Euro: měna pro vaše podnikání. Příprava podniku na zavedení eura

Euro: měna pro vaše podnikání Příprava podniku na zavedení eura

Při sestavování kontrolního seznamu byly přínosem diskuze s představiteli sdružení malých a středních podniků a jinými zúčasněnými subjekty a ohledně úpravy systémů informačních technologií příspěvky odborníků ze společnosti SAP AG Německo. Fotografie: Evropská společenství: strany 4, 5, 6, 7, 12, 16, 17, 19, 21. iStockphoto: strany 8, 9, 10, první a třetí na straně 13, 15, 22, 23. stock.xchng: strana 20. NECC: druhá na straně 13.

UPOZORNĚNÍ: Evropská komise ani žádná jiná osoba zastupující Evropskou komisi není odpovědná za způsob, jakým jsou používány informace v tomto dokumentu. Mnoho doplňujících informací o Evropské unii je k dispozici na internetu. Můžete se s nimi seznámit na evropském serveru (http://europa.eu). Katalogové údaje jsou uvedeny na konci této publikace. Lucemburk: Úřad pro úřední tisky Evropských společenství, 2008 ISBN978-92-79-08699-1 DOI 10.2765/63667 © Evropská společenství, 2008 Kopírování je povoleno pouze se souhlasem autora. Printed in Belgium VYTIŠTĚNO NA NEBĚLENÉM PAPÍŘE

Obsah Předmluva

3

1. Plánování příprav na přechod

4

1.1. Efektivní organizace projektu přechodu na euro 1.2. Využití všech dostupných zdrojů informací

2. Úpravy v rámci podniku 2.1. Úpravy účetnictví a finančního řízení 2.2. Úpravy systémů informačních technologií 2.3. Řízení hotovosti 2.4. Informování a odborná příprava zaměstnanců

3. Obchodní strategie: vztahy se zákazníky a dodavateli 3.1. Informování zákazníků 3.2. Dvojí uvádění cen 3.3. Stanovování cen 3.4. Vztahy s dodavateli 3.5. Smlouvy

Kontrolní seznam

4 6

8 8 10 11 14

16 16 16 20 22 23

24

Předmluva Způsoby a prostředky, jejichž pomocí může podnik přizpůsobit své aktivity k provozu v eurech, jsou rozmanité. Výběr opatření, která jsou pro podnik připravující se na přechod na euro nejvhodnější, závisí na mnoha faktorech, například na jeho velikosti, hlavní oblasti aktivit, rozsahu, v jakém pracuje s hotovostí, na tom, do jaké míry se spoléhá na systémy IT atd. Je zřejmé, že každý podnik si musí určit, jaké jsou v souvislosti s přechodem na euro jeho potřeby, a zvolit si nejlepší způsob k jejich uspokojení. Cílem všech příprav je hladký a rychlý přechod na euro s minimálním narušením podnikání a maximální efektivitou nákladů. Zkušenosti ukazují, že včasné praktické přípravy se vyplácejí a pomáhají podnikům co nejrychleji využít výhod jednotné měny ve prospěch svého podnikání. Velké podniky jsou obecně schopny vyrovnat se s problémy spojenými s přechodem na euro snadněji než malé a střední podniky. Průzkumy kromě toho ukazují, že malé a střední podniky, hlavně ty nejmenší z nich, obvykle podceňují rozsah toho, co je třeba vykonat na přizpůsobení svých činností pro provoz v eurech, i rizika odkládání příprav na dobu, kdy už bude příliš pozdě. Malé a střední podniky mohou mít omezené lidské zdroje, a proto by se měly začít připravovat na přechod co nejdříve, aby mohly v plné míře podnikat v eurech ode dne jeho zavedení.

Dnem zavedení eura je den, kdy se eurobankovky a euromince dávají do oběhu a stávají se zákonným platidlem. V rámci scénáře „velkého třesku“, který se v současnosti předpokládá ve velké většině členských států, které ještě mají euro přijmout, se zavedení hotovosti v eurech shoduje s přijetím eura jako státní měny. Úvahy v této brožuře se vztahují především na přechod na euro v rámci scénáře „velkého třesku“.

Cílem této brožury je poskytnout rady, které by pomohly podnikům v přípravách na zavedení eura. Její struktura je následující: 1) celkové plánování příprav na přechod, 2) interní úpravy, kterých bude zapotřebí, a 3) příprava podniku, pokud jde o jeho obchodní strategii včetně jeho cenové politiky a vztahu se zákazníky a dodavateli.

3

1.

Plánování příprav na přechod

1.1.

Efektivní organizace projektu přechodu na euro

Přípravy by měly začít co nejdříve. Z praktického hlediska to znamená nejméně rok před národním cílovým datem zavedení eura. Dokonce i v zemích, které ještě neurčily cílové datum nebo harmonogram operací souvisejících s přechodem, však může být pro malé a střední podniky užitečné zahájit interní přípravy s cílem využít výhodu, kterou jim včasné přípravy poskytnou. Z hospodářského hlediska má pro společnost smysl uvažovat o vlivu budoucího přechodu na euro, což by jí mohlo pomoci získat konkurenční výhodu oproti společnostem, které s přípravami ještě nezačaly.

