Göd Város Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése céljából 1. rész: integrált pénzügyi-gazdasági szoftver beszerzése 2. rész: elektronikus

DOKUMENTÁCIÓ GÖD VÁROS ÖNKORMÁNYZATA AJÁNLATKÉRŐ Göd Város Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése céljából 1. rész: integrált pénzügyi-gazdasági szoftver beszerzése 2. rész: elektronikus döntéstámogató szoftver beszerzése

TÁRGYÚ KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSÁBAN 2009. december 30.

1

Tisztelt Ajánlattevők! Göd Város Önkormányzata, a továbbiakban: Ajánlatkérő) közbeszerzési eljárás keretében valósítja meg az alábbi projektet: Göd Város Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése céljából 1. rész: integrált pénzügyi-gazdasági szoftver beszerzése 2. rész: elektronikus döntéstámogató szoftver beszerzése • •

•

•

• • • •

Az ajánlathoz csatolni kell az ajánlattevő, a 10% feletti alvállalkozó és az erőforrás szervezet azon képviselőinek aláírási címpéldányát, akik az ajánlatban nyilatkozatot tesznek. Az ajánlatot zárt csomagolásban, 1 eredeti és 1 másolati példányban kötve vagy fűzve kell benyújtani. A benyújtott ajánlatok borítólapján az „eredeti”, vagy „másolat” megjelölést fel kell tüntetni. Esetleges eltérés esetén az „eredeti” példány tartalma az irányadó. Megjelölés hiányában ajánlatkérő választ eredetit. A csomagoláson fel kell tüntetni az alábbiakat: „Ajánlat Göd Város Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése céljából 1. rész: integrált pénzügyi-gazdasági szoftver beszerzése 2. rész: elektronikus döntéstámogató szoftver beszerzése tárgyú közbeszerzési eljárásban. Az ajánlattételi határidő lejártáig nem bontható fel”. Az ajánlat minden oldalát (az üreseket nem) folyamatos oldalszámozással, valamint oldalszámokat feltűntető tartalomjegyzékkel kell ellátni. A postán feladott ajánlatot ajánlatkérő akkor tekinti határidőn belül benyújtottnak, ha annak kézhezvételére az ajánlattételi határidő lejártáig az ajánlattételi felhívás I.1. pontja szerinti címen sor került. Az ajánlat, illetve az azzal kapcsolatos postai küldemények elvesztéséből eredő kockázat, valamint az ajánlattétel valamennyi költsége ajánlattevőt terheli. A postán feladott példányokat tartalmazó csomagon fel kell tüntetni: Az ajánlattételi határidő lejárta előtt nem bontható fel, azonnal a címzetthez továbbítandó.” Az ajánlathoz csatolt idegen nyelvű dokumentumok szöveghű magyar fordítását is csatolni kell, közvetlenül az idegen nyelvű dokumentumot követően, vagy azt megelőzően. Gazdasági társaság ajánlattevőnek, közös ajánlattevőknek, a 10% feletti alvállalkozónak és az erőforrás szervezetnek a hatályos adatait tartalmazó cégkivonatát, nem magyar cég esetén annak megfelelő dokumentumot kell csatolni. Amennyiben a cégkivonat szerint el nem bírált módosítás van folyamatban, úgy az ajánlathoz csatolni kell az esetleges változásbejegyzési kérelmet. Egyéni vállalkozó esetén az egyéni vállalkozói igazolványt kell másolatban csatolni. Az ajánlatkérő a rendelkezésre álló pénzügyi forrásaira és a beérkezett ajánlatokra tekintettel hirdet eredményt, vagy nyilvánítja az eljárást eredménytelenné. A határidők magyarországi helyi idő szerint értendők. Az ajánlati felhívásban és a dokumentációban nem szabályozott kérdésekben a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) és a közbeszerzéssel kapcsolatos egyéb jogszabályok rendelkezései irányadók. Figyelem, a Kbt. 2009. április 1-től indult közbeszerzési eljárások vonatkozásában – a jelen eljárás ilyen - jelentősen módosult, ajánlatkérőnek a megváltozott jogszabálynak eleget téve kellett és kell összeállítani a vonatkozó közbeszerzési iratokat és a megváltozott szabályoknak megfelelően kell eljárnia. Ajánlatkérő fentiekre tekintettel az ajánlati felhívás és a jelen dokumentáció fokozott figyelemmel történő áttanulmányozására és annak megfelelő ajánlattételre kéri a Tisztelt Ajánlattevőket!

1. Ajánlattevő köteles a dokumentációt felülvizsgálni, és annak megértéséről, elfogadásáról, ajánlatának teljességéről nyilatkozni. 2. Az ajánlati felhívás a Közbeszerzési Értesítőben 28779/2009. számon 2009. december 30. napján jelent meg. 3. A dokumentáció tartalmazza az ajánlattételhez szükséges közbeszerzési műszaki leírást, az ajánlattételhez szükséges egyéb információkat, a vállalkozási szerződés tervezetét, valamint egyes nyilatkozatmintákat. 4. A jelen dokumentációt az ajánlattétel könnyítése céljából e-mailben, kérés esetén postán vagy kézbesítő útján bocsátja Ajánlatkérő Ajánlattevők rendelkezésére. 5. Az ajánlatban meg kell adni a teljes beszerzésre megajánlott árat. Figyelem, érvénytelen az az ajánlat, mely az ajánlati felhívásban, vagy a jelen dokumentációban foglaltaktól eltér, kivéve, amit az ajánlattevő a szerződés-tervezetben véleményeltérésként megjelöl. A közbeszerzési eljárás

2

nyertese az az Ajánlattevő, amelyik ajánlata az összességében legelőnyösebb, az ajánlattételi felhívás szerint. 6. Az árat magyar forintban kell megadni, oly módon, hogy az árba be kell építeni a teljesítéssel kapcsolatos valamennyi díjat és költséget. 7. Az az ajánlat, mely a járulékos költségeket külön árazza be, nem lesz összehasonlítható a többi ajánlattal, így azt Ajánlatkérő érvénytelenné nyilvánítja! Az ár sem nyersanyag, energia, üzemanyag, vagy egyéb árváltozással, sem egyéb indokkal egyoldalúan nem módosítható a tárgyalás lezárását követően. A megajánlott árat egyértelmű formában úgy kell megadni, hogy annak megállapításához további matematikai számítás elvégzésére már ne legyen szükség. Ajánlattevő részéről semmilyen árklauzula nem kerül elfogadásra. Ajánlati árként feltételhez nem kötött, egy számmal meghatározott ár adható meg. Több változatú ár nem adható, különösképpen nem adható olyan többváltozatú ár, amely egyéb szempontok függvényében képzett. 8. Az árat forintra kerekítve kell megadni. 9. A közbeszerzési műszaki leírásban szerepeltetett gyártmányokra, ott meghatározott eredetű-, márkájú-, típusú dolgokra, eljárásra, tevékenységre való hivatkozás csak az áru jellegének, minőségének egyértelmű meghatározása érdekében történt, Ajánlatkérő azokkal egyenértékű, vagy azoknál Ajánlatkérő számára kedvezőbb teljesítést is elfogad. 10. Abban az esetben, ha Ajánlattevő a közbeszerzési műszaki leírásban meghatározott elvárásoknak meg nem felelő árut, szerkezetet, berendezést ajánl, úgy ajánlata érvénytelen! 11. Ajánlatkérő fenntartja a jogot, hogy a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) 92. § c) pontja szerinti esetben az ott meghatározottak szerint járjon el. 12. Az Ajánlattevő által az ajánlatban megadott értékek, paraméterek, feltételek és nyilatkozatok az Ajánlattevő számára szerződéses kötelezettségeinek teljesítése során kötöttnek tekintendők, kivéve, amit az ajánlattevő a szerződés-tervezetben véleményeltérésként megjelöl. 13. Az Ajánlattevő - a megfelelő ajánlattétel érdekében - az ajánlati felhívásban és a dokumentációban foglaltakkal kapcsolatban írásban kiegészítő (értelmező) tájékoztatást kérhet az Ajánlatkérőtől az ajánlati felhívásban rögzített elérhetőségeken az ajánlattételi határidő lejárta előtt legkésőbb tíz nappal. A kiegészítő tájékoztatást az ajánlattételi határidő lejárta előtt legkésőbb hat nappal adja meg Ajánlatkérő. 14. Az ajánlat érvénytelen, ha bármely okból nem felel meg az ajánlati felhívásban, a dokumentációban, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételeknek. Hiánypótlás a Kbt. szerint lehetséges. 15. Ajánlattevők kötelesek a kitöltött szerződés tervezetet elektronikusan is az Ajánlatkérő rendelkezésére bocsátani digitális adathordozón – CD-n – az ajánlati dokumentációval együtt, abba becsomagolva. Figyelem ajánlati határidőt megelőzően ajánlati tartalmi elemeket tartalmazó e-mailt küldeni tilos! 16. A szerződéses feltételeket a vállalkozási szerződés tervezete tartalmazza. 17. Ajánlattevő az ajánlattétellel elfogadja a közbeszerzési eljárás során az elektronikus kapcsolattartást, mely e-mailen és/vagy faxon történik Ajánlattevőnek az ajánlati nyilatkozaton rögzített elérhetőségein. Ajánlattevő köteles gondoskodni arról, hogy az ajánlati nyilatkozaton rögzített elérhetőségein a kapcsolattartás folyamatosan és hibamentesen biztosított legyen, az ennek megszegéséből eredő kárt és kockázatot viselni köteles. 18. Ajánlattevő köteles a dokumentációt megvizsgálni. A dokumentáció és annak ellenértéke a Kbt. 54. § (6) bekezdésében meghatározott esetekben jár vissza. A dokumentációt Ajánlatkérő emailben küldi meg. 19. Az ajánlat elkészítésével és benyújtásával kapcsolatban felmerülő összes költséget az Ajánlattevőnek kell viselnie. Az Ajánlatkérő semmilyen módon nem tehető felelőssé vagy kötelezetté ezekkel a költségekkel kapcsolatban. 20. Ajánlattevőnek az eljárás során egy, egységes szerkezetű írásos ajánlatot kell készítenie, mely ajánlat a tárgyalások lezárását követően semmilyen formában – még az Ajánlatkérő hozzájárulása esetén – sem módosítható. 21. A benyújtott ajánlatokat az Ajánlatkérő úgy tekinti, hogy az Ajánlattevők megbizonyosodtak az Ajánlati Felhívásban és Dokumentációban meghatározott-, illetve ezekből következő feladatok és feltételek teljesítésére vonatkozó szerződéses ár helyességéről és elégséges voltáról, valamint arról, hogy ajánlatuk végösszege fedez minden szerződésben foglalt kötelezettséget és feladatot, ami a beszerzés maradéktalan teljesítéséhez szükséges. Bármilyen mulasztás következménye, amelyet az Ajánlattevő követ el azzal, hogy nem szerez megbízható információt a beszerzés tárgyával kapcsolatban azokról a körülményekről, amelyek befolyásolják az ajánlattételt, a beszerzés teljesítését, befejezését, a szerződés előírásainak betartását, Ajánlattevőt terheli. Amennyiben az ajánlata elfogadást nyer, a mulasztás ténye, a nem kielégítő információszerzés a beszerzés tárgyáról,

3

nem mentesíti Ajánlattevőt szerződéses kötelezettségeinek a vállalt határidőre történő teljesítése alól. A vállalás alapja az Ajánlati felhívás és Ajánlati dokumentáció, valamint annak összes melléklete együttvéve. Ajánlattevő a feladat megvalósítása során nem hivatkozhat arra, hogy az Ajánlati dokumentáció nem volt teljes körű (beleértve az átadott műszaki leírást is). Amennyiben az Ajánlati dokumentáció nem értelmezhető egyértelműen, az Ajánlattevő kötelezettsége saját érdekében az ellentmondásokat feloldani, a feladatot pontosítani, körültekintő és megbízható információt beszerezni. Ajánlatkérő nem vesz figyelembe az ajánlat megváltoztatására irányuló, arra tekintettel benyújtott kérelmet, hogy az Ajánlattevő a fentiek szerint elmulasztott pontos információkat beszerezni, vagy arra hivatkozással, hogy az Ajánlatkérő szolgáltatott pontatlan adatokat kivéve, ha az ajánlati dokumentáció pontosításával kapcsolatban, az Ajánlatkérő írásban erősítette meg Ajánlattevő értelmezését vagy információját tájékoztatva erről egyidejűleg valamennyi további Ajánlattevőt.

22. Az Ajánlatkérő kizárólag azokat az ajánlatokat tekinti az előírt határidőre beérkezettnek, amelyek az Ajánlati Felhívásban meghatározott helyre az előírt határidőig megérkeznek. A nem erre a helyre benyújtott ajánlatoknak a bontás helyszínére késedelmesen történő beérkezéséért az Ajánlatkérő nem vállal felelősséget és az ajánlatot nem tekinti beérkezettnek. Amennyiben az Ajánlattevő ajánlatát postai úton küldi meg, úgy a postai kézbesítésből származó bizonytalanságok (különösen az ajánlattételi határidő lejártát követő kézbesítés, a csomag megsérülése) esetleges bekövetkezése saját kockázatát képezik. Ajánlatkérő az ajánlatukat késedelmesen benyújtó Ajánlattevőktől indokként nem fogad el semmiféle akadályozó körülményt (baleset, csúcsforgalom, eltévedés, parkolási probléma, stb.). A késve érkezett ajánlatot az Ajánlatkérő nem bontja fel, és nem adja vissza az Ajánlattevőnek, mivel a Kbt. szerint 5 évig az eljárással kapcsolatban keletkezett összes iratot meg kell őriznie. 23. Ajánlatkérő valamennyi Ajánlattevőtől elvárja, hogy az összes tájékoztatást, követelményt, meghatározást, specifikációt, amelyet a Dokumentáció, vagy az ajánlattételi időszakban esetlegesen kiadott kiegészítések, pontosítások tartalmaznak, átvizsgáljon. Bármely, az ajánlat által tartalmazott hiba, elírás, pontatlanság, nem pótolható hiányosság az Ajánlattevő kockázatára történik, és az ajánlat érvénytelenségét eredményezi. 24. Ajánlata benyújtásával az Ajánlattevő teljes egészében és megkötések nélkül elfogadja a jelen Dokumentációban meghatározott összes feltételt az ajánlattételi időszakban esetlegesen kiadott kiegészítéssel, pontosításokkal együtt, függetlenül az Ajánlattevő saját feltételeitől, amelyektől ezennel eláll, kivéve, amit az ajánlattevő a szerződés-tervezetben véleményeltérésként megjelöl. 25. Az Ajánlattevőnek viselnie kell az ajánlat benyújtásával kapcsolatos összes költséget. Ajánlatkérő nem felelős ilyen költségekért, tekintet nélkül a közbeszerzési eljárás lefolytatására vagy kimenetelére. 26. Ajánlatkérő külön meghívót nem küld az Ajánlattevőknek, jelen Dokumentáció tekintendő meghívásnak a bontási és az eredményhirdetési eljárásra. 27. Közbeszerzési eljárás lebonyolítója Ajánlatkérő képviseletében: Perfectus Közbeszerzési, Számviteli és Üzletviteli Tanácsadó Kft. Cím: 2000 Szentendre, Széchenyi tér 35. E-mail: [email protected], [email protected] Nyilvántartó cégbíróság: Pest Megyei Cégjegyzékszám: 13-09-104970 Adószám: 13574112-2-13 Tel: 06-30-20-10-302, 06-20-937-2338, 06-26-303-678 Fax: 06-26-303-678 28. A közös ajánlattétel lehetősége: Ajánlatkérő időszakos üzleti társulások (konzorciumok) ajánlatát is elfogadja. Ajánlatkérő a nyertes Ajánlattevőtől nem követeli meg gazdasági társaság létrehozását, de közös ajánlattétel esetén a közös Ajánlattevőknek megállapodást (konzorciális szerződés) kell kötniük egymással, melyben szabályozzák a közös Ajánlattevők egymás közötti és az Ajánlatkérővel való kapcsolatát. A megállapodásnak különösen a következő kötelező elemeket kell tartalmazni: – A konzorciumot képviselő cég megnevezése és felhatalmazása a konzorcium vezetésére, az Ajánlatkérővel való kapcsolattartásra, valamint a döntéshozatalra; – A konzorciumot képviselő természetes személy megjelölése és aláírásmintája; – A felek egyetemleges kötelezettségvállalása a szerződés teljesítésére; – A közös Ajánlattevők egymás közötti munkamegosztása;

