Evenementen onderzoek 2012

Evenementen onderzoek 2012

Recente markt- en marketingontwikkelingen voor professionele aanbieders op de markt voor zakelijke en personeelsevenementen

NIDAP © Oktober 2012

NIDAP Bedrijfsevenementen monitor 2012 Strategisch onderzoek zakelijke en personeelsevenementen

Introductie Introductie

Voor u ligt de rapportage over de markt voor zakelijke en personeelsevenementen. Dit rapport is gebaseerd op onze evenementenmonitor 2012 [Q2/3 2-12] en die van de voorgaande jaren. Het NIDAP onderzoek is een landelijk onderzoek, hoofdzakelijke gebaseerd op een steekproef van organisaties met 100 of meer werknemers. In het onderzoek worden twee doelgroepen onderscheiden, namelijk de eventprofessionals [experts] die hebben meegewerkt aan het telefonische interview. Daarnaast wordt gesproken over de „brede doelgroep‟. Deze doelgroep, bestaande uit grote, middelgrote en kleine opdrachtgevers van personeels- en zakelijke events is online onderzocht.

Vernieuwingen

Het NIDAP-onderzoek naar de markt van zakelijke en personeelsevenementen is dit jaar verder vernieuwd. Wij hebben vertrouwen dat wij hiermee beter inspelen op de wensen van onze klanten. In dit rapport treft u hoofdstukken aan over de inkoop van zakelijke en personeelsevents, de ontwikkeling van eventbudgetten en bestedingen en de besluitvorming. Het rapport tracht een breed beeld te geven van de evenementensector, de kansen en bedreigingen anno 2013. Mocht u specifieke onderwerpen missen in het rapport, neem dan contact met ons op. Mogelijk is de informatie die u nodig heeft wel beschikbaar.

Feedback

NIDAP adviseert professionele event locaties, cateraars organisatiebureaus over marktstrategie en toekomstmogelijkheden.

en

Op onze website www.nidap.com vindt u actuele gegevens over onze vaste terugkerende onderzoeken. Wij wensen u veel succes met dit rapport!

Paul van der Wal NIDAP Bureau voor Strategisch Event onderzoek Bureau voor Strategisch Opleidingen onderzoek

1


Samenvatting De sector wacht een grote verandering in besteding, doel en middelen.

We stellen vast dat bij de evenementenprofessionals naast minder geld [60% noemt dit] ook de versobering en efficiency [40%] de belangrijkste veranderingen zijn. Circa 17% stelt dat er minder evenementen worden georganiseerd. 14% stelt dat men juist meer evenementen organiseert in vergelijking met voor de recessiejaren. We zien echter dat de aantallen deelnemers, gasten of genodigden de afgelopen jaren flink is gedaald. De inzet van sociale media wordt door 12% genoemd. [72% stelt dat de rol van communicatie technologie verschilt met circa 5 jaren geleden]. Een meerderheid stelt dat de beschikbare budgetten per event zijn veranderd. We nemen ook voor 2012 wederom een daling waar van circa 4% in de totale bestedingen aan zakelijke evenementen en 7% bij personeelsevenementen. Als derde wordt door bijna 60% het aantal events per jaar genoemd als verschil met voor de recessiejaren. In 2012 zien we dat bij zowel personeels- als zakelijke evenementen de frequentie eerder afneemt dan toeneemt. Voor de zakelijke markt zien we het volgende:    

We zien dat het aantal organisaties dat zakelijke events organiseert stabiel blijft. De frequentie per jaar neemt af Het aantal bezoekers per evenement ligt aanzienlijk lager. De budgetten per genodigde dalen of blijven gelijk.

Voor de markt voor personeelsevents zien wij het volgende:    

Het aantal bedrijven dat ‘externe’ personeelsevenementen organiseert neemt weer wat toe De frequentie is negatief [vooral personeelsfeesten & zakelijke incentives]. Het aantal bezoekers per evenement ontwikkelt zich positief De budgetten per genodigde blijven op een laag recessie-niveau.

Wij zien dus geen teken van herstel in de inkoopcijfers. Daarnaast blijven de budgetten per bezoeker/genodigde op een recessie-niveau. Gezien het grote aanbod aan locaties en ook aan cateringcapaciteit zal er sprake blijven van een overaanbod aan dienstverleners in de markt.

2


Bijna 40% noemt de gewijzigde relatie met ingehuurde bedrijven als verandering ten opzichte van voor de recessiejaren. We stellen vast dat een groot deel [40%] nog bezig [halverwege] is met reorganiseren. Een deel [11%] moet nog beginnen. Slechts 13% is klaar met reorganiseren en bij nog eens een derde wordt niet gereorganiseerd. Dat betekent voor 2012 nog dat zeker de helft van de klanten nog in beweging is en mogelijk is dit ook te merken aan de opdrachten voor [de organisatie van ] evenementen. De vraag is gesteld waar de organisatie staat anno 2012 als het gaat om grote en middelgrote evenementen. We zien een tweedeling. De helft van de eventprofessionals houdt nog de hand op de knip in 2012 [waarvan 3% alles on hold]. Een derde stelt dat alles weer mogelijk is, aangevuld met een groepje [12%] dat stelt dat er weer wat meer mogelijk is. Dat klinkt positief. Maar de grootste groep [46%] stelt dat er heel selectief events doorgaan. De gegeven aansprekende redenen die een evenement rechtvaardigen wijzen sterk op het woord binding. In tijden van verandering, reorganisatie en klantenverlies is „binding‟ iets dat bij uitstek door middel van een event kracht kan worden bijgezet. De bestaande druk op de marges zal echter vooreerst leiden tot verdere shake out in de sector en samenvoeging van de nog zelfstandige middelgrote toeleveranciers. Vanwege de lage marges en de continuïteitsrisico‟s, en daarmee de kleinere kans op grote opdrachten, zullen organisatiebureaus [en ook andere toeleveranciers] zich verder samenvoegen. Een aantal van hen zal zich specialiseren en expertise opbouwen op het gebied van events met een centrale rol van social media, bijvoorbeeld gericht om bedrijven contact te laten maken met hun nieuwe generatie klantdoelgroepen, het oprichten en faciliteren/continueren van kenniskringen. Mogelijk zal er ook meer markt zijn voor multiclient events [branding events, network events] waarbij er wel maximale ruimte is voor de eigen identiteit van de opdrachtgever en waar gelijkgestemde doelgroepen elkaar kunnen ontmoeten.

3


Inhoudsopgave INTRODUCTIE..................................................................................................................... 1 SAMENVATTING ................................................................................................................. 2 INHOUDSOPGAVE ............................................................................................................... 4 1

INKOOP 2012 ................................................................................................................ 5

1.1 Kerncijfers ............................................................................................................... 5 1.2 Ontwikkeling ............................................................................................................ 9 1.3 Aantal bezoekers per zakelijk evenement ................................................................... 16 1.4 Aantal bezoekers per personeelsevenement ............................................................... 18 1.5 Trend aantal bezoekers personeelsevents .................................................................. 19 1.6 Trend aantal bezoekers zakelijke events .................................................................... 20 2 BUDGET EN BESTEDING 2012 .......................................................................................... 23 2.1 Kerncijfers ............................................................................................................. 23 2.2 Budgetindicatie ....................................................................................................... 25 2.3 Ontwikkeling budgetten bij eventprofessionals ............................................................ 27 2.4 Ontwikkeling budgetten bij brede doelgroep opdrachtgevers ........................................ 29 2.5 Bestedingsindicatie personeelsevents per toeleverancier .............................................. 33 2.6 Bestedingsindicatie zakelijke events per toeleverancier ................................................ 34 2.7 Totale markt zakelijke evenementen 2012 ................................................................. 35 2.8 Totale markt personeelsevenementen 2012 ............................................................... 36 2.9 Toeleveranciers zakelijke events ............................................................................... 37 2.10 Toeleveranciers personeelsevents ........................................................................... 38 3 BESLUITVORMING 2012 ................................................................................................. 39 3.1 Doelstellingen ......................................................................................................... 39 3.2 Huidige Besluitvorming ............................................................................................ 42 3.3 Reorganisatie ......................................................................................................... 45 3.4 Effect van een evenement ........................................................................................ 46 3.5 Werkkostenregeling ................................................................................................ 47 4 STEEKPROEF EN VERANTWOORDING................................................................................... 48 4.1 Steekproef en doelgroepen ...................................................................................... 48 4.2 Branche indeling ..................................................................................................... 49 5 BIJLAGEN .................................................................................................................... 51 5.1 5.2 5.3

Selectiecriteria Personeelsevenement ........................................................................ 51 Selectiecriteria Zakelijk evenement ........................................................................... 52 Effect meten .......................................................................................................... 53

4


1

Inkoop 2012

1.1

Kerncijfers

Zakelijke event

In onderstaand overzicht ziet u per type zakelijk evenement de kerncijfers op het gebied van de inkoop voor 2012. Het „inkooppercentage‟ is het aandeel van de onderzochte bedrijven dat minimaal één keer per jaar een bepaald type evenement organiseert waarbij één of meer externe toeleveranciers zijn/worden ingeschakeld. Het gemiddeld aantal keer per jaar [dat een evenement georganiseerd wordt] heeft enkel betrekking op de inkopende bedrijven. We zien dat van de organisaties die events laat organiseren circa 34% productpresentaties „houdt‟. Als men dit doet, dan gebeurt dat gemiddeld bijna 4 keer per jaar. Het gemiddeld aantal bezoekers is 73 en het gemiddeld budget bedraagt circa 142 euro per bezoeker.

