Energieprestatiedatabank

Vlaanderen is energie

versie mei 2014

Energieprestatiedatabank

EPB 1


inhoud 1

Principe

2

2

Hoe gaat u als EPB-verslaggever te werk op de vernieuwde Energieprestatiedatabank ?

2

2.1

Mijn EPB-dossiers

2

2.1.1 2.1.2 2.1.3

Tabblad ‘Stedenbouwkundige vergunning / melding’ Tabblad ‘Opladen startverklaring’ Tabblad ‘Voorlopige startverklaringen’

4 4 5

2.2

Tabblad ‘Deﬁnitieve startverklaringen’

5

2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4

Tabblad ‘Opladen aangiftes’ Tabblad ‘Voorlopige aangiftes’ Tabblad ‘Deﬁnitieve aangiftes’ Tabblad ‘Wijzigen verslaggever’

6 6 7 7

3

EPB-dossier(s) toevoegen

7

4

Nuttige weetjes

9

4.1

EPB-dossiers zoeken binnen dezelfde rechtspersoon

9

4.2

Vind snel uw weg in de Energieprestatiedatabank met de ‘taakbalk’ en het ‘kruimelpad’

9

4.3

Meerdere EPB-aangiftes tegelijk opladen en indienen

10

Inleiding Het Vlaams Energieagentschap lanceert een nieuwe versie van de Energieprestatiedatabank. Daarbij krijgt de Energieprestatiedatabank een nieuwe frissere vormgeving. Daarnaast zal ook de werking van de databank veranderen. Uit een enquête bij de verslaggevers vorig jaar bleek dat een dossiergebaseerde werking, in plaats van een documentgebaseerde werking, van de databank de tevredenheid over het gebruik van de databank sterk zou doen toenemen. In deze release wordt vorm gegeven aan die vraag.


versie mei 2014

EPB 2


1 Principe In de dossiergebaseerde werking van de Energieprestatiedatabank worden alle documenten opgehangen aan een kapstok, namelijk het energieprestatiedossier. Die documenten kunnen startverklaringen, EPB-aangiftes, vergunningen, meldingen of een eventuele wijziging van verslaggever zijn. Vroeger moest u die documenten afzonderlijk opzoeken om te raadplegen en in te dienen. Nu vindt u ze terug in een overzicht per EPB-dossier. Het indienen van documenten gebeurt nu altijd binnen het EPB-dossier. Dat werkt vlotter, overzichtelijker en zal zeker voor grote projecten, met veel subdossiers (bv. een appartementsgebouw), een aanzienlijke tijdswinst opleveren.

2 Hoe gaat u als EPB-verslaggever te werk op de vernieuwde Energieprestatiedatabank ? De nieuwe werking en het gebruik van de Energieprestatiedatabank is gewijzigd in vergelijking met de vorige versie. Aan de hand van screenshots worden de verschillende handelingen die u moet uitvoeren, toegelicht. U zult merken dat het allemaal vrij eenvoudig is. In de screenshot hieronder ziet u de startpagina van de nieuwe versie van de Energieprestatiedatabank. Als EPB-verslaggever vindt u hier het luik ‘Registratie’ en het luik ‘EPB’ terug. screenshot 1

Voor het registratie-gedeelte wordt enkel de stijl en de opmaak opgefrist. De werking van de registratie blijft behouden, zie : epbverslaggeverregistratie.pdf

screenshot 2

In het EPB-luik wordt de werkwijze van de databank grondig aangepast. Vroeger moest u kiezen tussen ‘startverklaring’, ‘wijzigen verslaggever’ en ‘aangifte’ om documenten apart in te dienen. Voortaan kunt u kiezen voor ‘Mijn EPB-dossiers’ of voor ‘EPBdossier(s) toevoegen’. U kiest voor ‘Mijn EPB-dossiers’ als u documenten van uw bestaande dossiers wilt raadplegen of als u voor een bestaand of net toegevoegd dossier een startverklaring of EPB-aangifte wilt opladen. Elk dossier waarvoor u een startverklaring of EPB-aangifte indient (of ooit ingediend hebt), vindt u terug onder ‘Mijn EPB-dossiers’. U kiest voor ‘EPB-dossier(s) toevoegen’ als u uw eerste document (bv. startverklaring of EPB-aangifte) voor een bepaald dossier wilt indienen en een nieuw dossier wilt toevoegen aan uw eigen lijst van dossiers.

