomatisering als proces management.
3. Componenten van een WFM tool model
manage
enable repositories
monitor
1
Model: modelleren van proces,simuleren om te zien of het haalbaar is. Voorspellen van bottlenecks. Procesmodel: model van bedrijfsprocessen, geeft weer welke activiteiten in welke volgorde uitgevoerd moeten worden. stap: taken die door een persoon of groep personen uitgevoerd moeten worden. routeringsmoment: moment waarop de workflowengine het werk overdraagt aan andere WN (komt dus op het einde van een stap) Op basis van de beslissing. Processtructuur: routeringsmoment kan sequentieel aangenomen worden waarbij het document van de ene naar de andere doorgegeven wordt. Kan ook parallel gebeuren. Soms is het doorgeven afhankelijk aan een voorwaarde. Ook kan er beperking in tijd zijn. Vb: maximaal 5 dagen eer er een voorwaarde moet voldaan zijn. Externe activiteiten: een bevestigingsmail. prioriteiten organisatiemodel: Model dat beeld geeft van de mensen in de organisaties en de functies die zij in die organisatie vervullen work assignment kan gebeuren op verschillende manieren: a. workload: wie is hoe druk belast, iemand teveel werk, doorgeven van werk. b. business rules: welke regels gelden bij welke bedrijfsprocessen c. rollen gedefinieerd voor taken: Als taken toegekend worden, specifieren voor welk type persoon. d. links tussen mensen en rollen voor herbruikbaarheid. Als persoon X (met rol A) een stap gedaan heeft, de manager doet zen stap en moet dan terug naar een rol A; dat dit terug naar persoon X gaat. e. afwezigheden van werknemers bijhouden: doorgeven van taken van zieke werknemer (iemandmet dezelfde rol) f. knelpunten in werkstroom: veel casussen die nog in behandeling zijn; of te lange doorlooptijd of te lage servicegraag. informatiemodel: hierin worden de gegevens gesepecificeerd.
2
Enable Workflow engine laten werken, to do lijst overlopen, als de taak afgewerkt is geeft systeem aan wat de volgende uit te voeren taak is. Data wordt uit repositories gehaald en bewaard. Duurtijd van taken, wachtrij voor persoon X, duurt het voor persoon Y eve lang? flexibiliteit taken dynamisch toekennen aan andere personen/rollen/groepen (task reassignment) stappen overslaan als die stap niet nodig is, moet je die kunnen overslaan annotation: commentaar toevoegen bij sommige stappen audit trail: systeem moet een spoor laten vallen voor alle stappen die genomen worden. Deze sporen worden bijgehouden in de repositories. 3
Monitor Processen in werking, monitoren van de uitvoering van de taken. Management wil weten hoe zijn mensen aan het werk zijn. Ook mogelijkheid om taken te veranderen van persoon. a) work (re)-assignment (workload balancing) Als iemand te zwaar belast is, aantal taken afnemen en iemand anders deze taken toekennen. b) alerting: een bericht sturen dat er iets veranderd is. Echt waarschuwen, wachten op actie (alarm-achtig) c) notification: bericht sturen dat er een bepaalde taak uitgevoerd moet worden, op de hoogte brengen d) prioritizing: als een taak binnenkomt met hogere prioriteit, deze ook eerst uitvoeren. e)tracking: waar zit bepaald dossier binnen workflow, wie heeft welke documenten nagekeken f) reporting g) real-time monitoring(bottleneck opsporen) h) Dynamic optimization: door dingen dynamisch aan te passen, probere proces te optimaliseren of problemen op te lossen. i) exception handling j) change in process 4
Manage Periode is afgesloten, dan gebeurt er een volledige analyse van resultaten. Herbekijken in model of dat misschien beter kan, dus terug naar model 5
Repository Alle data wordt hierin opgeslagen.
