EVIDENCE SPRÁVNÍCH ŘÍZENÍ

INISOFT s.r.o. Ruprechtická 440/33, Liberec 1, 460 01 tel.: 485 102 698, fax: 485 124 944 e-mail: [email protected] http://www.inisoft.cz

EVIDENCE SPRÁVNÍCH ŘÍZENÍ

Uživatelská a systémová příručka programu ESPI verze 9.3.4 pro Windows 2000/XP/Vista/7

Zpracováno podle zákona č. 500/2004 Sb., zákona č. 185/2001 Sb. a vyhlášek MŽP č. 352/2005 Sb., 376, 381 – 384/2001 Sb., 352/2008 Sb.

Program ESPI 9 byl atestován a získal od společnosti Equica, a.s. „Prohlášení o shodě s Vyhláškou 529/2006 Sb., o dlouhodobém řízení ISVS.“ Registrační číslo: 03-201005-02

Předmluva Na každého, kdo vede správní řízení, čeká celá řada úskalí a legislativních smyček, které si mnohdy i navzájem odporují. Cílem programu ESPI9 je především pomoci uživateli orientovat se ve správních řízeních, protože právě orientace v již vedených nebo ukončených správních řízeních může zásadním způsobem ovlivnit další postup správního orgánu. Při vytváření programu ESPI9 bylo nutné připravit se na základní podmínky, ve kterých se uživatel musí denně pohybovat. Bylo též pečlivě váženo vše, co je třeba zohlednit v nelehkém správním rozhodování. Věříme, že kompromisy, ke kterým jsme při tvorbě programu ESPI9 přistoupili, přijme uživatel s pochopením. Limitující podmínky dané legislativou: 

uživatel musí evidovat spis, o kterém v době zápisu do evidence ještě neví, zda bude součástí správního řízení či nikoliv;



pokud uživatel rozhodne, že spis ve správním řízení nebude projednávat a změní se okolnosti, musí řešit, jak spis dodatečně zařadit do evidence správních rozhodnutí. V opačném případě musí řešit způsob vyjmutí spisu z evidence správních rozhodnutí;



uživatel musí evidovat spis a v době zápisu do evidence ještě neví, kdo bude účastníkem řízení;



uživatel musí evidovat spis a v době zápisu do evidence ještě neví, co bude předmětem řízení (např. z podání účastníka řízení to není jednoznačně patrno);



uživatel musí evidovat spis a v době zápisu do evidence ještě nezná číslo jednací spisu (např. nebylo spisovnou úřadu ještě přiděleno);



uživatel musí pro potřeby ústředních orgánů státní správy hlásit nejrůznější statistické výkazy s požadavkem zohlednění specifických parametrů, které v době zápisu do evidence správních rozhodnutí ještě nebyly známy a nikdo je proto v době projednávání správního řízení samostatně nesledoval;



uživatel musí evidovat spis týkající se více oblastí (nejenom problematiky odpadů, ale např. IPPC);



výklad vyplňování některých údajů z evidence správních řízení se v časové řadě mění a způsob vyplňování údajů se liší;



výklad vyplňování některých údajů z evidence správních řízení neexistuje a způsob vyplňování údajů není znám;



evidence správních řízení podléhá režimu více souvisejících předpisů, které ale tutéž věc řeší odlišně;

S programem ESPI9 se snažíme předložit uživateli datový model, který umožňuje splňovat požadavky vyplývající ze současné legislativy. Na výrazné změny příslušných zákonů nebo na změny výkladů některých prováděcích předpisů jsme připraveni program ESPI9 přizpůsobit tak, aby vždy vyhovoval aktuální situaci. Aby měl uživatel při vedení správních řízení k dispozici podklady ke svému rozhodování a mohl tak např. analyzovat data o komoditách, které jsou předmětem správního řízení, propojili jsme program ESPI9 s programem EVI, který umožňuje evidovat údaje o zařízeních a odpadech. Pokud by uživatel chtěl přispět svým poznatkem nebo nápadem k vylepšení programu ESPI9, rádi se s jeho názorem seznámíme.

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 2

INISOFT s.r.o. – software pro odpady, obaly a ekologii

Obsah DOKUMENTACE PRO SYSTÉMOVÉHO SPRÁVCE ................................................................... 7 1. ZÁKLADNÍ INFORMACE O PROGRAMU ESPI 9 ................................................................................. 8

1.1. 1.2. 1.3.

Úvod............................................................................................................................ 8 Hardwarové a softwarové nároky ................................................................................... 9 Instalace a odinstalování programu ................................................................................ 9

1.4.

Registrace programu ................................................................................................... 11

1.5.

Programátorská a systémová dokumentace ................................................................... 12

2.1.

Začínáme s databázovou aplikací .................................................................................. 14

2.2.

Ovládání programu ..................................................................................................... 15

3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9.

Centrální adresář subjektů ........................................................................................... 18 Vlastní vedení evidence spisů ....................................................................................... 18 Seznam účastníků řízení .............................................................................................. 19 Seznam typů řízení...................................................................................................... 19 Seznam ustanovení a odpadů souvisejících se spisem .................................................... 19 Kódy nakládání s odpadem .......................................................................................... 20 Evidence zařízení ........................................................................................................ 23 Evidence kontrol ......................................................................................................... 23 Doporučené pokyny k používání programu .................................................................... 23

4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5.

Pořízení nového subjektu ............................................................................................. 31 Filtr subjektů .............................................................................................................. 33 Seznam kontaktů ........................................................................................................ 33 Sloučení dvou firem .................................................................................................... 33 R.E.S. – Registr ekonomických subjektů ........................................................................ 34

5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5.

Pořízení nového zařízení .............................................................................................. 39 Editace rozsahu .......................................................................................................... 40 Editace povolených odpadů ......................................................................................... 41 Editace povolených kódů nakládání .............................................................................. 41 Editace kapacity .......................................................................................................... 42

1.3.1. 1.3.2. 1.3.3. 1.3.4.

Instalace nového programu (lokální verze) ................................................................ 9 Instalace nového programu (síťová verze) .............................................................. 10 Odinstalování programu......................................................................................... 10 Po instalaci ........................................................................................................... 11

1.4.1.

Licenční smlouva................................................................................................... 11

1.5.1. Požadavky na kvalitu dat ....................................................................................... 12 UŽIVATELSKÁ DOKUMENTACE ........................................................................................... 13 2. ÚVOD DO PROBLEMATIKY ....................................................................................................... 14 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. 2.1.4.

3.

4.

Pojem „Aplikace typu klient-server“ ........................................................................ 14 Tři možné způsoby zadávání příkazů v programu ..................................................... 14 Základní databázové operace ................................................................................. 14 Pravidla při pořizování jednotlivých údajů ................................................................ 15

ZÁSADY VEDENÍ EVIDENCE ...................................................................................................... 18

SUBJEKTY (ADRESÁŘ ORGANIZACÍ) ........................................................................................... 29

4.5.1. Kontrola podle R.E.S. ............................................................................................ 34 4.5.2. Hromadná oprava podle R.E.S................................................................................ 35 4.5.3. Jednotlivé opravy podle R.E.S. ............................................................................... 35 4.5.4. Porovnání a oprava subjektu podle R.E.S. ............................................................... 36 4.5.5. Vyhledávání v databázi R.E.S. ................................................................................ 36 4.5.6. Nastavení databáze R.E.S. ..................................................................................... 36 4.5.7. Dosazení z databáze R.E.S. .................................................................................... 36 5. EVIDENCE ZAŘÍZENÍ .............................................................................................................. 38

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 3

5.6. 5.7. 5.8.

Záložka Historie .......................................................................................................... 42 Záložka Spisy – propojení/vytvoření spisu ..................................................................... 42 Manipulace se zařízeními ............................................................................................. 42

5.9.

Export zařízení do MA ISOH ......................................................................................... 42

6.1. 6.2. 6.3. 6.4.

Založení nového spisu ................................................................................................. 47 Účastníci řízení............................................................................................................ 50 Seznam typů řízení...................................................................................................... 51 Ustanovení zákona a odpady související se spisem ......................................................... 52

6.5.

Příloha č. 25 vyhlášky č.383/2001 Sb. ........................................................................... 56

8.1.

Založení nové kontroly ................................................................................................ 61

5.8.1. 5.8.2.

Kopie zařízení ....................................................................................................... 42 Sloučení zařízení ................................................................................................... 42

5.9.1. Vložení zařízení do MA ISOH .................................................................................. 44 5.9.2. Změna zařízení v MA ISOH..................................................................................... 44 5.9.3. Smazání zařízení v MA ISOH .................................................................................. 44 6. VLASTNÍ SPISY .................................................................................................................... 45

6.4.1. 6.4.2.

7. 8.

Editace ustanovení ................................................................................................ 53 Odpady ................................................................................................................ 55

IMPORTOVANÉ SPISY ............................................................................................................. 58 EVIDENCE KONTROL .............................................................................................................. 60

9. PŘEHLEDY .......................................................................................................................... 62 10. IMPORT A EXPORT SPISŮ (PŘÍLOHY 25) ................................................................................... 64

10.1.

Import spisů ............................................................................................................ 64

10.2.

Export spisů ............................................................................................................ 66

14.1. 14.2. 14.3. 14.4.

Nastavení globální šablony ........................................................................................ 73 Ověření funkčnosti makra ......................................................................................... 73 Zavedení makra do šablony ...................................................................................... 74 Makra a MS Word .................................................................................................... 75

15.1.

Výchozí šablona ....................................................................................................... 76

17.1.

Nastavení databáze .................................................................................................. 81

17.2. 17.3. 17.4.

Záloha databáze ...................................................................................................... 81 Obnova databáze ze zálohy ...................................................................................... 82 Kontrola a oprava databáze ...................................................................................... 82

18.1.

Programátorská a systémová dokumentace ................................................................ 83

10.1.1. Kontrola přihrávaných dat..................................................................................... 65 10.1.2. Import do hlavní databáze .................................................................................... 66

11. 12. 13. 14.

ČÍSELNÍKY ....................................................................................................................... 68 PARAMETRY PROGRAMU ...................................................................................................... 70 NASTAVENÍ OBDOBÍ ........................................................................................................... 72 MAKRA V MS WORD .......................................................................................................... 73

15.

ŠABLONY A DOKUMENTY ...................................................................................................... 76

15.1.1. Co je šablona? ..................................................................................................... 76 15.1.2. Výchozí šablona „$SprRiz2.doc“............................................................................. 76 15.1.3. Seznam zástupných symbolů pro přenos dat z programu......................................... 76 16. NASTAVENÍ UŽIVATELŮ ....................................................................................................... 79 17. DATABÁZE ....................................................................................................................... 81 17.1.1. Postup při nastavení FireBird serveru – lokální verze ............................................... 81 17.1.2. Postup při nastavení FireBird serveru – síťová verze ............................................... 81

18.

NÁPOVĚDA PROGRAMU........................................................................................................ 83

BEZPEČNOSTNÍ DOKUMENTACE ........................................................................................ 84 19. BEZPEČNOSTNÍ PRVKY ........................................................................................................ 85

19.1. 19.2. 19.3. 19.4.

Instalace programu .................................................................................................. 85 Instalace databáze ................................................................................................... 85 Bezpečnost dat, Firebird ........................................................................................... 85 Přístup k datům ....................................................................................................... 85

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 4


19.5. 19.6.

Identifikace dat........................................................................................................ 85 Databázové operace ................................................................................................. 85

DODATEK K DOKUMENTACI ............................................................................................... 87 20. ZÁVĚR ............................................................................................................................ 88

20.1. 20.2. 20.3.

21.

Identifikační údaje dokumentu .................................................................................. 88 Upozornění pro uživatele .......................................................................................... 88 Popis a zpráva o provedených testech v programu ...................................................... 89

REJSTŘÍK ........................................................................................................................ 90

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 5

Uživatelská příručka k programu ESPI9 je rozdělena do tří samostatných částí: Systémová dokumentace - určeno pro systémového správce Uživatelská dokumentace - určeno pro uživatele programu ESPI9 Bezpečnostní dokumentace - určeno pro bezpečnostního správce

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 6


Dokumentace pro systémového správce

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 7

1. Základní informace o programu ESPI 9

1.1. Úvod Program ESPI9 vychází ze zákona č. 500/2004 Sb., správní řád a je upraven s ohledem na specifické požadavky zákona č. 185/2001 Sb. (o odpadech, v platném znění) a k němu příslušných prováděcích vyhlášek. Umožňuje správním orgánům průběžné vedení evidence správních řízení a zohledňuje požadavky evidence správních řízení vzhledem k Příloze č.25 vyhlášky MŽP č. 383/2001 Sb. Pro snadné vytváření evidence a dokumentů ve správním řízení je program ESPI9 propojen s programem EVI, aby využíval společný adresář organizací a dále s textovým editorem Microsoft© Word resp. Openoffice.org Writer. Pomocí maker lze z programu ESPI9 přenést do předem vytvořených šablon údaje z databáze a snadno tak vytvořit nové dokumenty. Pro sledování a vyhodnocování evidence správních řízení disponuje program ESPI9 řadou přehledů a tiskových sestav. Program dále obsahuje všechny potřebné číselníky tj. katalog odpadů, číselník základních územních jednotek ZÚJ (LAU2), číselník okresů (LAU1), číselník obcí s PSČ aj. Tato uživatelská příručka si klade za úkol seznámit uživatele s možnostmi programu a se základními principy práce s ním. S jednotlivými funkcemi se můžete rovněž seznámit přímo v programu formou nápovědy po stisku tlačítka s názvem Nápověda na úvodní obrazovce. Pokud se při používání programu ocitnete v nesnázích, stiskněte klávesu F1 a zobrazí se vám nápověda k aktuálnímu tématu. Můžete také využít linku technické podpory na tel. č. 485 102 698. Aktuální informace a FAQ (odpovědi na nejčastější dotazy) naleznete na našich internetových stránkách http://www.inisoft.cz.

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 8


1.2. Hardwarové a softwarové nároky Program má následující hardwarové a softwarové nároky: Minimální konfigurace:

Doporučená konfigurace:

Pentium 1 GHz Pentium 2 GHz a vyšší 512 MB RAM 1 GB RAM a více 2 GB volné kapacity na disku 4 GB volné kapacity na disku Windows 2000 Windows 2000, XP, Vista, 7 Grafické rozlišení 800 x 600 Grafické rozlišení 1024 x 768 a více 256 barev 256 barev a více MS Office 97 nebo OpenOffice.org MS Office 97 a novější, OpenOffice.org Strana serveru programu EVI9 nelze instalovat na PC se systémem NOVELL, Lantastic, Lite apod. Pro síťový provoz vyžaduje protokol TCP/IP.

Pozn.: Program ESPI9 je 32 bitová aplikace v architektuře KLIENT-SERVER a využívá SQL databázi FireBird. Toto síťové databázové prostředí je distribuováno jako OPEN SOURCE (zdarma) v libovolném počtu síťových stanic (FireBird je součástí dodávky programu ESPI9).

1.3. Instalace a odinstalování programu Pomocí instalačních souborů můžete nainstalovat demoverzi programu (plnou verzi programu získáte jeho registrací viz kapitola Registrace programu).

1.3.1.

Instalace nového programu (lokální verze)

a) Vložte instalační CD-ROM do mechaniky. b) Jestliže se automaticky neobjeví instalační menu, stiskněte tlačítko Start na hlavním panelu Windows a zvolte nabídku Spustit. Do příkazového řádku napište D:\AUTORUN.EXE (v případě, že má vaše mechanika CD-ROM přiřazeno písmeno D) a stiskněte tlačítko OK. Instalátor nejprve detekuje ve vašem operačním systému potřebné knihovny pro provoz programu EVI. c) Po stisknutí tlačítka Další pokračujte v instalaci. d) Zvolte lokální typ instalace a ponechte zaškrtnutou nabídku Typická instalace a pokračujte tlačítkem Další. Jestliže chcete měnit cesty umístění programu, odškrtněte nabídku Typická instalace. Doporučujeme však nastavení volby Typická instalace neměnit. Po úspěšné instalaci lze program ESPI 9 zaregistrovat. V případě, že se při spouštění programu ESPI 9 zobrazí okno s názvem Firebird Server nastavení, pak se program pravděpodobně nepřipojil k databázi nebo není spuštěný Firebird Server a nebo je ve vašem systému již Firebird přítomen s vlastním nastavením. (Pozn.: Firebird je SQL databáze, ve které jsou uložena všechna data programu ESPI 9. Proto je nezbytné, aby byl při práci s programem ESPI 9 spuštěný Firebird Server.) Kontrola nastavení SQL Firebird: 1. V ovládacích panelech spusťte Firebird Manager a překontrolujte parametr v sekci STATUS. Standardně zde musí být nastaveno The Firebird Server is currently Running. 2. V okně Firebird Server nastavení: a) v sekci umístění nastavte volbu „Tento počítač“. Do položky Databáze zapište cestu k databázi (př. C:\Program Files\INISOFT\SISO\DBSISO\Dbsiso.idb). b) V sekci uživatel zatrhněte Automatické přihlášení. Do položky Uživatel zapište SYSDBA a do položky Heslo napište masterkey, pokud již tyto nejsou vyplněny. (Upozornění: Jestliže již využíváte databázový server Firebird, ve kterém máte zavedenou správu uživatelů, vyplňte výše zmiňované položky podle vlastního nastavení). ------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 9

Pro kontrolu připojení programu k databázi klikněte na tlačítko TEST. V případě, že se na obrazovce objeví „Připojení se nepodařilo“, kontaktujte prosím dodavatele programu.

1.3.2.

Instalace nového programu (síťová verze)

1. Vložte instalační CD-ROM do mechaniky. 2. Jestliže se automaticky neobjeví instalační menu, stiskněte tlačítko Start na hlavním panelu Windows a zvolte nabídku Spustit. Do příkazového řádku napište D:\AUTORUN.EXE (v případě, že má vaše mechanika CD-ROM přiřazeno písmeno D) a stiskněte tlačítko OK. 3. Po stisknutí tlačítka Další pokračujte v instalaci. SERVER Upozornění: Nelze instalovat na serveru se systémem NOVELL, Lite, Lantastic atd. V případě systému Windows NT je potřeba po instalaci SQL Firebird odškrtnout v ovládacích panelech/ Firebird Manager Run Firebird server as a service on Windows NT nebo Run as service. Program dále vyžaduje na všech příslušných počítačích nastavení protokolu TCP/IP. 1. V případě, že budete provozovat na hlavním počítači (serveru) současně databázi i program ESPI, zvolte lokální typ instalace a pokračujte tlačítkem Další. (Pozn.: Okolní počítače lze k této lokální verzi následně připojit.) Jestliže bude na hlavním počítači umístěna pouze databáze programu, nastavte zde instalaci síťové verze programu a pokračujte tlačítkem Další. 2. Zatrhněte položku Strana serveru (FB server + databáze) a pokračujte v instalaci. KLIENT 1. Na okolních počítačích vyvolejte instalační menu (viz bod 2) a v příslušném okně zatrhněte položku Strana klienta (FB klient + program). Po stisknutí tlačítka Další pokračujte v instalaci. 2. Po spuštění programu ESPI 9 se zobrazí menu pro nastavení cesty k databázi. Zde postupujte následovně: a) V sekci umístění nastavte volbu „Vzdálený počítač“. Do položky Server zapište název počítače (serveru) nebo jeho IP adresu. Do položky Databáze zapište cestu k databázi tak, jako kdyby byla umístěna na lokálním disku. (Příklad: Na serveru s názvem PC01 je databáze umístěna v cestě C:\DBSISO. Na stanici proto nastavte název serveru PC01 nebo IP adresu a do položky Databáze zapište C:\DBSISO\Dbsiso.idb.). b) V sekci uživatel zatrhněte Automatické přihlášení. Do položky Uživatel zapište SYSDBA a do položky Heslo zapište masterkey, pokud již tyto nejsou vyplněny. (Upozornění: Jestliže již využíváte databázový server Firebird, ve kterém máte zavedenou správu uživatelů, vyplňte výše zmiňované položky podle vlastního nastavení). c) Pro kontrolu připojení programu k databázi klikněte na tlačítko TEST. V případě, že se na obrazovce objeví „Připojení se nepodařilo“, kontaktujte prosím dodavatele programu. 3. Po spuštění programu proveďte registraci e-mailem nebo telefonicky.

1.3.3. Odinstalování programu Program a databázi lze jednoduše odinstalovat standardním postupem:  



Stiskněte tlačítko Start ve spodní lištové nabídce Windows, dále zvolte Nastavení, Ovládací panely, Přidat nebo odebrat programy. Vyberte program ESPI9, resp. databázi DBSISO. (Upozornění: Protože program ESPI9 využívá stejnou databázi s programem ESPI, ujistěte se před odinstalováním databáze o tom, zde nepoužíváte také program ESPI. V případě, že ano, doporučujeme databázi v systému ponechat). Po stisknutí tlačítka „Přidat či odebrat…“ se program resp. databáze odinstaluje.

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 10


V případě, že nepoužíváte žádnou jinou aplikaci vytvořenou pro SQL FireBird, lze stejným způsobem odinstalovat i toto databázové prostředí.

1.3.4. Po instalaci V případě úspěšné instalace (tj. je nainstalován databázový server včetně vygenerované databáze a je rovněž nainstalován program) se zobrazí v Nabídce Start/Programy programová skupina FireBird a INISOFT software. Programová skupina FireBird obsahuje kompletní dokumentaci. Programová skupina INISOFT software obsahuje složku ESPI9 evidence správních řízení a složku

Databáze DBSISO.

Složka ESPI 9 evidence správních řízení nabízí následující zástupce souborů:    

ESPI9 – evidence správních řízení – Spustí program ESPI9. Export přílohy 25 – Spustí program pro export přílohy 25. Inisoft na internetu – Odkaz na webové stránky společnosti INISOFT s.r.o. Legislativní příručka – Kompletní zákon o odpadech a obalech včetně všech prováděcích vyhlášek.  Odinstalace – Zahájí odinstalaci programu ESPI9 z počítače. Odinstaluje se pouze vlastní program. Odinstalace databáze i databázového serveru se provádí samostatně. Složka Databáze DBSISO nabízí následující zástupce souborů:  Vytvoření nové databáze – Tato aplikace umožňuje vytvoření nové databáze pro programy ESPI9 a EVI9.  Inisoft na internetu – Odkaz na webové stránky společnosti INISOFT s.r.o.  Odinstalace – Zahájí odinstalaci databáze DBSISO.

1.4. Registrace programu Program se spustí po nainstalování jako demoverze, která je kvantitativně omezena. Pro získání plné verze je potřeba program zaregistrovat. Registraci můžete provést telefonicky na čísle 485 102 698. Předpokladem zaregistrování programu je úhrada jeho ceny, popř. uzavření servisní smlouvy.

Upozornění: Při změně hardwarové konfigurace počítače nebo operačního systému je možné, že se

program spustí v režimu demoverze. V takovém případě je potřeba provést novou registraci. Původní data zůstanou zachována.

