# " # $ % # " $ " ! )% #% $ "! ), , ##, ! % % +% + ! *" $ ("# # ( (" )% " $, $ " # # $ # ,$ ) % $! % /# /% % % + % #% ' # %#% -/ #% , #% + $ #% % &%+% " #"# $ " #"# # " $ /# $ . #% !" ( ) # + %" % % $ %% )" #"# , #%' -* ) $'/ ( #" #% ( +- $ #% +% , " %" % ) % ) $%# , " & / #" $" "/% $!
Excel 2010 podrobný prĎvodce Josef Pecinovský, Rudolf Pecinovský Vydala Grada Publishing, a.s. U PrĤhonu 22, Praha 7 jako svou 4128. publikaci OdpovČdný redaktor Pavel NČmeþek Sazba Tomáš Brejcha Poþet stran 240 První vydání, Praha 2010 © Grada Publishing, a.s., 2010 V knize použité názvy programových produktĤ, ¿rem apod. mohou být ochrannými známkami nebo registrovanými ochrannými známkami pĜíslušných vlastníkĤ. Vytiskly Tiskárny HavlíþkĤv Brod, a.s. Husova ulice 1881, HavlíþkĤv Brod ISBN 978-80-247-3496-5 (tištČná verze) ISBN 978-80-247-7409-1 (elektronická verze ve formátu PDF) © Grada Publishing, a.s. 2012
Obsah Úvod ....................................................................................... 11 1. Seznámení s Excelem 2010 ................................................. 15 1.1
Popis programu ........................................................................ 16
1.2 Nastavení programu ................................................................. 17 1.3 Jak pracovat s pásem karet ....................................................... 20 1.4 Základní operace s Excelem ....................................................... 24
2. Sešit ................................................................................. 29 2.1 Jak otevĆít nový sešit ............................................................... 30 2.2 Jak uložit sešit ......................................................................... 31 2.2.1 Jak uložit sešit Excelu ....................................................................... 31 2.2.2 Jak uložit dokument pro starší verze Excelu ...................................... 32
2.3 Jak otevĆít uložený sešit ........................................................... 34 2.3.1 Dialogové okno OtevĆít .................................................................... 34 2.3.2 Naposledy otevĆené soubory ............................................................ 35
2.4 Vlastnosti dokumentu ............................................................... 36 2.5 Ochrana sešitu ......................................................................... 38 2.6 Odeslání sešitu ......................................................................... 39
3. Okno ................................................................................ 41 3.1 Práce s dokumentovými okny .................................................... 42 3.1.1
PĆepínání mezi otevĆenými dokumenty .............................................. 43
3.1.2 Jeden sešit v nøkolika oknech ........................................................... 45 3.1.3 PĆíêky .............................................................................................. 46 3.1.4 Práce se dvøma monitory .................................................................. 48 3.1.5 Skrytí a zobrazení oken .................................................................... 49 3.1.6 Pracovní prostor ............................................................................... 49
Obsah
6
EXCEL 2010
3.2 Podokna .................................................................................. 50 3.3 Odvolání akcí ........................................................................... 51
4. List ................................................................................... 53 4.1 Operace s listy ......................................................................... 54 4.1.1
Vložení nového listu ......................................................................... 54
4.1.2 Odstranøní listu ............................................................................... 55 4.1.3 PĆejmenování listu ............................................................................ 56 4.1.4 Barva ouška listu ............................................................................. 57 4.1.5 Procházení mezi listy ........................................................................ 57 4.1.6 PĆesun a kopie listu .......................................................................... 59 4.1.7 Pohyb listĎ mezi sešity ...................................................................... 61 4.1.8 Jak skrývat listy .............................................................................. 62 4.1.9
Jak pracovat s nøkolika listy souêasnø .............................................. 63
4.2 Vzhled listu .............................................................................. 64 4.3 Jak kopírovat a pĆesunovat data mezi listy ................................ 65 4.3.1 Jak oznaêit výbør ............................................................................. 66 4.3.2 Kopírování a pĆesun dat .................................................................... 68 4.3.3 Schránka systému Office .................................................................. 70
4.4 ąádky a sloupce ....................................................................... 73
5. BuĀka ............................................................................... 77 5.1 Vkládání dat zápisem ............................................................... 78 5.1.1
Pracovní režimy Excelu ..................................................................... 78
5.1.2 Jak zachránit pĆepsaná data ............................................................. 80 5.1.3 Efektivní vkládání dat ...................................................................... 80 5.1.4
Vkládání dat pomocí schránky .......................................................... 81
5.1.5 Jak naêíst externí data ..................................................................... 84
5.2 ąady ........................................................................................ 87 5.3 Vymazání buĀky ....................................................................... 91 5.4 OvøĆení dat .............................................................................. 92 5.5 Jak hledat a najít ..................................................................... 94 5.6 Vkládání bunøk, sloupcĎ a ĆádkĎ do tabulek ............................... 97