4

Pénzügyi rendelkezés arra vonatkozóan, hogy Ajánlatkérő a konzorcium mely tagjának/tagjainak teljesítsen, a bankszámlaszám megjelölésével; – A felek egyértelmű nyilatkozata arról, hogy nyertességük esetén a vállalkozási szerződésben foglalt valamennyi kötelezettség teljesítéséig a konzorciumi szerződés ezen tartalmi elemein és a tagok személyén nem változtatnak. A szerződő tagok személye a szerződés teljesítéséig csak akkor változhat, ha ehhez az Ajánlatkérő (Megrendelő) és amennyiben a beszerzés támogatásból valósul meg, úgy a támogató szervezet előzetesen írásban hozzájárult és arra a hatályos jogszabályok lehetőséget adnak. –

A konzorciális szerződést csatolni kell az ajánlathoz! 29. Az ajánlat elvárt tartalmi felépítése: • Borítólap • Oldalszámokat feltűntető tartalomjegyzék • Ajánlati nyilatkozat (nyilatkozatminta kitöltésével a Kbt. 70. § (2) bekezdése szerint • A Kbt. 71. § (1) bekezdés a)-c) pontja, 71. § (3) bekezdés szerinti nyilatkozat • Kizáró okok hiányának igazolása (nyilatkozatminta kitöltésével) • Nyilatkozat a szoftver szállításból származó forgalomról (nyilatkozatminta kitöltésével) • Pénzügyi-gazdasági alkalmasság igazolása a felhívás szerint • Műszaki-szakmai alkalmasság igazolása a felhívás szerint • Kbt. 86. § (2) bekezdés szerinti nyilatkozat (nyilatkozatminta kitöltésével) • Kitöltött szerződés (minta kitöltésével) • Szakmai ajánlat (részben a minta kitöltésével) • Cégkivonat • Aláírási címpéldány • Egyéb iratok 30. Az ajánlatot olyan részletezettséggel kell összeállítani, hogy ajánlatkérő a Kbt. 86. § (2) bekezdésében foglalt kötelezettségének eleget tudjon tenni, vagyis meg tudja állapítani, hogy a) az ajánlati ár alapján kalkulálható bérköltség eléri-e az adott ágazatban általában szokásos béreket, illetőleg azokat kirívóan nem haladja-e meg b) a szerződés teljesítése kapcsán felmerülő eszköz- és anyagköltségek (beszerzési értékek) elérik-e az ágazatban általában szokásos árszintet, illetőleg azokat kirívóan nem haladják-e meg. Az a) pont alapján meg kell adni, hogy a teljesítésben hány munkavállaló, milyen időtartamban működik közre, mennyi a kért ellenszolgáltatásból a becsült bérköltség és az a munkavállalók között hogyan oszlik meg. A b) pontban foglaltakra a beárazott költségvetési kiírás az irányadó. 31. Valamennyi, az ajánlathoz kapcsolódó dokumentumban tett nyilatkozat esetében fenn áll az, hogy a Kbt. 4. § 9/A. pontja szerinti körülmények fennállása esetén hamis nyilatkozatnak minősül. 32. Az ajánlattétellel ajánlattevő hozzájárul ahhoz, hogy ajánlatkérő a Kbt. 17/C. §-ban és egyéb, a Kbt-ben meghatározott nyilvánosság biztosításával kapcsolatosan előírt kötelezettségének eleget tehessen. 33. Az igénybe vett erőforrások tekintetében a rendelkezésre állás az alábbi igazolásokkal történik: a) ha az ajánlattevő és az erőforrást nyújtó szervezet között a Polgári Törvénykönyv szerinti többségi befolyás áll fenn az erőforrást nyújtó szervezet kötelezettségvállalásra vonatkozó nyilatkozatának benyújtásával (a korábbi szabályozáshoz hasonlóan) b) az ajánlattevő és az erőforrást nyújtó szervezet közötti, a Polgári Törvénykönyv szerinti többségi befolyás hiányában az ajánlattevő és az erőforrást nyújtó szervezet által kötött megállapodás és az erőforrást nyújtó szervezet kötelezettségvállalásra vonatkozó, közjegyző által hitelesített nyilatkozatának benyújtásával.

5

A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 685/B. § Többségi befolyás: az olyan kapcsolat, amelynek révén a befolyással rendelkező személy, vagy szervezet egy másik jogi személyben 1. Rendelkezik a szavazatok több mint 50 %-val 2. Vagy jogosult e jogi személy „ vezető tisztségviselői „ vagy felügyelőbizottsága tagjai többségének megválasztására, illetve visszahívására 34. Az adózásra, a környezetvédelemre, valamint a munkavállalók védelmére és a munkafeltételekre vonatkozó információk az alábbi honlapokon szerezhetők be: www.apeh.hu www.god.hu www.ommf.hu www.antsz.hu

6

35. Nyilatkozat minták Kérjük a Tisztelt Ajánlattevőket, hogy legalább az alábbi nyilatkozatminták szerinti tartalommal adják meg a megfelelő nyilatkozatokat. A nyilatkozatminták nem tartalmazzák az ajánlathoz benyújtandó valamennyi nyilatkozatot, azok csupán az ajánlattétel könnyítését szolgálják.

7

Ajánlati nyilatkozat Tárgy: Göd Város Önkormányzata Göd Város Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése céljából 1. rész: integrált pénzügyi-gazdasági szoftver beszerzése 2. rész: elektronikus döntéstámogató szoftver beszerzése tárgyú közbeszerzési eljárása Hivatkozással a fenti közbeszerzési eljárás ajánlati felhívására és a dokumentációra, ajánlatot teszünk fenti közbeszerzés megvalósítására, az ajánlati felhívásnak, és a dokumentációnak megfelelően, működőképes állapotú teljesítés vállalásával, a hatályos jogszabályokban, az egyéb szakmai szabályokban és a közbeszerzési műszaki leírásban foglaltaknak mindenben megfelelő, I. osztályú teljesítés vállalásával. Ajánlattevő neve:……………………………………………………………………....... székhelye: ……………………………………………………………………….…...... levelezési címe:………………………………………………………….………........ kapcsolattartó személy, vagy személyek:………………………………….………........ telefonszáma: .............................. faxszáma: .........................e-mail címe: ..................... (kitöltendő!) Ajánlat:

Ajánlati ár nettó ………………………………. Ft+ ÁFA 1 Az ajánlati ár bontása a lábjegyzet alapján: Bet= nettó … Ft Bev= nettó … Ft M= nettó … Ft A= nettó … Ft K= nettó … Ft Szakmai ajánlat (a dokumentációban szereplő nyilatkozatminta szerint) Rendszer indítás előteljesítése 2010. március 10-hez képest naptári napokban egész számmal megadva (nap) (pl. ha a vállalás a rendszer indításra 2010. március 5., akkor a megajánlásként 5 napot kell a nyilatkozatban szerepeltetni)

1

Ajánlati ár képzése

Az ajánlati ár a következőket kell tartalmazza (E): Betanítás díja (Bet) Bevezetés díja (Bev) Migráció díja (M) Alkalmazás-szolgáltatás (2. rész esetén bérlet) díja 36 hónapra [ A=A1+A2(A1*1,03)+A3(A2*1,03) ]* Szoftverkövetés, karbantartás díja (K) E=Bet+Bev+M +A+K * A1= alkalmazás-szolgáltatás (2. rész esetén bérlet) díja az 1. évre A2=A1*1,03= alkalmazás-szolgáltatás (2. rész esetén bérlet) inflációval növelt díja a 2. évre A3= A2*1,03= alkalmazás-szolgáltatás (2. rész esetén bérlet) inflációval növelt díja a 3. évre

8

(Kitöltendő!) A díj magában foglalja a felhívás, a Dokumentáció és mellékletei által meghatározott műszaki tartalom megvalósításának teljes ellenértékét, beleértve a Vállalkozó valamennyi szerződéses kötelezettségét, a szállítási, üzembe helyezési, betanítási, jótállási, szavatossági, szolgáltatásokat, valamint a teljesítéssel kapcsolatban felmerült egyéb, valamennyi díjat és költséget a karbantartás kivételével. A karbantartás ellenszolgáltatása a karbantartási díj. A díj magában foglalja különösen valamennyi anyagárat, munkabért és azok járulékait, a Vállalkozó összes egyéb járulékos költségeit. Tudomásul vesszük, hogy az ajánlati felhívásban, és a dokumentációban megadott feltételek ránk, mint Ajánlattevőre nézve kötelező érvényűek. Ajánlatunkat a tárgyalások lezárását követően 60 napig fenntartjuk, ahhoz kötve vagyunk, cégünkkel a szerződés ezen időszak alatt bármikor megköthető. Ajánlattevő nevében – figyelemmel a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény 70. § (2) bekezdésére - nyilatkozunk, hogy készek és képesek vagyunk a szerződést az ajánlati felhívásban és a dokumentációban meghatározott feltételek szerint, az ajánlatban meghatározott ellenszolgáltatás fejében teljesíteni, az ajánlati felhívásban és a dokumentációban meghatározott feltételeket elfogadjuk, kivéve, amit a szerződés-tervezetben véleményeltérésként megjelölünk. Nyertességünk esetén a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződés teljesítése céljából, e szerződésen alapuló szerződéseinkben saját magunkra vonatkozó kötelezettségként vállaljuk a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény 305. § (1)-(3) bekezdése és a 306/A. § (1)-(2) bekezdése szerinti előírások érvényesítését. Cégünknek a kis- és középvállalkozásokról, fejlődésük támogatásáról szóló 2004. évi XXXIV. törvény szerinti besorolása: … vállalkozás (kitöltendő!). Hozzájárulunk ahhoz, hogy ajánlatkérő a Kbt. 17/C. §-ban és egyéb, a Kbt-ben meghatározott nyilvánosság biztosításával kapcsolatosan előírt kötelezettségének eleget tehessen. Ajánlattevő az ajánlattétel során figyelembe vette a munkavállalók védelmére és a munkafeltételekre, valamint az akadálymentesítésre vonatkozó, a teljesítés helyén hatályos kötelezettségeket. ………………………., 2009. …………….……. …………………………… Ajánlattevő megjelölése és cégszerű aláírás

9

Nyilatkozat a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) 71. § (1) bekezdés a)–c) pontjai és a (3) bekezdése alapján Tárgy: Göd Város Önkormányzata Göd Város Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése céljából 1. rész: integrált pénzügyi-gazdasági szoftver beszerzése 2. rész: elektronikus döntéstámogató szoftver beszerzése tárgyú közbeszerzési eljárása Ajánlattevő neve:……………………………………………………………………………....... székhelye: ……………………………………………………………………….…...... nyilatkozom, hogy a közbeszerzési eljárásban 1. 2. 3. 4.

a közbeszerzés következő részeire kötök harmadik személlyel a közbeszerzés értékének 10%-a alatt szerződést: … (kitöltendő!) (a munkák megnevezése, de nem kell megjelölni, hogy azokat ki végzi) a közbeszerzés értékének 10 % feletti alvállalkozó neve, címe, cégjegyzékszám/vagy adószám és az általa a közbeszerzési szerződés alapján végzett feladat megnevezése és nettó értéke Ftban …(kitöltendő!) Erőforrás szervezet neve, címe, cégjegyzékszám/vagy adószám és az általa nyújtott, az ajánlattevő alkalmasságának igazolásához becsatolt erőforrás megnevezése … (kitöltendő!) nem veszek igénybe olyan alvállalkozót a közbeszerzés értékének 10%-a alatt, vagy azt meghaladóan, valamint erőforrás szervezetet aki a Kbt. 60. § 61. § és 62. § szerinti kizáró okok hatálya alá esik.

………………………., 2009. …………….……. …………………………… Ajánlattevő megjelölése és cégszerű aláírás

10

Nyilatkozat a kizáró okokról Tárgy: Göd Város Önkormányzata Göd Város Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése céljából 1. rész: integrált pénzügyi-gazdasági szoftver beszerzése 2. rész: elektronikus döntéstámogató szoftver beszerzése tárgyú közbeszerzési eljárása Ajánlattevő, 10% feletti alvállalkozó, erőforrás szervezet (a megfelelő rész aláhúzandó) neve:……………………………………………………………………………....... székhelye: ……………………………………………………………………….…...... nyilatkozom, hogy a közbeszerzési eljárásban cégünkkel szemben nem állnak fenn a Kbt. 60. § (1) bekezdésében, a 61. § (1) és (2) bekezdésében foglalt kizáró okok. A kizáró okok hiányáról szóló, a Kbt. 63. § (2)–(5) bekezdés és a 63/A. § (1) bekezdése szerinti igazolásokat a jelen ajánlattal vagy nyertességünk esetén a közbeszerzési eljárás eredményhirdetését követő 8 napon belül (A megfelelő rész aláhúzandó!) nyújtjuk be. (Az első változat választása esetén ajánlatkérő már a közbeszerzési eljárásban vizsgálja ezen igazolások meglétét és amennyiben hiányosságot észlel, úgy hiánypótlási felhívást küld.) ………………………., 2009. …………….……. …………………………… Cégnév és cégszerű aláírás

11

Nyilatkozat szoftver szállításból származó forgalomról Tárgy: Göd Város Önkormányzata Göd Város Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése céljából 1. rész: integrált pénzügyi-gazdasági szoftver beszerzése 2. rész: elektronikus döntéstámogató szoftver beszerzése tárgyú közbeszerzési eljárása Ajánlattevő, 10% feletti alvállalkozó (a megfelelő rész aláhúzandó) neve:……………………………………………………………………………....... székhelye: ……………………………………………………………………….…...... nyilatkozom, hogy cégünk szoftver szállításból származó forgalma az alábbiak szerint alakult: 2006. évben nettó … Ft 2007. évben nettó … Ft 2008. évben nettó … Ft ………………………., 2009. …………….……. …………………………… Cégnév és cégszerű aláírás

12

Nyilatkozat a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) 86. § (2) bekezdése alapján Tárgy: Göd Város Önkormányzata Göd Város Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése céljából 1. rész: integrált pénzügyi-gazdasági szoftver beszerzése 2. rész: elektronikus döntéstámogató szoftver beszerzése tárgyú közbeszerzési eljárása Ajánlattevő neve:……………………………………………………………………………....... székhelye: ……………………………………………………………………….…...... nyilatkozom, hogy a szerződés teljesítésben … fő munkavállaló … óra időtartamban működik közre … Ft a kért ellenszolgáltatásból a becsült bérköltség járulékokkal az a munkavállalók között az alábbi táblázat szerint oszlik meg: Részfeladat megjelölése

Részfeladatot végző munkavállalók száma (fő)

Részfeladat időtartama (óra)

Részfeladatra eső bérköltség járulékokkal (Ft)

… … … … … … … … … … … … (Kitöltendő!) ………………………., 2009. …………….……. …………………………… Ajánlattevő megjelölése és cégszerű aláírás

13

36. Szerződés tervezet (külön dokumentumban)

14

Műszaki dokumentáció (külön dokumentumokban)

15

Szakmai ajánlat pontozása a közbeszerzés 1. részére vonatkozóan I. Az Alkalma zásokat Ajánlattevő helyszíni bemutatón szemlélteti, maximum 30 perc időtar tamban Ajánlatkérő telephelyén. Ajánlattevőnek az alábbi funkciókat kell b emutatni. A DEMO rendszernek nem csak az alábbi funkciókkal kell rendelkezni, a teljes rendszernek bemutathatónak kell lenni. Ajánlatkérő bíráló bizotts ága az alábbi szempontokat vizsgálja, az alábbi pontszámokat az ajánlattevők között sorbarendezéssel osztja ki ajánlatkérő. Intézményi struktúra kezel ése pontszám 0-40 pont Beszámolótáblák kiszámítása (példaszerűen) pontszá m 0-40 pont Ügyviteli megoldással integrált példa bemutatása pontszám 0-40 po nt Döntési folyamat fedezetellenőrzéssel (címszámra, feladatkódra) ponts zám 0-40 pont Vékony kliens alapú működés bemutatása pontszám 1-77 pont Ellen őrzési folyamatok bemutatása pontszám 0-40 pont II. Ajánlattevőnek az alábbi nyilatkozatot kell ajánlatához csatolnia. 223 db. követelmény van, az igen válasz 1 pontot, a nem 0 pontot ér. Figyelem, ajánlatkérő a hamis nyilatkozattétel jogszabályi követelményeit alkalmazza, amennyiben az eljárásban, vagy azt követően kiderül, hogy a vállalás ellenére a megajánlott rendszer nem képes az adott követelmény teljesítésére!

