„Mozaik” Integrált Ügyviteli Rendszer
Felhasználói útmutató
MicroFox Informatikai Kft. 5500 Gyomaendrőd, Rákóczi u. 3. 2012.
"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer v7.0 - Felhasználói útmutató
2/20
Telepítés, használatbavétel A program Windows 98SE/Me/2000/XP/Vista operációs rendszerek alatt működik, viszont az adatbázisszerver lehet Linux alapú számítógép is. A rendszer a merevlemezen kb. 25 MB helyet foglal, de ez a telepített moduloktól függően változhat. A Mozaik működéséhez szükség van a Firebird adatbázis-kezelő programra a központi gépen (szerveren) és a munkaállomásokon (klienseken) egyaránt. A Firebird benne van a Mozaik telepítő csomagjában, de külön is letölthető a Microfox Kft. honlapjáról. Jelenleg a Firebird 2-es verzióját használjuk. Figyeljünk arra, hogy a Firebird-öt a szerveren "szerver"-ként, a munkaállomásokon "kliens"-ként telepítsük! A Mozaik program bármilyen nevű mappába telepíthető. Általában „K7”-nek szoktuk ezt a mappát elnevezni, ezért a továbbiakban K7 néven hivatkozunk rá. Amikor a szerveren telepítjük a programot, akkor a K7 mappát osszuk meg a hálózaton teljes hozzáféréssel, a tűzfalon pedig engedélyezzük a 3050-es portot a Firebird számára. Az adatok mappáját célszerű a K7-től elkülönítve, megosztás nélkül létrehozni az esetleges illetéktelen hozzáférések elkerülése érdekében. A továbbiakban ADATOK névvel hivatkozunk erre a mappára.
A rendszer beállítása A programot a Windows Intézőből a START.EXE-vel, vagy az erre mutató, a Windows Asztalon elhelyezett ikonnal indíthatjuk el. Más programból nem lehetséges az indítás. A program az első indításkor létrehozza a CONFIG.INI konfigurációs állományt és a következő almappákat: BACKUPS, LOGOS, PLUGINS, REPORTS. A CONFIG.INI a rendszer működéséhez szükséges alapvető beállításokat tartalmazza. Ezt az állományt bármilyen szövegszerkesztővel módosíthatjuk. (Jegyzettömb, Wordpad, stb.) Egygépes rendszer vagy többgépes hálózat esetén a szerver konfigurálása: A CONFIG.INI
[DIR] szekciója a következő bejegyzéseket kell, hogy tartalmazza:
PATH : Az adatok mappájának elérési útja. PRGNET : A programok mappájának elérési útja. Példa: PATH=C:\ADATOK\ PRGNET=C:\K7\ Többgépes hálózat esetén a munkaállomások konfigurálása: (Minden munkaállomáson azonos.) A CONFIG.INI
[DIR] szekciója a következő bejegyzéseket kell, hogy tartalmazza:
PATH : NETBIOS névvel vagy IP címmel azonosított szerver + az adatok elérési útja. PRGNET : A programok mappájának hálózati elérési útja. © 2012 MicroFox Informatikai Kft.
"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer v7.0 - Felhasználói útmutató
3/20
Példa Windows szerver esetén: A K7 mappa MOZAIK néven van megosztva, a szerver NETBIOS neve: SERVER, IP címe: 192.168.0.1
PATH = 192.168.0.1:C:\ADATOK\ PRGNET = \\SERVER\MOZAIK\ Példa Linux szerver esetén: A Linux szerveren az adatok mappa esetünkben az /opt/adatok A Mozaik program helye a szerveren esetünkben a /home/k7 A Linux szerverre a Samba hálózatban LINUX néven hivatkozunk. A /home/k7 mappát a Samba hálózatban \\LINUX\mozaik néven érhetjük el. A szerver IP címe: 192.168.0.1
PATH = 192.168.0.1:/opt/adatok/ PRGNET = \\LINUX\mozaik\ A Linux op.rendszer esetében figyelni kell a helyes jogosultságok beállítására, illetve a kis- és nagybetű közötti különbségre! Ez azt jelenti, hogy az adatok mappába bemásolt „fdb” állományokat kisbetűsre kell konvertálni, illetve ezen állományok csoportja és tulajdonosa is „firebird” legyen. Az ADATOK mappájában kell lennie a komplex.fdb állománynak, amely a könyvelt cégek és a felhasználók alapadatait tartalmazza.
Felhasználók és cégek kezelése A telepítést követően csak a "rendszergazda" tud belépni a programba. Bejelentkezési neve: mozaik, jelszava: FOX A biztonság növelése érdekében a rendszergazda változtassa meg jelszavát! (Jelszócsere) Csak a rendszergazda vehet fel új felhasználókat és korlátozhatja azok jogosultságait. A cégek adatait bármely felhasználó módosíthatja, ha jogai nincsenek korlátozva. A rendszergazda bejelentkezését követően az alábbi ablak jelenik meg:
© 2012 MicroFox Informatikai Kft.
"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer v7.0 - Felhasználói útmutató
4/20
Cégek adatainak felvétele, módosítása
Az adatokat értelemszerűen adjuk meg. Az adatbázis neve jellemző legyen az adott cégre, egyedi legyen, és lehetőleg ne tartalmazzon ékezetes karaktereket és szóközöket! Felhasználók adatai és jogai
Név: - a felhasználó bejelentkezési neve, ami a munkahelyén egyedi. Célszerűen a beceneve. Teljes név: - a felhasználó teljes neve. Jogosultságok: - ha a jogosultság nincs kitöltve, akkor a felhasználónak mindenhez joga van a programrendszeren belül. Egyébként a jogok kiosztása a következőképpen történik: a programmodul 2 betűs azonosítója + 1 számjegy (vesszővel elválasztva több is felsorolható) Például: FO3, PU3, SZ4, KL5, …., ami azt jelenti, hogy a főkönyvön és a pénzügyben 3-as, a számlázásban 4-es, a készletben 5-ös jogosultsággal rendelkezik a felhasználó, a többi modulba pedig be sem léphet.