4. Modelleren van workflow: werkwijze 1 bepaal welke workflow je wil modelleren 2 bepaal doelstelling van workflow 3 bepaal start: wanneer wordt workflow opgestart. Dikwijls bij het capteren van document,maar niet altijd. Wat is de eerste taak. 4 Waar moet het dan naartoe? Volgende taak. 5 Beslissingsmoment;routering;streef zoveel mogelijk parallelle processen zodat er minder kans is op bottlenecks 6 Wie zal welke taken uitvoeren? Probeer zoveel mogelijk te regelen dat een persoon doet waar hij goed in is. 7 Wanneer wordt het document gearchiveerd 8 Wanneer wordt het document vernietigd? En door wie? 9 Wanneer is de workflow afgehandeld Streef ernaar je processen zo eenvoudig mogelijk te houden. Fasen die doorlopen worden bij het modelleren van een werkstroom: Wie,Wat,Hoe,Waarom begrippen bij modelleren van workflow: state definition: verschillende toestanden waarin een content item zich kan bevinden doorheen zijn levenscyclus moeten beschreven worden. Task assignment: taken moeten toegekend kunnen worden aan personen,groepen,rollen, moeten dynamisch aangepast kunnen worden. alerts en Notifications: moeten ingesteld kunnen worden op basis van bepaalde voorwaarden in de workflow Management van prioriteiten: relatieve taken toekennen aan taken die gegenereerd worden door workflows Escalation: bepaalde taak escaleren op basis van tijdsbeperking Sub-processen: verzamelen van aantal stappen in herbruikbare unit conditional branching beslissingsmomenten afhankelijk van inhoud van de content of acties ondernomen tijdens workflow parallelle uitvoering stappen kunne gelijktijdig uitgevoerd worden Granulariteit: hoe gedetailleerd zullen taken gedefinieerd worden (3taken na mekaar door dezelfde persoon, gedefinieerd als 1 taak of 3 taken) externe links: sommige stappen vragen interactie met derden version control: beheren van verschillende versies van een workflow. integratie met mail systeem
5. Soorten modelleringstools Grafisch: flowchars voorstelling: drag en drop; Visio semi-grafisch: gebruiker voert tekst in, systeem zet om naar grafische voorstelling (activiteitsdiagrammen) form-bassed: geen grafische component.
6. Workflow reference model volgens WFMC Process Definition Tools
Interface 1 Interface 5
interface 4
Workflow API and interchange formats
Administration & monitoring Tools
Workflow engine
Workflow engine
Interface 2
Workflow client application s
Other workflow enactment Service
interface 4
Invokes applications
Hfst 5: Collaboration •
p61-68
Collaboration Een proces dat door interactie van kennis en het wederzijdse leren tussen 2 of meer mensen wordt bepaald. Ze werken gezamenlijk naar een doel. De samenwerking verseist niet noodzakelijk een leiding en kan zelfs betere resultaten brengen door decentralisatie.
1. Geschiedenis Verhaal van Babylon. Leert om niet te ambitieus te zijn en aandacht te schenken aan teamleden, “ ze hechten meer belang aan verloren stenen dan aan verloren mensen” dan is je project gedoemd om te mislukken.
2. Definitie Collaboration is een visie en een set van competenties en methoden die leiden naar een betere en snellere voltooiing van het werk. Er komen meer en meer producten op de markt die dit ondersteunen.
