Format checklist bijeenkomst

Format checklist bijeenkomst Betreft Datum Team

: : :

Taken Projectleider/Coördinator Projectplan schrijven Bepalen en verantwoordelijk voor budget Vergoeding (reiskosten) deelnemers? Projectgroep samenstellen Afspraak projectgroep maken Coördinatie bewaken door regelmatig afstemmen projectleden stand van zaken Informeren directie/bestuur Offertes locaties bekijken en keuze maken Aanmeldprocedure vaststellen, aanmeldingsformulier Evaluatieformulier maken Nadenken wat achteraf verspreiden/beschikbaar stellen (verslag, speech, presentaties etc.

Taken Projectgroep (bestaande uit projectleider, communicatiemedewerker, secretaresse, beleidsmedewerker(s))

Vooraf Datum bepalen (Houd rekening met vakantieperiode, feestdagen, andere bijeenkomsten.)

Programma vormgeven (Tip: Rekening houden met reistijd deelnemers met het bepalen van je begin- en eindtijd (spits). Dagdeel (ochtend, middag, gehele dag) Programma-indeling en tijdsindeling (ontvangst, programmaonderdelen, pauze, sluiting (borrel) etc.)

Thema(’s) en Titel Doelgroep (op uitnodiging of breed verspreiden?) Doel helder Welke spreker(s)/dagvoorzitter/programmabegeleiders/debataanjagers passen bij de inhoud en tijdsduur van de bijeenkomst? Aantal deelnemers (min___/max___) Voorkeur locatie? Datum vaststellen versturen Vooraankondiging nieuwsbrief Uitnodiging ______ Reminder ______ Bevestiging ______ Impressie ______ Pers uitnodigen? Notulist? Welke verslagvorm: verslag op onderwerp (beknopt of uitgebreid), verslag op spreker (beknopt of uitgebreid), woordelijk verslag en letterlijk verslag ________________________________________________________________________________________ Mezzo, Postbus 179, 3980 CD Bunnik, T 030 659 22 22, [email protected], www.mezzo.nl ser.info344 Checklist - Bijeenkomst code 344 Pagina 1 van 7

Vorm uitnodiging: drukwerk, mail Taakverdeling (voorbereidingen, dag zelf) Wie heeft contact met sprekers/dagvoorzitter/debataanjagers etc. (zie voor acties taken projectlid)

Wie maakt aantekeningen voor impressie achteraf, en stuurt actief nieuws over evenement uit Gadget? Fotograaf inhuren of zelf foto’s maken? Attentie spreker(s)/dagvoorzitter/debataanjagers (bonnen, bloemen, bonbons etc. en budget)

Gezamenlijke afsluiting met projectteam (borrel/etentje)?

Achteraf Evaluatie

Taken Communicatiemedewerker Vooraf Teksten Offertes aanvragen bij ontwerper en drukker voor uitnodiging en voor beeldmateriaal Opdracht ontwerper en drukker bevestigen waarin ook planning definitief wordt Afstemmen wie doet wat wanneer rondom informatie op website Teksten schrijven/aanleveren Vooraankondiging: Mail Website Nieuwsbrief Deadline____________ Uitnodiging (datum / plaats / programma / thema’(s)/ spelregels aanmelden)

Deadline____________ Agenda / stukken Deadline____________ Begeleidende mail uitnodiging Deadline____________ Begeleidende mail bevestiging deelname (datum, tijd, plaats, route, afmelden)

Deadline____________ Speech Voorbereiden voor spreker Hoofdlijnen moeten ruim van tevoren bekend zijn zodat rest van dag daarop aansluit + voor dagvoorzitter + persvoorlichter Social media Inzet vooraf, tijdens en achteraf via Twitter en LinkedIn Hashtag bedenken Wie doet wat Monitoring Pers Pers aanwezig? Persvoorlichter bepalen ________________________________________________________________________________________ Mezzo, Postbus 179, 3980 CD Bunnik, T 030 659 22 22, [email protected], www.mezzo.nl ser.info344 Checklist - Bijeenkomst code 344 Pagina 2 van 7

Taken persvoorlichter Materialen Overzicht welk filmpje/presentatie wanneer voor technische ondersteuning Materialen maken die nodig zijn op dag zelf en om achteraf mee te geven. Afspreken wat beschikbaar komt voor deelnemers en anderen (vooraf en achteraf) Fotograaf Offerte Opdracht Briefing: doel en aanlevermoment

Dag van bijeenkomst Ontvangen/Contactpersoon met fotograaf/ Foto’s maken Coördinatie nieuws/pers/twitter Aantekeningen voor impressie maken

Achteraf Impressie en foto-impressie bijeenkomst/programmaonderdeel schrijven voor website/nieuwsbrief Deadline____________ Deelname evaluatie