© 2012 MicroFox Informatikai Kft.
"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer v7.0 - Felhasználói útmutató
5/20
A modulok azonosítói: FO PU MB
főkönyv pénzügy munkabér
KL
készletek
NF
naplófőkönyv
PK
pénztárkönyv
SZ BE
számlázás bef. eszközök
TV RE
tev. elemzés rendelés
MR
mérleg
SG
segédüzem
A jogosultsági szintek: 1 – mindenhez van joga a modulon belül 2 – főkönyvi feladási, zárási, beállítási jog 3 – törzsadat-módosítási, kontírozási jog 4 – adatrögzítési jog 5 – listázási jog, semmilyen adatot nem változtathat meg A kisebb szám azt jelenti, hogy a felhasználónak több mindenhez van joga a modulon belül. Ha valakinek 3-as jogosultsága van, akkor rendelkezik a 4-es és az 5-ös szintekhez tartozó jogokkal is. Speciális beállítás: BK - mentés, visszatöltés BK6 – nem menthet, nem tölthet vissza, BK3 – csak menthet, BK0 – menthet, visszatölthet. A készlet modulra további jogosultságok állíthatók be: Az adatrögzítés korlátozása a megadott raktárakra, például: RK1, RKABC2, RK55, ami azt jelenti, hogy a felhasználó csak az 1-es, ABC2-es és az 55-ös raktár mozgásait rögzítheti. A különféle készletmozgások könyvelésének korlátozása, például: MOZefmVW+# ami azt jelenti, hogy a felhasználó csak az e, f, m jelű kiadásokat, a V, W jelű bevételeket, és a termelési naplót (+) rögzítheti, valamint a szállítólevelek számlázását (#) végezheti. Az eladási árak beállítása és megváltoztatása elvégezhető a következő joggal, ha az egyébként tiltott lenne: EAR+ Megrendelés, szállítólevél, számla kiállításakor a program által felajánlott eladási ár megváltoztatásának tiltása: EARAz utolsó belépés, kilépés ideje:
nem módosítható, ezt a program vezeti.
Hozzárendelt cégek: (sokcéges rendszer, például könyvelési irodák esetében) A rendszergazda minden egyes felhasználóhoz cégeket rendelhet, hogy az adott felhasználó csak a kijelölt cégek adataiba léphessen be, vagyis a cégválasztásnál a többi céget ne is lássa. Az a felhasználó, akihez egyetlen cég sincs hozzárendelve, látni fogja az összes céget, mivel a rendszergazda nem korlátozta számára a cégválasztást.(Ez az alapértelmezés.) Miután meggyőződtünk az adatok helyességéről a gombra kattintva véglegesítésre kerülnek a változtatások. Ha mégsem rögzítjük le a változtatásokat, akkor azok elvesznek, marad minden a régiben.
© 2012 MicroFox Informatikai Kft.
"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer v7.0 - Felhasználói útmutató
6/20
Általános kezelési tudnivalók A következő szakaszban a program használatáról és annak kezeléséről olvasható egy rövid tájékoztató. Mivel a program Windows operációs rendszer alá készült ezért annak minden előnye és néhol hátránya érzékelhető benne, bár ez utóbbit megpróbáltuk a minimálisra csökkenteni. Éppen ezért az írás első fele egy alapvető ismertetőt tartalmaz a Windows alatt használható elemekről, illetve azok használatáról, kiegészítve a speciálisan erre a programra jellemző elemekkel. Az első szakaszt a Windows rendszerekben jártas felhasználók akár ki is hagyhatják és áttérhetnek a második részre, bár egyszer mindenképpen érdemes végigolvasni azt.
A funkciók kiválasztása (Menü) A legtöbb helyen úgynevezett menük segítenek, az adott funkciók gyors és hatékony eléréséhez. Tulajdonképpen az egész program ezen menük köré épül föl (a menü a program váza), és ezek segítségével rendszerezhetőbbé, áttekinthetőbbé válik a programrendszer.
Alaphelyzetben csak a menüsor látszik. Az egyes menüparancsok aktiválása történhet: ● az [Alt] és az aláhúzott betű együttes lenyomására ● az [Alt] lenyomására az első menüpad színe megváltozik, majd a kurzormozgató billentyűkkel a megfelelő menüpadra pozicionálunk, és lenyomjuk az [Enter]-t ● az egérrel rákattintunk a megfelelő menüparancsra. Ha a menüpadhoz NEM tartozik felbukkanó (popup) menü, akkor a funkció azonnal indul. Ha tartozik hozzá popup menü, akkor az aktivált menüpad saját popup menüje jelenik meg. Ha itt a jobbra-balra mozgató billentyűket használjuk, akkor az előző vagy a következő menüpad popup menüje nyílik le. A popup menükben megjelenő menüparancsokból a következő módon válogathatunk: ● ● ● ●
a billentyűkkel a megfelelő menüparancsra pozicionálunk, és [Enter] lenyomjuk az aláhúzott betűt az egérrel rákattintunk a megfelelő menüparancsra ha a menüparancs után meg van adva egy billentyű-kombináció pl.: Ctrl+R, akkor azzal úgy tudjuk indítani a funkciót, hogy előtte nem is kell aktiválni menüt.
© 2012 MicroFox Informatikai Kft.
