EVALUASI APLIKASI SISTEM INFORMASI ARSIP (SIA) PADA KANTOR PUSAT KOMPUTER UNIVERSITAS NEGERI PADANG
SKRIPSI Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi
AYU FEBRINA 130723014
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 2015
LEMBARAN PERSETUJUAN
Judul Skripsi
: Evaluasi Aplikasi Sistem Informasi Arsip (SIA) pada Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang
Oleh
: Ayu Febrina
NIM
: 130723014
Pembimbing I
: Ishak, SS.,M.Hum.
Tanda Tangan
:
Tanggal
:
Pembimbing II
:Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd.
Tanda Tangan
:
Tanggal
:
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Skripsi
: Evaluasi Aplikasi Sistem Informasi Arsip (SIA) pada Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang
Oleh
: Ayu Febrina
NIM
: 130723014
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
Ketua
: Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd.
Tanda Tangan
:
Tanggal
:
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Dekan
: Dr. Syahron Lubis, M.A.
Tanda Tangan
:
Tanggal
:
PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu klasifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.
ABSTRAK Ayu, Febrina. 2015. Evaluasi Aplikasi Sistem Informasi Arsip pada Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang. Medan: Departemen Studi Ilmu perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Penelitian ini dilakukan di Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi aplikasi Sistem Informasi Arsip (SIA) yang sedang berjalan pada Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan agar fungsi aplikasi ini bisa lebih baik. Penelitian ini adalah jenis penelitian deskriptif, sedangkan metode penelitiannya menggunakan metode observasi. Pengumpulan data dilakukan dengan melakukasn pengamatan langsung dan mengisi form daftar ceklis yang telah dibuat berdasarkan standar aplikasi ICA-AtoM serta dengan melakukan kajian pustaka terhadap literatur yang terkait dengan evaluasi aplikasi sistem informasi arsip pada Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang. Dari observasi awal diketahui bahwa Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang telah menggunakan Aplikasi Sistem Informasi Arsip (SIA) yang terdiri dari beberapa enam fitur yaitu fitur log-in, fitur home, fitur input deskripsi, fitur edit arsip (manage), fitur pencarian (searching), dan fitur management user. Akan tetapi dari hasil daftar ceklis diketahui bahwa elemen data yang ada pada aplikasi SIA Puskom UNP masih belum lengkap atau belum sesuai dengan standar sebuah aplikasi sistem informasi kearsipan seperti ICA-AtoM. Dari hasil penelitian diperoleh data bahwa jika dipersentasikan 36% elemen data ini telah ada pada aplikasi SIA Puskom UNP, akan tetapi masih banyak yang tidak ada yaitu sekitar 64% lagi. Sehingga dapat diketahui bahwa aplikasi SIA Puskom belum sesuai dengan standar aplikasi ICA-AtoM. Dari total keseluruhan persentasi elemen data berdasarkan standar aplikasi ICA-AtoM, yang dimiliki oleh aplikasi SIA Puskom UNP hanya 36%, yang ada 64% lagi elemen data yang aplikasi berdasarkan standar yang belum dimilikinya. Kata Kunci: Sistem Informasi Arsip, ICA-AtoM, Arsip, Elemen Data
i
KATA PENGANTAR Syukur Alhamdulillah penulis ucapkan kehadirat Allah SWT karena berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Evaluasi Aplikasi Sistem Informasi Arsip (SIA) pada Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang”. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat kelengkapan studi untuk menyelesaikan Program Sarjana Departemen Studi Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapat bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini pertama sekali penulis mengucapkan terima kasih yang sebenar-benarnya kepada Ayah dan Mama yang telah memberikan kasih sayang dan perhatian, doa, materil, motivasi dan dukungan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Kakak saya Nimay, Nipit dan Abang saya Riko, Rusli dan adik-adik saya Irvan, Meri, dan Adam serta keponakan penulis Dimas, Alka, dan Rava yang juga telah ikut serta memberikan semangat kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini dapat selesai berkat adanya bimbingan, arahan dan bantuan dari berbagai pihak, sebagai rasa hormat perkenankan penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya dengan ketulusan hati kepada: 1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
ii
2. Ibu Dr. Irawaty, A. Kahar, M.Pd selaku Ketua Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi sekaligus Dosen Pembimbing II penulis yang telah memberikan arahan dalam penulisan skripsi ini. 3. Bapak Ishak, S.S., M.Hum., selaku Dosen Pembimbing I yang telah menyediakan waktu untuk memberikan bimbingan akademis kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. 4. Ibu Himma Dewiyana S.T., M.Hum selaku Penguji I yang telah memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi ini agar lebih baik. 5. Ibu Hotlan Sihaan S.Sos., M.I.Kom selaku Dosen Penguji II yang telah memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi ini agar lebih baik. 6. Seluruh dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah tulus memberikan pengajaran kepada penulis selama penulis menyelesaikan pendidikan. 7. Bapak Yonrafdi, SE, M.Si selaku Kepala Kantor UPT. Puskom UNP, Bapak Yosefrizal, M.Kom selaku Kasubag Tata Usaha, Ibu Ernawati selaku staf administrasi (arsiparis), Bapak Syukhri, S.T., M.CIO, Muhammad Rusdi, S.T, Mohamad Amin, S.Kom, Irving Nazmi, A.Md, Rahmat Hidayat, S.Kom, Yuki Ilham Yusef, A.Md, Ilham Trijaka Suyuti, S.Kom selaku staf teknis. 8. Semua teman-teman angkatan 2013 di Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan dukungan
