Bedrijf Functie Printdatum
Hajnadi Klimaattechniek BV Service Coördinator 17-09-2012
Functiebeschrijving • • • •
Functiekenmerken Taken kennis en vaardigheden Opleidingsmogelijkheden bij functie
Hajnadi Klimaattechniek BV
Printdatum 17-09-2012
Functiekenmerken Plaats in de organisatie Legt verantwoording af aan ……….. Wordt, bij afwezigheid, vervangen door ……….
Resultaatgebieden Resultaatgebieden zijn: - tijdige en correcte afhandeling van storingsmeldingen - het efficiënt en effectief inplannen en aansturen van de onderhoudsactiviteiten - het klantgericht en bedrijfsmatig afhandelen van klachten
Complexiteit De functie van Servicecoördinator is gericht op het ontvangen en afhandelen van storingsmeldingen en het aansturen van alle service- en onderhoudsactiviteiten. Commerciële elementen en administratieve zaken spelen een rol. Het werk bevat een groot aantal deeltaken, de aandacht dient voortdurend verlegd te worden, ook door de veelvuldige telefonische onderbrekingen. Werkt vaak onder tijdsdruk.
Zelfstandigheid De Servicecoördinator maakt een eigen planning en werkindeling voor de gehele afdeling service & onderhoud. Geeft functioneel leiding aan de servicemonteurs. Bereidt, binnen de vastgestelde richtlijnen, zelfstandig de opdrachten voor, voert berekeningen uit, completeert bestanden, geeft prijzen af, stelt tijdnormen vast. De directe controle op het werk is gering. Het probleemniveau stemt overeen met het opleidingsniveau en de ruime ervaring (4-5 jaar).
Afbreukrisico Fouten in voorbereiding, berekeningen, normen, prijzen, adviezen of informatie kunnen leiden tot capaciteits- en materiaalverlies. Dit kan financiële schade tot gevolg hebben en in bepaalde gevallen ook aantasting van het imago. Zelfcontrole is belangrijk, schade wordt veelal pas achteraf geconstateerd. Accuratesse is vereist. Regelmatige contacten met klanten, leveranciers, andere bedrijven en monteurs zijn gericht op snelle en concrete overdracht van informatie voor een juiste en tijdige uitvoering. Normale discretie vereist inzake gegevens.
Functiegroep Deels gebaseerd op functiefamilie 5, voor nadere detaillering, zie functiehandboek
Korte omschrijving De servicecoördinator neemt storingsmeldingen in behandeling en verwerkt deze tot een opdracht voor de service monteur. Hij is verantwoordelijk voor het inplannen en voorbereiden van de service- en onderhoudswerkzaamheden, zodanig dat sprake is van een zo efficiënt en effectief mogelijke inzet van de servicemonteurs
Opleidingsniveau Service Coördinator (laatst bewerkt op 29-06-2012)
2 van 9
Hajnadi Klimaattechniek BV
Printdatum 17-09-2012
De kennis dient naar inhoud en niveau minimaal gelijkwaardig te zijn aan MTS-diploma, gevolgd door een reeks functiegerichte cursussen.
Geestelijke en lichamelijke belasting Werkt onder normale kantooromstandigheden. Veel (druk) telefoonverkeer en regelmatig beeldschermwerk.
Taken Functiegrafiek van taken (geclusterd)
Kerntaken zijn aangegeven met een *.