Nyilatkozat a szakmai ajánlatról 1. rész (Kérjük kitölteni!) Alulírott

……………,

nyilatkozattételre

mint

a(z)………………..

jogosult

képviselője

a

(székhely:…………………) „Göd

Város

Ajánlattevő

Polgármesteri

Hivatal

szervezetfejlesztése céljából integrált pénzügyi-gazdasági szoftver, valamint elektronikus döntéstámogató szoftver beszerzése” tárgyú közbeszerzési eljárásban kijelentem, hogy ajánlatomban szereplő szoftver termékek az alábbi jellemzőkkel bírnak: Pénzügyi-gazdasági rendszer

Technikai megfelelőségi követelmények Követelmény

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

A rendszer biztosítása alkalmazás szolgáltatáson és helyi szolgáltatáson keresztül is történhessen

A bevezetési tevékenységgel kapcsolatos követelmények Követelmény

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Szállító a bevezetés részeként tartson oktatást a rendszer használatáról a felhasználóknak. 1

Szállító

az

oktatást

követően

vizsga

alapú

számonkéréssel győződjön meg arról, hogy az oktatott

személyek

az

oktatott

anyagot,

annak

hasznosításához szükséges mértékben elsajátították. A betanítással egyidejűleg Szállító bocsássa – elektronikus

formában,

tetszőlegesen

sokszorosíthatóan – a rendszer részletes felhasználói dokumentációját Megrendelő rendelkezésére. Szállító a bevezetési munkálatok keretében végezze el az adatok konvertálását és áttöltését Megrendelő meglévő adatbázis alapú rendszereiből.

Verziókövetéssel, támogatással kapcsolatos követelmények Követelmény

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

A rendszerhez tartozó frissítések telepítését szállító központilag végezze el. Szállító

üzemeltessen

biztosítson

telefonos

HelpDesk és

szolgáltatást,

elektronikus

probléma-

bejelentési lehetőséget. A

HelpDesk

szolgáltatás

álljon

Megrendelő

rendelkezésére munkanapokon 8:00 és 17:00 óra között. Szállító a bejelentett felhasználói hibák elhárítását munkanapokon legkésőbb 4 munkaórán belül kezdje meg.

IT biztonsággal kapcsolatos követelmények Követelmény A rendszer rendelkezzen olyan védelmi rendszerrel, mellyel csoport és felhasználói szinten definiálhatók a jogosultságok. A jogosultságok adatbázis, program és menüpont szinten legyenek szabályozhatóak. A

szállító

biztosítsa

az

alkalmazás

7/24

es

elérhetőségét alkalmazás-szolgáltatás esetén.

Funkcionalitással kapcsolatos elvárások Követelmény

Követelmény

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

A többszörös adminisztrációt elkerülendő általánosan kötelező,

hogy

minden

adatot

egyszer,

az

előfordulásának helyén kell rögzíteni. Legyen lehetőség az intézményi gazdálkodást több dimenziós adathalmazként különböző vetületekből vizsgálni. A gazdasági évek minden bizonylata legyen valós időben elérhető. A rendszer biztosítsa a rendszerben található minden törzsadat (pl.: szállítók, vevők, bizonylatfajták, stb.) egyszerű karbantartását, kezelését. Bizonylatok belső automatikus számkiosztása legyen folyamatosan

sorszámozott,

bizonylat-típusonként

önállóan paraméterezhető formátummal. Támogassa a rendszer a szervezeti struktúra pontos leképezését leltárhelyek, szükséges igénylőkódok költségviselővel,

költséghellyel

való

összekapcsolását. A rendszer támogassa a nagy mennyiségben történő manuális

rögzítést

billentyűzet

azzal,

hogy

használatával

és

ez a

kizárólag lehető

legegyszerűbben történhessen.

Főkönyvi modul Követelmény Teljes körű megfelelés az intézmények gazdasági működését

szabályozó

jogszabályi

környezetnek,

különösen − jogszabályok (Számviteli Törvény, ÁHT, stb.) −

tulajdonosi szabályozások

−

előírt beszámolási kötelezettség

−

kötelező adatszolgáltatások

Számviteli törvény és az intézményi számviteli politikában

megfogalmazott

könyvelési

feladatok

teljes körű ellátása. Az alkalmazás támogassa az egyes tételek „könyvelői tudás

nélküli”,

előkontírozott,

előfeldolgozott

Követelmény

Elérhető Igen/Nem

rögzítését a felparaméterezett, bővíthető, Pénzügyi csoport

által

jóváhagyott

gazdasági

események

szerint. Támogassa a szakfeladatok kezelését. Az alkalmazásnak támogatnia kell az évváltással összefüggő, költségvetési intézményekre jellemző könyvelési

feladatok

végrehajtását

(automatikus

nyitás-zárás, maradványszámítás). Legyen

mód

akár

a

nyitás/zárás

funkciók

visszatörlésére majd újrakészítésére. A program alkalmas legyen a főkönyvi adatoknak a számlaszámokon

túl egyéb

szempontok

szerinti

csoportosítására (például finanszírozási források, rész intézmények

szerinti

bontásra)

és

ezekre

a

csoportosított adatokra is elkészíthetők legyenek a rendszer listái, illetve a beszámoló táblák. Legyen

lehetőség

alternatív

mérlegek,

saját

kimutatások előállítására. A törvényes korlátok keretei között a számlatükör alakíthatósága, egyszerű karbantartási lehetőséggel. Mérleg, beszámoló, eredmény-kimutatás elkészítése. A program rendelkezzen olyan funkcióval, amely segítségével azok a költségek, amelyek ismétlődőek, és adott arányban könyvelendők szét a funkcionális számlák között, automatikusan könyvelhetők. A program alkalmas legyen a hatosok két lépcsős felosztására, amelyben először azokat a hatosokat oszthatjuk fel, amelyek közvetlenül átvezethetők más hatos

és/vagy

hetes

számlaszámokra,

majd

a

második lépésben vetítési alapok alapján legyenek feloszthatók a számlák egyenlegei. Költségfelosztás készítése előre meghatározott vagy manuálisan költségviselőkre,

rögzített

arányok

alapján,

költséghelyekre,

project

gyűjtőkódokra. A rendszer támogassa az időszaki zárlati feladatok elvégzését, azon belüli egyeztetések, ellenőrzések végrehajtását. A könyvelési szegmensek – főkönyvi számla és a

Megjegyzés

Követelmény

Elérhető Igen/Nem

rendszerben használt más könyvelési dimenziók, pl.: témaszám,

keretgazda

–

legyenek

szabadon

definiálhatók. Az alkalmazás támogassa a gyakran ismétlődő, automatikus könyvelési tételek bevitelét és azok könyvelés során történő alkalmazását. Legyen lehetőség több számlára, számlacsoportra együttes egyenleg, forgalom kimutatására. A

könyvelési

keresztellenőrzés,

szabályok mely

kizár

között nem

legyen

megengedett

kombinációkat. A rendszer támogassa a bankszámlák forgalmi adatainak egyeztetési feladatait. A bank és a pénztárak tételei a pénzügyi modul automatikus feladásával kerüljenek be a főkönyvbe. Legyen lehetőség egy önálló azonosítóval projekteket definiálni és könyvelési tételeket rögzíteni projektekre vonatkozóan. Lehessen

a

lekérdezéseket,

kimutatásokat

projektekre vonatkozóan elkészíteni. Támogassa

az

egyes

alrendszerekből

történő

automatikus és manuális, egyenkénti és összesített, azonnali és kötegelt feladást is. A program alkalmas legyen a főkönyvi adatoknak a számlaszámokon

túl egyéb

szempontok

szerinti

csoportosítására (például finanszírozási források, rész intézmények

szerinti

bontásra)

és

ezekre

a

csoportosított adatokra is elkészíthetők legyenek a rendszer listái, illetve a beszámoló táblák. A programmal elkészíthetőek legyenek a féléves és az év végi beszámolóhoz szükséges táblák, ide értve a szakfeladatos táblázatokat is. A főkönyvi program alkalmas legyen arra, hogy a K11 programba áttöltse a beszámoló táblák adatait (amelyek a főkönyvből kinyerhetők). A program segítségével elkészíthetők legyenek az alábbi fontosabb lekérdezések: ƒ Könyvelések periódusonként / adott időszakra főkönyvi számlánként ƒ

Számlaszám szerinti lekérdezés.

Megjegyzés

Követelmény

Elérhető Igen/Nem

ƒ

Főkönyvi kivonat lekérdezése.

ƒ

Napló szerinti lekérdezés.

Költségvetési

beszámoló

elkészíthető

legyen

Megjegyzés

a

programmal Analitika-főkönyv

egyezőségét

vizsgáló

riportok

elkészíthetők legyen a programmal Negyedéves mérlegjelentés elkészíthető legyen a programmal Jelentéskészítési lehetőség. A K11 program által elvárt struktúrában elkészíthető legyen a programmal Témaszámok,

önálló

egységek,

munkahelyek,

előirányzatok, szakfeladatok, felhasználási jogcímek, forrás és egyéb információk kezelése. Előirányzatok aktuális egyenlegének jogosultságfüggő lekérdezése Előirányzat

módosítás

kezelése

intézményi

és

gazdálkodó szervezeti egység szintjén (forrás szerint, feladatonként és jogcímenként). Az intézmény által definiált elszámolási egységek (az őket

érintő

tranzakciók)

témaszámonkénti

nyilvántartása. Keretgazdák, ellenjegyzők adatainak, nyilvántartása.

Költségvetés-tervező modullal kapcsolatos elvárások Követelmény

Elérhető Igen/Nem

A modul segítségével elkészíthető legyen a következő év (időszak) eredeti költségvetése. A modul segítségével elkészíthető legyen a tárgyév (időszak) költségvetés módosítása (módosításai). A modul tudjon az előirányzatok analitikájaként működni,

teljesítse

az

analitikákhoz

kapcsolódó

általános, bevett elvárásokat. A költségvetés tervezése során legyen lehetőség több verzió párhuzamos kezelésére is. A költségvetés tervezés során biztosított legyen a személyi kiadások, a járulékok, a dologi kiadások és az

ellátottak

juttatásainak

(általában

a

kötött

Megjegyzés

Követelmény

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

előirányzatoknak megfelelő) tervezés. A költségvetés tervezése során biztosított legyen a cím/alcím szerinti besorolás kezelhetősége Az

elkészült

költségvetést

többféle

formában,

bontásban lehessen a lekérdezések segítségével bemutatni. Készíthető legyen intézményi és/vagy részintézményi költségvetés,

és/vagy

kiemelt

témák

(például

kisebbségi önkormányzat) szerinti költségvetés is. Készíthető legyen szakfeladatonkénti költségvetés. A

költségvetés

készítése

során

a

rendszer

automatikusan egyeztesse a bevételi és a kiadási oldalt. A költségvetés lezárásának feltétele legyen a kiadási és a bevételi oldal főszámának egyezősége. A

modul

segítségével

legyen

lehetőség

az

automatikus számítások kisértékü különbözeteinek feldolgozására. A program legyen képes a főkönyvi modul felé az elkészült

költségvetést

könyvelésre/feldolgozásra

átadni. A program legyen képes a K11 program felé az elkészült költségvetést feladni.

Pénzügyi modul Általános elvárások Követelmény A program a mindenkori hatályos számviteli és ÁFA törvényeknek megfelelően működjön. Az

alkalmazásnak

pénzügyi

teljesítések

átutalás,

csekk,

támogatnia kezelését

kell

különböző

(deviza-,

kompenzáció,

forint-

hitelkártya,

kártyafedezeti számla stb.) A program a kimenő számlák készítését a hatályos jogszabályoknak megfelelően végezze, azaz például a kimenő számlákon szerepeljen, hogy hányadik és hány példányos nyomtatás, a kinyomtatott vevői számlák ne legyenek módosíthatók.

Követelmény

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

A program segítségével az ÁFA törvényben előírt módon lehessen helyesbítő számlát készíteni. Bank

és

folyószámla

kezelése,

pénztárkezelés,

pénztár bizonylatok készítése. A kifizetések legyenek kötegelhetőek és manuálisan is rögzíthetők, a bankkivonattal egyeztethetők. A

program

elvégezhető százalék

segítségével legyen,

ide

kiszámítását

az

ÁFA

arányosítás

az

arányosítási

értve

és

a

számítási

adatok

dokumentálását. Szállítói kintlévőségek lejárati határidejének figyelése. Vevői tartozások kezelése. A program segítségével elkészíthetők legyenek az úgynevezett rendeletlapok. Legyen

képes

egyenlegközlő

levél

és

fizetési

felszólítás előállítására. Kezelje a késedelmi kamatot is. Az alkalmazásnak többféle, paraméterezhető fizetési feltételt

is

kezelnie

partnerekhez,

kell,

ügyletekhez,

a

fizetési

mint

feltételek

alapértelmezett

értékek legyenek hozzárendelhetőek. Legyen lekérdezhető a szállítói nyitott tétel lista (felhasználó által paraméterezhető módon: szállítói sorszám, adott nap szerint, tételes összesített, kifizetett, nyitott összes stb.). A programban – a táblák kitöltéséhez megfelelő formában – biztosítsa a szükséges információkat az 58/59-es tábla előállításához.

Házipénztár kezelése Követelmény A rendszer biztosítsa több pénztár párhuzamos vezetését. Tegye

lehetővé

az

előre

kontírozott

pénztári

eseményeket leíró tételek használatát, a főkönyvi könyvelést támogatva. Az időszaki záró készpénzkészlet alapján az új időszaki egyenleget automatikusan nyitnia kell.

Követelmény Lehetővé

kell

költséghely

/

tennie

a

pénztári

költségviselő

/

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

tranzakciók

jogcím

szerinti

besorolását. A rovancsolást a címletenként bekért készpénz mennyiség

kiszámított

pénzkészlet

értékének

értékének

az

és

a

tárolt

összehasonlításával

támogassa az alkalmazási rendszer. Legyen képes a standard pénztári lekérdezések és kimutatások (pl.: napi pénztárkönyv, kiadási és bevételi

pénztárbizonylatok)

elkészítésére

(pl.

témaszámonkénti, keretenkénti pénzbefolyást mutató lista). Pénztári nyugtákon legyen feltűntetve a fizetett szolgáltatás ÁFA tartalma, s ez alapján történjen meg az ÁFA és a szolgáltatás értékének automatikus könyvelése.

(Vagy

pénztárbizonylatokról

a

kiadott

bevételi

egyedi

illetve

csoportos

számlakészítési lehetőség.) Előlegek kezelése

Szállító és vevői analitika Követelmény Szállítók A

szabályzatoknak

megfelelő

számlarögzítés

támogatása iktatással. Bevitel támogatása szállítókód szerint, név szerint vagy listáról történő választással. Számlához kapcsolódó megjegyzések /min. 500 karakter

hosszú

gyűjtő/analitikus

szöveg/, kódok

megfigyelési

és

hozzárendelésének

lehetősége. A rendszer biztosítsa a számlák útjának nyomon követését. Választható szállítói fizetési módok támogatása. Legyen lehetőség bankszámla választására több bankszámlával rendelkező szállító esetében. Fizetési határidők lejáratának figyelése. Átutalások

automatikus

el(ő)készítése

az

Követelmény

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

esedékesség napján. Tegye lehetővé a szállítók különböző szempontok szerinti

osztályozását,

csoportosítását,

kategorizálását. Halasztott fizetés és részletfizetés lehetősége. Különböző átutalási

fizetési

módok

postautalvány)

(készpénz,

átutalás,

fizetési

határidők

és

számlákhoz rendelhetőségének biztosítása. Vevők Bevitel támogatása vevőkód szerint, név szerint vagy listáról történő választással. Biztosítsa a fizetési határidők lejáratának figyelését. Kezelje a részfizetéseket, a számlából maradó összegeket. Tegye lehetővé a vevők különböző szempontok szerinti

osztályozását,

csoportosítását,

kategorizálását. A rendszernek alkalmasnak kell lennie az egyenlegértesítők, fizetési felszólítások, késedelmi kamatot terhelő levelek előállítására. Számlalevél

készítés,

valamint

/utólagos/

nyomtatás az alábbi alternatívák szerint : •

Számlalevél /számla+csekk/

•

Csak számla

•

Csak csekk

ÁFA analitika Követelmény A program alkalmas legyen az ÁFA nyilvántartás teljes körű elkészítésére, ide értve a szükséges analitikákat. A

program

elvégezhető százalék

segítségével legyen,

kiszámítását

ide

az értve

és

a

ÁFA

arányosítás

az

arányosítási

számítási

adatok

dokumentálását. Biztosítsa

a

szabályzatok

szerinti

adóanalitikák,

jelentések elkészítését. Támogassa

az

adóbevallási

adatszolgáltatást

a

Követelmény

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

mindenkori törvényi elvárásoknak megfelelően. Tegye lehetővé az ÁFA analitikát, ÁFA kimutatást. Támogassa

az

időszaki

adóbevallásokhoz

kapcsolódó önrevíziók automatikus nyilvántartását és azok átvezetésének lehetőségét. Támogassa a különböző adófajták kezelését. Biztosítsa mindenkor a hatályos adótörvényeknek való megfelelést.

