EP-VIS Informační systém pro evidenci dotazů environmentálních poraden
Uživatelský manuál
v 1.3
2010
OBSAH OBSAH
2
1.
Úvod Různorodé poradny – jednotný systém Dotazy a kauzy
3 3 3
2.
Popis systému Uživatelé systému Organizační schéma environmentálních poraden Poradenská síť Systémové požadavky: Vstup do informačního systému
4 5 5 5 5 6
3.
Poradce Přihlášení uživatele Ovládání systému Úvod Dotazy Kauzy Archiv veřejných dotazů Statistiky
7 7 7 7 8 10 10 11
4.
Administrátor Přihlášení uživatele Ovládání systému Úvod Pobočky Poradci Síť Podtémata Import Statistiky
13 13 13 14 14 14 14 15 15 15
5.
Přílohy Příloha č. 1: Systém klávesových zkratek Příloha č. 2: Metodika typu poradenství
16 16 17
2
1. Úvod
Různorodé poradny – jednotný systém Výkaznický systém EP VIS je určen k evidenci ekoporadenských úkonů – řešených dotazů či konzultací a kauz. Jeho vlastníkem je Ministerstvo ţivotního prostředí. Systém se musel při svém vzniku vyrovnat s nelehkým úkolem – sladěním poţadavků na jednotnou evidenci poradenských úkonů umoţňující sdílení a statistické zpracování dat a rozmanitostí poraden a variabilitou jejich dosavadních evidenčních systémů. Jeho výsledná podoba je kompromisem, který zahrnuje povinná pole s pevně danou nabídkou moţností (číselníky) i volitelná pole nastavitelná a vyplnitelná ekoporadnou podle jejich potřeb (podtémata, textová pole). Musel také hledat rovnováhu mezi mnoţstvím evidovaných atributů kaţdého dotazu a časem potřebným k vyplnění evidenčního formuláře. Jeho významnou přidanou hodnotu je moţnost sdílet zkušenosti uvnitř organizací i mezi poradnami navzájem a řada nástrojů pro efektivní statistické a grafické zpracování dat. Umoţňuje také komunikaci mezi ekoporadnou a MŢP jako podporovatelem poradenských aktivit a projektů.
Dotazy a kauzy Řešené dotazy či poskytnuté konzultace jsou nejtypičtějším produktem environmentálních poraden. Právě proto se systém zaměřuje na jejich evidenci. Jednotlivé organizace vyuţívající systém by měly přistupovat k evidenci dotazů stejně, aby byly jejich výsledky srovnatelné. Základním pravidlem je, ţe za každým dotazem a kauzou stojí klient, který poradnu poţádal o pomoc. Do evidence tedy nepatří aktivity, které poradna realizovala ze své vůle. Do systému patří evidence pouze těch dotazů a kauz, které se vztahují k životnímu prostředí a udržitelnému rozvoji. Vyţádanou radou či kontaktem klienta není situace, kdy si daná osoba prohlíţí určité sekce webových stránek či odebírá informační materiál (i kdyţ tyto výstupy obsahují rady a odpovědi na dotazy). V tomto případě se jedná o jiné typy ekoporadenských aktivit, které patří do portfolia sluţeb poradny, ale ne do evidence dotazů a kauz. Pokud klient během kontaktu s poradnou poloţí několik dotazů, evidují se tyto dotazy samostatně pouze v případě, ţe se týkají různých témat. Při kontaktu s médii se jako dotazy evidují ty případy, kdy novinář ţádá o nějaké stanovisko, posouzení, zpracování podkladového materiálu apod. Do evidence nepatří informace o chystaných akcích či realizované kampani/projektu poskytované novinářům v rámci propagace a PR organizace. Dotazy účastníků vznesené v rámci seminářů, školení, besed apod., kde je diskuse integrální součástí programu se neevidují jako dotazy (opět se jedná o jiné typy ekoporadenských aktivit, které patří do portfolia sluţeb poradny, ale evidují se odděleně mimo tento systém jako akce s určitým počtem účastníků). Do evidence patří pouze dotazy vznesené mimo hlavní program dané akce. Respektování výše uvedených doporučení přispěje k jednotnému postupu a porovnatelným výsledkům.