Taken Projectlid Vooraf Sprekers (dagvoorzitter/debataanjagers/directie etc.) Benaderen Informatie verstrekken Afstemmen vorm bijeenkomst Vergoeding / Offerte Afspraken maken / Opdracht bevestigen Tekst programmaonderdeel voor uitnodiging Regelmatig contact houden over voortgang Navragen benodigdheden Uitnodiging, locatie, tijd toesturen/afstemmen Evaluatie na bijeenkomst Inventariseren benodigdheden programmaonderdelen (in overleg met programmaleider(s)) en aanleveren/doorgeven aan secretaresse Deadline____________ Apparatuur (laptop/beamer/internet/microfoon/boxjes etc.) Zaalopstelling (Carré/Theater/Cabaret/U-vorm) Attenties (Bloemen/Bonnen) Gadget deelnemers, sprekers Informatiemateriaal/Handouts/Kopieën Materiaal voor website impressie (powerpoint etc.) vooraf aanleveren bij secretaresse Overig____________________________________ Teksten aanleveren communicatie Programmaonderdeel voor uitnodiging ________________________________________________________________________________________ Mezzo, Postbus 179, 3980 CD Bunnik, T 030 659 22 22, [email protected], www.mezzo.nl ser.info344 Checklist - Bijeenkomst code 344 Pagina 3 van 7

Agenda/stukken

Dag bijeenkomst Programmabegeleider(s)/dagvoorzitter/debataanjagers/sprekers ontvangen Ontvangen/aanspreekpunt deelnemers Organisatorische ondersteuning bieden Introduceren dagvoorzitter Welkomstwoord en praktische mededelingen in programmaonderdeel

Achteraf Verslag/impressie programmaonderdeel schrijven (afstemmen met communicatie wie doet wat) Deelname evaluatieoverleg Datum____________ Acties verslag uitvoeren/Nazorg

Taken Projectsecretaresse Vooraf Afspraken Inplannen afspraak projectgroep in overleg met projectleider Inplannen stand van zaken overleggen projectgroep Inplannen evaluatieoverleg projectgroep Actielijst bijhouden overleggen projectgroep Draaiboek dag zelf op tijd/per programmaonderdeel i.o.m. projectleider/groep. Inclusief belangrijke telnr’s. Zaalreservering Beschikbaarheid locatie checken en offertes aanvragen (datum/aantal personen/aantal zalen/grootte zalen/catering (koffie/thee/water/lekkers ontvangst/lunch/borrel) apparatuur/rolstoeltoegankelijk) Locaties in optie zetten Offertes bespreken met projectleider Optie locatie omzetten in reservering Overige opties annuleren Reservering locatie bevestigen (eerst laten goedkeuren door projectleider) Locatie bezoeken Benodigdheden doorgeven aan locatie (zie kopje benodigdheden) Deadline____________ Programma inclusief tijden Definitief aantal personen doorgeven (check bij locatie termijn doorgeven definitief aantal personen, staat ook vaak op de bevestiging van de reservering)

Zaalopstellingen Thee/Koffie/Water/(Fris) met lekkers Lunch (dieet) Borrel Bloemen (waarde in overleg met projectleider) Ontvangsttafel voor badges Informatietafel Apparatuur (laptop, beamer, internet, microfoon, boxjes etc.) ________________________________________________________________________________________ Mezzo, Postbus 179, 3980 CD Bunnik, T 030 659 22 22, [email protected], www.mezzo.nl ser.info344 Checklist - Bijeenkomst code 344 Pagina 4 van 7

Teksten (uitnodiging, agenda, evaluatie etc.) Afstemmen met webredacteur/communicatiemedewerker wie doet wat wanneer rondom informatie op website Teksten schrijven/opzet/Lay-out/Huisstijl (afstemmen met projectleider en communicatiemedewerker wie doet wat wanneer)

Vooraankondiging: Mail Website Nieuwsbrief Deadline____________ Uitnodiging (datum / plaats / programma / thema’(s)/ spelregels aanmelden / link aanmeldingsformulier)

Deadline____________ Agenda / stukken Deadline Begeleidende mail uitnodiging Deadline____________ Reminder uitnodiging Deadline____________ Begeleidende mail bevestiging deelname (datum, tijd, plaats, route, afmelden)