Belangrijkste kerncijfers m.b.t. de inkoop van typen zakelijke evenementen [2012] Percentage organisaties dat event houdt in 2012 [%]

Aantal keer per jaar in 2012

Bezoekers per evenement 2012

Budget schatting per bezoeker in 2012

Productpresentaties

34

3,9

73

142

Openingen

17

1,7

149

111

Dealerbijeenkomsten

11

2,72

88

188

Perspresentaties

18

2,1

24

90

Aandeelhoudersvergaderingen

17

1,7

68

90

Kleine relatieontvangsten [<50 bez.]

19

8,4

28

104

Grote relatieontvangsten [>50 bez.]

20

4,3

211

109

Binnenlandse beurzen

30

3,0

2838

75

Congressen en symposia

18

3,03

166

136 © NIDAP 2012

2 3

Twee waarnemingen van 25 en 20 weggelaten; was 7,3 Één waarneming van 60 weggelaten; was 6,8.

5


Trend zakelijke evenementen markt samengevat

De cijfers in ogenschouw nemend zien wij het volgende voor 2012 en mogelijk ook voor 2013:    

We zien dat het aantal organisaties dat zakelijke events organiseert stabiel blijft. De frequentie per jaar neemt af Het aantal bezoekers per evenement ligt aanzienlijk lager. De budgetten per genodigde dalen of blijven gelijk.

Dit kan betekenen dat de markt behoefte heeft aan kleinere overzichtelijke events waarbij het aantal externe dienstverleners beperkt blijft. Ontwikkeling zakelijke evenementen 2008-2012 Inkooppercentage [% bedrijven dat een evenement inkoopt.]

Gemiddeld aantal bezoekers per evenement

Aantal keren dat een evenement per jaar wordt georganiseerd

Gemiddeld budget per bezoeker

2008

2009

2010

2011

2012

2008

2009

2010

2011

2012

49

50

50

51

30

4.181

4.121

4.052

4.139

2.838

3

3

4

3

3

108

99

78

91

75

46

45

42

40

19

26

40

48

46

28

19

21

10

10

8

95

125

109

98

105

40

46

37

32

34

151

140

144

135

73

6

9

9

6

4

175

159

148

162

142

45

36

35

34

20

350

281

291

290

211

4

8

4

5

4

143

118

114

109

109

15

16

16

17

18

258

192

194

189

166

3

6

5

4

7

175

129

96

103

99

18

17

16

13

18

53

78

77

84

24

3

3

3

3

2

87

93

94

87

90

16

18

14

12

17

102

69

88

89

68

2

4

3

2

2

54

118

94

92

90

17

18

11

13

17

345

312

187

217

149

2

3

4

3

2

111

123

116

126

111

13

9

9

9

11

151

105

118

116

88

6

6

3

3

3

221

48

196

185

188



Product-presentaties


Congressen/ symposia

Perspresentaties


Openingen

Dealer-bijeenkomsten © NIDAP 2012

6


Personeelsevents

In onderstaand overzicht ziet u per type personeelsevenement de kerncijfers op het gebied van de inkoop voor 2012. Het „inkooppercentage‟ is het aandeel van de onderzochte bedrijven dat minimaal één keer per jaar een bepaald type evenement organiseert waarbij één of meer externe toeleveranciers zijn/worden ingeschakeld. Het gemiddeld aantal keer per jaar [dat een evenement georganiseerd wordt] heeft enkel betrekking op de inkopende bedrijven. We zien dat van de organisaties die events laten organiseren 22% kickoff meetings „houdt‟. Als men dit doet, dan gebeurt dat gemiddeld 2 keer per jaar. Het gemiddeld aantal bezoekers is 126 en het gemiddeld budget bedraagt circa 56 euro per bezoeker.

Belangrijkste kerncijfers m.b.t. de inkoop van typen personeelsevenementen [2012] Percentage organisaties dat event houdt in 2012 [%]

Aantal keer per jaar in 2012

Bezoekers per evenement 2012

Budget schatting per bezoeker in 2012

Kick off meetings

22

2,1

126

€ 56

Personeelsfeesten en Bedrijfsjubilea

85

3,5

423

€ 80

Zakelijke incentives voor personeel of zakelijke relaties

17

2,14

122

€ 76

Gepensioneerdendagen

20

1,4

79

€ 59

Sportieve evenementen

35

2,5

149

€ 56

Open dagen

24

1,3

736

€ 37

Seizoen evenementen [Kerst, Pasen]

39

1,3

258

€ 34 © NIDAP 2012

4 Twee waarneming van 18 & 20 weggelaten; was 4,5

7


Trend personeelsevenementen markt samengevat

De cijfers in ogenschouw nemend zien wij het volgende:    

We zien dat het aantal organisaties personeelsevenementen organiseert weer toeneemt. De frequentie per jaar is negatief Het aantal bezoekers per evenement ontwikkelt zich positief De budgetten per genodigde blijven op een laag recessie-niveau.

Ontwikkeling personeelsevenementen 2008-2012 Inkooppercentage [% bedrijven dat een evenement inkoopt.

Gemiddeld aantal bezoekers per evenement [N]

Aantal keren dat een evenement per jaar wordt georganiseerd [N]

Gemiddeld budget per bezoeker [N]

2008

2009

2010

2011

2012

2008

2009

2010

2011

2012

14

17

14

12

22

163

162

184

246

126

3,2

3,7

4,3

4,5

2,1

88

82

58

54

56

75

74

76

78

85

284

275

232

265

423

2,1

2,2

2,2

2,1

2,1

86

82

83

80

80

19

11

7

7

17

109

105

94

93

122

2,9

3,8

3,3

3,1

2,1

101

70

79

77

76

13

16

13

11

20

100

107

87

89

79

1,2

1,7

1,2

1,2

1,4

71

79

61

56

59

48

35

48

46

35

219

142

109

136

149

2,3

2,3

2,6

2,5

2,5

74

80

58

49

56

7

9

9

9

24

616

656

768

724

736

1,7

1,5

1,5

1,6

1,3

30

34

39

31

37

35

48

59

57

39

197

284

181

181

258

1,8

1,9

2,0

2,0

1,5

41

50

35

36

34

Kick off meetings





Open dagen


© NIDAP 2012

8


1.2

Ontwikkeling

Meer organisaties organiseren zakelijke evenementen

Hieronder is de inkoop van evenementen onder organisaties [voornamelijk met 100 of meer werknemers] in beeld gebracht. Het inkooppercentage geeft per type evenement aan hoeveel procent van de organisaties in een bepaald jaar één of meer van deze evenementen heeft georganiseerd waarbij er ook externe toeleveranciers [locatie en of cateraar, en of organisatiebureau, en of entertainment etc.] zijn ingeschakeld.  



We zien in 2012 scherpe dalingen in kleine en grote relatieontvangsten en de organisatie van binnenlandse beurzen. Een sterk herstel zien we bij zakelijk incentives en in mindere mate ook perspresentaties en aandeelhoudersvergaderingen. De overige evenementtypen laten bescheiden stijging zien. Het lijkt erop dat er wel meer bedrijven en organisaties in 2012 een zakelijk evenement organiseren.