"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer v7.0 - Felhasználói útmutató
7/20
Adatbeviteli és vezérlő elemek
Az adatbeviteli és vezérlő elemek segítségével tudunk a programmal interaktívan kommunikálni, adatot bevinni, illetve kinyerni. Az adatbeviteli elemek, mint a nevük is sugallja, adatok bevitelére, közlésére szolgálnak, míg a vezérlő elemek a program további működését befolyásolják. © 2012 MicroFox Informatikai Kft.
"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer v7.0 - Felhasználói útmutató
8/20
Mi a kurzor? A kurzor az a villogó kis téglalap(vagy egyéb) alakú jel a képernyőn, ahová a leütött billentyűnek megfelelő jel kerül, illetve az egyéb kívánt funkció az adott pozícióban kerül végrehajtásra. Mi a szerkesztődoboz? A képernyőnek az adatbevitel céljára kijelölt része (egy téglalap). A képernyőn egyszerre több mező is lehet. Többnyire a egyikben a kurzor villog (a fókusszal rendelkező mező). A számítógép adatot, vagy választ vár tőlünk. Az adat bevitele, azaz gépelés közben a mezőből nem lép ki a kurzor. Amikor kitöltöttük a mezőt, tehát helyesen benne az adat, akkor mindig a [TAB] illetve esetenként az [Enter] billentyűt kell megnyomnunk. Ezzel jeleztük a gépnek, hogy készen vagyunk, a kurzor átléphet a következő mezőre. A szerkesztődobozban használható különleges billentyűk ● [Esc] lenyomására a mező tartalma változatlan marad ! Kilépés. Menekülés. ● [Ctrl]+[C] Kijelölt terület vágólapra helyezése ● [Ctrl]+[V] Kijelölt/aktív területre a vágólapról bemásol ● [SHIFT]+Kurzormozgatók illetve az egér segítségével lehet kijelölni/ kijelölést törölni. ● [SHIFT]+[End] Az adott pozíciótól a sor végéig kijelölés/ kijelölés törlése ● [SHIFT]+[Home] Az adott pozíciótól a sor elejéig kijelölés/ kijelölés törlése Kurzormozgató billentyűk ● [←][→] balra illetve jobbra mozgatja a kurzort ● [Home] a kurzort a mező elejére állítja ● [End] a kurzort a mező végére állítja Helytelen jelek törlése ● [←] (BACKSPACE) a kurzortól balra levő írásjelet törli ● [Delete] a kurzor alatti írásjelet törli Ékezetes betűk írása Amennyiben a WINDOWS egyéb alkalmazásainál lehetséges az ékezetek írása (a magyar nyelvű WINDOWS verziókban ez általában alapértelmezésként így van), akkor a programon belül sincs semmi akadálya az ékezetek használatának. Nagybetűs üzemmód Ha a [CapsLock] be van kapcsolva, akkor a leütött betűk nagybetűként íródnak ki a kurzor helyére. Ha ekkor a [Shift]-et is használjuk, akkor kisbetűket ír ki. Kikapcsolás: a [CapsLock] újbóli lenyomásával. Numerikus és kurzormozgató billentyűk A billentyűzet legfelső sorában és a jobb oldalon is találhatók számjegyes billentyűk. A felső sorban levők mindig élnek, a jobb oldalon levők pedig csak akkor, ha a [NumLock] be van kapcsolva. Ha nincs bekapcsolva, akkor a jobb oldali billentyűkkel a kurzort tudjuk mozgatni a kívánt helyre anélkül, hogy az adatbeviteli mezőben bármit is felülírnánk vagy letörölnénk. A kurzor mozgatása a nyilak irányába történik értelemszerűen. A numerikus billentyűzet kikapcsolása a [NumLock] újbóli lenyomásával történhet. Mi a kombinált lista Bizonyos esetekben több, előre meghatározott elemből lehetséges a választás. Ilyenkor találkozhatunk a kombinált listával. Amikor ráállunk, lehetőségünk van az adott elemekből választani, illetve esetenként tetszőleges értékeket felvinni. A választás egyik lehetséges módja, ha © 2012 MicroFox Informatikai Kft.
"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer v7.0 - Felhasználói útmutató
9/20
az egérrel az elem jobb oldalán látható nyilacskára kattintunk, vagy a kurzormozgató billentyűk használatával választhatunk a listából. Esetenként, egy a listában szereplő tétel kezdőbetűjét nyomjuk meg, akkor az kerül kiválasztásra. Rádiógombok Ezt az adatbeviteli formát akkor alkalmazzák, amikor több választási lehetőség közül csak egy jöhet szóba. Régebbi rádiókészülékek esetén megszokott dolog volt, hogy ha az egyik gombot benyomjuk, a másik kiugrik. Ez is így működik. Rádiógombok esetében a kurzor nem villog, hanem valamelyik gomb színe elváltozik, illetve egy vékony keret jelenik meg az adott elem körül. Ez jelzi a kurzor/kiválasztás helyzetét. A benyomott gombot egy pötty jelzi. Nyomógombok A nyomógomboknak vezérlő szerepük van. Hogy mi a funkciója, rá van írva röviden, illetve a funkciójára utaló ábra található. Több helyen, ha az egérmutatót az adott nyomógomb fölé visszük, pár másodperccel később megjelenik egy kis sárga ablak és tájékoztat a nyomógomb feladatáról. Ha egy nyomógomb fókuszba kerül, kinézete megváltozik. Ha [szóköz]-t nyomunk vagy az egérrel rákattintunk, akkor végrehajtja a funkciót, illetve lehetőség van a paramétereknél beállított billentyűkombinációk használatára. Ha csak a kurzormozgató billentyűkkel megyünk rajta keresztül, akkor nem történik semmi. Jelölőnégyzet Jelölőnégyzeteket akkor alkalmaznak, amikor logikai (igen-nem) típusú adatot kell rögzíteni. Ha a kis négyzetben X vagy „pipa” szerepel, az "igen"-t, ha üresen áll, az "nem"-et jelent. A jelölőnégyzet átváltása a [szóköz]-zel vagy egérkattintással lehetséges. Rács / Táblázat Az adatbevitel egyik legkényelmesebb módja a táblázat használata. Itt oszlopokat és sorokat különböztetünk meg, illetve ezek metszeteinél találhatóak a cellák, amelyekben egyszerre egy adat bevitele lehetséges. A táblázat másik felhasználási területe a betekintéseknél, és a kereséseknél van, amikor valamilyen célból bizonyos adatok listájára vagyunk kíváncsiak. Letiltott mezők Egyes adatbeviteli mezők, nyomógombok, rádiógombok, stb. le lehetnek tiltva logikai szempontok miatt. Ekkor a kurzorral rá sem tudunk menni ezekre, illetve ha rá is enged menni a program, akkor sem módosíthatóak.. A letiltott mezők általában eltérő színűek a megszokotthoz képest. Ablak fejléce Minden ablaknak (az egész rendszer ablakokból épül fel) van egy fejléce, ami az ablak tetején más színnel kiemelve látható. Itt általában a kiválasztott funkció megnevezése illetve más fontos információk találhatóak. Méretező gombok Minimalizáló jel. Az egérrel rákattintva, a tálcára kerül az ablak. Maximalizáló jel. Az egérrel rákattintva, teljes méretű lesz az adott ablak. Bezáró jel. Ha be akarjuk zárni az ablakot, csak rá kell kattintani az egérrel, vagy le kell nyomni az [ALT]+[F4] gombokat. © 2012 MicroFox Informatikai Kft.
