EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS DI KABUPATEN KARIMUN
Tesis Untuk memenuhi Sebagai Persyaratan Mencapai Derajat Sarjana S2 Minat Utama Sistem Informasi Manajemen Kesehatan Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat
Diajukan Oleh
ANTON FERRI NIM : 08/277751/PKU/10066
Kepada: PROGRAM PASCA SARJANA FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA 2009 1
2
3
4
KATA PENGANTAR
Alhamdullilah, segala puji adalah milik Allah SWT Shalawat dan salam semoga senantiasa dilimpahkan kepada Rasulullah SAW, keluarga, sahabat dan orang-orang yang mengikutinya hingga akhir masa. Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan karuniaNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan tesis dengan baik. Pada kesempatan ini perkenankanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penulisan tesis ini. Ucapan terima kasih tersebut terutama disampaikan kepada: 1. Ibu dr. Kristiani, SU. selaku dosen pembimbing pertama yang telah dengan penuh kesabaran dan ketulusan hati membimbing secara intensif selesainya tesis ini; 2. Bapak Anis Fuad, DEA. selaku dosen pembimbing kedua yang juga telah dengan penuh kesabaran dan ketulusan hati membimbing hingga selesainya tesis ini; 3. Bapak Prof.dr. Hari Kusnanto J.,Dr PH selaku Direktur Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat, Sekolah Pasca Sarjana UGM Yogyakarta beserta jajarannya; 4. Ketua dan Pengelola Minat Sistem Informasi Manajemen Kesehatan UGM beserta seluruh dosen dan staf yang telah banyak membantu memfasilitasi dan memberikan bimbingan dan saran selama penulis mengikuti pendidikan dan penulisan tesis ini; 5. Bapak Nurdin Basirun,S.sos.,M.Si Bupati Kabupaten Karimun, yang telah memberikan kesempatan kepada penulis melanjutkan pendidikan S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat Universitas Gadjah Mada Yogyakarta; 6. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun, yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan penelitian di Puskesmas dan Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun;
5
6. Ayahanda tercinta bapak Dalil S. (Alm.) dan Ibu Amnah, yang telah sabar dan tulus mengiringi perjalanan studi penulis dengan do’a; 7. Khusus untuk istri tercinta T. Khairani,SPdi dan kedua buah hatiku tersayang Ade Rizki Firani dan Dhea Rizki Firani, yang dengan sabar, ikhlas, penuh pengertian dan pengorbanan yang tak terbatas telah memberikan semangat, motivasi, dan ketulusan do’a pada penulis agar dapat menyelesaikan studi dengan baik; 8. Seluruh teman-teman mahasiswa SIMKES 2008 yang telah banyak memberikan bantuan , dorongan, moril dan pemikiran kepada penulis. 9. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan dan dukungan kepada penulis dalam menyelesaikan pendidikan dan penulisan tesis ini. Penulis menyadari bahwa tesis ini jauh dari sempurna, namun mengingat akan pentingnya permasalahan yang diuraikan dalam tesis ini setidaknya dapat membantu dalam rangka memahami pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas di Kabupaten Karimun. Oleh karenanya, kritik dan saran sangat diharapkan demi sempurnanya penulisan tesis ini. Akhir kata, semoga tesis ini bermanfaat bagi berbagai pihak.
Yogyakarta,
Oktober 2009
Anton Ferri
6
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN SAMPUL ...................................................................................... i HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................... ii HALAMAN PERNYATAAN .......................................................................... iii KATA PENGANTAR .................................................................................. iv DAFTAR ISI ................................................................................................. vi DAFTAR TABEL .......................................................................................... vii DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... x DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... xi INTISARI ....................................................................................................... xi ABSTRACT .................................................................................................. xii BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1 A. Latar Belakang .............................................................................. 1 B. Perumusan Masalah ..................................................................... 9 C. Tujuan Penelitian .......................................................................... 9 D. Manfaat Penelitian ....................................................................... 10 E. Keaslian Penelitian ....................................................................... 10 BAB II TINJAUAN PUSTAKA .................................................................... 13 A. Telaah Pustaka............................................................................. 13 B. Landasan Teori............................................................................. 29 C. Kerangka Konsep ........................................................................ 31 D. Pertanyaan Penelitian ................................................................. 32 BAB III METODE PENELITIAN ................................................................. 33 A. Rancangan Penelitian ................................................................. 33 B. Lokasi dan Subjek Penelitian ...................................................... 33 C. Variabel Penelitian ...................................................................... 35 D. Definisi Operasional .................................................................... 35 E. Jenis Data .................................................................................... 36 F. Cara Pengumpulan Data ............................................................. 37 G. Instrumen Penelitian ................................................................... 37 H. Cara Analisis Data ...................................................................... 37 I. Etika Penelitian ............................................................................. 38 J. Keabsahan Data .......................................................................... 38 K. Jalannya Penelitian ..................................................................... 38 L. Kesulitan dan Kelemahan Penelitian ............................................ 39
7
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................ 40 A. Hasil Penelitian ............................................................................ 40 1. Gambaran umum ..................................................................... 40 2. Karakteristik Responden .......................................................... 43 3. Pelaksanaan SP2TP Kabupaten Karimun ............................... 44 4. Faktor Input SP2TP Kabupaten Karimun ................................ 46 5. Proses SP2TP Kabupaten Karimun ......................................... 63 6. Output SP2TP Kabupaten Karimun ......................................... 70 7. Hambatan-Hambatan Pelaksanaan SP2TP Kab.Karimun ..... 76 B. Pembahasan ............................................................................... 79 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ......................................................... 88 A. Kesimpulan .................................................................................. 88 B. Saran ........................................................................................... 89 DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 91 LAMPIRAN................................................................................................... 94
8
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1.1 Gambaran Penelitian sejenis ................................................... 12 Tabel 4.1 Karakteristik Puskesmas ......................................................... 42 Tabel 4.2 Karakteristik Responden
......................................................... 44
Tabel 4.3 Ketersediaan aturan berupa SK, Juklak/Juknis Tabel 4.4 Ketersediaan Fasilitas Pendukung SP2TP
...................... 46
............................. 56
Tabel 4.5 Observasi Pelaksanaan SP2TP .............................................. 59 Tabel 4.6 Administrasi Pelayanan Dengan SP2TP ................................. 60 Tabel 4.7 Kelengkapan Penunjang Pelayanan ....................................... 60 Tabel 4.8 Kualitas Laporan SP2TP Kabupaten Karimun ........................ 62 Tabel 4.9 Kondisi Pelaksanaan SP2TP Kabupaten Karimun
................. 78
Tabel 4.10 Kinerja pelaksanaan SP2TP menurut Puskesmas
............... 86
9
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1.1 Peta Kabupaten Karimun, Provinsi Kepulauan Riau ............. 3 Gambar 1.2 Grafik Pengiriman Laporan Bulanan Puskesmas di Kabupaten Karimun Menurut Jenis Laporan, 2008 .................. 7 Gambar 1.3 Grafik Pengiriman Laporan Bulanan Puskesmas di Kabupaten Karimun Menurut Puskesmas, 2008 ....................... 8 Gambar 1.4 Grafik Pengiriman Laporan Bulanan Puskesmas di Kabupaten Karimun, 2008 ......................................................... 9 Gambar 2.1 Domain dari pengukuran Sistem Informasi Kesehatan .......... 17 Gambar 2.2 Kerangka PRISM dalam Kinerja Manajemen Sistem Informasi Kesehatan ................................................................. 23 Gambar 2.3 Alur Komponen Sistem Informasi Kesehatan ....................... 27 Gambar 2.4 Kerangka Konsep Penelitian ................................................. 31 Gambar 4.1 Lokasi Objek Penelitian ......................................................... 41 Gambar 4.2 Struktur organisasi pengelolaan SP2TP di Dinas Kesehatan ................................................................................. 53 Gambar 4.3 Struktur organisasi pengelolaan SP2TP di Puskesmas ................................................................................................... 54 Gambar 4.4 Alur Proses Pelaksanaan SP2TP Kabupaten ....................... 64
10
DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1 Penjelasan Untuk Menjadi Subjek Penelitian .......................... 94 Lampiran 2 Pernyataan Kesediaan Menjadi Subjek Penelitian ................. 95 Lampiran 3 Pedoman Wawancara Mendalam .......................................... 96 Lampiran 4 Pertanyaan Wawancara Mendalam Untuk Pengelola Data Puskesmas ...................................................................... 97 Lampiran 5 Pertanyaan Wawancara Mendalam Untuk Kepala Puskesmas ............................................................................. 100 Lampiran 6 Pertanyaan Wawancara Mendalam Untuk Pengelola Data Dinas Kesehatan Kabupaten ......................................... 102 Lampiran 7 Pertanyaan Wawancara Mendalam Untuk Ka TU,Kabid Yankes, Kasie Puskesmas. .................................................... 104 Lampiran 8 Pertanyaan Wawancara Mendalam Untuk Kepala Dinas Kesehatan ............................................................................... 106 Lampiran 9 Pedoman Observasi Kelengkapan Laporan SP2TP ............... 108 Lampiran 10 Check List Observasi Kualitas Laporan SP2TP .................... 110
11
INTISARI Latar Belakang: Latar belakang peneltian ini yaitu adanya masalah pelaporan Puskesmas di Kabupaten Karimun. Oleh karena itu perlu dilakukan penelitian untuk mengkaji faktor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) di Puskesmas agar dapat memberikan gambaran nyata dan diharapkan dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan dalam upaya perbaikan dan peningkatan program. Tujuan: Secara umum penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaaan SP2TP di Kabupaten Karimun. Adapun tujuan khusus penelitian ini adalah mengeksplorasi faktor input pada pelaksanaan SP2TP, mengeksplorasi faktor proses pada pelaksanaan SP2TP dan mengeksplorasi faktor output pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun. Metode Penelitian: Penelitian ini merupakan penelitian diskriptif evaluatif dengan rancangan studi kasus (case study) dengan menggunakan metode kualitatif. Subjek penelitian ini berjumlah 11 orang yang terdiri atas kepala puskesmas dan koordinator SP2TP dan Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun. Sampel penelitian adalah puskesmas Durai, puskesmas Kundur Barat, dan puskesmas Tanjung Balai Karimun. Hasil Penelitian : Input pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun adalah untuk kebijakan belum ada SK dan juklak/juknis pelaksanaan SP2TP,dana tidak pernah ada, SDM masih kurang, khususnya puskesmas Durai, banyak petugas yang rangkap jabatan dan teknologi yang ada belum membawa perubahaan pelaksanaan SP2TP. Untuk proses SP2TP adalah pengumpulan data terlambat karena data tidak diarsip rapi, pengiriman laporan terdapat kendala transportasi. Adapun analisis, penyajian, kualitas pengecekan data dan umpan balik jarang dilakukan bahkan untuk puskesmas terpencil tidak pernah dilakukan. Output SP2TP ketepatan waktu laporan sering terlambat, keakuratan data laporan tidak akurat khususnya puskesmas terpencil, laporan tidak lengkap sehingga data disusulkan lewat SMS. dan pemanfaatan untuk perencanan dan evaluasi SP2TP juga belum dilakukan secara optimal. Kesimpulan: Pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas di Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun sudah terlaksana meskipun secara kualitas baik input, proses maupun outputnya belum optimal. Hal tersebut karena belum adanya dukungan SDM baik secara kualitas dan kuantitas maupun kondisi geografis bagi sebagian puskesmas daerah terpencil yang sangat sulit terlebih lagi belum adanya dana operasional untuk pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun. Kata kunci: evaluasi, sistem pencatatan, pelaporan, puskesmas, SP2TP, Karimun
12
ABSTRACT Background : Implementation of the Integrated Recording and Reporting System of the Public Health Center (SP2TP) is just limited to data, which are results of an interaction between community and health facility. The SP2TP can also help in planning the health programs of the public health center. However, it was unable to implement as expected, even the presence of the SP2TP was seen as a relatively burdening one for staff in the public health center. Therefore, evaluation must be done to study the implementation of the SP2TP and to find problems technically and nontechnically faced in the public health center, so that it can provide a real picture of the SP2TP in the public health center and can be expected to utilize in a decision making. Objectives: This study aimed to evaluating the SP2TP implementation at Karimun regency. The specific objectives are explore the implementation of SP2TP input factors, factors in the implementation process, the implementation of SP2TP output factors in Karimun regency. Method : This is a evaluative descriptive study with a case study design using a qualitative method to explore relevant information as much as possible and the process of implementing the SP2TP of the Public Health Center. Subjects in this study were 11 people consisting of Head of Public Health Center, executive coordinator SP2TP and Karimun District Health Office. Techniques used in determining the sample is purposive sampling. The research sample are Durai, West Kundur, and Tanjung Balai Karimun public health center. Research Results: Inputs: there is no decree policy and operational or technical guidelines for SP2TP implementation, the funds did not exist, human resources are still lacking, especially Durai public health, many officers who double position, technological changes have not yet brought SP2TP implementation. SP2TP process are data collection is too late for archived data neat, delivery of reports have transportation barriers; analysis, presentation, quality checks and feedback are rarely done. Outputs are timeliness of reporting is often too late, the accuracy of reporting is inaccurate data, especially remote health centers, the report is incomplete, so the data continuation is sent by SMS. and utilization for planning and evaluation SP2TP have not done optimally. Conclusion: The SP2TP of the Public Health Center has actually been implemented in Karimun Regency, but the quality was relatively low, because the implementation was sufficiently not supported by the human resource both in quality and quantity and geographic conditions for many the Public Health Center are very difficult even more so the lack of operational funds for the implementation of SP2TP in Karimun regency. Keywords : SP2TP, Performance of the Health Information System, System and information quality
13
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Seiring dengan kebutuhan data dan informasi di tingkat puskesmas, Departemen Kesehatan RI telah melakukan kebijakan melalui Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) dimana sumber utamanya adalah SP2TP (Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas). Namun dalam pelaksanaannya menurut kajian Depkes RI, data SP2TP yang dimaksud belum dapat dimanfaatkan secara optimal oleh karena berbagai hal yang berkaitan dengan rancangan sistem tersebut. Di Kabupaten Karimun, SP2TP dilaksanakan dengan mempedomani SK Dirjen Binkesmas No.590/BM/DJ/Info/V/96. Puskesmas sebagai pusat pelayanan kesehatan dasar, pusat penggerak, dan pusat pemberdayaan masyarakat harus dapat didayagunakan seefektif mungkin. Hal ini bertujuan agar sistem informasi kesehatan dapat berjalan dengan baik. Secara operasional, puskesmas merupakan unit penghasil data primer tentang kesehatan masyarakat yang penting. Oleh karena itu, tatanan sistem informasi kesehatan harus dibangun dari puskesmas sehingga sistem informasi kesehatan tersebut dapat terintegrasi dengan semua level organisasi pelayanan kesehatan. Dalam pelaksanaannya, SP2TP masih terbatas pada data yang merupakan hasil dari interaksi antara masyarakat dengan fasilitas kesehatan (Puskesmas, Puskesmas dengan tempat tidur, Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling, Bidan di desa dan Posyandu). Hal tersebut belum cukup untuk menggambarkan keadaan dan masalah kesehatan masyarakat di wilayah Puskesmas/kecamatan. Seharusnya data atau informasi dari SP2TP harus dikonfirmasi dan dipadukan dengan data/informasi lainnya di kecamatan, bahkan dengan data yang bersifat “community based” (misalnya sensus, survey, studi) sehingga dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan pada berbagai jenjang administrasi kesehatan. Dari hasil kajian Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun (2008) disimpulkan bahwa sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas merupakan salah satu kegiatan yang selama ini dirasakan cukup membebani petugas oleh karena
14
berbagai alasan. Secara lebih rinci, hal-hal yang menyebabkan rendahnya pemantaatan data SP2TP adalah: 1. Variabel yang dilaporkan lebih berorientasi kebutuhan di Dinas Kesehatan. Hal ini menyebabkan rendahnya motivasi untuk mengolah data tersebut karena SP2TP lebih sebagai beban kerja tambahan daripada sebagai alat untuk memperbaiki kinerja puskesmas. 2. Banyak variabel yang sulit dimengerti dan kurang bersifat self explanatory, sehingga diperlukan buku pedoman yang menjelaskan berbagai pengertian dari variabel yang digunakan. 3. Umpan balik SP2TP di berbagai jenjang administrasi kesehatan kepada unit organisasi di bawahnya selalu terlambat. Hal ini menyebabkan apatisrme dari pembuat laporan. 4. Sementara itu para pemegang program, baik dari tingkat pusat maupun Provinsi, sering meminta laporan khusus kepada puskesmas. Sehingga di samping beban SP2TP, puskesmas masih dibebani lagi dengan tugas penyampaian laporan-laporan lainnya. 5. Pola pemanfaatan data SP2TP yang terpadu dan menyeluruh untuk menunjang manajemen puskesmas belum ada. 6. Banyaknya informasi yang diperoleh dengan cara lain di luar sistem ini yang dirasakan lebih sesuai untuk menunjang manajemen kesehatan
(DinKes.
Kabupaten Karimun, 2008). Terbatasnya sumber daya manusia khususnya yang menangani sistem informasi kesehatan, terbatasnya teknologi penunjang serta rendahnya penguasaan tekonologi tersebut, sistem yang kaku merupakan faktor teknis penghambat dalam pencapaian kinerja pencatatan pelaporan terpadu puskesmas yang baik. Selain itu sistem informasi kesehatan kurang didukung dari aspek sistem/lingkungan dan perilaku kesehatan dalam konteks organisasional yang secara struktur dan kelembagaan lebih fokus kearah penanganan programprogram kesehatan.
15
Gambar 1.1. Peta Kabupaten Karimun, Provinsi Kepulauan Riau Kabupaten Karimun merupakan salah satu Kabupaten yang berada di Provinsi Kepulauan Riau. Kabupaten Karimun dibentuk berdasarkan Undangundang No 53 Tahun 1999. Kabupaten Karimun merupakan pemekaran dari Kabupaten Kepulauan Riau (sekarang Kabupaten Bintan). Pada awal pembentukannya wilayah Kabupaten Karimun terdiri dari 4 (empat) kecamatan yakni Kecamatan Karimun, Kecamatan Meral, Kecamatan Kundur dan Kecamatan Moro. Selanjutnya berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Karimun No 16 Tahun 2001 maka wilayah Kabupaten dimekarkan menjadi 8 (delapan) kecamatan. Kemudian berdasarkan Peraturan Daerah No.10 Tahun 2004
16
Kabupaten Karimun dimekarkan lagi menjadi 9 (sembilan) kecamatan. Adapun kecamatan-kecamatan tersebut yakni Kecamatan Karimun, Kecamatan Meral, Kecamatan Tebing, Kecamatan Buru, Kecamatan Kundur, Kecamatan Kundur Utara, Kecamatan Kundur Barat, Kecamatan Moro dan Kecamatan Durai. Sebagai wilayah kepulauan Kabupaten Karimun menghadapi kendala adanya daerah-daerah yang terpencil dengan sarana dan trasportasi yang sangat sulit serta tenaga kesehatan yang sedikit. Daerah yang tergolong daerah sulit tersebut adalah Kecamatan Moro, Kecamatan Buru, dan Kecamatan Durai. Untuk daerah yang sedang atau biasa yang merupakan daerah yang relatif tidak terpencil dengan tenaga kesehatan yang sedang serta trasportasi yang tidak begitu sulit terdiri dari Kecamatan Kundur, Kecamatan Kundur Utara dan Kecamatan Kundur Barat. Adapun daerah kota yang letaknya di daerah kota dengan tenaga kesehatan yang cukup serta trasportasi yang mudah yang terdiri dari Kecamatan Tanjung Balai Karimun, Kecamatan Tebing, dan Kecamatan Meral. Wilayah Kabupaten Karimun terbagi dalam 22 kelurahan, 32 desa, 327 RW dan 945 RT, dengan jumlah penduduk 216.225. Berdasarkan luasan wilayah, Kabupaten Karimun merupakan daerah kepulauan yang mempunyai luas 7.984 kilometer persegi yang terdiri dari wilayah daratan seluas 2.784,2 kilometer persegi dan wilayah perairan seluas 5.199,8 kilometer persegi terdiri dari 198 pulau besar dan kecil, 67 pulau dihuni dan sisanya merupakan pulau tidak berpenghuni. Berdasarkan data Profil Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun tahun 2008 maka diperoleh gambaran masalah kesehatan di Kabupaten Karimun sebagai berikut : a. Jumlah kematian bayi di Kabupaten Karimun selama tahun 2008 sebanyak 32 dan kelahiran hidup sebanyak 4.877. b. Jumlah kematian anak balita yang terjadi di Kabupaten Karimun tahun 2008 tercatat 58 kasus dari jumlah balita 28.261. c. Jumlah Kematian ibu pada tahun 2008 sebanyak 6 kasus dari 5.335 ibu hamil. d. Jumlah kasus malaria pada tahun 2008 dengan gejala klinis sebanyak 1.434 dan positif 519 kasus.
17
e. Jumlah kasus Demam Berdarah Dengue (DBD) pada tahun 2008 sebanyak 219 kasus. f. Pada tahun 2008 terdapat sebanyak 28.261 anak balita dari jumlah tersebut terdapat 40 balita atau 0,14% balita menderita gizi buruk. Pada saat ini Kabupaten Karimun memiliki jumlah puskesmas sebanyak 9 unit. Keadaan sarana kesehatan Berdasarkan data yang diperoleh tahun 2008, tenaga medis untuk tenaga dokter umum sebanyak 121 orang. Untuk tenaga dokter spesialis di Kabupaten Karimun ada sebanyak 16 orang. Jumlah dokter gigi sebanyak 21 orang. Tenaga apoteker sebanyak 8 orang. Jumlah bidan yang ada sebanyak 135 orang. Perawat di Kabupaten Karimun berjumlah 256 orang. Tenaga ahli gizi berjumlah 6 orang. Jumlah tenaga ahli sanitasi di Kabupaten Karimun sebanyak 14 orang. Tenaga ahli kesehatan masyarakat di Kabupaten Karimun dengan jumlah 24 orang. Penyediaan sarana kesehatan di Kabupaten Karimun melalui peningkatan jumlah Rumah Sakit, Rumah Bersalin, Balai Pengobatan, puskesmas, Pustu, Apotek, Pelayanan Kesehatan Swasta dan Posyandu telah menjangkau sebagian besar masyarakat sampai ke desa - desa sehingga sebagian besar penduduk telah mendapatkan pelayanan secara optimal. Keadaan Sarana Kesehatan di Kabupaten Karimun Tahun 2008 adalah sebagai berikut :
1. Puskesmas 2. Puskesmas Pembantu
9 buah 35 buah
3. Rumah Sakit Umum Pemerintah
1 buah
4. Rumah Sakit Swasta
1 buah
Apotek
17 buah
6. Toko Obat
44 buah
5.
7. Pedagang Besar Farmasi (PBF)
1 buah
8. Gudang Farmasi
1 buah
9. Rumah Bersalin
2 buah
10. Balai Pengobatan/Klinik
4 buah
11. Pusling 12. Posyandu
17 buah 183 buah
13. Polindes
35 buah
14. Praktek dokter
81 buah
15. Praktek dokter gigi
10 buah
Puskesmas di seluruh Kabupaten Karimun yang mengirimkan data laporan bulanan SP2TP secara rutin ke Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun pada tahun 2008 untuk laporan LB1 laporan yang masuk mencapai 88,89 persen dengan jumlah puskesmas yang rutin dan tepat waktu dalam mengirimkan laporan hanya 4 (empat) puskesmas, LB3 terdiri dari Laporan Gizi laporan yang masuk mencapai 88,89 persen dengan jumlah puskesmas yang rutin dan tepat waktu dalam mengirimkan laporan hanya 4 (empat) puskesmas. Laporan KIA laporan yang masuk mencapai 96,30 persen dengan jumlah puskesmas yang rutin dan tepat waktu dalam mengirimkan laporan hanya 4 (empat) puskesmas, Laporan Imunisasi laporan yang masuk mencapai 92,59 persen dengan jumlah puskesmas yang rutin dan tepat waktu dalam mengirimkan laporan hanya 4 (empat) puskesmas. Laporan P2M laporan yang masuk mencapai 85,19 persen dengan jumlah puskesmas yang rutin dan tepat waktu dalam mengirimkan laporan hanya 4 (empat) puskesmas, sedangkan Laporan Rawat Jalan laporan yang masuk mencapai 87,96 persen dengan jumlah puskesmas yang rutin dan tepat waktu
40
41
dalam mengirimkan laporan hanya 5 (lima) puskesmas, Laporan Perkesmas laporan yang masuk mencapai 86,11 persen dengan jumlah puskesmas yang rutin dan tepat waktu dalam mengirimkan laporan hanya 3 (tiga) puskesmas.
100
96,30 88,89
90
92,59
88,89
85,19
87,96
Prosentase Laporan SP2TP
80
89,81
86,11
70
75,93
60 50 40 30 20 10 0 LB1
GIZI
KIA
IMUN
P2M
RJ
Jenis Laporan
PKM
S1 GIGI
KJNG
Gambar 1.2. Grafik Pengiriman Laporan Bulanan Puskesmas di Kabupaten Karimun Menurut Jenis Laporan, 2008 Untuk laporan Gigi laporan yang masuk hanya mencapai 75,93 persen dengan jumlah puskesmas yang rutin dan tepat waktu dalam mengirimkan laporan hanya 1 (satu) puskesmas. Laporan Kunjungan, laporan yang masuk mencapai 89,81 persen dengan jumlah puskesmas yang rutin dan tepat waktu dalam mengirimkan laporan hanya 4 (empat) puskesmas. Berdasarkan data di atas jumlah puskesmas yang rutin dan tepat waktu dalam mengirimkan laporan masih sangat rendah yaitu masih kurang dari 50%. Untuk menggambarkan kondisi tersebut di atas dapat dilihat pola pengiriman data laporan bulanan dari puskesmas ke Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun tahun 2008 seperti pada grafik pada gambar 1.2.
42
Dari pola gambar 1.2 maka dapat dilihat bahwa puskesmas yang mengirimkan data laporan bulanan SP2TP dapat digolongkan sebagai berikut; (a) rutin mengirimkan tiap bulan, (b) kadang-kadang mengirimkan dan (c) tidak mengirimkan sama sekali. Untuk puskesmas yang rutin dan tepat waktu dalam mengirimkan laporan tiap bulan dan yang tidak mengirimkan sama sekali ternyata tidak ada. Untuk puskesmas yang kadang-kadang mengirimkan laporan tiap bulan adalah yang lebih dari 90% adalah berjumlah 5 puskesmas, sedangkan yang paling rendah jumlah pengirimannya adalah puskesmas Durai yang hanya mencapai 57,41 persen. Selengkapnya distrubusi pelaporan tersebut dapat dilihat pada gambar 1.3. 100
98.15
95.37
99.07 97.22
89.81
90
92.59 85.19
80 76.85
Prosentase Laporan
70 60 50
57.41
40 30 20 10 0 Tg. Balai
Meral
Tebing
Buru Puskesmas
Kundur
Kundur Utara
Kundur Barat
S1 Moro
Durai
Gambar 1.3. Grafik Pengiriman Laporan Bulanan Menurut Puskesmas, 2008 Berdasarkan uraian di atas ternyata nampak adanya masalah dalam rutinitas pelaporan puskesmas di Kabupaten Karimun tersebut. Oleh karena itu perlu dilakukan suatu penelitian untuk mengkaji faktor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Tepadu Puskesmas (SP2TP) agar dapat memberikan gambaran nyata keadaan puskesmas dan
43
diharapkan dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan dalam upaya untuk perbaikan dan peningkatan program.
100,00
95,06
90,00 80,25 80,00
86,42
87,65
79,01
87,65 83,95
86,42
93,83
90,12
97,53
87,65
70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0,00 Jan
Feb
Mar
Apr
May
Jun
Jul
Bulan Laporan
Aug
Sep
Oct
Nov
Dec
Gambar 1.4. Grafik Pengiriman Laporan Bulanan Puskesmas di Kabupaten Karimun, 2008
B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan penelitian yaitu bagaimana pelaksanaaan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas di Kabupaten Karimun?”
C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Secara umum penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas di Kabupaten Karimun.
44
2. Tujuan Khusus 1. Mengeksplorasi faktor input pada pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas di Kabupaten Karimun. 2. Mengeksplorasi faktor proses pada pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas di Kabupaten Karimun. 3. Mengeksplorasi faktor output pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas di Kabupaten Karimun.
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi pemerintah daerah Kabupaten Karimun Dapat menjadi masukan bagi pemerintah daerah khususnya stakeholders bidang kesehatan di dalam mendukung pelaksanaaan dari sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas di Kabupaten Karimun. 2. Bagi Dinas kesehatan Dapat menjadi masukan bagi para pengelola data dan para pengambil keputusan baik di tingkat puskesmas dan di Kabupaten Karimun dalam upaya pengembangan dan pelaksanaaan dari sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas di Kabupaten Karimun. 3. Bagi pengembangan ilmu pengetahuan Dapat digunakan sebagai referensi pustaka dan dapat menambah wawasan ilmu pengetahuan di bidang sistem informasi kesehatan dan khususnya sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas. E. Keaslian Penelitian Penelitian tentang evaluasi pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan di Kabupaten Karimun, sampai dengan saat ini belum pernah ada. Penelitian yang dilakukan oleh peneliti lain namun ada kesamaan dengan penelitian ini mengenai analisis sistem informasi adalah sebagai berikut: a.
West et al. (2004) melakukan penelitian tentang evaluasi manfaat implementasi pengumpulan data beban kerja berbasis komputer di pelayanan
45
kesehatan primer (primary health care) di daerah pedesaan terpencil di Skotlandia dengan menggunakan metode evaluasi kualitatif dan hasilnya menunjukkan bahwa kondisi yang terjadi di daerah terpencil informasi tentang budaya (culture) dan local contextual menyebabkan masalah dalam implementasi sistem informasi seperti kurangnya logistik, luasnya cakupan wilayah, kurangnya berbasis komputer. b.