iii
dan masukan kepada penulis serta senior yang telah membagi pengalamannya seperti Kak Sri Terta, Kak Shinta, dan Kak Kristi dan Sahabat-sahabat saya D’ecsaa (Ezi, Cici, Shanty, Anandia), Roby, Adi, Havis, Tika, Firza, Nanda ndek, Laras, dan rekan seperjuangan Kak Ice, Kak Siti, Duo keles evi dan lusi, Kipo, Cimot, Omeh, astuni, sumi, dan rani,Ican, icim,dan mandan. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini belum sepenuhnya sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharap kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan skripsi ini. Semoga Allah SWT memberikan imbalan dan pahala yang berlipat ganda kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penyelesaian skripsi ini. Akhir kata penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkannya.
Medan, April 2015 Penulis
Ayu Febrina 130723014
iv
DAFTAR ISI ABSTRAK ......................................................................................................................... i KATA PENGANTAR ....................................................................................................... ii DAFTAR ISI...................................................................................................................... v DAFTAR TABEL ............................................................................................................. vii DAFTAR GAMBAR ......................................................................................................... viii DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................................... ix BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah................................................................................................ 1 1.2 Rumusan Masalah ......................................................................................................... 5 1.3 Tujuan Penelitian .......................................................................................................... 5 1.4 Manfaat Penelitian ........................................................................................................ 6 1.5 Ruang Lingkup Penelitian............................................................................................. 6 BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip............................................................................................................ 7 2.1.1 Kegunaan dan Pembagian Arsip ...................................................................... 8 2.1.2 Siklus Hidup Arsip .......................................................................................... 10 2.1.3 Penataan Arsip .................................................................................................. 11 2.1.4 Penyimpanan Arsip .......................................................................................... 12 2.1.5 Temu Kembali Arsip ........................................................................................ 14 2.2 Tata Kearsipan Perguruan Tinggi ................................................................................. 16 2.2.1 Arsip Perguruan Tinggi .................................................................................... 17 2.2.2 Peranan Kearsipan Perguruan Tinggi ............................................................... 18 2.3 Defenisi Sistem Informasi Kearsipan ........................................................................... 20 2.3.1 Alih Media Arsip .............................................................................................. 23 2.3.2 Sistem Temu Kembali Arsip ............................................................................ 25 2.3.3 Standar Elemen Data Sistem Informasi Kearsipan oleh ANRI ........................ 27 2.4 Aplikasi Open Source Sistem Temu Kembali Arsip .................................................... 29 2.4.1 ICA AtoM sebagai Aplikasi Open Source Temu Kembali Arsip .................... 30 2.4.2 Fitur dan Standar Deskripsi Aplikasi ICA AtoM ............................................. 32 2.4.3 SIKD dan SIKS sebagai Aplikasi Open Source dikembangkan ANRI ............ 35 BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Lokasi Penelitian ........................................................................................................... 39 3.2 Unit Analisis ................................................................................................................. 39 3.3 Jenis dan Sumber Data .................................................................................................. 40 3.4 Instrumen Penelitian ..................................................................................................... 40 3.5 Teknik Pengumpulan Data ............................................................................................ 40 3.6 Analisis Data ................................................................................................................. 41
