Karya Ilmiah
PERANCANGAN SISTEM BASIS PADA PENDATAAN ADMINISTRASI MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC
Oleh :
Fahmi Kurniawan, S.Kom., M.Kom.
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN ILMU KOMPUTER TRIGUNADARMA MEDAN 2012
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Pendataan administrasi pada manajemen perhotelan memerlukan ketepatan mekanisme dan penataan yang teroganisir agar data dapat terkemas dan terjaga keamanannya dengan baik, seiring pesatnya teknologi dan kemudahan-kemudahan yang ditawarkan didalamnya, kini instansi-instansi baik swasta maupun negeri memanfaatkan fasilitas teknologi dalam pengolahan data-data yang dulu diolah secara manual diubah kedalam pola komputerisasi yang mempermudah proses pengentrian dan pencarian data-data yang telah tersimpan dalam database. Database tersebut dibuat dengan tujuan agar proses kerja lebih optimal dan dapat dilakukan secara tepat dan tepat dengan tingkat kesalahan yang sedikit. Perusahaan perhotelan memiliki data-data diantaranya adalah data tamu, data keluar masuk tamu data karyawan dan data administrasi, namun pengolahannya masih bersifat manual dan membutuhkan waktu yang sangat lama dalam proses penyimpanannya, oleh karena itu perlu dicari alternatif dalam penanganan data tersebut. Kalau kita cermati bersama, komputer merupakan solusi terbaik dalam pengolahan data perhotelan. Komputer mampu memecahkan masalah, bukan hanya dalam perhitungan, tetapi juga dalam kemampuan menyimpan dan memberikan informasi, walaupun demikian dalam masyarakat modern komputer banyak dimanfaatkan sebagai pusat data (database) dibanding pengunaan lainnya. Karena peran database yang sangat 2
menonjol. Pemrosesan basis data menjadi
perangkat andalan yang kehadiranya
sangat diperlukan, dan tidak hanya mempercepat perolehan informasi, tetapi juga dapat meningkatkan pelayanan terhadap tamu hotel. Pembuatan suatu sistem server yang sering disebut dengan billing memudahkan pengoperasian yang dilakukan oleh front desk hotel untuk mengentri data maupun pencarian data. Data yang masuk tidak disimpan pada komputer yang bersangkutan tempat pengentrian data tetapi langsung
pada server yang dapat
dipantau oleh pemiliknya tanpa harus menanyakan pada petugas front desk hotel. Keefektifan ini memudahkan pemilik hotel untuk mengetahui segala sesuatu yang berhubungan dengan tamu hotel maupun informasi dari tamu hotel. Perkembangan teknologi database tidak lepas dari perkembangan perangkat lunak dan perangkat keras, salah satu perangkat lunak perkembangan aplikasi yang popular adalah Microsoft Visual Basic. Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang mutakhir Microsoft Visual Basic didesain untuk dapat memanfaatkan fasilitas yang tersedia dalam Microsoft Windows dan merupakan Softwere yang biasa digunakan untuk membuat program yang
cukup sederhana tetapi banyak cakupan yang dapat dikerjakan.
Pengunaan bahasa pemprograman Visual Basic dalam penanganan database merupakan kemajuan teknologi dalam perkembangan basis data maupun aplikasi lain yang langsung dapat berhubungan dengan komputer. Dalam menangani data yang besar program Microsof Visual Basic sangat efektif dibanding sistem pemprosesan manual yang lakukan maupun dengan dengan program yang diakses melalui sebuah komputer. Dengan menggunakan Microsof Visual Basic kegiatan ini dimaksudkan untuk membuat program database perhotelan dengan sistem server yang digunakan untuk memantau seluruh kegiatan pengadministrasian. 3
Dari latar belakang tersebut di atas, maka permasalahan yang muncul adalah bagaimana cara membuat dan mengolah program database tamu dan data administrasi pada suatu usaha perhotelan yang terhubung dengan satu komputer yang terpusat (server) serta proses kerja program sehingga dapat menghasilkan sistem database perhotelan yang langsung dapat dipantau oleh pemiliknya?
1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan latarbelakang di atas, maka permasalahan yang timbul dapat dirumuskan sebagai berikut : 1. Bagaimana merancang sistem pendataan administrasi secara cepat, tepat dan akurat? 2. Bagaimana sistem aplikasi yang dirancang dapat menghasilkan laporan yang baik, bermanfaat juga tepat sesuai kebutuhan?
1.3. Batasan Masalah Agar tidak melebar dari latar belakang dan permasalahan yang telah dijelaskan sebelumnya maka dalam menyelesaikan tulisan ini penulis membuat batasan masalah sebagai berikut : 1.
Pembahasan hanya mencakup sistem pendataan administrasi seperti data tamu, kamar dan karyawan.
2.
Laporan yang dihasilkan hanya berupa laporan data tamu, laporan data kamar dan laporan data karyawan.
1.4. Tujuan Penulisan Tujuan penulisan karya ilmiah ini adalah untuk mengetahui perancangan sistem basis pada pendataan administrasi menggunakan microsoft visual basic.
