ELO DMS Desktop
Microsoft Outlook és az ELO tökéletesen összekapcsolva Erőteljes üzleti megoldás
ELO DMS Desktop
Document Management
Az ELO Microsoft Outlook kliense: integrált archívumnézet dokumentum előnézettel
A Microsoft Outlook az egyik legfontosabb kommunikációs alkalmazás. A vállalati tevékenység központi eszköze, vele kezdjük a napi munkát és egész nap használatban van. Fontos üzleti információkat kapunk és küldünk rajta keresztül. A hatékonyabb, folyamatokhoz kapcsolt munkavégzés lehetővé tételéhez logikus lépés az MS Outlook kibővítése erőteljes dokumentumkezelő funkciókkal. Az e-mailek és feladatok számával arányosan növekszik a dokumentumok és fontos információk feldolgozására fordított idő is. Hatékony dokumentumkezelő (DMS) funkciók nélkül nem győzhető le ennyi feldolgozandó információ. Az ELO Microsoft Outlook kliensével azonban könnyedén sikerül, mégpedig a megszokott munkakörnyezetben. Drag&drop mozgatással archiválhatóak a fontos e-mailek a megfelelő ügyfél-mappákba. Adott mappákba tartozó e-mailek indexeléséhez feldolgozásra kerülnek az ügyfél-, megbízás- és
projekt adatok. Vagy automatikusan elindul egy munkafolyamat az e-mail vizsgálatára/közzétételére, vagy útjukra indulnak a vonatkozó dokumentumok a vállalaton belül. A cél a gyorsabb, hatékonyabb és automatikus munka. A napi munkát igencsak megkönnyíti az ELO DMS Desktop modulba integrált Enterprise-Search funkció, melylyel a teljes vállalati információhalmazban kereshetünk. Korábban értékes időbe került a fontos, már archivált információk megtalálása – ez most egy szempillantás alatt kész.
Az Ön ELO partnere:
Az ELO Outlook integráció tulajdonságai Az Outlook teljes értékű dokumentumkezelő-klienssel
Minden üzleti dokumentum formátum
való kibővítése
archívumstruktúrába integrált megjelenítése
A központi archívum-/mappa-/vállalati archiválási
A már archivált és a még aktuálisan az Outlookban
struktúrák direkt megjelenítése az Outlookban
található információk átfogó keresése
E-mailek és egyéb dokumentumok folyamatokra vonatkoztatott archiválása drag&drop módon
www.elo.com
Kiadvány száma: A100-PO-HU
ELO Digital Office Kft., Budapest 1112, Kékperje utca 6. www.elo.com •
[email protected]
Az ELO Digital Office, az ELO logó, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional és ELOenterprise márkanevek az ELO Digital Office GmbH tulajdona Németországban és/vagy más országokban. A Microsoft®, MS®, Windows®, Word® és Excel®, PowerPoint®, SharePoint®, Navision® a Microsoft Corporation USA bejegyzett márkái. A további cég-, termék- vagy szolgáltatás elnevezések más gyártóhoz tartozhatnak. Ez a dokumentum csak általános információként szolgál és nem helyettesíti a személyes tanácsadást. Az itt megjelent információk bármikor és előzetes értesítés nélkül megváltozhatnak. Különösen a műszaki jellemzők és funkciók változhatnak országonként. Az ELO termékekre vonatkozó aktuális információkat, szerződési feltételeket és árakat az ELO képviseletektől és az ELO Business-Partnerektől kaphat. A termékinformációk a kiadvány megjelenésekor érvényes állapotot tükrözik. A szolgáltatások tárgyát és terjedelmét kizárólag a mindenkori szerződések határozzák meg. Az ELO se nem biztosítja, se nem garantálja vagy szavatolja tulajdonságként, hogy termékei és egyéb szolgáltatásai betartanak bizonyos jogszabályi előírásokat. A nemzeti és nemzetközi jog szerint alkalmazandó biztonsági előírások és egyéb előírások betartásáért a vevő felelős. A változtatások, tévedések és nyomtatási hibák jogát fenntartjuk. Másolás és sokszorosítás (akár részletekben is) csak az ELO Digital Office GmbH írásos engedélyével lehetséges. © Copyright ELO Digital Office GmbH 2015. Minden jog fenntartva.