"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer v7.0 - Felhasználói útmutató
10/20
Az ablak helyének megváltoztatása, mozgatása Az egérrel megfogjuk az ablak fejlécét (az egérrel rámegyünk és az egérgombot lenyomva tartjuk), és a kívánt helyre húzzuk.
Betekintés, böngészés táblázatos formában Gyakoriak az olyan adatbeviteli mezők, ahová valamilyen azonosító kódot kell beírnunk, de nem tudjuk „fejből” a megfelelő azonosítót. Ilyenkor a beállított segélykérő billentyű lenyomására vagy egy el nem fogadható adat beírása esetén azonnal segítséget kapunk: - egy böngésző ablakban megjelenik a kérdéses adat-törzs, és kiválaszthatjuk a megfelelőt. Betekintésnél, böngészésnél, segítségkérésnél az adatok egymás alatt helyezkednek el táblázatos formában. Az itt megjelenő adatokon nem lehet módosítani! A következő billentyűket használhatjuk: ● [Page Up] egy lappal felfelé (kb.: 20 sorral feljebb) ● [Page Down] egy lappal lefelé ● [Tab] egy mezővel jobbra, [Shift]-tel együtt: egy mezővel balra ● [←][→] [↑][↓] billentyűk a kurzort a megfelelő irányba mozgatják.
Szenzitív keresés Abban az oszlopban kereshetünk, amelyben a kurzor éppen található, tehát mozgassuk a kurzort a megfelelő oszlopba (az egérrel belekattintunk a kívánt oszlop valamely sorába, vagy itt is használhatjuk a kurzormozgató billentyűk valamelyikét). Utána kezdjük el begépelni a keresett adatra jellemző szöveg-részletet, a keresendő összeget, vagy a keresendő dátumot, attól függően, hogy milyen típusú adatokat tartalmaz az adott oszlop. Ahogy gépelünk, a számítógép folyamatosan a beírt karaktereknek megfelelően szűrt adatokat mutatja. A gépelés bármikor abbahagyható, amikor a képernyőn már látjuk a keresett adatot, legfeljebb még pontosíthatjuk a kiválasztást a [↑][↓] billentyűkkel. A státusz sorban folyamatosan nyomon követhetjük, hogy éppen mely oszlopban keresünk. (Oszlop), és hogy milyen karaktereket gépeltünk be a kereséshez (keres). Szöveges keresés esetén sokszor elegendő egy 3-4 betűs darab is. Kis vagy nagybetű nem számít (bár néhol a hosszú ő/ ű © 2012 MicroFox Informatikai Kft.
"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer v7.0 - Felhasználói útmutató
11/20
okozhat gondot, de ilyenkor segít a benne keres nyomógomb), de vigyázni kell az ékezetes betűkre és a szóközök helyzetére. A számítógép rááll arra az adatsorra, amelyben megtalálja a keresett szöveget, számot illetve dátumot. Ha megtaláltuk a keresett adatsort (rekordot), és ráálltunk a kurzorral, akkor a kiválasztáshoz nyomjuk meg az [Enter]-t vagy a Kiválaszt gombra kattintsunk. Erre a böngésző ablak bezárul, az adatbevitel képernyőn pedig a kiválasztott rekord adatai jelennek meg. Van lehetőség az adott oszlopban egy szövegdarab bármilyen előfordulását kerestetni, a szövegben elfoglalt pozíciójától függetlenül. Ehhez a (Benne keres) nyomógombot kell használni. Van lehetőség továbbá az oszlopok sorrendjének, méretének és magának a betekintés méretének, helyzetének módosítására/mentésére. ●
Az oszlopok méretét az oszlopok fejlécénél lehet állítani úgy, hogy a két oszlop találkozásához mozgatjuk az egérmutatót. Ekkor az egérmutató megváltozik és a bal gombot lenyomva tartva mozgatjuk az egeret balra vagy jobbra, attól függően, hogy az oszlop szélességét bővíteni vagy csökkenteni szeretnénk. Van olyan eset amikor alapértelmezésben az oszlop szélessége nagyobb mint a képernyő szélessége (tipikusan a megjegyzés mezők ilyenek). Ilyenkor nem tudjuk „megfogni" és kisebbre venni ilyen egyszerűen az oszlopokat. Erre megoldás a [CTRL] billentyű lenyomása mellet a megfelelő oszlop fejlécére kattintás, ekkor az oszlop szélessége egy alapértelmezett keskenyebb értéket vesz fel.