Ridwan (2006) melakukan penelitian tentang evaluasi penggunaan perangkat lunak pada konsultasi gizi di puskesmas kota Pontianak dengan metode penelitian kualitatif dengan rancangan deskriptif dan hasilnya menunjukkan bahwa belum semua puskesmas menggunakan perangkat lunak pada konsultasi gizi.
c.
Sudarianto (2007) melakukan penelitian tentang evaluasi penerapan sistem informasi transaksi puskesmas (SITRAPUS) di Kabupaten Bantaeng, Provinsi Sulawesi Selatan dengan metode penelitian kualitatif dengan rancangan fenomenologi dan hasilnya menunjukkan bahwa proses penerapan SITRAPUS tidak melibatkan para pengguna secara mendalam dalam perancangan sistem dan
pengguna
masih
kesulitan
mengoperasikan
SITRAPUS
karena
pengoperasiannya masih manual, softwarenya belum memuat seluruh program yang ada di puskesmas. Berdasarkan uraian di atas maka penelitian ini berbeda dengan beberapa penelitian sebelumnya yaitu dalam metode penelitian, rancangan, obyek penelitian dan lokasi penelitian. Perbedaan yang lain adalah dalam cakupan penelitian yaitu pada penelitian sebelumnya ternyata belum secara keseluruhan mengevaluasi pelaksanaaan SP2TP. Untuk mengetahui lebih jelas tentang persamaan dan perbedaan penelitian-penelitian tersebut di atas dengan penelitian ini, maka dapat dilihat perbandingannya yang tersaji pada tabel 1.1 Struktur penelitian Judul penelitian
Tabel 1.1 Gambaran Penelitian sejenis Penelitian Penelitian sejenis Penelitian ini 1. West et al. (2004) Evaluasi manfaat implementasi Evaluasi Pelaksanaan Sistem pengumpulan data beban kerja Pencatatan dan Pelaporan berbasis komputer di pelayanan Terpadu Puskesmas di
46
Metode penelitian Rancangan Obyek penelitian
kesehatan primer Kualitatif Analisis Deskriptif Pelayanan kesehatan terpencil
Lokasi penelitian
Skotlandia
Judul penelitian
Metode penelitian Rancangan Obyek penelitian Lokasi penelitian Judul penelitian
Metode penelitian Rancangan Obyek penelitian Lokasi penelitian
Kabupaten Karimun Kualitatif Studi Kasus Dinas kesehatan dan puskesmas Kabupaten Karimun
2. Ridwan (2006) Evaluasi penggunaan perangkat Evaluasi Pelaksanaan Sistem lunak pada konsultasi gizi Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas di Kabupaten Karimun Kualitatif Kualitatif Analisis Deskriptif Studi Kasus Puskesmas Dinas kesehatan dan puskesmas Kota Pontianak Kabupaten Karimun 3. Sudarianto (2007) Evaluasi penerapan Sistem Evaluasi Pelaksanaan Sistem Informasi Transaksi Puskesmas Pencatatan dan Pelaporan di Kabupaten Bantaeng Terpadu Puskesmas di Kabupaten Karimun Kualitatif Kualitatif Fenomenologi Studi Kasus Dinas Kesehatan dan Dinas kesehatan dan Puskesmas puskesmas Kabupaten Bantaeng, Provinsi Kabupaten Karimun Sulawesi Selatan
47
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Telaah Pustaka 1. Puskesmas Puskesmas adalah konsep dasar pelayanan kesehatan primer untuk masyarakat, sesuai dengan definisinya yaitu pelaksana tehnis dinas kesehatan kabupaten yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan pembangunan kesehatan di wilayahnya, maka Puskesmas merupakan penanggung jawab upaya kesehatan tingkat pertama yang selalu dan setiap saat dekat dengan pelayanan kemasyarakatan. Kepmenkes nomor 128/Menkes/SK/ll/2004 menyatakan bahwa Puskesmas merupakan Unit Pelaksana Tehnis Daerah (UPTD) Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan pem-bangunan kesehatan di suatu wilayah. Keputusan tersebut juga menjadi dasar bagi Peraturan Daerah Karimun Nomor 16 Tahun 2008 Tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi Dinas Daerah Kabupaten Karimun, Pasal 49 disebutkan bahwa Unit Pelaksana Tehnis Daerah (UPTD) Dinas Kesehatan terdiri dari Rumah Sakit Umum Daerah, Laboratorium dan Puskesmas. Unit Pelaksana Tehnis dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah tanggung jawab Kepala Dinas. Dengan demikian, Puskesmas adalah unit pelaksana teknis dinas kesehatan kabupaten/kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kerja. Dalam pengertian Puskesmas ini terdapat beberapa aspek yaitu: (a) sebagai unit pelaksana teknis Dinas Kesehatan kabupaten/kota, serta berperan menyelenggarakan sebagian dari tugas teknis operasional, (b) pembangunan kesehatan untuk meningkatkan kesadaran, kemauan, dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat kesehatan masyarakat yang optimal, (c) Puskesmas bertanggung jawab hanya untuk sebagian upaya pembangunan kesehatan yang dibebankan oleh Dinas Kesehatan kabupaten/kota sesuai dengan kemampuannya, dan (d) wilayah kerja Puskesmas adalah satu kecamatan, tetapi apabila di satu kecamatan terdapat lebih
48
dari satu Puskesmas, maka tanggung jawab wilayah kerja dibagi antar Puskesmas (Depkes RI, 2004). Puskesmas bertanggung jawab menyelenggarakan upaya kesehatan perorangan dan upaya kesehatan masyarakat, keduanya jika ditinjau dari sistem kesehatan nasional merupakan pelayanan kesehatan tingkat pertama. Upaya kesehatan wajib di Puskesmas adalah : (a) upaya promosi kesehatan, (b) upaya kesehatan lingkungan, (c) upaya kesehatan ibu dan anak serta keluarga berencana, (d) upaya perbaikan gizi masyarakat, (e) upaya pencegahan dan pemberantasan penyakit menular, dan (f) upaya pengobatan (Depkes RI, 2004). Disamping upaya kesehatan wajib tersebut di atas, pelayanan kesehatan di Puskesmas juga melaksanakan upaya kesehatan pengembangan yang ditetapkan berdasarkan permasalahan kesehatan yang ditemukan di masyarakat serta kemampuan Puskesmas, yaitu: (a) upaya kesehatan sekolah, (b) upaya kesehatan olah raga, (c) upaya perawatan kesehatan masyarakat, (d) upaya kesehatan kerja, (e) upaya kesehatan gigi dan mulut, (f) upaya kesehatan jiwa, (g) upaya kesehatan mata, (h) upaya kesehatan usia lanjut, dan (i) upaya pembinaan pengobatan tradisional (Depkes RI, 2004). Pelayanan kesehatan di Puskesmas dilaksanakan secara menyeluruh, yaitu pelayanan kesehatan meliputi promotif (peningkatan kesehatan), preventif (pencegahan penyakit), kuratif (penyembuhan penyakit) maupun rehabilitatif (pemulihan penyakit) dan ditujukan untuk semua golongan, umur dan jenis kelamin. Pengertian terpadu atau integrasi menurut WHO, bila dilihat dari aspek fungsional, integrasi adalah suatu upaya untuk menyatukan berbagai fungsi dan struktur administrative yang berdiri sendiri sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan (Depkes RI, 1999) Puskesmas diharapkan dapat bertindak sebagai motivator, fasilitator dan turut serta memantau terselenggaranya proses pembangunan di wilayah kerjanya agar berdampak positif terhadap kesehatan masyarakat di wilayah kerjanya. Hasil yang diharapkan dalam menjalankan fungsi ini antara lain adalah terselenggaranya pembangunan di luar bidang kesehatan yang mendukung terciptanya lingkungan
49
dan perilaku sehat. Sebagai pusat pembangunan berwawasan kesehatan Puskesmas harus secara proaktif menjalin kemintraan dengan bidang pembangunan (sektor) lain di tingkat kecamatan melalui pertemuan-pertemuan koordinasi membahas situasi dan upaya peningkatan kesehatan lingkungan dan perilaku hidup sehat masyarakat (Depkes RI, 1999) Sebagai pusat pemberdayaan masyarakat, Puskesmas ikut memberdayakan masyarakat, sehingga masyarakat tahu, mau dan mampu, menjaga dan mengatasi masalah kesehatan secara mandiri. Wujud pemberdayaan masyarakat dalam pembangunan kesehatan adalah tumbuh kembangnya upaya kesehatan bersumber daya masyarakat, kemitraan dengan Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM), dan berbagai potensi masyarakat lainya (Depkes RI, 1999). Sebagai pusat pelayanan kesehatan tingkat pertama di wilayah kerjanya, Puskesmas merupakan sarana pelayanan kesehatan pemerintah yang wajib menyelenggarakan pelayanan kesehatan secara bermutu, terjangkau, adil dan merata. Pelayanan kesehatan yang diselenggarakan adalah pelayanan kesehatan dasar yang sangat dibutuhkan oleh sebagian besar masyarakat dan sangat startegis dalam upaya peningkatan status kesehatan masyarakat umum (Depkes RI, 1999). Upaya pelayanan yang diselenggarakan meliputi: a)
Pelayanan kesehatan masyarakat yang lebih mengutamakan pelayanan promotif dan preventif, dengan kelompok masyarakat serta sebagian besar diselenggarakan bersama masyarakat yang bertempat tinggal di wilayah kerja Puskesmas.
b) Pelayanan medik dasar yang lebih mengutamakan pelayanan, kuratif dan rehabilitatif dengan pendekatan individu dan keluarga pada umumnya melalui upaya rawat jalan dan rujukan tingkat kecamatan melalui pertemuanpertemuan koordinasi membahas situasi dan upaya peningkatan kesehatan lingkungan dan perilaku hidup sehat masyarakat (Depkes RI, 1999) Pada kondisi tertentu dan bila memungkinkan dapat dipertimbangkan Puskesmas memberikan pelayanan rawat inap sebagai rujukan antara sebelum rujukan ke rumah sakit. Upaya-upaya tersebut diselenggarakan secara
50
menyeluruh, terpadu dan berkesinambungan serta berorientasi kepada kepuasan masyarakat. Rincian masing-masing kegiatan dari program kesehatan dasar diserahkan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota bersama dengan Puskesmas sesuai dengan masalah kesempatan dan mengacu pada Standar Pelayanan Minimal (SPM) yang telah ditetapkan serta sesuai dengan kemampuan dan potensial setempat. Disamping itu juga terdapat Program Kesehatan Pengembangan. Dalam rangka mewujudkan Kecamatan Sehat 2010, program pengembangan hendaknya merupakan program yang sesuai dengan permasalahan kesehatan masyarakat setempat dan sesuai tuntutan masyarakat sebagai program inovatif dengan mempertimbangkan kemampuan sumber daya yang tersedia dan dukungan dari masyarakat (Depkes, 1991). Dalam melaksanakan kewenangannya serta tugas pokok dan fungsinya Puskesmas, melaksanakan upaya pelayanan kesehatan dasar yang memiliki daya ungkit tinggi untuk peningkatan derajat kesehatan masyarakat yang meliputi enam dasar utama (the basic six), yaitu (1) upaya promosi kesehatan, (2) upaya kesehatan lingkungan, (3) upaya KIA dan KB, (4) upaya pencegahan dan P2M, (5) upaya pengobatan, (6) upaya rehabilitatif. Selain itu ada upaya peiayanan tambahan untuk meningkatkan derajat kesehatan dengan melibatkan stakeholder yang peduli terhadap program kesehatan di Puskesmas dan jaringannya.
2. Sistem Informasi Kesehatan Sistem informasi kesehatan merupakan bagian fungsional sistem kesehatan secara komprehensif, yang memberikan pelayanan kesehatan secara merata, terpadu, yang meliputi pelayanan kuratif, rehabilitatif; preventif dan promotif. Sistem informasi kesehatan harus dapat menghasilkan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan diberbagai tingkatan administrasi pelayanan kesehatan. Menurut WHO (2008) dalam suatu sistem kesehatan sebagai faktor input adalah kebijakan, pendanaan, sumber daya manusia serta organisasi dan
51
manajemen. Untuk outputnya adalah informasi dan kemampuan dan kualitas layanan. Adapun skema dari pengukuran Sistem Informasi Kesehatan adalah sebagai berikut:
Gambar 2.1 Domain dari pengukuran Sistem Informasi Kesehatan Sumber : WHO (2008:20) Pengembangan sistem informasi yang diterapkan oleh Pusat Data dan informasi Departemen Kesehatan RI adalah jaringan yang berbasis on line mulai dari pusat sampai kabupaten dengan harapan muatan data yang dicatat dan dilaporkan dari tingkat Puskesmas dan jaringannya disesuaikan dengan kebutuhan di tingkat Puskesmas dan kabupaten/kota. Minimal data yang harus dicatat dan difaporkan meliputi data Profil Kesehatan sebanyak 165 indkator, data SPM sebanyak 73 indikator, dan data inventori sebanyak 138 indikator serta ditambah dengan indikator lokal spesifik
3. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP)
52
SP2TP adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas. Sistem ini didefinisikan sebagai tatanan dimana terjadi suatu kesatuan usaha dari berbagai unsur yang saling berkaitan, secara teratur menuju pencapaian dalam suatu batas lingkungan tertentu, sedangkan terpadu merupakan gabungan berbagai macam kegiatan upaya pelayanan kesehatan Puskesmas, sehingga dapat dihindarkan adanya pencatatan dan pelaporan yang tumpang tindih, yang dapat menambah beban kerja pelaksana Puskesmas (Depkes.RI, 1993). Menurut Effendy (1998), pengertian SP2TP adalah tata cara, pencatatan dan pelaporan yang lengkap untuk pengelolaan Puskesmas, meliputi keadaan fisik, tenaga, sarana dan kegiatan pokok yang dilakukan serta hasil yang dicapai Puskesmas. Tujuan dari SP2TP adalah tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat waktu, dan mutakhir secara periodik dan teratur untuk pengelolaan program kesehatan masyarakat melalui Puskesmas diberbagai tingkat administrasi. Berdasarkan keputusan Direktur Jenderal Pembinaan Kesehatan Masyarakat nomor 590/BM/DJ/lnfoA//1996 tentang Penyederhanaan SP2TP, formulir laporan telah disederhanakan dalam upaya untuk mengurangi beban kerja bagi petugas Puskesmas, jadi diharapkan tidak adanya laporan lain dari Puskesmas selain SP2TP, dan data/variabel yang dilaporkan tersedia dalam formulir pencatatan. Dengan demikian data/variabel yang dilaporkan diharapkan dapat dipercaya serta dapat diterima tepat waktu (Depkes Rl 1997). Adapun format pelaporan yang tersedia di dalam SP2TP meliputi: a. Laporan Puskesmas bulanan, meliputi jenis pelaporan sebagai berikut: 1) Laporan bulanan data kesakitan (LB-1). 2) Laporan bulanan obat-obatan (LB-2) atau LPLPO. 3) Laporan bulanan gizi, KIA, Imunisasi, dan pengamatan penyakit menular (LB-3). 4) Laporan bulanan kegiatan Puskesmas meliputi kunjungan Puskesmas, rawat tinggal, perawatan kesehatan masyarakat, pelayanan medik dasar, kesehatan gigi, pelayanan JPKM, kesehatan sekolah, kesehatan
53
olahraga, PKM, kesehatan lingkungan dan laboratorium (LB-4). b. Laporan Puskesmas bulanan sentinel, meliputi jenis pelaporan sebagai berikut: 1) Laporan bulanan sentinel penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi, Ispa dan Diare (LB-1S). 2) Laporan bulanan sentinel KIA, gizi, dan penyakit akibat kerja (LB2S), laporan bulanan ini dibuat oleh Puskesmas dengan rawat tinggal. c. Laporan Puskesmas tahunan, meliputi jenis pelaporan sebagai berikut: 1) Laporan tahunan data dasar Puskesmas (LT-1). 2) Laporan tahunan data kepegawaian (LT-2). 3) Laporan tahunan data peralatan (LT-3). Untuk memperoleh data kegiatan di dalam dan di luar gedung Puskesmas, Puskesmas rawat inap dan Puskesmas pembantu serta bidan di desa diperlukan mekanisme pencatatan yang baik, formulir yang memadai disertai petunjuk pengisian yang lengkap. Pada prinsipnya pasien yang berkunjung pertama kali atau kunjungan ulang ke Puskesmas harus melalui loket untuk mendapatkan kartu pengenal. Oleh pelaksana loket, pasien tersebut disalurkan pada unit pelayanan yang dituju. Apabila pasien mendapat pelayanan di luar gedung Puskesmas, maka pasien akan dicatat dalam register yang sesuai dengan jenis yang diterima. 4. Evaluasi Evaluasi (evaluation) adalah penilaian sistematis dan objektif terhadap sebuah proyek, program, atau kebijakan yang telah selesai atau masih berlangsung, serta rancangan, implementasi dan hasilnya. Tujuannya adalah untuk menentukan relevansi dan realisasi tujuan, efisiensi, efektivitas, dampak dan keberlanjutan (Mackay, 2003). Evaluasi harus memberikan informasi yang berguna dan dapat dipercaya, yang memungkinkan dimasukkannya berbagai pelajaran ke dalam proses pembuatan keputusan baik di pihak penerima maupun pihak lembaga donor. Evaluasi juga mengacu pada proses penentuan nilai atau arti penting dari suatu kegiatan, kebijakan atau program. Suatu penilaian, sesistematis
54
dan seobjektif mungkin, terhadap suatu intervensi pembangunan yang direncanakan, tengah berlangsung atau telah selesai. Wijono (1997) mengatakan bahwa terdapat dua jenis dalam penelitian evaluasi yaitu (1) penelitian evaluasi formatif yang menekankan pada proses dan evaluasi sumatif yang menekankan pada program. Evaluasi formatif ingin mendapatkan umpan balik dari suatu aktivitas dalam proses, sehingga dapat digunakan untuk meningkatkan program. (2) evaluasi sumatif menekankan pada efektivitas pencapaian program yang berupa output tertentu. Menurut Mackay (2003) formative evaluation (evaluasi formatif) adalah evaluasi yang dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja, dan paling sering dilakukan pada fase impelementasi proyek atau program. Evaluasi formatif juga dapat dilakukan untuk keperluan lain, seperti bukti kepatuhan (compliance), persyaratan legal, atau sebagai bagian dari prakarsa evaluasi yang lebih besar. Adapun summative evaluation (evaluasi sumatif/keseluruhan) adalah studi yang dilakukan pada akhir sebuah intervensi (atau sebuah fase dari intervensi tersebut) untuk menentukan sejauh mana hasil-hasil (outcomes) yang diharapkan terwujud. Evaluasi sumatif dimaksudkan untuk menyediakan informasi tentang nilai program (Mackay, 2003). Patton (1991) mengatakan bahwa evaluasi proses dimaksudkan untuk menguraikan dan memahami dinamika internal berjalannya suatu program. Tidak hanya aktivitas formal dan hasil yang diharapkan, tetapi Juga menyelidjki polapola tidak normal dan akibat yang tidak diharapkan dalam konteks yang penuh dari implementasi program dan perkembangannya. Pada umumnya berguna untuk penyebarluasan gagasan dan meniru program di bawah suatu kondisi, di mana program tersebut telah dilakukan sebagai proyek percontohan atau dipertimbangkan sebagai model yang berguna untuk ditiru di tempat lain. Azwar (1996) menyampaikan bahwa evaluasi/penilaian dapat ditemukan pada setiap tahap pelaksanaan program, maka penilaian secara umum dapat dibedakan atas tiga jenis sebagai berikut: a. Penilaian pada tahap awal program
55
Penilaian yang dilakukan di sini adalah pada merencanakan suatu program (formative evaluation). Tujuan utamanya adalah untuk meyakinkan bahwa rencana yang akan disusun benar-benar telah sesuai dengan masalah yang ditemukan, dalam arti dapat menyelesaikan masalah tersebut. Penilaian yang bermaksud mengukur kesesuaian program dengan masalah dan atau kebutuhan masyarakat ini sering disebut pula dengan studi penjajakan kebutuhan (need assessment study). b. Penilaian pada tahap pelaksanaan program Penilaian yang dilakukan di sini adalah pada saat program sedang dilaksanakan (promotive evaluation). Tujuan utamanya adalah untuk mengukur apakah program yang sedang dilaksanakan tersebut telah sesuai dengan rencana tersebut atau tidak, atau apakah terjadi penyimpangan-penyimpangan yang dapat merugikan pencapaian tujuan dari program tersebut. Pada umumnya ada dua bentuk penilaian pada tahap pelaksanaan program ini, ialah pemantauan (monitoring) dan penilaian berkala (periodic evaluation). c. Penilaian pada tahap akhir program Penilaian yang dilakukan di sini ialah pada saat program telah selesai dilaksanakan (summative evaluation). Tujuan utamanya secara umum dapat dibedakan atas dua macam yaitu untuk mengukur keluaran (output) serta untuk mengukur dampak (impact) yang dihasilkan. Dari dua macarn penilaian akhir ini, diketahui bahwa penilaian keluarani lebih mudah dari pada penilaian dampak, karena pada penilaian darnpak membutuhkan waktu yang lebih lama. Peranan dan arti dari ketiga macam penilaian ini sama pentingnya. Karena sebenarnya hasil yang diperoleh dari ketiga macam penilaian ini amat berguna untuk membantu dalam pengambilan keputusan. Dengan dilaksanakan penilaian, akan dapat dihindari terjadinya sesuatu yang sia-sia yang dalam bidang administrasi yang terpenting adalah mencegah terjadinya penghamburan sumber daya, tata cara, dan kesanggupan (tenaga, dana, sarana, dan metode) yang keadaannya memang sangat terbatas. Menurut Donabedian (1979; 2005) dan LaFond dan Brown (2003) bahwa karakteristik evaluasi dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian yaitu :
56
a. Masukan (input) yaitu atribut, atau ciri-ciri tempat pemberi pelayanan (personil, keuangan, peralatan dan sarana/prasarana) b. Proses yaitu semua aspek kegiatan pelayanan kesehatan. c. Keluaran (output) yaitu semua hasil akhir dari pelayanan kesehatan. Pendekatan sistem pada evaluasi sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian sumber daya masukan, proses, keluaran, umpan balik dan dampak yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi satu sama lainnya. Menurut LaFond dan Fields (2003) evaluasi dengan pendekatan penampilan (perfomance) sistem informasi kesehatan dapat dilihat dari tiga aspek yakni : aspek teknis, aspek sistem/lingkungan dan aspek perilaku di mana ketiga aspek tersebut merupakan suatu rangkaian hubungan atau relasi yang saling mempengaruhi satu sama lainnya. Aqil et al. (2009) juga menganalisis kinerja Manajemen Sistem Informasi Kesehatan (Health Information System-HIS) dalam tiga bagian yaitu : a. Masukan (input) yaitu atribut, atau ciri-ciri yang mencakup tempat pemberi pelayanan yang terdiri dari personil, keuangan, peralatan dan sarana/prasarana. b. Proses yaitu semua aspek kegiatan pelayanan kesehatan. c. Keluaran (output) yaitu semua hasil akhir dari pelayanan kesehatan. Pola analisis dan evaluasi kinerja sistem informasi kesehatan menurut Aqil et al. (2009) seperti pada gambar sebagai berikut:
57
Gambar 2.2. Kerangka PRISM dalam Kinerja Manajemen Sistem Informasi Kesehatan Sumber: Aqil et al. (2009) Lebih lanjut Aqil et al. (2009) membagi evaluasi kinerja sistem informasi kesehatan pada faktor input yang terdiri dari 3 (tiga) aspek yakni (a) faktor teknis, (b) faktor organisasi dan (c) faktor perilaku. Selanjutnya Aqil et al. (2009) mengemukakan untuk proses yang terdiri dari pengumpulan data (data collection), pengiriman data (data transmission), pengolahan data (data processing), analisis data (data analysis), penyajian data (data display), kualitas pengecekan data (data quality checking) dan umpan balik (feedback).
5. Input dalam Pelaksanaan SP2TP Menurut (WHO, 2008) evaluasi penampilan sistem informasi kesehatan dapat pula dilakukan dengan pada faktor input terdiri dari kebijakan (policy), pendanaan (financing), sumber daya manusia (human resources), organisasi dan manajemen (organization and management) (WHO, 2008). a. Kebijakan (policy). Untuk mencapai tujuan harus didukung adanya kebijakan. Kebijakan adalah dasar bagi pelaksanaan kegiatan atau pengambilan keputusan dengan maksud untuk membangun suatu
58
landasan yang jelas dalam pengambilan keputusan dan langkah yang diambil . Kebijakan didasarkan pada masalah yang ada di daerah, selanjutnya kebijakan harus secara terus menerus dipantau, direvisi dan ditambah agar tetap memenuhi kebutuhan yang terus berubah. b. Pendanaan
(financing).
Setiap
organisasi
memerlukan
dana
untuk
menjalankan kegiatan organisasinya. Dana tersebut dipergunakan untuk memenuhi kebutuhan faktor produksi atau kegiatan. Dalam menggunakan faktor-faktor produksi tersebut, selalu diusahakan untuk menghindari kerugian maka diusahakan agar biaya tersebut dapat dimanfaatkan dengan efektif dan efisien. Penggunaan dana yang tidak tepat akan mengakibatkan kesalahan dalam penyusunan dan pembagian jasa pelaksanaan kegiatan, dan selanjutnya akan
memberikan
gambaran
yang
salah
dalam
laporan
keuangan.
Sebagaimana diketahui jumlah dana operasional erat hubungannya dengan jumlah produk yang dihasilkan, dengan demikian suatu institusi Puskesmas yang bergerak dalam jasa pelayanan kesehatan, laporan biaya kegiatan digunakan untuk mengetahui sejauh mana peranan dana dengan tingkat hasil kegiatan yang telah dilaksanakan. Definisi tentang dana atau biaya adalah pengorbanan sumber ekonomi yang diukur dalam satuan uang yang telah atau akan kemungkinan terjadi untuk mencapai tujuan organisasi (Mulyadi, 2003). Berdasarkan pengertian tersebut dapat dijelaskan bahwa biaya atau dana kegiatan pelaksanaan SP2TP di Puskesmas adalah semua biaya-biaya yang terjadi di dalam si kegiatan pelaksanaan mulai dari perencanaan sampai laporan SP2TP dilaporkan ke Kabupaten/Kota, yang meliputi semua biaya dan pengorbanan yang dikeluarkan dan dilakukan untuk menghasilkan laporan SP2TP. Disamping masalah dana, yang tidak kalah pentingnya adalah faktor ketersediaan sarana penunjang seperti: tersedianya formulir pencatatan SP2TP, mengingat formulir tersebut mencakup keseluruhan kegiatan pelayanan kesehatan masyarakat yang dilaksanakan di Puskesmas, tentunya dibutuhkan buku petunjuk teknis pengisian serta tata cara pengisiannya. c. Sumber daya manusia (human resources), Menurut Tarumingkeng (2008), menyampaikan bahwa sumber daya manusia adalah faktor
59
sentral di dalam organisasi, apapun bentuk serta tujuannya. Simamora (2006) mengemukakan bahwa sumber daya manusia adalah aset organisasi yang paling penting dan membuat sumber daya organisasi lainnya bekerja. Sumber daya manusia penting karena mempengaruhi efisiensi dan efektivitas dari pada organisasi. Setiap organisasi di dalam kehadirannya tentunya mempunyai bermacam-macam tujuan dan harapan yang ingin dicapai. Tujuan dan harapan tersebut bisa diraih dengan dukungan dan pemberdayaan seluruh sumber daya yang dimiliki oleh organisasi tersebut. Semua-sumber daya yang ada pada organisasi yang menunjukkan keunggulan kompetitif potensial adalah sumber daya manusia. d. Organisasi dan manajemen (organization and management). Adanya organisasi dan manajemen sangat dibutuhkan dalam mencapai tujuan. Organisasi
dibuat
berdasarkan
berbagai
visi
dan
misi
untuk
kepentingan manusia dan dalam pelaksanaannya visi dan misi tersebut dikelola oleh manusia. e. Teknologi. Globalisasi ditandai dengan makin luasnya pemakaian smart technology (komputer, telekomunikasi dan peralatan kantor elektronik) dalam semua arena kehidupan termasuk bidang pelayanan kesehatan. Untuk merespons terhadap globalisasi, organisasi umumnya berkeinginan investasi teknologi informasi (Karimi, et al., 1996). Teknologi yang dipergunakan dalam suatu siatem informasi didefinisikan sebagai setiap alat berbasis komputer terhasuk handphone yang digunakan orang untuk bekerja dengan informasi dan mendukung informasi dalam kebutuhan pemrosesan dari suatu organisasi (Haag dan Cummings, 1998). Dari segi komponen fisik, teknologi informasi mencakup perangkat keras komputer (CPU, perangkat input/output, terminal untuk interaksi, dan media komunikasi data), perangkat lunak (perangkat lunak sistem operasi, perangkat lunak seperti bahasa pemrograman, dan perangkat lunak aplikasi). Temuan penelitian yang dilakukan Min Choe (1996) menunjukkan korelasi positif antara kinerja suatu sistem informasi dengan teknologi dan faktor-faktor pengaruh seperti keterlibatan pengguna,
60
kapabilitas personel dan ukuran organisasi. Teknologi yang unsur-unsurnya mencakup hardware, software, communication dan data availability, berdasarkan beberapa penelitian empiris, teknologi informasi memiliki manfaat untuk integrasi kerja yang baik, membantu organisasi dalam memperoleh informasi yang kompetitif (McLeod, 1998), menyajikan informasi dalam bentuk yang berguna serta untuk mengirim informasi ke pihak lain maupun lokasi lain (Haag dan Cummings, 1998). Pemanfaatan teknologi dapat memberikan implikasi kinerja yang lebih baik pada sistem informasi (Goodhue, 1995). 6. Proses dalam Pelaksanaan SP2TP Menurut Aqil et al. (2009) dan Lippeveld et al. (2000) untuk proses yang terdiri dari pengumpulan data (data collection), pengiriman data (data transmission), pengolahan data (data processing), analisis data (data analysis), penyajian data (data display), kualitas pengecekan data (data quality checking) dan umpan balik (feedback). Menurut Lippeveld et al. (2000) komponenkomponen dalam proses sistem informasi kesehatan tersebut merupakan suatu siklus yang terus menerus yang memberntuk suatu aliran. Seperti nampak dalam gambar 2.3 alur siklus dari komponen sistem informasi kesehatan.