1.4.1. Licenční smlouva Autorem tohoto software (dále jen „Software“) je INISOFT s.r.o. se sídlem Ruprechtická 440/33, Liberec 1, Česká republika, IČ: 25417657 (dále jen „Autor“). Tato licenční smlouva je smlouvou mezi Vámi, fyzickou nebo právnickou osobou (dále jen „Uživatel“) a Autorem. Instalací, kopírováním nebo jiným použitím Software potvrzujete, že souhlasíte s podmínkami této smlouvy a jste jimi vázáni. Pokud s podmínkami této smlouvy nesouhlasíte, nejste oprávněni tento Software používat. Práva a omezení Software je chráněn autorskými právy a mezinárodními dohodami o autorských právech, jakož i dalšími zákony a dohodami o duševním vlastnictví zejména Autorským zákonem č. 121/2000 Sb. (Dále jen „Autorský zákon“). Zpětná analýza Software, dekompilace, převod ze strojového kódu a jiné činnosti vedoucí k získání zdrojového kódu nejsou povoleny. Licence na Software se vydává na produkt jako celek. Jeho komponenty nelze oddělovat pro použití na více než jednom počítači. Soubory a komponenty které jsou součástí Software, nelze používat v jiných programech. Software jste oprávněni užívat pro svoji potřebu pouze na takovém počtu počítačů a pro takový počet uživatelů*, na kolik vám bylo ------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 11

Autorem poskytnuto právo užívání licence. Licence poskytnutá Uživateli se uděluje jako nevýhradní, časově neomezená a nepřevoditelná ve smyslu Autorského zákona. * Uživatel = Uživatelský profil v operačním systému Windows počítače, ze kterého je přistupováno k databázi Software. Záruční podmínky Software a příslušné soubory jsou dodávány „jako takové“ a nevztahuje se na ně žádná záruka ať již výslovně uvedená, odvozená nebo mlčky předpokládaná. Veškerá rizika spojená s užíváním Software nese Uživatel. Autor nenese v žádném případě odpovědnost za případnou ztrátu dat nebo za jakoukoli jinou škodu vzniklou používáním Software.

1.5.

Programátorská a systémová dokumentace

Program ESPI 9 je 32 bitová aplikace v architektuře KLIENT-SERVER a využívá SQL databázi FIREBIRD. Program je vytvořen v objektově orientovaném programovacím jazyku Pascal v prostředí DELPHI. Popis jednotlivých tabulek v databázi, tiskového editoru a formátu externích souborů určených pro import a export dat je uveden v elektronické nápovědě programu nebo na našich internetových stránkách http://www.inisoft.cz.

1.5.1.

Požadavky na kvalitu dat

Struktura, obsah databáze a program je vytvářen vždy tak, aby byl v souladu se Zákonem o odpadech, s příslušnými prováděcími předpisy (vyhlášky, nařízení), s datovými standardy (Datový standard MŽP) a platnými číselníky. Aktualizace programu a databáze je prováděna v závislosti na legislativních změnách, změnách v číselnících nebo na základě většinových požadavků uživatelů. Vývoj programu ESPI respektuje všechny parametry nastavené pro ISVS (Informační systémy veřejné správy).

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 12


Uživatelská dokumentace

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 13

2. Úvod do problematiky

2.1. Začínáme s databázovou aplikací Před tím, než vás seznámíme s programem ESPI9, uvedeme zde několik poznámek, především pro ty uživatele, kteří si na databázové aplikace teprve zvykají.

2.1.1. Pojem „Aplikace typu klient-server“ Aplikace ESPI9 představuje ve skutečnosti programy dva. První program (FBserver.exe – strana serveru) se spouští většinou automaticky po přihlášení do operačního systému Windows a zajišťuje správu databáze. Druhý program (ESPI9.exe – strana klienta) se spouští pomocí zástupce na ploše nebo z nabídky „Start" ve Windows a představuje vlastní uživatelské prostředí. Přítomnost obou programů je nezbytná.

Strana serveru Běžící server snadno rozpoznáte přítomností ikony v pravé části stavového řádku nebo jako proces "fbserver.exe" zobrazený ve "Správci úloh". Správa všech údajů (dat) se odehrává v tzv. databázi, kterou obsluhuje právě databázový server. Údaje v databázi jsou členěny do tabulek obsahujících vždy určitý druh informací (Existuje například tabulka subjektů, odpadů, zařízení, PSČ apod.). Server může komunikovat i s několika stovkami různých klientů najednou.

Strana klienta Program – databázová aplikace představuje uživatelský nástroj umožňující vkládání, odstraňování i změnu jednotlivých dat a následné zobrazování údajů v různých přehledech a tiskových sestavách.

2.1.2. Tři možné způsoby zadávání příkazů v programu V případě vkládání nového záznamu do databáze i při všech ostatních základních operacích nabízí program tři možnosti, jak tak učinit: Tlačítkem (ikonou) – Každý editor obsahuje v horním menu sadu ikon, které umožňují spouštět nejdůležitější funkce. Příkazem v menu – Podle příslušného editoru se upravuje i horní lištová nabídka aplikace. Klávesová zkratka – Pro některé příkazy je v horním lištovém menu zobrazena i tzv. klávesová zkratka. (Např. klávesou Insert vložíte nový záznam do databáze apod.).

2.1.3. Základní databázové operace Mezi základní databázové operace patří tyto funkce: Ikona

Funkční kl.

Popis funkce

Insert

Vložení nového záznamu.

Delete

Odstranění existujícího záznamu.

F1

Nápověda.

F2

Kopie vybraného záznamu.

F3

Hledání záznamu podle setříděné položky.

F4

Úprava již existujícího záznamu.

F5

Obnovení přehledu – Pokud vlastníte síťovou verzi programu, je pravděpodobné, že k datům přistupuje v

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 14


daném okamžiku více uživatelů. Tímto tlačítkem zaktualizujete údaje v právě zobrazeném přehledu/editoru. Můžete si tak např. prohlédnout, jaké změny v databázi provedl váš kolega.

2.1.4. Pravidla při pořizování jednotlivých údajů Aby záznamy vkládané do databáze byly smysluplné, musí údaje v nich obsažené splňovat vždy určitá kritéria: 

Jedinečnost a povinnost klíčových údajů – Každý důležitý záznam (subjekty, spisy aj.) musí mít vždy přiřazen resp. vyplněn jednoznačný kód (IČ, Identifikační kód zařízení, ID spisu, ID ustanovení apod.). Proto nelze např. do adresáře subjektů zapsat dvě sídla firem se shodným IČ.



Referenční integrita dat – Některé tabulky jsou mezi sebou logicky provázány. Je proto nezbytné, aby údaje, přes které je tato vazba realizována, nabývaly určitých hodnot. Vyčerpávajícím příkladem takové integrity dat je záznam o spisu. Ten zahrnuje údaje datum, číslo jednací, věc, ukládací znak apod. Datum nebo údaj číslo jednací je omezen pouze formátem. Položka jako je např. ukládací znak je však v programu přesně vytyčena. Její povolená hodnota je již zavedená v jiné tabulce tzv. číselníku. Takže zatímco do poznámky lze zapsat libovolný text, do položky ukládací znak jen takový kód, který je obsažený v příslušné tabulce (specifikace skartace a archivace). Jednotlivé číselníky jsou v celém programu přístupné po stisknutí ikony nebo klávesy F9.



Transakční přístup – Některé operace jako je např. import či export jsou časově náročné. Aby nedošlo k narušení dat, např. přihráním nebo vygenerováním pouze části údajů z důvodu výpadku el. proudu, jsou tyto operace ošetřeny tak, že se případná změna v databázi projeví až na samotném závěru prováděné transakce.



Správa uživatelů – Pokud program využívá více uživatelů, je vhodné každému z nich přiřadit konkrétní jméno, heslo a oprávnění. Každý záznam je pak v databázi označen datem zápisu a jménem uživatele.

2.2. Ovládání programu Program ESPI9 se spouští pomocí ikony vytvořené po instalaci přímo na ploše Windows nebo ze složky INISOFT software, která je standardně umístěna v nabídce Start ve Windows - sekce Programy. Po nainstalování program funguje jako demoverze. Pro získání plné verze musíte program zaregistrovat. Program lze ovládat pomocí myši (ikony, tlačítka), z lištového menu nebo z klávesnice. Při použití myši se na každém tlačítku nebo ikoně objeví tzv. bublinová nápověda. Pro vyvolání speciálních funkcí z klávesnice slouží funkční klávesy F1 až F12 nebo kombinace těchto kláves s klávesami Ctrl, Alt a Shift. Význam nejdůležitějších funkcí v programu: Ikona Funkční kl.

Popis funkce

Insert

Pořízení nového záznamu. U formulářů, kde se vkládají data na více místech souběžně, je použito klávesy Insert a dále kombinace Ctrl+Insert v pořadí shora dolů, tedy v horní části formuláře použijte Insert, níže Ctrl+Insert.

Delete

Smazání vybraného záznamu. U formulářů, kde se odstraňují data na více místech souběžně, je použito klávesy Delete a dále kombinace Ctrl+Delete v pořadí shora

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 15

dolů, tedy v horní části formuláře použijte Delete, níže Ctrl+Delete. F1

Nápověda.

F2

Kopie kurzorem vybraného záznamu.

F3

Hledání záznamu podle zadaného kritéria např. podle názvu organizace, spisu atd. Podmínkou je setřídění dat podle této položky.

F4

Změna vybraného záznamu. U formulářů, kde se mění data na více místech souběžně, je použito klávesy F4 a dále kombinace Ctrl+F4 v pořadí shora dolů, tedy v horní části formuláře použijte F4, níže Ctrl+F4.

F5

Přepočet záznamů, zobrazení aktuálního stavu (tzv. Refresh, Obnovení).

F7

Tisk.

F9

Vyvolání nápovědného číselníku.

F10

FILTR – možnost zobrazení pouze vybraných záznamů podle předem nastavených podmínek.

F12

Má význam stisku tlačítka "OK" - např. ukončení zadávání nebo změny dat s uložením.

Escape

Ukončení editace dat, resp. návrat na předchozí obrazovku.

Enter

Potvrzení vybrané akce.

Tab

Přechod na další položku, Shift+Tab – o položku zpět.

Ctrl+A

Nastavení parametrů programu.

Ctrl+U

Vyvolání seznamu účastníků řízení.

Ctrl+R

Vyvolání seznamu typů správního řízení.

Ctrl+O

Vyvolání seznamu ustanovení a s nimi souvisejících odpadů, které jsou předmětem správního řízení (k libovolnému počtu ustanovení může být libovolný počet souvisejících odpadů) – zde můžete provádět export údajů do aplikace Microsoft© Word za každé ustanovení zvlášť.

Ctrl+Q

Vyplňování údajů pro následné vytvoření přílohy č.25 Vyhlášky č. 383/2001 Sb.

Ctrl+W

Vytvoření příslušného dokumentu v aplikaci Microsoft© Word. Pokud není k aktuálnímu ustanovení přiřazen žádný dokument, vytvoří se nový na základě předem zhotovené šablony. V opačném případě se

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 16


otevře již existující dokument. Ctrl+D

Smazání souboru Microsoft© Word.

vytvořeného

aplikací

(není)

Tato funkce vyplní do příslušného pole datum.

Ctrl+U

Vyvolání seznamu spisů souvisejících s vybraným účastníkem řízení. Tato funkce je přístupná v adresáři subjektů.

Ctrl+I

Přechod na vybraný spis ze seznamu správních řízení souvisejících s vybraným účastníkem řízení. (Pozn.: Seznam správních řízení souvisejících s vybraným účastníkem řízení získáte také tím způsobem, že dvakrát kliknete myší na příslušný subjekt nebo stisknete klávesu Enter na kurzorem vybrané organizaci.)

Třídění — Údaje zanesené do tabulky subjektů (organizací), spisů aj. lze pro snadnější orientaci třídit podle položek zobrazených v seznamu. Kliknutím myši na příslušný název položky v záhlaví seznamu (vysvítí se modře) provedete třídění podle této položky. Dále zde platí tzv. posloupnost třídění. Jestliže kliknete v záhlaví seznamu na více položek (např. na Věc, Vyřizuje a Podáno), setřídí se seznam posloupně podle těchto položek v daném pořadí.

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 17

3. Zásady vedení evidence

3.1. Centrální adresář subjektů Společným prvkem v programu ESPI9 a EVI9 je vytvoření sdíleného adresáře všech subjektů. Tyto subjekty mají z pohledu programu ESPI9 ve výkonu veřejné správy statut účastníků správního řízení. Program umožňuje, aby účastníkem řízení mohla být i fyzická osoba (občan). Jestliže chcete mít v evidenci subjektů i některé orgány státní nebo veřejné správy, lze je zadat stejným způsobem jako kterékoliv jiné subjekty. Společný adresář subjektů má především význam při aktualizaci záznamů (organizací). Provedená změna v programu ESPI9 se automaticky projeví v programu EVI a naopak. Program ESPI9 umožňuje přímou vazbu mezi libovolným subjektem a jeho kompletní korespondencí ve vztahu úřad – subjekt. Uživatel může v programu evidovat jak vlastní správní řízení (ta jsou v evidenci správních řízení a z nich jsou dále prováděny statistiky správních řízení), tak i spisy mimo evidenci správních řízení (např. protokoly provedených kontrol, pozvánky na jednání svolávaná stavebními úřady, záznamy o správních řízeních dotčených správních orgánů, běžnou korespondenci samosprávy obce apod. – ty pochopitelně nejsou předmětem statistik Vašich správních řízení).

Upozornění: Jestliže provedete změnu subjektu např. jeho IČ, název apod., projeví se tato změna i v příslušných spisech, kde daný subjekt figuruje jako účastník řízení. Pokud požadujete, aby u všech spisů zůstaly vždy původní údaje o účastnících jako v době projednávání správního řízení, doporučujeme neměnit subjekt, ale vytvořit jeho kopii (F2) s uvedením nových hodnot.

Stručný popis postupu při vytváření adresáře subjektů Po stisknutí ikony s názvem SUBJEKTY na svislé liště programu se zobrazí adresář, kam se zapisují: 

sídla a provozovny subjektů (typ subjektu = firma) nejlépe podle obchodního rejstříku, eventuelně podle průkazu živnostenského oprávnění (živnostenský list nebo koncese);



konkrétní osoby (typ subjektu = Občan bez IČ).

Jeden záznam v adresáři subjektů představuje konkrétní provozovnu (popř. osobu). Pokud se jedná o sídlo společnosti, musí být údaj „číslo provozovny“ vyplněno nulovou hodnotou („0“).

3.2. Vlastní vedení evidence spisů Spis představuje v programu ESPI9 jakoukoliv písemnost, kterou chce správní orgán evidovat. Proto, aby mohl být spis do programu řádně zanesen, je potřeba vyplnit datum podání (tj. datum z podatelny úřadu, který lze kdykoliv editovat) a věc (předmět řízení). Před vlastním založením spisu může uživatel rozhodnout, zda chce evidovaný spis zařadit do evidence správních řízení nebo jej chce v programu evidovat pouze pro vlastní potřebu. To znamená, že v programu lze evidovat vlastní správní řízení (ta jsou v evidenci správních řízení a jsou z nich prováděny příslušné statistiky) a spisy mimo evidenci správních řízení (např. protokoly provedených kontrol, pozvánky ..., záznamy o správních řízeních dotčených orgánů, běžnou korespondenci apod.). Dále lze v programu ESPI9 evidovat tzv. importované spisy, které byly vytvořeny v programu ESPI9 na krajských úřadech. Tyto spisy se do programu přihrávají pomocí funkce Import dat. Importované spisy a spisy mimo evidenci správních řízení nejsou předmětem statistik vašich správních řízení. Nezohledňují se v Příloze č.25 vyhlášky č. 383/2001 Sb. Vlastní evidence spisů je nezávislá na existenci subjektů. Znamená to, že libovolný spis může existovat, aniž by byl spojován s konkrétním účastníkem řízení (to je situace, která nastává v příp. zjišťování podkladů pro rozhodnutí ve správním řízení z podnětu správního orgánu, kdy je mimo jiné zjišťováno, kdo je účastníkem řízení a správní orgán musí evidovat spis v době, kdy účastníka řízení ještě nezná). ------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 18


Aby bylo možné tuto situaci evidenčně řešit, je třeba nejdříve zaevidovat spis a potom k němu přiřazovat další související údaje jako je typ spisu (Rozhodnutí, Usnesení), seznam účastníků řízení, seznam typů řízení, seznam ustanovení zákona (podle kterých je v řízení jednáno) a seznam odpadů souvisejících se správním řízením. Jednotlivé záznamy spisů se do evidence zapisují chronologicky podle toho, jak přicházejí (jedná-li se o správní řízení na návrh účastníka řízení) nebo vznikají (jedná-li se o správní řízení z podnětu správního orgánu => datum podání = datum zaevidování). Každý záznam obsahuje základní údaje potřebné pro splnění zákonných povinností.

3.3. Seznam účastníků řízení Seznam účastníků řízení se vytváří u každého spisu samostatně. Jejich počet není omezen – v seznamu tedy mohou být zadáni všichni účastníci aktuálního správního řízení. Prakticky lze do seznamu zvolit např. vybrané provozovny určitého subjektu, které souvisí s aktuálním správním řízením. Seznam lze naplnit až po zaevidování spisu, ke kterému je seznam účastníků řízení určen. Pokud je účastníků řízení více, platí pravidlo, že v pořadí jako první účastník řízení je uveden vždy žadatel (jedná-li se o správní řízení na návrh účastníka řízení) nebo ten, kdo je oprávněn jednat jménem subjektu (jednáli se o správní řízení z podnětu správního orgánu). Ten je následně použit jako adresát spisu ve vytvořeném dokumentu. Při plnění seznamu je Vám k dispozici adresář subjektů. Tento adresář je společný pro programy EVI a ESPI9, proto není nutné stejné subjekty zadávat dvakrát. Pozn.: Pokud budete mazat např. subjekt v programu EVI, který je provázán v programu ESPI9 s určitým spisem, zrušení subjektu se neprovede. V případě, že nebude ke spisu vybrán alespoň jeden účastník řízení, nebude možné provést export údajů do předem vytvořené šablony v aplikaci Microsoft© Word resp. OpenOffice.org Writer.

3.4. Seznam typů řízení Seznam typů řízení se vytváří u každého spisu samostatně. Jejich počet není omezen – v seznamu mohou být zadány libovolné kombinace typů správního řízení. Prakticky lze do seznamu spisů zvolit např. takový, který má statut prvoinstančního správního řízení a současně procesního úkonu k zajištění průběhu a účelu správního řízení (jako např. předvolání, předvedení, předběžná opatření, dožádání, pořádková opatření, přerušení řízení, zastavení řízení apod.). Číselník typů správního řízení je po instalaci programu předvyplněn vzorovými daty, které lze využít, editovat nebo nahradit dle vlastní potřeby. Pokud kliknete v číselníku levým tlačítkem myši na záhlaví libovolného sloupce, budou údaje podle tohoto sloupce abecedně seřazeny. Součástí číselníku je i pole s označením „znak“. Jeho jedinou funkcí je definovat prioritu řazení záznamů v adresáři typů řízení. Pokud kliknete na sloupec „znak“, údaje budou seřazeny podle Vámi požadovaných priorit. Vyhledávání ve vybraném sloupci lze provést stiskem klávesy F3. Seznam lze naplnit až po zaevidování spisu, ke kterému je seznam typů řízení určen. Počet typů není omezen. Tento údaj není předmětem exportu dat do aplikace Microsoft© Word resp. OpenOffice.org Writer, slouží jen jako pomocný údaj pro evidenci správního orgánu.

3.5. Seznam ustanovení a odpadů souvisejících se spisem Vede-li správní orgán správní řízení, musí být jeho pravomoc zákonem vymezena, tj. jakýkoliv úkon provádí na základě konkrétního ustanovení zákona, v jehož dikci je správní akt prováděn. Program ESPI9 umožňuje volně editovat číselník ustanovení, podle kterých je řízení vedeno, tj. není omezeno evidovat správní řízení pouze v oblasti odpadového hospodářství, ale v jakékoliv oblasti, podle přání uživatele. Seznam ustanovení se vytváří u jednotlivých spisu samostatně. Ke každému spisu může být zadán libovolný počet nestejných ustanovení. Prakticky lze do seznamu zvolit jakoukoliv kombinaci ustanovení, které souvisí s aktuálním správním řízením. Jednotlivé ustanovení se zapisují pomocí číselníku. Ten je po ------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 19

instalaci programu předvyplněn daty pro výkon krajských i obecních úřadů. Položky označené jako „okresní úřad“ slouží v programu pro zpětnou vazbu na spisy vystavené právě okresním úřadem. Pro snazší orientaci v tomto číselníku lze využít parametrů programu, kde můžete nastavit popř. vypnout filtr, jímž se definuje rozsah zobrazených údajů. Seznam ustanovení lze naplnit až po zaevidování spisu. Každému ustanovení můžete přiřadit tzv. šablonu, pomocí které se následně vytváří příslušný dokument. Samotný seznam ustanovení však není předmětem exportu dat do aplikace Microsoft© Word resp. OpenOffice.org Writer. Každé ustanovení, které v programu použijete, musíte dále provázat resp. synchronizovat z tzv. celostátním katalogem ustanovení. Tento katalog je součástí dodávky programu a obsahuje obecné ustanovení z oblasti odpadového hospodářství. Celostátní katalog ustanovení slouží následně k přenosům vytvořených spisů mezi krajským úřadem a obcí s rozšířenou působností. Celostátním katalogem ustanovení je zaručena jednoznačnost vašich rozhodnutí v rámci celé ČR. Nástavbou pro správní řízení v odpadovém hospodářství je tabulka, do které lze ke každému ustanovení zadat odpady související s aktuálním spisem. Prakticky můžete do seznamu zvolit libovolnou kombinaci odpadů. Údaje o odpadech jsou vyplňovány pomocí Katalogu odpadů. Program nabízí tyto způsoby zadávání odpadů:



jednotlivé zadávání odpadů – odpady se zadávají postupně záznam po záznamu. Pomocí parametrů programu lze nastavit filtr, jímž lze omezit rozsah zadávaných údajů podle kategorie;



jednotlivé zadávání odpadů s využitím kopie – pokud existuje více velmi podobných záznamů o odpadech, lze využít funkce, která vytvoří kopii již zadaného odpadu s možností následné editace.



hromadné zadávání odpadů – touto funkcí dosadíte z Katalogu odpadů hromadně všechny odpady příslušné skupiny či podskupiny nebo označené (v režimu zobrazení "celý katalog" lze využít označování jednotlivých odpadů => stiskněte klávesu Ctrl a současně klikněte myší na ty odpady, jenž chcete označit).

Doporučujeme také využívat dalších možností specifického nastavení v parametrech programu, tj. přednastavení údaje „žádosti vyhověno“, „žádosti nevyhověno“ nebo generování kódů odpadů do dokumentu odděleně s mezerami či bez mezer.