4

Jedním z prvních kroků malého a středního podniku, který se připravuje na přechod na euro, je posoudit očekávaný vliv přechodu na novou měnu na jeho fungování. Pokud jde o vnitřní organizaci podniku, přechod bude mít vliv na účetní systémy a prostředí informačních technologií (IT). Podniky s přímými hotovostními vztahy se zákazníky musí také vzít do úvahy problémy související s používáním dvou měn během určitého období kolem dne zavedení eura, především týkající se logistických a bezpečnostních aspektů. Je rovněž třeba, aby zohlednily, jaký bude mít přechod na novou měnu vliv na jejich vztahy se zaměstnanci a dodavateli, stejně tak jako zákazníky a konkurenty.

Po odhadnutí vlivu na podnik je zapotřebí stanovit strategii. To například zahrnuje rozhodnutí o tom, zda by se přechod na novou měnu měl využít jako příležitost ke zlepšení efektivity podniku jako celku či také k modernizaci jeho systémů IT. Dále je nutné zvážit načasování všech potřebných úprav a posoudit rozsah, v jakém budou přípravy záviset na vnějších odborných poznatcích a doporučeních. Příprava i realizace strategie tedy vyžaduje mnoho rozhodnutí, která mohou mít dalekosáhlé následky pro celý podnik jak z hlediska finančních, tak i lidských zdrojů. Proto je důležité, aby vrcholové vedení podniku věnovalo přechodu na euro náležitou pozornost po dobu celého procesu. Efektivní organizace projektu se neobejde bez určení vedoucí osoby zodpovědné za koordinaci příprav na přechod na euro. V malých podnicích může tuto roli zastávat samotný majitel nebo vedoucí podniku. Ve větších podnicích by tímto úkolem mohl být pověřen i projektový tým pro zavedení eura na úrovni vedoucích pracovníků. Jako vodítko pro práci koordinátora pro zavedení eura a všech zainteresovaných na přípravách je vhodné vytvořit akční plán s jasně uvedenými úkoly. Je užitečné si stanovit termíny dokončení jednotlivých úkolů. Na realizaci projektu by měly být vyhrazeny dostatečné lidské a finanční zdroje. Pokud se využijí služby externích dodavatelů, mělo by se zabezpečit, aby jejich služby byly v případě potřeby k dispozici. Podniky by měly myslet na to, že dostupnost odborníků v oblasti IT může být s blížícím se datem přechodu na euro omezená. To s sebou přináší nejen riziko zpoždění v potřebných úpravách, ale i riziko vyšších nákladů, přičemž oběma rizikům je možné včasnou přípravou předejít. Ve snaze zabezpečit včasné zjištění problémů a rizik je nezbytné podrobně monitorovat pokrok v procesu přechodu na euro, čímž se vytvoří prostor pro změny a úpravy akčního plánu.

5

Planning the changeover preparations 1.2.

Využití všech dostupných zdrojů informací

Během příprav na zavedení eura by malé a střední podniky měly využívat veškeré zdroje informací, které mají k dispozici. Hlavní kroky na národní úrovni jsou stanoveny v národním plánu přechodu na euro, který obvykle přijme vláda a který je pravidelně aktualizován. V tomto plánu jsou uvedena doporučení pro všechna hospodářská odvětví, je v něm stanoven předpokládaný harmonogram přechodu na euro a jsou v něm uvedeny informace o příslušných právních, daňových a účetních pravidlech. Členské státy, které se připravují na přijetí eura, v rámci své národní komunikační strategie pro euro zajišťují širokou škálu informačních materiálů (brožury, letáky atd.) a činností (včetně seminářů, konferencí, výstav, televizních a rozhlasových spotů). Evropská komise takové komunikační aktivity podporuje prostřednictvím dohod o partnerství, které jsou s příslušnými zeměmi uzavírány. Komise kromě toho organizuje řadu aktivit, které souvisí s rozšířením eurozóny, jako jsou průzkumy, konference a semináře pro novináře. Rovněž vydává brožury, plakáty, CD-ROM a propagační materiály s tématikou eura.

6

Kromě těchto veřejných informačních zdrojů mají malé a střední podniky k dispozici také informace, které poskytují obchodní organizace, obchodní sdružení, Euro Info Centra, obchodní komory, banky, účetní a obchodní poradci atd. Jejich informace mají rozsah od specializovaných internetových stránek, kontrolních seznamů pro podnikatele, oběžníků a tištěných publikací až po konkrétní poradenství podle potřeb jednotlivých podniků. Větší společnosti mohou svým subdodavatelům poskytnout potřebnou pomoc, aby jim přechod na euro usnadnily.

7

2. Úpravy rámci podniku Planning thevchangeover preparations

2.1.

Úpravy účetnictví a finančního řízení

Na převod údajů o minulých transakcích pro účely finančního výkaznictví (jako jsou položky tvořící účetní zůstatky dlužníků a věřitelů, staré pořizovací náklady na jednotlivé položky v inventáři atd.) mohou existovat vnitrostátní pravidla nebo doporučení. Pokud jde o přípravu rozpočtu na rok, v kterém se zavede euro, podniky by měly všechny své plány vypracovat přímo v eurech. Bude také třeba rozhodnout o časovém plánu převodu starých rozpočtových údajů z korun na eura a o přístupu k tomuto převodu.