4
BAB II URAIAN TEORI 2.1. Sistem Administrasi Perhotelan Tamu hotel memesan kamar (reservasi atau booking) melalui telepon, petugas front desk langsung membuka program dan mendata pemesanan. Program kemudian menginformasikan data-data kamar yang sudah dipesan, dan memberitahukan jika kamar tersebut telah dipesan oleh tamu lain. Pada hari tamu datang (check-in), petugas akan diingatkan bahwa tamu tersebut akan melakukan check-in. Setelah tamu masuk, program segera membuat formulir pendaftaran tamu (registration card) dan semua tagihan secara otomatis. Saat tamu keluar (check-out) dan melakukan pembayaran. Pemesanan kamar atau kamar tamu yang sedang dipakai dapat dialihkan ke kamar lain sesuai keinginan tamu atau hotel. Tagihan dan pembayaran kamar dapat dirinci per kamar maupun per tamu. Untuk menyiapkan strategi pemasaran hotel, Manajer Hotel memerlukan data-data tamu dan kamar secara cepat sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat dalam waktu yang cepat. Program ini menyediakan semua kebutuhan Manager. Dengan memakai program ini, manajemen hotel tidak kalah dengan hotel-hotel Bintang 4 atau 5 yang sudah memiliki program manajemen hotel tersendiri dan umumnya dibeli dengan nilai ratusan juta Rupiah. Program manajemen hotel ini merupakan program yang membantu petugas front desk untuk menangani semua informasi berkaitan dengan kamar, tamu dan pengunjung hotel serta membuat laporan-laporan yang dibutuhkan pihak manajemen dalam mengembangkan promosi hotel (Anonim, 2007:2). 5
2.2. Basis Data Sebelum basis data dibahas akan lebih baik jika istilah data dan informasi dibahas terlebih dahulu. 1. Data dan Informasi Data menyatakan nilai-nilai yang secara aktual terkandung dalam basis data sedangkan informasi digunakan untuk menyatakan makna nilai ketika dipahami oleh pengguna. Informasi adalah hasil analisis dan sintesis terhadap data. Dengan kata lain, informasi dapat dikatakan sebagai data yang telah diorganisasikan ke dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan seseorang, entah itu manajer, staf ataupun orang lain didalam suatu organisasi atau perusahaan (Kadir, 1999: 7). Dalam buku Database Management System (Kruglinski,1986:12) disebutkan “A database is an organized collection of interrelated data specifically, database is a complete collection of data, pointers, tabels, indexs, dictionaries and so on”, atau dengan kata lain data apapun yang terorganisir yang saling berhubungan dan terkoneksi dengan lengkap merupakan suatu basis data. Banyak ilmuwan di bidang informasi menerima definisi standar: “Informasi adalah data yang digunakan dalam pengambilan keputusan” (Encyclopedia of Computer Science and Enginering) (Kadir, 1999: 8). Alasannya adalah bahwa informasi bersifat relatif, relatif terhadap situasi, relatif terhadap waktu saat keputusan harus diambil, juga relatif terhadap pembuat keputusan bahkan juga terhadap latar belakang pengambil keputusan. Hal senada diungkapkan oleh Mc Donough, sebagaimana diungkapkan oleh Everest (Kadir, 1999: 8). Segala sesuatu yang dianggap penting pada suatu waktu bisa saja tidak berguna pada waktu yang lain. Ada kemungkinan pula bahwa sesuatu yang dianggap
6
penting oleh pengambil keputusan tidak dianggap penting bagi orang lain (Kadir, 1999: 8). 2. Hirarki Data Secara tradisional, data diorganisasikan kedalam suatu hirarki yang terdiri atas elemen data, rekaman (record), dan berkas (file). 1) Elemen Data Elemen data adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna (Kadir, 1999: 8). 2) Rekaman Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Dalam sistem basis data relasional, rekaman biasa disebut dengan istilah tupel baris (Kadir, 1999: 8). 3) Berkas Himpunan dari seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah berkas. Berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan rekaman data yang berkaitann dengan suatu objek. Dalam sistem basis data relasional, berkas mewakili semua komponen yang disebut tabel atau relasi (Kadir, 1999: 8). 3. Basis Data Istilah basis data banyak menimbulkan interpretasi yang berbeda. Pada saat maraknya perangkat lunak dBASE II dan dBASE II Plus, sebuah berkas (dengan ekstensi DBF) biasa disebut basis data. Istilah yang tidak tepat ini, meskipun telah merasuk ke sejumlah pemrogram, akhirnya diluruskan kembali oleh pencipta perangkat lunak basis data yang lain. Menurut Febbri dan Schwab (Kadir, 1999: 9), basis data adalah sistem berkas terpadu yang dirancang terutama untuk meminimalkan pengulangan data. 7
