FLEXATURE bij Servicepunt71 Opdracht: Fiscalist / Projectleider implementie TCF t.b.v. Horizontaal Toezicht FLEXnummer: FLEX2014-148 Plaatsingsdatum: 08-08-2014 Afdeling: SE Financiën, team Financieel Beheer Aantal uren: 8 uur per week Duur: 01-09-2014 tot 01-06-2015 Informatie: Sjaak Koot, telefoon: (071) 516 50 65 Wie zijn wij? Servicepunt71 is een samenwerkingsverband die belast is met de bedrijfsvoering voor de gemeente Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. De organisatie levert diensten op het gebied van ICT, HRM, Financiën, Facilitaire zaken en Inkoop. De service eenheid Financiën bestaat uit 5 teams. Team Financieel Beheer coördineert de P&C cyclus en levert specialistische adviezen, waaronder fiscaal advies. Wat ga je doen? De fiscalist zal als projectleider uitvoering geven aan het plan van aanpak voor de implementatie van het Tax Control Framework. Die implementatie is onderdeel van het handhavingsconvenant dat de gemeente Leiden in 2012 met de belastingdienst heeft gesloten in het kader van Horizontaal Toezicht. Wat neem je mee?
Je beschikt over ruime ervaring bij de implementatie van TCF bij lokale overheden. Je bent een expert op het terrein van de BTW/BCF en bekend met de overige rijksbelastingen. Als projectleider ben je resultaatgericht en in staat projectmedewerkers functioneel aan te sturen.
Wat bieden wij?
Een uitdagende en afwisselende functie in een team van enthousiaste en slagvaardige collega's. Een klantgerichte en op resultaatgerichte, informele werksfeer. Een professionele werkomgeving waarin ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling.
Wervingsplan: Plaatsing opdracht: 11-08-2014 Uiterste reactiedatum: 18-08-2014, d.m.v. motivatie en CV Gesprekken in week: 34 en/of 35 Neem voor meer informatie over deze flexature contact op met het Flexpunt, toestel. 7750 of mail naar
[email protected].
Inleiding Fiscaliteit raakt de hele organisatie. Om tijdig fiscale risico’s en mogelijkheden te signaleren is het van groot belang dat de gehele organisatie zich bewust is dat fiscaliteit een rol speelt bij diverse rechtshandelingen. Hiervoor is het noodzakelijk dat fiscaliteit goed wordt ingebed en geborgd binnen de afdelingen. Hiermee moet worden voorkomen dat besluitvorming plaatsvindt die tot onbedoelde en onjuiste fiscale handelingen leidt, waardoor de gemeente mogelijke (reputatie) schade ondervindt. Op 5 oktober 2012 heeft de gemeente Leiden een handhavingsconvenant gesloten met de belastingdienst in het kader van horizontaal toezicht. Bij horizontaal toezicht gaat het om wederzijds vertrouwen en begrip tussen de gemeente en de belastingdienst, het vastleggen en naleven van wederzijdse afspraken. De onderliggende verhoudingen en de communicatie tussen overheid en belastingplichtige verschuiven daarmee naar een meer gelijkwaardige situatie. Uitgangspunten: Basis: vertrouwen, (wederzijds) begrip en transparantie De gemeente maakt de beheersing van fiscaliteit inzichtelijk (aantoonbaar in control) De belastingdienst past het toezicht aan op de mate van beheersing (schillenmodel)
Verder is met de belastingdienst afgesproken dat de gemeente zorgdraagt voor: het opzetten en implementeren van een systeem van interne beheersing, interne controle en externe controle met als doel het opstellen en indienen van aanvaardbare aangiften; het tijdig betalen van belastingschulden; het tijdig voorleggen van ingenomen of in te nemen fiscale standpunten; het bevorderen van werken in de actualiteit. In de aanloop naar het sluiten van het convenant horizontaal toezicht hebben de fiscalisten van het Servicepunt71 in 2011 en 2012 een nulmeting verricht waarin met name is ingegaan
op het fiscaal bewustzijn en de omgang met fiscaliteit. De conclusie was onder andere dat het fiscaal bewustzijn onvoldoende aanwezig is en dat de fiscaliteit onvoldoende is geborgd. De gemeente Leiden heeft sindsdien het voornemen om zichtbaar fiscaal in control te komen en daarmee te voldoen aan de huidige fiscale wet- en regelgeving, het creëren van een fiscaal bewustzijn binnen de gemeente en inzicht in en beheersen van haar fiscale risico’s. In het kader van ‘in control’ komen wordt gewerkt aan verschillende beheersmaatregelen, zowel bij gemeente Leiden als bij Servicepunt71. Zo zijn er nauwe banden tussen de fiscalisten, projectleiders en de financieel adviseurs waardoor met de projecten en financiële administratie verbonden fiscale aspecten boven water komen. Daarnaast wordt continu gewerkt aan het fiscaal bewustzijn en verhoging van fiscale kennis bij medewerkers door het geven van fiscale cursussen aan medewerkers van de afdeling vastgoed en de subsidiemedewerkers van de gemeente, en de afdelingen AO/IC, Financiële Beheer en de Financiële Administratie (debiteuren) van het Servicepunt71. Richting de belastingdienst is het fiscale verleden grotendeels afgehandeld qua correcties van oude jaren (‘btw/BCFsuppleties’). Doel van dit lopende jaar is om onze pijlen te zetten op de hardere fiscale beheersmaatregelen, maar daarbij tevens de ‘soft controls’ niet te vergeten. Een goed werkend Tax Control Framework (‘TCF’) kan daarbij behulpzaam zijn. Een TCF is een instrument van interne beheersing, specifiek gericht op de fiscale processen binnen een organisatie zoals bijvoorbeeld de financiële administratie, HR, ICT, vastgoed, etc. Een TCF maakt integraal onderdeel uit van het Business- of Internal Control Framework van een organisatie. Een TCF omvat beleid, procedures en hard- en soft controls, onderworpen aan een continu verbeteringsproces dat: de organisatie in staat stelt om de organisatiedoelstellingen en de fiscale strategie te bereiken; naadloos past binnen (de cultuur van) de organisatie; relevante fiscale kansen en risico’s tijdig identificeert; voorziet in een efficiënte werkwijze van omgaan met relevante fiscale zaken. Het is van belang dat een TCF zoveel mogelijk aansluit bij de al aanwezige processen / procedures (AO / IC). Om de het fiscale bewustzijn te bevorderen en draagvlak te creëren dient een project team te worden gevormd met personen uit de gehele organisatie.
Voor het implementeren van een goed werkend TCF is tijd, capaciteit en budget nodig. Opgemerkt dient de te worden dat de hierna vermelde uren een inschatting is. De daadwerkelijk te besteden tijd is vooral afhankelijk van de uitkomsten van de risico analyses. Plan van aanpak Fasering van plan van aanpak 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Scope en samenstellen project team Risico analyse op fiscaal relevante processen Opzetten TCF Testen Implementatie Monitoring
Ad 1 Scope Alle rijksbelastingen waar de gemeente mee te maken heeft en gaat krijgen. Dit zijn: BTW, compensabele BTW bij het BTW compensatiefonds, overdrachtsbelasting, loonbelasting en voor de toekomst vennootschapsbelasting. Samenstelling project team Het verdient aanbeveling om een kern projectteam samen te stellen en vervolgens per belastingmiddel een sub-projectteam. Voorgesteld wordt om de volgende personen deel te laten nemen aan kern projectteam: Liesbeth Hetebrij (fiscalist SP71) Johan Kastanja (AO / IC SP71) Ferry Timp (Interne Accountant Gemeente Leiden) Projectleider/fiscalist TCF (extern) Van belang is dat het kern projectteam is vaststelt wat de huidige stand van zaken is met betrekking tot het business control framework en in hoeverre een TCF daarbij kan aansluiten. Dit door middel van het vaststellen en vastleggen welke processen en procedures er zijn en in hoeverre deze bruikbaar zijn voor een TCF. Tijdsindicatie: gedurende 4- 8 weken Liesbeth Hetebrij: 40 uur Johan Kastanja: 20 uur Ferry Timp: 20 uur Projectleider/fiscalist: 40 uur Samenstelling sub projectteams per belastingmiddel
BTW / BCF / overdrachtsbelasting Liesbeth Hetebrij Hilde van Herwijnen / Ilse van Rijsinge-Admiraal (FA SP71) Financieel adviseurs (ntb SP71) Projectleider/fiscalist Loonbelasting (LB) LB specialist Alf Peters (a.i. salarisadministratie) Nader te bepalen Vennootschapsbelasting (VPB) VPB specialist Nader te bepalen Tijdsindicatie Planning van periodiek overleg en bespreken plan van aanpak, taakverdeling en de te verwachten resultaten: 2 - 4 uur per persoon per belastingmiddel Ad 2 Risico analyse op fiscaal relevante processen Nulmeting/risico inventarisatie op fiscaal relevante processen, resultaten verwerken in risicomatrix en oplossingsrichtingen geven voor verbetering. BTW hoofdprocessen Inkoop Verkoop Aangifte BTW/ Declaratie BCF Labeling Vastgoed (aankoop, projectontwikkeling, verkoop, exploitatie) Subsidies ICT Uit te voeren door: sub projectteam BTW / BCF / overdrachtsbelasting Tijdsindicatie: gedurende 4 – 8 weken Liesbeth Hetebrij: 64 uur Hilde van Herwijnen / Ilse van Rijsinge: 40 uur Financieel adviseurs 64 uur Projectleider/fiscalist 64 uur
Sub projectteam loonbelasting Loonbelasting hoofdprocessen Aangifte Declaraties WKR Auto’s Inhuur personeel Uit te voeren door: sub projectteam loonbelasting Tijdsindicatie: gedurende 4 – 8 weken LB specialist: 64 uur Alf Peters: 20 uur Vennootschapsbelasting hoofdprocessen Nader te bepalen Uit te voeren door sub projectteam vennootschapsbelasting Tijdsindicatie: 1 – 2 weken VPB specialist: 16 uur Resultaten risico analyses De uitkomsten van de risicoanalyse zullen worden vastgelegd in een rapport. In het rapport zal per belastingmiddel worden aangegeven welke risico’s er worden gelopen welke kansen er zijn, welke processen goed genoeg zijn dan wel waar processen ontbreken. Verder zullen op hoofdlijnen oplossingsrichtingen worden aangedragen om de geconstateerde risico’s te verminderen en kansen te benutten. Het rapport zal aan de gemeente Leiden worden voorgelegd. Ad 3 Opzetten TCF Samenstellen van TCF documentatie: aanpassen of opstellen van procedures met verwijzing de relevante processen / procesbeschrijvingen/stroomschema’s, opstellen fiscaal handboek, RASCI (vastleggen van taken bevoegdheden en verantwoordelijkheden van personen die met fiscaliteit te maken hebben, bijv. inkoop, verkoop, labeling), vastleggen van de procedures rondom de aangiften LB, BTW en declaratie BCF Vastleggen van fiscaliteit in de al aanwezige procedures/richtlijnen m.b.t. bijzondere onderwerpen zoals vastgoed, auto’s, subsidies etc.