Welk deel [%] van de [potentiële] opdrachtgevers koopt zakelijke evenementen in Trend 2006 –2012 2007

2008

2009

2010

prognose 2011 38

Productpresentaties

32

Openingen

11

9 9 9

Dealerbijeenkomsten

13

12 13

Aandeelhouders-vergaderingen

34

17

11

7 7

17


42 40

19

30

20

41

Binnenlandse beurzen 11 Congressen en symposia 0

10

53

46 45

45

36 35 34


© NIDAP 2012

46

20 18 17 16 13 18 13 16 18 14 12 17 18 19 11

Perspresentaties


17 18

20

40

37

2012

30

49 50 50 51

15 16 16 17 18 20

30

40

50

60

9


Bij de markt voor personeelsevenementen valt een scherpe daling Trend personeelsevenementen bij seizoensgebonden evenementen op. We zien herstel bij openingen, kick off meetings, sportieve evenementen. 



Groei zien we bij personeelsfeesten en bedrijfsjubilea, gepensioneerdendagen en zoals bij zakelijke evenementen aangegeven, de incentives. De dit jaar voor het eerst gemeten binnen en buitenlandse business meetings waarbij externe toeleveranciers worden betrokken, worden door één op de vijf organisaties gehouden.

Welk deel [%] van de [potentiële] opdrachtgevers koopt personeelsevenementen in Trend 2006 –20125 2007

2008

2009

2010

prognose 2011

2012

Binnen en buitenlandse business meetings 22 22

16 Kick off meetings

27

20

14

22 75 75 74 76 78



11

7 7

85

18 19

17 12 13 16 13 11


20 23


38 35 33 31 35

6 7

9 9 9

Open dagen

24 30

35

48

Seizoensevenementen [Kerst, Pasen] 39 0

20

40

59 57 60

80

100 © NIDAP 2012

5

Binnenlandse en buitenlandse business meetings zijn met ingang van 2012 voor het eerst gemeten.

10


Inkoop zakelijke evenementen naar sector

Als we de inkoop van zakelijke evenementen indelen naar drie hoofdsectoren6 dan zien we in de secundaire sector [zakelijke, financiële diensten en ICT & media] nog altijd de hoogste inkoop. De dienstverlenende bedrijven zullen in de toekomst verantwoordelijk zijn voor belangrijke veranderingen in behoefte aan eventtypen en aanbod door de toeleverende event dienstverleners.

Welk deel [%] van de [potentiële] opdrachtgevers koopt zakelijke evenementen in Inkoop naar sector [%] Sector Totaal

Primair

Secundaire

Tertiair

Productpresentaties

33

46

23

34

Openingen

19

13

18

17

Dealerbijeenkomsten

13

17

0

11

Perspresentaties

13

29

18

18


21

17

9

17


13

42

9

19


21

33

5

20


40

33

5

30


13

29

18

18

6

Onder de primaire sector verstaan wij in de branches industrie, transport & bouw x. Onder de secundaire sector verstaan we de branches zakelijke/financiële diensten, ICT & media en nu ook de handel en horeca. De tertiaire sector bestaat uit de branches overheid, zorg en nonprofit. Onze indeling wijkt daarmee af van de klassieke indeling waarbij de industrie is ondergebracht in de secundaire sector. Per sector kunnen evenementen meerdere evenementtypen worden ingekocht. Hierdoor tellen de percentages op tot boven de 100%. Er kunnen fluctuaties voorkomen bij bepaalde typen evenementen en bepaalde sectoren als in die sector maar weinig van dit type evenementen worden „ingekocht‟.

11


Bij de inkoop van personeelsevenementen valt de hoogste inkoop Inkoop personeelsevenementen van personeelsfeesten en bedrijfsjubilea in de primaire sector op. De hoge inkoop van binnen en buitenlandse business meetings valt in naar sector de secundaire sector.

Welk deel [%] van de [potentiële] opdrachtgevers koopt personeelsevenementen in Inkoop naar sector [%] Sector Totaal

Primair

Secundaire

Tertiair

Binnen en buitenlandse business meetings

17

50

5

22

Kick off meetings

17

33

23

22


90

79

82

85


19

29

0

17


21

25

14

20


27

46

41

35

Open dagen

27

21

23

24


31

50

45

39

Aantal zakelijke evenementen

De frequentie geeft het gemiddeld evenementtype per jaar weer.  



aantal

evenementen

per

De frequentie herstelt zich marginaal bij dealerbijeenkomsten, De daling in 2012 is duidelijk te zien te bij productpresentaties, openingen, perspresentaties, aandeelhouders vergaderingen, kleine relatieontvangsten en congressen en symposia [kennis gerelateerde events]. Alleen bij binnenlandse beurzen en grote relatieontvangsten kunnen we spreken van een lichte daling. Maar is door de omvang van het type evenement, niet te onderschatten.

12


Gemiddeld [absoluut] aantal zakelijke evenementen dat wordt georganiseerd per jaar Trend 2006 – 2012 2008

2009 6,4

Productpresentaties 3,9 2,3 2,8

Openingen

2,5 1,7

Dealerbijeenkomsten

5,5

2010

prognose 2011

2012

8,7 8,8

3,9

6,0 6,0

3,2 2,6 2,7 2,8 3,2 3,3 3,1 2,1

Perspresentaties

2,4 Aandeelhouders-vergaderingen 2,2 1,7

3,6 3,3

Kleine relatieontvangsten [<50 bez.] 8,4 4,4 Grote relatieontvangsten [>50 bez.]

19,4 20,7

9,7 10,2

8,4

3,9 4,9 4,3 3,4 3,2 4,4 3,1 3,0


3,4 Congressen en symposia

4,9 4,0 3,0 0,0

5,0

6,4

10,0

15,0

20,0

25,0 © NIDAP 2012

13


Aantal personeelsevenementen

Ook bij personeelsevenementen zie we dat 5 van de zeven [in de jaren gemeten categorieën] dalen, terwijl er maar één evenement type stijgt en één gelijk blijft. Ook hierdoor zijn we redelijk negatief over de ontwikkeling van de personeelsevenementen anno 2012.

Gemiddeld [absoluut] aantal personeelsevenementen dat wordt georganiseerd per jaar Trend 2006 – 20127 2008

2009

2010

prognose 2011

2012

Binnen en buitenlandse business meetings 6,0 2,6 4,0

Kick off meetings

4,8 4,2 3,9 2,2 2,6


4,7 5,2 3,5 2,9 3,8


3,3 3,1 2,1 1,2 1,7 1,2 1,2 1,4


2,3 2,3 2,6 2,5 2,5


1,7 1,5 1,5 1,6 1,3

Open dagen

1,8 1,9 2,0 2,0 1,5

Seizoensevenementen [Kerst, Pasen]

0,0

2,0

4,0

6,0

8,0 © NIDAP 2012

7


14


Aantal zakelijke evenementen naar sector

We nemen een hoge frequentie in de secundaire sector waar van productpresentaties, relatieontvangsten en congressen en symposia. De secundaire sector is [blijft] daarmee, qua frequentie, de belangrijkste doelgroep voor de evenementen industrie. Toekomstige kennis gerelateerde events zouden vooral voor deze doelgroep ontwikkeld moeten worden.

Gemiddeld [absoluut] aantal zakelijke evenementen dat wordt georganiseerd per jaar Aantal naar sector [N] Sector Primair

Secundaire

Gemiddeld Tertiair

Productpresentaties

3,2

5,3

1,0

3,9

Openingen

1,4

1,0

2,8

1,7

8

Dealerbijeenkomsten

2,5

3,0

-

2,7

Perspresentaties

2,4

1,6

2,5

2,1


1,5

2,0

2,0

1,7


4,4

12,2

1,5

8,4


1,9

7,7

2,0

4,3


2,5

4,1

1,0

3,0


1,6

5,4

1,8

3,0

Bij personeelsevenementen zien we tussen de sectoren minder Aantal personeelsevenementen verschillen in het aantal evenementen dat men organiseert. naar sector Gemiddeld [absoluut] aantal personeelsevenementen dat wordt georganiseerd per jaar Aantal naar sector [N] Sector

Totaal

Primair

Secundaire

Tertiair


2,0

6,8

-9

6,010

Kick off meetings

3,3

5,3

2,6

3,9


3,4

3,5

3,7

3,5


1,7

2,6

-11

2,1


1,7

1,3

1,0

1,4


1,5

4,4

1,5

2,5

Open dagen

1,4

1,3

1,2

1,3


1,4

2,0

1,2

1,5

8

Onvoldoende waarnemingen Onvoldoende waarnemingen Één hoge waarneming van 40; was 7,1 11 Onvoldoende waarnemingen 9

10

15


1.3

Aantal bezoekers per zakelijk evenement

Aantal bezoekers 2011-2012

Bij het aantal bezoekers per zakelijk evenement zien we voor alle evenementen een lager aantal. Bij sommige evenementen zien we dalingen tot meer dan 50%. 