3.6. Kódy nakládání s odpadem Budete-li do programu zadávat odpady související se správním řízením, můžete dále určit, v jakém rozsahu je s nimi nakládáno. K tomuto účelu slouží tzv. Kódy nakládání. Podle jejich významu je lze rozdělit na příjmy (+) a výdeje (-). Popis kódů nakládání První písmeno kódu označuje původ odpadu. A – vlastní odpad B – převzatý odpad od jiné firmy C – odpad převedený z minulého roku Kódy nakládání charakterizující příjem do Evidence (+). A00 – odpad vyprodukovaný vlastní činností B00 – odpad převzatý od jiné firmy BN6 – odpad dovezený z jiného členského státu EU BN16 – odpad dovezený z jiného státu mimo EU BN30 – převzetí zpětně odebraných některých výrobků nebo elektrozařízení, převzetí odpadů od občanů, první převzetí autovraku, kdy bylo zároveň vystaveno potvrzení o převzetí ------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 20


BN40 – odpad po úpravě, pokud nedošlo ke změně katalogového čísla odpadu xN50 – inventurní rozdíl - vyrovnání nedostatku odpadu xN60 – staré zátěže, živelní pohromy, černé skládky apod. C00 – odpad převedený z minulého roku

Kódy nakládání charakterizující výdej z Evidence (-). Způsob zneškodnění Využívání odpadů Využití odpadu způsobem obdobným jako paliva nebo jiným způsobem k výrobě energie Získání /regenerace rozpouštědel Získání/regenerace organických látek, které se nepoužívají jako rozpouštědla (včetně kompostování a dalších biologických procesů) Recyklace/znovuzískání kovů a kovových sloučenin Recyklace/znovuzískání ostatních anorganických materiálů Regenerace kyselin a zásad Obnova látek používaných ke snižování znečištění Získání složek katalyzátorů Rafinace použitých olejů nebo jiný způsob opětného použití olejů Aplikace do půdy, která je přínosem pro zemědělství nebo zlepšuje ekologii Využití odpadů, které vznikly aplikací některého z postupů uvedených pod označením R1 až R10 Předúprava odpadů k aplikaci některého z postupů uvedených pod označením R1 až R11 Skladování materiálů před aplikací některého z postupů uvedených pod označením R1 až R12 (s výjimkou dočasného skladování na místě vzniku před sběrem) Odstraňování odpadů Ukládání v úrovni nebo pod úrovní terénu (skládkování) Úprava půdními procesy (např. biologický rozklad kapalných odpadů či kalů v půdě apod.) Hlubinná injektáž (např. injektáž čerpatelných kapalných odpadů do vrtů, solných komor nebo prostor přírodního původu apod.) Ukládání do povrchových nádrží (např. vypouštění kapalných odpadů nebo kalů do prohlubní, vodních nádrží, lagun apod.) Ukládání do speciálně technicky provedených skládek (např. ukládání do oddělených, utěsněných, zavřených prostor izolovaných navzájem i od okolního prostředí apod.) Biologická úprava jinde v této příloze nespecifikovaná, jejímž konečným produktem jsou sloučeniny nebo směsi, které se odstraňují některým z postupů uvedených pod označením D1 až D12 Fyzikálně-chemická úprava jinde v této příloze nespecifikovaná, jejímž konečným produktem jsou sloučeniny nebo směsi, které se odstraňují některým z postupů uvedených pod označením D1 až D12 (např. odpařování, sušení, kalcinace) Spalování na pevnině Konečné či trvalé uložení (např. ukládání v kontejnerech do dolů) Úprava složení nebo smíšení odpadů před jejich odstraněním některým z postupů uvedených pod označením D1 až D12 Úprava jiných vlastností odpadů (kromě úpravy zahrnuté do D13) před jejich odstraněním některým z postupů uvedených pod označením D1 až D13 Skladování materiálů před jejich odstraněním některým z postupů uvedených pod

Kód XR1 XR2 XR3 XR4 XR5 XR6 XR7 XR8 XR9 XR10 XR11 XR12 XR13

XD1 XD2 XD3 XD4 XD5 XD8 XD9 XD10 XD12 XD13 XD14 XD15

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 21

označením D1 až D14 (s výjimkou dočasného skladování na místě vzniku před shromážděním potřebného množství) Ostatní Využití odpadů na rekultivace, terénní úpravy apod. Předání kalů ČOV k použití na zemědělské půdě Předání jiné oprávněné osobě (kromě přepravce, dopravce) nebo jiné provozovně Zůstatek na skladu k 31. 12. vykazovaného roku Vývoz odpadu do členského státu EU Předání (dílů, odpadů) pro opětovné použití Zpracování autovraku Prodej odpadu jako suroviny („druhotné suroviny“) Využití odpadu na rekultivace skládek Ukládání odpadu jako technologický materiál na zajištění skládky Kompostování Biologická dekontaminace Protektorování pneumatik Vývoz odpadu do státu, který není členským státem EU Zpracování elektroodpadů Inventurní rozdíl - vyrovnání přebytku odpadu Staré zátěže, živelní pohromy, černé skládky apod.

XN1 XN2 XN3 XN5 XN7 XN8 XN9 XN10 XN11 XN12 XN13 XN14 XN15 XN17 XN18 XN53 XN63

Písmeno X u kódů nakládání v tabulce může nabývat hodnot A, B i C. podle charakteru výskytu odpadu (A – vznik, B – převzetí, C – převod z minulého roku). I přesto, že výše uvádíme výčet teoreticky možných kombinací, nepředpokládáme, že by jejich zadání v kontextu se správním řízením bylo v tomto rozsahu smysluplné. Jejich skutečný rozsah bude jistě menší. Obdobným způsobem lze vyplňovat kódy zařízení, které jsou předmětem správního řízení: Způsob Využití odpadu způsobem obdobným jako paliva nebo jiným způsobem k výrobě energie Získání/regenerace rozpouštědel Získání/regenerace organických látek, které se nepoužívají jako rozpouštědla (včetně kompostování a dalších biologických procesů) Recyklace/znovuzískání kovů a kovových sloučenin Recyklace/znovuzískání ostatních anorganických materiálů Regenerace kyselin a zásad Obnova látek používaných ke snižování znečištění Získání složek katalyzátorů Rafinace použitých olejů nebo jiný způsob opětného použití olejů Využití odpadů, které vznikly aplikací některého z postupů uvedených pod označením R1 až R10 Předúprava odpadů k aplikaci některého z postupů uvedených pod označením R1 až R11 Biologická úprava jinde v této příloze nespecifikovaná, jejímž konečným produktem jsou sloučeniny nebo směsi, které se odstraňují některým z postupů uvedených pod označením D1 až D12 Fyzikálně-chemická úprava jinde v této příloze nespecifikovaná, jejímž konečným produktem jsou sloučeniny nebo směsi, které se odstraňují některým z postupů uvedených pod označením D1 až D12 dle přílohy zákona č. 4 (např. odpařování, sušení, kalcinace) Spalování na pevnině Úprava složení nebo smíšení odpadů před jejich odstraněním některým z postupů uvedených pod označením D1 až D12

Kód R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 R9 R11 R12 D8 D9

D10 D13

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 22


Úprava jiných vlastností odpadů (kromě úpravy zahrnuté do D13) před jejich odstraněním některým z postupů uvedených pod označením D1 až D13 Třídění, paketace, stříhání apod. Solidifikace, vitrifikace, bitumenizace Kompostování Biologická dekontaminace Zařízení uvedená v § 14 odst. 2 zákona Spoluspalování odpadů Zpracování autovraků Protektorování pneumatik Zpracování elektroodpadů

D14 Z1 Z2 Z3 Z4 Z5 Z6 Z7 Z8 Z9

Posledním údajem, který lze zadat současně se záznamy o odpadech, je příznak, jestli správní orgán vyhovuje žádosti nebo ne.

3.7. Evidence zařízení V případě vydávání souhlasů k provozování zařízení podle zákona o odpadech musí být tato zařízení zaevidovaná v samostatné evidenci povolených zařízení. Při vkládání nového zařízení program automaticky vygeneruje jedinečné identifikační číslo. Dále je nutné uvést provozovatele a majitele. V případě změny se původní provozovatel či majitel automaticky vkládá do tabulky s historií. Pokud je potřeba, aby bylo povolené zařízení neaktivní (pozastavená/zakázaná činnost atd.), lze ho pasivovat. Ke každému zařízení se musí nadefinovat rozsah povolené činnosti. To se provádí pomocí kódů z katalogu zařízení. Katalog zařízení je zveřejněn v přenosovém standardu dat o odpadech a je součástí programu ve formě číselníku. Povolená zařízení mají zpravidla přiřazen pouze jeden kód. V programu lze však přiřadit k jednomu zařízení více kódů, aby bylo možné řešit individuální případy. Dále je možné u příslušné činnosti uvést období odstávky, u skládek období rekultivace a příznak, zda je povolené zařízení mobilní či zda slouží k výkupu odpadů. Dle zvoleného kódu činnosti program nabídne možné kódy nakládání, které lze povolit a pomocí katalogu odpadů se vyplňuje seznam povolených odpadů, se kterými lze na příslušném zařízení nakládat. Pro snadnější vyplňování seznamu povolených odpadů program disponuje řadou funkcí. Posledním údajem, který se při editaci nového zařízení vyplňuje, je kapacita. Vždy je nejprve nutné uvést celkovou kapacitu zařízení. Poté můžete určit i další upřesňující kapacity jako např. technologická, maximální, volná apod. Program umožňuje dva způsoby zadávání souhlasů k provozování zařízení. V prvním doporučeném případě se nejdříve zaeviduje zařízení dle výše uvedeného postupu a následně se pomocí příslušné funkce vytvoří souhlas přímo do evidence vlastních spisů, který již bude obsahovat účastníky i povolené odpady. V druhém případě se nejprve vytvoří souhlas v evidenci vlastních spisů. V evidenci zařízení se pak vytvoří nové zařízení a vybere se příslušný souhlas. Program automaticky nabídne kód možné činnosti a to dle vybraného souhlasu. Po jeho zadání zkopíruje seznam povolených odpadů ze souhlasu a případně vyplní i údaj o kapacitě. Druhý způsob zadávání zařízení je vhodné použít při vytváření evidence z již existujících souhlasů.

3.8. Evidence kontrol V programu ESPI9 lze jednoduchým způsobem vytvářet evidenci kontrol. Kontroly mohou být jednorázové, opakující se v určitých časových intervalech. Každá kontrola může být propojena s určitým spisem a subjektem.

3.9. Doporučené pokyny k používání programu 1. První kroky s programem:  Pokud znáte účastníky správního řízení, je šikovnější si je nejdříve zkontrolovat, zda jsou již

v databázi. Ve formuláři „Subjekty“ najdete všechny subjekty, které máte v evidenci v souvislosti

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 23

 





s evidencí odpadů nebo správních řízení. Z nich pak bude možno vybírat ty, kteří jsou dotčeni správním řízením. Nemáte-li ještě dostatek informací o účastnících řízení, nic Vám nebrání spis evidovat (vazbu na dotčené subjekty můžete udělat později). Pokud chcete mít vazbu aktuální provozovny na evidovaný spis, musí provozovna figurovat mezi účastníky řízení. To Vám umožní mnohem kvalitnější vyhledávací možnosti spisů a jimi dotčených subjektů. To samé platí pro evidenci zařízení. Zde musí být subjekt uveden jako provozovatel nebo majitel. Zvolte si formulář „Vlastní spisy“ a můžete začít s evidencí spisů. Po vložení nového záznamu spisu budete vyzváni k upřesnění: – volbu „Zařadit spis do statistiky vlastních správních rozhodnutí ?“ upřesněte vždy „ANO“ v případech, kdy se jedná o rozhodnutí podle zákona o odpadech, které je předmětem hlášení Přílohy č.25 vyhlášky č.383/2001 Sb. (dále jen Přílohy 25). Volba „NE“ je vhodná v případech, kdy si potřebujete mezi spisy evidovat i spisy, které nejsou správními rozhodnutími, ale přesto je vhodné je v evidenci mít (např. úřední záznamy o provedených úkonech, záznamy o projednávání petic apod.) . Dále můžete nastavit volbu IPPC a tak evidovat rozhodnutí vydaná oddělením IPPC. Taková rozhodnutí sice nemají přidělené pořadové číslo, nicméně figurují na on-line webovém seznamu povolených zařízení a jsou předmětem exportu dat v rozsahu Přílohy 25. Takto označené spisy mají v položce Klíčová slova text "rozhodnutí - IPPC" pro snadné filtrování a hledání – volba „V jakém deníku má být spis evidován?“ je nenahraditelným pomocníkem při hledání evidovaných spisů, zejména těch, jejichž vyřízení přesahuje konec kalendářního roku. Každý uživatel si zde může vybrat, ve kterém deníku (tj. za který rok) chce spis evidovat bez ohledu na datum podání (proto není použit výraz „podací deník“) – volba „Jaké pořadí vlastního rozhodnutí má být spisu přiděleno?“ je určena pokročilejším uživatelům, kteří si zde „ručně“ nastavují specifické údaje spisu pro potřeby Generátoru čísel jednacích. Začínající uživatel by neměl tuto hodnotu měnit – je nastavena pro každý spis automaticky – po stisku tlačítka pro pokračování lze zadat základní údaje o spisu. V případě potíží využijte nápovědy (stiskem tlačítka F1) Až budete mít v databázi záznam o spisu, potom k němu postupně přidávejte další související informace: – účastníci řízení a dotčené subjekty (musí být alespoň jeden, který je automaticky adresátem spisu). Statut subjektu lze uživatelsky měnit - pokud chcete mít vazbu mezi subjektem a spisem, musí mít statut „Adresát“ nebo „Účastník“ (adresát spisu je zjednodušeně řečeno účastník řízení, jemuž je spis adresován – např. žadatel o souhlas). – odpady a ustanovení (jednoznačná identifikace ustanovení zákona, podle kterého rozhodujete a seznam odpadů, související s ustanovením). V databázi jsou již některá ustanovení předpřipravena, ale protože není možné vyhovět všem uživatelům v někdy i rozporných požadavcích, je tento číselník plně editovatelný, aby si každý uživatel mohl nastavit označení ustanovení podle svých zvyklostí. V případě, že chcete využít možnosti automatického generování dokumentů z Vámi zvolených šablon, nechte si nastavit vazbu na šablonu pro zvolený typ ustanovení. Jakékoliv drobné úpravy šablon nebo aktualizace maker pro potřeby programu ESPI9 lze provést prostřednictvím služby hot-line zdarma. V případě požadavku nadstandardních úprav je postupováno individuálně po vzájemné dohodě – zadávání podkladů k vytvoření hlášení ve smyslu Přílohy č.25 lze provádět automaticky (viz nastavení parametrů programu) nebo ručně. Program pak vygeneruje hlášení za všechny spisy ve zvoleném období – typy řízení je nepovinná část programu, která umožňuje uživateli rozlišit jakékoliv další označení spisu. Jedná se o uživatelsky plně editovatelný číselník, z něhož si může uživatel zadat jakoukoliv kombinaci záznamů. Ty, které jsou v databázi připraveny, je nutno považovat za inspiraci pro uživatele.

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 24


 Hlavním úkolem ESPI9 je kromě přípravy Přílohy č.25 především odstranit zbytečnou dualizaci při zadávání dat o evidovaných spisech. Každý uživatel jistě někdy byl v situaci, kdy mu byla předložena k vyřízení žádost o udělení nového správního rozhodnutí, které se před nedávnem vydávalo. Obava o opakovaném zadávání všech podrobností o spisu je zbytečná - k tomuto účelu je určena funkce „kopie spisu“, která vytvoří přesnou kopii již evidovaného spisu (včetně podrobností), uživatel si změní jenom to, co bylo předmětem změny a může si přímo vygenerovat požadované rozhodnutí. Do nově vytvořeného dokumentu je přenesena řada údajů z databáze (např. základní údaje o spisu, seznam účastníků řízení, seznam odpadů dotčených řízením apod.)  Důležitou vlastností programu je jednoduchá možnost tisku evidovaných údajů. Např. ve formuláři „Vlastní spisy“ je u tlačítka s ikonou tiskárny ovládací prvek, který umožňuje výběr požadované tiskové sestavy: – volba „Podací deník“ umožňuje tisk přehledu spisů podle stávajících zvyklostí. Navíc si může uživatel zvolit různé filtrování a řazení dotčených údajů. V podacím deníku nechybí ani informace o subjektech dotčených řízením, vč. údajů jejich o statutu a plné adrese. Pokud je spis uzavřen, obsahuje podací deník i údaje o skartačním řízení – volba „Vydané souhlasy a rozhodnutí“ umožňuje tisk hlášení ve smyslu Přílohy 25. – volba „Tisk informací o spisu“ umožňuje vytisknout zkrácenou informaci o aktuálním spisu (karta spisu)  Pokud potřebujete přehled o evidovaných spisech, doporučujeme zvolit formulář „Přehledy“. Uživatel si může zvolit libovolnou kombinaci parametrů, jejichž výsledkem bude požadovaný přehled. Pro ty, kteří mají potíže s formulací podmínek filtru je zde možnost obrátit se na hot-line a formulovat požadavky na přehled laickým způsobem. Pracovníci služby hotline zajistí, aby Vám byl požadovaný přehled zaslán elektronickou poštou a Vy si jej můžete kdykoliv otevřít v záložce „SQL přehledy“. Běžné přehledy v rozsahu nabízeném programem ESPI9 jsou zpracovávány zdarma. V případě požadavku nadstandardních úprav je postupováno individuálně po vzájemné dohodě.  Export Přílohy 25 se provádí v souvislosti s povinností krajského úřadu zaslat hlášení ve smyslu Přílohy 25.  Velkou výhodou programu ESPI9 je to, že umožňuje pracovat se spisy vlastními, ale i importovanými z jiných úřadů. Proto je možné prostřednictvím importu a exportu spisů oboustranně synchronizovat databázi pravomocných rozhodnutí mezi např. krajským úřadem a jednotlivými ORP. Tím se výrazně zvýší vzájemná informovanost o vydaných pravomocných rozhodnutích. Četnost vzájemné výměny dat je libovolná podle přání uživatele, ale z praktických zkušeností vyplývá, že nemá smysl provádět vzájemnou synchronizaci spisů častěji než jedenkrát za měsíc.  Další důležitou agendou v programu ESPI9 je evidence zařízení na využívání a odstraňování odpadů v rozsahu Přílohy 25. Tato evidence umožňuje každému povolovanému zařízení přiřadit jedinečný identifikační kód, rozsah povolované činnosti pomocí katalogu zařízení, povolených odpadů, kódů nakládání a kapacitu. Z této evidence lze následně vytvořit spis včetně rozhodnutí nebo naopak lze k vytvořenému zařízení připojit již existující spis.  Program ESPI9 také nabízí možnost plánování a evidenci kontrolní činnosti krajského úřadu. Výhodou je možnost provázání záznamu o kontrole s příslušným subjektem či spisem. Editor nabízí možnost filtrování záznamů, přenos dat do externího tabulkového editoru MS Excel, OO Calc aj. 2. Program pracuje podle toho, jak jsou nastaveny jeho základní parametry. Pokud zjistíte odlišnosti mezi doporučeným návodem a chováním programu, zkontrolujte správnost nastavení základních parametrů volbou v menu „Program – Parametry programu“. Doporučujeme provést kontrolu v tomto rozsahu:

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 25

 Po otevření formuláře “Parametry programu“ zkontrolujte nastavení záložky „Obecné“, zejména údaj „Ukl. znak“ musí být vyplněn. Pokud potřebujete zadávat spisy zpětně za minulý kalendářní rok, musíte u údaje „Podáno dne“ zvolit možnost nastavení individuálního datumu, který musí být z toho kalendářního roku, který zpětně doplňujete. Pokud zadáváte spisy z aktuálního roku, musíte nastavit možnost „aktuální datum“.  Volba „Automaticky zjišťovat aktualizace na internetu“ zajistí, že vždy po spuštění programu se automaticky ověří , zda je k dispozici novější verze programu. Pokud je na www.inisoft.cz k dispozici novější verze, uživatel je o tom informován a má možnost provést aktualizaci programu. Aktualizaci programu by měli provádět zdatnější uživatelé nebo pracovníci IT.  Záložky „Generátor Č.j. podatelny“ a „Generátor Č.j. oddělení“ jsou určeny těm uživatelům, kteří si přejí využívat tlačítka “Č.j.“ na formuláři pro vkládání nebo editaci spisu (vpravo od údaje „Vyřízeno dne“). Čísla jednací (podatelny a oddělení) lze složit libovolnou kombinací údajů.  Záložka „Roční hlášení“ obsahuje položky, které je nutné vyplnit informacemi o vašem úřadě  Záložka „Specifické nastavení“ umožňuje nastavení doplňkových funkcí, které mohou zabezpečit komfortnější ovládání programu. – v části „Odpady“ lze nastavit způsob automatického nastavení hodnot, týkajících se nových záznamů o odpadech ve formuláři “Typy spisu a související odpady“ – v části „Platnost“ lze nastavit dvě libovolné rychlé předvolby pro omezení platnosti spisu – v části „Účastníci řízení“ můžete aktivovat filtr pro zadávání účastníků řízení nad spisem (pro zrychlení práce s programem především v síťové verzi) – v části „Vlastní ustanovení“ lze vyfiltrovat libovolnou množinu ustanovení, která jsou evidována v souvislosti se spisy. Tabulka ustanovení je volně editovatelná a uživatel si ji může přizpůsobit podle individuální potřeby. Výhoda filtrování ustanovení je v tom, že každý uživatel si může nechat zobrazit pouze ta ustanovení, která řeší. Zbývající záznamy nebudou zobrazovány (ty mohou být využívány jinými uživateli) – v části „Generování do Wordu/Writeru“ lze nastavit způsob přenosu dat do výsledného textového dokumentu v MS Word resp. OO Writer – v části „Připomínat“ lze aktivovat funkci pro připomínání nevyřízených spisů.  Záložka „Umístění souborů“ umožňuje nastavení cesty k souborům šablon, vytvořených dokumentů, souvisejících dokumentů navázaných na spis a SQL definicí. Tyto parametry by měli měnit nebo nastavovat pouze zdatnější uživatelé nebo specialisté IT. Doporučujeme adresáře umístit na společně sdílený disk, kde je zajištěno nezávislé zálohování. Pro ty, kteří mají síťovou verzi programu je důležité, aby uvedené adresáře (zejména pro vygenerované dokumenty) měli všichni stejné! K zajištění správné funkčnosti programu je nutno povolit makra, postačí střední úroveň zabezpečení (ve MS Office pro XP nastavte „nízká úroveň“).  Záložka „Textový editor“ umožňuje zvolit typ textového editoru, který budete používat (MS Word, OO Writer).  Záložka „Zálohování“ umožňuje nastavení parametrů zálohování databáze. Tyto parametry by měli měnit nebo nastavovat zdatnější uživatelé nebo specialisté IT. Zálohování se týká pouze databáze – nikoliv šablon a vytvořených dokumentů. K otázce četnosti zálohování doporučujeme, aby si každý uživatel ověřil, jak často jsou jeho data skutečně zálohována. V případě potíží platí neúprosná matematika: pokud zálohujete 1x za čtvrtletí, případný výpadek Vám znehodnotí práci za 3 měsíce. Z praktických zkušeností našich uživatelů vyplývá, že je vhodné si tuto otázku vyjasnit s pracovníky IT co nejdříve. Existují okolnosti, kdy uživateli postačí záloha 1x za týden, ale i okolnosti, kdy je potřeba zálohovat několikrát denně (např. při intenzivním zpracovávání dat z hlášení, před provedením aktualizace programu, před provedením importu dat apod.). Program je vybaven možností nastavení pravidelných záloh (viz Parametry programu), ale i mimořádných záloh dat (viz nápověda k části „Záloha a obnova dat“). 3. Ke správné funkci programu je třeba databáze R.E.S. V případě potíží je nutno ověřit správné nastavení připojení databáze (ve formuláři „Subjekty“, menu „R.E.S/Nastavení databáze R.E.S.“. ------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 26