1
ELO DMS Desktop
Microsoft Outlook és az ELO tökéletesen összekapcsolva Erőteljes üzleti megoldás
ELO DMS Desktop
Document Management
Az ELO Microsoft Outlook kliense: integrált archívumnézet dokumentum előnézettel
A Microsoft Outlook az egyik legfontosabb kommunikációs alkalmazás. A vállalati tevékenység központi eszköze, vele kezdjük a napi munkát és egész nap használatban van. Fontos üzleti információkat kapunk és küldünk rajta keresztül. A hatékonyabb, folyamatokhoz kapcsolt munkavégzés lehetővé tételéhez logikus lépés az MS Outlook kibővítése erőteljes dokumentumkezelő funkciókkal. Az e-mailek és feladatok számával arányosan növekszik a dokumentumok és fontos információk feldolgozására fordított idő is. Hatékony dokumentumkezelő (DMS) funkciók nélkül nem győzhető le ennyi feldolgozandó információ. Az ELO Microsoft Outlook kliensével azonban könnyedén sikerül, mégpedig a megszokott munkakörnyezetben. Drag&drop mozgatással archiválhatóak a fontos e-mailek a megfelelő ügyfél-mappákba. Adott mappákba tartozó e-mailek indexeléséhez feldolgozásra kerülnek az ügyfél-, megbízás- és
projekt adatok. Vagy automatikusan elindul egy munkafolyamat az e-mail vizsgálatára/közzétételére, vagy útjukra indulnak a vonatkozó dokumentumok a vállalaton belül. A cél a gyorsabb, hatékonyabb és automatikus munka. A napi munkát igencsak megkönnyíti az ELO DMS Desktop modulba integrált Enterprise-Search funkció, melylyel a teljes vállalati információhalmazban kereshetünk. Korábban értékes időbe került a fontos, már archivált információk megtalálása – ez most egy szempillantás alatt kész.
Az Ön ELO partnere:
Az ELO Outlook integráció tulajdonságai Az Outlook teljes értékű dokumentumkezelő-klienssel
Minden üzleti dokumentum formátum
való kibővítése
archívumstruktúrába integrált megjelenítése
A központi archívum-/mappa-/vállalati archiválási
A már archivált és a még aktuálisan az Outlookban
struktúrák direkt megjelenítése az Outlookban
található információk átfogó keresése
E-mailek és egyéb dokumentumok folyamatokra vonatkoztatott archiválása drag&drop módon
www.elo.com
Kiadvány száma: A100-PO-HU
ELO Digital Office Kft., Budapest 1112, Kékperje utca 6. www.elo.com •
[email protected]
Az ELO Digital Office, az ELO logó, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional és ELOenterprise márkanevek az ELO Digital Office GmbH tulajdona Németországban és/vagy más országokban. A Microsoft®, MS®, Windows®, Word® és Excel®, PowerPoint®, SharePoint®, Navision® a Microsoft Corporation USA bejegyzett márkái. A további cég-, termék- vagy szolgáltatás elnevezések más gyártóhoz tartozhatnak. Ez a dokumentum csak általános információként szolgál és nem helyettesíti a személyes tanácsadást. Az itt megjelent információk bármikor és előzetes értesítés nélkül megváltozhatnak. Különösen a műszaki jellemzők és funkciók változhatnak országonként. Az ELO termékekre vonatkozó aktuális információkat, szerződési feltételeket és árakat az ELO képviseletektől és az ELO Business-Partnerektől kaphat. A termékinformációk a kiadvány megjelenésekor érvényes állapotot tükrözik. A szolgáltatások tárgyát és terjedelmét kizárólag a mindenkori szerződések határozzák meg. Az ELO se nem biztosítja, se nem garantálja vagy szavatolja tulajdonságként, hogy termékei és egyéb szolgáltatásai betartanak bizonyos jogszabályi előírásokat. A nemzeti és nemzetközi jog szerint alkalmazandó biztonsági előírások és egyéb előírások betartásáért a vevő felelős. A változtatások, tévedések és nyomtatási hibák jogát fenntartjuk. Másolás és sokszorosítás (akár részletekben is) csak az ELO Digital Office GmbH írásos engedélyével lehetséges. © Copyright ELO Digital Office GmbH 2015. Minden jog fenntartva.