3
2. Popis systému
EP-VIS – (Environmentální Poradenství – Výkaznický Informační Systém) Je systémem, jenţ je zaloţen na bázi webových sluţeb. Systém je určen pro ekoporadny a slouţí k evidenci jednotlivých případů, dotazů i dlouhodobějších kauz. Systém diverzifikuje formy environmentálního poradenství a člení případy dle různých kritérií a číselníků (evidenční standardy). Uloţená data v informačním systému lze importovat, exportovat a výstupy ze systému se mohou prezentovat pomocí grafů a tabulek. Grafy a exporty tabulek jsou dostupné také poradenským sítím. Systém má uţivatelsky přívětivé rozhraní a umoţňuje variabilní rozšiřování datových poloţek. Systém současně umí vyhledávat a sumarizovat data na bázi klíčových slov a dalších číselníků. Jedná se zejména o následující parametry:
ekoporadna, typ uţitého poradenství kauzy jednotlivá témata počet ekoporadců podílejících se na případu časová náročnost (souhrny, statistické výpočty) odborná náročnost (návaznost na hodnotící kritéria).
Obrázek č.1: Náhled systému EP-VIS
4
Uživatelé systému Uţivatele systému EP-VIS lze rozdělit do následujících čtyř typů:
Hlavní administrátor systému spravuje a konfiguruje celý informační systém
Administrátor organizace spravuje údaje o přidělené organizaci, jejich pobočkách, poradcích, podtématech a bude moci importovat data z IS poraden (vybraní administrátoři mají moţnost spravovat také poradenské sítě)
Poradce eviduje jednotlivé dotazy a kauzy
MŽP tento přístup umoţňuje prohlíţet agregované statistické údaje z poradenské činnosti
Organizační schéma environmentálních poraden
Poradenská síť
Schéma č.1: struktura environmentálních poraden
Systémové požadavky: Pro práci s webovým portálem je potřeba počítač s připojením do sítě Internet a webový prohlíţeč podporující HTML 4.01 a JavaScript. Vhodné operační systémy: o
Microsoft Windows (95, 98, ME, NT, 2000, XP, Vista)
o
UNIX / Linux Vhodné nastaveni grafické karty:
o
Rozlišení: 1024 x 768 (možné i 800 x 600, méně komfortní)
o
Barevná hloubka: 15 / 16 bitu (32K / 64K barev) 5
Další potřebné programové vybavení: o
Adobe Acrobat Reader (volně k dispozici)
o
MS Excel 95, MS Excel 2007, OpenOffice 3 Podporované webové prohlíţeče:
o
Internet Explorer 6 Service Pack 1
o
Internet Explorer 5.5 Service Pack 2
Vstup do informačního systému Do systému se dostanete zadáním adresy: http://is.ekoporadny.cz Po zadání této adresy se dostanete do následujícího přihlašovacího formuláře:
Obrázek č.2: Přihlašovací formulář Pokud jste poradcem, kliknete na záloţku Poradce, pokud administrátorem organizace, kliknete na záloţku Administrace.
6
3. Poradce Přihlášení uživatele Přihlášení uţivatele spočívá v zadání přihlašovacího jména a hesla, (které Vám bylo přiděleno administrátorem organizace) do přihlašovacího formuláře a ve stisknutí tlačítka Přihlásit poradce. Heslo – znamená ověřovací heslo Klienta, jenţ tvoří minimálně 5 alfanumerických znaků. Doporučujeme zvolit sekvenci znaků nejlépe bez háčků, čárek a mezer, abyste předešli překlepům při přihlašování. Po přihlášení do systému doporučujeme stisknout klávesu F11 (přepíná na fullscreen; pro zobrazení celého okna), proto aby byly viditelné všechny ovládací prvky (pozn. k pohodlnějšímu ovládání systému).
Ovládání systému Po přihlášení spatříte pět záloţek (viz obr. 3): 1) Úvod 2) Dotazy 3) Kauzy 4) Archiv veřejných dotazů 5) Statistiky
Obrázek č.3: Záloţky po přihlášení poradce
Úvod ~ ~
Obsahuje informace o přihlášeném uţivateli (ID, jméno, příjmení, e-mail, mobil, login…) Důleţité je, abyste označili pobočku poradny, kde se právě nacházíte.