Grootste dalers zijn productpresentaties, perspresentaties en binnenlandse beurzen; Het gemiddeld aantal bezoekers aan binnenlandse beurzen zal in 2012 naar verwachting gemiddeld 2800 zijn. In 2011 registreerden wij nog meer dan 4000 bezoekers.



Trend 2011 – 2012 Gemiddeld aantal bezoekers per zakelijk evenement 2012

73

Productpresentaties

2011

135 149

Openingen

217 88

Dealerbijeenkomsten

116 24

Perspresentaties

84 68


89


28 46


211 290 166


189 0

50

100

150

200

250

300

350

2.838


4.139 0

500

1.000

1.500

2.000

2.500

3.000

3.500

4.000

4.500

© NIDAP 2012

16


Trend

De evenementen industrie heeft waarschijnlijk vooral te lijden door deze verkleining van de omvang van de georganiseerde evenementen en daarmee samenhangend de verminderde noodzaak om te werken met externe toeleveranciers en het te lage budget per genodigde.

Trend 2006 – 2012 Gemiddeld aantal bezoekers per zakelijk evenement 2008

2009

2010

prognose 2011

Productpresentaties 73 Openingen

312

187

105 118 116

Dealerbijeenkomsten 88 53

24

151

78 77 84 69

Aandeelhouders-vergaderingen

345

217

149

Perspresentaties

2012

151 140 144 135

68

102 88 89

26

40 48 46 28


Grote relatieontvangsten [>50 bez.] 211 Congressen en symposia 166 0

2008

50

100

2009

150

2010

258

192 194 189

200

250

prognose 2011

300

4.181 4121 4.052 4.139

2.838 500

1.000

1.500

2.000

2.500

3.000

350 400 © NIDAP 2012

2012


0

350

281 291 290

3.500

4.000

4.500

© NIDAP 2012

17


1.4

Aantal bezoekers per personeelsevenement

Aantal bezoekers 2011-2012



In het segment van personeelsevenementen zien we een toename van het aantal genodigden bij zes eventtypen. Dat is op zich positief.



Sterke toenamen worden gemeten bij de kick off meetings, incentives en personeelsfeesten/jubilea en seizoensevenementen.

Trend 2011 – 201212 Gemiddeld aantal bezoekers per personeelsevenement


2012

102

2011 Kick off meetings

126 80


423 386


122 93


79 89


149 136

Open dagen

736 724

Seizoensevenementen [Kerst, Pasen]

258 181 0

100

200

300

400

500

600

700

800

© NIDAP 2012

12


18


1.5

Trend aantal bezoekers personeelsevents

Aantal bezoekers stijgt wel

Het overall beeld van personeelsevenementen ziet er voor 2012 [prognose] niet ongunstig uit. Als de prognose juist is dan liggen de aantallen bezoekers voor incentives voor personeel [of zakelijke relaties], personeelsfeesten, bedrijfsjubilea, seizoen events en open dagen weer op of boven het niveau van 2008.

Trend 2006 – 201213 Gemiddeld aantal bezoekers per personeelsevenement 2008

2009

2010

2011

2012

Binnen en buitenlandse business meetings 102 Kick off meetings

78 80

166 120 126 319


255

398 386 423

109 105 94 93 122


100 107 87 89 79


142 109 136 149


219

616 656

Open dagen 197 Seizoensevenementen [Kerst, Pasen]

181 181 0

13

100

200

768 724 736

284 258

300

400

500

600

700 800 900 © NIDAP 2012


19


1.6

Trend aantal bezoekers zakelijke events

Aantal bezoekers per zakelijk evenement

De indeling naar hoofdsector laat wederom het „belang‟ van de secundaire sector zien14. 

In het bijzonder voor productpresentaties, dealerbijeenkomsten en grote relatieontvangsten is de secundaire sector van groot belang.



Dienstverleners zijn momenteel juist sterk op zoek naar vernieuwing in klantcontact. Het gebruik van nieuwe media zal juist door deze bedrijven snel worden opgepakt. In de nabije toekomst kan dit aspect verdere druk op de event budgetten c.q. het aantal bezoekers ten gevolge hebben.



In het hoofdstuk over besluitvorming zien we dat circa 70% van de eventprofessionals nieuwe [communicatie] technologie als één van de belangrijkste veranderingen beschouwt in de afgelopen 5 jaar en dat 12% gebruik maakt van social media bij evenementen.

Gemiddeld [absoluut] aantal bezoekers van de zakelijke evenementen in 2012 15 Sector Primair Productpresentaties

Secundaire

Tertiair

Totaal

31

118

40

73

143

163

150

149

Dealerbijeenkomsten

26

190

-16

88

Perspresentaties

13

43

19

24


98

45

11

68


30

30

10

28

171

258

-17

211

2.594

3.230

-18

2.838

121

215

173

166

Openingen

Grote relatieontvangsten [>50 bez.] Binnenlandse beurzen Congressen en symposia

14 Onder de primaire sector scharen wij de industrie, handel & horeca en transport & bouw. De secundaire sector wordt gevormd door ICT &

media, financiële dienstverlening, en zakelijke dienstverlening. De tertiaire sector ten slotte bestaat uit overheid, gezondheidszorg en non-profit 15 16 17 18

Aantal antwoorden is beperkt door non-profit aard van de tertiaire sector Onvoldoende waarnemingen Onvoldoende waarnemingen Onvoldoende waarnemingen

20


Wisselend beeld bezoekersaantallen

Het belang van de secundaire sector [ICT & media, financiële dienstverlening, en zakelijke dienstverlening] blijkt nog eens duidelijk.

Gemiddeld [absoluut] aantal bezoekers van de zakelijke evenementen in 2012 naar hoofdsectoren19 Primair

Secundair

Tertiair

31 Productpresentaties

118 40 143

Openingen

163 150 26

Dealerbijeenkomsten

190 0 13

Perspresentaties

43 19 98


45 11 30


30 10 171


258 0 0

50

100

150

200

250

300

350

400

2.594


3.230 0

500

1.000

1.500

2.000

2.500

3.000

3.500

4.000

© NIDAP 2012

19

Aantal antwoorden is beperkt door non-profit aard van de tertiaire sector 21


Aantal bezoekers per Grote verschillen tussen de sectoren zien we bij personeelsfeesten, personeelsevenement open dagen en zakelijke incentives voor personeel [of zakelijke relaties]. Gemiddeld [absoluut] aantal bezoekers van de personeelsevenementen in 2012 Sector Primair

Secundaire

Tertiair


84

129

10

Kick off meetings

33

187

175

387

655

274


37

194

-


71

76

150


55

293

118

814

1.250

160

98

260

449


Open dagen Seizoen evenementen [Kerst, Pasen]

Gemiddeld [absoluut] aantal bezoekers van de personeelsevenementen in 2012 naar hoofdsectoren20 Primair 84


Tertiair

129

10 33

Kick off meetings

Secundair

187 175 387


655

274 37


194

0 71 76


150

55


293

118 98

Seizoensevenementen [Kerst, Pasen] 0

100

260 200

449

300

400

500

600

700

© NIDAP 2012 Open dagen 0

20

814

160 200

400

600

800

1.000

1.250 1.200

1.400

1.600

Aantal antwoorden is beperkt door non-profit aard van de tertiaire sector 22


2

Budget en besteding 2012

2.1

Kerncijfers

Zakelijke budgettrend

Op basis van de gemiddelde zakelijke event budgetten van organisaties met 100 of meer werknemers, de verwachte ontwikkeling [groeien, krimpen of gelijkblijvend] en het stijging- of dalingspercentage verwachten wij dat in 2012 de budgetten voor zakelijke evenementen verder dalen met circa 4%. Dit vertaalt zich gemiddeld in onderstaande budgetgrafiek. Ontwikkeling gemiddeld budget zakelijke events 2008-2012 [€]

