Český svaz včelařů, o.s., Křemencova 8, 115 24 PRAHA 1 ______________________________________________ Na základě rozhodnutí předsednictva RV ČSV vyhlašuje poptávkové řízení na naprogramování a zprovoznění software pro Centrální informační systém, dále jen CIS. Požadujeme vytvoření centrální databáze ČSV pro kompletní evidenci členské základny s napojením na všechny potřebné úrovně svazu. CIS by měl běžet v prostředí internetu, aby byl pro všechny uživatele dostupný kdekoliv a kdykoliv. Základem by měla být internetová databáze členské základny a jednotlivých organizací. Měla by zajistit možnost připojení s k datům pomocí standardních možností běžného uživatele a odpadá tak nutnost mít v počítači nainstalovaný speciální software pro správu dat. Rovněž zajišťuje bezproblémový přístup k datům z hlediska budoucnosti a kompatibility zobrazení a aktualizace. Parametry hodnocení: cena – váha 85%, záruka – 10%, termín dodání – 5%. Nabídky předejte na podatelnu Českého svazu včelařů,o.s., Křemencova 8, 115 24 Praha 1., v zalepené obálce s nápisem NEOTVÍRAT poptávkové řízení CIS. Uzávěrka nabídek je 19.4.2013, v 15:00 hodin. Otevírání obálek proběhne 22.4.2013 v 10:00 hod
Současný stav a jeho nedostatky V dnešní době existuje několik variant databáze členské základny pro potřeby ZO a OV a RV. V aktuálním stavu mnoho základních organizací disponuje vlastní členskou základnou, kterou eviduje buď v programu Evidence ZO, nebo v různě upravených excelovských souborech. Další forma členské základny je používána na okresních organizacích, které buď používají program Evidence OV, nebo přizpůsobené excelovské soubory. V přiložených souborech jsou screeny s aplikace EvidenceZO, která je na adrese: http://evidence.formsoft.cz, včetně kompletního manuálu k aplikaci. Sjednocení členské základny nastává až na ústředí, kde koluje dle jednotlivých potřeb přizpůsobený excelovský soubor doplněný o makra, aby jednotliví uživatelé měli k dispozici potřebná data. Aktuální nedostatky tohoto systému spočívají hlavně v rychlosti aktualizací jednotlivých dat a potřebných formulářů pro efektivní chod evidence členské základny. Data se musí mezi jednotlivými subjekty přeposílat mailovou korespondencí a ručně aktualizovat v příslušných databázích. Na základě tohoto postupu vzniká i jistá časová prodleva, která pak komplikuje práci nadřízeným orgánům. Dalším nedostatkem tohoto procesu je obrovská míra papírové korespondence mezi jednotlivými úrovněmi, která by se měla postupně omezovat. Poslední nedostatek spočívá v neefektivním způsobu aktualizace jednotlivých formulářů pro vedení členské základny a vytváření statistik pro příslušné orgány. Způsob řešení Centrální databáze by měla běžet v prostředí internetu, aby byla pro všechny uživatele dostupná kdekoliv a kdykoliv. Internetová databáze zajišťuje možnost připojení se k datům pomocí standardních možností běžného uživatele a odpadá tak nutnost mít v počítači nainstalovaný speciální software pro správu dat. Rovněž zajišťuje bezproblémový přístup k datům z hlediska budoucnosti a kompatibility
zobrazení a aktualizace. Databáze musí být vytvořena dle potřeb jednotlivých úrovní řízení svazu. Celá databáze by se vyvíjela na základě nabitých zkušeností od základních organizací a potřeb ústředí. Uživatelské přístupy ČSV se skládá z 1100 základních organizací a eviduje cca 50000 členů. Do systému bude mít přístup pouze organizačních složka svazu, kde je požadováno vertikální a horizontální přístupové oprávnění. Pro jednotlivé složky se požaduje přístup na úrovni základní organizace, okresní organizace, centrální přístupy s možností vytvořit ze své úrovně další přístup o stejné nebo menší úrovni, přístup pro nečleny (zaměstnance). Požadované výstupy Aplikace musí zajišťovat komunikaci s dalšími aplikacemi pomocí různých exportů. Exporty budou hlavně probíhat pomocí souborů XML, DBF, XLSX, CSV. Data jsou požadována např. Postservisem pro rozesílání časopisu. Pro různé přehledové a statistické materiály