FWG Entree, een snelle binnenkomer! Voor een goede indicatie. pagina 16

‘ FWG Entree, een snelle binnenkomer! Voor een goede indicatie.’ pagina 16

pagina 5 zelforganiserende teams bij lelie zorggroep pagina 8 fwg contactdagen: eenvoud en flexibiliteit pagina 12 grip en inzicht: impactanalyse in- externe ontwikkelingen

september 2014

voorwoord

colofon

Wetenswaardig is een uitgave van FWG Bedrijf BV. Daarnaast is er de e-mailnieuwsbrief, Nieuwswaardig. 2014 (september) FWG Postbus 85266 3508 AG Utrecht t 030 - 2669 400 f 030 - 2669 401 e [email protected] e [email protected] w www.fwg.nl Redactie Gerlant Oosten en Nelly Dijkstra Ontwerp Hollands Lof, Haarlem Fotografie en illustraties FWG, Joyce van Tienen Druk Veenman+, Rotterdam Oplage 2100 exemplaren Abonnement Wetenswaardig maakt onderdeel uit van het abonnement op FWG 3.0. Standaard zenden we een exemplaar toe aan de Raad van Bestuur/directie, het hoofd P&O, de hoofdcontactpersoon, de proces­verantwoordelijke en de voorzitter OR. Op verzoek kan hier van afgeweken worden. Auteursrecht Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

inzicht in turbulente tijden Hopelijk hebt u afgelopen zomer genoten van een welverdiende vakantie. De komende maanden zullen voor veel bestuurders en HR-professionals namelijk weer stormachtig zijn. De kabinetsmaat­ regelen worden in hoog tempo doorgevoerd, met grote consequenties voor de inrichting van de zorg. Plannen die u eind vorig jaar nog schetste, zijn vandaag alweer gedateerd. Deze geluiden hoorden we ook tijdens de bijeenkomst met de ruim twintig HR-managers die we voor de publicatie LiNK interviewden. Maken zij zich zorgen? Ja, absoluut. Maar tegelijkertijd koerst iedereen zo zorgvuldig mogelijk door deze onzekere tijd. Er ontstaan zelfs allerlei inspirerende initiatieven die de zorg verbeteren. Die dynamiek van verandering weerspiegelt zich in onze onderzoeks- en adviespraktijk. De agenda’s van onze adviseurs zijn gevuld met uitwisselbaarheidsanalyses, aanvullend functieonderzoek, functieomschrijvingen voor zelfsturende teams en impactanalyses. Want welke impact heeft bijvoorbeeld het wegvallen van de lichtere zorgzwaartepakketten? Hoe kan de organisatie inspelen op tekorten of overschotten op de verschillende locaties? Door scenario’s uit te werken en op functieniveau inzichtelijk te maken, geven we u handvatten om toekomstgerichte keuzes te maken. In dit magazine ziet u veel van deze onderwerpen terugkomen. De impactanalyse die we voor een VVT-organisatie maakten, leest u op pagina 12. Ook uitwisselbaarheid komt (op pagina 10) aan bod, met aandacht voor de functiebeschrijving die overeenkomt met de functie in de praktijk. Ter inspiratie interviewden we daarnaast een van onze klanten, Lelie zorggroep, over hoe zij de zelforganiserende teams stap voor stap vormgeven. En op de achterzijde leest u hoe de Procesbegeleider Organisatieontwikkeling van De Wever de transitieprocessen begeleidt. Hebt u vraagstukken die in uw organisatie aan de orde zijn? Dan zie ik u graag op een van de zes contactdagen, of beter gezegd ‘ochtenden’, die we in oktober verspreid door Nederland houden. In een paar uur leert u meer over de jaarlijkse vernieuwingen in FWG 3.0 en kunt u ervaring opdoen met de nieuwe tool FWG Entree. Daarbij laten we met cases en tools als Flex zien hoe we kunnen inspelen op actuele thema’s als uitwisselbaarheid en strategische personeelsplanning. Een mooie gelegenheid om een ochtend bij te praten met onze adviseurs en vakgenoten. U vindt de data en locaties op pagina 9. Graag tot ziens in oktober! Jan Helmond, Algemeen directeur

2

fwg meer waarde voor mensen

kortnieuws Alleen dit jaar nog!

Kosteloze Spanningen workshop in de zorg FWG (3.0)

Op 1 oktober komt de nieuwe systeemeditie (FWG 3.0/2011-2012) uit. Dit betekent Heeft u de gratis workshop FWGinternet (3.0) voor de gebruikers van FWGover 3.0 via voor abonnementhouders nog niet www.fwg.nl/internet. gevolgd? Ons aanbod loopt eind 2014 af! U kunt zich nog aanmelden voor de open inschrijfbijeenkomst op 18 november bij FWG in Utrecht. We kunnen de workshop ook bij u op locatie, voor meerdere collega’s, verzorgen. Op workshop 1 oktober komt nieuwe systeemeditie De is eende ‘opfrisser’ en gaat (FWGde 3.0/2011-2012) uit. Dit betekent over huidige functionaliteiten en voor de gebruikers van FWGvan 3.0 FWG via internet toepassingsmogelijkheden 3.0. datde zijworkshop vanaf die komen dag toegang hebben aan tot de In onderwerpen nieuwe systeembestanden. Voor de gebruibod als het beschrijven, indelen, waarderen kers van het systeem cd-rom betekent en onderhoud aan hetop functiehuis en cao’s. dit dat de cd-rom voorprogramma de laatste keer Waar dezij accenten in het liggen, ontvangen. Na dezeaangeven. editie (geldig tot die kunt u van tevoren Iedereen 31-12-2012) bieden wetoepassing FWG 3.0 alleen te maken heeft met de of nog als internetversie aan. Werkt u nog de resultaten van FWG, is welkom. Leesmet meer cd-rom? Overstappen op FWG 3.0en viameld inter-u informatie op fwg.nl/workshop net doet via de www.fwg.nl/internet. direct aanu via site.

FWG Heeft3.0 u op zich al vervalt cd-rom aangemeld?

FWG 3.0 op cd-rom vervalt

Ervaar dit jaar al de gemakken van de online versie! voor de gebruikers van FWG 3.0 via internet dat zij vanaf die dag toegang hebben tot de nieuwe systeembestanden. Voor de gebruikers van het systeem op cd-rom betekent dit dat zij de cd-rom voor de laatste keer ontvangen. Ervaar dit jaar al de gemakken van de online versie! voor de gebruikers van FWG 3.0 via internet dat zij vanaf die dag toegang hebben tot de nieuwe systeembesysteem op cd-rom betekent dit dat zij de cd-rom voor de laatste keer ontvangen.

Ook FUWASYStoepassing Focus op functies

FWG heeft adviseurs in huis die FUWASYSgecertificeerd zijn in de categorieën Rijksoverheid en Onderwijs. Dit houdt in dat wij organisaties die (ook) de onderwijsOp 1hanteren, oktober komt de nieuwe systeemeditie cao van dienst kunnen zijn. (FWG 3.0/2011-2012) uit.van Diteen betekent Bijvoorbeeld in het geval fusie met voororganisatie de gebruikers vanspeciaal FWG 3.0onderwijs. via internet een in het datfwg.nl/fuwasys zij vanaf die dagleest toegang hebben de Op u meer over tot onze (FWG 3.0/2011-2012) uit.die Dit FUWASYSbetekent werkwijze en de adviseurs nieuwe systeembestanden toegang heb. gecertificeerd zijn. www.fwg.nl/internet.

Nieuw trend­rapport De zorg in beweging

Op 1 oktober komt de nieuwe systeemeditie (FWG 3.0/2011-2012) uit. Dit betekent Vanaf half oktober reizen we3.0 weer voor de gebruikers van FWG viadoor internet Nederland voor jaarlijksehebben FWG tot de dat zij vanaf dieonze dag toegang contactdagen. Op pagina 8 Voor en 9 de leest u nieuwe systeembestanden. gebruimeer overhet hetsysteem programma dat inbetekent het teken kers van op cd-rom staat envoor flexibiliteit. dit datvan zij eenvoud de cd-rom de laatste keer ontvangen. Na deze editie (geldig tot 31-12-2012) bieden we FWG 3.0 alleen nog als internetversie aan. Werkt u nog met de cd-rom? Overstappen op FWG 3.0 via internet doet u via www.fwg.nl/internet.

