G. 4. SZÁMLAKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Magyar Elektrotechnikai Egyesület 1075 Madách ImreLajos út 5. III.tér emelet 1055Budapest, Budapest, Kossuth 6-8.

G. 4. SZÁMLAKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Jóváhagyva: 2009. március 18. Érvényes: 2009. március 18-tól Változat:.2. Oldalak száma: 10.

G. 4. Számlakezelési szabályzat

TARTALOMJEGYZÉK

1. Elrendelés ............................................................................................................................... 3 2. Cél .......................................................................................................................................... 4 3. Érvényesség............................................................................................................................ 4 4. Kapcsolódó szabályozások..................................................................................................... 4 5. Kimenı számlák készítésének folyamata............................................................................... 5 5.1 Számla kiállítás ................................................................................................................ 5 5.2 A kimenı számlák kötelezı tartalmi és formai elemei .................................................... 5 5.3 A számlafizetés esedékessége .......................................................................................... 6 5.4 Dokumentálás, ırzés ........................................................................................................ 6 5.5 Káresemények számlázása ............................................................................................... 6 6. Beérkezı számlák kezelésének folyamata ............................................................................. 6 6.1 Számlák érkeztetése, iktatása ........................................................................................... 6 6.2 Számlák igazolása, kifizetése........................................................................................... 7 6.3 Dokumentálás, ırzés ........................................................................................................ 7 1. sz. melléklet

A számla kötelezı tartalmi és formai elemei ............................................ 8

2. sz. melléklet Nyilatkozat ..................................................................................................... 10

2/10

Változat: 1. Magyar Elektrotechnikai Egyesület


1. Elrendelés A fenti fejezetekbıl álló G.4. Számlakezelési szabályzat v-2. verzióját elrendelem. Jelen utasítás hatályba lépésével a G-4. Számlakezelési szabályzat v-1. verziója hatályát veszti. Jelen utasítás karbantartásáért felel: irodavezetı Hatálybalépés ideje: 2009. március 18.

Készítette: Gazdasági Bizottság

…………………………….. Schachinger Tamás GB elnök

Ellenırizte:a könyvelést végzı vállalkozás felelıs vezetıje:………………………... Bodri Irén BODRICONT Kft.

Ellenjegyezte:az irodavezetı: ……………………………… Günthner Attila irodavezetı

Hatályba léptette: az Egyesületi Elnökség 12/2008. számú határozata alapján:

………………………. Kovács András fıtitkár

3/10

Változat:2. . Magyar Elektrotechnikai Egyesület

/


2. Cél Jelen szabályozás célja, hogy a Magyar Elektrotechnikai Egyesület által kibocsátott, valamint a szállítóktól beérkezett számlák kezelésének folyamatát szabályozza. A szabályozás nem tér ki a számlázás speciális eseteire és különleges módjaira. Azokra a vonatkozó törvények (Sztv. és ÁFA tv.) elıírásait kell alkalmazni.

3. Érvényesség A szabályzat hatálya kiterjed: A Magyar Elektrotechnikai Egyesületre (továbbiakban: MEE), mint jogi személyre, ezen belül: • Egyesület titkárságára • Területi szervezeti egységekre (Üzemi és területi szervezetek) • Funkcionális szervezeti egységekre o Külön megállapodás szerint az Egyesület keretein belül mőködı önálló jogi személyiségő szervezeti egységekre (VTT, VET) o Jogi személyiséggel nem rendelkezı szervezeti egységekre (Szakosztályok, FISZT)

Jelen utasítást ismernie kell azon munkakörök betöltıinek, akik -

A MEE által kibocsátott, valamint a MEE-hez beérkezı számlák kezelési (kiállítási, igazolási, kifizetési, könyvelési) folyamatában részt vesznek.