3. Historiek van collaboration tools 5500 jaar geleden : 1450: 1816: 1876: 1877: 1895: 1891: 1895 1956: 1964:
uitvinding spijkerschrift en hiërogliefenschrift uitvinding boekdrukkunst uitvinding fotografie Alexander Graham Belle: uitvinder telefonie fonograaf; voorloper van de grammofoon cinematograaf;utivinden van de film uitvinding radio (basis draadloze gebeuren) uitvinder wisselstroom(draadloze telegrafie;radio;communicatie-apparatuur videoconferencing (BellPicturehone) eerste videoconferentie tussen New York, Chicago en Washington
4. Types collaboratieve toepassingen Remote display: “show and tell”: 1 richting video conference. Iemand leid de conferentie op een andere locatie kan men deze conferentie volgen, maar geen signalen terug sturen. Interactive collaboratttion: Een desktop of scherm delen om op het web samen te surfen, samen te werken aan whiteboard diagrammen of samen een document aan te passen, … Persistent virtual space: WN die fysisch op verschillende locaties zijn, toch samenwerken in een virtuele werkruimte. Vb Sharepoint Server Social Software: Blogs en wikis,…
5. ECM en Collaboration Waarom horen ECM en Collaboration samen:
• • • • •
•
Portal: Instrument dat bedrijven toelaat om de interne kennis te beheren Meeste kennis is ongestructureerd en aanwezig in de hoofden of op persoonlijke schijven ECM:ondersteunt het beheer van ongestructureerde content Collaboration laat toe om kennis te delen Met behulp van ECM systeem kan kennis gedeeld worden tussen medewerkers van bedrijf, maar ook toegankelijk gemaakt worden voor mensen buiten het bedrijf. Dit laat toe om klanten en leveranciers actief te laten deelnemen aan organisatie. Collaboration aangeboden via ECM zorgt ervoor da gebruikers kunnen deelnemen onafhankelijk van locatie en tijd
Content hiërarchie: Bedrijfscontent Werkgroep content Persoonlijke content
Persoonlijke content geeft de minste waarde aan de organisatie; wordt niet gecreëerd via collaboration Werkgroep content, vb: web content Bedrijfscontent, vb grote documenten. Werkgroep en Bedrijfscontent zijn gecreëerd door meerdere personen, dus collaboration. Dit proces beter te laten verlopen zijn er degelijke tools vereist.
6. Gewenste functionaliteiten Chat of instant messenger gedeelde documenten elektronische workspace file transfer gedeelde programma’s video streaming encryptie …
7. Collaboration functionaliteiten • • •
• •
•
• • • • • • • •
Synchrone samenwerking real time samenwerking , in live omgeving (Instant messages) Asynchrone samenwerking samenwerking in een niet-lie omgeving Direct/remote samenwerking mensen die samen in dezelfde organisatie zitten vb: mail,voice chat Externe samenwerking samenwerken met partners,leveranciers en klanten via portals Shared workspaces delen van informative die aan een bepaald project gerelateerd is. Centraal punt voor virtueel team collaboration Multithreaded discussions gebruikers kunnen deelnemen aan discussies over meerdere onderwerpen en of deze beheren Calendar kans om vergaderingen in te roosteren, zowel groeps kalender als persoonlijke. Virtual whiteboard noitites maken die iedereen kan zien Rating waarde geven aan documenten. Annotations & post-it notes commentaar toevoegen On the fly workgroup creation workgroup creëeren wanneer je ere en nodig hebt Support for multiple project tasks overzicht van projecten,takenlijsten, … Taak toekenning meestal via workflow Security belangrijk! Permissies via rollen, …
8. Key trends in collaboration Collaboration functionaliteiten zijn aan het integreren in applicaties en infrastructuurn Communicatie en collaboration zijn aan het convergeren Evoultie van verschillende losstaande tools tot het introduceren van introduceren van collaboration platform. collaboration platform maakt deel uit van iets groter Samengestelde applicaties, interaction platform,…
9. Waarom moet er een overgang zijn naar collaboration platformen? Toelaten aan het ICT departement om de snelheid waarmee veranderingen zich voordoen bij te houden. Gebruikers voorzien van echte functionele functionel samenwerkingsomgeving Ervoor zorgen dat de gebruikers een contextuele samenwerking kunnen hebben vereenvoudiging van IT-omgeving omgeving
10.
Succesvol samenwerken.
Verschillende elementen zijn nodig om tot een optimale samenwerking te kunnen komen
Hfst 6: Web Content Management
p73-78
Elk bedrijf heeft een website, content management verrijkt deze toegang. Medewerkers werken samen via internet.
