FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV az AktaKukac Ügyvédi Nyilvántartó Programhoz program verzió száma: 5.6.0.40 kézikönyv módosítási dátuma: 2014.10.09 Készítő: Dr. Mészáros András I. A program célja Minden ügyvédi irodában felmerül előbb-utóbb annak a szükségessége, hogy valamilyen módon nyilvántartsuk a keletkező ügyeket, átlássuk az aktuális napra vonatkozó teendőket. Ha valaki már karrierje során akár csak egyetlen alkalommal is belefutott a „X.Y és társai” ügyben történő idézésbe, amelyen csak egy bírósági ügyszám, illetve az elsőrendű vádlott neve szerepelt, akkor pontosan tudja azt, hogy miről beszélek. Ennek a problémának a kezeléséhez nyújt segítséget az AktaKukac Program. Jómagam is gyakorló ügyvéd vagyok, ezért a programot igyekeztem úgy kialakítani, hogy az egyre sokasodó adminisztrációs terhek ellenére is inkább segítse, mint akadályozza a munkát. II. A program telepítése A telepítő fájl letöltését követően nincs más dolgunk, mint azt elindítani. A telepítés végeztével a program telepíteni fogja a felhasználó gépére a FireBirdSQL adatbázis-kezelő alkalmazást is, amely nélkülözhetetlen a program működéséhez. FIGYELEM! Amennyiben korábban megvásárolt Jusitita nyilvántartó programot használ, az adatbáziskezelő egyezőségére tekintettel felléphetnek problémák! A telepítés végeztével nincs más dolgunk, mint az asztalon található AktaKukac ikonra történő kattintással elindítani a programot. III. Az első használatba vétel Az első indításkor a program bekéri a felhasználó adatait, amelyet helyileg, a saját könyvtárában tárol el, a settings.ini nevű állományban. Fontos, hogy mindhárom lapot megfelelően kitöltsük a beállítások során, mert ellenkező esetben a program nem fog elindulni. Ilyenkor a legegyszerűbb megoldás az, hogy a fent említett fájlt letöröljük, és ismét megadjuk az adatokat. Ennek a fájlnak a letörlése a program adatbázisát semmilyen módon nem érinti. Miután a program betöltődött, egy kezdőképernyő fogad bennünket, amelyen lehetőségünk van • Új ügyfet felvinni • A kiválasztott ügyet lezárni • Határidőket felvinni, módosítani, vagy törölni • Keresni az adatbázisban • Illetve belépni egy általunk kiválasztott ügybe.
IV. Új ügy felvitele Induláskor a program adatbázisa üres. A zöld + jelre kattintva vihetjük fel az ügyeket, melynek során személyeket, ügyszámokat, és határidőket rögzíthetünk, valamint megadhatjuk az ügy rövid leírását is. FIGYELEM! A sárgával megjelölt mezők kitöltése minden esetben kötelező! Személyeket, ügyszámokat és határidőket a megfelelő lista alatt található zöld + jel segítségével adhatunk hozzá, illetőleg a piros X segítségével törölhetjük a listáról. Az ügy indításakor legalább egy személy felvitele, és a rövid leírás kitöltése kötelező, enélkül a program az ügyet nem engedi rögzíteni. A személyek felvitele során láthatjuk, hogy milyen adatok megadása kötelező, és melyek azok, amelyek kitöltése segít a későbbi azonosításban vagy munkában. A program minden személy esetén lehetővé teszi korlátlan számú elérhetőség (e-mail, telefon, fax, egyéb elérhetőség) illetve cím (lakcím, székhely, telephely, stb.) rögzítését. Miután ezzel megvagyunk, és ügyszámot is szeretnénk rögzíteni, kattintsuk az ügyszámok alatt található + jelre. A „Hatóság elnevezése” menü az első indításkor üres lesz. Ide rögzítheti be egyénileg mindenki azokat az elnevezéseket, amelyeket a saját munkája során használ. Pl.: Járásbírósági szám, Törvényszéki szám, stb. Ezekből az adatokból is korlátlan mennyiségűt lehet rögzíteni