€ 180.000

€ 174.681

€ 170.000 € 160.000 € 150.000 € 140.000 € 126.222

€ 130.000

€ 127.125

€ 129.107 € 123.943

€ 120.000 € 110.000 € 100.000 € 90.000 € 80.000 2008

2009

2010

2011

2012 © NIDAP 2012

Verwachte budgetontwikkeling eventprofessionals [%] [2012 t.o.v. 2011] Stijgt 8%

Weet niet 35%

Blijft gelijk 25%

Daalt 32%

23


Personeelsevent Op basis van de gemiddelde budgetten voor personeelsevents van organisaties met 100 of meer werknemers, de verwachte ontwikkeling budgettrend [groeien, krimpen of gelijkblijvend] en het stijging of daling percentage verwachten wij dat in 2012 de budgetten voor personeelsevenementen verder dalen met circa 7%. Dit vertaalt zich gemiddeld in onderstaande budgetgrafiek. Ontwikkeling gemiddeld budget personeel events 2008-2012 [€] € 46.000 € 44.000

€ 44.613

© NIDAP 2011

€ 43.428

€ 42.000

€ 40.699

€ 40.000

€ 39.107 € 37.986

€ 38.000 € 36.000 € 34.000 € 32.000 € 30.000 2008

2009

2010

2011

2012

Verwachte budgetontwikkeling brede doelgroep opdrachtgevers 2012 [t.o.v. 2011] [%]

Stijgt 6%

Weet niet 37%

Blijft gelijk 37%

Daalt 20%

24


2.2

Budgetindicatie

Introductie

De budgetten voor evenementen zijn vaak niet ondergebracht in één centrale pot. Bovendien kunnen budgetten van jaar tot jaar sterk verschillen door éénmalige events, zoals jubilea of openingen. Organisaties die veel doen aan evenementen hebben een hoofdverantwoordelijke aangesteld voor het eventmanagement. Deze doelgroep is vertegenwoordigd in het telefonisch onderzoek dat wij hebben uitgevoerd. De doelgroep die wij online hebben onderzocht noemen wij de „brede doelgroep‟. Onder deze groep verstaan wij organisaties waarbij één of meer medewerkers de verantwoordelijkheid hebben voor de events, vaak niet als hoofdtaak maar als extra taak. In deze groep bevinden zich naast personeel- en HR-functionarissen, ook directiesecretaressen, marketing of productmanagers. Uiteraard bevinden zich in deze groep naar verhouding ook eventmanagers, maar zij zijn maar een beperkt deel.

Kunt u een indicatie geven van de hoogte van het totaalbudget voor evenementen in 2012? Brede doelgroep opdrachtgevers Meer dan € 1.000.000

8

€ 500.001 tot en met € 1.000.000

10

€ 200.001 tot en met € 500.000

5

€ 100.001 tot en met € 200.000

5

€ 50.001 tot en met € 100.000

3

€ 25.001 tot en met € 50.000

5

€ 10.001 tot en met € 25.000

15

Tot en met € 10.000

8 0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

© NIDAP 2012

25


Indicatie totaalbudget events bij event managers

De doelgroep van eventprofessionals bevat meer opdrachtgevers die de eventverantwoordelijkheid als hoofdtaak of als belangrijke extra taak op zich hebben genomen. Twee derde van hen kon of wilde geen antwoord geven op de budgetvraag. Hieronder staan de percentages van hen die wel een antwoord wilden gaven.

Kunt u een indicatie geven van de hoogte van het totaalbudget voor evenementen in 2012? Eventprofessionals

Meer dan 1.000.000

13

500.001 tot en met 1.000.000

8

200.001 tot en met 500.000

9

100.001 tot en met 200.000

1

50.001 tot en met 100.000

5 0

2

4

6

8

10

12

14

© NIDAP 2012

26


2.3

Ontwikkeling budgetten bij eventprofessionals

Budgetten in beweging

In het verlengde van de vraag over de reorganisatie-fase en de besluitvorming over middelgrote en grote evenementen, is het relevant om de budgetontwikkeling bij de eventprofessionals te volgen. We hebben er voor gekozen om de respondent zelf het ijkpunt [„het hoogste niveau‟] te laten bepalen.   

Bij circa 44% is het budget gelijk gebleven of zelfs groter ten opzichte van het hoogste niveau. Circa 26% geeft aan dat het budget is gehalveerd ten opzichte van het hoogste niveau. Slechts bij 13% van de respondenten is er sprake van een afname van 80%.

Als u kijkt naar de budgetten voor evenementen, waar staat uw organisatie dan ongeveer..? Ik noem u een drietal opties. Eventprofessionals Het budget is bijna net zo groot of groter

44

Evenementenbudget ongeveer 50% verminderd tov hoogste punt

26

Evenementenbudget 80% verminderd tov hoogste punt

13

Anders

10

Weet niet

8 0

10

20

30

40

50

© NIDAP 2012

27


Verwachting Budget zakelijk

Als we de [relatief grote] groep met organisaties waarvan de respondent aangeeft het niet te weten [of niet wil zeggen] naar rato verdelen over de organisaties [met stijgend, dalend of stabiel zakelijk budget] en verrekenen de stijging- of dalingspercentages, dan daalt voor de zakelijke evenementen het gemiddeld budget per saldo met 4% in 2012.   

De budgetten voor evenementen zijn bij één derde van de respondenten opnieuw gedaald tussen 2011 en 2012. Bij ongeveer 25% is het budget nu stabiel. Bij circa 8% zal het budget stijgen in 2012.

Vergeleken met de cijfers uit 2011 [niet in grafiek] zien we toch weer een grotere groep organisaties waarvan het budget daalt. We zien ook een veel grotere groep in 2012 die het niet weet of wil zeggen.

Met hoeveel procent is het totaalbudget voor zakelijke evenementen in 2012 gestegen/gedaald ten opzichte van 2011? Eventprofessionals Gestegen

2012

8

Gelijk gebleven

25

Gedaald

32

Weet niet/geen antwoord

36 0

5

10

15

20

25

30

35

40

© NIDAP 2012

Met hoeveel procent is het totaalbudget voor zakelijke evenementen in 2012? Eventprofessionals

...gedaald ten opzichte van 2011?

31

...gestegen ten opzichte van 2011?

19 0

5

10

15

20

25

30

35

© NIDAP 2012

Verklaring is bekend

De verklaringen voor dalingen hebben vooral te maken met het organiseren van minder [grote] evenementen en generieke bezuinigingen. Bij organisaties met een stijgend eventbudget ligt de oorzaak in het juist wel organiseren van evenementen, economische vooruitgang van de organisatie of kostenstijging.

28


2.4

Ontwikkeling budgetten bij brede doelgroep opdrachtgevers

Budgetten in beweging

Bij de brede doelgroep, met grote en kleine opdrachtgevers van evenementen [zie spreiding budgetten] zien we grotendeels dezelfde trends als bij de hiervoor beschreven resultaten over de eventprofessional. De budgetten van evenementen zijn gekort. De vraag is gesteld waar opdrachtgevers nu staan ten opzichte van het hoogste punt in de afgelopen jaren [veelal 2007/2008]. Wij stellen vast dat bij:    

Eén op de drie opdrachtgevers werkt met een gehalveerd budget ten opzichte van het ooit hoogste niveau. Circa 15% van de opdrachtgevers heeft het budget met 80% zien dalen. Circa 35% van de opdrachtgevers werkt met een budget dat weer ligt op het hoogste niveau. Bij 7% ontwikkelde het budget zich anders dan hierboven. Ook hier kan het overigens gedaald zijn.

Als u kijkt naar de budgetten voor evenementen, waar staat uw organisatie dan ongeveer? Brede doelgroep opdrachtgevers Het budget is bijna net zo groot of groter ten opzichte van hoogeste niveau

35

Het budget is ongeveer 50% verminderd vanaf hoogste niveau

34

Het evenementenbudget is met 80% vanaf hoogste niveau

15

Anders

7

weet niet

10 0

10

20

30

40 © NIDAP 2012

29


De budgettrend in woord en beeld

30


Budgettrend

Binnen de brede doelgroep geeft een groot deel [38%] aan niet te weten wat de ontwikkeling is van het totale evenementen budget in 2012 ten opzichte van het jaar ervoor. Van de groep die het wel kan aangeven zijn:   

Bij 20% de budgetten gedaald tussen 2011 en 2012. Bij ongeveer 37% is het budget nu stabiel. Bij circa 6% zal het budget stijgen in 2012.

Is het totaalbudget voor evenementen in 2012 gestegen, gedaald of gelijk gebleven t.o.v. 2011? Brede doelgroep opdrachtgevers

Gestegen

6

Gelijkgebleven

37

Gedaald

20

Weet niet

38 0

5

10

15

20

25

30

35

© NIDAP 2012

40

Met hoeveel procent is het totaalbudget voor evenementen in 2012? Brede doelgroep opdrachtgevers ...gedaald ten opzichte van 2011?

