Follow-up rapport van het inspectiebezoek aan Ouderenzorg Anders te Steenbergen op 25 juli 2013
September, 2013
FU-rapport van het inspectiebezoek aan Ouderenzorg Anders te Steenbergen op 25 juli 2013
Inleiding Op 25 juli 2013 heeft de Inspectie voor de Gezondheidszorg (hierna: de inspectie) een follow up inspectiebezoek gebracht aan Ouderenzorg Anders te Steenbergen. Dit inspectiebezoek was een vervolg op het bezoek dat de inspectie op 27 november 2012 aan Ouderenzorg Anders bracht. Beide bezoeken zijn afgelegd in het kader van het toezicht op nieuwe toetreders, die vallen onder de Kwaliteitswet zorginstellingen. Uw organisatie is een zorginstelling zoals bedoeld in deze wet. De bevindingen van het inspectiebezoek in november 2012 zijn vastgelegd in een vastgestelde rapportage d.d. januari 2013. De inspectie heeft Ouderenzorg Anders gevraagd maatregelen te nemen op de onderdelen die niet voldeden aan de criteria. In de tussenliggende periode is hieraan gewerkt en heeft Ouderenzorg Anders nieuwe documentatie naar de inspectie gestuurd. Om de verbeteringen in de praktijk te kunnen toetsen heeft de inspectie op 25 juli 2013 een follow up inspectiebezoek gebracht aan de organisatie. Dit inspectiebezoek is onaangekondigd gebracht. De bevindingen van dit inspectiebezoek hebben geleid tot de aanpassingen die in dit rapport zijn weergegeven.
Korte beschrijving van de organisatie Zorgorganisatie Ouderenzorg Anders is opgericht in februari 2009 en heeft als werkgebied Steenbergen/Halsteren/Bergen op Zoom eo. De organisatie biedt verschillende soorten zorg aan: thuiszorg, dagbesteding (in Nieuw Vossemeer) en intramurale zorg (in Steenbergen onder de naam ‘Bij Aniet Thuis’). Dit inspectierapport richt zich specifiek op de intramurale zorg. Het pand, waar ‘Bij Aniet Thuis’ is gehuisvest, is van oorsprong een sportschool, die enige jaren geleden verbouwd is tot een woonvoorziening voor cliënten met een verstandelijke beperking. Sinds mei 2011 is Ouderenzorg Anders eigenaar van het pand en sinds juni 2011 verblijven er voornamelijk ouderen met dementie. Het pand bestaat uit een begane grond en een eerste etage. Op de begane grond bevinden zich een receptie met keuken en eettafel, tien cliëntenkamers met wastafel, twee gemeenschappelijke badkamers en een gemeenschappelijke huiskamer met aangebouwde keuken. De eerste etage is sinds enkele maanden verbouwd tot vijf cliëntenkamers zonder wastafels, waarbij in één kamer de radiator ontbreekt. Hier bevindt zich ook een zithoek en een gemeenschappelijke ruimte met toilet en douchegelegenheid. Deze ruimte is nog niet geheel afgewerkt. De doucheruimte is niet afsluitbaar, een deur ontbreekt. De eerste etage kan alleen worden bereikt met een trap, waaraan een traplift is bevestigd. De vijf cliënten, die op de eerste etage wonen, eten gezamenlijk in de ruimte bij de receptie. Een deel van alle cliëntenkamers krijgt alleen daglicht via een dakraam, waarbij niet ieder dakraam zonwering heeft. Cliënten of familieleden dienen zelf te zorgen voor de inrichting van hun kamers, inclusief zonwering. Ten tijde van dit inspectiebezoek heeft Ouderenzorg Anders veertien cliënten in zorg. Het grootste gedeelte van de cliënten is oorspronkelijk geïndiceerd voor ZZP 5 of hoger; een enkele cliënt heeft een GGZ indicatie of VG indicatie. In de intramurale locatie te Steenbergen biedt Ouderenzorg Anders de functies persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding en huishoudelijk hulp. De meeste cliënten hebben dezelfde huisarts. Er is één apotheek betrokken bij de organisatie; medicatie wordt voor zover mogelijk aangeleverd in baxterverpakkingen. Ouderenzorg Anders heeft sinds 2011 een WTZi toelating, maar geen contract met een zorgkantoor en geen contract met de gemeente in het kader van de Wmo. Cliënten huren hun kamer en ontvangen zorg van Ouderenzorg Anders op basis van PGB of particuliere financiering.