Deadline____________ Versturen uitnodiging/stukken per mail of post Deadline____________ Evaluatieformulier opstellen in overleg met projectleider Deadline____________ Evaluatieformulier plaatsen op website Interne verspreiding stukken in overleg met projectleider Aanmeldingen deelnemers Aanmeldingsformulier opstellen (in overleg met projectleider) Deadline____________ Aanmeldingsformulier plaatsen op website Aanmeldingslink website maken Tussenstand aanmeldingen (totaal en per programmaonderdeel) Deadline____________ Reminder sturen op basis van tussenstand aantal aanmeldingen Aanmeldingen bijhouden Export deadline aanmeldingen Deelnemerslijsten maken Definitieve bevestiging (en bijbehorende stukken zoals agenda, deelnemerslijst) mailen naar: Deadline____________ Deelnemers Projectgroepleden Sprekers/programmabegeleiders/debataanjagers Benodigdheden Benodigdheden programmaonderdelen inventariseren Deadline____________ Notulisten regelen Koerier regelen heen en terug Materialen verzamelen/maken Promotiemateriaal (gadgets, etc) Deelnemerslijst voor begeleiders en deelnemers zelf Attenties (waarde in overleg met projectleider) Handouts ________________________________________________________________________________________ Mezzo, Postbus 179, 3980 CD Bunnik, T 030 659 22 22, [email protected], www.mezzo.nl ser.info344 Checklist - Bijeenkomst code 344 Pagina 5 van 7

Fototoestel Banners Congres koffer met praktisch materiaal (schaar, plakband, lege badges, uitwerken, gekleurde blaadjes, pennen, stiften etc.)

Badges deelnemers/programmabegeleiders/debataanjagers/sprekers Materialen voor aankleding ontvangst en infotafel: tafelkleed, banner, etc Extra programma’s/vergadersets meenemen Presentielijsten Beamer(s) Laptop(s) Boxjes Declaratieformulieren reiskosten

Dag bijeenkomst Draaiboek met locatie doornemen of vooraf toesturen Receptie vragen afmeldingen verzamelen en doorbellen Badges klaarleggen tafel Infotafel/banners klaarzetten Indeling zaal Check waar garderobe en toilet Check waar koffie/thee/cake ontvangst en pauze? Check waar lunch? Check waar borrel? Check geluid Check zalen apparatuur/apparatuur klaarzetten Check koffie/thee/water aanwezig in zalen Check notulisten aanwezig/ontvangen Check bloemen aanwezig en klaarzetten Materiaal programmaonderdelen klaarleggen (handouts, kopieën, naambordjes, stiften, etc.) Tussentijds eerste spullen opruimen Lunches klaarzetten Borrel klaarzetten

Achteraf Impressie met foto en informatiemateriaal (bijv. powerpoints, speech etc.) op de website (laten) plaatsen Verslag/Materiaal Uitwerken Nakijken Website (laten) plaatsten Versturen deelnemers Evaluaties verwerken en sturen aan projectgroep. Gebruiken bij evaluatieoverleg. Deelname evaluatieoverleg Afhandelen vragen om materiaal e.d.

________________________________________________________________________________________ Mezzo, Postbus 179, 3980 CD Bunnik, T 030 659 22 22, [email protected], www.mezzo.nl ser.info344 Checklist - Bijeenkomst code 344 Pagina 6 van 7

Benodigdheden per programmaonderdeel (inventarisatie en overzicht op de dag zelf) Progr.onderdeel______________________________________________ Deelnemers_____ Zaal______ Contactpersoon intern ____________________________ Gasten_________________________________________ Laptop Beamer Internet Scherm Flipover(s) Stiften Boxjes Microfoon Bloemen Bon Handouts/Kopieën/Powerpoint Zaalopstelling* (Carre/Theater/Cabaret/U-vorm) Overig_________________________________________ Progr.onderdeel______________________________________________ Deelnemers_____ Zaal______ Contactpersoon intern ____________________________ Gasten_________________________________________ Laptop Beamer Internet Scherm Flipover(s) Stiften Boxjes Microfoon Bloemen Bon Handouts/Kopieën/Powerpoint Zaalopstelling* (Carré/Theater/Cabaret/U-vorm) Overig_________________________________________ Progr.onderdeel______________________________________________ Deelnemers_____ Zaal______ Contactpersoon intern ____________________________ Gasten_________________________________________ Laptop Beamer Internet Scherm Flipover(s) Stiften Boxjes Microfoon Bloemen Bon Handouts/Kopieën/Powerpoint Zaalopstelling* (Carré/Theater/Cabaret/U-vorm) Overig_________________________________________ Progr.onderdeel______________________________________________ Deelnemers_____ Zaal______ Contactpersoon intern ____________________________ Gasten_________________________________________ Laptop Beamer Internet Scherm Flipover(s) Stiften Boxjes Microfoon Bloemen Bon Handouts/Kopieën/Powerpoint Zaalopstelling* (Carré/Theater/Cabaret/U-vorm) Overig_________________________________________

* Zaalopstellingen

________________________________________________________________________________________ Mezzo, Postbus 179, 3980 CD Bunnik, T 030 659 22 22, [email protected], www.mezzo.nl ser.info344 Checklist - Bijeenkomst code 344 Pagina 7 van 7