Fakultas Ilmu Terapan Universitas Telkom
www.telkomuniversity.ac.id
Disusun Oleh : Hanung N. Prasetyo, S.Si, M.T. dkk
[email protected] DMH1D3-Proses Bisnis Semester Ganjil 2016 - 2017 Hanya dipergunakan untuk kepentingan pengejaran di Lingkungan Telkom University
Sebagaimana telah dijelaskan dalam pertemuan sebelumnya bahwa Proses bisnis dalam perusahaan sejatinya memang sudah ada, baik disampaikan secara lisan maupun telah didokumentasikan. Secara prinsip, proses bisnis dibuat untuk membuat proses menjadi lebih efisien, efektif dan adaptif. Maka proses bisnis yang baik adalah proses bisnis yang selalu adaptif dengan perkembangan zaman dan kebutuhan untuk peningkatan efektivitas dan efisiensi. Sehingga dalam ‘perjalanan’-nya proses bisnis selalu senantiasa mengalami perbaikan.
PENGANTAR
MENGAPA DOKUMENTASI PENTING? jika Anda tidak tahu bagaimana proses yang dijalankan hari ini, maka akan sangat sulit untuk mengetahui bagaimana inisiatif perbaikan dapat dimulai.
TUJUAN DOKUMENTASI PROSES Memberikan
bisnis
wawasan ke dalam proses
Membantu
dalam transfer pengetahuan antara manusia, proses, dan waktu
Memberikan
dasar untuk analisis dan evaluasi proses bisnis
Aturan awal dalam membangun atau memperbaiki proses bisnis adalah: mengetahui kondisi saat ini
Tanpa mengetahui bagaimana kondisi proses saat ini, maka sulit untuk mengetahui inisiatif peningkatan apa yang dapat dilakukan pada proses dan apakah akan berhasil
Dokumentasi proses adalah proses pertama dalam aktivitas peningkatan bisnis dalam sebuah organisasi
Process Documentation
Performance Measurement
Self assessment & Performance Evaluation
Improvement Planning
DOKUMENTASI PROSES
Improvement
Dokumentasi proses pada dasarnya dapat dilakukan pada dua kondisi yang berbeda: 1.
Keseluruhan di awal yang bersifat umum ketika organisasi/ perusahaan baru memulai aktivitasnya
2.
Perbaikan proses bisnis yang ada
KAPAN DOKUMENTASI? PROSES DILAKUKAN
1) DOKUMENTASI PROSES DI AWAL KETIKA PERUSAHAAN /ORGANISASI BARU BERDIRI
Dilakukan dengan melihat keseluruhan perusahaan dan dokumentasi seluruh atau sebagian besar proses bisnis
Keuntungan pendekatan ini adalah:
Dengan melibatkan seluruh karyawan dalam pekerjaan ini, terbentuk perilaku positif dan motivasi dalam peningkatan aktivitasnya
Top management akan mempunyai gambaran umum tentang organisasi dan kebutuhan peningkatan tertentu
Masukan dari proses dokumentasi seringkali dapat menunjukkan elemen proses tertentu yang dapat ditingkatkan performansinya
2) DOKUMENTASI PROSES UNTUK MEMPERBAIKI Proses
baru didokumentasikan sebagai bagian dari kebutuhan organisasi atau perusahaan:
Dokumentasi
proses menjadi langkah pertama yang berfungsi sebagai:
Pemahaman bersama dalam organisasi atau yang terlibat dalam proses tentang isi dari proses: aktivitas, hasil dan siapa yang melakukan setiap langkah
Cakupan proses didefinisikan termasuk juga menentukan batasan terhadap proses
Pendefinisian problem/masalah yang terjadi secara lebih spesifik di dalam proses tersebut
Pendekatan
cara ini sesuai untuk kondisi:
Perusahaan yang kekurangan sumber daya
Perusahaan yang proses bisnisnya berubah dengan cepat misalnya : kebutuhan akan teknologi informasi
Jika sumber daya memungkinkan maka pendekatan cara kedua lebih berguna, banyak perusahaan saat telah memiliki kerangka yang baik untuk dokumentasi proses dalam bentuk prosedur yang dikembangkan untuk sertifikasi ISO 9000
Namun perlu diingat bahwa prosedur dan proses dari suatu aktivitas seringkali menunjukkan kondisi ideal bukan yang sesungguhnya. Sehingga sejatinya proses bisnis yang didokumentasikan sehasusnya benarbenar menggambarkan kondisi yang sesungguhnya.
KONDISI PROSES SEPERTI APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN?
Terdapat dua cara untuk mengidentifikasi proses bisnis: 1.
Membuat daftar seluruh proses yang ada di perusahaan Misalkan berdasarkan standar sertifikasi ISO-9000
2.
Memetakan urutan elemen berikut:
Strategi organisasi, yang ditentukan dan dibentuk oleh
Stakeholder (organisasi, institusi, atau orang yang dipengaruhi oleh atau dengan kepentingan tertentu terhadap organisasi dan proses bisnisnya) yang memiliki
Ekspektasi terhadap produk/servis yang diberikan organisasi melalui
Proses bisnis yang membuat, mendukung dan memungkinkan produksi produk/servis ini
IDENTIFIKASI PROSES BISNIS
Tahapan dalam mendokumentasikan proses:
1. Definisikan dan deskripsikan proses melalui observasi. Sehingga menjawab pertanyaan berikut; contohnya seperti
Siapakah konsumen dan output dari proses?
Siapakan supplier dan input dari proses?
Bagaimana aktivitas aliran prosesnya?