38

...gestegen ten opzichte van 2011?

18 0

Verklaringen voor stijgingen en dalingen

5

10

15

20

25

30

35

© NIDAP 2012

40



Belangrijkste algemene redenen bij stijgingen bij [personeels] evenementen hebben te maken met éénmalige evenementen en kostenstijgingen.



Belangrijkste redenen bij dalende budgetten zijn bezuinigingen, minder personeel of omdat er het jaar ervoor een éénmalig evenement is georganiseerd.

31


Verschillen met voor de recessiejaren in woord en beeld Brede doelgroep opdrachtgevers

32


Bestedingsindicatie personeelsevents per toeleverancier

Verdeling kosten personeelsevent

Onderstaande bedragen geven een indicatie van de kosten voor externe diensten zoals die kunnen worden verdeeld over het budget per genodigde of bezoeker.

Locatieverhuurder

Entertainment-bureau

Communicatie/ PR bureau

Techniek/ decorbureau

Overige

Budgetverdeling %

Cateraar

Gem budget 2012 [euro]

Verdeling budget [euro’s] per type personeelsevenement 2012

Evenementen/ organisatiebureau

2.5

24

27

30

7

1

2

9

Kick off meetings

€ 56

13

15

17

4

1

1

5


€ 80

19

22

24

6

1

2

7


€ 76

18

21

23

5

1

2

7


€ 59

14

16

18

4

1

1

5


€ 56

13

15

17

4

1

1

5

Open dagen

€ 37

9

10

11

3

0

1

3


€ 34

8

9

10

2

0

1

3

33


2.6

Bestedingsindicatie zakelijke events per toeleverancier

Verdeling kosten Onderstaande bedragen geven een indicatie van de kosten voor externe diensten zoals die kunnen worden verdeeld over het budget per zakelijk evenement genodigde of bezoeker.

Cateraar

Locatieverhuurder

Entertainment-bureau

Communicatie/ PR bureau

Techniek/ decorbureau

Overige

Budgetverdeling %

Evenementen/ organisatiebureau

Gem budget 2012 [euro]

Verdeling budget [euro’s] per type zakelijk evenement 2012

11

33

33

3

6

9

6

Productpresentaties

142

16

47

47

4

9

13

9

Openingen

111

12

37

37

3

7

10

7

Dealerbijeenkomsten

188

21

62

62

6

11

17

11

Perspresentaties

90

10

30

30

3

5

8

5


90

10

30

30

3

5

8

5


104

11

34

34

3

6

9

6


109

12

36

36

3

7

10

7

8

25

25

2

5

7

5

15

45

45

4

8

12

8

Binnenlandse beurzen Congressen en symposia

75 136

34


2.7

Totale markt zakelijke evenementen 2012

Zakelijke events

De Nederlandse markt voor zakelijke evenementen daalde van 574 miljoen in 2008 naar 417 miljoen in 2009 om in 2010 verder weg te zakken tot onder 390 miljoen. In 2011 is er een kleine opleving maar voor 2012 zal er weer sprake zijn van een daling van naar onze schatting 4%. Dit zal kunnen leiden tot margedruk en een shake out of herstructurering van toeleveranciers zoals cateraars, grote locaties en organisatiebureaus.

Totale markt voor zakelijke evenementen Nederland 2007-201221

Miljoenen

€700 €600

€ 577,00

€ 574,00

€500

€ 417,00

€400

€ 388,50

€ 398,00

€ 382,00

2010

2011

2012

€300 €200 €100 €0 2007

Tertiaire sector

2008

2009

Als we de tertiaire sector meerekenen in de totale marktberekening komt de totale markt circa 118 miljoen hoger uit. Dit is echter een ruwe schatting die in de volgende editie zal worden getoetst.

21

In de berekening is rekening gehouden met het aantal faillissementen onder bedrijven en organisaties met 100 of meer werkneme rs. Dit bedroeg in 2010 circa 2%. Voor 2011 zijn we van eenzelfde percentage uitgegaan.

35


2.8

Totale markt personeelsevenementen 2012

Personeelsevents

In 2011 zagen we voor het eerst in drie jaar een licht positieve ontwikkeling als het gaat om de verwachtingen voor de bestedingen op de markt voor personeelsevenementen. Maar in 2012 zakt ook dit segment weg naar een nieuw dieptepunt van 164 miljoen euro. Hoewel we eerder zagen dat de vraag zich lijkt te herstellen, blijven de budgetten [per gast/bezoeker] te laag voor een gezonde sector.

Totale markt voor personeelsevenementen Nederland 2007-201222

Miljoenen

€ 300

€ 261,84 € 226,81

€ 250

€ 200,42

€ 200

€ 179,28

€ 188,96

2010

2011

€ 164,00

€ 150 € 100 € 50 €0 2007

2008

2009

2012

22

In de berekening is rekening gehouden met het aantal faillissementen onder bedrijven en organisaties met 100 of meer werknemers. . Dit bedroeg in 2010 circa 2%. Voor 2011 zijn we van eenzelfde percentage uitgegaan.

36


2.9

Toeleveranciers zakelijke events

Verdeling budget zakelijke event

NIDAP volgt al enkele jaren de verdeling van het zakelijke evenementen budget bij externe toeleveranciers. We zien de afgelopen jaren een vaste verhouding. Circa een derde van het zakelijke budget gaat naar cateraar en nog eens een derde naar de locatie.

Huidige verhouding verdeling budget aan zakelijke evenementen over externe toeleveranciers

PR / Communicatie 6%

Overige 6%

Techniek/Decor 9% Catering 32%

Entertainment 3% Organisatie 11%

Locatie 33%

© NIDAP 2012

37


2.10 Toeleveranciers personeelsevents Verdeling budget personeelsevent

Binnen de personeelsevents is de rol van organisatie verhoudingsgewijs belangrijker dan bij zakelijke events. Alleen de bestedingen per genodigde liggen bij personeelsevents een stuk lager. In de afgelopen jaren is het aandeel in het budget voor de organisatie van personeelsevents teruggelopen van circa 30% naar 24%. De rol van de locatie[verhuurders] nam juist toe van circa 25% naar 30%.

Huidige verhouding verdeling budget aan personeelsevenementen over externe toeleveranciers PR / Communicatie 1% Techniek/Decor 2% Entertainment 7%

Overige 9% Catering 27%

Organisatie 24%

Locatie 30%

© NIDAP 2012

38


3

Besluitvorming 2012

3.1

Doelstellingen

Introductie

De onderstaande doelstellingen van zakelijke en personeelsevenementen zijn over het algemeen van toepassing op de brede doelgroep van grote en kleinere opdrachtgevers van evenementen.

Doelstellingen voor zakelijke evenementen [%]

Presentatie/ voorlichting

6% 30% 21%

Educatie kennisoverdracht Samenwerking, Teambuilding Algemene tevredenheid, Motivatie, incentives Anders

21%

23% © NIDAP 2012

Doelstellingen voor personeelsevenementen [%]

Algemene tevredenheid, motivatie, incentives

10% 5%

Samenwerking, teambuilding

6% 43%

Presentatie/voorlichting Educatie en kennisoverdracht

37%

Anders

© NIDAP 2012

39


Doelstellingen van evenementen



Bij de eventprofessionals staat anno 2012 de overdracht van kennis bovenaan als argument om een event te organiseren;



De binding met personeel en of klanten wordt evenzeer als belangrijke reden genoemd;



PR of media doelen zijn minder goed intern aansprekende redenen voor een evenementen.

Kunt u mij zeggen welke doelstellingen meer intern aanspreken? Eventprofessionals

Evenementen met een kennisdoel

74

Evenementen gericht op binding [van personeel, van klanten], feest

68

Evenementen met een pr media doel

41

Evenementen gericht op productaankoop

22

Evenementen gericht op houding/attitudeverandering

21


4 0

10

20

30

40

50

60

70

80

© NIDAP 2012

40


Doelstellingen die intern aanspreken



De brede doelgroep van grotere en kleinere opdrachtgevers zet personeelsbinding en teamgeest/samenwerking op de eerste plaats als interne drijfveren. Op de tweede plaats staat de binding van klanten.



Meer complexe drijfveren zoals verandering van gedrag van werknemers worden door een kwart van de opdrachtgevers genoemd.