4. K optimálnímu chodu programu doporučujeme zkontrolovat nastavení období, které vyfiltruje rozsah zobrazovaných spisů (rychlá možnost nastavení je kliknutím levým tlačítkem myši na údaj období v levém dolním rohu formuláře). To souvisí i s vylepšeným zadáváním spisů, kde si můžete zvolit přiřazení spisu do libovolného deníku za rok, který potřebujete. Máte i možnost volby libovolného „nezadaného“ pořadí správního řízení. 5. Máte-li k dispozici MS Word nebo OO Writer, lze využít funkci generování dokumentů ze zvolených šablon. Pokud nemáte k dispozici uvedené textové editory, můžete ve spisech využívat alespoň funkci propojení s již existujícími soubory (kombinace kláves Ctrl+E). 6. Zadávat odpady můžete jednotlivě (záznam po záznamu) nebo hromadně z Katalogu odpadů (stiskem klávesy levý Ctrl a kliknutím myši na kteroukoliv kombinaci řádků Katalogu odpadů). 7. Pokud potřebujete zadávat spis, který jste již před časem řešili, můžete využít funkce „Kopie spisu“ – pak jen změníte, co je potřeba a nový spis je hotový. Pokud správní orgán vydává rozhodnutí, které obsahuje ve výroku více ustanovení současně (např. více souhlasů jedním správním rozhodnutím), z hlediska pozdějšího vyhledávání a filtrování dat je vhodnější, když si do databáze zapíšete první z uvedeného ustanovení a potom využijete funkce „kopie spisu“ se stejným číslem jednacím na další z ustanovení (tolikrát, kolik je potřeba). Tak získáte mnohem přehlednější podklady. 8. S předcházejícím bodem souvisí toto doporučení: „co jedno zařízení to jeden spis s vlastním seznamem povolených odpadů“. Výhody tohoto uspořádání oceníte nejvíce na výstupech (vlastní přehledy programu nebo přímé výstupy na internet). 9. U každého spisu si na formuláři pro editaci spisu můžete nastavit i další specifické údaje a vazby, které jsou nepovinné:  seznam R a D kódů (viz Příloha č.3 a 4 zákona o odpadech), které jsou předmětem správního řízení. Pokud potřebujete filtrovat spisy podle těchto kódů, doporučujeme je označit přímo na spisu. Existuje sice možnost zadat kód zařízení i na formuláři odpadů, ale to by se muselo označit u každého jednotlivého záznamu odpadu – proto upřednostňujte označení přímo na spisu! Důležité upozornění: Tato možnost v evidenci spisů bude v následujících verzích programu zrušena z důvodu zavedení nové agendy pro samostatnou evidenci zařízení.  vazba na předcházející spis, vč. možnosti ukončení platnosti předcházejícího spisu  volba „spis je aktivní/pasivní“ je dobrým pomocníkem pro ty uživatele, kteří využívají našich nadstandardních služeb a mají k dispozici nástroj pro dynamickou prezentaci dat na internetu, např. automatické zveřejňování údajů o oprávněných osobách na webových stránkách úřadu, které se dynamicky aktualizují přímým napojením na databázi uživatele. V případě, že dojde k tomu, že konkrétní údaje spisu nemohou být na internetu zveřejňovány (např. běží odvolací řízení, přezkum soudu apod.), může si uživatel spis nastavit jako pasivní a tím jej vyřadit z těchto „veřejných seznamů“. V databázi uživatele bude spis i nadále figurovat bez jakéhokoliv omezení. Pro dodatečné zařazení spisu do dynamicky prezentovaných dat je třeba spis označit jako „aktivní“  volba „vložit den doručení“ se týká položky „Právní moc dne:“ a je přístupná na tlačítku s ikonou poštovní schránky  volba „adresát nevyzvedává poštu“ se týká položky „Právní moc dne:“ a je přístupná na tlačítku s ikonou poštovní schránky, která je červeně přeškrtnuta. Funkce vloží hodnotu: den doručení + 3 dny  údaj „Platnost do:“ je možno vyplnit ručně nebo automaticky nastavit na hodnotu datumu nabytí právní moci (tlačítko s ikonou žárovky), na hodnotu 2 různých předvoleb (nastavují se v Parametrech programu) nebo již zadanou hodnotu platnosti prodloužit o měsíc (tlačítko se symbolem „M“) nebo prodloužit o rok (tlačítko se symbolem „R“). Tlačítka se symbolem „M“ a „R“ lze užít i opakovaně, tj. nastavení platnosti 2 roky ode dne nabytí právní moci lze docílit ------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 27



 

 

postupným stiskem: 1x tlačítko s ikonou žárovky (nastaví datum PM) + 2x tlačítko se symbolem „R“ (prodlouží platnost na hodnotu: datum PM + 2 roky) údaj „Spis uzavřen dne:“ je možno vyplnit ručně nebo automaticky nastavit na hodnotu aktuálního datumu, event. datumu nabytí právní moci. Vyplněním tohoto údaje se začne počítat skartační lhůta, která se dopočítá i při tisku podacího deníku, tj. doporučený termín zahájení skartačního řízení údaj „Klíčová slova“ je možno využít pro zrychlené vyhledávání libovolných spisů – podle tohoto údaje lze velmi rychle filtrovat evidované spisy údaj „Kde je spis nyní?“ je možno využít pro podrobnější specifikaci toho, komu byl spis zapůjčen nebo postoupen (např. odvolací orgán, přezkum soudem). Tlačítko s ikonkou žárovky nastaví hodnotu z pole „Vyřizuje“ údaje na záložce „Peněžité plnění“ lze využít i pro správní poplatky související se zákonem č. 337/1992 Sb. (v platném znění) funkce „vyřadit ze statistiky vlastních správních rozhodnutí“ je určena pro ty případy, kdy potřebujete dodatečně změnit původní volbu, která byla nastavena v době zadávání spisu. Pořadí tohoto správního rozhodnutí zůstane neobsazeno, dokud je uživatel sám dodatečně nezvolí. To lze provést tak, že si otevřete spis pro editaci a zvolíte volbu „zařadit do statistiky vlastních správních rozhodnutí“. Na formuláři si můžete vybrat – volba „Zařadit spis do statistiky vlastních správních rozhodnutí ?“ je již označena jako „ANO“ – volbou „V jakém deníku má být spis evidován?“ si můžete zvolit ve kterém deníku (tj. za který rok) chcete spis evidovat bez ohledu na datum podání. – volba „Jaké pořadí vlastního rozhodnutí má být spisu přiděleno?“ je určena pokročilejším uživatelům, kteří si zde „ručně“ nastavují pořadí aktuálního spisu. Formulář u tohoto údaje obsahuje i ovládací prvek, kterým lze plynule měnit hodnotu pořadí na libovolnou hodnotu. V případě, že je pořadí již přiděleno, je uživatel informován varovným textem a ve změně pořadí nelze dále pokračovat. Je nutno hodnotu pořadí změnit a pokud existují mezi již přidělenými hodnotami pořadí nějaké „neobsazené“ hodnoty, blokování volby pořadí zmizí a uživatel může pořadí přidělit aktuálnímu spisu. V případě potíží využijte nápovědy (stiskem tlačítka F1).

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 28


4. Subjekty (Adresář organizací)

Pomocí odkazu Subjekty na titulní obrazovce popř. příkazem z horního lištového menu Evidence/Subjekty otevřete adresář subjektů. Do tohoto adresáře (společný s programem EVI 9) se zapisují všechny organizace, kterých se týkají správní řízení. Každý záznam obsahuje základní identifikační údaje o subjektu (KÓD - IČ, provoz, ZÚJ, název) v případě osob č. průkazu) a doplňující údaje jako souřadnice, e-mail, web apod. V horní části obrazovky je vždy zobrazen seznam subjektů, v dolní části získáte podrobné informace o kurzorem vybrané organizaci. Pro snadnější orientaci v tabulce lze záznamy setřídit podle KÓDu, názvu, obce atd. a to tak, že myší kliknete na příslušný název položky (vysvítí se modře) v záhlaví seznamu. Dále lze využít funkce Filtr, která zobrazí pouze ty záznamy, jež vyhovují předem nastaveným podmínkám.

Adresář subjektů

Popis jednotlivých funkcí: Ikona

Funkční kl.

Popis funkce

Insert

Pořízení nového subjektu.

Delete

Smazání kurzorem vybraného subjektu.

F1

Nápověda.

F2

Kopie vybraného subjektu.

F3

Hledání subjektu podle setříděné položky.

F4

Změna údajů u kurzorem vybraného subjektu.

F5


F7

Tisk kurzorem vybraného subjektu.

Shift+F7

Tisk seznamu firem. (Tento tisk lze omezit nastavením filtru.)

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 29

není

Tisk adresních štítků ze seznamu firem. (Tento tisk lze omezit nastavením filtru.)

F8

Sloučení subjektů z nabídky Možnosti: pomocí této funkce lze provést sloučení dvou subjektů, pokud nemají vazbu do evidence zařízení nebo na stejný spis.

není

záměna dvou existujících subjektů (sídla za provozovnu) z nabídky Možnosti: tato funkce umožňuje převod evidence z kurzorem vybrané provozovny na sídlo

není

převod sídla na provozovnu se sloučením evidence z nabídky Možnosti: tato funkce umožní převod veškeré evidence ze sídla na nově vytvořenou provozovnu

F9

Seznam kontaktů

F10

FILTR – Možnost zobrazení pouze vybraných záznamů podle předem nastavených podmínek.

F11

Označení kurzorem vybraného subjektu (označený subjekt se vysvítí žlutě). S označenými subjekty lze následně provádět různé operace (sestavování přehledů, filtrování, omezený tisk atd.)

Ctrl+F11

Označení všech subjektů zobrazených v seznamu (zobrazení subjektů v seznamu lze omezit nastavením filtru).

Shift+F11

Odznačení všech subjektů zobrazených v seznamu.

F12

Má význam stisku tlačítka "OK" – např. ukončení zadávání nebo změny dat s uložením.

Escape

Ukončení editace obrazovku.

Tab


Ctrl+Shift+ písmeno

Pomocí kombinace kláves Ctrl+Shift+písmeno lze ke kurzorem vybranému subjektu rychle nastavit údaj Znak. Tato položka slouží pouze pro interní potřeby. Umožňuje např. vytvoření určitých skupin subjektů pro následné snadné vyfiltrování.

Enter

Vyvolání seznamu všech spisů (vlastních i importovaných) souvisejících s vybraným subjektem = účastníkem řízení. Po stisknutí klávesy F12 nebo pomocí příslušného tlačítka můžete následně přejít přímo na kurzorem zvolený spis.

R.E.S.

Databázi "Registr ekonomických subjektů" můžete využít při vkládání nových subjektů nebo při kontrole stávajících organizací.

není

Ctrl+Shift+písmeno (horní lištová nabídka Možnosti) – rychlé nastavení hodnoty do pole Znak.

není

Přepočet záznamů u vybraného subjektu (horní lištová nabídka Možnosti).

není

Přepočet záznamů u všech subjektů (horní lištová

dat,

resp.

návrat

na

předchozí

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 30


nabídka Možnosti). není

Nastavení typu subjektu podle databáze R.E.S. (horní lištová nabídka Možnosti) – rozliší automaticky typ subjektu Firma/Obec.

není

Zobrazit záložku podrobností: tímto příkazem můžete vypnout detailní náhled na kurzorem vybraný subjekt (horní lištová nabídka Možnosti) .

není

Seznam parcel (horní lištová nabídka Subjekt) – jednoduchý editor pro zadání parcelních čísel a katastrálního území ke kurzorem vybranému subjektu.

Escape


F6

Výskyt subjektu v databázi ( horní lištová nabídka Subjekt) – zobrazení přehledu všech záznamů (v odpadech, zařízeních, v historii zařízení, ve spisech), kde je kurzorem vybraný subjekt uveden jako partner, majitel nebo účastník

Ctrl+F6

Zobrazit detail zařízení - zobrazení základních informací o zařízení (pokud stojíte na subjektu, který je uveden jako provozovatel zařízení)

dat,

resp.

návrat

na

předchozí

4.1. Pořízení nového subjektu Pro vytvoření nebo změnu subjektu se zobrazí editační okno, kam se zapisují identifikační údaje. Pohyb po okně je možný pomocí kláves Tab, Shift+Tab, Enter nebo myší. Každá organizace musí mít vyplněné údaje Typ subjektu, IČ, Provoz, Název a ZÚJ. Pokud některý z těchto údajů není vyplněn, nelze záznam uložit. V případě občanů lze zapsat pouze Jméno, Příjmení a ZÚJ.

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 31

Pořízení nového subjektu.

Pokud vyplníte údaj IČ nebo NÁZEV a stisknete tlačítko R.E.S. nebo klávesu F9, doplní se ostatní údaje z databáze "Registr ekonomických subjektů". Jestliže zmíněné údaje zůstanou prázdné a přesto kliknete na tlačítko R.E.S., zobrazí se okno pro vyhledávání v databázi R.E.S. Program neumožní zadat dvakrát stejný subjekt (kontrola duplicity dat). Pro rozlišení provozoven jedné organizace (stejné IČ) slouží údaj Provoz. Každé organizaci, která je členěna na více provozů, zapište do seznamu subjektů nejprve sídlo podle obchodního rejstříku s číslem provozu 0. Ostatní provozovny můžete založit např. pomocí funkce F2 - kopie sídla s tím, že do pole Provoz uvedete vždy individuální označení provozovny. Tuto metodu označování sídel a provozoven použijte i v případě, že zapisujete organizaci, jež má sídlo podle obchodního rejstříku na jiné adrese, než je umístěna provozovna, kde se s odpadem nakládá. Popis jednotlivých položek: Typ subjektu: Zde se určuje, zda-li bude vámi zadávaný subjekt firmou (= Firma), obcí (= Obec), organizací ze zahraničí (= Cizí stát), organizací ze zahraničí působící v ČR (= Firma bez IČ) nebo občanem obce (= Občan obce) nebo občanem (= Občan bez IČ); Název: Název subjektu, provozovny, závodu; KÓD (IČ): Identifikační číslo organizace, které se vyplňuje dle Obchodního rejstříku. V případě, že IČ neznáte, vyplňte toto pole hodnotou 88888888 nebo 99999999 (neznámá firma). Jestliže organizace pochází z cizího státu, zvolte typ subjektu = Cizí stát a do kódu zapište pomocí číselníku kód země, ze které firma pochází (obdobně u Firma bez IČ). Pokud se jedná o občana, typ subjektu nastavte na Ostatní a do kódu vyplňte např. rodné číslo popř. číslo občanského průkazu; Provoz: Jedenáctimístný údaj, kterým se jednoznačně identifikuje každá provozovna. Program kontroluje, aby v adresáři subjektů nebyl uložen duplicitní záznam. V případě, že zapisujete sídlo organizace, vyplňte tuto kolonku hodnotou 0. V případě, že se jedná o provozovnu již v adresáři existujícího sídla, vyplňte toto pole libovolnou hodnotou (mimo 0);

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 32


Typ subjektu (dle zákona): Definujete význam subjektu z hlediska odpadového hospodářství (původce tj. producent nebo partner, skládka, sklad nebo zařízení). Tento údaj není editovatelný. Hodnota nastavuje automaticky podle vyplněného popisu zařízení v programu EVI 9 (= dle přílohy 22, 23 nebo 24 vyhlášky 383/2001 Sb.); Znak: Jednoznakový údaj, kterým lze označit organizaci pro interní potřeby. Touto položkou můžete v adresáři subjektů vytvořit určité okruhy subjektů dle různého významu. Pomocí funkce filtr pak můžete tyto okruhy samostatně vyfiltrovat; Kód CZ-NACE: Zde se pomocí číselníku uvádí kód převládající (hlavní) ekonomické činnosti podle Odvětvové klasifikace ekonomických činností vydané Českým statistickým úřadem. (Pozn.: Pomocí číselníku R.E.S. lze tuto položku vyplnit automaticky.); Adresa: Záložka, na které se vyplňuje adresa subjektu (u sídla podle obchodního rejstříku). Pro snadnější editaci je vám k dispozici číselník UIR-ADR, PSČ a ZÚJ (NUTS5); Souřadnice: údaje pro vyplnění X a Y souřadnic; Poznámka: Kolonka pro libovolný text; Další údaje: Zde můžete vyplnit kontaktní údaje příslušného subjektu (telefon, fax, e-mail apod.). Sběr KO, Obyvatel, Provozoven, Vozidel: Údaje, které se vyplňují na základě ročních hlášení o odpadech v programu EVI.

4.2. Filtr subjektů Pomocí funkce Filtr můžete v programu zobrazit pouze takové záznamy (v tomto případě subjekty), které splňují vámi nastavené podmínky (viz obrázek). Tyto podmínky lze libovolně kombinovat (zapínat, vypínat). Pokud je filtr aktivován, zobrazí se v záhlaví seznamu nadpis FILTROVÁNO. Všechny tiskové sestavy obsahují vždy pouze ty záznamy, které jsou obsaženy v seznamu.

4.3. Seznam kontaktů Ke každému subjektu lze v databázi zapsat kontaktní osoby. Pomocí klávesy Insert pořídíte nový kontakt, po stisku klávesy F4 lze kurzorem vybranou položku editovat, tlačítkem Delete daný údaj zrušíte. Při vytváření nebo změně kontaktu můžete nastavit, zdali se jedná o osobu odpovědnou, pověřenou atd.

Seznam kontaktů.

4.4. Sloučení dvou firem Pomocí příkazu Sloučení subjektů (klávesa F8) v nabídce Možnosti v horní liště programu lze provést sloučení dvou organizací, čehož můžete využít např. při zrušení subjektu, který nelze díky existujícím vztahům (k odpadům) odstranit běžným způsobem (tlačítko Delete). Dále tato funkce slouží pro přesun vytvořené evidence odpadů z jedné organizace na druhou (při zatržení volby nemazat sloučený subjekt).

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 33

Sloučení dvou firem.

4.5.

R.E.S. – Registr ekonomických subjektů

Po kliknutí na ikonu s názvem Subjekty na svislé liště programu nebo příkazem v horním menu programu otevřete tabulku subjektů. Pro snazší vkládání nových organizací nebo pro kontrolu stávajících sídel subjektů můžete v programu ESPI9 využít databázi R.E.S. – Registr ekonomických subjektů. Popis jednotlivých funkcí: Ikona Funkční kl. Popis funkce není Kontrola podle R.E.S. není

Hromadná oprava podle R.E.S.

není Shift+F4

Jednotlivé opravy podle R.E.S. Porovnání a oprava subjektu podle R.E.S. Nastavení typu subjektu podle právní formy R.E.S. - kontrola a oprava typu subjektu Nastavení CZ-NACE podle sídel - doplnění položky CZ-NACE Kontrola zaniklých evidentů a partnerů v evidenci odpadů - kontrola a výpis subjektů, které jsou v aktuální verzi R.E.S. uvedeny jako zaniklé Vyhledávání v databázi R.E.S. Nastavení databáze R.E.S. Online odkazy - slouží k připojení na webové stránky ARES – ekonomické subjekty nebo Justice.cz Dosazení z databáze R.E.S. - přístupné při zakládání nového subjektu

není není není není není není není

4.5.1.

Kontrola podle R.E.S.

Tato funkce porovnává seznam sídel organizací s databází R.E.S. Problémové subjekty zapíše do samostatné tabulky pro individuální opravy.

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 34


4.5.2.

Hromadná oprava podle R.E.S.

Tato funkce provede automatickou opravu všech sídel subjektů. Jelikož je to nevratná operace, doporučujeme tento postup: Nejprve spusťte Kontrolu podle R.E.S. Následně otevřte tabulku s chybnými subjekty pomocí funkce Jednotlivé opravy podle R.E.S. a překontrolujte problémové organizace. Individuálně opravte organizace, které se neshodují s databází R.E.S. v položce Název a IČ. Tím zabráníte, aby nedošlo k přepsání sídel organizací zcela jinými subjekty. Pak již můžete provést hromadnou opravu (dle R.E.S. lze u problémových subjektů nahradit Název, typ subjektu, ulice, PSČ, Obec, ZÚJ a kód CZ-NACE). Tato oprava probíhá ve dvou krocích. Nejprve je u subjektů/sídel, kde se shoduje IČ, opraven název, typ subjektu a CZ-NACE. Poté se vás program dotáže na provedení druhé fáze, kdy se opravuje ZÚJ, ulice, obec a PSČ (pokud toto bylo zvoleno). Nejprve si zvolíte, jak má program postupovat při rozdílných ZÚJ – musíte rozhodnout, zda se jedná o chybně zadané sídlo nebo se jedná o provozovnu. Toto porovnání se provádí na základě shodnosti úvodních několika znaků v názvu obce a ulice. Pokud ke shodě nedojde, program sám založí sídlo dle R.E.S. a stávající subjekt převede na provozovnu.

4.5.3.

Jednotlivé opravy podle R.E.S.

Zobrazení seznamu problémových sídel subjektů. Aby byl tento seznam naplněn, proveďte nejprve Kontrolu podle R.E.S.

Popis jednotlivých funkcí Ikona Funkční kl. Popis funkce F4 Shift+F4

Změna subjektu podle databáze R.E.S. Editace subjektu. Tato funkce umožní editovat kurzorem vybraný subjekt, změnit jej podle databáze R.E.S. a následně jej dosadit do adresáře na místo původního záznamu nebo jako novou organizaci. Dále zde můžete převést původní sídlo na provozovnu a nové sídlo dosadit přímo z R.E.S.u.

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 35

F5 Del není F7 Ctrl+F7 není F10

4.5.4.

Nic neměnit = ponechat současný stav. Tato funkce vymaže kurzorem vybraný záznam ze seznamu problémových subjektů. Smazat subjekt - smaže subjekt z databáze Označit pro kontrolu příští verzí R.E.S. – subjekt bude označen jako verifikovaný s možností zapsání důvodu a nebude probíhat jeho kontrola při opětovném spuštění. Kontrolován začne být až po nahrání nové verze R.E.S. Je možné využít pro subjekty, které vznikly v meziobdobí vydání dvou verzí R.E.S. Tisk seznamu problémových subjektů. Editace tiskové sestavy — seznam problémových subjektů. Opětovné spuštění kontroly subjektů dle databáze R.E.S. Nastavení filtru – tato funkce umožňuje zobrazit podobné subjekty s RESem v údaji ulice a obec pro rychlou opravu podle zadaného počtu úvodních písmen v položkách Název, Ulice nebo Obec. Využijete v případě velkého množství chybně vyplněných ZÚJ.

Porovnání a oprava subjektu podle R.E.S.

Kontrola aktuálně vybraného sídla subjektu podle databáze R.E.S. s možností dosazení nebo opravy stávajících údajů.

4.5.5.

Vyhledávání v databázi R.E.S.

V níže uvedeném okně vyplňte IČ nebo Název a stiskněte klávesu F12. Z databáze R.E.S. se zobrazí ty subjekty, které splňují zadané kritérium.

Subjekty lze vyhledávat i podle ostatních zobrazených údajů - pokud neznáte IČ a přesný název, lze subjekt vyhledávat i podle města a ulice. V případě, že znáte pouze část z prostředku názvu, pak si zatrhněte tlačítko Vyhledávat fulltextově.

4.5.6.

Nastavení databáze R.E.S.

Jestliže nejsou v programu správně nastaveny parametry databáze (umístění databáze RES.IDB, uživatelské jméno a heslo), nelze použít žádnou z výše uvedených funkcí. Na úvodní obrazovce programu se zobrazí nápis "RES není dostupný". Pro nastavení parametrů k databázi R.E.S. platí stejná pravidla jako pro nastavení databáze programu ESPI 9.

4.5.7.

Dosazení z databáze R.E.S.

Tuto funkci lze použít při pořízení nového subjektu. Umožňuje dosadit podle vyplněného názvu nebo IČ kompletní informace o subjektu z databáze R.E.S. (tato databáze pochází z Českého statistického úřadu).

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 36


V případě, že při pořizování nového subjektu stisknete v poli Název, IČ klávesu F9 nebo příslušné tlačítko bez uvedení IČ nebo názvu, zobrazí se toto okno.

Pokud zadáte přesný název nebo IČ a stisknete v příslušném poli klávesu F9 nebo odpovídající tlačítko, dosadí se z databáze R.E.S. adresa a kód CZ-NACE. V případě, že vámi zadaný název, ulice, obec, (částečné IČ) odpovídá více subjektům v databázi R.E.S., zobrazí se seznam pro individuální výběr. Po vyhledání požadovaného subjektu stiskněte klávesu ENTER a subjekt se automaticky přenese do programu. V kolonce Zánik je znázorněna existence subjektu. Hodnota "!" představuje zaniklý subjekt.