2.1 Mijn EPB-dossiers Als u op de startpagina op ‘Mijn EPBdossiers’ klikt, krijgt u bovenaan de pagina een zoekmodule en onderaan een overzicht van uw recentste dossiers (zie screenshot 2).


versie mei 2014


EPB 3

screenshot 3

Vindt u het dossier dat u zoekt niet terug in het overzicht van uw recentste dossiers, dan kunt u gebruik maken van de zoekmodule om op basis van een aantal criteria binnen al uw dossiers te zoeken. Na de zoekopdracht kunt u op de knop ‘Recente dossiers’ klikken om terug te gaan naar het overzicht van uw recente dossiers (zie screenshot 3).

screenshot 4

De dossiers die beantwoorden aan uw zoekopdracht worden weergegeven in een overzicht met dezelfde opbouw als het overzicht van uw recentste dossiers. In dat overzicht wordt voor elk dossier het EPB-dossiernummer, de ligging, de verkaveling, de aangifteplichtige(n) of aanvrager(s) van de vergunning of melding, het aantal voorlopige en definitieve startverklaringen en EPB-aangiftes getoond. Daarnaast bevindt zich nog een ‘actie’-icoon voor het rechtstreeks indienen van startverklaringen en een ‘actie’-icoon voor het indienen van EPB-aangiften (zie screenshot 4).

actie-icoon screenshot 5

Door op een EPB-dossiernummer te klikken, opent u dat dossier en krijgt u bovenaan de pagina de algemene gegevens van het dossier met daaronder een aantal verschillende tabbladen waarin u meer informatie kunt raadplegen of handelingen kunt uitvoeren. Via de ‘actie’-iconen komt u rechtstreeks in het tabblad voor het opladen van een startverklaring of een EPB-aangifte (zie screenshot 5).


versie mei 2014

EPB 4


2.1.1 Tabblad ‘Stedenbouwkundige vergunning / melding’ Onder dat tabblad vindt u meer informatie met betrekking tot de stedenbouwkundige vergunning of melding.

screenshot 6

Daarnaast vindt u als verslaggever ook een veld terug waarin u opmerkingen kunt maken omtrent het dossier. U kunt bijvoorbeeld enkele zaken verduidelijken voor uzelf, collega’s of voor het Vlaams Energieagentschap. Hou er rekening mee dat die opmerkingen bij het dossier worden gevoegd en kunnen worden gelezen door het Vlaams Energieagentschap. Het Vlaams Energieagentschap volgt die opmerkingen echter niet actief op. Dus voor dringende vragen of meldingen blijft u gebruik maken van de gebruikelijke weg : [email protected] Als de gegevens van de vergunning of melding niet ingevuld zijn, beschikt het Vlaams Energieagentschap nog niet over de vergunningsgegevens van de gemeente. 2.1.2 Tabblad ‘Opladen startverklaring’ screenshot 7

1

2

3

Via dat tabblad kunt u startverklaring(en) opladen voor het EPB-dossier waarin u zich op dat moment bevindt. Voor het opladen van een startverklaring gaat u op dezelfde manier te werk als in de vorige versie van de Energieprestatiedatabank.

U klikt op de knop ‘bladeren’ om één of meerdere epbs-bestanden op uw computer te selecteren (stap 1 in screenshot 7). Vervolgens klikt u op 4 ‘opladen’ waardoor de epbs-bestanden in het overzicht van de opgeladen bestanden terecht komen (stap 2 in screenshot 7). Voor u de bestanden effectief verstuurt, kunt u controleren of uw gekende e-mailadres in de Energieprestatiedatabank nog correct is. Als u dat wenst, kunt u dat e-mailadres wijzigen (stap 3 in screenshot 7). Tot slot klikt u op de knop ‘verstuur’ om de bestanden in te dienen (stap 4 in screenshot 7). De verstuurde bestanden worden door de Energieprestatiedatabank binnen de 30 minuten verwerkt. Na de verwerking krijgt u op het e-mailadres uit stap 3 een bevestiging dat de bestanden verwerkt zijn en een lijst met de correct opgeladen bestanden en de niet-correct opgeladen bestanden. De niet-correct opgeladen bestanden vindt u terug in het overzicht ‘opvolgen startverklaring’. Dat overzicht bevindt zich onderaan het tabblad ‘opladen startverklaring’ (zie screenshot 7). De fouten die gemeld worden in het foutenlog moet u eerst aanpassen in de EPB-software. Daarna moet u een nieuw epbs-bestand aanmaken en opladen op de databank. De bestanden die wel correct opgeladen werden, vindt u niet meer terug in het tabblad ‘opladen startverklaring’ maar in het tabblad ‘voorlopige startverklaringen’.


