Forum™ 500 Forum™ 5000 Automatische Telefoniste Forum 500(0) Auto Attendant Gebruiksaanwijzing
Welkom bij Proximus Hartelijk dank dat uw keuze op een product van Proximus is gevallen. Ons product staat voor de hoogste kwaliteitseisen, gepaard aan een hoogwaardig design.
Forum 500(0) Auto Attendant Deze gebruiksaanwijzing begeleidt u tijdens het gebruik van uw Auto Attendant en beantwoordt alle belangrijke vragen. Mocht u nog meer ondersteuning of informatie wensen, dan verzoeken we u om u in eerste instantie tot degene te wenden die voor uw systeem verantwoordelijk is, of tot uw leverancier. Internet: www.proximus.be/pabx
Forum™ 5000 en Forum™ 500 Deze bedieningshandleiding geldt voor de productserie Forum™ 5000 en Forum™ 500. ●
Tot de productserie Forum™ 500 behoren de communicatiesystemen Forum™ 523/524, Forum™ 525/526 en Forum™ 550/560.
●
Tot de productserie Forum™ 5000 behoren de communicatiesystemen Forum™ 5500, Forum™ 5004, Forum™ 5008 en Forum™ 5012.
Als een functie binnen de systemen een andere eigenschap heeft, wordt u daarop gewezen in de tekst van deze gebruiksaanwijzing. Wij wensen u veel plezier met uw Forum 500(0) Auto Attendant.
Inhoudsopgave Auto Attendant. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 Programmaoverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Inhoud van de levering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Opstellen van een keuzemenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Audiobestanden opnemen, laden en bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Tips voor de planning van een keuzemenuprofiel. . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Keuzemenuprofiel opslaan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
KDA Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Programmaoverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Installatie en start van het programma. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10 Stappen van de installatie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 KDA Manager starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 KDA Manager deïnstalleren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
Bijlage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12 Milieu-informatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Technische gegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Menusjabloon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Technische support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
1
2
Programmaoverzicht
Auto Attendant
Auto Attendant Programmaoverzicht Met de Forum 500(0)™ Auto Attendant (hieronder: Auto Attendant) maakt u informatiesystemen (keuzemenuprofielen, voice-mailsystemen) waarin oproepen geheel of gedeeltelijk automatisch worden verwerkt. Een oproeper navigeert met de toetsen van zijn telefoon door (spraak-) menu’s die u geheel individueel vormgeeft. Bijzondere telefonische diensten voor bioscoopprogramma, weerberichten, tips voor de beurs, openingstijden, speciale aanbiedingen of competenties in een gemeenschappelijk kantoor zijn slechts enkele toepassingsgebieden voor het programma. U kan meerdere van elkaar onafhankelijke systemen (keuzemenu’s) met eigen oproepnummers instellen. Voor elk systeem kan u bovendien verschillende reacties in combinatie met tijdsvarianten van de Forum 500 / Forum 5000 (dag/nacht, etc.) definiëren. U kan geselecteerde menu’s en geselecteerde acties in een keuzemenu met een geheime code (PIN) beveiligen en zodoende enkel voor een bepaalde groep gebruikers toegankelijk maken. Op die manier kunnen bv. gesprekken naar een mobiele telefoon alleen voor bijzondere klanten worden omgeleid of bepaalde klanten bereiken direct een persoon of dienst zonder langs de receptie te hoeven gaan. Gesproken teksten of muziek kunnen a) ofwel met een systeemtelefoon of b) via een PC in het systeem worden opgenomen. Voor de variant b) is een conversieprogramma nodig. Dit behoort tot de levering (de KDA Manager). Het programmapakket Auto Attendant is in de software van de Forum 500 / Forum 5000 geïntegreerd. Daarom kunnen keuzemenu’s eenvoudig via de Webbrowser van de configuratiesoftware worden ingesteld (en samen met de gehele configuratie van de Forum 500 / Forum 5000 worden beheerd en opgeslagen). Meldingen en muziek worden in audiobestanden beheerd en opgeslagen op het geheugenmedium van het communicatiesysteem. Daar worden ook de berichten opgeslagen die oproepers achterlaten in een spraakbox die verbonden is met het spraakportaal. Het geheugenmedium is afhankelijk van het type van uw communicatiesysteem: 3
Auto Attendant
Programmaoverzicht
Systeem
Geheugenmedium
Forum 523/524
Geïnstalleerde geheugenkaart
Forum 525/526
Geïnstalleerde geheugenkaart
Forum 550/560
Geïnstalleerde geheugenkaart
Forum 5004/5008/5012
Intern bestandssysteem
Forum 5500
Harddisk
Opmerking: voor het gebruik van spraakboxen in een spraakportaal heeft u het afzonderlijk verkrijgbare programmapakket “Forum Voicemail” nodig. De programma’s – Forum Voicemail en Auto Attendant – kunnen gelijktijdig worden gebruikt. De beschikbare spraakkanalen worden door beide programma’s gelijkwaardig gebruikt. Voor de programmapakket Auto Attendant is een licentie (“Forum 500(0) Auto Attendant lic. 10”) nodig waarmee het programma voor gebruik wordt vrijgeschakeld. De programmapakket Auto Attendant kan maximaal 10 systemen beheren. U een extra licentie aanschaffen. Met die extra licentie wordt de capaciteit van de Auto Attendant uitgebreid tot 20 systemen. ●
Op de communicatiesystemen Forum 523/524, Forum 525/526 en Forum 550/560 kunt u in de (20) Attendant-systemen maximaal 50 menu’s en in totaal 500 acties configureren.