1
ELO DMS Desktop
ELO DMS Desktop
ELO DMS Desktop
Microsoft Office és ELO
ELO Fájlrendszer
Dokumentumkezelő erő az irodájába
intuitív és hatékony
mindenkinek elérhető ELO-meghajtó
MS Word MS Excel ELO DMSfunkciók
MS PowerPoint
Dokumentum korábbi verziókkal
Verziókövetés az ELO-ban V
MS Outlook
V V
MS Explorer
Az ELO DMS Desktop modullal optimálisan összeköthető az ELO és a Microsoft Office világ
ELO Fájlrendszer: az ELO-archívum a Microsoft Explorer-ben dokumentum előnézettel
Az ELO DMS Desktop modul nagyteljesítményű dokumentumkezelő és archiváló funkciókkal bővíti ki a megszokott Microsoft Office környezetet. Semmilyen más megoldás nem integrálódik olyan tökéletesen az ismert irodai Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint és Explorer alkalmazásokba, mint az ELO DMS Desktop. Lehetővé teszi a napi feladatok jobb és gyorsabb megoldását.
Naponta hozunk létre és dolgozunk fel különféle dokumentumokat - leveleket, szerződéseket, feljegyzéseket, táblázatokat vagy prezentációkat. Ma már sztenderd megoldásként használjunk erre a Microsoft Word, Excel és PowerPoint programokat. Ezeknek a termékeknek az ELO-világgal való összekapcsolása az ELO DMS Desktop modul segítségével a következő lépés afelé, hogy ezek az alkalmazások is hatékony dokumentumkezelő képességekkel bővüljenek.
A dokumentumok és adatok mentésének kényelmes eszköze a Windows Intéző. Azonban ami egy felhasználónak otthon még megfelelő, üzleti környezetben már veszélyeket és hátrányokat hordozhat. Nemritkán az információ szigetek, a hosszú hozzáférési idők, a nem protokollált és nem revízióbiztos mentés a legkisebb problémák, melyekkel egy vállalatnak szembe kell néznie. Ezeket orvosolja az ELO DMS Desktop a fájlrendszerbe való teljes integrációjával.
Napjainkban már régen nem elegendő csak létrehozni egy dokumentumot, majd valahová elmenteni a saját merevlemezen. A siker kulcsa a folyamatra vonatkoztatott feldolgozás, melynek során a létrehozott információk (egy ügyfél- vagy projekt akta meta-adatai, e-mailek, szerződések, írásos kommunikáció stb.) világos összefüggésben állnak az adott üzleti folyamattal. Minden érdekeltnek villámgyorsan kell tudnia hozzáférni az adatokhoz. Emellett fontos a biztonsági szempont is: minden információnak a jogi előírásoknak
Mindegy milyen információt vagy dokumentumot szerkeszt (szerződést, jegyzőkönyvet, költségszámítást stb.), mindig tisztán követhető a dokumentum folyamat- vagy üzleti vonatkozása. Ebben segítenek az ELO Microsoft Office bővítményei. A bővítmények DMS funkciókkal egészítik ki a Microsoft termékeket, így lehetővé téve azt, hogy a napi munka során integráltan férjünk hozzá a folyamat mappákhoz – lapozhatunk bennük és egy kattintással elkezdhetjük a szerkesztést a Microsoft Word, Excel vagy PowerPoint alkalmazásokban. Az integ-
Az ELO fájlrendszer és az Intéző integrációjával az ELO dokumentumkezelő ismerős környezetben áll a felhasználó rendelkezésére. A megszokott módon lehet dokumentumokat, külső adatokat (például CAD vagy CRM adatokat) menteni, áthelyezni vagy másolatként továbbítani. A különbséget a nagyteljesítményű DMS funkciók adják. A mappákban fontos ügyfél információk tárolódnak, melyek automatikusan érkeznek az ERP-/CRM rendszerekből. Az archivált dokumentumokhoz további fontos információk adódnak, melyek automatikusan
megfelelően kell archiválva lennie, hogy egy adóellenőrzés vagy egy jogi nézeteltérés során bizonyítékként is szolgálhassanak. Ezeket a tulajdonságokat az ELO DSM Desktop mind tartalmazza. Emellett az egyes üzleti folyamatokhoz automatikusan protokoll is készül, valamint verziókövetési automatizmus követi az egyes verziók változásait és állapotát. A Microsoft Office világba való tökéletes integrációjával az ELO DMS Desktop a napi munka nélkülözhetetlen eszközévé válik – az Ön vállalatánál is.
rált kikölcsönzés/visszahelyezés mechanizmussal a dokumentumok közös szerkesztése is biztosított (például csoportmunka egy szerződésen). A szintén integrált ELO sémakezelővel emellett hatékonyan lehet kezelni a személyes, illetve részlegre vagy vállalatra vonatkozó sémákat, és automatizált folyamatokhoz lehet használni őket. Fontos szempont egy dokumentum létrehozásakor és szerkesztésekor az egyes verziók utánkövethetősége. Ehhez az ELO DMS Desktop erős verzió-, előzmény- és riport funkciókat nyújt.