Obsah
EXCEL 2010
5.7 Odstranøní bunøk ..................................................................... 98 5.8 Úprava hodnot v tabulce ........................................................... 99 5.9 Formát buĀky ......................................................................... 101 5.9.1
Formátování buĀky pomocí minipanelu nástrojĎ ................................ 101
5.9.2 Formát êísla .................................................................................... 102 5.9.3 Barvy ............................................................................................. 105 5.9.4 Styly buĀky ................................................................................... 106 5.9.5 Styly tabulky ................................................................................. 108 5.9.6 Text ............................................................................................... 109 5.9.7 Ohraniêení ...................................................................................... 112 5.9.8 VýplĀ .............................................................................................. 115 5.9.9
Kopírování formátu ......................................................................... 116
5.10 Podmínøný formát .................................................................. 119
6. Vzorce ............................................................................ 123 6.1 Výpoêty na stavovém Ćádku .................................................... 124 6.2 Výpoêty v buĀce ..................................................................... 125 6.3 Odkazy na buĀky ................................................................... 127 6.3.1 Jak si usnadnit vkládání odkazu ...................................................... 127 6.3.2 Funkce SUMA .................................................................................. 129 6.3.3 Kopírování vzorcĎ ........................................................................... 132 6.3.4 Absolutní odkaz .............................................................................. 133 6.3.5 Procenta ......................................................................................... 135
6.4 Odkazy na jiné listy ................................................................ 138 6.4.1 Odkazy na jiný list ve stejném sešitu ............................................... 138 6.4.2 Propojení mezi sešity ...................................................................... 139
6.5 Názvy bunøk ve vzorcích ......................................................... 141 6.6 Chyby ve vzorcích ................................................................... 146 6.6.1 Chybová hlášení .............................................................................. 146 6.6.2 Cyklický odkaz ................................................................................ 150 6.6.3 Nekonzistentní vzorec ..................................................................... 152 6.6.4 Hledání chyby ................................................................................. 153
6.7 Ochrana vzorcĎ – zamêení listu ................................................ 154
Obsah
7
8
EXCEL 2010
7. Funkce a složité vzorce .................................................... 157 7.1
Jak vložit funkci ..................................................................... 158 7.1.1
Vložení funkce zápisem ................................................................... 158
7.1.2
Vložení funkce stiskem tlaêítka Souêet ............................................. 159
7.1.3
Vložení funkce z Knihovny funkcí ..................................................... 160
7.1.4
Vložení funkce dialogovým oknem ................................................... 161
7.1.5
Dialogové okno Argumenty funkce ................................................... 163
7.2
Využití funkcí ve výpoêtech ..................................................... 164
7.3
Nøkolik funkcí v jednom vzorci ................................................ 165
7.4
VnoĆená funkce ...................................................................... 166
7.5
Typy funkcí, pĆíklady .............................................................. 168 7.5.1
Datum a êas ................................................................................... 168
7.5.2 Statistické funkce ............................................................................ 170 7.5.3 Matematické funkce ........................................................................ 172 7.5.4 Jiné užiteêné funkce ......................................................................... 176
8. Grafy ............................................................................. 179 8.1 VytvoĆení grafu stiskem jediné klávesy ................................... 180 8.2 VytvoĆení grafu a základní úpravy .......................................... 181 8.2.1 Úprava zdrojových oblastí .............................................................. 183 8.2.2 Zámøna kategorií a Ćad .................................................................. 184 8.2.3 Graf z nesouvislé oblasti ................................................................ 184 8.2.4 Popisky grafu ................................................................................. 185 8.2.5 Zmøna umístøní grafu ...................................................................... 187
8.3 Typy grafĎ ............................................................................. 188 8.4 Úprava grafu .......................................................................... 188 8.4.1 Rozložení grafu ............................................................................... 191 8.4.2 Styly – rychlý formát grafu ............................................................. 191 8.4.3 Styly obrazcĎ .................................................................................. 192 8.4.4 Ohraniêení ...................................................................................... 192 8.4.5 VýplĀ .............................................................................................. 193 8.4.6 Efekty ............................................................................................. 197 8.4.7 Osy ................................................................................................ 197