●
Az oszlopok sorrendjét úgy változtathatjuk meg, hogy "megfogjuk" (bal egérgombbal rákattintunk és lenyomva tartjuk) az oszlopot és balra/jobbra mozgatjuk amíg meg nem cserélődik a két oszlop.
●
A betekintés méretét vagy a méretező gombok használatával vagy az ablakok sarkainak „megfogásával" és mozgatásával állíthatjuk.
●
A betekintés helyzetét a fejléc „megfogásával" és mozgatásával változtathatjuk meg. Itt kell megjegyezni, hogy a program nem engedi a képernyőből túlságosan kilógó ablakok használatát, ezért miután esetleg egy kilógó betekintést lementünk, a következő belépéskor az alapértelmezett mérettel jön be.
Miután a betekintésünket megfelelően beállítottuk, el is menthetjük ezt az állapotot, hogy a következő betekintéskor a program eleve ezeket a beállításokat használja. A beállítások mentését a betekintés alsó során található kis ikonnal lehet elvégezni , míg az alapértékek visszaállítását a mellette található ikonra kattintással kezdeményezhetjük.
Nyomtatás a programból A programban mindenhol, egységesen történik a nyomtatás. Nyomtatásnál először mindig a képernyőn kerül bemutatásra a nyomtatási kép, majd innen, ha akarjuk, ténylegesen kinyomtathatjuk a listát, vagy fájlba is elmenthetjük. Itt lehetőség van a nyomtatást illetve a kinézetet befolyásoló beállítások elvégzésére. A program alapértelmezésben a WINDOWS alapnyomtatóját és annak beállításait használja, de itt ezen értékek felülbírálására is van lehetőségünk. Az WINDOWS egységes nyomtatókezelésének köszönhetően általában nem kell a programot külön a nyomtatóhoz beállítani. Ezt a WINDOWS végzi el a háttérben. A nyomtatás egységesen, grafikus módban történik, ennek következménye, hogy elsősorban lézernyomtatók vagy tintasugaras nyomtatók használata ajánlott. © 2012 MicroFox Informatikai Kft.
"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer v7.0 - Felhasználói útmutató
12/20
Lehetőségünk van a szövegben keresésre is. Az oldalak közötti egyszerűbb eligazodást segítik a navigátorgombok, amelyek egyenértékűek a lap mellett található gördítő sávokkal.
A nyomtatási képen, felül van az eszköztár. Az ikonok jelentése balról-jobbra a következő: – nyomtatás indítása – korábban elmentett lista megnyitása – a lista mentése fájlba – exportálás (pdf, html, xls, rtf, txt, csv formátumba), közvetlen e-mail küldési lehetőséggel – keresés a listában – teljes oldal – a képernyőn egy oldal látható teljes magasságában – oldalszélesség – a képernyő szélességéhez nagyítja az oldalt – 100% - úgy nagyítja az előnézetet, hogy az megegyezzen a kinyomtatott lista méreteivel – két oldal – az előnézeten két oldal jelenik meg egymás mellett – a nagyítást százalékos mértékben adhatjuk meg – teljes képernyő – egy teljes oldalt mutat, ilyenkor az eszköztár nem látszik – mozgatás „kézzel” – nagyító – első oldal – előző oldal – az aktuális oldal sorszáma – következő oldal – utolsó oldal – bezárás – előnézet bezárása Nyomtatás mátrixnyomtatóra Meglévő mátrixnyomtatónkat használhatjuk ugyan a programból, de alapesetben nyomtatási képe és a sebessége hagyhat némi kívánnivalót maga után. Erre nyújt megoldást a MOZAIK rendszerbe épített speciálisan a mátrix nyomtatókhoz kifejlesztett nyomtatási modul. Ennek segítségével lehetőségünk van a számlák, a felvásárlási jegyek, és a bizonylatok karakteres üzemmódban leporellóra történő nyomtatására. Ha mátrixnyomtatóra szeretnénk az előbb említett okmányokat küldeni, akkor a programban a paramétereknél ezt be kell állítani.
Rögzítés, módosítás, törlés
A programrendszerben előforduló adatrögzítéskor legtöbb esetben a fenti ábrához nagyon hasonló úgynevezett "navigátorgombokkal" vezérelhetjük az adatok karbantartását, illetve mozoghatunk a már meglévő adataink között. A gombok funkcióit balról jobbra haladva ismertetjük.
© 2012 MicroFox Informatikai Kft.
"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer v7.0 - Felhasználói útmutató
13/20
Ezzel a nyomógombbal ugorhatunk az adataink első elemére. Rendezettségtől függően más adat lehet az első. Például a kódsorba rendezett első elem nem biztos, hogy első eleme a névsor szerint rendezett listának. Az aktuális adatot megelőző vagy az azt követő adatra lépés. Az adatok legutolsó elemére léptet. Új adat felvitelét kezdeményezhetjük. Az aktuális adat törlését kezdeményezhetjük ezzel a nyomógombbal. Az aktuális adataink módosítását kezdeményezhetjük. Ezzel a gombbal lehet a változtatásokat életbe léptetni. Ez csak akkor aktív, amikor új adat felvitelében vagy módosításban vagyunk. A változtatások figyelmen kívül hagyása és az eredeti állapot visszaállítása. Ez is csak akkor aktív, amikor éppen felvitel vagy módosítás történik. Ezzel lehet az adatok újbóli lekérését kezdeményezni a szerverről. Ez akkor hasznos, ha valamilyen változás történhetett a "háttérben" és erről informálódni szeretnénk. Gyorsbillentyűk A programban több helyen is beépítésre kerültek úgynevezett „gyorsbillentyű” funkciók, amelyek megkönnyíthetik és felgyorsíthatják a navigációt az adatbeviteli ablakokban. Nem kell minden esetben az egeret használni, mert minden funkció vezérelhető a billentyűzetről is. A paramétereknél lehetőségünk van a gyorsbillentyűk átállítására. Nyomógombok helyettesítése gyorsbillentyűkkel Első bizonylat: Ctrl + Home Előző bizonylat: Ctrl + ← Következő bizonylat:Ctrl + → Utolsó bizonylat: Ctrl + End Betekintés: Ctrl + B Keresés: Ctrl + K Új bizonylat: Ctrl + Ins Törlés, stornózás: Ctrl + Del Módosítás: Ctrl + E Rögzítés: Ctrl + W Mégsem: Ctrl + M Nyomtatás: Ctrl + P
© 2012 MicroFox Informatikai Kft.