2. Konstruksikan secara sederhana tahapannya
TAHAPAN DOKUMENTASI PROSES
TIPE DOKUMENTASI YANG BIASA DIGUNAKAN Block
Diagram
Standard
Flowchart
Cross-Functional Functional
Flowchart
Time Line Flowchart
Geographical Relationship
Flowchart
Mapping
Several-leveled
Flowchart
BLOCK DIAGRAM
Flowchart
digunakan karena pada umumnya lebih mudah memahami sesuatu yang ditampilkan secara grafik daripada dengan katakata
Ada
berbagai cara untuk menggambarkan flowchart. Cara paling sederhana adalah dengan menggunakan simbol yang berbeda untuk mewakili aktivitas, dan panah untuk menggambarkan hubungan antar aktivitas
FLOWCHART
FLOWCHART SYMBOLS terminator
input / output
process
connector
decision
document
STANDARD FLOWCHART
Customer demands Ordering
digambarkan flowchart untuk proses supply dalam memenuhi permintaan konsumen.
Customer order Production planning
Production plan
CONTOH FLOWCHART
Procurement needs Procurement
Manufacturing Products Delivery Customer Satisfaction
Purchased parts
CROSS-FUNCTIONAL FLOWCHART Flowchart
biasa pada dasarnya hanya
menggambarkan aktivitas apa yang dilakukan
dalam sebuah proses
Cross-functional
flowchart memberikan informasi
tambahan siapa yang melakukan aktivitas dan di departemen apa.
Customer demands Ordering Customer order Production planning
Production plan
Procurement needs Procurement
Manufacturing Products Delivery Customer Satisfaction
Purchased parts
FLOWCHART BIASA SETELAH DILENGKAPI DENGAN INFO DEPARTEMEN DAN SIAPA YANG MELAKUKAN AKAN MENJADI….
CROSS-FUNCTIONAL FLOWCHART UNTUK PROSES SUPPLY Customer
Planning Department
Procurement Department
Manufacturing Department
Distribution Department
Customer demand Ordering Production Planning Procurement Manufacturing Satisfied customer
Delivery
Menambahkan informasi ini tidak menghabiskan banyak waktu dibandingkan dengan flowchart biasa namun memberikan gambaran yang lebih jelas
Umumnya disarankan untuk memakai cross-functional flowchart
CROSS-FUNCTIONAL FLOWCHART
CROSS-FUNCTIONAL FLOWCHART
CROSS FUNCTIONAL -FLOWCHART DENGAN TOOLS BPMN
Cross functional flowchart dapat digunakan untuk menampilkan informasi lebih lanjut.
Sepanjang garis vertikal (horizontal jika flowchart digambarkan dalam format landscape), dapat ditambahkan informasi berikut:
Waktu yang dihabiskan dalam proses
Biaya yang dikeluarkan
Value added
Tingkat penyelesaian
Process Ownership (kepemilikan proses)
INFORMASI LAIN DALAM CROSSFUNCTIONAL FLOWCHART
Siapa yang bertanggung jawab terhadap sebuah proses bisnis?
Process ownership adalah menunjuk beberapa orang sebagai pemilik dari proses bisnis di dalam perusahaan
Penunjukan dilakukan oleh manajemen
Orang yang terlibat dalam proses dengan otoritas tertinggi dalam organisasi atau mempengaruhi sebagian besar proses adalah pemilik proses!
PROCESS OWNERSHIP
FUNCTIONAL TIME-LINE FLOWCHART
GEOGRAPHIC FLOWCHART
Dokumen tata letak fisik dari daerah atau daerah di mana proses diselesaikan
Tempatkan label pada tata letak untuk menggambarkan berbagai daerah
Mengidentifikasi setiap input atau output, mengidentifikasi semua gerakan sumber daya (yaitu di mana ia berasal, apapun penyimpanan sementara, di mana ia ditempatkan atau diarahkan pada akhir proses)
Tambahkan setiap gerakan sumber daya untuk flowchart. Gunakan garis putus-putus untuk mewakili pergerakan sumber daya di seluruh proses
Beri label setiap baris untuk mengidentifikasi sumber daya
GEOGRAPHIC FLOWCHART
RELATION
C u s t o m e r s
MAP (Pemetaan relasi)
Sales
Planning
Manufacturing
Purchasing
Suppliers Discussion/ Negitiation
Order
Flow of goods
Information
Memberikan
gambaran umum mengenai siapa yang terlibat dalam proses dan hubungan antar satu pihak dengan yg lain Pemetaan relasi tidak memperhitungkan aktivitas dan urutannya Pemetaan relasi dibuat dengan: Menggambarkan berbagai unit, departemen atau individual yang terlibat dalam atau mempengaruhi proses Setiap hubungan antar bagian dianalisis untuk menentukan tipe hubungan (diwakili dengan panah yang berbeda Elemen yang tidak mempunyai hubungan dengan elemen lainnya dihapus dari map
Map digambar ulang
PEMETAAN RELASI
SEVERAL-LEVELED FLOWCHART
Level 0-chart Customer demand
Level 1-chart procurement Procurement list
Ordering 1.0 Selecting supplier 3.1
Production Planning 2.0
Negotiating price 3.2
Procurement 3.0
Placing an order 3.3
Manufacturing 4.0
Receiving order information 3.4
Delivery 5.0
Registering a delivery order 3.5
Satisfied customer
Manufacturing
CONTOH SEVERAL-LEVELED FLOWCHART
Visio Powerdesigner
ARIS
Tool Set (Business Process Modeling)
BPMN
Modeler (Visio Integration) Ex: Visual Paradigma, yEd, dsb
ALAT-ALAT DOKUMENTASI
Slide perkuliahan, Analisis Proses Bisnis, Jurusan Sistem Informasi Institut Teknologi Sepuluh November, Surabaya
Slide Perkuliahan, rekayasa Proses Bisnis, Program Studi Teknik Industri, Universitas Telkom
DAFTAR PUSTAKA