Obsah
EXCEL 2010
8.4.8 MĆížka ............................................................................................ 198 8.4.9 Popisky .......................................................................................... 199
8.5 Minigrafy ............................................................................... 200
9. Seznamy a kontingenêní tabulky ....................................... 205 9.1
Jak pracovat s tabulkou .......................................................... 206
9.2 ąazení seznamu ...................................................................... 208 9.3 Filtrování seznamu .................................................................. 211 9.4 Kontingenêní tabulky .............................................................. 216 9.5 Kontingenêní grafy ................................................................. 221
10. Úprava dokumentu a tisk ................................................. 223 10.1 Náhled dokumentu .................................................................. 224 10.2 Rozdølení dokumentu do stránek ............................................. 226 10.3 Oblast tisku ........................................................................... 228 10.4 Nastavení parametrĎ pĆed tiskem ............................................ 229 10.4.1 Stránka .......................................................................................... 229 10.4.2 Okraje ........................................................................................... 230 10.4.3 Záhlaví a zápatí ............................................................................. 230 10.4.4 List ................................................................................................ 233
10.5 Tisk dokumentu ...................................................................... 234
Malý slovníêek ....................................................................... 235 RejstĆík ................................................................................. 237
Obsah
9
Úvod
Úvod Firma Microsoft pĆináší na podzim roku 2010 novou verzi kanceláĆského balíku Office 2010; její nedílnou souêástí je i tabulkový kalkulátor Excel 2010, kterému je vønována tato kniha. AutoĆi programu usoudili, že novinka pĆedchozí verze, tedy ovládání pomocí pásu karet, se osvødêila, a použili ji i ve verzi následující. Do systému pásu karet je nyní vhodnøji zahrnuta tzv. nabídka Office, která se promønila v soustavu nøkolika samostatných listĎ, êímž zmizela nutnost pro Ćadu operací otvírat sadu dialogových oken. Excel 2010 samozĆejmø pĆevzal to, co bylo v pĆedchozích verzích dokonalé nebo témøĆ dokonalé, nijak se proto nezmønil zpĎsob vkládání dat a sestavení výpoêtĎ, nøkteré funkce jsou však inovovány.
O êem je tato kniha Nakladatelství Grada nezĎstává pozadu, a proto témøĆ souêasnø s uvedením nové verze Office na trh vydává sadu pĆíruêek, které mají uživatelĎm pĆechod na novou verzi usnadnit.
Úvod
12
EXCEL 2010
V této knize se êtenáĆ doví vše podstatné o aplikaci MS Excel 2010. Popisují se zde všechny základní informace o tom, jak program spustit, jak se orientovat v jeho prostĆedí a jak vkládat, upravovat a zpracovávat data.
Komu je kniha urêena Kniha je urêena pro pokroêilé zaêáteêníky. étenáĆ této knihy by møl mít alespoĀ základní ponøtí o práci s poêítaêem – møl by umøt poêítaê spustit a vypnout, spouštøt programy, pracovat s klávesnicí a myší. Møl by mít urêité znalosti o základních operacích pĆi práci s dokumenty a soubory. V této knize nehledejte mnohé funkce, které jsou urêeny pouze pokroêilým uživatelĎm. Protože kniha je urêena spíše zaêínajícím uživatelĎm, mnohá témata nejsou popsána tak podrobnø, jak by si zasluhovala, a text se jich dotkne jen okrajovø nebo vĎbec ne (kontingenêní tabulky, logické funkce, makra atd.).
Struktura knihy Kniha je rozdølena do deseti kapitol a postupnø se v textu pĆechází od obecných informací ke konkrétním postupĎm pĆi zpracování dat. Pokud je to možné, bude text doplnøn konkrétním pĆípadem z praxe. Text knihy je zamøĆen pĆedevším na použití Excelu ve školství, v menších firmách a kanceláĆích a v domácnostech. Vše je doplnøno nøkolika stovkami názorných obrázkĎ. Úvodní kapitola je seznamovací a je urêena pĆedevším tøm, kteĆí ještø nikdy s Excelem nepĆišli do kontaktu. Druhá kapitola popisuje všechny operace týkající se sešitu, tedy dokumentu Excelu. Popisují se zde nejdĎležitøjší operace pĆi ukládání a otvírání sešitĎ, a jsou zde zmínøny i metody, kterými mĎžete svá data ochránit pĆed nepovolanými zraky. TĆetí kapitola je vønována dokumentu, tedy práci s okny. Seznámíte se s postupy, které usnadĀují zobrazení dokumentu a umožní vám dobĆe se orientovat i v rozlehlých tabulkách. Kromø toho je v této kapitole zmínøna i práce s tzv. podokny a postupy pĆi odvolání akcí. Ve êtvrté kapitole najdete vše, co se týká listĎ, tedy už vlastních tabulek. Podrobnø jsou popsány všechny operace s listy (vložení odstranøní, pĆejmenování, kopírování a pĆesun). Kromø toho zde najdete mnohé o úpravø vzhledu listu a také o pĆesunu a kopírování dat. Základním prvkem tabulky v Excelu je buĀka, a o té se píše v páté kapitole. Podrobnø se zde popisují rĎzné metody pro vkládání dat, a to nejen prostým zápisem, ale i automatickým vytváĆením Ćad a importem z dokumentĎ jiných aplikací. Operace s buĀkami patĆí k základním dovednostem, a tak se doêtete, jak buĀky vkládat, pĆesunovat, kopírovat a také upravovat. Šestá kapitola je vønována výpoêtĎm v Excelu a podrobnø popisuje vytváĆení jednoduchých vzorcĎ. Jedná se pĆedevším o prosté výpoêty pĆímo v buĀkách i za použití nejjednodušší funkce SUMA. Je také zmínøno propojování mezi listy a doêtete se i o kopírování vzorcĎ a o absolutním a relativním odkazu. Sedmá kapitola už se vønuje složitøjším výpoêtĎm, pĆedevším za pomocí funkcí. Kromø podrobného popisu nøkolika metod vkládání funkcí do buĀky se doêtete o tom, jak správnø urêit argumenty funkcí, a na nøkolika praktických pĆíkladech si ovøĆíte, jak s funkcemi pracovat.