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 37

5. Evidence zařízení

V případě vydávání souhlasů k provozování zařízení podle zákona o odpadech musí být tato zařízení zaevidovaná v samostatné evidenci povolených zařízení. Při vkládání nového zařízení program automaticky vygeneruje jedinečné identifikační číslo. Dále je nutné uvést provozovatele a majitele. V případě změny se původní provozovatel či majitel automaticky vkládá do tabulky s historií. Pokud je potřeba, aby bylo povolené zařízení neaktivní (pozastavená/zakázaná činnost atd.), lze ho pasivovat. Ke každému zařízení se musí nadefinovat rozsah povolené činnosti. To se provádí pomocí kódů z katalogu zařízení. Katalog zařízení je zveřejněn v přenosovém standardu dat o odpadech a je součástí programu ve formě číselníku. Povolená zařízení mají zpravidla přiřazen pouze jeden kód. V programu lze však přiřadit k jednomu zařízení více kódů, aby bylo možné řešit individuální případy. Dále je možné u příslušné činnosti uvést období odstávky, u skládek období rekultivace a příznak, zda je povolené zařízení mobilní či zda slouží k výkupu odpadů. Dle zvoleného kódu činnosti program nabídne možné kódy nakládání, které lze povolit a pomocí katalogu odpadů se vyplňuje seznam povolených odpadů, se kterými lze na příslušném zařízení nakládat. Pro snadnější vyplňování seznamu povolených odpadů program disponuje řadou funkcí. Posledním údajem, který se při editaci nového zařízení vyplňuje, je kapacita. Vždy je nejprve nutné uvést celkovou roční kapacitu zařízení. Poté můžete určit i další upřesňující kapacity jako např. technologická, maximální, volná apod. Každý záznam v evidenci zařízení je označen barevným symbolem (kostičkou), která má následující význam: zelená – vybrané zařízení je aktivní (není pasivováno) červená – vybrané zařízení je pasivní - nebude zobrazeno na websouhlasech světle červená - vybrané zařízení je aktivní (není pasivováno), ale nemá přiřazen platný spis - nebude zobrazeno na websouhlasech Program umožňuje dva způsoby zadávání souhlasů k provozování zařízení. V prvním doporučeném případě se nejdříve zaeviduje zařízení dle výše uvedeného postupu a následně se pomocí příslušné funkce vytvoří souhlas přímo do evidence vlastních spisů, který již bude obsahovat účastníky i povolené odpady. V druhém případě se nejprve vytvoří souhlas v evidenci vlastních spisů a poté se vygeneruje nové zařízení a vybere se příslušný souhlas. Program automaticky nabídne kód možné činnosti a to dle vybraného souhlasu. Po jeho zadání zkopíruje seznam povolených odpadů ze souhlasu a případně vyplní i údaj o kapacitě. Druhý způsob zadávání zařízení je vhodné použít při vytváření evidence z již existujících souhlasů.

Pozn.: Evidence zařízení nepodléhá nastavenému časovému období. Pomocí parametru "Zobrazit včetně pasivovaných zařízení" můžete zvolit, zda se budou zobrazovat všechna povolená zařízení anebo pouze aktivní.

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 38


Editor zařízení.

5.1. Pořízení nového zařízení Nové zařízení vložíte do programu po stisknutí klávesy Insert nebo kliknutím na ikonu . Otevře se formulář, ve kterém se automaticky předvyplní Identifikační kód zařízení (pokud jsou správně nastaveny parametry programu). Pozn.: Identifikační kód nelze ručně editovat. Pomocí adresáře subjektů lze vyplnit údaje o provozovateli a majiteli. Pokud editujete již existující zařízení (klávesa F4 nebo ikona ), pak při změně provozovatele nebo majitele se automaticky přesunou původní údaje do tabulky s historií (Záložka Historie). Pro vlastní popis zařízení můžete využít pole Poznámka. Příznak Pasivní umožňuje deaktivovat zařízení. Takto označené zařízení pak zůstává v programu, ale nezobrazuje se na internetu v on-line seznamu zařízení. Po uložení zařízení se v adresáři subjektů automaticky vloží identifikační kód zařízení do kódu provozu a to proto, aby se tento kód dále využíval i v případě ohlašování evidence odpadů, přepravy atd. Seznam zařízení můžete v programu filtrovat (F10 nebo ikona ), tisknout (F7 = seznam, Ctrl+F7 = detail kurzorem vybraného zařízení, ikona ) nebo exportovat do MS Excel nebo OO Calc (Ikona ). Vybrat si můžete ze tří možností exportu - pouze zobrazená zařízení, všechna zařízení nebo export zobrazených zařízení včetně rozsahu. Protože používáte síťovou verzi, můžete použít klávesu F5 nebo ikonu pro zobrazení aktuálního seznamu zařízení. Dočasně je v programu povolena také funkce pro smazání již zaevidovaného zařízení (delete, ). Mazat zařízení však nedoporučujeme z důvodu porušení souvislého označování zařízení identifikačními kódy a dále z důvodu vydání stejného kódu pro dvě různá zařízení. Mazání lze použít pouze při prvotní pasportizaci zařízení tj. vytváření evidence zařízení z již vydaných souhlasů. Pro hromadné vygenerování zařízení z již vydaných souhlasů lze využít funkci z nabídky, kterou otevřete kliknutím na ikonu . Před hromadným generováním program provede kontrolu spisů a případné nedostatky vypíše do MS Excel. Na každém listu vytvořeného sešitu v MS Excel se zobrazí jeden typ chyby/nedostatku včetně výpisu příslušných spisů.

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 39

Editace zařízení.

Pozn.: Pokud v průběhu pasportizace vymažete jedno či více zařízení, můžete následně jednorázově

provést přečíslování zařízení a aktualizaci kódů provozů u subjektů podle identifikačních kódů a to pomocí příslušných funkcí z nabídky, kterou otevřete kliknutím na ikonu .

5.2. Editace rozsahu Ve spodní části editoru zařízení na záložce Rozsah musíte ke každému zařízení přiřadit kód z katalogu zařízení (ikona ). Katalog zařízení je součástí přenosového standardu dat o odpadech. Tímto kódem se definuje rozsah povolené činnosti zařízení. Zpravidla se přiděluje pouze jeden kód, ale program umožňuje přiřadit k jednomu zařízení libovolný počet těchto kódů - nesmí však být ve vzájemném logickém rozporu (nelze např. současně povolit Sběr autovraků a Biodegradaci). Při pasportizaci zařízení tj. doplňování zařízení vygenerovaného ze spisu lze využít informací ze spisu – pole Rozsahy podle navázaných spisů. Podle textu uvedeného v tomto poli se automaticky vyfiltrují záznamy v katalogu zařízení (filtr lze vypnout = parametr Filtrováno v katalogu zařízení). Katalog zařízení otevřete kliknutím na ikonu vedle pole Kód zařízení. Pokud kód znáte, můžete ho vyplnit ručně. Pokud otevřete katalog zařízení a kurzorem vyberete příslušný kód, pak po stisknutí klávesy Enter nebo F12 se kód automaticky do rozsahu vyplní. Další údaje v rozsahu jsou nepovinné. Údajem Zařízení bez souhlasu lze označit ta zařízení, která jsou platná, ale souhlas jste nevydávali (např. § 14 odst. 2).

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 40


Editace rozsahu.

Pro změnu již zadaného rozsahu použijte klávesu F4 nebo ikonu , smazat kurzorem vybraný rozsah včetně podřízených záznamů tj. povolených odpadů, kódů nakládání a kapacit můžete pomocí klávesy Delete nebo kliknutím na ikonu .

5.3. Editace povolených odpadů Povolené kódy odpadů lze vkládat k příslušnému zařízení na záložce Povolené odpady a to až po zadání kódu rozsahu. Jinak jsou editační funkce neaktivní. Odpady lze vkládat několika způsoby. Kromě standardních editačních funkcí (ikony – nový záznam, – editace záznamu, – smazání záznamu) můžete využít funkce pro hromadné vkládání z katalogu odpadů (ikona ) / ze souvisejícího/souvisejících spisů (ikona ). Také lze využít funkce pro kopírování označených odpadů (Shift/Ctrl + kliknutí myši) z jednoho zařízení na druhé nebo z jednoho rozsahu na druhý (ikony apod.

,

)

V případě, že zvolíte generování povolených odpadů ze spisu, jsou brána pouza ta katalogová čísla odpadů, u kterých není vyplněn kód nakládání (nesmí být ani B00). Zároveň s kódem odpadu je přenášeno i upřesnění, pokud je vyplněno.

5.4. Editace povolených kódů nakládání Povolené kódy nakládání upřesňují povolený rozsah činnosti zařízení. Kódy nakládání se editují na záložce Nakládání prostřednictvím standardních funkcí (ikony – nový záznam, – editace záznamu, – smazání záznamu). V rámci upřesnění nelze zadat libovolný kód, ale pouze takový, který odpovídá zvolenému rozsahu. Ekvivalent upřesnění je definován přímo v katalogu zařízení. Pro hromadné zadávání nebo kopii povolených kódů ze spisu lze použít nabízené funkce (ikona ). Při generování odpadů z navázaných spisů lze rozhodnout, zda se odpady budou přidávat k již zapsaným kódům nebo zda se ------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 41

mají nejprve na zařízení smazat a teprve poté přenést ze spisu. Dále je možné rozhodnout, zda se budou přenášet i odpady, u kterých je na spisu uveden kód nakládání

5.5. Editace kapacity Posledním údajem, kterým definujete rozsah příslušného zařízení, je kapacita (záložka Kapacita). Program umožňuje přiřadit několik typů kapacit (technologická, projektovaná, volná, výhledová, maximální atd.). Jako první typ však vždy musíte uvést celkovou kapacitu zařízení nebo celkovou kapacitu skládky a to v tunách. Vždy se jedná o roční projektovanou kapacitu. Při pasportizaci můžete použít ikonu a vyplnit kapacitu ze souvisejícího spisu.

5.6. Záložka Historie Na této záložce jsou zobrazeny subjekty, které byly postupně na příslušné zařízení navázány. Ve sloupci Kdo se vypisuje písmeno P = provozovatel nebo M = majitel. Ze seznamu můžete kurzorem vybranou položku smazat (ikona ).

5.7. Záložka Spisy – propojení/vytvoření spisu Na této záložce je zobrazen zpravidla jeden záznam = související spis. Jak je výše popsáno, umožňuje program generovat zařízení z již existujícího spisu a naopak. S jedním zařízením lze propojit libovolný počet spisů. Pomocí ikony propojíte zařízení s existujícím spisem, prostřednictvím ikony propojení zrušíte. Pokud chcete z vybraného zařízení vytvořit spis, klikněte na ikonu , pokud chcete přejít na vybraný spis, klikněte na ikonu . Každý záznam je, stejně jako v evidenci vlastních spisů, označen barevným symbolem (kostičkou), která má následující význam: zelená – vybraný spis je aktivní (není pasivován) světle zelená - vybraný spis je aktivní (není pasivován), ale má prošlou platnost žlutá – vybraný spis je rozpracován (nemá vyplněn datum uzavření) červená – vybraný spis je nevyřízený (nemá vyplněn datum vyřízení)

5.8. Manipulace se zařízeními 5.8.1. Kopie zařízení Pomocí klávesy F2 můžete zkopírovat zařízení a vytvořit tím nové, které má shodné údaje (nepřenáší se historie, pasivace a informace o odeslání do MA ISOHu). Tuto volbu použijete v případě, že potřebujete u stávajícího zařízení provést rozdělení na dvě zařízení dle rozsahu. Další možnost použití je v okamžiku, kdy potřebujete založit dvě obdobná zařízení s prakticky shodnými údaji (stačí poté měnit např. pouze provozovatele a navázané spisy).

5.8.2. Sloučení zařízení Pomocí klávesy F8 můžete provést sloučení dvou zařízení. Zároveň dojde i ke sloučení subjektů/provozovatelů zařízení.

5.9. On-line přenos zařízení ke sběru autovraků do MA ISOH Tato volba umožňuje přímou komunikaci se systémem MA ISOH na evidenci zařízení na sběr a zpracování autovraků, který je provozován MŽP, resp. servisní organizací CENIA. ------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 42


Pro přístup do tohoto systému musí být úřad/organizace registrován v MA ISOH a musíte mít nastaveny přihlašovací údaje v parametrech programu na záložce Ostatní / Předvolby. Export zařízení může provádět pouze uživatel programu ESPI9, který má oprávnění Administrátor.

Volba umožňuje vkládat do MA ISOH nově povolená zařízení/autovrakoviště, provádět změnu údajů, případně jejich smazání (pouze v případě, že zařízení již nepořídilo autovraky) nebo jejich pasivaci (např. dočasná pasivace). V levé části zobrazeného okna je uvedeno zařízení, z něhož byla volba vyvolána. V pravé části jsou vypsány všechny provozovny uložené v MA ISOH, které mají shodné IČ se subjektem, z něhož byla volba vyvolána. V levé části můžete zobrazit všechna zařízení/autovrakoviště z vaší databáze odškrtnutím přednastaveného filtru na IČ. Ke každému zařízení se pak samostatně dotahují údaje z MA ISOH a zobrazují se v pravé části.

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 43

5.9.1. Vložení zařízení do MA ISOH Umožňuje vložit provozovnu/zařízení do systému MA ISOH. Zároveň probíhá kontrola, zda již neexistuje zařízení se shodným identifikačním číslem v systému (změna majitele). Pokud ještě není založeno, je zároveň se zařízením vloženo i sídlo. V případě, že k danému subjektu (IČ) již existují zařízení vložená v MA ISOH (i z jiného kraje), jsou zobrazena v pravé části obrazovky

5.9.2. Změna zařízení v MA ISOH V případě chybného zadání adresy nebo názvu subjektu je možné provést opravu zařízení. Tímto způsobem lze zařízení v systému MA ISOH i pasivovat (nastavíte pasivaci v ESPI9 a poté promítnete změnu do MA ISOHu). Druhým důvodem použití této funkce je převedení současného kódování provozoven na tzv.“cézetka“. Pokud je v MA ISOH zavedena provozovna 1, na které jsou navázány autovraky, potom převod na nové označování provedete následujícím způsobem. V levé části se postavíte na odpovídající zařízení s identikačním kódem, v pravé části vyberete totožné zařízení s provozovnou č.1 a stisknete tlačítko pro změnu zařízení nebo klávesu F4. Tím dojde k vyplnění Kódu zařízení podle vaší databáze.

5.9.3. Smazání zařízení v MA ISOH Smazat zařízení v MA ISOH je možné pouze v případě, že ještě nemá evidovány autovraky.

5.9.4. Tisk zařízení s datem exportu do MA ISOH Tato volba umožňuje dle nastaveného filtru vypsat veškerá zařízení s datumem exportu do MA ISOH.

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 44


6. Vlastní spisy

Pomocí odkazu Vlastní spisy na titulní obrazovce popř. příkazem z horního lištového menu Evidence/Vlastní spisy otevřete evidenci spisů. Editor se spisy je rozdělen do dvou částí. V horní části obrazovky je zobrazen seznam spisů, v dolní pak získáte podrobné informace o kurzorem vybraném spisu. Pro snadnější orientaci v tabulce lze záznamy setřídit podle datumu podání, vyřízení, čísla jednacího apod. Třídění se provádí tak, že myší kliknete na příslušný název položky (vysvítí se modře) v záhlaví seznamu. Dále lze využít funkce Filtr, která zobrazí pouze ty záznamy, jenž vyhovují předem nastaveným podmínkám. Každý záznam je označen barevným symbolem (kostičkou), která má následující význam: zelená – vybraný spis je aktivní (není pasivován) světle zelená - vybraný spis je aktivní (není pasivován), ale má prošlou platnost žlutá – vybraný spis je rozpracován (nemá vyplněn datum uzavření) červená – vybraný spis je nevyřízený (nemá vyplněn datum vyřízení)

Pozn.: Na rozdíl od adresáře subjektů podléhá evidence spisů nastavenému období.

Editor vlastních spisů.

Popis jednotlivých funkcí: Ikona Funkční kl. Insert Delete F1 F2 F3

Popis funkce Založení nového spisu. Smazání vybraného spisu. Nápověda. Kopie kurzorem vybraného spisu. Hledání záznamu podle zadaného kritéria např. čísla jednacího, datumu podání atd. Podmínkou je setřídění

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 45

F4 F5 F7 Ctrl+F7

dat podle této položky. Změna kurzorem vybraného spisu. Přepočet záznamů, zobrazení aktuálního stavu (tzv. Refresh, Obnovení). Tisk podacího deníku. Tisk karty spisu včetně souvisejících (ustanovení, účastníků, odpadů).

údajů

F9 F10

Vyvolání nápovědného číselníku. FILTR – Tento nástroj umožňuje zobrazit pouze určitou skupinu záznamů podle předem nastavených podmínek. Bude-li filtr aktivní, zvýrazní se na panelu formuláře text FILTROVÁNO.

F12

Má význam stisku tlačítka "OK" - např. ukončení zadávání nebo změny dat s uložením.

Escape


Enter

Potvrzení vybrané akce.

Tab


Ctrl+U

Vyvolání seznamu účastníků řízení.

Ctrl+O

Vyvolání seznamu ustanovení a s nimi souvisejících odpadů, které jsou předmětem správního řízení (k libovolnému počtu ustanovení může být libovolný počet souvisejících odpadů) – zde můžete provádět export údajů do aplikace Microsoft© Word za každé ustanovení zvlášť.

Ctrl+R

Vyvolání seznamu typů správního řízení.

Ctrl+B

Náhled do černé schránky (seznam smazaných spisů).

Ctrl+Alt+S

Horní lištová nabídka Možnosti/Zařadit/Vyřadit spis...: Tato funkce vyřadí nebo zařadí spis ze/do statistiky Vámi vydaných správních rozhodnutí.

není

Horní lištová nabídka Možnosti/Související spisy: Tento příkaz otevře ke kurzorem vybranému spisu okno, ve kterém jsou zobrazeny všechny spisy, které byly navázány na příslušný spis. Ve sloupci "Pasivní" se zobrazuje, zda byl příslušný spis již pasivován. Pomocí tlačítka můžete navázat další spis, tlačítkem návaznost daného spisu zrušíte. Ikonou ukončíte platnost vybraného navázaného spisu, ikonou ukončíte platnost všech propojených spisů.

není

Horní lištová nabídka Možnosti/Spisy s ukončenou platností označit jako pasivní: Tato funkce provede pasivaci spisů, u kterých skončila jejich

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 46


platnost. Pasivace se provádí i u spisů, u kterých existuje již nové rozhodnutí. není

Horní lištová nabídka Možnosti/Seznam parcel: Tímto příkazem můžete zobrazit seznam parcel zapsaných u vybraného subjektu.

není

Horní lištová nabídka Spis/Přílohy: Ke každému spisu můžete zaevidovat pomocí tohoto příkazu libovolný seznam příloh (naskenované dokumenty, žádosti, aj.). Přílohy se ukládají přímo do databáze a jsou k dispozici všem uživatelům programu.

není

Horní lištová nabídka Možnosti/Generovat zařízení: Tento příkaz vygeneruje ze založeného spisu s vyplněnými účastníky řízení záznam do evidence zařízení a provede provázání se spisem, případně můžete spis provázat s již založeným zařízením. V obou případech bude přidělen Identifikační kód zařízení a nastaven i u provozovatele uvedeného na spisu.

není

Horní lištová nabídka Možnosti/Nastavení kódu provozovny dle zařízení: Tato funkce provede kontrolu v účastnících řízení na spisech, kteří mají zvoleno Provozuje. U těchto subjektů nastaví kód provozovny na spisu podle aktuální hodnoty v číselníku zařízení (doplní cézetko).

6.1. Založení nového spisu Při založení nové karty spisu nejprve rozhodněte, zda bude zařazena do evidence správních řízení (zařazený spis bude figurovat ve statistice Vámi vydaných rozhodnutí) a v jakém pořadí a evidenčním roce. Pokud zde zvolíte, že se jedná o IPPC, nebude spis figurovat ve statistice vlastních správních rozhodnutí. Nebude mu přiděleno pořadové číslo. Pro přehledy, internetové výstupy a exporty dat bude takto označený spis vystupovat jako platné rozhodnutí.

Po stisknutí tlačítka Pokračovat (F12) se zobrazí karta spisu:

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 47

Pořízení nového spisu.

Popis jednotlivých údajů V poli Podáno dne Vám program automaticky nabídne dnešní datum, nebo datum, které je přednastavené v parametrech programu. Tento údaj je povinný. Bez jeho zadání nelze nový spis v evidenci uložit. Jedná-li se o správní řízení na návrh účastníka řízení, zadává se zpravidla datum podatelny úřadu (datum doručení např. žádosti o souhlas k nakládání s nebezpečnými odpady na úřad). Jedná-li se o správní řízení z podnětu správního orgánu, zadává se datum zaevidování vzniku spisu, obojí podle místních zvyklostí daných interními předpisy o evidenci spisů. Dalšími údaji jsou číslo jednací přidělené podatelnou a číslo jednací oddělení, které spis vyřizuje. Tyto údaje jsou nepovinné, ale v praxi zpravidla často používané. Při jejich vyplňování postačí zadávat měnící se část jednacího čísla. Další část se generuje automaticky po stisknutí tlačítka Č.j. Je tvořená rokem zaevidování spisu a hodnotami vyplněnými v parametrech programu (lze nastavit shodné pro všechny uživatele programu nebo pro každého individuální). V další položce Věc se uvádí předmět řízení týkající se spisu. Tento údaj je povinný. Bez jeho zadání nelze nový spis v evidenci uložit. V programu můžete využít klávesu F4, která vám nabídne již dříve zadané hodnoty, nebo lze tuto položku předvyplňovat automaticky dle nastavených parametrů. V následujícím poli se uvádí ukládací znak spisu. Tento údaj je povinný. Po stisknutí klávesy F9 lze ukládací znak zadat pomocí jednotného číselníku. Tento číselník je v programu dodáván prázdný, protože údaje v něm jsou individuální pro každý správní orgán. Stanovují se podle interních předpisů úřadu ve vztahu k archivnímu zákonu. Pozn.: Do kolonky ukládací znak lze dosadit pouze takovou hodnotu, která je obsažena v číselníku. Stejně jako u předchozích položek můžete i zde využít parametrů programu pro automatické vyplňování. V kolonce Vyřizuje lze uvést jméno a příjmení evidenta. Po stisknutí klávesy F4 se vám nabídnou již dříve zadané hodnoty, pomocí parametrů programu lze tento údaj vyplňovat automaticky. V poli Vyřízeno dne se vyplňuje datum, kdy byl spis vyřízen. Aktuální datum dosadíte po stisknutí tlačítka se symbolem žárovky . Tento údaj bude figurovat na všech tiskových výstupech ve smyslu „Vyřízeno dne…“. Je též důležitý při generování čísla jednacího podatelny a oddělení. Po zadání data vyřízení může generátor (tlačítko Č.j.) doplnit do čísla jednacího podatelny další část, např. „2004“ a u čísla jednacího oddělení fyzické pořadí spisu. Pokud je spis zařazen do evidence správních řízení (definuje se při zakládání nové karty), tak se do čísla jednacího oddělení automaticky vygeneruje text „R-“ a číslo fyzického pořadí spisu v daném evidenčním roce. Specifickou funkci generátoru Č.j. lze ------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 48


nastavit v parametrech programu. Např. můžete před a za automaticky generovaný údaj uvést fixní text (značku toho, kdo spis vyřizuje, prefix Č.j. apod.). U ostatních položek se předpokládá, že budou vyplňovány až po zaevidování spisu. Pohyb mezi jednotlivými záložkami je umožněn stisknutím kláves Ctrl+Tab nebo kliknutím myši. Pro všechny zbývající položky platí, že nejsou povinné. Program však kontroluje logiku zadávaných údajů. Nelze např. uložit záznam spisu, kdy datum vyřízení je starší než datum podání spisu, datum nabytí právní moci je vyplněn a není znám datum doručení (eventuálně vyhlášení) atd. Význam dalších údajů: Fáze správního řízení: V této položce můžete upřesnit aktuální stav spisu (přerušení řízení, zastavení řízení apod.). Zařízení: Kolonka Zařízení umožňuje pomocí příslušného výběrového nástroje vložit kódy nakládání či zařízení, které jsou specifické pro editovaný spis. Následně lze podle hodnot v tomto poli sestavovat různé přehledy. Doručeno dne: Datum,kdy byl spis doručen účastníkovi řízení (pokud je jich více, eviduje se doručeníposlednímu zúčastníku řízení).Tlačítko se symbolem žárovky zde opět dosadí aktuální datum nastavenévsystému počítače.Upozornění:Tento údaj je nezbytný pro určení datanabytí právní moci. Právní moc dne: Datum, kdy rozhodnutí nabylo právní moci (vyplňuje se pouze u spisů, které souvisejí s rozhodnutím ve správním řízení ve smyslu správního řádu). Tlačítko se symbolem žárovky vloží datum resp. např. 16 den od data doručení. Počet dnů od data doručení se nastavuje v parametrech programu. Pozn.: Pomocí tlačítka se symbolem dopisu vložíte přímo datum doručení. Tlačítkem se symbolem přeškrtnutého dopisu vložíte dle nového správního řádu platného od 1.1.2006 datum doručení + 10 dnů. Lze upravit v parametrech programu. Datum právní moci lze vyplnit také pomocí níže umístěného kalendáře. Požadované datum se přenese po stisknutí klávesy Enter (Pozn.: Program zde kontroluje, zda zvolené datum není svátkem nebo dnem pracovního klidu.). Upozornění: Metoda pro stanovení nabytí právní moci vychází z předpisů ministerstva spravedlnosti. Platnost do: Datum, kterým se stanovuje platnost spisu na dobu určitou. Pokud zde datum neuvedete, program považuje platnost spisu za neomezenou. Pomocí odkazů v nabídce Předvolby můžete datum platnosti rychle vyplnit podle zadaných parametrů programu. Pokud je spis již pasivován a posunete datum platnosti na pozdější dobu, pak dojde automaticky k odpasivování. Spis uzavřen: Datum uzavření spisu pro potřeby archivace či spisové služby. Upozornění: Od tohoto data se počítá skartační lhůta, která je definovaná ukládacím znakem. Pokud tento datum není vyplněn, program Vás neupozorní, že je spis určen k archivaci! Klíčová slova: Tato položka slouží pro upřesnění spisu v databázi. Podle klíčových slov lze např. pomocí funkce Filtr zobrazit pouze určitou skupinu spisů. Kde je spis nyní: V této kolonce zjistíte, u kterého referenta je spis fyzicky uložen. Pomocí tlačítka se symbolem žárovky zde můžete dosadit údaj z položky Vyřizuje (platí pouze v případě, že je toto pole vyplněno). Program předpokládá, že spis je u toho, kdo jej vyřizuje. Pozn.: Kdyby byl spis zapůjčen např. dotčenému orgánu státní správy nebo soudu, můžete zde zadat aktuálního držitele spisu. Popis (upřesnění) spisu: Tato položka slouží pro upřesnění spisu v databázi. Poznámka ke spisu: Zde můžete zadat libovolný text. Kolik platit (celkem): Zde se uvádí celková částka peněžitého plnění. Druh měny: Položka, která umožní zadat druh měny ve vztahu k částce peněžitého plnění. Tlačítko se symbolem žárovky zde dosadí hodnotu „Kč“. Pokud chcete využít zvyklostí v bankovním sektoru (mezinárodní notace zápisu národních měn), může zde zadat např. „CZK“.