~
Pokud chcete změnit své údaje včetně hesla, kliknete na:
~
editovat osobní údaje, na úvodní
stránku se vrátíte kliknutím na symbol , který je umístěn jak nahoře tak dole, nebo stisknutím klávesy X. Vpravo nahoře vidíte přihlášeného uţivatele (sebe) a hned vedle tlačítko odhlásit (tímto tlačítkem ukončíte práci v informačním systému.
7
Dotazy ~
Tato sekce slouţí k evidenci dotazů.
Obrázek č.3: Sekce pro evidenci dotazů
~
Pokud chcete vloţit nový dotaz, kliknete na tlačítko Vložit nový dotaz [D], které je umístěno vlevo nahoře, případně pro rychlejší vstup do formuláře stisknete klávesu D, dále vyplníte tento formulář a stisknete tlačítko Uložit dotaz.
Obrázek č.4: Formulář pro vloţení nového dotazu 8
~
Formulář pro vytvoření nového dotazu obsahuje následující poloţky: Datum – datum přidání (uloţení) dotazu Téma – v tomto poli je třeba uvést téma z přichystaného seznamu Podtéma – v tomto políčku si můţete zvolit podtéma své organizace Čas – doba řešení dotazu (v minutách) Místo události – lze přeskočit; můţe být jiné, neţ kde sídlí poradna Typ klienta – v tomto poli vyberete typ klienta z přichystaného seznamu Forma kontaktu – v tomto poli vyberete formu kontaktu z přichystaného seznamu 1 Typ poradenství – v tomto poli uvedete o jaký typ poradenství se jedná Kauza – v tomto poli zařadíte dotaz do případné kauzy Název nové kauzy – vytvoříte tak, ţe v poli kauza kliknete na poloţku Vytvořit novou kauzu, tím se Vám zpřístupní pole Název nové kauzy Projekt – tady si poradce můţe uvést projekt nebo dárce, který řešení daného dotazu podpořil; vhodné je si vytvořit v rámci organizace společný systém zkratek označující daný projekt či daného dárce (umoţní následně vytřídit pouze dotazy podpořené z tohoto zdroje) Dotaz – v tomto poli uveďte dotaz tazatele Odpověď – v tomto textovém poli vloţte Vaši odpověď (odpověď se vkládá ve formě textu, je moţno vloţit případně URL adresy a pod.) Jedná se o veřejnou odpověď? – v této volbě vyberte Ano pokud chcete dotaz sdílet s ostatními uţivateli systému EP-VIS, v opačném případě tento dotaz bude dostupný pouze poradcům z Vaší organizace. Veřejné odpovědi mají sloužit ke sdílení znalostí mezi poradnami, proto u veřejných dotazů prosím vždy uvádějte odpověď Poznámka – slouţí k interním záznamům poradce; nezobrazuje se nikomu dalšímu kromě poradců z Vaší organizace Jedná se o podporu z veřejných zdrojů? – U této volby je nutné vybrat Ano v případě, ţe k tomu dá poskytovatel podpory (např. MŢP, SFŢP) pokyn (např. v rozhodnutí o přidělení dotace, smlouvě o poskytnutí podpory apod.). Pouze takto označené dotazy se budou pro potřeby MŽP statisticky vykazovat jako podpořené z veřejných zdrojů. MŢP také vidí přehled takto označených dotazů podobně jako v Archivu. Kontakt – slouţí k zaznamenání jednoho kontaktu na tazatele (v políčku tedy bude např. e-mail nebo telefon tazatele bez jeho jména); nezobrazuje se veřejně, pouze v případě, ţe se jedná o dotaz podpořený z veřejných zdrojů, tak tento údaj je pro MŢP přístupný. Můţe slouţit poskytovatelům podpory k ověřování.