Úvod
EXCEL 2010
13
Malým úvodem do pokroêilých možností Excelu je devátá kapitola, popisující práci s rozlehlými tabulkami, seznamy, a jejich další zpracování, vytváĆení souhrnných, tedy kontingenêních tabulek. Závøreêná kapitola je vønována koneêné úpravø dokumentu, nastavení parametrĎ tiskové strany a vlastnímu tisku. V dodatku ke knize najdete struêný pĆehled nejdĎležitøjších pojmĎ, se kterými se v knize mĎžete setkat. Pokud narazíte v textu na nøjaký pojem, kterému nerozumíte, doporuêujeme vám nahlédnout právø sem.
Zavedené pojmy Abychom si v textu knihy vzájemnø porozumøli, je tĆeba na tomto místø sjednotit názvosloví, a to vøtšinou proto, že v bøžné praxi se používá pro stejné vøci rĎzných pojmĎ.
9
Ukazatel myši – grafický symbol ovládaný pohybem myši po podložce, též kurzor myši nebo myší kurzor.
9
Najetí – umístøní ukazatele myši na objekt, kterým se bude uživatel dále zabývat.
9
Klepnutí – stisknutí a následné uvolnøní levého tlaêítka myši; dĆíve kliknutí. Tady je tĆeba podotknout, že v nápovødø se objevuje právø výraz kliknutí, my se však budeme dĎslednø držet správné êeské terminologie.
9
Poklepání – dvojí rychlé stisknutí levého tlaêítka myši, nutné napĆíklad ke spuštøní programu pomocí ikony; dĆíve dvojklik nebo dablklik
9
Stisk tlaêítka – tlaêítkem se zde rozumí grafický orámovaný objekt na obrazovce, ve kterém je umístøn text nebo piktogram. Tlaêítko se stiskne najetím na objekt a následným klepnutím. Zpravidla se tak vyvolá akce.
9
Zadání pĆíkazu z nabídky – nabídka je lišta umístøná pod horním okrajem okna, pĆíkaz se zadává klepnutím na název skupiny pĆíkazĎ a dále na položku pĆíkazu z rozbalené rolety.
9
Místní nabídka – nabídka otevĆená stiskem pravého tlaêítka myši na objektu, jehož se má pĆíkaz týkat. PĆíkaz se ale zadává stiskem levého tlaêítka myši.
9
Výbør – oznaêená êást textu, obrázku, dokumentu. Všechny další operace se budou týkat celého tohoto výbøru, ale nikoli dalších objektĎ.
9
Klávesová zkratka – souêasný stisk dvou nebo více kláves, jedna z nich je pĆeĆaóovaê CTRL, ALT nebo SHIFT. Zapisuje se napĆíklad CTRL+S, což znamená, že je tĆeba nejdĆíve stisknout klávesu CTRL, podržet, pĆidat stisk klávesy S a vše uvolnit.
9
Ikona vers. Tlaêítko. Ikonou se rozumí objekt na pracovní ploše Windows nebo v otevĆeném oknø, skládá se z piktogramu a popisku, a je tĆeba ji aktivovat poklepáním; vøtšinou se jejím prostĆednictvím spouštøjí aplikace. Tlaêítko je zpravidla ohraniêený objekt v aplikaêním nebo dialogovém oknø, k jeho aktivaci staêí jediné klepnutí a jeho prostĆednictvím se vykoná urêitý pĆíkaz (naznaêený popiskem nebo piktogramem) nebo se otevĆe dialogové okno.
Úvod
Úvod
Nedílnou souêástí tabulek jsou i grafy, o nichž se hovoĆí v osmé kapitole. Popisuje se zde vytvoĆení grafĎ od jednoduchých hmatĎ na klávesnici až po detailní sestavení pomocí nástrojĎ Excelu, jejich následná úprava a formátování.