Menurut Date (Kadir, 1999: 9), sistem basis data adalah sistem komputerisasi yang tujuan utamannya adalah memelihara informasi dan membuat informasi tersebut tersedia saat dibutuhkan. Pengguna basis data bisa melakukan berbagai operasi, antara lain: a. menambahkan file baru ke sistem basis data; b. menambahkan file baru ke sistem basis data; c. mengosongkan berkas; d. menyisipkan data ke suatu berkas; e. mengambil data yang ada pada suatu berkas; f. mengubah data pada suatu berkas; g. menghapus data pada suatu berkas; dan h. menyajikan suatu informasi yang diambil dari sejumlah berkas. 4. Data Base Management System (DBMS) Pengertian secara umum, DBMS diartikan sebagai software yang akan menentukan bagaimana data diorganisasikan, disimpan, diubah, diambil kembali, pengaturan mekanisme pengamanan data, mekanisme pemakaian data secara bersama, mekanisme pengolahan data dalam lingkungan multiuser. DBMS adalah suatu program komputer yang digunakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus, memanipulasi, dan memperoleh data informasi dengan praktis dan efisien (Kadir, 1999: 17). Tujuan DBMS adalah untuk mempermudah penciptaan struktur data dan membebaskan pemrograman dari masalah penyusunan file yang kacau. DBMS sebagai antarmuka bagi pemakai dalam mengorganisasikan database yang disusunnya. Pemakai dapat berinteraksi dengan mudah dan praktis dengan menggunakan perintah-perintah yang sederhana yang di buat dalam suatu bahasa. 8
Pada beberapa DBMS tersedia fasilitas query yang memudahkan pengguna untuk memperoleh
informasi. Pengguna
yang
tidak memilki
kemampuan
pemrograman pun dengan mudah bisa menggunakan fasilitas query tersebut. Keuntungan basis data terhadap sistem pemrosesan berkas adalah: a. kemubaziran data terkurangi; b. integritas; c. independensi data; d. konsisten data; e. berbagi data; 5. Komponen Utama DBMS Menurut Kadir (1999:18) adalah sebagai berikut. a. Perangkat Keras (Hardware) Berupa komputer dan bagian-bagian di dalamnya, seperti procesor, memori dan harddisk. Komponen inilah yang melakukan pemrosesan dan juga untuk menyimpan basis data. b. Data Data di dalam basis data mempunyai sifat terpadu (Integrated), berkas-berkas data yang ada pada basis data saling terkait, tetapi kemubaziran data tidak akan terjadi. Sifat lain yang dimiliki data adalah berbagi data (shared), bahwa data dapat dipakai oleh sejumlah pengguna sewaktuwaktu apabila dibutuhkan. c. Pengguna Pengguna dapat diklasifikasikan menjadi tiga kategori: 1) Pemrogram aplikasi, yaitu orang yang membuat program aplikasi menggunakan basis data. 2) Administrator basis data, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan basis data. 9
3) Pengguna akhir, yaitu orang yang mengoperasikan program. Pengguna akhir dibagi menjadi dua yaitu: a) Pengguna aplikasi adalah orang yang mengoperasikan program aplikasi yang dibuat oleh pemrogram aplikasi. b) Pengguna interaktif adalah orang yang dapat memberikan perintah-perintah beraras tinggi pada antarmuka basis data yang tersedia. Untuk mendukung kepraktisan, DBMS menyedikan pandangan abstrak terhadap data bagi pengguna. DBMS berusaha menyembunyikan detail bagaimana data disimpan dan dipelihara. Namun tentu saja hal ini dilakukan dengan sedapat mungkin mengusahakan data agar dapat diakses secara efisien. c) Abstraksi data dalam DBMS dibagi menjadi tiga lapis yang saling berkaitan (Kadir, 1999: 21), tiga lapis yang dimaksud adalah sebagai berikut: a. Lapis Fisis Lapis fisis merupakan lapis terendah dalam abstraksi data. Lapis ini menjelaskan bagaimana data sesunnguhnya disimpan. Pada lapis inilah struktur data dijabarkan secara rinci. b. Lapis Konseptual Lapis konseptual bersifat lebih tinggi daripada lapis fisis. Lapis ini menjabarkan data apa saja yang sesungguhnya disimpan dalam dalam basis data, dan juga menjabarkan hubungan-hubungan antar data. c. Lapis Pandangan Lapis pandangan merupakan lapis tertinggi dalam abstraksi data. Pada lapis ini pengguna hanya mengenal struktur data yang sederhana, yng berorientasi pada pengguna. Data yang dikenal oleh masing-masing pengguna bisa berbeda-beda dan barangkali hanya mencakup sebagian dari basis data. 10