Eind oktober verschijnt het vijfde FWG Trendrapport, een trendrapport over de zorg die volop in beweging is en daarmee een mooie aanvulling vormt op het vorige rapport ‘De zorg terug naar de tekentafel’. Het rapport is compacter dan voorgaande jaren. Daar waar trends doorgaan op de geschetste weg, houden we het kort. Daar waar aangekondigde bewegingen kantelen of nieuwe ontwikkelingen zichtbaar zijn, hebben we ingezoomd. Zo lijkt het begrip ‘goede zorg’ aan een fundamentele verandering onderhevig. En wat doen nieuwe spelers, zoals beleggers en rechters, op de zorgmarkt? Welke impact heeft het invoeren van de integrale bekostiging op de medisch specialist? En welke grenzen zijn er aan de rol en mogelijkheden van de wijkverpleegkundige? U leest eind oktober meer over deze bewegingen en verschuivingen in het FWG Trendrapport ‘De zorg in beweging’. We laten u weten wanneer u het rapport kosteloos kunt bestellen via fwg.nl/trendrapport.

Caribisch rapport in de Spanningen Tweede Kamer in de zorg Op 1 oktober komt de nieuwe systeemeditie Donderdag 3 juli werd het (FWG 3.0/2011-2012) uit. FWG Dit betekent Trendrapport over het gebied voor de gebruikers vanCaribisch FWG 3.0 via internet wederom aangehaald tijdens een kamer­ www.fwg.nl/internet. bespreking met onder andere ministers Schippers en Plasterk. De krant The Daily Herald kopte de dag erna: ‘Islands’ healthcare can never be of a Dutch level, says Schippers’. Een conclusie die ook uit het rapport naar voren kwam. Hoe de Op 1 oktober komt de nieuwe verschillende eilanden werkensysteemeditie aan de dat zij vanaf die toegang hebbenleest tot de ontwikkeling vandag gezondheidszorg, (FWG 3.0/2011-2012) uit.2013 Dit betekent u in het rapport dat eind verscheen. voor dehet gebruikers van FWG 3.0 viaGebied internet U kunt Trendrapport Caribisch dat zij vanaf die en dagdownloaden toegang hebben online bekijken via tot de nieuwe systeembestanden. fwg.nl/publicaties. www.fwg.nl/internet.

FWG contact dagen 2011

Lees meer nieuws op www.fwg.nl/nieuws www.fwg.nl/kortnieuws wetenswaardig september 2014

3

fwg 3.0 gebruikers

editie 2014-2015 wat is er nieuw? Vanaf 1 oktober beschikt u over de nieuwste editie van FWG 3.0 (2014-2015). In deze editie zijn de resultaten van ons onderzoek naar ontwikkelingen en de effecten op functies verwerkt. Hier alvast een inkijkje in de wijzigingen in ijkfuncties.

Uiteraard ontvangt u op 1 oktober de publicatie Systeemgegevens, met daarin de nieuwste bestandsinhoud en een toelichting op de onderliggende ontwikkelingen. Daarnaast lichten we deze graag mondeling toe tijdens de FWG contactdagen.

nieuw

gewijzigd*

vervallen

Ondersteunend begeleider (fg 30) Zorgbegeleider (fg 35) Begeleider (fg 40) Eerstverantwoordelijk verzorgende (fg 40) Praktijkverpleegkundige (fg 50) Jobcoach (fg 45) Reclasseringswerker (fg 50) Radiotherapeutisch laborant (fg 45) Cardiovasculair interventielaborant (fg 50) Sedatiepraktijkspecialist (fg 55) Functioneel beheerder (fg 40) ICT-medewerker informatiebeveiliging (fg 55) Informatie-architect (fg 60) Manager ICT (fg 70)

Ambulant begeleider (fg 45) Gezinsbegeleider (fg 50) Verzorgende (fg 30) Verzorgende kleinschalig wonen (fg 35) Verpleegkundige hospice (fg 45) Creatief therapeut (beeldend) (fg 50) Psychomotorisch therapeut (fg 55) Maatschappelijk werkende (fg 50) Medisch maatschappelijk werker (fg 55) Radiodiagnostisch laborant (fg 40) Medisch nucleair werker (fg 45) Anesthesiemedewerker (fg 50) Technisch oogheelkundig assistent (fg 35) Laborant klinische neurofysiologie (fg 45) Medewerker servicedesk (fg 35) Systeembeheerder (fg 45) Medewerker informatievoorziening (fg 50) Teamleider systeem- en netwerkbeheer (fg 55) Manager dienstencentrum ICT (fg 65)

Ondersteunend begeleider (fg 30) Ziekenverzorgende/verzorgende IG (fg 35) Begeleider (fg 40) Eerstverantwoordelijk verzorgende (fg 40) Trajectbegeleider (fg 45) Radiotherapeutisch laborant (fg 45) ICT-architect (fg 60)

* gewijzigd wil zeggen dat de ijkfunctie weliswaar inhoudelijk wijzigingen heeft ondergaan, maar dezelfde functiegroep heeft behouden.

4

fwg meer waarde voor mensen

foto: lelie zorggroep

hr advies

zelforganiserende teams bij lelie zorggroep Veel zorgorganisaties richten hun zorgteams momenteel anders in: dichter bij de cliënt. Maar zijn medewerkers zelfsturend, resultaatverantwoordelijk of zelforganiserend? En hoeveel vrijheid krijgen medewerkers om zelf vorm te geven aan hun nieuwe werkwijze? Lelie zorggroep concludeerde na een proefperiode met 17 zelf­ organiserende teams dat haar medewerkers tijd en houvast nodig hebben om naar deze nieuwe werkwijze toe te groeien. Samen met haar medewerkers ontwikkelde de organisatie extra hulpmiddelen, zoals een 7-stappenplan en gedetailleerde teamtaakomschrijvingen.

‘De behoefte aan richtlijnen was evident’

wetenswaardig september 2014

5

In 2012 zette Lelie zorggroep de eerste stappen op weg naar zelforganiserende teams. Twee jaar daarvoor was de organisatie ontstaan uit een fusie tussen meerdere christelijke zorginstellingen. ‘In die periode hebben we gezamenlijk onze visie bepaald’, vertelt Erwin Korevaar, manager HR. ‘Wat vinden we belangrijk in onze dienstverlening en hoe willen wij onze primaire zorg dan inrichten? Het antwoord was duidelijk: dicht bij de cliënt. We willen onze professionals alle ruimte geven om zo goed mogelijk voor onze cliënten te zorgen. Bovendien doen we op deze manier ook recht aan de veelkleurigheid van onze christelijke identiteit en de regionale kracht van onze organisatie. We hebben met verschillende regio’s, gemeentes, organisaties en cliënten te maken en kunnen op deze manier het beste pakket van zorg, thuiszorg en begeleiding bieden.’

