EÖTVÖS LORÁND TUDOMÁNYEGYETEM INFORMATIKAI KAR
GAZDÁLKODÁSI SZABÁLYZAT
1
I. A SZABÁLYZAT HATÁLYA 1. § 1. A szabályzat hatálya kiterjed az Eötvös Loránd Tudományegyetem Informatikai Kar (a továbbiakban: Kar) valamennyi szervezeti egységére, továbbá a Karral közalkalmazotti, vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban, valamint hallgatói jogviszonyban álló személyekre. 2. A Kar szervezeti egységeinek felsorolását a kari SzMSz. 1. sz. függeléke tartalmazza. 3. A Karon működő, MTA által támogatott kutatóhelyek gazdálkodására a szabályzat rendelkezései csak abban az esetben terjednek ki, ha a kutatóhely valamely pályázati pénzeszközét, illetve annak pénzforgalmát az Egyetem bonyolítja.
II. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 2.§ 1. A Kar, az Eötvös Loránd Tudományegyetem, (továbbiakban: Egyetem) mint állami felsőoktatási intézmény, teljes jogkörrel rendelkező, önállóan gazdálkodó, központi költségvetési szerv gazdálkodó egységeként működik. A központi költségvetés által nyújtott – az Egyetemi Tanács (továbbiakban ET) által elfogadott költségvetésnek megfelelően támogatásból és saját bevételeiből gazdálkodik a központosított keretek kivételével 2. A Kar tevékenységi körét az Egyetem Gazdálkodási Szabályzatának 2. § (4) bekezdése határozza meg. 3. A Kar a kezelésében, illetve használatában lévő kincstári vagyonnal kizárólag a Kincstári Vagyoni Igazgatósággal (továbbiakban: KVI) kötött vagyonkezelési szerződésben foglaltak, illetve az Egyetem Gazdálkodási Szabályzatában és más előírásokban meghatározottak szerint gazdálkodik. 4. a) A Kar alapítványt nem alapíthat, ahhoz nem járulhat hozzá. b) Alapítvány által ellátott feladattal összefüggő kifizetésre évi 5 millió forint értékhatárig kötelezettséget vállalhat, ha az Egyetem állami feladatainak ellátásával és tevékenységi körével összhangban áll, valamint - a kiadások megtérítése mellett - a kapacitásának rendelkezésre bocsátásával elért bevételét átengedheti. Az ilyen jellegű kötelezettségvállaláshoz az Egyetemi Tanács (a továbbiakban: ET) jóváhagyása szükséges. Az ET döntését a gazdálkodó egység előterjesztése alapján, a gazdasági főigazgató és a Gazdasági Bizottság (továbbiakban: GB) véleményét is figyelembe véve hozza meg. 5. A Kar a közalkalmazottainak és hallgatóinak érdekképviseleti szervezeteit, valamint az oktatási, kulturális, szociális és sport tevékenységét segítő szervezeteket a Kar éves költségvetésében jóváhagyott összeggel támogathatja. 6. A Kar gazdasági társaság alapítására az ET részére javaslatot tehet.
2
7. A Kar költségvetési gazdálkodása bruttó elszámolási rendben folyik, térítményezést alkalmazni, azaz bevételt kiadáscsökkentő tételként, vagy korábbi kiadás megtérüléseként elszámolni nem lehet. 8. A Karral közalkalmazotti, egyéb és hallgatói jogviszonyban lévők, illetve előzők vállalkozásai, a nem egyetemi feladatokkal összefüggésben igénybevett egyetemi erőforrások (helyiség, eszköz, telekommunikáció stb.) ellenértékét, illetve a szolgáltatások (pl. másolás) díját megtéríteni kötelesek. Ettől érvényesen eltérni nem lehet. 9. A Kar működtetésében lévő ingatlanokat vállalkozások, egyesületek székhelyéül és telephelyéül bejelenteni csak a dékán és a rektor engedélyével, a gazdasági főigazgató ellenjegyzésével lehet. 10. A Kar éves költségvetési kerettervét és beszámolóját azonos szerkezetben kell elkészíteni.