7. Macam Perintah Data Base Management System (DBMS) Untuk mengelola dan mengorganisasikan data perlu adanya semacam perintah/bahasa yang digunakan, sebagai berikut: (Kadir, 1999: 29). a. Data Definition Language (DDL) DDL adalah perintah-perintah yang biasa digunakan oleh administrator basis data (DBA) untuk mendefinisikan skema ke DBMS. Skema adalah deskripsi lengkap tentang struktur medan, rekaman, dan hubungan data pada basis data. DDL juga dipakai untuk mendefinisikan subskema, merupakan pandangan bagi pengguna terhadap basis data. Subskema merupakan himpunan bagian dari skema dan dapat menjadi mekanisme pengamanan sistem basis data, yakni dengan mengatur hak pengaksesan item-item dalam basis data. b. Data Manipulation Language (DML) DML adalah perintah-perintah yang digunakan untuk mempermudah pemakai malakukan akses, memanipulasi dan mengambil data dari database. Secara khusus DQL mengenal query, merupakan bagian dari DML. DML menurut Kadir (1999: 31) pada dasarnya dibagi menjadi dua: 1) Prosedural, yang menuntut pengguna menentukan data apa saja yang diperlukan dan bagaimana cara mendapatkannya. 2) Nonprosedural, yang menuntut pengguna menetukan data apa saja yang diperlukan tanpa harus menyebutkan cara mendapatkannya. Secara khusus, bagian DML ada yang disebut DQL (Dalam literatur terkadang DQL dibedakan dengan DML). DQL hanya sering disebut bahasa query. DQL adalah fasilitas yang memungkinkan pengguna dengan pengetahuan yang terbatas ataupun tidak mengetahui bahasa pemrograman dapat meminta informasi terhadap basis data (Kadir, 1999: 31). Sebagai contoh, pengguna dapat memberikan perintah. 11
8. Perancangan Basis Data Perancangan basis data menurut Kadir (1999: 39) ada 3 tahapan, yaitu: a. Perancangan basis data secara konseptual, merupakan upaya untuk membuat model yang masih bersifat konsep. b. Perancangan basis data secara logis, merupakan tahapan untuk memetakan model konseptual ke model basis data yang akan dipakai. Namun sebagai mana perancangan basis data secara konseptual, perancangan ini tidak tergantung pada DBMS yang dipakai. Itulah sebabnya perancangan basis data secara logis kadang disebut pemetaan model data. c. Perancangan basis data secaara fisis, merupakan tahapan untuk menuangkan perancangan basis data yang bersifat logis menjadi basis data fisis yang tersimpan pada media penyimpan eksternal. 9. Sejarah Kemunculan Basis Data Menurut sejarah, sistem pemrosesan data terbentuk setelah masa sistem pemrosesan berkas. Sistem pemrosesan manual dan sistem pemrosesan berkas. Sistem pemrosesan manual (berbasis kertas) merupakan bentuk pemrosesan yang menggunakan dasar berupa setumpuk rekaman yang tersimpan pada rak-rak berkas. Jika suatu berkas diperlukan, berkas tersebut harus dicari dalam rak-rak tersebut. Pada saat awal penerapan sistem komputer, sekelompok rekaman disimpan pada sejumlah berkas secara terpisah. Sistem yang menggunakan pendekatan seperti ini biasa disebut sebagai sistem pemrosesan berkas. Sistem ini tentu saja memiliki kelebihan dari pada sistem pemrosesan manual, yaitu dalam kecepatan dan keakuratannya. Sistem pemrosesan berkas menurut Kadir (1999: 18) memiliki kekurangan dalam hal: 1) kemubaziran data; 12
2) keterbatan berbagai data; 3) ketidakkonsistenan; dan 4) kekurangan luwesan. Sistem pemrosesan basis data dimaksudkan untuk mengatasi kelemahankelemahan yang ada pada sistem pemrosesan data. Sistem seperti ini dikenal dengan sebutan Data Base Management System (DBMS).
2.3. Microsoft Visual Basic Microsoft Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat aplikasi Windows yang berbasis grafis. Visual Basic merupakan event drivent programming (pemrograman terkendali kejadian) artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa event atau kejadian tertentu (tombol diklik, menu dipilih, dan lain-lain). Selain itu program ini juga bisa diaplikasikan dengan program yang lain seperti Microsoft access, Macromedia flash, Microsoft word, Power Point, dan aplikasi-aplikasi yang lain. 1. Aplikasi-aplikasi dalam Visual Basic a) Form Form
adalah
windows
atau
jendela
di
mana
akan
dibuat
user
interface/tampilan. Pada bagian ini biasanya berisi tentang field-field yang dibuat sebagai tempat pemasukan data.