Banki kapcsolat, bankszámla Követelmény A rendszer biztosítsa a kapcsolódást a pénzintézeti terminálhoz,

input

fájl

előkészítését

az

utalás

vegyes

napló

adataival. Támogassa

több

bank-

és

alkalmazását. Tegye lehetővé a pénzügyi teljesítés adatai alapján adatállomány generálását és a jóváhagyott és elutalt teljesítések és sikertelen teljesítések visszaírását a rendszerbe. Képesnek kell lennie több banknál vezetett számla kezelésére és több bank elektronikus termináljához való kapcsolódásra. Legyen lehetőség a számlákról indított átutalások – napi többszöri – elektronikus küldésére. Az alkalmazásnak tárolnia kell a partnerek több számlaszámát is, és azokat ajánlja fel az átutalások rögzítésénél.

Cash-flow – pénzügyi tervezés, likviditásmenedzsment Követelmény

Elérhető Igen/Nem

Pénzügyi és kötelezettségvállalási alrendszer tételes adataira

támaszkodva

naprakész

információ

és

előrejelzés szolgáltatása a menedzsment felé az intézmény pénzkészletéről, várható bevételeiről és kiadásairól.

Megjegyzés

Követelmény Legyen

lehetőség

adott

időszak

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

fizetési

kötelezettségének kimutatására, elemzésére. Az Intézmény követeléseiről és kötelezettségeiről időintervallumos

nyilvántartás

legyen

készíthető,

amely nyilvántartásban az időintervallumok szabadon legyenek paraméterezhetők. Támogassa

a

tetszőleges

időszakra

vonatkozó

likviditás-tervezést. Tartozások,

követelések

kimutatása

szállítókra,

vevőkre.

Tárgyi eszköz nyilvántartási modul Követelmény Nyomon követhető legyen az immateriális javakkal, tárgyi

eszközökkel,

ingatlanokkal

kapcsolatos

valamennyi gazdasági esemény (1-es számlaosztály). Támogassa az ún. kis értékű tárgyi eszközök nyilvántartását. Mindennemű mozgások (raktári, felhasználói stb.) kezelése, bizonylatolása. Mennyiségi és értékbeli nyilvántartás. Folyamatban

levő

beruházások

követése,

aktiválásának támogatása feladása a főkönyv felé. Idegen eszközök nyilvántartása. Amortizáció elszámolása. A rendszer kezeljen terv szerinti és terven felüli ÉCS-t. Tárgyi eszközök és a rájuk vonatkozó szerződések közötti kapcsolatok megjelenítése. Személyi eszköznyilvántartás kezelése. Statisztikai

adatok

(eszközre,

ingatlanra)

nyilvántartása, listázása. Tartozékok nyilvántartása mennyiségben és értékben. Selejtezés

kezelése,

selejtezési

jegyzőkönyv

készítése. Tárgyi eszközök felújításának és az abból fakadó értéknövekedés kezelése. Tárgyi eszközök és tartozékaik javítási – karbantartási

Követelmény

Elérhető Igen/Nem

munkáinak követése. Leltári nyilvántartás támogatása. Vonalkódos leltározás támogatása. Eszközök

vonalkódos

azonosítási

lehetőségének

támogatása. Alap lekérdezések biztosítása (kartonok, bizonylatok nyomtatása, mennyiségi – értékben kimutatások). Feladások a főkönyv felé (állományi számlára érték feladás, ÉCS feladás). Ún. 38-as tábla automatikus elkészítése a mérleghez.

Megjegyzés

Ingatlankataszter-nyilvántartó modul Követelmény

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Az önkormányzat tulajdonában lévő ingatlanvagyonról a 147/1992. (XI. 6.) Kormányrendeletnek megfelelő nyilvántartás és megfelelő adatszolgáltatás készítése A 247/2005. (XI. 14.) Kormányrendelet alapján történő KSH jelentés elkészítése. Minden egyes ingatlanról összesítő és jellegéből fakadó egyedi lap készítése. Minden egyes nyilvántartó laphoz módosító lap készítése. Módosítások naplózása, lekérdezése. Statisztikai jelentések intézményenkénti támogatása. Tetszőleges

adatokkal

paraméterezhető

listák

készítése. Az ingatlankataszteri nyilvántartás és a nagyértékű eszköznyilvántartás

az

ingatlanokra

vonatkozó

megfeleltetése helyrajzi szám alapján. A

nagyértékű

nyilvántartásban

értékmódosítások

könyvelt

megjelenítése

az

ingatlankataszterben. Új

nagyértékű

eszköz

(ingatlan)

nyilvántartásba

vételekor az ingatlankataszterben automatikus „I” lap generálása. Új

ingatlanhoz

nyilvántartásba

ingatlankataszterben

vételkor

hozzárendelhető

az

legyen

a

nagyértékű nyilvántartás ingatlankartonja. Vagyonleltár elkészítésének támogatása

Anyag és kisértékű tárgyieszköz nyilvántartás Követelmény Anyag

és

kis

értékű

készletekre

teljes

körű

készletgazdálkodási folyamat követése. Nyitókészlet kezelése. Új és használt cikkek megkülönböztethetősége. Cikkenkénti raktári küszöbérték figyelése (minimum, maximum készletek illetve tárolási és lejárati idő figyelés), beszerzési folyamatok indítása.

Követelmény

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Cikktörzs – főkönyvi szám kapcsolat definiálása az automatikus kontírozási funkció megvalósításához. Az ÁFA tartalom cikkenként definiálható legyen. Cikkek szállítóval való összerendelése. Raktári, felhasználói mozgások kezelése. Selejtezés folyamatának támogatása, selejt kezelése. Személyi leltárak nyilvántartása. Mennyiségi és érték könyvelés. Legyen mód tetszőleges számú önállóan működő raktár definiálására. Kis értékű eszközök egyedi nyilvántartása. Havi,

negyedéves

automatikus

főkönyvi

feladás

készítése.

Kötelezettségvállalási modul Követelmény Folyamatosan követhető legyen a rendelkezésre álló pénzeszközökkel való gazdálkodás gazdálkodókra, keretekre, intézményre vonatkozóan. Gazdálkodók, keretek nyilvántartása, összerendelése, a keretek szervezeti kódonkénti elkülönítése. Keretösszegek

beállítása

göngyölített/fix

keretösszegek kezelése. Keretfelhasználás a lekötött ill. kifizetett összegek alapján. Megrendelések

indítása,

nyilvántartása,

további

nyilvántartása,

további

folyamatainak kezelése. Szerződések

rögzítése,

folyamatainak kezelése. Legyen mód már megrendeléskor rögzíteni a várható fizetési határidő és a várható teljesítés, valamint a várható fizetési határidőt rögzítésére.. Kötött

kötelezettségvállalások

(pl.:

szerződések)

keretből való automatikus lekötése. Engedélyeztetési

eljárás

elektronikus

megvalósításának lehetősége. Számlák beérkezése esetén történjen meg ennek összerendelése a korábbi kötelezettségvállalással

Követelmény

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Számlák összevetése a vállalt kötelezettségekkel, hozzárendelése szerződésekhez, megrendelésekhez. Pénzügyben kifizetett számlák átvétele és listázása a Kötelezettség vállalás modulban. A kötelezettségvállalási program képes legyen kezelni a bérköltségekkel kapcsolatos előírásokat és azok teljesítéseit.

A

bérköltségek

a

bérkeretekre

automatikusan legyen áttölthetők. Legyen lehetőség egy vállalt kötelezettséget igény szerint több hónapra is bontani. Ez működjön évek közötti áthúzódás esetén is. Legyen lehetőség a keretenkénti limit beállítására A keretfigyelés legyen éves szinten vizsgálható A keretfigyelés legyen havi szinten vizsgálható A keretfigyelés legyen havi szinten göngyölítetten vizsgálható Keretfigyelési listák készítése (lekötésekkel, számla beérkezésekkel,

kifizetésekkel

és

felhasználható

keretek összegekkel). A program alkalmas legyen az olyan megrendelések kezelésére, amelyek szállítása nem egy időpontban történik meg, hanem egy adott időszakon belül több különböző időpontban. Ezeknek a megrendeléseknek az

ütemezett

kezelése

követhető

legyen

a

programban. Negyedévente feladások készítése a Főkönyv modul felé a nullás számla osztályba. A

program

alkalmas

legyen

a

75-ös

tábla

elkészítésére.

Tetszőleges analitikus nyilvántartás Követelmény Biztosítsa az egyéb pénzügyi teljesítések, befizetések nyilvántartását,

szerződéshez

köthetőségét,

az

előzményekhez való hozzárendelését. Biztosítsa a kamat, késedelmi kamat kiszámítását, nyilvántartását.

Biztosítsa

egyenlegközlő

és

felszólító

levelek

készítését, nyilvántartását, naprakész lekérdezését. Biztosítson olyan havi szintű listákat, melyeken egyenleg, hátralékosok és befizetések adatait lehet lekérdezni. Biztosítsa a tételek időbeni kronológiáját, annak lekérdezhetőségét. Biztosítsa a behajthatatlan követelések jelölését, kezelését. Biztosítsa a lehetőséget a szerződések lezárására. Biztosítsa a lehetőséget a befizetett tételek után kivonat összesítő dátum intervallumos nyomtatására A szerződéseket többféle azonosítóval lehessen ellátni (szerződés szám, határozatszám, nyilvántartási szám). Biztosítsa

az

ingatlanokra

jellemző

adatok

rögzíthetőségét. Biztosítsa a különböző típusú tételek egy programon belüli kezelését.

A működési terület szabályozottsági állapotának, törvényességi megfelelőssége A rendszer feleljen meg az alábbi jogszabályi követelményeknek. Szállító nyilatkozzon az alábbi megfelelőségek meglétéről.

Követelmény A Pénzügyi és áfa-nyilvántartó modul megfelel-e a 24/1995. (XI. 22) számú pénzügyminiszteri rendeletet módosító 8/1999. (III. 5.) rendelet 2.§-ban foglaltaknak, az ott megfogalmazott szoftvertechnikai és pénzügy (adó-) technikai követelményeknek. A programrendszer mindenkori verziói megfelelnek-e az államháztartás szervezeteinek sajátos beszámolási és könyvvezetési kötelezettségét szabályozó – és azóta minden évben módosított – 249/2000. (XII. 24.) kormányrendeletben foglaltaknak. A rendszer alkalmas-e a negyedéves beszámoló elkészítésére, ideértve a MERLEG09 adatgyűjtő programba történő adatbetöltést. A rendszer alkalmas-e a 98-as beszámoló tábla elkészítésére, ideértve a PMINFO adatgyűjtő programba történő adatbetöltést. A rendszer alkalmas-e az ÁFA bevallás elkészítésére és annak betöltésére az APEH ÁNYT programjába.

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Követelmény

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Az ÁFA bevallás során a rendszer alkalmas-e az ÁFA arányosítás elvégzésére is. A Tárgyieszköz modul a költségvetési szervezetek számára előírt módon napi ÉCS elszámolást végeze, negyedévente. A Tárgyieszköz modul alkalmas-e a 38-as beszámoló táblának a kormányrendeletben szabályozott módon történő elkészítésére. A rendszer a 217/1998.(XII.30.) Kormányrendelet 25. számú mellékletében előírt a költségvetési szervek analitikus nyilvántartásaiból a kötelezettségvállalások azonosításához kinyerhető minimum adattartalom szerinti analitikus nyilvántartást tartalmazzon, mely alapján teljesíthető a törvényben előírt közzétételi kötelezettség. A Kötelezettségvállalási modul alkalmas-e a 75-ös beszámoló táblának a kormányrendeletben szabályozott módon történő elkészítésére.

Vezetői információs rendszer Követelmény A

vezetői

információs

rendszer

segítségével

előállíthatóak legyenek összetett kimutatások az integrált gazdasági rendszer különböző moduljai által kezelt adatokból. Az

összetett

legyenek

kimutatások

személyre

szabottan

azaz

minden

megjeleníthetők,

felhasználóhoz

más

és

más

alapkimutatások

jelenjenek meg. A kimutatások lekérdezése web-es felületen (is) megvalósítható legyen. A

kimutatások

lekérdezése

(elkészítése)

az

adatbázisból valósidejű lekérdezések segítségével valósuljon meg. A vezetői információs rendszer alkalmas legyen arra, hogy Megrendelő döntéshozói számára a bevezetés során kialakítható legyen a megrendelő sajátságaihoz igazodó vezetői információs rendszer.

Integráció Követelmény Együttműködés a bevezetésre Döntéstámogató programmal

Elérhető Igen/Nem szánt

A határozathozatal előkészítési tevékenysége során legyen lehetőség a vonatkozó szerződés adatainak megtekintésére. A vonatkozó döntés előkészítésénél legyen lehetőség a pénzügyi egyenleg, vállalt kötelezettség megtekintésére. Kötelezettségvállalás előtti fedezetvizsgálat. A kötelezettségvállalásnál legyen lehetőség a vonatkozó testületi döntés hozzárendelésére, a rendszer biztosítson oda vissza átjárási lehetőséget. Együttműködés a már meglévő Scriptor tanusított iktató- és dokumentumkezelő rendszerrel A rendszer képes legyen együttműködni a Scriptor rendszer Szociális moduljával, melynek segítségével lehetőség nyíljon a határozattal hozott segélyek kifizetési listájának kötegelt átadására, valamint azok teljesítéséről visszaigazolásra. A vonatkozó döntés előkészítésnél lehetőség legyen a bizottsági keret fedezetvizsgálatára. A segélyben részesülők előírásainak és kifizetéseinek pénzügyi egyenlegének megtekintésére.

Megjegyzés

Megvalósítási koncepció Az Ajánlattevő az ajánlatában mutassa be a rendszer megvalósítására és bevezetésére vonatkozó megvalósítási tervét. Az Ajánlattevő a Megvalósítási koncepciójában valamennyi elvégzendő feladathoz kapcsolódóan fejtse ki részletesen, hogy: 1./ Milyen módon, milyen tevékenységek végrehajtásával tervezi az adott feladatot elvégezni (Ajánlattevő által elvégzendő feladatok, tevékenységek) 2./ Írjon javaslatot a hardver környezet kialakítására. 3./ Milyen tárgyi, szervezeti és dokumentációs feltételek biztosítását igényli az önkormányzat részéről az adott feladat, vagy egyes tevékenységek végrehajtásához (Ajánlatkérőtől elvárt közreműködés azzal, hogy Ajánlatkérő 1 darab szerver beszerzésén felül nem vállalja további hardver elemek beszerzését, tehát a megajánlott rendszernek képesnek kell lennie ajánlatkérő jelenlegi informatikai infrastruktúráján működni) 4./ Milyen tevékenységek elvégzésére, milyen kompetenciával, valamint embernapban és létszámban meghatározva milyen mértékben kíván az Ajánlattevő személyi erőforrásokat bevonni az adott feladat végrehajtásához az önkormányzat részéről (személyi feltételek és felelősség elosztás).