1. Business drivers • • • • •
• •
Kosten besparen helpdesk voor vragen is duurder dan kijken op de website Beperken van de wildgroei alleen pagina’s die nodig zijn(geen 1000’en waarvan 10 nuttig Genereren van extra inkomen internet gebruiken als extra verkoopruimte Informeren Sitebeheer voor beheer is content management belangrijk. Zowel inhoudelijk beheer als functioneel beheer Loskoppelen van content en opmaak Webmaster bottleneck
2. Levenscyclus en beheerproces van content
Publicatie
Content creatie Finaleproductie
Goedkeuring Productievoorbereiding
Redactieslag
Ontwikkelen,beheren en publiceren van content, de achterliggende concepten van content management. Hierbij wordt gelet om inhoudt,vormgeving en structuur te onderscheiden. Hierdoor kunnen servers gescheiden worden en beheer ook. Enkel inhoud aanpassen, vorm is door middel van sjabloon.
3. Scheiden van inhoud, structuur en vormgeving Meerdere out-put mogelijkheden- > portal,pda,gsm .. De informatie mag niet veranderen,enkel de vorm hierdoor moeten ze gescheiden zijn.
Auteurs Redacteurs hoofdredacteurs
Contentcreatie en beheer Redactie server
content publicatie en archivering publicatie server
klanten
Redenen waarom beide omgevingen van mekaar gescheiden worden:
• • • •
Hergebruik van content content hergebruiken is ook een vorm van content integratie Metadata Specialisatie rondom content geen rekening houden met vorm,lay-out dit is voor web-beheerder Administratieve organisatie rondom content
4. Contributie van content Ontwikkelen en beheren van content. Niet enkel de ontwikkeling van informatie die in de content gegeven wordt,ook de vorm waarin de vorm getoond wordt. Redacteurs: creëren de content vormgeving gebeurt via stijlsjablonen Structuur waarin de content aangebracht wordt is anders voor de publicatieomgeving dan voor de redactieomgeving
5. Opslaan en ordenen van content Voor het opslaan en ordenen wordt gebruik gemaakt van repositories. Gaat voorzien van bepaalde functionaliteiten , de library services. Belangrijke functionaliteiten zijn: versiebeheer, check-in en check-out, roll back en zoek. Om te kunnen samenwerken worden ook workflow functionaliteiten voorzien.
6. Presentatie van content Gebeurt in de publicatieomgeving. content syndicatie: informatie die gekocht wordt bij derden. medewerker geeft aan van wanneer het erop mag staan, tot wanneer het vernietigd moet worden of overgebracht naar achief. Multi-Channeling; informatie op verschillende kanalen publiceren (vb door middel van XML) Branching: eenduidige vormgeving en structuur. Personaliseren; lay-out aanpassen, permissies, …
7. Publicatiemethoden Statische of dynamische manier publiceren statisch: informatie, vormgeving en structuur worden in een bestand klaargezet om op de website gepubliceerd te worden -> ophalen gebeurt snel dynamisch: inhoud,vormgeving en structuur worden dynamisch opgesteld door middel van bepaald programma dat uitgevoerd wordt op webserver. renderen: samenvoegen van vorm,inhoud en structuur.
8. Enterprise information portal Applicatie die werknemers in staat stelt om kennis op te slaan, te delen, ordenen vinden en benutten. Meer dan alleen een website, digitale werkplek. Applicatie voor kennismanagement Applicatie voor collaboration Infrastructuur voor gebruikersmanagement Infrastructuur voor enterprise application integration
3 pijlers Infrastructuur: Gebruikersmanagement • Authenticatie • Directory services • Single Sign On(SSO) • Beveiliging
• • • •
Applicatie: Kennismanagement Conten/document management Collaboration Classification Presentation
• • •
Infrastructuur: Integratie Enterprise Application Integration Portlets Webservices