jsou požadované grafické výstupy v podobě oblastních, sloupcových a koláčových grafů. Všechny tiskové výstupy z aplikace budou probíhat pomocí formátu PDF. Přidávání a úpravy výstupů do PDF, musí jít do jisté míry editovat a přidávat z uživatelského prostředí a nebyl by nutný programátorský zásah. Mezi tiskové výstupy patří např: formuláře pro vnitřní použití, historie změn v evidenci, oběžníky, formuláře pro různé typy dotací. Ostatní výstupy by měly být pouze zobrazení pro uživatele potřebných informací a možnost tisku pouze informační oblasti. Validace dat U všech vstupních polí požadujeme validaci vkládaných hodnot dle obecného platného typu. Možnost validaci polí vypnout pro vložení dat, které nepodléhají českým konvencím. Historie změn V CISu musí být možnost vrátit se k předchozím vloženým hodnotám pomocí historie záznamů. Musí být dohledatelné kdo, kdy provedl jakou změnu. Všechny zásadní údaje se nesmí nikdy smazat, musí se přesouvat do archivu. Modifikovatelnost Celý systém by byl vyvíjen na míru svazovým potřebám. V budoucnu počítáme s dalšími moduly jako jsou: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
úkolovník, centrální kalendář v rámci ústředí (dovolená, nepřítomnost) kontakty členěné dle skupin (svazové, nesvazové) evidence knihoven (při ZO, povinné výtisky pro knihovny dané zákonem) evidence došlé pošty evidence došlých požadavků na dotace EU evidence členských příspěvků sumář pro úrazové pojištění pro členy (jednotlivě) a VK (hromadně) evidence členů VKM
Nápověda a přístupnost Celý systém musí být doplněn globální nápovědou a kontextovou nápovědou. Možnost plynulého přechodu z kontextové nápovědy do globální. V nápovědě musí jít vyhledávat standardním způsobem. Aplikace musí být uživatelsky přívětivá a dobře ovladatelná pro starší osoby. Evidovaná data Data vychází z XLS souboru s evidencí včelařů, který se v současné době používá na centrále ČSV. Současně s tímto souborem existuje aplikace Evidence ZO, ve které se evidují další informace o včelařích a slouží v základních organizacích pro rozdělování dotací a evidenci členů. Obecná struktura dat V přiloženém XLS souboru je popsána základní struktura dat s požadovanými typy hodnot pro evidenci dat. V souboru XLS jednotlivé záložky popisují evidenční bloky systému. Člen Základní evidenční blok systému je člen, ze kterého vychází všechny zásadní informace pro chod ČSV. Člena do evidence vkládá příslušná ZO a udržuje údaje aktualizované. U člena se evidují osobní údaje, doručovací adresy, údaje o včelstvech a stanovištích, příslušnost včelstva k ZO, funkce člena v organizaci, vyznamenání, statistiky (evidence včelstev k příslušným datům), bankovní kontakty a vygenerování velikosti dotace. Dále se musí evidovat nečleni a zahraniční odběratelé časopisů. Odběr časopisů: ZO při hlášení člena zatrhne Včelařství, dále tam bude pole „je rodina s“ - číslo chovatele. Na ústředí automaticky se vyhodnotí nový člen, kde bude v sestavě „je rodina s“. Proběhne rozhodovací proces, 2. člen obdrží OVP, 3. člen Včelára. Pak ručně podle společné adresy pošle vše jednou zásilkou nebo ne. Základní organizace (ZO) ZO shromažďuje a zapisuje data od svých registrovaných i neregistrovaných členů. Základní organizace se spravují z centrálního přístupu. Minimálně jeden ze členů příslušné organizace má vkládací a editační přístup do členské základny a zadání informací důležitých pro chod ZO. Okresní organizace (OO) OO slouží pro koordinaci ZO. OO má možnost pouze prohlížet členskou základnu u ZO, které spadají do příslušné oblasti. Oblast nemusí být totožná se státním rozdělením republiky. Minimálně jeden ze členů z příslušné členské základny má právo editovat informace o OO. Krajský koordinační výbor (KKV) KKV slouží pro koordinaci OO. KKV má možnost pouze prohlížet členskou základnu u ZO, které spadají do příslušné oblasti. Oblast nemusí být totožná se státním rozdělením republiky. Minimálně jeden ze členů členské základny má právo editovat informace o KKV.