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 49

Zaplaceno dne: Datum, kdy bylo peněžité plnění skutečně zaplaceno. V případě splátkového kalendáře doporučujeme uvést poslední datum splátky. Tlačítko se symbolem žárovky zde vloží aktuální datum nastavené v systému počítače. Termín do dne: Datum, do kdy bylo uloženo nepeněžité plnění související se správním řízením. V případě více dílčích termínů doporučujeme uvést datum plnění poslední v časové řadě. Tlačítko se symbolem žárovky doplní aktuální datum. Skutečně splněno dne: Datum, kdy bylo splněno nepeněžité plnění související se správním řízením. V případě více dílčích termínů doporučujeme uvést opět poslední datum splnění. Tlačítkem se symbolem žárovky nastavíte aktuální datum. Související spisy: vazba na předcházející spis vč. možnosti ukončení platnosti předcházejícího spisu. Spis je aktivní/pasivní: označení spisu pro účely následných přehledů, veřejných seznamů atd. Program ESPI pamatuje i na případy, kdy spis souvisí se správním řízením, které je např. přerušeno z důvodu požadavků na doplnění podkladů řízení a po doplnění ze strany účastníků řízení může pokračovat. V této situaci se spis v evidenci vystavuje opakovaně. Abyste nemuseli zadávat dvakrát stejné údaje, disponuje program funkcí Kopie spisu. Po nastavení kurzoru na příslušný „originál“ a po stisknutí kláves F2 nebo odpovídající ikony vytvoříte kopii aktuálního záznamu. Při této operaci můžete rozhodnout, zda mají být kopírovány i záznamy souvisejících tabulek, tj. účastníci řízení, typy řízení, ustanovení týkající se spisu a odpady související s jednotlivými ustanoveními.

6.2. Účastníci řízení Po stisknutí ikony nebo pomocí kombinace kláves Ctrl+U můžete ke kurzorem vybranému spisu přiřadit seznam účastníků řízení. Pokud je účastníků řízení více, platí pravidlo, že v pořadí jako první účastník řízení je uveden vždy žadatel = následný adresát spisu (jedná-li se o správní řízení na návrh účastníka řízení) nebo ten, kdo je oprávněn jednat jménem subjektu (jedná-li se o správní řízení z podnětu správního orgánu). Adresát spisu může být vždy pouze jeden. Program Vám pomocí horní lištové nabídky Statut umožní v případě založení více subjektů ke spisu přiřadit popř. změnit tzv. statut subjektu, který může nabývat hodnot "Adresát spisu","Účastník řízení", "Dotčený úřad" nebo "Zmocněnec v řízení". Při zadávání nového účastníka se vždy pro zrychlený výběr zobrazí nejprve filtr, ve kterém lze zadat IČ nebo část názvu subjektu. Dle zadaných podmínek se následně z adresáře zobrazí pouze odpovídající seznam firem. Pokud filtr zrušíte klávesou Esc, zobrazí se adresář subjektů kompletní.

Pozn.: V případě, že nebude ke spisu vybrán alespoň jeden účastník řízení, nebude možné provést export údajů do předem vytvořené šablony v aplikaci Microsoft© Word nebo OpenOffice Writer..

Seznam účastníků řízení souvisejících se spisem.

Popis jednotlivých funkcí: Ikona Funkční kl. Popis funkce Insert

Vložení nového účastníka.

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 50


Delete

Odejmutí účastníka z vybraného spisu.

F1

Nápověda.

F3

Hledání subjektu podle setříděné položky.

F5


není

Zobrazení adresáře kontaktů (kontakty filtrovány podle vybraného účastníka)

dvojklik

Označení/odznačení kurzorem vybraného účastníka příznakem "Provozuje" (je důležité pro identifikaci provozovny, na které je příslušná činnost povolována).

není

Zobrazení seznamu parcel vybranému subjektu.

Escape

Návrat na kartu spisu.

přiřazených

automaticky

ke

kurzorem

6.3. Seznam typů řízení Pomocí příslušné ikony nebo stisknutím kláves Ctrl+R vyvoláte ke kurzorem vybranému spisu seznam typů řízení. Záznamy se zde zadávají z číselníku, který je po instalaci programu předvyplněn vzorovými daty. Ty lze využít, editovat nebo nahradit dle vlastní potřeby. Údaje v číselníku lze také setřídit např. podle specifického pole s označením „znak“, který umožňuje seřadit položky dle vámi nadefinovaných priorit. Položka, která má nejvyšší prioritu, může být označena např. znakem „A“, položka, která má nižší prioritu, může být označena např. znakem „D“ atd.

Seznam typů řízení souvisejících se spisem.

Popis jednotlivých funkcí: Ikona Funkční kl. Insert Delete F1 F3 F5 Escape

Popis funkce Přiřazení nového řízení. Odejmutí položky řízení. Nápověda. Hledání záznamu podle setříděné položky. Přepočet záznamů, zobrazení aktuálního stavu (tzv. Refresh, Obnovení). Návrat na kartu spisu.

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 51

6.4. Ustanovení zákona a odpady související se spisem Vede-li správní orgán správní řízení, musí být jeho pravomoc zákonem vymezena, tj. jakýkoliv úkon provádí na základě konkrétního ustanovení zákona, v jehož dikci je správní akt prováděn. Kliknutím na ikonu nebo pomocí kombinace kláves Ctrl+O otevřete k vybranému spisu formulář, do kterého lze vyplnit právě tato jednotlivá ustanovení a navíc seznam odpadů. Ustanovení se zde vyplňuje pomocí číselníku. Ten je po instalaci programu vyplněn vzorovými daty, které lze využít, editovat nebo nahradit dle vlastní potřeby. Pozn.: Rozsah zobrazených dat v tomto číselníku můžete nastavit pomocí parametrů programu. Ke každému ustanovení se v programu zadávají odpady související s aktuálním spisem. Údaje o odpadech jsou kontrolovány podle Katalogu odpadů.

Typy ustanovení a seznam souvisejících odpadů s ustanovením a spisem.

Každé ustanovení, které v programu použijete, musíte dále provázat resp. synchronizovat z tzv. celostátním katalogem ustanovení. Tento katalog je součástí dodávky programu a obsahuje obecné ustanovení z oblasti odpadového hospodářství. Celostátní katalog ustanovení slouží následně k přenosům vytvořených spisů mezi krajským úřadem a obcí s rozšířenou působností. Celostátním katalogem ustanovení je zaručena jednoznačnost vašich rozhodnutí v rámci celé ČR. Na spodní liště okna je zobrazen název šablony a vytvořeného dokumentu, pokud existuje. Pokud příslušné dokumenty neexistují, zobrazí se na spodní liště text "šablona není vybrána" a "soubor dosud nevytvořen ani nepropojen". Upozornění: Pokud je k příslušnému ustanovení šablona vybrána, popř. existuje i dokument, ale program k těmto souborům nenalezne cestu (např. někdo konkrétní adresáře přesune, vymaže, nebo soubory jsou na síťovém disku, který je dočasně nepřipojen), pak tato spodní lišta bude svítit červeně. V tomto případě doporučujeme překontrolovat parametry programu na záložce "Umístění souborů". Popis jednotlivých funkcí: Ikona Funkční kl.

Popis funkce

Insert

Vložení nového ustanovení z číselníku.

F4

Změna vybraného ustanovení včetně přiřazené šablony.

Delete

Smazání vybraného ustanovení včetně přiřazených odpadů.

F1

Nápověda.

F3

Hledání záznamu podle zadaného kritéria např. podle typu spisu, úřadu, zákona atd. Podmínkou je setřídění dat podle

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 52


této položky. F5


Ctrl+P

Nastavení parametrů programu.

Ctrl+W

Vytvoření nebo zobrazení příslušného dokumentu v aplikaci Microsoft© Word nebo OpenOffice Writer. Pokud není k aktuálnímu ustanovení přiřazen žádný dokument, vytvoří se nový na základě předem zhotovené šablony. V opačném případě se otevře již existující dokument.

Ctrl+E

Propojení existujícího dokumentu s aktuálním ustanovením (Pozn.: Podmínkou je, aby příslušný dokument byl vytvořen v aplikaci MS Word a měl příponu *.DOC !). Ze souboru, který uživatel vybere, vytvoří program kopii do adresáře dokumentů ESPI (viz Nastavení parametrů programu).

Ctrl+D

Smazání souboru vytvořeného aplikací Microsoft© Word např. z důvodu doplnění údajů do databáze a následného opětovného vygenerování dokumentu.

Ctrl+C

Zkopírování kurzorem vybraného ustanovení včetně odpadů do bloku pro následné zkopírování hodnot na jinou kartu spisu.

Ctrl+V

Vložení ustanovení zkopírovaného do bloku.

Escape

Návrat na kartu spisu.

6.4.1. Editace ustanovení Každé ustanovení lze v programu ESPI9 editovat přímo v číselníku ustanovení nebo až po zaevidování ustanovení na konkrétní spis. Editace se provádí pomocí příslušné ikony nebo po stisknutí klávesy F4.

Editace vlastního ustanovení.

V editačním okně je několik tlačítek pro přiřazení nebo úpravu šablony (vzorového dokumentu, který slouží pro tvorbu rozhodnutí v MS Word). Tlačítkem Nová šablona otevřete textový editor MS Word s kopií výchozí šablony programu $SprRiz2.doc. Z vytvořené kopie můžete sestavit novou šablonu určenou pro konkrétní ustanovení resp. rozhodnutí. Název šablony je automaticky vygenerován podle pořadového čísla ustanovení v číselníku. Tlačítkem Výběr šablony k danému ustanovení navážete již ------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 53

existující soubor (dokument v MS Word nebo OO Writer). Na tento dokument však musíte napojit tzv. Makro. Pomocí funkce Úprava šablony lze editovat již vytvořenou šablonu. Posledním tlačítkem Zrušit propojení zrušíte asociaci souboru (šablony) s příslušným ustanovením (Pozn.: Šablona se tím však nesmaže.). Všechny šablony se ukládají do složky, která je umístěna podle nastavených parametrů programu. Dále lze v tomto editačním okně provést tzv. Synchronizaci s celostátním katalogem ustanovení. Tato synchronizace je nutná pro pozdější importy a exporty spisů mezi krajským úřadem a obcí s rozšířenou působností. Po stisknutí tlačítka se otevře katalog celostátních ustanovení, jenž jsou příslušná správnímu výkonu krajského úřadu. V katalogu vyberte takový záznam, který odpovídá editovanému ustanovení a stiskněte tlačítko OK nebo klávesu F12. Tím je synchronizace příslušného ustanovení hotová. Synchronizaci Vašich ustanovení s celostátním katalogem ustanovení můžete také provést hromadně přímo v číselníku ustanovení.

Synchronizace vlastních ustanovení s celostátním katalogem ustanovení.

Po stisknutí tlačítka Synchronizace nebo klávesy F9 se zobrazí synchronizační okno rozděleno na dvě poloviny.

Synchronizace vlastních ustanovení s celostátním katalogem ustanovení.

Na levé straně jsou implicitně zobrazeny všechny Vaše dosud nesynchronizované ustanovení (jsou označeny červeně) a na pravé straně je zobrazen katalog celostátních ustanovení. V levé straně se nastavte na ustanovení, které chcete synchronizovat a v pravé polovině okna zvolte příslušný záznam související s vybraným ustanovením. Stisknutím tlačítka (uprostřed okna) provedete synchronizaci. Synchronizovaný záznam v implicitním nastavení z levé poloviny okna zmizí. ------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 54


6.4.2. Odpady Při zadávání nového odpadů se vyplňuje kód pomocí katalogu odpadů. Ke každému odpadu lze dále zadat upřesnění, kód nakládání, kód zařízení a příp. odpad, který vznikne netříděním. Pro snadnější vyplnění seznamu odpadů můžete využít některou z níže uvedených funkcí. Popis jednotlivých funkcí: Ikona Funkční kl.

Popis funkce

Ctrl+Insert

Přiřazení nového odpadu ke kurzorem vybranému ustanovení.

Ctrl+F4

Změna údajů u zvoleného odpadu.

Ctrl+Delete

Smazání kurzorem vybraného odpadu, všech odpadů nebo označených odpadů (označování se provádí kliknutím myši na příslušný odpad s přidržením klávesy Ctrl nebo Shift).

F3

Hledání záznamu podle zadaného kritéria např. podle katalogového čísla odpadu, kategorie atd. Podmínkou je setřídění dat podle této položky.

Shift+Ctrl+F2

Hromadné vložení odpadů z katalogu: touto funkcí dosadíte z katalogu odpadů hromadně všechny odpady příslušné skupiny či podskupiny nebo označené (v režimu zobrazení "celý katalog" lze využít označování jednotlivých odpadů => stiskněte klávesu Ctrl a současně klikněte myší na ty odpady, které chcete označit).

Ctrl+C

Zkopírování všech nebo označených odpadů přiřazených k ustanovení do bloku pro následné zkopírování hodnot na jiné ustanovení.

Ctrl+V

Vložení odpadů zkopírovaných do bloku.

není

Nastavit vybrané odpady s ktg. O na ktg. N – Pomocí této funkce můžete u aktuálního ustanovení provést automatickou změnu vybraných (označených) odpadů s kategorií O = Ostatní odpady na kategorii N = Nebezpečné odpady. Výsledkem bude kategorie označena jako O/N.

Ctrl+Shift+N

Nastavit všechny odpady s ktg. O na ktg. N – Pomocí této funkce můžete u aktuálního ustanovení provést automatickou změnu všech odpadů s kategorií O = Ostatní odpady na kategorii N = Nebezpečné odpady. Výsledkem bude kategorie označena jako O/N.

není

Nastavení typu zařízení a kódu nakládání u označených odpadů – Touto funkcí můžete hromadně nadefinovat kód nakládání/zařízení/odpadu vzniklého z netřídění u označených odpadů (označování se provádí kliknutím myši na příslušný odpad s přidržením klávesy Ctrl nebo Shift).

není

Hromadné nastavení typu nakládání – Touto funkcí

zařízení a kódu můžete hromadně

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 55

nadefinovat kód nakládání/zařízení/odpadu vzniklého z netřídění u všech odpadů vybraného spisu. není

Zkopírovat povolené odpady ze zařízení – Touto funkcí můžete hromadně zkopírovat povolené odpady definované v provázaném zařízení.

Editace odpadu souvisejícího s příslušným ustanovením daného spisu.

Doporučujeme také využít dalších možností specifického nastavení v parametrech programu, tj. přednastavení hodnoty „žádosti vyhověno“, „žádosti nevyhověno“ nebo generování kódů odpadů do dokumentu odděleně s mezerami či bez mezer.

6.5. Příloha č. 25 vyhlášky č.383/2001 Sb. Příloha 25 vyhlášky 383/2001 Sb. představuje hlášení, které vyplňuje krajský nebo obecní úřad obce s rozšířenou působností a obsahuje vydané souhlasy a další rozhodnutí v rozsahu: 1) identifikaci ohlašovatele: a) identifikační číslo krajského úřadu nebo obecního úřadu obce s rozšířenou působností, b) název úřadu, c) úplnou a přesnou adresu úřadu, d) jméno a příjmení osoby zpracovávající hlášení, 2) identifikaci účastníků řízení podle stavu platného v době vydání rozhodnutí zahrnující: identifikační číslo, identifikační číslo základní územní jednotky, obchodní firmu nebo název a sídlo, pokud jde o právnickou osobu, obchodní firmu nebo jméno a příjmení a místo podnikání, popřípadě adresa místa trvalého pobytu, pokud jde o fyzickou osobu oprávněnou k podnikání, 3) informaci o platných rozhodnutích a) číslo jednací, b) věc (předmět řízení), c) datum nabytí právní moci, d) dobu platnosti, pokud je vydáno na dobu určitou, ------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 56


e) seznam odpadů uvedených v rozhodnutí, včetně katalogového čísla odpadu, skutečné kategorie odpadu a název odpadu podle zvláštního předpisu, f) způsoby využití či odstranění odpadů podle příloh č. 3 a 4 zákona, g) schválenou kapacitu zařízení, h) seznam schválených provozoven a 4) označení ustanovení zákona o odpadech, podle kterého bylo v řízení rozhodováno.". Ohlašování dle přílohy č. 25 se provádí měsíčně (souhlasy k provozu zařízení) a to v elektronické podobě v přenosovém standardu dat o odpadech na elektronickou adresu Ministerstva životního prostředí.

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 57

7. Importované spisy

Proto, aby měl správní orgán kompletní přehled o všech vydaných rozhodnutích v rámci celého správního území (např. kraje), umožňuje program ESPI9 kromě vlastních spisů evidovat také tzv. Importované spisy, které jsou vytvořeny v programu ESPI na jiných úřadech (např. obecních úřadech s rozšířenou působností). Tyto spisy se do programu přihrávají pomocí funkce Import spisů. Importované spisy nejsou předmětem statistik vašich správních řízení. Nezohledňují se v Příloze č.25 vyhlášky č. 383/2001 Sb. Importované spisy zobrazíte pomocí odkazu Importované spisy na úvodní obrazovce programu nebo pomocí příkazu v horním lištovém menu Evidence\Importované spisy. Tyto spisy nelze editovat, pouze je můžete smazat.

Pozn.: Importované spisy stejně jako vlastní spisy podléhají nastavenému období.

Evidence importovaných řízení

Popis jednotlivých funkcí: Ikona Funkční kl.

Popis funkce

F1

Nápověda.

F3

Hledání záznamu podle zadaného kritéria např. čísla jednacího, datumu podání atd. Podmínkou je setřídění dat podle této položky.

F5


Ctrl+F7

Tisk karty spisu včetně souvisejících údajů (ustanovení, účastníků, odpadů)-

F10

FILTR – Tento nástroj umožňuje zobrazit pouze určitou skupinu záznamů podle předem nastavených podmínek. Bude-li filtr aktivní, zvýrazní se na panelu formuláře text FILTROVÁNO.

Ctrl+O

Náhled na související ustanovení a odpady.

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 58


Ctrl+R

Náhled na přiřazené typy řízení ke kurzorem vybranému spisu.

Escape


dat,

resp.

návrat

na

předchozí

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 59

8. Evidence kontrol

Pomocí odkazu Kontroly na úvodní obrazovce programu nebo příkazem z horní lištové nabídky Evidence/Kontroly otevřete editor, ve kterém můžete plánovat kontroly a evidovat jejich provedení. V horní polovině okna je zobrazen seznam zapsaných kontrol, ve spodní části okna jsou zobrazeny detailní informace o kurzorem vybrané kontrole. Aktivací parametru "Zobrazit včetně ukončených kontrol" můžete zvolit, zda budete zobrazovat všechny zapsané kontroly, nebo pouze ty, které ještě nebyly ukončeny.

Editor kontrol.

Popis jednotlivých funkcí: Ikona Funkční kl. Insert

Popis funkce Založení nové kontroly.

Delete

Smazání vybrané kontroly.

F1

Nápověda.

F3

Hledání záznamu podle zadaného kritéria např. datum kontroly, věc, vyřizuje apod.

F4

Změna kurzorem vybrané kontroly.

F5


F7

Tisk detailu kontroly.

F10

FILTR – Tento nástroj umožňuje zobrazit pouze určitou skupinu záznamů podle předem nastavených podmínek. Bude-li filtr aktivní, zvýrazní se na panelu formuláře text FILTROVÁNO a údaj o počtu vyfiltrovaných záznamů.

Escape


(není)

Export dat z editoru do MS Excel nebo OO Calc.

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 60


Pozn.: Evidence kontrol stejně jako evidence spisů podléhá nastavenému období.

8.1. Založení nové kontroly Pro vytvoření nebo změnu záznamu se zobrazí editační okno, kam se zapisují údaje o kontrole.

Editace záznamu o kontrole.

Pohyb po okně je možný pomocí kláves Tab, Shift+Tab, Enter nebo myší. Každá kontrola musí mít vyplněný datum a věc. Ostatní položky jsou nepovinné. Pomocí pole Interval lze nastavit, zda kontrola bude jednorázová nebo se bude opakovat. V případě opakující se kontroly můžete určit datum příští kontroly. Po provedení kontroly se u příslušného pole zaškrtne údaj Kontrola provedena. Pokud již se záznamem o kontrole nebudete pracovat, zaškrtněte údaj Kontrola ukončena.