Opstellen interne controleplan per relevant/risicovol (fiscaal) proces inclusief een (maatwerk) werkprogramma. Tijdsindicatie 12 - 16 weken te verdelen over de diverse projectteams Kern projectteam: Liesbeth Hetebrij: Johan Kastanja: Ferry Timp: Projectleider/fiscalist:
64 uur 64 uur 64 uur 64 uur
Sub projectteams BTW / BCF / overdrachtsbelasting Liesbeth Hetebrij: 40 uur Hilde van Herwijnen / Ilse van Rijsinge: 20 uur Financieel adviseurs 20 uur Projectleider/fiscalist 40 uur Loonbelasting (LB) LB specialist: Alf Peters:
32 uur 20 uur
Vennootschapsbelasting (VPB) VPB specialist: 16 uur Ad 4 Testen Testen van de in ad 3 samengestelde TCF documentatie op werking, mede op basis van het interne controleplan en werkprogramma. De resultaten dienen te worden gedocumenteerd in een controlememorandum. Eventueel verder verfijnen en aanpassen van de TCF documentatie. Tijdsindicatie 4 – 8 weken Testen dient met name te worden uitgevoerd door Team AO / IC alsmede de interne accountant. Kern projectteam: Liesbeth Hetebrij:
20 uur
Johan Kastanja: Ferry Timp: Projectleider/fiscalist:
40 uur 40 uur 40 uur
Ad 5 Implementatie Organiseren van workshops, trainingen evt. aangepaste procedures en richtlijnen toe te lichten waarna een en ander in de organisatie ingebed dient te worden en geborgd. Tijdsindicatie 8 – 12 weken Kern projectteam Liesbeth Hetebrij: Johan Kastanja: Ferry Timp: Projectleider/fiscalist:
20 uur 20 uur 20 uur 20 uur
Sub projectteams BTW / BCF / overdrachtsbelasting Liesbeth Hetebrij: 40 uur Hilde van Herwijnen / Ilse van Rijsinge: 20 uur Financieel adviseurs 20 uur Projectleider/fiscalist 40 uur Loonbelasting (LB) LB specialist: Alf Peters:
32 uur 20 uur
Vennootschapsbelasting (VPB) VPB specialist: 16 uur Ad 6 Monitoring Een TCF is een levend document. Het dient continu te worden aangepast en geactualiseerd daar waar nodig. Vastgesteld dient te worden wie eigenaar of eigenaars worden van TCF. Opstellen/bijwerken controleplan en werkplan voor fiscalisten en interne accountant en delen met de belastingdienst . Zorgen dat awareness op peil blijft. Continu actualiseren van de processen daar waar nodig.
Implementeren nieuwe wet- en regelgeving en jurisprudentie. Documenteren (opbouwen audit trail) Tijdsindicatie: nader te bepalen Uit te voeren door: Liesbeth Hetebrij, Johan Kastanja en Ferry Timp
Samenvattend plan van aanpak Inschatting uren
fase
BTW/BCF/ OVB specialist
LB VPB specialist specialist
Projectleider
AO/IC
1 Scope
44
4
4
44
2 Risico analyse
64
64
16
64
3 Opzetten TCF
104
32
16
104
64
40
40
4 Testen 5 Implementatie 6 Monitoring* Totaal * inschatting uren per jaar
20 60
32
16
200
120
80
492
252
132
60 312
20
Financieel Financieel Interne Salarismedewerker adviseurs accountant administrateur Totaal 4
12
40
64
20
20
20
64
periode
4
156
mei-juni 2014
20
332
20
444
juni-augustus 2014 september-december 2014
140
januari-februari 2015
40
20
20
20
20
20
268
maart-mei 2015
100
100
40
80
40
760
juni 2015 - mei 2016
244
184
156
224
104
2100
