Excellerend
Kwartaaltip 2014-1
Excellerend Heemraadweg 21 2741 NC Waddinxveen 06 – 5115 97 46
[email protected] BTW: NL0021459225 ABN/AMRO: ABNA072NL000536825491 KVK: 24389967 Voorwaardelijke opmaak Ooit heb ik een collega uitgelegd dat Excel net als een vrouw is: je hebt de inhoud en je hebt het uiterlijk / de opmaak. Zonder de inhoud te veranderen, kun je met de opmaak heel veel variëren. Zij gebruikte ook wel eens rouge op haar wangen, en zei toen dat ze wel eens bloosde in bepaalde situaties. Ik had toen gelijk een bruggetje om Voorwaardelijke opmaak uit te leggen die wel afhankelijk is van de inhoud. Het betrof toen nog Excel 2000, en tussen Excel 2000 en Excel 2003 zaten wat opmaak betreft weinig verschillen. Echter, met de overstap naar Excel 2007 en Excel 2010 is er wèl veel veranderd! Deze kwartaaltip geeft een indruk van de mogelijkheden voor voorwaardelijke opmaak. Alles er over uitleggen is een cursus an sich. Excel 2003 In Deze versie van Excel en oudere versies kon je drie regels meegeven om de opmaak van een cel afhankelijk te stellen van de inhoud ervan. Ook kon je een hele rij of kolom opmaken afhankelijk van de inhoud van een cel, maar het bleven maximaal drie voorwaarden. Op deze plaats leg ik uit hoe je met creativiteit kon komen tot vijf verschillende opmaken, maar dan hielden de mogelijkheden ook wel op. Tenzij je overstapte op VBA. Excel 2010 Stel dat we een tabel hebben met de kosten, opbrengsten en winst per maand zowel in absolute eenheden als procentueel. Dan is niet in één klap zichtbaar wanneer de meeste winst wordt gemaakt en in welke maand de hoogste kosten zijn gemaakt.
Pagina 1 van 7
www.excellerend.nl
Excellerend
Kwartaaltip 2014-1
Selecteer de cellen met de kosten en klik op de tab “Start”, ga naar de groepering “Stijlen” en klik op de bij “Voorwaardelijke opmaak”. Er verschijnt dan een scala aan mogelijkheden. Kies bij “Gegevensbalken” de rode optie in de groep “Kleurovergang”:
Je kunt ook een effen opvulling kiezen, maar ik vind het vervagen erg mooi. Al vind ik dat rode dichte randje er omheen storend. Selecteer vervolgens de maanden in de kolom met de procentuele opbrengsten, en kies nu een optie bij “Kleurenschalen”:
Pagina 2 van 7
www.excellerend.nl
Excellerend
Kwartaaltip 2014-1
Omdat ik kijk naar de winst, is positief groen en negatief rood. Ook hier zie je de rode en groene kleur in gradaties verschijnen. Zo kan ik ook icoontjes toevoegen aan de kolom met de winst in absolute aantallen via drie verkeerslichten.
Het nadeel is in eerste instantie dat sommige maanden met verlies (januari en juni) niet rood, maar geel worden weergegeven. Dit komt door de verhouding tussen de hoogste winst en het laagste verlies. Is dat aan te passen? Maar natuurlijk. Ga weer naar de “Pictogramseries” en kies onderaan “Meer regels….” Het dialoogvenster “Nieuwe opmaakregel” verschijnt dan:
Pagina 3 van 7
www.excellerend.nl
Excellerend
Kwartaaltip 2014-1
Ik ga niet alle typen regels uitleggen, want ook die opties zijn legio. Bij het onderste gedeelte kun je de regel aanpassen. Bij de opmaakstijl heb je vier keuzes:
Afhankelijk van je keuze veranderen de opties er onder weer. Ik hou het bij “Pictogrammensets” en kan dan bij “Pictogramstijl” een keuze maken uit een lange lijst:
Maar de crux zit ‘m in de formule onderaan. Helemaal rechts vallen verschillende typen te kiezen:
Pagina 4 van 7
www.excellerend.nl
Excellerend
Kwartaaltip 2014-1
Wanneer ik kies voor percentiel, komt de opmaak beter uit omdat dan negatieve getallen rood worden, kleine positieve worden geel en grote positieve getallen worden groen:
Helemaal sluitend is dit niet, want als de kosten in mei 3600 zijn, dan is het verlies in mei 100, maar blijft het bolletje geel omdat het nog in hetzelfde percentiel valt. Ik kan ook kiezen voor het type “Formule” om alle maanden met een bovengemiddelde winst groen te maken, en alle verliezen rood. De rest mag geel blijven:
Het resultaat ziet er dan zo uit:
Pagina 5 van 7
www.excellerend.nl
Excellerend
Kwartaaltip 2014-1
Ik kan nu op basis van de kleur per kolom heel snel zien waar de hoogste kosten zitten, waar het verlies zit en hoe de winst procentueel verdeeld is. Wat nu als ik wil weten of de winst uit deze maand hoger is dan de winst in de vorige maand? In de kolom naast de tabel kan ik vanaf februari een formule plaatsen. De winst staat in kolom K: =ALS(K3>K2;1;ALS(K3=K2;0;-1)) In woorden: Is de winst deze maand hoger dan in de vorige maand, dan komt er een 1 in de cel te staan, bij gelijkblijvende winst een 0 en anders een -1. Vervolgens kan ik de 11 cellen selecteren en weer via Voorwaardelijk opmaak een keuze maken. In dit geval kies ik voor Pijlen, en via de optie “Meer regels” (Zie dialoogvenster “Nieuwe opmaakregel”) kies ik ervoor de cijfers te verbergen Het resultaat ziet er zo uit:
Pagina 6 van 7
www.excellerend.nl
Excellerend
Kwartaaltip 2014-1
Iedere regel kun je aanpassen. Klik op “Voorwaardelijke Opmaak” en kies dan de onderste optie “Regels beheren”. Kies midden bovenin niet voor “Huidige selectie” maar voor “Dit werkblad”. Scroll naar beneden om de allereerste opmaak te selecteren en klik op “Regel bewerken”. In het dialoogvenster dat verschijnt kun je onderin bij “Vorm van balk:” de rand op “Geen rand” zetten. Het storende randje rondom de vervagende kleur is nu verdwenen:
Wat de mogelijkheden van voorwaardelijke opmaak betreft, heb ik nu een tipje van de sluier opgelicht, meer niet. En het begon allemaal 12 à 13 jaar geleden toen een collega in Excel het euroteken voor een bedrag plaatste, er een paar spaties tussen zette en er toen achter kwam dat de formule SOM() niet deed wat zij ervan verwachte. Einde kwartaaltip 2014-01
De kwartaaltip(s) zijn als PDF te downloaden via: www.excellerend.nl\kwartaaltips.html Wilt u een op maat gemaakte cursus Excel voor uw organisatie regelen? Zoekt u ondersteuning in het bouwen van rekenmodellen, controles, of denkt u dat iets mogelijk is in Excel maar u weet niet hoe? Neem dan contact op met Richard Meijles: 06 - 5115 9746 of via e-mail:
[email protected]. Wilt u geen kwartaaltips meer ontvangen? Klik dan op:
[email protected] Hebt u een verzoek voor een kwartaaltip? Klik dan op:
[email protected] en vermeld tevens uw Excelversie. Richard Meijles <><
Pagina 7 van 7
www.excellerend.nl