14
EXCEL 2010
9
Názvy tlaêítek, které uvádíme v této knize, jsou shodné s popisky, které se zobrazí po najetí ukazatelem myši na tlaêítka. Pokud nøkterá tlaêítka nedávají popisek (stává se to), uvádíme název tlaêítka shodný s následující akcí, následnø otevĆeným dialogovým oknem nebo výrazem vyplývajícím z kontextu; v každém pĆípadø se pokoušíme umístøní tohoto tlaêítka lokalizovat pomocí obrázku.
známka Po
Tato kniha je napsána v prostĆedí Windows 7. Znamená to, že všechny obrázky i postupy budou odpovídat tomuto novému operaênímu systému. Používáte-li ve svém poêítaêi ještø starší systém (pravdøpodobnø Windows Vista nebo XP), nemĎže to být na škodu, protože Excel 2010 pracuje bez potíží i pod tímto systémem. Rozdíly mohou být pĆedevším v nøkterých dialogových oknech pĆevzatých z aplikace PrĎzkumník.
známka Po
PĆi psaní této knihy jsme pĆedpokládali, že êtenáĆ má nepĆetržité pĆipojení k internetu (dnes by mølo být již samozĆejmostí). Pokud toto pĆipojení nemáte, mĎžete samozĆejmø knihu pilnø studovat a vøtšinu popisovaných akcí si vyzkoušet, ale nøkde pĆece jen narazíte. Vøtšina operací popisovaných v této knize je demonstrována na jednoduchých pĆíkladech. Abychom vám ulehêili poznávání programu, mĎžete si z internetových stránek Grady stáhnout nøkolik souborĎ, jejichž názvy odpovídají názvĎm kapitol a obsahují uvedené pĆíklady. Název pĆíslušného souboru najdete vždy na zaêátku kapitoly a je oznaêen ikonou.
Úvod
Seznámení s Excelem 2010 BlahopĆejeme vám, právø jste otevĆeli knihu o jednom z nejdokonalejších produktĎ, který kdy vyšel z programátorských dílen. K êemu lze Excel využít? Jen vyjmenování všech možností by zabralo mnoho a mnoho stránek. Je to univerzální nástroj použitelný všude tam, kde se objevují êísla a souêasnø jsou mezi tømito êísly nøjaké vztahy. Znamená to, že Excel využijete i tehdy potĆebujete-li dvø êísla seêíst (nezapomeĀte na to!), ale tĆeba i tam, kde potĆebujete zpracovat tisíce vstupních hodnot, tedy pĆi vyhodnocování výrobních záznamĎ. Hodí se v domácnosti, v malé firmø, ve škole, v penøžním ústavu, v každé kanceláĆi i v malém provozu. Ano, hodí se všude tam, kde je možné data uspoĆádat do jednoduché (nebo i složité) tabulky. Proto Excel Ćadíme mezi programy, kterým se Ćíká tabulkové kalkulátory; mĎžete také slyšet výraz „tabulkové procesory“, nezĆídka se setkáte s anglickým pojmem „spreadsheet“. V této knize se nebudeme zabývat instalací programu. Dohodneme se, že Excel už je nainstalován. Jako souêást kanceláĆského balíku programĎ MS Office 2010 se automaticky nainstaluje, aniž bychom pro to museli dølat cokoli navíc.
1. Seznámení s Excelem 2010
Seznámení s Excelem 2010
1.
16
EXCEL 2010
Instalace je vĎbec jednoduchá – spoêívá ve vložení instalaêního disku do mechaniky, spuštøní instalaêního programu a zodpovøzení nøkolika jednoduchých otázek; nejsložitøjším procesem je patrnø zadání aktivaêního kódu. Zaêneme tím, že si program spustíme. K tomu standardnø slouží nabídka Start. Postupujeme cestou Start o Všechny programy o Microsoft Office o Microsoft Excel 2010. Tip
Pokud takto spouštíme nøjaký program êastøji, nabídka Start si jej zapamatuje. Potom zástupce Excelu najdete v levém sloupci nabídky Start, ihned po stisku tlaêítka Start.
Tip
Máme-li Windows 7, nezapomeneme si hned po prvním spuštøní program pĆipnout k hlavnímu panelu (z místní nabídky na ikonø Excelu na hlavním panelu zadáním pĆíkazu PĆipnout k hlavnímu panelu). Od toho okamžiku jej mĎžeme spouštøt právø odsud.
Ve starších verzích Windows je tĆeba pro spuštøní Excelu z hlavního panelu udølat trochu práce navíc. Pro spouštøní aplikací je urêen panel Snadné spuštøní, bøžnø umístøný vpravo od tlaêítka Start. Nejjednodušší je uchopit zástupce programu na ploše a tažením pĆi stisku levého tlaêítka myši jej pĆesunout na panel Snadné spuštøní.