‘We willen onze professionals alle ruimte geven om zo goed mogelijk voor onze cliënten te zorgen’ Functiehuis op orde De eerste ideeën over de herinrichting van de organisatie ontstonden tegelijkertijd met de praktische behoefte van Erwin om het functiehuis van Lelie zorggroep op te schonen en te vereenvoudigen. ‘Door het samengaan van meerdere zorgorganisaties was het functiehuis uitgegroeid tot zo’n zeshonderd functies. Sommige functies waren al jaren niet meer actief en de verschillende werkmaatschappijen hanteerden verschillende beschrijvingen en waarderingen voor dezelfde functie. Maar waar begin je dan: bij de duidelijkheid en structuur van een functiebeschrijving of het vormgeven van de zorg? Wij hebben voor het laatste gekozen, passend bij de visie dat we de verantwoordelijkheid lager in de organisatie willen beleggen. Eerst vormgeven aan en proefdraaien met zelforganiserende teams, en op basis daarvan de functiebeschrijvingen concretiseren. Bottom up en niet top down.’ Proeftuin als start Begin 2013 heeft Lelie zorggroep 17 teams gevraagd of zij ervaring wilden opdoen met zelforganisatie. ‘We noemden het ook wel proeftuinen, waarin medewerkers zelf tot de beste samenwerkingsvormen zouden komen. Maar al snel bleek dat het speelveld veel te ruim was. Mensen misten richtlijnen en hadden het gevoel dat ze in het diepe werden gegooid. Ze konden niet meer terugvallen op hun leidinggevende en hadden tijd nodig om de teamtaken goed te verdelen en vorm te geven. Wat weet een zorgverlener nu van HR of PR?’ Die proefperiode van een klein half jaar heeft

6

fwg meer waarde voor mensen

Over Lelie zorggroep Lelie zorggroep is in 2010 ontstaan door de fusie van Zorggroep Rijnmond, Agathos Thuiszorg en Curadomi. In respectievelijk 2011 en 2014 sloten ook De Driehoek en STAGG zich aan bij de zorg­organisatie. Samen staan zij voor hetzelfde doel: iedere dag goede zorg- en hulpverlening bieden, vanuit christelijke uitgangspunten, aan ieder die dat nodig heeft. Lees meer op: leliezorggroep.nl.

Lelie zorggroep veel bruikbare informatie opgeleverd. ‘De behoefte aan richtlijnen was evident. Maar een andere, heel waardevolle conclusie was dat medewerkers niet meer terug wilden. ‘De zorgteams voelden zich verantwoordelijk voor hun cliënten, hun team en de organisatie. Die ruimte om goed voor hun cliënten te zorgen, waardeerden medewerkers enorm.’

Ideale teaminrichting Na de evaluatie van de proeftuinen ontstond een moment van bezinning. Hoe gaan en willen we verder met het invoeren van zelforganisatie? Uit de proeftuinen kwam duidelijk naar voren dat de basisinrichting van een zelforganiserend team op papier moet staan, net als de inhoud en de grenzen aan teamtaken. De eerste behoefte – de kaders voor de inrichting van teams – kon worden vervuld op basis van de evaluatie van de proeftuinen. Zo bestaat het ideale zelforganiserende team bij Lelie zorggroep uit tien tot vijftien medewerkers. Medewerkers uit deze teams hebben een contract van minimaal twaalf uur, medewerkers met een kleiner contract maken deel uit van een flexteam. Op basis van de inrichting van de zorgteams zijn ook de functiebeschrijvingen voor leidinggevenden en de primaire zorg – niveau 2, 3, 3+, 4 en 5 – helder en eenduidig beschreven in termen van resultaatgebieden en competenties. Werkprocessen in kaart Begin dit jaar is Marco Jansen, informatiemanager bij Lelie zorggroep, vanuit deze basis verdergegaan om de implementatie van zelforgani­

serende teams voor te bereiden. ‘Het belangrijkste is dat we in meerdere werksessies samen met de teams, teamcoaches en ondersteunende diensten de werkprocessen en teamtaken in kaart hebben gebracht. We hebben steeds gekeken naar de huidige situatie en de wenselijke praktijk. Wat hebben medewerkers nodig om hun zorg- en teamtaken goed uit te kunnen voeren? Wat kunnen ze zelf en waar hebben ze ondersteuning nodig?’ Dat was verhelderend. ‘Zelforganisatie is namelijk geen doel op zich. De relatie tussen de cliënt en medewerker blijft centraal staan. Teamtaken als het regelen van huisvesting, verzuimregistratie of marketing moeten niet zó veel tijd in beslag nemen dat dit ten koste gaat van de zorgrelatie.’

Gedetailleerde teamtaakomschrijvingen Op basis van de werksessies is voor zo’n twaalf teamtaken in detail omschreven welke activiteiten deze taak omvat, de verwachte tijds­ besteding en de vereiste scholing, maar ook de persoonlijke kwaliteiten van een medewerker, het deskundigheidsniveau en de kerncompetenties. ‘Het team kan daardoor makkelijker gezamenlijk beoordelen bij wie deze teamtaak het beste past. De een maakt liever planningen, terwijl de ander juist een ster is in het onderhouden van externe contacten.’

2014 willen we de zelforganiserende teams stap voor stap doorvoeren in de gehele organisatie. De basis daarvoor staat op papier. Tegelijkertijd zitten we niet stil en werken we aan aanvullende documenten die inzicht en duidelijkheid geven. Zo hebben we FWG gevraagd een teamtakenmatrix te maken, waarin de teamtaken worden ingeschat op functieniveau. Dat was namelijk een vraag van onze medewerkers. Teamtaken voelen soms als ‘extra’, waardoor er vragen ontstaan over waardering. Wij verwachten dat onze medewerkers van nature teamtaken gaan doen die passen bij hun eigen niveau en daardoor geen niveauverhogend effect hebben. Ik zie de teamtakenmatrix ook als kans om inzicht te krijgen in opleidings- en doorstroommogelijkheden van medewerkers. Als namelijk bij het verdelen van de teamtaken blijkt dat een helpende in staat is om teamtaken op niveau 3 of 4 uit te voeren, is er misschien ook potentie om door te groeien naar het niveau van verzorgende. Dit zal de praktijk moeten uitwijzen, we gaan nu eerst van start met een zorgvuldige implementatie van de zelforganiserende teams.’

‘Ik zie de teamtakenmatrix ook als kans om inzicht te krijgen in opleidings- en doorgroeimogelijkheden van medewerkers’ Een ander voordeel van de teamtaakomschrijvingen is dat de grens aan een teamtaak duidelijk werd. ‘Door de werkprocessen stap voor stap na te lopen, zagen we bijvoorbeeld dat na zes weken het verzuimproces vele malen ingewikkelder wordt. Dan neemt de teamcoach met ondersteuning van HRM deze rol over. Hetzelfde zagen we bij huisvesting: extramurale teams mogen zelf hun huisvesting zoeken, maar voordat de handtekening wordt gezet, kijkt onze huisvestigingsspecialist mee of het pand voldoet aan basale arbeidsvoorwaarden. Voldoende daglicht, bijvoorbeeld.’

En nu? De ideale inrichting van teams staat op papier, de functiebeschrijvingen voor de primaire zorgfuncties zijn inzichtelijk, net als teamtaakomschrijvingen. Deze documenten liggen nu ter bespreking bij de OR. Net als het 7-stappenplan dat teams helpt opstarten van de eerste kennismaking met teamleden tot het scholen van de teamtaakhouders. Erwin: ‘Vanaf eind

Voor Lelie zorggroep beschreven Sanne Wissink-Berg, adviseur bij FWG Advies, en Fleur Schreuders, senior adviseur bij FWG Advies, begin dit jaar de circa twintig nieuwe functiebeschrijvingen voor leidinggevenden en zes voor de basisspelers van het zelforganiserende team: de helpende, verzorgende, EVV’er, verpleegkundige, wijkverpleegkundige en teamcoach. Daarnaast analyseerden ze de teamtaken op functieniveau, wat resulteerde in een overzichtelijke teamtakenmatrix.

Zie ook: fwg.nl/functiewaardering wetenswaardig september 2014

7

benieuwd naar een eenvoudig en flexibel fwg? Kom naar de FWG contactdag! Half oktober starten we onze jaarlijkse FWG contactdagen in het land, met als thema Eenvoud en Flexibiliteit. Eenvoud in de eerste weging van functies, flexibiliteit in het optimaliseren van de functie en het functiegebouw. U kunt zich nog aanmelden. Lees hier wat u kunt verwachten!