A Microsoft Office kliens tulajdonságai
Az ELO DMS Desktop tulajdonságai
„öröklődnek” a központi projekt-/ügyfél mappákból. Az Enterprise Search funkció gondoskodik róla, hogy minden dokumentum villámgyorsan megtalálható legyen egy milliónyi dokumentumot tartalmazó archívumban is. Az egyedileg az üzleti folyamatokra szabott jogosultság-menedzsment biztosítja az információvédelmet a részlegeken átívelő munkák esetében. A központi ELO archívum szerver az átfogó riporting és verziókezelés funkciókkal biztosítja a dokumentumok revízióbiztos és jogszabályoknak megfelelő kezelését.
Az ELO archívum – Windows Intéző integráció tulajdonságai
Teljes értékű ELO kliens Microsoft Outlookhoz
Az ELO archívum-struktúra direkt integrációja az Explorerbe
Az ELO archívum-/beviteli struktúra közvetlen integráci-
Biztonságos, közös szerkesztés a kikölcsönzés/
A központi ELO archívum-struktúra direkt leképezése a
A dokumentumok és folyamat mappák meta-adatainak
Nagyteljesítményű Office bővítmények a Word,
Az üzleti ügyek, dokumentumok és meta-adatok
ója a Word, Excel, PowerPoint alkalmazásokba
visszahelyezés funkciókkal
Windows Intézőben
kényelmes kezelése
Excel és PowerPoint programokhoz
verziókövetett szerkesztése
Kényelmes navigálás a meglévő ügyfél-, projekt,
Integrált verziókezelés a hiánytalan
Teljes értékű jogosultságkezelés a dokumentumok,
Közvetlen archiválás és mentés a meglévő szak-alkal-
Vállalati kereső- és elemző funkciók kínálata
Közvetlen hozzáférés az ügyfél-/projekt mappákhoz, szer-
szerződés-mappákban
dokumentum-előzményekért
ügyfél-, szerződés-, projekt-mappák stb. védelmére
mazásokból, mint CAD, CRM stb.
Office-környezetben
ződésekhez, szállítólevelekhez az Office-alkalmazásokból
Az Office dokumentumok gyors megnyitása/szerkesz-
A vállalati és saját Office-sablonok egyszerű kezelése
Egyszerű, revízióbiztos dokumentum- és adat archiválás
tése egy kattintással
ELO DMS Desktop
drag&drop segítségével
Dokumentumkezelés · Archiválás · www.elo.com
www.elo.com
ELO DMS Desktop
ELO DMS Desktop
ELO DMS Desktop
Microsoft Office és ELO
ELO Fájlrendszer
Dokumentumkezelő erő az irodájába
intuitív és hatékony
mindenkinek elérhető ELO-meghajtó
MS Word MS Excel ELO DMSfunkciók
MS PowerPoint
Dokumentum korábbi verziókkal
Verziókövetés az ELO-ban V
MS Outlook
V V
MS Explorer
Az ELO DMS Desktop modullal optimálisan összeköthető az ELO és a Microsoft Office világ
ELO Fájlrendszer: az ELO-archívum a Microsoft Explorer-ben dokumentum előnézettel
Az ELO DMS Desktop modul nagyteljesítményű dokumentumkezelő és archiváló funkciókkal bővíti ki a megszokott Microsoft Office környezetet. Semmilyen más megoldás nem integrálódik olyan tökéletesen az ismert irodai Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint és Explorer alkalmazásokba, mint az ELO DMS Desktop. Lehetővé teszi a napi feladatok jobb és gyorsabb megoldását.
Naponta hozunk létre és dolgozunk fel különféle dokumentumokat - leveleket, szerződéseket, feljegyzéseket, táblázatokat vagy prezentációkat. Ma már sztenderd megoldásként használjunk erre a Microsoft Word, Excel és PowerPoint programokat. Ezeknek a termékeknek az ELO-világgal való összekapcsolása az ELO DMS Desktop modul segítségével a következő lépés afelé, hogy ezek az alkalmazások is hatékony dokumentumkezelő képességekkel bővüljenek.