4. Kapcsolódó szabályozások A Számvitelrıl szóló 2000. évi C. törvény (Sztv.) Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. Törvény (ÁFA) Adózás rendjérıl szóló 2003. évi XCII. Törvény (Art) A személyi jövedelemadóról szóló, 1995. évi CXVII tv. (SzJA.) Társasági adóról és osztalékadóról szóló 1996. évi LXXXI. Törvény (Tao.) A társadalmi szervezetek gazdálkodó tevékenységérıl.114/1992. (VII.23.) Korm. rendelet. A számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámolókészítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól 224/2000 (XII.19.) Korm. Rendelet. Belsı szabályozások: A MEE Alapszabálya A MEE Szervezeti és Mőködési Szabályzata Közhasznúsági jelentés A MEE Gazdálkodás rendje Gazdasági szabályozások:

4/10


/


Számviteli politika Bizonylati szabályzat

5. Kimenı számlák készítésének folyamata 5.1 Számla kiállítás A számlát a teljesítés megtörténtét követıen, illetve a rendezvények és tanfolyamok, egyéb szolgáltatás esetében a jelentkezés (megrendelés) beérkeztét követıen haladéktalanul (elıleg, készpénzfizetés esetén azonnal, egyéb esetekben 15 napon belül) ki kell állítani és elküldeni a vevı részére. A számlakiállítás alapja a teljesítés megtörténtét igazoló dokumentum, illetve a hivatalos jelentkezési lap (megrendelı), amelyben a vevı a teljesítést elismerte. A számla kiállítási jogosultság a következı: -

A MEE Központ

-

Önálló jogi személyiséggel rendelkezı szervezetek saját nevükben

-

Önálló bankszámlával rendelkezı szervezetek saját tevékenységükhöz kapcsolódó folyamatokra

5.2 A kimenı számlák kötelezı tartalmi és formai elemei A számla tartalmi és formai követelményeinek betartásáért a számla kiállítója felelıs, ezért arra kellı gondosságot kell fordítani. Különösen figyelemmel kell lenni az ÁFA feltüntetés szabályos módjára, valamint a teljesítési idıpont pontos kitöltésére. A számla kötelezı tartalmi és formai kellékeit az 1. sz. melléklet tartalmazza. A számla, a számlával egy tekintet alá esı okirat alkalmazhatósági szabályait, valamint a számlával egy tekintet alá esı okirat, a nyugta és az egyszerősített számla adattartalmára vonatkozó elıírásokat az ÁFA törvény tartalmazza, aszerint kell eljárni. A számlák Szigorú számadású nyomtatványok, ezért számlázni csak szigorú számadású számlatömbökben lehet. Jelen ügyrend hatályba lépésétıl kezdıdıen számlát kiállítani kizárólag a MEE Központ Titkársága által nyilvántartásba vett, és általuk - külön kérésre - a területi szervezetek részére eljuttatott számlatömbben lehet. A korábban már megnyitott számlatömböket addig lehet használni amíg be nem telnek, ezt követıen csak a MEE Titkárságtól igényelt és általuk rendelkezésre bocsátott számlatömbök használhatóak a kimenı számlák elkészítésére. A kimenı számlák aláírása a vonatkozó törvények szerint nem kötelezı, de a hitelesség biztosításának egyik lehetséges módja a kimenı számlák aláírása. A MEE jelen szabályzatában úgy rendelkezik, hogy a hitelesség egyértelmő bizonyítása, valamint a vezetıi felelısség egyértelmővé tétele érdekében a kimenı számlákat a számla kiállítójának és alá kell írnia, és bélyegzıvel kell ellátnia.