Táblázatos adatbevitel esetén Sor beszúr: Ctrl + I Sor töröl: Ctrl + T Táblázatra lép: Ctrl + ↓ Sor másolása: Ctrl + C Sor beillesztése: Ctrl + V Segítő billentyű: Speciális billentyű:
F9 F8
"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer v7.0 - Felhasználói útmutató
14/20
A rendszer indítása A program indításához, a start menüt vagy az asztalra kihelyezett ikont használhatjuk. Indítás után egy bejelentkezési képernyő jelenik meg, ahol megadhatjuk a nevünket és jelszavunkat.
A program felajánlja névnek az utoljára bejelentkezett felhasználó nevét, így többnyire nekünk csak a jelszó begépelését kell elvégeznünk. Miután ezzel megvagyunk és helyes volt a név - jelszó párosunk, a program továbbenged. Amennyiben nem megfelelő felhasználói nevet vagy jelszót adtunk meg, arra a rendszer figyelmeztet és újra bekéri a felhasználói nevet és a hozzá tartozó jelszót. Háromszori sikertelen próbálkozást követően program automatikusan befejezi működését, nem adva lehetőséget további próbálkozásra. A sikeres bejelentkezést követően, ha több céggel dolgozunk, megjelenik egy lista, amelyből kiválaszthatjuk a könyvelni kívánt céget. A cégválasztást követően jutunk el a fő képernyőhöz. Biztonság Itt érdemes még szót ejteni a biztonságról. Mivel minden felhasználó külön névvel és jelszóval azonosítható, így visszakereshető, hogy ki mikor melyik bizonylatot rögzítette, módosította. Minden felhasználóhoz modulonként külön jogosultság állítható be. Így elképzelhető, hogy az egyik modulban a felhasználó korlátlan jogokat élvez, addig a másik modulba egyáltalán be sem léphet, vagy ha beléphet, akkor is minimális jogosultságokkal. Különösen fontos ez a mentés/visszatöltés kérdésénél. A biztonságról és a beállításokról részletesebben a Felhasználók és Cégek kezelése részben olvashat.
© 2012 MicroFox Informatikai Kft.
"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer v7.0 - Felhasználói útmutató
15/20
A keretprogram (főmenü)
A sikeres bejelentkezést és cég-választást követően jutunk el a program főmenüjéhez, ahol nyomógombok jelképezik az egyes modulokat és mozgó szaggatott vonalak a modulok közti kapcsolatokat. Itt a Mozaik összes létező modulja látszik, de azok a modulok, amelyek nincsenek megvásárolva szürkék (le vannak tiltva). A főmenü
Dátumállítás A nyitóképernyő jobb alsó sarkában található aktuális dátumot változtathatjuk meg. Ezen dátum függvényében választja ki a rendszer a tárgyévet. Adatmentés Mentéskor lehetőség van az összes cég adatainak egyidejű mentésére, visszatölteni viszont csak az adott cégbe belépve lehet. Ha az összes cég adatait mentjük, akkor egy mozaik_<évszám>.zip, ha viszont az aktuális céget mentjük, akkor egy adatbázisnév<évszám>.zip állomány jön létre. Például: demo2008.zip. Mentéskor az állománynevet éppenséggel át lehet írni, de az átírás nem fog érvényesülni. © 2012 MicroFox Informatikai Kft.