Vnitrostátní právní předpisy určí vykazovaný den, od kterého (případně období, za které) musí být daňová přiznání a příslušné doklady (např. týkající se daně z příjmu právnických osob, DPH, srážkové daně z mezd a platů zaměstnanců, odvodů na sociální pojištění zaměstnanců), jakož i účetní závěrky předkládány v eurech. Pravidla o přepočtu základního jmění a akcií společnosti se obvykle stanoví ve vnitrostátních právních předpisech o přechodu na euro. S cílem zajistit rychlé úpravy stanov společnosti

8

v souvislosti s eurem by si podniky měly zjistit možnosti, které jsou upraveny ve vnitrostátním právním rámci, a v případě potřeby by si měly včas zajistit právní poradenství. Ve vnitrostátních právních předpisech by se například z důvodu zachování transparentnosti mohlo požadovat zaokrouhlování hodnoty základního jmění a akcií. Vzhledem k tomu, že uplatnění přepočítacího koeficientu a pravidel přepočtu na základní jmění společnosti a její akcie denominované v národní měně ve většině případů povede k nezaokrouhleným částkám v eurech, může se přistoupit k navýšení (nebo snížení) základního jmění společnosti s cílem dosáhnout zaokrouhlené částky. Další možností by mohla být transformace akcií s nominální hodnotou na akcie bez nominální hodnoty, pokud je takový postup upraven ve vnitrostátních předpisech. V každém případě je třeba dodržet platná procedurální pravidla, čímž se může proces úpravy zpomalit. Ve vnitrostátních právních předpisech se například může vyžadovat, aby se v souvislosti s rozhodnutím o navýšení (nebo snížení) základního jmění uskutečnila mimořádná valná hromada akcionářů. Je třeba revidovat stanovy a vnitřní předpisy společnosti. Mohou se v nich například vyskytovat prahové hodnoty (při kterých se iniciuje zásah dozorčích orgánů nebo výborů) v národní měně, které se musí upravit. Nové společnosti zřízené v roce přede dnem zavedení eura by měly vykazovat své základní jmění přímo v eurech, pokud to umožňují vnitrostátní právní předpisy, aby jej nebylo zapotřebí přepočítávat. Akcionáři by měli co nejdříve dostat informace o každé změně v souvislosti s akciemi z důvodu zavedení eura (např. o počtu akcií, jejich nominální hodnotě, vloženém kapitálu, rozdělení zisku).

9

Planning the changeover preparations 2.2.

Úpravy systémů informačních technologií

Zavedení eura má vliv na všechny počítačové systémy, které pracují s měnovými jednotkami, například fakturační a účetní systémy, mzdové systémy, řídící informační systémy a systémy vydávání jízdenek, nákupní software, aplikace na kontrolu zásob, jakož i systémy na zpracování finančních informací, jako jsou registrační pokladny a jiné platební terminály na prodejních místech. Zajištění toho, aby tyto systémy byly přizpůsobeny na novou měnu včas, může představovat časově náročnou operaci. Čím více počítačových aplikací připadá v úvahu, tím dříve by se mělo začít s přípravami. Malé a střední podniky by měly začít tím, že vypracují inventář počítačových systémů, na které bude mít přechod na euro vliv. Kromě toho by se měl určit hardware, který by mohlo být třeba modernizovat nebo vyměnit (např. klávesnice, tiskárny, registrační pokladny, prodejní automaty).

Jedním ze strategických rozhodnutí, které je třeba přijmout při přípravě úpravy počítačových systémů malých a středních podniků, je to, zda by se úpravy související s eurem měly stát součástí většího projektu IT, který by se realizoval bez ohledu na zavedení eura. Taková kombinace může být vhodná s ohledem na minimalizaci nákladů. Případně může být v závislosti na vlivu a rozsahu potřebných úprav informačních technologií i na dostupných zdrojích praktické zaměřit se na úpravy, které jsou nevyhnutelné pro zabezpečení kompatibility s eurem, a ostatní projekty IT odložit na později.

10

Potřebné úpravy počítačových systémů související s eurem zahrnují zabezpečení toho, aby systémy mohly zpracovávat dvě měny (národní měnu a euro), zvládaly požadavky dvojího uvádění měn (viz bod 3.2 dále v textu), realizovaly přepočet mezi národní měnou a eurem podle pravidel přepočtu a zpracovávaly velké množství desetinných míst. Pokud jsou počítačové systémy podniku propojeny s počítačovými systémy obchodních partnerů, dodavatelů atd., bude třeba zabezpečit jejich trvalou kompatibilitu i po přechodu na euro. V závislosti na kapacitě stávajících počítačových systémů se tyto systémy mohou buď pozměnit, upravit na vyšší verzi nebo rozšířit, případně se mohu vyměnit za nové systémy, které budou splňovat všechny požadavky. Obecně řečeno každý nový software, který malé a střední podniky získají během procesu přípravy na přechod na euro, by už měl být kompatibilní s eurem, čímž se předejde potřebě pozdějších úprav. S cílem zajistit řádné fungování veškerých informačních systémů v prostředí eura ode dne zavedení eura by se všechny aplikace, které prošly úpravami, měly co nejdříve důsledně a opakovaně přezkoušet, aby se zabránilo nedostatkům a aby bylo možné provést všechny potřebné opravy dříve, než budou muset být systémy plně funkční.

Období dvojího oběživa je období, které začíná dnem, kdy jsou eurobankovky a euromince uvedeny do oběhu, a během kterého jsou v příslušném členském státě zákonnými platidly národní měna i euro. Maximální délka období dvojího oběživa je šest měsíců, ale členské státy ji mohou zkrátit. Většina členských států, které se současné době připravují na zavedení eura, předpokládá krátké období dvojího oběživa v trvání maximálně jednoho měsíce.

Před konečným převodem starých verzí souborů a údajů na euro je vhodné udělat si jejich kopie, aby byly v případě potřeby lehce dostupné.