Let op! de bijeenkom sten zijn van 9.00 tot 13.00 uur (incl. lunch).

de basis Wat is er nieuw in FWG 3.0? Het vaste onderdeel van de FWG contactdagen: wat is er veranderd en nieuw in de systeemeditie van FWG 3.0 waarover u per 1 oktober beschikt? Tijdens dit onderdeel neemt Benny Bourgonje de belangrijkste wijzigingen met u door, zoals de nieuwe ijkfuncties op het gebied van applicatiebeheer, informatiemanagement en security als gevolg van ontwikkelingen binnen ICT. Veranderingen binnen het primair proces hebben geresulteerd in nieuwe ijkfuncties binnen de zorg voor gehandicapten en ouderen. Daarnaast willen we met u kijken naar transities in de zorg en het mogelijke effect op functies in de komende jaren.

de eenvoud Hoe werkt FWG Entree? Met FWG Entree kunt u in drie eenvoudige stappen een inschatting maken van het niveau van een functie, voordat u deze functie vervolgens weegt met FWG 3.0. U kunt FWG Entree inzetten in een eerste gesprek met bijvoorbeeld een manager of medewerker over de functiegroep van een nieuwe of gewijzigde functie. Ervaar zelf tijdens een van de FWG contactdagen de eenvoud van FWG Entree. Daarnaast beantwoorden we vragen als: ‘Is FWG Entree een vervanger voor FWG 3.0?’ en ‘Kun je met FWG Entree een gevalideerde indeling maken?’. Op pagina 16 leest u meer over deze nieuwe tool van FWG.

Benny Bourgonje: ‘Graag ga ik met u de discussie aan over de stelling dat we op zoek moeten naar medewerkers met een nieuwe competentie: jezelf overbodig maken.’

Ernst Roemer: ‘De werking en opbrengst van FWG Entree spreken voor zich!’

8

fwg meer waarde voor mensen

fwg 3.0 gebruikers

Ik kom naar de contactdagen

Waar en wanneer 14 oktober: Arnhem 21 oktober: Assen 16 oktober: Dordrecht 28 oktober: Eindhoven 30 oktober: Nieuwegein 23 oktober: Zaandam Meld u aan op: fwg.nl/cd2014.

Graag tot ziens op de contactdagen!

Za

ld Me

an

u

alk rV de an lk Va r, V lk er be Va er nd kto Va alk nd 4o rV Va er, ,1 e er, tob em nd ok tob nh Va 1 r, Ar ok ,2 be BC 4 16 tel sen t, kto r, N 01 Ho As ch be 8o el d2 ,2 nt kto In l/c 0o er, ,3 g.n tob ein fw eg ok p: 23 m, no da aa Ein

uw

dh

Do

e rdr

ov

en

lo

tie ca

se

nd

a at

Jan Helmond, Algemeen directeur: ‘We laten u graag zien en ervaren hoe we, door eenvoud en flexibiliteit aan te brengen, tegemoetkomen aan uw wensen in deze huidige veranderende markt.’

Servicepunt ‘live’ Uiteraard kunt u weer terecht bij het speciaal ingerichte FWG Servicepunt met al uw vragen over FWG, het systeem en overige dienstverlening. Of om extra publicaties mee te nemen voor uw collega’s. Daarnaast kunt u, indien nodig, uw gegevens wijzigen of u aanmelden voor een opleiding of (thema)bijeenkomst. Ga hiervoor naar Chantal, Jessica of Margareth van het FWG Servicepunt!

Nie

de flexibiliteit Hoe krijgt u grip op flexibiliteit? Het derde onderdeel van de FWG contactdagen staat in het teken van de zo gewenste flexibiliteit in functies, nu het zorglandschap aan zo veel veranderingen onderhevig is. Adviseurs Eline Kramer, Fleur Schreuders en Joris Kuppens laten u vanuit verschillende invalshoeken ervaren hoe u meer grip kunt krijgen op het effect van veranderingen op functies, rollen en processen. Met de tool Flex kunt u zelf functies digitaal samenstellen, op kleine schaal met elkaar vergelijken en herschikkingsmogelijkheden in beeld brengen.

G deraFag n WG odig con en tac wij tda u uit gen vo 201or 4!

eenvoud en flexibiliteit

Als antw oord we gew erkt op uw syst wen aan eem sen de . FW G En Tijdens toegan en de vera Benieuwd naar een ke tree de tege nder en FW FWG co lijkhei moe enflexibel FWG? d en en t ko Eenv ntac de m fle men G Flex tdag oud ar aa aan en pr xibilitei kt he het in ee bb de w n u: ap opti t va n ee esen plic mal ens n on en rste tere atie iser tot s en va wegin s waa n we een Sam gr vou g va n fu rm en m d en n ee w aag ncti uw et FW e flex es en functi func es, ib G he il flexi 3.0 ties itei gela t fu t. bilit ncti ng uw samen bieden ei eg Een t te st we ebou in vraa ge u elle w. n, te zo een hebt validee g. Wilt u ee dr rd orde u ee n n he e inde nen ie-een ling? snelle hei el an en te indi d om Kom der Inzi weg cati vraa cht en, n in ui e van gstu de m aar de de zw al naar twis km og FW et be selb G co aart in FW elijk­h aa nta trek e? ed G 3. ctda king rheid? 0 to en! Uit gen Of tot e. eraa de fo rd lic en laat rmat hten u ve ie? rras we ook se de ve n door rnie uwin gen

eenvoudig

ing Uitnodig FWG gen contactda 2014

Henny Hendriks, Adviseur functie­ waardering en arbeidsvoorwaarden bij Arkin (GGz, Amsterdam): ‘Ik bezoek de FWG contactdagen omdat ik dan weer helemaal op de hoogte ben van de nieuwste ontwikkelingen binnen de FWG. Ook is het een perfecte gelegenheid om met mijn collega’s van andere organisaties bij te praten over de ontwikkelingen binnen onze instellingen en met name over de ontwikkelingen van sommige functies. Het is altijd fijn om informatie uit te kunnen wisselen en over en weer vragen te stellen. Daarnaast is het gewoon gezellig om tijdens de koffie of lunch collega’s te ontmoeten van andere organisaties!’

Linda Koenen, HR-adviseur Parnassia Groep ‘De FWG contactdagen zijn voor mij een jaarlijks terugkerend evenement om contact te hebben, leggen en onderhouden met andere instellingen die zich actief bezig­ houden met FWG in relatie tot andere HRMonderwerpen die hiermee samenhangen. Ook is het altijd interessant te horen welke nieuwe ontwikkelingen er zijn vanuit FWG. De thema’s ‘eenvoud’ en ‘flexibiliteit’ zijn voor mijn organisatie in elk geval zeer interessant gezien de huidige ontwikkelingen van zelfsturende teams en een nieuw functiehuis met functiebeschrijvingen die generiek beschreven zijn. Binnenkort ga ik met collega’s de Flex-gebruikers­ training doen om zelf met Flex te kunnen werken. Maar eerst dus de contactdag van FWG. Ik hoop dat de workshops mij weer uitdagen om buiten de bestaande kaders te kijken.’

wetenswaardig september 2014

9

Uitwisselbaarheid in de praktijk

essentieel: een reëel beeld van de functie In reorganisatietrajecten zien we regelmatig dat een functiebeschrijving geen actuele of complete weergave is van de realiteit. En deze reële weergave heeft u wel nodig om de uitwisselbaarheid van functies in kaart te brengen. Wat is een praktische aanpak om tot een complete en juiste weergave van functies te komen?

Bij de beoordeling van een ontslagaanvraag beoordeelt het UWV of het afspiegelingsbeginsel juist is toegepast per categorie uitwisselbare functies. Om die reden moet duidelijk zijn welke functies uitwisselbaar zijn en welke niet. Uitwisselbare functies zijn functies die naar functie-inhoud, kennis en vaardigheden, competenties en omstandigheden vergelijkbaar zijn, en qua niveau en beloning gelijkwaardig zijn.

deze turbulente tijden niet altijd haalbaar. Een ander praktisch probleem is dat generieke (algemeen, breed opgestelde) functiebeschrijvingen soms een toelichting missen op specifieke kenmerken die in de praktijk zouden kunnen leiden tot niet-uitwisselbaarheid. Daarom adviseren we klanten in bepaalde gevallen om de functiebeschrijving aan te vullen of toe te lichten met documenten die een actueel en compleet beeld geven van de functie.’