A dokumentumok és adatok mentésének kényelmes eszköze a Windows Intéző. Azonban ami egy felhasználónak otthon még megfelelő, üzleti környezetben már veszélyeket és hátrányokat hordozhat. Nemritkán az információ szigetek, a hosszú hozzáférési idők, a nem protokollált és nem revízióbiztos mentés a legkisebb problémák, melyekkel egy vállalatnak szembe kell néznie. Ezeket orvosolja az ELO DMS Desktop a fájlrendszerbe való teljes integrációjával.
Napjainkban már régen nem elegendő csak létrehozni egy dokumentumot, majd valahová elmenteni a saját merevlemezen. A siker kulcsa a folyamatra vonatkoztatott feldolgozás, melynek során a létrehozott információk (egy ügyfél- vagy projekt akta meta-adatai, e-mailek, szerződések, írásos kommunikáció stb.) világos összefüggésben állnak az adott üzleti folyamattal. Minden érdekeltnek villámgyorsan kell tudnia hozzáférni az adatokhoz. Emellett fontos a biztonsági szempont is: minden információnak a jogi előírásoknak
Mindegy milyen információt vagy dokumentumot szerkeszt (szerződést, jegyzőkönyvet, költségszámítást stb.), mindig tisztán követhető a dokumentum folyamat- vagy üzleti vonatkozása. Ebben segítenek az ELO Microsoft Office bővítményei. A bővítmények DMS funkciókkal egészítik ki a Microsoft termékeket, így lehetővé téve azt, hogy a napi munka során integráltan férjünk hozzá a folyamat mappákhoz – lapozhatunk bennük és egy kattintással elkezdhetjük a szerkesztést a Microsoft Word, Excel vagy PowerPoint alkalmazásokban. Az integ-
Az ELO fájlrendszer és az Intéző integrációjával az ELO dokumentumkezelő ismerős környezetben áll a felhasználó rendelkezésére. A megszokott módon lehet dokumentumokat, külső adatokat (például CAD vagy CRM adatokat) menteni, áthelyezni vagy másolatként továbbítani. A különbséget a nagyteljesítményű DMS funkciók adják. A mappákban fontos ügyfél információk tárolódnak, melyek automatikusan érkeznek az ERP-/CRM rendszerekből. Az archivált dokumentumokhoz további fontos információk adódnak, melyek automatikusan
megfelelően kell archiválva lennie, hogy egy adóellenőrzés vagy egy jogi nézeteltérés során bizonyítékként is szolgálhassanak. Ezeket a tulajdonságokat az ELO DSM Desktop mind tartalmazza. Emellett az egyes üzleti folyamatokhoz automatikusan protokoll is készül, valamint verziókövetési automatizmus követi az egyes verziók változásait és állapotát. A Microsoft Office világba való tökéletes integrációjával az ELO DMS Desktop a napi munka nélkülözhetetlen eszközévé válik – az Ön vállalatánál is.
rált kikölcsönzés/visszahelyezés mechanizmussal a dokumentumok közös szerkesztése is biztosított (például csoportmunka egy szerződésen). A szintén integrált ELO sémakezelővel emellett hatékonyan lehet kezelni a személyes, illetve részlegre vagy vállalatra vonatkozó sémákat, és automatizált folyamatokhoz lehet használni őket. Fontos szempont egy dokumentum létrehozásakor és szerkesztésekor az egyes verziók utánkövethetősége. Ehhez az ELO DMS Desktop erős verzió-, előzmény- és riport funkciókat nyújt.
A Microsoft Office kliens tulajdonságai
Az ELO DMS Desktop tulajdonságai
„öröklődnek” a központi projekt-/ügyfél mappákból. Az Enterprise Search funkció gondoskodik róla, hogy minden dokumentum villámgyorsan megtalálható legyen egy milliónyi dokumentumot tartalmazó archívumban is. Az egyedileg az üzleti folyamatokra szabott jogosultság-menedzsment biztosítja az információvédelmet a részlegeken átívelő munkák esetében. A központi ELO archívum szerver az átfogó riporting és verziókezelés funkciókkal biztosítja a dokumentumok revízióbiztos és jogszabályoknak megfelelő kezelését.