~ ~
Lze mazat (editovat) pouze své odpovědi. Význam pouţitých ikon: ……………indikátor označující, ţe dotaz je veřejný ……………indikátor označující, ţe dotaz byl podpořen ze zdrojů MŢP …………..zobrazení detailu dotazu ………….editace dotazu …………….slouţí k vymazání dotazu …………..vytvoří nový dotaz z kopie
1
Popis a vysvětlení viz příloha č. 2 9
……………označuje reload, tzn. ţe umoţňuje aktualizaci dat; tato ikona je umístěna vpravo dole XLS………….export do Excelu (moţnost průběţné archivace dotazů) tato ikona je umístěna vpravo dole (podporován MS Excel 95, MS Excel 2007, OpenOffice 3) ~
Záhlaví jednotlivých sloupečků umoţňuje řadit seznamy kliknutím na šipky (podle abecedy – vzestupně nebo sestupně) viz obr.5.
Obrázek č.5: Šipky umoţňující řazení seznamů ~ ~ ~
Vpravo nahoře uvidíte pole Vyhledat, které slouţí k fulltextovému prohledávání všech záznamů. Ve spodní části okna naleznete zelený panel, který informuje o počtu záznamů. Pokud je záznamů více jak 25, objeví se zde moţnost stránkování. V zápatí tabulky je moţnost filtrovat jednotlivé atributy záznamu. Tyto filtry lze vzájemně kombinovat.
Kauzy ~
Kauza je seznam několika dotazů, které spolu souvisí.
~
Pokud chcete vytvořit novou kauzu, přejdete do sekce dotaz, kliknete na editaci dotazu a v poli kauza zvolíte poloţku vytvořit novou kauzu. Záhlaví sloupečků: Od – zde je uvedeno datum prvního dotazu Do – datum posledního dotazu Název – název kauzy; pokud je kauza uvedena v hranatých závorkách, tzn., ţe je uzavřena; např. [Skládka Pozďátky]. Počet dotazů – obsahuje počet dotazů příslušné kauzy Čas – doba řešení kauzy Ikony:
~
~
…………..zobrazení detailu kauzy …………editace kauzy ~
Jestliţe chcete kauzu uzavřít, kliknete na editaci kauzy a u pole Kauza je aktivní (ještě nebyla ukončena) vyberete ne. Stisknutím tlačítka Uložit kauzu kauzu uloţíte.
Archiv veřejných dotazů ~ ~ ~
Zobrazuje všechny dotazy, které jsou veřejné a všechny dotazy z Vaší organizace (jak veřejné tak i neveřejné). Veřejné dotazy vidí poradci ze všech organizací, ale neuvidí interní poznámku k dotazu; tato poznámka by mohla obsahovat citlivé informace. Jednotlivé dotazy v archivu obsahují vţdy kontakt na poradce (jméno, e-mail), který daný dotaz řešil. Pokud chcete odpověď či její část využít, čiňte tak vždy s vědomím a souhlasem autora.
10
Obrázek č.6: Sekce veřejných dotazů
Statistiky ~ ~
Sekce statistik umoţňuje vytvořit grafické a tabulkové výstupy nad daty, ke kterým máte přístupová práva (dotazy patřící Vaší organizaci) Před zobrazením statistických výstupů si nejdříve ověřte v panelu Nastavení analýzy jaké máte vybráno časové období
Obrázek č.7: Nastavení časového období pro analýzy
11
~
K dispozici je několik statických výstupů, včetně exportu dat ve formátu XLS (MS Excel, OpenOffice) - export dat ve formátu XLS (MS Excel, OpenOffice) - zobrazení histogramu a koláčového grafu dle zvolené stratifikace - zobrazení histogramu (počty dotazů) - graf závislostí (scatter) - na ose x budou umístěny hodnoty ze stratifikace a na osu y pak budou umístěny hodnoty dle výběru. Velikost kruţnice odpovídá počtu dotazů. - zobrazení přehledů hodnot v krajích
Obrázek č.8: Ukázky výstupy grafu závislosti a regionálního přehledu
12
4. Administrátor Přihlášení uživatele Přihlášení uţivatele spočívá v zadání přihlašovacího jména a hesla, (které Vám bylo přiděleno hlavním správcem systému) do přihlašovacího formuláře a ve stisknutí tlačítka Přihlásit administrátora. Heslo – znamená ověřovací heslo Klienta, jenţ tvoří minimálně 5 alfanumerických znaků. Doporučujeme zvolit sekvenci znaků nejlépe bez háčků, čárek a mezer, abyste předešli překlepům při přihlašování. Po přihlášení do systému doporučujeme stisknout klávesu F11 (přepíná na fullscreen; pro zobrazení celého okna), proto aby byly viditelné všechny ovládací prvky (pozn. k pohodlnějšímu ovládání systému).