Financiële administratie
laag
←
midden
→
hoog
* Selecteren van gegevens voor facturatie * Verzamelen en controleren van urenoverzichten
Service Coördinator (laatst bewerkt op 29-06-2012)
3 van 9
Hajnadi Klimaattechniek BV
Inkoop
Printdatum 17-09-2012
laag
←
midden
→
hoog
laag
←
midden
→
hoog
laag
←
midden
→
hoog
laag
←
midden
→
hoog
laag
←
midden
→
hoog
* Administreren van inkoopactiviteiten * Bestellen van materialen en benodigdheden * Inventariseren van klantwensen * Uitbesteden van werk aan derden
Kwaliteit, arbo en milieu (KAM) * Beheren en bijwerken van register van normen en voorschriften * Beheren en registreren van gevaarlijke stoffen * Controleren van ontwerpen volgens normen en voorschriften * Evalueren van werkzaamheden en doen van voorstellen voor verbetering * Inventariseren van risico's Opstellen van een (projectgebonden) kwaliteits- en veiligheidsplan Toepassen van wettelijke-, veiligheids-, bedrijfs- en werkvoorschriften
Magazijn * Beheren van materieel, gereedschappen, (meet)instrumenten en pbm's * Controleren van ontvangen goederen * Verzamelen en klaarzetten van materieel en goederen
Management en leidinggeven * Bewaken van de productiviteit * Leidinggeven, instrueren en begeleiden van medewerkers
Ontwikkeling * Bijhouden en uitbreiden van vakkennis * Delen van vakkennis met collega's
Service Coördinator (laatst bewerkt op 29-06-2012)
4 van 9
Hajnadi Klimaattechniek BV
Overleg en afstemming
Printdatum 17-09-2012
laag
←
midden
→
hoog
laag
←
midden
→
hoog
laag
←
midden
→
hoog
laag
←
midden
→
hoog
laag
←
midden
→
hoog
* Afstemmen met en informeren van de klant * Deelnemen aan werkoverleggen en toolboxmeetings * Informeren van en samenwerken met collega's * Overleggen over projectvoortgang en resultaten
Projectmanagement * Administratief afhandelen van projecten * Afhandelen van klachten * Bewaken en controleren van voortgang en planning * Bewaken van projectkosten en budgetten
Service en onderhoud (algemeen) * Adviseren van klanten over gebruik en onderhoud van machines en installaties * Beheren en raadplegen van onderhoudsdocumenten en handboeken * Telefonisch oplossen van technische problemen en storingen * Vastleggen en beheren van technische aanpassingen en revisiegegevens
Uitdragen van kernwaarden van het bedrijf * Representatief en uiterlijk verzorgd het bedrijf vertegenwoordigen * Tonen van inzet en motivatie
Verkoop en acquisitie * Aannemen en verwerken van orders
Service Coördinator (laatst bewerkt op 29-06-2012)
5 van 9
Hajnadi Klimaattechniek BV
Printdatum 17-09-2012
* Bespreken van en overeenstemming bereiken over meer/minderwerk * Onderhouden van relaties, netwerken en vertegenwoordigen van het bedrijf Opstellen en beheren van onderhoudscontracten Uitbrengen en bijhouden van offertes
Werkvoorbereiding
laag
←
midden
→
hoog
* Beheren en bijwerken van (technische) klantendossiers * Inplannen storingsdienst en monteurs Opnemen en inmeten van werkzaamheden * Plannen van personeel
kennis en vaardigheden Functiegrafiek van kennis- en vaardigheden (geclusterd)
Service Coördinator (laatst bewerkt op 29-06-2012)
6 van 9
Hajnadi Klimaattechniek BV
Printdatum 17-09-2012
Om het takenpakket goed uit te voeren, heeft de medewerker het aangegeven niveau van de volgende kennis en vaardigheden nodig.
Administratieve kennis
basis
← gevorderd →
expert
basis
← gevorderd →
expert
basis
← gevorderd →
expert
basis
← gevorderd →
expert
basis
← gevorderd →
expert
basis
← gevorderd →
expert
Administratief
Communiceren Formuleren en rapporteren Overtuigen en beïnvloeden Presenteren Relaties bouwen en netwerken Verbale vaardigheden
Creëren en analyseren Analyseren Cijfermatig inzicht Leren Onderzoeken Probleemoplossend vermogen Ruimtelijk inzicht
Financiële kennis Bedrijfskundig Financieel administratief
Fysieke vaardigheden Beweging en kracht Zintuiglijke waarneming (horen, zien, ruiken, proeven, voelen)
HRM kennis HRM
Service Coördinator (laatst bewerkt op 29-06-2012)
7 van 9
Hajnadi Klimaattechniek BV
In- en verkoopkennis
Printdatum 17-09-2012
basis
← gevorderd →
expert
basis
← gevorderd →
expert
basis
← gevorderd →
expert
basis
← gevorderd →
expert
basis
← gevorderd →
expert
basis
← gevorderd →
expert
basis
← gevorderd →
expert
basis
← gevorderd →
expert
Inkoop Verkoop
Kennis van bouw en techniek Begrippen, vaktaal, jargon
Kennis van kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu Kennis van kwaliteitsnormen en toleranties Kwaliteitszorg Normen voor veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu
Kennis van magazijn en logistiek Magazijn
Kennis van marketing en communicatie Communicatie
Kennis van ontwerpen en tekenen Ontwerpen en tekenen
Leidinggeven en beslissen Begeleiden Beslissen en initiatief nemen Leidinggeven
Ondernemen en presteren Bedrijfsmatig handelen Gedrevenheid en ambitie tonen Ondernemend en commercieel handelen Service Coördinator (laatst bewerkt op 29-06-2012)
8 van 9
Hajnadi Klimaattechniek BV
Organiseren en uitvoeren
Printdatum 17-09-2012
basis
← gevorderd →
expert
basis
← gevorderd →
expert
Instructies en procedures volgen Kennis van materialen en middelen Plannen en organiseren Zorgvuldigheid
Samenwerken en omgaan met anderen Aandacht en begrip tonen Klantgericht zijn Samenwerken
Service Coördinator (laatst bewerkt op 29-06-2012)
9 van 9