Hiaat met functiebeschrijving ‘Wij merken in de praktijk dat de actuele functie niet altijd duidelijk is vastgelegd door de werkgever’, vertelt Albert Wielink, senior adviseur bij FWG Advies, gespecialiseerd in juridische vraagstukken op HR-gebied. ‘De functiebeschrijving zou een solide basis moeten vormen, maar de realiteit verandert vaak sneller dan een beschrijving. Denk aan de secretaresse die vanwege een zieke collega steeds meer administratieve taken is gaan uitvoeren. Of aan landelijke regelgeving waardoor taken zijn komen te vervallen. Een actuele functiebeschrijving maken lijkt dan logisch, maar is in

Aanpak: inkleuren vijf taartpunten Eline Kramer, adviseur bij FWG Advies, schetst een taartdiagram als hulp­ middel om het verschil tussen functiebeschrijving en functie te laten zien. ‘De functie bestaat uit de vijf pijlers die het UWV hanteert bij het beoordelen van uitwisselbaarheid. De functiebeschrijving vormt hierin de kerninformatie. Vanuit die basis bekijken we wat niet overeenkomt met de functie in de praktijk. Je kleurt als het ware de cirkel in. Organisaties kunnen dit zelf, maar we ondersteunen regelmatig met onder meer aanvullend functie­ onderzoek, cliënt- of locatiebeschrijvingen en competentieprofielen.

De beleidsregels van het UWV zijn bedoeld voor het zorgvuldig en uniform beoordelen van ontslag of boventalligheid. Ze zijn te vinden op www.werk.nl. Als werkgever moet u ervoor zorgen dat de informatie over groepen (uitwisselbare) functies helder en overtuigend is. Ook in geval van een reorganisatie waarin nog geen sprake is van ontslagen, speelt de vraag van (niet-)uitwisselbaarheid. Het vraagt altijd een gedegen vooronderzoek. Soms is dat eenvoudig en kunt u volstaan met een tabel met verschillen in taken en eisen uit de functiebeschrijving; soms is het aantonen lastiger en is een scherpe functie-analyse en uitleg nodig om het juiste beeld over de bühne te brengen.

10

fwg meer waarde voor mensen

‘De realiteit verandert vaak sneller dan een functiebeschrijving’ Veel informatie staat op al papier, zoals in functioneringsgesprekken, landelijke regelgeving of vacatureteksten, maar daarnaast zijn medewerkers natuurlijk een waardevolle bron. Zij kunnen het beste aangeven wat hun functie inhoudt. Bovendien is hun commitment gewenst en soms ook nodig bij het beoordelen van uitwisselbaarheidsvraagstukken.’ Eline en Albert noemen op de pagina hiernaast per taartpunt herkenbare hiaten uit de praktijk.

hr advies

Voorbeelden van hiaten tussen functie en functiebeschrijving

Kennis (opleidingsniveau en -richting) en vaardig­heden (eisen aan bekwaamheid, handigheid of bedrevenheid). Voorbeeld uit de praktijk: de functiebeschrijving gaat uit van mbo 4-niveau, terwijl de werkgever medewerkers enkele jaren geleden een aanvullende hbo-opleiding heeft aan­geboden als vereiste om de functie nu naar behoren te kunnen uitvoeren.

De functie-inhoud bestaat uit taken (activiteiten en handelingen) en resultaten (output, kwantiteit en prestatie). Voorbeeld uit de praktijk: de generieke functie­beschrijving van paramedicus geeft geen onder­scheid in functies als logopedist of fysiotherapeut. Een aanvullende omschrijving van de specifieke vakgebieden wel.

kennis en vaardigheden

functie-inhoud

functiebeschrijving competenties

niveau en beloning Het niveau en de beloning worden gevormd door de salarisschaal waarin de functie is ingedeeld en de positie van de functie in de organisatie. Voorbeeld uit de praktijk: de functiebeschrijving is op niveau 40 ingedeeld terwijl de actuele functie-eisen aanleiding geven om op niveau 45 in te delen. In dit geval moet de werk­gever de cao-eisen aan een functie­beschrijving nakomen en de huidige situatie herbeschrijven op basis van de feiten die de werkgever en werknemer (h)erkennen.

omstandigheden

Competenties (waarneembaar effectief gedrag). Voorbeeld uit de praktijk: uit het competentieprofiel, en/of de analyse van functioneringsgesprekken, exitgesprekken en wervings­advertenties blijkt dat een mede­werker op de afdeling zware psychogeriatrie op andere competenties wordt aan­gestuurd dan medewerkers met dezelfde functiebeschrijving werkzaam op andere afdelingen.

Omstandigheden, zoals de werkplek (stad of platteland) of tijdstip (overdag of ’s nachts). Voorbeeld uit de praktijk: in de generieke functiebeschrijving wordt geen verschil gemaakt tussen intramuraal en extramuraal, maar de situatie van het extramuraal werken stelt andere eisen, zoals aan de mobiliteit van de medewerker. Ook brengt het beperkte terugval­mogelijkheden met zich mee en een intensievere relatie met zorg­verleners van andere instellingen.

Kortom, om uitwisselbaarheid goed in kaart te kunnen brengen, is alleen de functiebeschrijving niet altijd voldoende. Het UWV vraagt naar ‘de functie’. Zorg dus dat uw papieren op orde zijn. Ook, of misschien juist, als u op dit moment niet in een reorganisatie zit.

wetenswaardig september 2014

11

Wachten of reorganiseren? Afvloeien of behouden?   De veranderingen in de zorg gaan hard en fluctueren dusdanig dat het moeilijk is grip te krijgen. Dat maakt het nemen van strategische besluiten lastig. Joris Kuppens en Aryan van der Griendt zagen in de adviespraktijk van Progressional People dat organisaties daardoor dreigen vast te lopen. Zij ontwikkelden daarom een model waarin externe ontwikkelingen, begrotingen, scenario’s én functies samen­komen. De doorrekeningen voor de toekomst geven inzicht in de impact van in- en externe ontwikkelingen op de organisatie, locaties, afdelingen en functieniveaus.

Het zijn confronterende personeels- en organisatievraagstukken waarmee veel zorgorganisaties worstelen. Gaan we het in 2015 redden met natuurlijk verloop en het beëindigen van tijdelijke contracten? Of moeten we ingrijpender maatregelen nemen? En als we dan moeten reorganiseren: hoe en met welke effecten op het personeels­ bestand? ‘Bestuurders weten dat ze een nieuwe strategische richting moeten inslaan, maar de onzekere factoren zoals de uitkomst van aanbestedingen of kabinetsmaatregelingen belemmeren hen in hun transformatie’, stelt Aryan van der Griendt. Vanuit Progressional People, het nieuwe label van FWG, adviseert hij organisaties over strategische personeelsplanning en organisatieherontwerp.

Rekenen met onzekere factoren

Veel factoren zijn onzeker, maar tegelijkertijd zijn veel basisgegevens wel bekend. Met dit uitgangspunt zijn Aryan en zijn collega Joris Kuppens aan de slag gegaan. ‘We merkten dat het voor veel organisaties lastig is om de impact van maatregelen op het aantal fte en de organisatie-inrichting kwantitatief in kaart te brengen. En die basis hebben organisaties nu nodig om strategische keuzes te kunnen maken. Daarom hebben we vanuit Progressional People een reken­ model ontwikkeld.’ Joris legt uit: ‘In het model komen gegevens als cliëntpopulatie, personeelsbestand, tarieven, salarislasten, begrotingen, wet- en regelgeving samen. Maar ook: welke interne ontwikkelingen staan er op stapel? Wat staat er al omschreven in meerjarenramingen en strategiedocumenten? Die gegevens kwanti­ ficeren we en vullen wij aan, samen met onze afdeling R&D, zodat we de belangrijkste ontwikkelingen in beeld hebben.’

