Makalah Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIV MMT-ITS
PERENCANAAN PROYEK BERBASIS RISIKO PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET DI PDAM KOTAMADYA MALANG BERBASIS ISO/FDIS 31000:2009 ANTONIUS GATOT YUDO PRATOMO 9108205309
PROGRAM PASCASARJANA PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI BIDANG KEAHLIAN TEKNOLOGI INFORMASI INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA 2011
PERENCANAAN PROYEK BERBASIS RISIKO PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET DI PDAM KOTA MALANG BERBASIS ISO/FDIS 31000:2009 Antonius Gatot Yudo Pratomo Magister Manajemen Teknologi, Bidang Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Kampus MMT ITS 60264, Indonesia Email :
[email protected] ;
[email protected]
ABSTRAK Sistem Informasi Manajemen Aset PDAM Kotamadya Malang adalah salah satu alat bantu yang digunakan untuk memudahkan penyimpanan, penampilan dan pengelolaan data jaringan distribusi air. Untuk membuat Sistem Sistem Informasi Manajemen Aset ini perlu adanya perencanaan proyek yang jelas dan terstruktur. Penyusunan Perencanaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi dalam penelitian ini menggunakan pedoman PMBOK dan manajemen risikonya dikelola dengan panduan ISO/FDIS 31000:2009 yang meliputi kegiatan identifikasi risiko, analisis risiko, dan evaluasi risiko. Setelah risiko dikaji barulah ditentukan langkah penanganan terhadap item-item risiko yang diperkirakan muncul dengan mempertimbangkan biaya dan manfaat serta melibatkan stakeholder terkait. Dalam penelitian ini dilakukan pengidentifikasian itemitem resiko yang ada dalam proyek teknologi informasi untuk memberikan informasi pada manajer proyek agar lebih waspada terhadap resiko-resiko yang bisa menghalangi tujuan proyek. Setelah item-item resiko didapatkan, dilakukan pembagian dalam 5 kelompok risiko, yaitu Teknologi, Internal Organisasi, Eksternal Organisasi, Aktivitas Manajemen dan Kontrol, dan Lingkungan. Selanjutnya dianalisis dampak item resiko terhadap jadwal dan biaya proyek, kemudian dilakukan penilaian item resiko berdasarkan toleransi seorang manajer terhadap resiko, dan akhirnya didapatkan strategi penanganan resiko untuk menangani item-item resiko tersebut.
Kata kunci : PMBOK, ISO/FDIS 31000:2009, Manajemen Proyek, Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset
1
PENDAHULUAN Bagi perusahaan air minum, infrastruktur air minum merupakan aset utama yang nilainya signifikan. Oleh karena itu harus dikelola secara baik mulai sejak perencanaan
kebutuhan,
penyediaan
dana,
pemasangan
aset,
pengoperasian,
pemeliharaan, hingga pada pemusnahan aset. Pengelolaan tersebut dikenal dengan istilah manajemen aset. Yang dimaksud dengan aset jaringan distribusi PDAM yaitu Titik saluran pelanggan, Pipa, Manhole, Junction, Valve, Hidran, Bridge, Pompa, Spring Water, Tandon, Treatment Plant (PDAM Kotamadya Malang, 2008). Untuk
mencapai
tujuan
bisnisnya,
seringkali
perusahaan-perusahaan
menggunakan teknologi informasi sebagai basis dalam penciptaan layanan yang berkualitas ataupun dalam optimalisasi proses bisnisnya. Dalam mengelola data aset distribusi yang seringkali berubah, PDAM Kotamadya Malang membutuhkan Sistem Informasi untuk mendukung fungsi dari proses bisnis pengelolaan Jaringan Distribusinya. Fungsional sistem ini akan diwujudkan dalam sebuah rencana program proyek. Suatu proyek dikatakan baik jika penyelesaian proyek tersebut efisien ditinjau dari segi waktu, biaya, dan mempertinggi efisiensi kerja baik manusia maupun alat. Perencanaan proyek yang baik diperlukan untuk memenuhi sasaran proyek yang berupa Sistem Informasi Manajemen Aset, karena kesuksesan dari sebuah proyek bergantung pada usaha, perhatian dan kemampuan dalam menerapkan perencanaan awal pada suatu proyek. Beberapa hal yang harus dilakukan dalam perencanaan proyek pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset yaitu : identifikasi ruang lingkup proyek, pembuatan jadwal dan daftar aktivitas yang akan dikerjakan pada saat pelaksanaan pekerjaan. Sistem Informasi Manajemen Aset PDAM Kotamadya Malang merupakan suatu pendekatan yang dapat memberikan semua informasi