Szakmai ajánlat pontozása a közbeszerzés 2. részére vonatkozóan I. Az Alkalmazásokat Ajánlattevő helyszíni bemutatón szemlélteti, maximum 30 perc időtartamban Ajánlatkérő telephelyén. Ajánlattevőnek az alábbi funkciókat kell bemutatni. A DEMO rendszernek nem csak az alábbi funkciókkal kell rendelkezni, a teljes rendszernek bemutathatónak kell lenni. Ajánlatkérő bíráló bizottsága az alábbi szempontokat vizsgálja, az alábbi pontszámokat az ajánlattevők között sorbarendezéssel osztja ki ajánlatkérő. Intézményi struktúra és jogosultságok kezelése pontszám 0-50 pont Előkészítési folyamat rugalmassága pontszám 0-100 pont Publikálási funkciók száma és egyszerűsége (példaszerűen) 0-100 pont A rendszerben rögzített adatok keresési lehetősége (bármely szótárelemre) pontszám 0-50 pont Végrehajtás ellenőrzési folyamatok bemutatása pontszám 1-68 pont II. Ajánlattevőnek az alábbi nyilatkozatot kell ajánlatához csatolnia. 42 db követelmény van, az igen válasz a követelményekre alapértelmezettként 1 pontot, a prioritásként kezelt követelményekre az igen válasz 10 pontot, a nem válasz minden kérdésnél 0 pontot ér. Figyelem, ajánlatkérő a hamis nyilatkozattétel jogszabályi követelményeit alkalmazza, amennyiben az eljárásban, vagy azt követően kiderül, hogy a vállalás ellenére a megajánlott rendszer nem képes az adott követelmény teljesítésére!

Nyilatkozat a szakmai ajánlatról 2. rész (Kérjük kitölteni!) Alulírott

……………,

nyilatkozattételre

mint

jogosult

a(z)……………….. képviselője

a

(székhely:…………………) „Göd

Város

Ajánlattevő

Polgármesteri

Hivatal

szervezetfejlesztése céljából integrált pénzügyi-gazdasági szoftver, valamint elektronikus döntéstámogató szoftver beszerzése” tárgyú közbeszerzési eljárásban kijelentem, hogy ajánlatomban szereplő szoftver termékek az alábbi jellemzőkkel bírnak:

Döntéstámogató rendszer

3.3. Technikai megfelelőségi követelmények Követelmény

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

A rendszer biztosítása helyi szolgáltatáson keresztül történjen 1

3.4. A bevezetési tevékenységgel kapcsolatos követelmények Követelmény

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Szállító a bevezetés részeként tartson oktatást a rendszer használatáról a felhasználóknak. Szállító

az

oktatást

követően

vizsga

alapú

számonkéréssel győződjön meg arról, hogy az oktatott

személyek

az

oktatott

anyagot,

annak

hasznosításához szükséges mértékben elsajátították. A betanítással egyidejűleg Szállító bocsássa – elektronikus

formában,

tetszőlegesen

sokszorosíthatóan – a rendszer részletes felhasználói dokumentációját Megrendelő rendelkezésére. Szállító a bevezetési munkálatok keretében végezze el az adatok konvertálását és áttöltését Megrendelő meglévő adatbázis alapú rendszereiből.

3.5. Verziókövetéssel, támogatással kapcsolatos követelmények Követelmény

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

A rendszerhez tartozó frissítések telepítését szállító központilag végezze el. Szállító

üzemeltessen

biztosítson

telefonos

HelpDesk és

szolgáltatást,

elektronikus

probléma-

bejelentési lehetőséget. A

HelpDesk

szolgáltatás

álljon

Megrendelő

rendelkezésére munkanapokon 8:00 és 17:00 óra között. Szállító a bejelentett felhasználói hibák elhárítását munkanapokon legkésőbb 4 munkaórán belül kezdje meg.

3.6. IT biztonsággal kapcsolatos követelmények Követelmény A rendszer rendelkezzen olyan védelmi rendszerrel, mellyel csoport és felhasználói szinten definiálhatók a jogosultságok. A jogosultságok adatbázis, program és menüpont szinten legyenek szabályozhatóak.

Követelmény A

szállító

biztosítsa

az

alkalmazás

7/24

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

es

elérhetőségét.

3.7. Funkcionalitással kapcsolatos elvárások Követelmény A többszörös adminisztrációt elkerülendő általánosan kötelező,

hogy

minden

adatot

egyszer,

az

előfordulásának helyén kell rögzíteni. A rendszer biztosítsa a rendszerben található minden törzsadat (pl.: testületek, döntés típusok, döntés kategóriák stb.) egyszerű karbantartását, kezelését. A rendszer támogassa a nagy mennyiségben történő manuális

rögzítést

úgy,

hogy

az

a

lehető

legegyszerűbben történhessen.

Telepítés Követelmény Prioritásként kezelt követelmény, az „Igen” válasz 10 pontot ér! Egyszerű szoftvertelepítés, amelyet csak egyetlen számítógépen (helyi vagy ASP szerveren) kell elvégezni. Egyszerű, „egy” kattintásos frissítési lehetőség az interneten keresztül.

Prioritásként kezelt követelmény, az „Igen” válasz 10 pontot ér! Böngészőből használható szoftver, így a munkaállomásokon nincs szükség külön szoftver telepítésére. Adott esetben lehetőség van arra is, hogy a képviselők, felhasználók akár otthonról is hozzáférjenek a szoftverhez és használhassák azt. Több szervezet (pl. önkormányzat, hivatal, intézmény) kezelésének lehetősége, amelyek 100%-osan el vannak szeparálva egymástól. Átlátható, egységes kezelőfelület.

Prioritásként kezelt követelmény, az „Igen” válasz 10 pontot ér! Beépített villámtanfolyamok, amelyek interaktív módon vezetik végig az új felhasználókat a szoftver egyes funkcióin.

Adminisztráció, jogosultságok: Követelmény

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Külön adminisztrációs felület rendszer szinten (legfelsőbb jog), illetve szervezeti (pl. önkormányzati) szinten. Döntéshozók (testületek, bizottságok, stb.) és azok taglistájának rögzítése.

Prioritásként kezelt követelmény, az „Igen” válasz 10 pontot ér! Szerepkör alapú, többszintű, részletes jogosultsági rendszer. A jogosultságok kiosztása döntéshozónként is lehetséges, így korlátozni lehet, hogy ki milyen döntéshozó adataihoz férhet hozzá, milyen módon. Törzsadattárak, amelyek a szoftver telepítésekor már fel vannak töltve alap adatokkal, de ezek szabadon módosíthatók, törölhetők, illetve a törzsadattárak bővíthetők. Ilyen törzsadattár például a döntés típusok (határozat, rendelet, javaslat, stb.), szöveges határidők (folyamatos, értelem szerint, stb.), döntés kategóriák (adóügyek, városfejlesztési ügyek, stb. A programba való sikeres bejelentkezések és sikertelen bejelentkezési kísérletek naplójának megtekintési lehetősége Rendszergazdai üzenet küldési lehetőség minden bejelentkezett felhasználó részére (hasznos például karbantartás előtt kérni a felhasználókat, hogy függesszék fel a munkát).

Döntések nyilvántartása, publikálása Követelmény Döntések rögzítési lehetősége. Tárolható adatok az alap adatok mellett: határidők és felelősök, kapcsolódó ülés és napirendi pont, a döntés meghozatalának körülményei (ülés dátuma, formája, szavazatok száma, névszerinti szavazási eredmények), kapcsolódó döntések, csatolt dokumentumok, felülvizsgálatok és jogorvoslatok, kulcsszavak (a későbbi hatékony visszakereséshez) A döntésekről kivonat készíthető PDF formátumban.

Prioritásként kezelt követelmény, az „Igen” válasz 10 pontot ér! A

gyakran

használt

keresések

rögzíthetők

Követelmény

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

úgynevezett gyorskeresésként, amelyek egy kattintásra lefutnak és az eredmény azonnal megjelenik. Ellenőrzési lehetőség a döntések sorszámainak szakadását illetően (azaz, megszakadt-e valahol a döntések sorszámozása, van-e hiányzó döntés). A döntések publikálásának lehetősége a város saját honlapjára Egyszerre akár egy egész év döntései is publikálhatók néhány kattintással, időt spórolva ezzel

Jelentés és beszámoló készítés Követelmény Felelősök, hivatali felelősök jelentéseinek elkészítési lehetősége, igény szerint akár többlépcsős rendszerben (jelentés megírása + jóváhagyás) A döntések végrehajtásainak és a jelentéseinek gyors áttekintési lehetősége.

felelősök

Prioritásként kezelt követelmény, az „Igen” válasz 10 pontot ér! Beszámoló készítési lehetőség a döntéshozó számára a végrehajtott döntésekről. Kiválasztható, hogy mely döntések kerüljenek bele a mostani beszámolóba, és melyek fognak belekerülni egy későbbibe. A beszámoló készítése igény szerint kétlépcsős is lehet (beszámoló elkészítése + jóváhagyás) A rendszerben rögzített lehetőségekkel listázhatók ki.

beszámolók

szűrési

Beterjesztések, ülések Követelmény Beterjesztések (előterjesztések) rögzítése, azokról PDF formátumú kivonat készítési lehetőség.

Prioritásként kezelt követelmény, az „Igen” válasz 10 pontot ér! Ülések (testületi vagy bizottsági) előkészítésének, a napirendi pontok megtervezésének lehetősége, rugalmas, többlépcsős workflow segítségével.

Követelmény

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Elérhető Igen/Nem

Megjegyzés

Az ülés előkészítése után meghívó készítési lehetőség PDF formátumban, amely email-ben vagy kinyomtatva postai úton is kiküldhető az érintetteknek

Integráció Követelmény Együttműködés a MikroVoks jegyzőkönyvező és szavazatszámláló programmal

Prioritásként kezelt követelmény, az „Igen” válasz 10 pontot ér! A rendszer képes legyen együttműködni a MikroVoks rendszer jelenlegi verziójával, így az ülés alatt, az előkészített információk beilleszthetők legyenek a jegyzőkönyvbe, illetve az aktuális témához hozzárendelhetők legyenek a szavazási eredmények is. Az ülést követően a Döntéstámogató Rendszer be tudja importálni az ülésen született döntéseket (rendeleteket, határozatokat). Együttműködés a már meglévő dokumentumkezelő programmal

Scriptor

Prioritásként kezelt követelmény, az „Igen” válasz 10 pontot ér! A rendszer képes legyen együttműködni a Scriptor rendszer jelenlegi verziójával, melynek segítségével lehetőség nyíljon a döntésekhez csatolt dokumentumok adatbázisban történő tárolására és verzió követésére. Együttműködés a bevezetésre szánt Integrált gazdasági-pénzügyi programmal

Prioritásként kezelt követelmény, az „Igen” válasz 10 pontot ér! A határozathozatal előkészítési tevékenysége során legyen lehetőség a vonatkozó szerződés adatainak megtekintésére. A vonatkozó döntés előkészítésénél legyen lehetőség a pénzügyi egyenleg, vállalt kötelezettség megtekintésére. Kötelezettségvállalás előtti fedezetvizsgálat. A kötelezettségvállalásnál legyen lehetőség a vonatkozó testületi döntés hozzárendelésére, a rendszer biztosítson oda vissza átjárási lehetőséget.

Megvalósítási koncepció Az Ajánlattevő az ajánlatában mutassa be a rendszer megvalósítására és bevezetésére vonatkozó megvalósítási tervét. Az Ajánlattevő a Megvalósítási koncepciójában valamennyi elvégzendő feladathoz kapcsolódóan fejtse ki részletesen, hogy: 1./ Milyen módon, milyen tevékenységek végrehajtásával tervezi az adott feladatot elvégezni (Ajánlattevő által elvégzendő feladatok, tevékenységek) 2./ Írjon javaslatot a hardver környezet kialakítására. 3./ Milyen tárgyi, szervezeti és dokumentációs feltételek biztosítását igényli az önkormányzat részéről az adott feladat, vagy egyes tevékenységek végrehajtásához (Ajánlatkérőtől elvárt közreműködés azzal, hogy Ajánlatkérő 1 darab szerver beszerzésén felül nem vállalja további hardver elemek beszerzését, tehát a megajánlott rendszernek képesnek kell lennie ajánlatkérő jelenlegi informatikai infrastruktúráján működni) 4./ Milyen tevékenységek elvégzésére, milyen kompetenciával, valamint embernapban és létszámban meghatározva milyen mértékben kíván az Ajánlattevő személyi erőforrásokat bevonni az adott feladat végrehajtásához az önkormányzat részéről (személyi feltételek és felelősség elosztás).

1. A projekttel kapcsolatos általános tudnivalók 1. 1. A projekt célja Göd Város Önkormányzata az Államreform Operatív Program „A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése a Közép- Magyarországi Régióban, (ÁROP-3.A.1)” pályázati felhívására beadott „Göd Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal teljeskörű szervezetfejlesztése” címen elnyert támogatás segítségével a kitűzött célok megvalósítása. A projekt keretében a Polgármesteri Hivatal pénzügyi tevékenységét, gazdálkodását, testületi, bizottsági munka támogatását, döntési folyamatainak kezelését, valamint a hivatali belső folyamatok, korszerű informatikai eszközrendszerekkel és azok hatékony, szakszerű használatát biztosító szolgáltatások bevezetésével kívánja támogatni. Ezáltal javítani fogja az Önkormányzat – érintve a Hivatal, az intézmények – gazdálkodási, szervezési és döntéshozatali munkáját, továbbá közvetve a lakosság, és a vállalkozások információval történő kiszolgálását. A fentiek egy Integrált pénzügyi-gazdasági, és egy Elektronikus döntéstámogató rendszer szoftverek bevezetésével valósulnak meg.

1

1. rész: Integrált pénzügyi-gazdasági rendszer 1. Ajánlattevő által elvégzendő feladatok listája A) A „szállítás” során elvégzendő feladatok: - A bevezetéssel kapcsolatos feladatok: o Integrált pénzügyi-gazdasági rendszer helyszíni telepítése, o A meglévő rendszerek adatainak átvételével a kezdeti adatfeltöltés (A megvalósítandó adatmigráció az E pontban külön részletezve); o Jogosultsági rendszer paraméterezésében együttműködés, o Vezetői információs rendszer kialakítása és telepítése; o Tesztelések (Funkcionális, adat, integrációs, teljesítmény); o A munkatársak képzése felelősségvállalással (vizsgáztatás); o Átadás-átvétel; o Az átadott Alkalmazások teljes körű dokumentálása az általános szakmai normák szerint; o Éles indítással kapcsolatos helyszíni tanácsadás; - Integrációs feladatok (A megvalósítandó integráció a D pontban külön részletezve): o Pénzügyi modulok közötti kapcsolatok kialakítása; o Az előírt szakrendszerekkel történő adatkapcsolat kialakítása. - Adatkezelés szabályozási környezetének kialakítása. B) A „karbantartás” során elvégzendő feladatok: - A szoftver hozzáférésének folyamatos biztosítása - Szakmai tanácsadás HelpDesk rendszerben; - Szoftverkövetés interneten keresztül; - További üzemeltetési feladatok ellátása; - Konzultációs rendelkezésre állás. C) Az Alkalmazások részei: - Főkönyvi modul; - Költségvetés-tervező modul; - Pénzügyi modul, ezen belül: o Házipénztár kezelése o Szállítói és vevői analitika o Áfa analitika o Banki kapcsolat o Cash-flow – pénzügyi tervezés, likviditásmenedzsment - Tárgyi eszköz nyilvántartási modul (az Ajánlatkérő által történő alkalmazás megkezdése későbbi határidőtől elvárt); - Ingatlankataszter-nyilvántartó modul - Anyag és kisértékű tárgyi eszköznyilvántartás - Kötelezettségvállalási modul; - Vezetői Információs Rendszer D) Integráció A megvalósítandó Integrált pénzügyi-gazdasági rendszernek a következő, az Önkormányzatnál jelenleg használt alkalmazásokkal kell integrációs kapcsolatban állnia: Pénzügyi alkalmazások: − CIB terminál − K11 − PM Info − MÉRLEG Egyéb alkalmazások:

2

− − −

Városi portál interfész kialakítása (az Ajánlatkérő által történő alkalmazás megkezdése későbbi határidőtől elvárt). Mikrovoks közgyűlési rendszer Scriptor dokumentumkezelő

D) Adatmigráció A megvalósítandó Integrált pénzügyi-gazdasági rendszernek a következő, az Önkormányzatnál jelenleg használt alkalmazások adatainak átvételével kell a kezdeti adatfeltöltést elvégeznie: − − − − −

Gispán térinformatikai rendszer ingatlankataszter és vagyonanalitika modulja (alkalmazott szoftverfejlesztő eszköz: Oracle ) Szemétszállítási díjkezelő program (alkalmazott szoftverfejlesztő eszköz: Delphi ) KulcsSoft tárgyieszköz- és vagyonnyilvántartó (alkalmazott szoftverfejlesztő eszköz: SQL) Anal kisértékű tárgyieszköznyilvántartó (szoftverfejlesztő: MÁK) Cobra Contó számlázó program

E) A rendszer bevezetésének helyszíne Az alkalmazásnak alkalmasnak kell lennie arra, hogy kiterjesszék az Önkormányzat 2 önállóan gazdálkodó intézményére: − −

Polgármesteri Hivatal (2131 Göd, Pesti út 81.) Településellátó Szervezet (2132 Göd, Duna utca 5.)