egy-egy ügyhöz. Harmadik, és egyben utolsó lépésként határidőt rögzíthetünk az ügyhöz. A határidő megadása során a leírást kötelező kitölteni, illetve, amikor új dátumot választunk ki, akkor a program a korábban berögzített határidők közül az aznapra rögzítetteket fel is sorolja, hogy mindjárt a rögzítés során látható legyen az, ha ütközésünk van. A rögzítés során az ügyhöz megjegyzés is rendelhető, melynek maximális hosszúsága 255 karakter, ez az ügybe történő belépést követően a jobb alsó panelen lesz látható. Ha a korábban felvitt megjegyzést módosítani vagy törölni szeretnénk, nincs más dolgunk, mint a megjegyzés szövegére kattintani, és a felbukkanó ablakban elvégezhetjük a szükséges módosításokat. A folyamat befejezéseként kattintsunk rá az OK gombra, és az ügy rögzítésre kerül az adatbázisba. Ekkor az ügylistában megjelenik az ügy, és ha kiválasztjuk, majd ENTERt nyomunk rá, vagy pedig duplán rákattintunk, akkor be is tudunk lépni. V. Munka az ügyekkel Az ügybe történő belépést követően megváltozik a felső menüsor, és immár az ügyhöz kapcsolódó funkciók válnak láthatóvá. Ha iratokat kívánunk rögzíteni az ügyben, akkor kattintsunk rá az „Új irat előállítása” gombra. Ekkor megjelenik egy sablonválasztó, amely segítségünkre lesz az iratok előállításában. A program néhány beépített sablonnal érkezik, de bárki készíthet magának saját sablont is. Az iratok előállítását követően lehetőség van azoknak az adatbázisba történő beemelésére. Ennek eredményeként, illetve ha valaki a postai úton érkezett iratokat beszkennelve beilleszi az ügybe, a komplett iratanyag rendelkezésére állhat a számítógépen.
A jobb oldali panelen láthatjuk az ügyben lévő határidőket, a három alsó panel pedig további információkat szolgáltat. Láthatjuk az ügyben rögzített személyeket, leveleket, illetőleg egy kis statisztikai összefoglalót. Ha a személyek neve közül valamelyikre rákattintunk, akkor lehetőségünk lesz a személyes adatok módosításra, levél esetén pedig a törlésére, illetve a levél adatainak módosítására. Az „Irat törlése”, „Külső irat beemelése”, „Ügy lezárása”, „Új személy” menüpontok pontosan azt csinálják, amit a nevük sugall. A „Személy törlése” menüpont segítségével nem az adatbázisból, hanem az ügyből lehet kitörölni az adott személyt, akinek ettől függetlenül valamennyi berögzített adata továbbra is rendelkezésünkre fog állni. Az iratok elkészítésénél a program automatikusan rögzíti perc pontosan az elkészítésre fordított időt. Ha a félkész állományunkat mentjük el a programban, majd az irat nevére történő kattintást követően a módosítást választjuk, akkor a korábbi időhöz az újabb szerkesztéssel töltött idő hozzáadódik. A „Pénzügyek” menüpont segítségével a kiadások és a bevételek könyvelhetők le az adott ügyhöz. Ez a funkció egyelőre az alapvető dolgok kezelésére képes, várhatóan komplett számlázási megoldássá fog fejlődni. Az „Új levél” menüpont segítségével újabb levél kerülhet az ügyhöz rögzítésre, az „Ügyszámok” segítségével pedig az azonosító adatok karbantartását végezhetjük el. Tipp – 1: Ha az ügy leírását elrontottuk a felvitel során, akkor a belépést követően kattintsunk duplán a leírására, és lehetőségünk lesz azt kijavítani. Tipp – 2: Ha az irat leírását rontottuk el, akkor jobb klikkel kattintva az irat nevére felbukkan egy menü, aminek a segítségével átnevezhető az irat. Ha már a helyzetérzékeny menüről beszélünk, felhívnám a figyelmet az ott található funkciókra, amelyek közül az egyiket az imént ismertettem. A másik az irat másolásának