12

fwg meer waarde voor mensen

Bepalen toekomstscenario’s

Het proces om te komen tot de benodigde variabelen is opvallend verhelderend, vindt Aryan. ‘Als het over personeelsvraagstukken gaat, wordt al snel naar HR gewezen. Minder geld betekent minder mensen, dus… Maar dit zijn zulke grote strategisch vraagstukken dat minimaal een koppeling nodig is tussen wat er binnenkomt aan geldstromen, vanuit bijvoorbeeld zorgzwaartepakketten en tot welke specifieke personeelsvraag dit leidt. Bovendien is het essentieel om met alle MT-leden te bepalen welke scenario’s in de toekomst mogelijk zijn. Raakt een organisatie alle cliënten voor de lichtere zorgzwaartepakketten bijvoorbeeld kwijt of gaan gemeenten hiervoor alsnog de samenwerking aan met de zorginstelling? Samen met de organisatie construeren we meerdere toekomstscenario’s. Daardoor ontstaat een bandbreedte waarbinnen de in- en externe ontwikkelingen zullen plaatsvinden. Dus welke impact heeft een in- of externe ontwikkeling X of Y, bij scenario A, B, C of D?’

Doorrekenen in functies

Door de specificaties in de inputfinanciering, de scenario’s en de koppeling aan functies en taken per zorgzwaartepakket geeft het model inzicht in het aantal fte per zorgzwaartepakket, per functie, organisatie, locatie of afdeling. ‘We kunnen precies doorrekenen hoeveel medewerkers, bij een veronderstelde kabinetsmaatregel en een veronderstelde zorgvraag, in bijvoorbeeld functiegroep 30 nodig zouden zijn. Daardoor ontstaat ook inzicht in hoeveel mede­ werkers er zouden moeten afvloeien, rekening houdend met het natuurlijk verloop en het aantal tijdelijke contracten, wanneer we

enkel kijken naar het effect van een ontwikkeling. Deze doorrekeningen maken we voor één jaar, maar kunnen we ook maken voor de jaren erna. Maatregelen die in 2015 nog geen effect laten zien, kunnen bijvoorbeeld in 2016 en 2017 wel impact hebben.’

Basis voor strategische keuzes

Het inzicht in de effecten van ontwikkelingen op het personeels­ bestand, zowel kwantitatief als kwalitatief, is voor organisaties een verademing. Het geeft een kans om fundamenteel anders naar de inrichting van de organisatie te kijken. Het gaat niet sec om de uitkomst in fte, benadrukt Aryan. ‘Het gehele proces geeft inzicht. De aanpak reduceert complexiteit, waardoor ook grotere kabinets­ wijzigingen concreet vorm krijgen in mensen. Daarmee wordt het makkelijker om te bepalen welke zorg een organisatie kan bieden op de korte en langere termijn. HR kan deze consequenties doorvertalen op persoonsniveau: om welke medewerkers gaat het, welke impact heeft dit op de teams en op de organisatie? Daarnaast is voor de langere termijn een solide basis aanwezig om het gesprek aan te gaan over het zorgaanbod, de organisatiestructuur, de vereiste competenties en het omscholen van medewerkers.’

Ada Stronks, manager P&O Impactanalyse bij DrieGasthuizenGroep ‘Dat er iets moest gebeuren, was wel duidelijk. Dat geldt voor onze organisatie net zo goed als voor andere VVT-instellingen. Iedereen krijgt te maken met het verschuiven van zorgzwaartepakketten en kortingen op het budget. Ook onze medewerkers zijn hiervan op de hoogte. Maar je wilt – voor niemand – de verkeerde beslissingen nemen. Mensen ontslaan, terwijl je ze voor de langere termijn wilt behouden. Of te drastische maat­ regelen nemen, terwijl dat niet nodig hoeft te zijn. Door de impactanalyse van Aryan en Joris kregen we binnen drie maanden inzicht. Ik vond het vooral prettig dat hierdoor een koppeling ontstond tussen de financiële kerngegevens en personele consequenties. We hadden waardevolle sessies met het MT, waarin de gesprekken over cijfers en feiten minstens zo belangrijk waren als de verwachtingen en strategische doorvertalingen. Dat gaf mij rust. We maken de afweging samen. Bovendien weet ik op korte termijn wat me te doen staat. De verwachtingen voor 2015 gaan we samen met de lijn op persoonsniveau uitwerken. Dat geeft ook onze medewerkers duidelijkheid.’

Voor DrieGasthuizenGroep werkten senior adviseur Aryan van der Griendt en adviseur Joris Kuppens samen aan de impactanalyse strategische personeelstransformatie. Aryan benadert door zijn achtergrond als transformatiemanager bij KPMG strategische vraag­ stukken in de zorg vanuit een bedrijfseconomische invalshoek. Joris Kuppens is vanuit zijn basis als adviseur bij FWG Advies gespecialiseerd in de toepassing en optimale inzet van het functiewaarderingssysteem FWG 3.0 bij HRM-vraagstukken, zoals strategische personeelsplanning. Lees meer over onze expertise op progressionalpeople.nl.

wetenswaardig september 2014

13

organisatie

3x in de praktijk In mei publiceerden we LiNK, een uitgave over de rol van HR-management in de zorg. Onze adviseurs nemen nog regelmatig exemplaren mee als ze op klantbezoek gaan. Hoe leeft LiNK voort in de HR-praktijk?

Arjan Miltenburg, manager P&O bij Ziekenhuisgroep Twente en een van de geïnterviewden voor LiNK ‘LiNK geeft een mooi tijdsbeeld van onderwerpen die in de hele zorg­ sector aan de orde zijn. Dat viel mij op. We vergeten nog weleens over onze eigen schotten te kijken, of af te dalen vanuit onze strategische toren. Natuurlijk, in het complexe krachtenveld waar we ons momenteel bewegen is het essentieel om strategisch op langere termijn vooruit te denken, maar vergeet de realiteit niet. Daal af en check of de basis op orde is en vraag hoe het gaat met de mensen in het primaire proces. Als je geen gevoel meer hebt voor de medewerkers en patiënten, waar het uiteindelijk echt om draait, hoe kun je dan beleid vormen?’

Frans van Dommele, manager P&O Advies bij ’s Heeren Loo Zorggroep ‘Cultuurverandering, reorganisatie en efficiëntie zijn thema’s die ook in onze organisatie aandacht vragen. LiNK maakt deze thema’s bespreekbaar, het helpt onze visie aanscherpen. Vooral omdat de transitie soms aanvoelt als ‘droogzwemmen’. Wij anticiperen op de veranderingen met strategische personeelsplanning, een mobiliteitscentrum en een sociaal plan, maar niemand weet nog hoe bijvoorbeeld de aanbestedingen uitpakken. De cultuurverandering die moet leiden tot bredere inzetbaarheid en meer eigen verantwoordelijkheid, krijgt daardoor nog niet bij alle medewerkers voet aan de grond. Ik kan het ze ook niet kwalijk nemen. Van oudsher is het zo dat medewerkers goed zorgen voor hun cliënten en verwachten dat er dan ook goed voor hen wordt gezorgd.  Nu verwachten wij echter dat ze meer regie nemen in en sturing geven aan hun eigen loopbaanontwikkeling, dat vraagt tijd.’

Peter Andriessen, onderzoeker Trends & Ontwikkelingen bij FWG ‘Kort na de publicatie hebben we een bijeenkomst georganiseerd voor de 26 HR-managers die we voor LiNK interviewden. Ik vond het een enerverende bijeenkomst, net als alle interviews die ik afnam. Uit de verhalen blijkt hoe snel de ontwikkelingen in de zorg gaan, hoe weerbarstig de praktijk is en hoe complex, maar ook kansrijk de positie van de HR-manager. Halen we HR weer uit de lijn? Moet je altijd die ene rol als strategische business partner ambiëren? De HR-managers gaven aan dat het interview en de bijeenkomst hen de kans gaf te reflecteren op een vrij solitaire functie, gesprekken die ze niet dagelijks voeren.’