2. A projekt felhasználói célcsoportja A megvalósítandó rendszer célcsoportjait, azaz a jövőbeni felhasználóit, illetve a tervezett fő közvetlen felhasználási módokat a következő táblázat tartalmazza: Felhasználó szám (fő)

Felhasználói célcsoport

Felhasználási mód

Polgármesteri Hivatal tisztségviselők

A gazdálkodási, döntéshozatali és szervezési munka ellenőrzése, irányítása. Használatával kapcsolatos statisztikai jelentések elérése. (lekérdezés)

5

Polgármesteri Hivatal munkatársai

Az adott szervezeti egységre vonatkozóan statisztikai jelentések elérése. (lekérdezés)

6

Polgármesteri Hivatal Pénzügyi osztály

A pénzügyi-, számviteli feladatok elvégzése, rögzítése a rendszerben.

7

Településellátó Szervezet

A gazdálkodási, döntéshozatali és szervezési munka ellenőrzése, irányítása. Használatával kapcsolatos statisztikai jelentések elérése. (lekérdezés)

2

Településellátó Szervezet központi irányítás

A pénzügyi-, számviteli feladatok elvégzése, rögzítése a rendszerben.

14

3

3. Követelmények, elvárások, igények 3. 1. Nem funkcionális követelmények Az Ajánlatkérő az Ajánlattevőtől az integrált pénzügyi-gazdasági rendszer megvalósításával és bevezetésével kapcsolatban, az alábbiakban meghatározott követelmények, elvárások, igények teljesítését várja el: A fejlesztés jellege összetett, integrált pénzügyi-gazdasági rendszer fejlesztési projektje a következő szakterületek szolgáltatásainak bevonását, ezek munkájának összehangolását fogja jelenteni: •

Integrált pénzügyi-gazdasági rendszer alkalmazás szolgáltatás biztosítása a 2. pontban meghatározott felhasználószám mértékéig

•

Bevezetési szolgáltatások o A meglévő rendszerek adatainak átvételével a kezdeti adatfeltöltés o Tesztelések o A munkatársak képzése o Vezetők oktatása o Az átadott rendszer teljes körű dokumentálása az általános szakmai normák szerint

•

Integráció (ld. 3.2. pontban külön részletezve)

3. 2. Integrációs követelmények A megvalósítandó Integrált pénzügyi-gazdasági rendszernek a következő, az Önkormányzatnál jelenleg is használt és bevezetésre szánt alkalmazásokkal kell valamilyen fokú integrációs kapcsolatban állnia: -

Banki terminál, (meglévő)

-

ÁNYK Apeh nyomtatvány kitöltő program, (meglévő)

-

K11, (meglévő)

-

PM Info, (meglévő)

-

MÉRLEG, (meglévő)

-

IMI, (meglévő)

-

Döntéstámogató rendszer (bevezetésre szánt)

-

Mikrovoks rendszer (meglévő)

-

Scriptor tanusított iktató- és dokumentumkezelő rendszer

Az ajánlatkérőnél rendelkezésre álló hardver és szoftver környezet bemutatását az informatikai infrastruktúra című táblázat tartalmazza az I. számú mellékletben.

3.3. Részletes funkcionális követelményjegyzék Az alábbiakban felsorolt követelmények elvárt teljesítendő elvárások.

Technikai megfelelőségi követelmények Követelmény A rendszer biztosítása alkalmazás szolgáltatáson vagy helyi szolgáltatáson keresztül történjen 4

A bevezetési tevékenységgel kapcsolatos követelmények Követelmény Szállító a bevezetés részeként tartson oktatást a rendszer használatáról a felhasználóknak. Szállító az oktatást követően vizsga alapú számonkéréssel győződjön meg arról, hogy az oktatott személyek az oktatott anyagot, annak hasznosításához szükséges mértékben elsajátították. A betanítással egyidejűleg Szállító bocsássa – elektronikus formában, tetszőlegesen sokszorosíthatóan – a rendszer részletes felhasználói dokumentációját Megrendelő rendelkezésére. Szállító a bevezetési munkálatok keretében végezze el az adatok konvertálását és áttöltését Megrendelő meglévő adatbázis alapú rendszereiből.

Verziókövetéssel, támogatással kapcsolatos követelmények Követelmény A rendszerhez tartozó frissítések telepítését szállító központilag végezze el. Szállító üzemeltessen HelpDesk szolgáltatást, biztosítson telefonos és elektronikus probléma-bejelentési lehetőséget. A HelpDesk szolgáltatás álljon Megrendelő rendelkezésére munkanapokon 8:00 és 17:00 óra között. Szállító a bejelentett felhasználói hibák elhárítását munkanapokon legkésőbb 4 munkaórán belül kezdje meg.

IT biztonsággal kapcsolatos követelmények Követelmény A rendszer rendelkezzen olyan védelmi rendszerrel, mellyel csoport és felhasználói szinten definiálhatók a jogosultságok. A jogosultságok adatbázis, program és menüpont szinten legyenek szabályozhatóak. A szállító biztosítsa az alkalmazás 7/24 es elérhetőségét.

Funkcionalitással kapcsolatos elvárások Követelmény A többszörös adminisztrációt elkerülendő általánosan kötelező, hogy minden adatot egyszer, az előfordulásának helyén kell rögzíteni. Legyen lehetőség az intézményi gazdálkodást több dimenziós adathalmazként különböző vetületekből vizsgálni. A gazdasági évek minden bizonylata legyen valós időben elérhető. A rendszer biztosítsa a rendszerben található minden törzsadat (pl.: szállítók, vevők, bizonylatfajták, stb.) egyszerű karbantartását, kezelését. 5

Követelmény Bizonylatok belső automatikus számkiosztása legyen folyamatosan sorszámozott, bizonylattípusonként önállóan paraméterezhető formátummal. Támogassa a rendszer a szervezeti struktúra pontos leképezését leltárhelyek, szükséges igénylőkódok költségviselővel, költséghellyel való összekapcsolását. A rendszer támogassa a nagy mennyiségben történő manuális rögzítést azzal, hogy ez kizárólag billentyűzet használatával és a lehető legegyszerűbben történhessen.

Főkönyvi modul Követelmény Teljes körű megfelelés az intézmények gazdasági működését szabályozó jogszabályi környezetnek, különösen − jogszabályok (Számviteli Törvény, ÁHT, stb.) −

tulajdonosi szabályozások

−

előírt beszámolási kötelezettség

−

kötelező adatszolgáltatások

Számviteli törvény és az intézményi számviteli politikában megfogalmazott könyvelési feladatok teljes körű ellátása. Az alkalmazás támogassa az egyes tételek „könyvelői tudás nélküli”, előkontírozott, előfeldolgozott rögzítését a felparaméterezett, bővíthető, Pénzügyi csoport által jóváhagyott gazdasági események szerint. Támogassa a szakfeladatok kezelését. Az alkalmazásnak támogatnia kell az évváltással összefüggő, költségvetési intézményekre jellemző könyvelési feladatok végrehajtását (automatikus nyitás-zárás, maradványszámítás). Legyen mód akár a nyitás/zárás funkciók visszatörlésére majd újrakészítésére. A program alkalmas legyen a főkönyvi adatoknak a számlaszámokon túl egyéb szempontok szerinti csoportosítására (például finanszírozási források, rész intézmények szerinti bontásra) és ezekre a csoportosított adatokra is elkészíthetők legyenek a rendszer listái, illetve a beszámoló táblák. Legyen lehetőség alternatív mérlegek, saját kimutatások előállítására. A törvényes korlátok keretei között a számlatükör alakíthatósága, egyszerű karbantartási lehetőséggel. Mérleg, beszámoló, eredmény-kimutatás elkészítése. A program rendelkezzen olyan funkcióval, amely segítségével azok a költségek, amelyek ismétlődőek, és adott arányban könyvelendők szét a funkcionális számlák között, automatikusan könyvelhetők.

6

Követelmény A program alkalmas legyen a hatosok két lépcsős felosztására, amelyben először azokat a hatosokat oszthatjuk fel, amelyek közvetlenül átvezethetők más hatos és/vagy hetes számlaszámokra, majd a második lépésben vetítési alapok alapján legyenek feloszthatók a számlák egyenlegei. Költségfelosztás készítése előre meghatározott vagy manuálisan rögzített arányok alapján, költségviselőkre, költséghelyekre, project gyűjtőkódokra. A rendszer támogassa az időszaki zárlati feladatok elvégzését, azon belüli egyeztetések, ellenőrzések végrehajtását. A könyvelési szegmensek – főkönyvi számla és a rendszerben használt más könyvelési dimenziók, pl.: témaszám, keretgazda – legyenek szabadon definiálhatók. Az alkalmazás támogassa a gyakran ismétlődő, automatikus könyvelési tételek bevitelét és azok könyvelés során történő alkalmazását. Legyen lehetőség több számlára, számlacsoportra együttes egyenleg, forgalom kimutatására. A könyvelési szabályok között legyen keresztellenőrzés, mely kizár nem megengedett kombinációkat. A rendszer támogassa a bankszámlák forgalmi adatainak egyeztetési feladatait. A bank és a pénztárak tételei a pénzügyi modul automatikus feladásával kerüljenek be a főkönyvbe. Legyen lehetőség egy önálló azonosítóval projekteket definiálni és könyvelési tételeket rögzíteni projektekre vonatkozóan. Lehessen a lekérdezéseket, kimutatásokat projektekre vonatkozóan elkészíteni. Támogassa az egyes alrendszerekből történő automatikus és manuális, egyenkénti és összesített, azonnali és kötegelt feladást is. A program alkalmas legyen a főkönyvi adatoknak a számlaszámokon túl egyéb szempontok szerinti csoportosítására (például finanszírozási források, rész intézmények szerinti bontásra) és ezekre a csoportosított adatokra is elkészíthetők legyenek a rendszer listái, illetve a beszámoló táblák. A programmal elkészíthetőek legyenek a féléves és az év végi beszámolóhoz szükséges táblák, ide értve a szakfeladatos táblázatokat is. A főkönyvi program alkalmas legyen arra, hogy a K11 programba áttöltse a beszámoló táblák adatait (amelyek a főkönyvből kinyerhetők). A program segítségével elkészíthetők legyenek az alábbi fontosabb lekérdezések: ƒ Könyvelések periódusonként / adott időszakra főkönyvi számlánként ƒ

Számlaszám szerinti lekérdezés.

ƒ

Főkönyvi kivonat lekérdezése.

ƒ

Napló szerinti lekérdezés.

Költségvetési beszámoló elkészíthető legyen a programmal Analitika-főkönyv egyezőségét vizsgáló riportok elkészíthetők legyen a programmal 7

Követelmény Negyedéves mérlegjelentés elkészíthető legyen a programmal Legyen elkészíthető %-os eltérés az előző periódus /módosított/ előirányzatától Jelentéskészítési lehetőség. A K11 program által elvárt struktúrában elkészíthető legyen a programmal Témaszámok, önálló egységek, munkahelyek, előirányzatok, szakfeladatok, felhasználási jogcímek, forrás és egyéb információk kezelése. Előirányzatok aktuális egyenlegének jogosultságfüggő lekérdezése Előirányzat módosítás kezelése intézményi és gazdálkodó szervezeti egység szintjén (forrás szerint, feladatonként és jogcímenként). Az

intézmény

által

definiált

elszámolási

egységek

(az

őket

érintő

tranzakciók)

témaszámonkénti nyilvántartása. Keretgazdák, ellenjegyzők adatainak, nyilvántartása.

Költségvetés-tervező modullal kapcsolatos elvárások Követelmény A modul segítségével elkészíthető legyen a következő év (időszak) eredeti költségvetése. A modul segítségével elkészíthető legyen a tárgyév (időszak) költségvetés módosítása (módosításai). A modul tudjon az előirányzatok analitikájaként működni, teljesítse az analitikákhoz kapcsolódó általános, bevett elvárásokat. A költségvetés tervezése során legyen lehetőség több verzió párhuzamos kezelésére is. A költségvetés tervezés során biztosított legyen a személyi kiadások, a járulékok, a dologi kiadások és az ellátottak juttatásainak (általában a kötött előirányzatoknak megfelelő) tervezés. A költségvetés tervezése során biztosított legyen a cím/alcím szerinti besorolás kezelhetősége Az elkészült költségvetést többféle formában, bontásban lehessen a lekérdezések segítségével bemutatni. Készíthető legyen intézményi és/vagy részintézményi költségvetés, és/vagy kiemelt témák (például kisebbségi önkormányzat) szerinti költségvetés is. Készíthető legyen szakfeladatonkénti költségvetés. A költségvetés készítése során a rendszer automatikusan egyeztesse a bevételi és a kiadási oldalt. A költségvetés lezárásának feltétele legyen a kiadási és a bevételi oldal főszámának egyezősége. A modul segítségével legyen lehetőség az automatikus számítások kisértékü különbözeteinek feldolgozására.

8

Követelmény A program legyen képes a főkönyvi felé az elkészült költségvetést könyvelésre/feldolgozásra átadni. A program legyen képes a K11 program felé az elkészült költségvetést feladni.

Pénzügyi modul Általános elvárások Követelmény A program a mindenkori hatályos számviteli és ÁFA törvényeknek megfelelően működjön. Az alkalmazásnak támogatnia kell különböző pénzügyi teljesítések kezelését (deviza-, forintátutalás, csekk, kompenzáció, hitelkártya, kártyafedezeti számla stb.) A program a kimenő számlák készítését a hatályos jogszabályoknak megfelelően végezze, azaz például a kimenő számlákon szerepeljen, hogy hányadik és hány példányos nyomtatás, a kinyomtatott vevői számlák ne legyenek módosíthatók. A program segítségével az ÁFA törvényben előírt módon lehessen helyesbítő számlát készíteni. Bank és folyószámla kezelése, pénztárkezelés, pénztár bizonylatok készítése. A kifizetések legyenek kötegelhetőek és manuálisan is rögzíthetők, a bankkivonattal egyeztethetők. A program segítségével az ÁFA arányosítás elvégezhető legyen, ide értve az arányosítási százalék kiszámítását és a számítási adatok dokumentálását. Szállítói kintlévőségek lejárati határidejének figyelése. Vevői tartozások kezelése. A program segítségével elkészíthetők legyenek az úgynevezett rendeletlapok. Ezeknek az rendeletlapoknak a formája a felhasználó által is meghatározható legyen. Legyen képes egyenlegközlő levél és fizetési felszólítás előállítására. Kezelje a késedelmi kamatot is. Az alkalmazásnak többféle, paraméterezhető fizetési feltételt is kezelnie kell, a fizetési feltételek

partnerekhez,

ügyletekhez,

mint

alapértelmezett

értékek

legyenek

hozzárendelhetőek. Legyen lekérdezhető a szállítói nyitott tétel lista (felhasználó által paraméterezhető módon: szállítói sorszám, adott nap szerint, tételes összesített, kifizetett, nyitott összes stb.). A programban – a táblák kitöltéséhez megfelelő formában – biztosítsa a szükséges információkat az 58/59-es tábla előállításához.