2.3.

Řízení hotovosti

Jedním z nejdůležitějších kroků příprav je zabezpečit hladký přechod veškerých hotovostních operací, a to zejména v případě podniků s velkým hotovostním obratem při styku se zákazníky. Rozhodující úlohu při shromažďování a stahování bankovek a mincí v národní měně během období dvojího oběživa hrají bankovní odvětví a také odvětví maloobchodní.

11

Planning the changeover preparations

S cílem zkrátit na minimum období, během kterého se paralelně používá hotovost v eurech i v národní měně, a urychlit tedy výměnu hotovosti, by maloobchodníci měli ode dne zavedení eura vydávat hotovost výlučně v eurech. V některých zemích to dokonce může být vyžadováno vnitrostátními právními předpisy. Na to, aby podniky mohly vydávat hotovost pouze v eurech, si u svých bank musí přede dnem zavedení eura zajistit potřebný obnos v eurobankovkách a euromincích, což se označuje jako „předzásobení podniků eurem“. K tomu je zapotřebí, aby maloobchodníci realisticky odhadli, jakou hotovost budou potřebovat během prvních dnů a týdnů po přechodu na euro. Je třeba počítat s tím, že v tomto období bude podle odhadů potřeba hotovosti v eurech v maloobchodě třikrát až pětkrát vyšší než za „normálních“ okolností, neboť hotovost v národní měně přijatá od zákazníků již nebude moci být použita na vydávání a zákazníci budou v národní měně platit ve vyšší míře než jindy, protože se jí budou chtít zbavit, aby ji nemuseli za eura vyměňovat v bankách. Podrobnosti o procesu předzásobení podniků eurem budou uvedeny v dohodách mezi malými a středními podniky a jejich bankami, ve kterých se mimo jiné stanoví datum připsání hotovosti z předzásobení podniku eurem na vrub účtu malého a středního podniku a požadavky na zajištění.

12

Během několika týdnů přede dnem přijetí eura a v období dvojího oběživa by se neměly podceňovat logistické a bezpečnostní stránky předzásobení podniků hotovostí v eurech a – poněkud obecněji – paralelních operací s hotovostí v eurech a národní měně. Za účelem zabezpečení hladkého průběhu tohoto procesu je nezbytné důkladně a zavčas naplánovat potřebná opatření. Podniky by si například měly ověřit, zda mají k dispozici dostatečné úložné prostory na větší objem hotovosti. Budou muset být ověřeny i dopravní kapacity na odvoz hotovosti v národní měně přijaté od zákazníků do bank. Vzhledem k většímu objemu hotovosti uložené v podniku je rovněž vhodné si ověřit, zda je pojistné krytí dostatečné, nebo zda je zapotřebí provést dočasnou úpravu. Dá se předpokládat, že v pokladnách budou zapotřebí zvláštní zařízení, jako například dodatečné zásuvky, na paralelní zacházení s hotovostí v eurech a v národní měně a na její ukládání. S ohledem na snížení objemu hotovosti, která bude vydávána zákazníkům, by se od zákazníků mělo vždy, kdy to bude možné, požadovat, aby platili přesnou částku, a obecně by se na platby měly používat bankovky s nízkou nominální hodnotou. Především větší obchody by mohly nabízet zvláštní zařízení na výměnu hotovosti v národní měně za eura mimo pokladny, aby zákazníci mohli platit přímo v eurech a aby nedocházelo k případným prodlevám u pokladen. Další možností, která stojí za zvážení, je povzbuzovat zákazníky, aby v prvních dnech po zavedení eura častěji využívali elektronické platební prostředky (např. kreditní a debetní karty), čímž by se snížilo celkové množství plateb v hotovosti. V dostatečném předstihu přede dnem zavedení eura by se pro zaměstnance, kteří při styku se zákazníky pracují s hotovostí, především pro pokladníky, měla zajistit odborná příprava zaměřená na vzhled a bezpečnostní prvky eurobankovek a euromincí. Do odborné přípravy by mělo patřit i nakládání a manipulace s hotovostí v eurech, což pomůže zajistit rychlé odbavení u pokladen a sníží riziko pochybení.

13

Planning the changeover preparations Vzhledem k tomu, že přechod na euro bude zahrnovat první zpracování eurové hotovosti, což samozřejmě znamená, že pokladníci ještě nebudou úplně zvyklí na manipulaci s ní, zvýší se kolem dne zavedení eura pravděpodobnost chyb a podvodů. V zájmu minimalizace těchto rizik by se měly zavést příslušné vnitřní kontroly, aby se především během prvních týdnů po dni zavedení eura mohla ověřovat přesnost transakcí.

2.4.