61
Gambar 2.3 Alur Komponen Sistem Informasi Kesehatan Sumber: Lippeveld et al. (2000) Dalam tahapan proses sistem informasi kesehatan tersebut diperlukan adanya pengawasan terhadap data-data yang meliputi pengumpulan data, pengiriman data, analisis data, penyajian data, kualitas pengecekan data. Pengawasan sebagai satu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan mengkoreksinya perlu dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula. Pengawasan sebaiknya dilakukan bertingkat atau tidak langsung dimana pengawasan hanya dilakukan meneliti kegiatan dari kepala bagian, dan kepala bagian mengadakan pengawasan terhadap para bawahan. Disamping itu pengawasan secara langsung diadakan yaitu dengan meneliti pelaksanaan pekerjaan dari bawahan pada saat ia melakukan pekerjaan (Thoha, 2004). Pelaksanaan pengawasan ini pada prakteknya membawa manfaat yang sangat berguna sebab jika pelaksanaannya yang dilakukan bawahan menyimpang dari apa yang telah ditetapkan semula dengan segera dapat di atasi dengan mengadakan teguran secara langsung dan segera dapat diambil perbaikan. Dari pelaksanaan pengawasan yang dilakukan oleh tingkat pimpinan maka pengawasan yang dilakukan kepala bagian yang paling efektif dan efisien serta merupakan suatu dasar baik tidaknya suatu pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan dalam organisasi. Adapun pengertian umpan balik secara umum adalah suatu teknik atau cara pengembalian hasil pekerjaan pegawai kearah perbaikan pelaksanaan kerjanya dimasa-masa mendatang. Dalam mengadakan pengendalian umpan balik harus memperhatikan aspek yang terkait dengan hal-hal apa yang diumpanbalikkan, karena mendelegasikan tanpa mengendalikan umpan balik adalah mengundang masalah, sering terdapat kemungkinan bahwa seorang pegawai (bawahan) akan menyalahgunakan keleluasaan yang telah didelegasikan kepadanya. Pengadaan pengendalian untuk memonitor kemajuan pekerjaan bawahan meningkatkan kemungkinan temuan masalah yang dapat
62
diidentifikasikan lebih dini dan tugas akan diselesaikan pada waktunya (Sumidjo, 1994). 7. Output Pelaksanaan SP2TP Produk suatu sistem informasi adalah keluaran yang berupa informasi yang bermutu dan dokumen untuk semua pemakai informasi, baik pemakai intern maupun pemakai luar organisasi. Keluaran suatu sistem merupakan faktor utama yang menentukan blok-blok lain suatu sistem informasi. Jika keluaran suatu sistem informasi tidak sesuai dengan kebutuhan pemakai informasi, perancangan masukan, model, teknologi, basis data, dan pengendalian tidak ada manfaatnya (Mulyadi, 2003). Adapun keluaran dari Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) dapat berupa kualitas data Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) Kabupaten Karimun. Mutu atau kualitas yang harus melekat dalam keluaran sistem informasi adalah: (1) ketepatan waktu; (2) keakuratan data; (3) kelengkapan dan (4) pemanfaatan untuk perencanan dan evaluasi program. Secara umum media yang dipakai untuk menyajikan keluaran sistem informasi dapat berupa: layar monitor, mesin pencetak (printer), alat pendengar (audio), atau media simpanan luar (external storage). Umumnya keluaran sistem informasi kesehatan berupa hasil cetak dari mesin cetak (printer) dan tayangan pada monitor komputer.
B. Landasan Teori Model evaluasi yang akan digunakan untuk menilai sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) di Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun adalah mengintegrasikan pikiran dan teori dari WHO (2008), Aqil et al. (2009) yang disesuaikan dengan kebutuhan penelitian ini. Evaluasi pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun difokuskan pada variabel-variabel yang meliputi : Faktor input yang terdiri dari kebijakan (policy), pendanaan (financing), sumber daya manusia (human resources), organisasi dan manajemen (organization and management) (WHO, 2008) serta teknologi.
63
Untuk proses yang terdiri dari pengumpulan data, pengiriman data, analisis data, penyajian data, kualitas pengecekan data dan umpan balik. Untuk menghasilkan data/informasi kesehatan maka dilakukan beberapa tahapan proses atau pengelolaan data/informasi yaitu pengumpulan data, pengiriman data, analisis data, penyajian data, kualitas pengecekan data dan umpan balik. 1. Pengumpulan Data. Proses/alur pengumpulan data di Kabupaten Karimun, dilakukan secara berjenjang mulai dari tingkat bawah (puskesmas) kemudian diteruskan ke Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun. Pengumpulan data ini dilakukan dalam waktu yang telah disepakati bersama antar unit kerja. Adapun cara pengumpulan data yang dilakukan sebagian besar melalui kompilasi data. 2. Pengiriman data Setelah data terkumpul maka data tersebut dikirim mulai tingkat puskesmas untuk selanjutnya diteruskan ke Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun. 3. Pengolahan dan analisis data. Setelah data terkumpul maka data tersebut diolah secara manual dan dianalisis secara sederhana mulai tingkat puskesmas untuk selanjutnya diteruskan ke Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun. 4. Penyajian data. Untuk penyajian data dikemas dalam sebuah paket informasi yang disebut profil kesehatan yang disusun mulai dari tingkat puskesmas dan Kabupaten Karimun. 5. Kualitas pengecekan data. Kualitas pengecekan data sanagt penting dilakukan agar supaya data yang dikirim menjadi valid. 6. Umpan balik untuk meningkatkan kualitas data perlu diberikan umpan balik berupa
masukkan
dan
evaluasi
sehingga
proses
atau
pengelolaan
data/informasi yang terdiri dari pengumpulan data, pengiriman data, analisis data, penyajian data akan berjalan sesuai dengan output yang diharapkan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun. Adapun untuk output atau hasil yang diharapkan adalah kualitas data Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP)
64
Kabupaten Karimun yang terdiri dari (1) ketepatan waktu; (2) keakuratan data; (3) kelengkapan dan (4) pemanfaatan untuk perencanan dan evaluasi program.
C. Kerangka Konsep Seperti yang telah diuraikan sebelumnya bahwa faktor input dalam penelitian ini terdiri dari kebijakan (policy), pendanaan (financing), sumber daya manusia (human resources), organisasi dan manajemen (organization and management) (WHO, 2008) serta teknologi. Adapun untuk proses yang terdiri dari pengumpulan, pengiriman, analisis, penyajian, kualitas pengecekan data dan umpan balik. Adapun untuk output atau hasil yang diharapkan adalah kualitas data SP2TP Kabupaten Karimun yang terdiri dari (1) ketepatan waktu; (2) keakuratan; (3) kelengkapan dan (4) pemanfaatan untuk perencanan dan evaluasi program. Untuk memperjelas gambaran kerangka konsep tentang penelitian ini yaitu berkaitan dengan evaluasi SP2TP di Kabupaten Karimun, dapat dideskripsikan kerangka konsep atau alur pikir seperti tersaji dalam gambar di bawah ini: Input
1. 2. 3. 4. 5.
Kebijakan Pendanaan Sumber Daya Manusia Organisasi dan Manajemen
Teknologi
Proses
1. 2. 3. 4. 5.
Pengumpulan Data Pengiriman Data Analisis Data Penyajian Data Umpan Balik
Hambatan/Kendala
Sumber: dimodifikasi dari WHO (2008:20); Aqil et al. (2009)
Output 1. Kualitas Data
a. Ketepatan Waktu b. Keakuratan data c. Kelengkapan 2. Pemanfaatan a. Perencanaan b Evaluasi
65
Gambar 2.4. Kerangka Konsep Penelitian D. Pertanyaan Penelitian 1. Bagaimana ketersediaan kebijakan untuk mendukung pelaksanaan SP2TP dari Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun? 2. Bagaimana ketersediaan pendanaan untuk pengadaan sarana, pelatihan petugas dan operasional untuk mendukung pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun? 3. Bagaimana ketersediaan sumber daya manusia yang digunakan dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun? 4. Bagaimana pengorganisasian dan manajemen dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun? 5. Bagaimana ketersediaan teknologi yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun? 6. Bagaimana pelaksanaan pengumpulan data dalam SP2TP di Kabupaten Karimun? 7. Bagaimana pelaksanaan pengiriman data untuk mendukung SP2TP? 8. Bagaimana pelaksanaan analisis data untuk mendukung SP2TP di Kabupaten Karimun? 9. Bagaimana pelaksanaan penyajian data untuk mendukung SP2TP di Kabupaten Karimun? 10. Bagaimana pelaksanaan umpan balik untuk mendukung SP2TP di Kabupaten Karimun? 11. Bagaimana kualitas ketepatan waktu penyusunan laporan dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun? 12. Bagaimana kualitas keakuratan laporan dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun? 13. Bagaimana kualitas kelengkapan laporan dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun? 14. Bagaimana pemanfaatan laporan untuk perencanan serta evaluasi program
66
untuk mendukung SP2TP di Kabupaten Karimun? 15. Faktor-faktor apa saja yang menjadi kendala atau hambatan dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun?
67
BAB III METODE PENELITIAN
A. Rancangan Penelitian Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif evaluatif dengan rancangan studi kasus (case study), menggunakan metode kualitatif. Menurut Yin (2002), studi kasus adalah suatu inkuiri empiris yang menyelidiki fenomena di dalam konteks kehidupan nyata, bilamana batas-batas antara fenomena dan konteks tampak dengan tegas dan dimana multi sumber bukti dimanfaatkan. Menurut Utarini (2005), metode deskriptif dapat diartikan sebagai prosedur pemahaman masalah yang diselidiki dengan cara menggambarkan atau menyajikan deskripsi lengkap dari suatu fenomena yang diamati dalam konteks yang nyata. Selanjutnya Patton (1991) menyatakan bahwa pemilihan metode kualitatif digunakan dengan pertimbangan bahwa metode kualitatif mengizinkan evaluator mempelajari isuisu, kasus-kasus, atau kejadian-kejadian terpilih secara mendalam dan rinci. Adapun kelebihan metode kualitatif yaitu mampu menghasilkan data yang lebih rinci tentang orang dan kasus. Data kualitatif menyediakan kedalaman dan kerincian melalui pengutipan secara langsung dan deskripsi yang teliti tentang situasi program, kejadian, orang, interaksi, dan perilaku yang teramati. Dalam metode kualitatif, terdapat tiga cara yang biasa digunakan untuk pengumpulan data, yaitu dengan cara wawancara mendalam, observasi dan dokumentasi (Patton, 1991; Yin, 2006).
B. Lokasi dan Subjek Penelitian 1. Subjek Penelitian Subjek penelitian ini adalah Kepala Puskesmas sebagai penanggung jawab pelaksanaan SP2TP dan koordinator SP2TP yang melaksanakan kegiatan pada masing-masing Puskesmas serta Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun yang terdiri atas Kepala Dinas Kesehatan, Kepala Tata Usaha, Kabid Yankes, Kasi Puskesmas dan pengelola SP2TP Kabupaten, dengan demikian jumlah subjek
68
penelitian ini yaitu 11 orang yang terdiri atas 3 orang Kepala Puskesmas dan 3 orang koordinator pelaksana SP2TP dan 5 orang dari Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun. Adapun teknik yang digunakan dalam penentuan sampel adalah purposive sampling, yaitu teknik pengambilan sampel berdasarkan target penelitian yang diperlukan dan sesuai dengan kriteria yang ditentukan peneliti. Lebih lanjut, menurut Sugiyono (2008) sampling purposive adalah teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu. Adapun kriteria-kriteria yang digunakan, antara lain puskesmas daerah terpencil dengan tenaga yang sedikit serta trasportasi yang sulit, puskesmas daerah biasa dengan tenaga yang sedang serta trasportasi yang tidak begitu sulit, dan puskesmas daerah kota dengan tenaga yang cukup serta trasportasi yang mudah. 2. Lokasi Penelitian Penelitian dilakukan di 3 (tiga) Puskesmas yang terdapat di Kabupaten Karimun. Alasan dipilihnya 3 (tiga) puskesmas adalah letak dan kondisi geografisnya. Puskesmas pertama merupakan puskesmas daerah terpencil dengan tenaga yang sedikit serta trasportasi yang sulit. Puskesmas yang dimaksud adalah adalah Puskesmas Durai dengan jumlah tenaga kesehatan 18 orang dan jarak tempuh ke kabupaten selama 6 jam. Puskesmas kedua merupakan puskesmas daerah biasa dengan tenaga yang sedang yaitu serta trasportasi yang tidak begitu sulit. Puskesmas yang dimaksud adalah adalah Puskesmas Kundur Barat dengan jumlah tenaga kesehatan 44 orang, dengan jarak tempuh ke kabupaten selama 2,5 jam. Puskesmas ketiga merupakan puskesmas daerah kota dengan tenaga yang cukup serta transportasi yang mudah. Puskesmas yang dimaksud adalah Puskesmas Tanjung Balai Karimun dengan jumlah tenaga kesehatan 90 orang, dengan jarak tempuh ke kabupaten selama 15 menit. C. Variabel Penelitian Variabel dalam penelitian ini adalah variabel input, variabel proses dan variabel output. Variabel input terdiri atas kebijakan (policy), pendanaan (financing), sumber daya manusia (human resources), organisasi dan manajemen (organization and management) (WHO, 2008) serta teknologi. Variabel proses
69
terdiri atas pengumpulan, pengiriman, analisis, penyajian, pengecekan dan umpan balik. Variabel output terdiri atas ketepatan waktu, keakuratan data, kelengkapan dan pemanfaatan untuk perencanan dan evaluasi program.
D. Definisi Operasional a. Kebijakan adalah aturan yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun b. Pendanaan adalah dana yang tersedia untuk membiayai pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun c. Sumber daya manusia adalah petugas/tenaga manusia yang tersedia untuk mendukung pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun d. Organisasi dan manajemen (organization and management) adalah struktur organisasi dan pengelolaan untuk mendukung pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun e. Teknologi adalah peralatan pendukung yang sesuai dengan perkembangan teknologi untuk mendukung pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun. f. Pengumpulan data adalah pengumpulan data SP2TP di Kabupaten Karimun, dilakukan secara berjenjang mulai dari tingkat bawah (puskesmas) kemudian diteruskan ke Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun. g. Pengiriman data adalah pengiriman data SP2TP mulai tingkat puskesmas untuk selanjutnya diteruskan ke Dinkes Karimun. h. Analisis data adalah analisis data SP2TP secara sederhana mulai tingkat puskesmas untuk selanjutnya diteruskan ke Dinkes Karimun. i. Penyajian data adalah penampilan output SP2TP dalam profil kesehatan yang disusun mulai dari tingkat puskesmas. j. Kualitas pengecekan data SP2TP adalah tingkat akurasi pengecekan data yang dilakukan agar supaya data yang dikirim menjadi valid. k. Umpan balik adalah masukkan yang diberikan oleh pengguna untuk memperbaiki kekurangan yang ada dalam pelaksanaan SP2TP. l. Ketepatan waktu adalah waktu pengiriman SP2TP yang sesuai dengan target waktu yang telah ditetapkan.
70
m. Keakuratan data adalah data dalam pelaksanaan SP2TP yang bebar-benar sesuai dengan kondisi yang terjadi. n. Kelengkapan data adalah kelengkapan data SP2TP dalam pelaksanaan SP2TP o. Pemanfaatan data adalah pemanfaatan data dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun yang meliputi perencaan dan evaluasi. p. Hambatan/kendala adalah faktor tidak mendukung sehingga mempengaruhi pelaksanaan SP2TP.
E. Jenis Data Dalam penelitian ini jenis data yang digunakan yaitu data primer dan data sekunder. 1. Data Primer. Data primer merupakan data yang diambil dari subjek penelitian yaitu Kepala Puskesmas dan koordinator SP2TP serta Petugas Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun yang terdiri atas Kadinkes, Kepala Tata Usaha, Kabid Yankes, Kasi Puskesmas dan pengelola SP2TP Kabupaten dan Puskemas Kabupaten Karimun. 2. Data Sekunder. Data sekunder diambil melalui telaah dokumen berupa laporan bulanan puskesmas dan data yang diperoleh dari Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun.
F. Cara Pengumpulan Data Data penelitian ini dikumpulkan dengan cara wawancara mendalam dan observasi dokumen. Dalam wawancara tersebut menggunakan alat perekam berupa tape recorder untuk setiap wawancara yang dilakukan. Checklist dokumen dengan menggunakan lembar observasi. G. Instrumen Penelitian
71
Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini, yaitu panduan wawancara dan checklist dokumen. Checklist dokumen untuk mengetahui kelengkapan dokumen yang ada dalam SP2TP Kabupaten Karimun. H. Cara Analisis Data Utarini (2006) mengemukakan bahwa proses pengumpulan data bukanlan merupakan akhir dari metode kualitatif, yang paling kritis justru adalah analisis data, interpretasi dan penyajian data yang bertujuan memberikan makna data yang dikumpulkan sebagai suatu informasi, mengidentifikasi pola-pola yang bermakna dan menyusun kerangka guna mengkomunikasikan esensi data yang dikumpulkan. Dalam penelitian ini akan menggunakan metode perbandingan tetap (constant comparative method) dari Glasser dan Strauss (cit. Moleong, 2006) dengan menggunakan cara analisis data sebagai berikut: 1. Mentranskripsikan hasil wawancara dan hasil observasi 2. Mereduksi data (menyederhanakan data) yaitu mengidentifikasi temuan data yang memiliki makna, dan membuat coding untuk memudahkan penelusuran sumber data, coding pada tahap awal disebut open coding karena sifatnya mendekati data aslinya. 3. Kategorisasi data yaitu memilah data-data dari open coding kemudian dikelompokkan ke dalam bagian-bagian yang mempunyai kesamaan, dan setiap kategori dianalisa kembali menjadi rangkuman kategori dan selanjutnya diberi label (axial coding). 4. Mensintesiskan data yaitu mencari hubungan data antara kategori satu dengan kategori lainnya, kemudian dianalisis dan diberi label kembali hingga membentuk suatu teori baru (theoretical coding). 5. Merumuskan data berdasarkan pernyataan yang paling proporsional sebagai kategori utama kemudian diinterpretasikan dalam laporan penelitian 6. Membandingkan dan memeriksa ulang data yang diperoleh dari sumber data yang berbeda pada subjek penelitian. 7. Menyajikan data secara naratif yaitu menceritakan data yang dihasilkan dari setiap subjek penelitian kemudian menarik kesimpulan
72
I. Etika Penelitian Penelitian ini akan dilaksanakan setelah mendapat persetujuan dari Universitas Gadjah Mada Yogyakarta dan Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun. Menjamin kerahasiaan, hak atau kewajiban subjek penelitian adalah etika utama yang disampaikan kepada calon subjek. Disamping itu peneliti menyampaikan bahwa penelitian ini adalah penelitian ilmiah dan untuk kepentingan penyelesaian pendidikan atau studi.
J. Keabsahan Data Data dikumpulkan melalui wawancara kemudian setelah terkumpul data diklasifikasikan. Pengecekan keabsahan data dengan menggunakan triangulasi, yaitu triangulasi sumber dan metode, informasi yang diperoleh dibandingkan dengan data hasil pengamatan dari berbagai pihak, kemudian membandingkan apa yang dituturkan oleh informan sebelumnya.
K. Jalannya Penelitian 1. Tahap persiapan a. Workshop usulan proposal; b. Konsultasi dengan pembimbing akademik untuk penentuan judul dan pembimbing penelitian untuk tesis; c. Konsultasi dengan pembimbing dalam penyusunan usulan penelitian; d. Melakukan studi pustaka sebagai bahan acuan dalam penelitian; e. Menyusun proposal penelitian; f. Menyiapkan pedoman wawancara dan observasi; g. Mengajukan izin penelitian kepada instansi terkait. 2. Tahap pelaksanaan a. Pengumpulan data primer di puskesmas dan Dinas Kesehatan, dengan melakukan wawancara terhadap subjek penelitian; b. Melakukan observasi dan pengumpulan data-data sekunder; c. Pengolahan data dan analisa data;
73
d. Penyusunan hasil penelitian.
L. Kesulitan dan Kelemahan Penelitian 1. Kesulitan Penelitian Pelaksanaan penelitian evaluasi pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun ini mengalami beberapa kesulitan yaitu (1) Kepala puskesmas yang menjadi responden sedang bertugas di luar daerah sehingga penelitian ini mengalami penundaan; (2) lokasi Penelitian jauh;Transportasi sulit dan tidak tersedia setiap hari (3) pada saat awal wawancara dilaksanakan terdapat kekhawatiran dari responden akan hasil wawancara yang akan dipublikasikan,tetapi setelah diberikan penjelasan akan kerahasiaanya,responden bersedia memberikan pendapat . 2. Kelemahan Penelitian Penelitian ini memiliki beberapa kelemahan yaitu (a) pelaksanaan wawancara hanya dilakukan 1 (kali) sehingga kemungkinan informasi yang diperoleh kurang lengkap.; (2) sampel yang digunakan hanya sebanyak 3 (tiga) puskesmas saja karena sulitnya kondisi geografis serta terbatasnya waktu dan tenaga. Berdasarkan kelemahan tersebut sehingga peneliti tidak melihat proses pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun secara keseluruhan.
74
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian 1. Gambaran Umum Penelitian ini dilakukan di 3 (tiga) puskesmas yang terdapat di Kabupaten Karimun yaitu (1) puskesmas Tanjung Balai, (2) puskesmas Kundur Barat, dan (3) puskesmas Durai. Puskesmas Tanjung Balai mempunyai wilayah kerja yang sama dengan Kecamatan Karimun. Kecamatan Karimun terdapat 22 pulau besar dan kecil dengan luas daratan 52.7 km2 dan luas perairan 1352 km2. Secara geografis terletak antara 00°35'25"LU - 01°02'30"LS dan 87°30'15"BT88°31'20"BT. Kecamatan Karimun terdiri dari 4 (empat) kelurahan dan 2 (dua) desa. Adapun batas-batas wilayah kecamatan Karimun adalah sebagai berikut: a. Sebelah utara berbatasan dengan kecamatan Tebing dan Singapura b. Sebelah selatan berbatasan dengan kecamatan Buru c. Sebelah barat berbatasan dengan kecamatan Meral dan Kundur utara d. Sebelah timur berbatasan dengan Negara Singapura,dan kota Batam. Wilayah kerja puskesmas Kundur Barat dengan luas wilayah : 133 2
Km . Batas-batas wilayah Kundur Barat terdiri dari : a. Sebelah Utara berbatasan dengan Kecamatan Karimun b. Sebelah Selatan berbatasan dengan Kecamatan Kundur c. Sebelah Barat berbatasan dengan. Kabupaten. Pelalawan d. Sebelah Timur berbatasan dengan Kecamatan Kundur Utara Adapun wilayah Kecamatan Kundur Barat terdiri dari 1 (satu) Kelurahan dan 4 (empat) desa, yaitu : a. Kelurahan Sawang Kota b. Desa Sawang Selatan c. Desa Sawang Laut d. Desa Kundur
75
e. Desa Gemuruh Kecamatan Durai merupakan pemekaran dari Kecamatan Moro. Puskesmas Durai mempunyai wilayah kerja di Kecamatan Durai. Terdiri dari 4 (empat) desa yaitu Desa Durai, Sanglar, Tanjung Kilang serta desa Semembang. Kecamatan Durai secara geografis merupakan gugusan kepulauan yang terdiri dari pulau pulau besar dan kecil dengan luas daratan 520 Km2. Adapun batas-batas wilayah kecamatan Durai adalah sebagai berikut:
DinKes Karimun
Pusk Tg. Balai
Pusk Kundur Barat
Puskesmas Durai
Gambar 4.1. Lokasi Objek Penelitian a. Sebelah utara berbatasan dengan kecamatan Kundur b. Sebelah selatan berbatasan dengan kecamatan Belakang Padang c. Sebelah barat berbatasan dengan kecamatan Kateman d. Sebelah timur berbatasan dengan kecamatan Moro
76
Keadaan topografi kecamatan Durai bervariasi dari 0 m sampai 271 m di atas permukaan laut. Keadaan topografi pada umumnya merupakan gugusan kepulauan dan dataran rendah. Kondisi relatif panas karena merupakan gugusan kepulauan. Seperti telah dijelaskan pada bagian sebelumnya penelitian dilakukan di 3 (tiga) puskesmas yaitu puskesmas Tanjung Balai, puskesmas Kundur Barat, dan puskesmas Durai. Adapun karakteristik dari masing-masing puskesmas tersebut adalah sebagai berikut. Tabel 4.1 Karakteristik Puskesmas No
Puskesmas
Tanjung Balai* 57,7 Km2
Kundur Barat** 133 Km2
Durai*** 520 Km2
1
Luas wilayah
2
Jumlah penduduk
39.633
16.267
6.701
3
Jarak dari kabupaten
16 Km
50 Km
126 Km
4
90
44
18
60
27
15
6
Jumlah tenaga kesehatan Rata2 jumlah kunjungan pasien/hari Jumlah pustu
2
4
2
7
Jumah polindes
2
5
4
4 Km
25 Km
42 Km
5
8 Jarak dari pustu polindes Keterangan: * = puskesmas daerah kota ** = puskesmas daerah biasa *** = puskesmas daerah terpencil
Dari tabel 4.1 diketahui puskesmas Tanjung Balai merupakan puskesmas dengan rata-rata kunjungan pasien paling banyak dan paling dekat dengan ibukota kabupaten, hal ini berkaitan dengan jumlah penduduk yang banyak dan ketersediaan sumber daya yang cukup. Puskesmas Kundur Barat dengan jumlah kunjungan pasien perharinya 27 orang dengan jarak ke kabupaten 50 Km. Puskesmas Durai merupakan puskesmas daerah terpencil dengan jumlah kunjungan pasien perhari 15 orang adapun jarak dari ibukota kabupaten yakni 126 Km harus ditempuh dengan menggunakan kapal laut. Selain itu
77
untuk kelancaran pelaksanaan program puskesmas didukung oleh ketersediaan tenaga kesehatan. puskesmas Tanjung Balai dengan jumlah tenaga kesehatan 90 orang , Pukesmas Kundur Barat dengan jumlah tenaga kesehatan 44 orang dan puskesmas Durai dengan jumlah tenaga kesehatan 18 orang .sedangkan Jumlah penduduk sebagai sasaran pelayanan kesehatan pada masing-masing puskesmas yakni puskesmas Tanjung Balai jumlah penduduk 39.633 jiwa, puskesmas Kundur Barat jumlah penduduk 16.267 jiwa dan puskesmas Durai jumlah penduduk 6.701 jiwa. 2. Karakteristik Responden Seperti telah diuraikan sebelumnya bahwa subjek dalam penelitian ini adalah (1) Kepala puskesmas sebagai penanggung jawab pelaksanaan SP2TP dan (2) koordinator SP2TP yang melaksanakan kegiatan pada masing-masing puskesmas serta (3) Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun yang terdiri dari Kepala Dinas Kesehatan, Kepala Tata Usaha,Kabid Yankes, Kasi puskesmas dan pengelola SP2TP Kabupaten, dengan demikian jumlah subjek penelitian 11 orang yang terdiri atas 3 orang Kepala puskesmas dan 3 orang koordinator pelaksana SP2TP dan 5 orang dari Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun. Berdasarkan tabel 4.2, bahwa karakteristik responden menurut umur adalah yang paling banyak responden yang berumur 30-39 tahun yaitu sebanyak 5 orang atau 45,4 persen. Untuk responden laki-laki sebanyak 6 orang atau 54,6 persen sedangkan responden perempuan sebanyak 5 orang atau 45,4 persen. Untuk distribusi responden berdasarkan tingkat pendidikan yang paling banyak yaitu responden mempunyai tingkat pendidikan Strata 1 sebanyak 8 orang (72,7%), dan yang paling sedikit yakni tingkat SLTA, D3 dan S2 Kesehatan Masyarakat masing-masing sebanyak 1 orang (9,1%). Tabel 4.2 Karakteristik Responden Umur 30-39 Tahun 40-49 Tahun 50-55 Tahun Jenis Kelamin
Frekuensi
Persen 5 3 3
Frekuensi
45,4 27,3 27,3 Persen
78
Laki-laki Perempuan
6 5
Pendidikan Frekuensi SLTA 1 D3 1 S1 8 S2 1 Total 11 Sumber: Data Primer (2009)
54,6 45,4 Persen 9,1 9,1 72,7 9,1 100,0
3. Pelaksanaan SP2TP Kabupaten Karimun Berdasarkan hasil wawancara diperoleh bahwa pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun dirasakan penting karena SP2TP mencangkup semua kegiatan-kegiatan puskesmas, namun ada sebagian pendapat yang menganggap bahwa SP2TP sekarang tidak diperlukan lagi karena ada laporan yang lebih lengkap dari pada SP2TP. Lebih lajut dijelaskan bahwa hanya LB1 saja yang perlu tapi LB2 dan LB3 tidak diperlukan karena setiap program sudah mempunyai data lengkap. Adapun manfaat dari SP2TP itu terutama laporan bulanan bisa digunakan untuk mengetahui data penyakit. penyakit terbanyak menurut golongan umur, menurut gender,jenis penyakit menular jadi sekaligus sebagai survailans (pengawasan). Adapun masalah-masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan SP2TP adalah pemegang program memegang 2 (dua) program sekaligus.Hal tersebut nampak jelas dari Kasubag Tata usaha puskesmas Tanjung Balai yang juga merangkap sebagai bendahara barang yang ditunjuk oleh kepala puskesmas namun surat tugas atau SK pengangkatannya tidak ada. Keterlambatan juga bisa terjadi karena pelaksana SP2TP lambat dalam merekap laporan SP2TP sehingga laporan SP2TP yang dikirim ke Dinas tidak tepat waktu. Adapun faktor lain adalah pelaksana SP2TP ada yang hanya tamat SMP sehingga sulit baginya dalam bekerja sebagai pengelola SP2TP. Responden juga menyatakan bahwa pertemuan berkala tentang pelaksanaan SP2TP tersebut penting karena salah satu manfaatnya adalah
79
untuk mengetahui sampai dimana tingkat pencapaian suatu program. Jadi dengan adanya pertemuan berkala dapat melihat program mana yang tidak tercapai sehingga dapat memberikan solusi pemecahan masalah yang dihadapi. Salah satu yang dibahas adalah SP2TP disamping itu juga program yang ada di puskesmas baik yang tercapai maupun yang belum tercapai. seperti evaluasi kalau belum tercapai diambil kebijakan seperti sistim door to door untuk mengejar target yang diberikan oleh dinas. Laporan SP2TP di Kabupaten Karimun pada umumnya dikirim sebelum tanggal 10. Pertemuan berkala dilakukan 4 kali dalam 1 tahun sekalian dilakukan lokakarya mini untuk tindak lanjut kegiatan program dan pelayanan di puskesmas.