●
Op de communicatiesystemen Forum 5004/5008/5012 en Forum 5500 kunt u in de (20) Attendant-systemen maximaal 100 menu’s en in totaal 1000 acties configureren.
Opmerking: met een firmware-versie voor de Forum 500 / Forum 5000 krijgt u een demo-licentie voor Auto Attendant die 60 dagen geldig is. Neem contact op met uw Proximus Agent als u een permanente licentie wilt kopen.
4
Inhoud van de levering
Auto Attendant
Inhoud van de levering Tot de levering behoren: ●
de licentie voor de programmapakket “Forum 500(0) Auto Attendant lic. 10”
●
het conversieprogramma KDA Manager waarmee audiobestanden in de door de Forum 500 / Forum 5000 ondersteunde audioformaten geconverteerd kunnen worden (staat op de product-CD van de Forum 500 / Forum 5000)
●
de gebruikaanwijzing “Forum 500(0) Auto Attendant” (staat als PDFbestand op de product-CD van de Forum 500 / Forum 5000)
Opstellen van een keuzemenu U maakt een keuzemenuprofiel aan op de Webconsole van de Forum 500 / Forum 5000 in de Configurator, menu Toepassingen: Auto Attendant. Het programma Auto Attendant beheert een keuzemenuprofiel in een systeem. Elk systeem bestaat uit minimaal een menu. In het menu wederom is vastgelegd welke informatie een oproeper met welke druk op de toets op zijn telefoon (= actie) krijgt of naar welke medewerkers, voice boxes en ook andere doorschakelsystemen hij kan worden doorverbonden (= reactie van het keuzemenu). Teksten, ook muziek en klanken die u in het keuzemenuprofiel wilt gebruiken, slaat u in audiobestanden op. Deze audiobestanden wijst u aan de menu’s in een keuzemenuprofiel toe. Bij levering zijn in de Auto Attendant geen systemen, menu’s en audiobestanden aanwezig. Tijdens de eerste configuratie gaat u daarom het best als volgt te werk: 1. Laad in het menu Audio de audiobestanden die u nodig heeft, of neem deze op (zie ook Audiobestanden opnemen, laden en bewerken vanaf pagina 6). Daarvoor kan u ook het programma KDA Manager gebruiken. 2. Voor de gebruikersbegeleiding in het keuzemenuprofiel stelt u in het menu Menu de benodigde menu’s in. In de bijlage vindt u een sjabloon waarmee u de afzonderlijke menu’s (en de daarin gedefinieerde acties en reacties) kan plannen en documenteren (zie Menusjabloon vanaf pagina 15). In het 5
Auto Attendant
Audiobestanden opnemen, laden en bewerken
hoofdstuk Tips voor de planning van een keuzemenuprofiel vanaf pagina 7 vindt u enkele aanwijzingen waarop u bij de gebruikersgeleiding moet letten. 3. Stel in het menu Systemen (minimaal) een systeem (keuzemenuprofiel) in en wijs dit aan de menu’s toe. Opmerking: neem de informatie in de Online help over het menu Auto Attendant in acht. Daar worden alle configuratie-instellingen uitvoerig uitgelegd.