dan alat analisis yang
diperlukan untuk mengelola aset yang ada agar menjadi lebih efektif dan dapat memenuhi kebutuhan saat ini dan masa mendatang, tidak terlepas dari peristiwa yang mungkin terjadi dan dapat menghambat pencapaian tujuan/sasaran perusahaan. Peristiwa yang dapat menghambat pencapaian tujuan manajemen tersebut atau biasa disebut dengan risiko. Risiko yang timbul akibat penerapan rencana proyek yang salah akan menyebabkan proses bisnis berjalan tidak optimal, kerugian finansial, menurunnya
2
reputasi perusahaan, atau bahkan hancurnya bisnis perusahaan. Oleh karena itu diperlukan suatu pengukuran terhadap risiko proyek bagi perusahaan. Dengan pedoman ISO/FDIS 31000:2009 Risk based management, penelitian ini diharapkan bisa memberikan dan membuat gambaran tentang bagaimana membuat perencanaan proyek yang baik sebelum dilakukan pelaksanaan proyek. Perencanaan proyek digunakan untuk melaksanakan proyek, bukan untuk analisis proyek, hal ini guna memenuhi sasaran proyek yang diinginkan oleh pemilik proyek dan juga untuk meminimalkan kegagalan dalam pelaksanaan proyek. Dalam penelitian ini pada intinya berusaha untuk membuat perencanaan untuk menentukan langkah-langkah, mengidentifikasi risiko yang akan muncul
dan
memberikan aturan-aturan yang jelas dalam membangun Sistem Informasi Manajemen Aset di PDAM Kotamadya Malang.
METODA Proyek, dalam bidang bisnis dan ilmu pengetahuan adalah suatu usaha yang besar atau usaha terencana dalam perusahaan, sering melibatkan penelitian atau desain, yang direncanakan secara hati-hati, memiliki tanggal mulai dan tanggal selesai yang spesifik, untuk mencapai tujuan organisasi secara khusus dengan batasan waktu dan biaya., biasanya untuk memberikan perubahan yang menguntungkan atau memberikan nilai tambah. Manajemen proyek merupakan sebuah disiplin yang mengatur kegiatan merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu. Semua jenis dan ukuran organisasi pasti menghadapi faktor-faktor internal dan eksternal, dan pengaruh yang membuatnya tidak pasti apakah dan kapan mereka akan mencapai tujuan mereka. Efek ketidakpastian tujuan organisasi ini adalah "risiko". Manajemen risiko dalam penelitian ini menggunakan pedoman ISO/FDIS 31000:2009 yang lebih difokuskan kepada tahap perencanaan proyek menggunakan manajemen berbasis risiko yang mengacu pada istilah, proyek yang baik adalah mencapai titik keseimbangan antara waktu, biaya dan kualitas.
3
Gambar 1 Proses Manajemen Risiko ISO/FDIS 31000:2009
Pengkajian risiko meliputi proses identifikasi risiko, analisis risiko dan evaluasi risiko. •
Identifikasi Risiko Merupakan
tahap
penyusunan
daftar
risiko
yang
komprehensif
berdasarkan peristiwa-peristiwa dalam proyek Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset PDAM Kotamadya Malang yang mungkin membuat, mempercepat atau menghalangi pencapaian tujuan. •
Analisis Risiko Dalam analisis risiko dirumuskan kriteria Kemungkinan Risiko dan Konsekuensi Risiko. Kriteria harus mencerminkan nilai-nilai organisasi, tujuan dan sumber daya. Analisis Risiko melibatkan pertimbangan tentang sebab-sebab dan sumber-sumber risiko yang dapat terjadi.