4. Faktor Input SP2TP Kabupaten Karimun Seperti yang telah diuraikan sebelumnya bahwa faktor input dalam penelitian ini terdiri dari kebijakan (policy), pendanaan (financing), sumber daya manusia (human resources), organisasi dan manajemen (organization and management) (WHO, 2008) serta teknologi. a. Kebijakan (policy) Berdasarkan hasil penelitian di lapangan, kebijakan (policy) dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun secara khusus baik berupa suratsurat keputusan Kepala Dinas Kabupaten Karimun maupun keputusan pimpinan lainnya untuk puskesmas belum ada. Kebijakan hanya mengacu kepada peraturan-peraturan pelaksanaan SP2TP dari pusat, sedangkan kebijakan untuk puskesmas yang sesuai kondisi dan situasi Kabupaten Karimun yang bertujuan untuk kelancaran SP2TP secara khusus belum ada. Kebijakan merupakan aspek legalitas yang diwujudkan pada ketersediaan aturan atau dasar hukum berupa surat keputusan, Juklak/juknis yang mengatur hubungan tata kerja dan tanggung jawab untuk keberhasilan suatu program. Sesuai dengan hasil wawancara yang dilakukan terhadap responden di kabupaten dan puskesmas terlihat pada tabel 4.3 berikut:
80
Tabel 4.3. Ketersediaan aturan berupa SK, Juklak/Juknis No
Nama Unit
Ketersedian Aturan SK tim SIK
Juklak/Juknis
1
Dinas Kesehatan Kabupaten
ada
Ada
2
Puskesmas Tanjung Balai*
tidak ada
tidak ada
3
Puskesmas Kondur Barat**
tidak ada
tidak ada
4 Puskesmas Durai*** tidak ada tidak ada Keterangan: * = puskesmas daerah kota ** = puskesmas daerah biasa *** = puskesmas daerah terpencil Dalam tabel 4.3 diketahui bahwa SK tim SIK dan Juklak/juknis hanya ada pada tingkat dinas kesehatan kabupaten sementara untuk di tingkat puskesmas mengatakan bahwa baik SK tim SIK maupun Juklak/Juknis tidak ada, sehingga pada pelaksanaan kegiatan pencatatan dan pelaporan di puskesmas, tanpa adanya dukungan kebijakan sehingga puskesmas bekerja apa adanya sesuai dengan kebiasaan yang berjalan selama ini. Hal ini tentunya sangat berpengaruh pada kinerja petugas, dalam upaya untuk mendapatkan suatu laporan yang berkualitas. Untuk ketersediaan role/regulasi di dinas kesehatan kabupaten dan puskesmas berupa SK tim SIK dan juklak/juknis , seperti terungkap: ”...penunjukkan saya sebagai koordinator SP2TP oleh kepala puskesmas tidak ada SK yang diberikan kepada saya hanya surat tugas dan belum pernah mengikuti pelatihan SP2TP disamping itu kepala puskesmas belum pernah memberi bimbingan kepada saya...”. (Responden 9) – Pengelola SP2TP Puskesmas Kebijakan (policy) dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun menurut responden yang diwawancarai adalah sangat penting. Kebijakan tersebut bertujuan untuk kelancaran SP2TP, karena jika tidak ada kebijakan yang tetap sulit untuk melakukan kegiatan terutama SP2TP yang salah satunya format sering diganti laporan dikirim lambat jadi bisa mempersulit
81
petugas untuk bekerja. Apabila tersedia kebijakan maka bisa menjadi panduan dalam menjalankan kegiatannya. Sejauh ini kebijakan yang kita ambil pada waktu rapat kerja kesehatan daerah dimana laporan dikirim ke dinas kesehatan paling lambat tanggal 10 kalau belum bisa dikirim setidaknya harus ada konfirmasi sedang dalam proses jadi tidak dibiarkan begitu saja. Kebijakan lain adalah bahwa puskesmas harus mengirimkan laporannya tepat waktu yakni antara tanggal 7 sampai dengan 10 kalau sampai tanggal tersebut belum dikirimkan juga maka biasanya petugas akan menghubungi koordinator SP2TPnya melalui HP. Hal tersebut, sesuai hasil wawancara yang disampaikan oleh responden yang beberapa petikan wawancaranya adalah berikut: “ ..... kita ambil kebijakan terakhir waktu Rapat Kerja Kesehatan Daerah Kabupaten Karimun bulan mei yang lalu kita sepakat laporan dikirim ke dinas paling lambat tanggal 10 kalau belum bisa dikirim setidaknya harus ada konfirmasi sedang dalam proses jadi tidak dibiarkan begitu saja saya kira itu belum bisa berjalan semua karena setiap tanggal 10 belum bisa terkirim semua”. (Responden 4)-Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun “.... kebijakan yang saya ambil selama ini dimana puskesmas harus mengirimkan laporannya tepat waktu yakni antara tanggal 7 sampai dengan 10 jika sampai tanggal tersebut belum dikirimkan juga biasanya petugas kita menghubungi koordinator SP2TP nya melalui HP. Tapi kadang-kadang masih ada juga puskesmas yang terlambat mengirimkan laporannya” (Responden 1)-Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun. Kebijakan dalam mendukung pelaksanaan SP2TP yang ada bukan merupakan kebijakan yang khusus dan bersifat tertulis namun hanya merupakan saran-saran maupun masukan dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten agar dalam pelaksanaan laporan SP2TP benar dikerjakan dengan baik. Dengan demikian hasil dari kegiatan pelaksanaan maupun evaluasi SP2TP bisa digunakan untuk memperbaiki baik kesalahan maupun kelemahan yang ditemukan selama ini, sehingga diharapkan pelaksanaan dari SP2TP akan semakin baik lagi. Terkait dengan hal tersebut, sesuai hasil
82
wawancara yang disampaikan oleh responden yang beberapa petikan wawancaranya adalah berikut: “... Kebijakan didalam mendukung evaluasi pada SP2TP ya kebijakannya selalu memberikan saran-saran maupun masukan agar didalam mengevaluasi laporan SP2TP benar dikerjakan dengan baik sehingga hasil dari kegiatan evaluasi bisa digunakan untuk memperbaiki kesalahan maupun kelemahan yang ditemukan selama ini. Sehingga diharapkan ke depan pelaksanaan dari SP2TP semakin baik lagi saya rasa begitu...” (Responden 1)-Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun. b. Pendanaan (financing), Pendanaan merupakan salah satu sumber daya yang berpengaruh terhadap kinerja, sebagaimana pendapat Gogin (1990). Soerjadi (1993) mengartikan finansial sebagai biaya dan anggaran. Biaya merupakan sejumlah uang yang disediakan dan dipergunakan secara langsung untuk mencapai tujuan kegiatan. Kaho (1998) menyatakan bahwa faktor keuangan yang merupakan tulang punggung bagi terselenggaranya aktivitas pelayanan publik. Adanya pendanaan dalam suatu organisasi memegang peranan penting dalam kegiatan organisasi. Tujuan yang telah dirumuskan dengan strategi dan program sebaik apapun harus diikuti dengan dukungan anggaran yang memadai. Terkait mengenai penyediaan dana untuk pelaksanaan SP2TP secara khusus menurut hasil wawancara sampai saat ini tidak pernah ada dulu pernah dibicarakan di Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun, tetapi tidak ada tanggapannya sampai saat ini. Jadi dalam pelaksanaan SP2TP jika ada memerlukan kebutuhan seperti ATK biasanya ditumpangkan ke anggaran rutin kantor. Memang sampai saat ini tidak adanya dana tersebut tidak menjadi masalah yang mendesak, namun akibat dari keterbatasan dana tersebut petugas pengelola SP2TP belum pernah dilatih dan petugas puskesmas pengelola SP2TP selama ini juga belum pernah diberikan SK. Terkait dengan hal tersebut, sesuai hasil wawancara yang disampaikan oleh responden yang beberapa petikan wawancaranya adalah berikut:
83
“Tentang ketersediaan dana khusus untuk SP2TP sampai saat ini belum tersedia karena SP2TP tidak terlalu memerlukan anggaran yang besar seperti program-program lain. Jadi kalau hanya untuk membeli ATK untuk keperluan SP2TP saya sarankan tumpangkan saja dengan kegiatan pelaporan program” (Responden 1)-Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun. “Petugas SP2TP Kabupaten belum pernah menggikuti pelatihan oleh karena keterbatasan dana begitu juga dengan petugas pengelola SP2TP puskesmas selama ini belum pernah diberikan SK saya rasa perlu nanti diperhatikan kali ya jadi selama yang saya jalani 7 bulan saya di sini saya belum sampai ke situ, yang baru dijalani yaitu tadi proses format proses rekap, kita perbaiki segala macamnya semoga kedepannya lebih baik”. (Responden 4)-Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun “Setiap tahun semestinya kita mengadakan pelatihan untuk petugas SP2TP tapi sampai saat ini belum pernah dilaksanakan oleh karena keterbatasan dana”. (Responden 2)-Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun Dana yang disediakan khusus untuk pelaksanaan SP2TP belum pernah ada, dulu pernah dibicarakan tetapi ditolak alasannya karena petugas sudah menerima tunjangan perbaikan penghasilan disamping itu dana untuk ATK ada tersedia di puskesmas jadi bisa ditumpangkan jika memerlukan ATK untuk SP2TP. Alasan lainnya karena SP2TP dipandang tidak terlalu memerlukan anggaran dana yang besar seperti program-program lain. Jadi kalau hanya untuk membeli ATK untuk keperluan SP2TP saya sarankan tumpangkan saja dengan kegiatan pelaporan program. Terkait dengan hal tersebut, sesuai hasil wawancara yang disampaikan oleh responden yang beberapa petikan wawancaranya adalah berikut: “ ... Sampai saat ini dana yang disediakan khusus untuk pelaksanaan SP2TP tidak tersedia pernah dibicarakan tetapi ditolak alasannya karena petugas sudah menerima tunjangan perbaikan penghasilan disamping itu dana untuk ATK ada tersedia di puskesmas jadi bisa ditumpangkan disitu jika memerlukan ATK untuk SP2TP”. (Responden 4)-Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun
84
“..... Selama ini dana operasional untuk SP2TP tidak tersedia karena yang saya tahu format disediakan dari Dinas Kesehatan propinsi kita hanya menerima dan yang dibutuhkan didalam operasional kan tidak seperti program lain jadi SP2TP dianggap tidak perlu dana untuk operasional”. (Responden 5)-Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun c. Sumber daya manusia (human resources), Menurut Notoatmodjo (2005) bahwa sumber daya manusia dapat dilihat dari dua aspek, yaitu a) mutu atau kualitas yang diukur melalui kemampuan fisik seperti kesehatan jasmani, kekuatan untuk bekerja dan kemampuan non fisik misalnya kecerdasan dan mental; b) jumlah atau kuantitas, yaitu banyaknya sumber daya sebagai tenaga kerja dalam suatu organisasi. Lebih lanjut Notoatmodjo (2005), mengatakan bahwa manfaat sumber daya manusia dalam suatu organisasi memegang peranan penting. Fasilitas yang canggih dan lengkap belum merupakan jaminan akan keberhasilan suatu lembaga, tanpa diimbangi kualitas dari staf atau karyawan yang akan memanfaatkan fasilitas itu. Manusia adalah aktor utama setiap organisasi dimana dan apapun bentuknya. Setiap individu yang masuk dalam organisasi membawa karakteristiknya seperti kemampuan, kepercayaan pribadi, pengharapan, kebutuhan dan pengalaman, komponen karakteristik ini kemudian membentuk prilaku pegawai (Thoha, 2001). Lebih lanjut Thoha menyatakan bahwa organisasi hanya merupakan satu wadah untuk mencapai tujuan dan manusialah yang akan membawa organisasi tersebut mencapai tujuannya. Kondisi sumber daya manusia (SDM) dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun secara umum masih dirasakan kurang. Kekurangan SDM tersebut meliputi baik kualitas maupun kuantitas. Secara kualitas karena petugas yang ada hanya baru untuk merekap laporan. Sedangkan secara kualitas karena pegawai yang ada belum memiliki keterampilan untuk menganalisis atau mengkaji SP2TP belum maupun memahami dan mengerti dalam menyajikan data. Keterbatasan kemampuan tersebut karena mereka belum pernah mendapatkan pelatihan. Upaya-upaya telah dilakukan meskipun
85
belum merata dengan melakukan pembinaan-pembinaan khusus pendidikan dalam upaya meningkatkan kualitas SDM dalam pelaporan. Selain secara internal juga sering mengikuti pembinaan dari dinas terkait. Kondisi tersebut secara jelas tersaji dalam hasil wawancara yang beberapa petikannya sebagai berikut: “...... petugas belum mampu dan sibuk dengan tugas lainnya sehingga tidak memiliki waktu luang. SDM masih kurang karena petugas yang ada hanya baru untuk merekap laporan”. (Responden 4)-Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun “.... Ya kalau upaya untuk lebih mencerdaskan mereka tidak luput dari pembinaan-pembinaan atau pemprograman khusus pendidikan misalnya ya itu salah satu bentuk dalam upaya meningkatkan kualitas SDM dalam pelaporan. Nah ini sering kita ikuti disamping internal kita-kita juga sering mengikuti pembinaan dari dinas terkait misalnya Bappeda, menginformasikan sistim pelaporan untuk menyamakan persepsi didalam pelaporan”. “.… kendalanya karena keterbatasan SDM baik dari segi kualitas maupun kuantitasnya”. (Responden 11)-Kasubag TU puskesmas “… SDM nya belum memiliki keterampilan untuk menganalisis atau mengkaji SP2TP itu lebih dalam disamping mereka juga belum pernah mendapatkan pelatihan”. (Responden 10)-Kepala puskesmas d. Organisasi dan manajemen (organization and management) Gambaran struktur organisasi pengelolaan SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun untuk menggerakkan pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan, berupa tersedianya dokumen pembagian tugas dan tanggungjawab. Berikut struktur organisasi Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun sesuai dengan PP 41 tahun 2007 dan SK Dirjen Binkesmas No 590 tahun 1996 seperti tersaji pada gambar 4.2.
86
Gambar 4.2 Struktur organisasi pengelolaan SP2TP di Dinas Kesehatan Secara struktur organisasi, pengelolaan pencatatan dan pelaporan di tingkat kabupaten sudah ada seksi tersendiri, yakni sub bagian program dan pelaporan berada di bawah struktur Sekretariat dinas kesehatan kabupaten, tapi pada pelaksanaan sampai dengan saat ini masih berada di seksi puskesmas, subdin yankes/yanmed. Struktur organisasi di dinas kesehatan kabupaten harus diperjelas dan sebaiknya berada pada seksi khusus yang berkenaan dengan sistem pelaporan yakni Seksi Program dan Pelaporan sehingga fokus program sesuai dengan tupoksi yang diemban. Struktur organisasi untuk kelancaran pencatatan dan peiaporan di puskesmas, juga belum optimal dan belum berjalan secara benar. Semua komponen yang ada di puskesmas bekerja tanpa dilandasi dengan sistem pembagian tugas dan tanggungjawab yang rinci. Sesuai dengan SK Dirjen Binkesmas No 590/1996, menetapkan alur fungsi struktur oganisasi yang berkaitan dengan sistem pencatatan dan pelaporan di puskesmas di Kabupaten Karimun adalah seperti tersaji dalam gambar 4.3.
87
Gambar 4.3 Struktur organisasi pengelolaan P2TP di Puskesmas Organisasi dan manajemen dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun dipandang sangat perlu sekali karena tanpa adanya struktur organisasi dan manajemen pekerjaan tidak bisa berjalan dengan baik. Diharapkan dengan adanya fungsi struktur organisasi dan manajemen pembagian tugas dan tanggung jawab sehingga masing-masing petugas akan bertanggung jawab kepada pekerjaan yang ditugaskan kepadanya kemudian apabila diperlukan mudah untuk mengawasinya. Tanpa adanya struktur organisasi dan manajemen akan menyulitkan dalam bekerja karena tidak adanya pembagian kerja yang jelas. Para pegawai tidak bisa bertanggung jawab terhadap kerjanya saling melempar tanggung jawab dengan adanya struktur organisasi dan manajemen maka pembagian tugas dan fungsi masing-masing dapat dilihat dengan jelas. Secara jelas tersaji dalam hasil wawancara yang beberapa petikannya adalah sebagai berikut: “... Perlu sekali karena tanpa adanya struktur organisasi pekerjaan tidak bisa berjalan dengan baik diharapkan dengan adanya fungsi struktur organisasi dan manajemen pembagian tugas dan tanggung jawab sehingga masing-masing petugas akan bertanggung jawab kepada pekerjaan yang ditugaskan kepadanya kemudian apa bila diperlukan mudah didapatkan”. (Responden 6)-Kepala puskesmas
88
“... Oh jelas tanpa adanya struktur organisasi dan manajemen kita tidak bisa bekerja disamping itu tanpa adanya pembagian kerja yang jelas. Orang tidak bisa bertanggung jawab terhadap kerjanya saling melempar tanggung jawab dengan adanya struktur organisasi maka pembagian tugas dan fungsi masing-masing dapat dilihat jelas dan mudah untuk mengawasinya”. (Responden 7) - Pengelola SP2TP puskesmas Fungsi struktur organisasi dan manajemen yang ada di puskesmas Durai untuk masing-masing pegawai yang ada sudah dibagi tugasnya masingmasing. Untuk pelaksanaan SP2TP di puskesmas Durai telah ditunjuk 1 (satu) orang sebagai koordinator penanggung jawab dan 1 (satu) orang pelaksana yang melakukan pengumpulan serta merekap data SP2TP. Koordinator SP2TP sebagai penanggung jawab dalam pelaksanaan SP2TP. Namun demikian ternyata pelaksanaan SP2TP di puskesmas Durai masih terhambat karena (1) penunjukkan sebagai koordinator SP2TP oleh Kepala puskesmas sering tidak ada SKnya hanya diberikan surat tugas saja; (2) pengelola SP2TP belum pernah mengikuti pendidikan atau pelatihan SP2TP dan (3) Kepala puskesmas juga belum pernah memberi bimbingan. Kondisi tersebut secara jelas tersaji dalam hasil wawancara yang beberapa petikannya sebagai berikut: ”... Saya rasa penting karena dari situ dapat dilihat peran dan fungsi seseorang tanpa adanya ini semua. Seseorang tidak akan bertanggung jawab dengan tugas dan tanggung jawabnya jadi selama ini hubungannya dalam fungsi organisasi dan manajemen yang ada dimana masing tenaga sudah kita bagi tugasnya masing untuk SP2TP ditunjuk 1 orang sebagai koordinator penanggung jawab dan 1 orang pelaksana yang melakukan pengumpulan serta merekap data SP2TP. Namun menunjukkan saya sebagai koordinator SP2TP oleh kepala puskesmas tidak ada SK yang diberikan kepada saya hanya surat tugas belum pernah mengikuti pelatihan SP2TP disamping itu kepala puskesmas belum pernah memberi bimbingan kepada saya...”. (Responden 9) – Pengelola SP2TP puskesmas e. Teknologi Faktor teknologi di dalam pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan sangat diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dari berbagai aspek, misalnya ketepatan, akurasi dan kecepatan. Teknologi atau fasilitas yang tersedia untuk
89
mendukung operasional pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun dapat berupa komputer, dan perangkat lunak aplikasi atau software yang dapat digunakan untuk mendukung efektivitas pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas, seperti terungkap: “ ... Ketersediaan teknologi untuk menunjang dalam pelaksanaan SP2TP penting sekali karena tanpa ada dukungan ini pekerjaan di dalam pelaksanaan SP2TP agak sulit. Selama ini yang tersedia dipuskesmas Tanjung Balai antara lain format pelaporan SP2TP komputer, mesin tik, printer dan listrik. Pelaporannya masih secara manual. Format selama ini disiapkan oleh Dinas Kesehatan”. (Responden 7) - Pengelola SP2TP puskesmas Untuk mengetahui ketersediaan fasilitas teknologi di Kabupaten Karimun dan 3 (tiga) puskesmas yang diteliti dapat dilihat pada tabel 4.4. Tabel 4.4. Ketersediaan Fasilitas Pendukung SP2TP No
Nama Unit
Komputer
Laptop
Mesin tik
Listrik
SP2TP
Lain
SP2TP
Lain
SP2TP
Lain
1
Dinkes Kabupaten
8
10
-
11
4
10
(24 jam)
2
Pusk Tanjung Balai*
2
1
-
1
1
1
(24 jam)
4
Pusk Kondur Barat**
1
1
-
1
1
-
(24 jam)
5
Pusk Durai ***
1
-
-
1
1
-
(12 jam)
Keterangan: * = puskesmas daerah kota ** = puskesmas daerah biasa *** = puskesmas daerah terpencil SP2TP = fasilitas yang digunakan untuk pelaksanaan SP2TP Lain = fasilitas yang digunakan untuk pekerjaan lain di luar SP2TP
Dilihat dari tabel 4.4 untuk tingkat puskesmas sebagian besar fasilitas teknologi yang ada untuk melaksanakan SP2TP. Puskesmas Tanjung Balai dan puskesmas Kondur Barat merupakan puskesmas yang mempunyai fasilitas komputer dan listrik yang memadai, kondisi tersebut karena letak kedua puskesmas tersebut yang relatif dekat dengan ibukota kabupaten. Kondisi tersebut seperti tergambar dalam petikan wawancara sebagai berikut: “...puskesmas Tanjung Balai sudah tersedia komputer, printer, mesin ketik, laptop dan format yang diperlukan untuk pelaksanaan SP2TP. Format SP2TP selama ini diterima dari Dinas Kesehatan, kemudian
90
diserahkan ke masing program dan pengelola SP2TP” (Responden 6)Kepala puskesmas ” ... ketersediaan teknologi penunjang untuk kelancaran SP2TP yang kita miliki adanya format komputer mesin tik, listrik printer dan lainlain. Jika ada komputer yang rusak diperbaiki. Kebijakan yang saya ambil saya selalu mengajukan sarana prasarana yang diperlukan untuk membantu kelancaran SP2TP salah satunya minta penambahan komputer ke dinas kesehatan”. (Responden 8) - Kepala puskesmas ”... sangat penting karena tanpa ada sarana prasarana teknologi penunjang didalam pelaksanaan SP2TP sangat sulit selama ini yang tersedia di puskesmas Kundur Barat format laporan SP2TP komputer, listrik, printer mesin tik semuanya memadai untuk mendukung pelaksanaan SP2TP” (Responden 9) Puskesmas Durai letaknya di daerah terpencil dan sangat jauh dari ibukota kabupaten, dan ketersediaan fasilitas komputer/printer maupun listrik sangat minim bahkan di kecamatan Durai hanya menyala pada malam hari yakni mulai jam 17.00 sore sampai dengan jam 07.00 pagi pada jam kerja puskesmas Durai menggunakan genset. ternyata kurang efektif karena di samping menambah anggaran penggeluaran genset juga tidak stabil sehingga mempercepat rusaknya peralatan/teknologi yang digunakan. jadi untuk antisipasi pengiriman laporan menggunakan fasilitas SMS (short message service) Kemudian laporan tertulisnya dikirim belakangan. Adanya kendala tersebut seperti terungkap dalam wawancara yang petikannya sebagai berikut: “... Untuk teknologi kita sudah menggunakan komputer namun pemanfaatannya masih secara manual. daerah kita jauh dan sulit dijangkau, ditambah dengan cuaca buruk laporan jadi terlambat untuk mengantisipasi biasanya yang kita lakukan mengirim laporan melalui SMS Kemudian laporan tertulisnya menusul. Teknologi yang digunakan komputer, mesin tik, printer sedangkan untuk Puskesmas Durai ketersediaan listrik hanya pada waktu malam hari , sedangkan pada siang hari listrik tidak tersedia untuk memenuhi kebutuhan listrik pada siang hari selama ini menggunakan genset yang dayanya tidak stabil sehingga peralatan yang digunakan untuk pembuatan laporan dan sebagainya cepat rusak. (Responden 10)-Kepala puskesmas “…Teknologi penunjang yang tersedia untuk menunjang pelaksanaan SP2TP di puskesmas Durai seperti ketersediaan format laporan, komputer printer, mesin tik tersedia cukup hanya selama ini puskesmas
91
memiliki kendala dengan listrik dimana listrik di Durai ini menyala pada jam 17.00 sore sampai dengan jam 07.00 pagi. Sehingga pada jam kerja puskesmas terpaksa menggunakan genset tetapi kurang efektif karena dayanya tidak stabil sehingga mempercepat rusaknya peralatan / teknologi yang kita gunakan”. (Responden 11)-Kasubag TU puskesmas Berdasarkan hasil pengamatan ketersedian fasilitas penunjang berupa komputer dan jaringannya belum membawa perubahaan yang berarti, khususnya untuk membantu dalam meningkatkan efisiensi serta pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan di Kabupaten Karimun. Hal tersebut terjadi karena tidak didukung oleh SDM yang memadai serta untuk daerah terpencil tidak didukung oleh ketersediaan listrik yang cukup. Kinerja sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas merupakan sebuah proses untuk menghasilkan data, dengan tujuan utamanya yaitu tersedianya informasi atau data yang berkualitas untuk upaya tindakan dan pengambilan keputusan. Salah satu indikator untuk mengetahui kualitas data adalah kelengkapan datanya, sesuai dengan hasil pengamatan peneliti, pada tahap pelaksanaan SP2TP di beberapa puskesmas terpilih didapatkan hasil seperti pada tabel di bawah ini: Tabel 4.5. Observasi Pelaksanaan SP2TP No 1 2
Obyek Observasi
Persediaan format dan kartu Fasilitas pendukung : a. Listrik b. Komputer c. Mesin tik 3 Penyimpanan data (lemari/rak) 4 Ketersediaan dokumen protap Struktur organisasi/dokumen pembagian 5 tugas 6 Dokumen uraian tugas/tupoksi 7 Dakumen mekanisme pelaporan Keterangan; √ = Ada X = Tidak ada
Tanjung Balai √
Kundur Barat √
√ √ √ √ √
√ √ √ √ √
X √ √ √ √
√
√
√
√ √
√ √
√ √
Durai √
92
Dari tiga puskesmas yang diobservasi, seluruh puskesmas mempunyai persediaan format, dan kartu, sementara fasilitas pendukung berupa listrik, hanya ada pada dua puskesmas (Tanjung Balai dan Kundur Barat) sedangkan puskesmas Durai fasilitas listrik hanya tersedia pada malam hari. Untuk fasilitas mesin tik dan fasilitas penyimpanan data dan komputer semua puskesmas memilikinya, tapi pada puskesmas Kundur Barat dan Durai data relatif belum tertata dengan baik. Untuk ketersediaan dokumen baik itu protap, struktur organisasi, tupoksi dan mekanisme laporan semuanya sudah memiliki. Untuk kelancaran administrasi sistem pelayanan kepada masyarakat diperlukan beberapa macam buku registrasi seperti buku register pendaftaran pasien, buku register rawat jalan dan buku register obat atau LPLPO serta kearsipan yang diamati berkaitan dengan sistem pelayanan di puskesmas seperti tersaji pada tabel 4.6 di bawah ini: Tabel 4.6. Administrasi Pelayanan Dengan SP2TP No
Obyek Observasi
Pendaftaran pasien : register kunjungan Pemeriksaan dan diagnosis : Register 2 rawat jalan 3 Apotek : Register obat (LPLPO) Keterangan; √ = Ada X = Tidak ada 1
Tanjung Balai
Kundur Barat
Durai
√
√
√
√
√
√
√
√
√
Dari tiga puskesmas yang diobservasi oleh peneliti bahwa semua pasien yang datang dicatat pada register kunjungan, selanjutnya untuk hasil pemeriksaan dan diagnosis pasien dicatat pada register rawat jalan, sedangkan pengarsipan bagi pasien yang sudah menggambil obat dicatat pada register obat atau LPLPO. Adapun untuk menunjang proses pelayanan, berupa data kependudukan, data ketenagaan dan data fasilitas pendukung dan data keuangan, dapat digambarkan pada tabel 4.7 berikut:
93
Tabel 4.7. Kelengkapan Penunjang Pelayanan No Obyek Observasi
Tanjung Balai
Kundur Barat
Durai
√ X
√ X
√ X
√ √
√ √
√ √
√ √
√ √
√ √
1
Data kependudukan : a. Family folder b. Mutasi penduduk 2 Data ketenagaan ; a. Data tenaga B Data mutasi tenaga 3 Data Peralatan & keuangan ; a. Keuangan b. Peralatan Keterangan; √ = Ada X = Tidak ada
Berdasarkan data yang tersaji dalam tabel 4.7 bahwa data kependudukan berupa family folder semua puskesmas ada datanya, sedangkan data kependudukan tentang mutasi penduduk semua puskesmas tidak memiliki. Dilihat dari aspek kelengkapan data ketenagaan maupun data mutasi dan keuangan serta data peralatan semuanya lengkap. data yang tersedia dalam pelaksanaan SP2TP Kabupaten Karimun meliputi data LB1 (data kesakitan), LB2 (data obat-obatan), LB3 (KIA, gizi, imunisasi dan P2M), LB4 (kunjungan, perkesmas, pelayanan dasar gigi, rawat inap, JPKM/jamkesmas, laboratorium, UKS, PKM, kesehatan lingkungan, kesehatan olahraga, PSM/pemberdayaan keluarga). Data tersebut bisa dipakai untuk membantu Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun dalam menyusun perencanaan tahunan, bahan penilaian kinerja dan keberhasilan puskesmas berdasarkan beban kerja dan pencapaian hasil kegiatan puskesmas, sebagai bahan untuk pemantauan, evaluasi dan pengendalian program dan sebagai bahan untuk menentukan prioritas masalah dan upaya pemecahan serta tindak lanjutnya.