b) Kontrol (Control) Kontrol adalah tampilan berbasis grafis yang dimasukkan pada form untuk membuat interaksi dengan pemakai. Contoh: text box, label, command dan lainnya. 13
c) Properti (Properties) Properti adalah nilai/karakteristik yang dimiliki oleh sebuah obyek Visual Basic. Contoh: name, size, caption, text, dan lain-lain. d) Metode (Methods) Metode adalah serangkaian perintah yang sudah tersedia pada suatu obyek yang diminta dapat diminta untuk mengerjakan tugas khusus. e) Prosedur Kejadian (Event Prosedures) Prosedur kejadian adalah kode yang berhubungan dengan suatu obyek. Kode ini dieksekusi ketika respon dari pemakai berupa event tertentu. f) Prosedur Umum Prosedur umum merupakan kode yang tak berhubungan dengan suatu obyek. g) Modul Modul adalah kumpulan dari prosedur umum dan definisi konstanta yang digunakan oleh aplikasi. 2. Tampilan Layar Visual Basic sebagai berikut:
a) Main Windows
Gambar 1. Tampilan Utama Visual Basic 14
Main windows seperti gambar 1 terdiri dari title bar (baris judul), menu bar, dan toolbar. Baris judul berisi nama proyek, mode operasi Visual Basic sekarang, dan form yang aktif. Menu Bar merupakan menu drop-down yang dapat mengontrol operasi dalam lingkungan Visual Basic. Toolbar berisi kumpulan gambar yang mewakili perintah yang ada di menu. Jendela utama juga menampilkan lokasi dari form yang aktif relatif terhadap sudut kiri atas layar (satuan ukuranya twips). b) Form Windows Form Windows adalah pusat dari pengembangan aplikasi Visual Basic. Di sini tempat untuk “menggambar” aplikasinya. Dapat dilihat pada gambar 2. c) Project Windows Berguna untuk menampilkan daftar form dan modul proyek. Proyek merupakan kumpulan dari modul form, modul class, modul standar dan file sumber yang membentuk suatu aplikasi. Dapat dilihat pada gambar 3.
Gambar 3. Tampilan Project Pada Visual Basic d) Toolbox Toolbox adalah kumpulan dari obyek yang digunakan untuk membuat user interface serta kontrol bagi pemogram aplikasi. Dapat dilihat pada gambar 4. 15
Gambar 4. Tampilan Toolbox Pada Visual Basic e) Properties Windows Berisi daftar struktur setting properties yang digunakan pada sebuah obyek terpilih. Kotak drop-down pada bagian atas jendela la berisi daftar semua obyek pada form yang aktif. Ada dua tab tampilan yaitu Alphabetic (urut abjad) dan Categorized (urut berdasar kelompok). Di bawah bagian kotak terdapat properti dari obyek terpilih. Dapat dilihat pada gambar 5.
Gambar 5. Tampilan Properties Pada Visual Basic
16
2.4. Pemprograman 1. Susunan Bahasa Pemrograman Sebelum mulai menyusun suatu program, maka sebelumnya menyusun sebuah daftar instruksi-instruksi mesin yang diatur secara logis yang dinamakan programming. Program mula-mula diberi kode dalam suatu bahasa program adalah mutlak supaya komputer dapat melaksanakan pekerjaan-pekerjaan yang diinginkan menurut prosedur yang direncanakan oleh pemakainya. Instruksi-instruksi ini harus dapat ditafsirkan oleh komputer dan dengan demikian ditulis dengan bahasa komputer. Mengingat sebuah program dengan cepat sudah menelan ratusan atau ribuan instruksi, maka hal-hal semacam itu menuntut banyak waktu dan perhatian. Instruksi-instruksi pada programming yang ada, dapat digunakan dalam pananganan untuk pembuatan sistem manajemen data pegawai dan data tamu hotel. Sistem komputerisasi menggunakan program Microsoft Visual Basic akan menjadikan pekerjaan menjadi ringan, efisien, dan tidak memakan banyak waktu. 2. Perancangan Sistem dalam Proses Kerja Pemprograman Perancangan basis data merupakan langkah untuk menentukan basis data yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna, penyusunan basis data ini berlandaskan kamus aliran data yang dibuat. Perancangan sistem tidak lepas dari penentuan kunci atau primary key. Penentuan kunci merupakan hal yang paling pokok pada basis data, tidak sekedar sebagai metode untuk mengakses suatu baris tertentu, tetapi sekaligus juga dapat menjadi pengenal unik (tidak ada yang kembar)
17
terhadap tabel. Setelah semua tabel dinormalisasi (memenuhi kriteria normalisasi), maka proses perancangan basis data secara fisik mulai dilakukan. Perancangan biasanya menghasilkan dokumentasi perancangan dalam bentuk spesifikasi program dan Bagan Struktur Sistem. Spesifikasi Program dipakai sebagai petunjuk bagi pemrogram agar dengan mudah dapat menggunakannya ke dalam program, sedangkan Bagan Struktur Sistem memperlihatkan seluruh program dalam sistem baru dan hirarki kontrol terhadap program-program tersebut (Kadir, 1999: 39). Pada umumnya para perancang proses memberi kemungkinan untuk langsung, sesudah diterjemahkan maka langsung meneruskan pengerjaan data yang sesungguhnya. Setelah perancangan proses selesai dilakukan, maka tahapan selanjutnya adalah mengimplementasikan sistem (basis data) mencakup pengkodean
program, pengujian (menjalankan) program,
pemasangan program, dan apabila pengguna perlu latihan, maka diberi pelatihan kepada pengguna. Dalam hal ini aplikasi mulai dioperasikan oleh pengguna untuk melakukan berbagai kegiatan transaksi (Kadir, 1999: 39). 3. Komponenen Perancangan Basis Data Konseptual a. Entitas Entitas sering juga disebut tipe entitas atau kelas entitas. Entitas menyatakan objek atau kejadian. Pada model relasional, entitas akan menjadi tabel.