Obrázek č.9: Přihlašovací formulář
Ovládání systému Po přihlášení spatříte sedm záloţek (viz obr. 10): 1) Úvod 2) Pobočky 3) Poradci 4) Síť (pouze pokud jste i zároveň administrátor poradenské sítě) 13
5) Podtémata 6) Import 7) Statistiky
Obrázek č.10: Záloţky administrátora
Úvod ~
Obsahuje informace o přihlášeném uţivateli (ID, jméno, příjmení, e-mail,…)
~ ~
Jestliţe chcete editovat organizaci, kliknete na tlačítko: . Vždy vyplňte adresu a další kontaktní údaje Vaší organizace!
~
Pokud chcete změnit své údaje včetně hesla, kliknete na:
~
editovat osobní údaje, na úvodní
stránku se vrátíte kliknutím na symbol , který je umístěn jak nahoře tak dole, nebo stisknutím klávesy X. Vpravo nahoře vidíte přihlášeného uţivatele (sebe) a hned vedle tlačítko odhlásit (tímto tlačítkem ukončíte práci v informačním systému.
Pobočky ~ ~
~ ~
~ ~
Tato sekce slouţí k administraci případných poboček, které spadají pod Vaši organizaci. Pokud chcete vloţit novou pobočku, kliknete na tlačítko Vložit novou pobočku [B], které je umístěno vlevo nahoře, případně pro rychlejší vstup do formuláře stisknete klávesu B, dále vyplníte tento formulář a stisknete tlačítko Uložit pobočku. Vždy vyplňte adresu a další kontaktní údaje ke každé z poboček! Záhlaví sloupečků: ID – představuje identifikaci záznamu v systému # – vyjadřuje počet poradců na pobočce Vymazat můţete pouze ty pobočky, ke kterým nejsou přiřazeni ţádní poradci. Pokud pobočka byla zrušena, označte ji za neaktivní a to tak, ţe kliknete na editaci pobočky a u pole Pobočka je aktivní vyberete ne, poté pobočku uloţíte.
Poradci ~ ~
V této sekci probíhá administrace poradců, kteří patří do Vaší organizace. Pokud chcete vloţit nového poradce, kliknete na tlačítko Vložit nového poradce [P], které je umístěno vlevo nahoře, případně pro rychlejší vstup do formuláře stisknete klávesu P, dále vyplníte tento formulář a stisknete tlačítko Uložit uživatele.
~
~
Pokud poradce zapomene heslo, bude kontaktovat Vás (administrátora) a vy můţete provést změnu hesla a to tak, ţe v editaci poradce zakliknete provést změnu hesla a do pole heslo vloţíte heslo nové. Jako administrátor můţete smazat pouze ty poradce, kteří ještě nezadali dotaz.
~
Administrace dostupná pouze u vybraných administrátorů.
Síť
14
~
~
Pokud chcete vloţit novou pobočku do sítě, kliknete na tlačítko Vložit novou pobočku do sítě [S], které je umístěno vlevo nahoře, případně pro rychlejší vstup do formuláře stisknete klávesu S, dále vyplníte tento formulář a stisknete tlačítko Uložit propojení sítě a pobočky poradny. Ve formuláři je nutno vybrat pobočku, kterou chcete přiřadit do sítě a uvést období platnosti členství pobočky v síti.
Podtémata ~
~
~ ~
Podtémata slouţí pro detailnější evidenci jednotlivých organizací; tato podtémata si kaţdá organizace definuje sama. Můţete je vyuţít pro evidenci dotazů v tematické struktuře, na kterou jste zvyklí. Pokud chcete vloţit nové podtéma, kliknete na tlačítko Vložit nové podtéma [T], které je umístěno vlevo nahoře, případně pro rychlejší vstup do formuláře stisknete klávesu T, dále vyplníte tento formulář a stisknete tlačítko Uloţit podtéma. Ve formuláři uvedete kód a název podtématu; kód můţe obsahovat max. 3 znaky Vymazat můţete pouze ty, které nemají ţádný dotaz.