94
Semua data atau informasi dari SP2TP yang tersedia bisa dijadikan bahan dalam musyawarah perencanaan dan pembangunan tingkat kecamatan maupun musyawarah perencanaan dan pembangunan tingkat kabupaten ataupun jenjang statusnya. Data atau informasi bisa juga dipakai sebagai bahan dalam pengambilan keputusan dalam upaya untuk perbaikan dan pengembangan program dan peningkatan penataan manajemen orgainisasi. Untuk itu kelengkapan data pelayanan di puskesmas terpilih, dapat dijadikan indikator kinerja bagi kualitas sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas seperti pengamatan peneliti yang tersaji secara lengkap dalam tabel 4.8:
Tabel 4.8. Kualitas Laporan Pelaksanaan SP2TP Kabupaten Karimun No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Jenis Laporan LB 1 (data kesakitan) LB 2 (stock obat-obatan) LB 2 (permintaan obat) LB 2 (pemakaian obat) LB3 (pelayanan ibu & anak) LB3 (tumbuh kemb. anak) LB3 Gizi LB3 Imunisasi LB3 Penyakit menular LB4 Kunjungan LB4 Perkesmas LB4 Pelayanan dasar gigi LB4 Rawat inap LB4 JPKM LB4 Laboratorium LB4 UKS LB4 PKM LB4 Kesehatan lingkungan LB4 Kesehatan olahraga LB4 Pemberdayaan keluarga Prosentase TL (tidak lengkap)
Keterangan: L = lengkap( Januari s/d Desember 2008 ) TL = tidak lengkap(< 12 bulan)
Tanjung Balai L L L L L TL L L L L L L L L L L L L TL TL 15
Kundur Barat L L L L L L L L L L L L TL L TL L L L TL TL 20
Durai L L L L L TL L L L L L TL TL L TL L L L TL TL 30
95
Dari tabel 4.8 dapat dilihat bahwa dalam pelaksanaan SP2TP Kabupaten Karimun ternyata belum semua laporan yang dilaporkan secara lengkap dan akurat. Puskesmas Tanjung Balai merupakan puskesmas daerah perkotaan memiliki tata pengelolaan data yang cukup baik (85 % lengkap) sehingga hampir semua data kegiatan pelayanan di puskesmas lengkap dan tersedia serta tertata dengan baik. Puskesmas Kundur Barat sebagai puskesmas daerah biasa, kelengkapan dan ketersediaan datanya (80 % lengkap) dan kearsipannya cukup tertata dengan baik meskipun fasilitas puskesmas relatif terbatas. Adapun untuk Puskesmas Durai merupakan puskesmas daerah terpencil dimana kelengkapan dan ketersediaan datanya 70% dan kearsipannya juga belum tertata dengan baik. Untuk puskesmas Tanjung Balai, laporan yang tidak lengkap meliputi LB3 (tumbuh kembang anak) kegiatan kesehatan olahraga dan pemberdayaan masyarakat. Puskesmas Kundur Barat, laporan yang tidak lengkap terdiri dari rawat inap, laboratorium, kesehatan olahraga dan pemberdayaan keluarga tidak ada laporannya, hal ini disebabkan karena program atau kegiatannya tidak ada. Untuk puskesmas Durai sebagai puskesmas daerah terpencil, laporan yang tidak lengkap meliputi meliputi data tumbuh kembang anak, pelayanan dasar gigi, rawat inap, laboratorium, kesehatan olahraga dan pemberdayaan keluarga .disebab karena tenaga sangat terbatas dan program atau kegiatannya tidak ada 5. Proses SP2TP Kabupaten Karimun Proses pelaksanaan SP2TP Kabupaten Karimun adalah berfungsinya sistem pencatatan dan pelaporan secara berkelanjutan, teratur dan sebagai bentuk pertanggung jawaban pelaksanaan kegiatan di puskesmas dan jaringannya. Pelaksanaan SP2TP yakni beroperasinya kegiatan pencatatan dan pelaporan guna didapatkannya semua data hasil pelaksanaan kegiatan di puskesmas (temasuk didalamnya puskesmas pembantu, puskesmas keliling, polindes dan pos kesehatan desa) dan data yang berkaitan, serta dilaporkannya data tersebut kepada jenjang administrasi di atasnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur guna menunjang pengololaan upaya
96
kesehatan masyarakat. Adapun untuk proses SP2TP Kabupaten Karimun tersebut terdiri dari pengumpulan, pengiriman, analisis, penyajian, kualitas pengecekan data dan umpan balik. Proses pelaksanaan SP2TP Kabupaten Karimun mulai dari jaringan pelayanan kesehatan yang terkecil yakni dari polindes/bidan desa sampai dengan Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun dapat disampaikan seperti pada gambar di bawah ini:
Gambar 4.4 Alur Proses Pelaksanaan SP2TP Kabupaten a. Pengumpulan Pelaksanaan pegumpulan laporan untuk daerah kota dan daerah biasa dilakukan dari polindes mengirim laporan ke bidan Koordinator KIA, KB. Kemudian dari pustu membuat laporan LB1 dikirim ke petugas pengelola SP2TP. Kemudian jika ada laporan P2M pustu mengirimkan ke masing-masing pemegang program. Selanjutnya seluruh laporan direkap kemudian dikirimkan ke petugas pengelola SP2TP. Pustu dan polindes mengirimkan laporan ke masing masing pemegang program pada tanggal 2 setiap bulannya. Apabila ada laporan dari pustu dan polindes tidak lengkap yang dilakukan selama ini adalah menginformasikan untuk melengkapinya dan segera mengirim kembali. Selanjutnya laporan direkap ulang dimasukkan kedalam format SP2TP biasanya petugas pengelola SP2TP setiap awal bulan memberikan formulir SP2TP kepada semua pemegang program dan untuk LB1 petugas poli dan petugas UGD, GIGI kemudian setelah diisi semua dikumpulkan direkap oleh petugas SP2TP. Selanjutnya diserahkan kepada koordinator SP2TP. Sebelum dikirim ke Dinas Kesehatan terlebih dahulu dicek ulang oleh koordinator
97
SP2TP untuk menghindari kesalahan kemudian ditanda tangani oleh kepala puskesmas selanjutnya dikirim ke Dinas Kesehatan. Waktu yang dibutuhkan untuk mengumpulkan dan merekap data masing masing 3 (tiga) hari. Kendala dan hambatannya salah satunya karena ada beberapa pemegang program mempunyai kerja rangkap sehingga dalam waktu bersamaan mengerjakan pekerjaan yang berbeda jadi inilah yang membuat laporan sering terlambat seperti terungkap dalam wawancara yang petikannya sebagai berikut: “Cara mengumpulkan laporan dari pustu dan polindes pada setiap program tanggal 2 laporan sudah harus dikirim. Kemudian dari masingmasing program direkap selanjutnya diserahkan lagi ke petugas SP2TP lalu di baru diserahkan ke koordinator SP2TP selanjutnya dikirim Ke dinas kesehatan. Waktu yang diperlukan untuk mengumpulkan 3 hari merekap 3 hari. Jika ada laporan yang dikirim oleh pustu dan polindes tidak lengkap yang kami lakukan selama ini adalah menginformasikan kepada pustu atau polindes untuk melengkapinya dan segera mengirim kembali. Kendala dan hambatannya salah satunya karena ada beberapa pemegang program mempunyai kerja rangkap salah satunya pemegang program yang bekerja di UGD atau poli sehingga dalam waktu bersamaan mengerjakan pekerjaannya yang berbeda jadi inilah yang membuat rekap laporan sering terlambat”. (Responden 7) - Pengelola SP2TP puskesmas Untuk puskesmas daerah terpencil cara pengumpulan laporan dimulai dari pustu dan polindes mengirimkan laporan ke pemegang program antara tanggal 1 sampai dengan 5 setiap bulannya. Kemudian pemegang program merekap laporan yang masuk selanjutnya pemegang program menyerahkan kepada petugas SP2TP lalu laporan-laporan rekap baru kemudian diserahkan kepada koordinator untuk dikirim ke dinas kesehatan kabupaten. adapun kesepakatan antara pustu polindes dan puskesmas setiap tanggal 1 sampai dengan tanggal 5 setiap bulannya laporan harus sudah masuk. Adapun waktu yang diperlukan oleh pengelola SP2TP puskesmas untuk merekap data yang dikirim oleh pustu, polindes dan pemegang program selama 3 hari. Jika laporan yang dikirimkan oleh pustu dan polindes belum lengkap maka petugas SP2TP akan menghubungi. Kemudian laporan dikirim dalam bentuk SMS sedangkan laporan secara tertulis menyusul.
98
Adapun hambatan dan kendala yang dirasakan selama ini yakni pertama kendalanya beban tugas yang diserahkan kepada petugas terlalu banyak, yang kedua untuk penggunaan/memanfaatkan teknologi IT masih sangat terbatas kemudian penggunaan SMS dalam pengiriman laporan dirasa kurang efektif karena tidak semua laporan SP2TP bisa dikirimkan dengan SMS dan kadang signal HP hilang atau sangat lemah. (Sumber: Responden 11 Kasubag TU puskesmas) Kendala dan hambatan lainnya yang dihadapi oleh petugas pustu dan polindes dalam pengiriman laporan ke puskesmas yakni transportasi serta letak geografis dalam mengirimkan laporan petugas pustu dan polindes langsung menggantarkan laporan SP2TP ke puskesmas induk dengan menumpang kapal masyarakat yang kebetulan akan berangkat ke kecamatan . (Sumber: Responden 11 Kasubag TU puskesmas) b. Pengiriman Pengiriman laporan untuk puskesmas daerah perkotaan sebenarnya tidak ada masalah. Untuk puskesmas pada daerah biasa, pengiriman laporan dari petugas pustu dan polindes datang ke puskesmas setiap awal bulan untuk mengantarkan laporan baik SP2TP maupun laporan program kemasing-masing pemegang program. Sedangkan sarana transportasi yang digunakan oleh pustu maupun polindes degan sepeda motor untuk mengantarkan laporan dengan waktu yang diperlukan 45 menit sampai 1 jam (Sumber : Responden 7Pengelola SP2TP puskesmas. Petugas pustu dan polindes dalam mengirimkan laporan SP2TP ke puskesmas diantar langsung ke puskesmas setiap tanggal 1 atau 2 menggunakan transportasi darat, sepeda motor atau naik angkutan umum. Sedangkan waktu yang diperlukan untuk sampai ke puskesmas induk 45 menit. (Sumber: hasil wawancara Responden 8-Kepala puskesmas) Petugas pustu dan polindes mengantarkan langsung laporan kemudian laporan diserahkan ke masing-masing pemegang program menggunakan transportasi darat sepeda motor atau naik angkutan umum laporan dikirim
99
antara tanggal 1 dan 2. Sedangkan waktu yang diperlukan untu sampai ke pukesmas induk 45 menit. (Responden 9) – Pengelola SP2TP puskesmas Untuk puskesmas pada daerah terpencil, cara pustu dan polindes dalam mengirimkan laporan SP2TP yakni petugas pustu dan polindes menumpang kapal masyarakat yang akan berangkat ke kecamatan Durai. pustu dan polindes mengirimkan laporan SP2TP ke puskesmas induk antara tanggal 1 sampai dengan tanggal 5 sedangkan waktu yang ditempuh dari pustu dan polindes terjauh adalah 42 Km sedangkan pustu terdekat 25 Km dengan waktu tempuh 1 jam. (Sumber: Responden 10-Kepala puskesmas) Pustu dan polindes mengirimkan laporan SP2TP maupun laporan program ke puskesmas setiap tanggal 1 - 5 setiap bulannya. Petugas langsung mengantarkan laporannya dengan menggunakan transportasi laut kapal laut . Petugas pustu dan polindes menumpang kapal masyarakat jika ada yang kebetulan mau berangkat ke kecamatan Durai. Waktu yang diperlukan untuk sampai ke Kecamatan Durai membutuhkan waktu kira-kira 2,5 jam untuk pustu dan polindes terjauh dengan jarak sekitar 42 Km. Adapun pustu dan polindes yang terdekat ½ atau 1 jam itupun tergantung dari keadaan cuaca. Jika cuaca kurang baik atau gelombang laut besar waktu tempuh bisa mencapai 3 jam. Kadang oleh karena cuaca buruk dan gelombang laut besar kapal laut tidak mampu untuk meneruskan perjalanan lalu singgah kepulau-pulau yang berada di sekitar mereka sampai cuaca benar-benar baik baru melanjutkan perjalanannya menuju kecamatan. (Sumber: Responden 11-Kasubag TU puskesmas) c. Analisis Data Laporan SP2TP pernah dianalisis tapi belum semua puskesmas melakukannya. Selama ini yang menganalisis SP2TP adalah kepala puskesmas. analisis yang di lakukan selama ini sebelum Laporan dikirim ke dinas kesehatan pada saat penandatanganan kepala puskesmas mengamati sambil menganalisis untuk pemantauan. (Sumber: Responden 7) - Pengelola SP2TP puskesmas
100
Analisis laporan SP2TP juga dilakukan ketika seluruh laporan yang masuk yang dikirim oleh petugas pustu polindes dan program dikumpulkan lalu dilihat satu persatu. Laporan yang masuk tersebut mana yang sudah lengkap dan mana yang belum kemudian dapat diketahui masalah-masalah yang ada. (Sumber: Responden 8) - Kepala puskesmas Untuk puskesmas pada daerah terpencil ternyata selama ini juga telah dianalisis tapi kadang-kadang saja. Adapun cara menganalisisnya dengan cara melihat dari laporan yang masuk dari bulan lalu kebulan-bulan berikutnya apakah ada masalah atau tidak, kalau ada masalah ditindak lanjuti. (Responden 10)-Kepala puskesmas. Terkait dengan analisis yang dilakukan oleh koordinator SP2TP dan pemegang program tersebut ternyata juga belum menyeluruh hanya terbatas pada LB1 yaitu laporan penyakit untuk melihat kunjungan dan pola penyakit. (Sumber: Responden 11)-Kasubag TU puskesmas. Adapun cara menganalisisnya seluruh laporan yang dikirimkan oleh pustu dan polindes dikumpulkan lalu dilihat satu persatu. Analis tersebut dilakukan untuk mengetahui: (a) bagaimana pencapaian program, (b)bagaimana pola penyakit di masing-masing pustu dan polindes. Melalui analisi tersebut dapat dipergunakan untuk pengambilan kebijakan jika ada terjadi sesuatu masalah kesehatan di wilayah kerja puskesmas. (Sumber: Responden 9) – Pengelola SP2TP puskesmas Berdasarkan uraian di atas nampak masih sangat terbatas data laporan SP2TP yang ada telah dianalisis. Analisis tersebut dilakukan di puskesmas dan dilakukan oleh kepala puskesmas, koordinator SP2TP dan pemegang program.
d. Penyajian Penyajian laporan SP2TP, berdasarkan hasil wawancara pernah disajikan oleh masing-masing program dalam bentuk tabel, grafik dan rekap laporan meskipun masih sangat sederhana, selanjutnya disajikan di dinding ruangan masing-masing atau dibuat profil puskesmas pada awal tahun. (Sumber: Responden 6)-Kepala puskesmas.
101
Penyajian data laporan SP2TP sebenarnya juga pernah dilakukan pada saat mengadakan rapat atau lokakarya mini masing-masing pemegang program menyajikan hasil kegiatannya kemudian ditampilkan dalam bentuk data maupun grafik. Setelah 1 tahun datanya dipergunakan untuk pembuatan profil puskesmas. (Sumber: Responden 7) - Pengelola SP2TP puskesmas. Adapun kendala dan hambatannya yaitu adanya keterbatasan SDM baik dari segi kualitas maupun kuantitasnya sehingga tidak semua petugas mampu untuk membuat/mengolah data untuk disajikan akibatnya data dari laporan SP2TP kadang bertumpuk karena tidak diolah petugas. (Sumber: Responden 7); Responden 11)-Pengelola SP2TP puskesmas e. Kualitas pengecekan data Kualitas pengecekan data terus dilakukan dimana Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun selalu mengingatkan para kepala puskesmas agar dalam mengirimkan laporan, sebelum laporan dikirim terlebih dahulu dikoreksi atau dicek ulang di puskesmas. Kalau sudah semua sesuai baru dikirimkan ke Dinas Kesehatan (Sumber: Responden 1)-Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun. Namun demikian selama ini bimbingan secara khusus untuk pelaksana SP2TP belum pernah dilakukan karena yakin dan percaya bahwa koordinator SP2TP sudah mengerti tentang SP2TP. Untuk masalah kegiatan program pernah diberikan bimbingan sesuai keperluan. (Sumber: Responden 8) Kepala puskesmas Bimbingan kepada pengelola SP2TP juga tidak pernah dilakukan, yang pernah hanya kepada pemegang program diberikan bimbingan tentang ketepatan waktu karena koordinator SP2TP bukan pembuat laporan tetapi hanya pengumpul laporan.(Sumber: Responden 6)-Kepala puskesmas f. Umpan balik Umpan balik di perlu sekali karena dengan adanya umpan balik tersebut bisa melihat hasil dari laporan SP2TP yang dibuat atau dikirim selama ini
102
apakah sudah lengkap atau belum, tepat waktu dan sudah benar atau belum semua dapat dilihat dari umpan balik tersebut. Adapun kendala dan hambatan karena selama ini umpan balik tersebut tidak pernah ada makanya tidak diketahui hasil dari laporan SP2TP yang telah dikirim. (Sumber: Responden 7 Pengelola SP2TP puskesmas dan Responden 9 – Pengelola SP2TP puskesmas). Untuk puskesmas selama ini belum pernah diberikan umpan balik begitu juga dengan supervisi/bimbingan khusus untuk SP2TP oleh dinas kesehatan di damping itu kepala puskesmas juga belum pernah mendapatkan pelatihan tentang SP2TP. (Responden 10)-Kepala puskesmas
6. Output SP2TP Kabupaten Karimun a. Kualitas data SP2TP Kabupaten Karimun 1). Ketepatan waktu; Ketepatan waktu dalam pengiriman laporan, Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun memberikan waktu sebelum tanggal 10. Untuk itu puskesmas mengirimkan laporan ke Dinas Kesehatan di bawah tanggal 10 yakni antara tanggal 5 sampai dengan tanggal 9 setiap bulannya. Laporan yang masuk dari pustu dan polindes ke puskesmas selalu tepat waktu yaitu pustu dan polindes mengirimkan laporan ke puskesmas induk tanggal 1 atau 2 tetapi dari puskesmas melapor ke Dinas Kesehatan sering terambat karena petugas pengelolanya memiliki kualitas dan kuantitas yang terbatas serta faktor geografis yang sulit. Hambatan lain yang menyebabkan laporan SP2TP terlambat dikirim karena tenaga pengelola SP2TPnya lalai didalam merekap laporan SP2TP tersebut. Hal tersebut sesuai hasil wawancara yang disampaikan oleh responden yang beberapa petikan wawancaranya adalah berikut: “ .... kalau laporan yang masuk dari pustu dan polindes ke puskesmas selalu tepat waktu tetapi dari puskesmas melapor ke Dinas Kesehatan sering terlambat karena petugas pengelolanya memang tidak mampu untuk itu, sedangkan mau diberikan pekerjaan lain dia tidak mau, karena itu satu pekerjaan yang paling gampang karena hanya 1 kali sebulan. Pernah kita letakan dibagian loket tidak mau dan tidak sanggup (Responden 6)Kepala puskesmas
103
“..... kalau ketepatan waktu kadang-kadang tepat waktu tapi pernah juga terlambat beberapa kali. Hambatannya laporan SP2TP ter lambat dikirim karena tenaga pengelola SP2TPnya lalai didalam merekap laporan SP2TP tersebut. (Responden 7) - Pengelola SP2TP puskesmas Untuk daerah yang sulit misalnya puskesmas Durai selama ini laporan SP2TP kalau dilihat dari ketepatan waktu pelaporan ternyata tidak tepat waktu, karena kadang-kadang dari pustu dan polindes tidak tepat waktu mengirimkan laporan begitu juga dengan puskesmas ke Dinas Kesehatan. Laporan SP2TP dikirim dari pustu dan polindes sekitar tanggal 5 belum di puskesmasnya lagi otomatis puskesmas melaporkan lewat dari tanggal 10, karena jarak dan transportasi serta geografis sehingga di dalam pengiriman laporan SP2TP maupun laporan program sering terlambat, seperti yang disampaikan oleh responden berikut: “ .... selama ini laporan SP2TP kalau dilihat dari ketepatan waktu pelaporan tidak tepat waktu karena kadang-kadang dari pustu dan polindes tidak tepat waktu mengirimkan laporan begitu juga dengan puskesmas ke Dinas Kesehatan. Laporan SP2TP dikirim dari pustu dan polindes sekitar tanggal 5 belum di puskesmasnya lagi otomatis puskesmas melaporkan lewat dari tanggal 10” (Responden 10) - Kepala puskesmas “ ..... mengenai ketepatan waktu pelaporan selama ini yang terjadi dari pustu polindes maupun dari puskesmas ke Dinas Kesehatan yang sudah ditetapkan di bawah tanggal 10 tapi oleh karena jarak dan transportasi serta geografis sehingga di dalam pengiriman laporan SP2TP maupun laporan program sering terlambat” (Responden 11) - Kasubag TU puskesmas “... masalah ketepatan waktu pengiriman laporan SP2TP selama ini saya rasa belum karena masih ada beberapa puskesmas yang terlambat di dalam mengirimkan laporan. (Responden 2)-Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun “.... masih ada juga beberapa puskesmas yang terlambat belum tepat waktu oleh karena kendala baik dari SDM yang kurang letak dari puskesmas di daerah sulit termasuk juga transportasi sehingga laporan terlambat dikirim (Responden 5)-Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun 2). Keakuratan
104
Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun selalu mengingatkan para kepala puskesmas agar dalam mengirimkan laporan sebelum laporan dikirim terlebih dahulu dikoreksi atau dicek ulang di puskesmas. Kalau sudah semua sesuai baru dikirimkan ke Dinas Kesehatan. Tingkat akurasi tersebut dapat dibuktikan dengan tidak adanya komplain dari masing program selama ini tidak pernah terjadi. Untuk mengecek keakuratan data laporan SP2TP dilakukan dengan cara turun langsung ke pustu maupun polindes setiap bulan lalu dibandingkan dengan data laporan yang ada di pustu maupun polindes dengan data SP2TP yang dikirimkan ke puskesmas. Hal tersebut sesuai hasil wawancara yang disampaikan oleh responden yang beberapa petikan wawancaranya adalah berikut: “ .... Akurat tidak pernah direkayasa. Kita mengecek keakuratan data laporan SP2TP dengan cara kita turun langsung ke pustu maupun polindes setiap bulan lalu kita cek dan kita bandingkan data laporan yang ada di pustu maupun polindes dengan data SP2TP yang dikirimkan ke puskesmas. (Responden 7) - Pengelola SP2TP puskesmas ” ... Masalah ke akuratan laporan saya rasa akurat, karena selama ini saya pernah turun ke masing-masing pustu dan polindes melihat arsip dan regristrasi laporan yang dikirim ke puskesmas selama ini lalu saya membandingkan laporan yang dikirim ke puskesmas dengan laporan atau register yang ada akurat. (Responden 8) - Kepala puskesmas ”... supaya lapiran akurat kami selalu mengecek yaitu dengan cara kami mengecek ulang laporan yang dikirim oleh pustu atau polindes apakah ada kesalahan di dalam pelaporan laporan baik SP2TP maupun laporan program. (Responden 9) – Pengelola SP2TP puskesmas Meskipun Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun selalu mengingatkan para kepala puskesmas agar dalam mengirimkan laporan yang akurat namun untuk puskemas pada daerah terpencil ternyata laporan SP2TP masih belum akurat, sehingga belum bisa dijadikan acuan untuk melakukan pengkajian kegiatankegiatan. Hal tersebut karena dari segi SDM nya disamping mereka juga belum pernah mendapatkan pelatihan. Meskipun demikian pengelola terus melakukan cek silang (cross-check) itu terutama dengan masing-masing pemegang program. Selama ini yang menyebakan data tidak akurat dimana di masing-masing program karena dikerjakan oleh beberapa orang dengan latar belakang pendidikannya yang
105
berbeda. Adanya masalah tersebut sesuai hasil wawancara yang disampaikan oleh responden yang beberapa petikan wawancaranya adalah berikut: “... Eh untuk laporan SP2TP masih belum akurat belum bisa dijadikan acuan untuk melakukan pengkajian kegiatan-kegiatan karena mungkin dari segi SDM nya belum memiliki keterampilan untuk menganalisis atau mengkaji SP2TP itu lebih dalam disamping mereka juga belum pernah mendapatkan pelatihan”. (Responden 10)-Kepala puskesmas “... Kita melakukan cek silang (cross-check) itu terutama dengan laporan masing-masing pemegang program. Jadi kalau misalnya pemegang program P2M dia mengecek apa laporan yang dikirimkan oleh petugas pustu dan polindes sesuai penderita malaria disesuaikan dengan pemakai obat malaria yang diberikan berapa sisanya. Selama ini yang menyebakan data tidak akurat dimana di masing-masing program dikerjakan oleh beberapa orang dengan latar belakang pendidikannya yang berbeda”. (Responden 11)-Kasubag TU puskesmas 3). Kelengkapan Masalah kelengkapan laporan SP2TP secara umum masih belum terpenuhi karena belum semua dari format yang dikirimkan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun dikirimkan kembali oleh masing-masing puskesmas ke Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun. Kadang-kadang hasil tersebut disebabkan oleh tidak adanya penderita di suatu puskesmas yang diinginkan oleh dinas. Sebagai contoh laporan P2M Kusta untuk mendata penderita kusta, tetapi karena tidak ada penderita kustanya jadi kalau tidak ada penderita kustanya mereka tidak mengirim laporannya maka hal tersebut dianggap tidak lengkap. (Responden 2)-Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun Jika laporan SP2TP tidak lengkap yang dilakukan adalah meminta petugas pustu maupun polindes untuk melengkapi laporan yang tidak lengkap tersebut. Dengan cara menghubungi petugas pustu atau polindes tersebut untuk segera melengkapi laporan yang dianggap masih kurang kemudian segera melaporkan laporannya. Untuk puskesmas daerah terpencil pustu dan polindes dapat melengkapi laporan yang masih belum lengkap lalu data semetara dikirim melalui SMS kemudian laporan tertulisnya menyusul kemudian. (Responden 7 - Pengelola SP2TP puskesmas dan Responden 9 – Pengelola SP2TP puskesmas)
106
b. Pemanfaatan data SP2TP Kabupaten Karimun 1). Perencanan program Pemanfaatan data SP2TP Kabupaten Karimun untuk perencanan program yang telah dilakukan masih hanya sebatas memanfaatkan LB1nya saja. Kalau LB1 dimanfaatkan untuk diolah dan disajikan dalam bentuk data karena diperlukan untuk mengetahui 10 penyakit terbesar maka akan mengetahui perencanaan obat untuk penyakit terbanyak disamping itu juga dimanfaatkan untuk PWS perencanaan program dan evaluasi serta perencanaan program obat bahan untuk supervisi dan untuk pemantauan wilayah setempat. (Responden 6-Kepala puskesmas dan Responden 7 - Pengelola SP2TP puskesmas) Pemanfaatan data SP2TP Kabupaten Karimun untuk perencanan program hanya dilakukan untuk laporan bulanan tapi kalau untuk laporan tahunan ternyata belum dilakukan kecuali dilakukan hanya untuk sebagai bahan raker saja. (Responden 10)-Kepala puskesmas 2). Evaluasi program Pemanfaatan data SP2TP Kabupaten Karimun untuk evaluasi program dilakukan dengan mengevaluasi setiap pustu dan polindes . pustu dan polindes yang mengirimkan laporan selama 1 tahun untuk mengetahui laporan yang baik dan mana yang masih belum baik lalu akan digunakan untuk menilai kinerja tenaga pustu dan polindes serta digunakan juga untuk memperbaiki sistem pencatatan dan pelaporan pustu dan polindes untuk masa yang akan datang. (Responden 6)-Kepala puskesmas Evaluasi tersebut dilakukan pada akhir tahun saja. Untuk menemukan atau menilai kelemahan dan kesalahan yang ada selama membuat maupun mengolah merekap laporan SP2TP untuk perbaikan di tahun yang akan datang sehingga kesalahan-kesalahan yang terjadi selama ini dapat di perbaiki. (Responden 9) – Pengelola SP2TP puskesmas.