"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer v7.0 - Felhasználói útmutató
16/20
A mentés helye alapesetben a K7\BACKUPS mappa, de természetesen menthetünk floppy-ra, pendrive-ra is. Visszatöltés esetén egy korábbi mentett állapot kerül visszaállításra, tehát az adott mentés után rögzített tételek elvesznek! A mentésről - visszatöltésről napló készül. A napló tartalmazza mentés - visszatöltés idejét, a visszaállított - mentett cég adatbázisnevét illetve a végrehajtó személy azonosítóját. A napló az "Adatmentés" > "Adatrögzítési napló" menüpont alatt tekinthető meg. A mentés-visszatöltés jelszóhoz és jogosultsághoz kötött. Export/Import Ez a funkció arra szolgál, ha egy cég több telephellyel rendelkezik, akkor a telephelyen készült számlákról, bizonylatokról készítünk egy exportot, majd az elkészült export állományt eljuttatjuk a központba, és ott importáljuk. Export esetén meg kell adnunk az időszakot, az exportálandó számlatípusokat, a készlet mozgásnemeket, illetve a főkönyvi naplótípusokat vesszővel elválasztva. Megadhatjuk az export állomány formátumát, ami zip vagy csv lehet. Az export állomány helyét az Export gombra kattintva választhatjuk ki. Ez alapesetben a BACKUPS mappa, de választhatunk floppy-t, pendriveot is célként. Az export állomány nevének felépítése zip esetén: adószámelsőnyolcjegye_év.zip. Például: 11055011_2006.zip. Importálás esetén, ha a csomag olyan bizonylatokat tartalmaz, amelyek már szerepelnek az adatbázisban és eltérő adatokat tartalmaznak, akkor két lehetőségünk van: javítjuk (átvesszük) a csomagban levő adatokat vagy pedig kihagyjuk. Program menü Frissítés A Mozaik programrendszer képes önmagát frissíteni az internetről. A nem regisztrált program nem frissíthető az internetről. Ha a rendszer nem tud internethez csatlakozni manuálisan is frissíthető. A programhoz tartozó frissítéseket modulonként egy-egy zip fájl tartalmazza. Például: be.zip, mb12.zip, script2012.zip. Ha programból frissítünk, akkor rendelkeznünk kell internetkapcsolattal azon a gépen, amelyről kezdeményezzük a frissítést. A programból történő frissítés elvégezhető a szerveren vagy a kliensen egyaránt, de elégendő egy helyen. A Frissítés menüpontra kattintva egy dialógusablak jelenik meg, ahová a Microfox Kft. internetes oldalaihoz kapott felhasználói név - jelszó párost kell beírni. Helyes megadás esetén elkezdődik a csomagok letöltése. Ha kliensről kezdeményezzük a programrendszer frissítését, akkor a szerveren a programok megosztott mappájára (K7) a teljes jogosultságot engedélyezni kell. Ha sikertelen a programból történő frissítés, akkor ellenőrizzük, hogy egyáltalán van-e internet-kapcsolat. Ha proxy-n keresztül kapcsolódunk a világhálóra, akkor néhány beállítást el kell még végeznünk. Vegyük elő a CONFIG.INI állományt és kerssük meg benne a [WEB] szekciót és írjuk be a következő sorokat: proxy = Erika - a proxyként szolgáló számítógép neve proxy_user = Oszkár - proxy felhasználói név (ha szükséges) © 2012 MicroFox Informatikai Kft.
"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer v7.0 - Felhasználói útmutató
17/20
proxy_pass = jelszó - proxy jelszó (ha szükséges) proxy_port = 8080 - proxy port (ha szükséges) Miután ezt beírtuk, mentsük le a konfigurációs állományt, majd indítsuk újra a Mozaikot. Újraindítás után, ha helyes adatokat adtunk meg, proxy-n keresztül is működni fog a frissítés. Ha a munkaállomás vagy a szerver nem rendelkezik internetkapcsolattal, akkor keresni kell egy másik számítógépet, ahonnan elérhető az internet. Miután találtunk ilyen gépet, fel kell keresni a http://www.microfox.hu oldalt, kiválasztani a "Partnereinknek" menüpontot, majd bejelentkezni. Itt megtalálható az összes letölthető csomag. Kiválasztjuk a letöltendő csomagokat, lementjük, majd átvisszük valamilyen adathordozón az egyik gépre, ahol a MOZAIK-ot használják. Bemásoljuk a csomagokat a program helyi mappájába (C:\K7). Figyelem! A "script"-tel kezdődő csomagokat és a "kulcs.txt"-t a szerver megosztott mappájába kell bemásolni (\\szerver\K7\). A változások a program következő indításakor fognak életbe lépni. Az adatbázison végrehajtásra kerülő módosításokat egy-egy szkript, például script2011.zip, script2012.zip tartalmazza éves bontásban. A letöltés (illetve bemásolás) után bármely modulba belépve megtörténik az adatbázis tényleges frissítése, melyről tájékoztatást kapunk. A csomagokat a program bontja ki, nincs szükség kézi kicsomagolásra! A programból kezdeményezett frissítés esetén megadott felhasználói név és jelszó azonos a honlapunk "Partnereinknek" menüpont alatt megadandó felhasználói név - jelszó párossal! Ha nem tudja a letöltéshez szükséges felhasználói nevét, jelszavát, akkor lépjen kapcsolatba velünk. Regisztráció A regisztrációt illetve a program frissítését - sokcéges rendszer esetén bármely cégbe belépve elegendő egyszer elvégeznünk, mivel ez az egész programrendszerre vonatkozik, nem csak egy adott cégre. A regisztráció menüpont alatt található szerver-azonosító (8 jegyű szám) alapján a MicroFox Kft. nyilvántartja ügyfeleit, azaz ki milyen modulokat használ és mely időpontig fizetett elő a frissítésekre (lejárat napja). Ha a szerver-azonosító kérdőjeleket tartalmaz akkor vegye fel a kapcsolatot velünk. A regisztráció lejáratáról a program értesíti a felhasználót a lejárat előtt 10 nappal. Ha ezt tapasztalják, akkor nincs más teendő, csak meg kell frissíteni a programot. A program frissítése a regisztrációt is frissíti, nem kell kódokat begépelni, mint korábban. Ha a rendszer nem kapcsolódik az internethez, akkor manuálisan kell letölteni a regisztrációs állományt (kulcs.txt), és bemásolni a programrendszer megosztott mappájába. A lejárat meghosszabbításának feltétele, hogy a programot használó cégnek a Microfox Informatikai Kft. felé ne legyen késedelmes tartozása! Súgó Segítség a program használatához. F1-gyel is hívható a program bármely részéből. Információ Kilépés
Információt kaphatunk arról, hogy mely modulok vannak lezárva illetve feladva.
Kilépés a programból.
© 2012 MicroFox Informatikai Kft.