versie mei 2014


EPB 5

2.1.3 Tabblad ‘Voorlopige startverklaringen’ screenshot 8

screenshot 9

In dat tabblad wordt een overzicht gegeven van de voorlopige startverklaringen van het EPB-dossier. De werking van de voorlopige startverklaringen is analoog aan de werking in de vorige versie van de Energieprestatiedatabank. Met de ‘actie’-iconen in de kolom rechts (zie screenshot 8) kunt u een voorlopige startverklaring wissen (‘prullenbak’-icoon), definitief indienen (‘play’-icoon) of bekijken (‘PDF’icoon). U kunt ook meerdere startverklaringen met het selectievakje (linkerkolom in de screenshot) selecteren en samen definitief indienen met de knop ‘selectie indienen’ onderaan de pagina. Per deelproject kunt u maar 1 startverklaring definitief indienen. Daarbij worden alle andere voorlopige startverklaringen van dat deelproject automatisch gewist. Als u een foute startverklaring definitief indiende, kunt u een nieuwe startverklaring voor dat deelproject voorlopig versturen en daarna terug definitief indienen. De oude reeds ingediende startverklaring wordt dan inactief, de nieuwe startverklaring wordt dan actief.

2.2 Tabblad ‘Definitieve startverklaringen’ screenshot 10

Onder dat tabblad vindt u het overzicht van alle definitieve startverklaringen van het dossier. Met het ‘PDF’-icoon (rechts) kunt u het startverklaringsformulier openen. Als u een startverklaring opnieuw indient, komt de vorige startverklaring op ‘inactief’ te staan. Die inactieve startverklaring wordt nog wel getoond in het overzicht, maar u kunt het startverklaringsformulier niet meer openen.


versie mei 2014

EPB 6


2.2.1 Tabblad ‘Opladen aangiftes’ screenshot 11

Het opladen van de EPB-aangiftes is in de nieuwe release van de databank volledig analoog aan het opladen van de startverklaringen. U zult meerdere EPB-aangiftes voor één project gelijktijdig kunnen indienen. Daarnaast ontvangt u voortaan ook een bevestigingsmail bij het versturen van één of meerdere EPB-aangiftes. Meer informatie over die werking is beschreven onder 2.1.2 Tabblad ‘Opladen startverklaring’.

2.2.2 Tabblad ‘Voorlopige aangiftes’ Dat tabblad is analoog aan het tabblad ‘Voorlopige startverklaringen’ tot op het moment van indienen. screenshot 12

Bij het definitief indienen van een EPBaangifte moet die gekoppeld worden aan een adres uit de CRAB-databank. Dat is analoog aan de vorige versie van de databank, maar nu is de procedure wat gebruiksvriendelijker. Als het adres dat u in de EPB-software invoerde overeenkomt met een bestaand adres in de CRAB-databank, neemt de Energieprestatiedatabank automatisch dat adres uit de EPB-aangifte over. Daarbij worden kleine schrijffouten automatisch gecorrigeerd (bv. Stationstraat wordt Stationsstraat). Ook de huis- en busnummers uit de EPB-software worden overgenomen. Huisnummers die (nog) niet bestaan in de CRAB-databank moet u manueel aanvullen.