III. A KAR GAZDÁLKODÁSÁNAK SZERVEZETE ÉS VEZETÉSE 3. § 1. A Kar - mint gazdálkodó szervezet – az Egyetem éves költségvetésében meghatározottak szerint – részben centralizált, részben decentralizált keretgazdálkodást folytat. 2. A decentralizált gazdálkodás szempontjából a szervezeti egységek lehetnek: a) karon belüli gazdálkodó egységek. b) keretgazdálkodási jogkörrel nem rendelkező szervezeti egységek. 3. A Kar gazdálkodásának szervezését és irányítását a dékán végzi. 4. A Kar gazdálkodásának szabályszerűségéért a Kar gazdasági vezetője (továbbiakban GV) a felelős. 4. § 1. A karon belüli gazdálkodó egységek a tanszékek, amelyek az ET által jóváhagyott kari keretek Kari Tanács (továbbiakban KT) által jóváhagyott felosztása után, a szabályzatban foglaltak szerint – a személyi juttatások és járulékai kivételével – kereteikkel részben önállóan, decentralizáltan gazdálkodnak. A karon belüli gazdálkodó egységek kijelölt vezetői és munkatársai a kari költségvetésben meghatározott keretek erejéig a dékán által átruházott kötelezettség-vállalási és utalványozási jogkörrel rendelkeznek, amelynek gyakorlásáért felelősséggel tartoznak. 2. Nem terjed ki a decentralizált gazdálkodás az Egyetem központilag kezelt előirányzataira. 3. Az Egyetem által központilag kezelt előirányzatok körét az Egyetemi Gazdálkodási Szabályzat tartalmazza. 4. A karon belüli gazdálkodó egységek vezetői a különböző feladataikra (utalványozási kód) költségvetési támogatásból biztosított működési és felhalmozási kereteikkel, valamint a saját bevételek költségvetési befizetési kötelezettséggel, továbbá rezsivel és kezelési költséggel csökkentett részével önállóan, felelősséggel gazdálkodnak. 5. A pályázati bevételekkel kapcsolatos kötelezettségvállalási és utalványozási hatáskörrel a pályázati szerződésben kedvezményezettként megjelölt személy (rendszerint témavezető) rendelkezik. A jogok gyakorlásához minden esetben a karon belüli gazdálkodó egység vezetőjének engedélye szükséges. 6. A karon belüli gazdálkodó egység gazdálkodásával és a központosított előirányzatokkal kapcsolatos pénzügyi és számviteli nyilvántartásokat a GMF irányelvei alapján a GV végzi.
3
7. A GV - a decentralizáltan gazdálkodó egység közreműködésével - köteles a kötelezettségvállalásairól, banki és pénztári pénzforgalmáról olyan operatív nyilvántartást (munkahelyi nyilvántartást) vezetni, amely biztosítja az egyes utalványozási kódokon rendelkezésre álló keretek betartását és a GMF adatszolgáltatásaival való egyeztetést. A nyilvántartás rendjét gazdasági főigazgatói utasítás szabályozza. 5. § 1. A karon belüli gazdálkodó egység vezetője az elvárható takarékosság mellett felelős a számára meghatározott előirányzatok felhasználásának indokoltságáért, az igénybevett szolgáltatás mennyiségéért, mértékéért, az előirányzatok hatékony és gazdaságos felhasználásáért, teljesítéséért, a jelen szabályzatban, továbbá az egyéb gazdálkodási dokumentumokban rögzítettek betartásáért. 2. A jelen szabályzatban, továbbá az egyéb gazdálkodási dokumentumokban foglaltak súlyos megsértése esetén a GV a karon belüli gazdálkodó egység önállóságának felfüggesztésére javaslatot tehet a dékán részére. 3. A (2) bekezdésben foglaltak megvalósulása esetén a dékán további intézkedéséig a karon belüli gazdálkodó egység vezetőjének utalványozási és kötelezettségvállalási joga javaslattételre szűkül. 