•
Evaluasi Risiko Tujuan dari evaluasi risiko adalah untuk membantu dalam membuat keputusan prioritas perawatan dan penanganan.
4
Setelah risiko dikaji barulah ditentukan langkah penanganan terhadap item-item risiko yang diperkirakan muncul. •
Penanganan Risiko Proses penanganan risiko dilakukan dengan memilih satu atau lebih pilihan. Risiko yang tidak dapat diterima / ditoleransi harus segera dibuatkan rencana tindakan untuk meminalkan kemungkinan / dampak terjadinya risiko. Pemilihan cara menangani risiko dilakukan dengan mempertimbangkan biaya dan manfaat serta melibatkan stakeholder.
Metode pada penelitian ini menggunakan 6 tahap. Metode ini digunakan untuk mengidentifikasi bahwa manajemen proyek sudah diterapkan dengan baik. Diagram alir metode penelitian yang digunakan adalah seperti gambar berikut: (1) Pendahuluan
(2) Analisis kebutuhan
(3) Perencanaan Proyek
(3.1) Perencanaan Umum
(3.2) Identifikasi Aktivitas
(3.3) 1. 2. 3. 4.
Manajemen Risiko: Identifikasi Risiko Analisis Risiko Evaluasi Penanganan Risiko
(3.4) Alokasi Sumber Daya
(4) Verifikasi dan Validasi Rencana Prpyek (5) Kesimpulan dan Saran (6) Selesai
Gambar 2 Diagram Alir Penelitian
5
(3.5) Perencanaan Biaya
Untuk mendapatkan gambaran awal dalam merealisasikan rencana dan gagasan suatu proyek yang akan dilaksanakan, peneliti akan dibantu untuk mendapatkan datadata awal yang diperlukan. Dalam hal ini perlu dilakukan survey lapangan terhadap proses bisnis, wawancara dan diskusi dengan manajemen dan staf yang terkait untuk memperoleh informasi mengenai kondisi dan cara user menangani situasi-situasi kritis di dalam proyek. Studi pustaka juga harus dilakukan untuk menemukan variabelvariabel yang akan diteliti agar lebih mudah memahami dalam mempelajari kebutuhan dalam menyusun rencana proyek.
HASIL DAN DISKUSI Pengumpulan data risiko diambil dari penelitian yang dilakukan oleh Basit Shahzad, Abdullah S. Al-Mudimigh, Zahid Ullah (2010), dari tulisan oleh Rasmita Dash dan Rajashree Dash (2010), dan beberapa literatur pendukung lainnya, kemudian didiskusikan dengan anggota tim proyek dan dibagi ke dalam beberapa kelompok risiko. Daftar Risiko tersebut dipaparkan, didiskusikan dan dikembangkan bersama Counterpart Team PDAM Kotamadya Malang dalam Pre Construction Meeting. No. Ref. R1.1
Kelompok Risiko Teknologi
Risiko
Kemung kinan
Konse kuensi
0.3
0.1
0.5
0.5
0.7
0.9
0.7
0.7
0.9 0.7
0.3 0.5
0.6
0.7
0.7
0.5
R1.2
Kesalahan (error) atau kegagalan proses integrasi
Infrastruktur atau performa hadrware milik user yang tidak memadai Sistem Informasi yang sudah ada tidak mendukung sistem baru
R1.3
Perubahan asrsitektur atau design sistem Pengulangan atau kesalahan development Sistem down
Sistem baru yang diterapkan dinilai tidak user friendly Pendefinisan user requirement yang tidak sesuai Aliran listrik terhenti
Pendefinisan user requirement yang tidak sesuai Pengulangan pelatihan
Data dan informasi yang diperoleh tidak lengkap Kurangnya kemampuan SDM untuk mengoperasikan sistem baru yang dirancang Tekanan user yang diwakili oleh Counterpart Team lebih besar dari yang diperkirakan
R1.4
R1.5 R2.1
R2.2
R2.3
Internal Organisasi
Sistem not responding atau congestion
Asal Risiko
Komunikasi yang buruk antara tim pengembang dengan user
6