1.1 Popis programu Program je spuštøn a otevĆelo se pĆed námi jeho okno, zhruba takové, jaké mĎžete vidøt na obrázku 1.1. Svou podstatou vychází Excel 2010 z pĆedchozí verze 2007, což znamená, že pĆebírá i jeho zpĎsob ovládání. Pokud jste již s Excelem 2007 pracovali, nic se pro vás nemøní. Pokud jste však nøkdy møli v rukou starší verze, je rozdíl v ovládání velmi markantní.
Obrázek 1.1: Okno Excelu ihned po spuštøní
1. Seznámení s Excelem 2010
EXCEL 2010
17
Vøtšinu okna zaujímá pracovní plocha Excelu. Je pĆizpĎsobená pro sestavení tabulky, jsou zde buĀky pĆipravené pro vkládání dat, které tvoĆí pravidelný rastr složený z ĆádkĎ a sloupcĎ. Jednotlivé sloupce a Ćádky jsou oddøleny mĆížkou. Každý sloupec a Ćádek má své záhlaví, sloupce jsou oznaêeny písmenem, Ćádky êíslem.
Pro rychlé operace je urêen panel nástrojĎ Rychlé spuštøní, který ve výchozím zobrazení splývá se záhlavím okna. V záhlaví okna najdete název aplikace a eventuálnø aktuálnø otevĆeného dokumentu a tĆi standardní tlaêítka pro manipulaci s oknem (Minimalizovat, Maximalizovat nebo Obnovit a ZavĆít). Pro operace s daty jsou urêeny Pole názvĎ a ąádek vzorcĎ, najdete je mezi pracovní plochou s buĀkami a pásem karet. Protože v každém dokumentu mĎže být nøkolik listĎ, mezi nimiž lze stránkovat stejnø jako v bøžném sešitø, jsou v dolní êásti okna dostupná ouška všech listĎ a hned vedle je k dispozici navigátor pro snadnøjší procházení mezi listy. Protože dat mĎže být na každém listu mnohem víc, než se vejde do okna, jsou k dispozici vodorovný posuvník a svislý posuvník. Na stavovém Ćádku hledejte nástroj pro zmønu møĆítka zobrazení (Lupa), tlaêítka pro zmønu režimu zobrazení, informaci o pracovním režimu a další údaje, jejichž zobrazení lze Ćídit pĆíkazy místní nabídky. Z uvedeného plyne, že jednu tabulku Excelu budeme nazývat list, zatímco dokument Excelu, složený z nøkolika listĎ, se nazývá sešit.
známka Po
Jistø, toto seznámení je velice hrubé a slouží vlastnø jen k tomu, abychom vødøli, co v oknø najdeme a jak se co jmenuje (nepodceĀujte názvosloví, bez nøj si rozumøt nebudeme!). Úvodní informace o tom, jak s Excelem zacházet, najdete o pár stránek dál. Teó se podíváme na základní nastavení programu.
1.2 Nastavení programu PĆedevším, ve výchozím nastavení je Excel nastaven pomørnø dobĆe a vøtšinou není tĆeba na tomto nastavení nic mønit. PĆesto nelze každému vyhovøt, a tak nám Excel dává bohaté možnosti, jak toto nastavení zmønit. K tomu staêí pouze dvø dialogová okna. Dialogové okno Možnosti aplikace Excel, které umožĀuje základní nastavení, otevĆete z karty Soubor zadáním pĆíkazu Možnosti. Protože mezi verzemi Excelu existuje jistá souvislost, lze toto dialogové okno také otevĆít stiskem klávesové zkratky ALT+N a dále stiskem M. (Jedná se podtržené klávesy v nabídce Excelu 2003.)
Tip
1.2 Nastavení programu
Seznámení s Excelem 2010
Pro ovládání programu je zde k dispozici pomørnø rozsáhlý pás karet. V základním režimu je zde celkem osm karet, z nichž zvláštní postavení má karta Soubor, jejíž „ouško“ je zvýraznøno zelenø.
18
EXCEL 2010
OtevĆené okno Možnosti aplikace Excel vypadá zhruba tak jako na obrázku 1.2. Protože parametrĎ, které odsud lze zmønit, je pĆíliš mnoho, jsou rozdøleny do 10 kategorií, jejichž pĆehled se zobrazuje v levém panelu okna. K jiné kategorii pĆejdete snadno klepnutím. Každá kategorie je ještø rozdølena do nøkolika skupin, kde jsou pĆehlednø uspoĆádána nastavení, jež spolu úzce souvisejí. Názvy skupin jsou uvedeny tuêným písmem a zvýraznøny šedou výplní.