6. § 1. A GV tevékenysége feletti felügyeleti jogkört a gazdasági és innovációs ügyek dékánhelyettese (a továbbiakban gazdasági dékánhelyettes) gyakorolja. 2. A gazdasági dékánhelyettes irányítja és ellenőrzi a GV munkáját, a GV felett a munkáltatói jogokat pedig a dékán gyakorolja. 3. A költségvetési tervezéssel, a kari költségvetési gazdálkodással, a gazdálkodási adminisztráció ellátásával, beszámolással, információszolgáltatással, valamint a gazdasági folyamatba épített belső ellenőrzéssel kapcsolatos feladatokat a GV látja el. 4. A Kar gazdasági ügyintézésének rendjét a Dékáni Hivatal ügyrendje tartalmazza, amelyet a GV javaslatára, a GMF véleményének figyelembevételével, a dékán állapít meg. 5. A Kar gazdasági vezetői beosztás betöltésére pályázatot kell kiírni. A pályázat elbírálásánál ki kell kérni a Kari Tanács véleményét is. 6. A gazdasági vezető a Kar működésével összefüggő gazdasági és pénzügyi feladatok tekintetében a dékánt képviseli. Gazdasági és pénzügyi kérdésekben általános utasítási és ellenőrzési jogkörrel rendelkezik, amelynek gyakorlásáról a dékánnak rendszeresen beszámolni köteles. 7. A gazdasági vezető a Kar gazdálkodásáról a Kari Tanácsnak évente beszámol. A GV feladat- és hatásköre: a) a Kar gazdálkodásának - KT határozatainak és a dékán utasításainak megfelelő megszervezése, irányítása, ellenőrzése, az ezzel kapcsolatos ügyviteli tevékenység kialakítása és irányítása, b) a KT és a Dékáni Tanács, valamint más, kari szint ű értekezletek elé kerülő, gazdasági témájú előterjesztések elkészítéséről való gondoskodás, más előterjesztések gazdasági szempontból történő előzetes véleményezése, c) az Egyetemi költségvetési döntések, továbbá a KT és a dékán gazdasági jellegű határozatainak végrehajtásáról való gondoskodás. d) az Egyetem tervezési, beszámolási és adatszolgáltatási kötelezettségeinek határidőre történő, jogszerű teljesítésében való közreműködés, e) a gazdasági információs rendszer és az ahhoz kapcsolódó informatikai szolgáltatások szervezése, irányítása és fejlesztése, f) a kari gazdálkodási egységekben folyó gazdálkodási tevékenység koordinálása, felügyelete, g) a gazdasági ügyintéző(k) munkájának közvetlen irányítása és ellenőrzése, 4
h) a Kar kezelésében lévő épületek szabad kapacitásainak hasznosításáról való gondoskodás, i) a Kar gazdasági vonatkozású ügyeiben - a dékán által átruházott hatáskörben kötelezettségvállalási jogkör gyakorlása, j) a Kar valamennyi anyagi kötelezettségvállalásával és utalványozásával kapcsolatos ellenjegyzési jogkör gyakorlása, a gazdasági főigazgató által átruházott jogkörben; k) a dékán által átruházott hatáskörben utalványozási jogkör gyakorlása. 8. A kötelezettségvállalásokat (pl. megrendelés, szerződéskötés stb.) és utalványrendeleteket aláírás után előzetes ellenjegyzésre, a Gazdasági Vezetőnek kell megküldeni. Sürgős esetben, a folyamatos működés érdekében 50.000,-Ft értékhatár alatt elégséges faxon vagy e-mailen a GV előzetes értesítése. 9. A dékán gazdasági vonatkozású tevékenységét, valamint a Gazdasági Vezető munkáját a KT ellenőrzi. 10. Mind a karon belüli gazdálkodó egységek gazdasági munkakört ellátó munkatársai, mind a GV munkatársa(i), kölcsönösen kötelesek mindenben együttműködni annak érdekében, hogy az Egyetem pénzügyi- gazdasági tevékenysége minél jobban szolgálja a Kar oktatási, kutatási és egyéb tevékenységét.