"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer v7.0 - Felhasználói útmutató
18/20
Paraméterek Minden modulban lehetőségünk van paraméterek (felhasználó által beállítható, a program működését befolyásoló értékek) beállítására a jogosultságaink függvényében. Ha több modulhoz is rendelkezünk elegendő jogosultsággal, akkor egy modulban beállíthatjuk a többi modulra vonatkozó paramétereket is. Az egyes modulok paramétereinek beállításáról az adott modul dokumentációjában olvashatunk bővebben, de általánosan elmondhatjuk, hogy két alapvető paramétercsoportot bárki, bármelyik modulban beállíthat: Helyi beállítások és Gyorsbillentyűk. Helyi beállítások Itt adhatjuk meg a gépenként eltérő és csak az adott gépre vonatkozó információkat.
●
Ügyintéző neve és a Cég telefonszáma: Kimenő dokumentumokra, számlákra kerül rá.
●
Lézernyomtató: A bizonylatok kinyomtatásához használni kívánt nyomtató neve - ha nem azonos az alapértelmezett nyomtatóval - amelyet kiválaszthatunk egy lebomló listából. (a Vezérlőpult / Nyomtatók mappa szerint) Mátrixnyomtató: A bizonylatok kinyomtatásához használni kívánt mátrixnyomtató neve, amelyet kiválaszthatunk egy lebomló listából. (a Vezérlőpult / Nyomtatók mappa szerint) Hány példányos papír van a nyomtatóban: Itt adhatjuk meg, hogy az előző pontnál megadott mátrixnyomtatóba hány példányos papír van befűzve.
● ●
●
Hány példányban készüljön és milyen nyomtatóra: számlák, bizonylatok, szállítólevelek, felvásárlási jegyek, átvételi jegyek, kísérőokmányok nyomtatási tulajdonságai.
●
Készpénzes számlák kiegyenlítésének lekönyvelése: lehetőség van a készpénzes számlák kiegyenlítésének teljes automatizálására
© 2012 MicroFox Informatikai Kft.
"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer v7.0 - Felhasználói útmutató
19/20
Nyitás Évfordulót követően, amikor először próbálunk belépni bármely modulba, a képen látható
hibaüzenet kapjuk. Ez azért van, mert még nincs tárgyévi adatbázisunk. A Rendben-re kattintva felkínálja a program egy új, üres adatbázis létrehozását.
Mielőtt megnyitnánk az „új évet”, és már régen frissítettünk, akkor inkább ugorjunk vissza, és frissítsük a programot. Miután a frissítések letöltődtek, állítsunk dátumot és lépjünk be az előző évben valamelyik modulba, hogy a frissítések ott is lefussanak. Ezután próbáljuk meg újra a nyitást! Miután az üres adatbázis nyitását megcsináltuk, az előző évi adatokat a következő módon hozhatjuk át az aktuális év adatbázisába. A lenti ábrán látható sorrendben végre kell hajtani minden modulban a Beállítások menüben található Nyitás előző év alapján funkciót.
Először tehát menjünk a Főkönyvbe (ha van ilyen modulunk) és válasszuk a Beállítások menü Nyitás előző év alapján funkcióját. Minden egyes modulban hasonlóan kell elvégezni a nyitást. Mi van akkor, ha a nyitás után még változik az előző évi záró állapot? Semmi gond, a nyitást újra el lehet végeztetni, akár többször is. A program ilyenkor azt csinálja, hogy kitörli a korábbi nyitót és a záró alapján új nyitót generál. A korábban már átvett törzsadatokat nem törli ki, de szükség szerint kiegészíti. A tárgyévi könyvelést is békén hagyja. Különféle lehetőségeink vannak arra vonatkozóan, hogy a törzsadatokból mit hozzunk át előző évről és mit ne. Kérjük figyelmesen olvassák el, értelmezzék és döntsenek belátásuk szerint. Ha például első alkalommal nem hagytunk ki egyetlen ügyfelet sem, akkor a következő nyitásnál © 2012 MicroFox Informatikai Kft.
"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer v7.0 - Felhasználói útmutató
20/20
már semmi értelme bárkit kihagyni, mert a korábban átvett ügyfeleket nem fogja kitörölni a program. A feleslegesen átvett törzsadatokat egyesével bármikor kitörölhetjük. Ha a nyitó beállítása nem úgy végződik, hogy 'A nyitás sikeresen befejeződött.”, akkor semmilyen változás nem történt az adatokban. Ez valamilyen hibának a következménye.
A Főkönyv modulban az első nyitáskor a „Teljes egészében a tavalyi kerüljön átvételre” opciót válasszuk. Amennyiben újranyitunk, akkor célszerű a másik, „Marad az idei, esetleg kiegészül” opciót választani. A Pénzügy modulban a „Minden számlát átveszünk” opció azt jelenti, hogy az előző évi kiegyenlített számlákat is áthozza előző évről a kiegyenlítésükkel együtt. A Készlet modul nyitásánál az alábbi hibaüzenet jöhet elő:
Ekkor a hibaüzenetben leírtakat kell végigcsinálni, aztán visszalépni az új évbe, és indítani a nyitást. Ha a Készlet újbóli nyitása során ellentmondást jelez a program, (például megjelenik, hogy tavaly más neve volt az adott cikknek, mint idén), és az ellentmondás súlyos (vagyis nem csak elírásról van szó), akkor célszerű megszakítani (elvetni) a nyitást. Az új évben a kérdéses cikk kódját módosítsuk, hogy a következő nyitásnál már ne ütközzön egy teljesen más, tavalyi cikkel. Ha olyan hiba fordul elő, hogy „A nyitás nem hajtható végre kereszthivatkozás megsértése miatt”, akkor valószínűleg nem tartottuk be a modulok nyitási sorrendjét. (lásd: fentebb) Vagy a jelenlegi nyitás olyan törzsadatra hivatkozik, amely törzsadatot - bizonyos opciók beállításával - kihagytunk a nyitásból. Ekkor a megfelelő modul „bővített” újranyitása segíthet.
© 2012 MicroFox Informatikai Kft.