18
b. Atribut Atribut adalah item data yang menjadi bagian dari suatu entitas. Istilah lain atribut adalah properties. c. Hubungan Hubungan adalah asosiasi atau kaitan antara dua entitas. d. Kekangan Kekangan digunakan untuk melindungi integritas data (misalnya, melindungi kesalahan sewaktu melakukan pengisian data). e. Domain Domain adalah himpunan nilai yang berlaku bagi suatu atribut. ekangan domain mendefinisikan nama, tipe, format, panjang, dan nilai masing-masing item data. f. Integritas Referensial Integritas referensial adalah aturan-aturan yang mengatur hubungan antara kunci primer dengan kunci tamu milik tabel-tabel yang berada dalam suatu basis data relasional untuk menjaga konsistensi data. Tujuan integritas referensial adalah untuk menjamin agar elemen dalam suatu tabel yang menunjuk ke suatu pengenal unik pada suatu baris pada tabel lain benarbenar menunjuk ke suatu nilai yang memang ada. Macam integritas referensial ada tiga, yaitu: (Kadir, 1999: 47). 1. Penambahan (Insert ), 2. Penghapusan (Delete), dan 3. Peremajaan (Update).
19
Integritas referensial pada peremajaan memungkinkan pengubahan suatu kunci pada suatu tabel menyebabkan semua nilai pada tabel lain yang tergantung pada tabel tersebut juga akan dirubah (dikenal dengan istilah cascade update) (Kadir, 1999: 47).
20
BAB III PEMBAHASAN
Selain perusahaan perhotelan yang berbintang, perusahaan perhotelan yang ada sekarang ini juga tidak lepas dari data yang selalu berubah tiap tahun dan memerlukan penanganan khusus untuk merubah data-data tesebut dengan waktu yang singkat. Keefektifan administrasi hotel dapat berjalan lancar apabila didukung dengan kemampuan penanganan basis data secara komputerisasi, dalam hal ini menggunakan Microsoft Visual Basic diterapkan pada basis data yang diharapkan dapat meningkatkan keefektifan sistem administrasi perhotelan. Data yang ada pada hotel seringkali menggunakan sistem pemprosesan berkas. Untuk mengurangi kekurangan dengan sistem pemrosesan berkas, maka perlu dilakukan dengan sistem yang lebih baik yaitu dengan menggunakan sistem basis data. Untuk menangani data dengan menggunakan sistem basis data, dilakukan perancangan basis data, perancangan basis data tersebut terbagi menjadi 3 tahapan, antara lain perancangan basis data secara konseptual, perancangan basis data secara logis, dan perancangan basis data secara fisis. Setelah melalui perancangan basis data kemudian dilakukan dilakukan
penerjemahan
ke
dalam
bahasa
pemprograman
untuk
menghasilkan sebuah program yang dapat membantu dalam menangani basis
21
data. Dalam hal ini menggunakan bahasa pemprograman Microsoft Visual basic. Tahapan-tahapan tersebut diatas merupakan proses untuk dapat menghasilkan sebuah program. Setelah terbentuk sebuah program, maka langkah terakhir adalah pengujian program untuk meyakinkan bahwa program tersebut merupakan program yang membantu dalam menangani basis data dalam sistem manajemen perhotelan.
3.1. Rancangan Pendahuluan Tahap rancangan pendahuluan menentukan ruang lingkup proyek atau sistem yang ditangani, yang selanjutnya dijabarkan dalam bentuk diagram alir dan konteks (Kadir, 1999:40). Diagram alir adalah sebuah proses pembentuk siklus yang digunakan untuk mempermudah dalam perancangan sistem basis data. Pembuatan basis data sistem administrasi data hotel dilakukan dengan pembuatan Data Flow Diagram (DFD). DFD merupakan alat untuk mendokumentasikan proses dalam suatu sistem yang menekankan fungsi pada sistem, cara menggunakan informasi yang tersimpan serta pemindahan informasi antar fungsi dalam sistem.
22
Gambar 7. DFD Konteks Sistem Administrasi Data Diagram diatas memperlihatkan bahwa sistem berinteraksi dengan empat terminal, yaitu bagian front desk hotel, sistem pengolahan data, tamu hotel serta pencari informasi. Tanda panah menunjukkan masukan dan keluaran sistem.
3.2. Tahapan Analisis Sistem Tahapan perancangan sistem dibagi menjadi tiga bagian. Tiga bagian perancangan sistem adalah sebagai berikut. 1. Perancangan Sistem Basis Data Perancangan basis data merupakan langkah untuk menentukan basis data yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna. Penyusunan basis data ini didasarkan pada kamus aliran data yang telah dibuat pada tahap sebelumnya. Perancangan basis data secara konseptual terdiri atas tiga langkah berikut: a. penentuan entitas pada basis data b. pendefinisian hubungan antar entitas
23
c. penerjemahan hubungan antar entitas Dalam Kadir (1999:46) langkah-langkah tersebut melibatkan komponen-komponen yang terstruktur seperti dalam gambar 8.