Informování a odborná příprava zaměstnanců

Důležité je především zvýšit povědomí zaměstnanců o zavedení eura prostřednictvím odborné přípravy. Jedním z cílů kurzů odborné přípravy by mělo být pochopení následků a harmonogramu přechodu na euro. Zaměstnancům je třeba vysvětlit, jakým způsobem k přechodu dojde a jaká bude jejich úloha v tomto procesu. Především pokud jde o zaměstnance, kteří pracují s hotovostí, by se mělo myslet na odbornou přípravu, kterou se zajistí, že lépe rozpoznají euromince a eurobankovky a budou s nimi rychleji pracovat. Odborná příprava by se měla individuálně přizpůsobit potřebám každé cílové skupiny. Zvláštní odborná příprava by se například měla zajistit pro zaměstnance, kteří přicházejí se zákazníky přímo do styku, pro ty, kteří pracují s hotovostí, a pro ty, kteří pracují v účetních nebo počítačových odděleních. Od zaměstnanců by měla být vyžadována zpětná vazba, která by pomohla vyhodnotit účinnost odborné přípravy. Navíc se doporučuje zajistit přepočítací tabulky, europřevodníky apod., aby zaměstnanci věděli, jaká je hodnota eura. Taktéž by se měl zdůraznit význam dialogu mezi vedoucími pracovníky a personálem. Zkušenosti z předchozích přechodů na euro ukazují, že především během prvních dnů po zavedení eura bylo v rámci podnikání, ve kterém se intenzvně

14

využívá hotovost, riziko chyb při vydávání hotovosti v eurech poměrně vysoké. Vzhledem ke skutečnosti, že přechod na euro může vést k velmi stresujícím situacím pro zaměstnance, by se ve společnostech měly předem zjistit a prodiskutovat možné problémy a způsoby, jak je řešit. Kromě toho by se měly stanovit postupy, jak vnitřně reagovat, pokud se vyskytnou chyby, případně jak řešit stížnosti zákazníků. Rovněž by mohlo být konstruktivní zapojit zaměstnance nebo v případě větších podniků zástupce odborů do diskuze o vlivu zavedení eura na platy. Na to, aby se zaměstnanci seznámili s novou měnou, se doporučuje uvádět částky na výplatní pásce v eurech i v národní měně co nejdříve po stanovení přepočítacího koeficientu. Bylo by vhodné vysvětlit, jak se dospělo k částce v eurech, a to zejména v případech, kdy přepočet vede k výrazně nižším nominálním mzdám (např. hodnota 1 milion ITL odpovídá „pouze“ 516,457 EUR). To je důležité především v těch podnicích, kde se mzdy stále ještě vyplácejí v hotovosti. Kromě toho by se nemělo zapomenout na otázku zaokrouhlování mezd. Ve snaze předejít nepřesnostem se důrazně doporučuje zaokrouhlit pouze poslední částku, a ne jednotlivé položky, které tvoří součást mzdy, jako je daň z příjmu, příspěvky na zdravotní a sociální pojištění atd.

15

3. Obchodní strategie: vztahy se zákazníky Planning the changeover preparations

3.1.

Informování zákazníků

V souvislosti se zavedením eura se může stát, že zákazníci v maloobchodním odvětví budou mít pocit nejistoty a v některých případech se mohou obávat případných nepříznivých dopadů, jako je zvyšování cen. Opatření na podporu důvěry, založená na konkrétních informacích, mohou působit proti záporným postojům a přispět ke kladnému přijímání eura. Zákazníkům by se například mohl přepočítací koeficient dostat do povědomí prostřednictvím příkladů (např. cenovými tabulkami pro základní výrobky a letáky). Jedná se o jednoduchý způsob, jak ukázat, že ceny byly přepočítány správně, a snížit tak nejistotu. Je třeba řádně informovat i obchodní klienty. Měli by vědět, kdy společnost plánuje začít používat euro (např. v objednávkách, fakturách apod.). Společnost by si měla ověřit, zda toto plánování nemůže jejím hlavním klientům způsobit problémy.

3.2.

Dvojí uvádění cen

Ve většině národních plánů přechodu na euro se předpokládá období povinného dvojího uvádění cen (v národní měně i v eurech), takže tento požadavek bude stanoven i ve vnitrostátních právních předpisech. Dvojí uvádění cen je klíčovou metodou pro seznámení zákazníků i zaměstnanců s hodnotami v eurech. Pomůže jim začít „uvažovat v eurech“. Toto opatření může být v počátcích nákladné a nepochybně si vyžádá zvláštní vybavení. Jedná se však o velmi účinný nástroj pro zlepšení vztahu se zákazníky.

16

a dodavateli

Dvojí uvádění cen by mělo být jednoznačné, lehce identifikovatelné a zřetelně čitelné. Na přepočet cen z původní měny na eura by se vždy měl používat úplný přepočítací koeficient. Zobrazování cen by nemělo být přetíženo množstvím číslic a mělo by se omezit pouze na konečnou cenu, kterou má zákazník zaplatit. Dvojí uvádění cen se může využívat na cenovkách na pultech, na výrobcích, plakátech, cenících nebo u konečné částky na pokladních dokladech. S cílem vyhnout se zmatkům a případným dodatečným nákladům je mimořádně důležité, aby se s dvojím uváděním cen začalo až po definitivním stanovení oficiálního přepočítacího koeficientu. Přepočítací koeficient stanovuje Rada EU poté, co členský stát splní konvergenční kritéria. Zkušenosti z první vlny zemí přijímajících euro ukázaly, že spotřebitelé obvykle nevěnují dvojímu uvádění cen velkou pozornost dříve než několik posledních týdnů a měsíců před přechodem na euro. Pro přepočet národních měn na euro a naopak budou platit níže uvedená pravidla stanovená v nařízení Rady (ES) č. 1103/97 o některých ustanoveních týkajících se zavedení eura.