Welke doelstellingen voor evenementen spreken in de organisatie het meest tot de verbeelding als u een zakelijk- of personeelsevenement intern wilt verdedigen? Brede doelgroep opdrachtgevers

Personeelsbinding

62

Teamgeest/samenwerking werknemers versterken

62

Klantenbinding

53

PR Media Communicatie doel

33

Kennis vergroten

29

Gedragsverandering werknemers

26

Houdingverandering

11

Gedragsverandering product aankoop

7

Geen van bovenstaande doelstellingen

8 0

10

20

30

40

50

60

70

© NIDAP 2012

41


3.2

Huidige Besluitvorming

Belangrijkste verschillen met enkele jaren geleden

De volgende overzichten zijn het resultaat van vragen die zowel als open vraag en gesloten vraag zijn gesteld. De vragen gaan over de ontwikkelingen van de organisatie van evenementen bij vooral de eventprofessionals die geïnterviewd zijn in het onderzoek. De vraag is als volgt gesteld: “Stel u zou de evenementen activiteiten [bedrijfsfeest, promotioneel, incentive of kennisevent] van voor de recessiejaren vergelijken met die van nu [2012], op welke gebieden zijn dan de belangrijkste verschillen?” 





We stellen vast dat naast minder geld [twee derde noemt dit] ook de versobering en efficiency belangrijkste [spontaan genoemde] veranderingen zijn. Circa een vijfde stelt dat er minder evenementen zijn georganiseerd. De inzet van sociale media wordt door 12% genoemd. Er is ook in deze tijd nog een groep die juist meer events organiseert [14%] en of meer grote events. Circa 11% ziet weinig veranderingen.

Belangrijkste verschillen met voor de recessiejaren [%] Eventprofessionals

Minder geld

61

Duurzaam, soberder, efficienter, andere doelstellingen

39

Minder evenementen

17

Meer evenementen

14

Inzet van sociale media

12

Weinig veranderingen

11

Kleinschaliger

7

Nieuwe technieken

5

Meer grotere evenementen

4 0

10

20

30

40

50

60

70

© NIDAP 2012

42


Belangrijkste verschillen met enkele jaren geleden

Aan dezelfde respondent [Brede doelgroep opdrachtgevers] zijn ook een aantal mogelijke verschillen met voor de recessiejaren voorgelegd. Gevraagd is welke van toepassing zijn.    

Ook hier stelt een meerderheid [bijna 80%] dat de beschikbare budgetten per event zijn veranderd. Daarnaast noemt rond de 70% dat de rol van communicatie technologie verschilt met circa 5 jaren geleden. Door bijna 60% wordt de verandering van het aantal events per jaar genoemd. Als vierde punt [bijna 40%] noemen de experts de gewijzigde relatie met ingehuurde bedrijven.

Verschillen met voor de recessiejaren – gesloten vraag [%] Eventprofessionals

De beschikbare budgetten per event

78

De rol van communicatie technologie

72

Het aantal events per jaar

58

De relatie met ingehuurde bedrijven tbv event

36

De rendementsvraag

33

Het aantal genodigden of gasten

32

De doelstellingen van het event

30

Het intern 'verkopen' van een event

20

De rol van u als opdrachtgever

18

De doelgroepen voor evenementen

17 0

10

20

30

40

50

60

70

80

© NIDAP 2012

43


Besluitvorming resumerend

We resumeren hier de stand van zaken ten aanzien van de besluitvorming bij de eventprofessional en de brede doelgroep van grote en kleine opdrachtgevers.  Over het algemeen stelt men dat er heel selectief weer events doorgaan anno 2012.  De event professional zien in een derde van de gevallen weer dat „alles weer mogelijk is‟.  Bij de brede doelgroep van opdrachtgevers is meer onzekerheid: zo staan in 10% van de gevallen de events „on hold‟ en is bij slechts 8% alles weer mogelijk.

Als u kijkt naar de besluitvorming over grote en middelgrote evenementen, waar staat uw organisatie dan ongeveer..?

8

Alles is weer mogelijk

34 20

Er is weer wat meer mogelijk in 2012

12 54

Heel selectief gaan er events door

46 10

Alles on hold

3 Bede doelgroep

8


Eventprofessionals

5 0

10

20

30

40

50

60

© NIDAP 2012

44


3.3

Reorganisatie

Wat zeggen experts over reorganisatie

Reorganisaties zijn gericht op kostenbesparingen en efficiency. Zij hebben in de regel een effect op evenementenbestedingen. Bij beide onderzochte doelgroepen, de eventprofessionals en de brede doelgroep van opdrachtgevers, is de helft of meer nog in reorganisatie [halverwege of bijna klaar]. Circa een derde gaat helemaal niet reorganiseren. 

In beide groepen zal tussen de 8 en 11% nog gaan starten met een reorganisatie.



Eventprofessionals [in grotere organisaties] geven aan meer halverwege het reorganisatie proces te zijn.



Binnen de brede doelgroep van grotere, middelgrote en kleinere organisaties wordt er wat minder vaak gereorganiseerd. Zij zijn ook wat vaker al klaar met reorganiseren.

Als u kijkt naar uw eigen organisatie en de organisatorische veranderingen sinds de recessie van 2007, waar staat uw organisatie dan ongeveer

27

Halverwege met reorganiseren

39 36

Er wordt niet gereorganiseerd.

30 20

De organisatie is bijna helemaal klaar met reorganiseren

13 8

Gaan nog beginnen met reorganiseren

11 10


Brede doelgroep

7 0

5

Eventprofessionals 10

15

20

25

30

35

40

45

© NIDAP 2012

45


3.4

Effect van een evenement

Effectmeting

De vraag of men het effect van evenementen meet, kan sociaal wenselijk antwoordgedrag opleveren. Deze vraag is gesteld aan de brede doelgroep.   

Circa 38% van de respondenten zegt dat zij het effect meet van de evenementen die men organiseert. Meer dan 40% meet het effect van de georganiseerde evenementen niet. Er wordt op verschillende wijzen gemeten. Een deel van hen meet het aantal aanwezigen, er worden enquêtes uitgestuurd, er wordt gekeken naar het aantal ontmoetingen, de spin off qua contracten en opdrachten en het aantal follow up afspraken.

Aan de open antwoorden te zien wordt vooral vanuit zakelijk perspectief gemeten en minder in termen van communicatie effect c.q. gerealiseerde personeelsbinding of teamgeest. Deze antwoorden staan in de bijlage. Meet u het effect van de evenementen die u organiseert? [%]

Weet niet 21% Ja 38% Nee 41%

© NIDAP 2012

46


3.5

Werkkostenregeling

Invloed van de nieuwe werkkostenregeling

Sinds 1 januari 2011 geldt een nieuwe regeling: de werkkostenregeling [WKR]. Door deze regeling kan er maximaal 1,4% van het totale fiscale loon [de 'vrije ruimte'] uitgegeven worden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor de werknemers. Daarnaast kunnen bepaalde zaken onbelast vergoedt blijven of worden verstrekt door gerichte vrijstellingen toe te passen.” Gevraagd is naar de eventuele invloed van deze regeling op de evenementenbestedingen.  

 

Een kwart is [nog] niet bekend met de regeling; Volgens een derde van de respondenten heeft de werkkostenregeling geen invloed op de evenementenbestedingen; Bij 3% zal de inhoud van de events en meetings een ander karakter krijgen; Circa 9% verwacht dat er minder wordt uitgegeven aan events, meeting en dergelijke voor het personeel. Het kan daarbij gemiddeld gaan om dalingen van 30% [indicatief].

Wat voor invloed heeft de nieuwe werkkostenregeling op uw evenementenbestedingen? [%] Eventprofessionals Is niet bekend met de werkkosten regeling

26

De nieuwe werkkostenregeling heeft geen invloed op de evenementenbestedingen

34

De inhoud van events en meetings voor personeel krijgt een ander karakter

3

Er wordt minder uitgegeven aan events en meetings voor personeel

9


8 0

5

10

15

20

25

30

35

© NIDAP 2012

40

Indien minder uitgegeven: Hoeveel procent zal er minder worden uitgegeven aan events en incentives voor personeel? Eventprofessionals

Totaal gemiddelde © NIDAP 2012 0

29 5

10

15

20

25

30

35

47


4

Steekproef en Verantwoording

4.1

Steekproef en doelgroepen

Steekproef

Het trekken van de steekproef voor het onderzoek is gebaseerd op een veel toegepaste vorm, de gestratificeerde aselecte enkelvoudige steekproef. Bij stratificatie wordt de populatie verdeeld in een aantal groepen of strata waaruit afzonderlijke steekproeven worden getrokken. Dit principe berust op de gedachte dat een heterogene groep homogener gemaakt kan worden door opdeling in deelpopulaties. Vergelijking in een homogene groep maakt de resultaten betrouwbaarder.