107
Kebijakan dalam mendukung evaluasi pada SP2TP dengan memberikan saran-saran maupun masukan agar dalam mengevaluasi laporan SP2TP benar dikerjakan dengan baik sehingga hasil dari kegiatan evaluasi bisa digunakan untuk memperbaiki baik kesalahan maupun kelemahan yang ditemukan selama ini. Diharapkan ke depan pelaksanaan dari SP2TP semakin baik lagi (Responden 1)-Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun. Evaluasi tersebut juga pernah dilakukan oleh dinas dan puskesmas pada saat Raker Kesda mana puskesmas yang baik laporannya mana yang masih kurang. Untuk masing-masing program evaluasi dilakukan sebulan sekali untuk melihat kinerja dimasing program mana yang masih kurang sehingga bisa diperbaiki. (Responden 2,3)-Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun 7. Hambatan-Hambatan Pelaksanaan SP2TP Kabupaten Karimun Pelaksanaan SP2TP Kabupaten Karimun masih belum sepenuhnya berjalan dengan baik. Hal tersebut tidak terlepas dari adanya kendala dan hambatan dalam pelaksanaan SP2TP Kabupaten Karimun, yaitu: a. Beberapa pemegang program bekerja rangkap bekerja di UGD atau poli sehingga rekap laporan sering terlambat. b. Tidak semua petugas mampu untuk membuat/mengolah data untuk disajikan sehingga data dari laporan kadang bertumpuk karena tidak diolah petugas. c. Data tidak tersusun di suatu tempat sehingga bila diperlukan segera tidak bisa terpenuhi dan juga selama ini data tidak diolah. d. Tidak pernah ada umpan balik dari laporan SP2TP yang dikirim sehingga tidak diketahui apakah selama ini laporan yang dikirimkan sudah masuk ke Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun dan apakah laporan SP2TP yang telah dikirimkan selama ini sudah benar lengkap dan tepat waktu. e. laporan yang dikirim tidak lengkap sehingga untuk melengkapinya memerlukan waktu lagi untuk menunggu, kemudian merekap lagi mana yang kurang kemudian sehingga dalam mengirimkan laporan sampai ke Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun menjadi terlambat.
108
f. Beban tugas yang diserahkan kepada petugas Pengelola SP2TP puskesmas terlalu banyak. g. Penggunaan/pemanfaatan teknologi IT masih sangat terbatas penggunaan SMS didalam pengiriman laporan dirasa kurang efektif karena tidak semua laporan SP2TP bisa dikirimkan dengan SMS h. Transportasi, letak geografis yang sulit sehingga ada laporan SP2TP terlambat di dalam pengirimanya i. Data tidak tersusun di suatu tempat sehingga bila diperlu segera tidak bisa terpenuhi dan selama ini juga data tidak diolah. j. Petugas pustu dan polindes
lambat mengirimkan laporan lewat dari
tanggal 2 sehingga koordinator SP2TP jadi kewalahan dan harus menghubungi petugas pustu dan polindes adapun alasan petugas pustu dan polindes karena sibuk atau tidak berada ditempat. Untuk lebih jelasnya tentang kondisi pelaksanaan laporan SP2TP Kabupaten Karimun tersebut dapat dicermati dari tabel 4.9 berikut ini:
Tabel 4.9. Kondisi Pelaksanaan Laporan SP2TP Kabupaten Karimun Faktor
Komponen Kebijakan Pendanaan
Input
SDM
Puskesmas Durai Belum tersedia namun komitmen Kepala Puskesmas dan Petugas ada
Tidak tersedia
Tidak tersedia
Tidak tersedia
Tersedia
Cukup
Kurang
Perlu tapi pembagian tugas dan tanggung jawab belum berjalan
Perlu tapi pembagian tugas dan tanggung jawab belum berjalan
Teknologi.
Tersedia, namun belum berjalan efektif.
Cukup tersedia, namun belum berjalan efektif.
Sarana kurang dan belum berjalan efektif.
Pengumpulan
Data tersusun dan dikumpulkan di suatu tempat
Data tersusun dan dikumpulkan di suatu tempat Laporan SP2TP dikirim langsung jalur darat dan laut
Laporan SP2TP dikirim lansung melalu jalur laut Dilakukan bila diperlukan
Pengiriman
Output
Puskesmas Kundur Barat Belum tersedia namun komitmen Kepala Puskesmas dan Petugas ada
Perlu tapi pembagian tugas dan tanggung jawab belum berjalan
Organisasi dan manajemen
Proses
Puskesmas Tanjung Balai Belum tersedia namun komitmen Kepala Puskesmas dan Petugas ada
Laporan SP2TP dikirim langsung
Data belum terkumpulkan di suatu tempat
Analisis
Dilakukan rutin
Dilakukan rutin
Penyajian
Dilakukan rutin
Dilakukan rutin
Pengecekan
Dilakukan rutin
Dilakukan rutin
Dilakukan tapi tidak rutin
Umpan balik
Tidak pernah di lakukan
Tidak pernah dilakukan
Tidak pernah dilakukan
Ketepatan waktu
Tepat waktu
Tepat Waktu
Sering Terlambat
Keakuratan data
Dilakukan rutin
Dilakukan rutin
Tidak pernah dilakukan
Kelengkapan
Dilakukan rutin
Dilakukan rutin
Tidak pernah dilakukan
Perencanan
Dilakukan tapi tidak rutin
Dilakukanda tapi tidak rutin
Belum pernah dilakukan
Dilakukan rutin
Dilakukan rutin
Belum pernah dilakukan
Evaluasi program
dilakukan tapi masih sangat sederhana
109
B. Pembahasan 1. Proses pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Sesuai dengan peranan dan fungsi dari pelaksanaan SP2TP yakni didapatkannya semua data hasil pelaksanaan kegiatan di puskesmas (termasuk di dalamnya puskesmas pembantu, puskesmas keliling, polindes dan pos kesehatan desa) dan data yang berkaitan, serta diiaporkannya data tersebut kepada jenjang administrasi di atasnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Dari hasil wawancara dengan responden dan hasil temuan lapangan, terungkap bahwa proses pelaksanaan SP2TP belum berjalan dengan baik sesuai dengan mekanisme dan garis program yang sudah ditentukan. Proses kerja yang terjadi selama ini, baik itu kabupaten maupun puskesmas, sudah berjalan walaupun hasilnya belum terlalu optimal, hal ini disebabkan karena pelaksanaan SP2TP belum sesuai dengan pedoman dan petunjuk teknis, hal ini dibuktikan dengan sistem pengelolaan data yang belum optimal artinya belum baik dan masih terdapat beberapa hambatan teknis misalnya, laporan sering nyasar bahkan hilang, laporan tidak tepat waktu dan laporan tidak lengkap serta pengirimanya dititipkan kepada pihak lain. Pelaksanaan SP2TP mulai dari prosesnya sampai dengan hasil dilakukan secara manual dimulai dari tingkatan pelayanan kesehatan yang terdekat dengan masyarakat mulai bidan desa, polindes, pustu, posKesdes, dan puskesmas sampai dengan jenjang pelayanan kesehatan di atasnya. Kegiatan pokok puskesmas yang dilakukan di dalam gedung maupun di luar gedung puskesmas, puskesmas tempat tidur, dan puskesmas pembantu serta bidan di desa harus dicatat dan dilaporkan. Penggunaan laporan yang dihasilkan dari SP2TP dan informasi lainnya yakni untuk menunjang proses manajemen tingkat puskesmas, sebagai bahan penyusunan rencana tahunan puskesmas, sebagai bahan penyusunan rencana kerja operasional puskesmas serta bahan untuk pemantauan, evaluasi dan pembinaan. Hal ini sesuai dengan petunjuk teknis tentang pelaksanaan SP2TP (Depkes Rl, 1997).
110
111
Sistem pencatatan dan pelaporan yang berkualitas tentunya dapat dilihat dari faktor ketersediaan data dan pemanfaatan data untuk perencanaan dan evaluasi secara konsisten dan berkesinambungan. Dilihat dari kondisi dan situasi yang terjadi saat ini di lapangan, pemanfaatan SP2TP belum maksimal sebagai database, yang dapat digunakan untuk perencanaan, evaluasi, dan pengambilan keputusan karena bebagai permasalahan. Secara umum persoalan yang paling menonjol adalah kemampuan atau profesionalitas dari para pengguna yang masih lemah, kondisi geografis yang sulit dan masih terbatasnya jumlah sarana, dana, sistem organisasi serta umpan balik laporan SP2TP yang belum optimal, sehingga kualitas informasi dan pemanfatannya tidak maksimal. Data atau informasi yang dihasilkan dan dimanfaatkan secara baik dan terus menerus memerlukan suatu strategi khusus yang difokuskan pada aspek yaitu meningkatkan kualitas kualitas data SP2TP Kabupaten Karimun yang terdiri dari (1) ketepatan waktu; (2) keakuratan; (3) kelengkapan dan (4) pemanfaatan untuk perencanan dan evaluasi program (WHO (2008:20); Aqil et al. (2009). 2. Faktor input SP2TP Dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun faktor input terdiri dari (1) Kebijakan (policy) dalam pelaksanaan SP2TP adalah sangat penting, namun demikian dalam realisasinya kebijakan tersebut belum berjalan efektif. (2) Dana untuk pelaksanaan SP2TP sampai saat ini tidak pernah ada sehingga biaya operasional seperti ATK biasanya ditumpangkan ke anggaran rutin kantor. (3) Kondisi sumber daya manusia (SDM) dalam pelaksanaan SP2TP masih dirasakan kurang. Kekurangan SDM tersebut baik kualitas maupun kuantitas. (4) Organisasi dan manajemen dalam pelaksanaan SP2TP sangat perlu sekali namun pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing petugas belum berjalan dengan baik. (5) Faktor teknologi pelaksanaan SP2TP sangat diperlukan untuk meningkatkan efisiensi namun ternyata belum membawa perubahaan yang berarti, khususnya untuk membantu dalam meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun. 3. Proses SP2TP
112
Dalam tahapan proses pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun masih banyak kendala misalnya pengiriman laporan untuk puskesmas daerah terpencil terdapat kendala transportasi karena letak geografis yang sulit sehingga ada kalanya laporan SP2TP dititipkan kepada masyarakat yang kebetulan akan berangkat ke kecamatan. Hal ini tentunya tidak tepat karena bisa terjadi laporan yang dikirimkan tersebut nyasar atau tidak sampai tujuan. Tahapan proses merupakan tahapan yang penting yang menentukan kualitas laporan, input yang baik tanpa proses yang memadai akan menghasilkan hasil yang minimal. Hal tersebut sesuai hasil penelitian yang dilakukan oleh Aqil et al. (2009) bahwa terdapat keraguan bahwa di negara-negara berkembang, sistem informasi kesehatan (RHIS) gagal untuk mendukung sistem kesehatan untuk menciptakan transparansi dan akuntabilitas. Salah satu kelemahan dalam sistem informasi kesehatan di negara-negara berkembang adalah tahapan proses. Hal tersebut disebabkan karena minimnya dana yang dialokasikan serta terbatasnya tenaga yang mengelola laporan tersebut. 4. Output SP2TP Output dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun juga masih belum berjalan dengan baik sehingga laporan sampai ke Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun selalu terlambat dan ada yang tidak lengkap. Adapun hambatan-hambatan dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun adalah transportasi, letak geografis yang sulit, keterbatasan SDM baik secara kualitas maupun kuantitasnya, pemanfaatan teknologi IT masih sangat terbatas, manajemen data belum baik dan tidak pernah ada umpan balik dari laporan SP2TP. Ketersediaan sistem didalam mendukung pelaksanaan kegiatan pencatatan clan pelaporan puskesmas di Kabupaten Karimun, sudah ada namun didalam perjalanannya mengalami berbagai upaya penyempurnaan dan perbaikan sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan zaman. Kondisi ini sesuai dengan teori tentang disain sistem, yakni model sistem informasi sebagai sesuatu yang ditentukan oleh pengguna atau manajer (Anderson, 1994). Dalam pandangan ini, sistem informasi dianggap bersifat endogen terhadap organisasi, yaitu dimana
113
para anggota organisasilah yang memegang kontrol terhadap aspek teknis dari sistem tersebut dan dapat mengendalikan konsekuensi dari implementasinya. Menurut teori ini, perubahaan terjadi secara rasional seiring dengan dikenalinya kebutuhan-kebutuhan yang ada dan masalahpun dapat terselesaikan. Dari uraian di atas, maka dalam implementasi SP2TP di Kabupaten Karimun belum sesuai dengan makna pengenalan sistem secara mendalam terhadap kebutuhan-kebutuhan yang ada. Pengguna informasi belum mampu mengendalikan perubahaan yang dihasilkan oleh SP2TP, sehingga peranan dan manfaatnya belum optimal dalam pelaksanaan program. Pelaksanaan SP2TP sebagai sistem informasi kesehatan rutin (RHIS) ternyata belum mampu untuk mendukung sistem kesehatan untuk menciptakan transparansi dan akuntabilitas (Aqil et al., 2009). Ketersediaan sarana berupa fasilitas penunjang dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun belum sesuai dengan harapan, artinya tersedianya sarana belum menjawab kebutuhan dan masih ada kekurangannya. Begitu pula dengan ketersediaan SDM yang profesional, hampir semua pengelola data di Kabupaten Karimun latar belakang pendidikannya adalah tenaga kesehatan, dan fokus kegiatan lebih pada penanganan program atau kegiatan, sementara pengelolaan data hanya sebagai sampingan. Kegiatan pendidikan, pelatihan dan magang yang berkualitas diharapkan mampu meningkatkan kapasitas petugas pengelola data, namun jarang dilakukan bahkan tidak ada. Bagaimanapun orang seharusnya tidak berhenti belajar setelah menamatkan sekolahnya yaitu pendidikan formal, karena belajar adalah suatu proses seumur hidup (long life process). Oleh karena itu program pelatihan dan pengembangan karyawan harus bersifat berkesinambungan dan dinamis sesuai dengan kebutuhan dan manfaatnya untuk penguasaan pengetahuan dan ketrampilan, serta tanggungjawab terhadap pelaksanaan program (Rachmawati, 2008). Namun pada kenyataan kegiatan pelatihan yang dilaksanakan secara terus menerus untuk meningkatkan kapasitas petugas pengelola data di Kabupaten Karimun jarang dilakukan karena tidak tersedianya dana operasional SP2TP,
114
kalaupun ada tidak terencana dengan baik dan waktunya tidak pasti dan tidak komprehensif. Suatu kegiatan dapat terlaksana dengan baik dan benar apabila diatur dengan suatu pedoman, aturan atau regulasi yang jelas berupa Surat Keputusan, Petunjuk Pelaksanaan atau Petunjuk Teknis. Ketersediaan regulasi untuk menuntun pelaksanaan kegiatan SP2TP hanya tersedia pada tingkat kabupaten berupa SK tim SIK maupun Juknis, sementara tingkat puskesmas belum ada dan mereka bekerja dengan berpedoman pada contoh yang sudah ada ataupun karena kebiasaan dari petugas yang satu ke petugas yang lainnya. Pada hal menurut SK Dir. Binkosmas No.590/BM/DJ/lnfo/1996, pada hakekatnya petunjuk teknis ini memberikan acuan atau pedoman dalam pengolahan, penyajian, dan interpretasi data SP2TP di tingkat puskesmas dan dinas kesehatan kabupaten, sehingga dapat diperoleh informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan, perencanaan dan tindak lanjut pemecahan masalah guna menunjang tugas pokok dan fungsi (Depkes Rl, 1997). Sebuah organisasi akan berfungsi dengan baik apabila didukung oleh sumber daya yang memadai dan berkualitas. Sumber daya inti dalam penggerakan organisasi yakni sumber daya manusia, sumber daya dana dan sumber daya sarana dan prasarana. Kesiapan sumber daya khususnya sumber daya manusia dan sumber daya dana, hubungannya dengan pelaksanaan SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun, masih merupakan masalah baik dari segi kuantitas dan kualitas. Ketersediaan sumber daya manusia untuk mengelola SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun dari segi kuantitas tidak bermasalah artinya jumlahnya cukup, namun dari segi kualitas bermasalah dan kurang profesional, karena semua tenaga pengelola data adalah tenaga kesehatan dan fokus kerjanya yaitu mengurus program sedangkan pekerjaan mengolah data dilakukan apabila ada waktu yang luang. Sebuah organisasi di dalam kehadirannya tentunya mempunyai bermacammacam tujuan dan harapan yang ingin dicapai. Tujuan dan harapan tersebut bisa diraih dengan dukungan dan pemberdayaan seluruh sumber daya yang dimiliki
115
oleh organisasi tersebut. Seluruh sumber daya yang ada pada organisasi yang menunjukkan keunggulan kompetitif potential adalah sumber daya manusia. Keberhasilan sebuah organisasi tergantung bagaimana kesiapan sumber daya manusianya. pengelolaannya baik jumlah dan kualitas yang cukup dan mempunyai visi dan misi jelas (Rachmawati, 2008). Alokasi sumber daya dana di dalam pelaksanaan program SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun. belum mendapatkan perhatian secara proporsional, artinya belum ada alokasi pembiayaan secara khusus untuk kesinambungan kegiatan SP2TP, yang terjadi adalah apabila dibutuhkan dana untuk operasional SP2TP, disiasati dari program yang lain. Agar pelaksanaan program SP2TP itu berhasil, maka sesuai dengan teorinya mengatakan bahwa kegiatan manajemen untuk menghimpun semua sumber daya yang dimiliki oleh organisasi dan dimanfaatkan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi (Muninjaya, 2004). Sistem kelembagaan dalam organisasi sangat dibutuhkan untuk mengatur tata kerja dan tata kegiatan dan pola komunikasi pada organisasi tersebut. Sistem kelembagaan berupa struktur organisasi, prosedur tetap dan Tugas pokok dan fungsi perlu diatur dalam aturan perundang-undangan. Tata aturan perundangundangan berkenaan dengan sistem kelembagaan di Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun berupa Peraturan Pemerintah, Surat Keputusan dan Peraturan Daerah sudah ada, namun belum diterapkan atau diaplikasikan sebagaimana yang diatur didalamnya. Permasalahan yang dihadapi yaitu lemahnya kesiapan sumber daya manusia untuk implementasi aturan dan keterbatasan-keterbatasan sumber daya lainnya. Kondisi saat ini Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun mempunyai struktur khusus tentang pelaporan yaitu sub bagian program dan pelaporan yang berada di Sekretariat (PP 41 tahun 2007), namun belum berfungsi karena hingga pada saat penelitian, posisi penanganan SP2TP masih berada di bawah seksi puskesmas, bidang yankes/yanmed. Dengan kata lain struktur organisasi untuk menggerakkan penanganan sistem informasi kesehatan di Kabupaten Karimun belum berfungsi sebagaimana mestinya sesuai dengan struktur yang baru.
116
Untuk prosedur tetap dan tugas pokok dan fungsi berkaitan dengan pelaksanaan SP2TP sesuai dengan SK Dirjen Binkesmas No 590/1996 tersedia, namun keberadaannya hanya tersedia di dinas kesehatan kabupaten, sementara puskemas tidak tersedia. Pelaksanaan pengolahan data yang dilakukan selama ini didasarkan pada pengalaman, kebiasaan dan mengikuti contoh yang sudah ada. Pembinaan dan supervisi terhadap pelaksanaan SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun baik dari propinsi ke kabupaten maupun dari kabupaten ke puskesmas jarang ada bahkan tidak ada, alasannya adalah karena keterbatasan dana. Pembinaan dan supervisi dalam pengawasan pelaksanaan program perlu dilakukan secara terus menerus. Menurut Wijono (1997) mengungkapkan pembinaan dan pengawasan dilakukan dengan mengamati pelaksanaan seluruh aspek program untuk menjamin agar semua kegiatan yang sedang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana. Peningkatan pembinaan dan pengawasan pada hakekatnya akan membawa ataun berdampak pada peningkatan kemampuan pelaksanaan dan pengendalian kegiatan. Untuk memahami kinerja pelaporan yang dihasilkan dapat dilihat kualitas laporan dalam pelaksanaan sistem pencatatan pelaporan puskesmas yang dapat diperhatikan pada tabel 4.10. Dari aspek sumber daya manusia yang profesional sebagai penggerak dalam pengelolaan SP2TP tidak tersedia karena belum ada upaya penguatan kapasitas terhadap petugas kesehatan yang selama ini berkecimpung dalam penanganan laporan. Ketersediaan teknologi berupa komputer belum dioptimalkan fungsinya dan hanya dipakai untuk mengetik surat, belum dipakai untuk pengelolaan data. Berdasarkan tabel 4.10 dapat diambil kesimpulan bahwa pelaksanaan SP2TP untuk Puskesmas daerah tidak terpencil yang ada di Kabupaten Karimun belum berjalan dengan baik, hal tersebut dapat dilihat dari aspek input, proses, output dan sarana pendukung sebenarnya telah tersedia namun belum berfungsi secara optimal. Sedangkan Untuk puskesmas daerah terpencil pelaksanaan SP2TP kurang optimal dilihat dari aspek input, proses,dan output di tambah dengan keterbatasan sarana prasarana pendukung dan letak geografis yang sulit.
117
Tabel 4.10. Kinerja pelaksanaan SP2TP menurut Kelompok Puskesmas Puskesmas Tidak Terpencil Masalah yang ada Rekomendasi - Kebijakan belum tersedia - Perlu adanya suatu kebijakan - Belum tersedia dana - Pengganggaran - SDM tidak bekerja maksimal - SDM yang ada di manfaatkan - Org&Manajemen belum tertata semaksimal mungkin fungsinnya Input - Memperbaiki penataan dan dengan baik manajemen organisai - Teknologi cukup tapi belum - Sosialisasi pemanfaatan tehnologi berfungsi dengan baik yang tersedia Sebaiknya data di simpan satu Pengumpulan data, Pengiriman data mudah dilakukan tempat Perlu pembinaan lebih lanjut Bimbingan analisis data ada SDM relatif mampu menyajikan SDM yang ada kemampuannya lebih di tingkatkan lagi data Makin ditingkatkan lagi Proses Umpan balik sering dilakukan Faktor
Ketepatan waktu Keakuratan data Kelengkapan bisa dilakukan Output sedangkan Perencanaan dan Evaluasi program sering
Lebih di tingkatkan perlu di Buat komitmen bersama tentang ketepatan waktu pengiriman laporan Lakukan pengecekan data yang belum akurat Kelengkapan lebih di perhatikan
-
Puskesmas Terpencil Masalah yang ada Rekomendasi Kebijakan tidak tersedia - Perlu adanya Kebijakan Tidak tersedia dana - Perlu penyediaan dana SDM terbatas - Perlu penambahan tenaga Organisasi dan manajemen data - Penataan organisasi dan belum tertata manajemn data dengan baik Teknologi tersedia tapi kurang - Pengadaan komputer beserta sistemnya
- Pengumpulan data sulit - Pengiriman data sulit - SDM analisis data Belum ada - SDM tidak mampu menyajikan data - Umpan balik tidak ada
- Ketepatan waktu sulit karena faktor geografis - Data tidak akurat - Data tidak lengkap - Perencanaan program tidak ada - Evaluasi program tidak ada
- Membuat kesepakatan pengumpulan dan pengiriman data dgn cara SMS untuk daerah terpencil - Penembahan tenega pengangkatan pegawai - Memberikan pelatihan kepada SDM yang ada untuk menganalisis dan cara manyajikan data - Melakukan evaluasi berkala - Perlu di carikan selusi didalam mengatasi masalah transportasi laut bagi daerah terpencil Perlu memperbaiki data baik kelengkapan maupun akurasi data Sehingga dapat di pergunakan
118
119
dilakukan
Buat prencanaan yang lebih baik
untuk perencanaan dan evaluasi program
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan uraian hasil penelitian dan pembahasan, dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Input dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun a. Kebijakan (policy): belum berjalan efektif karena salah satunya oleh SK (surat keputusan) maupun juklak/juknis (petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis) untuk mendukung pelaksanaan SP2TP. b. Dana: untuk pelaksanaan SP2TP sampai saat ini tidak pernah ada. c. Sumber daya manusia: SDM masih kurang, baik kualitas maupun kuantitas khususnya untuk puskesmas Durai. d. Pembagian tugas dan t\nggung jawab masing-masing petugas belum berjalan dengan baik sehingga banyak petugas yang rangkap jabatan. e. Teknologi: fasilitas teknologi yang ada belum membawa perubahaan berarti dalam pelaksanaan SP2TP. 2. Proses dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun masih banyak kendala yaitu : a. Pengumpulan data: pengumpulan data masih sering terlambat karena manajemen data belum baik karena data tidak diarsip dengan rapi, b. Pengiriman laporan: pengiriman laporan khususnya untuk puskesmas daerah terpencil terdapat kendala transportasi karena letak geografis yang sulit dan dana terbatas sehingga sering laporan SP2TP terlambat c. Analisis, penyajian, kualitas pengecekan data dan umpan balik masih jarang dilakukan bahkan untuk puskesmas terpencil tidak pernah dilakukan. 3. Output dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun juga masih belum berjalan dengan baik yaitu: a. ketepatan waktu laporan: pengiriman laporan sampai ke Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun sering terlambat; b. keakuratan data: laporan tidak akurat khususnya untuk puskesmas daerah
88
89
terpencil; c. kelengkapan laporan: data yang dikirimkan banyak yang tidak lengkap sehingga data harus disusulkan lewat SMS. d. pemanfaatan: pemanfaatan data dan laporan SP2TP untuk perencanan dan evaluasi program juga belum dilakukan secara optimal. 4. Hambatan-hambatan dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun adalah transportasi, letak geografis yang sulit, keterbatasan SDM dan pembagian tugas sehingga banyak pegawai yang rangkap tugas, pemanfaatan teknologi IT masih sangat terbatas, manajemen data belum baik dan tidak pernah ada umpan balik dari laporan SP2TP. B. Saran Dalam rangka peningkatan dan perbaikan pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas pada masa yang akan datang, pada kesempatan ini peneliti menyampaikan saran-saran sebagai berikut: 1. Untuk Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun: a. Perlu
dilakukan
pelatihan
dan
magang
secara
terencana
dan
berkesinambungan guna mendapatkan SDM yang terampil dan profesional di dalam pengelolaan data b. Perlu penguasaan dan pemahaman secara benar dan mendalam tentang peranan dan manfaat SP2TP,sehingga mendapat perhatian secara sungguh sungguh serta merencanakan alokasi sumber daya yang profesional sesuai dengan kebutuhan operasionalnya c. Menyediakan anggaran untuk ATK, transportasi, rapat koordinasi atar program dan pengolahan data untuk daerah sangat terperpencil biasa dan perkotaan sesuai dengan kebutuhan masing masing puskesmas d. Diperlukan upaya penataan secara komprehensif terhadap pengelolaan SP2TP bagi pengembangan dan penerapan sistem informasi kesehatan di Kabupaten Karimun 2.
Untuk Kepala Puskesmas : a. Pengelolaan data yang lebih baik misalnya data yang ada disusun dan dikumpulkan di suatu tempat yang tertentu sehingga bila diperlukan segera bisa ditemukan;
90
b. Ditingkatkan kualitas laporan terutama kelengkapan dan akurasi laporan. c. Ditingkatkan pemanfaatan teknologi IT sehingga pelaporan lebih efektif. Terkait dengan pemanfaatan teknologi IT perlu dilakukan pelatihan pemanfaatan program spreadsheet (misal excel) untuk mendukung pelaksanaan SP2TP. d. Dalam rangka peningkatan pemanfaatan teknologi tersebut khususnya untuk puskesmas daerah terpencil yaitu puskesmas Durai karena listrik tegangannya tidak stabil maka perlu disediakan fasilitas pendukung berupa alat untuk menstabilkan arus (stabilizer) sehingga peralatan elektronik termasuk komputer tidak terganggu.