17

Planning the changeover preparations Přepočítací koeficienty budou přijaty v podobě jednoho eura vyjádřeného v jednotlivých národních měnách zúčastněných členských států. Budou vyjádřeny na šest platných číslic. Přepočítací koeficienty nebudou při přepočtech zaokrouhlovány ani upravovány na méně platných číslic. Přepočítací koeficienty se použijí pro přepočty mezi jednotkou euro a národními měnovými jednotkami v obou směrech. Inverzní koeficienty odvozené z přepočítacích koeficientů se nebudou používat. Peněžní částky, které mají být zaplaceny či vyúčtovány, budou při zaokrouhlování po přepočtu na jednotku euro podle článku 4 zaokrouhleny nahoru nebo dolů na nejbližší cent. Při přepočtu na národní měnovou jednotku budou peněžní částky, které mají být zaplaceny nebo vyúčtovány, zaokrouhleny nahoru nebo dolů na nejbližší dílčí jednotku, nebo pokud taková dílčí jednotka neexistuje, na nejbližší existující jednotku, anebo podle vnitrostátních právních předpisů nebo zvyklostí na násobek nebo zlomek dílčí jednotky nebo národní měnové jednotky. Vede-li použití přepočítacího koeficientu k výsledku nacházejícímu se přesně ve středu, zaokrouhlí se částka nahoru.

Pro ilustraci uvádíme příklad přepočtu s použitím kyperské libry. Přepočítací koeficient je: 1 EUR = 0,585274 CYP. Na to, aby se počáteční částka v kyperských librách mohla převést na eura, musí se vydělit přepočítacím koeficientem. Výsledná částka v eurech se musí zaokrouhlit na dvě desetinná místa, tedy na centy. Zaokrouhlování směrem dolů nebo nahoru musí být provedeno v souladu s běžnou obchodní praxí.

18 8

Příklad 1 1,30 CYP vyděleno přepočítacím koeficientem = 2,2211818 EUR. Třetí číslice je jednička, proto číslo musí být zaokrouhleno směrem dolů. 1,30 CYP = 2,22 EUR

Příklad 2 1,80 CYP vyděleno přepočítacím koeficientem = 3,0754825 EUR. Třetí číslice je pětka, proto číslo musí být zaokrouhleno směrem nahoru. 1,80 CYP = 3,08 EUR. Na to, aby částky v eurech mohly být přepočítány na kyperské libry, musí být částka v eurech vynásobena přepočítacím koeficientem. Výsledná částka v kyperských librách musí být zaokrouhlena na dvě desetinná místa. Zaokrouhlování směrem dolů nebo nahoru musí být provedeno v souladu s běžnou obchodní praxí.

Příklad 3 18 EUR vynásobeno přepočítacím koeficientem = 10,534932 CYP. Třetí číslice je čtyřka, proto číslo musí být zaokrouhleno směrem dolů. 18 EUR = 10,53 CYP

Příklad 4 11 EUR vynásobeno přepočítacím koeficientem = 6,438014 CYP. Třetí číslice je osmička, proto číslo musí být zaokrouhleno směrem nahoru. 11 EUR = 6,44 CYP Je třeba si uvědomit, že ve všech obchodních transakcích musí být používán úplný přepočítací koeficient 1 EUR = 0,585274 CYP.

19

Planning the changeover preparations 3.3.

Stanovování cen

Zavedení eura může být ideální příležitostí pro provedení strategické analýzy trhu. Studium a popis vlivu zavedení eura na společnost poslouží jako základ pro vypracování a provedení strategie přechodu. Při vytváření cen v eurech by se měly zohlednit tyto aspekty: struktura nákladů, citlivost na ceny, ochota spotřebitele porovnávat ceny, vyšší úroveň cenové průhlednosti v prostředí eura a způsob, jakým své ceny stanovují konkurenti. Velmi užitečné je připravit si seznam nejdůležitějších zákazníků a spojit se s nimi v dostatečném předstihu před přechodem na euro. Mohli by dostat ceníky a katalogy v eurech včetně odkazu na pravidla přepočtu a příklady výpočtů. Cílem by mělo být zajistit, aby byl vliv přechodu na euro na ceny celkově neutrální. Přechod by v zásadě neměl ovlivnit cenu nebo hodnotu výrobků. Malé a střední podniky by si měly uvědomit, že během období přechodu na euro budou zákazníci velmi citliví na jakékoli změny cen. Ve snaze předejít nedorozuměním je proto zapotřebí používat průhlednou strategii přepočtu cen. Po přepočtu cen na eura může být zapotřebí jejich mírná úprava, aby byly pro trh přijatelnější. Přepočet může vést

20 0

k „nevyrovnaným“ cenám, například 7,32 EUR. V takových případech bude třeba ceny upravit, aby se získaly „kulaté“ částky, se kterými se lépe pracuje (např. 7,30 EUR). Z hlediska „psychologických“ cen může být zapotřebí určit nové prahové ceny. V této souvislosti může systematické zaokrouhlování směrem dolů představovat obchodní volbu, která by mohla být využita pro reklamní účely. Například výrobek s cenou 49,00 FRF přepočítaný na 7,47 EUR by se mohl zaokrouhlit na 7,40 EUR (= 48,54 FRF). Pokud to z finančních důvodů není možné, další volbou může být změna množství nebo velikosti výrobku. Takový postup může být nevyhnutelný v případě velmi malých položek, jako jsou cukrovinky, šroubky apod. Například 1 ITL odpovídá 0,00 EUR. Aby bylo možné dosáhnout obchodovatelné ceny, mohl by být zvýšen počet kusů v balení. Zaokrouhlování částek v eurech však může mít celkem značný vliv na obrat společnosti, což by nemělo být podceňováno. Pokud se například 2,51 EUR zaokrouhlí směrem dolů na 2,5 EUR, jedná se o rozdíl 0,4 %. Vliv takového kroku na jednotlivé položky může být zanedbatelný, pokud však malý a střední podnik použije důslednou politiku zaokrouhlování směrem dolů, výsledek bude mít významný vliv na jeho obrat. Stejně tak by neměly být opomíjeny následky zaokrouhlování částek v eurech ve vztahu ke konkurentům. Například pokud je cena výrobku společnosti A 200 ITL za kus a cena podobného výrobku společnosti B je 201 ITL za kus, budou při zaokrouhlení na nejbližší cent obě ceny v eurech totožné: 0,10 EUR. Společnost A by tak přišla o konkurenční výhodu, kterou měla dříve. V některých zemích po důkladném konzultačním procesu pod vedením národního výboru pro přechod na euro a s účastí vlády, zástupců spotřebitelů a maloobchodního odvětví došlo nebo dochází k iniciativám pro spravedlivé stanovení cen. Tyto iniciativy se zakládají na dobrovolném závazku obchodních organizací osvojit si strategii spravedlivého stanovení cen,