Bevindingen De inspectie beoordeelt Ouderenzorg Anders op 14 onderwerpen van de 24 onderwerpen welke in het vorige inspectiebezoek zijn beoordeeld. Reden hiervoor is dat het inspectiebezoek onaangekondigd plaatsvond. Per onderwerp en datum staat aangegeven of documentatie is aangetroffen. Een eventuele toelichting alsmede onderwerpen die niet aan bod komen en naar oordeel van de inspectie risicovol zijn voor de kwaliteit van zorg binnen uw organisatie, benoemt de inspectie onder het kopje ‘overige opmerkingen’.
WPM NR.
52859
Pagina 2 van 6
FU-rapport van het inspectiebezoek aan Ouderenzorg Anders te Steenbergen op 25 juli 2013
Document
1 2 3 4 5 6
7 8 9
10 11
12 13 14 15 16 17
18
19 20 21 22 23 24
Zorgplan Klachtenregeling/klachtencommissie Medezeggenschap Afspraken tussen hoofdaannemer en onderaannemer Samenwerkingsafspraken met ketenpartners Personeelsopbouw: beschikbaarheid deskundigheid in relatie tot de doelgroep Kopie van relevante diploma’s van medewerkers en/of zelfstandigen Kopie verklaring omtrent gedrag van medewerkers en/of zelfstandigen Kopie BIG-register van medewerkers en/of zelfstandigen die BIGgeregistreerd dienen te zijn Gedragscode Inschrijving bij het kwaliteitsregister of keurmerk van de medewerkers en/of zelfstandigen 1 Opleidingsplan Kwaliteitscertificaat Lidmaatschap brancheorganisatie Uitsluitingscriteria cliënten Meldingen incidenten patiënten (MIP) Uitvoeringsprotocollen van voorbehouden en risicovolle handelingen Toets bekwaamheid van medewerkers en/of zelfstandigen van voorbehouden en risicovolle handelingen Beleid vrijheidsbeperkende maatregelen Medicatiebeleid Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling Gebruikersvergunning Notulen van de laatste drie werkoverleggen Kopie van een aantal functioneringsgesprekken
Aanwezig Ja/deels/nee/nvt 27 november 2012 deels deels nee nvt
Aanwezig Ja/deels/nee/nvt 25 juli 2013
ja
deels
ja
nee (op basis van praktijk toets)
deels deels deels
deels deels ja
nee nee
ja
nee nee nee nee ja ja
deels ja nee ja
nee
ja
ja
ja nee
ja ja
nee ja
nee
ja
Overige opmerkingen Ad 1. Zorgplan Tijdens het inspectiebezoek in november 2012 constateerde de inspectie dat in de onderzochte zorgdossiers (inclusief zorgplannen) o.a. de diagnose, risicosignalering en uitvoeringsverzoeken ontbraken. Ook was met betrekking tot het vertegenwoordigerschap niet altijd duidelijk wie een 1
Geen verplichte voorwaarde, wel aanbevelingswaardig
Pagina 3 van 6
FU-rapport van het inspectiebezoek aan Ouderenzorg Anders te Steenbergen op 25 juli 2013
handtekening had gezet en daarmee toestemming had gegeven. Op 25 juli 2013 heeft de inspectie steekproefsgewijs twee zorgdossiers inclusief zorgplannen onderzocht. De aangegeven onderwerpen waren nog niet volledig in beide zorgdossiers opgenomen: in één dossier ontbrak de diagnose en was niet duidelijk wie als wettelijke vertegenwoordiger had ondertekend. Ad 2. Klachtenregeling In november 2012 heeft de inspectie met betrekking tot de klachtenregeling geconstateerd dat de route die werd beschreven om een klacht in te kunnen dienen, niet correct was. In februari 2013 heeft de inspectie een klachtenregeling en een klachtenformulier van Ouderenzorg Anders ontvangen. De klachtenregeling is afkomstig van een naburige zorgorganisatie, waar Ouderenzorg Anders voor de externe klachtafhandeling gebruik van maakt. In het klachtenformulier wordt echter verwezen