Gambar 8. Tahapan Perancangan Basis Data (Kadir, 1999:46) Penjelasan komponen-komponen di atas sebagai berikut: a. Entitas Entitas sering
disebut
dengan
kelas
entitas
atau
tipe,.
Entitas
menyatakan obyek atau kejadian. Pada basis data ini yang disebut entitas adalah data check in, data jenis check out, data pegawai, data kamar. Pada model database relasional, entitas disebutkan dalam tabel.
b. Atribut Atribut merupakan item data yang menjadi bagian dari entitas. Istilah lain dari atribut adalah properti. NIP, nama pegawai, alamat merupakan suatu atribut.
24
c. Hubungan (Relation) Hubungan adalah kaitan dari dua entitas. Misalnya antara pegawai dan kegiatannya terdapat hubungan yang berupa Pegawai A menjalankan sistem administrasi. Pada model relasional, hubungan akan menjadi kunci tamu. d. Kekangan Kekangan digunakan untuk melindungi integritas data, misalnya melindungi kesalahan waktu pengisian data. e. Domain Domain merupakan nilai yang berlaku pada suatu atribut. Kekangan domain mendefinisikan nama, tipe, format, panjang, serta nilai dari masingmasing item data. Misalnya tipe data char, numeric, atau jenis lainnya pada perangkat lunak sistem basis data. Char menyatakan tipe karakter, dapat berupa gabungan beberapa huruf, simbol, dan angka. numeric menyatakan tipe bilangan. f. Integritas referensi Integritas
referensi
merupakan
aturan-aturan
yang
mengatur
hubungan antara kunci primer dengan kunci tamu milik tabel-tabel yang terdapat pada suatu sistem basis data relasional untuk menjaga konsistensi data. Tujuan dari integritas referensi adalah untuk menjamin elemen dari suatu tabel yang menunjukkan ke suatu pengenal unik pada suatu baris pada tabel lain yang benar-benar menunjuk ke nilai yang ada itu.
25
Sebagai contoh ada suatu aturan yang tidak memperkenankan jenis biaya pada data biaya dihapus jika jenis biaya tersebut dipakai oleh tabel lain. Macam integritas data ada tiga, yaitu: 1) penambahan (insert) 2) penghapusan (delete) 3) peremajaan (update) pembagian ini didasarkan pada operasi yang dilakukan. Integritas referensional pada peremajaan memungkinkan pengubahan suatu kunci pada tabel yang menyebabkan semua nilai pada tabel lain yang tergantung pada tabel tersebut juga berubah. 2. Perancangan Sistem Aplikasi Perancangan sistem database menggambarkan secara umum bentuk sistem yang akan atau telah berlangsung. Tujuan perancangan sistem ini adalah untuk mengendalikan atau memecah tugas kedalam beberapa model atau sub-sub program kemudian untuk dipakai ke dalam sistem komputerisasi. a. Perancangan Basis Data 1) Membuat Database Untuk membuat database dari Visual Basic digunakan VisData dengan format Microsoft Access langkah-langkahnya sebagai berikut: a). Dari jendela Visual Basic pilih menu Add-Ins kemudian pilih Visual Data Manager (VisData).
26
Gambar 9. VisData b). Pilih menu File le, Lalu New kumudian pilih Microsoft Access,, dan pilih Version 7.0 MDB. MDB
Gambar 10. Membuat Database Microsoft Access c). Selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog Select Microsoft Access Data to Create.. Pilihlah folder atau direktori pada kotak Save in untuk menyimpan database yang akan dibuat, lalu simpan sesuai dengan nama database yang dibuat.
27
Gambar 11. Menu Select Microsoft Access Database to Create d). Tekan Save e). Selanjutnya membuat tabel, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: (1) Klik kanan pada jendela Database (Database Windows), kemudian dari tampilan menu yang tampak pilih New Table.
Gambar 12. Membuat Tabel Dari tabel VisData ketikkan nama tabelnya pada kotak Table Name. Dan isikan field–field pada kotak Field List.
28
Gambar 13. Tabel Struktur (1) Klik tombol Add Field untuk membuat field baru dan buat field sebagai berikut: Tabel 1. Tabel Pegawai
(2) Kemudian klik lik Build the Table untuk menyimpan struktur tabel yang telah dibuat.
29
(3) Klik Close f). Selanjutnya dengan langkah yang sama dibuat tabel pegawai, tabel data tamu, tabel check in, tabel check out, tabel kamar dan tabel biaya.
3. Tahap Implementasi Sistem a. Tahap Pengkodean Pada tahap pengkodean ini yang dilakukan adalah pengembangan aplikasi dengan pemprograman visual disertai dengan penulisan kode program (listing program). b. Tahap Pengujian Program Pada tahap pengujian program ini adalah dengan menguji mengenai adanya kesalahan–kesalahan
dalam
pembuatan
program.