Audiobestanden opnemen, laden en bewerken Audiobestanden die u in een keuzemenuprofiel wilt gebruiken, kan u op verschillende manieren opnemen, laden en bewerken: ●
In de Configurator van de Forum 500 / Forum 5000 in het menu Toepassingen: Auto Attendant: Audio. Daar kan u bv. via een aangesloten systeemtelefoon afzonderlijke audiobestanden opnemen en opslaan (zie hiervoor ook Gebruikte audiobestanden opslaan vanaf pagina 8). Meer informatie over deze handelwijze vindt u in de Online help van de Forum 500 / Forum 5000.
●
Met het programma KDA Manager. Met deze programma maakt u audiobestanden in een geschikt bestandsformaat en kan u deze daarna in de Forum 500 / Forum 5000 laden (zie hiervoor ook KDA Manager vanaf pagina 9).
Opmerking: als u externe audiobestanden in een keuzemenuprofiel gebruikt, neem dan de bepalingen van het licentierecht van de producent in acht! Eventueel moet u voor deze audiobestanden auteursrechten betalen!
6
Tips voor de planning van een keuzemenuprofiel
Auto Attendant
Tips voor de planning van een keuzemenuprofiel Een oproeper kent uw keuzemenuprofiel niet; hij moet door de menu’s navigeren en aan de hand van uw gebruikersbegeleiding proberen, zijn oproepbestemming (een informatie, een gesprekspartner) te bereiken. De volgende tips kunnen een suggestie voor u zijn om gebruikersvriendelijke keuzemenuprofielen vorm te geven waarin de oproeper zijn weg vindt. Maak het kort en begrijpelijk. Maak (korte) zinnen die de oproeper meteen begrijpt en kan onthouden. Kort ook – waar dit mogelijk is – uit meerdere lettergrepen bestaande woorden af, dus niet “verkoopafdeling” maar “verkoop”. Vermijd vreemde woorden en vakbegrippen die uw oproepers eventueel niet zullen begrijpen. Structureer de menu’s eenvoudig en helder. Gebruik maar weinig menuniveaus (aanbeveling: niet meer dan drie). De oproeper probeert de “weg” door de menu’s te onthouden en in gedachte een menukaart te tekenen. Teveel niveaus bemoeilijken de oriëntatie voor hem. Maak geen “nesten” in de menu’s van een keuzemenuprofiel. Bouw in plaats daarvan de menuniveaus op elkaar volgend op. Help de oproeper bij de oriëntatie. Biedt de oproeper de mogelijk, een gesproken tekst nogmaals te beluisteren (actie: “Menutekst herhalen”) voordat hij een menu verder beweegt. Biedt de oproeper de optie, weer naar het beginpunt of een menu terug te gaan (acties: “Sprong in menu” en “Vorige menu”). Bouw bevestigingen in op de plaatsen van uw keuzemenuprofiel waar de oproeper zich eventueel afvraagt of zijn laatste ingave juist was (bijvoorbeeld: “Uw bestelling werd opgenomen”).
7
Auto Attendant
Keuzemenuprofiel opslaan
Keuzemenuprofiel opslaan Configuratie van een keuzemenuprofiel opslaan De configuratie van een keuzemenuprofiel (het systeem inclusief zijn menu’s, acties en reacties) wordt binnen de gehele configuratie van de Forum 500 / Forum 5000 opgeslagen. Nadat u een keuzemenuprofiel heeft ingesteld of gewijzigd, dient u de actuele configuratie in het menu SYS Configuratie: Gegevensback-up op te slaan. Gebruikte audiobestanden opslaan De audiobestanden die u in een spraakportaal gebruikt, worden opgeslagen op het geheugenmedium van het communicatiesysteem (zie ook Technische gegevens vanaf pagina 13). U kunt deze audiobestanden in het menu Toepassingen: Auto Attendant: Audio opslaan op een externe gegevensdrager: als afzonderlijke bestanden of als archief. Een archief bevat alle audiobestanden die in de spraakportalen gebruikt worden. De op die manier opgeslagen audiobestanden kunt u indien nodig weer in het communicatiesysteem importeren (via het menu Toepassingen: Auto Attendant: Audio). Bij een communicatiesysteem Forum 5004/5008/5012 en Forum 5500 kunt u bovendien in het menu SYS Configuratie: Gegevensback-up alle in het communicatiesysteem opgeslagen audiobestanden (Attendant-audiobestanden, spraakboxberichten, bestanden voor Music-on-Hold, enz.) opnemen in de gegevensback-up van de systeemconfiguratie. Meer informatie over de gegevens-backup vindt u in de Online help van de Forum 500 / Forum 5000.