Az ELO archívum – Windows Intéző integráció tulajdonságai
Teljes értékű ELO kliens Microsoft Outlookhoz
Az ELO archívum-struktúra direkt integrációja az Explorerbe
Az ELO archívum-/beviteli struktúra közvetlen integráci-
Biztonságos, közös szerkesztés a kikölcsönzés/
A központi ELO archívum-struktúra direkt leképezése a
A dokumentumok és folyamat mappák meta-adatainak
Nagyteljesítményű Office bővítmények a Word,
Az üzleti ügyek, dokumentumok és meta-adatok
ója a Word, Excel, PowerPoint alkalmazásokba
visszahelyezés funkciókkal
Windows Intézőben
kényelmes kezelése
Excel és PowerPoint programokhoz
verziókövetett szerkesztése
Kényelmes navigálás a meglévő ügyfél-, projekt,
Integrált verziókezelés a hiánytalan
Teljes értékű jogosultságkezelés a dokumentumok,
Közvetlen archiválás és mentés a meglévő szak-alkal-
Vállalati kereső- és elemző funkciók kínálata
Közvetlen hozzáférés az ügyfél-/projekt mappákhoz, szer-
szerződés-mappákban
dokumentum-előzményekért
ügyfél-, szerződés-, projekt-mappák stb. védelmére
mazásokból, mint CAD, CRM stb.
Office-környezetben
ződésekhez, szállítólevelekhez az Office-alkalmazásokból
Az Office dokumentumok gyors megnyitása/szerkesz-
A vállalati és saját Office-sablonok egyszerű kezelése
Egyszerű, revízióbiztos dokumentum- és adat archiválás
tése egy kattintással
ELO DMS Desktop
drag&drop segítségével
Dokumentumkezelés · Archiválás · www.elo.com
www.elo.com
ELO DMS Desktop
ELO DMS Desktop
ELO DMS Desktop
Microsoft Office és ELO
ELO Fájlrendszer
Dokumentumkezelő erő az irodájába
intuitív és hatékony
mindenkinek elérhető ELO-meghajtó
MS Word MS Excel ELO DMSfunkciók
MS PowerPoint
Dokumentum korábbi verziókkal
Verziókövetés az ELO-ban V
MS Outlook
V V
MS Explorer
Az ELO DMS Desktop modullal optimálisan összeköthető az ELO és a Microsoft Office világ
ELO Fájlrendszer: az ELO-archívum a Microsoft Explorer-ben dokumentum előnézettel
Az ELO DMS Desktop modul nagyteljesítményű dokumentumkezelő és archiváló funkciókkal bővíti ki a megszokott Microsoft Office környezetet. Semmilyen más megoldás nem integrálódik olyan tökéletesen az ismert irodai Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint és Explorer alkalmazásokba, mint az ELO DMS Desktop. Lehetővé teszi a napi feladatok jobb és gyorsabb megoldását.
Naponta hozunk létre és dolgozunk fel különféle dokumentumokat - leveleket, szerződéseket, feljegyzéseket, táblázatokat vagy prezentációkat. Ma már sztenderd megoldásként használjunk erre a Microsoft Word, Excel és PowerPoint programokat. Ezeknek a termékeknek az ELO-világgal való összekapcsolása az ELO DMS Desktop modul segítségével a következő lépés afelé, hogy ezek az alkalmazások is hatékony dokumentumkezelő képességekkel bővüljenek.
A dokumentumok és adatok mentésének kényelmes eszköze a Windows Intéző. Azonban ami egy felhasználónak otthon még megfelelő, üzleti környezetben már veszélyeket és hátrányokat hordozhat. Nemritkán az információ szigetek, a hosszú hozzáférési idők, a nem protokollált és nem revízióbiztos mentés a legkisebb problémák, melyekkel egy vállalatnak szembe kell néznie. Ezeket orvosolja az ELO DMS Desktop a fájlrendszerbe való teljes integrációjával.