Kesalahan-
kesalahan yang terjadi dalam pengujian program adalah sebagai berikut: 1) Kesalahan Bahasa (Language Error) Kesalahan bahasa adalah kesalahan dalam penulisan kode program yang tidak sesuai dengan kriteria dari bahasa program yang dipakai. 2) Kesalahan Proses Kesalahan yang muncul ketika proses eksekusi program dilakukan. Kesalahan ini mengakibatkan program akan berhenti sebelum selesai pada saatnya karena program tidak menemukan objek yang sedang dijalankan.
30
3) Kesalahan Logika Kesalahan logika dalam pembuatan program aplikasi sangat sulit untuk ditemukan. Program akan tetap memproses dan didapatkan hasilnya, namun hasilnya tidak sesuai dengan yang diharapkan. Program database ini menggunakan program Microsoft Visual Basic dengan bahasa basic sebagai bahasa dalam pembuatan program aplikasi database ini. Program dibuat untuk membuat sistem informasi mengenai data-data yang ada pada Hotel khususnya tamu hotel dan informasi kamar hotel. Tentunya program database ini mempunyai kelebihan dan kekurangan. Program database ini memiliki keunggulan dibandingkan dengan pengolahan secara manual yang selama ini masih digunakan pada perhotelan. Keunggulan program database ini antara lain dalam pencarian data yang lebih praktis dan efisien tanpa harus mencari satu persatu data-data yang ada atau file-file yang ada pada komputer. Program ini juga dilengkapi dengan cetak data. Program ini juga mempunyai kelebihan dalam hal keamanan data yaitu data yang telah tersimpan tidak dapat diubah, ditambah atau dihapus karena untuk masuk ke menu input dan menu edit harus memasukaan nama dan password terlebih dahulu. Pada sistem aplikasi ini juga mempunyai kelebihan, program ini selalu berada pada di atas sistem operasi, sehingga pada saat program dijalankan, maka komputer yang digunakan tidak dapat digunakan untuk bermain-main sehingga dapat membatasi pegawai dalam kinerja komputer yang digunakan.
31
Program aplikasi database ini juga masih memiliki kekurangan yaitu, mengenai menu program yang masih kurang lengkap. Diantaranya adalah data gaji pegawai dikarenakan penulis belum bisa mendapatkan karena data dirahasiakan. Penulis hanya mendapatkan data kamar, jenis dan harga kamar hotel beserta daftar fasilitasnya.
32
BAB IV PENUTUP 4.1. Simpulan Dari hasil pembahasan, simpulan yang diambil adalah perancangan sistem basis data melalui beberapa tahapan. Pertama, tahap studi kelayakan untuk melakukan identifikasi kebutuhan di Hotel. Identifikasi kebutuhan di Hotel meliputi: kondisi obyektif Hotel. Kedua, tahap rencana pendahuluan untuk menentukan sistem yang ditangani. Pada tahap ini dilakukan dengan membuat diagram alir data konteks. Ketiga, tahap analisis sistem untuk menjelaskan lebih detail dari tahap rencana pendahuluan. Keempat, tahap implementasi sistem yang merupakan tahap akhir dalam perancangan basis data yang meliputi pengkodean prgram, cara kerja program, hasil proses kerja program, pengujian program sehingga dihasilkan basis data pegawai, data check in, check out serta kamar. Cara kerja program dimulai dari tampilan awal yaitu form awal, untuk membuka program terlebih dahulu memasukkan password. Sistem sharing port yang dibuat memudahkan manager hotel melihat komputerkomputer yang terbuka atau digunakan, dengan memanfaatkan message net send memudahkan pengiriman pesan peringatan bagi berkepentingan, atau dengan kata lain terpantau langsung.
33
yang tidak
4.2. Saran 1. Manajemen data tamu hotel, informasi kamar hotel serta data karyawan bagian
penting
manajemen
perhotelan,
jadi
diharapkan
sudah
menggunakan teknologi komputer dan memanfaatkan komputer untuk memudahkan basis data sistem administrasi data hotel. 2. Sistem administrasi data perhotelan yang semakin lama semakin banyak dan komplek, membuat sistem administrasi seperti ini harus selalu di update setiap waktu sesuai dengan perkembangan.
34
DAFTAR PUSTAKA
Andi. 2001. Microsoft Visual Basic 6.0. Yogyakarta: Andi Offset Anonim. 2007. Sistem Manajemen Hotel, Hotel Pro 2007. http://www.simsoft.info (23 Maret 2007). Kadir, A. 1999. konsep dan tuntunan praktis basis. Yogyakarta: Andi offset Kruglinski, D. 1986. Database Management System. California: Osborus MC Grow Hill. Kurniawan, T. 2003. Tip trik Unik Visual Basic. Jakarta: PT Elex Media Kompetindo. Marlinda, L. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: CV Andi Offset. Pandia, H. 2002. Visual Basic Tingkat Lanjut. Yogyakarta: Andi Offset.
35