Hfst7: Business Process Management
p83-89
1. Definitie van Business Process Management Management van de business met de bedrijfsprocessen als central structuur.
2. Perspectieven • • • • •
Bedrijfsproces Metodologie Technologie Organisatie Management
Bedrijfsproces Flow: activiteiten die deel uitmaken van een proces worden na elkaar uitgevoerd. Perfect mogelijk om te levencyclus en de stappen op te volgen Connected: proces bestaat ui aantal activiteiten die doorlopen kunnen worden, maar deze processen bestaan niet op zichzelf. Bepaalde activiteiten kunnen invloed hebben op activiteiten van andere processen en daar veranderingen teweeg brengen. Nog steeds opvolgbaar Disconnected:Bij het uitvoeren kunnen parallelle processen onstaan, die al dan niet terug samenkomen. Jumbled: Verschillende processen lopen door mekaar. Komen in contect en gaan uiteindelijk weer hun eige gang. processen en actoren: processen komen in interactie met actoren : mens-mens, mens-machine, machine-machine. processen en het maturiteitsmodel: Kan gebruikt worden om te zien in welke mate deze organisatie denkt in bedrijfsprocessen 1. Unreliable: onvoorspelbare situatie. Nog niets beschreven 2. Informal: bedrijfsprocessen zijn beschreven, maar er wordt niet veel mee gedaan. 3. Standardized: Bedrijfsprocessen en controle activiteiten zijn in kaart gebracht en degelijk gedocumenteerd. 4. Monitored: de gestandaardiseerde controle activiteiten worden periodiek getest op effectief ontwerp en operation, en er wordt gerapporteerd aan het management. 5. Optimized: de geïntegreerde controle activiteiten worden real-time gemonitored door het management en bovendien ook continu bijgestuurd en verbeterd. Processen en de sociale context: Soms is het beter van niet te veel te standaardiseren. Denk dan aan het creatieve aspect van bvb de modewereld.
Methodologie 4 blokken: • • • •
Proces capture: Process analysis: Process redesign: Process management:
beschrijven van processen analyseren van processen, ontleden in activiteiten hertekenen van de processen voor optimalisatie beheren van processen, controleren.
Elk blok heeft zijn eigen methodologie, maar ze moeten goed afgestemd zijn op elkaar
Technologie De bestaande technologieën dekken telkes 1 van de 4 blokken. Ze groeien meer en meer naar mekaar toe vb: Business analysis gaan ook beschrijving en redesign van processen omvatten. Business management systemen gaan ook redesign en analyse en capteren van processen. Naar mekaar toegroeien, overlappen zodat het volledige domein behandelt wordt.
BPM standaarden:er bestaan veel standaarden. BPM Notation en BPEL
Belangrijk is dat het doel van modelleren voor ogen gehouden wordt. Gaat het om redesign, administratieve ondersteuning, kwaliteitsverbetering of automatisering,…
Organisatie Belangrijk om te weten vanwaar de vraag gekomen is voor BPM. Management of technologische noodzaak. Puur technologisch en er geen management ondersteuning is, is de slaagkans lager dan wanneer de management kant de vragende partij is.
Management Ideaal wanneer management ook rond business processen georganiseerd is en ook in processen gaat nadenken, redeneren.
3. BPM versus Workflow Workflow is horizontaal … van de ene naar de andere na een toestandverandering BPM: verticaal: opeenvolging van status,acties en transities naar andere statussen uitbreiding (op workflow) transities en acties kunnen effect hebbe op andere processen
Hfst8: Service Oriented Architectures
p93-99
1. Inleiding Een concept dat momenteel sterk in belangstelling staat. Een conceptuele architectuur die focust op het afstemmen van IT op de business strategie via service concept. De drivers om te evolueren naar dienstenarchitectuur worden voornamelijk ingegeven door bepaalde business vereisten. Vb. implementeren van Multi-channel strategie. Evulutie in programmeertachnieken: (nadruk hergebruik) 1. Gestructureerd programmeren probleem opdelen in deelproblemen, hergebruik van functionaliteiten; verdeel en heers 2. Objectoriented programming (OOP) inkapseling van data en gedrag in de objecten. Hergebruik van overerving en polymorfie, klassen en objecten. 