Házipénztár kezelése Követelmény A rendszer biztosítsa több pénztár párhuzamos vezetését. 9

Követelmény A rendszer támogassa a pénztárfőkönyv idősoros vezetését, a pénztári tételek automatikus főkönyvi feladását. Tegye lehetővé az előre kontírozott pénztári eseményeket leíró tételek használatát, a főkönyvi könyvelést támogatva. Az időszaki záró készpénzkészlet alapján az új időszaki egyenleget automatikusan nyitnia kell. Lehetővé kell tennie a pénztári tranzakciók költséghely / költségviselő / jogcím szerinti besorolását. A rovancsolást a címletenként bekért készpénz mennyiség kiszámított értékének és a tárolt pénzkészlet értékének az összehasonlításával támogassa az alkalmazási rendszer. Legyen képes a standard pénztári lekérdezések és kimutatások (pl.: napi pénztárkönyv, kiadási és bevételi pénztárbizonylatok) elkészítésére (pl. témaszámonkénti, keretenkénti pénzbefolyást mutató lista). Pénztári nyugtákon legyen feltűntetve a fizetett szolgáltatás ÁFA tartalma, s ez alapján történjen meg az ÁFA és a szolgáltatás értékének automatikus könyvelése. (Vagy a kiadott bevételi pénztárbizonylatokról egyedi illetve csoportos számlakészítési lehetőség.) Előlegek kezelése

Szállító és vevői analitika Követelmény Szállítók A szabályzatoknak megfelelő számlarögzítés támogatása iktatással. Bevitel támogatása szállítókód szerint, név szerint vagy listáról történő választással. Számlához kapcsolódó megjegyzések /min. 500 karakter hosszú szöveg/, megfigyelési és gyűjtő/analitikus kódok hozzárendelésének lehetősége. A rendszer biztosítsa a számlák útjának nyomon követését. Választható szállítói fizetési módok támogatása. Legyen lehetőség bankszámla választására több bankszámlával rendelkező szállító esetében. Fizetési határidők lejáratának figyelése. Átutalások automatikus el(ő)készítése az esedékesség napján. Tegye lehetővé a szállítók különböző szempontok szerinti osztályozását, csoportosítását, kategorizálását. Halasztott fizetés és részletfizetés lehetősége. Különböző fizetési módok (készpénz, átutalás, átutalási postautalvány) és fizetési határidők számlákhoz rendelhetőségének biztosítása. Vevők Bevitel támogatása vevőkód szerint, név szerint vagy listáról történő választással. 10

Követelmény Biztosítsa a fizetési határidők lejáratának figyelését. Kezelje a részfizetéseket, a számlából maradó összegeket. Tegye lehetővé a vevők különböző szempontok szerinti osztályozását, csoportosítását, kategorizálását. Támogassa a vevők év végi automatikus átértékelését a kategóriák között; Biztosítsa az adósállomány egyeztetését; A rendszernek alkalmasnak kell lennie az egyenleg-értesítők, fizetési felszólítások, késedelmi kamatot terhelő levelek előállítására. Számlalevél készítés, valamint /utólagos/ nyomtatás az alábbi alternatívák szerint : •

Számlalevél /számla+csekk/

•

Csak számla

•

Csak csekk

ÁFA analitika Követelmény A program alkalmas legyen az ÁFA nyilvántartás teljes körű elkészítésére, ide értve a szükséges analitikákat. A program segítségével az ÁFA arányosítás elvégezhető legyen, ide értve az arányosítási százalék kiszámítását és a számítási adatok dokumentálását. Biztosítsa a szabályzatok szerinti adóanalitikák, jelentések elkészítését. Támogassa

az

adóbevallási

adatszolgáltatást

a

mindenkori

törvényi

elvárásoknak

megfelelően. Tegye lehetővé az ÁFA analitikát, ÁFA kimutatást. Támogassa az időszaki adóbevallásokhoz kapcsolódó önrevíziók automatikus nyilvántartását és azok átvezetésének lehetőségét. Támogassa a különböző adófajták kezelését. Biztosítsa mindenkor a hatályos adótörvényeknek való megfelelést.

Banki kapcsolat, bankszámla Követelmény A rendszer biztosítsa a kapcsolódást a pénzintézeti terminálhoz, input fájl előkészítését az utalás adataival. Támogassa több bank- és vegyes napló alkalmazását. Tegye lehetővé a pénzügyi teljesítés adatai alapján adatállomány generálását és a jóváhagyott és elutalt teljesítések és sikertelen teljesítések visszaírását a rendszerbe. Képesnek kell lennie több banknál vezetett számla kezelésére és több bank elektronikus termináljához való kapcsolódásra. 11

Követelmény Legyen lehetőség a számlákról indított átutalások – napi többszöri – elektronikus küldésére. Az alkalmazásnak tárolnia kell a partnerek több számlaszámát is, és azokat ajánlja fel az átutalások rögzítésénél.

Cash-flow – pénzügyi tervezés, likviditásmenedzsment Követelmény Pénzügyi és kötelezettségvállalási alrendszer tételes adataira támaszkodva naprakész információ és előrejelzés szolgáltatása a menedzsment felé az intézmény pénzkészletéről, várható bevételeiről és kiadásairól. Legyen lehetőség adott időszak fizetési kötelezettségének kimutatására, elemzésére. Az Intézmény követeléseiről és kötelezettségeiről időintervallumos nyilvántartás legyen készíthető,

amely

nyilvántartásban

az

időintervallumok

szabadon

legyenek

paraméterezhetők. Támogassa a tetszőleges időszakra vonatkozó likviditás-tervezést. Tartozások, követelések kimutatása szállítókra, vevőkre.

Tárgyi eszköz nyilvántartási modul Követelmény Nyomon követhető legyen az immateriális javakkal, tárgyi eszközökkel, ingatlanokkal kapcsolatos valamennyi gazdasági esemény (1-es számlaosztály). Támogassa az ún. kis értékű tárgyi eszközök nyilvántartását. Mindennemű mozgások (raktári, felhasználói stb.) kezelése, bizonylatolása. Mennyiségi és értékbeli nyilvántartás. Folyamatban levő beruházások követése, aktiválásának támogatása feladása a főkönyv felé. Idegen eszközök nyilvántartása. Amortizáció elszámolása. A rendszer kezeljen terv szerinti és terven felüli ÉCS-t. Tárgyi eszközök és a rájuk vonatkozó szerződések közötti kapcsolatok megjelenítése. Személyi eszköznyilvántartás kezelése. Statisztikai adatok (eszközre, ingatlanra) nyilvántartása, listázása. Tartozékok nyilvántartása mennyiségben és értékben. Selejtezés kezelése, selejtezési jegyzőkönyv készítése. Tárgyi eszközök felújításának és az abból fakadó értéknövekedés kezelése. Tárgyi eszközök és tartozékaik javítási – karbantartási munkáinak követése. Leltári nyilvántartás támogatása. Vonalkódos leltározás támogatása. Eszközök vonalkódos azonosítási lehetőségének támogatása.

12

Követelmény Alap lekérdezések biztosítása (kartonok, bizonylatok nyomtatása, mennyiségi – értékben kimutatások). Feladások a főkönyv felé (állományi számlára érték feladás, ÉCS feladás). Ún. 38-as tábla automatikus elkészítése a mérleghez.

Ingatlankataszter-nyilvántartó modul Követelmény Az

önkormányzat

tulajdonában

lévő

ingatlanvagyonról

a

147/1992.

(XI.

6.)

Kormányrendeletnek megfelelő nyilvántartás és megfelelő adatszolgáltatás készítése A 247/2005. (XI. 14.) Kormányrendelet alapján történő KSH jelentés elkészítése. Minden egyes ingatlanról összesítő és jellegéből fakadó egyedi lap készítése. Minden egyes nyilvántartó laphoz módosító lap készítése. Módosítások naplózása, lekérdezése. Statisztikai jelentések intézményenkénti támogatása. Tetszőleges adatokkal paraméterezhető listák készítése. Az ingatlankataszteri nyilvántartás és a nagyértékű eszköznyilvántartás az ingatlanokra vonatkozó megfeleltetése helyrajzi szám alapján. A

nagyértékű

nyilvántartásban

könyvelt

értékmódosítások

megjelenítése

az

ingatlankataszterben. Új

nagyértékű

eszköz

(ingatlan)

nyilvántartásba

vételekor

az

ingatlankataszterben

automatikus „I” lap generálása. Új ingatlanhoz nyilvántartásba vételkor az ingatlankataszterben hozzárendelhető legyen a nagyértékű nyilvántartás ingatlankartonja. Vagyonleltár elkészítésének támogatása

Anyag és kisértékű tárgyieszköz nyilvántartás Követelmény Anyag és kis értékű készletekre teljes körű készletgazdálkodási folyamat követése. Nyitókészlet kezelése. Új és használt cikkek megkülönböztethetősége. Cikkenkénti raktári küszöbérték figyelése (minimum, maximum készletek illetve tárolási és lejárati idő figyelés), beszerzési folyamatok indítása. Cikktörzs – főkönyvi szám kapcsolat definiálása az automatikus kontírozási funkció megvalósításához. Az ÁFA tartalom cikkenként definiálható legyen. Cikkek szállítóval való összerendelése. Raktári, felhasználói mozgások kezelése. 13

Követelmény Selejtezés folyamatának támogatása, selejt kezelése. Személyi leltárak nyilvántartása. Mennyiségi és érték könyvelés. Legyen mód tetszőleges számú önállóan működő raktár definiálására. Kis értékű eszközök egyedi nyilvántartása. Havi, negyedéves automatikus főkönyvi feladás készítése.

Kötelezettségvállalási modul Követelmény Folyamatosan követhető legyen a rendelkezésre álló pénzeszközökkel való gazdálkodás gazdálkodókra, keretekre, intézményre vonatkozóan. Gazdálkodók, keretek nyilvántartása, összerendelése, a keretek szervezeti kódonkénti elkülönítése. Keretösszegek beállítása göngyölített/fix keretösszegek kezelése. Keretfelhasználás a lekötött ill. kifizetett összegek alapján. Megrendelések indítása, nyilvántartása, további folyamatainak kezelése. Szerződések rögzítése, nyilvántartása, további folyamatainak kezelése. Legyen mód már megrendeléskor rögzíteni a várható fizetési határidő és a várható teljesítés, valamint a várható fizetési határidőt rögzítésére.. Kötött kötelezettségvállalások (pl.: szerződések) keretből való automatikus lekötése. Engedélyeztetési eljárás elektronikus megvalósításának lehetősége. Számlák

beérkezése

esetén

történjen

meg

ennek

összerendelése

a

korábbi

kötelezettségvállalással Számlák

összevetése a

vállalt

kötelezettségekkel, hozzárendelése

szerződésekhez,

megrendelésekhez. Pénzügyben kifizetett számlák átvétele és listázása a Kötelezettség vállalás modulban. A kötelezettségvállalási program képes legyen kezelni a bérköltségekkel kapcsolatos előírásokat és azok teljesítéseit. A bérköltségek a bérkeretekre automatikusan legyen áttölthetők. Legyen lehetőség egy vállalt kötelezettséget igény szerint több hónapra is bontani. Ez működjön évek közötti áthúzódás esetén is. Legyen lehetőség a keretenkénti limit beállítására A keretfigyelés legyen éves szinten vizsgálható A keretfigyelés legyen havi szinten vizsgálható A keretfigyelés legyen havi szinten göngyölítetten vizsgálható Keretfigyelési listák készítése (lekötésekkel, számla beérkezésekkel, kifizetésekkel és felhasználható keretek összegekkel). 14

Követelmény A program alkalmas legyen az olyan megrendelések kezelésére, amelyek szállítása nem egy időpontban történik meg, hanem egy adott időszakon belül több különböző időpontban. Ezeknek a megrendeléseknek az ütemezett kezelése követhető legyen a programban. Negyedévente feladások készítése a Főkönyv modul felé a nullás számla osztályba. A program alkalmas legyen a 75-ös tábla elkészítésére.

Tetszőleges analitikus nyilvántartás Követelmény Biztosítsa az egyéb pénzügyi teljesítések, befizetések nyilvántartását, szerződéshez köthetőségét, az előzményekhez való hozzárendelését. Biztosítsa a kamat, késedelmi kamat kiszámítását, nyilvántartását. Biztosítsa egyenlegközlő és felszólító levelek készítését, nyilvántartását, naprakész lekérdezését. Biztosítson olyan havi szintű listákat, melyeken egyenleg, hátralékosok és befizetések adatait lehet lekérdezni. Biztosítsa a tételek időbeni kronológiáját, annak lekérdezhetőségét. Biztosítsa a behajthatatlan követelések jelölését, kezelését. Biztosítsa a lehetőséget a szerződések lezárására. Biztosítsa a lehetőséget a befizetett tételek után kivonat összesítő dátum intervallumos nyomtatására A szerződéseket többféle azonosítóval lehessen ellátni (szerződés szám, határozatszám, nyilvántartási szám). Biztosítsa az ingatlanokra jellemző adatok rögzíthetőségét. Biztosítsa a különböző típusú tételek egy programon belüli kezelését.

A működési terület szabályozottsági állapotának, törvényességi megfelelőssége A rendszer feleljen meg az alábbi jogszabályi követelményeknek. Szállító nyilatkozzon az alábbi megfelelőségek meglétéről. Követelmény A Pénzügyi és áfa-nyilvántartó modul megfelel-e a 24/1995. (XI. 22) számú pénzügyminiszteri rendeletet módosító 8/1999. (III. 5.) rendelet 2.§-ban foglaltaknak, az ott megfogalmazott szoftvertechnikai és pénzügy (adó-) technikai követelményeknek. A programrendszer mindenkori verziói megfelelnek-e az államháztartás szervezeteinek sajátos beszámolási és könyvvezetési kötelezettségét szabályozó – és azóta minden évben módosított – 249/2000. (XII. 24.) kormányrendeletben foglaltaknak. A rendszer alkalmas-e a negyedéves beszámoló elkészítésére, ideértve a MERLEG09 adatgyűjtő programba történő adatbetöltést. A rendszer alkalmas-e a 98-as beszámoló tábla elkészítésére, ideértve a PMINFO adatgyűjtő programba történő adatbetöltést. 15

A rendszer alkalmas-e az ÁFA bevallás elkészítésére és annak betöltésére az APEH ÁNYT programjába. Az ÁFA bevallás során a rendszer alkalmas-e az ÁFA arányosítás elvégzésére is. A Tárgyieszköz modul a költségvetési szervezetek számára előírt módon napi ÉCS elszámolást végez-e, negyedévente. A Tárgyieszköz modul alkalmas-e a 38-as beszámoló táblának a kormányrendeletben szabályozott módon történő elkészítésére. A rendszer a 217/1998.(XII.30.) Kormányrendelet 25. számú mellékletében előírt a költségvetési szervek analitikus nyilvántartásaiból a kötelezettségvállalások azonosításához kinyerhető minimum adattartalom szerinti analitikus nyilvántartást tartalmazzon, mely alapján teljesíthető a törvényben előírt közzétételi kötelezettség. A Kötelezettségvállalási modul alkalmas-e a 75-ös beszámoló táblának a kormányrendeletben szabályozott módon történő elkészítésére.

Vezetői információs rendszer Követelmény A vezetői információs rendszer segítségével előállíthatóak legyenek összetett kimutatások az integrált gazdasági rendszer különböző moduljai által kezelt adatokból. Az összetett kimutatások személyre szabottan legyenek megjeleníthetők, azaz minden felhasználóhoz más és más alapkimutatások jelenjenek meg. A kimutatások lekérdezése web-es felületen (is) megvalósítható legyen. A

kimutatások

lekérdezése

(elkészítése)

az

adatbázisból

valósidejű

lekérdezések

segítségével valósuljon meg. A vezetői információs rendszer alkalmas legyen arra, hogy Megrendelő döntéshozói számára a bevezetés során kialakítható legyen a megrendelő sajátságaihoz igazodó vezetői információs rendszer.