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 61

9. Přehledy

Pro komplexní zobrazení všech spisů (importovaných, vlastních) nebo pro zobrazení pouze vybraných spisů splňujících určité podmínky, disponuje program tzv. Přehledy. Otevřete je pomocí příslušného odkazu na úvodní obrazovce programu nebo pomocí příkazu v horní lištové nabídce Evidence\Přehledy. Přehledy nejsou v programu ESPI9 předdefinovány, musí se vytvořit resp. sestavit. K dispozici jsou tři způsoby vytvoření přehledu: 1) Na první záložce Přehled nejprve vyberte jednu ze záložek Spisy nebo Zařízení. Na záložce Spisy můžete zvolit, zda budou ve výsledném přehledu zobrazeny údaje o spisech nebo o účastnících řízení nebo obojí. Pomocí aktivace a kombinace jednotlivých podmínek pak můžete nastavit, jaké záznamy budou v přehledu obsaženy. Po stisknutí tlačítka Zobrazit přehled nebo klávesy F5 se program automaticky přepne na třetí záložku Data, na které se požadované údaje vygenerují. Hodnoty obsažené ve výsledném přehledu lze převést do externích programů MS Excel či MS Word, OO Calc či OO Writer, popř. do souboru ve formátu TXT nebo XML. 2) Na druhé záložce SQL přehledy můžete sestavit vlastní přehled se základními znalostmi SQL jazyka. SQL příkaz zapište do okna SQL editor. V případě správné syntaxe se program po stisknutí tlačítka Spustit SQL nebo klávesy F5 automaticky přepne na třetí záložku Data, na které zobrazí požadované údaje. Hodnoty obsažené ve výsledném přehledu lze převést do externích programů MS Excel či MS Word, OO Calc či OO Writer, popř. do souboru typu TXT nebo XML. Pro snadnější sestavení SQL příkazu zde uvedeme seznam nejdůležitějších tabulek a jejich datových položek: Tabulka FIRMA

Popis Adresář všech subjektů

SPIFIRMA

Seznam účastníků řízení

SPIS

Seznam všech spisů (importovaných i vlastních)

AKCE

Číselník ustanovení

SPIAKCE

Ustanovení na spisech

KATALOG SPIODPAD

Katalog odpadů Odpady navázané na spisech resp. na ustanoveních jednotlivých spisů RIZENI Číselník typů řízení SPIRIZENI Řízení navázané na spisech

Seznam datových položek FIR_KOD, FIR_PRO, FIR_ZUJ, FIR_NAZEV, FIR_ULICE, FIR_OBEC, FIR_PSC, FIR_OKEC, FIR_DIC, FIR_KONTAKT, FIR_KODZAM,FIR_TEL, FIR_FAX, FIR_EMAIL, FIR_WEB, FIR_TYP, FIR_TYPZAR, FIR_ZNAK, FIR_POCET, FIR_OSO BA, FIR_ZAPOJ, FIR_POZN, FIR_RC1, FIR_RC2, FIR_PRO CENT, FIR_POCODP, FIR_POCPRE, FIR_POCSPI, FIR_AKT CAS, FIR_AKTUZIV SPFI_SPISID, SPFI_ZDROJ, SPFI_FIRKOD, SPFI_FIRPRO, SPFI_TYPUCAST, SPFI_FIRKOD2, SPFI_FIRPRO2, SPFI_ FIRZUJ2, SPFI_FIRNAZEV2, SPFI_FIRULICE2, SPFI_FIR OBEC2, SPFI_FIRPSC2, SPFI_ZNAK2, SPFI_RC12, SPFI_ RC22, SPFI_POZN, SPFI_AKTCAS, SPFI_AKTUZIV SPI_ID, SPI_ZDROJ, SPI_IDNAD, SPI_ZDROJNAD, SPI_ UKLZNAK, SPI_ROK, SPI_PORADI, SPI_DATUM, SPI_CIS JED, SPI_CISJED2, SPI_DATVYRIZ, SPI_DATDORUC, SPI_ DATPM, SPI_DATPLATBA, SPI_DATTERM, SPI_DATSPLN, SPI_DATPLATN, SPI_DATUZAVR, SPI_DATSKART, SPI_ VEC, SPI_VYRIZUJE, SPI_POPIS, SPI_STAV, SPI_PLAT KOLIK, SPI_PLATMENA, SPI_KDETED, SPI_KLICFRAZE, SPI_POZN, SPI_SKRZNAK, SPI_INSCAS, SPI_AKTCAS, SPI_ AKTUZIV AKC_ID, AKC_ZDROJ, AKC_USTANOV, AKC_POPIS, AKC_ OBOR, AKC_URAD, AKC_SABLONA, AKC_AKTCAS, AKC_ AKTUZIV SPAK_SPISID, SPAK_AKCEID, SPAK_ZDROJ, SPAK_ SOUBOR, SPAK_AKTCAS, SPAK_AKTUZIV KTL_KOD, KTL_KTG, KTL_NAZEV SPOD_SPISID, SPOD_AKCEID, SPOD_ZDROJ, SPOD_ PORADI, SPOD_KOD, SPOD_KTG, SPOD_UPRES, SPOD_ ZPNAKL, SPOD_ZARKOD, SPOD_POVOLENO, SPOD_POZN, SPOD_AKTCAS, SPOD_AKTUZIV

RIZ_ID, RIZ_ZDROJ, RIZ_ZNAK, RIZ_POPIS, RIZ_AKTCAS, RIZ_AKTUZIV SPRI_SPISID, SPRI_RIZID, SPRI_ZDROJ, SPRI_AKTCAS, SPRI_AKTUZIV

Vytvořený SQL dotaz můžete uložit pomocí příslušné ikony nebo příkazu Uložit SQL (Ctrl+U) v horním lištovém menu Možnosti. Pro následné načtení dotazu použijte příkaz Otevřít SQL (Ctrl+O) nebo ikonu .

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 62


Přehledy, generátor SQL přehledů.

3) Jestliže sami SQL dotaz nesestavíte a aktivace jednotlivých podmínek (první způsob sestavení přehledu) nepostačuje pro vytvoření vámi požadovaného přehledu, kontaktuje dodavatele programu (např. e-mailem na adresu: [email protected]) a příslušný přehled Vám bude vygenerován v případě uzavřené servisní smlouvy zdarma.

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 63

10. Import a export spisů (přílohy 25) 10.1.

Import spisů

Tato funkce slouží pro přihrání spisů pořízených v programu ESPI na jiných úřadech (např. obecních úřadech s rozšířenou působností). Spustíte ji pomocí příslušného odkazu na úvodní obrazovce nebo z horní lištové nabídky Import & Export.

Import přílohy 25.

Spisy lze importovat pouze ze souboru s příponou ZIP (komprimovaný soubor), který obsahuje data ve formátu Datového standardu MŽP. Na záložce Nastavení lze změnit cestu k hlavní databázi DBSISO a k databázi RES (Registr ekonomických subjektů). Správné nastavení těchto cest je podmínkou pro bezproblémový import dat. Celý import probíhá ve dvou fázích. Importovaná data se po zadání cesty ke zdrojovému souboru (nastavuje se po stisknutí tlačítka Procházet) nejprve přihrají do tzv. Pracovní databáze, ve které lze všechny hodnoty překontrolovat, jednotlivé účastníky řízení můžete synchronizovat s vaším existujícím adresářem subjektů, popř. lze použít databázi R.E.S. registr ekonomických subjektů k verifikaci importovaných firem.

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 64


Přihrávaná data v pracovní databázi.

Pozn.: Pracovní databáze se při každém importu spisů vytváří nová.

10.1.1.

Kontrola přihrávaných dat

1. Seznam subjektů & evidence spisů – Zobrazení všech přihrávaných organizací včetně provozoven a importovaných spisů včetně ustanovení a odpadů. 2. Kontrola a oprava podle R.E.S. – Tato funkce porovná seznam sídel importovaných organizací s databází R.E.S. Problémové subjekty zapíše do samostatné tabulky pro individuální opravy. Tabulka resp. seznam problémových subjektů se zobrazí ihned po skončení kontroly. Pro jednotlivé opravy jsou vám k dispozici tyto nástroje: Ikona Funkční_kl. Popis funkce F4 Změna subjektu podle databáze R.E.S. Editace subjektu. Tato funkce umožní editovat kurzorem Shift+F4 vybraný subjekt, změnit jej podle databáze R.E.S. a následně jej dosadit do adresáře na místo původního záznamu nebo jako novou organizaci. Nic neměnit = ponechat současný stav. Tato funkce F5 vymaže kurzorem vybraný záznam ze seznamu problémových subjektů. F7 Tisk seznamu problémových subjektů. 3. Podobné subjekty (import vs. databáze) – Po stisknutí tohoto tlačítka se zobrazí okno, které je rozděleno na dvě části. V levé části jsou zobrazeny přihrávané firmy, v pravé části jsou firmy, které jsou již zaevidovány ve vašem adresáři subjektů. V horní lištové nabídce Možnosti naleznete několik funkcí, kterými můžete obě databáze synchronizovat: Ikona Funkční_kl. Popis funkce F4

Změna označení provozu importované firmy. Toto lze provést pouze u firem, které nejsou sídlem tj. číslo provozu není nula.

Ctrl+F4

Změna sídla na provozovnu. Touto funkcí se vytvoří kopie

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 65

importované firmy s vámi zvoleným označením provozu. Na zkopírovanou firmu se dále převedou všechny související spisy. F5

Obnova dat tj. zobrazení aktuálního stavu.

Ctrl+F5

Přepočet dat tj. opětovné načtení všech importovaných dat.

Importní modul umožňuje prohlížení pracovních tabulek a to po stisknutí tlačítka Prohlížení dat v imp. DB. V případě, že během importu do pracovní databáze program zjistí nějakou chybu, zapíše ji do textového souboru, který můžete následně otevřít po stisknutí tlačítka Chybový soubor.

10.1.2.

Import do hlavní databáze

Pokud jste provedli verifikaci importovaných dat, pak stiskněte tlačítko Import do hlavní databáze. Na stejnojmenné záložce se zobrazí průběh importu. V případě, že během importu z pracovní do hlavní databáze program zjistí chybu, pak ji zapíše do textového souboru, který se po dokončení importu automaticky otevře nebo jej zobrazíte stisknutím tlačítka Chybový soubor. O dokončení importu vás program upozorní. V případě, že import neproběhne bez chyb, program nabídne zrušení celého importu anebo načtení pouze validních dat.

10.2.

Export spisů

Export spisů spustíte pomocí odkazu na titulní obrazovce programu nebo příkazem z horní lištové nabídky Import & Export. Data se exportují v rozsahu Přílohy 25 a to ve formátu přenosového standardu dat o odpadech MŽP. Pozn.: Ohlašování dle přílohy č. 25 se provádí měsíčně (souhlasy k provozu zařízení) / ročně (ostatní souhlasy k 30. 4.) a to v elektronické podobě na elektronickou adresu Ministerstva životního prostředí. Pomocí exportu Přílohy 25 také můžete zaslat vámi vytvořené spisy tj. vlastní spisy jinému uživateli programu ESPI, resp. pro potřeby ORP (seznam zařízení a navázaných spisů pro kontrolu importovaných ročních hlášení o odpadech). Data obsažená v exportním souboru pro ORP lze omezit pouze na zařízení a s nimi spojené spisy, pouze na zařízení, případně pouze subjekty provozující zařízení z vybrané ORP. V tomto případě jsou kontrolovány tyto náležitosti - vyplněný rozsah, pouze aktivní zařízení a zařízení s platným souhlasem.

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 66


Export spisů do přílohy 25.

Údaje exportujícího úřadu zde nelze editovat. Nastavují se v parametrech programu na záložce Roční hlášení. Pomocí tlačítka Procházet nastavte cestu ke složce, do které se výsledný soubor uloží. Název výsledného souboru se generuje automaticky v podobě odphlas_u.xml. Export dat zahájíte stisknutím tlačítka Export. Tlačítkem Nastavení databáze můžete změnit cestu k hlavní databázi DBSISO, tlačítkem Konec zavřete exportní modul. Po úspěšném exportu se zobrazí tlačítko Odeslat Emailem, kterým vytvoříte novou poštovní zprávu včetně přílohy obsahující exportní soubor. Poštovní zpráva již obsahuje e-mailové adresy, na které se hlášení zasílá.

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 67

11. Číselníky

Součástí programu je několik číselníků (obecných seznamů), které usnadňují vyplňování příslušných údajů při práci s evidencí. Některé číselníky můžete editovat pomocí kláves Insert (vložení nového záznamu), F4 (změna záznamu), Delete (zrušení záznamu) nebo pomocí příslušných ikon. Skartace a archivace – číselník ukládacích znaků pro skartaci a archivaci. Tento číselník je po instalaci naplněn vzorovými daty. Typy řízení – číselník pro specifikaci spisů. Tento číselník je po instalaci naplněn vzorovými daty. Ustanovení zákonů a šablony – do tohoto číselníku se definují všechna ustanovení, podle kterých se rozhoduje v příslušných spisech. Na každé ustanovení lze navázat šablona, která slouží pro následné jednoduché vytváření dokumentu v MS Word. Tento číselník je po instalaci taktéž naplněn vzorovými daty. Katalog odpadů – obsahuje kompletní seznam odpadů podle vyhlášky č. 381/2001 Sb. Pokud je název odpadu uveden velkými písmeny, nejedná se o odpad, ale o skupinu.

Katalog odpadů.

Upřesnění názvu odpadů – seznam doplňujících názvů odpadů, kterými je možno rozlišit druh odpadu v případě, že není dostatečně určen názvem podle katalogu odpadů nebo pokud se jedná o odpad druhově blíže neurčený (99). Tento číselník lze libovolně doplňovat a měnit. Doplňuje se automaticky při editaci odpadů na spisech. Kódy nakládání č. 383/2001 Sb.

–

tento

číselník

obsahuje

kódy

nakládání

s

odpady

dle

vyhlášky

ZÚJ (NUTS 5) – seznam základních územních jednotek. Zdrojem tohoto číselníku je Český statistický úřad. Obce s rozšířenou působností – seznam obcí s rozšířenou působností se čtyřmístnými kódy. Zdrojem tohoto číselníku je Český statistický úřad. Obce a PSČ – seznam obcí a směrovacích čísel dodávacích pošt. Zdrojem tohoto číselníku je Česká pošta a.s. Okresy (NUTS 4) – seznam okresů s šestimístnými kódy. Zdrojem tohoto číselníku je Český statistický úřad. Kraje (NUTS 3) – seznam krajů s pětimístnými kódy. Zdrojem tohoto číselníku je Český statistický úřad. ------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 68


Kód CZ-NACE – tento číselník obsahuje kódy převládajících (hlavních) ekonomických činností podle Odvětvové klasifikace vydané Českým statistickým úřadem. Seznam zemí – tento číselník obsahuje kódy jednotlivých zemí podle normy ISO 3166. UIR-ADR – seznam obcí a ulic, včetně PSČ a ZÚJ Katalog zařízení – tento číselník obsahuje kódy rozsahů zařízení.

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 69

12. Parametry programu

Odkazem Parametry programu na titulní obrazovce nebo příkazem v horní lištové nabídce Program (popř. po stisknutí Ctrl+Alt+P) otevřete okno, ve kterém lze nastavit chování programu při určitých situacích. Parametry, které souvisejí s příslušnou oblastí programu, jsou umístěny na jednotlivých záložkách. Pozn.: Nastavení parametrů programu je pro každého uživatele individuální.

Parametry programu.

Obecné: Zde můžete nadefinovat, jaké položky se budou v programu implicitně nabízet při zakládání nového vlastního spisu. Pomocí klávesy F4 lze u některých kolonek vybrat z již dříve zadávaných hodnot. Mezi jednotlivými položkami se pohybujte myší, klávesou Tab nebo kombinací kláves Shift+Tab. Po stisknutí klávesy F12 nebo příslušného tlačítka se nastavení parametrů v programu uloží. Další parametry na této záložce jsou: 

Zobrazit lištu pro rychlé přepínání: Tímto parametrem zapnete/vypnete zobrazování pravé svislé lišty programu s tlačítky pro rychlé přepínání mezi jednotlivými editory.



Automaticky zjišťovat aktualizace na internetu: Tento parametr zajišťuje, abyste byli vždy informováni o nové verzi programu Odpady Praha vystavené na našich internetových stránkách.



Automaticky pasivovat spisy po vypršení platnosti: Pokud je tento parametr aktivní, pak se automaticky pasivují spisy v případě ukončení platnosti rozhodnutí a tím i zobrazování příslušného zařízení ze spisu na internetových stránkách (Websouhlasy).



Při převodu sídla na provozovnu zrušit u původního sídla vazbu na spis: Speciální nastavení programu při převodu sídla na provozovnu. Jestliže je parametr aktivní, pak se po převodu zruší vazba na původní sídlo (novou provozovnu), ale pouze v tom případě, že původní sídlo nemá zatržený příznak "Provozuje".



Ve vlastních spisech zobrazovat SpKrÚ: Zobrazení dalšího sloupce v evidenci vlastních spisů

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 70


Generátory Č.j.: Na této záložce můžete nastavit formát čísla jednacího a čísla jednacího oddělení pro následné automatické vygenerování těchto údajů při zakládání nového spisu (Pozn.: Tlačítko Č.j. pro automatické vygenerování výše uvedených položek je umístěno na kartě spisu u pole Vyřízeno). Číslo jednací se obecně může skládat z textové části před pořadovým číslem tj. např. OŽP - a za pořadovým číslem např. /Nov (osobní značka). Do čísla jednacího lze také vložit rok vyřízení. Ostatní: Zde lze nastavit rychlé předvolby pro omezení platnosti rozhodnutí na kartě spisu (položka Platnost do). Dále je na této záložce možné zvolit způsob zadávání odpadů a export do vytvářeného dokumentu ze šablony a dále nastavit filtr vlastních ustanovení. Pro komunikaci se systémem MA ISOH zde můžete zadat přihlašovací údaje. Tisk: Program ESPI9 ukládá své tiskové sestavy přímo do hlavní databáze. Tento přístup umožňuje, abyste mohli používat centrální resp. společné tiskové sestavy, ale také vlastní tj. individuálně upravené. Na této záložce lze nastavit způsob tisku, zobrazit seznam tiskových sestav, vymazat vlastní vytvořené sestavy, povolit editaci tiskových sestav apod. Umístění souborů: Zde se nastavuje cesta ke sdíleným souborům resp. šablonám a dokumentům vytvořených v programu ESPI9 a k dokumentům navázaným na spis. Upozornění: Dokumenty a šablony lze též ukládat přímo do databáze DBFILE.IDB. Nastavení se provádí při instalaci programu a proto jej nedoporučujeme následně měnit. Případnou změnu konzultujte s dodavatelem programu. Pozn.: Sdílené soubory nebudou případnou změnou programem ESPI9 přesunuty. V této souvislosti Vás dále upozorňujeme, že zálohování sdílených souborů není programem prováděno, protože je zpravidla součástí informačního systému vašeho úřadu. Program ESPI9 lze nastavit tak, že všichni uživatelé sdílí společné adresáře DOKUMENT a ŠABLONA. Parametrem Umístění adresáře s individuálními SQL definicemi určíte adresář, do kterého se ukládají následně vytvořené SQL přehledy. Roční hlášení: Zde se zapisují údaje úřadu, které budou exportovány do Přílohy č.25 vyhlášky č. 383/2001 Sb. Doporučujeme vyplnit všechny údaje. Záloha databáze: Všechny pořízené záznamy je důležité zálohovat pro případ nestandardního ukončení programu (výpadek proudu, "zatuhnutí" Windows apod.). Na této kartě můžete určit jakým způsobem bude program zálohovat. Zálohu lze provádět při každém ukončení programu a nebo po uplynutí nastaveného časového intervalu. Pokud zatrhnete parametr Zobrazit dotaz před zahájením automatické zálohy, budete moci rozhodnout při každém ukončení programu, zda provést zálohu. V sekci Záložní soubor lze nastavit cestu ke složce, do které se bude kopírovat (zálohovat) hlavní databáze DBSISO. Pomocí parametru Komprimovat zálohu ve formátu *.zip můžete velikost záložního souboru navíc zmenšit. V případě, že zatrhnete Inkrementální zálohování, pak se nebude záložní soubor přepisovat, ale bude vytvořen vždy nový soubor. Automatické zálohování se nenastavuje v případě síťové instalace na straně klientů. Zálohování databáze se v tomto případě řeší příslušným zálohovacím systémem daného úřadu. Další možnosti: Pomocí parametru "Rychlost zobrazení" můžete v adresáři subjektů aktivovat lištu, která Vám umožní filtrovat záznamy podle počátečních písmen. Dále se na této záložce nacházejí speciální parametry pro specifické použití programu na jednotlivých krajských úřadech. Nastavení konzultujte s dodavatelem programu. Spisová služba: Nastavení pro propojení s vybranou spisovou službou. Zpřístupnění je možné po zaregistrování modulu Spisová služba.

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 71

13. Nastavení období

Období v programu ESPI9 vymezuje práci s editorem spisů (vlastních i importovaných) a kontrol. Zobrazeny jsou pouze ty záznamy, které odpovídají nastavenému období. Jelikož každý spis obsahuje více datumů, je možné i období zvolit např. podle datumu podání žádosti, data vyřízení apod. Formulář pro nastavení období otevřete pomocí odkazu na titulní obrazovce programu, příkazem v horní lištové nabídce Ostatní/Období (Ctrl+I), nebo kliknutím myši na období zobrazené ve spodní liště programu. Program vám neumožní vyplnit nesmyslný údaj např. 1. 15. 2009 a kontroluje též logiku nastavených údajů (datum od nesmí být větší než datum do). Pro zjednodušení zadání ročního období vám program nabízí několik variant.

Upozornění: Pokud pořídíte spis s datem, který nebude v rozmezí nastaveného období, pak se tento

údaj uloží, avšak v evidenci nebude zobrazen do doby správného nastavení období.

Nastavení období.

Pomocí parametru Celostátní databáze se můžete přepnout do celostátní databáze, kterou je možné získat z MŽP resp. od České agentury pro ŽP (CENIA). Celostátní databáze musí být umístěna ve složce ALL a to v adresáři, ve které se nachází hlavní databáze DBSISO (např. ..\INISOFT\SISO\DBSISO\ALL\). V celostátní databázi je možné nahlédnout do evidence zařízení, spisů a to v rozsahu Přílohy 25. Popis jednotlivých funkcí pro rychlé nastavení období přímo v evidenci: 13.1. Ikona

Funkční kl. Popis funkce Ctrl+D Ctrl+T Ctrl+M Ctrl+R

Nastavení Nastavení Nastavení Nastavení

období období období období

na na na na

dnešní den. tento týden. tento měsíc. letošní rok.

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 72


14. Makra v MS Word

Pomocí této kapitoly Vás seznámíme s propojením programu ESPI9 s textovým editorem Microsoft© Word. Okamžikem, kdy dojde ke spuštění textového editoru MS Word pomocí programu ESPI, dochází k předávání jednotlivých údajů z databáze pomocí tzv. Makra přímo do příslušné šablony resp. již dokumentu. Propojení programu ESPI s programem MS Word se definuje v Parametrech programu ( Ctrl+P) na záložce Umístění souborů (tlačítko Úprava výchozí šablony ve Wordu) tímto způsobem: 1. nastavte výchozí šablonu (společná pro všechny následně vytvářené šablony; 2. ověřte funkčnost globálního makra Start (standardní nastavení); 3. zaveďte globální makro do každé lokální šablony.

14.1.

Nastavení globální šablony

Na výše uvedené záložce můžete změnit název globálního makra (v případě, že námi použitý název je rezervován pro jinou aplikaci) a dále otevřít soubor s globálním makrem. Upozornění: Nejedná se o soubor šablony Microsoft© Word s příponou „*.dot“, ale o běžný dokument Microsoft© Word s příponou „*.doc“, který je nositelem makra s názvem „START“. Po stisknutí tlačítka Nastavení výchozí šablony ve Wordu budete upozorněni na existenci rizika přenosu virové infekce prostřednictvím maker a otevře se globální šablona s názvem „$SprRiz.doc“ v programu Microsoft© Word.