3. Objectoriented analyse (OOA) Ondersteuning van de hele levenscyclus. Herbruikbaarheid doortrekken tot analyse niveau. Optimaal invullen van klassenhiërarchie. Toenemende schaalopbrengsten door hergebruik 4. Component Based Development(CBD) LEGO benadering, hergebruik van componenten, assemblage van applicaties uit componente. Zijn niet noodzakelijk OO. Inkapseling van bestaande applicaties. 5. Service Oriented Architecture (SOA) verhaal van webservices,onderscheid met CBD: webservices dienen om de bedrijfsprocessen te ondersteunen, CBD is IT georiënteerd. Evoulutie in de middleware: (nadruk flexibiliteit) 1. Message Queue(MQ) 1e stap naar loskoppeling via message georiënteerde middleware. Voorzien communicatie tussen applicaties of tussen gebruikers en applicaties via uitwisselen van berichten 2. Common Object Request Broker Architecture (CORBA) Standaard ontwikkeld voor utiwisseling berichten 3. Enterprise Application Integration (EAI) integratie van applicaties,componenten,… op basis van middleware a. RPC: Remote Procedure Calls (synchrone sterke koppeling op basis van API) b. MOM: Message Oriented Middleware(Asynchrone losse koppeling van basis van uitwisseling van berichten) 4. Service Oriented Architecture Architectuur voor het werken met webservices. Verschil met EAI: EAI: blijft binnen organisatiegrenzen SOA kan erbuiten gaan EAI : is beperkt tot LAN.
2. Definitie Een service is een herkenbaar stuk functionaliteit dat waarde toevoegt voor de waarnemer (BUSINESS) Een service is een specifiek stuk functionaliteit, gebasseerd op informatie-uitwisseling (TECHNISCH)
•
SOA
SOA is een reeks componenten die kan worden aangehaald en de waarvan interfacebeschrijvingen kunnen worden gepubliceerd en worden ontdekt
3. Kenmerken Service : Logisch gegroepeerde operaties,aangeboden functionaliteit op business niveau Service provider vs Service consumer Ontkoppeling door middel van open standaarden en protocols Scheiding van interface en implementatie zelfbeschrijvend: Aanroep volgend een gepubliceerde Service description: de volledige beschrijving moet mee gepubliceerd zijn met de service Classificatie in bibliotheken, registers Service-implementatie met betrekking tot principes uit CBD,OOP,… Gedistribueerd, platform- en taalonafhankelijk, losse koppeling Late-late binding: Dynamisch selecteren van services at runtime. Essentieel onderdeel: binding naar de service gebeurt at runtime! (in praktijk komt vaak voor : koppeling at design time) Herbruikbaarheid Groot belang van analyse,ontwerp , achitectuur Losse koppeling tussen SW componenten aangezien de service als een black-box geïmplementeerd wordt en de communicatie gebeurt via uitwisselen van berichten.
4. Voordelen Vergroot de flexibiliteit Bespaart kosten Verkort time-to-market Vergemakkelijkt de uitbesteding Vergemakkelijkt organisatie van Shared Service Center
5. Service consumer, provider,broker 4 stappen:
•
•
•
•
Stap 1: publicatie van de service description door de provider in de UDDI. De provider is de partij die iets aan te bieden heeft.Beschrijving van webservice die hij wil aanbieden toevoegen aan register Stap 2 Zoekopdracht: Service consumer heeft behoefte aan bepaalde webservice en gaat op ziek in de UDDI. De broker is de partij die een overzicht geeft van beschikbare webservices en hun beschrijving. Stap 3 ophalen van service description uit UDDI; interface van webservice wordt getoond.(de beschrijving, niet de service zelf) Stap4 Interactie tussen consumer en provider. Deze gebeurt in SOAP
SOAP= Simple Object Acces Protocol: Interactie tussen applicaties, services laten praten met elkaar dmv XML berichten. (applicatie zodat iedereen met mekaar kan communicere, elke applicatie heeft wel vertaler van en naar SOAP nodig)
Consumer view: Indentificatie van goede services: belang van granulariteit met betrekking tot herbruikbaarheid en flexibiliteit classificatie en organisatie met betrekking tot service hiërarchie,… Service description: beschrijving van service. Deze wordt opgeslagen in registry (UDDI) die at – runtime toegankelijk moet zijn.