IV. A GAZDÁLKODÁS SPECIÁLIS SZABÁLYAI Az előirányzatok (gazdálkodási keretek) módosítása 7. § 1. A felügyeleti szerv hatáskörében végrehajtott előirányzat módosítás karon belüli lebontását a GV hajtja végre a dékánhelyettes utasításának megfelelően. 2. A Kart érintő intézményi szintű előirányzat módosításra a dékán tesz javaslatot a gazdasági főigazgató részére. Amennyiben az előirányzat módosítás aránya meghaladja az éves költségvetési főösszeg 5 %-át, pótköltségvetést kell készíteni, és a Kari Tanács elé kell terjeszteni. 1. Az előirányzat módosítást az elemi költségvetés szerkezetében utalványkód és körzetkód, forráskód, jogcím bontásban kell elkészíteni. 2. Karon belül a főösszeget érintő előirányzat módosítás a dékán hatásköre, amennyiben mértéke nem haladja meg a kiemelt előirányzat 5 %-át. 3. A kiemelt előirányzatok közötti előirányzat módosításhoz a gazdasági főigazgató egyetértése szükséges. 4. A Kar gazdálkodó egységeinek vezetői az egyes feladatokon (utalványkódokon) meghatározott kereteiket a kiemelt előirányzaton belül véglegesen, vagy egyszeri jelleggel átadhatják. A keretátadásról a gazdasági vezet ő az Egyetem gazdálkodási szabályzatában meghatározott “Keret módosítás” nyomtatványon kell értesíteni. A gazdálkodási keretek felhasználása 8. § 1. A karon belüli gazdálkodó egységek a költségvetésben tervezett, illetve év közben módosított kereteiket a költségvetési gazdálkodás szabályai szerint használhatják fel. 2. A karon belüli gazdálkodó egység a jóváhagyott, illetve év közben módosított időarányos kiadási kereteit nem lépheti túl. Olyan feladatokat (új feladat, feladatbővítés, beruházások
5
3.
4.
1.
2.
3.
működési többletigénye stb.), amelyeket eredeti költségvetése nem tartalmaz, csak akkor kezdhet el megvalósítani, ha annak pénzügyi fedezete folyamatosan biztosított. A tanszékek időarányos előirányzatának túllépéséhez a dékán jóváhagyása szükséges, amennyiben a Kar összességében nem lépte túl az időarányos keretét, és a költségvetési év hátralévő időszakában a túllépés kompenzálható. Ha egy tanszék a tárgyévi költségvetési kereteinek fő összegét túllépte és azt egyéb feladatainak maradványából, tárgyévi és előző évi vállalkozási eredményéből nem pótolja, a túllépés összegével a következő évi költségvetési keretét csökkenteni kell, de a Kar költségvetése nem léphető túl. 9. § A karon belüli gazdálkodó egységek előző évi költségvetési pénzmaradványaikat - kivéve a pályázati úton elnyert pénzeszközök maradványát - az ET jóváhagyásának megfelelően, a költségvetés tárgyévében és a tárgyévet követően használhatják fel. Átvett pénzeszköz (alapítványi-, pályázati támogatás, külföldi pályázat, segélyek stb.) személyi kiadásokra, járulékokra az adományozó által a szerződésben megjelölt mértékben használható fel. Azok a karon belüli gazdálkodó egységek, amelyek a költségvetésben tervezett ár- és díjbevételeiket részben vagy egészben nem teljesítik, kiadásokat csak a realizált bevétel összegéig teljesíthetnek. 1. Adóköteles tevékenység esetén áruvásárlás és szolgáltatás igénybevételénél a számlában szereplő általános forgalmi adó nem a szervezeti egységet terheli. Az adóköteles tevékenységek kiadásainál felszámított általános forgalmi adó kifizetését és visszaigénylését a GMF központilag intézi, nem terheli rá és nem írja jóvá az adóköteles tevékenység utalványkódján.2. Adómentes tevékenységnél a kifizetett általános forgalmi adó nem igényelhető vissza, az a karon belüli gazdálkodó egység keretét terheli. Az arányosítással visszaigényelt forgalmi adó a raktárbeszerzések forgóalapjául, valamint a karbantartás kiegészítésére szolgál. Az Egyetem által végzett tevékenységek ÁFA besorolásáról a gazdasági főigazgató tájékoztatja a gazdálkodó egységeket. 3. Az általános forgalmi adó Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal felé történő elszámolása a GMF feladata. 4. A kulturális járulékköteles tevékenységekről és azok mértékéről a gazdasági főigazgató tájékoztatja a gazdálkodó egységeket. A kulturális járulék az adott tevékenység bevételét terheli.