lehetősége: ha egy ügyben elkészítettünk egy iratot, és minimális változtatás segítségével szeretnénk a másikban használni, de nincs kedvünk sablont csinálni hozzá, akkor az irat ennek a menüpontnak a segítségével átmásolható a másik ügybe. Ha pedig az iratokat át akarjuk helyezni – vagyis az eredeti ügyből történő törlés mellett csak az új ügyben szeretnénk szerepeltetni – akkor nincs más dolgunk mint az irat áthelyezése menüpontot használni. Erre különösen akkor lehet szükség, ha véletlenül nem a megfelelő ügybe emeltük be a külső iratot. V. Keresés Az adatbázisban kétféle módon kereshetünk: Ha idézőjelek közé zárjuk a keresési feltételt, akkor csak az adott szó teljes előfordulása esetén ad találatot, ha pedig nem, akkor a szóközöket is keresési feltételként kezeli a program így a ho la esetén a Horváth Lajos is találat, „hola” esetén pedig csak azok a találatok jelennek meg, amelyekben teljes egészében szerepel a kifejezés. A keresési találatokra kattintva megjelenik annak részletes tartalma. Pl. ha egy ügyszámra kattintunk, akkor a program be fog lépni a kiválasztott ügybe, ha pedig egy személyt választunk ki, akkor a személy adatai fognak megjelenni, illetve az oldalpanelen azok az ügyek, amelyekben az adott személy szerepelt.
Az így megjelenő ügyszámokra kattintva vagy rövid információkat kérhetünk az ügyről, vagy pedig beléphetünk, hogy ott folytassuk a munkát. VI. Határidő felvitele Határidőt többféle módon rögzíthetünk az adatbázisban. Az első, amikor az adott ügybe belépve az „Új” gombra kattintunk. A második, hogy ha az ügylistában kiválasztjuk a megfelelő ügyet, és ezt követően kattintunk az „Új” gombra, akkor ismét csak van lehetőségünk a határidő felvitelére. A határidő módosítására és törlésére pedig azt követően van lehetőség, hogy azt a bal oldalon lévő táblázatból kiválasztottuk. VII. Levelek felvitele Leveleket is háromféle módon tudunk felvinni. Elsősorban úgy, ha az adott ügybe belépve az „Új levél” menüpontra kattintunk, másodsorban pedig úgy, ha a főmenüben kiválasztjuk a Postakönyv/Új levél felvitele menüpontot, harmadsorban pedig a borítékos ikonra kattintással. Ha ezt ügybe történő belépést követően tesszük meg, akkor egyszerre a levél adatait rögzítő panel jelenik meg, ha pedig az ügylistánál, akkor először a program be fogja kérni az ügyszámot, amelyben a levelet be tudjuk rögzíteni. Ha olyan személy részére kívánunk levelet küldeni, aki nem szerepel az adatbázisban, akkor a levél panelen az „Új” gombra kattintva berögzíthetünk egy új személyt az adatbázisba. A nevet gépelve a találati lista folyamatosan változik, a megfelelő elemre kattintva pedig betölti az adott címzetthez rögzített címeket. A felrögzített levél adatai módosíthatók, elég csak az ügyben az adott levélre kattintani. Ha pedig véletlenül nem a megfelelő ügybe rögzítettük az adott levelet, akkor az Módosítás kiválasztása után az ügyszámra kattintva a levél a megfelelő ügybe helyezhető át. VIII. Postakönyv A postakönyv menüpont három parancsot tartalmaz. Az elsőről, az új levél felviteléről az imént már beszéltünk, a következő a postakönyv nyomtatása. Ez arra a célra szolgál, hogy ne kelljen az ajánlott levélhez feladóvevényt készíteni. Mivel a posta elvárja, hogy a levelek azonosítószámai egymás után következzenek, ezért javaslom, hogy a nap végén, egyben kerüljenek a levelek felvitelre, tekintettel arra, hogy ha valaki mind a bemenő-, mind pedig a kimenő leveleket azonos adatbázisban rögzíti, folyamatos sorszámozás mellett. Az utolsó menüpont, a Ragszámok