Import ~ ~ ~
Umoţňuje organizaci importovat data ze svých vlastních informačních systémů. Naimportované hodnoty se projeví v souhrnných statistikách. Importují se soubory ve formátu XML, které splňují strukturu, která je popsána v technickém popisu projektu
Statistiky ~
Ovládání a obsah statistik je totoţný se statistikami pro přihlášené poradce
15
5. Přílohy
Příloha č. 1: Systém klávesových zkratek X – zavřít okno D – vloţit nový dotaz B – vloţit novou pobočku P – vloţit nového poradce S – vloţit novou pobočku do sítě T – vloţit nové podtéma
16
Příloha č. 2: Metodika typu poradenství Jednotlivé typy poradenství vycházejí ze systémového poradenství. Systémový přístup k environmentálnímu poradenství je zaloţen na tom, jaký vztah vůči klientovi (příjemci poradenské sluţby) zaujímá poradna či poradce (vztah systému klienta k systému poradce) – viz tabulka.
Systémové poradenství v praxi PŘÍKLAD Oblast: JÍDLO
PŘÍKLAD Oblast: OCHRANA PŘÍRODY A KRAJINY
Klient se zajímá, jak se dobře naobědvat
Klient se zajímá, jak naloţit se zděděným zanedbaným pozemkem – loukou, která leţí v CHKO
1. Zprostředkování: - odesílání klientů, jejich kolování mezi agenturami Odkážeme klienta na jiného odborníka z nabídky služeb 2. Poskytnutí informací: - písemné podklady, broţury, letáčky, literatura, přednášky, nabídka dalšího vzdělávání
Pošleme klienta do restaurace - poradíme mu cestu, nabídneme typy restaurací.
Pošleme klienta k našemu partnerovi ekologickému zemědělci, který poskytne klientovi potřebnou sluţbu při ošetření pozemku nebo další informace
Dáme klientovi kuchařku, popř. i informaci o pracovních nástrojích a místech, kde lze dostat suroviny - přísady.
Dáme klientovi příručku o pozemkovém spolku, poskytneme další základní informace o tom jak o louku pečovat a informaci jak s pozemkovým spolkem navázat kontakt
3. Posudek: - (písemná ) analýza a zhodnocení problému klienta, většinou s doporučením, jak by měl jednat 4. Odborné a tzv. procesní poradenství: - poradenský systém se spojí se systémem klienta, resp. zapadne do něj. Expert je kompetentní k: --» udání podnětů --» společnému provedení akce -» implementaci (zabudování řešení do standardního a trvalého chodu klientova systému) 5. Vedení (management) na dobu určitou - poradce se stane dočasně součástí systému klienta, je zodpovědný za realizaci určitého projektu.
Provedeme analýzu stravy a stravovacích zvyklostí klienta, popř. navrhneme určité změny. Vaříme společně s klientem aţ do okamţiku, kdy to jiţ zvládne sám.
Provedeme rozbor situace klienta - stavu jeho pozemku, jeho ekologických hodnot, moţnosti vyuţití na principech ochrany přírody a ekologického hospodaření aby dosáhl na dotace CHKO, popřípadě navrhneme určitá opatření, změny. (písemně)
Klientovi uvaříme a zůstaneme s ním, dokud pokrm nesní.
Vedeme proces jednání s klientem a dalšími partnery (ekologickým zemědělcem a pozemkovým spolkem) aţ do stavu, kdy je pozemek řádně začleněn do pozemkového spolku uzavřením příslušné smlouvy s pozemkovým spolkem. Klient sám dále rozvíjí příslušné činnosti v oblasti ochrany a ekol. vyuţití pozemků a v oblasti spolupráce s poz. spolkem.
TYP
17
Pomůţeme klientovi zpracovat ţádost a projekt na sanaci zanedbaného pozemku na Státní fond ŢP s tím, ţe dále uţ klient sám zajistí péči o pozemek.