Ústřední organizace (UO) – sekretariát Kompletní přehled nad všemi údaji a možnost definovat základní parametry pro celý chod systému a ČSV. Součástí UO je sekretariát, kde je statutární zastoupení svazu. Musí se zde definovat ZO, OO, KKV. Na úrovni sekretariátu vstupují do aplikace lidé(správci), kteří nepatří do členské základny, ale disponují s daty z hlediska svého pracovního zařazení. Dle svého zařazení budou mít možnost pracovat pouze s určitými částmi agendy. Přednášky Přehledový seznam s přednáškami pro jednotlivé složky ČSV. Přednášející může být vybírán ze seznamu učitelů včelařství, přednášejících odborníků nebo externista. Přednášející odborníci jsou definování jako funkce v členské základně. Funkce a pozice V rámci ČSV mají lidé z členské základny různé pozice, které je nutné definovat u jednotlivých členů. Tyto funkce se občas mění, a proto je nutné mít možnost je editovat. Z těchto definic se musí vytvářet tiskové výstupy. Některé funkce mají vliv na některé zásilky. Svépomocný fond Sledování historie výplat ze SF jednotlivým členům včetně dokumentace o vzniklé škodě. Komise Definice komisí pro jednotlivé složky ČSV. Přiřazení členů do jednotlivých funkcí v komisích. Bezpečnost Aplikace bude shromažďovat velké množství dat, které budou neustále narůstat. Data v databázi spadají do kategorie osobních údajů, na která jsou kladeny velké bezpečnostní požadavky. CIS vyžaduje komunikaci v šifrovaném přenosu dat. Vyžadovaní ze strany aplikace bezpečné heslo a správný proces pro obnovu hesla při jeho ztrátě. Nedílnou součástí bezpečnosti musí být logování přístupů do systému. ČSV vyžaduje v rámci smluvního vztahu zachovat mlčenlivost a nezneužití přístupu k důvěrným datům. Při zjištění bezpečnostního rizika okamžitě informovat ČSV a být nápomocni při nápravě. Nedodržení těchto úmluv bude sankcionována dle budoucího smluvního vztahu. Import stávajících dat Požadujeme import stávajících dat do nového CIS
Termín zprovoznění 07/2013 – zahájení testovacího provozu 08/2013 – ostrý provoz Základní zaškolení Do CIS je nutné provést detailní zaškolení vybraných osob, které budou dále zaškolovat členskou základnu. Součástí zaškolení musí být kopírovatelný manuál k aplikaci. Technická podpora a záruka Technická podpora pro řešení výjimečných situací. Vyžadujeme technickou podporu po telefonu, emailu, popřípadě Teamvieweru v rámci služeb servisu. Tato podpora by měla být k dispozici v pracovní dny. Záruční servis je požadován minimálně v délce 3 let od uvedení řešení do produkčního provozu a vztahuje se na veškeré závady, které ČSV uplatní u dodavatele. Drobné závady se musí odstranit do 2 pracovních dnů. Kritické závady bránící chodu aplikace se musí začít odstraňovat bez prodlení po nahlášení.
Screeny z aplikace EvidenceZO
Obr 1: Základní pohled
Obr 2: Člen - editace/přidávání informací
Obr 3: Člen - informace ke včelstvům
Obr 4: Tisková sestava - seznam formulářů
Obr 5: Nastaveni 1
Obr 6: Nastavení 2
Obr 7: Nastavení 3
Obr 8: Nastavení 4
Obr 9: Nastavení 5