Napjainkban már régen nem elegendő csak létrehozni egy dokumentumot, majd valahová elmenteni a saját merevlemezen. A siker kulcsa a folyamatra vonatkoztatott feldolgozás, melynek során a létrehozott információk (egy ügyfél- vagy projekt akta meta-adatai, e-mailek, szerződések, írásos kommunikáció stb.) világos összefüggésben állnak az adott üzleti folyamattal. Minden érdekeltnek villámgyorsan kell tudnia hozzáférni az adatokhoz. Emellett fontos a biztonsági szempont is: minden információnak a jogi előírásoknak
Mindegy milyen információt vagy dokumentumot szerkeszt (szerződést, jegyzőkönyvet, költségszámítást stb.), mindig tisztán követhető a dokumentum folyamat- vagy üzleti vonatkozása. Ebben segítenek az ELO Microsoft Office bővítményei. A bővítmények DMS funkciókkal egészítik ki a Microsoft termékeket, így lehetővé téve azt, hogy a napi munka során integráltan férjünk hozzá a folyamat mappákhoz – lapozhatunk bennük és egy kattintással elkezdhetjük a szerkesztést a Microsoft Word, Excel vagy PowerPoint alkalmazásokban. Az integ-
Az ELO fájlrendszer és az Intéző integrációjával az ELO dokumentumkezelő ismerős környezetben áll a felhasználó rendelkezésére. A megszokott módon lehet dokumentumokat, külső adatokat (például CAD vagy CRM adatokat) menteni, áthelyezni vagy másolatként továbbítani. A különbséget a nagyteljesítményű DMS funkciók adják. A mappákban fontos ügyfél információk tárolódnak, melyek automatikusan érkeznek az ERP-/CRM rendszerekből. Az archivált dokumentumokhoz további fontos információk adódnak, melyek automatikusan
megfelelően kell archiválva lennie, hogy egy adóellenőrzés vagy egy jogi nézeteltérés során bizonyítékként is szolgálhassanak. Ezeket a tulajdonságokat az ELO DSM Desktop mind tartalmazza. Emellett az egyes üzleti folyamatokhoz automatikusan protokoll is készül, valamint verziókövetési automatizmus követi az egyes verziók változásait és állapotát. A Microsoft Office világba való tökéletes integrációjával az ELO DMS Desktop a napi munka nélkülözhetetlen eszközévé válik – az Ön vállalatánál is.
rált kikölcsönzés/visszahelyezés mechanizmussal a dokumentumok közös szerkesztése is biztosított (például csoportmunka egy szerződésen). A szintén integrált ELO sémakezelővel emellett hatékonyan lehet kezelni a személyes, illetve részlegre vagy vállalatra vonatkozó sémákat, és automatizált folyamatokhoz lehet használni őket. Fontos szempont egy dokumentum létrehozásakor és szerkesztésekor az egyes verziók utánkövethetősége. Ehhez az ELO DMS Desktop erős verzió-, előzmény- és riport funkciókat nyújt.
A Microsoft Office kliens tulajdonságai
Az ELO DMS Desktop tulajdonságai
„öröklődnek” a központi projekt-/ügyfél mappákból. Az Enterprise Search funkció gondoskodik róla, hogy minden dokumentum villámgyorsan megtalálható legyen egy milliónyi dokumentumot tartalmazó archívumban is. Az egyedileg az üzleti folyamatokra szabott jogosultság-menedzsment biztosítja az információvédelmet a részlegeken átívelő munkák esetében. A központi ELO archívum szerver az átfogó riporting és verziókezelés funkciókkal biztosítja a dokumentumok revízióbiztos és jogszabályoknak megfelelő kezelését.
Az ELO archívum – Windows Intéző integráció tulajdonságai
Teljes értékű ELO kliens Microsoft Outlookhoz
Az ELO archívum-struktúra direkt integrációja az Explorerbe
Az ELO archívum-/beviteli struktúra közvetlen integráci-
Biztonságos, közös szerkesztés a kikölcsönzés/
A központi ELO archívum-struktúra direkt leképezése a
A dokumentumok és folyamat mappák meta-adatainak
Nagyteljesítményű Office bővítmények a Word,
Az üzleti ügyek, dokumentumok és meta-adatok
ója a Word, Excel, PowerPoint alkalmazásokba
visszahelyezés funkciókkal
Windows Intézőben
kényelmes kezelése
Excel és PowerPoint programokhoz
verziókövetett szerkesztése
Kényelmes navigálás a meglévő ügyfél-, projekt,
Integrált verziókezelés a hiánytalan
Teljes értékű jogosultságkezelés a dokumentumok,
Közvetlen archiválás és mentés a meglévő szak-alkal-
Vállalati kereső- és elemző funkciók kínálata
Közvetlen hozzáférés az ügyfél-/projekt mappákhoz, szer-
szerződés-mappákban
dokumentum-előzményekért
ügyfél-, szerződés-, projekt-mappák stb. védelmére
mazásokból, mint CAD, CRM stb.