5/10


/


5.3 A számlafizetés esedékessége A vevık részére kiállított számlák esedékességét alapvetıen a szerzıdés, megrendelés stb. határozza meg. Amennyiben a fizetési határidıre nincs elızetes megállapodás, a likviditás javítása érdekében az esedékességet 8 maximum 15 banki napban kell meghatározni. 5.4 Dokumentálás, ırzés A számlát 3 példányban kell kiállítani. Elosztása a következı: = 1. példány a vevıé = 2. példány könyvelés = 3. példány Irattár A számlákat az Sztv. 169.§ szerint 8 évig kell sértetlen formában megırizni. Az ırzésrıl a MEE Központ a 2. példányok archíválásával gondoskodik. A megnyitott számlatömböket a MEE területi szervezete ırzi, a betelt számlatömböket a 3. számlapéldánnyal együtt iktatás céljából a MEE Központ Titkársága részére kell visszaküldeni, aki a szigorú számadású nyílvántartását aktualizálja és a tömböket archíválja 5.5 Káresemények számlázása A káresemények két fajtáját különböztetjük meg: elemi károk és idegenek által okozott károk. A károk kiszámlázása mindkét esetben azonosan történik. A káresemények számlája a normál számlától annyiban különbözik, hogy a számla ÁFA-t nem tartalmazhat, tehát a számlázási séma Adóval számított egységár A felszámított adó %-os mértéke Az áthárított adó összesen sorokat üresen kell hagyni. A számla vevıje a kártérítési felelısségtıl függıen vagy a károkozó, vagy a biztosító.

6. Beérkezı számlák kezelésének folyamata 6.1 Számlák érkeztetése, iktatása Áruvásárlás, szolgáltatás igénybevétel és kifizetés kizárólag számla ellenében történhet. A beérkezett számlákat iktatás elıtt formailag és tartalmilag ellenırizni kell. A tévesen beérkezett számlákat kísérılevéllel vissza kell küldeni a szállítónak. A jogosan hozzánk küldött, de formailag és/vagy tartalmilag nem megfelelı számlákat iktatás után kell kísérılevéllel visszaküldeni a szállítónak a kifogás megjelölésével. Hibás számlát kifizetni nem szabad. Bármely hiányzó vagy hibás adat elıfordulása esetén a számla nem alkalmas számviteli elszámolásra, áfa visszaigénylésre. A formailag és tartalmilag megfelelı számlákat iktatni kell. Az iktatási rendszernek teljes körőnek, zártnak, a számlák útjának nyomon követhetınek kell lennie. Ha a számviteli

6/10


/


szoftver nem biztosítja a fizetési határidı szerinti listák készítését, akkor az iktatásnak a fizetési határidıt is tartalmazni kell. 6.2 Számlák igazolása, kifizetése A számla tartalmi helyességét, a kiszámlázott tételek valódiságát, a teljesítés megtörténtét, a Központnál, illetve a szervezetnél erre felhatalmazott személy ellenırzi, igazolja, amely egyben az utalványozás elismerése, illetve banki aláírásra jogosultak intézkednek a számla ellenértékének kiegyenlítésérıl. A teljesítés igazolás után az átutalásos számlákat a fizetési határidı figyelembe vételével kell átutalni. A bankszámlák közötti elszámolás útján történı fizetést akkor kell teljesítettnek tekinteni, amikor a pénzösszeget a jogosult bankszámláján jóváírták. Emiatt a kifizetési megbízásokat egy nappal korábban szükséges elindítani, mint a számlán feltüntetett esedékesség napja. Kivételt jelenthetnek ez alól a bankon belüli tételek (a terhelendı bankszámla és a szállítói bankszámla azonos banknál található), amelyek az esedékesség napján indítva a girorendszerben még aznap jóváírásra kerülnek. A magánszemélytıl történı - az SZJA törvény 46.§ 3. c. pontja által elıírt - adó- és járuléklevonásról 2. sz. melléklet szerinti nyilatkozat visszaküldését követıen kell dönteni, kivéve, ha a magánszemély egyéni vállalkozói vagy ıstermelıi jogállását a számlán az egyéni vállalkozói vagy az ıstermelıi igazolványszám feltüntetésével igazolja. Az e tevékenységekre tekintettel kifizetett összegbıl a MEE-nek mint kifizetınek nem kell adóelıleget és járulékokat levonnia. Ellenkezı esetben a számla a konkrét levonások és a kifizethetı összeg megállapítása után kerülhet kifizetésre. A készpénzfizetési számlákat és az átutalással rendezendı számlákat igazolható módon haladéktalanul át kell adni könyvelésre. A szervezetek a kiállított és/vagy beérkezett számlákat folyamatosan, de legkésıbb a tárgyhót követı 5-éig kötelesek eljuttatni aMEE titkárság részére. 6.3 Dokumentálás, ırzés A beérkezı számlákat könyvelés után dossziéba le kell főzni. A lefőzés havonta, az iktatószám növekvı sorrendjében kell, hogy megtörténjen. A lefőzött számlák elé havonta egy összesítı listát kell készíteni, amire az iktatószámot és a számla számát fel kell tüntetni. Ha az iktatószám folyamatos sorrendjébıl valamelyik számla hiányzik, annak a számlának a lerakási, ırzési helyét az összesítın fel kell tüntetni. A számlákat az Sztv. 169.§ szerint 8 évig kell sértetlen formában megırizni. Az ırzésrıl a MEE központ gondoskodik.