rögzítése, mint a neve is mutatja, arra szolgál, hogy a korábban feladott levelek ragszámait rögzíteni tudjuk, így könnyen nyomon követhető, és ha véletlenül a papír elveszik, akkor a későbbiek során lehetőség lesz annak újra történő kinyomtatására. IX. Az eszközök menüpont Itt négy opció áll a rendelkezésünkre. Az első a borítólap nyomtatása, amelynek a segítségével az ügyekhez készíthető A4-es méretben egy borítólap. A feladat mindössze annyi, hogy kiválasztjuk annak a személynek a nevét, akit a borítólapon látni szeretnénk, majd ezt követően a borítólap egy pdf állományban elkészül, és amennyiben van telepített pdf olvasó program a számítógépen, úgy abban megnyílik, hogy kinyomtatható legyen. A második menüpont a sablonok karbantartását teszi lehetővé. Itt lehet a felhasználó által készített, és a program Sablon könyvtárába bemásolt sablonfájlokat megadni a program részére. A Sablon hozzáadását követően ki kell választanunk a fájlt, meg kell adni a leírását, és be kell
állítani, hogy hány személy szerepel a sablonban. Ezt követően kell megadni a személyek leírását, majd a sablon elmenthető az adatbázisban. A módosítás segítségével a már meglévő sablon tulajdonságai módosíthatók, a törlés esetén pedig kiválasztható, hogy a sablont csak az adatbázisból kívánjuk eltávolítani, vagy pedig maga a sablonfájl is törlésre kerüljön. A harmadik menüpont az ügylisták nyomtatása: ez akkor lehet segítségünkre, ha a papír alapú irattárat kell rendezni, hiszen kiválaszthatjuk, hogy a folyamatos, vagy a lezárt ügyeket bocsássa rendelkezésünkre a program. Ennek segítségével a még nem irattárazott, de már lezárt ügyek is könnyedén kiválogathatók. A negyedik menüpont ügy importálását teszi lehetővé. Ha valamely másik AktaKukac felhasználó kér meg bennünket segítségre, hasznos, ha legalább az alapvető iratok rendelkezésünkre állnak. Mivel a program képes az iratokat is tárolni, ezért a korábban a másik felhasználó által exportált iratanyagot a saját adatbázisunkba tudjuk beemelni, megkezdve azzal a munkát. X. Iratok előállítása Az imént említett sablonok segítségével iratokat lehet előállítani. A program néhány alap sablonnal telepíthető, de a felhasználó saját szája íze szerint és készíthet sablonokat. Az irat elkészítése során először ki kell választani az iratban szereplő személyek típusát. Az adott személytípusból korlátlan mennyiségűt rögzíthetünk, de a szükséges személytípusból legalább egyet minden esetben rögzíteni kell, hogy a [Szöveg szerkesztése] gomb aktívvá váljon. A szerkesztés során a felhasználó gépére telepített szövegszerkesztő fog betöltődni. FONTOS! Amikor a dokumentum szerkesztésével végeztünk, mentsük el azt, mert ebben az esetben lehet azt az adatbázisba beemelni. XI. Sablonok készítése A sablonokat a következő módon lehet előállítani: A sablonokat a sablonok.xml fájlban tároljuk. Maga a sablonfájl egy .rtf formátumú szövegfájl, amelybe különböző változók építhetők be a szövegbe. A sablon betöltésekor ezeket a változókat keresi a program, és a megfelelő tartalommal helyettesíti őket. A változók minden esetben kettős [] zárójelben vannak, pl. [[ugyved_neve]] minden esetben az okiratot készítő ügyvéd nevét jelenti. Ennek megfelelően, a program az alábbi változókat kezeli: Sorszám Változónév
Leírás
1.
[[ugyved_neve]]
A beállítások során megadott ügyvéd nevének feltüntetése a dokumentumban
2.
[[szekhelye]]
Az ügyvéd székhelye
3.
[[ugyszam]]
Annak az ügynek a dokumentum elkészül
4.
[[kamara]]
A területi kamara kódja
száma,
amelyben
az
adott
5.