Office-környezetben
ződésekhez, szállítólevelekhez az Office-alkalmazásokból
Az Office dokumentumok gyors megnyitása/szerkesz-
A vállalati és saját Office-sablonok egyszerű kezelése
Egyszerű, revízióbiztos dokumentum- és adat archiválás
tése egy kattintással
ELO DMS Desktop
drag&drop segítségével
Dokumentumkezelés · Archiválás · www.elo.com
www.elo.com
ELO DMS Desktop
Microsoft Outlook és az ELO tökéletesen összekapcsolva Erőteljes üzleti megoldás
ELO DMS Desktop
Document Management
Az ELO Microsoft Outlook kliense: integrált archívumnézet dokumentum előnézettel
A Microsoft Outlook az egyik legfontosabb kommunikációs alkalmazás. A vállalati tevékenység központi eszköze, vele kezdjük a napi munkát és egész nap használatban van. Fontos üzleti információkat kapunk és küldünk rajta keresztül. A hatékonyabb, folyamatokhoz kapcsolt munkavégzés lehetővé tételéhez logikus lépés az MS Outlook kibővítése erőteljes dokumentumkezelő funkciókkal. Az e-mailek és feladatok számával arányosan növekszik a dokumentumok és fontos információk feldolgozására fordított idő is. Hatékony dokumentumkezelő (DMS) funkciók nélkül nem győzhető le ennyi feldolgozandó információ. Az ELO Microsoft Outlook kliensével azonban könnyedén sikerül, mégpedig a megszokott munkakörnyezetben. Drag&drop mozgatással archiválhatóak a fontos e-mailek a megfelelő ügyfél-mappákba. Adott mappákba tartozó e-mailek indexeléséhez feldolgozásra kerülnek az ügyfél-, megbízás- és
projekt adatok. Vagy automatikusan elindul egy munkafolyamat az e-mail vizsgálatára/közzétételére, vagy útjukra indulnak a vonatkozó dokumentumok a vállalaton belül. A cél a gyorsabb, hatékonyabb és automatikus munka. A napi munkát igencsak megkönnyíti az ELO DMS Desktop modulba integrált Enterprise-Search funkció, melylyel a teljes vállalati információhalmazban kereshetünk. Korábban értékes időbe került a fontos, már archivált információk megtalálása – ez most egy szempillantás alatt kész.
Az Ön ELO partnere:
Az ELO Outlook integráció tulajdonságai Az Outlook teljes értékű dokumentumkezelő-klienssel
Minden üzleti dokumentum formátum
való kibővítése
archívumstruktúrába integrált megjelenítése
A központi archívum-/mappa-/vállalati archiválási
A már archivált és a még aktuálisan az Outlookban
struktúrák direkt megjelenítése az Outlookban
található információk átfogó keresése
E-mailek és egyéb dokumentumok folyamatokra vonatkoztatott archiválása drag&drop módon
www.elo.com
Kiadvány száma: A100-PO-HU
ELO Digital Office Kft., Budapest 1112, Kékperje utca 6. www.elo.com •
[email protected]
Az ELO Digital Office, az ELO logó, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional és ELOenterprise márkanevek az ELO Digital Office GmbH tulajdona Németországban és/vagy más országokban. A Microsoft®, MS®, Windows®, Word® és Excel®, PowerPoint®, SharePoint®, Navision® a Microsoft Corporation USA bejegyzett márkái. A további cég-, termék- vagy szolgáltatás elnevezések más gyártóhoz tartozhatnak. Ez a dokumentum csak általános információként szolgál és nem helyettesíti a személyes tanácsadást. Az itt megjelent információk bármikor és előzetes értesítés nélkül megváltozhatnak. Különösen a műszaki jellemzők és funkciók változhatnak országonként. Az ELO termékekre vonatkozó aktuális információkat, szerződési feltételeket és árakat az ELO képviseletektől és az ELO Business-Partnerektől kaphat. A termékinformációk a kiadvány megjelenésekor érvényes állapotot tükrözik. A szolgáltatások tárgyát és terjedelmét kizárólag a mindenkori szerződések határozzák meg. Az ELO se nem biztosítja, se nem garantálja vagy szavatolja tulajdonságként, hogy termékei és egyéb szolgáltatásai betartanak bizonyos jogszabályi előírásokat. A nemzeti és nemzetközi jog szerint alkalmazandó biztonsági előírások és egyéb előírások betartásáért a vevő felelős. A változtatások, tévedések és nyomtatási hibák jogát fenntartjuk. Másolás és sokszorosítás (akár részletekben is) csak az ELO Digital Office GmbH írásos engedélyével lehetséges. © Copyright ELO Digital Office GmbH 2015. Minden jog fenntartva.
1