21

Planning the changeover preparations přijmout nejlepší osvědčené postupy při přípravě přechodu na euro a informovat o nich. Podniky, které se k takovým iniciativám přihlásí, se zavazují uplatňovat správné dvojí uvádění cen a nezvyšovat cenu zboží a služeb „z důvodu přechodu na jinou měnu“. Ukázalo se, že takové iniciativy jsou velmi užitečné a že pomáhají udržovat důvěru spotřebitelů ve stabilní ceny. Mají rovněž potenciální hodnotu pro podniky jakožto komerční podpora prodeje. Účast v takových iniciativách se velmi doporučuje.

3.4.

Vztahy s dodavateli

Je vhodné od stávajících dodavatelů požadovat, aby v dostatečném časovém předstihu zasílali své ceníky a faktury v eurech. Malé a střední podniky by si měly uvědomit, že zavedení eura by mohlo být příležitostí, jak získat v případě dodávek příznivější podmínky. Pokud jsou například rozhodujícím faktorem při výběru dodavatele ceny, budou větší cenová průhlednost a odstranění rizika směnných kurzů, které přicházejí s eurem, příležitostí k nalezení nových a levnějších alternativ.

22 2

3.5.

Smlouvy

Na všechny stávající smlouvy se vztahuje zásada kontinuity smluv. To znamená, že stávající smlouvy s částkami uváděnými v národní měně zůstávají v platnosti. V rámci těchto smluv se všechny peněžní hodnoty přepočítají na eura s použitím oficiálně stanovených přepočítacích koeficientů.

Je však užitečné prověřit všechny právní dokumenty společnosti (pracovní smlouvy, nájemní a úvěrové dohody, pojistné smlouvy atd.), aby se zjistilo, zda v nich není třeba provést úpravy. V případě pochybností by malé a střední podniky měly požádat o právní poradenství. U nových smluv s opakujícími se platbami a podmínkami, které budou platit po datu přechodu na euro, by se hodnoty měly uvádět přímo v eurech, aby se předešlo nevyrovnaným cenám vyplývajícím z pozdějších přepočtů. V případě smluv uzavřených s partnery mimo eurozónu by mohlo být užitečné zahrnout do smlouvy doložku o euru, ve které se stanoví, že pokud smlouva bude platit po oficiálním datu zavedení eura, bude dohodnuto, že závaznou měnovou jednotkou bude euro. Doložka by mohla mít například toto znění: „Strany se dohodly, že všechny platební závazky předpokládané na základě smlouvy budou považovány za závazky dohodnuté v eurech ihned poté, co se euro stane jediným zákonným platidlem. Přepočet bude založen na oficiálně stanoveném přepočítacím koeficientu.“

23

Kontrolní seznam Plánovaní příprav k přechodu na euro Zná podnikatelský subjekt datum přechodu na euro? Byl určen vliv eura na fungování a činnosti podnikatelského subjektu? Byla připravena strategie přechodu na euro? Byl vypracován akční plán toho, jak postupovat při přechodu na euro, a to včetně jasného rozdělení úkolů? Jak bude přechod na euro řízen (doba mezi zahájením a realizací procesu, dostatečné lidské a finanční zdroje, koordinace s ostatními funkcemi v rámci společnosti)? Byl v rámci společnosti jmenován koordinátor přípravy přechodu na euro? Bylo naplánováno efektivní monitorování zaměřené na zjištění problémů a rizik? Byly shromážděny dostupné informace poskytnuté vládou, obchodními sdruženími, Euro Info Centry, obchodními komorami, bankami, účetními a obchodními poradci atd.?

Změny ve společnosti (účetnictví, IT, řízení hotovosti, odborná příprava zaměstnanců) Účetnictví a finanční řízení Byl připraven přepočet údajů o provedených transakcích? Byl rozpočet na rok, ve kterém bude zavedeno euro, vypracován v eurech? Bylo zkontrolováno, od kterého dne nebo pro které období, musí být daňová přiznání a příslušné doklady (např. týkající se daně z příjmu právnických osob, DPH, srážkové daně z mezd a platů zaměstnanců) a účetní závěrky předkládány v eurech? Byl připraven přepočet a případně i navýšení nebo snížení základního jmění společnosti?

24

Byly přezkoumány stanovy a vnitřní předpisy společnosti? Byli akcionáři informováni o jakýchkoli změnách v souvislosti s jejich akciemi?