Integráció Követelmény Együttműködés a bevezetésre szánt Döntéstámogató programmal • A határozathozatal előkészítési tevékenysége során legyen lehetőség a vonatkozó szerződés adatainak megtekintésére. • A vonatkozó döntés előkészítésénél legyen lehetőség a pénzügyi egyenleg, vállalt kötelezettség megtekintésére. • Kötelezettségvállalás előtti fedezetvizsgálat. • A kötelezettségvállalásnál legyen lehetőség a vonatkozó testületi döntés hozzárendelésére, a rendszer biztosítson oda vissza átjárási lehetőséget. Együttműködés a már meglévő Scriptor tanusított iktató- és dokumentumkezelő rendszerrel • A rendszer képes legyen együttműködni a Scriptor rendszer Szociális moduljával, melynek segítségével lehetőség nyíljon a határozattal hozott segélyek kifizetési listájának kötegelt átadására, valamint azok teljesítéséről visszaigazolásra. • A vonatkozó döntés előkészítésnél lehetőség legyen a bizottsági keret fedezetvizsgálatára. • A segélyben részesülők előírásainak és kifizetéseinek pénzügyi egyenlegének megtekintésére. 16

2. rész: Döntéstámogató rendszer 1. Ajánlattevő által elvégzendő feladatok listája A) A „szállítás” során elvégzendő feladatok: - A bevezetéssel kapcsolatos feladatok: o Döntéstámogató rendszer helyszíni telepítése, o Döntéstámogató rendszer alapadatokkal történő ellátása, o Jogosultsági rendszer paraméterezésében együttműködés, o Tesztelések (Funkcionális, adat, integrációs, teljesítmény); o A munkatársak képzése felelősségvállalással (vizsgáztatás); o Átadás-átvétel; o Az átadott Alkalmazás teljes körű dokumentálása az általános szakmai normák szerint; o Éles indítással kapcsolatos helyszíni tanácsadás; - Integrációs feladatok (A megvalósítandó integráció a D pontban külön részletezve): o Az előírt szakrendszerekkel történő adatkapcsolat kialakítása. - Adatkezelés szabályozási környezetének kialakítása. B) A „karbantartás” során elvégzendő feladatok: -

A szoftver hozzáférésének folyamatos biztosítása

-

Szakmai tanácsadás HelpDesk rendszerben;

-

Szoftverkövetés interneten keresztül;

-

További üzemeltetési feladatok ellátása;

-

Konzultációs rendelkezésre állás.

C) Az Alkalmazások részei: -

Elektronikus döntéstámogató rendszer, ezen belül: o

Beterjesztéseket, előterjesztéseket kezelő workflow

o

Ülés előkészítő modul, munkaterv rögzítő modul

o

Döntések (rendeletek, határozatok, javaslatok, utasítások,…) kezelése

o

Határidők, felelősök kezelése,

o

Kapcsolt döntések kezelése,

o

Csatolt dokumentumok kezelés (adatbázis alapú dokumentumkezelő),

o

Végrehajtás elemzés, statisztikák,

o

Internetes és Közadattár publikációs modul

o

Mikrovoks kapcsolati modul

D) Integráció A megvalósítandó az elektronikus döntéstámogató rendszernek a következő, az Önkormányzatnál jelenleg használt alkalmazásokkal kell integrációs kapcsolatban állnia: − −

Városi portál interfész kialakítása (az Ajánlatkérő által történő alkalmazás megkezdése későbbi határidőtől elvárt). Mikrovoks közgyűlési rendszer 17

− −

Scriptor dokumentumkezelő Integrált pénzügyi-gazdasági szoftver

E) A rendszer bevezetésének helyszíne Polgármesteri Hivatal (2131 Göd, Pesti út 81.)

2. A projekt felhasználói célcsoportja A megvalósítandó rendszer célcsoportjait, azaz a jövőbeni felhasználóit, illetve a tervezett fő közvetlen felhasználási módokat a következő táblázat tartalmazza: Felhasználói célcsoport

Felhasználási mód

Tisztségviselők

A döntéshozatali és szervezési munka ellenőrzése, irányítása. Használatával kapcsolatos statisztikai jelentések elérése.

Polgármesteri

Hivatal Az adott szervezeti egységre vonatkozóan a döntési, szervezési

munkatársai

folyamatok kezelése, lekérdezések, rögzítési részfeladatok elvégzése.

A projekt által érintett felhasználószám a döntéstámogató rendszer tekintetében, a Polgármesteri Hivatalon belül és a képviselők számára korlátozás nélküli.

3. követelmények, elvárások, igények 3. 1. Nem funkcionális követelmények Az Ajánlatkérő az Ajánlattevőtől az elektronikus döntéstámogató rendszer megvalósításával és bevezetésével kapcsolatban, az alábbiakban meghatározott követelmények, elvárások, igények teljesítését várja el: A fejlesztés jellege összetett, az elektronikus döntéstámogató rendszer fejlesztési projektje a következő szakterületek szolgáltatásainak bevonását, ezek munkájának összehangolását fogja jelenteni: •

Elektronikus döntéstámogató rendszer alkalmazás szolgáltatás biztosítása a fenti felhasználószámok mértékéig

•

Bevezetési szolgáltatások

•

o

A meglévő rendszerek adatainak átvételével a kezdeti adatfeltöltés

o

Tesztelések

o

A munkatársak oktatása

o

Képviselők, bizottsági tagok oktatása

o

Az átadott rendszer teljes körű dokumentálása az általános szakmai normák szerint

Integráció (ld. 3.2. pontban külön részletezve) 18

3. 2. Integrációs követelmények A megvalósítandó gazdálkodási és döntéstámogató rendszernek a következő, az Önkormányzatnál jelenleg is használt alkalmazásokkal kell valamilyen fokú integrációs kapcsolatban állnia: -

Mikrovoks rendszer (meglévő)

-

Scriptor tanusított iktató- és dokumentumkezelő rendszer (meglévő)

-

Integrált pénzügyi-gazdálkodási rendszer (bevezetésre szánt)

Az ajánlatkérőnél rendelkezésre álló hardver és szoftver környezet bemutatását az informatikai infrastruktúra című táblázat tartalmazza az I. számú mellékletben.

3.3. Technikai megfelelőségi követelmények Követelmény A rendszer biztosítása helyi szolgáltatáson keresztül történjen

3.4. A bevezetési tevékenységgel kapcsolatos követelmények Követelmény Szállító a bevezetés részeként tartson oktatást a rendszer használatáról a felhasználóknak. Szállító az oktatást követően vizsga alapú számonkéréssel győződjön meg arról, hogy az oktatott személyek az oktatott anyagot, annak hasznosításához szükséges mértékben elsajátították. A betanítással egyidejűleg Szállító bocsássa – elektronikus formában, tetszőlegesen sokszorosíthatóan – a rendszer részletes felhasználói dokumentációját Megrendelő rendelkezésére. Szállító a bevezetési munkálatok keretében végezze el az adatok konvertálását és áttöltését Megrendelő meglévő adatbázis alapú rendszereiből.

3.5. Verziókövetéssel, támogatással kapcsolatos követelmények Követelmény A rendszerhez tartozó frissítések telepítését szállító központilag végezze el. Szállító üzemeltessen HelpDesk szolgáltatást, biztosítson telefonos és elektronikus probléma-bejelentési lehetőséget. A HelpDesk szolgáltatás álljon Megrendelő rendelkezésére munkanapokon 8:00 és 17:00 óra között. Szállító a bejelentett felhasználói hibák elhárítását munkanapokon legkésőbb 4 munkaórán belül kezdje meg.

19

3.6. IT biztonsággal kapcsolatos követelmények Követelmény A rendszer rendelkezzen olyan védelmi rendszerrel, mellyel csoport és felhasználói szinten definiálhatók a jogosultságok. A jogosultságok adatbázis, program és menüpont szinten legyenek szabályozhatóak. A szállító biztosítsa az alkalmazás 7/24 es elérhetőségét.

3.7. Funkcionalitással kapcsolatos elvárások Követelmény A többszörös adminisztrációt elkerülendő általánosan kötelező, hogy minden adatot egyszer, az előfordulásának helyén kell rögzíteni. A rendszer biztosítsa a rendszerben található minden törzsadat (pl.: testületek, döntés típusok, döntés kategóriák stb.) egyszerű karbantartását, kezelését. A rendszer támogassa a nagy mennyiségben történő manuális rögzítést úgy, hogy az a lehető legegyszerűbben történhessen.

3.8. Telepítés Követelmény Egyszerű szoftver telepítés, amelyet csak egyetlen számítógépen (egy szerveren) kell elvégezni. Egyszerű, egy kattintásos frissítési lehetőség az interneten keresztül. Böngészőből használható szoftver, így a munkaállomásokon nincs szükség külön szoftver telepítésére. Adott esetben lehetőség van arra is, hogy a képviselők, felhasználók akár otthonról is hozzáférjenek a szoftverhez és használhassák azt. Több szervezet (pl. önkormányzat, hivatal, intézmény) kezelésének lehetősége, amelyek 100%-osan el vannak szeparálva egymástól. Átlátható, egységes kezelőfelület. Beépített villámtanfolyamok, amelyek interaktív módon vezetik végig az új felhasználókat a szoftver egyes funkcióin.

3.9. Adminisztráció, jogosultságok: Követelmény Külön adminisztrációs felület rendszer szinten (legfelsőbb jog), illetve szervezeti (pl. önkormányzati) szinten. Döntéshozók (testületek, bizottságok, stb.) és azok taglistájának rögzítése. 20

Követelmény Szerepkör alapú, többszintű, részletes jogosultsági rendszer. A jogosultságok kiosztása döntéshozónként is lehetséges, így korlátozni lehet, hogy ki milyen döntéshozó adataihoz férhet hozzá, milyen módon. Törzsadattárak, amelyek a szoftver telepítésekor már fel vannak töltve alap adatokkal, de ezek szabadon módosíthatók, törölhetők, illetve a törzsadattárak bővíthetők. Ilyen törzsadattár például a döntés típusok (határozat, rendelet, javaslat, stb.), szöveges határidők (folyamatos, értelem szerint, stb.), döntés kategóriák (adóügyek, városfejlesztési ügyek, stb. A programba való sikeres bejelentkezések és sikertelen bejelentkezési kísérletek naplójának megtekintési lehetősége Rendszergazdai üzenet küldési lehetőség minden bejelentkezett felhasználó részére (hasznos például karbantartás előtt kérni a felhasználókat, hogy függesszék fel a munkát).

3.10. Döntések nyilvántartása, publikálása Követelmény Döntések rögzítési lehetősége. Tárolható adatok az alap adatok mellett: határidők és felelősök, kapcsolódó ülés és napirendi pont, a döntés meghozatalának körülményei (ülés dátuma, formája, szavazatok száma, névszerinti szavazási eredmények), kapcsolódó döntések, csatolt dokumentumok, felülvizsgálatok és jogorvoslatok, kulcsszavak (a későbbi hatékony visszakereséshez) A döntésekről kivonat készíthető PDF formátumban. A gyakran használt keresések rögzíthetők úgynevezett gyorskeresésként, amelyek egy kattintásra lefutnak és az eredmény azonnal megjelenik. Ellenőrzési lehetőség a döntések sorszámainak szakadását illetően (azaz, megszakadt-e valahol a döntések sorszámozása, van-e hiányzó döntés). A döntések publikálásának lehetősége a város saját honlapjára Egyszerre akár egy egész év döntései is publikálhatók néhány kattintással, időt spórolva ezzel

3.11. Jelentés és beszámoló készítés Követelmény Felelősök, hivatali felelősök jelentéseinek elkészítési lehetősége, igény szerint akár többlépcsős rendszerben (jelentés megírása + jóváhagyás) A döntések végrehajtásainak és a felelősök jelentéseinek gyors áttekintési lehetősége. Beszámoló készítési lehetőség a döntéshozó számára a végrehajtott döntésekről. Kiválasztható, hogy mely döntések kerüljenek bele a mostani beszámolóba, és melyek fognak belekerülni egy későbbibe. A beszámoló készítése igény szerint kétlépcsős is lehet (beszámoló elkészítése + jóváhagyás)

21

Követelmény A rendszerben rögzített beszámolók szűrési lehetőségekkel listázhatók ki.

3.12. Beterjesztések, ülések Követelmény Beterjesztések (előterjesztések) rögzítése, azokról PDF formátumú kivonat készítési lehetőség. Ülések (testületi vagy bizottsági) előkészítésének, a napirendi pontok megtervezésének lehetősége, rugalmas, többlépcsős workflow segítségével. Az ülés előkészítése után meghívó készítési lehetőség PDF formátumban, amely email-ben vagy kinyomtatva postai úton is kiküldhető az érintetteknek

3.13. Integráció Követelmény Együttműködés a MikroVoks jegyzőkönyvező és szavazatszámláló programmal A rendszer képes legyen együttműködni a MikroVoks rendszer jelenlegi verziójával, így az ülés alatt, az előkészített információk beilleszthetők legyenek a jegyzőkönyvbe, illetve az aktuális témához hozzárendelhetők legyenek a szavazási eredmények is. Az ülést követően a Döntéstámogató Rendszer be tudja importálni az ülésen született döntéseket (rendeleteket, határozatokat). Együttműködés a már meglévő Scriptor dokumentumkezelő programmal A rendszer képes legyen együttműködni a Scriptor rendszer jelenlegi verziójával, melynek segítségével lehetőség nyíljon a döntésekhez csatolt dokumentumok adatbázisban történő tárolására és verzió követésére. Együttműködés a bevezetésre szánt Integrált gazdasági-pénzügyi programmal A határozathozatal előkészítési tevékenysége során legyen lehetőség a vonatkozó szerződés adatainak megtekintésére. A vonatkozó döntés előkészítésénél legyen lehetőség a pénzügyi egyenleg, vállalt kötelezettség megtekintésére. Kötelezettségvállalás előtti fedezetvizsgálat. A kötelezettségvállalásnál legyen lehetőség a vonatkozó testületi döntés hozzárendelésére, a rendszer biztosítson oda vissza átjárási lehetőséget.

22

I. Melléklet A Polgármesteri Hivatal jelenlegi informatikai infrastukturája: Személyi számítógépek (desktop, laptop, workstation) száma Szerver gépek száma 3 évesnél idősebb személyi számítógépek száma 5 évesnél idősebb személyi számítógépek száma 1 évesnél nem idősebb személyi számítógépek száma Processzor Memória Operációs rendszer Nyomtatók Internet kapcsolat Városi/települési intranet megléte A városi/települési intranet alkalmas-e az intézményhálózat egy fizikai rendszerbe kötésére Internet elérésre alkalmas gépek száma az önkormányzatnál Belső hálózat minősége, sebessége Szerverek konfigurációja

62 számítógép, 20 laptop 5 39 5 13 Legalább Intel Pentium IV 2,0 Legalább 512 MB Legalább Windows 2000 26 laser / 1 tintasugaras ADSL – 8 Mb / 512kb Nincs Nem 42 100 Mb/sec 1. Központi szerver Intel Pentium 2,4 GHz Intel, 2×80 GB HDD, 1 memória, 2. szerver (program) Intel Pentium 2,2 GHz Intel, 120 GB HDD, 1 memória, 3. szerver (dokumentum) Intel Pentium 2,4 GHz Intel, 80 GB HDD, 1 memória, 4. Sriptor iktató szerver Intel Pentium 2,4 GHz Intel, 320 GB HDD, 2 memória, 5. Térinformatika szerver Intel Pentium 2,2 GHz Intel, 80 GB HDD, 1 memória,

GB GB GB GB GB

Felhasználó azonosítás, hitelesítés a Van rendszerek használatában Rendszerhasználat naplózása Van Mentés, archiválás Van Vírusvédelem Van Dolgozói e-mail címek Van Munkaállomások Internet Van használatának mérése, kontrollja

23

Településellátó Szervezet jelenlegi informatikai infrastukturája: Személyi számítógépek (desktop, laptop, workstation) száma Szerver gépek száma 3 évesnél idősebb személyi számítógépek száma 5 évesnél idősebb személyi számítógépek száma 1 évesnél nem idősebb személyi számítógépek száma Processzor Memória Operációs rendszer Nyomtatók Internet kapcsolat Városi/települési intranet megléte A városi/települési intranet alkalmas-e az intézményhálózat egy fizikai rendszerbe kötésére Internet elérésre alkalmas gépek száma az önkormányzatnál Belső hálózat minősége, sebessége Szerverek konfigurációja

14 számítógép 2 5 3 4 Legalább Intel Pentium III 1,7 Legalább 512 MB Windows 2000 11 laser / 1 tintasugaras ADSL - 8 Mb / 512kb Nincs Nem 8 100 Mb/sec 1. Központi szerver Intel Pentium 2,4 GHz Intel, 80 GB HDD, 1 GB memória, 2. szerver (mail) Intel Pentium 2,2 GHz Intel, 40 GB HDD, 512 MB memória,

Felhasználó azonosítás, hitelesítés a Van rendszerek használatában Rendszerhasználat naplózása Van Mentés, archiválás Van Vírusvédelem Van Dolgozói e-mail címek Van Munkaállomások Internet Nincs használatának mérése, kontrollja

24