[[kamara_nev]]
A területi kamara neve
6.
[[utelefon]]
Az ügyvéd által megadott telefonszám
7.
[[ufax]]
Az ügyvéd által megadott fax-szám
8.
[[uemail]]
Az ügyvéd által megadott e-mail cím
9.
[[lajstromszam]]
Az ügyvédi kamarai lajstromszáma
10.
[[datum]]
Az aktuális dátum beszúrása
11.
[[emlekezteto]]
Az aktuális ügy emlékeztetője
12
[[telepules]]
Az ügyvédi iroda székhelyéül szolgáló település neve
A program lehetőséget biztosít arra, hogy több személy is rögzítésre kerüljön egy adott dokumentumban. Ebben az esetben a személyek beemelése során a beemelés sorrendjében kerülnek a dokumentumba beillesztésre. Ilyen esetben a változókat számmal kell megjelölni. Az alábbi felsorolásban szereplő valamennyi változó neve után szerepelnie kell számnak, pl. [[nev1]].
Sorszám Változónév
Leírás
1.
[[nev1]]
Az ügyfél neve
2.
[[szuletesi_hely1]]
Az ügyfél születési helye
3.
[[szuletesi_ido1]]
Az ügyfél születési ideje
4.
[[edesanyja_neve1]]
Az ügyfél édesanyjának neve
5.
[[allampolgarsaga1]]
Az ügyfél állampolgársága
6.
[[okmanytipus1]]
Az ügyfél által átadott azonosító okmány típusa
7.
[[okmanyszam1]]
Az azonosító okmány száma
8.
[[lakcim1]]
Az ügyfél lakcíme
9.
[[adoazonosito1]]
Az ügyfél adószáma, adóazonosító jele
10.
[[szemelyi_szam1]]
Az ügyfél személyi száma
11.
[[tart_hely1]]
Az ügyfél tartózkodási helye
12.
[[lev_cim1]]
Az ügyfél levelezési címe
13.
[[ugyfel_szekhely1]]
Az ügyfél székhelyének címe
14.
[[ugyfel_telephely1]]
Az ügyfél telephelyének címe
15.
[[ugyfel_fioktelep1]]
Az ügyfél fióktelepének címe
16.
[[egyeb_cim1]]
Az ügyfél egyéb címe
17.
[[email1]]
Az ügyfél által megadott e-mail cím
18.
[[fax1]]
Az ügyfél fax-száma
19.
[[telefon1]]
Az ügyfél telefonszáma
20.
[[egyeb_elerhetoseg1]]
Az ügyfél által megadott egyéb elérhetőség
Fontos megjegyezni, hogy a program alapvetően lehetőséget biztosít arra, hogy valamely ügyfélhez több lakcím, telefonszám, vagy bármely más értesítési lehetőség tartozzon. A jelenlegi verzió szerint a program minden esetben az elsőként megadott értéket illeszti a
dokumentumba. A program ezen kívül kezel un. dinamikus változókat. A dinamikus változót a felhasználó deklarálja a sablon elkészítése során. Ezeket a változókat ékezetek nélkül kell deklarálni, pl [[Ados]], amely esetben a program az irat előállítása során Adósként rögzített személyt ide fogja behelyettesíteni a dokumentumban. Ezen felül még néhány beépített változó található a programban, amelyek a későbbi kiadásokban folyamatosan bővülni fognak: • [[nevek]] – az iratban rögzített összes személynek a neve, az iratban lévő minőségével együtt • [[hivatkozasi_szam]] – ha a sablonba ez beillesztésre kerül, akkor a program felajánlja a korábban rögzített hivatkozási számok egyikének a beemelését. Ha nem választunk, vagy nincs hivatkozási szám rögzítve, kattintsunk a Mégsem gombra. XII. Összefoglaló jelentés készítése Egy ügy lezárásakor – de akár menet közben is – kérheti az ügyfél, hogy számoljunk el az ügyére fordított idővel. Ebben segít az összefoglaló jelentés, amelyet a beépített sablon segítségével lehet könnyedén elkészíteni.