v
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN 4.1 Profil Kantor Puskom UNP .......................................................................................... 42 4.1.1 Sejarah Singkat Kantor Puskom UNP ............................................................. 42 4.2 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Standar Aplikasi ICA-AtoM ......... 44 4.2.1 Elemen Deskripsi Arsip................................................................................... 45 4.2.2 Elemen Pencipta Arsip .................................................................................... 47 4.2.3 Elemen Lembaga Pemelihara Arsip ................................................................ 49 4.2.4 Elemen Akses Arsip ........................................................................................ 51 4.2.5 Elemen Istilah (term) ....................................................................................... 53 4.2.6 Elemen Fungsi (function) ................................................................................ 54 4.2.7 Elemen Objek Digital ...................................................................................... 56 4.2.8 Elemen Objek Admin ...................................................................................... 57 4.2.9 Elemen Manage ............................................................................................... 59 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ................................................................................................................... 64 5.2 Saran ............................................................................................................................. 66 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 68 LAMPIRAN....................................................................................................................... 71
vi
DAFTAR TABEL Tabel 3.1 Kisi-kisi daftar ceklis untuk mengevaluasi aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan standar aplikasi ICA-AtoM ................................................
32
Tabel 4.1 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Deskripsi Arsip sesuai Standar Aplikasi ICA-AtoM .......................................................
43
Tabel 4.2 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Pencipta Arsip sesuai Standar ICA-AtoM ......................................................................
45
Tabel 4.3 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Pemelihara Arsip sesuai Standar ICA-AtoM ......................................................................
48
Tabel 4.4 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Akses Arsip sesuai Standar ICA-AtoM ................................................................................
50
Tabel 4.5 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Istilah (term) sesuai Standar ICA-AtoM ................................................................................
52
Tabel 4.6 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Fungsi (function) sesuai Standar ICA-AtoM ...............................................................
54
Tabel 4.7 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Fitur Manage sesuai Standar ICA-AtoM ................................................................................
57
Tabel 4.8 Rangkuman Hasil Penelitian ............................................................
58
vii
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Siklus Hidup Arsip ....................................................................... Gambar 2.2 Ilustrasi komputer sebagai media temu kembali .......................... Gambar 2.3 Desain Arsitektur Aplikasi ICA-AtoM ........................................ Gambar 2.4 Desain Model Data ICA-AtoM .................................................... Gambar 4.1 Deskripsi Arsip ............................................................................ Gambar 4.2 Pencipta Arsip .............................................................................. Gambar 4.3 Akses Arsip .................................................................................. Gambar 4.4 elemen term .................................................................................. Gambar 4.5 Objek Digital ................................................................................ Gambar 4.6 Fitur Admin .................................................................................. Gambar 4.7 Elemen Manage ...........................................................................
viii
11 24 32 35 45 47 51 53 55 56 58
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Pedoman Observasi untuk mengevaluasi elemen data sistem informasi arsip pada aplikasi SIA .................................................................... 71 Lampiran 2 Hasil Observasi dalam mengevaluasi elemen data sistem informasi arsip pada aplikasi SIA .................................................................................... 77
ix