7/10


/


1. sz. melléklet

A számla kötelezı tartalmi és formai elemei

Az alábbi táblázat a számla kötelezı tartalmi és formai elemeit sorolja fel. Ahol az egyesület külön információk feltüntetését írja elı, ott azt MEE megjegyzéssel kerül feltüntetésre. A számla kötelezı tartalmi, formai kellékei

Számla

A számla sorszáma,

X

A számla eredeti, elsı példány

X

A termékértékesítést, szolg.nyújtást végzı adóalany neve, címe, adószáma (Magyar Elektrotechnikai Egyesület)

X

A vevı neve és címe, adószáma MEE-nél nyilvántartott

X

A teljesítés idıpontja: (ÁFA tv. szerint)

X

A kibocsátás kelte: a számla kiállítás idıpontja

X

A fizetés módja, határideje: készpénz., átutalás

X

A termék (a szolgáltatás) megnevezése A termék/szolg. besorolási száma (Vámtarifa, Szolgáltatások Jegyzéke, Építményjegyzék)- amely legalább szükséges az áfa tv. szerinti hivatkozás beazonosításához

X X

Mennyiségi egység, mennyiség

X

Adó nélkül számított egységár

X

Adóval számított egységár Adó nélkül számított ellenérték összesen

X

Az ÁFA %-os mértéke (20 %, 15%, 5%, 0%, mentes) Az ÁFA mértéknek megfelelı, az adót is tartalmazó árból visszaszámított %-érték 20%-os adó esetén 16,67 % 15%-os adó esetén 13,04%

X

5%-os adó esetén 4,76% Az áthárított adó összesen Ft-ban (vagy mentes az adó alól, vagy a beszerzı,

X

a szolgáltatás igénybevevıje az

A számla végösszege Új közlekedési eszköz EU közösségen belüli értékesítésekor: erre a tényre való hivatkozás, a forgalomba helyezés dátuma, futott km száma

X X

8/10


/


Ha az adó fizetésére kötelezett a pénzügyi képviselı annak neve, címe, adószáma Különbözet szerinti adózás esetén erre az adózási módra való hivatkozás Egyéni vállalkozó jogállását bizonyító okirat száma 1995.117.tv.46§ (2)b.

X X X

9/10


/


2. sz. melléklet Nyilatkozat

Alulírott ………………………………….. név …..………………………………………. cím adószám: ………………………………… nyilatkozom, hogy tevékenységemet − egyéni vállalkozóként (vállalkozói igazolvány száma: ……………………………)* − mezıgazdasági ıstermelıként (ıstermelıi igazolvány száma: …………………………..)* − nem egyéni vállalkozóként, nem ıstermelıként* végzem, ezért az 1995. évi CXVII. törvény 46. § (3) bekezdése szerint adóelıleget a számla összegébıl levonni nem kell / kell *.

Kelt: ………………………………………..

………………………………………. aláírás

* (a megfelelı aláhúzandó)

10/10


/

G. 4. SZÁMLAKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Recommend Documents