Obrázek 1.2: Dialogové okno Možnosti aplikace Excel otevĆené v kategorii Obecné
NemøĀte více parametrĎ najednou. Postupujte s rozvahou; kdyby po zmønø parametrĎ nedølal Excel dobrotu, tøžko budete pĆi více zmønách vødøt, která z nich to vlastnø zpĎsobila. Právø tak se nedoporuêuje experimentovat, møĀte nastavení pouze tam, kde bezpeênø víte, oê jde. Nøkteré zmøny nastavení mohou dokonce ohrozit bezpeênost vašich dat! Na tomto místø vás upozorníme jen na ta nastavení, která se vyplatí zmønit už z poêátku. Pokud budeme nøkde dál v textu se základním nastavením pracovat, vždy vás k tomuto dialogovému oknu odkážeme, napĆíklad takto: V dialogovém oknø Možnosti aplikace Excel v kategorii UpĆesnit zaškrtnøte políêko Automaticky vložit desetinnou êárku (teó to ale nedølejte!). Co vás tedy mĎže zajímat hned (a co je pomørnø neškodné):
9
V kategorii Obecné mĎžete nastavit Barevné schéma (StĆíbrná, Modrá, éerná). Jedná se jen o kosmetickou úpravu vzhledu, na funkci programu to žádný vliv nemá; v této knize jsou všechny obrázky sejmuty v barevném schématu StĆíbrná nebo Modrá.
9
Lze zmønit výchozí nastavení pro nový sešit – typ písma (Použít písmo), Velikost písma a zejména Poêet listĎ (výchozí je 3). Výchozí zobrazení pro nové listy ponechte radøji Normální.
9
Vložte Uživatelské jméno, pokud zde již není nebo je uvedeno nesprávnø.
1. Seznámení s Excelem 2010
9
Na kartø Uložit mĎžete podle uvážení zkrátit interval v êíselném poli Ukládat informace pro automatické obnovení. Výchozí hodnota je 10 minut a vøtšinou to staêí, ale nøkdy i 10 minut je hodnø. Jedná se o záchranu dat v pĆípadø havárie poêítaêe, systému nebo programu, pro pĆípad, že byste sami nedbali na prĎbøžné ukládání.
9
Na kartø UpĆesnit ve skupinø Zobrazení si mĎžete podle potĆeby zmønit poêet naposledy otevĆených dokumentĎ, které se mají zobrazovat na kartø Soubor pĆi otvírání. Maximálnø únosná je hodnota zhruba 25, potom je již seznam nepĆehledný.
9
Pro pĆípad, že by v oknø chybøly vodorovný a svislý posuvník a karty listĎ, vyhledejte v kategorii UpĆesnit ve skupinø Zobrazit možnosti pro tento sešit pĆíslušná zaškrtávací políêka ve skupinø Obecné.
9
V pĆípadø, že chybí cokoli v aktuálním listu, vyhledejte kategorii UpĆesnit a skupinu Zobrazit možnosti pro tento list. Zde se jedná pĆedevším o záhlaví ĆádkĎ a sloupcĎ a mĆížku, eventuálnø mĎžete nechat zobrazovat nulu v buĀkách.
V kategorii UpĆesnit ve skupinø Zobrazit možnosti pro tento list mĎžete zmønit barvu mĆížky. Na funkci Excelu se nic nezmøní, ale aspoĀ si vylepšíte pracovní prostĆedí.
Tip
A teó – mĎžeme-li radit, na nic jiného nesahejte. Ale urêitø bude dobĆe, když se v tomto oknø budete orientovat, proto je tĆeba se s ním podrobnø seznámit. Druhé dialogové okno pro základní nastavení nese název Automatické opravy a otevĆete je z okna Možnosti aplikace Excel, z karty Kontrola pravopisu a mluvnice stiskem tlaêítka Možnosti automatických oprav. Stejné okno Automatické opravy otevĆete stiskem klávesové zkratky ALT+N a dále klávesou I.
Tip
Toto nastavení je spoleêné pro všechny aplikace MS Office, a pokud tedy používáte program Word, platí zde nastavení z Wordu. Jedná se pĆedevším o automatické opravy pĆi psaní (opravy velkých písmen na zaêátku vøt, pĆeklepĎ podle slovníkĎ atd.). Pro Excel je urêena speciálnø karta Automatické úpravy formátu pĆi psaní, kde jsou všechna tĆi políêka ve výchozím nastavení zaškrtnutá – viz obrázek 1.3. V této chvíli mĎžete podle okolností uvažovat o tom, že byste zrušili možnost zobrazovat internetové a síČové cesty hypertextovými odkazy, ale vøĆte nám, že vøtšinou jsou tyto odkazy velmi užiteêné.