naar de klachtencommissie van Ouderenzorg Anders. Op basis van deze informatie samen met de informatie op de internetsite van Ouderenzorg Anders en de informatie die de inspectie tijdens het inspectiebezoek d.d. 25 juli 2013 heeft gekregen, constateert de inspectie dat dit onderwerp nog steeds niet correct is vorm gegeven. Naast de tekst op internet die niet van toepassing lijkt te zijn op de organisatie Ouderenzorg Anders, blijken er geen formele afspraken over de inzet van de klachtencommissie van de betrokken zorgorganisatie te zijn. (Opmerkelijk is dat de klachtenregeling zoals deze door Ouderenzorg Anders gehanteerd wordt van een oudere datum is dan de klachtenregeling die de betrokken zorgorganisatie zelf op internet publiceert.) Ad 3. Medezeggenschap De inspectie heeft in november 2012 geconstateerd dat Ouderenzorg Anders geen documenten had opgesteld om medezeggenschap van cliënten vorm te geven. Inmiddels heeft de organisatie een ‘regeling cliëntenraad’ (ongedateerd) opgesteld. Men gaf tijdens het gesprek met de inspectie op 25 juli 2013 aan tevergeefs moeite te hebben gedaan om vertegenwoordigers of familieleden zitting te laten nemen in de cliëntenraad. De reden om hier geen zitting in te nemen is volgens de directie dat familieleden geen meerwaarde zien in een raad; indien iets niet in orde is wordt dit direct aangekaart. Ten tijde van dit inspectiebezoek is het onderwerp medezeggenschap niet praktisch uitgewerkt. Ad 5. Samenwerkingsafspraken met ketenpartners In november 2012 constateerde de inspectie dat de samenwerkingsafspraken met een naburige zorgorganisatie met betrekking tot de inzet van een specialistisch team voldoende waren vastgelegd. In de tussentijd is de situatie veranderd: van betrokken huisartsen heeft de inspectie kort voor het inspectiebezoek op 25 juli 2013 het signaal ontvangen dat, gelet op de huidige zorgvraag van de cliënten, een specialist ouderengeneeskunde als hoofdbehandelaar de behandeling zou moeten overnemen. Ouderenzorg Anders is om die reden inmiddels in gesprek met een naburige zorgorganisatie over het inschakelen van specialisten ouderengeneeskunde als hoofdbehandelaar. De inspectie is inmiddels geïnformeerd dat de betrokken zorgorganisatie samen met de betrokken huisartsenpraktijk en Ouderenzorg Anders momenteel bezig is een inventarisatie te maken met als doel de samenwerking per 1 september 2013 te formaliseren. Ad 6 Personeelsopbouw Bij binnenkomst op 25 juli 2013 (rond 10.40 uur) trof de inspectie één medewerkster niveau 3, één leerling verzorgende, één huishoudelijke hulp en één vrijwilliger aan. De medewerkster niveau 3 was oproepkracht, die na dertien jaar uit de zorg te zijn geweest, per 1 juli 2013 in dienst van Ouderenzorg Anders was getreden. De dag van het inspectiebezoek was haar vierde werkdag. Geen van de betrokkenen had een BHV diploma. Zeker gezien de zorgzwaarte van de aanwezige cliënten vindt de inspectie dit een te magere bezetting. Ad 12. Opleidingsplan Op basis van de bevindingen tijdens het eerste inspectiebezoek heeft Ouderenzorg Anders een opleidingsplan opgesteld. Dit plan is echter een globale opsomming van het opleidingsaanbod (het is ‘voor alle medewerkers’) en is niet compleet; BIG scholing en BHV scholing ontbreken. Ook zijn de scholingsonderwerpen, zoals vermeld in de Bopz nota van Ouderenzorg Anders (blz. 8), niet opgenomen in het opleidingsplan.
WPM NR.