Provider view: Realistatie van service door middel van componenten Provisioning: OOAD,OOP,… Verschillende niveau’s van granulariteit, composite services,… Deployment gebeurt in containers, via applicatieservers
6. Opbouw van SOAP bericht • •
• •
Envloppe: indentificeert het XML document als een SOAP bericht. Header: optioneel- er kunnen er ook meerdere zijn Attributen in verband met de verwerking door de bestemmeling of door tussenliggende knooppunten Body: payload, bestemd voor verwerking door ontvanger ; bestaat uit XML bestanden Fault: optioneel, fout- en status informatie
SOAP with attachments : SWA laat toe aan SOAP een bericht attachement te hechten op basis van Multipuporse Internet Mail Extension binair of tekstgebasseerd bitmap, audio, …
7. Web Service Description Language (WSDL) Standaard XML gebaseerde taal om webservices te beschrijven. Beschrijft de interface van de service: berichtformaat,operaties,parameters, …
WSDL:elementen: • • • • • • •
Definitie: root-element: naam en referenties naar namespaces Message: formaat van berichten die gebruikt worden om operatie aan te roepen of als antwoord op operatie –aanroep Types: benodigde datatypes met betrekking van XML schema PortType : collectie van gerelateerde operaties, abstracte beschrijving van de webservice Binding: interactieprotocol voor aanroepen naar bepaald porttype Poort: associeert en webadres met een binding Service: verzameling gerelateerde ports
WSDL en webservice WSDL geeft een abstracte beschrijving van webservice, remote interface Specificaties van webservice:
• • • • •
Datatype voor input en output messages en message attributen Operatie : input message + output message Port type : set van samenhorende operaties Binding: mapping van abstracte porttypes naar concrete url’s, portocols (vb SOAP) Service: verzameling van gerelateerde ports
Dus : abstracte beschrijving van operaties die je kan aanroepen NIET: welke operaties die de service zelf wil aanroepe; volgorde van de aanroepen
Beperkingen van WSDL: Realiseren van bedrijfsprocessen als webservices Wat met long-running transacties (vb. reis boeken)
8. Universal Description Discovery and Integration(UDDI) De gouden gids van de webservices : De beschrijvingen van beschikbare webservices worden hierin opgenomen. UDDI Business Registry(UBR): directory van webservices opgeslagen in XML met als inhoud: info ivm service provider classificaties van service providers technische informatie over service zelf ook een webservice
9. SOA architectuur Het komt erop neer dat er gewerkt wordt met lagen van services. Bovenste laag, application frontends. Door hier data in te vullen worden bepaalde bedrijfsprocessen opgestart.
•
•
Bedrijfsprocessen Proces: opeenvolging van activiteiten orchestratie: declaratieve beschrijving van het proces als executable van activiteiten Elke activiteit wordt gerealiseerd door operatie-aanroepen op services (operatieaanroep moet overeenkomen met WDSL beschrijving van de service) Services Realisatie van een proces als orchestratie van services processen kunne hergebruikt worden
Software componenten:
• •
OO componenten OO code: bestaande applicaties die geïntegreerd moeten worden Compositie van services o Samenstellen van services o Beschrijven in BPEL component o Assemblage van procescomponenten o Procesmodellen worden van analyse doorgetrokken tot implementatie o Elke activiteit in het proces wordt aangeroepen door service-aanroep o SOA ≠ webservices SOA = designprincipe Webservice= implementatietechnologie o Webservices zijn heel geschikt om SOA implementaties te doen
10. •
Benaderingen om SOA project op te starten
Bottom –up Start met een paar applicaties, definieer de webservices en ga dan verder Start met alle applicaties ineens, zoek eerst alle basic services
•
Top-down Start met een paar bedrijfsprocessen en ga zo dieper tot benodigde basic services Start met alle applicaties en verfijn
•
Middle-out Start met een paar bedrijfsprocessen, dan de basis services en probeer dan de lagen bij elkaar te brengen Start met alle bedrijfsprocessen, dan all basis services en dan de lagen bij elkaar brengen