Zolang de gegevens van een bepaalde EPB-aangifte niet correct of nog onvolledig zijn, blijft de status in de rechterkolom op ‘ongeldig’ staan (zie rood uitroepteken in screenshot 12). Nadat u de gegevens geverifieerd en aangevuld hebt, krijgt de EPB-aangifte een groene ‘go’-status en kunt u op de knop ‘Definitief indienen’ klikken. In de nieuwe versie van de Energieprestatiedatabank kunt u ook meerdere EPB-aangiftes samen indienen. Voor grotere projecten met meerdere subdossiers kunt u zo heel wat tijd besparen. Bij de ‘nuttige weetjes’ (onder hoofdstuk 4) vindt u een voorbeeld van hoe dat werkt.


versie mei 2014


screenshot 13

EPB 7

2.2.3 Tabblad ‘Definitieve aangiftes’ Onder dat tabblad vindt u het overzicht van alle definitieve EPB-aangiftes van het dossier. Met het ‘ZIP’-icoon rechts kunt u de formulieren in één keer openen en / of downloaden. 2.2.4 Tabblad ‘Wijzigen verslaggever’ Onder dat tabblad vindt u een overzicht terug van de overgenomen startverklaringen. Om een startverklaring over te nemen moet u eerst het dossier toevoegen aan uw EPB-dossiers (zie hoofdstuk 3 EPB-dossier(s) toevoegen).

screenshot 14

Als u het dossier toegevoegd hebt, zoekt u het terug onder ‘mijn EPBdossiers’en gaat u naar het tabblad ‘Wijzigen verslaggever’. Daar klikt u op ‘Melding wijziging verslaggever’ waarna u op een nieuwe pagina komt en de EP-code van de vorige verslaggever moet invullen. Het verdere verloop is analoog aan de vroegere werkwijze en wordt hier niet in detail uitgewerkt. Nieuw in deze versie is dat u bij de overname van de startverklaring, zowel de PDF van het wijzigingsformulier van verslaggever, als het startverklaringsformulier van de vorige verslaggever, kunt oproepen.

3 EPB-dossier(s) toevoegen screenshot 15

Dossiers waarvoor u nog nooit een startverklaring of een EPB-aangifte hebt ingediend, vindt u niet terug onder ‘Mijn EPB-dossiers’. U moet die eerst toevoegen. U doet dat door op de startpagina op ‘EPB-dossier(s) toevoegen’ te klikken. U komt op een pagina met een zoekmodule. In die zoekmodule moet u altijd de postcode of de gemeente invullen, gecombineerd met minstens één van de bijkomende criteria (straat, verkaveling, naam van de aanvrager / aangifteplichtige …). De dossiers die voldoen aan de criteria worden weergegeven in een lijst. Het dossier dat u zoekt kunt u dan toevoegen aan uw dossiers door op het


screenshot 16

versie mei 2014


EPB 8

groene ‘plus’-icoon in de rechterkolom te klikken. U kunt op die manier meerdere dossiers toevoegen. Vindt u het dossier niet terug in de lijst, dan kunt u zoeken op het EPB-dossiernummer met de knop onderaan de pagina. Als u op de knop ‘Zoeken via EPBdossiernummer’ klikt, komt u op een pagina terecht waar u het energieprestatiedossiernummer moet invullen. De databank geeft als resultaat een lijst met de dossiers die aan dat nummer voldoen. In die lijst worden ook de dossiers weergegeven met een gelijkaardig nummer om eventuele onvolledigheden in het opgegeven nummer op te vangen (zie screenshot 16).

screenshot 17

U voegt het dossier dat u zoekt toe aan uw dossiers door op het groene ‘plus’-icoon in de rechterkolom te klikken. Daarna verschijnt een melding in de vorm van een pop-up dat het aangeklikte dossier toegevoegd is onder ‘Mijn EPB-dossiers’. Als de vergunning of de melding nog niet door de gemeente werd doorgestuurd naar de Energieprestatiedatabank, zult u uw dossier niet terugvinden in de lijst.