8
Programmaoverzicht
KDA Manager
KDA Manager Programmaoverzicht De KDA Manager is een programma waarmee u audiobestanden maakt en converteert. Deze audiobestanden kan u (afzonderlijk of ook meerdere in een archief) in het communicatiesysteem Forum 500 / Forum 5000 laden en dan in een spraakportaal gebruiken dat u met de toepassing Auto Attendant heeft aangemaakt. ●
U kan in de KDA Manager audiobestanden in de door de Forum 500 / Forum 5000 ondersteunde bestandsformaten converteren (zie de volgende tabel “Bestandsformaten”).
●
Voor zover een microfoon op uw PC is aangesloten, kan u audiobestanden in de KDA Manager opnemen en meteen in een geschikt bestandsformaat opslaan.
Bestandsformaten Uitgangsformaten voor conversie – CCITT Wave, A-law, 8 kHz, mono – PCM Wave, 16 bit, 8 kHz, mono Doelformaten van de conversie Afzonderlijk bestand
Bestandsarchief
Forum 523/524, Forum 550/560
*.726 *.kda (gecodeerd conform ITU (bevat meerdere *.726G.726 32K ADPCM) bestanden)
Forum 525/526, Forum 5004/ 5008/5012, Forum 5500
*.711 *.kdp (gecodeerd conform ITU (bevat meerdere *.711G.711 a-law PCM) bestanden)
De ondersteunde bestandsformaten en het vereiste geheugen van een audiobestand zijn afhankelijk van het type van uw communicatiesysteem:
9
KDA Manager
Installatie en start van het programma
Systeem
Bestandsformaat (archiefformaat)
Benodigd geheugen bij 10 seconden lengte
Forum 523/524
*.726 (*.kda)
40 KByte
Forum 525/526
*.711 (*.kdp)
80 KByte
Forum 550/560
*.726 (*.kda)
40 KByte
Forum 5004/5008/ 5012
*.711 (*.kdp)
80 KByte
Forum 5500
*.711 (*.kdp)
80 KByte
De gedetailleerde handleiding hoe u audiobestanden maakt en converteert, vindt u in de Online help van de KDA Manager.
Installatie en start van het programma Het programmapakket KDA Manager wordt ter beschikking gesteld door de Proximus servicetechnicus en op de PC’s van de klant geïnstalleerd. Als klant (gebruiker van de Forum 500 / Forum 5000) kunt u zich met vragen over dit programmapakket tot de Proximus Servicedienst wenden.
Stappen van de installatie De volgende instructies zijn gericht tot de Proximus servicetechnicus. Het programmapakket KDA Manager vindt u in meerdere talen op de productCD van de Forum 500 / Forum 5000 in de directory…\Forum. 1. Roep het bestand setup.exe op. De installatie-assistent wordt gestart. 2. Voor alle andere installatiestappen volgt u de instructies van deze installatie-assistent.
10
Installatie en start van het programma
KDA Manager
KDA Manager starten Na de installatie vindt u een nieuw menu-item in het Windows-Startmenu onder Programma's > KDA Manager. 1. Open het programma KDA Manager. 2. Als u de KDA Manager de eerste keer gebruikt, stelt u zich aan de hand van de Online help van het programma op de hoogte over de verdere handelwijze. U opent de Online help door gelijktijdig op de toetsen [CTRL] en [F1] te drukken.
KDA Manager deïnstalleren De volgende instructies zijn gericht tot de Proximus servicetechnicus. Voor u een nieuwe versie van de KDA Manager installeert, moet u eerst de oude versie deïnstalleren. De installatie-assistent wordt gestart. 1. Voor alle andere stappen volgt u de instructies van deze assistent.
11
Bijlage
Milieu-informatie
Bijlage Milieu-informatie ●
Voor het produceren van de apparatuur die u hebt aangekocht, werden natuurlijke hulpbronnen aangeboord en benut. Deze apparatuur kan stoffen bevatten die gevaarlijk zijn voor de gezondheid en het milieu.
●
Om te verhinderen dat deze stoffen in ons milieu terechtkomen en om tevens verspilling van de natuurlijke hulpbronnen tegen te gaan, verzoeken wij u de geschikte inleverings- en inzamelingssystemen te benutten. Die systemen zullen de meeste materialen waaruit uw opgebruikte apparatuur bestaat op afdoende wijze hergebruiken of recycleren.