A bevételeket terhelő kötelezettségek 10. §. 1. A bevételeket terhelő, kötelezettségekre vonatkozó előírásokat az Egyetemi Gazdálkodási Szabályzat tartalmazza. 2. A Kongresszusi Központ ELTE-TTK nettó bevételeinek az IK –t illető része kari központi alapot képez. 3. A képzési bevételből az egyetemi elvonás után, óradijak és a 15 % kari központi alap (bruttó) levonása után a Kar tanszékei a képzésben való részvételük arányában részesülnek. 4. A szerződéses munkák bevételeiből 10 % a kari központi alap.
6
5. A pályázatok dologi kereteiből (ha a pályázat kiírása lehetővé teszi) minimum 5 % -t a Kari alapra kell betervezni.
Elfogadva a Kari Tanács 2004. november 16-án megtartott ülésén.
7
Számlák kibocsátása 11. § 1. Az Egyetem által teljesített szolgáltatások, előállított termékek értékesítésének bevételei számla alapján hajthatók be. Számla kiállítására a GMF jogosult, a karon belüli gazdálkodó egység által beküldött szerződés és a munka elvégzését igazoló bizonylat alapján. A karon belüli gazdálkodó egység a számla elkészítéséhez megjelöli a kedvezményezett utalványkódot, körzetet, és, ha szükséges, a munkaszámot. A GMF a számla egy példányát a vevőnek megküldi és ezzel egyidejűleg annak egy másolati példányát az érintett karon belüli gazdálkodó egységhez továbbítja. 2. Kisebb szolgáltatások, értékesítések ellenértékének főként készpénzben történő kiegyenlítésére a karon belüli gazdálkodó egység egyszerűsített számlát állíthat ki. Az egyszerűsített számlának meg kell felelnie az általános forgalmi adóról szóló törvényben meghatározott kritériumoknak. A számla helyes kibocsátásáért a számla kiállítója felelős. A kibocsátott egyszerűsített számla egy példányát a GMF-hez haladéktalanul meg kell küldeni. 3. Számla kibocsátására jogosult a Kar a befizetési csekkel igazolt tandíjak és költségtérítések esetén. 4. Számla kibocsátására jogosult a Kar az eseti bérleti díjak beszedése érdekében. A számla másolatot a GMF-re haladéktalanul be kell küldeni. 5. A számítógéppel előállított számla úgy vonható szigorú számadás alá, hogy a gépi program kihagyás, illetve ismétlés nélkül biztosítja a sorszámozást és a másolatok alapján biztosított a hiánytalan elszámolás. 6. Az Egyetem nevében kötött szerződések, megállapodások ellenértékét az Egyetem javára kell beszedni.
V. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 16. § 1. A jelen Szabályzat 2003. szeptember 1-én lép hatályba. 2. Jelen szabályzat az Eötvös Loránd Tudományegyetem Informatikai Kar külön szabályzatát képezi. 3. Az ELTE IK Gazdálkodási Szabályzatában nem rögzítettek vonatkozásában az Egyetem Gazdálkodási Szabályzatát kell mérvadónak tekinteni.
Elfogadta a Kari Tanács 2003. június 23-i ülésén dékán
8