Penanggung Jawab Supervisor, Koordinator IT, Programmer Utama Supervisor, Koordinator IT, Programmer Utama Busisess Analyst System Analyst, Programmer Utama Project Manager Supervisor, Koordinator IT, System Analyst Supervisor, Koordinator IT, Technical Support Project Manager, Supervisor, Koordinator IT
R3.1
Eksternal Organisasi
R3.2
R4.1
Aktivitas Manajemen dan Kontrol
R4.2
R4.3 R4.4
R5.1
Lingkungan
R5.2
R5.3
Penolakan dari kalangan pelanggan Penghentian dana proyek
Estimasi Waktu dan biaya proyek yang kurang tepat Konflik internal pengembang proyek Beban kerja yang berlebih Capaian yang tidak sesuai dengan kriteria Survey lapangan terhambat Sakitnya anggota tim pengembang atau Counterpart Team Keterlambatan anggtota tim pengembang untuk hadir di lokasi kerja
Bertambahnya syarat dalam mengajukan permohonan Perubahan keuangan akibat kondisi perekonomian global yang memburuk Perencanaan yang tidak matang dan komunikasi yang kurang baik Komunikasi yang kurang baik
0.5
0.1
Project Manager
0.1
0.9
Projeet Manager
0.9
0.9
Project Manager
0.9
0.8
Tidak adanya resource levelling Kurangnya pengawasan mutu hasil pekerjaan
0.9
0.9
Project Manager, Supervisor Project Manager
0.7
0.8
Supervisor, Koordinator IT
Cuaca buruk
0.5
0.3
Kondisi kesehatan pegawai di lingkungan kerja
0.5
0.5
Koordinator Asset Mapping Project Manager, Supervisor
Kemacetan lalu lintas perjalanan Tim pengembang dari Surabaya ke Malang
0.7
0.5
Project Manager, Supervisor
Tabel 1 Daftar Risiko yang mungkin muncul Identifikasi
komprehensif
sangat
penting,
karena
risiko
yang
tidak
diidentifikasi pada tahap ini tidak akan disertakan dalam analisis lebih lanjut.
KESIMPULAN Perencanaan proyek pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset di PDAM Kotamadya Malang merupakan langkah awal yang menentukan kualitas hasil dan pengawasan pelaksanaan proyek. Secara khusus, beberapa hal yang dapat disimpulkan sesuai dengan metode perencanaan yang digunakan dalam penelitian ini, antara lain : 1.
Pedoman yang digunakan untuk menganalisis risiko proyek teknologi informasi ini adalah ISO/FDIS 31000:2009. Pedoman ini efektif untuk mengidentifikasi manajemen proyek sudah diterapkan.
2.
Dengan identifikasi risiko yang telah dilakukan, diperoleh data bahwa risiko yang paling tinggi dalam proyek Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset di PDAM Kotamadya Malang adalah masalah sumber daya manusia.
7
3.
Risiko proyek yang telah teridentifikasi akan mempermudah pihak perusahaan untuk melakukan tindak lanjut penanganan. Dalam hal ini, risiko proyek dapat diminimalisasi dengan melakukan pembinaan dan pelatihan sumber daya manusia selama pelaksanaan proyek. Hal ini dapat dilaksanakan secara bertahap.
DAFTAR PUSTAKA Dash, Rasmita dan Dash, Rajashree (2010), ”Risk Assessment Techniques for Software Development”, European Journal of Scientific Research, Vol.42 No.4, pp.629-636. International Standard (2009). Risk Management – principles and guidelines ISO 31000:2009. ISO copyright office, Geneva. PDAM Kotamadya Malang (2008). Dokumen Detil Desain, Malang. Schwalbe, Kathy (2010), Information Tecnology Project Management, 6th edition, Course Technology. Shahzad, B., Al-Mudimigh, A. S., dan Ullah, Z. (2010), ”Risk Identification and Preemptive Scheduling In Software Development Life Cycle”, Global Journal of Computer Science and Technology, Vol. 10 Issue 2 (Ver 1.0). Wahana Komputer (2006). Pengelolaan Proyek Konstruksi dengan Microsoft Project 2003. Penerbit ANDI, Yogyakarta.
8