Systémy IT Byl sestaven soupis všech počítačových systémů používaných podnikem (např. fakturace a účetnictví, mzdové systémy, informace o řízení, systémy vydávání jízdenek, skladové hospodářství)? Byly určeny všechny počítačové systémy, na něž má přechod na euro vliv? Byly od poskytovatelů počítačových systémů shromážděny informace o tom, zda tyto systémy splňují požadavky pro přechod na euro (např. schopnost pracovat se dvěma či více měnami, zobrazování cen v době používání dvojího oběživa ve dvou měnách, podpora pro změnu formulářů a zpráv, správné uplatňování pravidel přepočtu a zaokrouhlování, dokumentace starších údajů v národní měně)? Bylo zjištěno, který počítačový hardware musí být modernizován nebo vyměněn (např. server, notebooky, tiskárny, registrační pokladny, prodejní automaty, čtečky karet)? Byly určeny a včas objednány potřebné externí zdroje pro úpravu informačních technologií? Byla překontrolována včasná dostupnost aktualizací nebo výměn počítačových systémů? Byla zjištěna rozhraní, která spojují různé počítačové systémy v rámci podniku nebo systémy propojené se systémy partnerů či dodavatelů? Které systémy musí být – z hlediska podnikatelského subjektu či z technického hlediska – změněny a v kterou chvíli (např. potřeba synchronizované změny některých systémů)? Byla připravena a provedena úprava počítačových systémů, a to buď interně, nebo s využitím externích dodavatelů?

25

Kontrolní seznam

Byla určena potřeba testovat počítačové systémy a hardware a bylo stanoveno načasování takového testování? Jaké jsou dopady přechodu na euro na elektronické platební prostředky?

Řízení hotovosti Byla odhadnuta potřeba hotovosti v eurech v prvních týdnech po přechodu na euro a byl navázán kontakt s bankou ohledně dodávky eurohotovosti přede dnem zavedení eura (předzásobení podniku eurem)? Byly objednány startovací sady euromincí? Existují dostatečné kapacity pro paralelní ukládání hotovosti v eurech a v národní měně? Byla věnována dostatečná pozornost příslušným logistickým a bezpečnostním otázkám (bezpečnost, pojištění atd.)? Předpokládají se v pokladnách zvláštní opatření pro práci s hotovostí v eurech i v národní měně? Počítá se s opatřeními v oblasti odborné přípravy, pokud jde o vzhled a bezpečnost eurobankovek a euromincí? Předpokládají se opatření, pokud jde o odbornou přípravu v oblasti nakládání a manipulace s hotovostí v eurech?

Odborná příprava zaměstnanců Byla naplánována a zahrnuta do rozpočtu různá opatření v oblasti odborné přípravy (např. zaměstnanci přicházející do přímého styku se zákazníky, nakládání s hotovostí, práce v oddělení IT atd.)? Byly pro zaměstnance zajištěny přepočítací tabulky, převodníky atd.? Jsou zaměstnanci informováni o dopadech na platy (politika zaokrouhlování atd.)? Plánuje se určení kontaktního místa, kde zaměstnanci budou moci požádat o informace?

26

Vztahy se zákazníky a dodavateli Zákazníci Byl navázán kontakt se zákazníky včetně firemních klientů a byly jim poskytnuty informace? Kdy se začne s uváděním dvojích cen a jak bude probíhat (cenovky na výrobcích, ceníky, pokladní doklady, doklady o DPH atd.)? Byla vypracována strategie určování cen v eurech (přepočet, zaokrouhlování, řešení „nevyrovnaných cen“, „psychologické ceny“ atd.)? Bude při cenových úpravách zajištěna transparentnost a odvoditelnost (především v případech „zakulacených“ cen a smíšených výpočtů)? Měl by se podnik podílet na iniciativě pro spravedlivé stanovení cen? Bude v důsledku zavedení eura zapotřebí změnit marketingovou strategii? Vytvoří euro příležitosti pro hledání nových trhů? Vytvoří euro příležitosti pro vypracování nových metod prodeje (elektronický obchod, objednávání poštou atd.)?

Dodavatelé Byl navázán kontakt s dodavateli a byly od nich vyžádány ceníky v eurech? Byla zvážena možnost využití přechodu na euro jako příležitost na přezkoumání stávajících vztahů s dodavateli?

Smlouvy Byly zkontrolovány veškeré platné smlouvy (pracovní smlouvy, nájemní smlouvy, smlouvy s obchodními partnery mimo eurozónu, smlouvy s bankami a jinými podniky)? Uvažuje společnost o předpisech a peněžním vyjádření částek v eurech v nových smlouvách s opakujícími se platbami a s podmínkami, které budou platit po datu přechodu na euro? Je externí právní poradenství považováno za nezbytné?

27

Další informace: Euro www.ec.europa.eu/euro Evropská komise, Generální ředitelství pro hospodářské a finanční záležitosti www.ec.europa.eu/economy_finance Evropský portál pro malé a střední podniky www.ec.europa.eu/enterprise/sme Síť Enterprise Europe www.enterprise-europe-network.ec.europa.eu Evropská centrální banka www.ecb.europa.eu

Evropská komise Euro: měna pro vaše podnikání Příprava podniku na zavedení eura Lucemburk: Úřad pro úřední tisky Evropských společenství 2008 — 28 stran — 15,0 x 23,0 cm ISBN 978-92-79-08699-1 DOI 10.2765/63667

KC-81-07-173-CS-C