52859
Pagina 4 van 6
FU-rapport van het inspectiebezoek aan Ouderenzorg Anders te Steenbergen op 25 juli 2013
Ad 15. Uitsluitingcriteria Nadat de inspectie in november 2012 geconstateerd had dat uitsluitingcriteria ontbraken, ontving zij in februari 2013 het ‘doelgroepen document’ (d.d. 18 juni 2012) waarin, volgens de zorgorganisatie, de uitsluitingcriteria opgenomen staan. Na bestudering van dit document is naar voren gekomen dat de instroomcriteria vermeld staan, maar uitstroomcriteria, met uitzondering van criteria voor thuiszorg, ontbreken. Op grond hiervan concludeert de inspectie dat de uitsluitingcriteria nog steeds niet zijn vastgelegd. Ad 19. Beleid vrijheidsbeperkende maatregelen Ouderenzorg Anders heeft geen Bopz aanmerking, maar heeft gelet op de doelgroep wel te maken met zorgvragen op het gebied van vrijheidsbeperkende maatregelen. De nota ‘BOPZ beleid’ van Ouderenzorg Anders sluit echter nog steeds niet aan bij deze setting. De inspectie heeft dit in november 2012 al geconstateerd en daarbij aangegeven dat Ouderenzorg Anders kritisch naar haar cliëntenpopulatie diende te kijken en waar nodig cliënten te laten (her)indiceren en eventueel te laten overplaatsen. Door het ontbreken van vastgesteld beleid op welke wijze om te gaan met cliënten met psychogeriatrische zorgvragen, zonder gebruik te kunnen maken van de Wet Bopz en in combinatie met het ontbreken van uitsluitingcriteria vergroot men de kans op incidenten of calamiteiten. Daarbij komt dat scholingsonderwerpen met betrekking tot dit onderwerp ontbreken in het scholingsplan. Ad 20. Medicatiebeleid Op 25 juli 2013 heeft de inspectie de medicatiekast gezien. De medicatie is per cliënt opgeborgen in een mandje of zo nodig in een aparte koelkast. De retour medicatie bevindt zich (nog steeds) in een niet af te sluiten zak. De wijze van medicatie toediening roept vragen op: het uitzetten en toedienen van medicatie die niet in de baxterverpakking zit wordt door één medewerker uitgevoerd, dubbele controle ontbreekt. Ad 22. Gebruikersvergunning Ouderenzorg Anders kon zowel op 27 november 2012 als op 25 juni 2013 geen gebruikersvergunning van de gemeente Steenbergen overleggen. In deze periode is de cliëntenpopulatie uitgebreid van negen naar veertien cliënten. De inspectie is hiervan niet op de hoogte gesteld. Dit is opvallend aangezien de inspectie in haar inspectierapport d.d. januari 2013 dringend geadviseerd heeft eerst de randvoorwaarden om verantwoorde zorg te kunnen bieden op orde te brengen alvorens de organisatie te laten uitbreiden.
Veiligheid wonen Op de eerste etage, specifieker de gemeenschappelijke ruimte met toilet en douchegelegenheid is de verbouwing nog niet voltooid (o.a. elektriciteitsdraden uit het plafond en ontbrekende plafondplaten). Hier bevindt zich ook een niet af te sluiten deur waarachter een steile trap naar het oude zwembad zit; deze route dient als vluchtroute voor de cliënten die op de eerste etage verblijven. De trap naar de eerste etage, inclusief traplift, kan een gevaar opleveren voor de cliënten. Ten tijde van dit inspectiebezoek heeft de inspectie enige cliënten zelf naar boven en beneden zien lopen en één cliënte zelfstandig de traplift zien gebruiken; betrokken cliënte kwam zelf niet meer uit de traplift.
Conclusies Op basis van bovenstaande bevindingen trekt de inspectie de volgende conclusies: De veiligheid wat betreft het wonen kan niet gegarandeerd worden, gelet op de cliëntenpopulatie en de (ver)bouw van de eerste etage. Uw organisatie voldoet niet aan alle benodigde voorwaardenscheppende onderwerpen om verantwoorde zorg te kunnen leveren.
Pagina 5 van 6
FU-rapport van het inspectiebezoek aan Ouderenzorg Anders te Steenbergen op 25 juli 2013
Vervolg Direct te nemen maatregelen De inspectie verwacht dat u per direct zorg draagt voor begeleiding van cliënten met valrisico die gebruik maken van de trap of traplift naar de eerste etage. Overige maatregelen Aangezien u de brief van de inspectie als reactie op de door u toegestuurde documenten niet heeft ontvangen, geeft de inspectie u tot 1 september 2013 de tijd om orde op zaken te stellen. De inspectie verwacht van u voor uiterlijk 1 september 2013 te ontvangen: een kopie overeenkomst met de naburige zorgaanbieder i.h.k.v. externe klachtenafhandeling; uw klachtenprocedure; een kopie overeenkomst met een zorgaanbieder over de invulling van de functie behandeling passend bij de zorgvraag van de cliënten; een aangepast medicatiebeleid, gebaseerd op de ‘veilige principes in de medicatieketen’; een kopie van de omgevingsvergunning; uw uitsluitingcriteria. Na 1 september 2013 bezoekt de inspectie uw organisatie om na te gaan of de veiligheid van uw cliënten is gewaarborgd en of u de benodigde voorwaardenscheppende onderwerpen heeft geborgd. Zoals in het eerdere inspectierapport ook aangegeven staat, adviseert de inspectie u nogmaals dringend orde op zaken te stellen alvorens uit te breiden. De inspectie verzoekt u haar mee te delen indien u, tegen dit advies in, toch uitbreiding laat plaatsvinden.
WPM NR.
52859
Pagina 6 van 6