Heeft u LiNK nog niet gelezen? U kunt kosteloos een exemplaar bestellen of downloaden via fwg.nl/link 14

fwg meer waarde voor mensen

hr advies

de harde en zachte kant van een reorganisatie Themabijeenkomsten over sociaal plan en talentontwikkeling De actuele veranderingen in de zorg brengen vraagstukken met zich mee rond reorganisaties en het flexibel inzetten van personeel. Hierbij rijst de vraag hoe organisaties medewerkers kunnen betrekken en klaarstomen voor de toekomst. In de themabijeenkomsten die we dit najaar organiseren, pakken we deze vraagstukken bij de kop.

Sociaal plan (i.s.m. PGGM HR Advies): regelgeving en belangengroepen bij reorganisatie (6 oktober) Staat u aan de vooravond van of bevindt u zich middenin een reorganisatie en heeft u vragen bij het vormgeven van het sociaal plan? Tijdens deze bijeenkomst behandelen we de stappen om tot een sociaal plan te komen, waarbij we ingaan op: het ontwerp en de invoering van de nieuwe structuur, het juridisch speelveld, en welke maatregelen er moeten worden vastgelegd. Deze bijeenkomst organiseren wij in samenwerking met PGGM HR Advies. Gezamenlijk hebben wij veel kennis en ervaring op dit gebied die we graag met u delen.

Toekomstbestendig personeel: best practice voor talent­ ontwikkeling (4 november) In onze adviespraktijk zien wij dat productgroepen en zorgpaden scherp worden neergezet, de functie van Transitiemanager zijn intrede doet en competentiemanagement een revival beleeft. De centrale vraag bij al deze dynamiek is: zijn de medewerkers wel toegerust voor deze toekomst? Ook als processen, werkzaamheden en functies nog niet volledig zijn uitgekristalliseerd, is het mogelijk competentieprofielen te bepalen voor de leidinggevenden en medewerkers van de toekomst. Tijdens deze middag nemen we u mee in de stappen van talentontwikkeling en wisselen we theorie af met de praktijk.

Meld u aan via: fwg.nl/themabijeenkomst wetenswaardig september 2014

15

jildau bruins, adviseur arbeidszaken bij tweesteden ziekenhuis en st. elisabeth ziekenhuis

fwg 3.0 gebruikers

‘FWG Entree, een tool om zonder veel FWG-kennis toch tot een goede indicatie van een functieindeling te komen. Een snelle binnenkomer!’

fwg entree in 3 stappen naar een inschatting van het functieniveau 16

fwg meer waarde voor mensen

zoekterm functie In het zoekscherm vult u een functie in waarop u wilt zoeken.

1 kernfuncties U heeft er waarschijnlijk al over gehoord, en op de FWG contactdagen kunt u het zelf ervaren: FWG

FWG Entree toont kernfuncties waarin de zoekterm voorkomt. U kiest vervolgens een van de getoonde kernfuncties.

Entree. Een nieuwe tool van FWG waarmee u snel en eenvoudig het functieniveau kunt inschatten. Hoe werkt het en wat kunt u ermee? Met FWG Entree komen we tegemoet aan uw wens om snel te kunnen beschikken over een eerste inschatting van het functieniveau. Bovendien toont FWG Entree bij uiteenlopende functies verschillen aan per functiegroep. FWG Entree is daardoor een handig hulpmiddel in gesprekken over het niveau van een functie met bijvoorbeeld management, Raad van Bestuur of de medewerker, zonder dat uw gesprekspartner diepgaande kennis hoeft te hebben van FWG 3.0.

Hoe werkt het dan? FWG Entree is gebaseerd op de bestandsinhoud van FWG 3.0. Het is mogelijk naar functies per branche of naar functies in meerdere branches tegelijk te zoeken. Dit doet u door (een deel van) de functienaam in te voeren waarvan u een inschatting van het functieniveau wilt maken. Aan de hand van kernfunctienamen, bijbehorende kaderteksten en het overzicht met niveaubepalende elementen, kunt u het niveau van de betreffende functie inschatten. De definitieve vaststelling van het functieniveau wordt met behulp van FWG 3.0 gedaan. Zelf ervaren! FWG Entree stellen we in januari 2015 aan u als abonnementhouder beschikbaar voor zowel pc als tablet. Kom naar de FWG contactdagen om er zelf mee aan de slag te gaan!

2 kaderteksten De kaderteksten komen in beeld met de functie op verschillende niveaus. De verschillen tussen de niveaus zijn beschreven.

3 niveaubepalende elementen In een matrix ziet u weergegeven welke elementen in de functie bepalend zijn voor het niveau.

inschatting van functiezwaarte

Kijk op fwg.nl/gebruikers wetenswaardig september 2014

17

fwg 3.0 gebruikers

tips and tricks Gebruikers aanmaken en rollen toekennen in FWG 3.0 Gaat een nieuwe collega met FWG 3.0 werken of krijgen bestaande collega’s andere bevoegdheden in het systeem? Dan kunt u als beheerder gebruikers aanmaken en hen bepaalde rollen toekennen. Hoe doet u dit? Een uitleg. 1. U bent beheerder Voorwaarde om in de beheermodule van FWG 3.0 te kunnen werken, is dat u de rol van beheerder hebt en beschikt over de inloggegevens van de beheerder. Kunt u deze gegevens niet achterhalen? Neemt u dan contact op met het FWG Servicepunt (030-2669 400). Nadat u als beheerder bent ingelogd op fwg3.nl gaat u onderin het linkermenu naar Beheer. Hier kunt u:

2. Groepsrollen definiëren Voordat u iemand een rol (met bijbehorende bevoegdheden in het systeem) kunt toekennen, maakt u de betreffende rol aan in Beheer onder Groepsrollen. Klik onderin het scherm op Toevoegen en geef de rol een naam (bijvoorbeeld: Indeler). Klik vervolgens op Selecteren en selecteer de bevoegdheden die u aan de Indeler wilt toekennen door deze aan te vinken. Klik daarna nogmaals op Selecteren en op Opslaan. Organisaties die al langer met FWG 3.0 werken zullen doorgaans de meest voorkomende rollen al hebben ingevuld. In dat geval volstaat een check op de bestaande rol en bevoegdheden en kunt u deze, indien nodig, wijzigen door op Bewerken te klikken en bevoegdheden toe te voegen of te verwijderen.

Nadat u de groepsrollen hebt gedefinieerd, kunt u:

3. Gebruikers aanmaken en groepsrollen toekennen In Beheer klikt u op Gebruikers en vervolgens op Toevoegen. Hier vult u alle velden in. De gebruiker heeft een gebruikersnaam en wachtwoord nodig om in te kunnen loggen op FWG 3.0. Wij adviseren als gebruikersnaam het e-mailadres van de gebruiker in te vullen. Het wachtwoord dient minimaal te bestaan uit acht karakters, waaronder één cijfer en één hoofdletter. We raden u aan voor iedere gebruiker in eerste instantie hetzelfde wachtwoord aan te maken. U kunt de gebruiker op de hoogte stellen van de inloggegevens en nadat hij heeft ingelogd, kan hij in het Persoonlijk menu onder Extra zelf het wachtwoord wijzigen. Het vakje ‘Actief’ dient aangevinkt te zijn, anders lukt het niet om in te loggen op FWG 3.0. Onder Groepsrollen selecteert u de rol(len) die u aan de gebruiker wilt toekennen. Onder Instelling selecteert u tot welke gegevens de gebruiker toegang krijgt. Dit moet minimaal één bestand met functies zijn.

afbeelding 1: groepsrollen toevoegen

*de gegevens in de afbeedlingen zijn fictief.