91
DAFTAR PUSTAKA Aqil, A, Lippeveld, T. and Hozumi D., 2009, PRISM framework: a paradigm shift for designing, strengthening and evaluating routine health information systems, Health Policy and Planning; 24:217–228 Azwar, A., 2006. Pengantar Aministrasi Kesehatan. Edisi Kelima, Jakarta Donabedian, A., 1979, Aspects of medical care administration specifying requirement for health care. Harvard University Press. Massachusetts, London. Donabedian, A., 2005, “Evaluating the Quality of Medical Care”, The Milbank Quarterly, Vol. 83, No. 4, 2005 (pp. 691–729) Depkes RI., 1997a, Pedoman Sistim Informasi Manajemen Puskesmas. Jakarta. Depkes RI.,1997b, Petunjuk Pelaksanaan Sistim Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas. Jakarta. Depkes RI., 1997c, Petunjuk Pengolahan dan Pemanfaatan data SP2TP. Jakarta. Depkes. RI., 2003, Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 004/Menkes/SK/l/2003 tentang Kebijakan dan Strategi Desentralisasi Bidang Kesehatan. Jakarta. Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun, 2008, Profil Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun tahun 2008. Goodhue, D.L., 1995, Understanding User Evolution of Information Systems, Management Science, Desember: 1927-1844. Goggin, M.L., 1990. Implementation Theory and Practice : Tward a third generation, Glenview, Illinois, USA : Foresman and Company. Haag, S., Cummings, M., 1998, Management Information System for the Information Use, Mc. Graw Hill Internasional. Kaho, Josef Riwu, 1988. Prospek Otonomi daerah di Negara RI, Rajawali Pers, Jakarta. Karimi, J, Gupta Y.P., and Somers, T.M.,1996, Impact of Competitive and Information Technology Maturity on Firms’ Strategic Response to Globalization, Journal of Management Information Systems 12, p 55-88. LaFond, A, and Brown, L., 2003, A Guide to Monitoring and Evaluation of Capacity-Building Interventions in the Health Sector in Developing Countries, MEASURE Evaluation Manual Series, March No. 7
92
Lafond, A, and Fields, 2003, The Prism: Introducing an Analytical Framework for Understanding Performance of Routine Health Information Systems in Developing Countries: A Workshop on Enhancing the Quality and Use of Health Information at the District Level Eastern Cape Province, SouthAfrica, Tersedia dalam http://www.changesproject.org/pubs/prismpapersafrica.pdf Lippeveld, T., Sauerborn, R., Bodart, C., 2000, Design and Implementation of Health Information Systems. World Health Organization, Geneva. Mackay, K., 2003, Membangun System Pemantauan dan Evaluasi, Untuk Mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan yang Lebih Baik, IEG Independent Evaluation Group, diterjemahkan Rudy H. Alam. Matz. A. dan Usry. M., 1994, Akuntansi Biaya, Pereneanaan dan Pengendalian, Jilid I, Edisi X, Erlangga, Jakarta. McLeod, R., 1998. Management Information Systems. 7th Edition, Prentice Hall, Inc. New Jersey. Min Choe, J., 1996, The Relationship among Performace of Accounting Information System, Influence Factors, and Evolution Level of Information System, Journal of Management Information System, Vol.12, No.4, pp.215-239 Moleong, L.J., 2006, Metode Penelitian Kualitatif, Edisi Revisi, PT Remaja Rosdakarya. Bandung. Mulyadi, 2003 Akuntansi Biaya, Penentuan Harga Pokok Produksi dan Pengendalian Biaya, BPFE UGM, Yogyakarta. Notoatmodjo, S., 1993. Pengantar Pendidikan Kesehatan dan Ilmu Perilaku, Andi Offset. Yogyakarta. Notoatmodjo, S., 2003. Ilmu Kesehatan Masyarakat, Cetakan Kedua, Rineka Cipta. Jakarta. Notoatmodjo, S., 2005. Pengembangan Sumber daya Manusia (Edisi Revisi), Rineka Cipta, Jakarta. Patton, Q.M., 1991, Metode Evaluasi Kualitatif. Pustaka Pelajar. Yogyakarta. Rachmawati, I.K., 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit Andi. Yogyakarta. Ridwan U., 2006, Evaluasi penggunaan perangkat lunak pada konsultasi gizi Puskesmas Kota Pontianak. Tesis (tidak dipublikasikan). Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.
93
Robin. S, 2006. Organization Behavior (Prilaku Organisasi). Terjemahan, Prenhalindo Jakarta. Sekda Kabupaten Karimun, Peraturan Daerah Kabupaten Karimun Nomor 16 Tahun 2008 Tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi Dinas Daerah Kabupaten Karimun, Bagian Hukum dan Organisasi Tatalaksana. Siagian. SP., 2001. Organisasi, Kepemimpinan dan Perilaku Administrasi, PT. Gunung Agung, Jakarta. Simamora, H., 2006, Manajemen Sumber Daya Manusia. STIE YKPN Edisi ketiga, Cetakan II. Yogyakarta. Sudarianto, 2007 Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Transaksi Puskesmas (SITRAPUS) di Kabupaten Bantaeng Provinsi Sulawesi Selatan. Tesis Minat Sistem Informasi Manajemen Kesehatan, Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Sugiyono, 2002, Statistika untuk Penelitian, Alfabeta, Bandung. Sumidjo. W., 2004. Kepemimpinan dan Motivasi, Ghalia Indonesia, Jakarta. Thoha. M., 2004. Kepemimpinan Dalam Manajemen, CV. Rajawali, Jakarta. Utarini, A., 2005, Metode Penelitian di dalam panduan penyusunan tesis. Universitas Gadjah Mada. Yogyakarta. Wijono. D., 1997, Manajemen Kepemimpinan dan Organisasi Kesehatan. Airlangga University Press. Surabaya. West, C.F.J. and Whyte, B., 2004, Implementing computerized workload Data Collection in Rural Primary Health Care. Australian Journal of Rural Health (2004) 12,11-16. WHO, 2008, Health Metrics Network: Framework and standards for country health information systems, World Health Organization, Second edition, Avenue Appia, Geneva. Yin, R.K., 2006, Studi Kasus Desain dan Metoda. PT Raja Grafindo Persada. Jakarta.
94
Lampiran 1 : PROGRAM STUDI ILMU KESEHATAN MASYARAKAT MINAT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KESEHATAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS GADJAH MADA Gd.lKM It 3, Sayap Timur Jl. Farmako, Yogyakarta 55281. Telp/Fax.0274 - 549432, Email:
[email protected] Website: http://simkes.ugm.ac.id
PENJELASAN UNTUK MENJADI INFORMAN Kepada Yth. Bapak/lbu/Sdra/i di Kabupaten Karimun Dengan hormat, Dengan segala kerendahan hati, kami mohon kesediaan Bapak/lbu/Sdra/i untuk menjadi subyek penelitian kami dengan Judul : Evaluasi Pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas di Kabupaten Karimun, dengan jujur, tanpa ada paksaan dari siapa pun dan tanpa ada praduga, sebab semua ini kami lakukan untuk perbaikan dan pengembangan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas ini ke depan. Semua informasi dan jawaban yang kami dapatkan semata-mata untuk kepentingan penelitian, oleh sebab itu kami akan menjamin kerahasiaan jawaban Bapak/lbu/Sdra/i. Atas kerelaan dan kesediaan Bapak/lbu/Sdra/i untuk meluangkan waktunya menjawab pertanyaan yang ada dalam daftar isian ini, kami sampaikan banyak terimakasih. Hormat kami Peneliti,
Anton Ferri
95
Lampiran 2 : PROGRAM STUDI ILMU KESEHATAN MASYARAKAT MINAT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KESEHATAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS GADJAH MADA Gd.lKM It 3, Sayap Timur Jl. Farmako, Yogyakarta 55281. Telp/Fax.0274 - 549432, Email:
[email protected] Website: http://simkes.ugm.ac.id
PERNYATAAN KESEDIAAN MENJADI INFORMAN (INFORMED CONSENT) Untuk penelitian dengan judul : Evaluasi Pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas di Kabupaten Karimun, Yang bertanda tangan dibawah ini: Nama :.................................... Umur :.........................,.......... Pendidikan :.................................... Pekerjaan/Jabatan :.................................... Alamat :.................................... Setelah mendapatkan penjelasan tentang maksud dan tujuan serta manfaat penelitian ini, dengan ini kami menyatakan bersedia berpartisipasi menjadi informan yang dilakukan oleh Saudara Anton Ferri dari Minat Utama Sistem Informasi Manajemen Kesehatan Sekolah Pasca Sarjana llmu Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada. Demikian pernyataan ini kami buat dengan sesungguhnya tanpa paksaan dari siapapun. ............................ 2009 Peneliti, Informan, Anton Ferri
(......................................)
96
Lampiran 3 : PROGRAM STUDI ILMU KESEHATAN MASYARAKAT MINAT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KESEHATAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS GADJAH MADA Gd.lKM It 3, Sayap Timur Jl. Farmako, Yogyakarta 55281. Telp/Fax.0274 - 549432, Email:
[email protected] Website: http://simkes.ugm.ac.id
PEDOMAN WAWANCARA MENDALAM Evaluasi Pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas di Kabupaten Karimun Prolog : Selamat pagi/siang/sore bapak/ibu, Kami mau memperkenalkan diri kami, nama Anton Ferri, peneliti dari Universitas Gadjah Mada. Kami sampaikan terima kasih atas kesediaan dan partisipasi bapak/ibu dalam penelitian ini. Informasi yang akan kami dapatkan dalam memperoleh gambaran pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas dalam upaya untuk perbaikan dan penyempurnaan sistem informasi kesehatan, khususnya di Kabupaten Karimun. Tujuan : Mendapatkan gambaran pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas di Kabupaten Karimun Mekanisme : 1. Salam (perkenalan, ramah tamah, ucapan terima kasih atas partisipasinya) 2. Menjelaskan maksud dan tujuan wawancara 3. Menjelaskan penggunaan alat perekam 4. Waktu wawancara berkisar antara 60 - 90 menit 5. Suasana wawancara tetap diupayakan untuk santai, tenang, dan tidak terganggu 6. Membuat perjanjian untuk klarifikasi ulang hasil wawancara 7. Akhiri wawancara dengan salam an ucapan terima kasih
Lampiran 4 PERTANYAAN WAWANCARA MENDALAM EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS DI KABUPATEN KARIMUN Tanggal wawancara : ………………………………………….. Tempat wawancara : ………………………………………….. Waktu wawancara : ………………………………………….. I. Identitas Responden 1. Nama
: ………………………………………….. (L/P)
2. Umur
: …………… Tahun
3. Pendidikan
: …………………………………………..
4. Unit Kerja
: …………………………………………..
5. Tugas Pokok
: …………………………………………..
6. Tugas Rangkap
: …………………………………………..
7. Masa Kerja
: …………… Tahun
II. Pertanyaan untuk petugas pengelola SP2TP puskesmas 1. Pelaksanaan ST2TP a. Bagaimana pendapat anda tentang proses SP2TP b.
Sudah berapa lama anda menjadi pengelola SP2TP, disamping sebagai pengelola SP2TP apakah anda mengelola program lain?
c.
Bagaimana menurut anda tentang pentingnya pertemuan berkala untuk kelancaran SP2TP? Probing: apa materi pertemuan? dokumennya? tindak lanjut? apakah rutin? periodenya?
2. Input SP2TP a. Bagaimana menurut anda tentang pentingnya kebijakan untuk kelancaran SP2TP? Probing: b. Bagaimana menurut anda tentang dana operasional untuk SP2TP? Probing: sumbernya dari mana? jumlahnya berapa? dan untuk apa saja? c. Bagaimana menurut anda tentang pentingnya struktur organisasi dan manajemen untuk kelancaran SP2TP? Jelaskan? Probing: Sebagai apa? Bagaimana kewenangan dan tanggungjawab? Siapa yang menunjuk?
88
89
Apakah ada SK-nya? Apakah pernah diberikan pelatihan SP2TP? Apakah pernah diberikan bimbingan oleh kepala Puskesmas? d. Bagaimana menurut anda tentang teknologi penunjang untuk kelancaran SP2TP? Probing: Apa saja yang tersedia? listrik tersedia berapa jam? Kondisi komputer? Printer? Mesin ketik? Apakah dipakai? Bagaimana ketersediaan format dan kartu untuk SP2TP? Pengadaannya? Jumlah? Waktu? Lengkap? e. Apakah selama ini tersedia buku panduan untuk pelaksanaan SP2TP? Probing: Apa saja? Diberikan oleh siapa? 3. Proses SP2TP a. Bagaimana cara anda mengumpulkan laporan dari kegiatan Puskesmas laporan Pustu dan Polindes? Probing: Berapa lama waktu yang diperlukan? Lengkap? Jika tidak apa yang dilakukan? Apakah kendala dan hambatannya? b. Bagaimana cara Pustu dan Polindes dalam mengirim laporan SP2TP ke Puskesmas? Probing: setiap tanggal berapa? Menggunakan fasilitas apa? Berapa waktu yang diperlukan? c. Bagaimana mekanisme yang digunakan selam ini oleh Pustu dan Polindes dalam mengirimkan laporan SP2TP ke puskesmas? Apakah kendala dan hambatannya? d. Bagaimana menurut anda apakah selama ini apakah pernah
laporan
SP2TP dianalisis di Puskesmas? Probing: Oleh siapa? Bagaimana caranya? Apakah kendala dan hambatannya? e. Bagaimana menurut anda pernahkah data dari SP2TP disajian di masingmasing program? Dalam bentuk apa saja? Apakah kendala dan hambatannya? f. Bagaimana pendapat anda tentang umpan balik untuk kebutuhan SP2TP? Probing: Apakah Efektif? Apakah kendala dan hambatannya? 4. Output SP2TP a. Bagaimana pendapat anda tentang ketepatan waktu pengiriman laporan SP2TP yang selama ini terjadi? Apakah kendala dan hambatannya? b. Bagaimana cara anda mengecek keakuratan laporan SP2TP yang selama
90
ini terjadi? Probing: Dengan cara apa? Kendala dan hambatannya? c. Bagaimana menurut jika laporan tidak lengkap? Probing: Bagaimana cara anda melengkapinya? Apakah kendala dan hambatannya? d. Menurut anda laporan SP2TP di Puskesmas dimanfaatkan untuk apa saja? Probing: Kapan dimanfaatkannya? Kendala dan hambatannya? e. Evaluasi apa saja yang dilakukan? Probing: Bagaimana caranya?
91
Lampiran 5 PERTANYAAN WAWANCARA MENDALAM EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS DI KABUPATEN KARIMUN Tanggal wawancara : ………………………………………….. Tempat wawancara : ………………………………………….. Waktu wawancara : ………………………………………….. I. Identitas Responden 1. Nama
: ………………………………………….. (L/P)
2. Umur
: …………… Tahun
3. Pendidikan
: …………………………………………..
4. Unit Kerja
: …………………………………………..
5. Masa Kerja
: …………… Tahun
II. Pertanyaan untuk Kepala Puskesmas 1. Pelaksanaan ST2TP a. Bagaimana menurut anda tentang proses pelaksanaan SP2TP? b. Menurut anda apakah penting SP2TP? c. Bagaimana menurut anda manfaat SP2TP untuk kebutuhan pelayanan kesehatan? d. Apakah dalam logmin petugas Pustu dan Polindes diundang untuk hadir? Apakah mereka disuruh presentasi tentang kegiatan yang dilakukan? 2. Input SP2TP a. Bagaimana kebijakan anda tentang pelaksanaan SP2TP? b. Bagaimana anda mengalokasikan dana operasional untuk kelancaran SP2TP? c. Bagaimana fungsi struktur organisasi dan manajemen untuk kelancaran pencacatan dan pelaporan? d. Bagaimana kebijakan
anda ketersediaan teknologi penunjang untuk
kelancaran sistem pencacatan dan pelaporan? Bagaimana cara anda untuk mencukupi ketersedian format dan kartu untuk kelancaran SP2TP? 3. Proses SP2TP
92
a. Bagaimana mekanisme pelaporan SP2TP di Puskesmas? b. Bagaimana cara Pustu dan Polindes dalam mengirim laporan SP2TP ke Puskesmas? Probing: setiap tanggal berapa? Menggunakan fasilitas apa? Berapa waktu yang diperlukan? c. Bagaimana upaya anda agar pengiriman laporan SP2TP tepat waktu? d. Bagaimana cara anda menganalisis laporan SP2TP? e. Bagaimana penyajian laporan yang anda lakukan? Probing: Apakah disajikan? di dinding? Dalam bentuk apa? f. Bagaimana kebijakan anda apakah pernah memberikan bimbingan secara berkala kepada pelaksana SP2TP? Probing: Berapa kali? 4. Output SP2TP a. Bagaimana menurut anda ketepatan waktu laporan SP2TP? Dikumpulkan tanggal berapa? b. Bagaimana menurut anda keakuratan laporan SP2TP? Probing: Apakah sesuai dengan yang tercatat? c. Bagaimana kelengkapan laporan SP2TP yang anda lihat selama ini terjadi? d. Selama ini laporan SP2TP anda pergunakan untuk apa saja? Probing: Apakah SP2TP selama ini pernah dimanfaatkan untuk perencanaan obat? PWS? Penyusunan profil kesehatan? e. Bagaimana kebijakan
anda dalam memantau evaluasi laporan SP2TP
yang selama ini terjadi?
Lampiran 6 PERTANYAAN WAWANCARA MENDALAM EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS DI KABUPATEN KARIMUN Tanggal wawancara : ………………………………………….. Tempat wawancara : ………………………………………….. Waktu wawancara : ………………………………………….. I. Identitas Responden
93
1. Nama
: ………………………………………….. (L/P)
2. Umur
: …………… Tahun
3. Pendidikan
: …………………………………………..
4. Unit Kerja
: …………………………………………..
5. Tugas Pokok
: …………………………………………..
6. Tugas Rangkap
: …………………………………………..
7. Masa Kerja
: …………… Tahun
II. Pertanyaan untuk pengelola SP2TP Dinas Kesehatan Kabupaten 1. Pelaksanaan ST2TP a. Bagaimana menurut anda tentang proses pelaksanaan SP2TP? b. Bagaimana proses anda bekerja dengan adanya laporan SP2TP yang dikirim oleh Puskesmas? c. Bagaimana menurut anda kesulitan/permasalahan yang dihadapi kaitannya dengan laporan SP2TP? 2. Input SP2TP a. Bagaimana menurut anda pentingnya kebijakan tetap untuk kelancaran SP2TP di tingkat Kabupaten? b. Bagaimana alokasi dana operasional untuk kelancaran SP2TP di tingkat Kabupaten? c. Bagaimana fungsi struktur organisasi dan manajemen untuk kelancaran SP2TP di tingkat Kabupaten? d. Bagaimana pentingnya pertemuan berkala untuk kelancaran SP2TP di tingkat Kabupaten? e. Bagaimana dukungan ketersediaan teknologi untuk menunjang kelancaran SP2TP tingkat Kabupaten? 3. Proses SP2TP a. Bagaimana
mekanisme
pengumpulan
laporan
SP2TP
di
tingkat
Kabupaten? b. Bagaimana upaya yang dilakukan agar pengiriman laporan SP2TP tepat waktu? c. Bagaimana menurut anda selama ini apakah SP2TP yang dikirim
94
dianalisis di tingkat Kabupaten? d. Bagaimana menurut anda penyajian laporan SP2TP di tingkat Kabupaten? Dalam bentuk apa? e. Bagaimana kebijakan umpan balik SP2TP di tingkat Kabupaten? 4. Output SP2TP a. Bagaimana ketepatan waktu pengiriman SP2TP di Dinkes Kabupaten? b. Bagaimana keakuratan data pada SP2TP yang selama ini terjadi? c. Bagaimana kelengkapan data pada SP2TP yang selama ini terjadi? d. Bagaimana perencanaan pada SP2TP yang selama ini terjadi? e. Bagaimana evaluasi pada SP2TP yang selama ini terjadi?
95
Lampiran 7 PERTANYAAN WAWANCARA MENDALAM EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS DI KABUPATEN KARIMUN Tanggal wawancara : ………………………………………….. Tempat wawancara : ………………………………………….. Waktu wawancara : ………………………………………….. I. Identitas Responden 1. Nama
: ………………………………………….. (L/P)
2. Umur
: …………… Tahun
3. Pendidikan
: …………………………………………..
4. Unit Kerja
: …………………………………………..
5. Masa Kerja
: …………… Tahun
II. Pertanyaan untuk Kapala Tu,Kabid Yankes, Kasie Puskesmas, 1. Pelaksanaan ST2TP a. Bagaimana menurut anda tentang proses pelaksanaan SP2TP? b. Bagaimana menurut anda apakah penting SP2TP? c. Bagaimana menurut anda manfaat SP2TP untuk kebutuhan pelayanan kesehatan? 2. Input SP2TP a. Bagaimana kebijakan anda dalam pelaksanaan SP2TP? b. Bagaimana alokasi dana dalam pelaksanaan SP2TP? c. Bagaimana fungsi dari struktur organisasi dan manajemen untuk kelancaran SP2TP? d. Bagaimana dukungan anda dalam memenuhi kebutuhan teknologi untuk penunjang kelancaran pelaksanaan SP2TP? 3. Proses SP2TP a. Bagaimana mekanisme pengumpulan pelaporan SP2TP di Dinas Kesehatan? b. Bagaimana upaya anda dalam pengiriman data SP2TP tepat waktu? c. Bagaimana menurut anda apakah laporan SP2TP yang dikirim ke Dinas
96
Kesehatan dilakukan analisis? d. Bagaimana penyajian laporan SP2TP di tingkat Kabupaten? e. Bagaimana pembinaan dan supervisi dari Dinas Kesehatan Kabupaten ke Puskesmas? Berapa kali? 4. Output SP2TP a. Bagaimana menurut anda apakah laporan SP2TP yang masuk ke Dinkes sudah sesuai dengan waktu yang telah ditentukan? b. Bagaimana menurut anda apakah laporan SP2TP yang dikirim sudah akurat? c. Bagaimana menurut anda tentang kelengkapan laporan SP2TP? d. Bagaimana menurut anda tentang perencanaan SP2TP? Apakah pernah digunakan untuk perencanaan program, evaluasi program, PWS dan perencanaan supervisi? e. Bagaimana menurut anda tentang evaluasi SP2TP yang selama ini terjadi?
97
Lampiran 7 PERTANYAAN WAWANCARA MENDALAM EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS DI KABUPATEN KARIMUN Tanggal wawancara : ………………………………………….. Tempat wawancara : ………………………………………….. Waktu wawancara : ………………………………………….. I. Identitas Responden 1. Nama
: ………………………………………….. (L/P)
2. Umur
: …………… Tahun
3. Pendidikan
: …………………………………………..
4. Masa Kerja
: …………… Tahun
II. Pertanyaan untuk Kepala Dinas Kesehatan 1. Pelaksanaan ST2TP a. Bagaimana menurut Ibu tentang proses pelaksanaan SP2TP? b. Bagaimana menurut Ibu apakah penting SP2TP? c. Bagaimana menurut Ibu manfaat SP2TP untuk kebutuhan pelayanan kesehatan? d. Apakah Ibu memberikan fasilitas buku panduan untuk memudahkan petugas pengelola SP2TP dalam melaksanakan tugas? Probing: Buku panduan apa saja? e. Apakah dalam Rakerkesda Ibu pernah membicarakan masalah SP2TP? cara memperbaiki? Apakah kesepakatan yang diambil? 2. Input SP2TP a. Bagaimana kebijakan Ibu dalam pelaksanaan SP2TP? b. Bagaimana kebijakan Ibu dalam alokasi dana pelaksanaan SP2TP? c. Bagaimana kebijakan Ibu dalam meningkatkan sumber daya manusia pelaksanaan SP2TP? d. Bagaimana kebijakan Ibu tetang ketersediaan teknologi dalam pelaksanaan SP2TP? 3. Proses SP2TP
98
a. Bagaimana kebijakan Ibu tentang laporan SP2TP? b. Bagaimana kebijakan Ibu dalam mendukung pengiriman laporan SP2TP? c. Bagaimana kebijakan Ibu dalam mendukung analisis laporan SP2TP? d. Bagaimana kebijakan Ibu dalam mendukung penyajian laporan SP2TP? e. Bagaimana kebijakan Ibu dalam mendukung memberikan umpan balik SP2TP? 4. Output SP2TP a. Bagaimana kebijakan Ibu dalam mendukung ketepatan waktu pengiriman SP2TP? Probing: Apa bentuknya? b. Bagaimana kebijakan Ibu dalam mendukung keakuratan SP2TP? Probing: Apa bentuknya? c. Bagaimana kebijakan Ibu dalam mendukung kelengkapan data SP2TP? Probing: Apa bentuknya? d. Bagaimana kebijakan Ibu dalam mendukung perencanaan SP2TP? Probing: Apa bentuknya? e. Bagaimana kebijakan Ibu dalam mendukung evaluasi pada SP2TP?
99
Lampiran 9 PEDOMAN OBSERVASI CHECK LIST OBSERVASI Dl PUSKESMAS EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS DI KABUPATEN KARIMUN Hari/Tanggal : ………………………………………….. Tempat : ………………………………………….. Waktu : ………………………………………….. 1. Pelaksanaan SP2TP No 1 2
3 4 5 6 7 8
Obyek Observasi Stock Formulir dan kartu Fasilitas pendukung: a. Listrik b. Mesin ketik c. Komputer d. HandPhone (HP) Penyimpanan data/arsip Ketersediaan protap Struktur organisasi Tupoksi Mekanisme pelaporan Data Ketenagaan
Fokus Observasi Pada semua unit (sebutkan)
Keterangan
Ada/tidak, operasi jam (sebutkan) Ada/tidak Ada/tidak Ada/tidak Dimana........ (sebutkan) Tersedia protap (ada/tidak) Pembagian tugas (ada/tidak) Uraian tugas (ada/tidak) Lihat dokumen Lengkap/tidak
2. Pelayanan dengan SP2TP No Obyek Observasi Fokus Observasi Registrasi/pendaftara Pemakaian register................ 1 n pasien (sebutkan) Pemeriksaan dan Pemakaian register................ 2 (sebutkan) diagnosis 3 Apotek a. Pemakaian register.............. (sebutkan) b. Proses pelayanan obat c. Proses pembuatan laboran
Keterangan
3. Penelusuran database: Obyek Observasi
Data Base a. Data kependudukan
Fokus observasi
Kelengkapan database SP2TP
Keterangan
100
Obyek Observasi
- Family folder - Mutasi penduduk b.Data ketenagaan - Data Tenaga - Data Mutasi tenaga c. Data Fasilitas pendukung dan keuangan - Inventaris peralatan - Keuangan d. Data pelayanan puskesmas 1) - LB 1(data kesakitan) 2) - LB 2 (data obat-obatan) a) Data stock obat-obatan b) Data permintaan obat c) Data pemakaian obat 3)-LB3 (KIA) a) Data pelayanan ibu dan anak b) Data tumbuh kembang anak c)- LB 3 (Gizi) d)- LB 3 (Imunisasi) e)- LB 3 (Pengamatan penyakit menular 4)-LB4 a) Kunjungan b) Perkesmas c) Pelayanan dasar gigi d) Rawat inap e) JPKM f) Laboratorium g) UKS h) PKM i) Kesehatan lingkungan j) Kesehatan olahraga k) Pemberdayaan keluarga
Fokus observasi
Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak
Keterangan
101
Lampiran 10 PEDOMAN OBSERVASI CHECK LIST OBSERVASI KUALITAS LAPORAN SP2TP EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS DI KABUPATEN KARIMUN Hari/Tanggal : ………………………………………….. Tempat : ………………………………………….. Waktu : ………………………………………….. No
Laporan SP2TP Bulan
Tanggal Masuk
Keakuratan Data
Kelengkapan Laporan
1
Januari
Ya
Tidak
Ya
Tidak
2
Februari
Ya
Tidak
Ya
Tidak
3
Maret
Ya
Tidak
Ya
Tidak
4
April
Ya
Tidak
Ya
Tidak
5
Mei
Ya
Tidak
Ya
Tidak
6
Juni
Ya
Tidak
Ya
Tidak
7
Juli
Ya
Tidak
Ya
Tidak
8
Agustus
Ya
Tidak
Ya
Tidak
9
September
Ya
Tidak
Ya
Tidak
10
Oktober
Ya
Tidak
Ya
Tidak
11
November
Ya
Tidak
Ya
Tidak
12
Desember
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Keterangan
102
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan uraian hasil penelitian dan pembahasan, dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 5. Input dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun a. Kebijakan (policy): belum berjalan efektif karena salah satunya oleh SK (surat keputusan) maupun juklak/juknis (petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis) untuk mendukung pelaksanaan SP2TP. b. Dana: untuk pelaksanaan SP2TP sampai saat ini tidak pernah ada. c. Sumber daya manusia: SDM masih kurang, baik kualitas maupun kuantitas khususnya untuk puskesmas Durai. d. Pembagian tugas dan t\nggung jawab masing-masing petugas belum berjalan dengan baik sehingga banyak petugas yang rangkap jabatan. e. Teknologi: fasilitas teknologi yang ada belum membawa perubahaan berarti dalam pelaksanaan SP2TP. 6. Proses dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun masih banyak kendala yaitu : a. Pengumpulan data: pengumpulan data masih sering terlambat karena manajemen data belum baik karena data tidak diarsip dengan rapi, b. Pengiriman laporan: pengiriman laporan khususnya untuk puskesmas daerah terpencil terdapat kendala transportasi karena letak geografis yang sulit dan dana terbatas sehingga sering laporan SP2TP terlambat c. Analisis, penyajian, kualitas pengecekan data dan umpan balik masih jarang dilakukan bahkan untuk puskesmas terpencil tidak pernah dilakukan. 7. Output dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun juga masih belum berjalan dengan baik yaitu: e. ketepatan waktu laporan: pengiriman laporan sampai ke Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun sering terlambat;
103
f. keakuratan data: laporan tidak akurat khususnya untuk puskesmas daerah terpencil; g. kelengkapan laporan: data yang dikirimkan banyak yang tidak lengkap sehingga data harus disusulkan lewat SMS. h. pemanfaatan: pemanfaatan data dan laporan SP2TP untuk perencanan dan evaluasi program juga belum dilakukan secara optimal. 8. Hambatan-hambatan dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Karimun adalah transportasi, letak geografis yang sulit, keterbatasan SDM dan pembagian tugas sehingga banyak pegawai yang rangkap tugas, pemanfaatan teknologi IT masih sangat terbatas, manajemen data belum baik dan tidak pernah ada umpan balik dari laporan SP2TP. B. Saran Dalam rangka peningkatan dan perbaikan pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas pada masa yang akan datang, pada kesempatan ini peneliti menyampaikan saran-saran sebagai berikut: 3. Untuk Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun: a. Perlu
dilakukan
pelatihan
dan
magang
secara
terencana
dan
berkesinambungan guna mendapatkan SDM yang terampil dan profesional di dalam pengelolaan data b. Perlu penguasaan dan pemahaman secara benar dan mendalam tentang peranan dan manfaat SP2TP,sehingga mendapat perhatian secara sungguh sungguh serta merencanakan alokasi sumber daya yang profesional sesuai dengan kebutuhan operasionalnya c. Menyediakan anggaran untuk ATK, transportasi, rapat koordinasi atar program dan pengolahan data untuk daerah sangat terperpencil biasa dan perkotaan sesuai dengan kebutuhan masing masing puskesmas d. Diperlukan upaya penataan secara komprehensif terhadap pengelolaan SP2TP bagi pengembangan dan penerapan sistem informasi kesehatan di Kabupaten Karimun 4.