14.2.

Ověření funkčnosti makra

Požadavky nastavení aplikace Microsoft© Word se v jednotlivých verzích a instalacích tohoto textového editoru liší a může nastat situace, kdy bude potřeba využít služeb hot-line. Standardní postup je následující: 1.

Stiskněte tlačítko „Nastavení výchozí šablony ve Wordu“. Otevře se výchozí šablona, která obsahuje makro pro výměnu dat mezi programem ESPI a vámi nově vytvářeným dokumentem podle vybrané šablony.

2.

Otevřete seznam maker stisknutím kombinace kláves „Alt+F8“ nebo pomocí horní lištové nabídky Nástroje – Makro – Makra… Pokud v seznamu maker globální šablony existuje makro „START“ a jeho součást „Nahrazeni“, můžete přejít k dalšímu bodu postupu, v opačném případě nás kontaktujte. Otevřený soubor totiž není funkční jako globální šablona a zřejmě bude nutné provést individuální nastavení.

3.

Kurzor nastavte na makro „START“ a stiskněte tlačítko „Upravit“. Nastavte kurzor v seznamu maker globální šablony na makro „START“ (pokud jste neměnili jeho název) a stiskněte tlačítko „Upravit…“.

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 73

Z menu vyberete upravit, a v novém okně vyhledejte příkaz „Tools – References“. Zobrazí se Vám následující okno.

Pokud se zaškrtnuté volby shodují s výše uvedeným obrázkem, doporučujeme stisknout tlačítko OK a z menu vybrat Debug – Compile project. Nedojde-li k chybovému hlášení, stiskněte tlačítko File – Close (nebo kombinaci kláves Alt+Q). V opačném případě nás kontaktujte (konfigurace aplikace Microsoft© Word není standardní).

14.3.

Zavedení makra do šablony

1.

Otevřete seznam maker stisknutím kombinace kláves „Alt+F8“ nebo volbou v horní lištové nabídce Nástroje – Makro – Makra… Pokud v seznamu maker globální šablony existuje makro „START“ a jeho součást „Nahrazeni“, můžete přejít k dalšímu bodu postupu, v opačném případě nás kontaktujte. Otevřený soubor totiž není funkční jako globální šablona a zřejmě bude nutné provést individuální nastavení.

2.

Kurzor nastavte na makro „START“ a stiskněte tlačítko Organizátor … Nastavte kurzor v seznamu maker globální šablony na makro „START“ (pokud jste neměnili jeho název) a stiskněte tlačítko „Organizátor…“ .

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 74


Pomocí tlačítka Kopírovat nahrajte makro „START“ do globální šablony „Normal.dot“. Poté lze organizátor zavřít.

14.4.

Makra a MS Word

Instalace Vašeho programu Microsoft© Word může být individuální a tak se doporučený postup může ve vybraných detailech lišit. V takovém případě si vyhrazujeme právo doporučený postup měnit v závislosti na individuální konfiguraci operačního systému a programu Microsoft© Word.

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 75

15. Šablony a dokumenty 15.1.

Výchozí šablona

15.1.1.

Co je šablona?

Šablona je textový dokument, do kterého zapíšete všechny obecné údaje, které chcete, aby se objevovaly na všech později vytvořených dokumentech. (např. název a adresa úřadu, číslo jednací, kontaktní osoba, pole pro podpis, poučení atd.).

15.1.2.

Výchozí šablona „$SprRiz2.doc“

Výchozí šablona je dodávaná společně s programem ESPI9 a slouží pro vytváření nových šablon určených pro jednotlivá rozhodnutí ve správním řízení. Nastavení výchozí šablony by mělo být Vaším prvním krokem po nainstalování a zaregistrování programu ESPI9. V parametrech programu lze pomocí tlačítka Nastavení výchozí šablony otevřít textový editor MS Word nebo OO Writer, ve kterém si můžete upravit výchozí šablonu „$SprRiz2“. Výchozí šablona obsahuje pole (např. #datum#), do kterých program ESPI9 dosazuje známé údaje jako např. datum zaevidování, adresa účastníka řízení, číslo jednací, kdo spis vyřizuje atd. Tyto pole můžete libovolně přesunovat, kopírovat nebo mazat. Název pole však nesmí být změněn. Na výchozí šablonu uveďte jen takové údaje, které se budou zobrazovat na všech dokumentech vytvářených pomocí programu ESPI9. Z výchozí šablony lze následně vytvářet individuální resp. konkrétní šablony pro konkrétní ustanovení resp. rozhodnutí. Pozn.: Jednotlivé šablony určené pro tvorbu výsledných dokumentů se v programu vytvářejí a nastavují v editoru ustanovení.

15.1.3.

Seznam zástupných symbolů pro přenos dat z programu

Jednotlivé údaje: údaj Číslo jednací: Datum podání: Vyřizuje: Linka: Celé jméno referenta: e-mail referenta: Místnost č.: Vyřízeno: Doručeno: Právní moc: Peněžité plnění: Správní poplatky: Skutečně placeno: Termín: Skutečně splněno: Platnost omezena do: Spis uzavřen dne:

zástupný symbol v šabloně #CisJed# / #Oddeleni# #Datum# #Vyrizuje# #Telefon# #Ref_CeleJm# #Ref_Email# #Ref_Mistn# #Vyrizeno# #Doruceno# #DatPM# #Plac_Kc# #Plac_Mena# #SprPoplatky# #Placeno# #Termin# #Splneno# #Platnost# #Uzavreno#

vysvětlivky podatelna / odbor _ kdo spis vyřizuje toho, kdo spis vyřizuje toho, kdo spis vyřizuje toho, kdo spis vyřizuje toho, kdo spis vyřizuje

částka v Kč druh měny specifikace správního poplatku i pro nepeněžité plnění

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 76


Ukládací znak spisu: Kde je spis nyní: Klíčová slova spisu: Popis spisu: Poznámka: Název adresáta spisu: Ulice a č.p. adresáta spisu: PSČ adresáta spisu: Obec adresáta spisu: IČ adresáta spisu: Rodné číslo adresáta spisu: Datum narození adresáta spisu:

#Ukl_Znak# #KdeTed# #Klic# #Popis# #Pozn# #Fir_Nazev# #Fir_Ulice#

skartace, archivace

_

#Fir_Psc# #Fir_Obec# #Fir_Ico# #Fir_Rc# #DatNaroz#

Hromadné seznamy

Upozornění: Data se budou vkládat jako blok, proto je důležité ošetřit řádku před a za ukončením odstavce (např. klávesou ENTER). údaj

zástupný symbol v šabloně Seznam odpadů: #Odpady# Rozdělovník všech provozoven: #Provozy# Rozdělovník pouze pro adresáty spisu: #Adresat# Rozdělovník pouze pro účastníky řízení: #Ucastnici# Rozdělovník pouze pro zmocněnce v řízení: #Zmocnenec# Rozdělovník pouze pro dotčené úřady: #DotcenyUrad# Rozdělovník pouze pro provozovny, kde je povolovaná #Provozuje# činnost provozována: Rozdělovník pouze pro provozovny, kde je povolovaná #Provozuje2# činnost provozována (redukovaná forma): Seznam souvisejících spisů: #Spisy_Pred# Seznam dotčených parcelních čísel a katastrálních #Parcely# území: Seznam odpadových hospodářů: #Hospodar_OH# Seznam odpadů s filtrem kódu nakládání A00: #OdpA00# Seznam odpadů s filtrem kódu nakládání bez A00: #OdpBezA00# Seznam odpadů s filtrem pro odpady vznikající #OdpNetrid# netříděním (souhlas k netřídění):

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 77

Příklad umístění polí v šabloně.

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 78


16. Nastavení uživatelů

Pomocí odkazu Nastavení uživatelů na titulní obrazovce můžete založit jednotlivé uživatele programu ESPI9 resp. EVI9 (Nastavení uživatelských účtů je společné pro oba programy a je vhodné především v síťovém používání tohoto software). Počet vytvořených uživatelských účtů ani počet současně přihlášených uživatelů k programu není omezen. Omezen je pouze počet provedených instalací software, který závisí na zakoupených licencích (viz Registrace programu).

Uživatelé programu EVI9.

Popis jednotlivých funkcí: Ikona

Funkční kl.

Popis funkce

Insert

Vytvoření nového uživatelského účtu.

F4

Změna údajů u kurzorem vybraného uživatele.

Delete

Smazání kurzorem vybraného uživatele.

F5


Při vytváření nového uživatelského účtu musíte vyplnit tzv. Přihlašovací jméno a Heslo. Ostatní údaje jsou nepovinné. Uživatel, u kterého nebude vyplněno heslo, bude moci do programu vstupovat bez přihlašování. Pozn.: Uživatel si může své heslo kdykoliv změnit pomocí příslušného odkazu na titulní obrazovce programu. Uživateli musíte dále nastavit tzv. oprávnění. Program nabízí tyto tři možnosti: 1. Administrátor: Uživateli s tímto oprávněním jsou přístupné všechny funkce v programu včetně databázových operací (záloha, obnova, oprava, nastavení uživatelů apod.). Upozornění: Alespoň jeden uživatel v programu musí mít nastaveno toto oprávnění. 2. Zápis: Tento uživatel má stejné oprávnění jako administrátor. Nepřístupné jsou mu pouze databázové a hromadné operace. 3. Čtení: Uživatel s tímto oprávněním může pouze prohlížet všechny zaevidované záznamy, může vytvářet různé přehledy a tisky. Nemůže však v programu provádět editaci dat (vytvoření, změna, mazání záznamů apod.). Dále jsou mu znepřístupněny všechny databázové a hromadné operace.

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 79

Dále je možné u oprávnění Zápis a Čtení nastavit speciální zákazy resp. povolení. Jedná se o editaci odpadů, editaci cizích spisů a editaci číselníků a šablon v programu ESPI9.

Pozn.: Každý uživatel si může změnit své heslo pomocí odkazu Změna hesla na titulní obrazovce programu.

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 80


17. Databáze

17.1.

Nastavení databáze

V případě, že se odpojíte od databáze programu, nebo program nenalezne při spouštění cestu k této databázi, zobrazí se okno s názvem Firebird Server nastavení. Tento formulář otevřete taktéž pomocí příkazu Nastavení databáze (Ctrl+Alt+Q) v horní lištové nabídce Ostatní/Databáze. Zde se nastavuje cesta k databázi, uživatel, heslo atd. Pozn.: Pomocí tohoto formuláře se lze připojit i k síťové databázi.

FireBird Server nastavení.

17.1.1.

Postup při nastavení FireBird serveru – lokální verze

1.

V sekci umístění nastavte volbu „Tento počítač“. Do položky Databáze zapište cestu k databázi (standardně C:\Program Files\INISOFT\SISO\DBSISO\DBSISO.IDB).

2.

V sekci uživatel zapište do příslušné kolonky heslo masterkey, pokud již není předvyplněno. (Upozornění: Jestliže již využíváte databázový server FireBird, ve kterém máte zavedenou vlastní správu uživatelů, vyplňte heslo podle svého nastavení).

3.

Pro kontrolu připojení programu k databázi klikněte na tlačítko TEST. V případě, že se na obrazovce objeví „Připojení se nepodařilo“, kontaktujte prosím dodavatele programu.

17.1.2.

Postup při nastavení FireBird serveru – síťová verze

1. V sekci umístění nastavte volbu „Vzdálený počítač“. Do položky Server zapište název počítače (serveru). Do položky Databáze zapište cestu k databázi tak, jako kdyby byla umístěna na lokálním disku. (Příklad: Na serveru s názvem SERVER je databáze umístěna v cestě C:\INISOFT\SISO\DBSISO\DBSISO.IDB. Na stanici proto nastavte název serveru SERVER popř. jeho IP adresu a do položky Databáze zapište C:\INISOFT\SISO\DBSISO\DBSISO.IDB.). 2. V sekci uživatel zapište do příslušné kolonky heslo masterkey, pokud již není předvyplněno. (Upozornění: Jestliže již využíváte databázový server FireBird, ve kterém máte zavedenou vlastní správu uživatelů, vyplňte heslo podle svého nastavení). 3. Pro kontrolu připojení programu k databázi klikněte na tlačítko TEST. V případě, že se na obrazovce objeví „Připojení se nepodařilo“, kontaktujte prosím dodavatele programu.

17.2.

Záloha databáze

Zálohu databáze DBSISO spustíte pomocí příkazu Záloha dat (Ctrl+Alt+Z) v horní lištové nabídce Ostatní/Databáze nebo na úvodní obrazovce. Záloha dat provede pomocí technologie FireBird do vámi ------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 81

nastaveného adresáře kopii celé databáze včetně všech číselníků a nastavených parametrů. Do názvu souboru program automaticky vyplní aktuální datum. Při zálohování doporučujeme ponechat aktivovaný parametr "Po dokončení zkontrolovat zálohu". Program tak automaticky vyzkouší provést z vytvořené zálohy obnovu dat do dočasného souboru a pokud by byla záloha chybná, bude vás informovat. V tomto případě kontaktujte dodavatele programu. Pro urychlení průběhu zálohy můžete aktivovat parametr "Tichý režim". Soubor se zálohou se vždy vytváří na počítači, na kterém je umístěna databáze DBSISO. V případě síťové verze tak bude záloha vytvořena na databázovém serveru, nikoliv na klientské stanici.

17.3.

Obnova databáze ze zálohy

Obnovení databáze DBSISO.IDB ze zálohy tj. ze souboru DBSISO*.IBK spustíte pomocí příslušného odkazu na titulní obrazovce programu nebo pomocí příkazu v horní lištové nabídce Ostatní/Databáze/Obnova dat (Ctrl+Alt+O). Pozor: Touto funkcí se údaje v aktuální databázi kompletně nahradí daty z přihrávané zálohy. Proto může obnovu dat provádět pouze uživatel s oprávněním "Administrátor". Pozn.: Obnovu dat nelze provést, pokud je k databázi připojen jiný uživatel popř. program např. EVI9. Při obnově dat ze zálohy se vytváří nové indexy. Proto lze zálohou a obnovou dat optimalizovat rychlost programu. Obnovu databáze doporučujeme v režimu "Bezpečná obnova". Znamená to, že program nejprve provede obnovu dat do dočasného souboru a pokud vše proběhne úspěšně, pak teprve přepíše aktuální databázi obnovenou zálohou. Pro urychlení průběhu obnovy můžete aktivovat parametr "Tichý režim".

17.4.

Kontrola a oprava databáze

Pomocí odkazu Oprava databáze na titulní obrazovce programu spustíte nástroj pro případnou kontrolu resp. opravu databáze. Při této operaci nesmí být k databázi připojen žádný jiný uživatel. Pozn.: V některých případech je nutné provést opravu databáze několikrát až po oznámení úspěšného dokončení. Příčinou porušení databáze může být např. výpadek el. proudu, nekorektní ukončení programu apod. Nejčastěji se poškodí indexy databáze. Tato funkce chybné indexy opravuje nebo odstraňuje. Proto je po provedení opravy nutné databázi zazálohovat a následně obnovit ze zálohy. Opravu databáze může provádět pouze uživatel s oprávněním "Administrátor".

Kontrola a oprava databáze.

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 82


18. Nápověda programu

Nápovědu programu ESPI9 lze vyvolat pomocí příslušného odkazu na titulní obrazovce nebo příkazem v horní lištové nabídce Ostatní. V nápovědě se můžete pohybovat pomocí kontextových odkazů, nebo pomocí obsahu a rejstříku. Kombinací kláves Ctrl+F můžete využít fulltextového vyhledávání vámi zadaného textu. Stisknutím Alt+F4 se vrátíte zpět do programu. Pokud se při používaní programu ocitnete v nesnázích, klávesou F1 vyvoláte nápovědu k aktuálnímu tématu.

Pozn.: Nápověda programu a legislativa (obsahující zákon č. 185/2001 Sb. včetně příslušných prováděcích vyhlášek č. 352/2005 Sb., 376/2001 Sb., 381 - 384/2001 Sb. a 352/2008 Sb.) je vytvořena formou internetových stránek.

18.1.

Programátorská a systémová dokumentace

Program ESPI9 je 32 bitová aplikace v architektuře KLIENT-SERVER a využívá SQL databázi FireBird. Program je vytvořen v objektově orientovaném programovacím jazyku Pascal v prostředí DELPHI. Popis jednotlivých tabulek v databázi, tiskového editoru a formátu externích souborů určených pro import a export dat je uveden v elektronické nápovědě programu nebo na našich internetových stránkách http://www.inisoft.cz.

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 83

Bezpečnostní dokumentace

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 84


19. Bezpečnostní prvky 19.1.

Instalace programu

Standardní instalace programu probíhá do lokálního adresáře c:\program files\inisoft\siso. Pokud uživatel nemá práva přístupu do instalačního adresáře, není možné provádět aktualizace. Pro běžný chod programu stačí mít v adresáři práva pro čtení.

19.2.

Instalace databáze

Standardní instalace databáze probíhá do adresáře c:\program files\inisoft\siso\dbsiso. Pokud uživatel nemá plná práva přístupu do instalačního adresáře, není možné provádět aktualizace, archivace a importy dat. Databáze je dodávána s administrátorským přístupem, pokud chcete tento přístup omezit, pak postupujte dle kapitoly Uživatelé.

19.3.

Bezpečnost dat, Firebird

Databáze programu je vytvořena v SQL prostředí Firebird a využívá dostupné nástroje tohoto prostředí k zabezpečení dat. Přístup k datům je realizován v systému Firebird pouze pod uživatelským účtem SYSDBA (viz kapitola „Nastavení databáze“). Heslo lze v systému Firebird změnit. Návod k nastavení a administraci systému Firebird je k dispozici na internetových stránkách (např. www.firebirdsql.org) a proto není součástí této dokumentace. Data v databázi s výjimkou hesel nejsou šifrovaná. V případě požadavku na vyšší zabezpečení dat je nutné využít možnosti operačního systému. Uživatel programu nemusí mít k databázi přístupová práva. K databázi musí být zabezpečen pouze přístup na úrovni systému Firebird (uživatel SYSTEM). V případě síťové verze nemusí být složka s databází sdílená.

19.4.

Přístup k datům

Nastavení přístupu k datům jednotlivým uživatelům lze provést přímo na úrovni programu zavedením uživatelských účtů. Každému účtu lze přiřadit libovolný počet skupin a každé skupině lze nadefinovat příslušné zákazy přístupu do jednotlivých dat, editorů, použití funkcí, databázových operací apod. Více informací naleznete v kapitole „Uživatelé.“

19.5.

Identifikace dat

Záznamy v editorech subjekty, odpady, přeprava atd. jsou při ukládání automaticky označeny jménem uživatele, který záznam do databáze vložil nebo naposledy editoval, datem a typem editace (pořízení, změna atd.).

19.6.

Databázové operace

Databázi programu je možné zálohovat prostým kopírováním databázového souboru na úrovni nastavení operačního systému. Při kopírování však doporučujeme zastavení Firebird serveru, aby byl zamezen přístup resp. používání databázového souboru v době kopírování.

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 85

Upozornění: Pokud se provede kopie v době používání databáze, hrozí porušení integrity dat v databázi. Provedení kopie databázového souboru např. do složky na síťovém disku lze nastavit i v programu. Více informací naleznete v kapitole „Parametry programu.“ Pokud je program instalován lokálně na PC uživatele, pak doporučujeme provádět pravidelně kopii databáze na síťový disk. Dále lze databázi zálohovat prostřednictvím technologie Firebird. Více informací naleznete v kapitole „Databáze.“ Tento způsob zálohování umožňuje kontrolu integrity dat v databázi, nezálohuje indexy, výsledný soubor je menší a má příponu gbk, ibk nebo fbk. Upozornění: V tomto případě není možné provádět zálohování na síťový disk. Záloha lze vždy provést pouze na PC, na kterém je spuštěn Firebird Server. Cesta do složky, ve které je záloha vytvořena, se nastavuje z pohledu Firebird serveru. V případě narušení integrity dat lze využít programové funkce ke kontrole a opravě dat a následně k reindexaci databáze. Více informací naleznete v kapitole „Databáze.“

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 86


Dodatek k dokumentaci

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 87

20. Závěr Program ESPI 9.2.7 vychází ze zákona č. 500/2004 Sb. (správní řád, v platném znění) a je upraven s ohledem na specifické požadavky zákona č. 185/2001 Sb. (o odpadech, v platném znění) a k němu příslušných prováděcích vyhlášek. Umožňuje správním orgánům průběžné vedení evidence správních řízení a zohledňuje požadavky evidence správních řízení vzhledem k Příloze č. 25 vyhlášky MŽP č. 383/2001 Sb. Naším cílem je dosáhnout toho, aby program co nejefektivněji napomáhal při vaší práci, proto rádi přivítáme každou radu, námět i zkušenost s jeho používáním. Jsme připraveni pomoci při nejasnostech, které mohou občas nastat, a pokud to bude možné, zahrnout vaše eventuální připomínky do dalších verzí programu. K dispozici je vám také hot-line na níže uvedeném tel. čísle, e-mailová adresa [email protected] a webovská stránka http://www.inisoft.cz.

20.1.

Identifikační údaje dokumentu

Verze

9.3.4.0

Zpracovatel

Tomáš Čejchan

Schvalovatel

Petr Grusman

Datum zpracování

7. března 2012

Datum schválení

7. března 2012

Datum platnosti

7. března 2012

Elektronická verze

9.3.4.0

Počet stran

91

Počet příloh

0

Pokud se neshoduje verze Vašeho programu s verzí uvedenou v této příručce, je pro uživatele připraven seznam změn na internetových stránkách www.inisoft.cz. Uživatelská dokumentace v elektronické podobě je aktualizována průběžně a její aktuální znění lze stáhnout z www.inisoft.cz. V případě, že chcete vytisknout dokument v elektronické podobě, využijte možnosti Vašeho operačního systému nebo kontaktujte dodavatele programu.

20.2.

Upozornění pro uživatele

V případě, že se v průběhu používání programu ESPI objeví chybové hlášení v jiném než v českém jazyce, jedná se o informaci určenou úzkému okruhu specialistů na straně technické podpory dodavatele produktu.

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 88


20.3.

Popis a zpráva o provedených testech v programu

Program ESPI9 byl otestován na všech výše deklarovaných operačních systémech Windows 2000/XP/Vista/7. Všechny chyby, které byly při testování zjištěny, byly opraveny. Program nadále testujeme a případné chyby a nedostatky (vzniklé např. úpravou programu z důvodů změny legislativy) jsou vždy odstraněny v nové aktualizaci programu. Upgrade vystavujeme pravidelně na internetových stránkách http://www.inisoft.cz.

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 89

21. Rejstřík Číselníky, 68 Databáze, 81 Databázová aplikace, 14 HW, SW, 9 Import, export, 64 Instalace programu, 9 Lokální verze, 9 Síťová verze, 10 Klient, server, 10 Kódy nakládání, 20 Kontroly, 60 Licenční smlouva, 11 MA ISOH, 42 Makra, 73 Nápověda, 83 Období, 72

Parametry programu, 70 Přehledy, 62 Příloha č. 25, 56 Registrace programu, 11 RES, 34 Spisy importované, 58 Spisy vlastní, 45 Subjekty, 29 Šablona, 73, 76 Účastníci řízení, 50 Ustanovení, 52 Uživatelé, 79 Záloha databáze, 81 Zařízení, 38 Zásady vedení evidence, 18

------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————————————–––

Strana 90


Kontakt na autory programu: INISOFT s.r.o. Ruprechtická 440/33, 460 01 Liberec tel.: 485 102 698 fax: 485 124 944 e-mail: [email protected] http://www.inisoft.cz

------------------------------------------------------------------————————————————————————————————————————————————————–


strana 91

EVIDENCE SPRÁVNÍCH ŘÍZENÍ

Recommend Documents