Meer tips and tricks? Ga naar fwg.nl/faq 18

fwg meer waarde voor mensen

afbeelding 2: gebruikers toevoegen

ontwikkelagenda We organiseren het hele jaar diverse opleidingen, trainingen en (thema)bijeenkomsten die direct of indirect te maken hebben met de toepassing van FWG 3.0 en de ontwikkeling en uitvoering van het HR-beleid. Deze worden gegeven door ervaren en deskundige trainers van FWG. Doel: het bijbrengen en verbeteren van kennis en vaardigheden door middel van kennisoverdracht en ervarend leren.

Basisvaardigheden FWG en HRM

Introductie functiewaardering 4 december Gebruik en beheer FWG 3.0 2 oktober 11 november 18 december

Ontwikkelen van persoonlijke vaardigheden

Krachtiger indelingskeuzes motiveren 16 december

Themabijeenkomsten

Sociaal plan 6 oktober (zie pag. 15 en fwg.nl/themabijeenkomst)

Functies waarderen en indelen met FWG 7 oktober 13 november 2 december

Leergang Strategisch adviseren voor HR-professionals Bestaat uit 4 bijeenkomsten van 10.30 - 19.30 uur op: Maandag 23 maart 2015 Maandag 20 april 2015 Maandag 11 mei 2015 Maandag 8 juni 2015

Toekomstbestendig personeel 4 november (zie pag. 15 en fwg.nl/themabijeenkomst)

Functies beschrijven 6 november

(intakegesprekken op 9 en 10 februari 2015, zie progressionalpeople.nl/lsa)

Arnhem, 14 oktober, Van der Valk

FWG contactdagen

Dordrecht, 16 oktober, Van der Valk, Flex Gebruikerstraining 11 november

Assen, 21 oktober, Van der Valk Workshop FWG (3.0) (kosteloos)

Onderhoud aan het functiehuis 11 december IBC 28 oktober 4 december

Zaandam, 23 oktober, Inntel Hotel Opfrissen van uw kennis en antwoord op al uw vragen 18 november (zie fwg.nl/workshop)

Eindhoven, 28 oktober, Van der Valk Nieuwegein, 30 oktober, Nieuwegein Business Center Let op: van 9.00 tot 13.00 uur (inclusief lunch) (zie fwg.nl/contactdagen)

Meer informatie Tenzij anders aangegeven vinden de bijeen­komsten plaats bij FWG in Utrecht. Voor nadere infor­matie en om u in te schrijven, kunt u terecht op onze website fwg.nl, of contact opnemen met Valentijn Spit, Senior adviseur en manager Opleidingen, via telefoonnummer 030 - 2669 400 of via [email protected]. Op de website vindt u ook informatie over de mogelijkheid trainingen in-company te volgen.

Ga voor meer informatie en om u aan te melden naar: fwg.nl/opleidingen wetenswaardig september 2014

19

focus op functies

fwg 3.0 gebruikers

Wie begeleidt eigenlijk de transities die zorgorganisaties noodgedwongen doormaken? De bestuurder, de HR-manager, een externe transitiemanager? Bij de Tilburgse ouderenzorginstelling De Wever maakte Manager PO&O Willy Verkuijlen na ruim zeven jaar de overstap naar Procesbegeleider Organisatieontwikkeling.

procesbegeleider organisatieontwikkeling Ontstaan van de functie - ‘Een klein jaar geleden kwam deze functie voor het eerst ter sprake binnen het managementteam van De Wever. De organisatie staat voor forse uitdagingen. Intramurale ouderenzorg, van oudsher een belangrijke pijler van onze organisatie, zal zo’n twintig tot dertig procent krimpen, extramurale zorg zal twintig tot dertig procent stijgen. Deze transities in de zorg vragen om een transformatie van de organisatie en onze werkwijze. Die organisatieontwikkeling ga ik de komende twee jaar begeleiden. Niet als Manager PO&O, maar als Procesbegeleider Organisatieontwikkeling.’ Positie in de organisatie - ‘Als Manager PO&O had ik teveel verschillende taken op mijn bordje liggen om het veranderproces goed te begeleiden. Bovendien vroegen wij ons op een gegeven moment af: kunnen we optimaal naar een reorganisatie van de managementstructuur kijken als je zelf onderdeel blijft uitmaken van het team van managers? Wij vonden van niet. Als Procesbegeleider Organisatie­ ontwikkeling val ik rechtstreeks onder de Raad van Bestuur, maar ik functioneer min of meer als een extern adviseur die zich op basis van een vooraf bepaalde opdracht beweegt door de gehele organisatie.’

‘In twee jaar willen we de belangrijkste transities doormaken’ Passende carrièrestap - ‘Voor mij kwam deze functie precies op het juiste moment. Sinds ik een paar jaar geleden mijn master in organisatie- en veranderkunde heb gehaald, wil ik me meer richten op het begeleiden van verander­ trajecten. Dat ga ik nu doen voor De Wever, maximaal twee jaar. In die tijd willen we de belangrijkste transities doormaken. Helder en gefocust. Als je te lang over een verandering doet, schiet de kramp in een organisatie. Daarom heeft de Raad van Bestuur voor een interne adviseur gekozen. Ze zien het als voordeel dat ik organi­ satie- en veranderkundige ben én de organisatie goed ken.’ Begeleiden van veranderprocessen - ‘De komende twee jaar begeleid ik drie grote verander­processen bij De Wever, die aan elkaar zijn gerelateerd. De reorganisatie

Willy Verkuijlen

van het management, een leider­schapsprogramma en een bredere cultuurverandering die past bij een cliënt- en wijkgerichte werkwijze. De eerste contouren staan al op papier. Net als vele andere zorgorganisaties gaat De Wever minder intramuraal opereren en meer extramuraal. Dichter in de wijk, in overleg met cliënten en de familie. Medewerkers krijgen daardoor meer ruimte en mogen zelfstandiger functioneren. Wij kiezen niet voor zelfsturende teams, maar voor teams waarin de leidinggevende leert loslaten en medewerkers stimuleert vanuit hun kracht te werken. Juist de mede­werkers weten uit de dagelijkse praktijk waar het fout gaat, wat zij van ondersteunende diensten nodig hebben en wat een ideale werkwijze zou zijn. Het is mede mijn taak helder te blijven op de strategische focus: hoe kunnen we onze zorg voor de cliënt naar de toekomst verbeteren en tegelijkertijd onze organisatie en medewerkers verder versterken.’ Impressie van een dag - ‘Begin augustus ontstond er enige verwarring: waar zit je eigenlijk en wat is je doorkiesnummer? Dat is nieuw. Ik zit niet alle dagen op een vaste plek, maar ben wel mobiel bereikbaar. De ene dag zal ik thuiswerken aan een rapportage voor zelforganiserende teams, de andere dag zal ik bij leidinggevenden inventariseren wat zij nodig hebben voor een coachende leiderschapsstijl. Ik heb een vrije rol, waarbij ik goed zichtbaar en aangehaakt wil blijven. Bij de visie van de Raad van Bestuur, bij de kernwaarden van De Wever, bij de ontwikkelingen van de nieuwe Manager P&O en bij de expertise van de afdelingen. Samen geven we gaandeweg vorm aan de verandering.’ Uitdaging - ‘Mensen houden over het algemeen niet zo van veranderen. En ze willen zeker niet ‘veranderd worden’. Als ze al willen veranderen, willen ze vooraf de uitkomst weten. Dat gaat in deze tijd niet. Verandertrajecten zijn ontwikkelprocessen, een voortdurende beweging, waarin mensen tijdens de verandering voortdurend leren. Ik vergelijk het weleens met een muziekconcert. Bij klassieke orkesten ligt alles van tevoren vast. Iedereen weet wat hij moet spelen, de dirigent begeleidt het proces, de uitkomst is bekend. Bij jazz, het andere uiterste, ligt vooraf veel minder vast. Je moet vooral leren luisteren naar de basisnoot die een muzikant inzet, samen een structuur bouwen en vertrouwen dat door de interactie de mooiste resultaten kunnen ontstaan. Tegelijkertijd word je zelf een steeds betere muzikant.’

Meer weten over deze functie? Lees het hele interview met Willy op fwg.nl/focusopfuncties 20

fwg meer waarde voor mensen