1.2 Nastavení programu
19
Seznámení s Excelem 2010
EXCEL 2010
20
EXCEL- 2010
Obrázek 1.3: Automatické úpravy pĆi psaní
K tomuto oknu se již v textu knihy vracet nebudeme. Doporuêujeme vám však vždy pĆed tiskem nebo odesláním sešitu zkontrolovat pravopis stiskem klávesy F7.
1.3 Jak pracovat s pásem karet Pás karet je novinkou verze Office 2007, a tento nový Office 2010 jej pĆevzal již jako osvødêený nástroj. Je ukotven nahoĆe pod záhlavím a jeho pozici nelze zmønit. Jediné, co mĎžete udølat, je jeho minimalizace, tedy skrytí. Pás karet se schová, když z místní nabídky zadáte pĆíkaz Minimalizovat pás karet. Dostanete tak vøtší pracovní plochu, ale platíte za to daĀ v podobø klepnutí navíc; aby se pás karet opøt zobrazil, je tĆeba klepnout na ouško karty. Tip
Pro minimalizaci (a také následné zobrazení) dobĆe poslouží tlaêítko Minimalizovat pás karet, které najdete v záhlaví okna vpravo vedle tlaêítek pro ovládání okna, jak ukazuje obrázek 1.4. Sousedem tohoto tlaêítka je tlaêítko nápovødy.
Obrázek 1.4: Takto lze minimalizovat pás karet
Za normálních okolností nabízí pás karet sedm karet, poêínaje DomĎ a konêe Zobrazení. Za urêitých okolností budete potĆebovat ještø kartu VývojáĆ; zatím ji nechte skrytou, ale pamatujte si, že pro její zobrazení je tĆeba pĆejít do dialogového okna Možnosti aplikace Excel (ALT+N, M) a v kategorii PĆizpĎsobit pás karet zaškrtnout políêko u této karty v seznamu PĆizpĎsobit pás karet.
1. Seznámení s Excelem 2010
EXCEL 2010
21
Další karty jsou bøžnø skryté, pokud s nimi nepracujete, napĆíklad Nástroje grafu nebo Nástroje kontingenêní tabulky, ale automaticky je budete mít po ruce, pokud zaênete pracovat s objekty daného typu.
Pás karet je pĆímo stvoĆen na ovládání myší. ZpĆístupníte jej prostým klepnutím a všechny ovládací prvky také na myš s potøšením reagují. Otáêíte-li nad pásem karet koleêkem myši, zaênou karty rolovat podle smøru otáêení, takže snadno mĎžete bez jakéhokoli klepnutí zpĆístupnit libovolnou kartu. S pásem karet lze ale pracovat bez použití myši, jen s klávesnicí. Stiskem klávesy ALT aktivujete maliêká tlaêítka s názvy kláves, které je tĆeba pro spuštøní dané funkce stisknout. Na obrázku 1.5 mĎžete vidøt, že jednotlivé karty jsou pĆístupné napĆíklad po stisku klávesy R, O nebo V, kartu Soubor aktivujete stiskem klávesy S a panel Rychlý pĆístup obsloužíte stiskem kláves s êíslicemi (na numerické êásti klávesnice).
Obrázek 1.5: Takto reaguje pás karet na stisk klávesy ALT
MS Excel reaguje i na stisk dalších kláves v kombinaci s klávesou ALT, a to podle starších verzí MS Office. Stisknete-li kteroukoli existující kombinaci, zobrazí se popisek, který vás vyzve ke stisku další klávesy jako na obrázku 1.6. Pokud si tedy pamatujete tyto zkratky ze starších verzí, jste v urêité výhodø.
Obrázek 1.6: Takto lze využívat kombinace kláves ze starších verzí Excelu
Každá karta je rozdølena svislými pĆíêkami do skupin, název tøchto skupin lze nalézt dole (napĆíklad Stránka, Písmo, Zarovnání, éíslo atd. na kartø DomĎ). Nøkteré z tøchto položek mají v pravém, dolním rohu maliêké tlaêítko Více. Když toto tlaêítko stisknete, podle okolností se otevĆe dialogové okno nebo podokno úloh, kde bude k dispozici pĆesnøjší nastavení. Na obrázku 1.7 bude vzápøtí otevĆeno dialogové okno Formát bunøk; po najetí ukazatelem myši vám ostatnø tuto skuteênost prozradí popisek v bublinø.
1.3 Jak pracovat s pásem karet
Seznámení s Excelem 2010
Zvláštní postavení má karta Soubor. Je z ní dostupné jen zelené tlaêítko, které je tĆeba aktivovat klepnutím. Zobrazená karta Soubor doêasnø pĆekryje celé okno Excelu a skryje se buó v okamžiku, kdy z ní zvolíte nøkterý pĆíkaz, nebo po stisku klávesy ESC.