screenshot 18

In dat geval maakt u zelf een nieuw dossier aan met de knop ‘Maak nieuw EPB-dossier’, onderaan de pagina. De vergunning of de melding wordt dan automatisch aan het dossier toegevoegd op het moment dat ze door de gemeente op de Energieprestatiedatabank wordt opgeladen. Nadat u een dossier hebt toegevoegd aan uw EPB-dossiers of nadat u een nieuw dossier hebt aangemaakt, vindt u het dossier terug op de pagina ‘Mijn EPB-dossiers’ bovenaan de lijst met uw meest recente dossiers. Let op, als u voor dat dossier geen startverklaring of EPB-aangifte indient, voordat u zich afmeldt op de databank, dan zal de databank het dossier automatisch uit uw EPB-dossiers verwijderen. U vindt het dossier in uw volgende sessie dan niet meer terug onder uw EPB-dossiers op de databank. Wenst u in uw volgende sessie toch nog een startverklaring of EPB-aangifte op te laden voor dat dossier, dan moet u het opnieuw opzoeken en toevoegen aan uw EPB-dossiers.


versie mei 2014

EPB 9


Als u een nieuw dossier hebt aangemaakt, zijn er nog geen gegevens van dat dossier beschikbaar en wordt in het overzicht van uw EPB-dossiers voor dat dossier enkel het opgegeven EPB-dossiernummer getoond. De nodige gegevens worden automatisch overgenomen uit de startverklaring of EPB-aangifte van zodra u die oplaadt.

4 Nuttige weetjes 4.1 EPB-dossiers zoeken binnen dezelfde rechtspersoon screenshot 19

Als u dossiers van uw collega’s binnen dezelfde rechtspersoon wilt inkijken of bewerken, dan kunt u die laten tonen in het overzicht van uw EPB-dossiers door de ‘check box’ rechts bovenaan de zoekmodule van ‘Mijn EPB-dossiers’ aan te vinken.

4.2 Vind snel uw weg in de Energieprestatiedatabank met de ‘taakbalk’ en het ‘kruimelpad’ screenshot 20

screenshot 21

De taakbalk geeft u als EPB-verslaggever de mogelijkheid om vanop elke pagina snel te navigeren naar één van de verschillende acties onder ‘Registratie’ of naar ‘Mijn EPB-dossiers’ en ‘EPBdossier(s) toevoegen’.

Het ‘kruimelpad’ onder de taakbalk geeft aan waar u zich bevindt in de Energieprestatiedatabank (zie screenshot 21). Door op het ‘kruimelpad’ de gewenste pagina aan te klikken kunt u snel één of meerdere pagina’s teruggaan.


versie mei 2014


EPB 10

4.3 Meerdere EPB-aangiftes tegelijk opladen en indienen screenshot 22

In de nieuwe versie van de Energieprestatiedatabank is het mogelijk om meerdere EPB-aangiftes samen in te dienen. Voor grote projecten met veel subdossiers of deelprojecten, zoals appartementsblokken, betekent dat een grote tijdsbesparing. In het voorbeeld wordt getoond hoe u de EPB-aangiftes van enkele appartementen samen kunt indienen. U selecteert in het tabblad ‘voorlopige aangiftes’ alle EPB-aangiftes door het bovenste selectievakje in de linker kolom aan te vinken. Vervolgens klikt u onderaan de pagina op de knop ‘selectie indienen’.

Nadat u op ‘selectie indienen’ geklikt hebt, komt u op de pagina terecht waar u de koppeling met het CRABadres moet doorvoeren. Die koppeling is geoptimaliseerd naar gebruiksgemak. Als het adres dat u in de EPB-software invoerde overeenkomt met een bestaand adres in de CRAB-databank, neemt de Energieprestatiedatabank automatisch voor iedere EPB-aangifte dat adres over. Daarbij worden kleine schrijffouten automatisch gecorrigeerd (bv. Stationstraat wordt Stationsstraat). Ook de huis- en busnummers uit de EPB-software worden overgenomen. Huisnummers die (nog) niet bestaan in de CRAB-databank moet u manueel aanvullen. Zolang de gegevens van een bepaalde EPB-aangifte niet correct of onvolledig zijn, staat de status in de rechterkolom op ongeldig (zie rood uitroepteken in de eerste EPB-aangifte in screenshot 23). Als u voor een ongeldige EPB-aangifte uw gegevens nog wilt nakijken, kunt u de EPB-aangifte uitvinken. De overige geldige EPB-aangiftes kunt u dan indienen. screenshot 23

Energieprestatiedatabank

Recommend Documents