Populatie

De NIDAP Bedrijfsevenementen onderzoeken bestaat de populatie grotendeels uit bedrijven in Nederland met meer dan 100 werknemers die evenementen organiseren/inkopen waarbij externe toeleveranciers worden ingeschakeld. De eventmanager of event verantwoordelijke functionaris wordt door NIDAP vooraf geselecteerd. Dit gaat grotendeels telefonisch.

Doelgroepen

Organisaties die veel doen aan evenementen hebben vaker een hoofdverantwoordelijke aangesteld voor het eventmanagement. Deze doelgroep is vertegenwoordigd in het telefonisch onderzoek dat wij hebben uitgevoerd. De doelgroep die wij online hebben onderzocht noemen wij de „brede doelgroep‟. Onder deze groep verstaan wij organisaties waarbij één of meer medewerkers de verantwoordelijkheid hebben voor de events, vaak niet als hoofdtaak maar als extra taak. In deze groep bevinden zich naast personeel en HR-functionarissen ook directiesecretaressen, marketing of product managers. Uiteraard bevinden zich in deze groep naar verhouding ook eventmanagers, maar zij zijn maar een beperkt deel. Totaal geslaagde interviews

Inhoud

Doelgroep

Aantal totaal

Telefonisch experts onderzoek

Naamsbekendheid, budgettrend en besluitvorming

Eventmanagers

185

76

Online onderzoek juni 2012

Naamsbekendheid, budgettrend en besluitvorming

Eventmanagers

5.000 bruto

155

Inkoop

Eventmanagers

1.450

75

Online onderzoek augustus 2012

48


4.2

Branche indeling

Branche indeling

Onder de primaire sector verstaan wij in de branches industrie, transport & bouw. Onder de secundaire sector verstaan we de branches zakelijke/financiële diensten, ICT & media en nu ook de handel en horeca. De tertiaire sector bestaat uit de branches overheid, zorg en non-profit. Onze indeling wijkt daarmee af van de klassieke indeling waarbij de industrie is ondergebracht in de secundaire sector. Per sector kunnen evenementen meerdere evenementtypen worden ingekocht. Hierdoor tellen de percentages op tot boven de 100%. Er kunnen fluctuaties voorkomen bij bepaalde typen evenementen en bepaalde sectoren als in die sector maar weinig van dit type evenementen worden „ingekocht‟.

Aantallen organisaties [hoofdvestigingen/zelfstandige vestigingen] met 100 of meer werknemers per branche gecorrigeerd voor het aantal faillissementen Universum 100+ Industrie

1.497

Handel & Horeca

1.177

Transport & Bouw

1.087

Financiële dienstverlening Zakelijke dienstverlening

399 1.064

ICT & media

311

Non-profit

511

Overheid

481

Gezondheidszorg

488

Totaal

7.014 © NIDAP 2012

49


Indeling naar organisatiegrootte

Bij de berekening van de totale markt is voor het eerst rekening gehouden met het aantal faillissementen in de afgelopen twee jaren.

Aantal faillissementen in 2010 voor organisaties met 100 of meer werknemers was circa 2%.

50


5

Bijlagen

5.1

Selectiecriteria Personeelsevenement

Selectiecriteria voor de locatie van een personeelsevenement [%] Prijsniveau en prijs/kwaliteitverhouding

66,2

Bereikbaar en parkeergelegenheid

64,5

Uitstraling en sfeer, de inrichting

63,4

In de regio, dichtbij

61,6

Klantgerichtheid, professionaliteit en service

56,7

Mogelijkheden, aanbod en aantal zalen

55,8

Catering passend, goed, flexibel

46,7

Vernieuwend, innovatief, creatief, multimediaal

25,4

Presentatie-, internet- en netwerkmogelijkheden

15,7

Anders

3,5

Weet niet

1,8 0

20

Belangrijkste onderscheidingscriteria van een locatie met betrekking tot het aanbod en de mogelijkheden [%] Prijs/kwaliteit

21,8

Flexibiliteit

17,5

Orginaliteit

13,9

Bezoekerscapaciteit

13,6

Catering

12,4

Aanbod en mogelijkheden

10,2

Parkeergelegenheid

8,5

Kwaliteit

5,5

Anders

5,4


2,6 0

5

10

15

20

25

40

60

80

Belangrijkste onderscheidingscriteria van een locatie met betrekking tot de dienstverlening [%] Klantgerichtheid Service Flexibiliteit Professionaliteit Prijs/kwaliteitverhouding Goede catering Kwaliteit Uitstraling Bereikbaarheid Parkeergelegenheid Anders Weet niet/geen antwoord

29,3 28,9 27,2 12,4 6,9 6,2 5,5 4,2 4,1 3,3 9,9 8,3 0

20

40 © NIDAP 2011

51


5.2

Selectiecriteria Zakelijk evenement

Selectiecriteria voor de locatie van een zakelijk evenement [%] Uitstraling en sfeer, de inrichting

72%

Bereikbaar en parkeergelegenheid

68%

Mogelijkheden, aanbod, aantal zalen, etc

51%

In de regio, dichtbij

48%

Prijsniveau en prijskwaliteitverhouding

47%

Klantgerichtheid, professionaliteit

43%

Catering passend, goed, flexibel

34%

Presentatie-, internet- en netwerkmogelijkheden

27%

Vernieuwend, innovatief, creatief

18%

Anders

3%

Weet niet

5% 0%

20%

Belangrijkste onderscheidingscriteria van een locatie met betrekking tot het aanbod en de mogelijkheden [%] Mogelijkheden/aanbod Bereikbaarheid Klantgerichtheid Uitstraling Flexibiliteit Meedenken met de klant Kwaliteit Passen bij doelgroep Prijs/kwaliteitverhouding Anders namelijk Weet niet

25% 22% 20% 18% 7% 6% 4% 3% 3%

20%

30%

80%

Belangrijkste onderscheidingscriteria van een locatie met betrekking tot de dienstverlening [%] Klantvriendelijkheid

55%

Meedenken

19%

Flexibiliteit

11% 6%

Uitstraling

7% 10%

60%

Prijs/kwaliteitverhouding

14% 0%

40%

3%

Anders namelijk

10%


11% 0%

20%

40%

60%

© NIDAP 2011

52


5.3

Effect meten Aan de hand van welke aspecten brengt u het effect van een evenement in kaart?

Aantal aanwezigen t.o.v. aantal genodigden.

Inschrijvingen, opkomst, beoordeling, omzet volgende jaren.

Aantal bezoekers, aantal offertes, aantal orders.

Locatie, catering, communicatie, logistiek, inhoud, bruikbaarheid inhoud, presentators.

Aantal bezoekers, doelstellingen behaalt.

Of onze locatie goed bevonden is.

Aantal ontmoetingen die plaatsvinden aanwezigheid.

Off spin in de vorm van contracten/contacten.

Beleving van de doelgroep.

Op basis van doelstellingen.

Bezoek, no shows, catering, parkeren, communicatie, doelstelling, follow up.

Opdrachten/offertes aanvragen.

Deelname/opmerkingen.

Tevredenheid gast; opkomst; aantal follow-up afspraken.

Enquête na afloop. Er wordt navraag gedaan bij de deelnemers.

Uitgebreide enquête klanttevredenheid op onderdelen en totaal. Via een uitgebreide survey worden diverse aspecten beoordeeld en geëvalueerd.

Evaluatie met doelgroep en leveranciers.

Zowel logistieke vragen als inhoudelijke (bindings-) vragen.

Evaluatie: tevredenheid, opkomst, zijn onderlinge afspraken nagekomen, is het totaalbeeld gelijk aan de verwachting?

Inschrijvingen, opkomst, beoordeling, omzet volgende jaren.

Goodwill, omzet. Inhoud en vorm.

Locatie, catering, communicatie, logistiek, inhoud, bruikbaarheid inhoud, presentators.

Uitgebreide enquête klanttevredenheid op onderdelen en totaal. Via een uitgebreide survey worden diverse aspecten beoordeeld en geëvalueerd.

Of onze locatie goed bevonden is. Off spin in de vorm van contracten/contacten.

Zowel logistieke vragen als inhoudelijke (bindings-) vragen.

Op basis van doelstellingen.

Tevredenheid gast; opkomst; aantal follow-up afspraken.

Opdrachten/offertes aanvragen.

53

Evenementen onderzoek 2012

Recommend Documents