●
Het symbool met de doorkruiste vuilnisbak verzoekt u dergelijke systemen te gebruiken.
●
Als u meer informatie wenst over de inzamelings-, hergebruiksen recycleringssystemen, gelieve contact op te nemen met uw gemeentelijke of regionale dienst voor afvalverwerking.
●
U kan ons ook altijd contacteren als u meer informatie wenst over de invloed van onze producten op het milieu.
12
Technische gegevens
Bijlage
Technische gegevens Systemen
Menu’s
Acties
Audiobestanden
Bestandsformaten voor audiobestanden
●
10
●
20 (als er twee licenties voor het programmapakket is aangeschaft)
●
Forum 523/524: 50
●
Forum 525/526: 50
●
Forum 550/560: 50
●
Forum 5004/5008/5012: 100
●
Forum 5500: 100
●
Forum 523/524: 500
●
Forum 525/526: 500
●
Forum 550/560: 500
●
Forum 5004/5008/5012: 1000
●
Forum 5500: 1000
●
Forum 523/524: 300
●
Forum 525/526: 300
●
Forum 550/560: 300
●
Forum 5004/5008/5012: 500
●
Forum 5500: 500
●
Forum 523/524: *.726 en *.kda
●
Forum 525/526: *.711 en *.kdp
●
Forum 550/560: *.726 en *.kda
●
Forum 5004/5008/5012: *.711 en *.kdp
●
Forum 5500: *.711 en *.kdp
13
Bijlage
Opnametijd
Technische gegevens
4 minuten per 1 Mbyte vrije opslagruimte: ●
Forum 523/524
●
Forum 550/560
2 minuten per 1 Mbyte vrije opslagruimte:
Aantal spraakkanalen (gelijktijdig te gebruiken)
Bewaarlocatie voor audiobestanden
●
Forum 525/526
●
Forum 5004/5008/5012
●
Forum 5500
●
Forum 523/524: 8
●
Forum 525/526: 6
●
Forum 550/560: 4
●
Forum 5004/5008/5012: 20
●
Forum 5500: 20
Geïnstalleerde geheugenkaart van de communicatiesysteem: ●
Forum 523/524
●
Forum 525/526
●
Forum 550/560
intern geheugen van het communicatiesysteem ●
Forum 5004/5008/5012
Harde schijf: ●
14
Forum 5500
Menusjabloon
Bijlage
Menusjabloon Het volgende sjabloon kan u gebruiken om de afzonderlijke menu’s na uw keuzemenuprofiel te plannen en te documenteren. Menu (Naam): Actie
Reactie
Toetsen 0…9, * en #; Fout, Timeout, Bezet, Geen antwoord
Audiobest and afspelen
PIN
(welk?)
(welke?)
(max. 4-cijferig)
Audiobestand beluisteren Annuleren (verbinding beëindigen) Inkiezing Verbinden met de centrale Doorverbinden naar nummer: (oproepnummer?)
Doorverbinden met spraakbox: (oproepnummer?)
Doorverbinden met spraakbox van de opgeroepene Vorige menu Sprong in menu: (Menunaam?)
Menutekst herhalen 15
Bijlage
Menusjabloon
Menu (Naam): Actie
Reactie
Toetsen 0…9, * en #; Fout, Timeout, Bezet, Geen antwoord
Menutekst terugspoelen (5 sec.) Menutekst verderspoelen (5 sec.)
16
Audiobest and afspelen
PIN
(welk?)
(welke?)
(max. 4-cijferig)
Technische support
Technische support U bereikt onze support onder de volgende telefoonnummers: Voor configuratiewijzigingen van uw communicatiesysteem Forum™ 500 of Forum™ 5000 particulieren en KMO's grote bedrijven Nederlands:
0800 22 500
0800 22 200
Frans:
0800 33 500
0800 33 200
Duits:
0800 44 500
0800 44 200
Engels:
0800 55 500
0800 55 200
Bij reparaties particulieren en KMO's grote bedrijven Nederlands:
0800 22 500
0800 14 888
Frans:
0800 33 500
0800 14 888
Duits:
0800 44 500
0800 14 888
Engels:
0800 55 500
0800 14 888
17
Voor meer informatie: ●
Bezoekt u in het Internet www.proximus.be/pabx
●
Wendt u zich tot uw Proximus-verkooppunt
Wijzingen voorbehouden Stand 03.2015