Untuk Kepala Puskesmas :
104
a. Pengelolaan data yang lebih baik misalnya data yang ada disusun dan dikumpulkan di suatu tempat yang tertentu sehingga bila diperlukan segera bisa ditemukan; b. Ditingkatkan kualitas laporan terutama kelengkapan dan akurasi laporan. c. Ditingkatkan pemanfaatan teknologi IT sehingga pelaporan lebih efektif. Terkait dengan pemanfaatan teknologi IT perlu dilakukan pelatihan pemanfaatan program spreadsheet (misal excel) untuk mendukung pelaksanaan SP2TP. d. Dalam rangka peningkatan pemanfaatan teknologi tersebut khususnya untuk puskesmas daerah terpencil yaitu puskesmas Durai karena listrik tegangannya tidak stabil maka perlu disediakan fasilitas pendukung berupa alat untuk menstabilkan arus (stabilizer) sehingga peralatan elektronik termasuk komputer tidak terganggu.
105
DAFTAR PUSTAKA Aqil, A, Lippeveld, T. and Hozumi D., 2009, PRISM framework: a paradigm shift for designing, strengthening and evaluating routine health information systems, Health Policy and Planning; 24:217–228 Azwar, A., 2006. Pengantar Aministrasi Kesehatan. Edisi Kelima, Jakarta Donabedian, A., 1979, Aspects of medical care administration specifying requirement for health care. Harvard University Press. Massachusetts, London. Donabedian, A., 2005, “Evaluating the Quality of Medical Care”, The Milbank Quarterly, Vol. 83, No. 4, 2005 (pp. 691–729) Depkes RI., 1997a, Pedoman Sistim Informasi Manajemen Puskesmas. Jakarta. Depkes RI.,1997b, Petunjuk Pelaksanaan Sistim Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas. Jakarta. Depkes RI., 1997c, Petunjuk Pengolahan dan Pemanfaatan data SP2TP. Jakarta. Depkes. RI., 2003, Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 004/Menkes/SK/l/2003 tentang Kebijakan dan Strategi Desentralisasi Bidang Kesehatan. Jakarta. Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun, 2008, Profil Dinas Kesehatan Kabupaten Karimun tahun 2008. Goodhue, D.L., 1995, Understanding User Evolution of Information Systems, Management Science, Desember: 1927-1844. Goggin, M.L., 1990. Implementation Theory and Practice : Tward a third generation, Glenview, Illinois, USA : Foresman and Company. Haag, S., Cummings, M., 1998, Management Information System for the Information Use, Mc. Graw Hill Internasional. Kaho, Josef Riwu, 1988. Prospek Otonomi daerah di Negara RI, Rajawali Pers, Jakarta. Karimi, J, Gupta Y.P., and Somers, T.M.,1996, Impact of Competitive and Information Technology Maturity on Firms’ Strategic Response to Globalization, Journal of Management Information Systems 12, p 55-88. LaFond, A, and Brown, L., 2003, A Guide to Monitoring and Evaluation of Capacity-Building Interventions in the Health Sector in Developing Countries, MEASURE Evaluation Manual Series, March No. 7
106
Lafond, A, and Fields, 2003, The Prism: Introducing an Analytical Framework for Understanding Performance of Routine Health Information Systems in Developing Countries: A Workshop on Enhancing the Quality and Use of Health Information at the District Level Eastern Cape Province, SouthAfrica, Tersedia dalam http://www.changesproject.org/pubs/prismpapersafrica.pdf Lippeveld, T., Sauerborn, R., Bodart, C., 2000, Design and Implementation of Health Information Systems. World Health Organization, Geneva. Mackay, K., 2003, Membangun System Pemantauan dan Evaluasi, Untuk Mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan yang Lebih Baik, IEG Independent Evaluation Group, diterjemahkan Rudy H. Alam. Matz. A. dan Usry. M., 1994, Akuntansi Biaya, Pereneanaan dan Pengendalian, Jilid I, Edisi X, Erlangga, Jakarta. McLeod, R., 1998. Management Information Systems. 7th Edition, Prentice Hall, Inc. New Jersey. Min Choe, J., 1996, The Relationship among Performace of Accounting Information System, Influence Factors, and Evolution Level of Information System, Journal of Management Information System, Vol.12, No.4, pp.215-239 Moleong, L.J., 2006, Metode Penelitian Kualitatif, Edisi Revisi, PT Remaja Rosdakarya. Bandung. Mulyadi, 2003 Akuntansi Biaya, Penentuan Harga Pokok Produksi dan Pengendalian Biaya, BPFE UGM, Yogyakarta. Notoatmodjo, S., 1993. Pengantar Pendidikan Kesehatan dan Ilmu Perilaku, Andi Offset. Yogyakarta. Notoatmodjo, S., 2003. Ilmu Kesehatan Masyarakat, Cetakan Kedua, Rineka Cipta. Jakarta. Notoatmodjo, S., 2005. Pengembangan Sumber daya Manusia (Edisi Revisi), Rineka Cipta, Jakarta. Patton, Q.M., 1991, Metode Evaluasi Kualitatif. Pustaka Pelajar. Yogyakarta. Rachmawati, I.K., 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit Andi. Yogyakarta. Ridwan U., 2006, Evaluasi penggunaan perangkat lunak pada konsultasi gizi Puskesmas Kota Pontianak. Tesis (tidak dipublikasikan). Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.
107
Robin. S, 2006. Organization Behavior (Prilaku Organisasi). Terjemahan, Prenhalindo Jakarta. Sekda Kabupaten Karimun, Peraturan Daerah Kabupaten Karimun Nomor 16 Tahun 2008 Tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi Dinas Daerah Kabupaten Karimun, Bagian Hukum dan Organisasi Tatalaksana. Siagian. SP., 2001. Organisasi, Kepemimpinan dan Perilaku Administrasi, PT. Gunung Agung, Jakarta. Simamora, H., 2006, Manajemen Sumber Daya Manusia. STIE YKPN Edisi ketiga, Cetakan II. Yogyakarta. Sudarianto, 2007 Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Transaksi Puskesmas (SITRAPUS) di Kabupaten Bantaeng Provinsi Sulawesi Selatan. Tesis Minat Sistem Informasi Manajemen Kesehatan, Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Sugiyono, 2002, Statistika untuk Penelitian, Alfabeta, Bandung. Sumidjo. W., 2004. Kepemimpinan dan Motivasi, Ghalia Indonesia, Jakarta. Thoha. M., 2004. Kepemimpinan Dalam Manajemen, CV. Rajawali, Jakarta. Utarini, A., 2005, Metode Penelitian di dalam panduan penyusunan tesis. Universitas Gadjah Mada. Yogyakarta. Wijono. D., 1997, Manajemen Kepemimpinan dan Organisasi Kesehatan. Airlangga University Press. Surabaya. West, C.F.J. and Whyte, B., 2004, Implementing computerized workload Data Collection in Rural Primary Health Care. Australian Journal of Rural Health (2004) 12,11-16. WHO, 2008, Health Metrics Network: Framework and standards for country health information systems, World Health Organization, Second edition, Avenue Appia, Geneva. Yin, R.K., 2006, Studi Kasus Desain dan Metoda. PT Raja Grafindo Persada. Jakarta.
108
Lampiran 1 : PROGRAM STUDI ILMU KESEHATAN MASYARAKAT MINAT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KESEHATAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS GADJAH MADA Gd.lKM It 3, Sayap Timur Jl. Farmako, Yogyakarta 55281. Telp/Fax.0274 - 549432, Email:
[email protected] Website: http://simkes.ugm.ac.id
PENJELASAN UNTUK MENJADI INFORMAN Kepada Yth. Bapak/lbu/Sdra/i di Kabupaten Karimun Dengan hormat, Dengan segala kerendahan hati, kami mohon kesediaan Bapak/lbu/Sdra/i untuk menjadi subyek penelitian kami dengan Judul : Evaluasi Pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas di Kabupaten Karimun, dengan jujur, tanpa ada paksaan dari siapa pun dan tanpa ada praduga, sebab semua ini kami lakukan untuk perbaikan dan pengembangan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas ini ke depan. Semua informasi dan jawaban yang kami dapatkan semata-mata untuk kepentingan penelitian, oleh sebab itu kami akan menjamin kerahasiaan jawaban Bapak/lbu/Sdra/i. Atas kerelaan dan kesediaan Bapak/lbu/Sdra/i untuk meluangkan waktunya menjawab pertanyaan yang ada dalam daftar isian ini, kami sampaikan banyak terimakasih. Hormat kami Peneliti,
Anton Ferri
109
Lampiran 2 : PROGRAM STUDI ILMU KESEHATAN MASYARAKAT MINAT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KESEHATAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS GADJAH MADA Gd.lKM It 3, Sayap Timur Jl. Farmako, Yogyakarta 55281. Telp/Fax.0274 - 549432, Email:
[email protected] Website: http://simkes.ugm.ac.id
PERNYATAAN KESEDIAAN MENJADI INFORMAN (INFORMED CONSENT) Untuk penelitian dengan judul : Evaluasi Pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas di Kabupaten Karimun, Yang bertanda tangan dibawah ini: Nama :.................................... Umur :.........................,.......... Pendidikan :.................................... Pekerjaan/Jabatan :.................................... Alamat :.................................... Setelah mendapatkan penjelasan tentang maksud dan tujuan serta manfaat penelitian ini, dengan ini kami menyatakan bersedia berpartisipasi menjadi informan yang dilakukan oleh Saudara Anton Ferri dari Minat Utama Sistem Informasi Manajemen Kesehatan Sekolah Pasca Sarjana llmu Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada. Demikian pernyataan ini kami buat dengan sesungguhnya tanpa paksaan dari siapapun. ............................ 2009 Peneliti, Informan, Anton Ferri
(......................................)
110
Lampiran 3 : PROGRAM STUDI ILMU KESEHATAN MASYARAKAT MINAT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KESEHATAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS GADJAH MADA Gd.lKM It 3, Sayap Timur Jl. Farmako, Yogyakarta 55281. Telp/Fax.0274 - 549432, Email:
[email protected] Website: http://simkes.ugm.ac.id
PEDOMAN WAWANCARA MENDALAM Evaluasi Pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas di Kabupaten Karimun Prolog : Selamat pagi/siang/sore bapak/ibu, Kami mau memperkenalkan diri kami, nama Anton Ferri, peneliti dari Universitas Gadjah Mada. Kami sampaikan terima kasih atas kesediaan dan partisipasi bapak/ibu dalam penelitian ini. Informasi yang akan kami dapatkan dalam memperoleh gambaran pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas dalam upaya untuk perbaikan dan penyempurnaan sistem informasi kesehatan, khususnya di Kabupaten Karimun. Tujuan : Mendapatkan gambaran pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas di Kabupaten Karimun Mekanisme : 8. Salam (perkenalan, ramah tamah, ucapan terima kasih atas partisipasinya) 9. Menjelaskan maksud dan tujuan wawancara 10. Menjelaskan penggunaan alat perekam 11. Waktu wawancara berkisar antara 60 - 90 menit 12. Suasana wawancara tetap diupayakan untuk santai, tenang, dan tidak terganggu 13. Membuat perjanjian untuk klarifikasi ulang hasil wawancara 14. Akhiri wawancara dengan salam an ucapan terima kasih
Lampiran 4 PERTANYAAN WAWANCARA MENDALAM EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS DI KABUPATEN KARIMUN Tanggal wawancara : ………………………………………….. Tempat wawancara : ………………………………………….. Waktu wawancara : ………………………………………….. I. Identitas Responden 8. Nama
: ………………………………………….. (L/P)
9. Umur
: …………… Tahun
10. Pendidikan
: …………………………………………..
11. Unit Kerja
: …………………………………………..
12. Tugas Pokok
: …………………………………………..
13. Tugas Rangkap
: …………………………………………..
14. Masa Kerja
: …………… Tahun
II. Pertanyaan untuk petugas pengelola SP2TP puskesmas 1. Pelaksanaan ST2TP d. Bagaimana pendapat anda tentang proses SP2TP e.
Sudah berapa lama anda menjadi pengelola SP2TP, disamping sebagai pengelola SP2TP apakah anda mengelola program lain?
f.
Bagaimana menurut anda tentang pentingnya pertemuan berkala untuk kelancaran SP2TP? Probing: apa materi pertemuan? dokumennya? tindak lanjut? apakah rutin? periodenya?
2. Input SP2TP f. Bagaimana menurut anda tentang pentingnya kebijakan untuk kelancaran SP2TP? Probing: g. Bagaimana menurut anda tentang dana operasional untuk SP2TP? Probing: sumbernya dari mana? jumlahnya berapa? dan untuk apa saja? h. Bagaimana menurut anda tentang pentingnya struktur organisasi dan manajemen untuk kelancaran SP2TP? Jelaskan? Probing: Sebagai apa? Bagaimana kewenangan dan tanggungjawab? Siapa yang menunjuk?
i
ii
Apakah ada SK-nya? Apakah pernah diberikan pelatihan SP2TP? Apakah pernah diberikan bimbingan oleh kepala Puskesmas? i. Bagaimana menurut anda tentang teknologi penunjang untuk kelancaran SP2TP? Probing: Apa saja yang tersedia? listrik tersedia berapa jam? Kondisi komputer? Printer? Mesin ketik? Apakah dipakai? Bagaimana ketersediaan format dan kartu untuk SP2TP? Pengadaannya? Jumlah? Waktu? Lengkap? j. Apakah selama ini tersedia buku panduan untuk pelaksanaan SP2TP? Probing: Apa saja? Diberikan oleh siapa? 3. Proses SP2TP g. Bagaimana cara anda mengumpulkan laporan dari kegiatan Puskesmas laporan Pustu dan Polindes? Probing: Berapa lama waktu yang diperlukan? Lengkap? Jika tidak apa yang dilakukan? Apakah kendala dan hambatannya? h. Bagaimana cara Pustu dan Polindes dalam mengirim laporan SP2TP ke Puskesmas? Probing: setiap tanggal berapa? Menggunakan fasilitas apa? Berapa waktu yang diperlukan? i. Bagaimana mekanisme yang digunakan selam ini oleh Pustu dan Polindes dalam mengirimkan laporan SP2TP ke puskesmas? Apakah kendala dan hambatannya? j. Bagaimana menurut anda apakah selama ini apakah pernah
laporan
SP2TP dianalisis di Puskesmas? Probing: Oleh siapa? Bagaimana caranya? Apakah kendala dan hambatannya? k. Bagaimana menurut anda pernahkah data dari SP2TP disajian di masingmasing program? Dalam bentuk apa saja? Apakah kendala dan hambatannya? l. Bagaimana pendapat anda tentang umpan balik untuk kebutuhan SP2TP? Probing: Apakah Efektif? Apakah kendala dan hambatannya? 4. Output SP2TP f. Bagaimana pendapat anda tentang ketepatan waktu pengiriman laporan SP2TP yang selama ini terjadi? Apakah kendala dan hambatannya? g. Bagaimana cara anda mengecek keakuratan laporan SP2TP yang selama
ii
iii
ini terjadi? Probing: Dengan cara apa? Kendala dan hambatannya? h. Bagaimana menurut jika laporan tidak lengkap? Probing: Bagaimana cara anda melengkapinya? Apakah kendala dan hambatannya? i. Menurut anda laporan SP2TP di Puskesmas dimanfaatkan untuk apa saja? Probing: Kapan dimanfaatkannya? Kendala dan hambatannya? j. Evaluasi apa saja yang dilakukan? Probing: Bagaimana caranya?
iii
iv
Lampiran 5 PERTANYAAN WAWANCARA MENDALAM EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS DI KABUPATEN KARIMUN Tanggal wawancara : ………………………………………….. Tempat wawancara : ………………………………………….. Waktu wawancara : ………………………………………….. I. Identitas Responden 6. Nama
: ………………………………………….. (L/P)
7. Umur
: …………… Tahun
8. Pendidikan
: …………………………………………..
9. Unit Kerja
: …………………………………………..
10. Masa Kerja
: …………… Tahun
II. Pertanyaan untuk Kepala Puskesmas 1. Pelaksanaan ST2TP e. Bagaimana menurut anda tentang proses pelaksanaan SP2TP? f. Menurut anda apakah penting SP2TP? g. Bagaimana menurut anda manfaat SP2TP untuk kebutuhan pelayanan kesehatan? h. Apakah dalam logmin petugas Pustu dan Polindes diundang untuk hadir? Apakah mereka disuruh presentasi tentang kegiatan yang dilakukan? 2. Input SP2TP e. Bagaimana kebijakan anda tentang pelaksanaan SP2TP? f. Bagaimana anda mengalokasikan dana operasional untuk kelancaran SP2TP? g. Bagaimana fungsi struktur organisasi dan manajemen untuk kelancaran pencacatan dan pelaporan? h. Bagaimana kebijakan
anda ketersediaan teknologi penunjang untuk
kelancaran sistem pencacatan dan pelaporan? Bagaimana cara anda untuk mencukupi ketersedian format dan kartu untuk kelancaran SP2TP? 3. Proses SP2TP
iv
v
g. Bagaimana mekanisme pelaporan SP2TP di Puskesmas? h. Bagaimana cara Pustu dan Polindes dalam mengirim laporan SP2TP ke Puskesmas? Probing: setiap tanggal berapa? Menggunakan fasilitas apa? Berapa waktu yang diperlukan? i. Bagaimana upaya anda agar pengiriman laporan SP2TP tepat waktu? j. Bagaimana cara anda menganalisis laporan SP2TP? k. Bagaimana penyajian laporan yang anda lakukan? Probing: Apakah disajikan? di dinding? Dalam bentuk apa? l. Bagaimana kebijakan anda apakah pernah memberikan bimbingan secara berkala kepada pelaksana SP2TP? Probing: Berapa kali? 4. Output SP2TP f. Bagaimana menurut anda ketepatan waktu laporan SP2TP? Dikumpulkan tanggal berapa? g. Bagaimana menurut anda keakuratan laporan SP2TP? Probing: Apakah sesuai dengan yang tercatat? h. Bagaimana kelengkapan laporan SP2TP yang anda lihat selama ini terjadi? i. Selama ini laporan SP2TP anda pergunakan untuk apa saja? Probing: Apakah SP2TP selama ini pernah dimanfaatkan untuk perencanaan obat? PWS? Penyusunan profil kesehatan? j. Bagaimana kebijakan
anda dalam memantau evaluasi laporan SP2TP
yang selama ini terjadi?
Lampiran 6 PERTANYAAN WAWANCARA MENDALAM EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS DI KABUPATEN KARIMUN Tanggal wawancara : ………………………………………….. Tempat wawancara : ………………………………………….. Waktu wawancara : ………………………………………….. I. Identitas Responden
v
vi
8. Nama
: ………………………………………….. (L/P)
9. Umur
: …………… Tahun
10. Pendidikan
: …………………………………………..
11. Unit Kerja
: …………………………………………..
12. Tugas Pokok
: …………………………………………..
13. Tugas Rangkap
: …………………………………………..
14. Masa Kerja
: …………… Tahun
II. Pertanyaan untuk pengelola SP2TP Dinas Kesehatan Kabupaten 1. Pelaksanaan ST2TP d. Bagaimana menurut anda tentang proses pelaksanaan SP2TP? e. Bagaimana proses anda bekerja dengan adanya laporan SP2TP yang dikirim oleh Puskesmas? f. Bagaimana menurut anda kesulitan/permasalahan yang dihadapi kaitannya dengan laporan SP2TP? 2. Input SP2TP f. Bagaimana menurut anda pentingnya kebijakan tetap untuk kelancaran SP2TP di tingkat Kabupaten? g. Bagaimana alokasi dana operasional untuk kelancaran SP2TP di tingkat Kabupaten? h. Bagaimana fungsi struktur organisasi dan manajemen untuk kelancaran SP2TP di tingkat Kabupaten? i. Bagaimana pentingnya pertemuan berkala untuk kelancaran SP2TP di tingkat Kabupaten? j. Bagaimana dukungan ketersediaan teknologi untuk menunjang kelancaran SP2TP tingkat Kabupaten? 3. Proses SP2TP f. Bagaimana
mekanisme
pengumpulan
laporan
SP2TP
di
tingkat
Kabupaten? g. Bagaimana upaya yang dilakukan agar pengiriman laporan SP2TP tepat waktu? h. Bagaimana menurut anda selama ini apakah SP2TP yang dikirim
vi
vii
dianalisis di tingkat Kabupaten? i. Bagaimana menurut anda penyajian laporan SP2TP di tingkat Kabupaten? Dalam bentuk apa? j. Bagaimana kebijakan umpan balik SP2TP di tingkat Kabupaten? 4. Output SP2TP f. Bagaimana ketepatan waktu pengiriman SP2TP di Dinkes Kabupaten? g. Bagaimana keakuratan data pada SP2TP yang selama ini terjadi? h. Bagaimana kelengkapan data pada SP2TP yang selama ini terjadi? i. Bagaimana perencanaan pada SP2TP yang selama ini terjadi? j. Bagaimana evaluasi pada SP2TP yang selama ini terjadi?
vii
viii
Lampiran 7 PERTANYAAN WAWANCARA MENDALAM EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS DI KABUPATEN KARIMUN Tanggal wawancara : ………………………………………….. Tempat wawancara : ………………………………………….. Waktu wawancara : ………………………………………….. I. Identitas Responden 6. Nama
: ………………………………………….. (L/P)
7. Umur
: …………… Tahun
8. Pendidikan
: …………………………………………..
9. Unit Kerja
: …………………………………………..
10. Masa Kerja
: …………… Tahun
II. Pertanyaan untuk Kapala Tu,Kabid Yankes, Kasie Puskesmas, 1. Pelaksanaan ST2TP d. Bagaimana menurut anda tentang proses pelaksanaan SP2TP? e. Bagaimana menurut anda apakah penting SP2TP? f. Bagaimana menurut anda manfaat SP2TP untuk kebutuhan pelayanan kesehatan? 2. Input SP2TP e. Bagaimana kebijakan anda dalam pelaksanaan SP2TP? f. Bagaimana alokasi dana dalam pelaksanaan SP2TP? g. Bagaimana fungsi dari struktur organisasi dan manajemen untuk kelancaran SP2TP? h. Bagaimana dukungan anda dalam memenuhi kebutuhan teknologi untuk penunjang kelancaran pelaksanaan SP2TP? 3. Proses SP2TP f. Bagaimana mekanisme pengumpulan pelaporan SP2TP di Dinas Kesehatan? g. Bagaimana upaya anda dalam pengiriman data SP2TP tepat waktu? h. Bagaimana menurut anda apakah laporan SP2TP yang dikirim ke Dinas
viii
ix
Kesehatan dilakukan analisis? i. Bagaimana penyajian laporan SP2TP di tingkat Kabupaten? j. Bagaimana pembinaan dan supervisi dari Dinas Kesehatan Kabupaten ke Puskesmas? Berapa kali? 4. Output SP2TP f. Bagaimana menurut anda apakah laporan SP2TP yang masuk ke Dinkes sudah sesuai dengan waktu yang telah ditentukan? g. Bagaimana menurut anda apakah laporan SP2TP yang dikirim sudah akurat? h. Bagaimana menurut anda tentang kelengkapan laporan SP2TP? i. Bagaimana menurut anda tentang perencanaan SP2TP? Apakah pernah digunakan untuk perencanaan program, evaluasi program, PWS dan perencanaan supervisi? j. Bagaimana menurut anda tentang evaluasi SP2TP yang selama ini terjadi?
ix
x
Lampiran 7 PERTANYAAN WAWANCARA MENDALAM EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS DI KABUPATEN KARIMUN Tanggal wawancara : ………………………………………….. Tempat wawancara : ………………………………………….. Waktu wawancara : ………………………………………….. I. Identitas Responden 5. Nama
: ………………………………………….. (L/P)
6. Umur
: …………… Tahun
7. Pendidikan
: …………………………………………..
8. Masa Kerja
: …………… Tahun
II. Pertanyaan untuk Kepala Dinas Kesehatan 1. Pelaksanaan ST2TP f. Bagaimana menurut Ibu tentang proses pelaksanaan SP2TP? g. Bagaimana menurut Ibu apakah penting SP2TP? h. Bagaimana menurut Ibu manfaat SP2TP untuk kebutuhan pelayanan kesehatan? i. Apakah Ibu memberikan fasilitas buku panduan untuk memudahkan petugas pengelola SP2TP dalam melaksanakan tugas? Probing: Buku panduan apa saja? j. Apakah dalam Rakerkesda Ibu pernah membicarakan masalah SP2TP? cara memperbaiki? Apakah kesepakatan yang diambil? 2. Input SP2TP e. Bagaimana kebijakan Ibu dalam pelaksanaan SP2TP? f. Bagaimana kebijakan Ibu dalam alokasi dana pelaksanaan SP2TP? g. Bagaimana kebijakan Ibu dalam meningkatkan sumber daya manusia pelaksanaan SP2TP? h. Bagaimana kebijakan Ibu tetang ketersediaan teknologi dalam pelaksanaan SP2TP? 3. Proses SP2TP
x
xi
f. Bagaimana kebijakan Ibu tentang laporan SP2TP? g. Bagaimana kebijakan Ibu dalam mendukung pengiriman laporan SP2TP? h. Bagaimana kebijakan Ibu dalam mendukung analisis laporan SP2TP? i. Bagaimana kebijakan Ibu dalam mendukung penyajian laporan SP2TP? j. Bagaimana kebijakan Ibu dalam mendukung memberikan umpan balik SP2TP? 4. Output SP2TP f. Bagaimana kebijakan Ibu dalam mendukung ketepatan waktu pengiriman SP2TP? Probing: Apa bentuknya? g. Bagaimana kebijakan Ibu dalam mendukung keakuratan SP2TP? Probing: Apa bentuknya? h. Bagaimana kebijakan Ibu dalam mendukung kelengkapan data SP2TP? Probing: Apa bentuknya? i. Bagaimana kebijakan Ibu dalam mendukung perencanaan SP2TP? Probing: Apa bentuknya? j. Bagaimana kebijakan Ibu dalam mendukung evaluasi pada SP2TP?
xi
xii
Lampiran 9 PEDOMAN OBSERVASI CHECK LIST OBSERVASI Dl PUSKESMAS EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS DI KABUPATEN KARIMUN Hari/Tanggal : ………………………………………….. Tempat : ………………………………………….. Waktu : ………………………………………….. 1. Pelaksanaan SP2TP No 1 2
3 4 5 6 7 8
Obyek Observasi Stock Formulir dan kartu Fasilitas pendukung: a. Listrik b. Mesin ketik c. Komputer d. HandPhone (HP) Penyimpanan data/arsip Ketersediaan protap Struktur organisasi Tupoksi Mekanisme pelaporan Data Ketenagaan
Fokus Observasi Pada semua unit (sebutkan)
Keterangan
Ada/tidak, operasi jam (sebutkan) Ada/tidak Ada/tidak Ada/tidak Dimana........ (sebutkan) Tersedia protap (ada/tidak) Pembagian tugas (ada/tidak) Uraian tugas (ada/tidak) Lihat dokumen Lengkap/tidak
2. Pelayanan dengan SP2TP No Obyek Observasi Fokus Observasi Registrasi/pendaftara Pemakaian register................ 1 n pasien (sebutkan) Pemeriksaan dan Pemakaian register................ 2 (sebutkan) diagnosis 3 Apotek a. Pemakaian register.............. (sebutkan) b. Proses pelayanan obat c. Proses pembuatan laboran
Keterangan
3. Penelusuran database: Obyek Observasi
Fokus observasi
Data Base
Kelengkapan database SP2TP
a. Data kependudukan
xii
Keterangan
xiii
Obyek Observasi
Fokus observasi
- Family folder - Mutasi penduduk b.Data ketenagaan - Data Tenaga - Data Mutasi tenaga c. Data Fasilitas pendukung dan keuangan - Inventaris peralatan - Keuangan
Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak
d. Data pelayanan puskesmas 3) - LB 1(data kesakitan) 4) - LB 2 (data obat-obatan) a) Data stock obat-obatan b) Data permintaan obat c) Data pemakaian obat 3)-LB3 (KIA) a) Data pelayanan ibu dan anak b) Data tumbuh kembang anak c)- LB 3 (Gizi) d)- LB 3 (Imunisasi) e)- LB 3 (Pengamatan penyakit menular 4)-LB4 l) Kunjungan m) Perkesmas n) Pelayanan dasar gigi o) Rawat inap p) JPKM q) Laboratorium r) UKS s) PKM t) Kesehatan lingkungan u) Kesehatan olahraga v) Pemberdayaan keluarga
Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak
xiii
Keterangan
xiv
Lampiran 10 PEDOMAN OBSERVASI CHECK LIST OBSERVASI KUALITAS LAPORAN SP2TP EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS DI KABUPATEN KARIMUN Hari/Tanggal : ………………………………………….. Tempat : ………………………………………….. Waktu : ………………………………………….. No
Laporan SP2TP Bulan
Tanggal Masuk
Keakuratan Data
Kelengkapan Laporan
1
Januari
Ya
Tidak
Ya
Tidak
2
Februari
Ya
Tidak
Ya
Tidak
3
Maret
Ya
Tidak
Ya
Tidak
4
April
Ya
Tidak
Ya
Tidak
5
Mei
Ya
Tidak
Ya
Tidak
6
Juni
Ya
Tidak
Ya
Tidak
7
Juli
Ya
Tidak
Ya
Tidak
8
Agustus
Ya
Tidak
Ya
Tidak
9
September
Ya
Tidak
Ya
Tidak
10
Oktober
Ya
Tidak
Ya
Tidak
11
November
Ya
Tidak
Ya
Tidak
12
Desember
Ya
Tidak
Ya
Tidak
xiv
Keterangan
